Guia Capacitacion Diagnostico Necesidades Capacitacion.desbloqueado

Gu

ad

eC

ap

aci

taci

n

Diagnsticodenecesidadesde

capacitacin

Lic.JavierLozanoAlarcnSecretariodelRamo

Dr.lvaroCastroEstradaSubsecretariodelTrabajo,SeguridadyPrevisinSocial

Lic.Patr ic iaEspinosaTorresSubsecretariodeDesarrolloHumanoparaelTrabajoProductivo

Dr.JaimeDomingoLpezBuitrnSubsecretariodeEmpleoyPolticaLaboral

Lic.LorenzoMartnezGarzaOficialMayor

DirectorGeneraldeCapacitacin

Lic.Beatr izPulidoCamposDirectoradeCapacitacinTcnica

Lic.MaraGuadalupeGarcaMercadoLic.BetziNarahMoralesMartnezInvestigacin,escrituraydiseopedaggico

Lic.Beatr izPulidoCamposIng.RafaelEscalanteMartnezRevisintcnica

Lic.DianaMargaritaRiveraOrtegaLic.DianaOlivaLpezDiseoGrfico

GuadecapacitacinDiagnsticodenecesidadesdecapacitacinSegundaedicin:2008.

ISBNentrmiteEste programa est financiado conrecursos pblicos aprobados por laCmarayquedaprohibidosuusoparafines partidistas, electorales o depromocin personal de losfuncionariosQueda rigurosamente prohibida, sinautorizacin escrita de los titulares deCopyright bajo las sancionesestablecidas en las leyes, lareproduccin parcial o total de estaobra por cualquier medio oprocedimiento, comprendidos lareprografa y el tratamientoinformtico.

SECRETARA DEL TRABAJO YPREVISINSOCIAL

DireccinGeneraldeCapacitacinBlvd. Adolfo Ruiz Cortnez 3313, Col.San Jernimo Aculco, C.P. 10400Mxico,D.F.Tel.(55)30003500www.stps.gob.mxImpresoenMxicoD.F.

SubsecretaradeDesarrolloHumanoparaelTrabajoProductivo

DireccinGeneraldeCapacitacin

DDII AAGGNNSSTTI I CCOODDEENNEECCEESSI I DDAADDEESSDDEE

CCAAPP AACCI I TTAACCI I NN

GGGuuu aaadddeeeCCCaaapppaaaccc iii tttaaaccc iiinnn

ndice

Presentacin 7

Objetivo 9

1.Ejerciciodeautoevaluacin(inicial) 11

2.Consideracionesprevias 15

3.Definicinyclasificacin 23

4.Planeacindeldiagnsticodenecesidades 27

5.Metodologa 28

6.Mtodosytcnicasauxiliares 42

Consideracionesfinales 49

Anexos 50

Bibliografa 59

7

Diagnsticodenecesidadesdecapacitacin

GuadeCapacitacin

Presentacin

La Direccin General de Capacitacin y Productividad haelaborado la gua tcnica Diagnstico de necesidades decapacitacin, con la finalidad de proporcionar unametodologaquefacilitelaidentificacindelasnecesidadesqueenmateriadecapacitacinexistenenlasempresas.

El diagnstico de necesidades de capacitacin es el factororientadorquepermiteprincipalmente:

Laestructuracinydesarrollodeplanesyprogramas.

El establecimiento de las acciones de seguimiento yevaluacindelprocesocapacitador.

Esta gua tcnica cuenta con las caractersticas necesariaspara que el usuario pueda llevar su autoaprendizaje enforma simple y clara. El documento incluye informacinsobre: la definicin de necesidades de capacitacin,actividades previas, tipos de necesidades, metodologa,tcnicas y herramientas auxiliares. Con la informacinanteriorelusuariopodraplicarladeteccindenecesidadesdecapacitacinensuempresa.

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GuadeCapacitacin

9


GuadeCapacitacin

Objetivo

Proporcionarloselementostcnicosnecesariosparalaaplicacindela

metodologaeinstrumentosutilizadoseneldiagnsticodecapacitacin.

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GuadeCapacitacin

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GuadeCapacitacin

Ejerciciodeautoevaluacin(inicial)

INSTRUCCIONES:Lea lossiguientesenunciadosycontesteen forma clara, precisa y breve. Alconcluir,reviselahojaderespuestas.

1.Cundosepuedehablardelaexistenciadenecesidadesdecapacitacinenunaorganizacin?

2.Culeselpropsitodeldiagnsticodenecesidadesdecapacitacin?

3.Qu resultados concretos debe arrojar la investigacinsobrenecesidadesdecapacitacin?

4.Por qu es importante determinar el nmero ycaractersticas de los trabajadores que requierencapacitacin?


GuadeCapacitacin

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Respuestas

Autoevaluacininicial

1.Elpuntodepartidaparaladeterminacindenecesidadesdecapacitacineslaexistenciadeproblemaspresentesy futuros en la empresa, que se suscitan por lamodificacin de estrategias, procedimientos ytecnologas, inadecuada administracin, polticasinoperantes, o cuando los problemas se deben adeficiencias en los conocimientos, en las destrezasmanualesoactitudesinadecuadasdelpersonal.

2.Conocerconexactitudtantolasdeficienciasactualesdelpersonalcomosusnecesidadesfuturas.

3.Nmero exacto de trabajadores que necesitancapacitacin.

Caractersticasdelostrabajadoresquenecesitansercapacitados.

Descripcinprecisaycompletadelasactividadesenquenecesitansercapacitados.

Estos datos constituyen los antecedentes indispensablesparalaelaboracindecualquierprogramadecapacitacinysuimportanciaradicaenqueslopartiendodeellossepuedeplanear,elaboraryaplicarconxitounprograma.

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GuadeCapacitacin


4.Porquebrindacriteriosparadecidir laformadeimpartirlacapacitacin,comobaseparaestimarelcostoposibledelacapacitacinporeltiempoycantidaddepersonal,permite tomar decisiones en cuanto a la amplitud delcontenido del programa, la seleccin de tcnicas deinstruccinydematerialesdidcticos.Adems,permiteplanearlaorganizacindeloseventosencuantoaritmodetrabajo.

Algunasdelascaractersticasimportantesquesedebenconocerson:edad,escolaridad,experiencialaboral.


GuadeCapacitacin

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I .Consideracionesprevias

La capacitacin genera procesos de cambio, los cuales seenfocan al mejoramiento de la calidad de los recursoshumanos y por lo tanto al logro de los objetivos de laempresa.

La tarea del especialista en capacitacin es analizar yenfrentar la problemtica de su entorno, determinaralternativas de solucin, as como adelantarse y orientarsusesfuerzosalasnecesidadespresentesyfuturas.

Los responsablesdecapacitacinactan comoagentesdecambio, ya que al contar con los medios adecuadosmoldean la conductade los trabajadores,conelpropsitodeincrementarsusconocimientos,habilidadesyactitudesde esta manera se busca la excelencia de lasorganizacionesparacontribuiralcrecimientodelpas.

Afindedirigirelprocesodecapacitacinconefectividad,oportunidadycalidad,sehaceimprescindiblesatisfacerlasnecesidades existentes en la empresa que contribuya allogrodelosobjetivosestablecidos.

Por ello, el diagnstico de necesidades de capacitacin seconsideralapartemedulardelproceso.Lainformacinquebrinda constituir los antecedentes indispensables paraplanear, elaborar y aplicar con xito los programascorrespondientes.

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GuadeCapacitacin


Es evidente que existe una estrecha vinculacin entre lacapacitacinyeladecuadodesempeodelasfuncionesquese realizan en una empresa, y en este sentido esimportantedestacarquelacapacitacinesunainversinyno un gasto de operacin, ello se debe a que sus efectossondelargaduracin.

El DNC, como de ahora en adelante se referir aldiagnstico de necesidades de capacitacin, forma partefundamentaldelprocesotcnicodelacapacitacin,elcualessecuencialycclicocompuestopordiferentesfases.Cadafaseasuvezestcompuestaporprocesos,metodologasycaractersticasparticulares.

Procesodelacapacitacin

Objetivosempresariales

Procesoproductivo

Estructuraorganizacional

Estrategias

Recursosdisponibles

Clientesyproveedores

Fuerzasydebilidades

Anlisissituacionaldelaorganizacin


GuadeCapacitacin

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Organizacionales.

Ocupacionales.

Individuales.

Mtodosytcnicas. Procedimientoseinstrumentos.

Objetivosdeaprendizaje.

Seleccindecontenidos.

Evaluacindeaprendizaje.

Materialdeapoyodidctico.

Tcnicasdeenseanza.

Tcnicasgrupales.

Evaluacindelaprendizaje.

Elaboracindeplanesyprogramas


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GuadeCapacitacin


Organizacinylogstica

Coordinacinysupervisin

Seleccindeinstrumentosdeevaluacin

Seleccinyformacindeinstructores

Aplicacindeinstrumentosdeevaluacin

Evaluacindelosresultadosdecapacitacin

Anlisiseinforme

Propuestas

Anlisissituacionaldelaorganizacin

Laclavedelxitodeunabuenaadministracinempresarialloconstituyeunaadecuadaplaneacinoperanteyefectiva,para ello se tendr que partir del conocimiento pleno ysistematizado de la realidad interna y externa esto es,reconocerproblemasynecesidades,recursosdisponiblesycaractersticas del medio que favorecen acciones o queentorpecenyfrustranobjetivos.

Ejecucindeplanesyprogramas

Evaluacinyseguimiento


GuadeCapacitacin

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Elrealizarunanlisissituacionaldelaempresaimplicaunainvestigacinsobre laproductividadde lamisma,atravsdestaseanalizanproblemas,carenciasolimitaciones,ascomolascausasquelasoriginan,paraestarenposibilidaddesubsanarlas.

Se entiende por productividad al aprovechamientointeligentedelosrecursosdisponiblesparaproducirunbienounserviciodeterminado,atravsdeunprocesoordenadoysistemticodetrabajo.1

Reconocer que la productividad en las empresas se veinfluida por tres factores fundamentales: ambientales,humanos y tecnolgicos, permite determinar el tipo deproblemas y deficiencias que las limitan, conbase en ellorealizarunanlisiscomparativodelasmetasplanteadasylosresultadosobtenidosporlaorganizacin.

El anlisis situacional debe ser realizado por personalespecializado que analice a la organizacin en conjunto,tomedecisiones,evaleobjetivosyestablezcaestrategiasdeatencin.

Se puede realizar a travs de distintos procedimientos einstrumentos elaborados para ese fin, como son:entrevistas, cuestionarios, anlisis de informes yexpedientes,observacinquebusqueidentificarlasituacindeproductividad,procesosdecalidad,climaorganizacional,forma de impacto de cualquier cambio estructural, yanalizarlaplaneacinestratgicaplanteadaporlaempresa.

1SecretariadelTrabajoyPrevisinSocial.ProgramaNacionaldeCapacitacinyProductividad.1991.

20

GuadeCapacitacin


Algunas de las tcnicas ms conocidas para realizar elanlisis situacional es la ley de Pareto, y el anlisis de larelacin causa efecto de problemas denominado modeloIshikawa.Estas tcnicas bien aplicadas sonefectivasy seusanencombinacinconotrascomoson: lluviade ideas,corrillos,encuestas,etc.

Elanlisissituacionalpermitedeterminarsicadaunodelosproblemas que se detectan son posibles de ser resueltoscon capacitacin, y entonces realizar un anlisis msdetalladoparasuclasificacin,priorizacinytratamiento.

A travs de l se definen reas, secciones, niveles y/opuestosocupacionalesdeatencinprioritariaylosaspectos(contenidos) que apoyen las estrategias corporativas paraellogrodelosobjetivospropuestos.

Sntomasposiblesquepuedanindicarosugerirunanecesidaddecapacitacin

Indicador Problema

Bajaodecreciente

Altaocreciente

Excesivooenaumento

Prolongado

Produccin, normas derendimiento, utilizacin demquinasyequipo.

Tasa de accidentes,rotacin de personal,ausentismo,desperdicio.

Demoras, disputas, quejasde clientes, problemas dereclutamiento.

Tiempo para ejecutar lostrabajos o para lautilizacin de maquinas yequipo.


GuadeCapacitacin

21 22

GuadeCapacitacin


La capacitacin que surja de los problemas anteriores sereconoce como capacitacin reactiva, ya que proviene dehechosydificultadespresentes.

Lascaractersticasdeldiagnsticode laempresapermitenflexibilidadensuaplicacin,yaquesepuederealizarcomounarevisinperidica,semestraloanualbuscandosiemprela calidad y confiabilidad de los resultados, los cualesdependern sustancialmente de la veracidad de lainformacin.

Factoresqueprovocannecesidadesdecapacitacin.

Los cambios que efecte la empresa provocarn futurasnecesidades de capacitacin, a sta se le reconoce comocapacitacinproactiva,yaqueseadelantaalosproblemasy trata de prever los resultados que fortalecern a laorganizacin.

Expansindelaempresaeingresodenuevosempleados.

Trabajadorestransferidosoascendidos.

Implantacin o modificacin de mtodos yprocesosdetrabajo.

Actualizacin de tecnologa, equipos,instalacionesymaterialesdelaempresa.

Produccin y comercializacin de nuevosproductososervicios.


GuadeCapacitacin

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2. DEFINICINYCLASIFICACIN

Definicin

Es un estudio especfico que se realiza en cadapuesto de trabajo para establecer la diferenciaentrelosnivelespreestablecidosdeejecucinyeldesempeorealdeltrabajador,siempreycuandotal discrepancia sea de conocimientos,habilidades,destrezasyactitudes.

El DNC es uno de los temas de mayor complejidad delproceso de capacitacin, en verdad no es tarea fcilinvestigarculessonlasnecesidadesrealesyprioritariasdecapacitacinqueserequierensatisfacer.

Esclaroqueelpuntodepartidapara ladeterminacindenecesidadesde capacitacines laexistenciadeproblemaspresentes y prever necesidades futuras. Ello permitedeterminarlasnecesidadesaresolverenuncorto,medianoylargoplazo.

Paraqueunaempresaalcanceconxito susobjetivos,esnecesario que su personal realice al nivel de eficienciarequeridalastareasquelesonencomendadas.

Las necesidades de capacitacin se traducen enconocimientos, habilidades o actitudes que deben seradoptados, desarrollados o modificados para mejorar lacalidad del trabajo y la preparacin integral del individuo,(veranexo1).

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GuadeCapacitacin


ElDNC,proporciona informacincompletasobreel estadoenqueseencuentraelpersonalrespectoasushabilidades,actitudes y conocimientos, lo que permite establecerobjetivosyaccionesconcretasenelplandecapacitacin.

LosproductosquearrojanelDNCson:

Enqucapacitar:Objetivosgeneralesycontenidos.

Aquin: Identificacin clara y precisa deluniverso a capacitar y suscaractersticas.

Cunto: Conqucantidadyprofundidadsedarnlosconocimientos.

Cundo: Con qu urgencia/ prioridad esnecesarialacapacitacin.

Esimportanteenfatizarque laefectividaddeunprogramadecapacitacinnodependeexclusivamentedelacalidaddelos cursos, sinotambinde la formaenquese satisfacenlas necesidades de capacitacin determinadas conanterioridad.

Engeneral,unanecesidaddecapacitacinserepresenta:

Unanecesidaddecapacitacinesladiferenciacuantificableomediblequeexisteentrelosobjetivosdeunpuestodetrabajoyeldesempeodelapersonaque

loocupa.

Exigenciadelcargo Menos

Desempeodel

ocupante

Iguala

Necesidadesde

capacitacin


GuadeCapacitacin

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Clasificacindenecesidadesdecapacitacin

Porsuorigen

Organizacional Anlisissituacionaldelaempresa.

Debilidadesgenerales,se identificaendndees ms necesaria lacapacitacin.

Ocupacional anlisisdelpuesto

Lo que es necesarioen trminos decapacidad,conocimiento,habilidades yactitudes.

Individual evaluacindeltrabajador

La persona quenecesita capacitacinyenqulanecesita.

Porlaformaenquesepresentan

Manifiestas Surgen de problemasevidentes porque se dan deun proceso de cambio:mtodos,tcnicas,etc.,yconpersonaldenuevoingreso.

Encubiertas Los problemas y necesidadesque surgen de stos no seobservan fcilmente, puedenser de carcter moral,organizacional y deprocedimientos.

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GuadeCapacitacin


Porsucircunstancia

Presentes Problemticas en torno aelementos que componen laorganizacin en el momento enqueseefectaeldiagnsticodenecesidadesdecapacitacin.

Futuras Todocambioquedecide realizarlaorganizacinacorto,medianoy largo plazo provocarnecesidades futuras pues lastransformaciones provocanmodificacinenlashabilidadesyconductasdelostrabajadores.


GuadeCapacitacin

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3.P laneacindeldiagnsticodenecesidades

ConlafinalidaddellevaracabosistemticamenteelDNC,se requiere organizar un plan de trabajo bsico que tomeencuentalossiguienteselementos:

Necesidadesdecapacitacin

Identifica - problemas a resolver pormediodecapacitacin.

Localiza - reas,personas.

Prioriza - las necesidades por orden deurgencia.

Plandeaccin

1.Determinar el objetivo del DNC: todas lasreas crticas localizadas, algunas de ellas ounasola.

2.Hacerel inventariodelospuestospersonasqueabarcarelDNC.

3.Precisar los recursos humanos, materiales,financierosytiempoconquesecuentaparalainvestigacin.

4.Definir la metodologa y tcnicas pararecopilarinformacin.

5.Elaborar el programa de actividades yresponsablesdesucumplimiento.

6.Elaborar instrumentos de control formatos,para: registrar lasactividades, losrecursosyladuracinprevista.

7.Capacitar a los recursos humanos quefungirncomoinvestigadores.

8.Sensibilizar y comprometer a los jefes en elproyecto.

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GuadeCapacitacin


4. Metodologa

El diagnstico de necesidades de capacitacin es unainvestigacin sistemtica, que se realiza a travs de unametodologa especfica que permite obtener e integrar lainformacin necesaria para guiar la elaboracin de losprogramasdecapacitacinyestablecereltipodeaccionesaseguir.

Unavezqueelanlisissituacionaldelaempresa indicaellugaryelmomentodeefectuarunDNC,entoncesseaplicalametodologadeinvestigacincorrespondiente.

ElDNCserealizaen5fasesfundamentales:

Establecimientodelasituacinideal.Situacindelasnecesidadesocupacionales.

Definicin de la situacin real, tambin conocidascomonecesidadesindividualesyevaluacinindividual.

Anlisiscomparativodelasituacinidealyreal.

Establecimientodeestrategias.

Informederesultados.

Situacinideal

Situacinreal

- Anlisiscomparativo

- Estrategias - Informe

Metodologa

Elaboracindeprogramas

PlaninstruccionalTcnicasgrupales y deenseanzaRecursosdidcticosEvaluacindela


GuadeCapacitacin

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Descripcindelpuesto

Es aquella en la que los recursos materiales son losadecuadosysuficientes,optimizadosensuutilizacinylasactividades laborales se desarrollan de manera eficienteparaobtenerelmximodeproductividad.

DuranteelDNCesfundamentalobservarlasdiscrepanciasentreloqueseesperaquehagaeltrabajador,situacinideal,yloquehace,situacinreal,lasdesviacionesresultantessedenominannecesidadesdecapacitacin.

Parahacerestacomparacinprimerosedefinelasituacinideal,estoes:(veranexo2).

Especificar las funciones que debe desempear untrabajador y los requerimientos de capacitacin(conocimientos, habilidades y actitudes) que serequierenparapoderdesarrollarlaseficientemente.

Situacinideal.

Recopilacindeinformacindocumental.

Tcnicaseinstrumentosdeinvestigacin.

Descripcindelpuesto.

Requerimientos de capacitacin delpuesto.

Situacinideal

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GuadeCapacitacin


La especificacin del puesto se realiza considerando lasmejores condiciones de funcionamiento y desarrollo de laempresa respecto a sus recursos humanos, materiales einstalaciones,entreotros.

Existen dos procedimientos para recopilar la informacinquedefinelasituacinideal.Esrecomendableaplicarambosa findecontar con lamayor cantidaddedatosacercadelpuesto.

a) Revisindeladocumentacinadministrativa,enrelacina:

Descripcindepuestos. Manualesdeprocedimientosydeorganizacin. Planesdeexpansindelaempresa. Registrodecontratacin. Necesidadesdeproduccin(planes).

b) Recopilar informacin correspondiente del puesto porparte del jefe inmediato, supervisores y personalinvolucrado estratgicamente con el puesto. Estaspersonas debern aportar datos actualizados y derelevancia acerca de la situacin ms deseada queesperan del puesto, deben ser datos verdicos yviables.

En el primer procedimiento se realiza una revisindocumental y resulta sencillo obtener anotaciones,conclusiones e informacin que defina el puesto oaportedatoscomplementariosparaste.


GuadeCapacitacin

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Elsegundoprocedimientoesunpocomscomplicado,por lo que se sugiere seleccionar y aplicar tcnicasapropiadassegnlascircunstanciasqueexistanylosrecursosconquesecuente.

Asimismo, es indispensable contar con instrumentos(formatos) donde se vace la informacin recopiladaque permita una mayor organizacin, clasificacin yhomogenizacindeladefinicindelpuesto.

Tcnicaseinstrumentosdeinvestigacinparadeterminarlasituacinideal.

Tcnicas Instrumentos

Entrevista Guadelaentrevista.

Encuesta Cuestionario.

Anlisispordiscusindegrupos Lluviadeideas. Binas(2personas). Corrillos(4). Grupos pequeos

(5). Phillip66(6).

Observacinyanlisisdetareas Escalaestimativa. Registroanecdtico. Listadecotejo.

Formatoparadescripcindelperfilideal(veranexo2)

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GuadeCapacitacin


Cualquieradelastcnicaseinstrumentosseleccionados,obien,lacombinacindestosdebernpermitirrevisaryanalizarlasiguienteinformacin:

Actividadesfundamentalesysecundarias.

Contenidos de capacitacin requeridos, entrminos de: conocimientos, habilidades yactitudes.

Recursosmateriales.

Condicionesdeequipodehigieneyseguridad.

Requisitosgeneralesdelperfilquehadecubrirelaspirante:idioma,escolaridadyexperiencia.

Evaluacindelindividuo

implica investigar lo que es y se hace en la empresaactualmente,estoes,definiracadatrabajadorensupuesto.Una vez que se han determinado las necesidadesorganizacionalesyocupacionales, sedetermina qupersonanecesitaquecapacitacin.2

2PintoVillatoro,Roberto.Procesodecapacitacin.Mxico.1992.pp.26

Situacinreal


GuadeCapacitacin

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Situacinreal

Revisindeinformacin.

Tcnicaseinstrumentosdeevaluacin

Evaluacinindividual.

Identificacindelpersonalparacapacitacin.

Formacindegruposconnecesidadessimilaresdecapacitacin.

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GuadeCapacitacin


La identificacin de necesidades individuales se le conocetambincomoevaluacin.

Es importante que en esta identificacin se determinencaractersticasindividualescomo:

Edad.Escolaridad.Experiencialaboral.Cualquierotroelemento importanteparaelaborarunprogramadecapacitacin.

Para determinar las necesidades de cada trabajador, serequiereevaluarsuactuacinen losaspectosdescritosenlasituacinidealodescripcindelpuesto.

Si un trabajador no realiza adecuadamente una funcin oactividaddesupuesto,onocuentaconlosconocimientos,habilidades y actitudes que se requiere, se sugiere nosolamente especificar las deficiencias sino precisaren qumedidanoloscumple.(Veranexo3)

Laevaluacindeldesempeodeltrabajadorsellevaacaboapartirdelarevisindeprocedimientosydeusaralgunasdelastcnicaseinstrumentosqueseaplicanparadefinirlasituacin ideal. Se seleccionan aqullos que resulten msconvenientesdeacuerdoa:

Nivel ocupacional al que se va evaluar: directivo,gerenciamedia,administrativo,operativo.Cantidad de personal al que se aplicarn losinstrumentos.


GuadeCapacitacin

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Recursos con los que cuenta el administrador de lacapacitacin:materiales,financierosyhumanos.

Sepuedeagregarala listadetcnicase instrumentos lossiguientes:

Encuantoaladocumentacinadministrativa:

Evaluacindedesempeo

Anlisisdeexpedientes.

Encuantoalarecopilacindirecta:

Exmenesdeconocimientosyhabilidades.

Autoanlisis.

Centrodeevaluacin.

Inventariodehabilidades.

Losresultadosquedebenobtenerseenestaetapason:

Nmero de trabajadores que requierencapacitacin.

Caractersticas de los trabajadores a sercapacitados.

Descripcin de actividades: conocimientos,habilidadesyactitudesenquesecapacitarn.

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GuadeCapacitacin


Tcnicaseinstrumentosdeinvestigacinparadeterminarlasituacinreal.

Seleccionar Elaborar

Tcnicas Instrumentosdeevaluacin

Entrevista Guadeentrevista

Encuesta Cuestionario

Anlisis/evaluacin pordiscusindegrupos

Binas(2).

Corrillos(4).

Grupospequeos(6).

Observacin y anlisis yevaluacindetareas

Escalaestimativa.

Registroanecdticoocartadescriptiva.

Lista de cotejo o deverificacin.

Autoanlisis Inventariodehabilidades.

Cuestionario, gua deautoanlisis.

Evaluacin deconocimientos yhabilidades

Examen terico y/oprctico.


GuadeCapacitacin

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Elanlisiscomparativoeselprocedimientopararealizarunaconfrontacinentrelasituacinidealylareal.Secomparalo que se debe realizar en el puesto y lo que realiza elindividuo.

Susprocedimientosson:

Anlisiscomparativo

Situacin idealpuesto

Situacin realindividuo

Relacionarlainformacindecadaunodeloselementosdelperfildelpuestoconlosperfiles

delostrabajadoresqueloocupan.

Establecerlasdiferenciasporcadatrabajador

Centrarenunamatrizlosresultadosdelasnecesidadesdetodoslos

trabajadoresdeunmismopuesto.

Situacinideal

Clasificar y ordenarinformacin obtenidadelperfildelpuesto

Situacinreal

Clasificar y ordenarinformacin obtenidadel trabajador en supuesto

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GuadeCapacitacin


Es evidente que en el perfil ideal, algunas funciones sonms importantesqueotrasdeacuerdoasu impactoen laproductividaddelreaode laempresa,ascomodeotrosfactoresigualmenteimportantescomo:

Influenciaenellogrodelosobjetivosdelaempresa. Imagendelaempresa. Apoyoaotrasreasopuestosporcargasdetrabajo,

etc.

Porello,seestudianlasdiversasfuncionesporseparado.

Serecomiendadeterminarlaprioridadquetienela funcinparaelpuestoatravsdesmbolosalfabticosonumricosqueresaltensuimportanciaporejemploA,ByCo1,2y3.

Despus de realizarlo se decide qu funciones requierencapacitacinyenqumedida.

Al trabajar sobre las funciones prioritarias o crticascomprende otro aspecto importante, ya que determina lasecuencia adecuada de la capacitacin. Desarrollarprogramas estratgicos y/o intensivos en reas crticas oprioritarias.Concentrarlainformacinenelanexo4.

LosresultadosdelDNCpermitenconocerconobjetividad:

Quinrequierecapacitacin. Enqusecapacitary Cundo se debe capacitar a los trabajadores:

prioridadyorden.

Establecimientodeestrategias.


GuadeCapacitacin

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La especificacin de las acciones clave que se desprendendel DNC y la coordinacin de las mismas constituyen lasestrategias:

Establecerlasprioridadesdecapacitacin,delomsalomenosurgente.

Definirloscontenidosdecapacitacin.

Los contenidos de aprendizaje deben subsanar lasnecesidadesdecapacitacindetectadas.

Los contenidos junto con las caractersticas de losparticipantes se desprenden aspectos tanimportantes como la duracin del evento y ladeterminacin de las tcnicas de enseanza ygrupalesqueseaplicarn.

Determinarlastareasyactividadesqueserealizarnparallevaracabolacapacitacin.

Establecerlosrecursoshumanos(perfilyfunciones)y financieros (presupuesto) que se necesitan paradesarrollarlasaccionesdecapacitacin.(veranexo5).

El informeeseldocumentoquepresentaelresultadodelainvestigacin.Sirve de guapara tomar las decisiones quemsconvengan.

Informe

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GuadeCapacitacin


ApartadosaconsiderarenelinformedeDNC:

Ttulo: Diagnstico de necesidades de capacitacindeldepartamentooseccindelaempresa.

Elabor:Nombredelapersona(s)quelorealiz,elpuestoqueocupadentrodelaempresayfechadelainvestigacin.

ndice: Lista de contenidos o captulos del informe,incluyendolapaginacindecadauno.

Introduccin o antecedentes: Permite unacomprensin global de lo que va a exponer. Esimportante que se incluya una justificacin de losmotivos que dieron origen a la investigacin, en ltambinsedebenespecificarlastcnicasymtodosde investigacinaplicados,eluniversoquecubrieldiagnstico (puestosy/onivelesocupacionales)yelproceso estadstico manejado (global, muestreo,controldevariables,etc.).

Resumen o sumario: Proporciona una rpida ysinttica visin del resultado de la investigacin.Abarca una explicacin breve de la investigacinefectuadaysuresultado.

Desarrollo de la investigacin (cuerpo del informe):Aparecerlainvestigacinclasificadapormateriasopuntos analizados, los ttulos de stos deben serseleccionadosdeacuerdoconeltemacontenido.Serecomienda que los captulos o puntos contenidosseanlossiguientes:


GuadeCapacitacin

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- Datos generales: es conveniente partir deinformacin general del departamento,seccin o rea donde se realiz el D.N.C.,comoson:

a)Nmero de empleados por nivel y puestoocupacional.

b)Escolaridadclasificacinpornivel.

c)Antigedadenelpuesto(promedio).

d)Poblacinmasculinayfemenina.

- Evaluacin de los objetivos presentes deldepartamentoydelaorganizacin,lospuntosaanalizaryaevaluarpuedenser:causasdelincumplimiento de los objetivosorganizacionalesyde lospuestos (problemaspresentes).

a)Repercusin del incumplimiento deobjetivospresentes.

b)Previsiones del sistema para alcanzarobjetivos futuros (causas de problemasfuturosyestimacindel incumplimientodestos).

c)Clasificacinyjerarquizacindelascausas.

- Evaluacin de los individuos respecto a supuesto: Es la poblacin objetivo paracapacitacin, de la cual se definirn lasactividades o funciones requeridas yprioridades. Los puntos que debenespecificarseson:

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GuadeCapacitacin


a)Definicin del personal que presentanecesidades de capacitacin, datosadministrativosycaractersticas.

b)Descripcin de los conocimientos,habilidades y actitudes para efectuareficientementelasactividadesdelpuesto.

c)Presentacin de las evidencias quejustifiquen las necesidades (exmenes,evaluacin del desempeo, cuestionarios,etc.).

d)Jerarquizacin de las necesidades porprioridad de atencin al puesto y a losobjetivos organizacionales, segn sea elcaso.

Conclusiones y recomendaciones: Se incluyendeducciones desprendidas de la investigacinefectuada, descubrimientos logrados, polticas aseguirenelfuturo.Supone:

Propuestasdecambioomodificacinalasituacinadministrativa y de proceso de la empresa,departamentooseccinestudiada.

Definir el plazo en que se llevar a cabo lacapacitacin y las estrategias a seguir en eldesarrollodelasacciones.

Enlistar las causas de los problemas que no sesolucionanmediantecapacitacinyencauzarlosalasreasresponsablesparasusolucin.


GuadeCapacitacin

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5. Mtodosytcnicasauxiliares

Para aplicar la metodologa descrita o cualquier otra, esnecesario auxiliarse de mtodos, tcnicas e instrumentosquepermitanrecopilar informacinduranteladeteccindenecesidadesdecapacitacin.

Mtodos para la deteccin de necesidades decapacitacin.

Anlisisdeunaactividad

Una actividad es un conjunto de operaciones otareas productivas, educativas, recreativas, etc.que desarrolla una persona, grupo de personas,empresas e instituciones de acuerdo aun plan detrabajopreestablecido.Deahqueunaformaparaincrementar la productividad, es establecer unmnimodepasosquedeban realizarparaproducirunartculodeservicio,llevaracabounafuncinoefectuar un proceso determinado entre otros,procurandominimizartiempoyesfuerzo.

Anlisisdeunequipoutilizado

La renovacin, actualizacin o mantenimiento delequipotraeconsigolanecesidaddedesarrollarunanuevacapacidadmanualoadquirirtambinnuevosconocimientos por parte del supervisor y de lostrabajadores,porloquesedebeconsiderar:

Caractersticasdelnuevoequipo.

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GuadeCapacitacin


Capacidadoconocimientosadesarrollar.Actitudesanteelcambio.

Anlisisdeproblemas.

La deteccin de necesidades puede surgir delanlisisdeunproblemaoperacionalesdecir,queno se tenga la informacin suficiente y necesariaparamanejarunasituacin imprevistapor loqueserequierepreguntar:

Cul es exactamente el problema? y Quinesestnimplicados?

Anlisisdelcomportamiento

Consisteenanalizarconductasnotpicasdelindividuoodelgrupo,talescomo:

Bajaeficienciayproduccin.Elevadonmerodeaccidentes.Altogradodeausentismo.Desperdiciodematerial.Faltadecooperacin.Resistenciaaladireccineinstruccin.

Anlisisdelaorganizacin

Los defectos de la organizacin afectan la adecuacin delindividuoydelosgruposcuando:


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Existefaltadeplaneacinadecuada.Delegacindeautoridadconfusa.Vaguedaddeobjetivos.

Evaluacindeltrabajo

Se sugiere realizar una evaluacin formal yperidica de la actuacin individual en el trabajo,con base en procedimientos especficos ydeterminando los puntos ptimos de la realizacinde las tareas que sern usadas como puntos decomparacin.

Anlisisgrupalesoparticipativos

Seprecisaparasurealizacin:

Reunir un grupo homogneo (Ejecutivos,superiores, ingenieros, oficinistas, obreroscalificados).

Escribir en el pizarrn una pregunta de interscomn.

Pedir a los miembros del grupo que contestencualquiercosaqueselesocurra.

Anotar sus respuestas junto a la pregunta en elordenquesurjan.

Estableceruntiempolmite.

Cuando termine el tiempo asignado, enumerar lalistaeidentificarlospuestosquerequierennuevosconocimientos.

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Listadeverificacin

Consiste en descomponer una tarea, proceso,programa, actividad o rea responsable,efectundose una lista detallada de sus partes opasoslgicos.

Anlisisydescripcindepuestos

El anlisis de puestos es el procedimiento quepermite obtener, ordenar y analizarsistemticamente informacin de un puestodeterminado.

La descripcin de puestos es una exposicindetallada que describe el trabajo desarrollado, lasresponsabilidades involucradas, la habilidad ycapacitacin requerida, las condiciones bajo lascualessellevaacaboeltrabajo,lasrelacionesconotrospuestosylosrequisitospersonalesdelmismo.

Elementos que debe contener la descripcin depuestos:

Identificacindelpuesto.Datossobresuelaboracin.Descripcingenricadelasactividades.Descripcin especifica de las actividades delpuesto.


GuadeCapacitacin

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Tcnicasparaladeteccindenecesidades

Entrevista

Conversacincaraacaraconunpropsitodefinidoqueinvolucrauncontinuointercambiodeinformacin.

Sus objetivos son obtener informacin, investigar ydiagnosticarabordarunproblema,motivosyconciliar.Laentrevistapuedeserdirigidaynodirigida.

Laentrevistadirigida:enellaelentrevistadorelaborapreguntas previamente, para las cuales se esperanrespuestasfirmesdelentrevistado.

En la entrevista no dirigida, se exige un mayordominio, ya que el entrevistador no elaborapreguntas cerradas y, por tanto, el entrevistadopuede proporcionar informacin ms amplia quedeberestructurarseposteriormente.

Corrillos.

Consiste en dividir al grupo en pequeos equipos decuatroocincopersonas.Senombraaunmoderadoryaun secretario y se le entrega por escrito lasinstrucciones de la tarea a realizar por el grupo, stotambinpuedehacerseverbalmenteyenalgunoscasosauxiliarsededocumentosqueproporcioneninformacinsobreeltemaatratar.

Seestableceuntiempodeterminadoparalarealizacindelatarea,serecomiendade10a50minutos.

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Los secretarios tomarn nota de las conclusiones.Terminado el tiempo establecido, cada grupo sereintegrar y cada moderador presentar susresultados. El conductor anotar las conclusionesobtenidas,lasclasificar,ordenaryprocederadarlasaconoceralgrupo.

Tormentadeideas

Esta tcnica permite la expresin libre de ideasposibilitando queun tema y/o problemas se analicendesdediferentespuntosdevista.

Las ideas ms sobresalientes se anotan a fin derescatar los aspectos ms importantes del problemaencuestin.

Inventariodehabilidades

Eslapresentacinordenadadeunaseriedeactitudesen extrema conexin que permite determinar lasecuenciaenlacualsedesarrollan.

Elobservadorcolocaelordendelasaccionesconformelas ejecuta el trabajador en el desempeo de supuesto.

Lasntesisdelasaccionesocaractersticasregistradasservirn de base para corregir al trabajador en losprocedimientosrealizadosporste.

Parasuelaboracinsedeberntomarencuentadossituaciones:


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Incluir el desglose general, con la probablesecuencia de las actividades que se quierenobservar.

Anotar acciones que se consideren comonegativas ya que esto permitir informar de locorrectoo incorrectode lasaccionesejecutadasporelobservador.

Observacionesyanlisisdetareas

Esta tcnica tiene como objeto estudiar y prestaratencina la formacomose realizauntrabajo,paraello se utiliza una gua de observacin o lista deverificacin.

Cuestionario.

Esta tcnica es la ms utilizada para determinarnecesidades, su diseo y aplicacin requiereexperiencia.

Las preguntas deben formularse de tal manera quepuedandirigirsealospuntosquesedeseanconocerse requiere de claridad y precisin en los conceptos.Se debe contar con criterios de medicin que le denvalidez.

Autoanlisis.

Debe dirigirse al personal que por su formacinacadmicayniveljerrquicoenlaorganizacinposeala capacidad de analizar sus propios recursos ynecesidadeslaborales.

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GuadeCapacitacin


CONSIDERACIONESFINALES.

Los siguientes aspectos permitirn realizar un adecuadodiagnsticodenecesidadesdecapacitacin:

Enfocartodoslosesfuerzosenreascrticas,endondesepuedanobtenerresultadosefectivosyunfuerteimpactoenfuncindelosobjetivosdelaempresa.

Evaluarlosrecursos,stopermitirmedirelalcanceylasposibilidadesdeaccin.

Analizar cuidadosamente el (las) rea (s) en donde seaplicar el DNC, lo que facilitar definir las estrategiasfactiblesyconcretasdeaplicar.

Laparticipacindirectadesupervisoresy jefes,quienesdebern diagnosticar y determinar las necesidades decapacitacin,yaquesonstosquienesmsconocen losrequerimientosyproblemasdelasreasdetrabajo.

Establecer y preparar reuniones con las ms altasautoridades de la organizacin para efectuar una ardualabor de sensibilizacin, hasta convencerlos de losbeneficios redituables que les aportar la capacitacin.Estas reuniones debern arrojar el consenso generalsobrelaorientacinyalcancedelplandecapacitacin.

Invertirsuficientetiempoenelplandeaccin,endefinirla metodologa que servir de gua, as como en laelaboracin de instrumentos, esto evitar errores,confusiones y desperdicio de recursos.Si es posible,esrecomendable realizar una prueba piloto con losinstrumentosqueseutilizarnenelDNC.


GuadeCapacitacin

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ANEXOS

No.1

REASODOMINIOSDELAPRENDIZAJE

HABILIDADESPSICOMOTRIZ

CONCIMIENTOSCOGNOSCITIVOS

ACTITUDESAFECTIVO

Paradesarrollarhabilidades

Paraincrementarconocimientos

Paramodificaractividades

Prctico Conceptual Sentimental

Poderhacer Saberhacer Sentimental

Manual Intelectual Actitud

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Bibliografa

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