Gestion documentos online

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ONLINE

1. Ejemplo de herramientas para la gestión de documentos online.

2. Usos educativos en Moodle.

1.1 GOOGLE DOCS

1.1.1 INTRODUCCIÓN A GOOGLE DOCS

Google Docs es un servicio para trabajar de forma online documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Es totalmente gratuito y podemos realizar las siguientes operaciones.

A. DOCUMENTOS DE TEXTO:

- Crear o subir documentos o guardarlos en formatos habituales.

- Aplicar formato a los documentos.

- Enviar por correo electrónico los documentos.

- Trabajar de forma colaborativa y en tiempo real con otras personas.

- Edición del historial de los documentos y posibilidad de volver a versiones anteriores.

- Publicar documentos online para que estén disponibles para todo el mundo.

1. EJEMPLO DE HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ONLINE


B. HOJAS DE CÁLCULO:

- Importar y exportar datos con los formatos XLS, CSV y ODS.

- Aplicar formatos y fórmulas.

- Chatear en tiempo real con otros usuarios que estén editando nuestra hoja de cálculo.

- Insertar un hoja de cálculo en nuestro blog o página web.

- Crear gráficos de forma sencilla, a partir de los datos introducidos.

C. PRESENTACIONES:

- Importar presentaciones en formatos PPT y PPS.

- Guardar presentaciones en formatos PPT y PDF.

- Editar y aplicar formato a las presentaciones.

- Insertar imágenes y autoformas.

- Diapositivas de diferentes temas.

- Compartir y editar presentaciones con otras personas.

- Visualizar presentaciones en tiempo real con otras personas por chat.

- Publicar las presentaciones en la Web.


1.1.2 CÓMO DARNOS DE ALTA EN EL SERVICIO GOOGLE DOCS

Si tenemos ya una cuenta en gmail, no hace falta darnos de alta en google docs: introducimos nuestra cuenta de e-mail y le damos a acceder.

Si no tenemos cuenta en google seleccionamos como empezar y rellenamos el formulario, nos mandara un mail y le daremos al enlace para activar la cuenta.

1.1.3 CREACIÓN DE DOCUMENTOS

1.1.3.1 CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO

Antes de comenzar a crear documentos desde la pestaña Settings podemos configurar el idioma, la zona horaria, el nombre al compartir documentos, la configuración para publicar en el blog, etc.

1.1.3.2 CREACIÓN DE UN NUEVO DOCUMENTO

Seleccionamos Nuevo y a continuación Documento, se nos abrirá un entorno para la edición de texto, podremos crear un enlace seleccionando la palabra pinchando en enlace y después especificaremos la URL deseada.


1.1.3.3 OPERACIONES BÁSICAS CON NUESTRO DOCUMENTO

Algunas de las operaciones básicas son por ejemplo guardar el documento, dándole en archivo y guardar, aunque google guardará automáticamente el documento cada cierto tiempo, también podemos guardarlo como copia nueva, cambiar nombre, imprimirlo, verlo como página web o descargarlo con un formato determinado.

El historia de revisiones nos da control sobre las distintas versiones del documento para que si se borra algo sin querer pueda restaurarse.

El resto de operaciones que podemos realizar son editar, ver, insertar elementos, formato, tablas y herramientas como cualquier procesador de textos.

1.1.3.4 COMPARTIR NUESTRO DOCUMENTO

Nos permite compartir un documento con otras personas que tengan acceso a la web, compartiendo uno o varios documentos de Google Docs como un trabajo grupal.

Tenemos 3 opciones: compartir con otros usuarios, enviar por correo electrónico como documento adjunto y publicar como página web.


A. COMPARTIR CON OTROS USUARIOS

Podemos invitar a otros usuarios para trabajar como “colaboradores” (con permisos de edición), o bien puedan acceder al documento simplemento como “lectores” (sin permisos de edición).

B. ENVIAR POR CORREO ELECTRÓNICO COMO ARCHIVO ADJUNTO

Para enviar un documento por e-mail basta con indicar el correo electrónico de los destinatarios e indicar los formatos a la hora de enviar el documento adjunto (documento word, pdf, odt, rtf)

C. PUBLICAR COMO UNA PÁGINA WEB

Nos permite publicar el documento mediante una

dirección o URL enviando a una las personas que

queramos la dirección para que lo vean a través

del navegador también podemos hacer que se publique automáticamente y publicarlo en un blog definiendo la configuración de nuestro blog dandole nombre de usuario y contraseña.

1.1.4 CREACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO

Accedemos a Google Docs y pulsamos sobre hoja de cálculo, y se nos abrirá con todos los elementos de este tipo de aplicaciones: columnas y filas, iconos par formato, alinear datos, insertar filas, columnas y otros objetos y eliminar elementos.

En la parte superior tenemos: editar, ordenar, fórmulas, formulario y revisiones.

1.1.4.1 INSERCIÓN DE GRÁFICOS

Permite insertar un gráfico a partir de los datos que tenemos en las filas o columnas. Seleccionamos todo pulsamos en insertar y gráfico, se nos abre una ventana con una cantidad de opciones para configurar el gráfico, le damos a guardar gráfico y nos sale para colocarlo donde queramos.

1.1.4.2 INSERCIÓN DE GADGETS

Se pueden insertar pequeñas aplicaciones llamadas gadgets, que han sido previamente creadas y listas para ser integradas y usadas en nuestra hoja de cálculo. Debemos de pulsar sobre Insertar gadget.



1.1.4.3 COMPARTIR NUESTRA HOJA DE CÁLCULO

Podemos compartir nuestra hoja de cálculo tanto con colaboradores (con permisos de edición) como lectores (sin permisos de edición), otra opción es publicarla en una dirección web o URL dándole en publicar.

1.1.4.4 CREACIÓN DE UN FORMULARIO PARA LA RECOGIDA DE DATOS

Podemos crear un formulario e invitar a quien deseemos para que lo rellene: las respuestas quedan registradas.

El proceso para crear un formulario es el siguiente:

1. Crear un nueva hoja de cálculo para el formulario.

2. Pulsamos sobre formulario y después en crear formulario.

3. Ahora debemos ir creando las preguntas para el cuestionario, establecemos un título, un texto de ayuda y el tipo de pregunta.

6 tipos de preguntas: Texto, texto de párrafo, tipo test, casillas de verificación, elegir de una lista y la escala.

4. Pulsando en Vista previa y enviar seleccionamos a las personas a las que enviaremos el cuestionario, si pulsamos sobre el enlace que se genera obtendríamos una vista previa.


5. Integrar el formulario en un blog o sitio web, copiando el código al seleccionar incrustar.

6. A medida que las personas fuesen rellenando el cuestionario, en nuestra hoja de cálculo se integrarían los resultados.

1.1.5 CREACIÓN DE PRESENTACIONES

Pulsamos sobre nuevo y a continuación sobre presentación, aparecerá el entorno de trabajo con una serie de menús y herramientas para las presentaciones y son las siguientes: Nueva diapositiva, duplicar diapositiva, eliminar diapositiva, insertar imagen, insertar texto, insertar forma, insertar vídeo y cambiar tema.

1.1.5.1 SELECCIONAR EL DISEÑO DE LA DIAPOSITIVA

Cada ves que pulsemos sobre nueva diapositiva,

podremos seleccionar el diseño que va a tener la

diapositiva, optando por uno de los diseño predefinidos.


1.1.5.2 INSERTAR IMÁGENES

Pulsamos sobre el botón insertar imagen, y a continuación en examinar para seleccionar una imagen de nuestro equipo o especificar una URL donde este la imagen.

1.1.5.3 INSERCIÓN DE VÍDEOS

Podemos incluir únicamente vídeos de YouTube. Pulsamos en insertar vídeo y después en incluir el vídeo, podremos buscar el vídeo escribiendo el término en la casilla y dandole a buscar, seleccionamos el vídeo e insertar vídeo.

Una vez insertado podemos mover el vídeo y cambiar el tamaño.

1.1.5.4 CAMBIAR EL TEMA DE UNA DIAPOSITIVA

Cambiar tema podemos rápidamente cambiar el diseño gráfico de nuestras diapositivas, seleccionando uno de los temas, una vez seleccionado se aplicará a todas nuestras diapositivas.


1.1.5.5 COMPARTIR LA PRESENTACIÓN

Es posible compartir una presentación, pulsamos sobre Compartir y añadir los correos electrónicos tanto de colaboradores, como de lectores.

También podemos acceder al feed RSS establecido para le presentación estando así informado de las modificaciones, dandole a Ver feed RSS de cambios del documento.

1.1.5.6 PUBLICAR LA PRESENTACIÓN

Pulsamos sobre el botón publicar y se nos

muestra una pantalla con los datos necesarios

para acceder a dicha presentación a través

de la web. También el código para incrustar

la presentación en una página web, blog,

LMS como Moodle, etc.


2.1 THINKFREE

2.2.1 INTRODUCCIÓN A THINKFREE

Es totalmente compatible con los formatos de las

aplicaciones de Microsoft Office, así como la similitud

en el uso de sus aplicaciones.

Tiene dos modalidades: My office y Workspace. My office

está diseñado para el trabajo con documentos personales

y Workspace para trabajar con documentación de forma

colaborativa.

2.2.2 MY OFFICE

Podemos gestionar nuestros documentos tanto online como offline sus características son las siguientes:

1. 1Gb de espacio de almacenamiento gratuito.

2. Posibilidad de descargar el software para instalarlo e incluye thinkfree write, thinkfree calc y thinkfree show.


3. ThinkFree Office Online, las herramientas anteriores para utilizarlas directamente a través de internet.

4. ThinkFree Manager, para sincronizar los documentos de las dos aplicaciones anteriores.

5. Editor HTML online: para integrar servicios youtube, flickr…

6. Herramientas para compartir y publicar documentos.

7. Acceso mediante dispositivos móviles al servicio de My Office.

2.2.3 WORKSPACE

Es un espacio de trabajo colaborativo al que podemos asignar diferentes perfiles o permisos en orden de mayor a menor:

1. Propietario o persona que crea el proyecto.

2. Administrador o persona que gestiona el proyecto.

3. Director o persona que coordina los elementos que se realizan.

4. Los miembros autorizados para crear o ver lo que se va creando.


Las características principales de esta herramienta son:

- Compartir documentos.

- Invitar a otros usuarios para colaborar en nuestro proyecto.

- Los usuarios participantes están informados por e-mail de las modificaciones.

- Cargar documentos elaborados con la aplicación My Office.

- Previsualizarse los documentos sin descargarlos.

2.2.4 DÁNDONOS DE ALTA EN THINKFREE

Debemos tener una dirección de correo electrónico y asignar una clave, los pasos son los siguientes:

1. Pulsar sobre Sign up Now para darnos de alta.

2. Datos: correo electrónico, clave a utilizar y el código que se muestra en la imagen, finalmente pulsamos sobre I Agree.

3. Se nos enviará un correo con un enlace para confirmar el alta.

4. Una vez confirmada el alta volvemos a la página principal.


2.2.5 ENTORNO DE TRABAJO

Esta zona de trabajo denominada My Home tiene tres grandes apartados: en la izquierda podemos cambiar nuestra fotografía, datos de información personal, gestionar lista de contactos y preferencias de la aplicación.

En la parte central tenemos My Office y justo debajo Workspace.

En la sección My Office se nos muestra los ficheros que tenemos y su tamaño, los ficheros utilizados más recientes y un enlace para descargar la aplicación.

En la sección Workspace, para crear un proyecto de forma colaborativa.

2.2.5.1 TRABAJANDO CON MY OFFICE

Pulsamos sobre My Office y tendremos dos zonas principales:

1. La zona de la izquierda para gestionar carpetas y ficheros que vamos creando y compartiendo.

2. La zona central con los botones para crear un nuevo documento, hoja de cálculo y presentación.

La primera vez que creamos un documento nos dice que un no hemos instalado el software para trabajar offline, pero podemos trabajar online.


A. THINKFREE DOCUMENT

Veremos una ventana de trabajo con el procesador de textos, muy similar al de Microsoft Office, podemos guardar en formato (Word 2003 y 2007, PDF, HTML..)

B. THINKFREE SPREADSHEET

Las hojas de cálculo también son muy similares a las de Microsoft Excel, tanto en sus menús como en los iconos

C. THINKFREE PRESENTATION

Las presentaciones también siguen la misma apariencia y uso de herramientas que Microsoft Powerpoint.

2.2.5.2 COMPARTIR DOCUMENTOS

Para compartir documentos para que otras personas puedan editarlos y trabajar con ellos, desde la pantalla de My Office pulsamos sobre un icono en forma de flecha hacia abajo a la izquierda de cada documento.

Después seleccionamos Share para compartir el documento, se nos abrirá una ventana para indicar con quien compartir nuestro documento tenemos dos opciones: co-autores o visualizadores-lectores. Pulsamos sobre Invite Users para enviar la invitación a cada usuario.


2.2.5.3 PUBLICAR DOCUMENTOS

Podemos publicar documentos para que sean visibles por cualquier persona a través de la web, en una dirección URL. Seleccionando la opción Publish.

Una vez que le documento haya sigo publicado, nos aparecerá una ventana con la dirección URL de nuestro documento.


3.1 ZOHO

Zoho cuenta además de procesador de textos

(Zoho writer), hoja de cálculo (Zoho sheet) y

presentaciones (Zoho Show) con un amplia variedad

de aplicaciones adicionales.

Entre las más destacadas de las adicionales son:

Zoho Notebook: integrar y compartir múltiples tipos de contenidos con otros usuarios (texto, imágenes, canales RSS, ficheros, audio, video…)

Zoho Wiki: para crear y administrar nuestro wiki, podemos invitar a numerosas personas para que participen en el.

Zoho Meeting: podemos conectarnos con otros usuarios para mostrar o compartir nuestro escritorio con otras personas online o bien acceder de forma remota al escritorio de otras personas.

En la izquierda podemos cambiar las preferencias de nuestra cuenta (información personal, contactos, grupos, password, etc.) y la zona central seleccionar el servicio que deseemos.


3.1.1 DOCUMENTOS DE TEXTO, PRESENTACIONES Y HOJAS DE CÁLCULO

La utilización es muy parecida a Google Docs y Thinkfree así que resaltaremos algunas características de Zoho Writer y Zoho Show.

- Zoho Writer: podemos utilizar el documento creado para publicarlo en nuestro blog, trabajar offline, así como integrar otras aplicaciones Zoho.

- Zoho Show: nuestras presentaciones pueden integrarse con Zoho chat para ser mostradas a quien deseemos, permite también la importación de presentaciones de Powerpoint hasta 10 Mb.

3.1.2 ZOHO NOTEBOOK

Podemos añadir en un documento o libro, todo tipo de contenidos y formatos. Una vez creados podemos editarlos, publicarlos, compartirlos, exportarlos, etc.

Podemos añadir los siguientes contenidos:

Texto, imágenes, audio, vídeo, HTML, direcciones URL, canales RSS, archivos, hojas de cálculo, documentos de texto, presentaciones.


3.1.3 ZOHO MEETING

Podemos establecer reuniones en tiempo real para compartir nuestro escritorio, para mostrar como se realiza un determinado proceso. También podemos tener el control de un ordenador remoto.

Tendremos que darnos de alta en el servicio y crear una cita, indicamos nombre de la cita, fecha, hora, nuestro correo y el de las personas que vamos a invitar.

Las diferentes personas recibirán un correo en el que pulsar sobre Join the meeting para unirse a la cita

2. USOS EDUCATIVOS EN MOODLE

Moodle incorpora diversas herramientas a través de las cuales los alumnos pueden enviarse y descargar documentos en cualquier formato. También incorpora un wiki interno que puede utilizarse como herramienta para trabajar un determinado contenido de forma colaborativa entre los alumnos.

Todavía no incorpora las enormes posibilidades a la hora de crear, editar, compartir y publicar de forma grupal documentos como los que hemos visto en estos servicios.

Para ello utilizaremos las aplicaciones de Google Docs, Thinkfree o Zoho, compartiendo los documentos entre los integrantes de los grupos de trabajo creados en Moodle para determinadas tareas y una vez terminadas subirlas para que el tutor pueda valorarlas.

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