Deteccion Necesidades de Capacitacion

Carlos Arcos CabreraRector del Instituto de Altos Estudios Nacionales - IAEN

Arturo VillavicencioVicerrector del Instituto de Altos Estudios Nacionales - IAEN

Fernando Lpez ParraDecano General Acadmico

Carlos Marchn RomeroDecano General de Investigacin

Guadalupe Soasti ToscanoDecana Centro de Educacin Continua

Gestin del Talento Humano

3Deteccin de Necesidades de Capacitacin

Coleccin Nuevo Estado

Primera Edicin, 2011

651.15 S5861d

Silva, Ruth Deteccin de necesidades de capacitacin/ Silva Ruth, Ivn Tohaza y Mnica Maldonado. 1.. Ed. Quito: Editorial IAEN, 2011. 72 p.; 21 x 29,7 cms (Coleccin Nuevo Estado: Gestin del Talento Humano, N. 3)

ISBN: En trmite

1. ADMINISTRACIN PBLICA 2. COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL 4. ADIESTRAMIENTO OCUPACIONAL 5. CAPACITACIN DE EMPLEADOS I. Ttulo

De esta edicin: IAEN

Instituto de Altos Estudios NacionalesAv. Amazonas N37-271 y Villalengua esq.Telf: (593) 02 2464201 / 02 2260008www.iaen.edu.ec

Equipo Acadmico

Coordinacin de contenidosRuth Silva Saltos

AutoresRuth Silva SaltosIvn TohazaMnica Maldonado

Revisin de contenidoMnica Maldonado Mio

Edicin PedaggicaDalia Mara Noboa C.

Equipo Editorial

Coordinacin editorialPaquita Troya Fernndez(593) 02 2260011. Extensin 208Correo electrnico: [email protected]

Diseo grfico y diagramacinHenry Rengifo Fernndez

Coordinador grfico y de impresosDavid Rivera Vargas

Diseo de coleccin y portadaAllen Vallejo Carrin

ISBN: En trmite

Impresin:Imprenta MariscalQuito - Ecuador, 2011

Prohibida la reproduccin parcial o total sin autorizacin expresa del IAEN.

Debido a la naturaleza de Internet, las direcciones y/o los contenidos de los sitios web a los que se hace referencia en este texto pueden ser modificados o suprimidos.

Si vas a usar este libro, s tico y cita la fuente.Trabajamos

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5Presentacin

Para alcanzar la misin y objetivos, las instituciones pblicas deben contar con el conocimiento tcnico y la capacidad de respuesta, dados por la estructura organizacional que posibilite el logro de los objetivos. La dinmica organizativa de las instituciones pblicas en un pas de derechos ciudadanos, incorpora al ciudadano como consumidor de un buen servicio y de ah la necesidad de conocer sus requerimientos. Las organizaciones del gobierno deben superar la desconexin de las funciones del modelo funcional y reemplazarlo por un modelo sistmico que interrelacione todos los esfuerzos que se realizan en ellas y que conducen a la consecucin de su misin.

Consecuentemente y sobre la base de la normativa legal vigente, la Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC- que lleva a la elaboracin del Plan anual de capacitacin, pretende coadyuvar en el cumplimiento de polticas y objetivos institucionales impulsando en forma permanente la capacitacin de las y los servidores pblicos, alineada a sus funciones especficas y a la misin y visin institucionales, entendindose por necesidades de capacitacin, la diferencia entre los estndares de ejecucin de un puesto y el desempeo real de las y los servidores pblicos.

Con el presente texto se promueve en forma participativa la construccin de un Plan de Capacitacin Institucional, puesto que la capacitacin es una inversin que se realiza en el recurso humano.

La importancia de la temtica nos permite asegurar la aceptacin positiva de este texto, que ponemos a su consideracin. Es necesario indicar que el modelo seguido como gua para la Formulacin del Plan de Capacitacin con base en Proyectos de Aprendizaje, ha sido tomado casi en su totalidad de aquella elaborada por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y Escuela Superior de Administracin Pblica del Departamento de Capacitacin de Colombia.

MSc. Carlos Arcos CabreraRector Instituto Altos Estudios Nacionales

7ndice

Introduccin................................................................................................................................................................ 09

Captulo I

Anlisis de necesidades...................................................................................................................................... 11

1.I Base filosfica.......................................................................................................................................................... 11

1.1.1 Enfoque pedaggico del Plan anual de capacitacin............................................................. 11

Captulo II

El Plan de capacitacin...................................................................................................................................... 13

2.1 El plan anual de capacitacin........................................................................................................................ 13

2.1.1 Definiciones................................................................................................................................................. 13

2.2 La Deteccin de Necesidades de Capacitacin DNC ......................................................... 16

2.3 Mtodos de Deteccin de Necesidades de Capacitacin DNC ...................................... 19

2.3.1 Mtodo prescriptivo................................................................................................................................ 19

a) Fase de diagnstico........................................................................................................................................ 20

b) Eleccin del mtodo, tcnica y diseo de instrumentos.......................................................... 22

c) Diseo de herramientas.............................................................................................................................. 22

d) Fuentes de informacin.............................................................................................................................. 25

e) El equipo de Deteccin de Necesidades de Capacitacin DNC .............................. 26

f) Recopilacin de informacin..................................................................................................................... 26

g) El informe de resultados............................................................................................................................. 27

h) Recomendacin: acciones formativas.................................................................................................. 27

i) El Plan...................................................................................................................................................................... 28

j) Clases de planes de capacitacin en las organizaciones............................................................. 31

k) Evaluacin del Plan de capacitacin..................................................................................................... 33

2.3.2 Modelo colaborativo............................................................................................................................... 34

2.3.2.1 Proyectos de Aprendizaje........................................................................................................ 34

Pasosporseguir..................................................................................................................................... 35

Fases.............................................................................................................................................................. 38

Fasedesensibilizacin......................................................................................................................... 39

Fasedeformulacindeproyectosdeaprendizaje............................................................. 40

8 Fase:Plananualdecapacitacin.................................................................................................... 41

Fase:EvaluacindelosProyectosdeAprendizaje.............................................................. 41

Captulo III

Caja de herramientas.......................................................................................................................................... 43

3.1 Modelo prescriptivo........................................................................................................................................... 43

3.2 Modelo multinivel................................................................................................................................................ 46

Encuestasectorial

Encuestaorganizacional

Encuestaindividualanlisisdeldesempeo

3.3 Modelo colaborativo.......................................................................................................................................... 53

Definicindelproblemadeaprendizaje............................................................................................. 55

Fichadeformulacindeproyectosdeaprendizaje...................................................................... 56

Plandeaprendizaje......................................................................................................................................... 57

Fichadeaprendizajeindividual.................................................................................................................. 58

Captulo IV

Metodologa para la elaboracin de instrumentos.................................................................. 60

4.1 Variables.................................................................................................................................................................... 60

4.2 Clasificacin de variables................................................................................................................................ 60

4.3 Escalas de medicin........................................................................................................................................... 61

4.4 Instrumentos de medicin............................................................................................................................. 62

4.4.1 La observacin........................................................................................................................................... 63

4.4.2 La encuesta.................................................................................................................................................. 64

4.4.3 La entrevista ............................................................................................................................................... 70

Bibliografa.................................................................................................................................................................... 71

9Introduccin

El artculo 234 de la Constitucin de la Repblica del Ecuador, establece la garanta por parte del Estado para la formacin y capacitacin continua de servidores pblicos1.

El Objetivo 2 del Plan Nacional del Buen Vivir determina: Mejorar las capacidades y potencialidades de la ciudadana2. Trabajar por el desarrollo integral de los ciudadanos, fortaleciendo sus capacidades y potencialidades a travs del incentivo a sus sentidos, imaginacin, pensamientos, emociones y conocimiento.

El Plan del Buen Vivir exhorta hacia el fortalecimiento del sector pblico a travs de la capacitacin a las y los servidores pblicos, no solamente direccionndola a los mandos directivos sino al personal tanto tcnico agregador de valor as como a los servidores de los procesos de apoyo y asesores.

En el Captulo 5 de la Ley Orgnica del Servicio Pblico, se norma el Subsistema de Formacin y Capacitacin de las y los servidores pblicos.

En este contexto, es importante que las y los servidores pblicos accedan al conocimiento para su aplicacin inmediata, conocimiento que les permita redituar en el menor tiempo, existiendo la clara conciencia de bsqueda de ser mejor en la actividad que el individuo realice, ms an si el proceso de aprendizaje es patrocinado por una institucin que espera mejorar su posicin, mejorando sus competencias laborales. Se entiende como competencias al conjunto de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes orientadas a un desempeo superior en su entorno laboral, que incluyen tareas, actividades y responsabilidades, que contribuyen al logro de los objetivos clave buscados.

Objetivos

Fijarloslineamientosparaquelosplanesyprogramasdeformacinycapacitacindelos empleados pblicos respondan a las caractersticas y necesidades del Estado y de las entidades, incluyendo sus territorios, que conforman el sector pblico.

Analizar los aspectos que fundamentan la implementacin de una metodologa deDeteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC- por competencias.

Precisar los retos que los funcionarios encargados de estos procesos al interior delas entidades del Sector pblico deben asumir para liderar eficazmente el proceso de capacitacin.

Conocer los lineamientos metodolgicos y pedaggicos que caracterizan el planinstitucional de capacitacin de acuerdo con las directrices de la normativa legal vigente.

Formular,gestionaryevaluarelPlanInstitucionaldeCapacitacinsobrelabasedelosproyectos de aprendizaje en equipo.

1 Constitucin de la Repblica del Ecuador2 Plan Nacional Para el Buen Vivir 2009-2013

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Captulo I

Anlisis de necesidades

1.1 Base filosfica

1.1.1 Enfoque pedaggico del Plan anual de capacitacin

El enfoque pedaggico para la elaboracin del Plan anual de capacitacin se sustenta en procesos dinmicos, participativos e interactivos del individuo interesado en su desarrollo. Para que el conocimiento sea una autntica reconstruccin elaborada por el individuo, es necesario participe de su propio aprendizaje. Bajo esta concepcin es indispensable que la y el servidor pblico participen en el anlisis de sus necesidades de capacitacin.

Sin embargo de que el modelo del IAEN no compatibiliza con el constructivismo, para el caso de esta temtica, es bastante aceptable dicho enfoque que considera:

que las personas no son recipientes vacos en los que se depositan los conocimientos ya hechos y elaborados y que desempean un papel pasivo de simples receptores de informacin que despus deben repetir. Por el contrario esta teora cree que la educacin es un proceso permanente en donde el individuo va descubriendo, elaborando, reinventando, haciendo suyo el conocimiento, organiza las actividades en torno a problemas, proyectos de trabajo seleccionados3

Se requiere la participacin activa de las y los servidores pblicos en su proceso de aprendizaje, de reconstruccin del conocimiento y desde la experiencia y su estrecha relacin con su propia realidad e intereses.

Sobre la base de la identificacin de problemas, se busca aprender recreando el conocimiento a partir de la bsqueda de respuestas a preguntas que orientan el camino hacia la solucin de los mismos; la investigacin es el proceso metodolgico para que se descubra y se apropie del nuevo conocimiento.

El modelo colaborativo de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC- busca capacitar al recurso humano utilizando problemas, proyectos y retos en los que la organizacin est interesada de acuerdo con su misin. La estrategia de capacitacin basada en problemas as como la estrategia basada en proyectos exige de la participacin activa de cada individuo y del equipo que conforma. EL grupo intercambia informacin, conocimientos, experiencia, as como las dificultades, intereses, es decir, existe la colaboracin de sus integrantes. Este mtodo es til para las y los servidores pblicos que planeen, ejecuten y evalen proyectos institucionales, puesto que son ellos quienes orientarn su aprendizaje.

3 Gua para la Formulacin del Plan Institucional de Capacitacin. Escuela Superior de Administracin Pblica. Departamento de Capacitacin, 50 aos.

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Fuente: Presentacin acadmica de CONSULGEI

Los elementos indicados no son aislados en el esquema, se integran en el proceso de capacitacin. La o el servidor pblico debe estar consciente de que su aprendizaje est ntimamente relacionado con su experiencia y reconocer la utilidad de las enseanzas en la prctica diaria, para alcanzar la motivacin suficiente y asimilar lo que aprende, de otro modo no tiene sentido cualquier esfuerzo de capacitacin. La capacitacin en el mbito laboral debe tener presente siempre la singularidad de los procesos de aprendizaje, las experiencias y conocimientos previos a las acciones de capacitacin, los motivos y las expectativas que la o el servidor pblico posee.

ConceptualizacinAbstracta

ExperimentacinActiva

Aprendizaje

Retroalimentacinsobre Ejercicios

ObservacinReexiva

Reexin sobreel pasado

Simulaciones Ejercicios

Prcticaexperimental

Lectura Clases

Este enfoque plantea que los adultos aprenden msefectivamente si son expuestos a cuatro tipo de vivencias

Educacin de Adultos con baseen la Experiencia

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Captulo II

El plan de capacitacin

2.1 El plan anual de capacitacin

2.1.1 Definiciones

Una vez analizadas las necesidades, stas se traducen en acciones de capacitacin, las mismas que han de ser ordenadas y priorizadas en funcin de polticas y criterios entre los cuales se consideran importantes los recursos disponibles.

El Plan de capacitacin obedece a las mismas normas de cualquier funcin de planificacin en las organizaciones. Efectivamente hay que realizar la diferenciacin entre los planes estratgicos, la planificacin institucional y finalmente los planes de capacitacin y formacin.

La formacin y capacitacin son parte de la vida diaria de las organizaciones por varias razones:

Los procesos vertiginosos de cambio en las organizaciones obligan a replantearconocimientos, habilidades y afectos de las personas. No existe servidora o servidor pblico que no haya cambiado su especialidad o rediseado sus conocimientos por varias ocasiones en su vida laboral.

Elcambiodelasexpectativasdelosciudadanosobligaalasorganizacionesarevisarlosservicios y productos que entrega y por lo tanto, las instituciones se ven en la necesidad de desarrollarse.

Lacapacitacinestambinunagenteformadordeculturayespecialmentetransmisorpor lo tanto deber estar adaptada a los objetivos, valores y creencias institucionales.

Sedebemantenercomopremisaquelonicoconstanteenlasorganizacioneseselcambio y la capacidad de cambio en ellas es factor clave para la consecucin de sus objetivos: la capacitacin se torna en un agente de cambio.

En este contexto la capacitacin se torna en un generador de competencias, es decir es la que permite desarrollar las capacidades para hacer. Esta capacidad se deriva de poseer conocimientos, de conocer tcnicas para ponerlas en prctica, de desarrollar habilidades para utilizar dichas tcnicas con eficacia y de tener las actitudes necesarias para utilizar dichas habilidades. Los esfuerzos de capacitacin deben por lo tanto ser planificados dentro de la estrategia organizacional.

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El Plan de capacitacin es un conjunto de acciones que deben realizarse en un perodo determinado y que buscan alcanzar objetivos predeterminados en las organizaciones.

El diseo del Plan de capacitacin, si bien sigue las etapas tradicionales de cualquier plan organizacional, rene algunas particularidades.

La formacin en las organizaciones se materializa en los planes de formacin y capacitacin que son la respuesta a las necesidades estratgicas y desarrollo institucional y coadyuvan a que cada persona construya y perfeccione de modo continuo su propia cualificacin profesional. Sin embargo un plan de capacitacin no se concibe como tal, si no pertenece a la planificacin institucional.

Para Louart (1994) el plan de formacin es un documento que sintetiza dos opciones: la primera, hace alusin a una etapa de anlisis en la organizacin, recoge, analiza y define sus necesidades; la segunda etapa, lleva consigo la presentacin de las acciones formativas previstas para un perodo de tiempo determinado, en la que se especifican objetivos, los participantes a quienes va dirigido el plan, las fechas en que se realizarn los cursos, lugares, el presupuesto y la manera cmo se evaluarn las acciones formativas.

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DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

Fases para elaborar el PAC

Fuente: Gua para la formulacin del Plan Institucional de Capacitacin Colombia

SensibilizacinTomar en

cuenta

Tomar encuenta

Mediante

Acciones de capacitacin Cronograma Lugar - responsables

IncluyeDeteccin de necesidades

Plan de capacitacin

Ejecucin del PAC

Consolidacin del Diagnsticode necesidades de la institucin

Tomar encuenta

Denir actores.

Familiarizar a servidores con el proceso.

Explicar metodologa.

Mtodo y diseo de Instrumentos

Recopilacin de la informacin

Anlisis de resultados

Estrategia, polticas

Prioridades y recomendaciones

Estrategia de aprendizaje

Divulgacin, ejecucin y control

Evaluacin

Proyectos de aprendizajede equipos aprobados

Prioridadesinstitucionales

Plan de diagnstico: Objetivo del diagnstico/mbito de aplicacin Personas implicadas

1

2

3

4

5

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2.2 La Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC-

Los cambios organizativos del Estado son una respuesta a los cambios que experimenta la sociedad, cuyo principal rasgo est dado por el conocimiento y la necesidad de un crecimiento igualitario del pas.

En este marco, la capacitacin y la formacin son insustituibles como herramientas para desarrollar y mantener competencias que permitan a las organizaciones responder a las necesidades sociales as como son elementos importantes en la formacin de cultura organizacional y agentes de cambio.

La capacitacin es un proceso de gestin por lo que requiere de planificacin, organizacin, liderazgo coordinacin y control. Dicho de otra manera, es importante desarrollar una visin determinando qu se desea conseguir, cules son sus objetivos, cmo se la va a desarrollar, en qu condiciones y cmo se evaluar.

Plantear objetivos de la capacitacin es un esfuerzo de reconocer que este es el camino para subsanar deficiencias de las organizaciones dentro de la estrategia institucional, por lo tanto se hace indispensable detectar cules son esas deficiencias y definir si ellas son un problema atribuible a la capacitacin.

La investigacin de necesidades de capacitacin permite verificar el requerimiento de desarrollo de la gente en las organizaciones con el objeto de contar con un personal competente y responsable en la gestin gubernamental. La Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC- busca fortalecer las capacidades del servicio pblico en todos los niveles del gobierno a travs de la entrega de competencias, que respondan a la demandas del Estado. Es importante, por lo tanto, evaluar las necesidades de capacitacin porque los servidores provienen de diferentes experiencias y ambientes, porque sus fortalezas y debilidades son variadas, porque nos da informacin para planificar la capacitacin de las instituciones y sobre todo, porque permite a los servidores ser conscientes de su propio desarrollo y por constituirse en condicin indispensable para la elaboracin del Plan de capacitacin.

La sealada, es una de las fases ms importantes en la planificacin de la capacitacin, la que exige de mayor tiempo y dedicacin, pues se constituye en la base de las decisiones sobre el desarrollo del recurso humano.

Para llevar adelante este proceso es necesario partir de algunas definiciones que permiten orientar el camino para realizar la deteccin de necesidades.

Necesidad

La definicin de necesidad puede variar porque sta puede ser de carcter prescriptivo, es decir concebirla como una carencia o de carcter colaborativo, como voluntad de cambio percibida por las personas implicadas. Puede tambin ser formulada por un grupo como sensacin de ausencia o de existencia de un problema, o aquella que se genera cuando

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comparamos con una situacin ajena, la misma que se constituira en necesidad relativa. Nos concentraremos en las siguientes definiciones:

Necesidad como carencia. Basada en la discrepancia o la distancia o brecha entre dos factores.

Necesidad como problema. Implica la participacin de las personas que conocen y perciben la situacin problemtica dentro de un proceso.

Estos dos modos de concebir a la necesidad dan lugar a dos metodologas de Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC-, una vista en funcin de la Discrepancia y otra en funcin de la Participacin.

Discrepancia, es la distancia entre lo que es o conoce el empleado y lo que debera conocer y hacer. Esta brecha entre las dos situaciones se constituye en la necesidad de capacitacin de carcter prescriptivo, porque alguien, desde afuera, dice lo que el empleado debera ser o conocer. No existe participacin activa del empleado.

La necesidad como carencia es generalmente personalizada, expone la distancia entre el perfil exigido por el puesto y aquel que posee la persona. Se exige la participacin de la Cadena de mando.

Esta ha sido la frmula ms tradicional para la Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC-.

Participativo Se sustenta en reconocer lo que los sujetos piensan. Define la necesidad como un problema, para lo que se requieren fundamentalmente cuatro elementos:

1. La percepcin individual de una situacin particular

2. El anlisis del contexto

3. El reconocimiento de la existencia de un problema

4. La necesidad de acciones para solucionarlo

Aqu se incluyen las definiciones de NECESIDAD SENTIDA O PERCIBIDA, EXPRESADA, RELATIVA (surgida desde la comparacin), ANALITICA (que aparece sobre la base de la informacin disponible).

No se puede hablar de que un modo de concebir las necesidades sea mejor que el otro, hoy conviven los dos enfoques y se complementan porque permiten establecer en conjunto el desarrollo institucional y el desarrollo profesional individual.

Actualmente los objetivos de la capacitacin estn orientados al desarrollo de competencias que apoyen al avance de procesos, ms que a aspectos puntuales, conductuales, buscando incidir en las causas y priorizando las necesidades reales y valorando el contexto.

Una visin ms proactiva es aquella que toma en cuenta la estrategia organizacional y la necesidad de desarrollo del recurso humano.

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Teniendo en cuenta estos factores, podemos decir que las necesidades de capacitacin son las competencias laborales que, sin ser posedas por el personal de una organizacin, constituyen un requisito indispensable que deben poseer los recursos humanos para llevar a cabo un objetivo o un conjunto de objetivos de trabajo, planteados en funcin de ese entorno cambiante de la misin y de la visin institucionales.

Las necesidades de capacitacin detectadas se tornan en los objetivos de la capacitacin, por lo que constituyen el punto de partida de los planes y programas de enseanza.

Su importancia es por consiguiente, decisiva para determinar la orientacin general del proceso de desarrollo por ello se pueden sealar las categoras ms comunes de objetivos de la capacitacin:

1. Mantener las competencias del personal.- Para sostener el rendimiento y consolidar los logros. Se refiere a mantener competente y actualizado al personal en los campos especficos.

2. Adaptar la organizacin a los cambios del entorno.- Vivimos en una poca de acelerado ritmo de avance cientfico-tcnico. Incorporar las innovaciones se ha vuelto imperativo para la supervivencia competitiva de las organizaciones. Es impensable que las adaptaciones tecnolgicas se produzcan sin el consiguiente entrenamiento del personal.

3. Elaborar e implementar proyectos.- Casi como norma, todo nuevo proyecto ya se trate de mejoramiento de la calidad de productos y servicios, de incrementos de la capacidad productiva y de la productividad, o de la apertura de nuevas lneas, requiere de la adquisicin o perfeccionamiento de las competencias laborales. En este caso hablamos de programas de capacitacin ad hoc, vinculados directamente con la preparacin y ejecucin de proyectos.

4. Solucionar problemas de la organizacin.- Si bien se puede considerar que las categoras anteriores de objetivos responden de hecho a situaciones particulares como por ejemplo, problemas de la organizacin. La falta de capacitacin puede efectivamente ser causa de algunos problemas organizacionales.

La Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC- se la concibe tambin como un proceso de visualizacin e investigacin que procura establecer las competencias laborales requeridas en una organizacin para alcanzar sus objetivos.

Visualizacin, entendida como el proceso de imaginar una situacin futura deseable para la organizacin y su personal que se exterioriza con ideas a travs de cualquiera medio o instrumento de expresin (escritura de ideas, discusin grupal, manifestaciones orales, individuales ...)

Investigacin, como el conjunto de actividades de consulta de cualquier gnero para obtener informacin sobre una situacin particular de la organizacin.

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En la Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC-, la visualizacin y la investigacin no deben ser vistas como acciones aisladas. Es inevitable que la investigacin intervenga durante la visualizacin, principalmente en el sentido de dotarle de realismo. Y la investigacin se organizar sobre la base de los criterios definidos a travs de la visualizacin.

2.3 Mtodos de Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC-

2.3.1 Mtodo prescriptivo

Pasos para elaborar el Plan de deteccin de necesidades

a) Diagnstico

a. Objetivos del anlisis

b. mbito de aplicacin

c. Personas implicadas

b) Procedimientos y diseo de instrumentos

a. Anlisis de la organizacin

b. Anlisis del proceso

c. Anlisis del grupo ocupacional

d. Anlisis de funciones Competencias, nivel deseable

e. Anlisis de las personas

f. Mejora de competencias

g. Fuentes de Informacin

h. Instrumentos

c) Recopilacin de la informacin

a. Cmo, dnde?

b. Personas, grupo

d) Resultados

a. Necesidades detectadas

b. Clasificacin e interpretacin de los datos

c. Causas

d. Prioridades

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e) Recomendacin: acciones formativas

f) Toma de decisiones

a) Fase de diagnstico

En esta fase es importante partir del objetivo del anlisis y su mbito de aplicacin. Siempre partimos de problemas determinados y de una hiptesis que los explica, lo que nos lleva a definir la informacin qu quiero obtener? y para qu? Los objetivos me ayudarn a definir si debo investigar a una muestra o a la totalidad de la institucin.

La definicin del objetivo de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC- depende del tipo de organizacin, puesto que el objetivo ltimo estar en funcin de mejorar los niveles de eficiencia en el servicio, aunque tambin se busque la mejora de capacidades y competencias del empleado.

La necesidad de mejora de competencias, que a su vez se torna en el objetivo del diagnstico y de la capacitacin puede darse en diferentes MBITOS:

En conocimientos

En habilidades

Cognitivas

Sociales

Psicomotrices

En actitudes respecto a

La tarea

El servicio

Las polticas

Las normas

La participacin

En integracin

Mejora de la comunicacin interna

Fomento del trabajo en equipo

Incidencia en los valores y la cultura organizacional

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En adaptacin a

Nuevas tecnologas

A nuevos sistemas

A nuevos valores sociales

A nuevas polticas generales

Nuevos modelos de organizacin

Estilos de liderazgo y modelos de gestin

Podr darse tambin a distintos niveles

Individual

Verticalmente en reas funcionales especficas

Horizontalmente, en niveles jerrquicos

En toda la organizacin

En todo el sector

La dinmica de este diagnstico enfrenta distintas posibilidades, en relacin con:

Requerimientos actuales de los puestos de trabajo

Los objetivos institucionales

La estrategia institucional

A corto

Mediano

Largo Plazo

Su implicacin en la planificacin de plantillas

Contratacin externa

Movilidad vertical

Movilidad horizontal

A la estrategia sectorial

A la estrategia del Estado

Este anlisis e investigacin dar lugar no solo a la identificacin de necesidades de capacitacin sino a la definicin de polticas que orientarn las acciones de capacitacin.

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b) Eleccin del mtodo, tcnica y diseo de instrumentos

La eleccin del mtodo ya sea ste de carcter prescriptivo o colaborativo depender de las definiciones anteriores. En los dos casos deberemos juntar los objetivos, la hiptesis y los mbitos con la realidad, por lo que es necesario definir un mtodo, escoger la tcnica y disear instrumentos aplicables a los casos particulares de cada organizacin.

La decisin de la tcnica ms apropiada, en cada caso depender de la relacin entre el tiempo, costo y los recursos disponibles con que cuente la institucin para realizar la Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC-. Tomando en cuenta el tipo de anlisis que se va a realizar.

En cualquiera de los casos es necesario contemplar varios momentos:

a) Anlisis de la organizacin.- Para analizar la organizacin se sugiere que sea la unidad de capacitacin o un grupo de expertos de la organizacin el que realice el estudio sobre los siguientes aspectos:

La misin institucional, la estrategia, el portafolio de productos o servicios, el mapa de procesos, la estructura, los indicadores de desempeo, polticas institucionales, las necesidades institucionales, los planes de capacitacin anteriores, tendencias de crecimiento de la institucin, movimientos de personal, planes de automatizacin, planes de reorganizacin.

b) Anlisis de los procesos.- Para establecer las competencias que exige cada proceso para su desarrollo, el nivel deseable de desempeo frente a la realidad actual.

c) Anlisis de grupos ocupacionales.- A fin de identificar las habilidades y competencias en el corto y mediano plazo, explora las diferencias de desempeo entre los niveles de requeridos y los actuales en grupos ocupacionales clave y las oportunidades de cambio e innovacin. Mira a los servidores dentro de su grupo ocupacional.

d) Anlisis de las funciones individuales.- Que permitir:

a. Examinar cmo se realiza cada puesto o cada funcin y cmo debe ser realizado.

b. Enfocarse en las necesidades individuales en relacin con los objetivos de la organizacin.

c. Explorar las diferencias de desempeo entre los niveles requeridos y los actuales. Si hay diferencia y si sta es importante para la organizacin, identifica las causas y las estrategias para eliminarlas.

d. Realizar planes individuales de carrera.

c) El diseo de herramientas

Est definido por el modelo de investigacin seleccionado, en algunos casos es posible utilizar enfoques de carcter cuantitativo y en otros se podr utilizar orientaciones cualitativas, para

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el caso de Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC- sera conveniente combinar ambos enfoques. Lo cualitativo por las relaciones que las competencias laborales tienen con la prestacin de servicios eficaces a los usuarios, por las diferencias individuales de los servidores, en conocimiento y experiencia que hace que las propuestas de capacitacin deban ser flexibles a cada situacin y porque en cada proceso institucional el nmero de personas no es mayor por lo tanto lo cuantitativo no es de mucha utilidad. El enfoque cualitativo permite una mejor comprensin de las necesidades de capacitacin y formacin de los servidores pblicos en grupos grandes, sirve para generalizar y presuponer contenidos de capacitacin ms amplios.

Adicionalmente, para determinar el tipo de tcnicas y herramientas por ser utilizadas es necesario definir aspectos como:

LapoblacintotaldelaInstitucin.

Ladistribucindelpersonalenlaestructuraorganizacional.

Laproporcindeprofesionales,tcnicosypersonaloperativodelainstitucin.

Este conocimiento permitir definir si la investigacin se realiza en toda la organizacin o si se selecciona una muestra de estudio en funcin de la representatividad de la misma.

Las herramientas ms usadas son:

La entrevista, abierta, estructurada o semiestructurada

En este caso, siempre se utilizan preguntas abiertas, la persona entrevistada responde con sus propias palabras, dentro de un marco general que le proporciona el entrevistador, para que ubique sus respuestas en un contexto especfico, no existe un esquema rgido. Se recomienda volcar los datos en el cuadro de recopilacin de la informacin inmediatamente de realizada la entrevista.

La encuesta mediante cuestionario

Las preguntas para el cuestionario deben estar asociadas a un cuadro elaborado previamente en donde se establecen las variables que deseo investigar o los puntos que debo observar, en el que se recolectar la informacin recabada. Por ejemplo si es el caso de analizar la brecha entre el perfil exigido por el puesto y el que posee la persona, habr que obtener en primer lugar el perfil de competencias requeridas por los puestos de la muestra. El perfil debe establecer el nivel ptimo o deseable para cada una de las competencias que se exige. As:

Medio

Alto

Muyalto

24

Si la informacin es individualizada se deber establecer una escala:

Nulo

Muybajo

Bajo

Medio

Alto

Muyalto

El anlisis permitir decir para cada competencia cul es el nivel actual de cada persona frente al nivel ptimo deseable.

Para el diseo de instrumentos de recoleccin de datos hay normas aceptadas, el cuestionario debe contener encabezado, objetivo de la investigacin, instrucciones para el llenado.

La observacin directa

En este caso, el equipo responsable de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC- debe tener en cuenta los criterios utilizados para clasificar los diferentes tipos de observacin. As: en funcin de hechos o representaciones (atributiva o narrativa); en funcin de dnde tiene lugar (efectuada en laboratorio, o en el campo);en funcin del modo de realizarla por el observador (participante o intrusiva o no participante); en funcin del nmero de observadores (individual o en equipo); en funcin de los procedimientos utilizados (no estructurada o estructurada).

Anlisis de casos

Esta tcnica corresponde a aquellas de enfoque cualitativo. Muchos coinciden en que se trata de una investigacin procesual, sistemtica y profunda de una situacin en concreto.

Un caso puede ser una persona, un proceso, una organizacin, programas de enseanza, un acontecimiento, etc. Al final del estudio de caso, debe ser registrado describindolo, con datos e imgenes.

Grupos focales

Consiste en la discusin semi-estructurada de un grupo homogneo (6 a 10 personas) sobre un tema dado, conducida por un moderador capacitado que se apoya en una gua de tpicos.

Adems el moderador estimula a los participantes a que respondan preguntas abiertas y revelen as sus conocimientos, valores, normas, opiniones e inquietudes sobre algn tema en particular.

25


Panel de expertos

Tests de conocimientos y habilidades en cada proceso

En cuanto a medir conocimientos, las pruebas pueden ser : generales o especficas, estas ltimas indagan conocimientos tcnicos relacionados con el puesto en referencia.

Pueden elaborarse del modo tradicional, es decir abarcando pocos temas y exigen respuestas largas. Evalan la capacidad de organizar ideas y entre sus deficiencias principales est en que la correccin es difcil, subjetiva y toma mucho tiempo. Las pruebas objetivas poseen un mayor nmero de preguntas, abarcan un rea grande de conocimientos del servidor pblico y exigen precisin. Son de correccin rpida y su calificacin es objetiva. Su organizacin es demorada y no miden profundidad de conocimientos.

Para la elaboracin de pruebas objetivas se debe:

1. Buscar la colaboracin de personas especialistas en la materia.

2. Establecer el objetivo de la prueba y el nivel de dificultad. ste tiene que ser en funcin del anlisis del puesto o grupos ocupacionales en cuestin.

3. Analizar las reas a ser examinadas.

4. Discriminar minuciosamente los temas y distribuirlos por el nmero de preguntas de la prueba en funcin de la importancia y el tiempo.

5. Elaborar las preguntas en forma de testS.

6. Clasificarlas en funcin del nivel de dificultad y dimensionarlas.

7. Elaborar las normas e instrucciones de aplicacin.

8. La presentacin debe ser ntida.

Para decidir qu tcnica y herramienta, es necesario considerar algunos factores tales como:

Tiempo

Costo

Confiabilidad

Elgrupo,sisontcnicosogerentesonoloson

d) Fuentes de informacin

Entre las fuentes de informacin pueden considerarse, entre otras:

Personasdelainstitucin

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Usuarios,proveedores,expertos

Documentos

Lashuellasdelpropiotrabajo(unproyectomalelaborado,unaquejaetc.)

Errores comunes:

Recogerdatosinnecesariosoaquellosquefueronrecogidosantes.

Contemplarcmosevaaestructuraryanalizarlainformacin.

e) El equipo de Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC-:

Adicionalmente es importante definir el grupo que llevar a cabo la Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC- en la organizacin, sus caractersticas, el rol que desempean y sus relaciones.

La participacin de servidores claves es crucial, particularmente aquellos que tienen un conocimiento y habilidades especializadas.

Se presentan algunas sugerencias para considerar para la conformacin del equipo:

Definirlosmiembrosdevariosnivelesorganizacionales.

SolicitarelapoyodediversasunidadesdeTalentoHumano.

Losmiembrosdebenconocerlainstitucin.

Disponerdetiempo.

Demostrarhabilidadesbuenasencomunicacin.

Interesarseporlacapacitacinylaformacindelpersonal.

Definircostosenlaconformacindelequipo.

f) Recopilacin de la informacin

Pueden usarse varias de las tcnicas e instrumentos de recoleccin de la informacin indicada. Cada tcnica tiene ventajas y desventajas que debern ser consideradas. Es posible utilizar una tcnica para cada nivel de investigacin.

Esta fase es necesario analizarla por el impacto que puede tener en el presupuesto de la institucin, puesto que se decidir dnde, cundo se recoge la informacin. En algunos casos los escasos recursos presupuestarios pueden incidir en la calidad de la informacin.

Por otro lado es necesario estar muy pendiente en esta fase para poder detectar si efectivamente se trata de un problema de capacitacin o las deficiencias son imputables a otros factores.

27


Este es un aspecto de mucho cuidado porque a veces se considera que la solucin a los problemas organizacionales es un resultado de la falta de conocimientos o competencias para el desarrollo de los productos o servicios.

g) El informe de resultados

Una vez que se han determinado las necesidades de capacitacin es necesario proyectar los costos y beneficios para cada unidad. La capacitacin y el desarrollo pueden ser soluciones caras para la institucin, algunas organizaciones valoran los beneficios antes de realizar la inversin.

El informe debe contener todo el proceso de Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC-, el detalle de la metodologa utilizada, las conclusiones y recomendaciones sobre las acciones inmediatas y de largo plazo que se deben tomar.

El material del informe es an primario, requiere pulirse, mediante anlisis y reflexiones. El anlisis se inicia con la clasificacin de las necesidades y su agrupacin en categoras a fin de que se facilite el abordaje, ya sea para tratarlas en un mismo plan o con ciertas especificidades. Esto debe ser tratado por un grupo de expertos de la organizacin.

h) Recomendacin: acciones formativas

En el caso que las categoras o cursos no puedan ser desarrollados en un mismo tiempo por razones de tiempo, recursos materiales, humanos, etc. es necesario priorizarlas y para ello existen algunas tcnicas cuyos criterios de urgencia e importancia dan la posibilidad de llevarlo a cabo.

Se realiza una matriz de cursos con los criterios indicados y se los califica numricamente, lo que permite priorizar el requerimiento y soportar la toma de decisiones.

Se aplica el diamante de priorizacin, en el que las categoras han sido numeradas previamente y el grupo de expertos propone qu categora va en las puntas del diamante y va llenando las dems posiciones.

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i) El Plan

La informacin recabada en la Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC- garantizar que las respuestas de capacitacin ayuden a subsanar los problemas y deficiencias en el desempeo de los procesos institucionales, es decir, que un plan de formacin y capacitacin no podr elaborarse sin haber realizado un anlisis de las necesidades respectivo.

El Plan de aprendizaje es una gua en la que se programan todas las acciones de capacitacin para el logro de los objetivos que fueron definidos luego del procesamiento y priorizacin de las necesidades. Es aqu donde se fija el contenido y el cmo llegar a los participantes. Un plan debe responder a las preguntas:

Para qu se realiza esta actividad, que estara dada por la bsqueda de subsanar una debilidad o un problema detectado?

Cmo se va a resolver, cul es el contenido, los temas de estudio, qu informacin debe buscarse en caso del mtodo colaborativo?

Cul es la estrategia ms adecuada para desarrollar el tema, qu mtodos de aprendizaje se utilizarn? Cmo aprender a partir del problema? Las estrategias de enseanza y aprendizaje son procedimientos o actividades que se eligen para lograr en forma adecuada el aprendizaje

Qu recursos son necesarios?

En qu tiempo, plazos y horas determinadas?

Qu actividades se realizarn para aplicar el nuevo conocimiento en el trabajo?

Cmo se evaluar el aprendizaje? Evaluar el aprendizaje es un proceso en el cual los participantes se autoevalan, el propsito de las evaluaciones es proveer de la informacin especfica sobre las fortalezas y debilidades a fin de aprovechar las posibilidades de subsanar las deficiencias identificadas. La evaluacin debe ser permanente durante el proceso de aprendizaje y no solo al final de proyecto. Todo proceso evaluativo requiere de evidencias, de registros de comportamiento que demuestren los avances en el aprendizaje.

El plan de capacitacin es una forma de cmo los responsables de las organizaciones dan respuesta a las nuevas exigencias o nuevos planteamientos de la ciudadana.

La elaboracin de un Plan de capacitacin debe tomar en cuenta once variables:

1. Objetivos generales del plan

2. Definicin de las acciones de capacitacin

3. Contenido de las acciones de capacitacin

4. Mtodos para el desarrollo de las diferentes acciones

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5. Especificacin de recursos

6. Identificacin de los actores y beneficiarios de las acciones de capacitacin, su perfil y nmero

7. Indicacin del lugar o lugares en donde se desarrollarn las acciones

8. Sealar el tiempo para cada accin de capacitacin.

9. Indicacin del lugar o lugares en donde se desarrollarn las acciones.

10. Sealar el tiempo para cada accin de capacitacin.

11. Especificar el costo.

12. Definir los medios para la necesaria coordinacin entre quienes elaboran el plan, los que ejecutan y los participantes.

13. Especificar los mecanismos de evaluacin y seguimiento de los resultados, en los que se contemplen momentos y estrategias de retroalimentacin que permitan realizar los ajustes oportunamente.

Todo Plan de capacitacin tiene tres puntos de referencia:

Punto de partida: Descripcin de la situacin actual de la organizacin. Visin de presente

Punto de llegada: Indicar la situacin a la que se desea llegar en funcin de las posibilidades reales de la organizacin. Visin de Futuro

Punto de referencia entre el presente y el futuro. El Plan de capacitacin.

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Fuente: Pilar Pineda, Gestin de la formacin en las organizaciones

No existe un proceso nico para la elaboracin de planes de capacitacin.

SITUACINACTUAL

PLAN DE FORMACION

SITUACINDESEADA

Requisitos previos para elaborarun plan de formacin.

Qu tienen que hacer losautores de planes de formacin?

Priorizar necesidades.

Determinar acciones formativas..

A quines va dirigida Dnde Cundo Objetivos Contenidos Metodologa Evaluacin Profesores, formadores

Describir para accin formativa

Requisitos previos para elaborarun plan de formacin.

Conocer a fondo la organizacino empresa.

Conocer a fondo el documentode anlisis de necesidades.

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j) Clases de planes de capacitacin en las organizaciones

Hay un espectro referido a los tipos de planes de capacitacin en las organizaciones, desde aquellos que responden a una necesidad puntual de un solo miembro de la organizacin hasta aquellos que toman en cuenta a todos los miembros de la organizacin, del sector y del Estado.

En uno u otro caso se trata de responder a las necesidades especficas, resolver problemas o mejorar los niveles de cualificacin del personal. La comparacin entre lo requerido por un proceso y lo existente permitir establecer acciones para la construccin y puesta en marcha de las competencias.

Las acciones puntuales de capacitacin diferirn de aquellas relacionadas a proyectos, procesos y problemas relacionados con la estrategia organizacional y la visin estatal. Los planes de capacitacin pueden partir no solo de la estrategia organizacional sino tambin de la visin estratgica del Estado. Lo que da lugar un Plan de Capacitacin Multinivel. As:

Estatal, que parte desde los principios y requerimientos del Estado. La cultura estatal que se desea implantar as como con la necesidad unificar criterios, polticas y procedimientos en las entidades gubernamentales.

Sectorial, tiene que ver con los requerimientos de conocimientos genricos a los diversos sectores estratgicos del Estado.

Organizacional, que se soporta en la misin, fines, y objetivos de la organizacin, explora las diferencias entre los niveles de desempeo organizacional, deseado y real. De darse una brecha importante, el anlisis de los procesos permitir explorar las causas y si ellas son la falta de capacitacin. Los planes organizacionales de capacitacin no solo tienen que ver con los resultados de la institucin sino, con cundo se implantan nuevas polticas, cambios de procesos e introduccin de nueva tecnologa.

Ocupacional, explora las diferencias entre el desempeo actual y los requeridos en grupos ocupacionales clave.

Individual, promueve el desarrollo individual de carrera. Por una parte la institucin ofrece los senderos de carrera y son los servidores quienes disean su propio desarrollo.

Otro modo de concebir un plan Multinivel es a travs de la Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC- en la que se aborda individualmente, mediante las diversas tcnicas, los requerimientos de los diferentes niveles de la organizacin:

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Fuente: Training Needs Assessment Methodology A Toolkit, Centre for good governance

Multinivel: cuestionario de nivel de necesidades

IND

ICA

CIO

NE

S: El propsito de este cuestionario es guiar en la identicacin de necesidades. H

ay preguntas para los tres nivelesS

eccin 1: N

ivel de evaluacin o

rganizacional

1 Qu nueva direccin cree que su organizacin tom

ar el prximo ao?

2 Cm

o va a evaluar su organizacin el xito en el cumplim

iento de su misin y m

etas?3 C

mo va a priorizar las necesidades de su departam

ento y tomar decisiones sobre la inversin de recursos de capacitacin?

4 Cules son los hechos que afectan a su organizacin?

5 Que grupos ocupacionales crticos se ven afectados por esta nueva direccin?

6 Cm

o dene su organizacin?7 H

ay un problema, un cam

bio o hay un reto que incida en el desempeo del recurso hum

ano? Describa

8 Cm

o piensa utilizar los datos de evaluacin que mira a las necesidades de la organizacin?

9 Cm

o se podra utilizar los datos de su organizacin para mejorar el desem

peo del personal sin soluciones de entrenamiento? D

escribir10 D

e qu fuentes se deriva la informacin sobre los niveles de desem

peo del personal actual?11 C

mo se va a involucrar a los ejecutivos en el proceso de evaluacin de necesidades?

Secci

n 2: Nivel de evaluaci

n profesio

nal1 C

ules son las competencias y habilidades requeridas en los grupos ocupacionales claves para avanzar hacia la nueva estrategia organizacional?

2 Qu habilidades, conocim

ientos y capacidades tiene el grupo ocupacional? 3 A

qu grupo ocupacional se evaluar? (Cm

o decidir?)4 C

ules son las necesidades de los profesionales del grupo ocupacional?5 C

mo se utilizarn los datos de evaluacin de estos grupos ocupacionales?

6 Estn diseados los senderos de carrera para los diferentes grupos ocupacionales que estn siendo evaluados? Cm

o los denira?7 H

ay requisitos deseados para los grupos ocupacionales, de qu fuente de informacin se derivan?

8 De qu fuentes tom

a usted la informacin sobre los niveles de desem

peo de los grupos ocupacionales?9 C

mo se va a involucrar a los directivos en el proceso de evaluacin de necesidades?

Secci

n 3. Nivel de evaluaci

n individual1 C

mo tu trabajo se ve afectado por la nueva estrategia?

2 Cm

o te va a afectar?3 Q

u nuevos requerimientos usted necesitar satisfacer frente al nuevo esquem

a?4 C

ules son los niveles de desempeo requeridos para enfrentar las nuevas actividades de su trabajo?

5 Cul son lsus habilidades actuales para enfrentar las nuevas actividades?.

6 Aprendiendo las nuevas actividades le ayudarn a usted a alcanzar sus objetivos en la carrera institucional?

7 Qu otras habilidades necesita usted para m

ejorar su desempeo actual?

8 Si usted ha recibido entrenamiento de acuerdo a sus necesidades, que nuevas necesidades usted podr transferir a su trabajo?

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k) Evaluacin del Plan de capacitacin

La evaluacin es una actividad programada de reflexin sobre la accin, basada en procedimientos sistemticos de recoleccin, anlisis e interpretacin de informacin. Se concibe a la evaluacin de la capacitacin como una de las tareas diferenciadas del proceso de gestin de planes y actividades. Al construir el plan de capacitacin institucional es necesario tambin planificar la evaluacin del mismo. Es deseable que una vez desarrolladas las actividades de aprendizaje se consigan los objetivos en trminos de conocimientos y actitudes de cada actividad en particular, sin embargo se sebe evaluar cada uno de los pasos realizados en la formulacin y ejecucin del plan.

El proceso de evaluacin permite principalmente:

Establecersilosobjetivosycontenidosdelasestrategiasdecapacitacinsonconsistentescon las necesidades detectadas.

Valorarsi losobjetivosseestncumpliendoyhaciendousoracionalde losrecursosdisponibles.

Verificarelprocesodeaprendizajecomoresultadofinaldelacapacitacin.

La evaluacin del plan podr realizarse desde dos perspectivas:

Desde la gestin: Es decir, desde el cumplimiento de las estrategias de aprendizajeprogramadas y de sus objetivos particulares.

Desdeelimpacto:Esdecir,desdeloscambiosgeneradosenlosfuncionariosproductodel aprendizaje y su incidencia en los procesos y objetivos institucionales.

La evaluacin brinda informacin tanto de la gestin del plan institucional de capacitacin como los resultados de la capacitacin, en trminos del desarrollo de los puestos de trabajo y el mejor desempeo institucional.

El proceso de evaluacin debe ser planeado, contemplar desde los objetivos propuestos y la gestin del plan. ste pasa por la fase de la sensibilizacin, hasta el informe de resultados, los instrumentos de recoleccin de la informacin.

Para poder evaluar el plan de capacitacin es necesario contemplar indicadores de:

Eficiencia, que permite verificar el uso adecuado de los recursos disponibles para conseguir el objetivo.

Eficacia, que mide si las acciones realizadas ayudaron a alcanzar los objetivos.

Efectividad, determina los cambios que se generan en la organizacin mediante la adquisicin de competencias en la organizacin.

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2.3.2 Modelo colaborativo

En este modelo la capacitacin se presenta como un conjunto de pasos y tareas por cumplir a travs del anlisis de situaciones problemticas que permiten no solo el desarrollo de habilidades sino la solucin de problemas, adems permite establecer un mapa de necesidades y las relaciones existentes entre ellas.

El anlisis de necesidades tiene un doble objetivo. Por una parte, que un grupo de personas sean capaces de conocer las necesidades de mejora de un proceso por la prctica en l y las relaciones de stas con la falta de conocimiento. Este conocimiento debe darles no solo una lista de problemas sino sus relaciones y prioridades para abordarlos.

Se asume que las necesidades se construyen mediante un proceso reflexivo que no solo conduzca a su conocimiento sino a la conciencia de que esas necesidades son las que el grupo las siente como verdaderas.

El aprendizaje a travs de la resolucin de problemas. Segn Muoz Seca y Riverola (1997): El resultado final del aprendizaje a travs de la resolucin de problemas es la creacin de un modelo mental que, al mismo tiempo potencia las capacidades de aprendizaje.

Prez Lpez afirma que el aprendizaje colaborativo se refiere a la formacin de grupos o equipos de trabajo orientados hacia ciertos objetivos de aprendizaje, en los que cada participante del grupo interviene en todas y en cada una de las partes del proyecto o problema. En cambio en la cooperacin, cada uno de los integrantes del grupo, tiene destinada una tarea especfica dentro del proyecto o problema, realizando en este caso un trabajo ms individual como parte del trabajo total.

En este modelo, los integrantes del grupo deben: entender el problema en forma integral, luego subdividir el problema en subproblemas y establecer una organizacin jerrquica y relacional entre ellos. Luego, se deben resolver cada uno de los subproblemas, lo que implica elaborar estrategias de resolucin que luego debern ser integradas en una solucin global.

Un ejemplo de este modelo colaborativo es el desarrollo de Proyectos de aprendizaje que consiste en asegurar la conformacin de equipos de aprendizaje por cada proceso para que de modo ordenado se trabaje en la solucin de problemas o necesidades institucionales.

2.3.2.1 Proyectos de Aprendizaje

Comprende un conjunto de acciones programadas y desarrolladas por un grupo para resolver necesidades de aprendizaje y, al mismo tiempo, transformar y aportar soluciones a los problemas de su contexto laboral. El proyecto de aprendizaje surge de un problema que impide la consecucin de resultados.

Se concreta en un plan de accin en el que se formulan las actividades de formacin y capacitacin, se acuerdan mecanismos de aprendizaje tales como bsqueda, anlisis y procesamiento de informacin, el aprendizaje por lo tanto es compartido.

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La conformacin del equipo de aprendizaje no exige que sus miembros deban pertenecer a la misma dependencia o unidad, los servidores pueden pertenecer a diferentes unidades pero dentro de la estructura de la institucin, pueden adems ser integrados por diferentes niveles jerrquicos. La condicin fundamental es que todo el equipo deba fortalecer o mejorar sus competencias para perfeccionar determinado proceso.

Los proyectos de aprendizaje por naturaleza no son tan ambiciosos pero son de mejora continua, son pragmticos, concretos y con la expectativa que en la prctica tengan un efecto multiplicador, se convierte en una situacin de aprendizaje compartida.

Los equipos no necesariamente deben limitarse a la dependencia a la que pertenecen los empleados, puede extenderse a varias reas de la entidad. Un empleado puede pertenecer a ms de un equipo. No debe superar los diez miembros.

El equipo elige un lder, cuya funcin es dinamizar los proceso, coordinar las reuniones y realizar los registros y trmites necesarios. Debe contar con un facilitador con dominio del problema planteado y que retroalimente el proceso.

Pasos por seguir

1. Establecer la situacin problemtica. Esto se traduce como una dificultad que las personas del equipo identifican cuando no logran comprender o explicar una situacin y sienten la necesidad de tener mayor conocimiento sobre ella. Luego definen LA PREGUNTA PROBLEMTICA, que orienta su proyecto de aprendizaje.

Es necesario analizar en detalle la situacin problema, las necesidades, dificultades, retos institucionales, lo que debe entenderse como una oportunidad de aprender.

Fuente: Gua para la formulacin del Plan Institucional de Capacitacin - Colombia

El reto o la necesidad Institucional puede ser establecido:

Porelequipodirectivoysobreestabaselosgruposformulanlasituacinproblemayel proyecto de aprendizaje.

Porlosempleadoscomoresultadodelaidentificacindeinteresesyoportunidadesde

QU NECESITA LA ORGANIZACIN? QU DEBEN SABER LOS EMPLEADOS?

Preguntaproblema

Reto o necesidadinstitucional

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nuevos aprendizajes. Esto deber ser trasladado al equipo de trabajo. Todo esto dentro de la estrategia institucional.

Definido el reto o necesidad institucional, el equipo realizar una lluvia de ideas sobre las formas de resolverlo. La pregunta problema tiene relacin con lo que no se sabe y que motiva a buscar informacin y a aprender.

Se debe analizar la situacin y proponer de manera creativa alternativas de solucin en las que se compromete el equipo de estudio a travs de actividades de investigacin y aprendizaje, programadas dentro del proyecto de aprendizaje en equipo.

NO SE TRATA NICAMENTE DE RESOLVER PROBLEMAS, SINO DE APRENDER A PARTIR DE ELLOS.

Esto ayuda a generar una ficha de aprendizaje.

2.- Anlisis de Necesidades de capacitacin del equipo, relacionado con la situacin problema

El grupo debe realizar un diagnstico de necesidades de capacitacin, preguntndose sobre lo que se necesita saber, lo que se necesita ser y lo que se necesita hacer para solucionar la pregunta problema. En este diagnstico se incluyen conceptos, habilidades y actitudes que deben dominar el grupo de empleados segn el requerimiento institucional y para solucionar el problema y registrar en la ficha de aprendizaje.

3.- Realizar un inventario de los conocimientos y habilidades que posee al personal del equipo de aprendizaje respondiendo a la pregunta: Qu sabemos? y Qu debemos saber?

FICHA DE APRENDIZAJE

1.- Situacin, reto o necesidad institucional

2.- Sustentar que se trata de un problema de aprendizaje

Qu sabemos?

Necesidades de capacitacin: Qu debemos saber?

Saber hacer

Saber hacer

Fuente: Ideograma

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4.- Definir objetivos de aprendizaje

El equipo debe formular un objetivo general de solucin del problema en el que se definan los cambios que se presentarn frente al problema con la ayuda de los aprendizajes, los mismos que deben ser traducidos en objetivos de aprendizaje.

En los objetivos se deben precisar las competencias que desarrollarn los empleados para resolver el problema.

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Fases para formular el PAC

Fuente: Gua para la formulacin del Plan Institucional de Capacitacin Colombia (ideogrma)

Sensibilizacin Permite

Teniendoen cuenta

Con base en

Consolidacin del Deteccinde necesidades de la institucin

Identicar facilitadores internos.

Familiarizar a servidores y directivos con lacultura de capacitacin.

Explicar cmo conformar equipos de aprendizaje.

Problemticas y necesidades de equipos, reasy organizacin

Temas, mtodos de capacitacin y fechas de losplanes de aprendizaje

Prioridades institucionales

Problema identicado para establecer el proyecto.

Objetivos de aprendizaje

Estrategias de aprendizaje y cronograma

Necesidades institucionales

Prioridades institucionales

Estrategias de aprendizaje viables

Mecanismos de evaluacin y seguimiento

Proyectos de aprendizaje de equipos aprobados

1

3

Programacin delPlan institucional

4

IncluyeFormulacin de Proyectos

de aprendizaje

2

MedianteEjecucin del PAC

Divulgacin del PAC y coordinacincon reas proveedoras

Control y evaluacin de acciones

5

39


Fase de sensibilizacin:

En esta fase se busca preparar y motivar al personal sobre la poltica institucional de capacitacin y que comprenda que es un proyecto de aprendizaje vistos los problemas y retos institucionales, para lo cual se debe formar los equipos de aprendizaje.

Se requiere:

Organizar un seminario de sensibilizacin con los ejecutivos de la institucin con el objeto de:

Darlesaconocerelmodelo.

Sugerir la conformacindeequipos frenteauna situacinproblemtica,proyectooreto, en su proceso sobre todo en trminos de la entrega de servicio al usuario.

Explicarles lamecnica de un proyecto de aprendizaje en equipo e individual y larelacin con los objetivos institucionales y comprometerles a la implementacin en cada uno de los procesos a su cargo.

Identificar facilitadores internos para los equipos y brindar las herramientas yorientaciones a fin de que cumplan con su labor dentro de los equipos de aprendizaje.

Conformarlosequiposdeaprendizajeporprocesouotrocriterioparaquetrabajenen la solucin de un problema o necesidad institucional a travs de la formulacin de proyectos de aprendizaje, los mismos que contarn con la orientacin del directivo sobre las prioridades, retos y problemas institucionales o temas relacionados.

Analizarlamisinyvisininstitucionales,losprogramasdelplanestratgico,losinformesde control interno, informes de los procesos estratgicos, los informes de anlisis de brechas, las competencias tcnicas y comportamentales, resultados de la evaluacin del desempeo.

Plantearlasnecesidadesdecapacitacininstitucionalesfrenteaproblemasoproyectos,en trminos de los conocimientos, habilidades y actitudes, definiendo primariamente lo que el grupo conoce para resolver el problema y los nuevos objetivos de aprendizaje

Registrarlainformacinsobrelosproblemasoretosinstitucionalesporcadarea.stainformacin debe partir sobre todo de la calidad de servicio que la institucin est dando al usuario y las no conformidades con el mismo.

Orientaralgruposobrecriteriosdepriorizacin.

Clasificarlainformacindelosproyectosdeaprendizajedeacuerdoconlapertinenciae importancia.

Revisarlosproyectosdeaprendizajeparaalinearlosalaestrategia.

Consolidarlainformacindelosproyectosdeaprendizajeformulados.

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Fase de formulacin de proyectos de aprendizaje:

a. En esta fase las Unidades de Administracin del Talento Humano deben orientar a los equipos para establecer las necesidades institucionales y cmo formular proyectos de aprendizaje.

El equipo deber volver a analizar la estrategia institucional, los programas yproyectos formulados.

Analizartambinlosprocesosestratgicosylosproblemasdegestin.

Revisarelinformedelaauditorainterna.

Determinar los resultados de lamedicin de la brecha de las competenciascomportamentales.

Establecerlosresultadosdelaevaluacindeldesempeo.

Definirlosprocesosestratgicosylosproblemasdegestin.

Considerarelinformedeauditorainterna.

Analizar los resultados de la medicin de la brecha de las competenciascomportamentales.

Establecerosresultadosdelaevaluacindeldesempeo.

b. Las UATHs debern coordinar el proceso de formulacin de los proyectos de aprendizaje, con las reas, fechas, reuniones y considerar el proceso de formulacin de los proyectos de aprendizaje, con las reas, fechas, reuniones adems de su elaboracin. Para ello debern:

Entregar a las reas la informacin necesaria sobre la estrategia organizacional,proyectos, programas, polticas y prioridades institucionales, as como los principales problemas.

Orientaralasreassobrelosproblemasquepuedenserconvertidosenproyectosde aprendizaje.

EntregaracadagrupounManualdefuncionesycompetenciasdelainstitucin,como referente con los problemas de falta de competencia.

Establecerlaresponsabilidaddelproyecto,quedeberecaerenellderdelprocesoen el que se encuentra est la debilidad.

Recogereintegrarlosproyectosdeaprendizajeyvalorarlos.Versisonadecuadospara resolver necesidades de capacitacin y controlar si estn o no integrados a la estrategia.

41


Fase para consolidar la informacin sobre los proyectos de aprendizaje para incluirlos en el PAC:

Las UATHs debern recoger y clasificar informacin sobre los proyectos de aprendizaje y facilitar la fijacin de prioridades:

Elaboraruncuadroenelquesepresentelainformacinsegncriterios,estableciendocategoras de anlisis tales como la pertinencia e importancia de los mismos.

Identificarlostemasopreguntaspolmicasqueafectanavariasreasdetrabajo.

Establecersiseestabordandoelrequerimientodeotramanera.

Considerarsitodoslosnivelesjerrquicosestnincluidosenlosproyectosdeaprendizaje.

Considerarsilosproyectosexigenalgncosto.

Elaboraruninformeconlasconclusionesdelanlisisefectuado,enelquesesinteticeeldiagnstico de los problemas institucionales, sus causas y las necesidades de capacitacin, los proyectos de aprendizaje propuestos y presentarlo a los directivos.

Participarenlapriorizacindelasactividadesdecapacitacinquevanaserincorporadasal PAC y el orden de cmo abordarlas.

Informaralasreasdelosproyectosdeaprendizajeaprobadosynoaprobados.

Fase: Plan anual de capacitacin

El PAC se sustenta en las decisiones tomadas sobre los proyectos de aprendizaje que sern abordados en funcin de las polticas institucionales, esto se debe registrar en un documento que sintetiza el Plan de Capacitacin, el mismo que debe contener:

ElObjetivogeneraleindicarlaincidenciaenellogrodelosobjetivososolucindelosproblemas definidos.

Analizarlasestrategiasdeaprendizajepropuestasporlosequipos.

Elaborarunpresupuestodeabordajeyconsiderarlosrecursos.

Definirtiemposdelaejecucindelplan.

Proponerelmecanismodeevaluacindelplan.

Fase: Evaluacin de los Proyectos de Aprendizaje

En el caso de evaluar Proyectos de aprendizaje, debe participar un facilitador, los miembros del equipo, el lder del proceso y el empleado. No solo se debe evaluar el aprendizaje sino el resultado de mejoramiento.

Esta evaluacin permite retroalimentar sobre los avances en la resolucin de los problemas, e identificar las debilidades con el nimo de subsanarlas. Se debe evaluar tambin el proceso

42

de aprendizaje en equipo y realizar una evaluacin individual que verificar el grado de aporte al equipo y al proyecto as como el desarrollo del conocer, del hacer y del ser esperados en los objetivos individuales.

Es necesario mantener evidencias, registros y archivos que demuestren las aplicaciones y avances en el aprendizaje. En la ficha individual se debe registrar el proceso de aprendizaje, an cuando no se haya resuelto el problema eje del proyecto.

Al finalizar se elaborar un Informe de aprendizaje del proyecto, en el que se registre el desarrollo de la experiencia evidenciando lo logrado frente a lo previsto en la planificacin, en trminos de aprendizaje y de cambios en el problema o el reto institucional logrado.

43

Captulo III

Caja de herramientas

Caja de herramientas

A continuacin se presentan instrumentos que se han utilizado dentro de los diferentes modelos de Deteccin de Necesidades de Capacitacin - DNC-, a fin de que contribuyan para los diseos de instrumentos en las instituciones pblicas.

3.1 Modelo prescriptivo:

Fuente: Ministerio de Relaciones Laborales

FORMULARIO DC-DNC-01

FORMULARIO DE DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

NOMBRE DE LA INSTITUCIN: LUGAR Y FECHA:

UNIDAD RESPONSABLE DE LA DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN:

RESPONSABLE DE LA ELABORACIN:

PARA LLENAR EL PRESENTE FORMULARIO REALICE LA SIGUIENTE PREGUNTA:

SEGN LAS FUNCIONES QUE EJECUTEN EN FORMA INDIVIDUAL SUS SUBALTERNOS, EN QUE TEMAS DE CAPACITACIN CREE USTED DEBE DARSE OPORTUNIDAD O NFASIS?

N NOMBRES Y APELLIDOS DEL SERVIDOR OSERVIDORA

UNIDADADMINISTRATIVA

PUESTO ROL CAPACITACIN REQUERIDAPOR EL JEFE INMEDIATO

CAPACITACIN REQUERIDA POR ELSERVIDOR O SERVIDORA

CAPACITACIN DEFINIDA POR PRIORIDADY NORMALMENTE DE LEY (USO DE LA UATH)

DIRECTOR O JEFE INMEDIATO DELA UNIDAD ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE

APROBADO POR AUTORIZADO POR

DIRECTOR DE LA UNIDAD DEADMINISTRACIN DEL TALENTO

HUMANO

44


FORMULARIO DC-CDNC-03

FORMULARIO DE CONSOLIDACIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN



RESPONSABLE DE LA CONSOLIDACIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN:

DESARROLLO INSTITUCIONAL

TEMAS RELACIONADOS CON EL MBITO DE COMPETENCIADEL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES

FECHA N EVENTOS N SERVIDORES N SERVIDORASTOTAL HORASLUGAR

TOTAL

DESARROLLO PERSONAL

TEMAS RELACIONADOS CON EL MBITO DE COMPETENCIADEL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES

FECHA N EVENTOS N SERVIDORESTOTAL HORASLUGAR

TOTAL

ELABORADO POR AUTORIZADO POR

45



FORMULARIO DC-PLANCAP-02

PLAN ANUAL DE CAPACITACIN PARA LAS INSTITUCIONES DEL SECTOR PBLICO



RESPONSABLE DE LA ELABORACIN DEL PLAN DE CAPACITACIN:

TEMAS DE CAPACITACIN


DESARROLLO PERSONAL

INFORMTICA

ESPECIALIZADOS

OTROS TALLERES, ESPECIFIQUE

TALLERES NO PROGRAMADOS

UNIDADADMINISTRATIVA

LUGAR Y FECHA NACIONAL INTERNACIONAL N EVENTOS N SERVIDORES N SERVIDORAS PRESUPUESTO APROBADOTOTAL HORAS

TOTAL

TEMASUNIDAD

ADMINISTRATIVALUGAR Y FECHA NACIONAL INTERNACIONAL N EVENTOS N SERVIDORES N SERVIDORAS PRESUPUESTO APROBADOTOTAL HORAS

TOTAL

TEMAS UNIDAD

ADMINISTRATIVALUGAR Y FECHA NACIONAL INTERNACIONAL N EVENTOS N SERVIDORES N SERVIDORAS PRESUPUESTO APROBADOTOTAL HORAS


DESARROLLO PERSONAL

46

3.2 Dentro del Modelo Prescriptivo se incluyen tambin las Herramientas de deteccin necesidades de capacitacin multinivel

Gobierno

Fuente: CEPROEC, IAEN

ENCUESTA DE DETENCCIN DENECESIDADES DE FORMACIN Y

CAPACITACIN PARA SERVIDORESPBLICOS

ENCUESTA DIRECTIVO

A. IDENTIFICACIN INSTITUCIONAL

B. IDENTIFICACIN DEL FUNCIONARIO (A)

1. PROVINCIA:2. CANTN:3. NOMBRE DE LA INSTITUCIN:4. DIRECCIN DE LA INSTITUCIN:5. DIRECCIN ADMINISTRATIVA:

8. TIENE TITULO DE FORMACIN DE TERCER NIVEL?

Slo para los que contestaron 5, 6, 7, 8, 9, 10 en la Pregunta 6

Slo para los que contestaron 7, 8, 9, 10 en la Pregunta 6

9. TIENE TITULO DE CUARTO NIVEL?

10. CUL ES LA MISIN DE LA DIRECCIN O UNIDAD DETRABAJO?

OBSERVACIONES

1. NOMBRE DE LA DIRECCIN O UNIDAD DE TRABAJO:

2. CDIGO DIRECTO:

3. EDAD:

4. SEXO: HOMBRE 1 2MUJER

5. AOS DE EXPERIENCIA:

6. CUAL ES SU NIVEL DE INSTRUCCIN FORMAL AL QUE ASISTEO ASISTI?

FORMULARIO DE

FDIR-02

USO INEC

1) SECTOR PBLICO

AOS MESES

2) EN ESTA INSTITUCIN

3) EN ESTE PUESTO

7. AO O CURSO MAS ALTO QUE APROB EN EL NIVELANTES INDICADO?

4) SECTOR PRIVADO

PRIMARIO

EDUCACIN BSICA

SECUNDARIO

EDUCACIN MEDIA

SUPERIOR NO UNIVERSITARIO

SUPERIOR UNIVERSITARIO

DIPLOMADO 4 NIVEL

ESPECIALIZACION 4 NIVEL

MAESTRIA 4 NIVEL

DOCTORADO (PHD)

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

TITULO ACADMICO:SI 1

NOMBRE DE LA INSTITUCIN DE EDUCACIN SUPERIOR:

USO INEC

CARRERA:SI 2USO INEC

USO INEC



USO INEC

CARRERA:NO 2USO INEC

USO INEC

ENCUESTA DE

47



C: ACTIVIDADES Y COMPETENCIAS

SEOR DIRECTIVO: En su rea han sido entrevistados los servicios pblicos de las siguientes funciones. Digame cules son los conocimientos formales y prcticos que requiere para el buen desempeo de su funcin?

DATOS DEL FUNCIONARIO (A) CONOCIMIENTOS FORMALES CONOCIMIENTOS PRCTICOS

FUNCION:

CODIGO NOMBRE GRUPOOCUPACIONAL

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

FUNCION:


1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

FUNCION:


1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

FUNCION:


1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

48


ENCUESTA DE DETECCIN DENECESIDADES DE FORMACIN Y

CAPACITACIN PARA SERVIDORESPBLICOS

ENCUESTA INDIVIDUAL

A. IDENTIFICACIN INSTITUCIONAL

B. IDENTIFICACIN DEL FUNCIONARIO (A)

C. IDENTIFICACIN DEL PUESTO

1. PROVINCIA:2. CANTN:3. NOMBRE DE LA INSTITUCIN:4. DIRECCIN DE LA INSTITUCIN:5. DIRECCIN ADMINISTRATIVA:

6. TIENE TITULO DE FORMACIN DE TERCER NIVEL?

Slo para los que contestaron 5, 6, 7, 8, 9, 10 en la Pregunta 4

Slo para los que contestaron 7, 8, 9, 10 en la Pregunta 4

7. TIENE TITULO DE CUARTO NIVEL?

2. EDAD:

4. CUAL ES SU NIVEL DE INSTRUCCIN FORMAL AL QUE ASISTEO ASISTI?

1. REA UNIDAD O DEPARTAMENTO DE TRABAJO

2. FUNCIN DEL PUESTO QUE DESEMPEA:

3. GRUPO OCUPACIONAL:

4. PROCESO ADMINISTRATIVO DEL QUE FORMA PARTE:

5. SU PUESTO ES:

6. NMERO DE FUNCIONARIO (A):

FORMULARIO DE

FIND-01

3. SEXO: HOMBRE 1 2MUJER

PROFESIONAL 1 2DEFINITIVO

5. AO O CURSO MAS ALTO QUE APROB EN EL NIVELANTES INDICADO?

1) JERARQUICO SUPERIOR (1, 2, 3, 4)

2) SERVIDOR PBLICO (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7)

3) SERVIDOR PBLICO DE APOYO (1, 2, 3, 4)

4) SERVIDOR PBLICO DE SERVICIOS (1, 2)

PRIMARIO

EDUCACIN BSICA

SECUNDARIO

EDUCACIN MEDIA

SUPERIOR NO UNIVERSITARIO

SUPERIOR UNIVERSITARIO

DIPLOMADO 4 NIVEL

ESPECIALIZACION 4 NIVEL

MAESTRIA 4 NIVEL

DOCTORADO (PHD)

01

02

03

01

02

03

04

NOMBRAMIENTO

CONTRATO

1

2

05

AGREGADOR DE VALOR

HABILITANTE

ASESORIA

APOYO LOGSTICO

OTRO

1

2

3

4

06

07

08

09

10

6. AOS DE EXPERIENCIA:

1) SECTOR PBLICO

AOS MESES

2) EN ESTA INSTITUCIN

3) EN ESTE PUESTO

4) SECTOR PRIVADO

7. NIVEL OCUPACIONAL:

NO PROFESIONAL

PROFESIONAL

DIRECTIVO



USO INEC

CARRERA:SI 2USO INEC

USO INEC



USO INEC

CARRERA:NO 2USO INEC

USO INEC

USO INEC

ENCUESTA DE

1. CODIGO DEL FUNCIONARIO (A):

ORIGINAL 1 2REEMPLAZO

49


Sectores


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Deteccion Necesidades de Capacitacion

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Transcript of Deteccion Necesidades de Capacitacion