GESTIÓN DE ALCANCE

DEFINICIÓN DE ALCANCE:

En estos tiempos de cambios rápidos y constantes, el conocimiento y el entendimiento de la GP es un activo muy importante de sus carreras profesionales. Las organizaciones están innovando, redefiniendo sus procesos y trabajos y además tienen que hacer reingeniería de ellas mismas. Y cómo se implementan esos cambios? La mayoría a través de proyectos de tecnología. Pero la mayoría de proyectos de informática fallan al no terminar a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo expectativas. El éxito exige disciplina de todos los participantes y de las organizaciones. Además implica el entendimiento y la aplicación apropiada de las herramientas y técnicas de la GP.

Entender las realidades de la GP y su importancia para mejorar la probabilidad de éxito de proyectos de tecnología informática u otros proyectos.

Alcance del Proyecto

El alcance es la descripción de los límites del proyecto. Define tanto lo que el proyecto entregará y lo que no entregará. El alcance incluye la visión que todos los interesados tienen en el proyecto; es en si una definición las fronteras del proyecto.Una de las causas que conducen a las fallas en los proyecto es la pobre gestión del alcance del proyecto, ya sea porque el gerente del proyecto no pasó el tiempo necesario para definir todo el trabajo requerido por el proyecto, o porque no hubo un entendimiento o acuerdo en el alcance por los interesados claves del proyecto. Una de las fallas mas comunes en la gestión del alcance es cuando se agrega trabajo no autorizado o sin presupuestado aprobado al proyecto. Este incremento no autorizado del alcance se conoce como corrupción del alcance (scope creep en Ingles). Los cambios incontrolados en un proyecto, es la tendencia de incluir más tareas que las que fueron autorizadas originalmente. Esto conduce a menudo a costos más altos que los previstos en el presupuesto del proyecto y causan una extensión del cronograma del proyecto. El propósito de la gestión del alcance es proteger la viabilidad del proyecto al cumplir el alcance definido en el contrato del donante, y ante cualquier necesidad de incluir o cambiar el alcance de seguir un proceso de análisis sobre el impacto del cambio y de conseguir la autorización respectiva.Durante la vida del proyecto, las solicitudes de cambios vienen generalmente de los beneficiarios que desean actividades adicionales; entonces, las estimaciones que se hicieron inicialmente para el presupuesto, y el cronograma ya no pueden ser válidas. Si el donante aprueba incluir el nuevo trabajo en el alcance del proyecto, el gerente de proyecto tiene el derecho de contar con que el presupuesto y el plazo sean modificadospara reflejar este trabajo adicional.Cuando se aprueban los fondos y tiempo se convierten en parte de los planes del proyectoTodos los cambios al alcance del proyecto deben ser aprobados por el donante, este es una de los principales requerimientos de la gestión del alcance.

Éste no significa que el objetivo de la gestión del alcance es evitar cualquier cambio al los planes iniciales. Los proyectos de desarrollo, debido a su naturaleza, se inician sobre todo en base a algunas asunciones sobre el futuro; a medida que el proyecto avanza y obtiene más información sobre su entorno, es posible de que se requieran hacer cambios a las tareas o actividades para lograr las metas del proyecto. Definir el alcance del proyecto es la identificación de todo el trabajo que el proyecto realizará para alcanzar su objetivo final.El trabajo incluye las actividades identificadas en el Marco Lógico y las actividades que el equipo de proyecto ha identificado que será necesarias para apoyar al proyecto; éstas incluye actividades tales como incrementar la capacidad del equipo, la organización y preparación del proyecto, las reuniones y las presentaciones del proyecto y todas las actividades significativas que consumirán recursos del proyecto.

El propósito de la gestión del alcance es establecer un proceso que permita la incorporación de cambios asegurando que los cambios contribuyan a la meta final del proyecto, los cambios son acordados por los interesados del proyecto y aprobados por la gerencia y el donante.

El alcance de un proyecto es la suma total de todos los productos y sus requisitos o características. Se utiliza a veces para representar la totalidad de trabajo necesitado para dar por terminado un proyecto.

En la gestión de proyectos tradicional, las herramientas para describir el alcance del producto de un proyecto son: la estructura de descomposición del producto (EDP o PBS) y las descripciones del mismo. La herramienta primaria para describir el alcance del trabajo en un proyecto es la estructura de descomposición del trabajo.

Si los requisitos del proyecto no se definen totalmente, si no se describen bien o si no hay un control de cambios eficaz, puede sobrevenir entonces un arrastre de alcance o requisitos, y generarse lo que se conoce como el síndrome del lavadero.