INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE REGULARIDAD PERSONERIA … · PERSONERIA DE BOGOTA D.C. CÓDIGO...

"Una Contraloría aliada con Bogotá" _________________________________________________________________

INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE REGULARIDAD

PERSONERIA DE BOGOTA D.C.

CÓDIGO AUDITORÍA No. 41

Período Auditado 2017

PAD 2018

DIRECCIÓN SECTOR GOBIERNO

Ciudad, septiembre de 2018


Juan Carlos Granados Becerra Contralor de Bogotá

Andrés Castro Franco Contralor Auxiliar

Belén Sánchez Cáceres Directora Sector Gobierno

Alberto Martínez Blanco Subdirector de Fiscalización Gobierno

Clemencia Helena Giraldo Gutiérrez

Asesora

Equipo de Auditoría:

Luis Leonardo Ascencio Mozo Gerente 039-01

Luis Carlos Forero Rivera Profesional Especializado 222-07

Jorge Montealegre Profesional Especializado 222-07

Flor Myriam Toloza Méndez Profesional Universitario 219-03

Julio Enrique Peña Profesional Universitario 219-03 Jaime Vargas Amaya Profesional Universitario 219-03 Roosevet Alaguna Correal Profesional Universitario 219-03 Amanda Casas Bernal Profesional Especializado 222-07 Pedro Acosta Lemus Contratista de Apoyo Luisa Fernanda Abella Carvajal Contratista de Apoyo


TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL .................................................................................... 4

2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA ........................................................................ 9

3. RESULTADOS DE AUDITORÍA ....................................................................... 11

3.1 CONTROL DE GESTION ............................................................................. 11

3.1.1 Control Fiscal Interno ............................................................................. 11 3.1.2 Plan de Mejoramiento ............................................................................. 13 3.1.3 Gestión Contractual ................................................................................ 14

3.1.3.1 Hallazgo Administrativo por faltantes documentales en el Contrato No. 543/2017 y en la Orden de Compra No. 15208/2017 ............................ 18

3.1.3.2 Hallazgo Administrativo por publicación extemporánea en el SECOP de documentos relacionados con el Contrato No. 559/2017 suscrito el 09/06/2017. .................................................................................................. 21

3.1.4 Gestión Presupuestal ............................................................................. 23 3.1.4.1 Hallazgo Administrativo - Baja ejecución de giros en algunos rubros presupuestales ............................................................................................. 25

3.1.4.2 Hallazgo Administrativo – por monto alto de reservas presupuestales en inversión – Proyecto 1201 ....................................................................... 28

3.2 CONTROL DE RESULTADOS ..................................................................... 30

3.2.1.1 Hallazgo Administrativo por incumplimiento de las metas 3 y 8 del Proyecto de Inversión 1201 - Modernización para el Fortalecimiento Integral de la Personería de Bogotá D.C. en la vigencia 2017. ................................. 38

3.3 CONTROL FINANCIERO ......................................................................... 45

3.3.1. CONTROL INTERNO ............................................................................ 57 4. OTROS RESULTADOS .................................................................................. 57

4.1 SEGUIMIENTO A PRONUNCIAMIENTOS .................................................. 57

4.2 ATENCIÓN DE QUEJAS ............................................................................. 57

5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA ....................... 61


www.contraloriabogota.gov.co Código Postal 111321 Cra. 32 A No. 26 A 10

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1. DICTAMEN INTEGRAL

Doctora CARMEN TERESA CASTAÑEDA VILLAMIZAR Personera de Bogotá Personería de Bogotá, D.C. Carrera 6 No 21-24 Código Postal 110311 Bogotá, D.C.

Asunto: Dictamen de Auditoría de Regularidad vigencia 2017 La Contraloría de Bogotá D.C., con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, el Decreto 1421 de 1993 y la Ley 42 de 1993, practicó Auditoría de Regularidad, a la Personería de Bogotá D.C., evaluando los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición; los resultados de los planes, programas y proyectos, la gestión contractual y presupuestal, la calidad y eficiencia del control fiscal interno, el cumplimiento al plan de mejoramiento; la gestión financiera a través del examen del Balance General a 31 de diciembre de 2017, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2017, (cifras que fueron comparadas con las de la vigencia anterior), la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizó conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C. Igualmente, es responsable de la preparación y correcta presentación de los estados financieros de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General de la Nación. El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que, una vez detectados como deficiencias por el equipo de auditoría, serán corregidos por la administración; lo cual contribuye al mejoramiento continuo de la organización, la adecuada gestión de los recursos públicos y, por consiguiente, en la eficiente

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producción y prestación de bienes y servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría de Bogotá D.C.; compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió, acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el dictamen integral. El control incluyó el análisis sobre la base de pruebas selectivas de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los estados contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y correcto funcionamiento del Sistema de Control Interno. 1. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN Producto de la evaluación realizada por este organismo de control se determinaron los siguientes aspectos: 1.1 Control de Gestión En la Gestión contractual de la ejecución de los recursos puestos a disposición de la Personería de Bogotá D.C., se identificaron algunas deficiencias. Entre ellas, se encuentra la falta de archivo de documentos en el expediente contractual y, la extemporaneidad en la publicación de algunos documentos del proceso contractual, en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP. El Plan de Mejoramiento de la Personería de Bogotá, D.C., a corte 26 de junio de 2018, presenta 16 hallazgos con 22 acciones correctivas correspondientes a la vigencia 2017; de los cuales se evaluó el 100 %. Resultado de la evaluación se establece que las 22 acciones, objeto de seguimiento, se cumplieron en su totalidad. Sin embargo, dos de estas fueron inefectivas; por lo cual se configuraron dos observaciones administrativas, que deben ser incluidas en el plan de mejoramiento que suscriba la entidad. Con relación a la gestión presupuestal, se evidenció que la entidad presentó algunas falencias relacionadas con el incremento en la constitución de reservas presupuestales por funcionamiento que alcanzaron un 1.8 %, y por inversión el




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22.72 % del presupuesto ejecutado. Lo anterior conlleva a que los bienes y servicios contratados se obtengan en la siguiente vigencia afectando el cumplimiento de metas. 1.2 Control de Resultados

Debido al incumplimiento de algunas metas, especialmente en el proyecto 1201, se vieron afectados en los resultados esperados para la vigencia, toda vez que se tendrán que realizar en el año 2018 y, como consecuencia, retrasos en el cumplimiento del Plan de Desarrollo. El detalle de esta observación se plasma en el capítulo “Resultados de Auditoria” en el factor planes, programas y proyectos.

1.3 Control Financiero

Una vez cumplida la evaluación del factor Control Financiero, se presentó como resultado el cumplimiento del numeral 2.1.10 de la resolución 119 de 2006, emitida por la Contaduría General de la Nación. Se determinó que dentro del proceso de evaluación de la cuenta Deudores Recursos Entregados, Propiedad, Planta y Equipo, otros activos no existen debilidades en la incorporación de los bienes inmuebles urbanos.

Se verificó el proceso y se revisó el estado de avance en la implementación del Nuevo Marco Normativo Contable y en Saneamiento Contable, según los parámetros de la circular Conjunta CGN - AGR No.001 de 2017, del artículo 355 de la Ley 1819 de 2016 y del artículo 261 de la Ley 1753 de 2015.

1.4 Concepto sobre la rendición y revisión de la cuenta El representante legal de la Personería de Bogotá, D.C., rindió la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del 2017, dentro de los plazos previstos en la resolución reglamentaria No. 011 del 28 de febrero de 2014. En cuanto a sus modificaciones, fueron presentadas a la Contraloría de Bogotá a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal – SIVICOF, con fecha de recepción del 09 de febrero de 2018, dando cumplimiento a lo establecido en los procedimientos y disposiciones legales que para tal efecto ha establecido la Contraloría de Bogotá D.C.




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1.5 Opinión sobre los Estados Contables

En nuestra opinión, los estados contables de la Personería de Bogotá, presentan razonablemente la situación financiera en sus aspectos más significativos y los resultados del ejercicio económico del año terminado, a 31 de diciembre de 2017, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad, generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General de la Nación.

1.6 Concepto sobre la Calidad y Eficiencia del Control Fiscal Interno. De acuerdo a la Constitución Política de Colombia, numeral 6, artículo 268, la Contraloría conceptúa sobre la eficiencia y calidad del Sistema de Control Fiscal Interno de las diferentes entidades. En la Personería de Bogotá, el Control Fiscal Interno fue implementado con el fin de cumplir con los objetivos y principios de la Gestión fiscal, de acuerdo al resultado arrojado por la matriz en términos de eficacia y calidad fue de 92 %, con eficiencia de 93 % y un promedio de 92.5 %, permitiendo inferir que tanto la salvaguarda de los bienes, recursos públicos y fondos que maneja la entidad, muestra un adecuado uso y, que además, los instrumentos y controles que estableció conjugan para alcanzar el logro de los objetivos. Los resultados del sistema de control fiscal interno en cada uno de los factores evaluados corresponden a los hallazgos incluidos en el capítulo Resultados de la Auditoría, del presente informe.

1.7 Concepto sobre el Fenecimiento.

Los resultados descritos en los numerales anteriores, producto de la aplicación de los sistemas de control de gestión, de resultados y financiero, permiten establecer que la gestión fiscal de la vigencia 2017 realizada por la Personería de Bogotá D.C., en cumplimiento de su misión, objetivos, planes y programas, se ajustó a los principios de eficiencia, eficacia y economía. Con fundamento en lo anterior, la Contraloría de Bogotá D.C., concluye que la cuenta correspondiente a la vigencia auditada 2017, se FENECE.




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Presentación del Plan de Mejoramiento A fin de lograr que la labor de control fiscal conduzca a que los sujetos de vigilancia y control, emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública respecto de cada uno de los hallazgos comunicados en este informe. La entidad a su cargo debe elaborar y presentar un plan de mejoramiento que permita subsanar las causas de los hallazgos, en el menor tiempo posible, dando cumplimiento a los principios de la gestión fiscal (documento que debe ser presentado a la Contraloría de Bogotá D.C., a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal –SIVICOF- dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la radicación del informe final, en la forma, términos y contenido previstos por la Contraloría de Bogotá D.C., en la resolución reglamentaria 012 de febrero 28 de 2018 “Por la cual se reglamenta el trámite del Plan de Mejoramiento que presentan los sujetos de vigilancia y control fiscal a la Contraloría de Bogotá D.C., se adopta el procedimiento interno y se dictan otras disposiciones”). El incumplimiento a este requerimiento dará origen a las sanciones previstas en los artículos 99 y siguientes de la Ley 42 de 1993. El presente informe contiene los resultados y hallazgos evidenciados por este Organismo de Control. “Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas se levantará el fenecimiento y se iniciará el juicio fiscal1”.

Atentamente,

BELÉN SÁNCHEZ CÁCERES

Directora Sector Gobierno Revisó: Luis Leonardo Ascencio Mozo - Gerente Elaboró Equipo Auditor.


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2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La evaluación de la gestión fiscal de la Personería de Bogotá, D.C., se realizó de manera posterior y selectiva, a partir de una muestra representativa, mediante la aplicación de las normas de auditoría de general aceptación, del examen de las operaciones financieras, administrativas y económicas para determinar la confiabilidad de las cifras, la legalidad de las operaciones, la revisión de la cuenta, la economía y eficiencia con que actuó el gestor público, para evaluar los resultados, opinar sobre los estados financieros, emitir el fenecimiento o no de la cuenta correspondiente a la vigencia auditada y conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno. La Personería de Bogotá hace parte de la Administración Distrital y tiene como misión: “La Personería de Bogotá D.C. es un órgano de control del Distrito Capital que,

con enfoque social, en el marco de un Estado pluralista, promueve la efectividad integral de los derechos de las personas, trabaja al servicio de la Ciudad, interviene y actúa como garante del respeto del ordenamiento jurídico, por parte de las autoridades públicas del Distrito Capital, y vigila la conducta de los servidores públicos”.

La evaluación en la auditoria de regularidad incluye los siguientes componentes y factores:

CUADRO 1

MATRIZ DE CALIFICACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

COMPONENTE OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN FACTOR PONDERACIÓN

PRINCIOPIOS DE LA GESTIÓN FISCAL

EFICACIA

EFICIENCIA

ECONOMÍA

CONTROL DE GESTIÓN (50%)

Es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identificación de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficiarios de su actividad1

CONTROL FISCAL INTERNO

20% X X

PLAN DE MEJORAMIENTO

10% X

GESTIÓN CONTRACTUAL

60% X X X

GESTIÓN PRESUPUESTAL

10% X

CONTROL DE RESULTADOS

(30%)

Es el examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de vigilancia logran sus objetivos y cumplen sus planes, programas y proyectos adoptados por la administración, en un periodo determinado.2

PLANES PROGRAMAS Y

PROYECTOS

100% X X

CONTROL Es el examen que se realiza, con base ESTADOS X

1Ley 42 de 1993, artículo 12. 2Ley 42 de 1993, artículo 13.

10

COMPONENTE OBJETIVO DE LA EVALUACIÓN FACTOR PONDERACIÓN

PRINCIOPIOS DE LA GESTIÓN FISCAL

EFICACIA

EFICIENCIA

ECONOMÍA

FINANCIERO (20)

en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera , comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.5

CONTABLES 70%

GESTIÓN FINANCIERA

30%

X

Fuente: Procedimiento PVCGF- Personería de Bogotá D.C.

En la presente auditoría de regularidad, se evaluó el aspecto legal, el control fiscal interno, las acciones del Plan de Mejoramiento y la rendición de la cuenta, de manera integral en cada uno de los componentes y factores descritos en el cuadro anterior.


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3. RESULTADOS DE AUDITORÍA

3.1 CONTROL DE GESTIÓN

3.1.1 Control Fiscal Interno El presente informe se realizó teniendo en cuenta los elementos esenciales, incluidos en los planes, programas, proyectos, normas, métodos, procedimientos, mecanismos de verificación, mapas de riesgos y controles acogidos por la Personería de Bogotá para el desarrollo de todas las actuaciones, operaciones y actividades; además, de las visitas realizadas directamente por el equipo auditor en las diferentes dependencias y al rol que cumple la Oficina de Control Interno. Para la vigencia auditada, la entidad realizó 10 auditorías integrales a los siguientes procesos: dirección de planeación, mejora continua control de la gestión, gestión de tecnologías de la información, revisión a la gestión pública, disciplinario, gestión de talento humano, auditoría integral al proceso de gestión administrativa, gestión documental, gestión jurídica y control disciplinario interno. Igualmente, efectuó dos auditorías especiales, la primera, al proceso de garantía y materialización de derechos y, la segunda, al grupo de gestión de requerimientos ciudadanos. Así mismo, realizo nueve auditorías de seguimiento a planes de mejoramiento por procesos. De los 21 hallazgos originados del ejercicio auditor en el plan de mejoramiento, se tomó como muestra 16, toda vez que los 5 restantes no presentaban vencimiento a la entrega del presente informe. De esos 16 hallazgos se generaron 22 acciones; de las cuales fueron cerradas 20 y, 2 acciones se catalogaron inefectivas, ya que se cumplieron, pero su acción no conllevo a subsanar la deficiencia observada. Por lo anterior, se concluye que el plan de mejoramiento presentó un nivel de cumplimiento del 100 % y un nivel de efectividad del 90%. A la fecha, la entidad cuenta con 16 procesos de los cuales 4 son estratégicos, 3 misionales, 6 de apoyo y 3 de seguimiento y control, estos últimos tienen directa relación con la Oficina de Control Interno de la Personería de Bogotá. De acuerdo a la resolución No. 205 de septiembre 25 de 2013, se crea el Sistema Integrado de Gestión y el Comité para su coordinación en la Personería de Bogotá, fusionando el sistema de control interno y de gestión de la calidad con el



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fin de establecer un Sistema Integrado de Gestión al interior de la entidad a cargo de la oficina de Planeación. Para el primer semestre de 2017, la entidad por medio de la oficina de Planeación realizó dos reuniones, el 9 de febrero, y otra, el 6 de junio de 2017, donde trataron temas relacionados con el SIG y la Oficina de Control Interno. Mediante la resolución 437 del 6 de julio de 2017, la entidad conforma y reglamenta el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente, para el año 2017, este comité se reunió el día 13 de diciembre de 2017, con el fin de tratar temas relacionados con los roles de la oficina, además, de sensibilizar los resultados y el cumplimiento de la ejecución del programa anual de auditoria. El equipo auditor aclara que mediante la presente resolución se separaron los roles tanto de la oficina de Planeación como la de Control Interno, quedando esta última apartada del tema de SIG. La Personería de Bogotá cuenta en total con 51 mapas de riesgos por los diferentes procesos, del total, dos se encuentran en riesgo extremo, diez en alto riesgo y, veintidós en riesgo moderado. Los restantes presentan riesgo bajo. Cada riesgo identificado, muestran su respectiva recomendación proporcionada por la oficina de Control Interno, quien realiza el seguimiento con el fin de mitigar al máximo su ocurrencia, es claro que la OCI centra su atención en los riesgos identificados como extremos, altos y moderados. Para la vigencia auditada la entidad presentó el informe de austeridad del gasto de acuerdo a la normatividad vigente, resaltando la disminución del mismo en los contratos de prestación de servicio y uso de teléfonos celulares. Para el año 2017, la entidad presentó reclamación de 16 siniestros ocurridos en los que la compañía de seguros reconoció y pagó 14 de ellos. Quedaron por reconocer un scanner y una impresora que en el momento se están realizando las respectivas compras para su reposición. Tanto los mapas de riesgos, como los procesos, procedimientos, código de ética y demás contenidos alusivos a la Personería de Bogotá y que tienen directa injerencia con el tema de Control Fiscal Interno, se encuentran para su fácil consulta en la INTRANET de la entidad.



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3.1.2 Plan de Mejoramiento Alcance y muestra de auditoría El plan de mejoramiento suscrito por la Personería de Bogotá, producto de la auditoría de regularidad PAD 2017, vigencia 2016, dio como resultado 21 hallazgos con 32 acciones, con fecha de vencimiento a julio 31 de 2018, se tomó el 69% de las acciones (22) para efectuarles el seguimiento con el siguiente resultado:

CUADRO 2 CONSOLIDADO SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

COMPONENTE FACTOR No.

HALLAZGO ACCIONES ESTADO

FECHA DE CUMPLIMIENTO

Control financiero

Estados contables

2.3.1.1 1 CERRADA 2017/11/30

2.3.1.2 1 CERRADA 2017/11/30

2.3.1.3 1 CERRADA 2018/03/30

2.3.1.5 1 CERRADA 2017/11/30

2.3.1.6 1 CERRADA 2017/12/31

2.3.1.7 1 CERRADA 2017/12/31

2.3.1.8 1 CERRADA 2017/12/31

Control de Gestión

Gestión Contractual

2.1.3.1 2 CERRADAS 2018/03/31

2.1.3.2 2 CERRADAS 2018/03/31

2.1.3.3 2 CERRADAS 2018/03/31

2.1.3.4 2 CERRADAS 2018/03/31

2.1.3.5 2 CERRADAS 2018/03/31

2.1.3.6 1 CERRADA 2018/03/31

Gestión Presupuestal

2.1.4.1 1 INEFECTIVA 2018/05/01

Control fiscal Interno

2.1.1.1 2 CERRADAS 2017/12/31

Control de Resultados

Planes Programas y Proyectos

2.2.1.1 1 INEFECTIVA 2018/05/01

TOTAL 16 22 Fuente: Plan de Mejoramiento y soportes documentales- Personería de Bogotá D.C. 2017

Al presentar el plan de mejoramiento una eficacia del 91%, se da como cumplido.



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3.1.3 Gestión Contractual Alcance y muestra de auditoría Evaluar de manera integral la gestión fiscal en la contratación pública realizada por la Personería de Bogotá. De acuerdo con la contratación registrada en el SIVICOF, de la vigencia 2017, por la Personería de Bogotá, que comprende funcionamiento e inversión, se suscribieron 858 contratos por valor total de 36.937,7 millones de pesos. De esta contratación, el 74.8% se realizó mediante la modalidad de contratación directa que corresponde a un valor de 27.657,9 millones de pesos. Discriminada la contratación según la modalidad de selección, tenemos:

CUADRO 3 MODALIDAD DE SELECCIÓN

(Millones de pesos)

PERSONERÍA DE BOGOTÁ

NOMBRE CANTIDAD VALOR

1. LICITACIÓN PÚBLICA 4 2.601,2

2. SELECCIÓN ABREVIADA 23 3.623,5

5. CONTRATACIÓN DIRECTA 805 27.657,9

8. OTRA 26 3.054,9

TOTAL 858 36.937,7

Fuente: Contratación Personería de Bogotá D.C. - Año 2017 publicada en SIVICOF “Contratos por entidad” generada el 06/06/2018.

Teniendo en cuenta el valor de la contratación celebrada por la entidad en la vigencia 2017, el 37% de ese valor total, corresponde a contratos de prestación de servicios profesionales, por valor de 19.230,4 Millones de pesos, como se observa en el siguiente cuadro, en donde se discrimina la contratación de acuerdo con el tipo de contrato:

CUADRO 4 TIPO DE CONTRATO AÑO 2017

(Millones de pesos)



10-CONTRATO DE OBRA 1 495,6



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121-COMPRAVENTA (BIENES MUEBLES) 28 3.835,4

132-ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES 17 1.550,6

30-SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN 7 541,6

31-SERVICIOS PROFESIONALES 519 19.230,4

33-SERVICIOS APOYO A LA GESTION DE LA ENTIDAD (SERVICIOS ADMINISTRATIVOS)

230 4.992,8

38-SERVICIOS DE PUBLICACIÓN 3 15,0

39-SERVICIOS DE CAPACITACIÓN 2 32,9

42-SUMINISTRO DE BIENES EN GENERAL 5 763,4

43-SUMINISTRO DE SERVICIO DE VIGILANCIA 1 928,0

44-SUMINISTRO DE SERVICIO DE ASEO 1 406,5

48-OTROS SUMINISTROS 2 153,1

49-OTROS SERVICIOS 30 1.195,0

72-CONTRATO DE SEGUROS 4 1.200,0

909-SUSCRIPCIONES, AFILIACIONES 3 37,9

911-CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 5 1.558,7

TOTAL 858 36.937,7

Fuente: Contratación Personería de Bogotá - Año 2017 publicada en SIVICOF “Contratos por entidad”, generada el 06/06/2018.

Para la presente auditoría se tomaron como muestra trece (13) contratos de la vigencia 2017, por valor de 6.316,8 millones de pesos y un (1) contrato de la vigencia 2016, por valor de 653,7 millones de pesos, para un total de catorce (14) contratos, por valor de 6.970,5 millones de pesos. Por lo anterior, la muestra equivale al 17,1 % del presupuesto de la vigencia 2017, sin tener en cuenta el valor de 653,7 millones de pesos, de la vigencia 2016. Los contratos vigencia 2017 seleccionados como muestra se describen a continuación:



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CUADRO 5 MUESTRA DE CONTRATACIÓN

(Millones de pesos)

NO. CONTRATO

TIPO CONTRATO OBJETO

VALOR

118/2017 132 - Arrendamiento de bienes inmuebles

El arrendador se compromete con el arrendatario a entregar a título de arrendamiento el uso y goce del bien inmueble ubicado en la Carrera 10 No. 24 - 62. Local 8, para el funcionamiento de las dependencias que requiera la entidad, cuyos linderos se encuentran determinados en Escritura Pública 2652 del 21 de diciembre de 2010, otorgado en la Notaría 12 del Circuito de Bogotá y certificado de tradición y libertad de Matrícula Inmobiliaria No. 50C-753403.

787,3

125/2017

33 - Servicios apoyo a la gestión de la entidad (servicios administrativos)

Apoyar a la Personería, en el marco del Proyecto 1202 "Promoción y defensa de los derechos humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto" en el proceso de sensibilización a la ciudadanía en defensa de sus derechos y reconocimiento de sus deberes, en su enfoque de cultura para la paz.

229,3

402/2017 72 - Contrato de

Seguros

Contratar los seguros que amparen los intereses patrimoniales actuales y futuros, así como los bienes de propiedad de la Personería de Bogotá, D.C., que estén bajo su responsabilidad y custodia que sea o fuere legalmente responsable o le corresponda asegurar en virtud de disposición legal o contractual, así como la expedición de una póliza colectiva de seguro de vida y cualquier otra póliza de seguros que requiera la entidad en el desarrollo de su actividad, Grupo I (Seguro de Todo Riesgo Daño Material, Automóviles, Manejo Global Entidades Estatales, Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual, Transporte de Valores, Transporte de Mercancías y Responsabilidad Civil Servidores Públicos).

390,1

403/2017 72 - Contrato de

Seguros

Contratar los seguros que amparen los intereses patrimoniales actuales y futuros, así como los bienes de propiedad de la Personería de Bogotá, D.C., que estén bajo su responsabilidad y custodia que sea o fuere legalmente responsable o le corresponda asegurar en virtud de disposición legal o contractual, así como la expedición de una póliza colectiva de seguro de vida y cualquier otra póliza de seguros que requiera la entidad en el desarrollo de su actividad Grupo II (Seguro de Grupo Vida Ley 16 y

248,7



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NO. CONTRATO

TIPO CONTRATO OBJETO

VALOR

Seguro de Grupo Vida Funcionarios).

496/2017 132 -Arrendamiento de bienes inmuebles

Contratar el arrendamiento de un bien inmueble para el funcionamiento del Archivo Central de la Personería de Bogotá, D.C.

265,0

543/2017 43 - Suministro de

servicio de vigilancia

Contratar la prestación del servicio de vigilancia, monitoreo y seguridad privada, para las sedes de la Personería de Bogotá, D.C., y/o en los sitios donde la entidad requiera el servicio.

928,0

559/2017 42 - Suministro de bienes en general

Contratar el suministro a precios unitarios de tóner y/o cartuchos para las impresoras de la Personería de Bogotá, D.C.

241,4

819/2017 121 -Compraventa (bienes muebles)

Contratar la adquisición e instalación de muebles y enseres para dotar las diferentes dependencias de la Personería de Bogotá D.C.

283,9

833/2017 121-Compraventa (bienes muebles)

Contratar la adquisición de equipos de cómputo, impresoras escáner y plotter en el marco del proyecto de inversión modernizar y fortalecer los procesos misionales y de apoyo de la Personería de Bogotá, D.C.

1.599,7

7392/2017

33 - Servicios apoyo a la gestión de la entidad (servicios administrativos)

Se necesita contratar los servicios profesionales para dar continuidad al proceso de colaboración, con el soporte 7x24, acompañamiento y transferencia de conocimiento en nuevas tendencias relacionadas a la plataforma Google Apps.

232,2

15208/2017 49 - Otros servicios

Contratar la implementación de la suite de colaboración bajo licencias de Office 365 en el Plan E-1, incluyendo adquisición del servicio de Archiving para las cuentas seleccionadas por la Personería de Bogotá D.C., soporte y capacitación.

234,7

15616/2017 121-Compraventa (bienes muebles)

Compra de electrodomésticos para la Personería de Bogotá, D.C. (Aspiradora Electrolux Power Force)

469,5

16818/2017 44 - Suministro de servicio de aseo

Contratar la prestación de servicio integral de aseo y cafetería, incluido el suministro de elementos e insumos, para las sedes de la Personería de Bogotá, D.C., ubicadas en la Carrera 7 No. 21 - 24, Calle 21 No. 6 - 34, Carrera 10 No. 24 - 62, en las Personerías Locales y/o, en los sitios que requiera la entidad.

406,5

Fuente: SIVICOF.



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CUADRO 6 CONTRATOS DE OTRAS VIGENCIAS

(Millones de pesos)

NO. CONTRATO

TIPO CONTRATO

OBJETO VALOR

478/2016 49 - Otros servicios

Contratar en el marco del Proyecto Construcción de Ciudadano, la prestación de servicios de informadores institucionales para la Personería de Bogotá, D.C.

$653,7

Fuente: SIVICOF.

Se evidenciaron observaciones en la verificación adelantada en los procesos contractuales, que se relacionan a continuación:

3.1.3.1 Hallazgo administrativo por faltantes documentales en el contrato No. 543/2017 y en la orden de compra No. 15208/2017 Caso 1. Contrato 543 de 2017 Objeto: “Contratar la prestación del servicio de vigilancia, monitoreo y seguridad privada, para las sedes de la Personería de Bogotá, D.C., y/o en los sitios donde la entidad requiera el servicio.” Valor: $1.241.7 millones de pesos, incluido IVA

Efectuada la verificación, se pudo constatar que los documentos citados a continuación, no se encontraron en el expediente contractual: 1. Formato “Recibo a satisfacción” versión 1, proceso: contratación del periodo comprendido entre el 01/09/17 y el 30/09/2017. 2. Formato “Informe de ejecución contrato y/o convenios”, código 11-FR-02 versión 3, del periodo comprendido entre el 01/09/17 y el 30/09/2017. 3. El estudio de seguridad y análisis de riesgo realizado por el contratista Granadina de Vigilancia Ltda. Y las respectivas recomendaciones, que debía ser presentado dentro de los diez (10) siguientes a la suscripción del acta de inicio. Es así, que se hizo necesario solicitar los anteriores documentos a la entidad, mediante oficio 110100-41-09, radicado el 11/07/2018 No. 2018ER517090 de la entidad.



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La entidad dio respuesta mediante radicado 2018EE825493 del 13/07/2018: “R/ Se remite el formato solicitado, en 1 folio.

R/ Se remite “INFORME DE EJECUCION CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CON SUMINISTRO DE PERSONAL” “Código: 11-RE-037” “Versión: 02” formato vigente para la fecha de reporte, en 2 folios. R/ Se remiten en medio físico los diagnósticos de seguridad y recomendaciones en relación con las sedes de la Personería entregados por el contratista Granadina de Vigilancia Limitada, los cuales fueron recibidos el 11/06/2017, es decir, de los diez 10 días calendarios siguientes a la suscripción del acta de inicio. Los documentos que se adjuntan son los siguientes: - Oficio de entrega de Granadina de Vigilancia Limitada – (2 folios) - Diagnóstico de seguridad y recomendaciones – sede principal (15 folios) - Diagnóstico de seguridad y recomendaciones – archivo central (12 folios) - Diagnóstico de seguridad y recomendaciones – centro de atención a la comunidad (10

folios) - Diagnóstico de seguridad y recomendaciones – centro de atención a víctimas (12

folios) - Diagnóstico de seguridad y recomendaciones – personería local de suba (13 folios) - Diagnóstico de seguridad y recomendaciones – personería local de usaquén (11 folios) - Diagnóstico de seguridad y recomendaciones – personería local de chapinero (12

folios) - Diagnóstico de seguridad y recomendaciones – personería local de teusaquillo (9

folios) - Diagnóstico de seguridad y recomendaciones – personería local de los mártires (10

folios) - Diagnóstico de seguridad y recomendaciones – personería local de la candelaria (12

folios) - Diagnóstico de seguridad y recomendaciones – personería local de rafael uribe uribe

(11 folios) - Diagnóstico de seguridad y recomendaciones – personería local de kennedy (11 folios) - Diagnóstico de seguridad y recomendaciones – personería local de bosa (13 folios) - Diagnóstico de seguridad y recomendaciones – personería local de Fontibón (12 folios) Total folios: 165.”

Caso 2. Orden de compra No. 15208 de 2017 Objeto: “Contratar la implementación de la suite de colaboración bajo licencias de office 365 en el Plan E1, incluyendo adquisición del servicio de Archiving para las cuentas seleccionadas por la Personería de Bogotá, soporte y capacitación.”

Valor: 234,7 Millones de pesos



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Efectuada la verificación se pudo constatar que los documentos citados a continuación, no se encontraron en el expediente contractual: 1. El cronograma de instalación de los Productos y Servicios Microsoft entregado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición a la Orden de Compra (Numerales 10.24 y 11.12 del Acuerdo Marco de Precios). 2. El acta mediante la cual se define conjuntamente con el Proveedor, el horario, lugar, tema de las capacitaciones a usuario final, capacitación a usuario técnico o administrador. (Numeral 11.14 del Acuerdo Marco de Precios). 3. El protocolo para brindar el acompañamiento para la ejecución del servicio de migración de información. (Numeral 11.15 del Acuerdo de Precios). 4. Entrada a almacén de 1050 licencias de suscripción Office 365 Plan E1 y Entrada a almacén de 500 licencias Plan E1 Tipo Archiving. 5. Evidencia del cumplimiento de la obligación establecida: “AI finalizar las

implementaciones y como requisito de recibo a satisfacción por parte de la PERSONERIA DE BOGOTA, cada uno de los que intervinieron en la instalación, deben poner en contacto con los funcionarios de la Personería del área de Tecnología, para validar que toda la implementación cumple con las buenas prácticas y bajo los estándares de calidad exigidos. De este ejercicio se debe expedir un documento directo de cada producto CERTIFICANDO que la implementación fue exitosa y está lista para entrar en operación.”3

Se hizo necesario, solicitar la documentación antes referida, y la Entidad dio respuesta mediante radicado 2018EE834114 del 01/08/2018, en los siguientes términos: “1. Se remite copia del documento Cronograma Google a 365 y adopción Personería (2 folios), que contiene el cronograma de instalación de los Productos y Servicios Microsoft entregado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición de la Orden de Compra. 2. Se remite acta del 10 de abril de 2017 (en dos folios), mediante la cual se define conjuntamente con el Proveedor, el horario, lugar, tema de las capacitaciones a usuario final, capacitación a usuario técnico o administrador. 3. Se remite copia en 25 folios el protocolo para brindar el acompañamiento para la ejecución del servicio de migración de información. 4. Para dar respuesta a las entradas a almacén se remite informe suscrito por el contador de la entidad en relación con el tratamiento contable para intangibles (1 folio) 5. Se remite documento Informe de recibido a satisfacción de Orden de Compra No. 15208 del 23 de marzo de 2017 celebrado entre la Personería de Bogotá y la firma Controles Empresariales Ltda. (1 folio anv. y rev).”

3 Orden de Compra No. 15208 de 2017



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Para verificar la información suministrada conforme la respuesta 4 mencionada, se realizó además, visita administrativa el día 13/08/2018, en la cual se evidenció la existencia de las licencias del software adquirido en los servidores del proveedor, observables vía web. Con los documentos faltantes en los expedientes contractuales descritos anteriormente para los Casos 1 y 2, se incumple en ambos, lo establecido en los artículos 4, 12 y 22 de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), así como también lo establecido en la ley 87 de 1993 en el artículo 2°, literales a), e) y f), a pesar de haber sido allegados posteriormente por la entidad a solicitud de este ente de control. Esta situación se presenta debido a la falta de control y supervisión sobre los expedientes contractuales que maneja la Entidad, lo anterior puede llevar a una inadecuada gestión en la administración de los documentos archivísticos a cargo de los responsables de los expedientes. Análisis de la respuesta La entidad auditada aceptó la observación, conforme se afirma en el documento radicado No. 1-2018-21206 del 18/09/2018, por lo anterior, se confirma como hallazgo administrativo y las acciones correctivas se deberán incluir en el plan de mejoramiento que para tal efecto suscriba la entidad.

3.1.3.2 Hallazgo Administrativo por publicación extemporánea en el SECOP de documentos relacionados con el contrato No. 559/2017 suscrito el 09/06/2017. Objeto: “Contratar el suministro a precios unitarios de tóner y/o cartuchos para las impresoras de la Personería de Bogotá D.C.” Valor: 241.4 millones de pesos. Efectuada la verificación respectiva en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, se pudo constatar que los informes de ejecución correspondientes a los meses de octubre, noviembre, diciembre de 2017 y enero y febrero de 2018, se publicaron de manera extemporánea, así:

CUADRO 7



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PUBLICACIÓN EXTEMPORANEA INFORMES SECOP

Año Informe Mes Fecha publicación SECOP

2017 Octubre 9 de enero de 2018

2017 Noviembre 19 de febrero de 2018

2017 Diciembre 26 y 27 de febrero de 2018

2018 Enero 7 de junio de 2018

2018 Febrero 7 de junio de 2018

Fuente: SECOP

En igual sentido, el acta de liquidación suscrita el 18 de mayo de 2018, se publicó en el SECOP, el 7 de junio de 2018. Con la publicación extemporánea de los documentos arriba citados, se transgrede el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, que dispone, “Publicidad en el

SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3)

días siguientes a su expedición. (…)”; los artículos 3º (Principio de la divulgación proactiva de la información) y 9º literal e) de la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la

cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la información Pública

Nacional y se dictan otras disposiciones”; el artículo 7º del Decreto 103 de 2015 “Por el

cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”; numerales 2.6 y 5.1.2 del Manual de Contratación; el artículo 2º literales a), e) y f) de la ley 87 de 1993. Se evidencia falla en los controles establecidos para lograr la publicación oportuna de los documentos del proceso de contratación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP-, permitiendo así el cumplimiento de los términos previstos en la ley para tal fin. Estas falencias llevaron a que se afectaran los principios de transparencia, publicidad y el derecho de acceso oportuno a la información pública. Análisis de la respuesta La entidad auditada aceptó la observación, conforme se afirma en el documento radicado bajo el No. 1-2018-21206 del 18/09/2018, por ésta razón, se confirma como hallazgo administrativo y las acciones correctivas se deberán incluir en el Plan de Mejoramiento, que para tal efecto suscriba la Entidad.



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3.1.4 Gestión Presupuestal Para evaluar la gestión presupuestal adelantada por la Personería de Bogotá, se verificó la ejecución presupuestal con corte a 31 de diciembre 2017, con el fin de establecer la exactitud, oportunidad, efectividad e integridad de los registros, así como, el acatamiento de las disposiciones legales vigentes. Alcance y muestra de auditoría Con base en el presupuesto asignado a los rubros que conforman la Ejecución Presupuestal de Gastos e Inversión de la Personería de Bogotá, D.C., correspondiente a la vigencia 2017 y a los lineamientos de la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública- EEPP de la Contraloría de Bogotá; la evaluación de la gestión presupuestal se adelantó de forma selectiva a los registros presupuestales, al presupuesto de Gastos e inversiones, teniendo en cuenta las modificaciones presupuestales, reservas presupuestales, cuentas por pagar, Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC y seguimiento al plan de mejoramiento; con el propósito de emitir pronunciamiento sobre la oportunidad, veracidad de los mismos y el cumplimiento de la normatividad presupuestal y fiscal vigente. Resultados de la gestión presupuestal Mediante decreto distrital No. 627 del 26 de diciembre de 2016, "se liquida el

presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos e inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de

2017 y se dictan otras disposiciones", en cumplimiento del Acuerdo No. 657 del 20 de diciembre de 2016, emitido por el Concejo de Bogotá, asignándole a la Personería de Bogotá, recursos por 134.133.17 millones, de los cuales se destinaron para Gastos Funcionamiento $114.052.63 millones y para Inversión $20.080.54 millones.

CUADRO 8 COMPARATIVO PRESUPUESTO PERSONERIA DE BOGOTÁ 2016-2017

Cifras en Millones de pesos

DESCRIPCIÓN 2016 2017 % VARIACIÓN ABSOLUTA

Gastos de Funcionamiento 109.667.92 119.052.62 8.56 9.384.70

Inversión 7.258.00 20.080.54 176.66 12.822.54

TOTAL 116.925.92 139.133.16 18.99 22.207.24 Informes de Ejecución Presupuestal Personería de Bogotá a 31-12-2016 y 2017



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En el cuadro comparativo Presupuesto de Gastos e Inversiones 2017 Vs 2016, se observa que el presupuesto de la vigencia 2017 respecto al del 2016, tuvo un incremento de $ 22.207.24 millones, equivalentes al 19%, reflejados principalmente en el rubro de gastos de inversión (176.66 %), mientras que los gastos de funcionamiento tuvieron un aumento del 8.56 %. Para la vigencia analizada, la ejecución del presupuesto alcanzó el 95.94%; por gastos de funcionamiento $118.725.43 millones equivalente al 99.73% y por Inversión $14.764.13 millones, es decir, el 73.52%; dejando de ejecutar $5.643.60 millones. Gastos de Funcionamiento El monto inicial para la vigencia 2017, asignado para gastos de funcionamiento, ascendió a $114.052.63 millones, con una participación del 85.02 % del total del presupuesto. En el mes de diciembre de 2017 fueron objeto de adición presupuestal en la suma de $5.000.00 millones para un presupuesto definitivo de $119.052.63, adición aprobada mediante decreto 617 de noviembre 29 de 2017. La adición presupuestal fue solicitada por la Personería de Bogotá a la Directora Distrital de Presupuesto el 13 de octubre de 2017 mediante radicado No. 2017ER103980; dicha solicitud de recursos del fondo de compensación fue fundamentada para atender faltantes de apropiación en los gastos de funcionamiento a través del rubro presupuestal servicios personales asociados a la nómina y aportes patronales al sector privado y público. De estos recursos, se adquirieron compromisos por valor de $118.725.43 millones, valor que al finalizar la vigencia 2017, reportó una ejecución del 99.73 % y se efectuaron giros por $116.578.08 millones equivalente al 97.92 %, generando unas reservas que se pagaran en la vigencia 2018 por $ 2.147.35 millones, dejando de ejecutar la suma de $ 327.19 millones equivalente al 0.27 % del presupuesto disponible. Respecto a servicios personales, se evidenció que alcanzaron más del 99 % tanto en compromisos como en giros; el monto de $328.00 millones que quedó en reservas presupuestales, corresponde a honorarios entidad y remuneración servicios técnicos.



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En cuanto a gastos generales se comprometió el 99.49 % del presupuesto disponible y se giró el 79.36 %, quedando en reserva el valor de $ 1.819.35 millones. Los rubros con mayores montos en reservas fueron: gastos de computador por $

366.43 millones, capacitación por $ 105.10 millones, promoción institucional $ 120.53 millones y salud ocupacional $ 79.84 millones. Gastos de Inversión

La Personería de Bogotá, para la vigencia 2017 apropió $20.080.00 millones, para ejecutar el Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”, monto que fue incrementado en $12.822.54 millones equivalente al 177 %, respecto a la vigencia 2016. Los gastos de inversión directa en el 2017, contaron con recursos disponibles del orden de $20.080.00 millones, valor que representa al 14.4 % del presupuesto total $139.133.17 millones, distribuidos en 4 proyectos del plan de desarrollo “Bogotá Mejor Para Todos”, ejecutados en un 73.52 % en suscripción de contratos y un 56.82 % de ejecución de giros. Respecto a la ejecución de los recursos destinados al Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”, durante la vigencia fiscal 2017, no fue eficiente, lo que se fundamenta en: el bajo porcentaje de giros que correspondió al 56.82 % del presupuesto disponible, lo que conlleva a que la ejecución real de metas para la vigencia 2017, sea baja. Así mismo, las reservas presupuestales constituidas al cierre de la vigencia que alcanzó el 23 % del presupuesto comprometido, ocasiona que los bienes y servicios contratados se obtengan en la siguiente vigencia. Finalmente, el 26.47 % ($5.316.41 millones) del presupuesto disponible para los proyectos, no fue ejecutado, situación que afecta el cumplimiento del Plan de Desarrollo.

3.1.4.1 Hallazgo Administrativo - Baja ejecución de giros en algunos rubros presupuestales El ente de control evidenció rubros con ejecución de giros por debajo del 60 % del presupuesto disponible de la vigencia 2018, de ellos tenemos el rubro gastos de computador con una ejecución del 56.95 %, capacitación Interna con el 42.80 %, promoción institucional con el 47.15 % y salud ocupacional con el 8.73 % y por



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inversión el proyecto 1201 “Modernización para el Fortalecimiento Integral de la Personería de Bogotá D.C”., con el 15.20 % La situación descrita no cumple con el principio presupuestal de anualidad del artículo 14 del decreto nacional 111 de 1996 Estatuto Orgánico de Presupuesto y trae consigo retraso en el cumplimiento de los objetivos institucionales de la vigencia analizada. Lo anterior, ocurre por falta de controles y seguimiento al cumplimiento de la planificación de la contratación y la ejecución de los recursos públicos. Análisis de la respuesta La entidad auditada aceptó la observación, conforme se afirma en el documento radicado bajo el No. 1-2018-21206 del 18/09/2018, por lo tanto, se confirma como hallazgo administrativo y las acciones correctivas se deberán incluir en el Plan de Mejoramiento, que para tal efecto suscriba la Entidad.

Modificaciones Presupuestales En la vigencia 2017 el presupuesto de la Personería de Bogotá fue modificado en 10 oportunidades, sustentado en actos administrativos, nueve (9) pertenecen a traslados internos en funcionamiento e inversión por valor de $9.980.73 Millones, de los cuales $ 7.772.73 Millones corresponden a gastos de funcionamiento (78%) y $ 2.208.00 Millones a gastos de Inversión (22%) y que no alteraron el presupuesto. Así mismo, mediante Decreto No. 657 del 29 de noviembre de 2017, se adiciona el prepuesto en $5.000.00 Millones, valor que se asigna a los rubros de servicios personales asociados a la nómina y aportes patronales sector privado y público. Los traslados realizados presentaron concepto favorable por parte de la Dirección Distrital de Presupuesto y la Secretaría Distrital de Planeación, están debidamente justificados, aprobados y registrados, conforme a la Ley de Presupuesto y sus Decretos Reglamentarios y a los criterios establecidos por la Secretaría de Hacienda, no se realizaron traslados de presupuesto del rubro de inversión al de funcionamiento o viceversa; el presupuesto no presentó suspensiones.



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Reservas Presupuestales

CUADRO 9 EJECUCION RESERVAS 2016

Cifras en Millones de pesos

RUBRO VR.

RESERVA ANULACIONES

RESERVA DEFINITIVA

GIROS 2016 SALDO PASIVO

EXIGIBLE

Funcionamiento 1.741.85 52.67 1.689.18

Inversión 1.209.66 51.08 1.158.58 1.158.58

TOTAL 2.951.52 1.03.75 2.847.76 2.845.56 2.22 Fuente: Listado Reservas Presupuestales 2016- Personería de Bogotá

En la vigencia 2016, se constituyeron reservas por $2.951.51 Millones y anulaciones por $103.76 Millones, para unas reservas definitivas de $2.847.76 Millones, de los cuales $1.689.18 Millones corresponden a gastos de funcionamiento y $1.158.58 Millones a inversión, durante la vigencia 2017 se pagaron $ 2.845.56 Millones de recursos asignados para reservas, lo que dio lugar a que se constituyeran pasivos exigibles por $2.2 Millones saldo del contrato No. 442 de Prestación de Servicios con el objeto de apoyar a las personerías locales en el proceso de atención, orientación, asistencia y seguimiento de los requerimientos ciudadanos, para la protección de los derechos humanos y en defensa del patrimonio público. P.A.

Al cierre de la vigencia 2017, la Personería de Bogotá, constituyó reservas presupuestales por $5.501.76 Millones, de las cuales $2.147.34 Millones corresponden a funcionamiento, reservas que representan el 1.80% del presupuesto ejecutado y por Inversión se reservaron $3.354.40 Millones, equivalente al 22.72% del total del presupuesto ejecutado por inversión. Por otra parte, al comparar el valor total de las reservas constituidas por gastos de Inversión a 31 de diciembre de 2016, con las del 2017, se evidencia que estas aumentaron en el 177% ($2.144.74 Millones).

CUADRO 10

RESERVAS CONSTITUIDAS 2016 - 2017 Cifras en Millones de pesos

VIGENCIA

2016 VIGENCIA

2017 DIFERENCIA %

Funcionamiento 1.741.85

2.147.34 405.49 23.27

Inversión “Bogotá Mejor para Todos”



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1.209.66 3.354.40 2.144.74 177.30

Total Reservas

2.951.51

5.501.76

2.550.23

86.40

Fuente: Informes: Listado de Reservas Presupuestales a Diciembre 31/2016 y 31/2017 – Personería de Bogotá

3.1.4.2 Hallazgo Administrativo – por monto alto de reservas presupuestales en inversión – Proyecto 1201 A 31 de diciembre de 2017, la Personería de Bogotá, constituyó reservas presupuestales por $5.501.76 Millones, de las cuales $2.147.34 Millones corresponden a funcionamiento y por Inversión $3.354.40 Millones, que representan el 22.72% del presupuesto ejecutado, observándose que se incrementaron en un 177.30% frente a la vigencia 2016; la norma exige que se deben constituir aquellas estrictamente necesarias, máxime si se tiene en cuenta que esta situación afecta el cumplimiento real de las metas de los proyectos de inversión a cargo de la entidad. Se destaca que los rubros con mayor monto de reservas en “Bogotá Mejor para Todos”, se encuentra: Proyecto 1201 “Modernización para el Fortalecimiento Integral de la Personería de Bogotá, D.C.” dejó en reservas $ 3.123.16 Millones que corresponden al 68% del valor ejecutado. Proyecto 7526 “Desarrollo y Consolidación de la investigación disciplinaria y lucha contra la corrupción, $83 Millones, que representan el 9.31% del presupuesto ejecutado, el cual influye en el cumplimiento de las metas de los proyectos, que no se ejecutan en forma física y real conforme a lo programado para la vigencia. Se transgrede el principio de anualidad del gasto, pues pese a que el presupuesto es anual, la gestión y sus resultados se obtienen al año siguiente. De igual manera, se incumple con lo establecido en la Circular No. 31 del 20 de octubre de 2011 de la Procuraduría General de la Nación, artículo 62 del Decreto Distrital 714 de 1996 -Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital, los literales b) y h) del artículo 2 Ley 87 de 1993. Esta situación, obedece a debilidades de planeación y de gestión por parte de la entidad, al evidenciarse que no se tiene en cuenta, lo normado respecto a que el presupuesto se debe ejecutar en cada vigencia, y sólo en casos excepcionales se deberían constituir reservas presupuestales.



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Además de lo anterior, las acciones correctivas del Plan de Mejoramiento concerniente a lo antes mencionado, no han sido efectivas, en razón a que las debilidades y/o falencias persisten. Análisis de la respuesta Evaluada la respuesta dada por la Personería de Bogotá, D.C., al informe preliminar, se establece que los argumentos presentados, no desvirtúan lo observado; la gestión no fue suficiente para reducir el alto monto de reservas presupuestales, situación que impacta negativamente la eficiencia en el manejo presupuestal, la regla general es que la administración pública en cumplimiento del principio de anualidad, los recursos deben ser ejecutados durante la misma vigencia y utilizar la figura de la reserva presupuestal en aquellos casos estrictamente necesarios y excepcionales. Por lo expuesto anteriormente, se confirma la observación como hallazgo administrativo y las acciones correctivas deben ser incluidas en el Plan de Mejoramiento a suscribirse. Cuentas por Pagar Finalizada la vigencia 2017, se constituyeron cuentas por pagar por $3.835.26 Millones, que representan el 2.87% del presupuesto ejecutado de $133.489.57 Millones. Por Gastos de Funcionamiento corresponde el 98%, es decir $3.755.61 Millones y por Inversión $ 79.65 Millones (2%); mientras que en el 2016, éstas representaron el 3.14% ($3.669.31 Millones) del presupuesto ejecutado ($116.627.77 Millones). Las más representativas corresponden a pagos de Cesantías e Intereses.

Plan Anual Mensualizado de Caja - PAC Según las cifras aportadas por la Personería de Bogotá, D.C., el sujeto de control programó un PAC por $139.133.85 Millones, frente a los reportes mensuales de giros del Informe de Ejecución presupuestal a 31 de diciembre de 2017, se ejecutaron $127.987.81 Millones, el 91.98% de lo programado. El rezago presupuestal para la vigencia 2017 fue de $3.832.74 Millones, el 2.87% del presupuesto ejecutado.



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Control Interno Presupuestal Se puede concluir que la dependencia de Presupuesto de la Personería de Bogotá, D.C., cumplió con las funciones de trámite y registro del gasto de la muestra auditada, aplica la normatividad vigente, los procedimientos, instructivos, actividades y puntos de control definidos, igualmente, cumple con su sistema de control interno, excepto por los casos y deficiencias reportados en este informe. 3.2 CONTROL DE RESULTADOS 3.2.1 Planes Programa y Proyectos Universo y muestra de la auditoria La Personería de Bogotá D.C., tuvo un presupuesto disponible de gastos de inversión y funcionamiento para el año 2017, de $ 139.133,17 millones. De este valor se comprometieron $133.489,57 millones. Los giros efectivamente dados fueron de $127.987,81 millones. El presupuesto de la entidad está enmarcado dentro del eje denominado 07, eje transversal gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia y ubicado dentro del programa 42, transparencia, gestión pública y servicio a la ciudadanía del Plan de Desarrollo 2016-20120, Bogotá Mejor para Todos, desarrollado por la actual administración. Para los cuatro proyectos de inversión de la Personería de Bogotá inscritos en el Plan de Desarrollo se determinó un presupuesto disponible de $20.080,54 millones, de los cuales se comprometieron $14.764,13 millones, el 73,52 %, para finalmente tener giros por $ 11.409,72 millones, el 56,82 % del disponible. La ejecución del presupuesto de Gastos e Inversiones para los cuatro proyectos desarrollados por la Personería de Bogotá D.C., tuvo el siguiente comportamiento en la vigencia 2017:



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CUADRO 11 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE INVERSIÓN PERSONERÍA DE BOGOTÁ 2017

Cifras en Millones de pesos ($)

PROYECTO DE INVERSIÓN

APROPIACION INICIAL

MODIFICACIONES ACUMULADAS

APROPIACION DISPONIBLE

COMPROMISOS ACUMULADOS

% DE EJECUCION

PRESUPUESTAL

GIROS ACUMULADOS

% DE EJECUCION DE GIROS

1202 - Promoción y Defensa de los Derechos Humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto

3.604,00 500,00 4.104,00 4.003,25 97,54 3.912,68 95,33

1203 - Servicio Integral a La Ciudadanía

4.604,00 708,00 5.312,00 5.278,31 99,36 5.220,63 98,27

7526 - Desarrollo y consolidación de la investigación disciplinaria y lucha contra la corrupción

0,00 1.000,00 1.000,00 890,79 89,07 807,79 80,77

1201 - Modernización para el Fortalecimiento Integral de la Personería de Bogotá D.C.

11.872,54 -2.208,00 9.664,54 4.591,78 47,51 1.468,62 15,19

TOTALES 20.080,54 0,00 20.080,54 14.764,13 73,52 11.409,72 56,82

Fuente: Informe CB-0103_EJECUCION DEL PRESUPUESTO para la vigencia 2017 – SIVICOF

Los proyectos tomados dentro de la muestra para el análisis del ejercicio auditor fueron el 1201 –“Modernización para el Fortalecimiento Integral de la Personería de Bogotá D.C.” – y el 1202 – “Promoción y Defensa de los Derechos Humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto” –, como resultado de la aplicación de los lineamientos impartidos por la alta dirección y la identificación de los proyectos de mayor cuantía. Se aclara que el proyecto 1203, el segundo de mayor cuantía, no se tomó en la muestra debido a que presentó en su ejecución 160 contratos de prestación de servicios profesionales menores a los 100 millones. Los proyectos tomados dentro de la muestra constituyen el 68,6 % del presupuesto de inversión asignado para 2017.



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GRAFICA 1

Fuente: Informe CB-0103_EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO para la vigencia 2017 – SIVICOF

Se resalta la baja cantidad resultante en los compromisos que se dieron en el proyecto 1201, frente a la apropiación disponible (47.51 %), así como también la baja cantidad de los giros frente a los compromisos (31.98 %) que se presentaron durante el 2017 para el mismo proyecto, hecho que determinó el incumplimiento en las metas del mismo. Para los proyectos 1202 y 1203, se observan porcentajes de compromisos y de giros por encima del 95 % en su cumplimiento. Proyecto 1201 – Modernización para el Fortalecimiento Integral de la Personería de Bogotá D.C. El proyecto fue inscrito el 01 de julio de 2016 y registrado el 18 de julio del mismo año en el Banco Distrital de Programas y Proyectos de la Administración Central y Establecimientos Públicos (BDPP-ACEP) de la Secretaría Distrital de Planeación, clasificado en el Eje Estratégico 07, “Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia transversal”, y dentro del Programa 43, “Modernización Institucional”.



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El objetivo de este proyecto “busca modernizar las diferentes sedes de la entidad con el fin de llegar de manera adecuada a la ciudadanía generando un ambiente amigable y de respuesta en tiempo real, que es lo que necesita el usuario que acude a la entidad; esta modernización comprende el ajuste de la infraestructura física, y de la arquitectura tecnológica generando capacidad administrativa y eficiencia en la prestación del servicio de la Personería de Bogotá, tanto en la sede de derechos humanos como en las 20 Personerías Locales. Este proyecto se deberá ejecutar en cuatro años y busca ampliar gradualmente la capacidad operativa y tecnológica con el fin de lograr mayor cobertura e impacto en el servicio a la comunidad.”4 Por lo cual, la Personería de Bogotá D.C. planeó el cumplimiento de siete metas para la vigencia 2017 presentando el siguiente resultado:

CUADRO 12 METAS PROGRAMADAS Y EJECUTADAS PLAN DE ACCIÓN AÑO 2017

ANÁLISIS FINANCIERO Y DE MAGNITUD PROYECTO 1201


RECURSOS DE LAS METAS PROYECTO 1201 AÑO 2017 Programado. Ejecutado %

Adquirir Y/O Alquilar 494 Unidades Entre Equipos De Cómputo, Impresoras, Escáner Y Servidores.

$ 1.600 $ 1.600 99,99

Adelantar 100 Porciento De Actividades Necesarias Para El Licenciamiento, Actualización Y Mantenimiento De Software Y Hardware Misional Y De Apoyo

$ 2.836 $ 1.489 52,5

Adquirir Y/O Readecuar 1 Sede De La Personería De Bogotá D.C.

$ 3.921 $ 496 12,64

Dotar 21 Sedes Con Puestos De Trabajo Y Elementos De Oficina.

$ 431 $ 284 65,87

Adelantar 1 Proceso De Organización De Los Archivos De Gestión De La Entidad, De Acuerdo Con Las Tablas De Retención Documental Adoptadas Y Los Fondos Documentales Acumulados De Acuerdo Con Las Tablas De Valoración Documental

$ 490 $ 364 74,26

Adquirir Y/O Reponer 11 Unidades Entre Vehículos Y Motos. $ 344 $ 317 92,08

Realizar 2 Estudio Que Contemple Los Componentes Y Diseños Necesarios Para Construcción Y/O Readecuación De La Infraestructura Física De La Entidad

$ 43 $ 43 100

TOTALES $ 9.665 $ 4.592 47,51

4 Tomado del documento “Monografia_Proyecto_1201_V_08_enero_2018.docx” de la Personería de Bogotá D.C.



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MAGNITUD DE LAS METAS PROYECTO 1201 AÑO 2017 Programado. Ejecutado %

Adquirir Y/O Alquilar 494 Unidades Entre Equipos De Cómputo, Impresoras, E scanner Y Servidores.

275 287 104,36

Adelantar 100 Porciento De Actividades Necesarias Para El Licenciamiento, Actualización Y Mantenimiento De Software Y Hardware Misional Y De Apoyo

100 100 100

Adquirir Y/O Readecuar 1 Sede De La Personería De Bogotá D.C.

1 0 0

Dotar 21 Sedes Con Puestos De Trabajo Y Elementos De Oficina.

3 3 100

Adelantar 1 Proceso De Organización De Los Archivos De Gestión De La Entidad, De Acuerdo Con Las Tablas De Retención Documental Adoptadas Y Los Fondos Documentales Acumulados De Acuerdo Con Las Tablas De Valoración Documental

1 1 100

Adquirir Y/O Reponer 11 Unidades Entre Vehículos Y Motos. 4 4 100

Realizar 2 Estudio Que Contemple Los Componentes Y Diseños Necesarios Para Construcción Y/O Readecuación De La Infraestructura Física De La Entidad

2 1 50

Fuente: Plan de Acción 2016-2020- PLAN DE DESARROLLO BOGOTÁ MEJOR PARA TODOS– Personería de Bogotá D.C.

Análisis Financiero De acuerdo con el Informe PREDIS de la Secretaría Distrital de Hacienda – SDH -, para el año 2017 se programaron $9.654,54 millones. A 31 de diciembre, se comprometieron $4.591,78 millones, que correspondió al 47.51 %, con una cifra de giros de $1.468,62 millones, con un porcentaje de 15.19 %. Lo anterior, significa que al final de la vigencia quedó un saldo de giros del 84.81 %, respecto a lo programado. Análisis de Magnitud En cuanto al cumplimiento de las metas en lo relacionado con la magnitud de las mismas, se encontró que la meta “Adquirir y/o readecuar 1 sede de la Personería de Bogotá D.C.”, presentó un cumplimiento del 0 %, mientras que la meta “Realizar estudio que contemple los componentes y diseños necesarios para construcción y/o readecuación de la infraestructura física de la entidad”, presentó un cumplimiento del 50 %. Las demás metas tuvieron un cumplimiento del 100 %.



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Análisis de Contratos El cumplimiento de este análisis por metas arroja el siguiente resultado: Meta 1: Se firmó un (1) contrato por valor de $1.599,77 millones en la modalidad de orden de compra por subasta inversa para el cumplimiento de la meta. Meta 2: Se firmaron veinticinco (25) contratos, de los cuales cuatro (4) son de compraventa por $579.65 millones. Los restantes veintiún (21) contratos, corresponden a la modalidad de prestación de servicios profesionales por valor de $909.75 millones. Meta 3: Se firmó un (1) contrato por valor de $495.64 millones en la modalidad de contrato de obra. Meta 4: Se constituyó un (1) contrato por valor de $283.91 millones en la modalidad de compraventa. Meta 5: Se firmaron veintisiete (27) contratos, de los cuales uno (1) fue de compraventa por valor de $60.39 millones y, los 26 restantes, fueron en la modalidad de prestación de servicios y de apoyo a la gestión por valor de $303.48 millones. Meta 6: Se constituyeron tres (3) contratos de compraventa por valor de $316.77 millones para la adquisición de vehículos de la entidad. Meta 8: Se firmaron tres (3) contratos por valor de $43 millones en la modalidad de prestación de servicios profesionales para adelantar los estudios necesarios para el cumplimiento de la meta. Proyecto 1202 – Promoción y Defensa de los Derechos Humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto El proyecto fue inscrito el 01 de julio de 2016 y registrado el 18 de julio del mismo año en el Banco Distrital de Programas y Proyectos de la Administración Central y Establecimientos Públicos (BDPP-ACEP) de la Secretaría Distrital de Planeación, clasificado en el Eje Estratégico 07, “Gobierno legítimo, fortalecimiento local y eficiencia transversal”, y dentro del Programa 42, “Transparencia, gestión pública y servicio a la ciudadanía”.



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El objetivo de este proyecto es “Fortalecer en el distrito capital el conocimiento, la promoción, la divulgación y respeto de los Derechos Humanos, con un enfoque diferencial y de género para contribuir de manera efectiva a la garantía de los derechos de las personas, en especial de la población vulnerable.”5 Por lo cual, la Personería de Bogotá D.C. planeó el cumplimiento de seis (6) metas para la vigencia 2017, las cuales presentaron el siguiente resultado:

CUADRO 13 METAS PROGRAMADAS Y EJECUTADAS PLAN DE ACCIÓN AÑO 2017

ANÁLISIS FINANCIERO Y DE MAGNITUD PROYECTO 1202


RECURSOS DE LAS METAS PROYECTO 1202 AÑO 2017 Programado. Ejecutado %

Sensibilizar 240000 Ciudadanos En Cultura Para La Paz $ 1.380 $ 1.308 94,8

Sensibilizar 120000 Ciudadanos En Prevención De La Violencia Contra La Mujer Y Equidad De Género.

$ 400 $ 400 99,88

Realizar 3 Foros En Materia De Víctimas Y Posconflicto. $ 90 $ 84 92,83

Orientar 130000 Ciudadanos En Defensa De Los Derechos Humanos.

$ 1.724 $ 1.715 99,46

Realizar 4 Seguimientos A La Política Pública De Mujeres Y Equidad De Género En El Distrito.

$ 320 $ 315 98,5

Realizar 6 Seguimientos A Casos De Alto Impacto, En El Marco De Las Competencias De La Entidad.

$ 190 $ 182

TOTALES $ 4.104 $ 4.003 97,55


Sensibilizar 240000 Ciudadanos En Cultura Para La Paz 72432 72432 100

Sensibilizar 120000 Ciudadanos En Prevención De La Violencia Contra La Mujer Y Equidad De Género.

34590 34590 100

Realizar 3 Foros En Materia De Víctimas Y Posconflicto. 1 1 100

Orientar 130000 Ciudadanos En Defensa De Los Derechos Humanos.

53440 53440 100

Realizar 4 Seguimientos A La Política Pública De Mujeres Y Equidad De Género En El Distrito.

1 1 100

5 Tomado del documento “MONOGRAFIA_PROYECTO_1202_DDHH_V_06_enero_2018.docx” de la

Personería de Bogotá D.C.



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Realizar 6 Seguimientos A Casos De Alto Impacto, En El Marco De Las Competencias De La Entidad.

2 2 100

Fuente: Plan de Acción 2016-2020- PLAN DE DESARROLLO BOGOTÁ MEJOR PARA TODOS– Personería de Bogotá D.C.

Análisis Financiero De acuerdo con el Informe PREDIS de la Secretaría Distrital de Hacienda –SDH, para el año 2017 se programaron $4.104 millones. A 31 de diciembre se comprometieron $4.003,25 millones que corresponde al 97.54 % con una cifra de giros de $3.912,68 millones con un porcentaje de 95.33 %. Lo anterior, significa que al final de la vigencia quedó un saldo de giros del 4.67 % respecto a lo programado. Análisis de Magnitud En cuanto al cumplimiento de las metas del proyecto de inversión 1202, en relación con la magnitud de las mismas, se encontró que estas tuvieron un cumplimiento del 100 %. Análisis de Contratos El cumplimiento de este análisis, por metas, corresponde al siguiente resultado: Meta 1: Se firmaron treinta y nueve (39) contratos, de los cuales fueron adicionados veinte (20) de ellos, por un valor total de $1.308.23 millones, todos en la modalidad de prestación de servicios profesionales. Meta 2: Se firmaron trece (13) contratos. De ellos, fueron adicionados ocho (8) por un valor total de $399.51 millones, todos en la modalidad de prestación de servicios profesionales. Meta 3: Se establecieron cinco (5) contratos, por un valor total de $83.55 millones, todos en la modalidad de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Meta 4: Se suscribieron cincuenta y ocho (58) contratos, de los cuales fueron adicionados veintinueve (29) por un valor total de $1.714.77 millones, tres (3) de



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los contratos son de suministro de pasajes aéreos por valor de $150 millones y, los restantes 55 fueron suscritos en la modalidad de prestación de servicios y de apoyo a la gestión por valor de $1.564.77 millones. Meta 5: Se firmaron once (11) contratos, por un valor total de $315.2 millones. De estos, cinco (5) fueron adicionados. Todos se suscribieron en la modalidad de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Meta 6: En esta meta se constituyeron cuatro (4) contratos, de los cuales, dos (2) fueron adicionados por valor total de $181.97 millones. Todos se suscribieron en la modalidad de prestación de servicios profesionales. Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) en la Personería de Bogotá D.C. Se solicitó a la Personería de Bogotá D.C., mediante oficio del 05 de julio de 2018, 110100-041-08, radicado 2018ER514538, la relación de los proyectos de inversión adelantados para el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible –ODS por parte de la entidad, definidos a nivel distrital en el Plan de Desarrollo Distrital “Bogotá Mejor para Todos”. Ante este requerimiento, la Personería de Bogotá D.C., por medio del oficio del 06 de julio de 2018, radicado 2018EE822147, manifestó que: “Resulta pertinente aclarar que, por imperativos constitucionales y legales de independencia, autonomía presupuestal y administrativa, la Personería de Bogotá D.C., no participa en la formulación y ejecución del Plan Distrital de Desarrollo Distrital, cuya responsabilidad es de la Administración Distrital, sujetos de vigilancia y control nuestro. Por lo anterior, la participación de la Personería de Bogotá D.C. en los referidos programas y en los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) definidos en el Plan de Desarrollo Distrital “Bogotá Mejor para Todos” debe entenderse exclusivamente a nivel de registro en el sistema de información SEGPLAN”

3.2.1.1 Hallazgo Administrativo por incumplimiento de las metas 3 y 8 del Proyecto de Inversión 1201 - Modernización para el Fortalecimiento Integral de la Personería de Bogotá D.C. en la vigencia 2017. Al realizarse la revisión y análisis al proyecto de inversión 1201 –Modernización para el Fortalecimiento Integral de la Personería de Bogotá D.C. –, se encontró:



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Para el cumplimiento de la meta No.3: Adquirir y/o readecuar 1 sede de la Personería de Bogotá D.C., se destinó un presupuesto programado de 3.921 millones de pesos, sin embargo, solamente se celebró un contrato (821/2017) por valor de 495.63 millones, lo que representa solo el 12.64 % del total del presupuesto programado, quedando un presupuesto por ejecutar en la vigencia 2017 por un valor de 3.425,37 millones. Así mismo, se constató con relación a la magnitud que se programó una (1) sede de la cual se reportó un cumplimiento del 0 %. - Para el cumplimiento de la meta No. 8: Realizar 2 estudios que contemplen los componentes y diseños necesarios para construcción y/o readecuación de la infraestructura física de la entidad, se asignó un presupuesto programado de 43 millones de pesos con base en el cual se celebraron tres (3) contratos por el mismo valor para un cumplimiento del 100 %. Sin embargo, con relación al cumplimiento de lo programado para la magnitud, existe un reporte del 50 %, teniendo en cuenta que únicamente se presentó uno (1) de los dos (2) estudios programados. La anterior situación, demuestra el incumplimiento de las dos metas mencionadas durante la vigencia 2017 para el proyecto de Inversión 1201. Conforme a lo señalado, dicho incumplimiento trasgrede lo dispuesto en los literales k) y l) del artículo 3° de la ley 152 de 1994, así como los literales c) y f) del artículo 2° de la ley 87 de 1993 y lo establecido en el artículo 13 del decreto 449 de 1999 expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá. El escenario mencionado, se origina por fallas en la planeación por parte de la entidad al estimar de forma deficiente el alcance de los objetivos previstos para desarrollar las metas establecidas, lo que conllevó a que estas no se cumplieran durante la vigencia 2017, tanto en ejecución de recursos, como en magnitud. Dicho esto, puede llegar a ocasionar una mala gestión de los recursos al determinarse de forma errónea, tanto los recursos presupuestados, como los avances de las metas a lograr. Análisis de la Respuesta La Personería de Bogotá D.C., para el incumplimiento de la meta No. , manifiesta que “Para la vigencia 2017, se destinó un presupuesto programado de $3.921.000.000.oo

millones de pesos, sin embargo, de este presupuesto es pertinente aclarar que la



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Secretaria de Hacienda Distrital no autorizó la ejecución de recursos por valor de ($3.425.158.811), los cuales estaban destinados para la construcción del edificio interno de la entidad, dado que el resultado de los estudios y diseños técnicos contratados para

tal fin, arrojó la no viabilidad de la obra”. Además, declara que “En este contexto y en

aras de continuar realizando acciones a fin de lograr el cumplimiento de esta meta, la Personería de Bogotá, con autorización de la Secretaria Distrital de Hacienda celebró el contrato 821 de diciembre de 2017, por valor de $495.630.000 Millones (sic) de pesos, el cual se ejecutó en el primer semestre de la presente vigencia; es por esta razón que a 31

de diciembre de 2017 la magnitud reportada en esta meta fue del 0%” Respecto del incumplimiento de la Meta No. 8, la entidad manifiesta que “El

contrato para su liquidación y pago final se sujetó a la obtención tanto de la licencia de reforzamiento estructural del edificio de la calle 21 No 6- 34, como a la entrega de la licencia de modificación y ampliación de esta misma edificación, que aún se encuentra en

aprobación por parte del Instituto Distrital del Patrimonio” Finalmente, en la respuesta se solicita “Se elimine la observación administrativa del

informe final de auditoria, toda vez que las situaciones presentadas en estas dos metas del proyecto 1201, Modernización para el Fortalecimiento Integral de la Personería de

Bogotá, obedecen a circunstancias ajenas a la gestión de la entidad.” Atendiendo a lo expuesto, se observa que los incumplimientos presentados se justifican por la no autorización de recursos por parte de la Secretaria de Hacienda Distrital para la meta No. 1 y, la entrega de la licencia de modificación y ampliación aprobada por el Instituto Distrital de Patrimonio para la meta No. 8. Esta justificación no se acepta por parte del ente de control por tratarse de circunstancias que, si bien son tramitadas por otras entidades distritales, son planificadas y gestionadas por la Personería de Bogotá, única entidad responsable para el logro de las metas establecidas para el cumplimiento de sus proyectos de inversión a través de la contratación. La entidad debe atender en su planeación lo establecido en el artículo 25 de la ley 80 de 1993 que establece el principio de economía y, que según sentencia de la Subsección C de la Sección Tercera de la sala de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado (CE SIII 27315 de 2013) sobre el deber de planeación determina: “De acuerdo con el deber de planeación, los contratos del Estado deben

siempre corresponder a negocios debidamente diseñados, pensados, conforme a las necesidades y prioridades que demanda el interés público; en otras palabras, el ordenamiento jurídico busca que el contrato estatal no sea el producto de la improvisación

ni de la mediocridad”.



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En conclusión a lo anterior, se confirma como hallazgo administrativo y, las acciones correctivas, se deberán incluir en el plan de mejoramiento que para tal efecto suscriba la entidad. BALANCE SOCIAL

La Personería de Bogotá, en el informe de balance social correspondiente de la vigencia 2017, fue presentado de acuerdo al instructivo de la Contraloría de Bogotá, “CBN-0021” y mediante el cual determinó los siguientes proyectos para resolver problemas o necesidades consideradas de la población, así: 1201 - Modernización para el fortalecimiento integral de la Personería de

Bogotá D.C. 1202 - Promoción y defensa de los derechos humanos desde una perspectiva

de género y del posconflicto. 1203 – Servicio integral a la ciudadanía. 7526 - Desarrollo y consolidación de la investigación disciplinaria y lucha contra

la corrupción. Proyecto 1201 - Modernización para el fortalecimiento integral de la Personería de Bogotá D.C. La entidad manifestó que amplió sus competencias, debido a que la ley le confirió a todas las Personerías del país el rol preponderante para la atención y reparación integral a la población víctima del conflicto armado, motivo que llevó a ampliar y adecuar la infraestructura física de las sedes de la entidad, así como robustecimiento tecnológico con el fin de poder atender con eficacia y eficiencia a toda la ciudadanía. Para dar solución a la problemática definida por la entidad en el año 2017, se definió, entre otras actividades, la renovación del parque automotor con el propósito de que los funcionarios puedan acceder a los territorios más apartados de la ciudad, y así, atender a su comunidad. De igual manera, la consecución de muebles y equipos de comunicación que permite la prestación de servicio de la mejor manera de sus funcionarios. Se definió como población total afectada a los 1.000 funcionarios de la entidad, e indirectamente, a la población usuaria desplazada que se beneficia de los servicios prestados por la Personería.



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Las metas del proyecto de inversión ejecutado por la entidad en la vigencia 2017, encaminado al desarrollo de la problemática social, se relacionan a continuación:

CUADRO 14 EJECUCION METAS BALANCE SOCIAL VIGENCIA 2017

No. META MAGNITUD

PROG. MAGNITUD

EJEC.

PPTO PROG.

(Millones $)

PPTO. EJEC.

(Millones $)

1 Adquirir y/o alquilar 494 unidades entre equipos de cómputo, impresoras, escáner y Servidores.

275 287 1.600.0 1.599.8

2 Adelantar 1 proceso de licenciamiento y Actualización de software misional y de apoyo.

100 100 2.835.5 1.488.8

3 Adquirir y/o readecuar 1 sede de la Personería de Bogotá D.C.

1 0 3.921.0 495.6

4 Dotar 21 sedes con puestos de trabajo y elementos de oficina.

3 3 431.0 283.9

5

Adelantar 1 proceso de organización de los archivos de gestión de la entidad, de acuerdo con las tablas de retención documental adoptadas y los Fondos Documentales acumulados de acuerdo con las Tablas de Valoración documental.

1 1 490.0 363.9

6 Adquirir y/o reponer 11 unidades entre vehículos y motos.

4 4 344.0 316.8

7 Definir 1 arquitectura empresarial para la gestión de tecnologías de la información.

0 1 0,00 0,00

8

Realizar 1 estudio que contemple los componentes y diseños necesarios para construcción y/o readecuación de la Infraestructura física de la Entidad.

2 1 43.0 43.0

Fuente: Informe Balance Social vigencia 2017 –Personería de Bogotá, y Plan de Acción 2016-2020.

Las acciones adelantadas por la entidad, descritas en el informe de Balance Social, llevadas a cabo en la vigencia 2017 del proyecto 1201, como resultado de la ejecución de las metas del proyecto de inversión “1201 - Modernización para el

fortalecimiento integral de la Personería de Bogotá D.C”, se presentan a continuación:

CUADRO 15



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ACCIONES ADELANTADAS EN LA EJECUCION DEL PROYECTO DE INVERSIÓN No. 1201 - VIGENCIA 2017

No. META MAGNITUD

PROG. MAGNITUD

EJEC. ACCIONES ADELANTADAS

1

Adquirir y/o alquilar 494 unidades entre equipos de cómputo, impresoras, escáner y Servidores.

275 287

Se adquirieron 160 computadores, 51 impresoras, 3 impresoras térmicas, 72 scanner y 1 plotter a través del contrato 833.

2

Adelantar 1 proceso de licenciamiento y Actualización de software misional y de apoyo.

100 100

Se adelantaron actividades en: Aplicaciones PL/SQL y aplicativos misionales, Gestión de procesos TIC, diseño y construcción de redes de telecomunicaciones, permitiendo la integración de módulos y buen funcionamiento de los sistemas de información de la Entidad.

3 Adquirir y/o readecuar 1 sede de la Personería de Bogotá D.C.

1 0

Contrato de obra 821, mantenimiento y reparaciones locativas del piso quinto y cubierta, del edificio ubicado en la calle 21 no.6-22/34.

4 Dotar 21 sedes con puestos de trabajo y elementos de oficina.

3 3

Contrato 819 adquisición e instalación de muebles y enseres, para mejorar el espacio de trabajo de las Personerías Delegadas para Asuntos Disciplinarios II y IV y la Coordinación de Asuntos Disciplinarios.

5

Adelantar 1 proceso de organización de los archivos de gestión de la entidad, de acuerdo con las tablas de retención documental adoptadas y los Fondos Documentales acumulados de acuerdo con las Tablas de Valoración documental.

1 1

Se realizaron actividades (aplicación de los procedimientos de gestión documental) para la organización e inventario de los archivos de gestión de la Entidad. Se contrató la adquisición de archivadores tipo file up.

6 Adquirir y/o reponer 11 unidades entre vehículos y motos.

4 4

Adquisición de 4 vehículos: • 2 automóviles Renault expresión logan. • 1 camioneta doble cabina Frontier 4*4 diésel. • 1 van wolksvagen combi de 9 pasajeros.

7 Definir 1 arquitectura 0 1 Se definió la arquitectura empresarial



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No. META MAGNITUD

PROG. MAGNITUD

EJEC. ACCIONES ADELANTADAS

empresarial para la gestión de tecnologías de la información.

para la gestión de tecnologías de la información y las comunicaciones, basada en los lineamientos establecidos por el MINTIC. Contrato que se adjudicó en el 2016 y con reservas en la vigencia 2017.

8

Realizar 1 estudio que contemple los componentes y diseños necesarios para construcción y/o readecuación de la Infraestructura física de la Entidad.

2 1

Se cuenta con el estudio de suelos (basados en la NRS- 10) que permitió establecer las características físicas y mecánicas, determinando aproximadamente el estrato de fundición, el tipo de sedimentación, las obras de contención y los procedimientos de excavación. Contrato adjudicado en el año 2016 y con reservas en la vigencia 2017. Se recibió el estudio y diseño del proyecto de construcción del edificio interno, en espera de la licencia que emite la curaduría para la finalización del contrato. (Prorroga en el mes de diciembre de 2017).

Fuente: Informe Balance Social vigencia 2017 –Personería de Bogotá Como resultado de la ejecución del proyecto, la población beneficiada fue superior a los mil (1.000) funcionarios de la Personería, al igual que las personas que diariamente atiende la entidad. Proyecto 1202 - Promoción y defensa de los derechos humanos desde una perspectiva de género y del posconflicto. La temática social planteada por la entidad está dada por el desplazamiento forzado con un total de 555.198 personas, que representan 8,16 % frente a las cifras nacionales. En base a lo mencionado, la Personería de Bogotá, D. C., atenderá y apoyará la población vulnerable y la población desplazada debido al conflicto armado, con el fin de apoyar el restablecimiento de sus derechos fundamentales. La población, objeto a beneficiar para cuatrienio, se estima en más de 367.000 personas. Para el año 2017, la entidad atendió a 160.462 ciudadanos a través de “sensibilizaciones en cultura para la paz y prevención de la violencia contra la mujer”, de los cuales se logró beneficiar a 160.853.



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Proyecto 1203 – Servicio integral a la ciudadanía La participación ciudadana en decisiones públicas ha sido reducida dada la carencia de conocimientos para ejercer el control social, así como la falta de credibilidad en temas de interés, son las problemáticas identificadas por la Personería. Este aspecto hace que se tomen medidas para que la entidad cree espacios para fortalecer los temas de participación ciudadana. Dentro del proyecto de inversión, la Personería buscó beneficiar a 200.000 personas en la defensa del interés de lo público e impactar a 8.500.000 ciudadanos. En la vigencia 2017, se planeó atender a 38.635 personas y se logró llegar a 39.342 ciudadanos para un cumplimiento del 101 %. Proyecto 7526 – Desarrollo y consolidación de la investigación disciplinaria y lucha contra la corrupción La problemática planteada está dada a los actos de corrupción tanto de funcionarios públicos como de particulares que afectan los recursos y la gestión de las entidades distritales y que han hecho que la imagen de sus instituciones disminuya considerablemente, circunstancia que obliga a la Personería a intervenir como ente de control con la aplicación del régimen disciplinario que atenué la conducta indebida de los servidores públicos y prevenga hechos corruptos. El proyecto cuatrienal busca beneficiar a más de 2.000 servidores públicos e impactar positivamente a toda la ciudadanía capitalina. En la vigencia 2017 se programaron 800 funcionarios públicos, de los cuales, se logró una magnitud de 700 funcionarios mediante el reparto de 715 expedientes, y así, tomar decisiones de fondo en los procesos disciplinarios. Este hecho, ha permitido disuadir las conductas de los funcionarios del Distrito Capital y repercutir en la confianza de la ciudadanía en sus instituciones distritales.

3.3 CONTROL FINANCIERO

Estados contables Alcance y muestra de auditoria La evaluación de este componente tuvo como objeto establecer si los estados contables presentados por la Personería de Bogotá D.C, con corte a 31 de diciembre de 2017, reflejaron razonablemente sus resultados operacionales y si en



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la elaboración de cumplimiento con los principios de contabilidad generalmente aceptada en Colombia y demás normas presentadas sobre la materia. Se efectuaron pruebas de cumplimiento, de análisis, de revisión de libros principales y auxiliares, examen de soportes (documentos internos y externos), además, la comparación de información entre dependencias, todo esto con el fin de verificar si la administración está dando cumplimiento a la normatividad contable, fiscal y tributaria vigente, así como la recopilación de evidencia sobre la razonabilidad de las cifras presentadas por la entidad al cierre de la vigencia 2017. Con este propósito, se efectuó la revisión selectiva del grupo 14 deudores, subcuenta 1424, recursos entregados en administración, subcuenta otros deudores grupo 16 propiedad planta y equipo, grupo 24 cuentas por pagar y el grupo 5 de gastos. Resultado del factor Estados contables El balance general con corte a 31 de diciembre de 2017, presentado por la Personería Distrital de Bogotá D.C., muestra un valor de $20.132.8 millones. Dentro de los rubros de activos, el más representativo es la cuenta Otros Activos por valor de $10.5 millones con una participación del 52.36 %, seguido de la cuenta Propiedad Planta y Equipo con un 43.37 %. En los Pasivos, la cuenta más representativa es la de Obligaciones laborales por valor de $20.1 millones con el 90.91 % de participación. Efectivo El grupo de efectivo refleja la caja con un saldo de $00 a diciembre 31 de 2017, conformadas por la caja menor que fue constituida según resolución 108 del 23 de enero de 2017 por valor de $32.150.00 para sufragar gastos urgentes imprescindibles. Su legalización se efectuó el día 18 de diciembre de 2017 ante la Dirección Distrital de Tesorería por Gastos por valor de $19.1 millones y recursos devueltos en cheque $12.8 millones y efectivo $160.490 para un total $12.9 millones como consta en el recibo de caja distinguido con el número consecutivo No.567515 como a continuación que se establezca inconsistencias.

CUADRO 16 LEGALIZACION CAJA MENOR



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Millones $

CONCEPTOS VALOR PARCIALES

Caja menor 32.1

Cheque 12.8

Efectivo 0.16

Gastos 19.1

Sumas iguales $32.1 32.1 Fuente: Balance 31 de diciembre de 2017-Personería de Bogotá D.C.

Deudores – 1400

La cuenta de deudores de la Personería asciende a la suma de $765.8 millones que corresponde a 0.04 % del activo. La cuenta de deudores refleja un valor $765.8 millones, saldo corriente $190.0 millones, no corriente $575.7 millones, para la vigencia del año 2017; mientras que la vigencia del 2016 es de $1.239.0 millones presentándose una variación de $368.9 millones como se relaciona a continuación:

CUADRO 17

RELACIÓN DE DEUDORES A DICIEMBRE 31 DE 2017

Millones $

Conceptos valor 2017 % 2.016 % Variación

Deudores 765.8 0,04 1.134.8 67.49 368.9

Recursos entregados en administración 326.3 42,61 662.9 58,42 336.6

Encargos Fiduciarios 326.3 42.61 662.9

336.6

Otros Deudores 439.5 57,39 471.8 41,58 32.32

Indemnizaciones 1.5 0,36 2.5 0,53 0.92

Otros Deudores $437.9 99,64 $469.3 99,48 31.4 Fuente. Balance 31 de diciembre de 2017-Personería de Bogotá D.C.

La cuenta de los recursos en administración presenta el 42.61 % de la cuenta de deudores y presenta una variación de $336.5 millones. En los recursos entregados en administración se encuentra la subcuenta encargos fiduciarios que presenta un valor de $326.3 millones. En esta, se registran los aportes de las cesantías de los empleados de la entidad entregadas a Fondo de Cesantías y pensiones –FONCEP, y cada vez que los empleados solicitan sus cesantías son descontados de los aportes del –FONCEP para un saldo Certificado de $326.3 millones.



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Efectuado el cruce de saldo entre la información reportadas por FONCEP y los registros contables de la Personería Distrital, esta no presenta diferencia con el certificado de FONCEP como se presenta en el siguiente cuadro:

CUADRO 18 CONCILIACIÓN DE FONCEP

Millones $

SALDO INICIAL INGRESOS NUEVO SALDO PAGOS SALDO

BALANCE 326.3

6.5 311.6 688.2 361.9 $326.3

diferencia 0

Fuente: Certificación expedida por FONCEP

La cuenta otros deudores presenta un saldo de $439.5 millones que corresponde a 57.39 % de los deudores, presentando una variación de $32.3 millones. La subcuenta de indemnizaciones presenta un valor de $1.5 millones que corresponde a 0.36 %. En esta cuenta se registran todas las solicitudes de reclamación por la pérdida de los bienes de propiedad de la entidad que se encuentran amparados por con la póliza. La subcuenta otros deudores, presenta un valor total de $437.9 millones a 31 de diciembre de 2017 que corresponden a las incapacidades que fueron presentadas por los funcionarios en vigencia anteriores y que las EPS no cancelaban por carecer de las cotizaciones con un mínimo de cuatro semanas, situación en la que administración a través de la oficina jurídica procedió a realizar un estudio de las normas, estableciéndose que dichos funcionarios deberían haber cotizado cuatro semanas y los independientes 24 veinticuatro semanas de forma ininterrumpida, sin perjuicio de la norma prevista para el reconocimiento de prestación económica y no observándose decreto 047 del 19 de julio de 2001 modificado por el artículo 9 de decreto nacional 783 de 2000, incapacidades por enfermedad general, de los cuales se tomó un 77.69 % las más representativas de la cuenta de otros deudores incapacidades como se relaciona:



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CUADRO 19 CUENTAS POR COBRAR

Millones $

ENTIDADES FECHA VALOR %

Café salud 31/12/2017 0.02 6,36

Compensar 31/12/2017 0.1 25,65

Coomeva 31/12/2017 0.03 8,09

Medimas 31/12/2017 0.03 7,79

Sanitas 31/12/2017 52.976 12,47

Colpensiones 31/12/2017 0.07 17,33

0.3 77,69

Fuente: Subdirección de Talento Humano- Personería de Bogotá D.C:

Causas que no permiten cancelar las incapacidades 1-Por Periodos mínimos de cotización. 2-por periodos mínimos de permanencia licencia de maternidad. 3-por no ser de la red de servicios de la entidad promotora de salud EPS. 4-Por incapacidad por no pos. 5-Por no estar registrada en el sistema de las entidades promotora de salud EPS. 6- Por saldos pendientes de pago de las vigencias de 2008 a 2011. 7-Saldos por incapacidades superiores a 180 días. Se evidencia en la cuenta de otros deudores con saldo de $249.4 millones, que la administración procedió a efectuar el cobro dichas incapacidades. Además, en la cuenta de otros deudores con un saldo $439.5 millones para la vigencia del año 2016 y las incapacidades del año 2017 son de $437.9 millones y corresponde al 99.64 %. La administración en años anteriores, registró incapacidades presentadas por los funcionarios y, al verificar las EPS, se estableció que, estos no habían cotizados oportunamente en vigencias anteriores, hecho al que no tenían derecho a ser canceladas las incapacidades como es la relación de las licencias de maternidad que fueron negadas por cuanto existían periodos mínimos de cotización desconociéndose el artículo 3 - Períodos mínimos de cotización. Para el acceso a las prestaciones económicas se estará sujeto a los siguientes períodos mínimos de cotización: “Decreto 047 del 19 de julio de 2001. Modificado por el art. 9.


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=14909#9


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Decreto Nacional 783 de 2000 y ley 87 de .993, Incapacidad negada por no ser de la red de servicios de la entidad promotora de salid EPS Resolución 5261 de 1.994” Atendiendo la depuración de la ley 1819 de 2016, se pudo establecer que la administración de la Personería Distrital de Bogotá había creado el Comité de Sostenibilidad Contable con la Resolución 57 del 31 de agosto de 2016, donde el numeral tercero del artículo tercero de la anterior resolución, asignó las labores de que las actuaciones administrativas de evaluación para depuración sostenibilidad y permanencia del sistema contable. Seguido de lo anterior, mediante la reunión celebrada el 9 nueve de noviembre de 2017, la Subdirección de Talento Humano presentó la propuesta de depurar la cuenta de incapacidades por cobrar por valor de $154.2 millones y mediante la resolución 871 de fecha 27 de diciembre de 2017 fueron dados de baja de la contabilidad.

CUADRO 20 CUENTA DE DEUDORES

Millones $

CORTO PLAZO LARGO PLAZO TOTAL

Deudores 190.0 575.7 765.8

Recursos Entregados en ADM. 0 326.3

Otros Deudores 190.1 249.4

Total 190.1 575.7 $765.8 Fuente: Libro auxiliar de contabilidad- Personería de Bogotá D.C.

CUADRO 21

RELACION DE INCAPACIDADES

Millones $

CONCEPTO VALOR

Incapacidades enfermedad

General negado 2.0

licencia de maternidad 34.3

Incapacidades No pos 0.3

Incapacidades no tramitadas 0.4

incapacidades no tramitadas 28.6

incapacidades no tramitadas 52.8


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=14909#9


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CONCEPTO VALOR

A cargo de EPS liquidadas 11.1

Gloria Alexandra esteban 24.7

TOTAL $154.2

Fuente Resolución 871 del 27 de Dic. 2017-Personería de Bogotá D.C.

CUADRO 22 INCAPACIDADES NEGADAS POR NO POS

ENTIDADES 2.014 2.015

Salud total 0.1

Aliasalud 0.1

Famisanar 0.1

TOTAL 0.1 0.2 Fuente Libro Auxiliar contabilidad- Personería de Bogotá D.C.

Las administraciones deben seguir efectuando el estudio del valor de las incapacidades para determinar el valor real de la cuenta. Propiedad Planta y Equipo – 1600 El total de la propiedad planta y equipo, 43.37 %, corresponde a un valor de $19.770.6 millones, menos a la depreciación de $11.038.7 millones para un saldo de $8.731.8 millones.

CUADRO 23 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Millones $

CONCEPTO 2.017 2.016 VARIACIÓN

1605 Terrenos 554.6 2,81 554.6 0

1637 Propiedad planta y equipo no explotado 243.2 1,23 1.068.3 825.1

1640 Edificios 9.153.2 46,30 9.153.2 0

1655 maquinaria y equipo 495.0 2,50 475.2 -19.8

1660 Equipo médico y científico 13.9 0,07 13.4 -0.6

1665 Muebles y enseres 2.433.1 12,31 2.412.6 -20.5

1670 Equipo de Comunicaciones 5.515.9 27,90 5.241.9 -273.8

1675 Equipo de transporte 1.291.9 6,53 1.291.9 0

1680 Equipo de comedor 69.6 0,35 53.4 -16.2

total 19.770.6 100,00 20.264.7 494.1



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Depreciación -11.038.7 97,43 11.985.4 946.6

total $8.731.9 43.37 $8.279.3 452.5

Fuente: Balance General a 31 de diciembre de 2017- Personería de Bogotá D.C.

Se adquirió maquinaria y equipo por valor de $19.7 millones, se compraron equipos médicos por valor de $600.000, muebles por $20.5 Millones, equipo de comunicaciones por $273.8 millones y equipo de comedor por $16.205.415. Estos ingresaron al almacén con su respectivo comprobante de ingresos. La propiedad planta y equipo presenta un saldo a 31 de diciembre de 2016 de $ 20.264.7 millones de los cuales se efectuaron adquisiciones de bienes de maquinaria y equipos por un valor de $19.7 millones, muebles y enseres por $20.5 , equipos de comunicación por $273.8 millones, equipo de comedor $16.2 millones y equipo médicos por 0.6 millones, para un total de $20.595.7 millones menos equipo de la propiedad planta y equipo no explotados que fueron dados de baja por $825.1 millones para un saldo de $19.770.5 millones sin que se presente diferencias, por lo tanto, su saldo se encontró razonable. La propiedad planta y equipo no explotado corresponde a bienes que se encuentran en bodega y que ya prestaron el servicio, que no son objeto de uso ni explotación, debido a sus característica y circunstancias especiales diferentes al mantenimiento no están siendo utilizados por el ente, dentro de estos bienes ya debería ser dados de baja los equipos de cómputo que se encuentran obsoletos y presenta un valor de $158.8 Millones que corresponde a 65,32% siendo un valor tan representativo en la cuenta en propiedad planta y equipo $ 243.1 Millones.

CUADRO 24

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

Millones $

Concepto 2.017 %

1605 Terrenos 554.6 2,81

1637 Propiedad planta y equipo no explotado 243.2 1,23

1640 Edificios 9.153.2 46,30

1655 Maquinaria y equipo 495.0 2,50

1660 Equipo médico y científico 13.9 0,07

1665 Muebles y enseres 2.433.1 12,31

1670 Equipo de Comunicaciones 5.515.9 27,90

1675 Equipo de transporte 1.291.9 6,53

1680 Equipo de comedor 69.6 0,35



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Total $19.770.6 100,00

Depreciación 11.038.7 97,43

Total $8.731.8 Fuente: Libro Auxiliar del Balance- Personería de Bogotá D.C.

Realizado el cruce entre los registros de contabilidad y la oficina de almacén en un 97.43 % del total de la propiedad planta y equipo no se estableció que existen diferencias. Otros activos Bienes y servicios pagados por anticipados- seguros Por los seguros adquiridos por la Personería y las diferentes licencias de sistemas que la entidad compra para dar cumplimiento con lo establecido en los programas de sistemas, se realizan amortizaciones mensuales. Otros bienes y servicios pagados por anticipados a 31 de diciembre presentan un saldo de $ 143.8 millones que corresponde a que la administración adquirió una licencia por valor de $234.7 millones y se efectuó la amortización mensual de $19.562.63, y se adquirió una nueva licencia por valor de $138.0 millones y se efectúa amortización mensualmente por $ 15.3 millones. Otro activo presenta un valor $10.542.1 millones que corresponde a 52.36 %.

CUADRO 25

CARGOS DIFERIDOS

Millones $

Cargos diferidos 10.542.1 % 10.592.1 49.94

Bienes y servicio pagados anticipado 220.9 2,09 69.8 -151.0

Cargos diferidos 8.8 0,08 17.1 8.2

Intangibles 1.697.6 16,10 1.697.9 0.3

Amortizaciones acumuladas -959.9 -9,11 -767.5 192.4

Valorizaciones 9.574.8 90,82 9.574.8 0 Fuente Libro Auxiliar- Personería de Bogotá D.C.

Son bienes que se adquieren para el funcionamiento de la entidad



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CUADRO 26

OTROS ACTIVOS

Millones $

OTROS ACTIVOS 10.635.1

Bienes y servicios pagados por anticipados 220.8

Seguros 64.5

impreso y publicaciones 12.4

Otros bienes y servicios pagados por anticipados 143.8

CARGOS DIFERIOS 101.9

Materiales y suministros 93.0

Dotación a trabajadores 0.4

elementos de aseo 8.8

combustibles y lubricantes 0

Fuente: Libro Auxiliar- Personería de Bogotá D.C.

Estos bienes, como los seguros, son para proteger la pérdida de bienes o a la entidad. Estos son amortizados mensualmente y son depositados en al almacén.

Cuentas por Pagar La cuenta por pagar presenta un valor de $723.6 millones, las adquiridoras de bienes y servicios nacionales presentan un valor de $503.7 millones, bienes y servicios de $387.3 millones y proyectos de inversión de $116.3 millones. En este grupo, se incluyen las cuentas que representan las obligaciones que la entidad adquiere con tercero relacionado con las operaciones que lleva a cabo en el desarrollo de las funciones de cometido estatal. Este saldo se discrimina de la siguiente manera:

Bienes y Servicios Las cuentas por pagar de bienes y servicios se tomaron el 77.88 % de las cuentas que representa las obligaciones que la entidad adquirió de bienes y servicios en desarrollo de funciones del cometido estatal. Estas cuentas fueron causadas y se efectuaron los receptivos descuentos de ley, sin embargo, quedaron pendientes a 31 de diciembre de ser cancelados los bienes y servicios de $116.3 millones y por proyectos de inversión un valor de $116.3 millones para un total de $503.7 millones.



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Efectuaron la verificación de los comprobantes de ingreso al almacén y quedaron pendiente por pagar, a 31 de diciembre de 2017, por un valor de $387.3 millones sin se presenten novedades en la cuenta.

CUADRO 27

CUENTAS POR PAGAR

Millones $

CONCEPTO VALOR %

Cuentas 723.6

Adquisiciones de bienes y servicio Nal. 503.7 69,61

Bienes y servicios 387.4 76.91

Proyectos de inversión 116.3 23.09

Acreedores 192.0 26.54

Retenciones 27.9 3.86

100.00

Fuente: Balance 31 dic. 2017- Personería de Bogotá D.C.

La cuenta de acreedores son registros de servicios públicos que no se han cancelado por cuanto la fecha vence el próximo mes, los aportes del descuento de nómina de los Fondo de Pensiones y los aportes de salud, descuentos de los aportes de cooperativos a Fondo de empleados y los aportes a la Escuela de la ESAP son causados y se encuentran pendientes de pagar con corte a 31 de dic. 2017.

CUADRO 28

RELACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

Millones $

Concepto NIT Valor %

Papelería los Andes 26.740 3.5 0,90

Prodi aseo S.A.S 84.205 0.3 0,09

Hernando Bulla Orjuela 4.831 6.9 1,79

Prodiaseo S.A.S 84.209 0.3 0,08

Organización Terpel 95.213 11.9 3,07

Rentokil INITIAL Colombia S. A. 57.931 .2.2 0,06

Shalom 7.141 0.4 0,12

Signal Parqueting LTDA 226.923 24. 0,63

UNIPLES S.A. 1.021.363 14.5 3,76



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Concepto NIT Valor %

SOFTWARE IT S.A. S 818.708 18.5 4,78

Comicol S.A.S 38841 0.5 0,12

Camionatosa Service S.A.S 4395 16.8 0,43

Granadina DE Vigilancia 513971 112.4 29,03

Aseos Colombianos Aseocolba S.A 146077 46.1 11,90

Ingeniería de Plantas y Bombas 152368 14.7 3,80

A&G Ingenierita Y Soluciones 1020853 0.7 0,17

Expreso Brasilia 100531 26.0 6,73

Colsubsidio 7336 7.7 2,00

Servicios Postales Nacionales 62917 32.6 8,42

TOTAL $340.7 77,88 Fuente libro auxiliar de contabilidad a 31 de dic. 2017- Personería de Bogotá D.C.

Recursos entregados en administración, no existen en la entidad.

CUADRO 29

GASTOS

Millones $

Total, de gastos 133.2

Gastos administrativos 121.0

Gastos generales 12.0

Provisiones 114.6

Otros gastos 28.3

total 133.2 Fuente: Libro Auxiliar- Personería de Bogotá D.C.

Los gastos administrativos corresponden a gastos de los sueldos, las contribuciones imputadas y efectivas los correspondientes a los aportes de la nómina. El incremento en las cuentas de gastos obedece a la contratación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión para cumplir con los planes y objetivos trazados por la Administración, como también por la ejecución del proyecto Modernizar y fortalecer los procesos Misionales y de apoyo de la Personería de Bogotá.



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Cuentas Reciprocas

Los saldos de las cuentas reciprocas están relacionadas en el formato CGN2005 - 002 de la Contaduría General de la Nación, por valor de $ 3.919.4 millones que están representadas por El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar con saldo de $427.07 millones, aportes del SENA por $71.2 millones, aportes a los Instituto Técnicos $142.4 millones, que se encuentra debidamente firmados por la Personería de Bogotá, D.C. Se cotejaron selectivamente los saldos que lo componen determinando que no existen observaciones, por cuanto estos saldos corresponden a giros dejados de girar por parte de la secretaria de Hacienda del Distrito y ser conciliados por parte de la entidad.

3.3.1. CONTROL INTERNO

El Control Fiscal Interno, se evaluó revisando los procesos, procedimientos, mapas de riesgos, planes programas y demás información aportada al equipo auditor, relacionada con la administración de recursos, fondos y bienes públicos. Además, se utilizaron herramientas para la evaluación de los procesos como las capacitaciones de la auditoria para establecer la eficiencia y la eficacia del procedimiento. La Personería de Bogotá cuenta con el paquete contable denominado Si Capital que salvaguarda sus activos, el cual esta interrelacionado con la oficina de almacén verificando la exactitud y confiabilidad de la información contable, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control promoviendo la operatividad y alentando la adhesión a las políticas contables.

4. OTROS RESULTADOS

4.1 SEGUIMIENTO A PRONUNCIAMIENTOS

La Dirección Sector Gobierno no tiene formulado a la fecha ningún pronunciamiento dirigido a la Personería de Bogotá, D.C.

4.2 ATENCIÓN DE QUEJAS

Para la auditoria de regularidad se asignaron como insumos los derechos de petición a saber:



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El derecho de petición Nº. 560-18 del HC Álvaro Argote Muñoz, en el cual se solicita se investiguen; los gastos excesivos en rubros de propaganda, impresiones, publicaciones y promoción institucional por cerca de 44 mil millones de pesos anual. La auditoría de regularidad encontró que el presupuesto de la entidad presenta una apropiación para el rubro de “Promoción Institucional” de $ 242.0 millones de pesos, para el periodo 2017, mostrando una participación del 0.17 %. respecto al presupuesto disponible de la entidad en $139.133.1 millones. Por lo anterior, se evidenció que la ejecución del Rubro referido alcanzó el 96.94, equivalente $234.6 millones.

El derecho de petición Nº. 679-18 del HC Segundo Celio Nieves Herrera. Donde manifiesta el HC que existe un incremento en los gastos de funcionamiento en el rubro de arrendamientos en los años 2017- 2018 lo cual hace necesario una revisión en la política de austeridad en el gasto del Distrito Capital.

Con el fin de elaborar la respuesta desde la Dirección Sector Gobierno de la Contraloría de Bogotá D.C., se solicitó la siguiente información a la Personería de Bogotá D.C. mediante radicado 2018ER499325 de 25 de Mayo de 2018:

Relación de contratos suscritos por esa Entidad en los años 2017 y 2018, señalando valor, plazo, contratista y la articulación de los mismos con la misionalidad de la Entidad.

Señalar las razones técnicas, económicas y jurídicas establecidas por esa entidad en los estudios técnicos para la celebración de los contratos en comento.

Relación de los bienes inmuebles de propiedad de la Entidad, indicando el uso que en la actualidad tiene cada uno de ellos.

De acuerdo con lo solicitado, la Personería de Bogotá mediante comunicación radicada con número 1-2018 -11913 del 30 de mayo de 2018, dio respuesta al oficio 2-2018-09965 emitido por la Dirección Sector Gobierno, en cinco (5) folios, los cuales se anexan a la respuesta del DPC 679 de 2018., por parte de la auditoría se verificó que los contratos de arrendamiento presentan una adecuada justificación técnica y jurídica , se encontraron ajustados a precios de mercado los cánones correspondientes y se enmarcan en el desarrollo de la misionalidad de la entidad, igualmente, en la Auditoría de Regularidad vigencia 2017, PAD 2018 adelantada en la Personería de Bogotá D.C., se incluyeron los contratos de arrendamiento 118 de 2017 y 496 de 2017,como parte de la muestra



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seleccionada, los cuales fueron revisados por el equipo auditor, estos contratos fueron analizados por el equipo auditor en sus etapas precontractual, contractual y de ejecución, no se encontraron hallazgos de tipo administrativo, fiscal o disciplinario.

El derecho de petición Nº. 694-18 del HC Marco Fidel Ramírez Antonio, refiere en su solicitud que se “investiguen lo relacionado con las escandalosas cifras que ha pagado el Distrito en arriendos”.6

En virtud de la necesidad de dar respuesta desde la Dirección Sector Gobierno de la Contraloría de Bogotá D.C., se solicitó la siguiente información a la Personería de Bogotá D.C. mediante radicado 2018ER499325 de 25 de Mayo de 2018:

Relación de contratos suscritos por esa Entidad en los años 2017 y 2018, señalando valor, plazo, contratista y la articulación de los mismos con la misionalidad de la Entidad.

Señalar las razones técnicas, económicas y jurídicas establecidas por esa entidad en los estudios técnicos para la celebración de los contratos en comento.

Relación de los bienes inmuebles de propiedad de la Entidad, indicando el uso que en la actualidad tiene cada uno de ellos.

De acuerdo con lo solicitado, la Personería de Bogotá mediante comunicación radicada con número 1-2018 -11913 del 30 de mayo de 2018, dio respuesta al oficio 2-2018-09965 emitido por la Dirección Sector Gobierno, en cinco (5) folios, los cuales se anexan a la respuesta del DPC 679 de 2018., por parte de la auditoría se verificó que los contratos de arrendamiento presentan una adecuada justificación técnica y jurídica , se encontraron ajustados a precios de mercado los cánones correspondientes y se enmarcan en el desarrollo de la misionalidad de la entidad, igualmente, en la Auditoría de Regularidad vigencia 2017, PAD 2018 adelantada en la Personería de Bogotá D.C., se incluyeron los contratos de arrendamiento 118 de 2017 y 496 de 2017,como parte de la muestra seleccionada, los cuales fueron revisados por el equipo auditor, estos contratos fueron analizados por el equipo auditor en sus etapas precontractual, contractual y de ejecución, no se encontraron hallazgos de tipo administrativo, fiscal o disciplinario.

6 Derecho de Petición No. 694-18



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Una vez comunicado el informe final de la Auditoría de Regularidad vigencia 2017 al sujeto de control, se le enviará respuesta definitiva a los peticionarios



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5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA

TIPO DE HALLAZGOS CANTIDAD VALOR

(En pesos) REFERENCIACIÓN

1. ADMINISTRATIVOS 5 N.A

3.1.3.1 3.1.3.2 3.1.4.1 3.1..4.2 3.2.1.1

2. DISCIPLINARIOS N.A

3. PENALES N.A

4. FISCALES 0

N.A: No aplica.


INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE REGULARIDAD PERSONERIA … · PERSONERIA DE BOGOTA D.C. CÓDIGO...

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