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Miércoles, 05 de Junio de 2013

REGLAS DE PARTICIPACION OPC 070-2013 Página 1 de 51

FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO – FONADE

OFERTA PÚBLICA OPC 070-2013

PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE UNA SOLUCIÓN INFORMÁTICA PARA LA POTENCIALIZACIÓN DE BÚSQUEDAS UNIFICADAS, EL

DESARROLLO DE SOFTWARE PARA LA INCORPORACIÓN DE FIRMAS DIGITALES Y DIGITALIZADAS, ASÍ COMO TAMBIÉN EL DESARROLLO DE SOFTWARE PARA LA INCORPORACIÓN DEL

PROCESO DE ESTAMPADO DE TIEMPO CRONOLÓGICO, PARA LA OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA SOFTWARE DE GESTIÓN

DOCUMENTAL "ORFEO" PARA EL FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO - FONADE

REGLAS DE PARTICIPACIÓN

BOGOTÁ D.C., JUNIO 2013



TABLA DE CONTENIDO

CAPÍTULO PRIMERO 5

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE SELECCIÓN 5

1.1. INTRODUCCIÓN 5

1.2. OBJETO DEL PROCESO DE SELECCIÓN 6

1.3. LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7

1.4. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO 7

1.5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO 7

1.6. FUENTES DE FINANCIACIÓN 8

1.7. RÉGIMEN JURÍDICO Y FUNDAMENTOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN 9

1.8. SECRETARIA DE TRANSPARENCIA 9

1.9. DEFINICIONES GENERALES DE TÉRMINOS APLICABLES A LOS PROCESOS

DE FONADE. 9

1.10. ACREDITACIÓN DE PERSONAL CON LIMITACIONES - LEY 361 DE 1997 (APLICA

COMO CRITERIO DE DESEMPATE) 10

2. DEL TRÁMITE DEL PROCESO DE SELECCIÓN 11

2.1. CRONOGRAMA GENERAL 11

2.2. DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN 12

2.3. COMUNICACIÓN CON LOS INTERESADOS Y OFERENTES 12

2.4. PROCESO DE SELECCIÓN 12

2.4.1. Publicación de las reglas de participación 13

2.4.2. Retiro de las reglas de participación 13

2.4.3. Plazo del proceso de selección 13

2.4.4. Inicio y finalización del término para presentar ofertas 13

2.4.5. Audiencias 14

2.4.5.1. Audiencia de Cierre 14

2.4.6. Observaciones a las reglas de participación 14

2.4.7. Modificación de las reglas de participación 14

2.4.8. Evaluación de las ofertas 14

2.4.9. Verificación de los requisitos mínimos de carácter jurídico, técnico y financiero, y

término para subsanar 15

2.4.10. Apertura de sobres económicos 16

2.4.11. ASIGNACIÓN DE PUNTAJE Y DETERMINACIÓN DEL ORDEN 17

2.4.12. Publicación del informe de evaluación y recomendación de aceptación de la oferta -

Observaciones al informe de evaluación y recomendación de aceptación de la oferta.20

2.5. CAUSALES DE RECHAZO 20

2.6. DESEMPATE DE OFERTAS 22

2.7. DEFINICIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN 23



2.8. CANCELACIÓN Y DECLARATORIA DE FALLIDO 23

2.9. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA DE CONTRATO 23

2.10. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO 23

3. DEL OFERENTE Y SU OFERTA 24

3.1 CONDICIONES GENERALES 24

3.1.1 MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN 24

3.1.2 RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN DE LA OFERTA 24

3.1.3 VIGENCIA DE LA OFERTA 24

3.1.4 IDIOMA Y MONEDA DE LA OFERTA 24

3.1.5 OFERTAS ALTERNATIVAS O PARCIALES 24

3.1.6 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTRANJERO 25

3.1.6.1 Consularización 25

3.1.6.2 Apostille 25

3.1.7 FORMA, IDENTIFICACIÓN, ESTRUCTURA DE LA OFERTA Y RESPONSABILIDAD EN LA

PRESENTACIÓN DE LA MISMA 25

3.2 REQUISITOS MÍNIMOS 26

3.2.1 REQUISITOS DE CARÁCTER JURÍDICO 26

3.2.1.1 Carta de presentación de la oferta 26

3.2.1.2 Acreditación de la existencia y la representación legal 27

3.2.1.3 Documento de constitución del consorcio o unión temporal. 27

3.2.1.4 Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación – (RUP) 28

3.2.1.5 Garantía de seriedad de la oferta 29

3.2.1.6 Certificación de pagos al sistema de seguridad social, ARL, y de aportes parafiscales29

3.2.1.7 Reciprocidad 30

3.2.1.8 Acreditación del Pago de los Derechos de Participación. 31

3.2.1.9 Otros Documentos: 32

3.2.2 REQUISITOS DE CARÁCTER FINANCIERO 33

3.2.3 REQUISITOS DE EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL OFERENTE 34

3.2.3.1 3.2.3.1 Acreditación y Verificación de la Experiencia Específica del oferente. 35

3.2.4 OFERTA ECONÓMICA 37

3.3.1 CAPACIDAD JURIDICA 37

3.3.2 APODERADO 39

3.3.3 CAPACIDAD FINANCIERA 39

4. CONDICIONES CONTRACTUALES GENERALES 41

4.1 OBJETO 41

4.2 MODIFICACION DEL CONTRATO 41

4.3 PLAZO EJECUCIÓN CONTRACTUAL 42

4.4 CONDICIONES PREVIAS A LA SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE INICIO 42

4.5 PRÓRROGA DEL PLAZO DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL 42

4.6 SUSPENSIÓN 42

4.7 VALOR 42



4.7.1 SISTEMA DE PAGO 42

4.8 FORMA DE PAGO 42

4.8.1 REQUISITOS DE PAGO 43

4.9 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 44

4.9.1 OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA 44

4.10 OBLIGACIONES DE FONADE 44

4.11 SUPERVISIÓN 45

4.12 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA 45

4.13 CLÁUSULA PENAL DE APREMIO 45

4.13.1 PROCEDIMIENTO PARA EXIGIR EL PAGO DE LA CLÁUSULA PENAL DE

APREMIO Y/O CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA 46

4.14 GARANTÍAS 46

4.14.1 DE CUMPLIMIENTO 47

4.14.2 DE CALIDAD DEL BIEN Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO 47

4.14.3 DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES 47

4.14.4 DE PROVISIÓN DE REPUESTOS Y ACCESORIOS ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

4.14.5 DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

4.14.6 TÉRMINO PARA LA ENTREGA DE LAS GARANTÍAS 47

4.14.7 REQUISITOS GENERALES 47

4.14.8 SUFICIENCIA DE LAS GARANTÍAS 47

4.15 CESIÓN DEL CONTRATO 47

4.16 CESIÓN DE LOS DERECHOS ECONÓMICOS DEL CONTRATO 47

4.17 SUBCONTRATOS. 48

4.18 CONOCIMIENTO DEL CONTRATISTA SOBRE LAS CONDICIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL

CONTRATO 48

4.19 INDEMNIDAD 48

4.20 SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS 48

4.21 PERFECCIONAMIENTO 49

4.22 REQUISITOS DE EJECUCIÓN 49

4.22.1 POR PARTE DEL CONTRATISTA 49

4.22.2 POR PARTE DE FONADE 49

4.23 TERMINACIÓN DEL CONTRATO 49

4.24 CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR 50

4.25 PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO 50

4.26 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO 51

4.28 CONFIDENCIALIDAD E INFORMACIÓN PRIVILEGIADA 50 4.29 PROPIEDAD INTELECTUAL 50 4.30 PROPIEDAD DE LOS INFORMES, PRODUCTOS O BIENES 51 4.31 LEGITIMIDAD DE LOS DERECHOS DE AUTOR 51 4.32 PROPIEDAD INDUSTRIAL 51



REGLAS DE PARTICIPACION

CAPÍTULO PRIMERO

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE SELECCIÓN

1.1. INTRODUCCIÓN FONADE cuenta con un sistema de Gestión Documental llamado (ORFEO), este sistema soporta requerimientos de información que efectúan usuarios del sistema, (funcionarios y colaboradores) de la entidad. En la actualidad, se presenta dificultad para atender estos requerimientos, toda vez que el mecanismo de búsqueda lineal que se encuentra implementado en ORFEO, no permite realizar búsquedas rápidas, recuperar todos los documentos de acuerdo con la necesidad de los usuarios, ya que estos dependen de la indexación ingresada por funcionarios del área de radicación de la entidad en el Centro de Radicación de Información de FONADE denominado (CRIF). El almacenamiento de ORFEO ha crecido considerablemente en los últimos años, pasando de almacenar de 20 a 50 GB por semestre, a casi 500 GB (medio Terabyte), por lo que esta situación ha hecho que el crecimiento actual del número de archivos sea de aproximadamente 1.504.002 archivos físicos en diferentes formatos documentales ofimáticos (TIIF, DOC, XLS, PPT, ODT, ODF, ODS, ODP, PNG, JPG, JPEG, PDF y PDF-A), lo que en total, genera alrededor de 15.000.000 de folios (páginas individuales) distribuidos, tanto en archivos en formato mono página (una sola página) como en formato multi página (muchas páginas), haciendo que el volumen documental sea confuso y difícil de ubicar en la mayoría de los casos. De igual forma, los procedimientos de radicación, consulta y modificación de documentos se tornan dispendiosos, toda vez que además de incurrir en un tiempo considerable para radicar en el sistema, los documentos deben ser impresos nuevamente para ser firmados por los usuarios y posteriormente radicados en el área destino, en contravía con la política de eficiencia administrativa y “cero papel”, la entidad no cuenta con un mecanismo automático de estampado de tiempo sobre archivos digitalizados, que permita dar validez jurídica a los mismos, considerando los tres criterios “Integridad, Confidencialidad y no Repudio” . Teniendo en cuenta lo anterior, el área de T.I evaluó la alternativa de implementar un nuevo software que soporte la gestión documental y que involucre los mecanismos de firmas digitales y estampado de tiempo cronológico, fortaleciendo el sistema existente, con el fin de optimizar la gestión documental en la entidad, determinando la conveniencia de potencializar el Software ORFEO, a través de una serie de herramientas tecnológicas, buenas prácticas de mercado, recursos de normalización documental avaladas y definidas por los estándares del Archivo General de la Nación (AGN), que permitan además de optimizar el software, cumplir con las normativas del Programa de Gestión Documental de FONADE, en consonancia con las directrices del (AGN) siendo piedra angular para la implementación de los siguientes procesos: a) Eficiencia Administrativa: Optimizar la gestión administrativa, mediante el uso de herramientas tecnológicas, procesos automatizados y buenas prácticas de desarrollo de soluciones permitiendo que los funcionarios puedan agilizar el desarrollo de sus actividades y dar respuestas a los ciudadanos en tiempos oportunos. b) Cero Papel: Eliminar la materialización documental, empleando los mecanismos de firma digital y digitalizada, de estampado de tiempo cronológico, otorgando validez jurídica a la documentación interna y externa de la entidad. c) Ley Antitrámites: Apoyar la gestión de documentos electrónicos y la optimización y



automatización de procesos. d) Gobierno en Línea (Atención al Ciudadano) De acuerdo con los componentes presentados en el Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en las entidades, se consideran importantes para el presente proceso de selección los siguientes:

Garantizar a través de la sede electrónica, el acceso de la ciudadanía a toda la información relativa a temas Institucionales, misionales, de planeación, espacios de interacción, datos abiertos y gestión en general, observando las reservas constitucionales y de ley, cumpliendo todos los requisitos de calidad, disponibilidad, accesibilidad y estándares de seguridad. La información mencionada estará dispuesta de forma tal que sea fácil de ubicar y utilizar. (Componente número 2 Información en Línea).

Un buscador facilita la actividad de disponer de trámites y servicios en línea. (Componente número 4 de Transacción en línea).

Hacer uso de medios electrónicos en Procesos y procedimientos internos. Se facilita el uso del sistema de gestión documental. (Componente número 5 de Transformación del Manual).

Estrategia de apropiación, se realiza la alineación a través de la transparencia y publicidad de la información, calidad de los servicios, optimización de procesos, medios electrónicos en el procedimiento administrativo y política de cero papel, accesibilidad y usabilidad. (Componente de Elementos transversales En lo que respecta a: institucionalizar la estrategia de gobierno en línea).

Conocer los reportes por palabras y consultas más buscadas a través del buscador. (Criterio Monitoreo y evaluación, porcentaje de usuarios satisfechos con la prestación de trámites y servicios en línea frente al total de usuarios que los califican).

Dar cumplimiento al criterio de usabilidad a través del uso de herramientas que permitan el refinamiento por palabras clave y combinaciones. (Criterio de Usabilidad).

De acuerdo con lo anterior y teniendo en cuenta la interacción entre usuarios y el sistema, la necesidad de consultar y recuperar la información de forma eficiente y oportuna contenida en el Sistema ORFEO, con el fin de soportar los requerimientos de información que efectúan los entes de control, respuesta a demandas interpuestas a la entidad y la optimización de la gestión, FONADE se encuentra interesado en contratar la prestación del servicio de una solución informática para la potencialización de búsquedas unificadas, el desarrollo de software para la incorporación de firmas digitales y digitalizadas, así como también el desarrollo de software para la incorporación del proceso de estampado de tiempo cronológico, para la optimización del sistema software de gestión documental "ORFEO" para FONADE. 1.2. OBJETO DEL PROCESO DE SELECCIÓN El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo - FONADE, está interesado en contratar la PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE UNA SOLUCIÓN INFORMÁTICA PARA LA POTENCIALIZACIÓN DE BÚSQUEDAS UNIFICADAS, EL DESARROLLO DE SOFTWARE PARA LA INCORPORACIÓN DE FIRMAS DIGITALES Y DIGITALIZADAS, ASÍ COMO TAMBIÉN EL DESARROLLO DE SOFTWARE PARA LA INCORPORACIÓN DEL PROCESO DE ESTAMPADO DE TIEMPO CRONOLÓGICO, PARA LA OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL "ORFEO" PARA EL FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO - FONADE.



1.3. LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO El lugar de ejecución es el Edificio de FONADE, Calle 26 # 13 -19 en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia. 1.4. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO Se ha estimado, para el cumplimiento del objeto del contrato derivado del presente proceso de selección, un presupuesto oficial estimado de: QUINIENTOS CUARENTA Y TRES MILLONES CUATROCIENTOS OCHO MIL SETECIENTOS CINCUENTA Y OCHO PESOS ($543.408.758) ML incluido el valor del IVA y demás tributos que se causen por el hecho de su celebración, ejecución y liquidación. 1.5. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo previsto para la ejecución total del contrato, es de un (1) año y cinco (5) meses, contados a partir de la fecha aprobación, suscripción del acta de inicio, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y los demás de ejecución, discriminados de la siguiente manera: Para la implementación de la Solución: Se llevaran a cabo las siguientes actividades de manera paralela:

a. Hasta cinco (5) meses: Para la entrega de la conversión de los documentos en formato PDF-A y entrega total de los documentos indexados.

b. Hasta cinco (5) meses: Para la implementación de la solución de búsqueda unificada,

debidamente operando sobre el sistema ORFEO.

c. Hasta dos (2) meses: Para la Implementación de los desarrollos de software de Firmas digitales y digitalizadas y del estampado de tiempo cronológico, sobre el sistema de gestión documental ORFEO

Luego de terminada esta implementación operativa y técnica de la solución a contratar, el contratista deberá ofrecer un (1) año de garantía y soporte técnico de los desarrollos y sistema de búsquedas. Para cada entrega, se elaborará acta de entrega de recibido a satisfacción. REQUERIMIEN

TO

ME

S 1

ME

S 2

ME

S 3

MES

4

MES

5

MES

6

MES

7

MES

8

MES

9

MES

10

MES

11

MES

12

MES

13

MES

14

MES

15

MES

16

MES

117

Implementaci

ón de

búsqueda

unificada,

debidamente

operando

sobre el

sistema

ORFEO

Indexación:

Conversión

de los

documentos

indexados en

formato PDF-

A.



Desarrollos:

Ejecución de

los

desarrollos

de software

de Firmas

digitales y

digitalizadas

y del

estampado

de tiempo

cronológico,

operando

sobre el

sistema de

gestión

documental

ORFEO.

Soporte

técnico sobre

los

desarrollos

de Firmas

Digitales asi

como los

desarrollos

de

Estampado

de tiempo

cronológico y

la Solución

de búsqueda

unificada. Y

consumo de

3000

estampas

durante 12

meses.

1.6. FUENTES DE FINANCIACIÓN FONADE cuenta para el presente proceso de selección con el certificado de disponibilidad presupuestal a continuación señalado:

No. CDP Fecha CDP

Código Presupuestal

Centro de

Costo

Descripción del Rubro

Monto

1928 27 de

febrero de 2013

2-1-2-2-04-00-00-01 004100 Compra de Software 12.774.500

1928 27 de

febrero de 2013

2-1-1-2-06-00-00-01 004100 Honorarios Asesorías

Sistemas 107.311.592

1928 27 de

febrero de 2013

2-1-1-4-02-00-00-01 004100 Arrendamiento

Software 329.904.000

2038 4 de abril de 2013

2-1-1-2-06-00-00-01 004100 Honorarios Asesorías

Sistemas 93.418.666

TOTAL $543.408.758

EXPEDIDO(S) POR EL RESPONSABLE DEL CONTROL DE PRESUPUESTO.



1.7. RÉGIMEN JURÍDICO Y FUNDAMENTOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN El presente proceso de selección se adelanta mediante la modalidad de selección de qué trata el numeral 6.1 del manual de la actividad precontractual, contractual y postcontractual de Derecho Privado de FONADE, adoptado mediante Resolución No. 131 del 09 de noviembre de 2012, teniendo en cuenta que se trata de una contratación cuya cuantía es superior a 250 SMMLV. El procedimiento a seguir será el previsto en el numeral 7.1 del precitado manual. De acuerdo con el decreto 288 de 2004, FONADE es una Empresa Industrial y Comercial del Estado, de carácter financiero, dotada de personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa vinculada al Departamento Nacional de Planeación y vigilado por la Superintendencia Bancaria (hoy Superintendencia Financiera). El parágrafo primero del artículo 32 de la Ley 80 de 1.993 (modificado por la Ley 1150 de 2.007 artículo 15) establece que los Contratos que celebren las entidades financieras de carácter estatal, no estarán sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a dichas actividades. En consecuencia, el régimen aplicable a la contratación de FONADE es el del derecho privado. FONADE ha abierto el presente procedimiento de Oferta Pública, el cual NO constituye oferta de negocio jurídico de parte de FONADE, por lo cual, FONADE tendrá siempre derecho a seleccionar o no alguna(s) de las Ofertas, e incluso podrá suspender o cancelar en cualquier momento la presente convocatoria, por lo que la participación de un Oferente no le otorga derecho alguno al agotamiento y finiquito del procedimiento iniciado. 1.8. SECRETARIA DE TRANSPARENCIA Toda persona que llegue a conocer casos de corrupción en las entidades del Estado debe reportar el hecho a la secretaria de transparencia, a través de los teléfonos (1) 5 62 93 00 Ext. 3633, a la línea gratuita nacional 01 8000 913 040, al sitio de denuncias del programa en la página de Internet www.anticorrupcion.gov.co, por correspondencia o personalmente en la calle 7ª No. 6 – 54 de Bogotá D.C. También puede reportar el hecho a las páginas www.contratos.gov.co y/o www.fonade.gov.co y al E-mail: [email protected]. 1.9. DEFINICIONES GENERALES DE TÉRMINOS APLICABLES A LOS PROCESOS DE

FONADE. 1. El valor del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV), a tener en cuenta para

conversiones que se requieran en el desarrollo del presente proceso, para el presupuesto oficial estimado (POE), será aquel vigente al año en que se presenta la oferta, al resultado de la operación matemática que se realice para hacer esta conversión, se debe aplicar el procedimiento de redondeo indicado en estas reglas de participación.

2. A la totalidad de los resultados de cada una de las operaciones aritméticas que se realicen en desarrollo de este proceso, se les aplicará la metodología de redondeo a continuación señalada.

- Redondeo: Para el presente proceso, es el procedimiento mediante el cual se

eliminan todos los decimales. - Reglas de redondeo: Se aplican a la unidad situada en la siguiente posición al

número entero al que se pretenda ajustar, es decir, a los dos primeros números decimales, así:

Si los dos primeros decimales son mayor o igual que 50, el número entero se

incrementará en una unidad. Ejemplo 1: 12,546891 = 13. Ejemplo 2: 12,500891 = 13.

Si los dos primeros decimales son menores que 50, el número entero no se

http://www.fonade.gov.co/

mailto:[email protected]



modifica. Ejemplo 1: 12,499891 = 12. Ejemplo 2: 12,407891 = 12.

Las únicas y exclusivas excepciones a la aplicación de esta regla, se presentarán en los siguientes casos: a) durante la asignación de puntaje que establece el literal b del numeral 2.5.3 Procedimiento en el cual se tendrán en cuenta todos los decimales que sean necesarios para que no se presente empate; b) y en el cálculo de los factores de carácter financiero establecidos en el numeral 3.2.2. 3. En el evento en que la fecha de cierre del término para presentar oferta del presente

proceso sea prorrogada mediante adenda, los documentos que en estas reglas de participación se requieran en términos relacionados con la fecha de cierre, se contarán a partir de la fecha de cierre señalada en la adenda respectiva.

4. En el evento de que se presenten en las ofertas correspondientes a este proceso discrepancias entre cantidades expresadas en letras y números, prevalecerán las expresadas en letras.

1.10. ACREDITACIÓN DE PERSONAL CON LIMITACIONES - LEY 361 DE 1997 (APLICA

COMO CRITERIO DE DESEMPATE) El oferente que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 361 de 1997 tenga vinculado laboralmente personal con limitaciones, como mínimo del 10% de su nómina, deberá acreditar tal circunstancia mediante certificación expedida por la Oficina de Trabajo de la respectiva zona, en la que conste el nombre e identificación del personal que se encuentra en esta situación; a dicha certificación se acompañará la copia del carné de Afiliado al Sistema de Seguridad Social en Salud, en el que ello se acredite, de acuerdo con el artículo 5º de la citada disposición. La certificación deberá permitir verificar que el personal se encuentra contratado por lo menos con anterioridad a un año a la finalización del término para la entrega de ofertas y, en cualquier caso, el contratista debe tener presente que deberá mantener tal vinculación por un lapso igual al de la contratación.



CAPÍTULO SEGUNDO

2. DEL TRÁMITE DEL PROCESO DE SELECCIÓN 2.1. CRONOGRAMA GENERAL

ACTIVIDAD TÉRMINO LUGAR

A Aviso de convocatoria pública.

31 de Mayo de 2013 FONADE - Página web www.fonade.gov.co

B Publicación de las reglas de participación.

5 de Junio de 2013 FONADE - Página web www.fonade.gov.co

C Observaciones a las reglas de participación.

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la publicación de las reglas de participación.

FONADE - Página web www.fonade.gov.co

D Respuesta a las observaciones a las reglas de participación.

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la terminación del plazo para formular observaciones.


E Inicio del término para presentar ofertas.

Desde la publicación de las reglas de participación.

FONADE. Calle 26 No. 13-19 Sala de entrega de ofertas Auditorio

F Pago de los derechos de participación.

Desde la fecha de “inicio del término para presentar ofertas” hasta la fecha y hora establecida para la “finalización del término para presentar ofertas”.

El pago de los derechos de participación se deberá realizar en la cuenta de ahorros del Sistema Nacional de Recaudo No.49 25 02 976 del Banco de Bogotá, a nombre de FONADE; en efectivo o cheque de gerencia. Deberá indicar en la consignación el nombre o razón social del oferente, anotando el número del proceso: OPC 070-2013. Ver Numeral 3.2.1.8 y el Anexo No. 13 (Guía para realizar adecuadamente la consignación del valor de los derechos de participación)

G Finalización del término para presentar ofertas.

20 de Junio de 2013 hasta las 9:30 a.m.


H Audiencia de Cierre. 20 de Junio de 2013

a las 10:00 a.m.


EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

I

Evaluación de las ofertas y publicación del Informe de evaluación y Recomendación de aceptación de la oferta.

Dentro de los seis (6) días hábiles siguientes a la fecha prevista para el cierre del término para presentar ofertas.


J

Observaciones al Informe de evaluación y Recomendación de aceptación de la oferta.

Por el término de dos (2) días hábiles contados a partir del día hábil Siguiente al término de evaluación de las ofertas.

FONADE - Página web www.fonade.gov.co y de Acuerdo con lo establecido en las reglas de participación.




ACTIVIDAD TÉRMINO LUGAR

K Publicación de las Observaciones realizadas al informe de evaluación.

El día hábil siguiente al vencimiento del plazo para la presentación de Observaciones.


L

Informe de respuesta a observaciones al informe de evaluación y recomendación de aceptación de la oferta.

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de publicación de las observaciones recibidas al informe de evaluación.

FONADE - Pagina web www.fonade.gov.co

DEFINICIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN

V Aceptación de la oferta Fecha señalada a través de la

pagina web Fonade FONADE - Pagina web www.fonade.gov.co.

2.2. DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN Hacen parte del presente proceso de selección:

1) El aviso de convocatoria pública. 2) El certificado de disponibilidad presupuestal 3) Estas reglas de participación, junto con sus anexos y adendas, incluidos los

Documentos de Estudios Previos los cuales hacen parte integral de estas reglas de participación.

4) Especificaciones técnicas mínimas (cuando aplique) 5) Las respuestas de aclaración emitidas por FONADE en los medios dispuestos para ello. 6) El acta de finalización del término para presentar ofertas. 7) Las ofertas que sean presentadas. 8) Las actas de audiencia. 9) Las solicitudes de aclaración a las ofertas y sus respectivas respuestas. 10) El informe de evaluación de los requisitos económicos, jurídicos, técnicos y financieros,

y las observaciones presentadas en relación con él. 11) Los documentos que se expidan en desarrollo del proceso de selección. 12) El recibo de pago de los Derechos de Participación.

2.3. COMUNICACIÓN CON LOS INTERESADOS Y OFERENTES FONADE publicará en su página web (www.fonade.gov.co) los documentos pertinentes que se expidan en desarrollo del proceso de selección y a tal publicación se encontrará sujeta su obligatoriedad frente a los interesados y oferentes. Los documentos oficiales del proceso son los publicados en la mencionada página web. Los interesados y oferentes podrán enviar comunicaciones a la dirección electrónica ([email protected]), o radicarlas en el Centro de Radicación e Información de FONADE (en adelante CRIF), con la indicación clara del número de proceso al cual se refiere. Las horas señaladas en las presentes reglas de participación para la expedición de documentos por parte de FONADE y/o para la recepción de aquellos que deban ser presentados por los interesados u oferentes, se sujetarán a la hora legal de la República de Colombia señalada por la División de Metrología de la Superintendencia de Industria y Comercio. 2.4. PROCESO DE SELECCIÓN El presente proceso de selección inicia formalmente a partir de la fecha de publicación de las reglas de participación en la página web de FONADE (www.fonade.gov.co).


mailto:[email protected]




El proceso de selección se encuentra dividido en las siguientes fases: 2.4.1. Publicación de las reglas de participación Estas serán publicadas en la página web de FONADE, en la fecha señalada en el numeral 2.1 cronograma general. 2.4.2. Retiro de las reglas de participación Las reglas de participación pueden ser retiradas u obtenidas del sitio web de FONADE donde se encuentran publicadas con todos sus anexos desde la fecha indicada en el numeral 2.1 de estas reglas. Para todos los efectos, las reglas de participación oficiales son las publicadas en la página web de FONADE. 2.4.3. Plazo del proceso de selección El plazo del presente proceso de selección será aquel término que transcurrirá entre la fecha a partir de la cual se podrán presentar ofertas y la de finalización del término para presentar ofertas. 2.4.3.1. Inicio y finalización del término para presentar ofertas Dentro de las fechas y horas establecidas en el numeral 2.1 de estas reglas, en las casillas correspondientes a “inicio del término para presentar ofertas” y “finalización del término para presentar ofertas”, los interesados podrán presentar sus ofertas, de acuerdo con las siguientes reglas: a. Las ofertas deberán ser radicadas y entregadas de conformidad con las fechas

indicadas en el numeral 2.1 de estas reglas, en FONADE, ubicado en la siguiente dirección: Calle 26 No. 13-19, Sala de recepción de ofertas - Auditorio, Bogotá D.C., República de Colombia, salvo lo dispuesto en el literal e) del presente numeral.

b. Las ofertas enviadas por correo sólo serán aceptadas si tal envío se realiza utilizando servicios de mensajería especializada, de conformidad con lo establecido en la Ley 1369 de 2009 o las normas que lo modifiquen. La fecha y hora de entrega de las ofertas así remitidas será la de su radicación en el CRIF. Las ofertas se entenderán recibidas oportunamente siempre que la fecha y hora de recepción no sean anteriores a la fecha y hora establecidas para el “inicio del término para presentar ofertas”, ni posteriores a la fecha y hora previstas para el “finalización del término para presentar ofertas”, de acuerdo con el numeral 2.1 de estas reglas (Cronograma General). Las ofertas recibidas a través de este medio serán registradas en el formato de registro diseñado por FONADE en presencia de los oferentes presentes al momento del cierre, luego de verificado el cumplimiento de su entrega en el CRIF antes de la fecha y hora previstas para el “finalización del término para presentar ofertas”

c. Para la recepción de ofertas se deberá, diligenciar el formato de registro diseñado por FONADE para tal fin. De todas formas, el oferente es el único y exclusivo responsable de la entrega de la oferta (sobres 1 y 2). El sobre contentivo de la oferta económica permanecerá en el sitio dispuesto para su reserva y custodia, y será abierto en la audiencia de cierre y de apertura de sobres económicos de que trata el numeral 2.5.2

d. Si el día y hora exactos previstos para “la finalización del término para presentar ofertas”, la oferta de que se trate se encuentra en el lugar indicado en el literal a) anterior, la misma se entenderá recibida en tiempo.

e. Una vez vencido el término para presentar ofertas se verificara el número total de ofertas recibidas al momento de la finalización del término para presentar ofertas y en cada una de las ofertas recibidas se verificará, en presencia de los asistentes, contra la



documentación entregada lo siguiente: 1. El nombre o razón social del oferente registrado 2. La fecha y hora de la presentación de la oferta

Además, se realizará la apertura del original del sobre No. 1 de todas y cada una de las ofertas radicadas y recibidas dentro del plazo establecido en el numeral 2.1 dejando constancia en el documento formato de registro diseñado por FONADE lo siguiente:

3. Si la carta de presentación está incluida y firmada 4. El número de folios. 5. El número de la Garantía de Seriedad de la Oferta adjunta (la cual debe ser a favor de Entidades Particulares). En el evento de evidenciar que la naturaleza de la póliza no corresponde al exigido en las presentes reglas, se dejará constancia de esta situación en el acta y el oferente tendrá un día hábil para presentar la póliza en las condiciones exigidas. 7. La existencia del sobre de oferta económica 8. Observaciones si las hubiere.

2.4.4. Audiencias 2.4.4.1. Audiencia de Cierre FONADE en primera instancia con base en las ofertas económicas y lo previsto en las presentes reglas de participación (ver numeral 2.4.7), realizará la apertura de los sobres económicos de acuerdo con lo indicado en el numeral 2.5.2 y establecerá un orden de acuerdo con lo indicado en el numeral 2.5.3, con lo que se dará por concluida la audiencia. 2.4.5. Observaciones a las reglas de participación De acuerdo con lo establecido en el numeral 2.1 de las presentes reglas de participación. Las respuestas de aclaración emitidas por FONADE en los medios dispuestos para ello, a las preguntas formuladas por los Oferentes o interesados, son de carácter exclusivamente ilustrativo y por consiguiente, no pueden modificar, adicionar, complementar o de manera alguna alterar lo consignado en las Reglas de Participación, ya que las susodichas respuestas no forman parte del presente documento ni sustituyen estas Reglas de Participación. 2.4.6. Modificación de las reglas de participación FONADE podrá modificar las presentes reglas de participación únicamente mediante adenda que será publicada de acuerdo con lo señalado en el numeral 2.3 (Comunicación con los interesados y oferentes). Con posteridad a la “finalización del término para presentar ofertas”, FONADE podrá modificar el Cronograma General, exclusivamente, mediante comunicación escrita que publicará de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.3, con sujeción a las normas legales y reglamentarias pertinentes. 2.4.7. Evaluación de las ofertas El Comité Evaluador designado por FONADE para el presente proceso será el órgano responsable de la evaluación de las ofertas presentadas y de la determinación del orden de las mismas, con sujeción a lo establecido en las presentes reglas de participación. El Comité Evaluador recomendará al funcionario competente aceptar la oferta de contrato objeto del presente proceso de selección, la cual se ajustará a los resultados contenidos en el informe de la evaluación de los requisitos mínimos de carácter económico jurídico, técnico y financiero. El procedimiento de evaluación de las ofertas se resume en el siguiente cuadro general:



ORDEN FACTORES DE EVALUACIÓN CALIFICACIÓN

1. Requisitos mínimos de carácter jurídico,

técnico y financiero Cumple / No Cumple

2. Oferta económica Cumple / No cumple

100 PUNTOS

FONADE, en la audiencia de cierre procederá, en primera instancia, con base en las ofertas económicas y lo previsto en las presentes reglas de participación, a realizar la apertura de los sobres económicos de acuerdo con lo indicado en el numeral 2.5.2 y a establecer un orden, según lo señalado en el numeral 2.5.3., con lo que se dará por concluida la audiencia de cierre. Posteriormente FONADE dentro del plazo de evaluación según el numeral 2.1 verificará el cumplimiento de los requisitos mínimos de carácter jurídico, técnico y financiero, de aquellos oferentes ubicados en los tres primeros lugares del orden antes establecido, según lo señalado en el numeral 2.5.3. En caso que ninguno de los tres cumpla con los requisitos mínimos de carácter jurídico, técnico y financiero exigidos, se verificará la oferta de quien se encuentre cuarto en el orden establecido, y en el evento que este tampoco cumpla, se verificará la de quien se encuentra en quinto lugar y así sucesivamente hasta obtener un oferente que dé cumplimiento a los requisitos jurídicos, técnicos y financieros exigidos. 2.5. VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS MÍNIMOS - PUBLICACIÓN DEL INFORME DE

EVALUACIÓN – OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN

2.5.1. Verificación de los requisitos mínimos de carácter jurídico, técnico y financiero, y término para subsanar

El Comité Evaluador verificará el cumplimiento de las exigencias relativas a la capacidad jurídica, la capacidad financiera y las condiciones de experiencia de los oferentes, para lo cual podrá solicitar, si resulta necesario, la aclaración de los mismos. FONADE se reserva el derecho de verificar integralmente la autenticidad, exactitud y coherencia de la información aportada por el oferente, pudiendo acudir para ello a las personas, empresas o entidades respectivas de donde provenga la información. FONADE se reserva el derecho de verificar y solicitar complementar, subsanar o aclarar la información presentada por el oferente para la acreditación de las exigencias establecidas en las presentes Reglas de Participación, en cualquier estado en que se encuentre el proceso de selección. La respuesta a la solicitud de aclaraciones deberá ser presentada por el oferente dentro del plazo que dadas las condiciones particulares del requerimiento, conceda el comité evaluador. A continuación se presentan los requisitos mínimos de carácter jurídico, técnico y financiero que deberán cumplir los oferentes. El contenido de cada uno de tales requisitos se desarrolla en el capítulo 3.

1. Requisitos de carácter jurídico (ver numeral 3.2.1): a. Carta de presentación de la oferta firmada. b. Acreditación de la existencia y la representación legal – para personas jurídicas.



c. Documento de constitución del consorcio o unión temporal d. Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación – (RUP), de conformidad

con lo establecido en el numeral 3.2.1.4. e. Garantía de seriedad de la oferta. f. Certificación de pagos al sistema de seguridad social, ARL y de aportes

parafiscales. g. Reciprocidad. h. Pago de los derechos de participación

2. Requisitos de carácter financiero (ver numeral 3.2.2): a. Capital de trabajo b. Índice de Liquidez c. Nivel de endeudamiento

3. Requisitos de Experiencia específica del oferente (ver numeral 3.2.3)

4. Otros documentos (ver numeral 3.2.1.9)

5. Oferta Económica NOTA: Los documentos de que trata el numeral 4 - Otros documentos (ver numeral (3.2.1.9) deben ser aportados por todos los oferentes, no obstante su no presentación no será causal de rechazo. En los casos en que se solicite aclarar, subsanar o presentar documentación, por esta circunstancia, no será posible acreditar hechos ocurridos con posterioridad a la fecha establecida para la finalización del término para presentar ofertas. FONADE se reserva el derecho de aceptar respuestas a aclaraciones y documentos hasta

antes de publicar el Informe de verificación de requisitos de carácter jurídico, técnico y

financiero.

Tratándose de la experiencia específica del oferente, el Comité Evaluador podrá solicitar, si resulta necesario, la aclaración de la misma, sin que con ello se pueda completar, adicionar, modificar o mejorar la oferta. La documentación solicitada o aquella que bajo los mismos términos aporte el oferente debe corresponder a los contratos relacionados en la oferta, razón por la cual, no podrá solicitarse, ni aceptarse el aporte de documentos de contratos diferentes a los allí aportados. NOTA 2: Si luego de la verificación de los requisitos mínimos, sólo uno de los oferentes resulta habilitado, en el INFORME DE EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN DE REQUISITOS DE CARÁCTER JURÍDICO, TÉCNICO Y FINANCIERO, el comité evaluador recomendará la contratación del oferente habilitado y aceptación de su oferta, previa verificación de la oferta económica la cual deberá ajustarse a los requisitos exigidos. 2.5.2. Apertura de sobres económicos

a. Se determinará, con la participación de los asistentes, al azar, cuál de los dos (2) mecanismos establecidos en el presente numeral, se utilizará para determinar el orden de las ofertas económicas así: “oferta más baja” o “media”.

MECANISMO 1 “Oferta más baja”



El primer lugar en el orden lo ocupará la oferta con el menor valor total ofertado, en segundo lugar el oferente con el valor total ofertado inmediatamente superior, y así sucesivamente.

MECANISMO 2

“medias”

Se procederá nuevamente, al azar, a determinar cuál de las siguientes medias: media geométrica, media aritmética, media aritmética alta, media aritmética baja, se utilizará para establecer la asignación de puntaje y el orden., de acuerdo con el procedimiento indicado en el numeral 2.5.3.

Para el cálculo y determinación del orden se tomarán en consideración el “VALOR TOTAL DE LA OFERTA”, incluido el valor del IVA (Formato No. 07) previamente hecha su verificación aritmética.

Se dará apertura al sobre económico de cada oferente, verificando la acreditación del pago de los derechos de participación, la cual será un requisito para incluir dicha oferta en el orden a establecer. En caso en que el oferente no acredite el pago su oferta no será tenida en cuenta en la determinación del orden y asignación de puntaje (este último cuando el mecanismo establecido sea media geométrica, media aritmética, media aritmética alta, media aritmética baja).

b. Se verificará que la sumatoria de los totales establecidos por ítem (Formato No. 07) corresponda al valor total de la oferta incluyendo la aplicación del procedimiento de redondeo establecido en estas reglas de participación (si fuera el caso), de lo contrario se realizará el ajuste aritmético respectivo. Seguidamente se verificará que los totales establecidos por ítem no sean cero (0) ni sean mayores a los establecidos en el Anexo No. 1- Documento de Estudios Previos. Posteriormente será leído el valor total de cada una de las ofertas económicas y se verificará que el mismo no sea superior a 100% del presupuesto oficial estimado, so pena de dar aplicación a lo dispuesto en el numeral 2.6. El valor verificado será el utilizado para la comparación entre los oferentes.

2.5.3. ASIGNACIÓN DE PUNTAJE Y DETERMINACIÓN DEL ORDEN La asignación de puntaje para el mecanismo de la media, se realizará durante la audiencia de cierre. ASIGNACIÓN DE PUNTAJE Cuando el mecanismo seleccionado al azar sea la “media”, la asignación de puntaje se realizará con el siguiente procedimiento: a. El Comité Evaluador, con las ofertas económicas, según lo establecido en el numeral

2.5.2, aplicará el mecanismo seleccionado, con el fin de asignar el puntaje correspondiente a las ofertas económicas, salvo que, con fundamento en la verificación antes indicada en los literales anteriores, se determine que sólo una oferta continúa en el proceso de selección, caso en el cual a la misma le será otorgado el máximo puntaje previsto para la calificación de las ofertas económicas. La aplicación del mecanismo seleccionado se hará, según el caso, de acuerdo con las siguientes fórmulas:

MECANISMO 1 Media Geométrica

FÓRMULA

Donde:

G = Media geométrica de los valores totales de las



ofertas hàbiles

Xn = Valor de cada oferta hábil

n = Número de ofertas hàbiles

MECANISMO 2 Media Aritmética

FÓRMULA

Donde:

G = Media aritmética de los valores totales las ofertas hábiles.

Xn = Valor de cada oferta hábil.

n = Número de ofertas hábiles.

MECANISMO 3 Media Aritmética Alta

FÓRMULA

Donde:

AA = Media aritmética alta de los valores de las ofertas hábiles.

A = Media aritmética de los valores de las ofertas hábiles.

Xa = Valor de la oferta hábil más alta.

MECANISMO 4 Media Aritmética Baja

FÓRMULA

Donde:

AB = Media aritmética baja de los valores de las ofertas hábiles.

A = Media aritmética de los valores de las ofertas hábiles.

Xb = Valor de la oferta hábil más baja.

b. Una vez aplicado el mecanismo seleccionado se procederá a la asignación de los

puntajes conforme al valor de las ofertas, las cuales podrán ser superior o inferior a la media de que se trate, para lo cual se otorgará un puntaje máximo de referencia de 100 puntos así:

1.) Para valores iguales e inferiores a la media:

i. Fórmula:

Donde: Px = Puntaje Oferta x. (A asignar al oferente) Vx = Valor Oferta x.



PM = Puntaje Máximo

= Valor de la media 2.) Para valores superiores a la media:

i. Fórmula:

Donde Px = Puntaje Oferta x. (A asignar al oferente) Vx = Valor Oferta x. PM = Puntaje Máximo

= Valor de la media DETERMINACIÓN DEL ORDEN En caso que el mecanismo seleccionado sea alguna de las “Medias” (Mecanismos 1 al 4), el primer lugar en el orden, lo ocupará la oferta económica que haya obtenido el mayor puntaje, y el segundo lugar la oferta económica que obtenga el puntaje inmediatamente inferior al que ocupo el primer lugar, y así sucesivamente; en el caso de oferta más baja, el orden será el establecido directamente al aplicar el mecanismo.

OFERENTE PUNTAJE FACTOR

ECONÓMICO

Primer lugar

Segundo lugar

Tercer lugar

A las ofertas económicas que ocupen los primeros TRES (3) lugares en el orden, se les realizará la siguiente verificación: 1.) Se verificará que en el formato 07 cada uno de los ítems allí relacionados cuenten con un valor mayor a cero (0) pesos, so pena de dar aplicación al numeral 2.6. 2.) Se verificará que cualquiera de los valores unitarios de los ítems del formato 07 no exceda al 100% del valor unitario del ítem correspondiente, establecido en el Anexo No.1 so pena de dar aplicación al numeral 2.6. 3.) A la totalidad de los resultados de las operaciones matemáticas realizadas se les aplicará el procedimiento de redondeo establecido en las presentes reglas de participación, si resulta necesario. 4.) En el evento en que en el formatos 07 presentado con la oferta, existan errores y/o modificaciones en la descripción y/o cantidad de los ítems se entenderá que el oferente acoge en su integridad la descripción y/o cantidad del formatos 07 anexo a las presentes reglas de participación. Efectuado el procedimiento anterior y establecido el orden de las ofertas económicas, se dará por concluida la audiencia de cierre. Posteriormente, la Entidad verificará el cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros de los oferentes que ocupen los TRES (3) primeros lugares del orden antes establecido.

En caso que el oferente ubicado en el primer lugar del orden de establecido no cumpla con los requisitos jurídicos, técnicos y financieros exigidos, se aceptará la oferta de quien se encuentre



segundo en el orden, en el evento que este tampoco cumpla, se aceptará la oferta de quien se encuentra en tercer lugar. En caso de que como resultado de la evaluación efectuada el tercer oferente tampoco de cumplimiento a los requisitos mínimos de carácter jurídico, técnico y financiero, FONADE evaluará la oferta del siguiente oferente en el orden establecido y así sucesivamente hasta obtener un oferente que de cumplimiento a tales requisitos. En el caso en que se hubiese presentado una única oferta en la audiencia de cierre y de apertura de sobres económicos, FONADE verificará el cumplimiento de los requisitos contenidos en el numeral 2.5.2, con lo que se da por concluida la audiencia de cierre y de apertura de sobres económicos.

Posteriormente FONADE verificará el cumplimiento de los requisitos mínimos de carácter jurídico, técnico y financiero del único oferente que haya presentado oferta según lo señalado en el numeral 2.5.1, realizado esto, FONADE pasará a lo señalado en el numeral 2.5.3. 2.5.4. Publicación del informe de evaluación y recomendación de aceptación de la oferta

- Observaciones al informe de evaluación y recomendación de aceptación de la oferta.

PUBLICACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN Y RECOMENDACIÓN DE ACEPTACIÓN DE LA OFERTA

Una vez realizada la verificación de los requisitos mínimos de carácter económico, jurídico, técnico y financiero, la Entidad procederá a la publicación del informe de evaluación y recomendación de aceptación de la oferta en su página web (www.fonade.gov.co), según lo establecido en el numeral 2.1 de las presentes reglas de participación.

OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIÓN Y RECOMENDACIÓN DE ACEPTACIÓN DE LA OFERTA

Dentro del término señalado en el numeral 2.1 podrán presentarse las observaciones correspondientes por los oferentes, de conformidad con el numeral 2.3. Vencido el término señalado para presentar las observaciones al informe de evaluación y recomendación de aceptación de la oferta, estas serán publicadas como lo señala el cronograma general (numeral 2.1). El documento de respuestas a las observaciones realizadas al informe de evaluación y recomendación de aceptación de la oferta, será publicado según lo señale el numeral 2.1 (cronograma general). Devolución de Documentos: A los oferentes que tengan una calificación de “no cumple” en los requisitos mínimos de carácter jurídico, técnico y financiero y/o hayan incurrido en una cualquiera de las causales de rechazo, les serán devueltos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato derivado del presente proceso de selección el original de la garantía de seriedad presentada en el sobre No. 1, previa solicitud escrita, sin embargo a estos, no se les devolverá la oferta económica original, teniendo en cuenta que el sobre fue abierto en la audiencia de cierre y de apertura de sobres económicos 2.6. Causales de rechazo FONADE rechazará las ofertas, en los siguientes casos:

a. Cuando el oferente o uno de los integrantes del consorcio o unión temporal no cuente con




la capacidad jurídica suficiente para la presentación de la oferta. b. Cuando el oferente o alguno de los integrantes del consorcio o unión temporal o alguno

de sus representantes legales se encuentre incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad previstas en las normas constitucionales y legales.

c. Cuando FONADE en cualquier estado del proceso de selección evidencie, que alguno(s) de los documentos que conforman la oferta contiene(n) información inconsistente o contradictoria.

d. Cuando FONADE, en cualquier estado del proceso de selección, evidencie una inexactitud en la información contenida en la oferta que, de haber sido advertida al momento de la verificación de dicha información, no le hubiera permitido al oferente cumplir con uno o varios de los requisitos necesarios para participar en el proceso.

e. Cuando la oferta sea presentada luego de la fecha y/o hora exactas señaladas para la finalización del término para presentar ofertas.

f. Cuando presentada la oferta mediante consorcio, unión temporal, o cualquier otra modalidad de oferta conjunta, luego de la fecha señalada para la entrega de ofertas, se modifique el porcentaje de participación de uno o varios de sus integrantes, o uno o algunos de ellos desistan o sean excluidos de participar en el consorcio, unión temporal o la modalidad de asociación escogida o se modifique el representante del consorcio o unión temporal o la modalidad de asociación escogida.

g. Cuando el oferente no cumpla alguno de los requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros para participar en el proceso de selección.

h. Cuando el Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación – (RUP) del oferente o de los integrantes del consorcio o unión temporal no se encuentre vigente y/o la información en firme

i. Cuando el Comité Evaluador haya solicitado presentar algún documento o subsanar o aclarar alguna información necesaria para el cumplimiento de los requisitos mínimos de carácter jurídico, técnico, financiero y de experiencia específica, y el oferente no aporte, subsane o aclare lo pertinente, en los plazos y condiciones señalados por el Comité Evaluador.

j. Cuando la oferta sea alternativa o parcial, o cuando en ella se formulen condiciones contractuales y/o técnicas diferentes a las establecidas en las presentes reglas de participación, que las contradigan o que contengan salvedades, excepciones o condicionamientos a estas.

k. Cuando una persona natural o jurídica participe en más de una oferta, bien sea como oferente individual o como integrante de un consorcio o unión temporal. En este caso, se rechazarán todas las ofertas que incurran en la situación descrita.

l. Cuando no se presente la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta. m. Cuando no se efectúe el pago de la prima de la garantía de seriedad de la oferta y/o

cuando habiéndose solicitado su acreditación, el oferente no presente la documentación respectiva.

n. Cuando no se ajuste en tiempo, la vigencia de la garantía de seriedad, en el evento que en el proceso supere el término de la vigencia inicial.

o. Cuando, en la oferta económica impresa, (Formato No. 07) se presente algún valor en moneda extranjera.

p. Cuando, en la oferta económica impresa (Formato 07), uno cualquiera de los valores que la componen exceda al 100% del valor correspondiente estipulado al ítem en el Anexo 01- Documento de Soporte Determinación Presupuesto Oficial Estimado y Criterios de Selección, o sea cero.

q. Cuando el valor total de la oferta económica sea superior al presupuesto oficial estimado o sea cero (0) pesos.

r. Cuando no se presente la oferta económica impresa (Formato No. 07) s. Cuando no se efectúe el pago de los derechos de participación requeridos o habiendo

presentado el recibo de pago de los derechos de participación este no corresponda al



requerido en las presentes reglas de participación. La presente causal de rechazo se verificará y aplicará al momento de la apertura de los sobres económicos.

t. Cuando el representante legal de la sociedad tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre de la persona jurídica y no evidencie con el documento pertinente, que contaba, al vencimiento del término para presentar ofertas, con la autorización expresa del órgano competente.

u. Cuando el oferente o alguno de sus representantes legales se encuentre reportado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.

v. Cuando la oferta sea presentada en la modalidad de consorcio o unión temporal y no sé de cumplimiento a lo dispuesto en el literal d) del numeral 3.2.1.3

2.7. Desempate de ofertas

En caso de empate, FONADE aplicará los criterios de desempate de conformidad con las siguientes reglas sucesivas y excluyentes:

1. Experiencia específica del oferente: Si se presenta el empate entre dos o más ofertas se aplicará el siguiente procedimiento:

Se considerará como primero en el orden aquella que haya presentado en la sumatoria de contratos, el mayor valor de contratos expresados en SMMLV para el cumplimiento del requisito de que trata el numeral 3.2.3. No obstante en el evento en que dos o más oferentes para el cumplimiento del precitado requisito, acrediten contratos cuya sumatoria expresada en SMMLV supere 2.5 veces el Presupuesto Oficial Estimado (POE), persistirá el empate entre estos y se aplicara la causal de desempate siguiente. NOTA: Para efectos de determinar el valor de los contratos aportados, se tendrá en cuenta lo

señalado en el literal b. del numeral 3.2.3.1.

2. De persistir el empate se preferirá la oferta de bienes y servicios nacionales frente a la oferta

de bienes y servicios extranjeros. Para el presente proceso de selección, se tendrá como

nacional aquella oferta en la cual el oferente individual sea de origen colombiano, y en caso de

oferente plural, como mínimo el 51% de la participación de sus integrantes sea de origen

colombiano.

3. De persistir el empate, se preferirá al oferente que acredite la condición de Mipyme nacional,

sea oferente singular, o consorcio, unión temporal conformada únicamente por Mipymes

nacionales.

Si no se presenta la circunstancia antes enunciada y entre los empatados se encuentran

consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura en los que tenga participación

al menos una Mipyme nacional, éste se preferirá.

4. Si persiste el empate se dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 361 de

1997, de acuerdo con lo previsto en el numeral 1.10 de las presentes reglas de participación.

En caso de Consorcios o Uniones Temporales, dicho requisito deberá ser cumplido por todos

los integrantes.

En el evento en que 2 o más oferentes acrediten el cumplimiento de la precitada disposición,

persistirá el empate entre estos y se aplicará la causal de desempate siguiente.

5. Si persistiera el empate después de la verificación de los criterios anteriores, se utilizará

como instrumento el sorteo por medio de balotas en el cual los participantes señalarán el



mecanismo que deseen. (balota con mayor número, con menor número, etc.) para escoger el

oferente que se le acepte oferta.

2.8. Definición del proceso de selección El presente procedimiento de Oferta Pública NO constituye oferta de negocio jurídico de parte de FONADE, por lo cual, FONADE tendrá siempre derecho a seleccionar o no alguna(s) de las Ofertas, e incluso podrá suspender o cancelar en cualquier momento la presente convocatoria, por lo que la participación de un Oferente no le otorga derecho alguno al agotamiento y finiquito del procedimiento iniciado. 2.9. Cancelación y Declaratoria de fallido Sin perjuicio de la facultad discrecional de FONADE para cancelar el proceso de selección, el proceso podrá ser declarado fallido entre otras, por las siguientes circunstancias cuando: a. Existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva de una oferta. b. No se presente ninguna oferta. c. Habiéndose presentado únicamente una oferta, ésta incurra en alguna causal de

rechazo. d. Habiéndose presentado más de una oferta, ninguna de ellas se ajuste a los

requerimientos y condiciones consignados en estas reglas de participación. e. En caso de que ninguno de los oferentes haya ampliado la vigencia de su oferta en el

evento en que el proceso de selección supere el término de vigencia inicial de las ofertas.

2.10. Aceptación de la oferta de contrato La aceptación de la oferta y consecuente decisión de contratar por parte del ordenador de gasto, se podrá efectuar a través de un mensaje de datos, fax o cualquier otro procedimiento comercial aceptado. 2.11. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El oferente deberá presentarse ante FONADE, con el fin de firmar el respectivo contrato, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al aviso que, para el efecto, le dé la entidad. Si el oferente con quien se decide contratar no acepta dicha decisión y no suscribe el contrato y sin perjuicio de hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta, o si dentro del plazo comprendido entre la aceptación de la oferta y la suscripción del contrato sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o se evidencia que el oferente se encuentra incurso en alguna causal de rechazo prevista en las reglas de participación, o si el oferente dentro de dicho plazo, estando obligado a ello, no adelanta la renovación anual de la matricula de que trata el artículo 33 del Código de Comercio, FONADE desistirá de la aceptación de la oferta y podrá contratar, dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes, con el oferente calificado en el siguiente lugar del orden, siempre y cuando su oferta fuere favorable para FONADE, estuviere vigente a la fecha, caso en el cual se podrá contratar con el siguiente y así sucesivamente, siempre y cuando estos no se encuentren en ninguna de las situaciones descritas para el desistimiento. Si éste o alguno de estos, tampoco suscriben el contrato, dentro del plazo previsto en la comunicación respectiva, se aplicarán las mismas reglas con los siguientes oferentes en el orden, en tanto existan más oferentes favorables.



CAPÍTULO TERCERO 3. DEL OFERENTE Y SU OFERTA

3.1 CONDICIONES GENERALES 3.3 Modalidades de participación Podrán presentar oferta personas jurídicas nacionales. 4.3 Responsabilidad en la elaboración de la oferta Los oferentes deberán elaborar por su cuenta y riesgo la oferta, de acuerdo con lo solicitado en estas reglas de participación, la cual hará parte integral del contrato. Se consideran como documentos oficiales del proceso de selección las reglas de participación y sus anexos publicados en la página web de FONADE (www.fonade.gov.co). La presentación de la oferta lleva implícitos el conocimiento y la aceptación, por parte de oferente, de todas las condiciones conforme a las cuales se ejecutará el contrato, de tal manera que la oferta presentada deberá reflejar la totalidad de los costos en que se incurrirá para alcanzar la realización del objeto del contrato derivado de este proceso de selección. 5.3 Vigencia de la oferta La oferta deberá permanecer vigente por un período mínimo de ciento (180) días calendario, contados a partir de la fecha prevista para la finalización del término para presentar ofertas. FONADE podrá solicitar, si ello fuere necesario, la ampliación de la vigencia de la oferta y, por ende, la ampliación de la garantía de seriedad de la misma, por el término que se requiera. Durante el período de su vigencia, la oferta será irrevocable, de tal manera que el oferente no podrá retirarla, ni modificar los términos o condiciones de la misma, so pena de que FONADE haga efectiva la garantía de seriedad de la oferta, de acuerdo con lo establecido en el numeral 3.2.1.5. Si por cualquier circunstancia se amplía el trámite del proceso de selección y el oferente presenta una ampliación a la garantía de seriedad de la oferta que comprenda tal ampliación, se entenderá que amplía su oferta y mantiene la totalidad de sus condiciones. En el evento en que el proceso de selección supere el término de vigencia de las ofertas exigido en este numeral y alguna(s) oferta(s) venza(n) sin que el(los) oferente(s) la(s) haya(n) ampliado y/o sin que haya(n) ampliado la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta, se entenderá que desiste(n) de participar en el proceso de selección. 6.3 Idioma y moneda de la oferta La oferta, todos los documentos que la integran y la totalidad de la correspondencia remitida dentro del presente proceso de selección deberán estar redactados en idioma castellano. Los documentos en idioma extranjero, por lo tanto, deberán venir acompañados de traducción simple al castellano, salvo en los casos en que la Ley exija traducción oficial o que se prevea en las presentes reglas de participación. Todos los valores que se estimen en la oferta económica deberán presentarse en pesos colombianos, so pena de dar aplicación de lo establecido en el numeral 2.6. 7.3 Ofertas alternativas o parciales No se aceptarán ofertas alternativas ni parciales.



8.3 Documentos otorgados en el extranjero Los documentos otorgados en el extranjero deberán cumplir con los requisitos previstos en los artículos 65, 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil Colombiano y 480 del Código de Comercio Colombiano y en la Resolución 2201 del 22 de julio de 1997 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia o con el requisito de la apostille contemplado en la Ley 455 de 1998, según sea el caso, siempre que de conformidad con dichas disposiciones así se requiera. 3.1.8.1 Consularización Al tenor de lo previsto en el artículo 480 del Código de Comercio, “los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes.” En el caso de sociedades, conforme lo prevé el citado artículo del Código de Comercio “al autenticar los documentos a que se refiere este artículo los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país. (C.P.C. artículo 65)”. Surtido el trámite anteriormente señalado, tales documentos deberán ser presentados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia para la correspondiente legalización de la firma del cónsul y demás trámites a que haya lugar. 3.1.8.2 Apostille Tratándose de documentos de naturaleza pública otorgados en el exterior, conforme lo prevé la Ley 455 de 1998, no se requerirá del trámite de Consularización señalado previamente, siempre que provenga de uno de los países signatarios de la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961, sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros. En este caso solo será exigible la apostille, trámite que consiste en el certificado mediante el cual se avala la autenticidad de la firma y el título a que ha actuado la persona firmante del documento y que se surte ante la autoridad competente en el país de origen. Si la Apostilla está dada en idioma distinto del castellano, deberá presentarse acompañada de una traducción oficial a dicho idioma y la firma del traductor legalizada de conformidad con las normas vigentes. NOTA: Los documentos con su respectivo trámite de apostille podrán ser aportados en copia simple o copia auténtica, pero deben ser legibles y en todo caso, FONADE se reserva el derecho de solicitar aclaración o la exposición del original, cuando la copia aportada no sea clara o legible. 9.3 Forma, identificación, estructura de la oferta y responsabilidad en la presentación

de la misma La presentación de la oferta debe cumplir con los siguientes requisitos: a. La oferta debe ser presentada en idioma castellano, escrita por cualquier medio mecánico,

numeradas en la parte inferior todas las hojas que contiene, cada una de ellas conformará un folio.

b. La oferta debe ser presentada en dos (2) sobres separados, cerrados y perfectamente identificados cada uno de ellos, como se establece en el literal e. del presente numeral.

c. La documentación del Sobre No. 1 y del Sobre No 2 debe estar debidamente legajada o argollada de tal forma que no exista posibilidad de pérdida de documentos.

d. Los dos (2) sobres deben tener el siguiente contenido:



SOBRE No. 1: REQUISITOS MINIMOS DE CARÁCTER JURIDICO, TECNICO, FINANCIERO Y DE EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL OFERENTE - Se debe anexar en medio magnético el contenido del Formato 03 debidamente diligenciado.

SOBRE No. 2: OFERTA ECONÓMICA IMPRESA (FORMATO 07) y Acreditación de pago de los derechos de participación.

e. Los sobres se deben identificar, cada uno de la siguiente manera:

FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO - FONADE Oferta Pública OPC 070-2013

PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE UNA SOLUCIÓN INFORMÁTICA PARA LA

POTENCIALIZACIÓN DE BÚSQUEDAS UNIFICADAS, EL DESARROLLO DE SOFTWARE PARA LA INCORPORACIÓN DE FIRMAS DIGITALES Y DIGITALIZADAS, ASÍ COMO

TAMBIÉN EL DESARROLLO DE SOFTWARE PARA LA INCORPORACIÓN DEL PROCESO DE ESTAMPADO DE TIEMPO CRONOLÓGICO, PARA LA OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL "ORFEO" PARA EL FONDO FINANCIERO DE

PROYECTOS DE DESARROLLO - FONADE Sobre No: ___ Contenido: _______________________ Oferente: ______________________________ Nit o C.C. del Oferente: _________________ Dirección, Ciudad: _____________ Teléfono: _____________ Fax: _____________ La responsabilidad de la presentación de la oferta como se indica en los literales anteriores de este numeral, así como el estricto cumplimiento de lo establecido en el numeral 2.4.3.1., en especial en cuanto se refiere al termino, modo, lugar y tiempo de presentación de la oferta; es total, rotunda y exclusiva del oferente, quien debe propender porque se haga en completa concordancia a lo ordenado en estas reglas de participación, por lo que la entidad no asume ninguna responsabilidad por la perdida, confusión o extravió de documentos que no hayan sido elaborados y entregados con el debido cuidado como lo señala las reglas de participación. 3.2 REQUISITOS MÍNIMOS 3.3 Requisitos de carácter jurídico 3.2.3.1 Carta de presentación de la oferta De acuerdo con el modelo del Formato 01 suministrado, la carta de presentación de la oferta debe estar suscrita por el representante legal de la persona jurídica, Se deberá anexar copia de la cédula de ciudadanía de quien suscribe la oferta. Quien suscriba la carta de presentación de la oferta deberá: a. Persona jurídica: Tener la calidad de representante legal o apoderado del oferente, con facultad expresa de actuar en nombre y representación del mismo. En este último caso, la facultad de representación debe comprender las de presentar la oferta, celebrar el contrato (en caso de resultar aceptada su oferta) y liquidarlo. Si la presentación de la oferta implica la trasgresión del deber establecido en el numeral 7º del artículo 23 de la ley 222 de 1995, reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 1925 de 2009 o si el representante legal



tiene limitaciones delegadas de los estatutos sociales, el oferente individual o el integrante de la oferta conjunta deberá, además, allegar autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas, según corresponda. b. Consorcio o unión temporal: Tener la calidad de representante del consorcio o unión temporal, con facultad expresa de actuar en nombre y representación del mismo. Tal facultad de representación debe comprender las de presentar la oferta, celebrar el contrato (en caso de resultar aceptada su oferta) y liquidarlo.

3.2.3.2 Acreditación de la existencia y la representación legal Los oferentes que tengan la calidad de personas jurídicas deberán presentar el certificado de existencia y representación legal, o sus documentos equivalentes en caso de personas jurídicas extranjeras, expedido dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha señalada para el cierre del término para presentar ofertas, donde evidencie que el objeto social permite ejecutar el contrato objeto del presente proceso de selección. Así mismo, en tal documento deberá constar que la duración de la sociedad no es inferior a la duración del contrato objeto del presente proceso de selección y un (1) año más. Deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del representante legal de la persona jurídica. Si el representante legal de la sociedad tiene restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá adjuntarse el documento de autorización expresa del órgano competente desde el momento mismo de la presentación de la oferta. En el evento en que no se presente este documento con la oferta, el Comité Evaluador podrá solicitarlo, pero en todo caso la fecha de éste no podrá ser posterior a la de cierre del proceso. Los oferentes que tengan la calidad de personas naturales deberán presentar fotocopia de su documento de identificación, para el caso de comerciantes se deberá presentar el Registro Mercantil expedido dentro del mes anterior a la fecha señalada para el cierre del término para presentar ofertas. Las ofertas presentadas por personas naturales de origen extranjero que se encuentren dentro del país, deberán estar acompañadas de la autorización correspondiente, expedida de conformidad con las normas de control migratorio vigentes. Los oferentes plurales (uniones temporales o consorcios) deberán presentar el certificado de existencia y representación legal de las personas jurídicas y/o la fotocopia de la cédula de ciudadanía de las personas naturales que los conforman, para el caso de comerciantes se deberá presentar el Registro Mercantil expedido dentro del mes anterior a la fecha señalada para el cierre del término para presentar ofertas. Los oferentes extranjeros (personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia o las personas jurídicas extranjeras sin sucursal establecida en Colombia) o los integrantes extranjeros del oferente plural, para acreditar la existencia y representación legal deberán cumplir con lo establecido en el numeral 3.4.1 del presente documento. 3.2.3.3 Documento de constitución del consorcio o unión temporal. El oferente, con la oferta, deberá anexar un documento suscrito por todos los integrantes de la forma asociativa escogida, o por sus representantes debidamente facultados, en el que conste la constitución de la unión temporal o el consorcio, según corresponda, en el cual se exprese lo siguiente: a. Identificación de cada uno de sus integrantes: Nombre o razón social, tipo y número del

documento de identificación y domicilio. b. Designación del representante: Deberá allegarse su identificación. En cualquier caso el

representante principal del consorcio o unión temporal que se designe debe ser aquel integrante que tenga la mayor participación porcentual dentro del consorcio o unión



temporal. Si existe paridad entre todos los integrantes o algunos de los integrantes con respecto a la mayor participación porcentual dentro del consorcio o unión temporal, el representante principal podrá ser escogido entre cualquiera de ellos que tenga dicha mayoría. En ambos casos si el integrante es una persona jurídica, el representante principal del consorcio o unión temporal que se designe, debe ser el representante legal de dicha persona jurídica.

c. Indicación de los términos y extensión de la participación en la oferta y en la ejecución del contrato de cada uno de los integrantes de la forma asociativa para el caso de unión temporal, así como las reglas básicas que regularán sus relaciones, para cualquier forma de oferente plural.

d. Indicación de la participación porcentual de cada uno de los integrantes en la forma asociativa correspondiente. La sumatoria de los porcentajes de participación no podrá exceder, ni ser menor del 100%

Con la suscripción del documento de constitución del consorcio o unión temporal, se entenderá para todos los efectos legales y contractuales que el representante del consorcio o unión temporal tiene las siguientes facultades referentes a la etapa precontractual, contractual y postcontractual:

Presentación de la oferta y representación del consorcio o unión temporal en todas las diligencias del proceso de selección.

Suscribir el contrato y sus modificaciones.

Con la suscripción del documento de constitución del consorcio o unión temporal, se entenderá para todos los efectos legales y contractuales que la duración de la forma de asociación escogida, no será inferior al plazo de ejecución del contrato. Cualquier manifestación contraria a lo previsto en los incisos precedentes o que condicione tales preceptos, se entenderá por no escrita. El documento deberá ir acompañado de aquellos otros que acrediten que quienes lo suscriben tienen la representación y capacidad necesarias para dicha constitución y para adquirir las obligaciones solidarias derivadas de la oferta y del contrato resultante. Cualquier modificación al documento de constitución del consorcio o unión temporal deberá ser suscrita por la totalidad de integrantes del consorcio o unión temporal, y deberá tener la aprobación previa de FONADE. Sin perjuicio de lo anterior, el oferente deberá tener en cuenta que después de la presentación de la oferta, no podrá modificar los literales a, b y d, ni tampoco alguno de los integrantes podrá desistir o ser excluido en la participación, so pena de aplicar el numeral 2.6. Causales de rechazo. 3.2.3.4 Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación – (RUP) El oferente persona jurídica y cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, deberá (n) presentar el Registro Único de Proponentes, expedido por la Cámara de Comercio dentro de los 30 DÍAS CALENDARIO anteriores a la fecha señalada para el cierre del término para presentar oferta. La inscripción debe estar vigente y la información en firme para la citada fecha de cierre. De acuerdo con su objeto social los oferentes deberán encontrarse inscritos en



actividades del CIIU o del Decreto 1464 de 20101, según el caso, que se encuentren relacionadas con el objeto del proceso y de las experiencias que se pretendan acreditar. Las condiciones citadas en este numeral son de obligatorio cumplimiento tanto para la persona jurídica como para cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal. Los oferentes extranjeros con sucursal en Colombia, o los miembros de consorcios o uniones temporales que tengan la calidad de extranjeros con sucursal en Colombia, deberán cumplir con lo exigido en el presente numeral. A las personas jurídicas extranjeras sin sucursal establecida en Colombia, no se les exigirá el registro único de proponentes – RUP. No obstante lo anterior, si estas personas conforman una Estructura Plural con una o varias persona(s) jurídica(s) nacionales o con personas jurídicas extranjeras con sucursal establecida en Colombia, estos últimos deberán cumplir con lo establecido en el presente numeral. 3.2.3.5 Garantía de seriedad de la oferta El oferente deberá anexar a su oferta, a favor del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE, una garantía consistente en póliza de seguro que ampare la seriedad de su oferta, por un valor equivalente, como mínimo, al diez por ciento (10%) del valor del Presupuesto Oficial Estimado (incluyendo centavos) indicado en el numeral 1.4, con una vigencia igual a la señalada en el numeral 3.1.3 contada a partir de la fecha indicada en el cronograma general para la “finalización del término para presentar ofertas”. En caso de requerirse la ampliación de la vigencia de la oferta, la vigencia de la garantía de seriedad deberá ser igualmente, ampliada. La garantía debe ser tomada, en formato entre particulares, a nombre del oferente o de la razón social que figura en el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio o su equivalente, sin utilizar sigla, a no ser que el certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio, o su equivalente, establezca que la firma podrá identificarse con la sigla. Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, deberá tomarse la garantía a nombre de todos y cada uno de los integrantes y deberá indicarse su respectivo porcentaje de participación en la forma asociativa correspondiente. La garantía deberá tener la firma del tomador en original. El oferente debe anexar el recibo de pago de la prima o documento equivalente que certifique el pago de la misma so pena de dar aplicación de la causal de rechazo prevista en el numeral 2.6. La presentación de una garantía entre entidades estatales será subsanable dentro del día hábil siguiente al cierre del proceso, momento en el cual el comité evaluador deberá verificar esta condición y solicitar la modificación al respetivo oferente. 3.2.3.6 Certificación de pagos al sistema de seguridad social, ARL, y de aportes

parafiscales

1Los oferentes podrán presentar el certificado RUP expedido por la Cámara de Comercio de su

jurisdicción, en atención a la información verificada con los requisitos del Decreto 1464 de 2010, hasta tanto el respectivo oferente actualice o ajuste la información requerida por la nueva disposición normativa en mención.



Cuando el oferente sea persona natural deberá adjuntar una certificación expedida por la entidad promotora de salud, pensión y ARL dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha señalada para el cierre del término para presentar ofertas, que demuestre estar afiliado al sistema de seguridad social en salud, pensiones y riesgos laborales o fotocopia de las planillas de pago en donde conste el valor cancelado, el periodo de cotización, la fecha de pago, y la entidad Promotora de Salud, Pensión y riesgos laborales a la que se encuentre afiliado cuando a ello haya lugar. En el caso de personas jurídicas, deberán presentar una certificación, expedida por el Revisor Fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de la Ley, o por el Representante Legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique el pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Dicho documento debe certificar que, a la fecha de presentación de su oferta, ha realizado el pago de dichos aportes correspondientes a los últimos seis (6) meses, contados a partir de la citada fecha, en los cuales se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos. Cuando se trate de una persona jurídica que no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los mencionados pagos a sus empleados, a partir de la fecha de su constitución. En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. En este evento el oferente deberá anexar certificación expedida por la entidad con la cual existe el acuerdo de pago. Cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus miembros integrantes, deberá aportar el certificado aquí exigido. Este requisito no será aplicable a las personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia ni a las personas jurídicas extranjeras sin sucursal establecida en Colombia. 3.2.3.7 Reciprocidad En los términos señalados en el Artículo 51 del Decreto Ley 019 de 2012, se otorgará tratamiento de bienes y servicios nacionales a aquellos bienes y servicios originarios de los países con los que Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras estatales y de aquellos países en los cuales a las Ofertas de bienes y servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales. La acreditación del trato nacional otorgado a bienes y servicios nacionales en países con los cuales Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras públicas se realizará mediante certificación expedida por el Director de Asuntos Jurídicos Internacionales del Ministerio de Relaciones Exteriores, la cual contendrá lo siguiente: (i) Lugar y fecha de expedición de la certificación; (ii) Número y fecha del Tratado; (iii). Objeto del Tratado; (iv) Vigencia del Tratado, y (v) Proceso de selección al cual va dirigido. En ausencia de negociación de trato nacional, la Certificación deberá indicar si existe trato nacional en virtud del principio de reciprocidad. Tanto las certificaciones como la información sobre los acuerdos comerciales suscritos por Colombia están disponibles en la página del SECOP, en virtud de lo indicado en el artículo 4.2.6 del Decreto 734 de 2012. El oferente deberá presentar las respectivas consultas del SECOP y en una carta indicará que su oferta cumple con los requisitos para que se le otorgue tratamiento de bienes y servicios nacionales pese a ser de origen extranjero, en virtud del principio de reciprocidad, y deberá realizar la consulta en el SECOP y aportar la información consultada, la entidad verificará dicha



información. Para el presente proceso se atenderán las siguientes definiciones: Se entiende como bienes nacionales, aquellos bienes totalmente obtenidos, bienes elaborados con materiales nacionales o productos que sufran una transformación sustancial de conformidad con lo previsto en el Decreto 2680 de 2009. Son servicios de origen nacional aquellos prestados por empresas constituidas de acuerdo con la legislación nacional, por personas naturales colombianas o por residentes en Colombia. Para el caso de Bienes de Origen Nacional, el proponente deberá estar inscrito en el Registro de Productores de Bienes Nacionales. Por su parte, tratándose de servicios de origen nacional la forma de acreditarlo será certificando en la Cámara de Comercio o estatutos si se trata de empresas constituidas de acuerdo con la legislación nacional o siguiendo lo establecido en el presente numeral sobre la reciprocidad 3.2.3.8 Acreditación del Pago de los Derechos de Participación. El interesado en participar en el presente proceso de selección deberá cancelar el valor de los derechos de participación por un valor de DOSCIENTOS VEINTISÉIS MIL SEISCIENTOS OCHENTA PESOS ($226.680) M/L. NO REEMBOLSABLE. Para la acreditación del pago de los derechos de participación deberá acompañar su oferta con el comprobante de ingreso expedido por la Tesorería de FONADE y/o copia del recibo de consignación. El pago de los derechos de participación podrá realizarse en efectivo o cheque de gerencia en el Banco de Bogotá, en la cuenta de ahorros del Sistema Nacional de Recaudo No. 49 25 02 976, a nombre del FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO – FONADE. NIT 899.999.316-1. El pago de los derechos de participación deberá hacerse en el lapso comprendido entre la fecha de “inicio del término para presentar ofertas” hasta la fecha y hora establecida para la “finalización del término para presentar ofertas”, según lo indica el numeral 2.1. Los oferentes que se encuentren fuera de Bogotá cumplirán este requisito acompañando la oferta sólo con la copia del recibo de consignación. Ver Anexo No. 13 (Guía para realizar adecuadamente la consignación del valor de los derechos de participación). El no pago de los derechos de participación en el plazo y valor indicado en el presente numeral, será causal de la aplicación del numeral 2.6. NOTA: FONADE podrá suspender el proceso de selección en cualquiera de sus etapas, cuando aparezcan circunstancias técnicas, económicas, de fuerza mayor, orden de autoridad, razones de utilidad o conveniencia que puedan justificar esta decisión. La decisión de suspender el proceso será motivada e informada a los interesados y/o oferentes y en ella se establecerá el plazo de la misma, el cual podrá ser prorrogado de la misma manera. Si existen razones que así lo justifiquen, el proceso de selección podrá incluso ser cancelado. Esta decisión requiere de la respectiva justificación y será informada a los interesados y/o oferentes. En este evento, FONADE procederá a la devolución de lo pagado por las reglas de participación.



De igual forma, FONADE procederá a la devolución de lo pagado por las reglas de participación a los oferentes que no presenten oferta al Proceso de Selección. 3.2.3.9 Otros Documentos:

En caso de ser Persona Jurídica, es necesario adjuntar los siguientes documentos:

Registro Único Tributario (RUT)

Formato de Creación de Terceros (descargarse de la página Web de FONADE)

Certificación Bancaria NOTA: El Oferente podrá presentar con la oferta los documentos relacionados en este numeral (3.2.1.10), la NO presentación no conlleva a su rechazo. 3.2.1.10.1 Formato de Creación de Terceros. El formato de creación terceros deberá descargarse de la página Web de la entidad: http://www.fonade.gov.co, deberá seleccionar del Menú Principal la opción “Información a Contratistas”, luego seleccionar la opción “Requisitos para el pago” y en la lista: FORMATOS que aparece el link “Información General y Tributaria de Terceros” de acuerdo con lo siguiente:

Al seleccionar el link le muestra el siguiente cuadro con lo cual podrá almacenar el formato de creación de terceros, el cual deberá diligenciar y entregar.




NOTA: El Oferente deberá presentar con la oferta los documentos relacionados en este numeral, no obstante su NO presentación no será causal de rechazo. 4.3 Requisitos de carácter financiero La capacidad financiera del oferente, como requisito mínimo, se verificará con base en los factores financieros denominados: a) capital de trabajo, b) índice de liquidez y c) nivel de endeudamiento, que se revisarán con fundamento en la información del certificado de inscripción en el registro único de proponentes – RUP, el cual se debe adjuntar a la oferta, como lo requiere el inciso primero del numeral 3.2.1.4 de estas reglas con información financiera mínimo al 31 de diciembre de 2011, la información respectiva deberá encontrarse en firme. a) El capital de trabajo se verificará de la siguiente manera:

Si el oferente es una persona natural o jurídica: Debe cumplir lo siguiente::

CT 20% POE Donde, CT = AC – PC CT = Capital de trabajo. AC = Activo corriente PC = Pasivo corriente POE = Presupuesto oficial estimado.

Si CT, es mayor o igual al 20% del POE el oferente cumple SI CT, es menor al 20% del POE el oferente no cumple.

Si el oferente es un consorcio o una unión temporal: Debe cumplir:

CT= ∑CTi

∑CTi 20% POE Donde, ∑CTi = Sumatoria de capital de trabajo de los integrantes CT = Capital de trabajo del consorcio o la unión temporal. CTi = Capital de trabajo de cada uno de los integrantes. POE = Presupuesto oficial estimado.

Si CT, es mayor o igual al 20% POE el oferente cumple SI CT, es menor al 20% POE el oferente no cumple

b) El índice de liquidez se verificará de la siguiente manera:

Si el oferente es una persona natural o jurídica: Debe cumplir:

LIQ. = AC / PC 1,0 Donde, LIQ. = Índice de liquidez. AC = Activo corriente. PC = Pasivo corriente.

Si LIQ es mayor o igual a 1,0 el oferente cumple



SI LIQ es menor a 1,0 el oferente no cumple


∑ACi LIQ. = ------------ 1,0

∑PCi

Donde, LIQ. = Índice de liquidez del consorcio o la unión temporal. ACi = Activo corriente de cada uno de los integrantes. PCi = Pasivo corriente de cada uno de los integrantes.

Si LIQ es mayor o igual a 1 el oferente cumple SI LIQ es menor a 1 el oferente no cumple

c) El nivel de endeudamiento se verificará de la siguiente manera:

Si el oferente es una persona natural o jurídica: Debe cumplir:

NE = PT / AT 0,70 Donde, NE = Nivel de endeudamiento. PT = Pasivo total. AT = Activo total.

Si NE es menor o igual a 0,70 el oferente cumple SI NE es mayor a 0,70 el oferente no cumple


∑PTi NE = ------------ 0,70

∑ATi

Donde, NE = Nivel de endeudamiento del consorcio o la unión temporal. PTi = Pasivo total de cada uno de los integrantes. ATi = Activo total de cada uno de los integrantes.

Si NE es menor o igual a 0,70 el oferente cumple SI NE es mayor a 0,70 el oferente no cumple

5.3 Experiencia específica del Oferente 3.2.5.1 Requisitos de experiencia específica del oferente El oferente debe acreditar en su oferta, que cuenta con experiencia específica en: IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIONES INFORMATICAS DE BUSQUEDAS UNIFICADA, DESARROLLO PARA INCORPORACIÓN DE FIRMAS DIGITALES Y DESARROLLO PARA INCORPORACIÓN ESTAMPADO DE TIEMPO CRONOLÓGICO O IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIONES INFORMATICAS DE BUSQUEDAS UNIFICADA Y DESARROLLO PARA INCORPORACIÓN DE FIRMAS DIGITALES. La experiencia específica debe ser acreditada con la EJECUCIÓN DE MINIMO UNO (1) Y MÁXIMO CINCO (5) CONTRATOS terminados en los últimos CINCO (5) AÑOS, contados



estos a partir de la fecha establecida para la finalización del término para presentar oferta y cumplir también la siguiente condición:

Los contratos aportados deberán sumar en su conjunto, un valor igual o superior al valor del POE, expresado en SMMLV.

NOTA: Entiéndase por Búsqueda Unificada: Búsquedas sobre un Sistema de Gestión Documental a través de palabras clave y combinaciones, de tal forma que se potencialicen las búsquedas sobre su almacenamiento en formato PDFA. Para demostrar la experiencia específica el oferente debe presentar con su oferta el FORMATO 03 debidamente diligenciado e indicando en él toda la información allí solicitada. Así mismo, debe anexar la documentación adecuada y pertinente, que acredite clara y verazmente la realización de los contratos relacionados, cuyo número debe ser máximo el señalado anteriormente. Los documentos de los contratos presentados y aportados con la oferta, que acrediten los relacionados en el FORMATO 03 deben permitir al Comité Evaluador realizar eficazmente la verificación y evaluación del factor técnico establecido en este numeral. Si la oferta no cumple con el mínimo señalado en este numeral quedará incursa en causal de rechazo y por ende no continuará en las siguientes etapas del proceso. 3.2.3.2 Acreditación y Verificación de la Experiencia Específica del oferente. Para acreditar la experiencia específica requerida y las condiciones mínimas señaladas en el numeral 3.2.3 el oferente deberá presentar certificaciones, constancias o cualquier otro documento expedido por el contratante, su representante, el interventor o supervisor del contrato. La documentación presentada en conjunto, deberá permitir acreditar la siguiente información:

a. Nombre del contratante. b. Nombre del contratista. c. Si el contrato se ejecutó en consorcio, unión temporal u otra forma conjunta, deberá indicar

el nombre de sus integrantes y el porcentaje de participación de cada uno de ellos. Cuando en la certificación no se indique el porcentaje de participación, deberá adjuntarse copia del documento de constitución del consorcio, la unión temporal o la forma conjunta respectiva, o copia del contrato celebrado cuando en este consten tales porcentajes de participación.

d. Valor total del contrato. e. Lugar de ejecución. f. Actividades ejecutadas en marco de la experiencia específica a acreditar. g. Fecha de inicio del contrato. h. Constancia de cumplimiento a satisfacción del contrato, o recibo del informe final o del

acta de recibo final, de terminación del contrato. En el evento en que pretenda acreditarse la experiencia con copia del contrato, este solo

valdrá si se acompaña con la respectiva certificación que acredite el cumplimiento a

satisfacción o el acta de terminación (en los casos en que no se ha liquidado el contrato)

o con el acta de liquidación en los demás casos.

No se permite presentar autocertificaciones, entendidas como:

- Cualquier certificación expedida por el oferente para acreditar su propia experiencia.



- Cualquier certificación expedida por Consorcios en los cuales el oferente o los

integrantes del Consorcio o Unión Temporal hayan hecho parte.

El Comité Evaluador podrá solicitar otros documentos para acreditar la experiencia, dentro de los cuales se encuentran entre otros, las facturas cambiarias de compraventa que cumplan con los requisitos previstos en los artículos 772 y 774 del Código de Comercio. La verificación que realice el comité evaluador se sujetará a las siguientes reglas especiales: a) El valor total de los contratos celebrados que se pretenden acreditar, será aquel que

tuvieron a la fecha de su terminación y la conversión a salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) se hará conforme al vigente en el año de terminación.

b) En caso de presentar el valor en moneda extranjera, se aplicará lo siguiente:

- Cuando el valor esté dado en dólares americanos (USD) se convertirá a pesos colombianos utilizando para esa conversión la tasa representativa del mercado (TRM) vigente para la fecha de su terminación o para la fecha de vencimiento del plazo para la presentación de la oferta inicial.

- Cuando el valor esté dado en moneda extranjera diferente al dólar americano, se realizará su conversión a dólares americanos de acuerdo con las tasas de cambio estadísticas publicadas por el Banco de la República o, en su defecto, de las publicadas por organismos extranjeros que cumplan funciones similares, teniendo en cuenta la fecha de su terminación o para la fecha de vencimiento del plazo para la presentación de la oferta inicial y, posteriormente, se procederá a su conversión a pesos colombianos de conformidad con la TRM vigente para la fecha de su terminación o para la fecha de vencimiento del plazo para la presentación de la oferta inicial, según el caso.

c) Cuando la oferta se presente en consorcio o unión temporal, la experiencia acreditada por

cada uno de los integrantes se sumará con la de los demás. Si la totalidad de la experiencia específica es presentada por uno solo de los integrantes del consorcio o unión temporal, este deberá tener una participación igual o superior al 60 % en el consorcio o unión temporal, en el contrato derivado del presente proceso y en su ejecución. Si la experiencia específica es acreditada por más de uno de los integrantes del consorcio, unión temporal, aquel que aporte el mayor valor en contratos, respecto de los otros integrantes, deberá tener una participación superior al 50% en el consorcio, unión temporal, De igual manera los demás integrantes del oferente plural que aporten la experiencia específica, deben tener un porcentaje de participación en el consorcio o unión temporal MINIMO del 20% cada uno

d) No será considerada la experiencia adquirida en calidad de subcontratista, cuando quiera que el contrato principal haya sido celebrado con una entidad pública. Para efectos de este proceso se entiende que existe subcontrato cuando quien pretende acreditar la experiencia haya sido contratado por quien a su vez haya sido contratista de una entidad pública, para desarrollar todo o parte del objeto del contrato principal.

e) En los casos en que el Contrato o los Contratos hayan sido celebrados en consorcio, unión temporal o bajo cualquier otra forma de participación conjunta, será tenida en cuenta la experiencia específica en su totalidad y el valor de acuerdo al porcentaje de participación.

f) No será considerada la experiencia que se pretenda acreditar con convenios



interadministrativos para cuyo desarrollo se haya subcontratado la totalidad del objeto del contrato.

g) La experiencia de los socios de una persona jurídica se podrá acumular a la de esta

cuando no cuente con más de tres (3) años de constituida y se hará en proporción a su participación en el capital social. La acreditación de esta experiencia se sujetará a las exigencias del numeral anterior.

NOTA: Cuando el objeto requerido como experiencia sea una parte del objeto contractual de la(s) certificación(es) aportada(s), no será tenida en cuenta, salvo que se acredite debidamente discriminada, la experiencia requerida y su valor. En este evento, el valor que se tendrá en cuenta para efectos de la verificación de experiencia del oferente, será el correspondiente al valor discriminado de la experiencia solicitada. 3.3 Oferta Económica El oferente debe formular su oferta económica en el Formato 07 el cual deberá presentar en medio físico, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: 3.3.1 Todos los valores deben estar expresados en pesos colombianos. 3.3.2 Todos los valores deberán estar ajustados al peso, es decir, sin decimales. Para el

efecto, se aplicará la metodología de redondeo indicada en las presentes reglas de participación.

3.3.3 El plazo de ejecución del contrato señalado en el numeral 1.5. 3.3.4 La forma y el sistema de pago señalados en el capítulo cuarto de las presentes reglas

de participación. 3.3.5 La totalidad de los tributos, independientemente de la denominación que asuman o del

nivel territorial del que provengan, que se causen o llegaren a causar por la celebración, ejecución y liquidación del contrato objeto del presente proceso de selección, los cuales serán de su cargo exclusivo.

3.3.6 El VALOR DE LA OFERTA (Formato No. 07) no debe superar el 100% del valor total del Presupuesto Total Oficial Estimado, indicado en el numeral 1.4.

3.3.7 EL valor del ítem que compone la oferta económica (Formato No. 07) no debe superar el 100% del valor establecido para el mismo en el Anexo No. 1- Documento Estudios Previos, y tampoco podrá ser cero(0)

3.3.8 No podrá, en ningún caso, modificar el ítem, ni la unidad de medida. 3.4 CONDICIONES Y DOCUMENTOS EXIGIDOS A LOS OFERENTES QUE SEAN

PERSONAS NATURALES EXTRANJERAS SIN DOMICILIO EN EL PAÍS, O PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS QUE NO TENGAN ESTABLECIDA SUCURSAL EN COLOMBIA CON LA FINALIDAD DE VERIFICAR LA CAPACIDAD JURÍDICA, Y LA CAPACIDAD FINANCIERA.

3.4.1 CAPACIDAD JURIDICA

Personas Naturales: Las personas naturales extranjeras, deberán acreditar su existencia

mediante la presentación de copia de su pasaporte, y si se encuentra residenciado en

Colombia, mediante la presentación de copia de la Cédula de Extranjería expedida por la

autoridad competente.

Personas Jurídicas: Las personas jurídicas extranjeras deberán cumplir los siguientes

requisitos:

a) Acreditar su existencia y representación legal, para lo cual deberá presentar un documento

expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio, expedido por lo menos

dentro de los cuatro (4) meses anteriores a la fecha de cierre, en el que conste su

existencia, objeto, fecha de constitución (que en todo caso deberá ser anterior a la fecha



de cierre), vigencia, nombre del representante legal de la sociedad o de la persona o

personas que tengan la Capacidad Jurídica para comprometerla y sus facultades

señalando expresamente, si fuere el caso, que el representante no tiene limitaciones para

presentar la oferta. En el evento en que conforme a la jurisdicción del Interesado extranjero

no hubiese un documento que contenga la totalidad de la información, presentarán los

documentos que sean necesarios para acreditar lo solicitado en el presente literal

expedidos por las respectivas autoridades competentes. Si en la jurisdicción no existiese

ninguna autoridad o entidad que certifique la información aquí solicitada, el Oferente

extranjero deberá presentar una declaración juramentada de una persona con Capacidad

Jurídica para vincular y representar a la sociedad en la que conste que (1) no existe

autoridad u organismo que certifique lo solicitado en el presente numeral; (2) la información

requerida en el presente numeral; y (3) la Capacidad Jurídica para vincular y representar a

la sociedad de la persona que efectúa la declaración y de las demás personas que puedan

representar y vincular a la sociedad, si las hay.

b) Acreditar que su objeto social principal o complementario permite la celebración y

ejecución del Contrato, para lo cual presentará un extracto de sus estatutos sociales o un

certificado del representante legal o funcionario autorizado (esta persona deberá aparecer

en los documentos señalados en el literal (a) anterior).Para estos efectos, la autorización

se entiende contenida dentro de las autorizaciones generales otorgadas para comprometer

a la sociedad.

c) Acreditar la suficiencia de la Capacidad Jurídica de su(s) representante(s) legal(es) o de

su(s) apoderado(s) especial(es) en Colombia para la suscripción del Contrato, para lo cual

presentará un extracto de sus estatutos sociales o un certificado del representante legal o

funcionario autorizado (esta persona deberá aparecer en los documentos señalados en el

literal (a) anterior).

d) Acreditar que su duración es por lo menos igual al Plazo Total Estimado del Contrato y

cinco (5) años más, para lo cual presentará un extracto de sus estatutos sociales o un

certificado del representante legal o funcionario autorizado (esta persona deberá aparecer

en los documentos señalados en el literal (a) anterior).

e) Si (el)(los)representante(s) legal(es) tuviere(n) limitaciones estatutarias para presentar la

oferta o suscribir el Contrato y en general para efectuar cualquier acto derivado del proceso

licitatorio o de su eventual condición de adjudicatario, deberá adjuntarse una autorización

del órgano social competente de la sociedad en la cual se eliminen dichas limitaciones(se

entenderá que se verificará la limitación respecto de la(s) persona(s) que esté(n)

facultada(s) para actuar en el presente proceso y no respecto de aquellos representantes

que no estén representando al oferente en la presente oferta, de manera que la limitación

solamente deberá levantarse respecto de aquél (aquellos) representante(s) que suscriban

documentos que sean presentados en la oferta, o si la duración de la sociedad no fuese

suficiente en los términos de estas reglas de participación, se adjuntará un documento en

el que conste que el órgano social competente ha decidido aumentar el plazo de la

sociedad en caso de que sea aceptada su oferta y antes de la suscripción del Contrato o

de la constitución de la sociedad si se presenta bajo promesa de sociedad futura.

Adicionalmente a lo exigido en los literales (a) y (e) anteriores, si la oferta fuera suscrita por una

persona jurídica extranjera a través de la sucursal que se encuentre abierta en Colombia y/o

por el representante de ésta, deberá acreditarse la Capacidad Jurídica de la sucursal y/o de su



representante, mediante la presentación del original del certificado de existencia y

representación legal en una fecha de expedición máximo de un (1) mes antes de la fecha de

cierre del presente proceso de selección por la Cámara de Comercio de la ciudad de la

República de Colombia en la cual se encuentre establecida la sucursal. Cuando el

representante legal de la sucursal tenga limitaciones para presentar la oferta, suscribir el

Contrato o realizar cualquier otro acto requerido para la contratación en caso de que sea

aceptada su oferta, se deberá presentar en la oferta copia del acta en la que conste la decisión

del órgano social competente correspondiente de la sociedad extranjera, que autorice la

presentación de la oferta, la celebración del Contrato y la realización de los demás actos

requeridos para la contratación en caso de que sea aceptada su oferta.

3.4.2 Apoderado

Las personas naturales extranjeras sin residencia en Colombia, y las personas jurídicas

extranjeras sin domicilio en Colombia, deberán acreditar un apoderado domiciliado en

Colombia, debidamente facultado para presentar la oferta, participar y comprometer a su

representado en las diferentes instancias de la presente oferta cerrada de contrato, suscribir los

documentos y declaraciones que se requieran, así como el Contrato, suministrar la información

que le sea solicitada, y demás actos necesarios de acuerdo con el presente documento.

Dicho apoderado podrá ser el mismo apoderado único para el caso de personas extranjeras

que participen en Consorcio o Unión Temporal y en tal caso, bastará para todos los efectos, la

presentación del poder común otorgado por todos los participantes del Consorcio o Unión

Temporal con los requisitos de autenticación, Consularización y traducción exigidos en el

Código de Comercio de Colombia. El poder a que se refiere este párrafo podrá otorgarse en el

mismo acto de constitución del Consorcio o Unión Temporal.

Para fines de claridad únicamente, las personas naturales y jurídicas extranjeras sin domicilio

en Colombia podrán designar a más de una persona como su apoderado en Colombia, caso en

el cual podrá indicar a su entera discreción las condiciones o las limitaciones a los apoderados.

En todo caso, si no se precisan tales condiciones y/o limitaciones, FONADE presumirá que

cualquiera de los apoderados podrá suscribir y vincular al oferente extranjero sin domicilio en

Colombia que no sea Consorcio o Unión Temporal.

3.4.3 Capacidad Financiera

Personas Jurídicas y Naturales

Debe presentar con la oferta el último balance, de acuerdo al cierre fiscal en cada país de

Origen (mínimo al 31 de diciembre de 2011). La información aquí suministrada, de ser el caso

debe contar con la traducción oficial al idioma castellano

Las cifras que contengan dichos balances deben presentarse en moneda colombiana de

conformidad con los Artículos 50 y 51 del Decreto 2649 de 1993 y demás normas que lo

modifiquen, adicionen o sustituyan.

En el evento en que por las prácticas contables del país de origen los rubros que correspondan

a las cuentas de capital de trabajo, índice liquidez y nivel de endeudamiento difieran de las

establecidas en los literales a, b) y c) del numeral 3.2.2 se deben aportar junto con la

información financiera, certificación suscrita por la persona natural o por el representante legal

(persona jurídica) y avalada por un contador público inscrito en la Junta Central de Contadores

Colombiana en la que conste tal circunstancia y en la que se indique con claridad los rubros

que corresponden a las cuentas ya señaladas, se debe adjuntar tarjeta profesional del contador



público y certificación expedida por la junta Central de Contadores sobre su vigencia

Con base en la información suministrada de la manera indicada en este numeral la entidad

verificará el capital de trabajo, índice de liquidez y nivel de endeudamiento del oferente, y estos

deben cumplir mínimo con los valores indicados en el numeral 3.2.2.



CAPÍTULO CUARTO 4. CONDICIONES CONTRACTUALES GENERALES

4.1 OBJETO

El objeto del contrato consiste en la prestación del servicio por parte del CONTRATISTA, de UNA SOLUCIÓN INFORMÁTICA PARA LA POTENCIALIZACIÓN DE BÚSQUEDAS UNIFICADAS, EL DESARROLLO DE SOFTWARE PARA LA INCORPORACIÓN DE FIRMAS DIGITALES Y DIGITALIZADAS, ASÍ COMO TAMBIÉN EL DESARROLLO DE SOFTWARE PARA LA INCORPORACIÓN DEL PROCESO DE ESTAMPADO DE TIEMPO CRONOLÓGICO, PARA LA OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL "ORFEO" PARA EL FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO - FONADE, de acuerdo con la descripción, especificaciones y demás condiciones establecidas en las presentes reglas de participación, los documentos e información técnica suministrada por FONADE y la oferta presentada por EL OFERENTE, así como también, las condiciones y especificaciones técnicas del contrato objeto del presente proceso, todo lo cual hace parte integral del contrato. Las reglas de participación y adendas referidas en esta cláusula se entienden incorporadas al contrato aún cuando en este no se reproduzcan. En el evento en que se presente alguna contradicción entre, de una parte, las reglas de participación y este contrato, y de otra, la oferta presentada por El CONTRATISTA, prevalecerá el contenido de aquellos documentos. En el evento en que la contradicción se presente entre las reglas de participación y el presente contrato, prevalecerá el contenido de aquellas. La descripción técnica detallada y completa del objeto de contratación está contenida en los documentos del presente proceso de selección.

4.2 MODIFICACION DEL CONTRATO El plazo, valor, condiciones, cambios, ajustes, aclaraciones, entre otras, establecidas en el contrato inicial, procederán a través de las modificaciones contractuales suscritas por las partes. Sin autorización escrita de FONADE, previo concepto de la supervisión, El CONTRATISTA no podrá apartarse de las condiciones y especificaciones contractuales que le resultan exigibles en virtud del contrato. En el evento en que lo haga perderá el derecho a reclamar el reconocimiento y pago de cualquier suma que resulte de la modificación y será responsable de los daños que por esa acción le cause a FONADE, sin perjuicio de la obligación de ejecutar el contrato en las condiciones previstas. El CONTRATISTA deberá manifestar expresamente y por escrito al momento de la suscripción de las modificaciones, adiciones, aclaraciones, prorrogas, suspensiones, otrosí, actas y demás documentos que se suscriban en la ejecución del contrato, si tales modificaciones, ajustes o correcciones generan mayor valor; en caso de que el contratista suscriba el documento sin la manifestación anterior se entenderá que cumplirá lo acordado sin que haya lugar a mayores valores o pago adicional alguno. La celebración de las modificaciones implica la obligación de modificar las garantías o de informar a la aseguradora con respecto al documento modificatorio, obligación que en cualquier caso corresponde y estará a cargo de EL CONTRATISTA y que deberá adelantarse dentro de los tres (3) días posteriores a la suscripción del documento.



4.3 PLAZO EJECUCIÓN CONTRACTUAL El plazo previsto para la ejecución del contrato es el señalado en el numeral 1.5

4.4 CONDICIONES PREVIAS A LA SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE INICIO Para la suscripción del acta de inicio será necesario el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a. Perfeccionamiento del contrato, el cual se da con la suscripción del contrato por las partes contratantes.

b. Registro presupuestal efectuado por FONADE. c. Aprobación de FONADE de la garantía única entregada por EL CONTRATISTA. d. La acreditación, por parte del CONTRATISTA, de que todo el personal necesario para el

inicio de la ejecución del contrato se encuentra afiliado a los sistemas de seguridad social en salud y pensiones, incluso los trabajadores independientes, y que los pagos de las cotizaciones respectivas se encuentran al día.

Y surtido lo anterior, la suscripción del acta de inicio del contrato Cumplidos los anteriores requisitos, la negativa o retraso por parte de EL CONTRATISTA a la suscripción del acta de inicio dará lugar a la efectividad de las cláusulas contractuales a que haya lugar.

4.5 PRÓRROGA DEL PLAZO DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL El plazo de ejecución podrá ser prorrogado mediante la suscripción del documento modificatorio contractual que así lo disponga, en el cual, deberán señalarse las circunstancias o hechos que lo motivaron y la fecha o condición que defina el nuevo plazo de ejecución del contrato cumpliendo con lo establecido en numeral 9.6 del Manual de Contratación de Derecho Privado de FONADE. Para prorrogar el contrato previamente se requiere:

a) La solicitud y justificación técnica correspondiente por parte del CONTRATISTA. b) Aval y concepto de la Gerencia del Convenio.

4.6 SUSPENSIÓN

El plazo de ejecución del contrato podrá ser suspendido mediante suscripción de un documento contractual que así lo disponga, en el cual se señalarán las causas que motivaron la suspensión. Deberá incluirse el plazo y/o condición que se consideren necesarios para el reinicio del contrato.

4.7 VALOR El valor del contrato corresponderá a la suma por la cual sea aceptada la oferta, la cual incluye todos los gastos, costos, impuestos y tributos a que haya lugar para la celebración, legalización, ejecución y liquidación del contrato. 4.7.1 Sistema de Pago

El sistema de pago del contrato es por precio unitario fijo sin fórmula de ajuste, y por los consumos de los servicios prestados por el contratista, los cuales serán revisados periódicamente por la supervisión o por quien FONADE designe. En consecuencia, el valor definitivo del contrato será la suma de los resultados que se obtengan al multiplicar las cantidades ejecutadas por EL CONTRATISTA y entregadas a FONADE a su entera satisfacción, por los valores o precios unitarios fijos pactados para el respectivo ítem según la oferta económica. El Contratista no podrá superar en su ejecución el presupuesto asignado por la entidad.

4.8 FORMA DE PAGO



FONADE pagará al CONTRATISTA el valor del contrato, de la siguiente manera: Se efectuaran 4 pagos determinados así: Un primer pago, correspondiente al 5% del valor total del contrato, a la entrega de los desarrollos de software para la incorporación de firmas digitales y digitalizadas, así como también el desarrollo de software para la incorporación del estampado de tiempo cronológico debidamente operando. Un segundo pago, correspondiente al 40% del valor total del contrato, a la entrega de la Solución informática para la potencialización de búsquedas unificadas debidamente operando. Un tercer pago, correspondiente al 30% del valor total del contrato, al finalizar la implementación completa de la Solución informática para la potencialización de búsquedas unificadas y los desarrollos de software para la incorporación de firmas digitales y digitalizadas, así como también los desarrollo de software para la incorporación del estampado de tiempo cronológico debidamente operando y recibido a satisfacción por parte de la supervisión del contrato. Un cuarto pago, correspondiente al 15% del valor total del contrato, al finalizar la prestación del servicio de soporte, previa acta de recibo a satisfacción entre el contratista y el supervisor del contrato. Y doce (12) pagos mensuales contra el consumo real de estampas, previa verificación del supervisor, correspondiente al 5% del valor total del contrato. Un último pago contra acta de liquidación correspondiente al 5% del valor total del contrato, previa verificación del consumo total de las 3000 Estampas, las cuales están previstas para ser utilizadas hasta doce (12) meses, después de la implementación de la Solución de Software. Nota: Los pagos se efectuaran previa acta de recibo a satisfacción entre el contratista y el supervisor del contrato. 4.8.1 Requisitos de pago

Los pagos y/o el desembolso de recursos relacionados con el contrato quedan sometidos, además de las condiciones anteriormente previstas, Al cumplimiento de los siguientes requisitos: a. Deberán ser refrendados por el SUPERVISOR en los formatos que FONADE suministre

para el efecto. b. La acreditación por parte de EL CONTRATISTA al supervisor de que todo el personal

necesario para la ejecución del contrato se encuentra afiliado a los sistemas de seguridad social en salud, pensiones y riesgos laborales, incluso los trabajadores independientes, y que los pagos de las cotizaciones respectivas se encuentran al día.

c. Se realizarán dentro de los diez (10) días calendario siguientes a las fechas de radicación de las facturas o cuentas, según sea el caso, o de la fecha en que el contratista subsane las glosas que se le formulen.

d. Toda vez que los impuestos y retenciones que surjan por la celebración, ejecución y liquidación del contrato corren por cuenta de EL CONTRATISTA, FONADE hará las retenciones del caso y cumplirá las obligaciones fiscales que ordene la ley.

e. Presentación de certificación de cumplimiento de las actividades o de las entregas correspondientes a los pagos, suscrito por el contratista y aprobado por el supervisor de FONADE.



Todos los documentos de pago deberán ser avalados por el supervisor designado por FONADE.

4.9 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

1. Cumplir a cabalidad con las obligaciones propias e inherentes al contrato, en las condiciones, modos y plazos determinados.

2. Dar cumplimiento a las normas vigentes en relación con los aportes a Pensión, Salud y ARL.

3. Indemnizar y/o asumir todo daño que se cause a terceros, a bienes propios o de terceros, o al personal contratado para la ejecución del contrato, por causa o con ocasión del desarrollo del mismo.

4. Responder por el pago de los tributos que se causen o llegaren a causarse por la celebración, ejecución y liquidación del contrato.

5. Atender oportunamente los requerimientos que realice el supervisor del contrato. 6. Los precios que ofrezca el CONTRATISTA para las diferentes modalidades de servicios se

mantendrán por el término de ejecución del contrato, por lo cual no estarán sujetos a revisiones, cambios ni ajustes durante el plazo del contrato. Estos precios deben cubrir todos los costos de los diversos trabajos a realizar como: impuestos, herramientas, equipos, imprevistos, gastos de administración y utilidad del oferente. El precio unitario ofertado debe incluir el IVA.

7. Entregar la Garantía Legal de los bienes requeridos (Ley 1480 de 2011)

8. Responder por cualquier tipo de reclamación, judicial o extrajudicial, que instaure, impulse o en la que coadyuve el personal o los subcontratistas contra FONADE, por causa o con ocasión del contrato.

9. Cumplir con el equipo profesional de trabajo requerido para el Proyecto, de conformidad con lo establecido en las Reglas de Participación, garantizando su dedicación mínima y la disponibilidad de cada integrante cuando sea requerido por el contratante.

10. Cumplir con los niveles de servicio (ANS), establecidos para el presente proceso. 11. Mantener la confidencialidad sobre la información que le sea suministrada para el desarrollo

del objeto del Contrato. 12. Elaborar todos los informes relacionados con la ejecución del contrato. 13. Tramitar oportunamente las actas de suspensión y reanudación del contrato, si ello fuere

necesario. 14. Las demás que se deriven de la naturaleza, objeto y alcance del contrato.

4.9.1 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA

1. Indicar en forma clara y expresa las condiciones o especificaciones técnicas, eléctricas, de

comunicaciones y ambientales que se requieren para la presentación del servicio, objeto

del presente proceso.

2. Presentar todos los soportes asociados al equipo de trabajo en el momento que el

supervisor lo estime necesario.

3. Acreditar la existencia de uno o varios medios de comunicación (email, telefónico, web,

chat, etc), por medio de los cuales el contratante solicite la atención de eventos durante la

prestación del servicio.

4.10 OBLIGACIONES DE FONADE

Son obligaciones de FONADE las siguientes:

a. Ejercer la supervisión general del contrato b. Pagar el valor del contrato en la forma establecida en las reglas de participación.



c. Aprobar y controlar los desembolsos que se deben efectuar al contratista, previa certificación de la supervisión técnico-administrativa

d. Realizar las observaciones pertinentes al contratista con ocasión del desarrollo del contrato.

e. Formular las sugerencias por escrito sobre los asuntos que estime convenientes en el desarrollo del contrato

4.11 SUPERVISIÓN

La supervisión del contrato será ejecutada por el Gerente de Unidad del Área de IT o la persona que designe FONADE, quien de manera permanente realizará el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del contrato verificando además la correcta ejecución del objeto contratado. En particular el supervisor ejercerá las siguientes funciones:

a. Aprobar la solicitud de desembolso que el CONTRATISTA le presente, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente contrato.

b. Verificar que el contratista se encuentre al día con los pagos a seguridad social y parafiscal.

c. Certificar la correcta ejecución del contrato y los resultados esperados. d. Informar oportunamente a FONADE sobre el desarrollo del contrato o bien sobre su

cumplimiento. e. Las demás que fueren necesarias para vigilar el cabal cumplimiento del objeto

contractual. Nota: Entiéndase IT por Tecnologías de la Información. PARAGRAFO: El supervisor del contrato está facultado a solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y será responsable por mantener informado a FONADE de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. En ningún caso el supervisor goza de la facultad de modificar el contenido y alcance del contrato suscrito entre EL CONTRATISTA y FONADE, ni de eximir, a ninguno de ellos, de sus obligaciones y responsabilidades.

4.12 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de incumplimiento parcial o definitivo en la ejecución oportuna del contrato o de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA después de terminado el plazo de ejecución, FONADE podrá hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, a título de pena, por un monto equivalente hasta por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. El pago del valor acá señalado a título de cláusula penal pecuniaria se considera como indemnización parcial y no definitiva de los perjuicios causados por el incumplimiento del contratista, razón por la cual, FONADE tendrá derecho a obtener de EL CONTRATISTA el pago de la indemnización correspondiente a los demás perjuicios que con dicho incumplimiento se le hayan irrogado. EL CONTRATISTA autoriza a FONADE a descontar y compensar de los saldos presentes o futuros a su favor, los valores correspondientes a la pena pecuniaria aquí estipulada. De no existir tales deudas o de no resultar suficientes para cubrir la totalidad de su valor, FONADE podrá obtener el pago de la pena pecuniaria mediante el ejercicio de las acciones legales a que haya lugar. El valor de la pena pecuniaria pactada se calculará sobre el valor total del contrato, incluidas las modificaciones al valor del mismo.

4.13 CLÁUSULA PENAL DE APREMIO En caso de mora o retrasos por parte de EL CONTRATISTA en la ejecución oportuna de la programación del contrato o de sus obligaciones relacionadas con ocasión de la ejecución del



mismo, FONADE podrá hacer efectiva la cláusula penal de apremio pactada a EL CONTRATISTA por cada semana de retraso, por un valor equivalente al 2.0 % del valor total del contrato, sin exceder el 10% de su valor total. Para efectos de que EL CONTRATISTA cancele los valores por concepto de cláusula penal de apremio no se requiere que FONADE lo constituya en mora, el simple retardo imputable a EL CONTRATISTA dará origen al pago o compensación de las sumas previstas en este numeral. EL CONTRATISTA autoriza que FONADE descuente y compense de las sumas a su favor los valores correspondientes a la cláusula penal de apremio. De no existir tales saldos a favor de EL CONTRATISTA o de no resultar éstos suficientes para cubrir la totalidad del valor de la cláusula penal de apremio, FONADE podrá obtener el pago total o parcial de la cláusula penal de apremio por las vías legales a que haya lugar 4.13.1 PROCEDIMIENTO PARA EXIGIR EL PAGO DE LA CLÁUSULA PENAL DE

APREMIO Y/O CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA. a) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo de EL

CONTRATISTA, FONADE lo citará a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, se hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de la supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para EL CONTRATISTA en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

b) En desarrollo de la audiencia, la Subgerente de Contratación o su designado, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para EL CONTRATISTA en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal de EL CONTRATISTA o a quien lo represente, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad;

c) Hecho lo precedente, mediante comunicación motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia, FONADE procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida EL CONTRATISTA podrá presentar descargos dentro de los tres (3) días siguientes a su envío. La decisión sobre los descargos será comunicada por FONADE por escrito.

d) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, Subgerente de Contratación o su designado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. FONADE podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación.

4.14 GARANTÍAS El contratista deberá a constituir a favor de FONADE, en formato para particulares, en los términos establecidos en la normatividad vigente, una garantía expedida por:

a) Compañías aseguradoras legalmente autorizadas para funcionar en Colombia



Y junto con ella deberá presentar el comprobante de pago de la prima, de conformidad con lo previsto en el Artículo 1068 del Código de Comercio que incluya los siguientes amparos: 4.14.1 DE CUMPLIMIENTO

Por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por el plazo de ejecución del contrato y ocho (8) meses más. 4.14.2 DE CALIDAD DEL SERVICIO

Por un monto equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, por tres (3) años, contados a partir de la entrega a satisfacción del servicio, en los términos y condiciones establecidos en el contrato. 4.14.3 DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES

Por un monto equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, por el plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más. 4.14.4 TÉRMINO PARA LA ENTREGA DE LAS GARANTÍAS

El contratista entregará a FONADE, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, la garantía de cumplimiento. 4.14.5 REQUISITOS GENERALES

En las pólizas deben figurar como afianzadas cada una de las personas que integran la parte contratista y como beneficiario la entidad debidamente identificada. 4.14.6 SUFICIENCIA DE LAS GARANTÍAS

El contratista debe mantener, durante la vigencia del contrato, la suficiencia de las garantías otorgadas. En consecuencia, en el evento en que el plazo de ejecución del contrato o su valor se amplíe o aumente, respectivamente, el contratista deberá proceder a ampliar la vigencia de las garantías o el valor amparado de las mismas, según sea el caso, como condición previa y necesaria para el pago de las facturas pendientes de pago. De igual modo, el contratista deberá reponer las garantías cuando su valor se afecte por la ocurrencia de los siniestros amparados. En el caso de los amparos cuya vigencia debe prolongarse con posterioridad al vencimiento del plazo de ejecución del contrato objeto del mismo, el valor amparado también debe reponerse cuando el mismo se afecte por la ocurrencia de los riesgos asegurados con posterioridad a tales fechas. El pago de todas las primas y demás gastos que generen la constitución, el mantenimiento y el restablecimiento inmediato del monto de las garantías, será de cargo exclusivo del contratista.

4.15 CESIÓN DEL CONTRATO El presente contrato se celebra en consideración a las calidades del contratista; en consecuencia, no podrá cederlo en todo ni en parte, a ningún título, sin el consentimiento expreso, previo y escrito de FONADE. Dicha cesión, de producirse, requerirá, para su eficacia, de la suscripción de un documento por parte cedente, el cesionario y FONADE. No obstante lo anterior, el contratista podrá ceder parcial o totalmente los derechos económicos del contrato, previa autorización expresa de FONADE.

4.16 CESIÓN DE LOS DERECHOS ECONÓMICOS DEL CONTRATO Los derechos económicos del contrato, no podrán cederse en todo ni en parte, a ningún título, sin el consentimiento expreso, previo y escrito de FONADE. Dicha cesión, de producirse,



requerirá, para su eficacia, de la suscripción de un documento por parte del cedente, el cesionario y la aprobación expresa de FONADE, de acuerdo con el procedimiento interno de FONADE para tal efecto.

4.17 SUBCONTRATOS. En el evento en que EL CONTRATISTA subcontrate parcialmente la ejecución del contrato, podrá hacerlo con personas naturales o jurídicas que tengan la idoneidad y capacidad para desarrollar la actividad subcontratada. No obstante lo anterior, EL CONTRATISTA continuará siendo el único responsable ante FONADE por el cumplimiento de las obligaciones del contrato. En consecuencia no hay lugar a solidaridad entre FONADE y EL CONTRATISTA y/o terceros

4.18 CONOCIMIENTO DEL CONTRATISTA SOBRE LAS CONDICIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL

CONTRATO Se entiende por las partes que el contratista ha hecho sus propias averiguaciones, estudios y proyecciones, y ha analizado las condiciones técnicas. En consecuencia, se considera conocedor de todos los elementos necesarios para tomar la decisión de asumir totalmente, a su riesgo, las obligaciones derivadas del contrato, tal como efectivamente lo hace con la presentación de la oferta y, posteriormente, de resultar aceptada su oferta, con la suscripción del mismo.

4.19 INDEMNIDAD EL CONTRATISTA mantendrá indemne y defenderá a su propio costo a FONADE de cualquier pleito, queja o demanda y responsabilidad de cualquier naturaleza, incluyendo obligaciones de carácter tributario, costos y gastos provenientes de actos y omisiones del contratista en el desarrollo de este contrato. EL CONTRATISTA se obliga a evitar que sus empleados y/o los familiares de los mismos, sus acreedores, sus proveedores y/o terceros, presenten reclamaciones (judiciales o extrajudiciales) contra FONADE, con ocasión o por razón de acciones u omisiones suyas, relacionadas con la celebración, ejecución y liquidación del presente contrato. Si ello no fuere posible y se presentaren reclamaciones o demandas contra FONADE, esta entidad podrá comunicar la situación por escrito a EL CONTRATISTA. En cualquiera de dichas situaciones, EL CONTRATISTA se obliga a acudir en defensa de los intereses de FONADE, para lo cual contratará profesionales idóneos que representen a la entidad y asumirá el costo de los honorarios de éstos, del proceso y de la condena, si la hubiere. Si FONADE estima que sus intereses no están siendo adecuadamente defendidos, lo manifestará por escrito a EL CONTRATISTA, caso en el cual acordará la mejor estrategia de defensa o, si FONADE lo estima necesario, asumirá directamente la misma. En este último caso, FONADE cobrará y descontará de los saldos a favor del contratista todos los costos que implique esa defensa, más un diez por ciento (10%) del valor de los mismos, por concepto de gastos de administración. Si no hubiere saldos pendientes de pago a favor de EL CONTRATISTA, FONADE podrá proceder, para el cobro de los valores a que se refiere este numeral, por la vía ejecutiva, para lo cual este contrato, junto con los documentos en los que se consignen dichos valores, prestará mérito ejecutivo.

4.20 SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS Las partes podrán buscar solucionar en forma ágil y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual, mediante la conciliación, transacción o los mecanismos que las partes acuerden, según los procedimientos establecidos por la Ley.



4.21 PERFECCIONAMIENTO El contrato se perfecciona con la suscripción del mismo por las partes. Para la mencionada suscripción, el contratista debe haber acreditado:

- La presentación del formato de creación de terceros, el cual puede obtener en el sitio Web de FONADE, debidamente diligenciado, fotocopia del RUT y certificación de la cuenta bancaria en la cual se realizarán los pagos relacionados con el contrato.

- La presentación de la documentación técnica de los productos en los cuales se acredita que los bienes o servicios cumplen con las características y especificaciones mínimas establecidas en el anexo No. 2 Ficha Técnica de las presentes reglas de participación.

Se entenderá que el oferente a quien se le acepte su oferta se abstiene injustificadamente de la suscripción del contrato en los casos en que no presente la documentación requerida para tal efecto o, en cualquier caso, no se presente dentro del término señalado para su suscripción

4.22 REQUISITOS DE EJECUCIÓN Perfeccionado el contrato, para su ejecución se requiere: 4.22.1 POR PARTE DEL CONTRATISTA

Constituir las garantías previstas en el contrato.

Suscribir el acta de Inicio Para el cumplimiento de los requisitos señalados en el presente numeral, el contratista dispone de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la suscripción del contrato. 4.22.2 POR PARTE DE FONADE

Aprobar las Garantías que amparan el contrato.

Expedición del Registro Presupuestal

Suscribir el acta de Inicio

4.23 TERMINACIÓN DEL CONTRATO Con la suscripción del presente contrato el contratista autoriza expresamente a FONADE para terminar anticipadamente el mismo mediante oficio escrito que se comunicará al CONTRATISTA, en los siguientes eventos: a) Cuando las exigencias del servicio público lo requieran o la situación de orden público lo

imponga b) Por disolución de la persona jurídica del CONTRATISTA, o de una de las personas

jurídicas que integran el respectivo consorcio o unión temporal; así como por la modificación de los miembros de éstos últimos, sin autorización de FONADE

c) Por cesación de pagos, concurso de acreedores o embargos judiciales del CONTRATISTA, que puedan afectar de manera grave el cumplimiento del contrato;

d) Cuando el CONTRATISTA, sin aducir causa que lo justifique, se abstenga de entregar a FONADE los documentos requeridos para el cumplimiento de los requisitos legales de ejecución del contrato, dentro del plazo establecido para ello;

e) Cuando el CONTRATISTA, con posterioridad a la suscripción del acta de inicio, no diere principio a la ejecución del contrato, sin perjuicio de las sanciones contractuales a las que haya lugar;

f) Cuando del incumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA se deriven consecuencias que hagan imposible o dificulten gravemente la ejecución del contrato, sin perjuicio de las sanciones contractuales a las que haya lugar;

g) Si suspendidas todas o algunas de las obligaciones emanadas del presente contrato, el CONTRATISTA no reanudase la ejecución de las mismas dentro del plazo acordado entre



las Partes una vez terminadas las causas que obligaron a la suspensión, sin perjuicio de las sanciones contractuales a las que haya lugar;

h) Cuando el CONTRATISTA ceda el contrato sin previa autorización expresa y escrita de FONADE sin perjuicio de las sanciones contractuales a las que haya lugar;

i) Cuando el CONTRATISTA incurra en las conductas prohibidas en el Capítulo 2 del Título II de la Ley 418 de 1997, prorrogada por las leyes 548 de 1999 y 782 de 2002, y el artículo 25 de la Ley 40 de 1993 (pago de sumas de dinero a extorsionistas u ocultar o colaborar, por parte de algún directivo o delegado del CONTRATISTA en el pago por la liberación de una persona secuestrada que sea funcionaria o empleada del CONTRATISTA o de alguna de sus filiales);

j) Por mutuo acuerdo; k) Por orden legal judicial; l) Por las demás causas dispuestas en la ley.

Las partes acuerdan que el contrato se dará por terminado anticipadamente a partir de la fecha que señale la comunicación que se remita al CONTRATISTA por parte de FONADE; sin perjuicio de lo anterior, las partes suscribirán un acta de liquidación en la cual se dejará constancia de los hechos o circunstancias que motivaron la misma. Igualmente el CONTRATISTA tendrá derecho, previas las deducciones a que hubiere lugar de conformidad con el clausulado de este contrato, a que se le pague la parte de los trabajos recibidos a satisfacción por FONADE hasta la fecha de la terminación anticipada. Posteriormente el CONTRATISTA no podrá solicitar valores diferentes a los que resulten de lo allí consignado, razón por la cual renuncia a realizar cualquier reclamación o demanda por conceptos o valores distintos a los previstos en dicha acta.

4.24 CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR Ninguna de las partes será responsable por el no cumplimiento de las obligaciones a su cargo derivado de circunstancias ajenas a ellas y cuya ocurrencia fue imprevisible e irresistible de conformidad con lo establecido en la Ley. En estos casos, de común acuerdo, se señalarán nuevos plazos y se establecerán las obligaciones que cada parte asume para afrontar la situación. Cada una de las partes se obliga a comunicarle a la otra por escrito, dentro de los cinco (5) días siguientes a su ocurrencia, los hechos que en su concepto constituyan caso fortuito o fuerza mayor. La parte afectada con el caso fortuito o fuerza mayor debe realizar todo esfuerzo razonable para minimizar sus efectos y evitar su prolongación y no se exonerará del cumplimiento de las obligaciones pertinentes si omite la citada comunicación. Las suspensiones del plazo del contrato debido a las circunstancias establecidas en el presente numeral, se sujetarán a lo dispuesto en el numeral 4.6 La ocurrencia de un caso fortuito o fuerza mayor no dará lugar a indemnizaciones o compensaciones a favor de la parte que resulte afectada.

4.25 PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO “EL CONTRATISTA manifiesta bajo la gravedad de juramento, que se entiende prestado con la suscripción del presente contrato, que los recursos que componen su patrimonio no provienen de lavado de activos, financiación del terrorismo, narcotráfico, captación ilegal de dineros y en general de cualquier actividad ilícita; de igual manera manifiesta que los recursos recibidos en desarrollo de éste contrato, no serán destinados a ninguna de las actividades antes descritas. Para efectos de lo anterior, el contratista autoriza expresamente a FONADE, para que consulte los listados, sistemas de información y bases de datos a los que haya lugar y, de encontrar



algún reporte, FONADE procederá a adelantar las acciones contractuales y/o legales que correspondan. EL CONTRATISTA se obliga a realizar todas las actividades encaminadas a asegurar que todos sus socios, administradores, clientes, proveedores, empleados, etc., y los recursos de estos, no se encuentren relacionados o provengan, de actividades ilícitas, particularmente, de las anteriormente enunciadas”.

4.26 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Se procederá a la liquidación del contrato en un plazo máximo de seis (6) meses, contados a partir de la ocurrencia del hecho o acto que genera la terminación.

La liquidación por mutuo acuerdo se hará por acta firmada por las partes, en la cual deben constar los ajustes y reconocimientos a que haya lugar, garantías constituidas, balance financiero y de gestión, incumplimientos contractuales, ejecución de obligaciones postcontractuales acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las posibles divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Si el contratista no se presenta a suscribir el acta de liquidación, no responde ante el requerimiento de presentarse, no presenta observaciones ni salvedades al contenido del acta de liquidación proyectado, o habiéndose presentado no se llega a acuerdo sobre el contenido de la misma, con la suscripción del contrato, autoriza voluntaria e irrevocablemente a que la liquidación sea realizada directa y unilateralmente por FONADE a través de documento escrito.

La liquidación unilateral se realizará dentro del término de dos (02) meses contados a partir del vencimiento del plazo para liquidar el contrato de común acuerdo; sin que ello impida que dentro de este plazo las partes lleguen a un acuerdo sobre la liquidación, bajo los parámetros de los numerales 9.8 y 9.9 del Manual de la actividad precontractual, contractual y postcontractual de derecho privado de FONADE y el procedimiento.

FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO …...miércoles, 05 de junio de 2013 reglas de...

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