GESTION POR PROCESOS E DEL RENIEC -...
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GESTION POR PROCESOS
EXPERIENCIA DEL RENIEC
MBA Ing. Tobías Aliaga Vilchez, PMP Gerente de Calidad e Innovación
RENIEC Setiembre - 2015
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“Una organización es tan buena como lo son sus procesos”
(Rummbler y. Brache)
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Índice
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ACERCA DE RENIEC
VISION MISION
SERVICIOS
"Fortalecer la ciudadanía y el desarrollo equitativo del país como la entidad de registro del Estado peruano que garantiza a las personas su condición de sujetos de derecho; genera confianza y seguridad jurídica; y promueve el gobierno electrónico a través de la tecnología de información y comunicaciones".
Registrar la identidad, los hechos vitales y los cambios de estado civil de las personas; participar del Sistema Electoral; y promover el uso de la identificación y certificación digital, así como la inclusión social con enfoque intercultural.
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Índice
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Valores Institucionales
Excelencia en el servicio
Política Institucional
10. Reingeniería de la Estructura Organizativa para mejorar la atención del ciudadano: Transformar el modelo jerárquico actual de la institución a un efectivo modelo de gestión basado en procesos.
Objetivos Estratégicos
• Mejora al servicio
• Atención a sectores vulnerables
• Innovación y uso de tecnología
Recursos para la Acción: Enfoque de gestión por procesos
Es importante señalar que el RENIEC viene implementando la Gestión por Procesos como parte de las acciones de modernizar la gestión institucional bajo un enfoque de Gerencia por Resultados. Para el efecto cuenta con un conjunto de procesos institucionales que definen y dan origen a los procesos claves, los procesos de soporte, los
procesos de gestión y su relación con los clientes y proveedores, en el marco de la mejora continua
Alineamiento a la Estrategia
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Índice
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Levantamiento del Proceso
Documentación del Proceso
Análisis de Mejora
Diseño to be
Monitoreo del Proceso
Implementación del Proceso
¿Necesidad de Mejora?
Si
No Proceso Existente
Proceso Nuevo
Modelo Situación Actual
• Ficha de Proceso • Ficha de Indicadores • Diagrama de Flujo
GP 379
• Talleres • Entrevistas • Observación
GP 378
Modelo Situación Actual
GP 378
• Herramientas de Calidad • Oportunidades de mejora • Recorridos del proceso • Entrevistas de validación
• Diagrama to be • Matriz de requerimientos
DI Gestión Operativa Modelo To Be
Gestión del Proceso
Comité del Proceso Dueño del Proceso
GCI
Comité Gestión por Procesos
Alta Dirección
Órganos de Línea Órganos Soporte
Centro de Excelencia
Gobierno de Gestión por Procesos
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Índice
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………..……
PROCESOS DE SOPORTE
Proceso de Medición- Análisis-Mejora
PROCESOS ESTRATEGICOS
Cliente -Ciudadano
Sector Publico
Sector Privado
Proveedores
Cliente-Ciudadano
Sector Publico
Sector Privado
Proveedores
Grupos de Interés Grupos de Interés
PROCESOS OPERATIVOS
Mapa de Procesos
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Índice
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Arquitectura de Procesos Estratégico RENIEC
Proceso Detallado
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Arquitectura de Procesos Soporte RENIEC
Proceso Detallado
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Arquitectura de Procesos Misionales RENIEC
Proceso Detallado
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Atención de DNI
Proceso Detallado
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Atender Inscripción de DNI
Proceso Detallado
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Capturar Trámite de DNI
Proceso Detallado
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Índice
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Atender Inscripción de DNI
2012 2013 2014 2015
Resultado 72.50% 78.30% 83.40% 87.60%
Aceptable 70.01% 70.01% 70.01% 70.01%
No Aceptable 64.99% 64.99% 64.99% 64.99%
72.50% 78.30% 83.40%
87.60%
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
2012 2013 2014 2015
Porcentaje de tramites atendidos de acuerdo a los plazos de entrega del DNI vigentes
Resultado
Aceptable
No Aceptable
Seguimiento y Monitoreo
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Atender Inscripción de DNI
2012 2013 2014 2015
Resultado 0.63% 0.34% 0.17% 0.15%
Aceptable 3.99% 3.99% 3.99% 3.99%
No Aceptable 5.01% 5.01% 5.01% 5.01%
0.63% 0.34% 0.17% 0.15%
0.00%
1.00%
2.00%
3.00%
4.00%
5.00%
6.00%
2012 2013 2014 2015
Porcentaje de reclamos en relación a los plazos de entrega reportados por GII
Resultado
Aceptable
No Aceptable
Seguimiento y Monitoreo
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Atender Inscripción de DNI
2012 2013 2014 2015
Resultado 0.15% 0.10% 0.03% 0.02%
Aceptable 0.1999% 0.1999% 0.1999% 0.1999%
No Aceptable 0.3101% 0.3101% 0.3101% 0.3101%
0.15%
0.10%
0.03% 0.02%
0.00%
0.05%
0.10%
0.15%
0.20%
0.25%
0.30%
0.35%
2012 2013 2014 2015
Porcentaje inscripciones extemporaneas detectados por el AFIS mal calificados en el Area de Evaluación
Resultado
Aceptable
No Aceptable
Seguimiento y Monitoreo
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Atender Emisión de Certificados Registrales
2012 2013 2014 2015
Resultado 98.60% 98.74% 98.86% 99.28%
Aceptable 85.01% 85.01% 85.01% 85.01%
No Aceptable 79.99% 79.99% 79.99% 79.99%
98.60% 98.74% 98.86% 99.28%
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
120.00%
2012 2013 2014 2015
Porcentaje de tramites atendidos de acuerdo a los plazos de entrega de Certificaciones
Resultado
Aceptable
No Aceptable
Seguimiento y Monitoreo
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Atender Emisión de Certificados Digitales
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio
Resultado 98.81% 99.01% 99.04% 99.08% 100.00% 100.0% 100.0%
Aceptable 98.01% 98.01% 98.01% 98.01% 98.01% 98.01% 98.01%
No Aceptable 89.99% 89.99% 89.99% 89.99% 89.99% 89.99% 89.99%
98.81% 99.01% 99.04% 99.08%
100.00% 100.00% 100.00%
84.00%
86.00%
88.00%
90.00%
92.00%
94.00%
96.00%
98.00%
100.00%
102.00%
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL
Porcentaje de solicitudes de Certificado Digital autorizadas dentro del tiempo máximo establecido (2015)
Resultado
Aceptable
No Aceptable
Seguimiento y Monitoreo
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Índice
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Atender Inscripción de DNI 1
Mejora de Procesos
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1
• Mayores niveles de control para detección de fraudes (peritos + Sistema Biométrico).
• Uso de diferentes biometrías para control (huellas , rostro).
• Reducción del tiempo de evaluación de trámites de identificación.
Eliminación de Duplicidad de Identidad
Mejora de Procesos
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Atender Inscripción de DNI 2
Mejora de Procesos
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Descentralización del Procesos de DNI
• Evaluación de trámites descentralizada.
• Menor tiempo en traslado de fichas para impresión.
• Menor tiempo de traslado de DNI a oficinas de entrega.
2
Mejora de Procesos
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Atender Inscripción de DNI 3
Mejora de Procesos
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Entrega a Domicilio 3
• Ahorro de tiempo a ciudadano en traslado a Oficinas.
• Descongestionamiento de Oficinas de Atención.
Mejora de Procesos
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Atender Duplicado de DNI 4
Mejora de Procesos
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Duplicado de DNI 4
• Pago e ingreso de solicitud en un solo lugar.
• Ampliación de cobertura para recepción de solicitudes.
• Cooperación entre instituciones.
Mejora de Procesos
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Proceso Atender Inscripción de Acta Registral 5
Mejora de Procesos
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Registros Civiles . net 5
• Registro de Nacido Vivo del Minsa, Registro en Municipalidades y procesamiento en RENIEC
integrado.
• Integración de Base datos de Registros Civiles , RUIPN y Nacido Vivo .
• Las actas registradas son convertidas a micro formas digitales .
• Se cuenta con un centro de almacenamiento de las micro formas generadas
(con Certificado de idoneidad Técnica).
Certificado de
Nacido Vivo
Sistema de
Registros en Línea Procesamiento
Actas Registrales Almacenamiento
Micro formas
Actas Registrales
Mejora de Procesos
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Proceso Emitir Copia Certificada Acta Registral
6
Mejora de Procesos
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Plataforma Virtual MultiServicios 6
• Disponibilidad las 24 horas del día.
• Acceder a las Copia certificada desde cualquier punto del Perú.
• Reducción de tiempo de obtención de copia certificada de 3 días a 5 minutos.
• El 40 % de las actas registrales se pueden obtener por este medio.
Mejora de Procesos
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Proceso Realizar Verificación Biométrica 7
Mejora de Procesos
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OTORGAMIENTO DE SERVICIOS
Verificación Biométrica 7
• Identificación de identidad inmediata.
• Certeza de la identidad de cualquier persona.
• Cooperación interinstitucional.
Mejora de Procesos
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Índice
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Al 2014 se han identificado a
32,722,000 ciudadanos,
mostrándose la cobertura de
identificación alcanzada por
rangos de edades ( de 0 a
75 años a más).
59.3% (2005)
99.36%
Registro Identificación
Registro DNI
Registro Civil
Registro Civil
Al 2014, se ha integrado
el 40% de Registros
Civiles a nivel nacional
(734 OREC) 40% Nac. 90% Lima
…
Resultados
Fuente: Ipsos
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Índice
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Plataforma de Gestión por Procesos
Modelos de Excelencia
Sistemas de Gestión
Buenas practicas y mejora continua
Marco de Gestión por procesos en RENIEC
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Reconocimientos y Premios
2005 2007
2006 2008
2009
2010 2012 2014
2011 2013
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GRACIAS !!!
MBA Ing. Tobías Aliaga Vilchez, PMP Gerente de Calidad e Innovación
[email protected] RENIEC
Setiembre - 2015