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INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA

GESTIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL INSTITUTO

COSTARRICENSE DE INVESTIGACIÓN Y ENSEÑANZA EN

NUTRICIÓN Y SALUD (INCIENSA)

Contraloría General de la República de Costa Rica

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa

Área de Fiscalización de Servicios Sociales

P3-01-GE-01 V5

2018

INFORME N. ° DFOE-SOC-IF-00007-2018

29 de junio, 2018

- 2 - Contraloría General de la República

T: (506) 2501-8000, F: (506) 2501-8100 C: [email protected]

http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica

CONTENIDO

Resumen Ejecutivo ................................................................................................................... 3 1. Introducción ..................................................................................................................... 5

ORIGEN DE LA AUDITORÍA ................................................................................................................. 5 OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 5 ALCANCE ....................................................................................................................................... 6 CRITERIOS DE AUDITORÍA ................................................................................................................. 6 METODOLOGÍA APLICADA ................................................................................................................. 6 GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO .................................................................................. 6 MEJORAS IMPLEMENTADAS POR LA ADMINISTRACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA ......................................... 7 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ....................................................... 7

2. Resultados ........................................................................................................................ 8 PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL INCIENSA ................................................ 8

Desvinculación de los procesos de planificación de la Auditoría Interna del ámbito

estratégico y operativo del INCIENSA 8

SERVICIOS DE AUDITORÍA ................................................................................................................. 9 No se cuenta con un respaldo documentado de los servicios de auditoría 9

Debilidades en el abordaje de los atributos de los hallazgos 10

SERVICIOS PREVENTIVOS ................................................................................................................ 11 Debilidades en la labor de asesoría que desarrolla la Auditoría Interna 11

3. Conclusiones ................................................................................................................... 14 4. Disposiciones .................................................................................................................. 14

A LA LICDA. ANA TERESA GUILLÉN EN SU CONDICIÓN DE AUDITORA INTERNA O A QUIEN EN SU

LUGAR OCUPE EL CARGO .......................................................................................................... 15 CUADROS

CUADRO N.° 1 DETALLE DE ASESORÍAS BRINDADAS POR LA AUDITORÍA INTERNA DE INCIENSA EN EL PERIODO

2015-2017…………………………………………………………………………………………………………………………………………. 12 CUADRO N.° 2 EJEMPLOS DE DOCUMENTOS QUE NO CUMPLEN CON LAS CARÁCTERISTICAS DEL SERVICIO

PREVENTIVO DE ASESORÍA………………………………………………………………………………………………………….. 13 IMÁGENES

IMAGEN N.° 1 PAPELES DE TRABAJO AUSENTES EN LOS EXPEDIENTES DE LAS AUDITORÍAS REALIZADAS EN EL

PERÍODO 2015-2017…………………………………………………………………………………………………………………...9




Resumen Ejecutivo

¿QUÉ EXAMINAMOS?

Se analizó la actividad de la Auditoría Interna del Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud (INCIENSA), por medio de los servicios que brinda la Unidad, de cara a la normativa existente. En este sentido se revisó el proceso de planificación, la labor de asesoría, así como el desarrollo de los informes de auditoría y los respectivos papeles de trabajo.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE?

El INCIENSA es responsable de generar y difundir conocimiento e información estratégica para la toma de decisiones en salud pública a nivel nacional, por ello, resulta de fundamental importancia la necesidad de que la Auditoría Interna garantice razonablemente a la ciudadanía que los recursos que le han sido conferidos al Instituto, se administren de manera eficiente, en apego al bloque de legalidad y procurando la satisfacción del interés ciudadano.

Asimismo, dado que la auditoría interna es uno de los componentes del control interno de las entidades del Sector Público que contribuyen junto con la Contraloría General de la República a la vigilancia de la Hacienda Pública, es relevante que el Órgano Contralor realice valoraciones de su funcionamiento, con el fin de identificar áreas débiles que deban ser fortalecidas para aumentar la efectividad de su labor y de la función de socio estratégico en la fiscalización de los fondos públicos de las Instituciones.

¿QUÉ ENCONTRAMOS?

La Auditoría Interna del INCIENSA presenta oportunidades de mejora en su planificación, ya que se visualiza una desvinculación en los procesos de planificación de los informes de auditoría que realiza, respecto del ámbito estratégico y operativo del INCIENSA.

Además, del análisis realizado por el equipo de auditoría, para el período 2015-2017, se determinó que el programa de trabajo de esa Unidad se orientó en aspectos de tipo adjetivo, dejando de lado las auditorías que se relacionan de manera directa e inmediata con los objetivos de creación del INCIENSA, tales como la gestión de servicios de enseñanza, investigación, vigilancia epidemiológica o el aseguramiento de la calidad de los servicios que realiza en laboratorios privados y públicos.

En cuanto a la elaboración y organización de los papeles de trabajo de las auditorías realizadas en el período 2015-2017, se evidenció una serie de deficiencias de forma y contenido en los mismos, tales como ausencia de programas específicos para las etapas de planificación y examen (62%), no se realiza la comunicación de criterios de evaluación a la Administración Activa (100%), y no se emite el Plan General de Auditoría (100%).

Además, se encontró que el 100% de los informes de auditoría valorados para el período 2015-2017, los hallazgos ahí desarrollados omiten uno o varios de los atributos básicos que conforman un informe de auditoría, como son, criterio, condición, causa y efecto.




Los procedimientos de auditoría no obedecen a un análisis de la información que sustente la evidencia, ya que dichos procedimientos se limitan a la información aportada por la administración o notas emitidas por la Auditoría Interna. Es decir, los procedimientos presentan la evidencia recopilada de forma aislada, sin establecer de forma clara, concisa, y completa los resultados del análisis realizado con base en la evidencia. A su vez, se determinó que no existe una estandarización de las codificaciones, referencias y formato de los papeles de trabajo, que respaldan dichos informes.

En lo que respecta a las asesorías brindadas, se evidenció que para el periodo 2015-2017, el 31% de esas asesorías, fueron productos que por su naturaleza no podrían ser catalogados como asesorías, tales como solicitudes de información, remisión de decretos, informes o actas, a su vez, en un 48% de los casos, se emitieron recomendaciones, en el tanto en este tipo de productos lo que se emite son criterios, opiniones u observaciones, además se determinó que un 7% de estas asesorías no se desarrolló el sustento técnico correspondiente, lo que implica que del 100% de los productos considerados como asesorías brindadas, el 86% presenta debilidades como las aquí señaladas.

¿QUÉ SIGUE?

Con el propósito de contribuir a solventar las debilidades determinadas se giraron disposiciones a la Auditora Interna del INCIENSA, que persiguen fortalecer la gestión de esa Unidad. Tales disposiciones se orientaron a la elaboración de un Plan Estratégico que le permita orientar su quehacer a los temas estratégicos y de riesgo de la institución, la elaboración e implementación de un manual de procedimientos de la Auditoría Interna, la definición e implementación de mecanismos de control que garanticen que los hallazgos en los informes de auditoría cumplan con los cuatro atributos y la definición e implementación de un procedimiento para los servicios preventivos de asesorías que brinda la Auditoría Interna.




INFORME N.° DFOE-SOC-IF-07-2018

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS SOCIALES

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA GESTIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL INSTITUTO

COSTARRICENSE DE INVESTIGACIÓN Y ENSEÑANZA EN NUTRICIÓN Y SALUD (INCIENSA)

1. Introducción

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. La Auditoría Interna del Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud (INCIENSA) se considera un órgano asesor de alto nivel dentro de la estructura organizacional del Instituto, el cual depende orgánicamente del Consejo Técnico.

1.2. Considerando que el INCIENSA es responsable de generar y difundir conocimiento e información estratégica para la toma de decisiones en salud pública en el país, es impetuosa la necesidad de que la Auditoría Interna garantice razonablemente a la ciudadanía que los recursos que les han sido conferidos a los funcionarios públicos del Instituto, se administren de manera eficiente, en apego al bloque de legalidad y procurando la satisfacción del interés ciudadano.

1.3. Asimismo, dado que la auditoría interna es uno de los componentes del control interno de las entidades del Sector Público, que contribuyen junto con la Contraloría General de la República a la vigilancia de la Hacienda Pública, es de fundamental importancia que el Órgano Contralor realice la valoración de la Unidad, con el fin de identificar áreas que deban ser fortalecidas para aumentar la efectividad de su labor.

OBJETIVOS

1.4. Analizar la calidad de la gestión de la Auditoría Interna del INCIENSA conforme a lo establecido en la Ley General de Control Interno (LGCI)1 y normativa conexa.

1 Ley General de Control Interno N° 8292 del 31 de julio de 2002. (Publicada en la Gaceta N° 169 del 4 de setiembre de

2002




ALCANCE

1.5. Es una auditoría de carácter especial que abarcó el periodo comprendido entre el 1° de enero de 2015 y el 31 de diciembre de 2017, ampliandose en aquellos casos en los que se consideró pertinente.

1.6. Se analizó el proceso de planificación, desde el nivel estratégico hasta el operativo, el servicio preventivo de asesoría y los informes de auditoría con sus respectivos papeles de trabajo.

CRITERIOS DE AUDITORÍA

1.7. La comunicación de los criterios de evaluación aplicados en la presente auditoría se realizó el 20 de febrero de 2018 a la Auditora Interna del INCIENSA. Posteriormente, se comunicaron mediante el oficio DFOE-SOC-0297 del 28 de febrero de 2018, tanto a la Presidenta del Consejo Técnico como a la Auditora.

METODOLOGÍA APLICADA

1.8. Para la elaboración de esta auditoría se utilizaron las técnicas y procedimientos estipulados en el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI) de la Contraloría General de la República. Además, se observó, en lo atinente, las disposiciones contenidas en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP)2, y demás normativa aplicable.

1.9. La metodología utilizada para el desarrollo de la revisión se enfocó en la aplicación de técnicas y prácticas de auditoría normalmente aceptadas, tales como entrevistas, verificaciones de documentos en los expedientes de auditoría y análisis de la normativa legal y técnica aplicable.

GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO

1.10. La Ley General de Control Interno conceptualiza la Auditoría Interna como una actividad independiente, objetiva y asesora, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, por tanto, se requiere de un trabajo sistémico y disciplinado por parte de esta instancia, para lograr de manera eficiente evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de las organizaciones.

1.11. Asimismo, la auditoría interna es el medio funcional que permite a los directivos de una entidad recibir de una fuente interna, la seguridad de que los procesos de los cuales son responsables funcionan, de modo tal que queden reducidas al mínimo las probabilidades de incidir en fraudes, errores o prácticas ineficientes y antieconómicas .

1.12. De conformidad con las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público3, los servicios que brinda la auditoría para el cumplimiento de dicho fin, se clasifican como servicios preventivos y servicios de auditoría. Los servicios preventivos incluyen las asesorías, advertencias y la labor de legalización de libros, mientras que como parte de los servicios de auditoría destacan los distintos tipos de fiscalización tales como operativa, financiera y de carácter especial.

2 Emitidas según Resolución N° R-DC-064-2014 del 11 de agosto de 2014 (Gaceta N.° 184 del 25 de setiembre de

2014) 3 Emitidas según Resolución N° R-DC-119-2009 del 16 de diciembre de 2009 (Gaceta N.° 28 del 10 de febrero de 2010)




1.13. Específicamente, la Unidad de Auditoría Interna del INCIENSA cuenta con dos funcionarios que desarrollan tanto los servicios de auditoría como los preventivos, y una funcionaria encargada de las labores secretariales.

1.14. En virtud de lo señalado, las unidades de auditoría interna adquieren un papel relevante dentro de las Instituciones, por cuanto contribuyen por medio de sus servicios en la fiscalización de los recursos públicos junto con la Contraloría General.

MEJORAS IMPLEMENTADAS POR LA ADMINISTRACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

1.15. La Auditoría Interna, dentro de su rol de servicios de asesoría participó de forma activa durante el periodo en estudio en el desarrollo de inspecciones de bienes, inspecciones que culminaban con la firma conjunta de actas entre los funcionarios de la Auditoría Interna y la Administración, resultando ello una actuación propia de la Administración activa. No obstante, mediante el oficio AI-2018-071 de fecha 16 de abril de 2018, la Auditora Interna comunica a la Unidad de Proveeduría Institucional que a partir de esa fecha dejará de participar en el proceso de baja de bienes inservibles de forma conjunta con la Administración.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.16. La comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y disposiciones producto de la auditoría a que alude el presente informe, se efectuó el 19 de junio de 2018, en las instalaciones del INCIENSA, con la presencia de los siguientes funcionarios del Instituto: Dra Alejandra Acuña Navarro, Presidenta del Consejo Técnico y la Licda. Ana Teresa Guillén Sánchez, Auditora Interna. La convocatoria a esta actividad se realizó de manera formal por medio del oficio N.° DFOE-SOC-0676 (8496) del 18 de junio del año en curso.

1.17. El borrador del presente informe fue remitido en versión digital a Licda Ana Teresa Guillén Sánchez, Audirora Interna, mediante el oficio DFOE-SOC-0703 (8782) de 2018, del 22 de junio de 2018, con el propósito de que en un plazo no mayor de cinco días hábiles, se formularan y remitieran a la Gerencia de Área de Fiscalización de Servicios Sociales, las observaciones que se consideraran pertinentes sobre su contenido.

1.18. Mediante oficio AI-OF-2018-120 de fecha 28 de junio del año en curso, se recibieron las observaciones por parte de la Auditora Interna. La Contraloría General, analizó las observaciones y mediante oficio DFOE-SOC-0732 (09153)-2018 remitió las valoraciones, además incorporó en el presente informe lo correspondiente.




2. Resultados PLANIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL INCIENSA

Desvinculación de los procesos de planificación de la Auditoría Interna del ámbito estratégico y operativo del INCIENSA

2.1. La planificación es una herramienta de acción que para ser efectiva debe abarcar los ámbitos estratégico y operativo, considerando los riesgos institucionales, el universo auditable, los factores críticos de éxito, así como otros criterios relevantes.

2.2. Desde el ámbito estratégico la planificación permite enfocar los recursos humanos y financieros de la auditoría interna al logro de su misión, visión y objetivos, mediante el establecimiento de acciones que se ejecutan anualmente en su plan de trabajo y que deben ser congruentes con la visión, misión y objetivos institucionales. Por ello, resulta fundamental la vinculación entre dichos elementos.

2.3. Del análisis realizado por este Órgano Contralor, no se evidenciaron acciones de mediano y largo plazo mediante las cuales se oriente o se proyecte el quehacer de la Auditoría Interna del INCIENSA (AI-INCIENSA) y tampoco se observa una alineación entre la planificación de las auditorías realizados en el período 2015-2017, con los objetivos estratégicos de la Institución; dado que desde el año 2015 la formulación de su plan de trabajo anual no permite orientar y maximizar el uso de los recursos de la unidad, de manera que se puedan abarcar progresivamente los temas institucionales considerados riesgosos.

2.4. Eneste sentido, se destaca que el universo auditable de la Auditoría Interna (2015-2017) cuenta con 35 posibles temas de auditoría, de los cuales 24 (69%), son considerados de acuerdo a la Auditoría Interna como de un nivel de riesgo alto. Sin embargo, del análisis realizado por el equipo de auditoría, se determinó que el programa de trabajo de esa Unidad se orientó en aspectos de tipo adjetivo, dejando de lado auditorías que se relacionan de manera directa e inmediata con los objetivos de creación del INCIENSA, tales como la gestión de servicios de enseñanza, investigación, vigilancia epidemiológica o el aseguramiento de la calidad de los servicios que realiza en laboratorios privados y públicos.

2.5. Lo comentado fue validado por la Auditora Interna del INCIESA, la cual confirmó que el plan estratégico 2015-2020 no había sido elaborado y que además no existe interés de presentarlo a los Miembros del Consejo Técnico actual, para evitar más conflictos con ese órgano colegiado y a falta de un plan estratégico institucional del INCIENSA.

2.6. Esto, a pesar de que las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público en el numeral 2.2, manifiestan que “el auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, deben ejecutar un proceso sistémico para la planificación de la actividad de la auditoría interna, el cual debe documentarse apropiadamente. Dicho proceso debe cubrir los ámbitos estratégico y operativo, considerando la determinación del universo de auditoría, los riesgos institucionales, los factores críticos de éxito y otros criterios relevantes”.

2.7. La misma norma en el numeral 2.2.1, hace énfasis en que la planificación estratégica de esa instancia debe plasmar la visión y la orientación de la auditoría interna, y ser congruente con la visión, la misión y los objetivos institucionales.

2.8. Como consecuencia de lo señalado anteriormente, se corre el riesgo de que la función de la auditoría interna no contribuya oportunamente con la consecución de los objetivos




institucionales, la eficacia de los procesos, la gestión de riesgos y el control de la organización, de manera que los productos de auditoría generen un mayor impacto en las oportunidades de mejora de la institución.

SERVICIOS DE AUDITORÍA

No se cuenta con un respaldo documentado de los servicios de auditoría

2.9. De la revisión efectuada por la Contraloría General, de los 16 (100%) expedientes de papeles de trabajo que sustentan los informes emitidos por la AI-INCIENSA durante el periodo 2015-2017, se determinó la ausencia de documentación fundamental en el desarrollo de la actividad de auditoría e imprescindible para respaldar las conclusiones alcanzadas, tal como se detalla de seguido.

Fuente: Elaboración propia con base en la información aportada por la Auditoría Interna y

lo señalado en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público.

2.10. A mayor abundamiento, se determinó que los papeles de trabajo analizados no permiten la distinción entre la etapa de planificación y de examen, por cuanto 6 (38%) legajos cuentan con un único programa de trabajo y los 10 (62%) restantes, carecen de dicho instrumento.

2.11. Los procedimientos de auditoría no obedecen a un análisis de la información que sustente la evidencia, ya que dichos procedimientos se limitan a la información aportada por la administración o notas emitidas por la Auditoría Interna. Es decir, los procedimientos

Imagen N.° 1

Papeles de trabajo ausentes en los expedientes de las auditorías realizadas en el

período 2015-2017




presentan la evidencia recopilada de forma aislada, sin establecer de forma clara, concisa, y completa los resultados del análisis realizado con base en la evidencia.

2.12. El 100% de los expedientes carecen del Plan General de Auditoría, el cual contenga las áreas seleccionadas para auditar en la etapa de examen. Además, en el 100% de los casos revisados se encontró que no se comunica a la administración la viabilidad de la auditoría, así como el nombre, objetivo, alcance, y los criterios de auditoría a aplicar al finalizar la etapa de planificación.

2.13. A su vez, no se realiza la estandarización en las codificaciones o referencias de los expedientes de los papeles de trabajo, así como un formato establecido en su contenido para cada una de las etapas de la auditoría.

2.14. Por otra parte, la Contraloría General encontró que se utiliza como marco orientador de los servicios de auditoría un trabajo final de graduación del año 2011, el cual según la titular de la Unidad de Auditoría Interna se consideró oficializado por medio del documento DG-668-10 de fecha del 10 de diciembre de 2010. No obstante, dicho oficio corresponde solamente a la autorización de la estudiante universitaria, por parte de la Dirección General del INCIENSA, de realizar el trabajo final de graduación.

2.15. Este marco orientador procedimental que guía los servicios brindados por la auditoría interna no se ajusta a las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, razón por la cual se presentan las oportunidades de mejora determinadas en cuanto a la elaboración de los papeles de trabajo. Dicho documento presenta errores sustanciales que hacen dudar de su confiablidad, ya que muestra una conceptualización errónea de los tipos de auditoría; por ejemplo, clasifica las auditorías de carácter especial como servicios preventivos y en el modelo propuesto para las auditorías especiales, desarrolla procedimientos para las relaciones de hechos.

2.16. Las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público señalan que el auditor interno debe establecer y velar por la aplicación, de la normativa interna, fundamentalmente políticas y procedimientos, para guiar la actividad de auditoría interna en la prestación de los diferentes servicios. Dicha normativa debe ser congruente con el tamaño, complejidad y organización de la auditoría interna, mantenerse actualizada y ser de conocimiento de todos los funcionarios de la auditoría interna.

2.17. En consecuencia, las debilidades en comentario plantean el riesgo de que la Unidad de Auditoría se vea expuesta a eventuales cuestionamientos por parte de la Administración Activa y de terceros, acerca de la calidad de sus servicios; al no poder demostrar las conclusiones y/o análisis llevados a cabo para sustentar los hallazgos de auditoría. Además, la no comunicación de los criterios que se utilizarán en la etapa de examen, puede impactar negativamente en la debida comunicación que debe tener la Auditoría Interna con el nivel superior.

Debilidades en el abordaje de los atributos de los hallazgos

2.18. De la revisión realizada por la Contraloría General de 16 (100%) informes emitidos por la auditoría interna del INCIENSA en los años 2015, 2016 y 2017, se determinó que en la

Informe de auditoría

Producto esencial de la labor

de auditoría, mediante el cual

se comunica de manera

formal a la Administración, los

resultados obtenidos del

trabajo efectuado, así como

las conclusiones y las

recomendaciones que se

consideren pertinentes

orientadas a introducir las

mejoras respectivas.




totalidad de dichos informes omiten uno o varios de los atributos de un hallazgo (condición, criterio, causa y efecto).

2.19. Al respecto, se evidenció que los informes analizados incorporan básicamente las situaciones o deficiencias determinadas (condición), no obstante, los resultados no hacen referencia a las situaciones que propician esas deficiencias (causa), no informan sobre las consecuencias reales o potenciales producto de los problemas identificados (efecto) o no mencionan la normativa o las sanas prácticas que se infringen y que originan las deficiencias respecto de los temas evaluados (criterio).

2.20. Sobre el particular, las Normas Generales de Auditoría para Sector Público (204.01) señalan que durante la actividad de examen se debe ejecutar el programa específico para alcanzar los objetivos de la auditoría, ejecutar en forma ordenada las actividades dispuestas, lo cual conlleva a realizar pruebas, evaluar controles y recolectar la evidencia necesaria mediante la utilización de técnicas y prácticas de auditoría para determinar, justificar y presentar apropiadamente los hallazgos de auditoría, con sus atributos de criterio, condición, causa y efecto.

2.21. Tal y como lo ha reiterado el órgano Contralor, siendo que el informe de auditoría representa la comunicación de los resultados de tal proceso -característica que lo convierte en un producto de particular relevancia-, la Auditoría Interna debe cerciorarse de que, entre otros requerimientos técnicos, éstos sean precisos, objetivos, claros, concisos, constructivos, completos y oportunos; que se ha registrado información relevante que le permita apoyar los hallazgos , conclusiones, recomendaciones y demás resultados del trabajo formulados en el informe; y que el trabajo ha sido adecuadamente supervisado por el responsable dentro de esa unidad, para asegurar el logro de sus objetivos, la calidad del trabajo y el desarrollo profesional del personal4 .

2.22. Las situaciones comentadas, obedecen a diversos factores, entre los cuales se tiene que la ejecución de los servicios que presta la Auditoría Interna no se sustentan con rigurosidad en la normativa técnica que regula su ejercicio, aunado al hecho de que, dicha instancia no cuenta con manuales de procedimientos internos oficializados relativos a la estructura de los informes de auditoría.

2.23. Lo expuesto anteriormente, no solo repercute en la calidad de los informes, de manera que se compromete el criterio del auditor, sino que también podría generar eventuales objeciones por parte del sujeto fiscalizado, respecto de su contenido por la falta de claridad, ambigüedades o un débil desarrollo de los hallazgos y recomendaciones. Asimismo, la Auditoría Interna podría tener dificultades para persuadir al nivel superior, de forma técnica y objetiva, sobre las oportunidades de mejora identificadas en las auditorías realizados.

SERVICIOS PREVENTIVOS

Debilidades en la labor de asesoría que desarrolla la Auditoría Interna

2.24. El carácter asesor que en general conlleva para la administración la labor de la asesoría, se desprende del concepto funcional de la Auditoría Interna establecido en el artículo 21 de la Ley General de Control Interno, el cual expresa que la Auditoría es la actividad

4 Contraloría General de la República. (2005). DI-CR-351-2005 (07535). San José, Costa Rica: Centro de relaciones para

el fortalecimiento del control y la fiscalización superiores.




independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones.

2.25. En este contexto, y de conformidad con las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, el servicio de asesoría que brinda la auditoría es un servicio dirigido al jerarca y consiste en el suministro de criterios, observaciones y demás elementos de juicio para la toma de decisiones con respeto a los temas que son competencia de la auditoría interna, el cual puede ser brindado a otras instancias institucionales, si la auditoría lo considera pertinente.

2.26. De acuerdo con el criterio emitido por de este Órgano Contralor5, esa asesoría puede brindarse en forma oral, pero de preferencia debe ser escrita, y se emite a solicitud de la parte interesada y sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior las demás competencias de la auditoría interna. En su forma más sencilla, consistiría en un criterio con el sustento jurídico y técnico pertinente, que se exprese en una sesión del órgano colegiado o reunión con el jerarca unipersonal, según corresponda, bajo el supuesto de que quedará consignada en actas o, si es posible en un documento escrito. También, puede consistir en un trabajo de análisis que desarrolla y fundamenta dicha unidad a solicitud del jerarca. Los resultados de este análisis se expresan por escrito, y el documento correspondiente no se rige por el trámite del informe que prescribe la Ley General de Control Interno.

2.27. De acuerdo a la información aportada por la Auditoría Interna del INCIENSA, en el periodo 2015-2017, desarrolló un total de 29 asesorías, las cuales se distribuyen por año tal y como se presenta a continuación.

Año

Número de asesorías

2015 18

2016 4

2017 7

Total 29

Fuente: Elaboración propia con base en la información remitida por

la Auditoría Interna del INCIENSA.

2.28. No obstante, del análisis de esas asesorías, se determinó que para el periodo 2015-2017, el 31% de esas asesorías, fueron productos que por su naturaleza no podrían ser catalogados como asesorías, tales como solicitudes de información, remisión de decretos, informes o actas, a su vez, en un 48% de los casos, se emitieron recomendaciones, en el tanto en este tipo de productos lo que se emite son criterios, opiniones u observaciones, además se

5 Pronunciamiento N° 18824-2015 del 17 de diciembre de 2015.

Cuadro N.° 1

Detalle de asesorías brindadas por la Auditoría Interna de

INCIENSA en el período 2015-2017




determinó que un 7% de éstas asesorías no se desarrolló el sustento técnico correspondiente, lo que implica que del 100% de los productos considerados como asesorías brindadas, el 86% presenta debilidades como las aquí señaladas. Sobre el particular, se brindan algunos ejemplos:

Asesoría Observaciones

AI-of-015-2015 No se visualiza una asesoría, más bien corresponde a la remisión de un criterio de la Contraloría General de la República sobre la participación del auditor interno en las sesiones del Órgano Colegiado.

AI-of-038-2015 Asesoría relacionada con la solicitud de la ampliación del acuerdo sobre pago anticipado del coagulador de medios, sin embargo, no se detalla el sustento jurídico y técnico.

AI-of-079-2015 Corresponde a la remisión del Decreto Ejecutivo N° 38933-S relativo a los “Criterios Ambientales establecidos en la Ley para la Gestión Integral de Residuos para la Compra de Llantas por parte de las Entidades que componen la Administración Pública” y no a una asesoría.

AI-of-223-2015 No corresponde con una asesoría, sino con la remisión de la propuesta de la Auditoría Interna respecto de los plazos y el trámite interno de las solicitudes de dotación de recursos para esa Unidad.

AI-of-80-2016 Se refiere a la remisión de los oficios: CEC-of-85, AI-070-2014, AI-113-2014 y AI-166-09 y no a una asesoría.

AI-of-161-2016 Se emiten recomendaciones al Cómité Ético Científico, las cuales no califican como una asesoría.

Fuente: Elaboración propia con base en la información remitida por la Auditoría Interna del INCIENSA

2.29. Las debilidades determinadas surgen debido a la ausencia de lineamientos que guíen la función de asesoría que debe ejecutar la Auditoría Interna, que dimensionen en forma correcta el alcance de esa labor preventiva, y que permitan resguardar la independencia y objetividad de ese órgano de control en el ejercicio posterior de sus competencias.

2.30. En consecuencia, la situación descrita podría inducir a la Administración a una determinada decisión por parte de la Auditoría Interna, comprometiendo la labor de independencia y objetividad de esa Unidad.

2.31. Finalmente, es importante reiterar lo señalado por la Contraloría General respecto de la función de asesorar al jerarca, por cuanto no queda duda que es una labor muy delicada y debe ser manejada por el auditor con la prudencia y el tino necesarios para no interferir con la voluntad administrativa, y mucho menos sustituirla. Estas consideraciones, tiene como finalidad de preservar en todo momento la independencia y objetividad respecto de los órganos que fiscaliza, incluido el jerarca.

Cuadro N.° 2

Ejemplos de documentos que no cumplen con las carácteristicas del servicio preventivo de

asesoría

Periodo 2015-2017




3. Conclusiones

3.1. La auditoría interna del INCIENSA juega un rol estratégico en el control de los fondos públicos que maneja dicho Instituto. En este sentido, su gestión debe contribuir tanto al cumplimiento de los objetivos institucionales, como a garantizar razonablemente a los ciudadanos que las actuaciones del jerarca y el resto de funcionarios se realizan conforme al marco legal y técnico, así como a las sanas prácticas.

3.2. Es por ello, que los servicios de la auditoría interna deben sustentarse en herramientas que evidencien un trabajo ordenado, documentado y sistemático, que respalde los procedimientos desarrollados, los hallazgos identificados y las acciones realizadas ante la Administración.

3.3. De igual forma, las asesorías, como parte de los servicios preventivos, deben tener como finalidad coadyuvar con sus criterios, opiniones u observaciones a la toma de decisiones, sin comprometerse la independencia funcional y de criterio, ni la objetividad de la Unidad de Auditoría.

3.4. En este sentido, las acciones de mejora que deriven de los resultados, le permitirán a la unidad de Auditoría Interna del INCIENSA, fortalecer sus procesos y productos de auditoría y, consolidarse como ese asesor primordial de alto nivel que requiere la Institución.

4. Disposiciones

4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N.° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo (o en el término) conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2. Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría”, emitidos mediante resolución N.° R-DC-144-2015, publicados en La Gaceta N.° 242 del 14 de diciembre del 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 4 de enero de 2016.

4.3. El órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.




A LA LICDA. ANA TERESA GUILLÉN EN SU CONDICIÓN DE AUDITORA INTERNA O A

QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.4. Elaborar, divulgar e implementar un Plan Estratégico para la Auditoría Interna, que sea coherente con los mandatos institucionales y que defina claramente el rumbo de la gestión de esa dependencia, cuyo fundamento sea el universo auditable y la valoración de riesgos institucionales. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, se deberá remitir a la Contraloría General, a más tardar el 30 de noviembre de 2018, una certificación que haga constar que dicho plan estratégico ha sido debidamente elaborado, divulgado y de conocimiento del Consejo Técnico. Además, al 30 de junio de 2019 y 30 de diciembre de 2019, remitir a la Contraloría General un avance sobre su implementación. (ver párrafos del 2.1 al 2.8).

4.5. Elaborar, divulgar e implementar un manual de procedimientos de la Auditoría Interna, apegado a las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, que contemple al menos: a) programas específicos de auditoria para las etapas de planificación y examen, b) cédulas resumen y procedimientos para la etapa de planificación, c) Plan General de Auditoría, e) cédulas resumen y procedimientos para la etapa de examen; así como el establecimiento y comunicación de criterios a la Administración y la elaboración, manejo, custodia, conservación y control de calidad de los papeles de trabajo. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, se deberá remitir a la Contraloría General, a más tardar el 30 de noviembre de 2018, una certificación mediante la cual se acredite que dicho Manual de procedimientos, ha sido debidamente elaborado y divulgado. Además, al 30 de enero de 2019, remitir una certificación en la que conste que dicho manual de procedimientos fue implementado. (ver párrafos del 2.9 al 2.17).

4.6. Definir, divulgar e implementar mecanismos de control que garanticen que los hallazgos desarrollados en las auditorías cumplan con los cuatro atributos básicos (criterio, condición, causa y efecto) establecidos por la normativa técnica. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, se deberá remitir a la Contraloría General, a más tardar el 28 de setiembre de 2018, una certificación mediante la cual se acredite que dichos mecanismos de control han sido debidamente definidos y divulgados. Además, al 30 de enero de 2019 remitir una certificación en la que conste que dichos mecanismos se han implementado. (ver párrafos del 2.18 al 2.23).

4.7. Definir, divulgar e implementar, con fundamento en la normativa técnica, un procedimiento para los servicios preventivos de asesorías que brinda la Auditoría Interna, que contemple al menos, el formato y alcance de dichos servicios. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, se deberá remitir a la Contraloría General, a más tardar el 31 de octubre de 2018, una certificación mediante la cual se acredite que el citado procedimiento fue debidamente definido y divulgado. Además, al 30 de enero de 2019, remitir una certificación en la que conste que dicho procedimiento debidamente implementado. (ver párrafos del 2.24 al 2.31).




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Manuel Corrales Umaña

Gerente de Área

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Silvia López Villalobos

Asistente Técnica

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Kimberlyn Castro Contreras

Coordinadora

SLV/KCC/mmg

G: 2017000244-1

INFORME N. ° DFOE-SOC-IF-00007-2018 29 de junio, 2018 ... · apego al bloque de legalidad y...

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