TEMA 6

DOCUMENTOS ESCRITOS DE COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

Fernando Pérez González

ÍNDICE

1.- CORRESPONDENCIA COMERCIAL

2.- TEXTOS DE ORGANIZACIÓN INTERNA

3.- TEXTOS PROTOCOLARIOS

4.- TEXTOS DE RELACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

1. CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Consta de varias partes:

* La carta comercial

* Características de la correspondencia comercial* Estructura formal de la carta comercial

* Contenido de la carta

* Consejos prácticos sobre la presentación formal

* Cómo redactar una carta comercial

1.1 La carta comercial

La carta comercial se utiliza como un medio de comunicación y un intercambio de información y

consulta entre empresas y particularesDeben escribirse de manera profesional y adecuada, sabiendo que se quiere comunicar

1.2 Características de la correspondencia comercialLa correspondencia comercial debe:Tono del escritoLos textos cortos y el lenguaje claro favorece la comprensión del mensaje

Trato respetuosoEs importante mantener una buena relación comunicativa para evitar juicios personales

1.3 Estructura formal de la carta comercial

1.4 Contenido de la carta

La distribución de las partes de la carta en el papel puede variar según las empresa, pero normalmente se siguen

unas reglas fijas de presentación: encabezamiento, cuerpo y cierre, pie o conclusión

Encabezamiento

Es la parte más formal del documento

Membrete

Contiene los datos que

identifican al remitente

Referencia

Son abreviaturas compuestas que sirven para

realizar ciertas identificaciones

Destinatario

Nombre o razón social de la empresa a la que se

dirige la carta, junto con su dirección completa

Asunto Descripción breve del motivo

de la carta

FechaSe coloca la fecha correspondiente al

día en que se escribe la carta

1.5 Consejos prácticos sobre la presentación formal

* Márgenes y espacios en blanco * Subdivisión de los párrafos de un texto

* Justificación

* Separación interlineal* Clase y tamaño de letra

* Subrayado de palabras o frases

1.6 Cómo redactar una carta comercial1º Analizar la situación2º Generar ideas

3º Seleccionar la información4º Establecer un orden

5º Redactar6º Revisar7º Valorar8º Pulir

2. TEXTOS DE ORGANIZACIÓN INTERNA

Todos los textos que se utilizan en las comunicaciones interna tienen como objetivo garantizar la coordinación y el buen

funcionamiento de la empresaEste tipo de textos se utilizan varias veces al día, por lo que si las

empresa disponen de formatos preestablecidos se agiliza el trabajo y la función de la comunicación

Aviso y anuncioComunicación interno o memorándum

Informe

Convocatoria

Acta

Certificado

Notas de recepción de llamadas telefónicas y visitas

Portada de fax o carátula

2.1 Aviso o anuncio

Los avisos o anuncios son mensajes dirigidos a un colectivo, que se envían por correo electrónicos o se exponen en el tablón de anuncios de la empresa, para anunciar algo o

avisar de algún hecho de interés para todos

2.2 Informe

El informe es un documento que recoge datos, hechos o acontecimientos relacionados con un determinado asunto

Sirve para transmitir información y puede incluir gráficos, fotografías, organigramas o anexos

2.3 Convocatoria

Escrito que se hace a determinadas personas para que

asistan a una reuniónEl documento ha de ser

funcional y no debe lugar a interpretaciones por parte de

las personas interesadas.Se utiliza un lenguaje neutro y conciso, informando del motivo de la reunión, lugar, día y hora

2.4 Acta

Es la relación escrita de los sucedido, tratado y acordado

durante una reunión o asamblea

El acta es necesaria para que recoja todas las decisiones

acordadas

En la reunión uno de los participantes actuará como secretario y normalmente será él el encargado de

elaborar el acta

3. TEXTOS PROTOCOLARIOS

Son textos formales que se envían por cortesía o deferencia a una persona o un grupo de personas

Además, son textos respetuosos y siempre motivados por una especial relación mantenida entre los emisores y los

destinatarios de los mensajes

Saluda Tarjeta de invitación

FelicitacionesNota de regaloPésameEsquelaTelegrama

3.1 Saluda

Es un documento externo para comunicar alguna información breve, de manera cortés, a personas con quien

se mantiene o se quiere mantener una relación

3.2 Tarjeta de invitación

Es un documento breve que utiliza la empresa para invitar al destinatario a un acto o

celebración

La redacción será sobria y formal y el estilo elegante

3.3 Felicitaciones diversas

Las felicitaciones son escritos dirigidos a

personas por motivos diversosHay que comunicar

alegría por el hecho o acontecimiento

3.4 Nota de regalo

Es una nota, escrita a mano, generalmente en una tarjeta, que acompaña a un regalo que no se entrega

personalmente

3.5 Pésame

Es un texto utilizado para expresar el sentimiento que produce el fallecimiento de alguna persona relacionada

directa o indirectamente con la empresa

Según la relación que mantuviera con el fallecido, el tono será protocolario y solemne o personal y próximo

3.6 Esquela

Es un mensaje publicado en la

prensa para comunicar el

fallecimiento de alguien y manifestar

el pésame, en nombre de la

empresa

4. TEXTOS DE RELACIÓN CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Las personas físicas y jurídicas pueden relacionarse con la Administración Pública a través de los llamados “documentos

de los ciudadanos”El lenguaje que se utiliza no debe ser complicado ni excesivamente formal

La redacción de estos escritos debe ser clara para evitar cualquier equívoco

* Solicitud * Denuncia * Alegaciones * Recurso

4.1 Solicitud

Contiene una o varias peticiones dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que se dirige, para

satisfacer una o varias pretensiones con fundamento en un derecho subjetivo o interés legítimo

4.2 Denuncia

Documento que utiliza para poner en conocimiento de la Administración la existencia de un

determinado hecho que pudiera obligar a la iniciación de un procedimiento administrativo

4.3 Alegaciones

En el documento de alegaciones, el interesado aporta a los órganos responsables de éste datos o valoraciones para su consideración presentándose de manera objetiva, clara y

sencilla

Es el documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública que ha dictado una resolución

con la que el interesado firmante no está de acuerdo y, por medio de éste, solicita a la autoridad

correspondiente que modifique el acto o resolución inicial

4.4 Recurso