Gestión de comisiones, desplazamientos y viáticos al 04 ...

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Código GFIP14

PROCEDIMIENTO Gestión de comisiones, desplazamientos y viáticos al

interior del país. Versión 04

Página 1 de 24 ASIF02 Versión 2 (12 de julio de 2020)

OBJETIVO Realizar los trámites necesarios para que los servidores públicos y contratistas se desplacen a sitios diferentes a la ciudad sede de su lugar de trabajo a través de la generación de los actos administrativos y reserva de tiquetes con el propósito de dar cumplimiento a los compromisos de la Entidad.

ALCANCE Inicia con la solicitud de autorización de comisión para el servidor público o contratista; continúa con la aprobación de la comisión y la elaboración de los actos administrativos que la formalizan, la gestión presupuestal de registro del compromiso, la generación de la obligación y orden de pago para viáticos, gastos de transporte y otros gastos propios de la comisión; y finaliza con la realización de la comisión y su posterior informe y legalización.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Aplica para todas las áreas del Ministerio de Salud y Protección Social incluida el Fondo Nacional de Estupefacientes - FNE que requieran desplazar a sus funcionarios o contratistas a sitios diferentes de su lugar de trabajo, para el cumplimiento de sus funciones o de las obligaciones contractuales en el caso de contratistas.

LÍDER Coordinador Grupo Comisiones, Desplazamientos y Viáticos

DEFINICIONES SGD: Sistema de Gestión Documental GCDV: Grupo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal

SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera de la Nación PGN: Presupuesto General de la Nación U.A.E FNE: Unidad Administrativa Especial Fondo Nacional de Estupefacientes

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

• Todas las solicitudes de comisiones o desplazamientos, deberán ser registradas en el módulo de comisiones y remitidas al Grupo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos – GCDV, antes del inicio de las mismas.

• Todas las modificaciones de las solicitudes de comisiones o desplazamientos, deberán ser registradas en el módulo de comisiones y remitidas al Grupo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos – GCDV, antes de su terminación, es decir la comisión debe estar vigente para proceder a su modificación.

• Las solicitudes de comisión y desplazamientos programados deben tener en cuenta el plazo para el registro de la programación mensual establecido en la Resolución que reglamenta el trámite. Es decir, a partir del primer (1) día y hasta el día veinte (20) del mes inmediatamente anterior.

• Los costos de los servicios especiales de transporte terrestre puerta a puerta no serán reconocidos.

• Las legalizaciones de las Comisiones sin erogación (invitación con todos los gastos pagos) debe ser registradas en el Módulo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos, con el formato GFIF12 Informe de Comisión / Desplazamiento y Certificado de Permanencia. No será necesario entregar los documentos físicos.

• Los servidores públicos que realicen comisiones al exterior y se les reconozca el pago de viáticos y la expedición de tiquetes, con cargo al Ministerio, deberán enviar al Grupo de Comisiones Desplazamientos y Viáticos el memorando de legalización de comisión con los soportes exigidos.

• Las comisiones o desplazamientos al exterior financiadas por otras entidades se legalizan según procedimiento: GTHP10.

• El trámite para la expedición de tiquetes, está sujeto a la existencia de un contrato con una agencia de tiquetes, celebrado mediante una orden de compra en la Tienda Virtual del

Estado Colombiano.

• Cada vez que se expida un tiquete aéreo el solicitante debe revisar, validar y confirmar que el tiquete expedido corresponda a lo solicitado.





• En caso de existencia de un contrato para la emisión de tiquetes, los vuelos y horarios están sujetos a las disponibilidades de pasajes aéreos para los destinos solicitados. Las dependencias solicitantes deberán verificar tal disponibilidad antes de registrar la solicitud de comisión o la modificación de comisión.

• Las comisiones y desplazamientos programados y excepcionales deben tener en cuenta los principios de eficiencia, eficacia, racionalidad y austeridad de que trata la Resolución, para su autorización.

REQUISITOS LEGALES

REQUISITO DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Resolución 2467 de 19 de junio de 2014, del MSPS Crea Grupo de Comisiones Desplazamientos y Viáticos

Resolución 756 de mayo 31 de 2021; del MSPS Por la cual se reglamenta el trámite de comisiones de servicios y desplazamientos al interior del país de servidores públicos y contratistas del ministerio de salud y protección social.

Decreto 1083 de 2015, Decreto único reglamentario del sector de Función Pública

No podrá conferirse comisión al interior, cuyos gastos sean sufragados por particulares que tengan interés directo o indirecto en la gestión.

Decreto 1068 de 2015, Decreto único reglamentario del sector Hacienda y Crédito Público Artículo 2.9.1.1.5. Obligación para las entidades que hacen parte del Presupuesto General de la Nación de utilizar las funcionalidades del SIIF Nación para el registro de las operaciones y la información asociada a cada área de negocio en él presentada.

Decreto 648 de 2017, Decreto por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario único del sector de la función pública.

Establece requisitos para el trámite de comisiones de servidores públicos.

Decreto de escalas de asignación básica de los empleos que sean desempeñados por empleados públicos de la Rama Ejecutiva y Decreto Escala de Viáticos. Expedido por el DAFP. (Se expide anualmente)

Fija las escalas de remuneración de los empleos del sector público.

Decreto por el cual se fijan la escala de viáticos para los empleados públicos, expedido por el DAFP. (Se expide anualmente)

Servidores públicos que deban cumplir comisiones de servicio en el interior del país.





DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No ACTIVIDAD/TAREA DESCRIPCIÓN PHVA PUNTO DE CONTROL

RESPONSABLE REGISTRO

1

Registrar y remitir las solicitudes de comisiones o desplazamientos al interior del país del servidor público o contratista.

Registrar las solicitudes de comisiones o desplazamientos de los servidores públicos o contratistas del Ministerio, en el Módulo de Comisiones/Desplazamientos y Viáticos diligenciando los campos a que haya lugar. El modulo se encuentra ubicado en el subdominio https://viaticos.minsalud.gov.co

Una vez registrada la solicitud y el módulo genere los formatos “GFIF10 Autorización Comisión / Desplazamiento al Interior” o “GFIP11 Cancelación o modificación comisión al interior” según corresponda, las solicitudes se remiten con la debida aprobación y anticipación al Grupo de comisiones Desplazamientos y Viáticos.

Nota: Cuando la comisión sea excepcional debe estar autorizada por Secretaría General.

Hacer

Jefe de la dependencia ó supervisor en caso de

contratistas.

Profesional del área encargado

Secretario General

Formato GFIF10 de autorización Comisión-Desplazamiento al Interior diligenciado y aprobado y/o Formato GFIF11 Cancelación o Modificación de Comisión o Desplazamiento al Interior diligenciado y aprobado

2

Recibir y revisar las solicitudes de comisiones o desplazamientos, registradas en el Módulo de Comisiones, teniendo en cuenta si es programada, excepcional, modificación o cancelación.

Para los siguientes tipos de solicitudes de comisiones o desplazamientos:

Programada- excepcional- cancelación o modificación

Se realiza la siguiente actividad: Verificar las solicitudes registradas en el módulo por las dependencias, que llegan al estado “Por reparto” y verificar los siguientes documentos: Formato GFIF10 Autorización comisión/ desplazamiento al interior debidamente diligenciado y autorizado.

Verificar

Técnico Administrativo

del Grupo de Comisiones

Desplazamientos y Viáticos.

Formato GFIF10 de autorización Comisión-Desplazamiento al Interior verificado y/o Formato GFIF11 Cancelación o Modificación de Comisión o Desplazamiento al Interior verificado.








Formato GFIF11 – Cancelación o modificación de comisión o desplazamiento al interior debidamente diligenciado y autorizado.

Revisar que;

- Los datos básicos incluidos en el formato deben estar diligenciados correctamente: Número de solicitud indicar si es comisión o desplazamiento, señalar si es programada o excepcional, datos generales: nombre e identificación del servidor público o contratista, fecha de nacimiento, cargo (denominación, código y grado), correo electrónico, celular, datos de la cuenta bancaria, dependencia, jefe inmediato; datos de la comisión o desplazamiento, datos del contrato en caso de contratistas, detalles de la comisión o desplazamiento, aprobación comisión/desplazamiento excepcional.

- La solicitud debe estar correctamente registrada

como programada o excepcional, según aplique.

- En el caso de las solicitudes excepcionales verificar que estén autorizadas por Secretaría General.

- Verificar en el módulo de

Comisiones/Desplazamientos y Viáticos que el solicitante este al día en legalizaciones, Si el servidor público o contratista no ha adelantado la legalización de comisiones o desplazamientos realizados con anterioridad, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión o desplazamiento, por medio de correo

Se verifica el correcto

diligenciamiento de la información

recibida.

En el cuadro Control de

Comisiones y Desplazamientos se verifica que no existan solicitudes anteriores que se

dupliquen o se crucen las fechas.

Verificar que no existan comisiones

pendientes por legalizar

superiores a cinco (5) días hábiles siguientes a la

terminación de la comisión.








electrónico se solicita a la dependencia realizar la legalización para continuar con el trámite.

Si la solicitud no cumple con los requisitos señalados, se requiere al solicitante registrar la modificación necesaria o las legalizaciones pendientes y se informa por correo electrónico, con copia al jefe inmediato.

Cuando la solicitud esta correcta, se envía al siguiente estado del módulo: “Por revisión”, seguidamente se genera en el módulo un archivo en Excel con la información de la comisión y se procede a registrarla en el cuadro control de Comisiones y Desplazamientos, en las columnas color naranja. (Continúa con la actividad 3).

Se informa del reparto de las solicitudes en el Módulo al profesional encargado de tiquetes. (Continua en la actividad 4).

Nota: para la U.A.E FNE revisa la solicitud y remite para Vo Bo al Coordinador del Grupo Interno de Apoyo y firma el Director de la Unidad.

Archivo de Excel generado por el módulo de Comisiones y Desplazamientos y Viáticos Cuadro control de comisiones y desplazamientos.

3

Revisar las solicitudes de comisiones o desplazamientos registradas por parte de las dependencias solicitantes a través del Módulo de Comisiones y gestionar acto administrativo.

Comisión programada:

Ingresar al módulo de comisiones y en el estado “Por revisión”, organizar las solicitudes por fechas y revisar que la información contenida en los formatos (nombre, cargo, cuenta bancaria, etc.) corresponda con lo registrado en el Cuadro Control.

Validar que los valores de liquidación de transporte y viáticos registrados en el Cuadro Control correspondan a lo registrado en el módulo.

Hacer

Verificar la información

contenida en los formatos de solicitud o

modificación de comisión.

Validar los valores de liquidación de

transporte y viáticos

Profesional encargado de Actos Administrativos en el Grupo de Comisiones Desplazamientos y Viáticos.

-








Verificar la vigencia del contrato de prestación de servicios, en el caso de desplazamiento de contratistas.

Verificar que el CDP de viáticos cuente con saldo.

Si el CDP cuenta con saldo registrar en SIIF la “Solicitud de Comisión de Viáticos al Interior del País” mediante el perfil: Entidad - Gestión Administrativa por la ruta: GESTION DE GASTOS (EPG)/Viáticos/Comisiones al Interior del país /Solicitud de Comisión/Crear.

En el caso de comisiones financiadas con recursos de Regalías se elabora el proyecto de Resolución.

Ingresar la información en el cuadro control de comisiones y desplazamientos en las columnas de color azul, lo correspondiente a:

• Fecha de elaboración de la solicitud.

• Fecha de modificación de la solicitud.

• Número de la solicitud SIIF

• Estado de la solicitud (B o M) para la determinación del indicador.

Elaborar memorando, por medio del sistema de gestión documental – Orfeo, para remitir a autorización las solicitudes de comisión o desplazamiento y los proyectos de resolución y lo envía al Coordinador del Grupo de Comisiones, quien, en el caso de las solicitudes registradas en el SIIF, efectúa la verificación en el aplicativo SIIF Continúa con la actividad 5.

En el Módulo de Comisiones reasignar las solicitudes al estado “Por autorizar” para que el Coordinador del

Validar los saldos

de CDP de viáticos

Solicitud de comisión (en estado registrada) en el aplicativo SIIF. Proyecto de Resolución de Comisiones financiadas con recursos de Regalías. Memorando remisorio de solicitudes de comisión.








Grupo de Comisiones y Viáticos proceda a autorizarlas.

En caso de no existir saldo en el CDP informar a la dependencia solicitante por medio de correo electrónico para que efectúe los trámites necesarios de consecución de los recursos y registre “modificación de la solicitud inicial” en el Módulo de Comisiones.

Comisión excepcional: Recibir en el módulo el formato GFIF10 Autorización comisión / desplazamiento al interior, autorizado por Secretaría General.

Cancelación:

Recibir en el módulo el formato GFIF11 Cancelación o Modificación de Comisión o Desplazamiento al Interior, diligenciado en su totalidad.

Registrar en el Cuadro Control el número de la solicitud y la justificación de la cancelación. La fila se resalta de color rojo.

Verificar que en el Módulo de Comisiones la solicitud de cancelación de comisión o desplazamiento no tenga acto administrativo, en este caso actualiza el cuadro control colocando en la columna donde se diligencia el acto administrativo: “SIN ACTO ADMINISTRATIVO”, en la columna de legalización colocar estado “LEGALIZADA” y en la columna de número de legalización “0”.

En el Módulo de comisiones se archiva con la observación “SIN ACTO ADMINISTRATIVO”.

Técnico Administrativo del Grupo de Comisiones Desplazamientos y Viáticos. Profesional encargado de Actos Administrativos en el Grupo de Comisiones Desplazamientos y Viáticos.

Cuadro control de Comisiones y Desplazamientos actualizado.








Para las solicitudes canceladas con ACTO ADMINISTRATIVO la dependencia debe realizar la legalización en el módulo de comisiones, adjuntando el comprobante de reintegro en el caso que aplique.

En SIIF el perfil GESTION – CONTROL VIATICOS procede a revocar la solicitud mediante la ruta: GESTION DE GASTOS (EPG)/Viáticos/Comisiones al Interior del país /Solicitud de Comisión/Revocar.

El coordinador del Grupo de Comisiones Desplazamientos y Viáticos Informa al Grupo de Presupuesto mediante memorando para la anulación del registro presupuestal.

Modificaciones:

Verificar en el módulo y en el Cuadro Control las condiciones iniciales de la solicitud: fechas, destinos, valores de gastos de transporte. Si es adición se registra prórroga en el aplicativo SIIF. Si es disminución se registra interrupción en el aplicativo SIIF siempre y cuando las fechas de las comisiones estén vigentes. Si es cambio de fechas sin generar recursos adicionales se registra en SIIF en ceros.

En el caso de solicitudes de comisión registradas por SIIF genera la modificación en el aplicativo y en el caso de solicitudes aprobadas por Resolución (Regalías) genera un nuevo acto administrativo con las modificaciones solicitadas.

En el cuadro control de Comisiones se resalta con el color naranja y en observaciones se incluye la justificación de la modificación.

Nota 1: En caso de observar diferencias en los datos básicos incluidos en el formato de la solicitud contra el

Jefe de la dependencia ó supervisor en caso de

contratistas. Coordinador Grupo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos Profesional encargado de Actos Administrativos en el Grupo de Comisiones Desplazamientos y Viáticos. Técnico Administrativo del Grupo de Comisiones,

.








cuadro control se debe informar para corregir la información en dicho cuadro.

Nota 2: Una vez recibido el acto administrativo firmado por el Subdirector Financiero, autorizando la comisión o el desplazamiento, se carga en el módulo de comisiones en el estado “Por autorizar”.

Nota 3: El profesional que tramita los actos administrativos genera semanalmente listado de saldos de CDP y publica en la intranet para conocimiento de las dependencias.

Nota 4: En caso de cancelación de una solicitud que ya ha sido registrada en el aplicativo SIIF, se deben revocar en este aplicativo y luego se solicita a Presupuesto anular el registro presupuestal.

Nota 5: El Profesional encargado de Actos Administrativos debe archivar en el Sistema de Gestión Documental – ORFEO los memorandos radicados por concepto de solicitudes revocadas.

Desplazamientos y Viáticos. Profesional encargado de Actos Administrativos en el Grupo de Comisiones Desplazamientos y Viáticos.

4 Emitir tiquetes.

Verificar los formatos de las solicitudes autorizadas en el Módulo de comisiones que requieren tiquetes.

Verificar que el CDP de tiquetes cuente con saldo.

Emitir el tiquete en la plataforma dispuesta por la agencia de viajes de acuerdo con la información registrada en el formato GFIF10 - Autorización comisión / desplazamiento al Interior y enviar vía correo electrónico el tiquete a las personas relacionadas en el formato GFIF10, de no haber disponibilidad se informa mediante correo electrónico.

Registrar la información de los tiquetes expedidos en las columnas de color rosado del cuadro control.

Hacer

Validar saldos CDP tiquetes

Correo electrónico con tiquete virtual,

enviado a la persona que

realiza la comisión o desplazamiento a fin de que valide

la información consignada en el

mismo.

Profesional encargado de tiquetes en el Grupo de Comisiones Desplazamientos y Viáticos Servidor público o contratista autorizado

-Correo electrónico con la información del trámite realizado a la solicitud de expedición de tiquetes. -Tiquete








Nota 1: El solicitante debe revisar, validar y confirmar que el tiquete expedido corresponda a lo solicitado.

Nota 2: Si en el caso de modificaciones o cancelaciones de comisión o desplazamiento al interior, se deriva la aplicación de penalidades o multas al Ministerio, el responsable deberá asumirlas, salvo cuando medien razones de fuerza mayor, caso fortuito o por causa exclusiva de un tercero, o sean expresamente autorizadas por el superior que ordenó la comisión. (art.19- parágrafo 3- Res.756-2021)

Nota 3: Para la UAE Fondo Nacional de Estupefacientes solicita la expedición del tiquete al proveedor del mismo.

para una comisión o desplazamiento.

.

5 Verificar la solicitud de comisión o desplazamiento en el aplicativo SIIF

Recibir el memorando de las solicitudes de comisión o desplazamiento y de los proyectos de resolución (Regalías). Ingresar al aplicativo SIIF y verificar las solicitudes registradas en el sistema, mediante el perfil Entidad –Gestión Control Viáticos y RUTA: GESTION DE GASTOS (EPG)/Viáticos/Comisiones al Interior del país /Solicitud de Comisión/Verificar. Consultar los números de solicitudes de comisión de viáticos en estado SOLICITADA, dar clic en el número para que despliegue toda la información de la solicitud y revisar los datos registrados contra los formatos generados por el módulo. Revisar número de solicitud SIIF, nombre de la persona, cargo, cédula, dependencia, objeto, pasajes aéreos, transporte terrestre, rutas y número de días de

Verificar

Revisar que la información registrada en el aplicativo SIIF coincida con la registrada en el módulo y verificar la liquidación de los viáticos.

Coordinador grupo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos

- Memorando remisorio de solicitudes de comisión o desplazamiento y Resoluciones (Regalías) con los soportes correspondientes. . Solicitud de Comisión o Desplazamiento en estado "verificada” en el aplicativo SIIF








la comisión. Así mismo verificar la liquidación de los viáticos. Si la información es correcta seleccionar las solicitudes a verificar y guardar. Enviar correo electrónico de las comisiones verificadas a la Subdirección Financiera, Presupuesto y Grupo de Comisiones, con pantallazo de las solicitudes verificadas, indicando si son programadas o excepcionales, el número de radicado del memorando y cantidad de solicitudes verificadas en el SIIF. Autorizar las solicitudes en el Módulo de Comisiones. Una vez autorizadas las solicitudes quedan disponibles para que el servidor público o contratista proceda con la legalización.

Firmar el memorando de envío de solicitudes a la Subdirección Financiera para autorización y adjuntarlo al radicado generado en el Sistema de Gestión Documental – Orfeo. Reasignar el memorando en el Sistema de Gestión Documental – ORFEO a la Subdirección Financiera en caso de registros SIIF y a Secretaría General en caso de resoluciones para proceder a la numeración y fecha. Nota 1: Los memorandos que llegan de presupuesto, una vez expedidos los registros presupuestales, deben ser reasignados al responsable de registrar las obligaciones.








Nota 2: Los memorandos que llegan de presupuesto, por concepto de solicitudes revocadas, deben ser reasignados al profesional encargado de Actos Administrativos.

6

Autorizar la solicitud de Comisión o Desplazamiento en el aplicativo SIIF y Firmar resolución de autorización de comisión o desplazamiento (Regalías)

Gestionar la aprobación de la solicitud de comisión o desplazamiento en el aplicativo SIIF y la firma de la Resolución por parte del Subdirector Financiero. Ingresar a SIIF con el perfil Entidad –Gestión Autorizar Viáticos y la ruta: GESTION DE GASTOS (EPG)/Viáticos/Comisiones al Interior del país /Solicitud de Comisión/Autorizar Validar que las solitudes que son objeto de autorización en el aplicativo SIIF correspondan a las registradas en el memorando remisorio de las solicitudes SIIF y resoluciones. Aprobar la solicitud en el aplicativo SIIF y entregar copia al Técnico o Profesional del Grupo de Presupuesto para el respectivo registro presupuestal. Firmar la Resolución (Regalías) y entregar al Profesional encargado de tramitar los Actos Administrativos del Grupo de Comisiones para gestionar ante Secretaría General la numeración y fecha de la Resolución.

Hacer

Validar que el número de actos administrativos

firmados correspondan a

los registrado en el memorando

remisorio de las solicitudes SIIF y

resoluciones

Subdirector Financiero Profesional encargado de Actos Administrativos en el Grupo de Comisiones Desplazamientos y Viáticos.

Memorandos remisorios de Resoluciones Solicitud de Comisión o Desplazamiento autorizada en el sistema SIIF Resolución firmada.

7 Fechar y numerar la resolución

Fechar y numerar la resolución (regalías) de autorización de comisión o desplazamiento de servicios al interior del país y entregar copia al Técnico o Profesional del Grupo de Presupuesto para el respectivo registro presupuestal.

Hacer

Auxiliar Administrativo de Secretaría General

Resolución que autoriza la comisión y desplazamiento suscrita por el Subdirector Financiero fechada y numerada.








Archivar original de la resolución (regalías) en la carpeta correspondiente Nota 1: El Auxiliar Administrativo digitaliza los actos administrativos (PDF) fechados y numerados y remite copia de ellos al responsable de publicarlos en el link de resoluciones.

Correo electrónico con copia de actos administrativos numerados y fechados.

8 Elaborar el Registro presupuestal

Elaborar el Registro presupuestal de acuerdo con el procedimiento GFIP04 "Registro Presupuestal de Compromiso" Si el CDP de viáticos no tiene saldo se informa al Coordinador del Grupo de Comisiones Desplazamientos y Viáticos para que realice los ajustes correspondientes. Se devuelve a la actividad 3. Nota 1: Al elaborar el registro presupuestal se debe vincular el número de la solicitud de comisión o desplazamiento autorizada mediante el sistema SIIF.

Nota 2: para la U.A.E FNE efectúa el correspondiente Registro Presupuestal e informa al Coordinador del Grupo Interno de Gestión de Apoyo.

Verificar

Técnico o Profesional Grupo de Presupuesto.

Coordinador Grupo Presupuesto.

Registro Presupuestal.

9

Elaborar la obligación

Verificar que lo relacionado en el memorando remisorio de solicitudes corresponda con los registros presupuestales emitidos por presupuesto.

Revisar que el servidor público o contratista autorizado para realizar la comisión o desplazamiento esté al día en legalizaciones. Si el servidor público o contratista

Hacer

Validar que el número de CDP del registro presupuestal corresponda al que está registrado en

Profesional encargado de las obligaciones en

el Grupo de Comisiones

Desplazamientos y Viáticos








no ha adelantado la legalización de comisiones o desplazamientos realizados con anterioridad, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión o desplazamiento, el Profesional debe solicitar a la dependencia correspondiente, mediante correo electrónico, realizar la legalización para continuar con el trámite.

Si está correcto continúa con el procedimiento GFIP05 “Generación Obligación".

Si los documentos adjuntos difieren del memorando remisorio de actos administrativos se informa mediante correo electrónico al Grupo de presupuesto para que se realicen los ajustes correspondientes, se devuelve a la actividad 8.

Registrar la información de número de obligación y fecha de trámite ante contabilidad en las columnas de color amarillo del cuadro control.

Generar memorando remisorio de obligaciones para revisión y firma del Coordinador del Grupo de Comisiones.

Reasignar mediante el Sistema de Gestión Documental - Orfeo, al Grupo de Contabilidad, el memorando remisorio de las obligaciones con los documentos soporte correspondientes para la firma de las mismas y posterior remisión al grupo de Tesorería para su trámite de pago.

En el caso de comisiones canceladas, que presentan obligación y todavía no ha sido efectuado el pago, se envía correo a Tesorería solicitando detener el pago, se recibe de Tesorería el paquete de documentos en físico, se anula la obligación y se actualiza el cuadro control (cero en columna de obligación y estado

el acto administrativo.

Coordinador del Grupo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos Profesional encargado de las obligaciones en el Grupo de Comisiones Desplazamientos y Viáticos

Obligación registrada en el aplicativo SIIF y documento en físico. Cuadro Control actualizado con la información de las obligaciones. Memorando remisorio de Obligaciones.








LEGALIZADA), se entrega al profesional encargado de los actos administrativos para REVOCAR la solicitud. Quien a su vez informa a presupuesto por medio de memorando para la correspondiente anulación del registro presupuestal.

Nota 1: Al registrar en SIIF la cuenta por pagar de la obligación se debe verificar que en el registro presupuestal esté vinculado el número de la solicitud de comisión o desplazamiento autorizada mediante el aplicativo SIIF.

Nota 2: En el momento de elaborar la obligación se debe tener presente registrar con atributo contable 23: “Avances para viáticos y gastos de viaje”, las comisiones tramitadas para pago hasta antes de finalizar la comisión. Después de este término se registran con atributo contable 05: “Ninguno”.

Nota 3. Al registrar la obligación de solicitudes de comisión correspondientes a contratistas, el valor de los viáticos se desagrega en un 50% para cada uno de los usos presupuestales que deben ser asociados en la obligación así:

A-02-02-02-006-03-01 - SERVICIOS DE ALOJAMIENTO PARA ESTANCIAS CORTAS- (50% del valor de los viáticos)

A-02-02-02-006-03-03 - SERVICIOS DE SUMINISTRO DE COMIDAS Y BEBIDAS- (50% del valor de los viáticos)

Nota 4. Antes de proceder a anular una obligación por cancelación de una solicitud el Profesional debe verificar que la dependencia solicitante realizó el trámite de cancelación en el Módulo de Comisiones.

verificar que en el registro

presupuestal esté vinculado el

número de la solicitud de comisión o

desplazamiento autorizada mediante el sistema SIIF








Nota 5: El profesional encargado de elaborar las obligaciones es el responsable de publicar los actos administrativos en el link de viáticos dispuesto en la intranet para consulta por parte de las dependencias y en la carpeta compartida del Grupo de Comisiones.

Nota 6. El Coordinador reasigna a contabilidad el memorando remisorio de las obligaciones una vez verificada la información contenida en el mismo.

Nota 7. El profesional archiva en el Sistema de Gestión Documental el memorando de solicitudes de comisión o desplazamiento, una vez recibidos de Presupuesto los registros presupuestales.

Actos administrativos publicados en intranet y en

la carpeta compartida.

10

Gestionar pagos de viáticos y transporte terrestre de comisiones y desplazamientos.

Recibir de contabilidad el memorando con las obligaciones autorizadas.

Si una vez revisadas las obligaciones todo está acorde continua con el procedimiento GFIP10 "Pago Compromisos Adquiridos".

De lo contrario, se devuelve el trámite al Coordinador del Grupo de Comisiones Desplazamientos y Viáticos para que se realicen los ajustes correspondientes, se devuelve a la actividad 9.

Nota: para la U.A.E FNE genera el pago del compromiso adquirido y devuelve al Coordinador del Grupo Interno de Gestión de Apoyo.

Hacer

Técnico o Profesional Grupo de Tesorería

Orden de Pago en el aplicativo SIIF.

11 Generar Informe de compromisos.

Generar el informe de compromisos presupuestales del SIIF realizadas a diario y actualizar esta información en el archivo de registros de comisiones y desplazamientos para consulta de las dependencias, con el fin de que las comisiones y desplazamientos

Verificar

Validar que las comisiones y

desplazamientos realizadas a diario

cuenten con el

Profesional encargado de las obligaciones en

el Grupo de Comisiones

Desplazamientos y Viáticos

Informe de compromisos presupuestales








tramitados cuenten con el registro presupuestal correspondiente para evitar hechos cumplidos.

Nota: para la U.A.E FNE Genera la Obligación y devuelve al Coordinador del Grupo Interno de Gestión de Apoyo.

respectivo registro presupuestal

12

Efectuar y legalizar la comisión o desplazamiento

Consultar en el módulo de comisiones o en el link de comisiones en la intranet que exista el acto administrativo correspondiente. Si no existe el acto administrativo debe informar al Grupo de Comisiones mediante correo electrónico. Si existe realiza la comisión o desplazamiento de acuerdo a lo establecido en el Acto Administrativo aprobado. Legalizar la comisión o desplazamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión o desplazamiento, cargando los siguientes documentos en el módulo de acuerdo con la tipología establecida: -GFIF12 Informe de Comisión-Desplazamiento -Certificado de permanencia otorgado por la entidad que se visitó. -Pasa bordos -Comprobantes soportes de gastos de transporte terrestre. - Consignación o comprobante de depósito del reintegro, cuando aplique.

Hacer Validar que exista el respectivo acto

administrativo

Servidor Público o contratista en comisión o desplazamiento.

GFIF12 Informe de Comisión-Desplazamiento -Certificado de permanencia otorgado por la entidad que se visitó. -Pasa bordos - Comprobantes soportes de gastos de transporte terrestre y -Consignación o comprobante de depósito del reintegro, cuando aplique

13 Revisar los documentos soportes exigidos para legalizar la comisión o

Verificar los siguientes documentos:

-GFIF12 Informe de Comisión-Desplazamiento.

Verificar Validar que los

soportes entregados

Profesional encargado de las legalizaciones en

el Grupo de








desplazamiento contra el Acto Administrativo aprobado.

-Certificado de permanencia otorgado por la entidad que se visitó.

-Pasa bordos

-Facturas y Comprobantes soportes de gastos de transporte terrestre, éstos deben contener el nombre y el número de cedula de la persona que presta el servicio, la fecha, hora; sitio de inicio y sitio de destino del traslado, placa del vehículo y el valor del transporte. Si por circunstancias particulares no se puede acceder a dicho documento, se podrá legalizar el gasto con comprobante que contenga además de los datos señalados anteriormente, la firma con documento de identidad de quien realizó el servicio. El documento deberá ser avalado con el visto bueno del jefe inmediato o supervisor del contrato según sea el caso.

-Consignación o comprobante de depósito del reintegro, cuando aplique y previa solicitud por parte del Grupo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos. Revisar contra el respectivo acto administrativo: fechas, lugar, No. de documento de identidad, nombres, valores de trasporte terrestre, consignaciones de reintegro, soportes exigidos y formatos actualizados.

Si la legalización no cumple requisitos se devuelve al servidor público o contratista por el Módulo de Comisiones y se informa por correo electrónico, con copia al jefe inmediato requiriendo las correcciones necesarias, que deben ser entregadas al Grupo de Comisiones máximo dentro de los dos días hábiles siguientes a su notificación.

correspondan con el lugar y fecha de la comisión según

el acto administrativo

expedido

Comisiones Desplazamientos y

Viáticos

Documentos de legalización comisión aprobados.








Si cumple requisitos aprueba la legalización en el Módulo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos, automáticamente el sistema informa al Servidor Público o contratista en comisión o desplazamiento.

Si esta correcto se ingresa en el Cuadro Control la palabra “legalizada”, el número de la solicitud y fecha de legalización, lo correspondiente a las columnas de color verde.

Si no está correcto se procede a reliquidar los nuevos valores donde pueden resultar Adiciones o Reintegros.

Adiciones:

• En el caso de presentar recibos de transporte por un mayor valor al girado inicialmente, no requiere modificación del acto administrativo porque ya está reconocido el gasto, por lo cual se informa al Grupo de presupuesto y se solicita adicionar el compromiso con los soportes respectivos.

Reintegros: Pueden presentarse dos situaciones:

✓ Reintegro parcial: Si hay menores valores soportados a los reconocidos en el acto administrativo se procede a solicitar el reintegro correspondiente, mediante correo electrónico indicando: la cuenta bancaria, valor a reintegrar, el número de la solicitud, el número del registro en el Módulo de Comisiones. Con el soporte del reintegro se procede a legalizar en el SIIF disminuyendo del valor inicial reconocido el valor del reintegro, al registrar la cuenta por pagar y la legalización.








✓ Reintegro total: Si hay cancelación de la

comisión o desplazamiento se procede a solicitar el reintegro total correspondiente, mediante correo electrónico.

En el caso de reintegros, una vez recibidos los comprobantes de depósito o consignaciones, se remiten con memorando al Grupo de Tesorería, especificando: número de cédula., nombre, número de acto administrativo, valor reintegrado, número de obligación, número de orden de pago, concepto y fecha de consignación.

Se continúa con procedimiento GFIP11 Identificación de ingresos, reintegros y devoluciones.

Se actualiza el Cuadro Control con la palabra “legalizada”, y fecha de legalización.

Luego de aprobar la legalización se genera archivo de comisiones legalizadas para registro en SIIF.

Se genera en el módulo el informe de comisiones pendientes por legalizar y se requiere mediante correo electrónico a los funcionarios y contratistas que presentan legalizaciones vencidas.

Antes de registrar la legalización en al aplicativo SIIF, se compara el valor de la Orden de Pago con el valor del acto administrativo y se verifican las diferencias en el caso que se presenten.

En SIIF se registra radicación de soportes mediante el perfil: Entidad-Gestión Contable y la ruta: GESTION DE GASTO (EPG)/Radicación de

Efectuar seguimiento al

informe del módulo de comisiones

pendientes por legalizar.

Memorando de remisión de reintegros al Grupo de Tesorería.

http://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Documentosmapa/GFIP11_Reintegros_ingresos_de_saldos_por_imputar_devoluciones.pdf

http://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Documentosmapa/GFIP11_Reintegros_ingresos_de_saldos_por_imputar_devoluciones.pdf








Soportes/Presupuestal/ Anticipo, Pago Anticipado/Avance.

Luego se registra la legalización mediante el perfil: Entidad-Gestión Contable y la ruta: GESTION DE GASTO (EPG)/legalizaciones/ Anticipo, Pago Anticipado o Avance.

En el cuadro control de comisiones en las columnas de color verde se diligencia el número de legalización generado por el SIIF.

En el Módulo de Comisiones, Desplazamientos y Viáticos se finaliza verificando que la información y los documentos estén completos. En el cuadro de diálogo para cierre, se incluye el número del acto administrativo y el número de legalización en SIIF.

Generar el reporte auxiliar contable de la cuenta de avances para viáticos y gastos de viajes y realizar la depuración con el fin de que la cuenta quede en ceros al finalizar la vigencia.

Nota 1: El reintegro de los recursos debe efectuarse dentro de los dos (2) días siguientes al requerimiento, allegando el comprobante de depósito o consignación al Grupo de Comisiones.

Nota 2: para la U.A.E FNE verifica la documentación correspondiente al cumplimiento de la comisión e informa al Coordinador del Grupo Interno de Gestión de Apoyo.

Efectuar seguimiento a la cuenta de avances para viáticos y gastos de viaje.





DOCUMENTOS ASOCIADOS Ver listado maestro de documentos y registros

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Nombre y Cargo: Leandra Silvana León Ortiz – Coordinadora grupo de comisiones desplazamientos y viáticos al interior del país Yolanda Cruz Becerra – Profesional especializado - grupo de comisiones desplazamientos y viáticos al interior del país Fecha: 18 de agosto de 2021

Nombre y Cargo: Manuel José Canencio Maya – Subdirector Financiero Fecha: 16 de septiembre de 2021

Nombre y Cargo: Manuel José Canencio Maya – Subdirector Financiero Fecha: 20 de octubre de 2021





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Gestión de comisiones, desplazamientos y viáticos al 04 ...

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