Gestión del tiempo
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El Manejo del Tiempo Guillermo Ramirez
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El tiempo es un recurso que no se puedo ahorrar, no se puede acumular y si no se usa, se pierde para siempre. ¿Es posible gestionar un recurso así?
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El Manejo del TiempoGuillermo Ramirez
En 1 Segundo
Ocurre 1 latido cardiacoLa Tierra recorre 30 kilómetros alrededor del solEl sol recorre 274 kilómetros en su viaje a través de la galaxiaOcurre 1/60 de 1/60 de 1/24 de la rotación de la Tierra9,192,631,770 ciclos de un tipo de radiación producida por un átomo de Cesio 133
En 1/10 de Segundo
Ocurre 1 parpadeo
Un colibrí aletea 7 veces
Los humanos pueden distinguir un sonido de su eco
El Voyager 1 se aleja 2 kilómetros del sol
Medir el tiempo
En 1 Minuto El cerebro de un recién nacido
crece 2 miligramos Una persona puede hablar 150
palabras o leer 250 palabras
En 1 Hora Una célula se reproduce
dividiéndose en dos
En 1 Día El corazón late 100,000 veces Ocurre una rotación terrestre en
23 horas 56 minutos 4,1 segundos
Medir el tiempoEn 1 Año
La Tierra gira 365.26 veces sobre su eje
América se separa de Europa 3 centímetros
En 1 Siglo La Luna se aleja de la Tierra
3.8 metros Se calcula la vida de un CD
En 1,000 Millones de años La Tierra se enfrió, desarrolló los
océanos, originó la vida y una atmósfera enriquecida en oxígeno
Medir el tiempo Edad estimada del Universo:
14,000 Millones de años + 5
Los Principios Fundamentales
Principio # 1
El tiempo es un recurso que…
No se puede ahorrar
No se puede recuperar
Si no se usa, se desperdicia
Principio # 2
Las actividades se expanden hasta ocupar todo el tiempo disponible.
Principio # 3
El tiempo se reparte a todos por igual
(24 x 7)
Principio # 4
Una hora de planeación vale más que muchas horas de ejecución
Los Cronófagos
Cronófagos Comunes
Interrupciones Teléfono Visitantes
ReunionesTareas que debieron ser delegadasProcrastinación Indecisión o decisiones mal informadasAdministración por crisisComunicación confusaAnalfabetismo técnicoDesorden personal
Información Inexacta Incorrecta Inoportuna
Falta de objetivos y prioridadesConfusión de responsabilidadesFalta de planeaciónEstrés y fatigaIncapacidad de decir “No”Intentar demasiado a la vezEl tráfico y los desplazamientos
Diagnóstico de Cronófagos
La Gerencia por Crisis
• La forma “preferida” de administrar
• Las acciones preventivas antes de las crisis evitan desastres y fortalecen las instituciones.
Falta de objetivos y prioridades
Saber lo que se quiere lograr... CADA DÍAdentro de nuestroPLAN DE VIDA
Demasiado tiempo dedicado a actividades que no son importantes para nuestro plan diario y de vida.
Intentar demasiado a la vez
Todo para ayer
Velocidad en vez de calidad
Resultado: Proyectos a
medias Sentimiento de no
realización
Procrastinar
Evitar las decisiones
“Ocuparse”
Realizar actividades “divertidas” pero no productivas
4 Puntos Básicos
Punto básico #1
Definir objetivos claramente ¿Cuáles son mis metas? ¿Están escritas en
alguna parte? ¿Las reviso
frecuentemente?
El largo plazo debe impactar mis actividades diarias
Punto básico #2
Analizar el uso del tiempo
¿Estoy dedicando tiempo a los proyectos vitales para mi desarrollo personal o profesional?
¿Cuál es el más importante uso de mi tiempo ahora mismo?
Acciones importantes vs. reacciones urgentes
Punto básico #3
Tener un plan ¿Trabajar, trabajar,
trabajar? ¿Hago listas de
actividades con sus prioridades?
¿Tengo un plan diario?
Flexibilidad para tomar las oportunidades
Punto básico #4
Revisar el plan ¿Puedo anticipar
los problemas y prevenirlos?
¿Tengo un plan B? ¿Soy proactivo?
Lo que se mide se puede controlar
10 Consejos Generales
Consejo 1 de 10
Haga un compromiso de “sacar” tiempo mañana para eso que realmente desea hacer
Consejo 2 de 10
Calcule lo que vale su tiempo hoy y actualice la cifra con frecuencia. Decida si es más
rentable que otra persona haga esa tarea.
Si le traen problemas, pida soluciones
Consejo 3 de 10
Al comenzar un encuentro informe a la otra persona acerca del tiempo disponible ¿Local o visitante? ¿Mejor llamar? ¿Mejor email?
Consejo 4 de 10
No sólo haga listas diarias y mensuales, consérvelas, revíselas y evalúe su efectividad
Consejo 5 de 10
Maneje los papeles y los correos una sola vez: contéstelos, remítalos o elimínelos
Consejo 6 de 10
No posponga las tareas importantes que son desagradables Posponerlas nunca
las hace más agradables
Consejo 7 de 10
Establezca tiempos rutinarios para tareas rutinarias como revisar el correo, evaluar las actividades diarias, etc. “Morning meeting” No encienda el PC tan
pronto llegue a la oficina
Consejo 8 de 10
Establezca franjas de tiempo “sagradas” en las que no debería ser interrumpido, excepto para verdaderas emergencias. Cierre la “puerta” Aprenda a decir NO
Consejo 9 de 10
Si tiene que hacer varias llamadas, hágalas en una sola “sentada”. Consiga un reloj de arena
Consejo 10 de 10
Vuelva un hábito el hecho de terminar la tarea principal del día antes de irse a casa. Limpie la bandeja de
entrada Limpie el escritorio
Técnicas y secretos
Tareas no delegadas
Saber delegar las tareas y asegurarse que se hacen bien
Construir un equipo de trabajo
Aumentar la efectividad y reducir la carga propia
La lista de tareas
Primero escriba las actividades con horario establecido.
Priorizar las tareas:ImportanteNo urgente
Importantey urgente
No Importantey
No urgente
No Importantey urgente
Urgencia
Imp
ort
an
cia
El escritorio atiborrado
¿Se puede ver el 80% del área de su escritorio?
La gente puede desperdiciar 1 hora al día buscando cosas.
La oficina no debe ser una gigantesca lista de cosas por hacer.
El escritorio
No use post-itLa bandeja de entrada NO es un archivoMenos cajones. Más espacio abiertoNo tenga archivadores sino repisas abiertasNo tenga carpetas “gordas”Bote, no archiveToque una pieza de papel una sola vez
Los papeles
85% de los documentos de una organización no vuelven a ser vistos por nadie.
Cada pieza de papel en su escritorio le quita 5 minutos al día
No envíe “cc” a todo el mundoBorre emails No exija respuestas “lo más pronto posible”. Dé plazos concretos y razonables. NO ESCRIBA TODO EN MAYÚSCULASNo solicite confirmación de recepción¡¡¡No utilice admiraciones!!!
El teléfono
• El mayor invento de comunicación de la humanidad puede convertirse en su peor enemigo.
• ¿Quién controla a quién?
El teléfono
Escriba una lista de razones para hacer la llamada“Hola, estoy a punto de salir en cinco minutos ¿En qué puedo ayudarte?”Termine usted las llamadasNo llame a los conversadores. Mándeles un emailTenga un email que sea fácil de decir por teléfono.Pida que le devuelvan lo solicitado por email, no por telefono
Las llamadas de salida
Consiga un reloj de arenaNunca espere. Acuerde que lo llamen de nuevo o vuelva a llamar.Aprenda a dejar mensajes concretos en los contestadores, siempre con su nombre y número de teléfonoSi van a llamarse continuamente, lleguen a un acuerdo sobre la mejor hora
Las llamadas de entrada
Infórmele al que llama sus restricciones de tiempo.Tenga lápiz y papel.Concéntrese en la llamada. No se ubique frente al computador a menos que le estén solicitando una información.Si no tiene la información inmediatamente pida el email para enviarla.
Visitantes inesperados
“¿Tienes un minuto? Los jefes Los colegas Los colaboradores Los amigos
Los visitantes inesperados
Establezca inmediatamente la razón de la visitaPóngase de pie para evitar que el otro se sienteCoordine una cita para más tardeEstablezca tiempo límite para la discusiónEvite el chismorreoSi no puede sacarlos de su oficina, váyase usted.
Más visitantes
Invéntese un aviso de “No molestar”Sutilmente bloquee el camino a la silla de visitantesSiéntese en el borde del escritorio al hablar con los intrusosEncuéntrese con las personas en el camino o en salas de reunión de manera que puedan regresar rápidamente a sus respectivos escritorios.Coloque un gran reloj de manera que lo vean ambos
Reuniones, citas, comités
En una semana, el ejecutivo promedio ocupa:
17 horas en reuniones X horas planeándolas X horas haciendo
seguimiento X horas en antesalas
“¡250 reuniones en tres meses!”1/3 del tiempo de las reuniones se desperdicia
Las reuniones
No vaya. No las convoqueAsista en el punto en el que su presencia es requeridaEspecifique el propósito. “Discutir” no es un propósito.Tenga una agenda y cúmplalaEscriba la agenda en propósitos concretosConvoque justo antes de almuerzoSillas poco confortablesManténgase enfocado Llegue a conclusiones y a acciones con plazosAsegure que haya seguimiento
Incapacidad de decir “NO”
Si pueden descargarse en usted, lo haránTemor a ofender“Me apenaría quedarte mal"“Preferiría que nos reuniéramos luego para dedicarte el tiempo que te mereces"
Autodisciplina
Si otro puede hacerlo, delegue. Nunca delegue si no puede controlarloEmpezar tempranoNo procrastinarásSea claro acerca de sus prioridadesBusque resultados, no perfecciónNo desperdicie el tiempo de los demás
Por último…
Tómese su tiempo…
