Guía de buenas prácticas para la ... - La Salle
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Universidad de La Salle Ciencia Unisalle Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos Facultad de Ciencias Económicas y Sociales 1-1-2019 Guía de buenas prácticas para la digitalización de historias laborales, en el servicio nacional de aprendizaje Sena regional – Cauca Ileana Medina Villani Universidad de La Salle Isabel Alicia Pantoja Ospina Universidad de La Salle Follow this and additional works at: hps://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental is Tesis de maestría is brought to you for free and open access by the Facultad de Ciencias Económicas y Sociales at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Maestría en Gestión Documental y Administración de Archivos by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact [email protected]. Citación recomendada Medina Villani, I., & Pantoja Ospina, I. A. (2019). Guía de buenas prácticas para la digitalización de historias laborales, en el servicio nacional de aprendizaje Sena regional – Cauca. Retrieved from hps://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental/53
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Universidad de La SalleCiencia UnisalleMaestría en Gestión Documental y Administraciónde Archivos Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
1-1-2019
Guía de buenas prácticas para la digitalización dehistorias laborales, en el servicio nacional deaprendizaje Sena regional – CaucaIleana Medina VillaniUniversidad de La Salle
Isabel Alicia Pantoja OspinaUniversidad de La Salle
Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental
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Citación recomendadaMedina Villani, I., & Pantoja Ospina, I. A. (2019). Guía de buenas prácticas para la digitalización de historias laborales, en el servicionacional de aprendizaje Sena regional – Cauca. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/maest_gestion_documental/53
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS
LABORALES EN EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
REGIONAL - CAUCA
ILEANA MEDINA VILLANI
ISABEL ALICIA PANTOJA OSPINA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
MAESTRÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
2019
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS
LABORALES, EN EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA REGIONAL -
CAUCA
ILEANA MEDINA VILLANI
ISABEL ALICIA PANTOJA OSPINA
Trabajo de grado para obtener el título de:
Magister en Gestión Documental y Administración de Archivos
Asesor: FREDDY JARAMILLO
Magister
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
MAESTRÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
2019
Dedicatoria
Este trabajo de grado se dedicada primero a Dios por darnos la sabiduría, compromiso y
paciencia para superar todos los obstáculos presentados, a nuestras familias, profesores,
amigos y compañeros por haber sido un pilar fundamental para el logro de este trabajo, con
empeño y dedicación, el cual se convertirá en un proyecto de vida.
Agradecimientos
A Dios, que con su infinita bondad nos dio vida, salud, sabiduría, paciencia y compromiso
para lograr la meta propuesta.
A nuestras familias quienes nos animaron y fortalecieron para que pudiéramos dedicar
tiempo al desarrollo de este trabajo.
A nuestros profesores Adalgiza Abdala, Luis Fernando Sierra, Germán Torres, Jhon Jairo
Vargas, por sus conocimientos, en especial a Juan de Jesús Cardona, Freddy Jaramillo por
sus valiosos y enriquecedores aportes para que este trabajo tuviese éxito.
A la Universidad de la Salle, sus directivos y administrativos como apoyo fundamental en
el desarrollo de nuestra formación.
Al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Cauca, y a sus directivos, por el
valioso e incalculable apoyo brindado para el desarrollo de nuestra formación y del trabajo
de grado.
A nuestros compañeros de estudio por compartir gratos momentos en el desarrollo de la
maestría.
A nuestros amigos y compañeros de trabajo quienes de una u otra forma nos brindaron
apoyo en el desarrollo de nuestro trabajo de investigación.
Contenido
Pág.
Introducción 9
Capítulo I. Planteamiento del problema 11
1.1 Cateterización y contextualización 11
1.2 Justificación 14
1.3 Objetivos. 16
1.3.1 Objetivo General 16
1.3.2 Objetivos específicos 16
Capítulo II. Marco Teórico 17
2.1 Antecedentes de investigación y contexto teórico 17
2.2 Estado del Arte 19
2.3 Marcos de referencia 42
2.4 Marco Legal 46
2.4.1 Leyes 46
2.4.2 Decretos 47
2.4.3 Acuerdos 47
2.4.4 Circulares 47
2.4.5 Normas técnicas 48
2.4.6 Guías/otros 48
Capítulo III. Metodología 49
3.1 Enfoque 49
3.2 Tipo de Investigación 49
3.3 Método 50
3.4 Técnicas de investigación 51
3.5 Instrumentos de recolección de información 52
3.6 Población y muestra 52
3.7 Procesamiento y análisis de la información 53
3.8 Fases de la investigación 57
3.8.1 Identificación y levantamiento de la información. (Concepto) 57
3.8.2 Análisis de los procesos y procedimientos (Desarrollo) 57
3.8.3 Clasificación y priorización de los procesos y procedimientos archivísticos 57
3.9 Procedimiento 58
Capítulo IV. Guía de Buenas Prácticas para la digitalización de Historias Laborales,
en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional – Cauca 59
4.1 Introducción 59
4.2 Fase previa al inicio 60
4.3 Definición del alcance 64
4.4 Declaración de la finalidad y usos previstos de los documentos
digitalizados 66
4.5 Mínimos técnicos 67
4.6 Talento Humano 67
4.7 Elementos de protección de seguridad laboral: 67
4.8 Hardware 68
4.9 Software de escaneo 70
4.10 Preparación de los originales 71
4.11 Área de trabajo 72
4.12 Proceso general de digitalización 75
4.13 Capacidad del equipo que soportará el proceso de digitalización 77
Capitulo V. Conclusiones y Recomendaciones 78
5.1 Conclusiones 78
5.2 Recomendaciones 78
Bibliografía 80
Anexos 83
Lista de figuras
Pág.
Figura 1. Línea de tiempo tratamiento archivístico 19
Figura 2. Proceso metodológico 58
Figura 3. Proceso general de digitalización de HL en el SENA Regional Cauca 75
Lista de fotografías
Pág.
Fotografía 1. Estantería de ubicación del archivo actual 63
Fotografía 1. Unidades de conservación 64
Fotografía 3. Equipos para digitalización 73
Fotografía 4. Digitalizador de microfilm 74
Lista de gráficas
Pág.
Gráfica 1. Pregunta 1. Considera que la frecuencia con que se consultan las historias
laborales de la entidad es alta? 54
Gráfica 2. Pregunta 2. Considera que la organización de la serie documental HLS está de
acuerdo con normativa? 54
Gráfica 3. Pregunta 3. ¿Considera que la entidad presta un buen servicio de información y
consulta en temas de HL a quienes lo requieren? 55
Gráfica 4. Pregunta 4. Considera eficiente y oportuno el trámite de respuesta a las
solicitudes de información en relación con las HLS? 55
Gráfica 5. Pregunta 5. Considera que el estado físico de los tipos documentales que
reposan en las HL es bueno? 56
Gráfica 6. Pregunta 6. Considera que un proceso de digitalización de las HL optimizaría los
procesos de consulta, trámite y gestión de la información? 56
Lista de tablas
Pág.
Tabla 1. Tipos de digitalización 26
Tabla 2. División de los tipos de documentos - Primarios 29
Tabla 3. División de los tipos de documentos - Secundarios 30
Tabla 4. Tiempos de retención del archivo de historias laborales en la Universidad
Javeriana 31
Lista de anexos
Pág.
Anexo 1. Propuesta de la “Guía de buenas prácticas para la digitalización de Historias
Laborales -HL- en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Cauca.” 84
Anexo 2. Solicitud de acceso al servidor de HL 86
Anexo 3. Lista de chequeo para verificación de documentos originales 87
Anexo 4. Formato de no conformidades 91
Introducción
Este trabajo de investigación cuyo título se denomina: “Guía de buenas prácticas para la
digitalización de Historias Laborales - HL en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,
Regional Cauca.”, se realiza con el propósito de dar valor agregado al proceso de la gestión
y consulta de la información contenida en dicha serie documental, considerada esta como
una de las más importantes de la Entidad ya que en ella reposa la historia de sus empleados.
Con la elaboración de esta guía se pretende optimizar el servicio de información y
consulta de los documentos, hoy esta información reposa en físico y debido a la
manipulación de los tipos documentales, se han generado factores de deterioro, causados por
agentes de tipo físico, biológico y químico en los documentos, lo que ha generado en algunos
casos pérdida de tipos documentales y de información.
Este trabajo presenta una guía para desarrollar el proceso de digitalización de la serie
documental Historias Laborales del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional
Cauca, conformado por cuatro capítulos, estructurados de la siguiente manera:
Primer capítulo: Planteamiento del problema; en este capítulo se plantea de forma breve
la caracterización y contextualización de lo que hoy presenta la serie documental HL en el
SENA Regional Cauca, y que a partir del problema presentado actualmente en la entidad,
determinó el tema de la presente investigación.
El segundo capítulo hace referencia al marco teórico del trabajo; en el desarrollo de
éste, se realizó el estado del arte de la serie documental, igualmente, los marcos de referencia
que sirvieron como insumo para identificar la normativa a aplicar en desarrollo del trabajo
de investigación y la formulación de los objetivos propuestos.
El tercer capítulo permitió realizar las acciones encaminadas al cumplimiento de los
objetivos propuestos; durante el desarrollo de este capítulo, se realizó observación directa,
10
aplicaron encuestas, testimonios, prácticas reales, se hizo clasificación y validación de los
datos, lo que permitió la formulación de la guía.
En el cuarto y último capítulo se presenta la estructura de la guía de digitalización para
la serie de HL para ello se apropió la información relevante para la construcción de la
estructura del trabajo de investigación.
11
Capítulo I.
1 Planteamiento del problema
1.1 Cateterización y contextualización
Desde el año 2000 se establecieron en Colombia los lineamientos de organización de
series documentales para entidades del Estado mediante la Ley General de Archivos; estos
se sustentan en que los documentos son un recurso vital para el apoyo institucional no sólo
por su carácter informativo y comunicativo, sino también porque tienen un gran valor desde
el punto de vista estratégico para la toma de decisiones en la organización.
Como lo indicara Palacios (2001), en la actualidad las sociedades siguen recurriendo a
los centros de historia (archivos) con la seguridad y la certeza de la buena fe, “en el carácter
fehaciente de los datos y en la confianza en la integridad moral de los certificadores” (p.10).
Pese a la importancia que tiene el tema de las Historias Laborales, existen algunas
entidades del Estado que no cumplen con los lineamientos indicados en la normativa, ya sea
por falta de conocimiento o aplicación de la misma. Ejemplo de lo anterior son, precisamente,
las historias laborales pertenecientes a funcionarios activos del SENA, regional Cauca, así
como las Historias Laborales [HL], pertenecientes a pensionados y exfuncionarios de la
entidad. Lo que se evidencia es que la organización de esta serie documental no está acorde
con los lineamientos institucionales y normativos que para las entidades del Estado ordena,
como ente rector de la archivística en Colombia, el Archivo General de la Nación.
La realidad es que dichos expedientes y los documentos no se encuentran organizados
de acuerdo con los principios archivísticos, de tal forma que en la actualidad se consideran
susceptibles de ser sustraídos, mal manipulados, igualmente no se cuenta con un sistema
técnico o tecnológico que permita ofrecer un eficaz, eficiente y oportuno servicio de
información y consulta para el usuario de la HL.
12
Algunos tipos documentales que reposan en la serie HL, son solicitados directamente
por los usuarios o sus familiares por razones de tipo administrativo, legal o jurídico
(dependiendo cuál sea la necesidad que se tenga), esto conlleva a que por una no adecuada
manipulación, se presente no sólo riesgo de pérdida de documentos, sino daño estructural
tanto de los expedientes como de los tipos documentales que los conforman.
En correspondencia con lo planteado en la circular 004 de 2003 que afirma:
De otra parte, las entidades deberán establecer controles que garanticen la
transparencia de la administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de
los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestión del talento humano.
(Circular 4, 2003, parr.5).
Teniendo en cuenta lo anteriormente planteado, el enfoque específico de la actual
propuesta investigativa es que con la aplicación de la guía se pueda llevar a cabo el proceso
de digitalización de las HL en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Cauca.
Bajo este contexto, igualmente, se pretende actualizar de manera sistemática la
información que contienen los expedientes de las HL, desde una perspectiva técnico–
archivística, aplicando las Tecnologías de la Información y la Comunicación Tics. Esta
intervención será novedosa, toda vez que las HL no están debidamente organizadas ni
digitalizadas, corriendo el riesgo de deterioro y pérdida de dichos tipos documentales. En
consecuencia, se pretende elaborar la guía de buenas prácticas para su respectiva
digitalización, donde se encontrarán una serie de pautas que, al ser seguidas, paso a paso,
permitirán subsanar esta problemática que actualmente enfrenta el SENA, regional Cauca.
Una vez realizado este programa piloto, se pretende adelantar los ajustes pertinentes a
la guía de digitalización, de manera tal que a la postre la misma se constituya en una
herramienta susceptible de ser aplicada en cualquier regional del SENA a nivel nacional, que
por su parte no se encuentran ajenas a la problemática planteada.
13
Otro aspecto importante a tener en cuenta y que motiva esta propuesta, es la
responsabilidad que tiene el SENA de cumplir lo determinado en la circular 07 del 20 de
noviembre del 2002, proferida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y
el Archivo General de la Nación, mediante la cual hace referencia a la obligatoriedad de
organizar los archivos en concordancia con lo dispuesto en la Ley General de Archivos,
Para tal efecto es necesario, reiterar a los Secretarios Generales o quien haga sus
veces de la entidades u organismos destinatarios de la presente circular, la obligación
de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de
los documentos de archivo y que además son responsables de su organización y
debida conservación física, así como de la prestación de los servicios archivísticos
(Circular 07, 2002, parr.2).
En cumplimiento de esta normativa, se adelantó el programa de renovación de la
administración pública liderado por la Presidencia de la República, el Departamento
Nacional de Planeación, el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo
de la Función Pública.
La idea central de este programa fue asegurar el acompañamiento y seguimiento al
manejo de los archivos, con el ánimo de preservar los fondos documentales de todas las
entidades al interior de sus procesos de reforma institucional, dando especial prioridad a las
historias laborales, las nóminas y las historias clínicas. Lo que se detectó fue que las entidades
públicas debían implementar controles que aseguraran la transparencia de la administración
de las Historias Laborales, situación que implicó enfatizar en la responsabilidad de los
funcionarios que desarrollan las actividades que le son propias al área del talento humano.
Es por esta razón que la idea de implementar una guía de buenas prácticas para la
digitalización, dará lugar a una nueva visión técnica y holística del proceso de conservación
de las HL en el SENA Regional Cauca.
14
Finalmente, cabe mencionar que dentro de la política cero papel, y de las políticas
públicas de conservación de la memoria histórica de las instituciones, también consagrada en
la Ley General de Archivos, se establecen lineamientos para adelantar buenas prácticas de
conservación de los documentos que se gestionan en las instituciones. En consecuencia, con
la Guía propuesta, también se pretende coadyuvar con la preservación de la información de
aquellas personas que fueron importantes y que hicieron parte la institución.
En conclusión, la guía de buenas prácticas para la digitalización de las HL, en el
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Cauca, será una herramienta importante
para la institución ya que permitirá minimizar el retiro de tipos documentales, mejorar la
gestión, manejo, conservación, el deterioro estructural de los documentos así como ofrecer
un servicio eficiente, eficaz, oportuno y confiable de información o consulta al usuario final.
1.2 Justificación
En la actualidad, el SENA regional Cauca administra gran volumen de expedientes de
la serie documental Historias Laborales sin criterio de organización archivística, es decir, de
una manera artesanal y empírica, razón por la cual se puede presentar pérdida de tipos
documentales, falencias en la gestión, inadecuada conservación de los documentos o alto
índice de deterioro estructural de los mismos, lo que es un factor de riesgo para que se dé
tanto la pérdida parcial o total de la información, la prestación de un servicio de información
al usuario final ineficiente e inoportuno.
Desde una perspectiva académica, el proyecto aportará una nueva iniciativa al proceso
de gestión y administración de la información de las HL; será un novedoso antecedente
investigativo y metodológico que contribuirá a la sostenibilidad del acervo documental,
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tomando como características esenciales la oportunidad, seguridad, disponibilidad y
administración de esta serie documental específica.
El hecho de acceder de manera técnica y sistematizada a la historia laboral, contribuye
a una gestión con mayor transparencia en la administración, contrarresta los posibles actos
de corrupción administrativa, adulteración y manipulación de este tipo de series
documentales (problema que se genera con mayor facilidad si dicha información no se
encuentra protegida, conservada y preservada técnicamente).
Con base en lo anterior, y teniendo en cuenta la necesidad que presenta la entidad de
proteger, conservar y preservar tanto los expedientes como los tipos documentales que los
integran, la presente investigación busca elaborar una guía de buenas prácticas para realizar
el proceso de digitalización de las HL, por medio de la cual se pueda brindar información
confiable, veraz y oportuna para el usuario final y, al mismo tiempo, evitar la pérdida de
información, sustracción de tipos documentales y deterioro estructural de los mismos.
La pertinencia de investigar sobre buenas prácticas en los procesos archivísticos y
aplicarlas dentro de la institución radica en la necesidad manifiesta del Estado colombiano
en torno a la importancia en la preservación de la memoria de las instituciones públicas.
Asimismo, mediante este trabajo se aporta a la disciplina archivística en la medida en
que se construye una herramienta práctica, activa, moderna y de fácil implementación para
las necesidades de la entidad que es objeto de estudio. Incluso, al ámbito académico se le
aportará la rigurosidad de la aplicación de la normativa que el legislador ha determinado para
el óptimo desempeño de las instituciones estatales en materia de la gestión y la
administración de los documentos relacionados con las HL.
Finalmente, a nivel personal el desarrollo de esta investigación es relevante ya que nos
permite hacer un aporte a la institución en la cual laboramos y dejar un legado a los relevos
16
generacionales para que continúen ejecutando tareas de conservación y preservación a largo
plazo de la memoria histórica de la institución.
Pregunta de investigación
¿Qué aspectos metodológicos y técnicos se deberían tener en cuenta para la elaboración
de una guía de buenas prácticas en la digitalización de las Historias laborales, en el Servicio
Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Cauca?
1.3 Objetivos.
1.3.1 Objetivo General
Proponer una guía de buenas prácticas para la actualización técnica de la información
en la serie documental Historias Laborales en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,
Regional Cauca, de acuerdo con procesos técnicos y normativa.
1.3.2 Objetivos específicos
Diagnosticar la gestión documental de las HL en el SENA Regional Cauca.
Identificar procedimientos y controles establecidos para la gestión documental de
las HL en el SENA Regional Cauca.
Elaborar la guía de buenas prácticas para la digitalización de las HL en el SENA,
Regional Cauca.
17
Capítulo II.
2 Marco Teórico
2.1 Antecedentes de investigación y contexto teórico
Los antecedentes de la investigación, indican que revisadas las bases de datos y los
repositorios de las Universidades, son pocos los artículos científicos o tesis de grado que se
han escrito sobre la serie documental Historias Laborales.
Sin embargo, existen algunos referentes que para la Entidad toman valor, como; trabajo
denominado, Quintero. R. Esmeralda, (2015). “Estándares de Calidad para la Organización
de Historias Laborales, Análisis de caso SENA Regional Tolima”. Mediante el cual plantea,
las buenas prácticas para racionalización de la normalización archivística en el Sistema
Integrado de Gestión, en el SENA Regional Tolima.
Williams. L. Elvia. (2010). “Propuesta para la digitalización del fondo documental del
Dr. Belisario Porras”. Que pretende reducir el tiempo entre la producción documental y la
difusión de la información y minimizar el riesgo de deterioro del documento.
Los proyectos de digitalización son cada vez más comunes en bibliotecas, instituciones
públicas, centros de información y organizaciones ya sean públicas o privadas. Sin embargo,
en muchas de ellas no se tienen en cuenta las buenas prácticas y los procedimientos
estandarizados a nivel nacional e internacional, que permitan obtener calidad e integridad de
los archivos digitales, es decir, se digitaliza sin aplicación de la normativa existente.
Es importante tener en cuenta que, para el caso que nos ocupa, existe la guía No.5 Cero
papel, en la administración pública, digitalización certificada de documentos, la cual define
la digitalización certificada como: “el proceso tecnológico que permite convertir un
documento en soporte análogo, en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen
18
codificada, fiel e íntegra del documento, con certificación tecnológica de integridad,
disponibilidad, fiabilidad y autenticidad.” (MINTIC, s, f, p. 4).
Para la elaboración de la guía de digitalización de las HL en el SENA Regional Cauca,
se debe dar cumplimiento a lo estipulado por el ente regulador de la política archivística en
Colombia, que es el Archivo General de la Nación, donde se señala la importancia capital
que tiene la digitalización en la modernidad presente:
Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente
parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional (Ley 594, 2000, art. 4).
A pesar de que no existe una norma que determine con exactitud el tiempo en que se
deben conservar las HL, en Colombia sí se cuenta con una normativa constitucional y legal
vigente, relacionada con la conservación de la información laboral de los trabajadores, que
implica la conservación de los documentos por un largo período de tiempo.
Se adiciona a lo preceptuado en el marco legal el Código Sustantivo del Trabajo, que
señala en el artículo 39 el valor probatorio que tiene el contrato de trabajo, en el artículo 42
la certificación del contrato, y en el artículo 151 las autorizaciones especiales por escrito.
Se considera pertinente esta norma para los propósitos de esta guía debido a que de
forma general relaciona la información de los trabajadores durante su trayectoria laboral en
una empresa..
A su turno, en el artículo 264 del mismo Código hace referencia a los archivos de las
empresas, señalando que éstas están obligadas a efectuar el pago de la jubilación al trabajador
en retiro, razón por la cual deben conservar en sus archivos todos los datos que permitan
establecer de manera exacta el tiempo de prestación del servicio de sus trabajadores y los
salarios que han sido devengados.
19
Así mismo, el Archivo General de la Nación tiene aprobadas Tablas de Retención
Documental donde la serie historias laborales tiene un tiempo de retención de 100 años,
tiempo este que empieza a contarse a partir del retiro del funcionario y/o trabajador.
En Colombia la práctica ha mostrado que el tiempo mínimo que debe tenerse en cuenta
para la conservación de las historias laborales en el archivo central debe estar entre un periodo
de 80 y 100 años. (Parada, 2001, p.142)
En este tiempo la historia laboral es susceptible de ser consultada por el propio
funcionario en retiro, por sus herederos o por la administración.
Por otra parte, en el desarrollo del presente trabajo se destaca que en la ponencia
expuesta por el Doctor Armando Garnica (2011), Archivos de Historias Laborales, se dio a
conocer el adecuado manejo archivístico de las historias laborales estableciendo la necesidad
de generar la reglamentación de su digitalización y lo relacionado con los tiempos de
retención, organización y conservación de las mismas.
2.2 Estado del Arte
Figura 1. Línea de tiempo tratamiento archivístico
Fuente: Construcción propia
20
Éste se apoyó en fuentes primarias encontradas al interior de la entidad y fuentes
secundarias relacionadas con la literatura específica presentada en libros, investigaciones,
artículos, normativa, memorias y escritos, se dio inicio al desarrollo del estado del arte en el
capítulo II de la investigación Elaboración de una Guía de Buenas Prácticas para la
digitalización de Historias Laborales -HL- en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,
Regional Cauca. Con el fin de cumplir con dicho propósito se procedió a adelantar una
revisión bibliográfica desde los últimos 17 años para las HL, atendiendo a lo planteado en la
Ley 594 de 2000 -en adelante Ley General de Archivos-, mediante la cual se establece para
Colombia los lineamientos que deben seguir las entidades del Estado en la organización de
series documentales como la de HL, consideradas éstas como un activo vital para el apoyo
institucional, no sólo desde el punto de vista de la comunicación o la información, sino
también porque representan un valor incalculable para la toma de decisiones en la
organización.
Este trabajo pretende mostrar los principales hallazgos acerca del contexto
bibliográfico y documental de la digitalización de historias laborales. Los estudios sobre el
tema de la organización y digitalización de dicha serie documental son escasos, sin embargo,
existen una serie de autores, los cuales trabajan en torno a la responsabilidad de salvaguardar,
proteger, recuperar, conservar, sostener y divulgar este tipo de patrimonio documental de la
Nación, este es el caso del documento de Cortez Cecilia (2002), quien indica que la “[…]
Digitalización de la organización de historias laborales de los empleados públicos se realiza
a través de un trabajo interdisciplinario en las áreas de derecho laboral, psicología, recursos
humanos, bienestar social, la archivística, entre otras”. (p.186).
Para el desarrollo de este capítulo, se hace necesario conocer la definición del estado
de arte como herramienta para la investigación. El documento de Molina Montoya (2005), lo
21
define como una forma de la investigación documental que va a permitir efectuar una revisión
sistemática sobre los documentos existentes en un área específica el estudio del conocimiento
acumulado.
Remonta sus orígenes a los años ochenta del siglo XX, cuando la investigación
documental se utilizaba como herramienta de compilación y sistematización de información
con mucha relevancia en las ciencias sociales, no obstante, indica Molina Montoya (2005)
que “en la medida en que estos estudios se realizaron con el fin de hacer balances sobre las
tendencias de investigación y como punto de partida para la toma de decisiones” (p.73), se
ha ido posicionando al estado del arte como una modalidad de investigación dentro de la
investigación.
La aproximación al estado del arte, conlleva el desarrollo de una metodología que se
resume en tres pasos:
Contextualización,
Clasificación y
Categorización
Pasos estos que se complementarán con una fase adicional que permitirá relacionar el
estado del arte en forma estructural o analítica como si fuese un sinónimo de la investigación.
Se observa entonces que la creación de estados del arte, como lo indica Molina
Montoya (2005), posibilitan “la circulación de la información, genera una demanda de
conocimiento y establece comparaciones con otros conocimientos paralelos a este,
ofreciendo diferentes posibilidades de comprensión del problema tratado, puesto que brinda
más de una alternativa de estudio” (p.73).
22
Con base en ello, se puede entender que el estado de arte es un sistema articulado de
conceptos, proposiciones y esquemas analíticos formales que pretenden dar cuenta de la
realidad. Este tópico lo refuerza Jiménez Becerra (2006), al acotar que “[…] en los procesos
de investigación existen varios pasos fundamentales para asumir cualquier problema o tema
investigativo; uno de ellos es el estado del arte o marco referencial, cuya elaboración es un
paso necesario para lograr la formulación del problema o tema investigativo” (p.29).
Siguiendo la línea de Jiménez Becerra (2006), se puede comprender el estado del arte
como un producto creado en lo actual, derivado de lógicas investigativas que, según Jiménez
(2005), “precedieron nuestro trabajo y que, mediante distintos abordajes y metodologías, han
llegado a conclusiones y respuestas diferentes, necesarias de consultar, convirtiéndose así en
una obligación investigativa inspeccionar estos acumulados” (p.29).
Así las cosas, en concordancia con Jiménez la creación de estados del arte permite el
movimiento de la información, generando demanda de conocimiento y estableciendo
paralelos entre los conocimientos, ofreciendo múltiples posibilidades de comprensión sobre
el problema que se analice ya que ofrece más de una opción de estudio.
Empero, antes de continuar con el presente Estado del Arte se hace necesario explicar
en qué consisten las Historias Laborales, la digitalización, la documentación y las Tablas de
Retención, puesto que de la comprensión que tenga el lector de estos elementos dependerá el
que pueda apropiarse del conocimiento y de la aplicación de dichos elementos en la práctica,
de manera enriquecedora, dinámica, efectiva y eficiente.
Lo expuesto en el seminario de archivos Nacionales coincide con los planteamientos
de Rojas (1985), quien hace referencia a la importancia del rescate “de las historias laborales
como patrimonio documental jurídico, histórico y como insumo básico para la investigación
23
en el campo del bienestar social y en estudios de tipo socioeconómico para los organismos
de planificación del Estado de ahí la importancia en su digitalización” (p.73).
De acuerdo a la importancia de rescatar las historias laborales, es importante tener en
cuenta los esfuerzos que ha venido realizando la academia especialmente de carácter privado,
como la Pontificia Universidad Javeriana, a través del Archivo Universitario Javeriano en
2001, quienes plantearon a través de un documento normativo la organización de los
expedientes de las historias laborales de los trabajadores de la Universidad. Como resultado,
se tiene que los documentos se organizaron en legajos que se componen de los documentos
de ingreso, el contrato de trabajo, vacaciones, licencias, incapacidades, disciplinarios y
cesantías.
La Historia Laboral es una secuencia de documentos de empleo y acceso reservado por
parte de la oficina administrativa del talento humano, y, como lo indica Jiménez (2006), es
en esta oficina “en donde se conservan cronológicamente todos los documentos de carácter
administrativo relacionados con el vínculo laboral que se establece entre el funcionario y la
entidad” (p.83).
En esta línea Molina (2005), aporta que la historia laboral está referida a una sola
persona lo que nos indica que es un documento de utilización individual el cual consta de
tres aspectos fundamentales: “Unicidad, uniformidad y estructura de la historia laboral”
(p.23).
En esta definición se aclara también que la historia laboral única obliga incluir en un
solo archivo o carpeta toda aquella información que sea concerniente a todas las actuaciones
administrativas de un funcionario a lo largo de su vida laboral dentro de la empresa,
“independientemente del lugar donde se realicen o lleven a cabo las actividades o funciones
que hacen parte de las situaciones administrativas pertinentes” (Molina, 2005, p.24).
24
Sobre esta misma línea Molina (2005), indica dos características importantes del
archivo de la HL. La primera es que cada una de las que van a conformar el archivo histórico
que maneja la unidad de talento humano ha de contener igual contenido y diseño.
La segunda indica que en la estructura tradicional de todas las historias laborales se
deben organizar de manera uniforme dentro de un archivo o carpeta estandarizada, para que
permita al funcionario encargado visualizar e identificar su contenido, de manera tal que así
se pueda, según Molina (2005), “consultarlos fácilmente, procurando usar formatos
normalizados, que igualmente permitan un adecuado archivo de los documentos” (p.27).
Es importante reiterar que sobre el tema de Historias Laborales en Colombia se ha
escrito poco, aunque existen trabajos de grado que se ocupan tanto del tema de las Historias
Laborales como de procesos de digitalización,
El Archivo General de la Nación (2013), entiende por “Digitalización la conversión de
los documentos físicos a un formato digital a través del proceso denominado como
escaneado, esto apoyado en lo normado por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas”
(p.1).
Para Zuleta (2012), la digitalización de un documento implica representarlo “por un
conjunto de sus puntos o muestras, el resultado se denomina imagen digital del documento.
El proceso de digitalización de documentos se obtiene al capturar las "esquinas" donde
terminan las líneas o cambio de dirección de los trazos del documento” (p.12).
A cualquier tipo de documento se le puede aplicar la técnica reprográfica siempre y
cuando éste procedimiento corresponda con una decisión al interior de la política de gestión
documental y, por supuesto, al programa de gestión documental en concordancia con el
Decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 y el cual fue aunado por el Decreto 1080 del 2015,
por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y
25
59 de la Ley 1437 de 2011, y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental
para todas las Entidades del Estado.
Sin embargo, la normativa indica que los documentos de carácter histórico no pueden
ser destruidos o eliminados de forma física después de que sean reproducidos con algún
medio tecnológico, referenciado esto en el artículo 49 de la Ley 594 (2000).
De igual manera, la circular 005 (2005), se genera con la finalidad de brindar una serie
de pautas y/o recomendaciones para la digitalización de las comunicaciones oficiales
electrónicas que permitan coadyuvar con la iniciativa presidencial cero papel, con el
propósito de contribuir a la reducción en la reproducción del papel como medio de registro
de información.
Así mismo, la circular 2 (1997), estableció los “…parámetros a tener en cuenta
para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos”, entre las cuales se
encuentra la digitalización; lo que avala la propuesta de esta investigación sobre la
elaboración de la Guía.
Tomando como referencia la Circular 005 (2012), se tienen tres tipos de digitalización:
Con fines de control y trámite:
Es la que se realiza generalmente en las oficinas de correspondencia o en oficinas
que reciben altos volúmenes de documentos que requieren control y trámite
inmediato, evitando distribuir los documentos físicos; aunque lo ideal es que se lleve
a cabo a partir de los cuadros de clasificación documental y las tablas de retención
documental, asociando las imágenes a las series y expedientes respectivos, por lo
general se hace solo con el fin de enviar por medios electrónicos los documentos en
formato digital para agilizar el trámite y omitir el envío de documentos originales,
por lo que en muchos casos no cumple con estándares archivísticos sino con
estándares exclusivamente informáticos (tipo de formato, resolución, índices, etc.).
El resultado es que generalmente estas imágenes no pueden ser usadas
posteriormente con fines de archivo o que su calidad no permite la preservación a
largo plazo de las mismas (p.3)
Con fines archivísticos:
Es un proceso que requiere el uso y aplicación tanto de estándares técnicos como de
normas archivísticas expedidas por el Archivo General de la Nación y adoptadas por
26
el Comité de Archivo de la entidad; esta digitalización se debe hacer a partir de
agrupaciones o conjuntos de documentos (expedientes y series documentales);
también es posible llevarla a cabo desde el ingreso o producción de un documento, a
través del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos de la entidad
(SGDEA2), caso en el cual es preciso asociar la imagen digitalizada de cada
documento a las series y expedientes, de acuerdo al Cuadro de Clasificación
Documental y a la Tabla de Retención Documental, de forma que se mantenga el
vínculo archivístico entre los documentos de un mismo trámite, teniendo en cuenta
además los requisitos que establece la Ley 527 de 1999 y demás normas
complementarias (p.3).
En igual sentido, este proceso puede llevarse a cabo para generar copias de
seguridad o respaldo de documentos de archivo de valor histórico, científico o
cultural, para habilitarlos en sustitución de los originales en caso de que se
presenten siniestros que afecten a los archivos o documentos de conservación
permanente (p.3).
Con fines de contingencia y continuidad del negocio:
Este proceso es realizado para asegurar la disponibilidad de información en caso de
catástrofes, de forma que se garantice la continuidad de las operaciones de una
Entidad una vez superada la emergencia. Si bien es aconsejable hacer este proceso a
partir de la digitalización con fines archivísticos, para no duplicar esfuerzos y
recursos, en aquellos casos que solo se requiere proteger ciertos tipos de documentos
y no una serie completa o un conjunto de expedientes, ésta digitalización se puede
llevar a cabo por tipos documentales, pues su propósito no es otro que el de tener
disponibles y accesibles los documentos e información para restablecer las
operaciones de la entidad. Sin embargo, en estos casos se deben tener en cuenta
igualmente los requisitos establecidos en la Ley 527 de 1999 y sus normas
reglamentarias (p.3).
Así mismo al continuar mencionando tipos de digitalización en Zuleta (2012),
encontramos los siguientes:
Tabla 1. Tipos de digitalización
Tipo de
digitalización
Descripción
Sistemática Genera una copia del uso interno del documento recibido y se puede convertir en
una copia original y autentica para sustituir el original mediante un sello o firma
del responsable. Se utiliza en aquellas organizaciones que tiene el Sistema de
Gestión de Documentos Electrónicos.
Retrospectiva Garantiza la conservación y facilita la difusión en línea de los documentos de un
fondo de archivo, sin la necesidad de eliminar los documentos Originales. Fuente: Construcción propia a partir de Zuleta, 2012, p.14
27
Según Zuleta (2012), se genera la pregunta acerca de ¿por qué digitalizar? y ante esto
se tiene que la gestión de documentos es un tema que se torna más que crítico al interior de
las organizaciones cuando se toman en cuenta las variables de la localización de los archivos,
el manejo de la información y los criterios para la toma de decisiones, entre otras, que
requieren de una manera imperiosa adoptar una solución que permita a la empresa estructurar
la información con documentos de diferentes formatos colocándolos dentro de una sola base
de datos documental o, como se conoce en el argot de los sistemas de información, en un
solo repositorio virtual de tal manera que se pueda acceder a su contenido de forma fácil,
rápida, directa y oportuna.
A esto se le suma adicionalmente los llamados costos ocultos que están asociados con
el costo de almacenamiento (Bodegaje), toda vez que por temas de servidores estos se
incrementan cuando la empresa cuenta con medios electrónicos dispersos (varios archivos en
varios equipos de cómputo) y, por consiguiente, se origina su distribución tardía por las
diversas dificultades para su localización y acceso en tiempo real.
Por otra parte, es importante comprender el concepto de las aplicaciones de computador
en cuanto a las características de velocidad y facilidad en la consulta, en la preservación y
conservación de los documentos, así como las capacidades de mejorar imágenes de
documentos en mal estado.
Abordando el concepto de archivo. Éste consta de múltiples representaciones y
definiciones las abordaremos con la analogía de un edificio o local donde se conservan
objetos ordenados y clasificados en un orden determinado por la institución. Suponiendo que
los objetos son piezas de madera en forma de cubo, cada vez que se entrega un archivo nuevo
al local donde se guardan se les asigna un número consecutivo, así como la fecha y hora de
28
ingreso para llevar un registro cronológico y ordenado. De esta manera, siempre que se
requiera revisar un cubo determinado bastará saber el número consecutivo y su fecha y hora
de ingreso para darle rápida localización dentro de los anaqueles que se han dispuesto para
su bodegaje.
Dentro de la concepción de la Ley 594 (2000) se definen los archivos “Conjunto de
documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona
o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.” (parr.5).
Indica la misma Ley que los archivos resultan ser un subproducto documental de todas
aquellas actividades que desarrolla la institución a través de sus funcionarios y que deben ser
conservados por su valor testimonial en el tiempo de vida de la empresa o institución.
En el sentido estricto de la Ley 594 (2000), se entiende por Archivo Central “En el que
se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto
de consulta por las propias oficinas y particulares en general. (par.73). Es precisamente este
archivo el que deberá garantizar el cuidado y preservación de los documentos de la entidad.
Dentro de estas definiciones de comprensión de términos técnicos tenemos el archivo
histórico, que es aquel “cuya función es la custodia y conservación de los documentos
calificados como de conservación permanente" (Ley 594, 2000, parr.46), en un periodo de
tiempo prolongado el cual deberá permitir las consultas en cualquier tiempo para garantizar
los derechos de los peticionarios sobre aquella información en custodia.
Indica el acuerdo 027 (2006) que documento es toda “Información registrada,
cualquiera que sea su forma o el medio utilizado” (parr.7). Debe por tanto contener datos que
29
permitan la identificación del documento, de los hechos y/o las circunstancias que lo llevaron
a materializarse para comprobar una determinada información, según el criterio con el que
haya sido redactado el documento se puede clasificar en textuales y no textuales.
En las tablas 2 y 3 se detalla la descripción de estos documentos (primarios y
secundarios) a la luz de lo que menciona Zuleta (2012), en su trabajo de grado denominado
Banco de protección de datos y series documentales. Esta sistematización que efectúan las
autoras del presente trabajo de investigación, va a permitir al lector comprender fácilmente
la división de los documentos para su posterior tratamiento al interior de su empresa.
Tabla 2. División de los tipos de documentos - Primarios
Documento Descripción Ejemplo
Primario
Son aquellos que contienen
información nueva y original que no ha
sido sometida a ningún tipo de
tratamiento documental posterior
(resumen, selección, interpretación,
etc.) de (Zuleta, 2012, p.33)
Libros,
Revistas,
Periódicos,
Programas de radio
Programas de televisión,
Películas,
Páginas web
Archivos gráficos
Archivos textuales de computador
También son documentos primarios la literatura gris, documentos que no siguen los canales
habituales de publicación y difusión (Actas de congresos científicos, cuadernos de
laboratorio, informes científicos, informes internos, ediciones técnicas como normas, patente
o marcas, separatas, tesis doctorales y otros trabajos de investigación universitaria y, en
cierto modo, las publicaciones oficiales. (Zuleta, 2012, p.33).
Fuente: Construcción propia a partir de Zuleta, 2012, p.33
30
Tabla 3. División de los tipos de documentos - Secundarios
Documento Descripción Ejemplo
Secundario
Documentos cuyo objetivo es hacer
referencia a los documentos primarios, por
lo que no existirían sin ellos. Ofrecen
información factual o referencial sobre los
documentos primarios y son el resultado
de las operaciones propias del análisis
documental (descripción documental,
indización, resumen analítico) (Zuleta,
2012, p.33).
Listados de referencias libros
de bibliotecas o librerías.
Bibliografías
Índices
Boletines Programación de
televisión
Cartelera cinematográfica.
Bases de datos científicas
Índices URL de Buscadores de
Internet. Fuente: Construcción propia a partir de Zuleta, 2012, p.33
Otro elemento importante en estas descripciones son las Tablas de Retención
Documental, las cuales se utilizan y se actualizan conforme a todos los cambios que se
presenten en la estructura orgánica de la institución, en las funciones de la misma y, como
lo indica el AGN, se deben manejar tablas de retención documental “cuando la entidad sufra
cambios de supresión, fusión, escisión y liquidación, o se produzcan cambios en el marco
normativo del país, cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos, cuando
se generen nuevas series o tipos documentales” (Acuerdo 4, 2013, parr.21).Así pues, las
Tablas de retención, frente al concepto de digitalización de las historias laborales que está
apenas proyectándose en Colombia, siguen siendo una herramienta invaluable que establece
criterios para el manejo uniforme de la información en las entidades públicas contribuyendo
a la construcción de un Sistema de Información de los Empleados Públicos que permita
mantener estadísticas documentales en el campo laboral.
“La empresa debe suministrar la documentación solicitada por el empleado, ya sea
porque se extravió, se desapareció o simplemente no se tuvo la precaución de guardar esta
información. Esta deberá realizar un esfuerzo por suministrar la solicitado de acuerdo con los
archivos que tiene bajo su custodia, y si fuere el caso deberá intentar reconstruir el expediente
31
laboral del solicitante, si definitivamente le resulta imposible suministrarle, como lo refiere”
(Giraldo, 2001, p. 4), es la organización documental la que debe reflejar una transparencia
total en su administración y dar precisión a los procesos documentales que tiene que ver con
el empleado desde que se vincula hasta que se desvincula a la vez que va capacitando a los
funcionarios en el campo de la archivística. La tabla 4 refleja el orden del tiempo para la
retención y preservación de la documentación.
Tabla 4. Tiempos de retención del archivo de historias laborales en la Universidad
Javeriana
Oficina Retención
Operaciones Tiempo activo del trabajador
Archivo Central de la
Dirección General de Recursos
Humanos
Al retiro del trabajador
Archivo Histórico 30 años después de la fecha de cierre del archivo del trabajador
Fuente: Construcción propia a partir de Archivo Universitario Javeriano, 2001
El adecuado manejo de los expedientes permite beneficiar al Archivo de la Universidad
en la organización de la subserie hojas de vida de los trabajadores para mejorar la atención
de los usuarios en la solicitud de datos, documentos y certificados, para ahorrar tiempo y
recursos en la búsqueda de información.
En esta propuesta, se destaca que una vez organizados los documentos se evita
duplicidad, se toman las decisiones de una manera ágil y oportuna, y se mejora la calidad del
cumplimiento de las funciones del archivo en el momento de satisfacer una consulta en forma
inmediata
Ante esto el AGN se manifestó indicando que: […] por tanto, con la visión de la
Universidad Javeriana de salvaguardar las historias laborales, funcionarios de la Dirección
32
de archivos Nacionales, optan por la idea que se puede también evidenciar estos logros en
diferentes entidades, acogiendo la normativa en el archivo de su oficina de Operaciones; por
ejemplo: El Archivo Central de la Dirección General de Recursos Humanos, el Archivo
Histórico de la Universidad (Resolución 566, 2012, pp.11).
Esos sistemas de información posibilitan tanto mejorar la atención de los usuarios
en la solicitud de datos, documentos y certificados, como ahorrar tiempo y recursos
en la búsqueda de información. Una vez organizados los documentos se evita duplicidad,
se toman las decisiones de una manera ágil u oportuna, y se mejora la calidad del
cumplimiento de las funciones del archivo en el momento de satisfacer una consulta de
manera inmediata.
Otro ejemplo de esto se puede leer en Cortez (2002), cuando explica el tema de la
modernización del Estado en el ejercicio efectuado en las 36 secretarias de educación así:
[…] es así, que cuando el Estado entra en la modernización, sus instituciones
acogen la normativa para mejorar la atención de los trabajadores, es el caso del “
Proyecto de Modernización de la Secretarías de Educación”, del Ministerio de
Educación Nacional, la cual implementó un modelo de gestión para historias
laborales de la planta de personal activa de 36 secretarías de educación del país, a
través de las fases de diagnóstico, organización y unificación de carpetas,
implementación del modelo, diseño de una base de datos para el registro de las
historias laborales y la capacitación a los funcionarios de archivo en el proceso,
procedimientos y normas en el período comprendido entre agosto de 2004 y mayo
de 2005. Este proyecto implementaría la normativa archivística del Archivo General
de la Nación (Cortez., 2002)
El “Proyecto de Modernización de la Secretarías de Educación”, facilita las
operaciones que se deben adelantar en los procesos de seguimiento, análisis y mejora y el
control de documentos y datos, procesos que direccionan y son los ejes fundamentales
del Sistema de Gestión de Calidad pues son transversales a todos los procesos de la
misma.
33
En este sentido Botero (1993), plantea que:
[…] a partir del conocimiento de las políticas, competencias, funciones y actividades
de la institución, en conjunto con las características de los documentos como
contenido y estructura, se aporta a la conformación de los expedientes del personal
administrativo, técnico, de servicio, obrero, profesional, docente e investigador del
Vicerrectorado Académico que permite determinar los procesos de identificación,
descripción y valoración de la serie documental, a su vez, los criterios de eliminación
y conservación que permiten la normalización y el fundamento de la gestión
documental (p. 15).
Tovar (2003), en su documento electrónico Aproximación del estudio de las tipologías
y series documentales, menciona que para la organización de los expedientes se tienen unas
pautas delimitadas en la primera fase del ciclo vital del archivo de gestión de la historia
laboral, las cuales son:
Eliminación de las copias, siempre y cuando esté el documento original.
Foliación, imprescindible para el resguardo de la documentación, que se realiza de
manera separada, o por cada división del expediente.
Utilización de lápiz bicolor para la preservación y conservación del documento.
Con base en lo que se ha expuesto hasta este momento, se indica que la “legislación
de los archivos de la administración pública dispone que la documentación esté de manera
organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del
Estado, en servicio de los particulares y como fuente de historia laboral” (Ley 594, 2000,
parr.62).
Tobar (2013), plantea que “los archivos (gestión, central, histórico), tienen la finalidad
de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o al Archivo
General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y demás
publicaciones que deban ser archivadas” (p.23).
34
Así pues, el objetivo fundamental de los expedientes, estando de acuerdo con Cortez
(2002), consiste en guardar la uniformidad de las series y tipos documentales con su
respectiva actualización, donde el trabajador podrá adjuntar los escritos que estime
necesarios para la aclaración de un asunto. “La administración racionalizará sus sistemas y
métodos de trabajo y vigilará su cumplimiento” (Cortez, 2002, p. 186).
Armonizado a Cortez está la apreciación de Rojas (2004), cuando afirma que “en los
archivos se debe formular la petición individual de los documentos que se deseen consultar
con el derecho de obtener copias o certificados del expediente, salvo que los documentos
sean declarados confidenciales según lo estipulado por la Ley” (p. 34).
Otro aspecto muy importante a tener en cuenta es el que menciona Giraldo (2001),
cuando señala que “dentro del proceso de archivo es muy importante que las copias de los
documentos se confronten con los originales antes de ser incorporadas, y que se haga constar
mediante la oportuna diligencia fechada y firmada por el funcionario que realice la
comprobación” (p.12). A propósito de lo anterior Giraldo (2001), concluye que cuando un
documento sea retirado deberá dejarse la respectiva constancia en el expediente con la fecha
y la firma de quien efectúa el movimiento del documento, lo que convertiría esta anotación
en efecto probatorio ante consultas, reclamaciones o cualquier procedimiento de tipo oficial
sobre la historia laboral de la persona. Por tanto, los funcionarios encargados del trámite y
gestión de los documentos de archivo deben tener conocimiento y aplicación de todos los
procesos archivísticos.
Ahora bien, tanto para la Institución como para los trabajadores, “la Historia
Laboral es un documento que hace parte fundamental de la vida privada de cada trabajador
y, por consiguiente, no pueden ser usadas sino por el Estado o por particulares en
35
eventos estrictamente señalados y definidos por la ley y por las directrices de la institución o
empresa y, por ende, deben ser totalmente protegidas” (Rojas, 1985, p.175).
Los datos personales involucran toda información concerniente a una persona física
identificada o identificable, independiente del medio que se utilice para captarla, transmitirla,
manejarla, registrarla, conservarla o comunicarla, por lo tanto, la conservación de los
archivos de historias laborales debe ofrecer las garantías para la protección de datos y de la
vida privada del empleado.
Con base a lo anterior, los trabajadores deberían tener acceso a todos sus datos
personales, “independientemente de que sean objeto de un tratamiento automático o de que
se conserven en un expediente manual o en cualquier otro fichero que comprenda sus datos
personales de acuerdo con el autor” (Botero, 1993)
A propósito de esto último, es pertinente aclarar que el derecho de la información es
un derecho fundamental que presenta dos modalidades; derecho activo y pasivo. El primero
hace referencia al derecho de informar, es decir, la búsqueda de información para difundir
noticias; el segundo, trata sobre el derecho de ser informado como la posibilidad de la
petición de información y su acceso.
En este orden de ideas, destaca el hecho que el individuo hoy en día no está
consciente del suministro de datos personales que tiene que informar cuando solicita
servicios tales como solicitudes de empleo y registros de aptitud médica. El otro hecho que
destaca es la centralización de los datos personales en entidades, con el cual el individuo se
relaciona y la vida privada entra en juego cuando los datos son recopilados, procesados y
consultados.
Esto último lo acota García (2014), cuando expresa que:
36
[…] al ser la historia laboral un documento de competencia personal e institucional
está protegida por el Habeas Datas, que es un recurso constitucional y procesal con
el cual toda persona es propietaria de los datos relativos a su vida privada y que nadie
puede disponer de ellos sin su conocimiento. Involucra los derechos que
garanticen la protección de datos personales almacenados en las historias laborales
(p.28).
Como ya se mencionó, los archivos deben protegerse a través de un funcionario
encargado, debidamente identificado, tal y como lo manda el AGN, y es él quien debe aplicar
la normativa referida a la salvaguarda, custodia y preservación de los archivos, minimizando
el margen de error.
Ante estos parámetros de legalidad el AGN indica que:
[…] las historias laborales son un insumo fundamental para modelos de proyecciones
actuariales y financieras con el desarrollado en la Secretaría de Seguridad Social. Es
decir, la información del cesionario quedará sujeta a las mismas obligaciones legales
y reglamentarias del cedente y éste responderá solidaria y conjuntamente por la
observancia de las mismas ante el organismo de control y el titular de los datos de
que se trate (Archivo General de la Nación 2001, p. 22)
Las historias laborales requieren un especial cuidado cuando los tipos documentales
que las conforman reflejan el desarrollo de los procesos de las dependencias de Recursos
Humanos. Esta serie documental es un expediente que institucionaliza las decisiones
administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión
administrativa, económica, política y cultural del Estado.
Aplicado al contexto de las historias laborales los anteriores artículos, significa que la
etapa del archivo de gestión debe conservarse en la dependencia de recursos humanos del
correspondiente organismo y la responsabilidad o la custodia de ese archivo es del jefe de la
unidad respectiva. Los archivos no deben reposar en ningún lugar diferente a los archivos de
la entidad correspondiente y deben conservar la reserva de carácter institucional. Los tipos
37
documentales de la historia laboral tienen un valor probatorio en campo laboral de las
personas que trabajan con el Estado.
Se establece que podrá aplicarse tecnologías de avanzada siempre y cuando se cumplan
los requisitos de la organización archivística de los documentos y el estudio técnico para
determinar los tipos documentales que ameriten la digitalización. El estudio técnico permite
la viabilidad de migración de la información a otro medio técnico, además de establecer el
tiempo de conservación. El Archivo General de la Nación (2002), refiere que:
[…] en Colombia, la gestión administrativa es una serie documental de manejo y
acceso reservado de la dependencia de Recursos Humanos, es donde se conservan
cronológicamente todos los documentos de carácter administrativo relacionados con
el vínculo laboral que se establece entre el funcionario y la entidad (Archivo General
de la Nación, 2002, p. 23)
En sí la organización de las Historias Laborales en la gestión administrativa de
Recursos Humanos, es de vital importancia para la institucionalización en la toma de
decisiones del personal encargado en el manejo de la documentación. En este sentido, es
primordial establecer los documentos que habrán de conformar este “file”, los cuales se
pueden leer en Giraldo (2001) cuando dice que:
[…] la historia laboral comprende: la hoja de vida y los documentos soporte de
educación y cursos en general. Los certificados laborales, las calificaciones de
servicios para los cargos de carrera del sector público y todos aquellos documentos
que incidieron en el desempeño laboral de la persona (p. 23).
Por lo tanto, para el estudio documental de las historias laborales es importante
identificar los tipos documentales para medir el impacto en la valoración documental tanto
primaria y secundaria.
La diferencia entre estos tipos de documento radica en que los documentos primarios
tienen el objetivo de hacer referencia a cualquier texto, revista, mientras que en los
38
documentos secundarios no existen listados de referencias, libros, bibliotecas o librerías para
la conservación y testimonio de relaciones laborales, con el fin de que hagan parte del
patrimonio documental de la entidad y sea insumo de investigación del campo económico y
social del país.
De acuerdo al tema que corresponde en este trabajo referente al contexto bibliográfico
y documental de la digitalización historias laborales, es importante la aplicación de la
legislación archivística ya que el papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho
depende de la normativa que regule su labor.
La noción de legislación archivística se deriva de los propios archivos y resultan
indispensable dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos y el
carácter de bien cultural de los archivos históricos (Giraldo, 2001).
La historia de los archivos en el mundo occidental pone en evidencia cómo la
permanente preocupación por la normativa, la legislación y los reglamentos se genera por la
naturaleza jurídica de los documentos, es decir, por el valor probatorio y testimonial que se
les ha reconocido a lo largo de los siglos, en virtud de lo anterior, Giraldo (2001), sugiere
que:
[…] el ordenamiento jurídico de los centros documentales ha estado estrechamente
ligado a las estructuras políticas y administrativas del estado desde sus propios
orígenes que se confunden con el surgimiento de la sociedad política y más
exactamente a partir de la noción de archivos públicos que deviene del concepto
mismo del poder público (p.23).
Haciendo un poco de historia, con el surgimiento y la consolidación del Estado -
Nación la necesidad de una legislación archivística fue más evidente y sentida. “El principio
de libre acceso a los archivos públicos que definiera la Asamblea Nacional Francesa en
tiempos de la Revolución, hizo más perentoria una legislación concebida como un
39
ordenamiento de interés público y un precepto social teniendo en cuenta la importancia de
los archivos para la sociedad en su conjunto” (Archivo General de la Nación, 2009, parr.6)
Es por consiguiente que la normativa lejos de ser un fin en sí misma, se constituye en
un medio para lograr propósitos administrativos y sociales de rango superior. “El Estado,
como expresión política de la sociedad, funciona y administra tomando decisiones que
quedan registradas en documentos de diverso soporte, por lo tanto, la documentación que
producen las dependencias oficiales pertenece a la Nación, interesa a la sociedad y se
convierte en el testimonio histórico que se integra al patrimonio general de la humanidad”
(Archivo General de la Nación, 2009, párr.7)
La legislación archivística es tan esencial a los archivos que su propia existencia y el
papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho dependen de la normativa que
regule su labor. La noción de legislación archivística, se deriva de los propios archivos y
resulta indispensable dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos y
el carácter de bien cultural de los archivos históricos.
El ordenamiento jurídico de los centros documentales ha estado estrechamente ligado
a las estructuras políticas y administrativas del Estado desde sus propios orígenes, que se
confunden con el surgimiento de la sociedad política y más exactamente a partir de la noción
de archivos públicos que deviene del concepto mismo del poder público. En este sentido, el
Archivo General de la Nación indica que:
[…] con el surgimiento y la consolidación del Estado-Nación la necesidad de una
legislación archivística fue más evidente y sentida. El principio de libre acceso a los
archivos públicos que definiera la Asamblea Nacional Francesa en tiempos de la
Revolución, hizo más perentoria una legislación concebida como un ordenamiento
de interés público y un precepto social teniendo en cuenta la importancia de los
archivos para la sociedad en su conjunto.” (Archivo General de la Nación, 2009,
parr.5).
40
En efecto, “el Estado como expresión política de la sociedad, funciona y administra
tomando decisiones que quedan registradas en documentos de diverso soporte, por lo que la
documentación que producen las dependencias oficiales pertenece a la Nación, interesa a la
sociedad y se convierte en el testimonio histórico que se integra al patrimonio general de la
humanidad” (Rojas, 2000, p.73).
En relación con la serie documental Historias Laborales, se evidencia las memorias del
seminario sobre archivos de historias laborales, realizado en el 2003 por el Archivo General
de la Nación en adelante AGN, en el cual autores como José Alberto Giraldo y Álvaro
Delgado, abordan, como temas centrales, la normativa de la historia laboral y la historia
laboral como herramienta para reconstruir la historia de las personas entre otros.
La organización de historias laborales del SENA se pretende que, con el uso de buenas
prácticas y la aplicación de los procesos archivísticos, se logre la contribución a la mejora en
el manejo de esta serie documental en la Regional del SENA Cauca.
Las entidades podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y
conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático,
óptico o telemático, siempre y cuando se cumpla con los requisitos de organización
archivística de los documentos y realización de estudios técnicos para la adecuada decisión,
teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y
operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en
estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema (Ley 594 de 2000, Art. 19).
[…] la digitalización es la “técnica que permite la reproducción de la información
que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, microfilm, cine y otros)
en otra, que solo puede ser leída o interpretada por computador (Función Pública,
2015, p.24).
41
En resumen, el tema de la presente investigación ha sido tratado de tal forma que no se
le ha dado la relevancia e importancia que, por su carácter normativo, razón por la cual
amerita y apunta que, con el apoyo de las NTIC, los procesos archivísticos tanto de las
Entidades del Estado como de las organizaciones privadas con funciones públicas,
consideren esta alternativa como un activo vital para el apoyo institucional, no solo desde el
punto de vista de la comunicación o la información.
Como lo refiere Giraldo (2002):
[…] se hace necesario que se aplique el proceso de digitalización, el cual permite de
manera rápida, eficiente, sencilla y segura capturar, almacenar, administrar y
consultar las HL de la entidad, garantizando la conservación de la información, la
preservación de los documentos y la reducción considerable de sus costos operativos
(Giraldo, 2002, p.24).
De acuerdo con Giraldo (2002), hay un ejemplo por mencionar y es el del país vasco,
el cual ha estado implementando de forma paulatina la metodología de digitalización
anteriormente referida, por lo que al día de hoy existen procesos que no están integrados con
la tramitación telemática, es decir, que gestionan documentación en papel.
Así mismo, gracias a la digitalización de documentos se permitirá fomentar la
utilización del Archivo Digital, como repositorio único de documentos electrónicos y, como
bien lo expresa Mercado (2006):
[…] la tecnología computacional penetra en la modernización de la gestión de
archivos y avanza de esta manera la digitalización de la HL. Su presencia se hace
visible en las esferas los servicios son un refugio laboral transitorio en tanto y en
cuanto un "software" (soporte lógico), la automatización del sector archivístico está
avanzando a pasos agigantados. El efecto es siempre el mismo se obtiene más
productividad.
Por tanto, es muy habitual que en los archivos los usuarios soliciten la digitalización
de documentos sueltos, pertenecientes a fondos no incluidos en planes de digitalización. Ante
esta circunstancia, se plantea la duda de si conservar o no esas imágenes digitales, ya que
42
supondría, en la mayoría de los casos, la conservación de ficheros aislados,
descontextualizados de su fondo, lo que repercutirá, por extensión, en la dificultad de que
cuando el trabajador solicita la digitalización de una fracción de serie o de una serie completa
no se contaría con la totalidad de la información solicitada.
Si el trabajador solicita la digitalización de documentos sueltos y aislados, carentes de
relevancia, se considera innecesario conservar los ficheros digitales permanentemente. Por
tanto, a la hora de entregar al trabajador una copia digital del documento solicitado, habrá
que distinguir si se trata de un documento laboral de documentación suelta.
No se pretende en este trabajo descender a analizar los sistemas o aplicaciones de
gestión de documentos electrónicos, sino Formular la guía de buenas prácticas para la
digitalización de las HL en el SENA, Regional Cauca.
Actualmente, la mayoría de los archivos o instituciones disponen de escáneres de mesa
para uso interno del personal o de autoservicio, como sustituto de la fotocopia. Estos
escáneres, enfocados a un uso casi doméstico, permiten digitalizar documentos con el
objetivo único de la difusión y/o transmisión.
Lo que se propone con esta investigación, es que las HL del SENA Regional Cauca,
no sean susceptibles de deterioro, sustracción y pérdida de información por diferentes causas,
el proceso de digitalización deberá coadyuvar con minimizar estos riesgos además de ser un
mecanismo preste con eficacia, eficiencia y oportunidad el servicio de información y consulta
al usuario final.
2.3 Marcos de referencia
Para llevar a cabo el desarrollo del presente trabajo de investigación, se hace
indispensable abordar conceptos tales como administración de archivos, archivo de gestión,
43
archivo de oficina, buenas prácticas, conservación de documentos, digitalización, expediente,
historia laboral y metadatos.
La administración de archivos es definida en el acuerdo 027 (2006) del Archivo
General de la Nación, como aquel conjunto de estrategias encaminadas a la planeación, a la
dirección y al control de todos los recursos con que cuenta la organización para el “eficiente
funcionamiento de los archivos” (Acuerdo 027, 2006, p.1).
Continúa el Acuerdo 027 indicando que el Archivo de gestión es el archivo
caracterizado porque la oficina que lo produce reúne su documentación al interior de sus
trámites, la que es sometida a una continua utilización y “permanente consulta
administrativa” (Acuerdo 027, 2006, p.2). Por ello, dicha modalidad de archivo se constituye
en un contra-referente del Documento Inactivo1 al determinarse las distintas características
de los tipos documentales que los soportan.
En la misma línea el concepto de buenas prácticas tiene estrecha relación con el término
de calidad en la explicación que efectúan De Pablos y González al expresar que:
El concepto de “buenas prácticas” es una fórmula de uso extendido, que viene
apareciendo en distintos ámbitos con acepciones diversas (desde los campos
tecnológicos a los económicos). El concepto de “buenas prácticas” tiene su origen en
el ámbito empresarial y se utiliza para calificar una actividad que ofrece buenos
resultados en el contexto que se realiza y supone el logro de resultados eficaces y
eficientes (p.6).
La conservación de documentos, se define que como el “Conjunto de medidas
preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo” (Acuerdo 027, 2006, p.4), que soporta una de las ideas principales
1 Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios
44
de este trabajo investigativo la cual es lograr la conservación de las serie y tipos documentales
de las HL.
El término central de este trabajo es la digitalización, y se pretende que sea
comprendido como una técnica que va a permitir migrar toda la información que se
encuentra archivada de forma análoga, es decir, en soportes de papel, en video, en
casetes, cintas, películas, microfilm entre otros; a un formato donde ésta sólo podrá
ser leída o procesada por medio del uso del computador (Acuerdo 027, 2006, p.5).
Además, es importante entender que el expediente se considera como un cúmulo de
documentos institucionales, individualizados, que conforman la historia laboral del
funcionario activo o inactivo. Conforme a lo anterior, la investigación proyectada recae sobre
este recurso informativo institucional como un soporte invaluable a la hora de gestionar la
información.
El término de historia laboral, indica que: “es de manejo y acceso reservado por parte
de los funcionarios de talento humano en donde se conservan cronológicamente todos los
documentos de carácter administrativo relacionados con el vínculo laboral que se establece
entre el funcionario y la entidad” (Rugeles, 2005, p.165).
La investigación proyectada recae sobre este esencial e integral recurso informativo
institucional, el cual es la base central del objeto de estudio, llevando al investigador al
siguiente término denominado Metadatos.
Finalmente, el concepto de metadatos se define por el Archivo General de la Nación
como “información estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, registro,
clasificación, acceso, conservación de los documentos a lo largo del tiempo” (Función
Pública, 2015, p. 3).
Se consideran los metadatos, un elemento esencial para garantizar la seguridad de la
información contenida en el proceso de digitalización de las HL del SENA Regional Cauca,
45
los cuales deben estar soportados y definidos de acuerdo con la ley 1581 de 2012 de
protección de datos personales y la 1712 de 2014 de transparencia y derecho de acceso al a
información pública.
Conforme la normativa anterior, es importante tener claridad que el proceso de
digitalización de las HL, debe tener un componente de seguridad y acceso a dicha
información ya que esta es considerada confidencial de cada usuario.
Lo anteriormente expuesto está soportado en el documento normativo2 para la
intervención de las HL, que cómo mínimo debe contener:
a) Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
b) Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
c) Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
d) Documentos de identificación
e) Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
f) Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten requisitos del cargo
g) Acta de posesión
h) Pasado Judicial - Certificado de Antecedentes Penales
i) Certificado de Antecedentes Fiscales
j) Certificado de Antecedentes Disciplinarios
k) Declaración de Bienes y Rentas
l) Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
m) Afiliaciones: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación,
etc.
2 Circular No.004 de 2003, Organización de las Historias Laborales, Departamento Administrativo de la
Función Pública, Archivo General de la Nación.
46
n) Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario:
vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias
temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de
prestaciones, entre otros.
o) Evaluación del Desempeño
p) Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde
consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación
de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.
2.4 Marco Legal
Teniendo en cuenta la importancia de la normativa para el desarrollo del trabajo de
investigación, por pertinencia con el tema propuesto, se tuvo como referente lo siguiente:
2.4.1 Leyes
Ley 80 de octubre 22 de 1989, expedida por el Congreso de Colombia, mediante la cual
se crea y se le asignan funciones al Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones.
Ley 527 del 18 de agosto de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso
y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de julio 14 de 2000, expedida por el Congreso de Colombia y por medio de la
cual se dicta la Ley General de Archivos.
La Ley colombiana 734 de febrero de 2002 promulgada por el Congreso de Colombia
y por la cual se expide el Código Disciplinario Único.
47
Ley 1581 de 17 de octubre de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones para
la protección de datos personales.
Ley 1712 del 6 de marzo de 2014, "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia
y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones."
2.4.2 Decretos
Decreto 2609 de 2012, Capítulo IV "La gestión de los documentos electrónicos de
archivo", Artículo. 29 los requisitos para la preservación y conservación de los documentos
electrónicos de archivo, con el objeto de asegurar su preservación y conservación en el
tiempo.
2.4.3 Acuerdos
Acuerdo 06 de 15 de octubre de 2014, Por medio del cual se desarrollan los artículos
46, 47 y 48 del Título XI "Conservación de Documentos" de la Ley 594 de 2000
Acuerdo 007 de julio 29 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación
Colombia, en el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos, modificado
posteriormente en octubre 31 de 2006 a través del acuerdo 027.
2.4.4 Circulares
Circular 004 de 2003, del Departamento Administrativo de la Función Pública, Archivo
General de la Nación en donde se indica que las entidades del Estado están en la obligación
de establecer controles para la transparencia de la administración de las Historias Laborales
y “la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestión
del talento humano” (Departamento Administrativo de la Función Pública, Circular 004 de
2003, Pág. 2).
48
Circular 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública, Archivo
General de la Nación, en donde se estipula cómo efectuar el cumplimiento de la Circular N.º
004 de 2003, (Organización de las Historias Laborales) que no ofrece herramientas concretas
sobre el particular.
2.4.5 Normas técnicas
La norma técnica, NTC 5985 de ICONTEC, por medio de la cual se trazan directrices
de implementación para digitalización de documentos.
2.4.6 Guías/otros
Guía G.INF.07 Archivo General de la Nación (2017). Guía para la gestión de
documentos y expedientes electrónicos.
Vicent Giménez Chornet y Luisa Tolosa Robledo, (2014) de la Universidad Politécnica
de Valencia en donde mencionan que apostar por la digitalización de los documentos en las
instituciones y empresas redundará en un sinnúmero de ventajas tanto a nivel administrativo
como financiero e histórico.
En conclusión, se destaca que en el país se cuenta un marco normativo claro y preciso,
que sustenta la creación de la guía de digitalización como un ejercicio de generación de
herramientas que instrumentalizan el espíritu de las normas, y que no solo buscan una
eficiente gestión de las organizaciones sino también asegurar la conformación de la memoria
histórica de la Nación.
49
3 Capítulo III.
Metodología
3.1 Enfoque
Teniendo en cuenta que se realizó el análisis del estado natural de la serie documental
Historias Labores del SENA Regional Cauca, el enfoque que se aplicó es cualitativo, el
trabajo se fundamentó con entrevistas abiertas realizadas a la persona encargada del manejo
de dicha serie documental, a pensionados, funcionarios activos quienes se consideran
usuarios potenciales, además de la observación directa que se hizo al archivo donde reposan
las Historias Laborales.
3.2 Tipo de Investigación
Esta investigación es de tipo Descriptiva, puesto que con la misma se busca reseñar y
especificar las características o rasgos de las situaciones o fenómenos objeto de estudio. Para
Bernal (2006), tradicionalmente se define la palabra describir como el acto de presentar,
reproducir, o figurar personas o cosas y agrega “[…] se debe describir aquellos aspectos más
característicos distintivos y particulares de las personas o cosas o sea aquellas propiedades
que la hacen reconocibles ante los ojos de los demás” (p.112).
El objeto de estudio consiste en el proceso de digitalización de las HL del SENA
Regional Cauca, por consiguiente, en este capítulo se procederá a describir los procesos y
procedimientos que se manejan en dicha institución, con el fin de plantear el proceso a seguir
en la construcción de la Guía de Buenas Prácticas para la digitalización de Historias
Laborales.
Para ello se propuso:
Revisar el sistema de información de las Historias Laborales
50
Verificar el proceso y los procedimientos consolidados en la Tabla de Retención
Documental actualizada con que cuenta la entidad
Analizar las fortalezas y debilidades del área
Identificar los puntos a plantear para el correspondiente seguimiento
Teniendo en cuenta el problema a abordar se consideró que el estudio descriptivo más
viable sería el experimental prospectivo, debido a que se tomó las HL de años anteriores para
su digitalización en un futuro.
El estudio descriptivo permitió caracterizar la confirmación actual del archivo de las
HL del SENA Regional Cauca.
3.3 Método
El método de investigación fue estudio de caso único para el tema de la serie
documental Historias Laborales del SENA Regional Cauca, este método fue una herramienta
valiosa que permitió mediante registros, documentos, archivos, entrevistas, observación
directa, instalaciones de la entidad y demás aspectos como estructuras físicas, medios de
conservación entre otros, intervenir, comprender y tener claridad sobre el manejo de la serie
documental seleccionada en la institución, esto permitió medir y registrar el comportamiento
del talento humano involucrado en este caso de estudio.
Lo anterior tomando como referencia el concepto que sobre estudio de caso único, que
dice:
“El estudio de caso le permite al investigador mayor comprensión y claridad sobre un
tema o aspecto teórico concreto, o indagar un fenómeno, una población o una condición en
particular.”(Galeano, 2009; pag.68).
51
Para este caso estudio se realizaron las siguientes actividades:
Recolección de la información del área de relaciones laborales del Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA Regional Cauca
Aplicación de encuestas internas con el fin conocer el manejo que en la actualidad se
da a la HL.
Diagnóstico documental del estado natural de las HL, con el fin de evidenciar si
existen o no controles relacionados con la gestión de la información de las HL.
3.4 Técnica de investigación
Observación
Esta técnica permitió a corto plazo, observar directamente los procesos y procedimientos
realizados por los responsables del manejo de la serie documental en mención y de esta
manera medir la gestión y administración de la información de dicha serie documental.
(Lerma, 2016).
Entrevista
La utilidad de la entrevista permite definir y establecer los contornos de un tema de
interés, precisar o especificar los temas que llevan a la interrelación, al contacto, la
comunicación para obtener información de las partes, la confrontación, el reporte, la
consecución de un informe, la reflexión expresada y a la indagación. (López Estrada, 2011).
Esta técnica referencia una situación cara a cara que permite una conversación íntima
de intercambio recíproco, se reconstruye la realidad de un grupo y los entrevistados se
consideran fuente de información general.
52
Por otra parte: “En la entrevistaa, a través de preguntas y respuestas, se logra una
comunicación y la construcción conjunta de significados respecto a un tema”.
(Janesick,1998)
Las entrevistas, a través de las preguntas y respuestas, se dividen en estructuradas,
semiestructuradas o no estructuradas o abiernas, la entrevista que se aplicó para el caso de
estudio fue la estructurada para la cual se realizó una guía de entrevista con preguntas
específicas. (Grinnell,1997).
Se realizó entrevista al Coordinador Administrativo y Financiero del grupo Mixto; al
profesional encargado del área de Relaciones Laborales y finalmente a la auxiliar de
Relaciones Laborales, quien es la persona que maneja constante mente las Historias
Laborales.
3.5 Instrumentos de recolección de información
Guía de observación directa: Formato que permitió obtener información sobre los
procesos y procedimientos que realizan los funcionarios del SENA Regional Cauca, como
responsables de la gestión y administración de la serie documental.
Formulario de preguntas: Para la entrevista se aplicó un formulario de 6 preguntas
cerradas cuyo propósito fue identificar la calidad del servicio de información y consulta de
la serie HL del SENA, Regional Cauca
3.6 Población y muestra
La población que se encuestó está integrada por 15 personas entre funcionarios,
contratistas, pensionados, coordinadores y profesionales de las áreas de TIC y de relaciones
laborales del SENA Regional Cauca.
53
3.7 Procesamiento y análisis de la información
Se realizó una observación directa a corto plazo, para cual se elaboró una guía de
observación estructurada, con preguntas enfocadas a un interés particular de las Historias
Laborales, para ser tenidas en cuenta por el observador, éstas determinaron cómo se realizan
los procesos y procedimientos de la gestión y administración de la información de la serie
documental Historias Laborales del SENA, Regional Cauca.
El procesamiento de la información incluyó la tabulación y gráficas de datos, que
permitieron identificar el estado de la gestión de la información de la serie documental
Historias Laborales.
A continuación se presente un cuadro que sintetiza las respuestas dadas en el formulario
de la entrevista aplicada.
Tabla 5. Análisis formulario entrevista
Análisis formulario entrevista
No. Pregunta Si No Ns/Nr Total
1 ¿Considera que la frecuencia con que se consultan
las Historias Laborales de la Entidad es alta?
12 3 0 15
2 ¿Considera que la organización de la serie
documental HLS está de acuerdo con normativa?
6 5 4 15
3 ¿Considera que la entidad presta un buen servicio
de información y consulta en temas de HL a
quienes lo requieren?
4 11 0 15
4 ¿Considera eficiente y oportuno el trámite de
respuesta a las solicitudes de información en
relación con las HLS?
2 13 0 15
5 ¿Considera que el estado físico de los tipos
documentales que responsan en las HL es bueno?
3 12 0 15
6 ¿Considera que un proceso de digitalización de
las HL optimizaría los procesos de consulta,
trámite y gestión de la información?
15 0 0 15
54
La tabla presenta el análisis de la información permitió mayor comprensión y
significado para la propuesta del diseño de la Guía de Buenas Prácticas para la digitalización
de HL en el SENA, Regional Cauca.
3.7.1 Gráficos
Gráfica 1. Pregunta 1. Considera que la frecuencia con que se consultan las historias
laborales de la entidad es alta?
Fuente: propia del estudio
Gráfica 2. Pregunta 2. Considera que la organización de la serie documental HLS
está de acuerdo con normativa?
Fuente: propia del estudio
1513
2
0
1. ¿Considera que la frecuencia con que se consultan las Historias Laborales de la
Entidad es alta?
TOTAL
SI
NO
NS/NR
15
6
5
4
2. ¿Considera que la organización de la serie documental HLS está de acuerdo con
normativa?
TOTAL
SI
NO
NS/NR
55
Gráfica 3. Pregunta 3. ¿Considera que la entidad presta un buen servicio de
información y consulta en temas de HL a quienes lo requieren?
Fuente: propia del estudio
Gráfica 4. Pregunta 4. Considera eficiente y oportuno el trámite de respuesta a las
solicitudes de información en relación con las HLS?
Fuente: propia del estudio
15
4
11
0
3. ¿Considera que la entidad presta un buen servicio de información y consulta en temas
de HL a quienes lo requieren?
TOTAL
SI
NO
NS/NR
15
2
13
0
4. ¿Considera eficiente y oportuno el trámite de respuesta a las solicitudes de información
en relación con las HLS?
TOTAL
SI
NO
NS/NR
56
Gráfica 5. Pregunta 5. Considera que el estado físico de los tipos documentales que
reposan en las HL es bueno?
Fuente: propia del estudio
Gráfica 6. Pregunta 6. Considera que un proceso de digitalización de las HL
optimizaría los procesos de consulta, trámite y gestión de la información?
Fuente: propia del estudio
15
3
12
0
5. ¿Considera que el estado físico de los tipos documentales que responsan en las HL
es bueno?
TOTAL
SI
NO
NS/NR
1515
0 0
6. ¿Considera que un proceso de digitalización de las HL optimizaría los
procesos de consulta, trámite y gestión de la información?
TOTAL
SI
NO
NS/NR
57
3.8 Fases de la investigación
El estudio se realizó teniendo en cuenta las siguientes fases las cuales se articularon
con los objetivos específicos:
3.8.1 Identificación y levantamiento de la información. (Concepto)
Este es un proceso que permite identificar todos y cada uno de los pasos que se
desarrollan en la actualidad con el manejo de las HL, información que constituye la materia
prima para la Guía en mención.
3.8.2 Análisis de los procesos y procedimientos (Desarrollo)
Con base en criterios de eficacia, eficiencia e impacto, se realizó el estudio y análisis
de los procesos que se generaron al interior de la Regional, con el fin de conocer lo que allí
sucede, qué tipo de interrelaciones se presentan entre sus elementos o componentes.
Para lo anterior se hizo:
Consulta de normativa
Consulta de opiniones de funcionarios, contratistas, coordinadores, pensionados y
profesionales de las áreas de TIC y de relaciones laborales del SENA Regional Cauca.
Análisis de cifras estadísticas
3.8.3 Clasificación y priorización de los procesos y procedimientos archivísticos
Los procedimientos desarrollados al interior del área de relaciones laborales de la
entidad, se implementaron dando cumplimiento a la normativa relacionada con la gestión de
la información, de manera tal que garantice la aplicación de la “Guía de buenas prácticas para
la digitalización de Historias Laborales -HL- en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,
Regional Cauca”. Tabla de Retención Documental
58
Tomando como base el diagnóstico documental realizado en el archivo de HL del
SENA, y teniendo en cuenta que las historias a digitalizar son de 1976, no aplican las TRD
como herramientas de control ya que éstas fueron elaboradas y aprobadas en 2005, y
actualizadas en 2013.
Por lo anterior, se elaboró una lista de chequeo tomando como base la organización de
las HL por capítulos, que es como en la actualidad se encuentran organizadas en la Regional.
Esta lista de chequeo de series y subseries, contiene los tipos documentales que conforman
el expediente laboral y dicho instrumento será el mecanismo de verificación del contenido
de cada expediente.
Procedimiento
El procedimiento a seguir para la elaboración de la guía de buenas prácticas, se
evidencia en el siguiente diagrama:
Figura 2. Proceso metodológico
Fuente: propia del estudio
59
Capítulo IV.
4 Guía de Buenas Prácticas para la digitalización de Historias Laborales, en el
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional – Cauca
4.1 Introducción
En el proceso de mejorar la custodia y administración de la documentación de las
Historias Laborales en el SENA Regional Cauca, se ha elaborado la presente guía cuyo
objetivo fundamental es proporcionar los lineamientos técnicos y prácticos para la
realización del proceso de digitalización de esta serie documental. Proporciona una directriz
clara y sencilla que facilita la implementación de la estrategia de digitalización que va a
contribuir al ofrecimiento de información auténtica, fiable, íntegra y disponible, logrado una
mayor eficiencia y eficacia en el proceso, mejorando su gestión, manejo y conservación; y
de esta manera, igualmente se contribuye a evitar el deterioro estructural de los tipos
documentales.
El desarrollo de la presente guía se enfoca en la facilidad de aplicación, la forma
expedita o libre de digitalizar y almacenar la información en servidor de archivos, a través
de una nomenclatura fácil de acceder y de administrar.
Los funcionarios encargados del proceso de digitalización de las HL, encontrarán en
esta guía una ayuda efectiva, de rápido entendimiento y fácil administración.
Objetivo
Presentar lineamientos que permitan orientar el proceso la digitalización de las
Historias Laborales del SENA Regional Cauca, y garantizar su preservación, acceso y
consulta
60
4.2 Fase previa al inicio
Al presentar en este capítulo una guía de buenas prácticas como apoyo al proceso de
digitalización de las HL en el SENA, Regional Cauca, se determina que dicho proceso puede
ser ajustado de acuerdo con las necesidades de núcleo de trabajo y del personal a cargo,
siempre con miras al mejoramiento continuo y a ofrecer a los clientes internos y externos una
información auténtica, fiable, íntegra, y confiable.
Previo al inicio de la digitalización de las HL, se debe tener en cuenta que existen unas
fases importantes, a desarrollar:
Fase archivística: Relacionada con la preparación y alistamiento de los tipos
documentales de la serie a digitalizar aplicando la normativa archivística.
Fase tecnológica: Relacionada con la identificación y aplicación de reglas ligadas al
proceso tecnológico de la digitalización.
Fase legal: Cumplimiento de la normativa aplicada a todas las fases del proceso de
digitalización con el propósito de garantizar el valor probatorio tanto de los documentos
digitalizados como de la información que se brinde al usuario.
Definir en la propuesta de Guía, de manera clara y precisa, los procesos y
procedimientos a seguir en la implementación de la misma.
Organización del archivo
Es conveniente que al iniciar cada año se estime, en lo posible, la cantidad de
expedientes que debe abrir para cada serie, con el fin de reservar el espacio, proyectando el
crecimiento de cada uno de ellos, y evitar así que al agregarse los correspondientes tipos
documentales se disminuyan la facilidad de consulta por efecto de reducción de espacio. Para
evitar deterioro físico de la documentación, en cada carpeta se debe conservar un máximo de
200 folios.
61
Pasos para organización de las HL.
Para realizar el proceso de organización de la serie documental HL, se debe aplicar la
normativa que para tal fin indica el AGN, a saber:
1. Clasificar
2. Ordenar
3. Describir
Clasificación
De acuerdo con normativa y aplicando el principio de procedencia, se consultará la
estructura orgánico-funcional del SENA para ubicar, dentro de dicho organigrama, la oficina
de relaciones laborales como unidad productora de las series y subseries documentales
respectivas.
Paso seguido, se procederá a la identificación de los tipos documentales con el fin de
verificar que cada uno corresponda a la serie documental.
Se clasificarán los tipos documentales teniendo en cuenta cada uno de los capítulos que
conforman el expediente para continuar con el proceso siguiente.
Ordenación
Teniendo en cuenta normativa y el principio de orden original, se realizará el proceso
de ordenación, aplicando los sistemas de ordenación alfabético y numérico.
Dentro del alfabético, se utilizará el sistema Onomástico, que aplica a series
documentales complejas y que permanecen abiertos por lapsos grandes como las HL del
SENA Regional Cauca, y se tendrá en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo
apellido, nombres.
Organizar
62
Dentro del numérico, se utilizará el criterio cronológico que permite evidenciar, de
manera secuencial, la producción de los documentos correspondientes a las HL. Para ello se
tendrá en cuenta el siguiente orden: año, mes, día.
Pese a que la normativa indica cómo deben ordenarse las historias laborales según
circular 04 de 2003, en el SENA Regional Cauca, en la actualidad, éstas están conformadas
de la siguiente manera:
Capítulo I. Trayectoria laboral
Capítulo II. Educación- Capacitación-Evaluación del Desempeño
Capítulo III. Vacaciones-Licencias y Permisos
Capítulo IV. Pagos y Deducciones
Capítulo V. Bienestar Social e Incapacidades
Capítulo VI. Fallos y procesos3
Alterno con el proceso de ordenación, se realizará la depuración que consiste en el
retiro de materiales abrasivos como ganchos, cinta, documentos que se encuentren
duplicados y aquellos que no contengan información.
Luego se realizará el proceso de foliación como requisito indispensable para la
realización de las transferencias y tener el control de los documentos existentes en cada
expediente. Así mismo, se realizará el respectivo índice con el fin de facilitar la búsqueda de
los tipos documentales dentro del expediente.
Descripción
Se llevará a cabo con el fin de facilitar la ubicación, recuperación e identificación de
los expedientes de las HL, ubicados en el archivo especializado.
3 Este caso de organización de las HL es atípico en la entidad, toda vez que la norma refiere que la organización de las historias laborales
se debe hacer por expedientes y no por capítulos, teniendo en cuenta el principio de orden original.
63
Para la identificación de las unidades de conservación que para este caso es la caja, se tendrá
en cuenta la jerarquía en la cual se debe reflejar el principio de procedencia, series y subseries
documentales de la unidad productora. Ejemplo: Fondo, código, sección, subsección, serie,
subseries, número expedientes, fechas extremas y número de caja
Fotografía 2. Estantería de ubicación del archivo actual
Fuente: Archivo de Historias Laborales SENA Regional Cauca
En la unidad de conservación o carpeta se debe reflejar: fondo, apellidos y nombres, y
número de identificación.
Ubicación en los archivadores del archivo de gestión del SENA Cauca
Las cajas se ubicarán en los muebles rodantes que la entidad ha dispuesto para la
conservación de los expedientes de HL.
64
Fotografía 3. Unidades de conservación
Fuente: archivo de Historias Laborales SENA Regional Cauca
Para el desarrollo de esta investigación se utilizaron los siguientes métodos:
• Estudio documental del archivo del SENA Cauca
Esto permitirá realizar un razonamiento de la información teórica consultada, sustentar
el documento de estudio y se utilizará para realizar un análisis de los datos obtenidos en la
investigación para presentarlos en el documento final.
• Lógico:
Este método permitirá realizar un estudio de forma secuencial y sistemática desde el
planteamiento del problema , medición, conclusiones y recomendaciones del trabajo.
Para el proceso de digitalización de las Historias Laborales del SENA, se procederá a
ejecutar cada uno de los pasos aplicando normativa, específica para tal fin.
4.3 Definición del alcance
Aplica a los funcionarios y contratistas de la oficina de Relaciones Laborales del SENA
Regional Cauca.
65
El equipo de trabajo conocerá de antemano la cantidad de HL a ser digitalizadas.
Con la ayuda de los tiempos de escaneo de una página se podrá determinar la cantidad
de proceso a adelantar durante una jornada de trabajo.
Posteriormente, se tomarán la cantidad de folios de la muestra total y se dividirá por la
cantidad de hojas que puede cargar el alimentador del escáner, lo que da el indicador de las
veces de carga.
Esta variable ayuda a indicar la cantidad de tiempo necesario para el proceso.
Se insiste en la asignación del 30% de tiempo adicional para el proceso captura o
registro de los metadatos.
Es importante que el equipo de trabajo determine la estructura de los archivos y las
respectivas carpetas que van a contener los documentos escaneados a fin de que sea
posteriormente fácil encontrar cada documento.
La estructura básica recomendada es que cada carpeta será descrita con el número de
cédula del expediente sin puntos, ni espacios o caracteres.
Cada descripción llevará el número de cédula de cada funcionario, una clave que
identifique la serie documental, la fecha de expedición de la cédula en formato
aaaa/mm/dddd, sin puntos ni espacios.
Ejemplo:
Variable Dato
Número de cédula del expediente 34571867
Documento a escanear Historia Laboral
Código del documento a escanear HL
Fecha de expedición documento de
identidad
Si no cuenta con fecha de expedición del documento de
identidad, se le asigna la de vinculación del funcionario.
66
El código del documento escaneado para ser archivado quedaría así:
34571867HL19950227
Todos los documentos escaneados de una misma HL quedarán bajo el directorio o
carpeta, nombrado con la cédula del funcionario, lo cual garantizará la no repetición de
carpetas.
NOTA IMPORTANTE: El manejo del tiempo de producción debe ser armonizado a
las capacidades del hardware, software, experticia en digitación del o los funcionarios a cargo
del proceso y la velocidad de procesamiento de las estaciones de trabajo y la respuesta del
servidor.
4.4 Declaración de la finalidad y usos previstos de los documentos digitalizados
El proceso de digitalización de las HL en el SENA Regional Cauca es necesario para
mantener la fidelidad de los documentos en el tiempo. Los documentos digitalizados podrán
ser distribuidos de acuerdo con normativa, según las solicitudes de las áreas interesadas en
dicha información y que cuenten con la autorización de acceso en los casos previstos por el
SENA y/o normativa.
Dependiendo de la información solicitada, un funcionario del área encargada de la
custodia de las HL, podrá autorizar el acceso a las carpetas, a través de la intranet.
Los documentos digitalizados podrán ser almacenados, tratados, distribuidos por el
área en custodia de acuerdo a las necesidades del servicio y los lineamientos del SENA en
materia de Historias Laborales.
VALOR AGREGADO: Posterior a la digitalización de las HL, se podrán establecer
parámetros para continuar con la digitalización de todas las demás Historias Laborales de
67
acuerdo con las necesidades del servicio orientadas por la Dirección del SENA – Regional
Cauca.
4.5 Mínimos técnicos
Tomando como referencia Las pautas para utilización de la digitalización (AGN, 2009
Actualizada el 2 de mayo de 2017). Los siguientes son los parámetros técnicos mínimos para
la digitalización certificada, manteniendo el norte de la normativa existente:
Alistamiento
Captura
Identificación
Control de calidad
Almacenamiento
Tiempo de ejecución
Metadatos
Técnicas de escaneo
Mecanismos tecnológicos de valor probatorio (en caso de que la digitalización sea
certificada).
4.6 Talento Humano
Digitalizador: Conocimiento en manejo de scanner de alta tecnología, con formación
en archivística, gestión de contenidos, redacción y ortografía, ofimática, experiencia mínima
de un año en manejo de software de digitalización.
4.7 Elementos de protección de seguridad laboral:
Tapabocas
Guantes de látex
Gorro
68
Bata blanca
Gafas industriales de protección
Nota: Se deben implementar acciones cotidianas de aseo como el uso de jabón
desinfectante en cara y manos, quitarse la bata, el gorro, las gafas y el tapabocas al momento
de salir del recinto de trabajo para cambiar de actividad o consumir algún tipo de alimento.
En ningún momento se deben consumir alimentos en el área de trabajo con el fin de
prevenir contagio con los documentos por tratarse de material almacenado y archivado de
tiempo atrás.
4.8 Hardware
Se debe contar con los siguientes elementos tecnológicos,
Un escáner que cumpla con los siguientes requerimientos técnicos;
- Forma de conexión o interfaz de conexión mediante puerto USB 3.0
- Alimentador automático o ADF y de cama plana
- Velocidad de escaneo
o Monocromo de 45 ppm (páginas por minuto)
o Color de 45 ppm
- Resolución de escaneo: desde 150 a 600 dpi (puntos por pulgada)
- Capacidad del papel ADF (alimentador automático de documentos) hasta 100 hojas
- Fiabilidad de trabajo diario: 5.000 páginas
- Escaneo Dúplex
- Formatos de papel: A4, A5, A6, B5, B6, carta, legal, ejecutivo.
- Formato de salida: JPEG, TIFF, TIFF Múltiple, PDF, PDF con opción de búsqueda,
PDF seguro, PDF/A.
- Funciones de compresión de archivo
69
- Integración avanzada de documentos: correo electrónico, FTP (protocolo de
transferencia de ficheros), correos WEB, Carpetas de Red.
- Protocolos compatibles; TCP/IP, DHCP, DNS, SNMP, SLP,
- Software incluido.
- Garantía: La garantía debe tener cobertura nacional, si se requiere repuesto por
cambio de garantía se genere por un tiempo igual o superior al inicial, el proveedor debe dar
garantía por defecto de fábrica y o mal funcionamiento por el mismo término o superior a la
garantía del equipo, por 1 año
- Manuales en idioma español
- El proveedor debe garantizar la capacitación para 10 personas
Un equipo de cómputo portátil con las siguientes características:
- Sistema operativo Windows 10 Pro de 64 bits. Este es opcional ya que se puede
instalar software licenciado al Sena y no afecta la garantía del equipo.
- Procesador mínimo de 7ª generación con mínimo de 2.40GHz
- Almacenamiento: disco duro de 1TB
- Memoria RAM mínimo de 8.0GB
- Monitor FHD de 16 pulgadas
- Tarjeta gráfica DDR3 de 2GB
- Puertos de entrada y salida USB 3.0 y HDMI
- Unidad óptica de DVD
La capacidad de almacenamiento deberá ser regulada por el área de tecnología y deberá
ser suficiente y amplia para poder asegurar la cantidad de documentos en conservación. Se
sugiere que la capacidad de almacenamiento sea de 10 terabytes o superior en servidor.
70
4.9 Software de escaneo
Para el proceso de digitalización es importante que el software del scanner cumpla con
características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos
digitalizados.
Igualmente deberá contar con las siguientes condiciones:
Compatibilidad entre plataforma y estructuras de datos
Productividad en los empleados
Eficiencia en la gestión de archivos y datos
Permanente accesibilidad a los datos
Información debidamente clasificada
Seguridad de la información garantizada
Entornos de fácil acceso a los datos
Debe ser escalable y ampliable con múltiples estaciones de trabajo
Procesar OCR (OCR es la sigla de Optical Character Recognition,
Reconocimiento Óptico de Caracteres).
Efectuar OCR de texto resaltado
Permitir Consultas de la base de datos
Permitir Búsqueda en archivos PDF
Permitir Compresión
Efectuar exportación en segundo plano
Contener una API de exportación
Permitir la digitalización por lotes
Presentar lectura mejorada de códigos de barras, incluyendo códigos en 2D
71
Ofrecer Recorte y alineación automática, tolerancia, detección de color
configurable
Permitir rotación de imágenes en función del contenido
Permitir la eliminación de los orificios de perforación
Tecnología que permita manipular múltiples imágenes de documentos con
facilidad
Permitir Copiar página/documento
Permitir Fusionar o Dividir documentos
Permitir la Re digitalización manual
Insertar digitalización en un documento existente
Permitir la separación manual de documentos
Que contenga Indexación con al menos hasta 10 campos
Que contenga definiciones avanzadas de índice con formateo de campos,
valores por defecto y valores especiales
Permitir conocer indicadores de rendimiento del escáner
4.10 Preparación de los originales
Se digitalizarán los documentos o expedientes físicos que estén debidamente
organizados bajo las políticas, procesos y parámetros definidos en la planeación documental
del SENA - Regional Cauca.
Se establece una lista de chequeo donde se detallan los pasos sugeridos así:
Haber realizado el proceso de organización: Clasificación, ordenación y
descripción
Los documentos deben quedar libres de ganchos, material abrasivo, etc.
72
Los documentos deben quedar sin dobleces
La información de los documentos debe estar nítida
Los datos de indexación deben ser claros y estar completos al momento de
iniciar el proceso de digitalización a fin de no presentar pérdidas de tiempo.
Todas las Historias Laborales deben contener el mismo orden en sus documentos sin
importar la cantidad de documentos que contenga cada Historia Laboral. Véase el Anexo 2
Lista de Chequeo
Nota: Los datos de indexación deben ser cédula, nombres y apellidos completos, fecha
de contratación, fecha de retiro, nombre del documento digitalizado.
Es importante anotar que es el equipo de trabajo, con el profesional de la oficina de
relaciones laborales o quien haga sus veces, las personas responsables quienes deberán
definirlos previamente al inicio del proceso con el fin de garantizar la idoneidad de los datos
tratados, la coherencia y las unidades de criterio.
4.11 Área de trabajo
El orden en el área de trabajo es importante con el fin de asegurar la calidad del
proceso y evitar pérdidas de documentos.
Los archivos físicos se deben ir revisando por lotes que en todo caso no vayan a
invadir completamente el área de trabajo
Sobre los equipos de procesamiento no debe haber cajas ni archivos en desorden ni
encima de estos con el fin de evitarles daños, sobrecalentamiento de las máquinas y
accidentes al funcionario que esté procesando la información.
73
El área de trabajo debe ser lo suficientemente ventilada, iluminada y amplia con
mesones amplios que permitan la adecuada manipulación de las cajas de los archivos y sus
contenidos.
El área de trabajo debe permanecer limpia y sin obstrucciones en las entradas,
pasillo y ventanas del recinto.
El área de trabajo de digitalización de documentos es un área restringida solo para
personal autorizado por contener documentos sensibles y de uso restringido de acuerdo a los
casos señalados en la ley y la normativa del SENA - Regional Cauca.
En el área de trabajo no se debe consumir alimentos ni bebidas, el personal deberá
contar con tiempos para ir a abastecerse según sus necesidades en los sitios indicados en la
Regional.
Fotografía 4. Equipos para digitalización
Fuente: Equipos ambiente gestión documental SENA Regional Cauca
74
Fotografía 5. Digitalizador de microfilm
Fuente: Equipos ambiente gestión documental SENA Regional Cauca
Las anteriores imágenes ilustran el área de trabajo, para el proceso de digitalización de
Las Historias Laborales del SENA – Regional Cauca.
75
4.12 Proceso general de digitalización
La ilustración 2 refleja el Proceso general de digitalización de HL en el SENA Regional Cauca.
Figura 3. Proceso general de digitalización de HL en el SENA Regional Cauca
Fuente: propia del estudio
76
A. Estrategias para la gestión continua de los documentos y registros digitalizados
a. El equipo de trabajo nombrará un coordinador de calidad quien se encargará de
velar por que el proceso de gestión documental sea llevado a cabo paso a paso a fin de
optimizar el tiempo y los recursos físicos
b. Se diligenciarán las no conformidades cuando se presenten inconvenientes con los
documentos, bien por no estar presentes o bien por estar más deteriorados de lo normal
por el paso del tiempo o por accidentes que hayan podido sufrir durante el tiempo de
almacenamiento. Documentos estos que se verificaran teniendo en cuenta el índice de
la Historia Laboral. Ver anexo 3
c. El Equipo de trabajo deberá garantizar la fidelidad de los documentos digitalizados
frente a los documentos físicos.
Para esto se efectuará una revisión periódica aleatoria para validar la concordancia de
los documentos, su facilidad en la obtención digital al interior del servidor y que la cantidad
de folios sea la misma en físico que en digital. Ver anexo 4
En el caso de contar con carpetas no aprobadas en la revisión se procederá a efectuar
las correcciones de manera inmediata con el fin de garantizar la calidad del proceso y no
dejar acumular pendientes evitando así el reproceso.
B. Estrategias relativas a los requisitos legales para la digitalización
a. El equipo de trabajo deberá socializar las normas legales sobre la materia a fin de
mantener la unidad de criterio, la salvaguarda de la información y la objetividad en el
tratamiento de los documentos
77
b. Toda la información procesada es de carácter confidencial y el personal se
compromete a no divulgar detalles ni de contenido ni de los procesos que se adelantan al
interior de la unidad de trabajo.
4.13 Capacidad del equipo que soportará el proceso de digitalización
En el caso de que el equipo de trabajo desee darle mayor celeridad al proceso de
digitalización dentro del desarrollo de los anexos, estos se almacenaran en un servidor de la
entidad (Se excluye el Anexo 2).
Los eventos de cada formulario se irán recogiendo de manera independiente en una
base de datos que va a recopilar la información y permitirá obtener estadísticas de dichos
anexos para ser analizadas por el Coordinador del equipo de trabajo o quien haga sus veces
y proceder casi de manera inmediata a la solución o mejoramiento de las necesidades que se
presenten o reporten a través de cada anexo.
La implementación tomará el tiempo aproximado de tres días con el fin de poder
efectuar pruebas de carga, procesamiento y obtención de estadísticas.
Las estadísticas a ser obtenidas en cada anexo deberán ser socializadas por el equipo
de trabajo de manera anticipada, con el fin de contar con los preliminares de análisis y
poderlos sistematizar convenientemente de manera automática con miras a que el proceso
sea generado sin problemas posteriores al inicio de la digitalización de los documentos.
La conveniencia de desarrollar esta fase está en el ahorro de tiempo, de papel y en la
facilidad de toma de decisiones y operación de los anexos.
78
5 Capitulo V.
Conclusiones y Recomendaciones
5.1 Conclusiones
La identificación del problema presente en el servicio de información, consulta y
conservación de las HL, permitió el desarrollo de la presente investigación.
La Guía se pretende dar solución al problema de información, consulta y conservación
de los tipos documentales existentes en la serie documental Historias Laborales en el SENA
Regional Cauca.
El proceso de digitalización de las H.L. evitará el deterioro de los documentos que
conforman el expediente, ya que estas son de mucho valor para la entidad como para el
exfuncionario.
Los documentos digitalizados permiten que la labor de consulta sea más sencilla y su
búsqueda sea más eficiente, eficaz, directa y confiable.
5.2 Recomendaciones
Es importante realizar un diagnóstico de los volúmenes de información de las historias
laborales y de los diversos formatos de los tipos documentales que maneja esta serie
documental, con el fin de establecer cuáles serían las posibles prioridades para la
digitalización del acervo documental.
El acceso a los documentos que reposan en cada H.L. deberá ser para los interesados
directos y/o quien tenga su debida autorización y su responsabilidad deberá ser de quienes
tienen asignada su custodia.
79
La digitalización debe cumplir con los protocolos archivísticos, que garanticen el
cumplimiento de las normas para su conservación.
Los documentos que se digitalicen deben recibir un tratamiento que garantice su
preservación a largo plazo.
Para cumplir con un buen proceso de digitalización, es indispensable contar talento
humano especializado.
Para llevar a cabo el proceso de digitalización, es importante contar con talento humano
debidamente calificado con conocimientos técnicos y archivísticos, lo que permitirá el éxito
del proceso.
Teniendo en cuenta el proceso de control de calidad, es importante que la captura
digital tenga como características la integridad y la calidad de la imagen y garantice la lectura
normal del documento digitalizado.
80
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83
Anexos
84
Anexo 1. Instrumentos de recolección de información
A. Guía de observación
GUÍA DE OBSERVACIÓN
Proyecto:
Guía de Buenas Prácticas para
la digitalización de Historias
Laborales, en el Servicio
Nacional de Aprendizaje
SENA Regional – Cauca.
Observador: Ileana Medina Villani
Isabel Alicia Pantoja
Lugar: Oficina Relaciones
Laborales SENA Cauca
Situación:
Real
Objetivo de la
observación:
Obtener datos sobre procesos y procedimientos de la gestión y
administración de la información de la serie documental Historias
Laborales del SENA, Regional Cauca.
TEMAS PREGUNTAS
Consulta de Información sobre HL por parte de
usuarios
¿Son frecuentes las consultas a la serie
documental HL?
¿La calidad en el servicio de
información que se ofrece por parte de
la entidad es adecuada?
¿Se permite la manipulación de los
expedientes de HL?
Organización de la serie documental ¿Los expedientes de HL se encuentran
organizados aplicando los principios
archivísticos?
Estado de conservación de los expedientes ¿Los medios de conservación (carpeta)
de los tipos documentales es el
adecuado de acuerdo con normativa?
¿Los medios de conservación (cajas)
de los expedientes cumplen
especificaciones técnicas?
¿Los tipos documentales conservan
característica físicas de conservación?
Espacio físico de almacenamiento ¿La estantería cumple con condiciones
técnicas de acuerdo con normativa?
¿Las áreas asignadas para la custodia
de la serie documental cuentan con los
elementos de control y aislamiento que
garanticen la seguridad de los
archivos?
¿Las condiciones ambientales de
temperatura, humedad relativa y luz,
cumplen con normativa?
85
B. Formulario entrevista estructurada
Proyecto de Investigación
Guía de Buenas Prácticas para la digitalización de Historias Laborales - HL, en el
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional - Cauca
Objetivo: Identificar la calidad del servicio de información y consulta de la serie HLS del
SENA, Regional Cauca
Entrevistado: _________________________________ Cargo: ___________________
Entrevistador: __________________________________Fecha: ___________________
1. ¿Considera que la frecuencia con que se consultan las Historias Laborales de la
Entidad es alta?
SI ____ NO ____ Ns/Nr____
2. ¿Considera usted que la organización de la serie documental HLS está de acuerdo con
normativa?
SI ____ NO ____ Ns/Nr____
3. ¿Considera que la entidad presta un buen servicio de información y consulta en temas
de HL a los usuarios que requieren el servicio?
SI ____ NO ____ Ns/Nr____
4. ¿Considera eficiente y oportuno el trámite de respuesta a las solicitudes de información
en relación con las HLS?
SI ____ NO ____ Ns/Nr____
5. ¿Considera que el estado físico de los tipos documentales que responsan en las HL son
buenos?
SI ____ NO ____ Ns/Nr____
6. ¿Considera que un proceso de digitalización de las HL optimizaría los procesos de
consulta, trámite y gestión de la información?
SI ____ NO ____ Ns/Nr____
86
Anexo 2. Solicitud de acceso al servidor de HL
Formato de solicitud de acceso a servidor de
Historias Laborales
Versión: 1.0
Fecha: 01.10.2017
Página
Información del Funcionario
Fecha de solicitud:
Solicitado por:
Área: Ext: Firma:
Alcance del Servicio
Equipo especifico Diligenciar nombre del computador al cual se requiere tener acceso.
Servidor de aplicaciones Diligenciar el nombre de la aplicación a la cual se requiere tener acceso.
Motivo de la solicitud
Justificación del ingreso al servidor de HL
Cuenta de red del Usuario
Vigencia de la solicitud Desde (DD/MM/AA)
Hasta (DD/MM/AA)
Autorización jefe de área
Nombre del jefe de área
Firma jefe de área:
Fecha de autorización
NOTAS:
1. El funcionario solicitante debe diligenciar completamente el presente formato y
presentarlo
2. El usuario solicitante se compromete a hacer uso adecuado de los recursos que la
Entidad le permite controlar desde una instalación remota, manteniendo la
confidencialidad y seguridad debida.
87
Anexo 3 Lista de chequeo para verificación de documentos originales
Teniendo en cuenta que las Historias Laborales son de años anteriores al 2005 fecha en
cual se elaboraron las TRD de la entidad y 2013 fecha en la cual dichas TRD fueron
actualizadas, para el proceso de organización de los expedientes se debe utilizar la lista de
chequeo.
Esta lista de chequeo parte de lo expuesto en la circular 03 del 2004 del AGN, y se
complementa con los tipos documentales que contienen las HL
Lista de chequeo para preparación de documentos
originales
Versión: 1.0
Fecha: 01.10.2017
Páginas 4
Identificación de la Carpeta
Nombre: Cédula:
Ítems a verificar
Capítulo I. Trayectoria Laboral
Solicitud de Empleo
Formato Único de Hoja de Vida
Copia de la Cédula de Ciudadanía
Fotocopia de Libreta Militar
Constancias de Trabajo
Antecedentes Disciplinarios
Resultados Concurso
Solicitud Examen Médico
Resultado Examen Médico
Resolución de Elegibilidad
Contrato o Resolución de Nombramiento
Comunicación de Aceptación de Nombramiento
Adición a Contrato
Inscripción en Carrera Administrativa
Resolución Inscripción Carrera Administrativa
88
Lista de chequeo para preparación de documentos
originales
Versión: 1.0
Fecha: 01.10.2017
Páginas 4
Notificación de Resolución Inscripción
Felicitaciones
Resoluciones de ascenso
Resoluciones SSEMI
Notificación Resolución SSEMI
Solicitudes de traslado
Notificación del traslado
Resoluciones de encargo
Acta de posesión de encargo
Resolución de terminación de encargo
Resolución terminación nombramiento provisional
Resoluciones de traslado
Actualización carrera administrativa
Comunicación y resolución de sanciones
Llamados de atención
Resolución insubsistencia
Notificación resolución de insubsistencia
Aceptación renuncia
Resolución de aceptación renuncia
Examen Médico de Egreso
Paz y Salvo Administrativo
Capítulo II. Educación- Capacitación-Evaluación del Desempeño
Certificados de Estudio y Diplomas
Fotocopia de Tarjeta Profesional
Solicitudes Inscripción Cursos de Capacitación
Notificaciones de Resultados de Evaluación
Puntaje Acumulado Individual para SSEMI
Permisos de Capacitación
Resoluciones de Apoyo de Capacitación Pregrado Postgrado
Resoluciones de Comisiones de Estudio
89
Lista de chequeo para preparación de documentos
originales
Versión: 1.0
Fecha: 01.10.2017
Páginas 4
Evaluación del desempeño
Notificación resultado evaluación
Recursos contra evaluación del desempeño
Acta de notificación
Capítulo III. Vacaciones-Licencias y Permisos
Resoluciones de vacaciones
Modificaciones resoluciones
Notificación resoluciones
Autorizaciones por vacaciones anticipadas
Solicitudes licencias
Resoluciones de licencias
Solicitud de permisos
Autorización de permisos
Solicitud de vacaciones pendientes
Resolución de Interrupción de Vacaciones
Notificación de Resoluciones
Capítulo IV. Pagos y Deducciones
Autorizaciones de descuento sindical
Declaración de bienes y rentas
Solicitud de cesantías
Liquidaciones de cesantías
Resolución de pago de cesantías
Formularios declaraciones de renta
Libranza servicio médico
Afiliación y retiro seguro social o EPS
Afiliación fondo de vivienda
Afiliación fondo de cesantías
Afiliaciones cajas de compensación
Afiliación Fondo de Pensión
Afiliación Fondo Nacional del Ahorro de Vivienda
90
Lista de chequeo para preparación de documentos
originales
Versión: 1.0
Fecha: 01.10.2017
Páginas 4
Resolución Pago por Bonificación y Prima de Antigüedad
Resolución y Pago Fondo Nacional de Vivienda
Autorizaciones embargo
Solicitudes de embargo
Descuentos por embargo
Levantamientos de embargo
Solicitud de cuota parte Pensional
Certificados DIAN
Respuesta a Solicitud de Cuota Parte Pensional
Capítulo V. Bienestar Social e Incapacidades
Recomendaciones Médicas y Tratamientos Especiales
Informes Accidentes Laborales
Incapacidades Laborales
Auxilios Educativos
Registros Civiles Funcionarios, Matrimonio e Hijos
Solicitudes Préstamo de Vivienda
Resoluciones Préstamo de Vivienda
Formato de Auxilio Educativo
Reembolso Servicio Medico
Resoluciones Auxilio Funerario
Resoluciones Préstamos Calamidad Doméstica
Total de folios:
Revisado por
Nombre completo y cargo
Fecha y hora de revisión
91
Anexo 4. Formato de no conformidades
Formato de no conformidades
Versión: 1.0
Fecha: 01.10.2017
Página
Identificación de la Carpeta analizada
Descripción de las no conformidades
Registre brevemente las no conformidades de la carpeta indicando claramente el o los documentos a
que hace referencia y el número de folio
Total de folios:
Reportado por:
Nombre completo y cargo
Fecha y hora de reporte
