Formaciones continuadas de expedientesJornada de usuarios

Noviembre del 2011

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Índice

1. Procedimiento genérico

2. Firma electrónica de documentos

3. Compulsa electrónica y digitalización certificada de facturas

4. Copias auténticas1. Generación de copias auténticas

2. Validación de copias auténticas

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2. Validación de copias auténticas

5. Resolución de relaciones – agrupación de asuntos

6. Solución de gestión documental y de archivo de ABSIS1. Esquema general solución

2. Enfoque y evolución – hoja de ruta

Procedimiento genérico

Procedimiento genérico

ConceptoConceptoConceptoConcepto

Procedimiento con un conjunto de trámites y plantillas genéricas que permite incoar y tramitar cualquier tipo de expediente

Objetivo principalObjetivo principalObjetivo principalObjetivo principal

Informatización rápida de todos los expedientos tramitados por la administración sin necesidad de definición previa de un procedimiento diferente para cada tipo de

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necesidad de definición previa de un procedimiento diferente para cada tipo de expediente

TiposTiposTiposTipos

- Procedimiento genérico simplificado

- Procedimiento genérico básico

Procedimiento genérico simplificado

CaracterísticasCaracterísticasCaracterísticasCaracterísticas

- Se registran todos los expedientes – Registro de expedientes

- Se crea una carpeta electrónica para cada expediente tramitado – expedientes controlados

- Fácil localización y acceso a las carpetas de los expedientes/documentos

- Control de la documentación del expediente – custodia

- Posibilidad de normalización de la documentación – uso de plantillas de documentos

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- Sólo queda constancia de los documentos de cada expediente - no hay hoja de ruta del expediente

Procedimiento genérico simplificado

PasosPasosPasosPasos implantaciónimplantaciónimplantaciónimplantación

- Diseñar todas las plantillas de documentos – modelos que se quieren usar (opcional)

- Diseñar un procedimiento con 1 trámite que permita generar y capturar los documentos del expediente (mínimo uno)

- Crear los libros para numerar los expedientes (mínimo uno)

- Crear una Unidad Organizativa (UT) y un grupo de usuarios con todos los usuariostramitadores

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tramitadores

Procedimiento genérico básico

CaracterísticasCaracterísticasCaracterísticasCaracterísticas

- El procedimiento incluye un trámite para cada una de las fases del PAC

- Facilita el control del estado de la tramitación - qué fases se ha hecho y qué fase queda por hacer en cada expediente

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Aspectos importantes de la implantación

ImplantaciónImplantaciónImplantaciónImplantación segúnsegúnsegúnsegún el el el el tipotipotipotipo de control de de control de de control de de control de accesoaccesoaccesoacceso a los expedientes, a los expedientes, a los expedientes, a los expedientes, trámitestrámitestrámitestrámites y y y y

documentosdocumentosdocumentosdocumentos

Opción1: Control de Opción1: Control de Opción1: Control de Opción1: Control de accesoaccesoaccesoacceso totaltotaltotaltotal

Todos los tramitadores pueden ver y tramitar cualquier expediente de cualquier área– sólo hace falta informatizar un procedimiento

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Opción2: Control de Opción2: Control de Opción2: Control de Opción2: Control de accesoaccesoaccesoacceso por por por por áreasáreasáreasáreasLos tramitadores de un área pueden acceder y tramitar sólo los expedientes de suárea – es necesario informatizar un procedimiento por área, un grupo de usuariospor área y un libro por área (opcional)

Aspectos importantes de la implantación

ImplantaciónImplantaciónImplantaciónImplantación segúnsegúnsegúnsegún el el el el tipotipotipotipo de de de de integraciónintegraciónintegraciónintegración con con con con AcuerdosAcuerdosAcuerdosAcuerdos y y y y ResolucionesResolucionesResolucionesResoluciones

Opción1: Con Opción1: Con Opción1: Con Opción1: Con integraciónintegraciónintegraciónintegración con Secretaríacon Secretaríacon Secretaríacon SecretaríaSi hay integración – hay que añadir al procedimiento el trámite propuesta o petición de acuerdo/resolución, el temporizador para bloquear el expediente y las plantillaspropuesta y notificación

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Opción2: Sin Opción2: Sin Opción2: Sin Opción2: Sin integraciónintegraciónintegraciónintegración con Secretaríacon Secretaríacon Secretaríacon SecretaríaSi no hay integración – no es necesario añadir al procedimiento el trámite propuesta o petición de acuerdo/resolución

Firma electrónica de documentos

Firma electrónica de documentos

Marco legalMarco legalMarco legalMarco legalLey 59/2003

Definición de firma electrónicaDefinición de firma electrónicaDefinición de firma electrónicaDefinición de firma electrónicaConjunto de datos en forma electrónica consignado junto a otros o asociado a ellos, que pueden ser utilitzados como medio de identificación del firmado

ObjectivoObjectivoObjectivoObjectivo principal de la firma electrónica de los documentosprincipal de la firma electrónica de los documentosprincipal de la firma electrónica de los documentosprincipal de la firma electrónica de los documentosGarantizar la integridad, autentificación y no repudio de los documentos electrónicos -validez jurídica

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Garantizar la integridad, autentificación y no repudio de los documentos electrónicos -validez jurídica

Tipos de firmasTipos de firmasTipos de firmasTipos de firmas-Según el lugar donde se almacena: SeparadaSeparadaSeparadaSeparada o Adjunta-Según el formato de los datos que forman la firma: CADESCADESCADESCADES, XADES, PDF, etc...-Según su reconocimiento legal: básica, reconocida, avanzadaavanzadaavanzadaavanzada-Según si se utiliza o no certificado electrónico para generarla: Con certificado Con certificado Con certificado Con certificado o Sin Sin Sin Sin certificadocertificadocertificadocertificado

Firma electrónica de documentos

ConfiguraciónConfiguraciónConfiguraciónConfiguración- Convenio con la Plataforma de Servicios de Certificación (PSC) que se usaráPSIS, @Firma, etc...- Solicitar los certificados de personal adscrito a la administración o cualquier otro tipo de certificados que usarán las personas que tienen que realizar firmas electrónicas con certificado- Solicitar las tarjetas criptográficas para almacenar los certificados (opcional)- Configurar el sistema con los datos de acceso a la PSC (absconfig.xml)- Configurar los clasificadores de documentos que se tienen que firmar (opcional)

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- Configurar los clasificadores de documentos que se tienen que firmar (opcional)- Configurar los cargos que tienen que aprobar los documentos (opcional)- Configurar las alertas que tienen que recibir las personas que intervienen en la aprobación (opcional)- Crear unos circuitos de aprobación (lógicas) para cada conjunto de personas que tienenque firmar unos determinados tipos de documento - Configurar los procedimientos para que los expedientes queden a la espera de la aprobación de un determinado documento (opcional)

Firma electrónica de documentos

OperatoriaOperatoriaOperatoriaOperatoria- Una vez preparado el documento se envía a aprobar (se inicia el proceso de aprobacióndel documento)- Cada firmante va recibiendo el documento en el momento en que tiene dar suaprobación –el orden de aprobación se indica en el circuito (lógica) de aprobación

¿¿¿¿DesdeDesdeDesdeDesde dóndedóndedóndedónde se se se se puedepuedepuedepuede aprobaraprobaraprobaraprobar o o o o rechazarrechazarrechazarrechazar la la la la aprobaciónaprobaciónaprobaciónaprobación de un documento?de un documento?de un documento?de un documento?- Desde el portafirmas: cada usuario ve todos los documentos que en un momento dadotiene pendientes de aprobar

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tiene pendientes de aprobar-Desde la carpeta del expediente-Desde un trámite (bandeja de tramitación)

ValidaciónValidaciónValidaciónValidación de las de las de las de las firmasfirmasfirmasfirmas electrónicaselectrónicaselectrónicaselectrónicas –––– validaciónvalidaciónvalidaciónvalidación del documentodel documentodel documentodel documento- Acceso al documento desde la carpeta del expedient- Acceso al documento desde los buscadores de documentos

Firma electrónica de documentos

Circuito Circuito Circuito Circuito ---- lógica de firmalógica de firmalógica de firmalógica de firma- Conjunto personas que han de aprobar unos determinados tipos de documentos en un determinado orden asociándoles una firma

- Un circuito está compuesto por una o más fases

FaseFaseFaseFase- Conjunto de personas que han de aprobar un documento firmándolo

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- Conjunto de personas que han de aprobar un documento firmándolo- Todas las personas incluidas en la fase tienen que firmar el documento

Firma electrónica de documentos

EjemplosEjemplosEjemplosEjemplos de de de de circuitoscircuitoscircuitoscircuitos de de de de aprobaciónaprobaciónaprobaciónaprobación

FirmaFirmaFirmaFirmannnn 2 2 2 2 personaspersonaspersonaspersonas

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FirmanFirmanFirmanFirman 4 4 4 4 personaspersonaspersonaspersonas FirmanFirmanFirmanFirman 2 2 2 2 personaspersonaspersonaspersonas

FirmanFirmanFirmanFirman 4 4 4 4 personaspersonaspersonaspersonas

Firma electrónica adjunta con sello de tiempo – formato PDF

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Firma electrónica separada con sello de tiempo

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Compulsa electrónica de documentos

Compulsa electrónica

Marco legalMarco legalMarco legalMarco legal

-Ley 30/1992 Artículo 46 – Validez y eficacia de documentos y copias

-Ley 11/2007 Artículo 30 - Copias electrónicas – puntos 3 y 4

“30.330.330.330.3 Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentosdocumentosdocumentosdocumentos privadosprivadosprivadosprivados aportadosaportadosaportadosaportados por los por los por los por los ciudadanosciudadanosciudadanosciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención

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conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtenciónpodrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico”

“30. 430. 430. 430. 4 En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en esteartículo, podrápodrápodrápodrá procederseprocederseprocederseprocederse a la a la a la a la destruccióndestruccióndestruccióndestrucción de los de los de los de los originalesoriginalesoriginalesoriginales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan”

Compulsa electrónica - Esquema general

Documento en formato papel

(1) Digitalización del

documento

(2) Validación

imagen digital

(3) Firma imagen

digital

(4) Captura

metadatos

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Copia digital Copia digital

firmada

Metadatos

compulsa

Copia digital compulsada = Compulsa electrónica

Implantación

RequisitosRequisitosRequisitosRequisitos-Disponer del servicio de una Plataforma de Servicios de Certificación (PSC) -PSIS, @Firma...-Disponer de los certificados electrónicos personales reconocidos que usarán los compulsadores para firmar las compulsas (FNMT, eDNI, idCAT, certificado de personal adscrito a la aapp...)- Tarjetas criptográficas (opcional)-Dispositivos digitalitzadores accesibles desde las estaciones clientes (mínimo uno)

PasosPasosPasosPasos implantaciónimplantaciónimplantaciónimplantación

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PasosPasosPasosPasos implantaciónimplantaciónimplantaciónimplantación-Configurar las características de las compulsas que se generarán (parámetros)-Añadir la autorización “Compulsar electrónicamente” a los perfiles de los usuarios que realizarán compulsas

Configurar el servidor de Configurar el servidor de Configurar el servidor de Configurar el servidor de aplicacionesaplicacionesaplicacionesaplicaciones webwebwebweb-Configurar los datos de conexión a la PSC (absconfig.xml)

Implantación

Estaciones clientes (Estaciones clientes (Estaciones clientes (Estaciones clientes (PCsPCsPCsPCs))))

- Instalación del driver twain del dispositivo digitalizador

- Instalación de los drivers para utilizar el certificado electrónico (tarjeta criptográfica, certificados raiz, eDNI, etc...)

- Instalación de la máquina virtual de java para ejecutar la aplicación de firma

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Configuración parámetros generación de compulsas

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Metadatos de una compulsa electrónica

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Componentes de una compulsa electrónicaFirma electrónica

Metadatos

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Imagen digital con el contenido

del documento

Digitalización certificada de facturas (ABSDoc DC)

Digitalización certificada de facturas

Marc legalMarc legalMarc legalMarc legal- Orden EHA/962/2007 facturación telemática y conservación electrónica de facturas- Real decreto 1496/2003 reglamento obligaciones de facturación

Definición de digitalización certificadaDefinición de digitalización certificadaDefinición de digitalización certificadaDefinición de digitalización certificada“la Orden define como digitalización certificada la obtención de una imagen digital fiel e digitalización certificada la obtención de una imagen digital fiel e digitalización certificada la obtención de una imagen digital fiel e digitalización certificada la obtención de una imagen digital fiel e íntegra íntegra íntegra íntegra del documento original en del documento original en del documento original en del documento original en papelpapelpapelpapel que se que se que se que se pretendapretendapretendapretenda sustituir,sustituir,sustituir,sustituir, cumpliendo con las especificaciones técnicasque se publiquen por Resolución de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Este proceso de digitalización se prevé que pueda ser realizado por los propios obligados

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proceso de digitalización se prevé que pueda ser realizado por los propios obligados tributarios o por un tercero prestador de servicios de digitalización mediante el empleo en ambos casos de unsoftware de digitalización certificado, cuya homologación deberá ser solicitada por las entidades desarrolladoras del software a la Agencia Tributaria

CaracterísticasCaracterísticasCaracterísticasCaracterísticas- Módulo independiente homologado por la AEAT (ABSDoc DC)- Integración del mòdul ABSDoc DC con el Registre d’entrades y próximamente con el Registro de facturas

Digitalización certificada de facturas

Homologación del software utilizado para digitalizarHomologación del software utilizado para digitalizarHomologación del software utilizado para digitalizarHomologación del software utilizado para digitalizar

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Esquema general

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Copias auténticas

Generación de copias auténticas con CSV

Marco legalMarco legalMarco legalMarco legalLey 11/2007 Artículo 30 puntos 2 y 5

“30.2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos original-mente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cum-plan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.”

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Procedimiento Administrativo Común.”

“30.5 Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas copias auténticas copias auténticas copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora”

Generación de copias auténticas con CSV

DefiniciónDefiniciónDefiniciónDefinición de CSVde CSVde CSVde CSV

Código Seguro de Verificación = Localizador incluido en las copias auténticas que permite localizar el documento original para validar la autenticidad de la copia

CaracterísticasCaracterísticasCaracterísticasCaracterísticas de las de las de las de las copiascopiascopiascopias auténticasauténticasauténticasauténticas emitidasemitidasemitidasemitidas

- Formato: PDF

- Firma electrónica: Attach con sello electrónico de órgano (opcional)

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- Mecanismo de validación: CSV + URL del validador de documentos

Generación de copias auténticas con CSV

Documento electrónico original custodiado por la administración (con o sin firmas)

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Generación de copias auténticas con CSVBuscador de documentos – Opción “Copia auténtica”

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Generación de copias auténticas con CSV

Sello electrónico

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Localizador(CSV)

Información para validar la copia

Sello electrónico

de órgano

Validación de una copia auténtica de un documento

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Validación de una copia auténtica de un documento

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Resolución de relaciones –agrupación de asuntos

Resolución de relaciones

ObjetivoObjetivoObjetivoObjetivo

Resolver con una única resolución (acuerdo o decreto) un conjunto de asuntos (expedientes) que están a la espera de una aprobación

ConceptosConceptosConceptosConceptos

- Petición de aprobación – no tiene documento propio

- Propuesta tipo relación – documento con la relación de asuntos a aprobar

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- Acuerdo / Decreto

- Certificados individualizados de la aprobación de cada uno de los asuntos

- Notificaciones individualizadas de la aprobación de cada uno de los asuntos

Esquema general

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Configuración

ProductoProductoProductoProducto: : : : AcuerdosAcuerdosAcuerdosAcuerdos y y y y resolucionesresolucionesresolucionesresoluciones

PlantillasPlantillasPlantillasPlantillas de de de de documentosdocumentosdocumentosdocumentos

- Configurar una plantilla de propuesta para cada tipo de aprobación agrupada

- Configurar una plantilla certificado para cada tipo de aprobación agrupada

- Configurar una plantilla notificación para cada tipo de aprobación agrupada (opcional)

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ÓrganosÓrganosÓrganosÓrganos

- Asociar las plantillas a los órganos que tengan que resolver y definir los permisos de acceso

Configuración

ProductoProductoProductoProducto: Expedientes: Expedientes: Expedientes: Expedientes

ProcedimientosProcedimientosProcedimientosProcedimientos

- Añadir un trámite desde el que se generá y enviará la petición de aprobación- Añadir un temporizador para esperar la resolución de la petición de aprobación y el certificado de la resolución (opcional)- Añadir y configurar un trámite para tramitar la notificación desde el expediente(opcional)

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(opcional)

Tramitación

ÁREASÁREASÁREASÁREAS

- Los tramitadores: tramitan los expedientes hasta llegar al trámite “Petición de aprobación”

- El responsable de crear las relaciones de aprobación: crea una propuesta tipo relación con una relación que incluye todos los expedientes que propone al órgano que resuelva con un único acuerdo o decreto, y envía la propuesta al órgano resolutorio

SECRETARÍASECRETARÍASECRETARÍASECRETARÍA

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- Se prepara la sesión de órgano colegiado (en caso de aprobación por acuerdo), se reúne el órgano y se adoptan los acuerdos

- Se genera el acta de la sesión (documentación de los acuerdos) o se genera el decreto (documento, numeración y firma) según sea el caso

- Se generan certificados individualizados para cada uno de los expedientes

- Se generan notificaciones individualizadas para cada uno de los expedientes

Tramitación

ÁREASÁREASÁREASÁREAS

- Los tramitadores: continúan la tramitación de los expedientes según lo configurado en el procedimiento administrativo correspondiente

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Solución de gestión documental y de archivo de ABSIS

Objetivo

Disponer de una solución completa que permita una gestión completa del ciclo de vida de los expedientes/documentos desde su incoación hasta su destrucción definitiva o transferencia a un repositorio de archivo para su conservación permanente o a largo plazo

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Esquema general

Sistema

Productor

de Expedientes y

Documentos

Almacenar documento Gestor documental y de archivo

(Alfresco DM/RM)Recuperar documento

Archivar expediente

Un

ida

de

sp

rod

uct

ora

s

Fase

inactiva

Fase

activa

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Documentos

Plataforma de preservación y

custodia documental

Transferència

Un

ida

de

s

Esquema general de la solución

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Enfoque y evolución – Hoja de ruta

Fase1Fase1Fase1Fase1- Integración con el Alfresco DM – gestor documental- Informatización del cuadro de clasificación en el DM y en el RM- Carga y configuración de las series documentales en ABSIS- Clasificación de los expedientes- Informatización del esquema de metadatos de preservación de los documentos-Clasificación de los documentos - captura semi-automática de los metadatosde preservación de los documentos- Almacenamiento y recuperación de documentos en el Alfresco RM (contenido, metadatos

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- Almacenamiento y recuperación de documentos en el Alfresco RM (contenido, metadatosy firmas)

Fase2Fase2Fase2Fase2- Cierre de expedientes y transferencia al archivo Alfresco RM- Panel de control de archivero – Definir y aplicar calendarios de disposición- Aplicación de calendarios de disposición - automática/manual- Auditoría disposiciones – transferencias y eliminaciones

Enfoque y evolución – Hoja de ruta

Fase3Fase3Fase3Fase3

Integración con la plataforma de custodia y preservación documental (iArchivo) –transferencia de expedientes/documentos

CalendarioCalendarioCalendarioCalendario disponibilidaddisponibilidaddisponibilidaddisponibilidad fase1 y fase2fase1 y fase2fase1 y fase2fase1 y fase2

Primer trimestre 2012

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Cuadro de clasificación documental

Función

Categoría o serie documental

Expediente

EstructuraEstructuraEstructuraEstructura

001-2011-11

6.Solicitudes

6.06 Solicitudes beneficio IBI

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Solicitud

Informe jurídico

Resolución de alcaldia

Notificación resolución

Carga y configuración de las series documentales

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Clasificación de los expedienteso Asignación de la serie documental al expediente en el momento de su incoación

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Muchas graciasDavid Sánchez

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David Sánchez

dsanchez@absis.es

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