EL INFORME DE AUDITORÍA

1. INFORME

1.1. Concepto:

Es el resultado del trabajo realizado del examen de auditoría que contiene lasobservaciones, conclusiones y recomendaciones; que es utilizado por alta direcciónde la empresa en la toma de decisiones administrativas.

1.2 Recomendaciones para la elaboración del informe.

A continuación, se mencionan algunas recomendaciones para elaborar un informede auditoría operativa:

Considerar aspectos relevantes que mejoren la eficiencia operativa, empleandoun lenguaje claro en todo su contenido.

Discutir el borrador del informe con los responsables que pueden llegar a serafectados por las observaciones.

¿Qué son los hallazgos? Son las deficiencias o errores cometidos por lostrabajadores y que tienen por lo general dos atributos en cuanto a su redacción.Éstos pueden ser anulados siempre y cuando los responsables lo demuestren.

1.3. Resultado de la auditoría operativa

El resultado de la auditoría operativa está contenido en el informe de auditoría, elmismo que se tiene en cuenta por la alta dirección empresarial, para tomar lasmedidas correctivas necesarias y/o indispensables. Un eficaz resultado de auditoríacorresponde al examen desarrollado de acuerdo a los objetivos y metas de laempresa.

De acuerdo al texto Auditoría Operacional compendio II respecto a los resultadosindica. Esto se inicia con una evaluación de objetivos de alto nivel de la entidad.Estos objetivos pueden estar expresados formalmente, o pueden estar indicados enlas cartas de constitución, estatutos, actas de reuniones de comité, informes anualesy manuales de política. Peter F. Drucker ha enumerado ocho áreas en las que esnecesario establecer objetivos de rendimiento: posición de mercado, innovación,productividad, recursos físicos y financieros, rentabilidad, rendimiento y desarrollo de

gerencia, rendimiento y actitud personal, y responsabilidad pública. Dentro de losobjetivos totales de la entidad, se pueden establecer metas para programas oactividades específicas. El contenido de manuales de política, contratos, aportes uotros acuerdos pueden incluir comentarios sobre metas. También puede haberdisponible información sobre los métodos utilizados para medir rendimiento enrelación a las metas establecidas.

1.4. Atributos de las observaciones

Los atributos de auditoría operacional en el Perú en el sector público son cuatro, lascuales se mencionan a continuación:

La condición: Es la situación actual del hallazgo encontrada por el auditor (lo quees)

El criterio: Corresponde a la norma de control que no ha sido aplicadacorrectamente por los trabajadores y que se mocionan en los hallazgos yobservaciones

La causa: Se refiere a la razón que ha originado el no aplicar las normas decontrol correctamente, en el trabajo encomendado y que es detectado por laauditoría.

El efecto: Es la consecuencia de haber transgredido alguna norma de controlen el trabajo desarrollado.

1.5. Conclusiones y recomendaciones de las observaciones de auditoríaoperativa.

Las conclusiones son los resúmenes de las observaciones elaboradas deltrabajo de auditoría, que describen los atributos de las mismas, con la debidacomprensión por parte de los interesados.

Las recomendaciones son las recetas que utilizan los auditores para corregir en loposible los errores y/o deficiencias que presenta la gestión empresarial, consideradasen las observaciones.

1.6. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORMEEl informe de auditoría contiene:

1. Información Introductora- Motivos de examen- Base legal y antecedentes de la empresa.

2. Observaciones3. Conclusiones4. Recomendaciones

1. INFORMACIÓN INTRODUCTORIAConsiste en la descripción en forma normativa de aspectos relativos a laempresa, o entidad auditada.

La información introductoria que se presenta expone los motivos delexamen,la base legal y los antecedentes de la empresa oentidad.

1.1.Motivos del Examen.- Es la información introductora. El auditorseñala el motivo que originó la auditoría efectuada.La manifestación puede ser presentada según el caso, siobedece la realización del examen el cumplimiento del plan deauditorías anuales(cuando se trata de la ejecución de auditorías de acuerdoa laprogramación anual que cumple la oficina de auditoría interna deuna empresa o entidad), o si es hecha por denuncias recibidas quepuedan ser ejecutada por la misma oficina de auditoría internao por una sociedad de auditoría previo contrato en este últimocaso. Finalmente se debe consignar o indicar las fechas de inicioy término del trabajo de campo a la auditoría propiamente dicha.

1.2.Base legal y antecedentes de la empresa.- Consiste en unbreve resumen de la constitución y autorización legal para elfuncionamiento de la empresa o entidad, indicando su organización,el capital social, el giro o actividades principales o secundarias y elpersonal con que cuenta. Este aspecto se menciona cuando setrata de una Auditoría practicada por una sociedad.

2. OBSERVACIONESLa observación de la auditoría son las informaciones que el auditorpresenta sobre las deficiencias o irregularidades encontradas duranteel examen, debiendo contener en forma clara y lógica los asuntosde importancia suficientemente comprensibles para los que tienen quever con el informe. Todas las observaciones deberán ser objetivas ybasadas en hechos y respaldadas en los papeles de trabajo. Losinformes de auditoría presentarán las observaciones que no tienenresolución inmediata, las de menor importancia deben ser dadas aconocer a los responsables durante el trabajo de campo para suresolución inmediata.

Durante el curso del examen, el auditor agotará todos los mediosrazonables a su alcance, a fin de permitir que los funcionariosresponsables de la empresa o entidad presente las pruebasdocumentarias suficientes para absolver las observaciones que elauditor encuentre (norma de auditoría generalmente aceptada).

No se expedirá ningún informe de auditoría en forma final sin darles alos gerentes la oportunidad de discutir las observaciones y presentar suspuntos de vista, excepto en caso de fraude o desfalco. Esta acciónevitará que los informes de auditoría contengan observaciones oconclusiones que no estén debidamente sustentadas, o en todo casohubiera sido posible solucionarlos en el transcurso de la ejecución de laauditoría (trabajo de campo).

La redacción se efectuará en forma corriente a fin de que su contenidoseacomprensible al lector, evitando en lo posible el uso de terminologíasmuy especializada. Deben evitarse los párrafos largos y complicados,así comolas expresiones grandilocuentes yconfusas.

3. CONCLUSIONES.-Constituye el resumen de las observaciones sobre lasirregularidades y deficiencias y son el producto del juicio final delauditor.

Las conclusiones serán objetivas basadas en hechosreales y adecuadamente respaldados en los papeles detrabajo.

Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden deimportancia, haciendo mención si fuera necesario del nombre de losresponsables que han incurrido en faltas.

4. RECOMENDACIONES.-Las recomendaciones que presenta el auditor luego de terminar deexaminar el conjunto de operaciones y actividades de la empresa oentidad, las considera como sugerencias positivas, que tienen porfinalidad la solución de problemas para coadyuvar a la eficienciade la administración. Las recomendaciones estarán orientadas a lamejor utilización de los recursos humanos, materiales y financieros dela empresa o entidad auditada.

La importancia de las recomendaciones estriba en que cumple uno delos fines de la auditoría, es decir, enmendar los errores que se vienecometiendo que no son observados porlos

empresarios o funcionarios. Lasrecomendaciones son dirigidas al titular de la organización examinadaa fin de que provea lo conveniente para su cumplimiento. Lasrecomendaciones del Auditor serán presentadas en el informe deAuditoría en forma ordenada considerando el grado de importancia deacuerdo a la presentación de las conclusiones.

1.7. PLAZO DE PRESENTACIÓN DEL INFORMEEl plazo para la presentación de los informes de auditoría por el auditor,varía en cada auditoría, pero normalmente debe ser dentro de dossemanas después terminado el trabajo de campo.

No es posible establecer un plazo igual para todo examen debido a ladiferencia circunstancial del trabajo que demanda cada auditoría. Los auditoresque suscriban los contratos o los que se encuentran como jefes de equipo o deoficina de auditoría son los responsables de explicar cualquier demora entre laterminación del trabajo de campo y la elaboración del informe a los empresariosy/o funcionarios.

En muchas oportunidades el plazo de presentación del informe deauditoría se sujeta a lo establecido en los contratos de locación de servicios

(cuando se trata de

sociedades de auditoría), y a los programas de trabajo de auditoría cuando setratade las oficinas de auditoría interna de la empresa o entidad.