Implantación Sistema de Gestión Ambiental. UNE EN ISO 14001:2004

UNE EN ISO 14001:04

PRESENTACIÓN Desde Noviembre de 2004, está vigente la nueva Norma ISO 14001:2004. El objetivo principal del cambio

fue buscar mayor paralelismo con la Norma ISO 9001:2000, y conseguir la integración de ambos sistemas

de Gestión, así como la búsqueda de la mejora del propio sistema.

El objetivo de la nueva Norma UNE EN ISO 14001:04 es facilitar a las empresas metodologías adecuadas

para la implantación de un sistema de gestión ambiental, similares a las propuestas por la serie ISO

14001:04 para la gestión de la Medio Ambiente.

¿Qué beneficios ofrece la implantación de un Sistema de Gestión Medioambiental? Las empresas u organismos deciden implantar un Sistema de Gestión de el Medio Ambiente,

principalmente por alguno de los siguientes motivos:

� Se lo exige el cliente.

� La competencia lo tiene.

� Lo exige la Legislación.

� Lo exige la administración mediante concurso.

� Mejora la organización de la empresa.

La implantación de un Sistema de Gestión Medioambiental bajo la Norma ISO 14001 ofrece los siguientes

beneficios para la empresa:

� Mejora del comportamiento medioambiental, traduciéndose en una prevención y minimización de los

impactos ambientales, ahorro en el consumo de materias primas, reducción de las emisiones de

contaminantes y de residuos.

� Cumplimiento de la normativa medioambiental vigente y obligatoria.

� Mejora de la gestión general de la empresa.

� Mejora de la imagen de la empresa frente al exterior y al mismo tiempo ante sus propios empleados.

� Reducción de costes por la mejora de la gestión y de la reducción de las repercusiones

medioambientales.

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¿Es obligatorio implantar un Sistema de Medioambiental?

No hay obligación legal para implantar un Sistema de Gestión Medioambiental, aunque pueden existir

exigencias de mercado al solicitarlo determinados cliente, ya que cada día es más frecuente que las

empresas exijan la implantación de un Sistema de Gestión Medioambiental a sus proveedores o la propia

Administración mediante los concursos públicos.

¿Cómo implantar la Norma ISO 14001 (2004)? Muchas son las empresas que en la actualidad están implantando la norma UNE-EN-ISO 9001:2000 y

otras muchas integran otras normas como pueden ser ISO 14001:2004 (Medio Ambiente) y/o OHSAS

18001:1999 (Prevención de Riesgos Laborales) a su ya certificado Sistema de Medio Ambiente ISO

14001:04, con el fin de obtener la certificación en la norma y de esta manera asegurar el cumplimiento con

las exigencias del mercado y ser más competitivos empresarialmente.

GRUPO ACMS, como empresa especialista en la implantación de Sistemas de Gestión, ofrece

asesoramiento a empresas en la implantación de sistemas de gestión de Medio Ambiente, bajo la Norma

ISO 9000, Sistemas de Gestión Medioambiental, bajo la Norma ISO 14000, Sistemas de Gestión de

Seguridad y Salud Laboral, Modelo Europeo de Excelencia Empresarial (EFQM), Ley de Protección de

Datos, Sistemas de Gestión de la Seguridad Alimentaria: (APPCC; BRC-Food; IFS; ISO 22000:05),

Gestión Ética y Responsabilidad Social, Diagnósticos Empresariales, Planes de Minimización de Residuos,

Autorización Ambiental Integrada (IPPCC), Descontaminación de Suelos, Sistemas de Calidad en

Laboratorios de Análisis Clínicos (ISO 15189), entre otras…

Para cubrir las necesidades de clientes de origen tan variado nuestro equipo está formado por Ingenieros y

Licenciados en Químicas, Biológicas, Ciencias Ambientales y Tecnologías de los Alimentos,

principalmente, con capacidad y formación contrastada para desarrollar proyectos de organización y

gestión empresarial.

El Grupo ACMS ofrece a sus clientes una amplia cobertura al disponer de oficinas repartidas por el

territorio nacional, permitiendo la reducción de costes a empresas que deseen implantar Sistemas de

Gestión (Calidad, Medio Ambiente, Prevención, otros…) en diversas delegaciones, o bien contratar la

realización de auditorias internas que permitan una VISIÓN GLOBAL Y OBJETIVA de la situación de su

organización, tanto como de auditoria de seguimiento como de DIAGNÓSTICO inicial de la organización.

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METODOLOGÍA PRÁCTICA PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE MEDIOAMBIENTAL SEGÚN LA NORMA UNE-EN-ISO 14001:04

CERTIFICACIÓN

AUDITORIA

Y REVISIÓN

IMPLANTACIÓN

DOCUMENTACIÓN

TOMA DE DATOS

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Presentación del Proyecto y Toma de Datos

Realización: Consultor ACMS

En esta fase, el consultor expondrá a la Dirección de la Empresa, en qué consiste la Implantación de un

Sistema de Gestión Medioambiental, basado en la Norma UNE-EN-ISO 14001(2004), alcanzando todas

aquellas dudas que la empresa pueda tener al respecto.

Posteriormente se iniciará la fase de Toma de Datos, donde el consultor irá paulatinamente conociendo las

características de la empresa en cuanto a su organización, actividad, con el fin de plasmar en la

Documentación del Sistema de Gestión Medioambiental, la realidad de la empresa:

Estudio legislación ambiental y evaluación inicial El estudio de legislación Medioambiental será realizado conjuntamente entre ACMS y la empresa, con el fin de

extraer los requisitos de la legislación vigente que afectan a las actividades de dicho centro y de formar, al

personal de la misma en la búsqueda de legislación aplicable.

Mediante la evaluación inicial, ACMS revisará las distintas actividades del centro en lo que se refiere a

entradas, procesos y salidas, e identificaremos los efectos medioambientales de relevancia, así como sus

consecuencias para el medio ambiente y para la gestión de la empresa.

Para ello, se identificarán las materias primas que se utilizan, productos manufacturados, procesos de

fabricación, energía, cualquier tipo de emisión y los riesgos de accidentes, confeccionando una lista con todos

aquellos aspectos del centro que puedan tener algún efecto sobre el medio ambiente.

Una vez hecho el análisis detallado del centro, ACMS determinará las áreas prioritarias.

Designar al Responsable de Medio Ambiente Realización: Director General.

Designar a la persona de la Empresa que se ocupará de coordinar con todos los demás componentes de la

misma y con el personal de ACMS, todas las actividades de diseño del proyecto y de su implantación.

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Establecimiento de políticas y programas Medioambientales Realización: Director General- Consultor ACMS

Pronunciamiento público, verbal y escrito, de la Dirección de la Empresa de asumir el compromiso de

implantar un Sistema de Gestión Medioambiental. El consultor de ACMS elaborará el “Borrador de Política

de Medio Ambiente” para su revisión y definición por parte de la organización.

Reunión de la Dirección de la Empresa con todos los componentes de la misma, en grupos, para

comunicarles personalmente su compromiso, demostrando con su ejemplo que asume el liderazgo del

mismo y para hacer un llamamiento a todos para que se impliquen en él.

Documentación Sistema de Gestión Medioambiental

El Sistema de Gestión de Medio ambiente según la norma UNE-EN-ISO 14001 (2004) está constituido por la

siguiente documentación:

� Política de Medio Ambiente.

� Manual de Gestión Medioambiental.

� Cuadros de Gestión.

� Manual de Procedimientos Medioambientales

� Instrucciones Técnicas

� Registros de Medio Ambiente.

� Normativa y legislación vigente

� Documentación complementaria.

En el Manual de Gestión Medioambiental, Procedimientos e Instrucciones Técnicas se define cómo se realizan

las distintas actividades de la empresa, quedando constancia escrita de ello, mediante los Registros de Medio

Ambiente.

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Redacción de Cuadros de Gestión de Procesos Realización: Consultor ACMS

ACMS con el propósito de simplificar la documentación del Sistema de Gestión Medioambiental, diseña no

sólo procedimientos documentados, sino también fluj ogramas y cuadros de gestión de fácil

comprensión.

En los cuadros de gestión de procesos, vendrán reflejadas todas las actividades que la empresa desarrolla,

departamentos afectados, método operativo, riesgos, responsables, y los documentos y evidencias que se

irán diseñando para su control (registros).

Ejemplos de procesos principales documentados mediante Cuadros de Gestión:

� Selección, Evaluación y seguimiento de proveedores

� Mantenimiento de la Infraestructura

� Comercialización y venta

� Producción, ejecución del servicio

Elaboración Manual de Procedimientos Realización: Consultor ACMS

Los procedimientos a desarrollar deben de cumplir los requisitos descritos en la Norma ISO1400 (2004).

Todos ellos, deben adaptarse a las características propias de la empresa.

ACMS desarrollará, en total colaboración con la empresa, evitando en la medida de lo posible la

burocratización del Sistema, y aumentando su flexibilidad ante cualquier cambio por modificación de

técnicas, recurso, etc. En este sentido documentaremos los procedimientos de Gestión de Medio Ambiente

obligatorios conforme a la Norma ISO 14001:2004:

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Los procedimientos a desarrollar como mínimo dentro del SGMA son:

� Identificación y evaluación de los efectos medioambientales de las actividades.

� Identificación y acceso a los requisitos legales y otros requisitos o compromisos suscritos por la

organización.

� Entrenamiento, formación y sensibilización del personal.

� Comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización, e información y

comunicación con las partes interesadas externas.

� Elaboración, control, distribución, archivo y revisión de la documentación medioambiental.

� Control operacional.

� Gestión de compras y servicios contratados.

� Prevención y control de situaciones de emergencia con posible repercusión medioambiental.

� Evaluación del cumplimiento de la legislación y reglamentación medioambiental y otros requisitos

suscritos.

� Control y gestión de no conformidades, acciones correctoras y preventivas.

� Control de los registros medioambientales.

� Realización de auditorias medioambientales.

� Revisión por la dirección.

Elaboración Manual de Gestión Medioambiental Realización: Consultor ACMS

El Manual de Gestión Medioambiental contendrá los siguientes puntos:

� El alcance del Sistema de Gestión de Medio Ambiente.

� Referencia a los procedimientos establecidos.

� Descripción de la interacción entre los procesos del Sistema.

Asesoramiento Instrucciones Técnicas ACMS prestará asesoramiento gratuito en la realización de las distintas Instrucciones Técnicas que la empresa

deba realizar, a lo largo del proyecto.

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Formación Con el fin de motivar y formar a los distintos miembros de la empresa (Dirección, Mandos Intermediarios,

Operarios etc.), ACMS entregará a la empresa en soporte informático el siguiente curso de formación, para su

distribución en la empresa:

� INTRODUCCIÓN A LA NORMA ISO ISO 14001:04

Además, ACMS entregará en soporte informático un curso de formación en

� AUDITORÍAS INTERNAS

para la auto-formación en las mismas, del responsable/s del sistema.

Este seminario contiene:

� Breve introducción

� Proceso de auditoria

� Técnicas del auditor

� Cuestionarios de auditorias

No obstante, el contacto con el consultor Técnico durante todo el proyecto, es formación continua para todos

los miembros de las empresas.

Implantación del Sistema de Gestión Medioambiental Realización: Asesoría externa con varios componentes de la Empresa.

Reuniones con el personal de la Empresa, en grupos o individualmente según los casos, para explicar los

Procedimientos, Cuadros de Gestión, etc… que le afecten a cada uno y hacer su implantación o aplicación

práctica.

Ayudas, en los puestos de trabajo correspondientes, a la aplicación práctica de los Procedimientos y

Cuadros de Gestión que le afecten a cada uno, para su implantación real.

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Debido a que el Sistema de Gestión de una empresa, debe realizarse a medida de cada empresa, en paralelo

a la documentación del manual de Gestión y del Manual de Procedimientos, el Consultor apoyará a la

empresa para ir implantando el Sistema Organizativo documentado.

A lo largo de este proceso puede ser necesario modificar alguno de los documentos, con el fin de adaptar los

mismos a la realidad de la empresa, por este motivo el consultor entregará en soporte informático el Manual de

Gestión de Medio Ambiente y el Manual de Procedimientos.

Como norma general es más conveniente preparar una documentación sencilla, fácil y entendida por todo el

personal de la empresa, a una documentación excesivamente complicada imposible de implantar y de

entender a nivel general.

El segundo caso suele conducir al desánimo y a la no Certificación del Sistema.

ACMS realizará el seguimiento y supervisión de esta fase mediante visitas periódicas de consultoría a la

empresa, dónde irá verificando la efectividad de la documentación desarrollada.

Esta fase se realiza paralelamente a la elaboración de la documentación.

El objetivo es dejar totalmente implantados y en funcionamiento los Procedimientos operativos de la

Empresa.

Auditar la “Implantación y funcionamiento del sistema” Realización: Consultor ACMS con varios componentes de la Empresa.

Dado que un requisito indispensable para obtener la certificación es haber realizado una auditoria interna

una vez documentado el Sistema el consultor comunicará el día en el que se realizará la Auditoria Interna por

parte de ACMS, con el fin de determinar el grado de implantación alcanzado por la empresa, y de corregir las

desviaciones con respecto a la Norma, que detectemos, antes de la visita del Organismo Certificador.

La Auditoria se realizará mediante una visita a las instalaciones. Una vez realizada, se emitirá el

correspondiente informe de la misma.

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Revisión por la Dirección Una vez implantado el Sistema de Gestión Medioambiental la empresa y después de realizar la Auditoria

interna para poder conseguir la certificación del sistema se debe realizar una Revisión por la Dirección, la cual

será guiada por el consultor asignado al proyecto.

ACMS elaborará el informe correspondiente a la finalización de la misma.

Certificación del sistema

Una vez el Sistema de Gestión está implantado y hemos verificado su eficacia mediante las correspondientes

auditorias internas y las revisiones por la dirección, se procede a la certificación del Sistema por una entidad

acreditada.

Es muy importante que todo el personal de la empresa, empezando por la alta dirección, esté comprometido

con el Sistema de Gestión para conseguir con existo la certificación ISO 14001:2004.

La certificación del Sistema de Gestión se realiza por un organismo certificador independiente, acreditado por

ENAC (Entidad nacional de acreditación) o por cualquier otra entidad de acreditación no nacional.

El proceso de certificación se desarrolla de la siguiente manera:

- Solicitud al organismo certificador.

- Asignación del equipo auditor (Auditor Jefe y Auditor) por el organismo certificador. El tamaño del equipo

auditor (uno, dos o tres auditores), así como la duración de la auditoria depende del tamaño de la empresa y

de la actividad desarrollada por la misma.

- La certificación consta de visita previa, opcional, y auditoria de certificación.

Al inicio de la auditoria de certificación, el equipo auditor explica a los responsables de la empresa cómo se

va a desarrollar la auditoria, siguiendo el programa de la misma.

Una vez aceptado el programa se procede a la realización de la auditoria, mediante una serie de visitas y

entrevistas a los distintos departamentos de la empresa, para realizar la búsqueda de evidencias objetivas

que demuestren al equipo auditor el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 14001:04

La auditoria puede durar varios días. Al final de la misma, el equipo auditor emite un informe que lee y

entrega a los responsables de la empresa con las observaciones y no conformidades detectadas. Durante

la auditoria los auditores verifican que todas las observaciones o no conformidades detectadas en la visita

previa han sido cerradas por el personal de la empresa auditada.

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La empresa debe de realizar un plan de acciones correctoras para corregir las no conformidades

encontradas; dicho plan se debe enviar al equipo auditor del organismo certificador.

El plan de acciones correctoras es analizado por el equipo auditor y, si el plan es conforme, el equipo

auditor lo presenta ante el comité de certificación del organismo certificador. Si al comité le parece

correcto, emite el correspondiente certificado para la empresa, el cual debe renovarse cada tres años

repitiendo de nuevo todo el proceso.

Anualmente se realizan las auditorias de seguimiento para ayudar a la empresa a mantener su sistema de

Medio Ambiente y poder realizar la renovación sin problemas.

Solicitud de la Certificación Una vez realizada la Auditoria Interna y la Revisión por la Dirección, ACMS comunicará a la empresa las

modificaciones que deben realizar.

A partir de ese momento la empresa solicitará la Certificación al Organismo que decida, asesorada por ACMS.

Acompañamiento a la Certificación Si la empresa decide presentar la Solicitud de Certificación una vez realizada la Auditoria Interna y la Revisión

por la Dirección, ACMS acompañará a los distintos responsables de la empresa, durante los días que dure la

Auditoria por parte del Organismo Certificador. Así mismo asesorará a la empresa sobre como corregir las

distintas desviaciones que el Organismo Certificador detecte, con el fin de obtener el Certificado a la mayor

brevedad.

Apoyo del Consultor de ACMS para el Diseño e implantación del Sistema de Gestión Medioambiental según norma ISO 14001:2004 Comprende las actividades de apoyo hasta dejar el Sistema preparado para lograr la Certificación por

entidad de certificación AENOR, SGS-ICS, LLOYD´S, DNV, TÜV, BVQI o similar.

Se considera que un apoyo importante debe darse al principio en las actividades de sensibilización y

creación del "clima y cultura" de Medio Ambiente, manteniéndolo luego en la fase de redacción del Sistema

e implantación.

De esta forma estimamos que el ritmo es adecuado para, en situaciones normales, lograr llegar a implantar

adecuadamente el Sistema de Gestión y estar en condiciones de obtener la Certificación ISO 14001 de

Empresa Certificadora, teniendo en cuenta que todo este proceso requiere la participación e implicación

muy activa de todos los componentes de la Empresa para lograr su éxito y ello no debe afectar

negativamente al normal funcionamiento de la Empresa : producción, venta, facturación, etc.

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Además, la asistencia supone trabajo del consultor de ACMS fuera de la Empresa, en su propia oficina, en

el tiempo preciso para el éxito del Proyecto, para la redacción de los modelos previos del Manual de

Gestión de Medio Ambiente, Cuadros de Gestión y de los Procedimientos.

¿Cuánto tiempo se tarda en implantar en la empresa un Sistema de Gestión de Medio Ambiente? Aunque depende del tamaño de la empresa y del estado de la misma, se puede decir que como término

medio, entre seis y nueve meses.

Desarrollándose en sesiones de media jornada según calendario fijado y con periodo de visitas aproximado

de 2/mes.

EL PRESUPUESTO INCLUYE:

� Estudio - diagnóstico del Sistema de Gestión de Medio Ambiente en la Empresa.

� Diseño, y documentación de las Acciones Formativas.

� Know how del "Sistema de Gestión de Medio Ambiente".

� Diseño específico del "Sistema de Gestión de Medio Ambiente " para la Empresa.

� Dirección de la elaboración y redacción del Sistema.

� Know how y texto general del Manual de Gestión de Medio Ambiente – Seguridad.

� Know how y textos básicos de los Procedimientos operativos.

� Reuniones conjuntas de trabajo.

� Aplicación de la metodología práctica para la implantación del Sistema de Gestión de Medio Ambiente.

� Documentaciones y materiales de apoyo.

� Realización de Auditoria Interna

� Apoyo en la Realización de Revisión por la Dirección

� Acompañamiento a Certificación

Para un presupuesto ajustado, no duden en consultarnos para visitar su organización y tomar los datos

necesarios para un estudio en mayor profundidad.

DATOS DE CONTACTO:

GRUPO ACMS CONSULTORES

902 362 247- 91 375 06 80

información@grupoacms.com www.grupoacms.com

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Implantación de un Sistema de Seguridad Alimentaria