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INFORME Nro. DFOE-SAF-IF-02-2013 31 de enero, 2013

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERADE LA REPÚBLICA

INFORME DE LA REVISIÓN DE REGISTROS CONTABLES DEL MINISTERIO DE HACIENDA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

2013


CONTENIDO

Página nro.

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN .....................................................................................................1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA .......................................................................................................................... 1

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ....................................................................................................................... 1

NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA ................................................................................................. 1

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ............................................................ 2

2. RESULTADOS .........................................................................................................3 EL SISTEMA CONTABLE ACTUAL NO SATISFACE LOS REQUERIMIENTOS ESTABLECIDOS EN

LA NORMATIVA JURÍDICA Y TÉCNICA PERTINENTE Y SE PRESENTAN DEBILIDADES DE

INTEGRACIÓN EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN, LO CUAL AFECTA LA CALIDAD Y

OPORTUNIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA ............................................................... 3

ASPECTOS RELACIONADOS CON RUBROS CONTABLES DEL MINISTERIO DE HACIENDA ¡ERROR! MARCADOR NO

DEFINIDO.

DEBILIDADES EN EL PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DEL “CUADRE” DIARIO DEL

FONDO GENERAL (CUENTA CONTABLE 1111001001 QUE FORMA PARTE DEL RUBRO

CONTABLE DE EFECTIVO) .................................................................................................... 5 INADECUADA PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN DE LA CUENTA 1131006001 INVERSIONES

CORTO PLAZO BANCO NACIONAL DE COSTA RICA ............................................................. 7 LA CONTABILIDAD NACIONAL NO REALIZA CONFIRMACIONES DE SALDOS DE CUENTAS

POR COBRAR ......................................................................................................................... 7 IMPROCEDENTE REGISTRO CONTABLE DE LOS INTERESES POR COBRAR A

COOPEAGROPAL R.L. ..................................................................................................... 8 ACUMULACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR A LA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO

SOCIAL (CCSS) POR ENFERMEDAD Y MATERNIDAD Y POR INVALIDEZ, VEJEZ Y MUERTE 9 DEBILIDADES RESPECTO DEL SALDO DE LA CUENTA POR COBRAR 1214001002 “CUENTAS

POR COBRAR COBROS JUDICIALES” .................................................................................. 10 EXISTEN CUENTAS POR COBRAR SIN ESTIMACIÓN POR INCOBRABLES .............................. 12 INADECUADOS REGISTRO, PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN DE TÍTULOS DEL MINISTERIO DE

HACIENDA READQUIRIDOS EN CANJES Y MANTENIDOS EN PODER DE LA TESORERÍA

NACIONAL .......................................................................................................................... 13 INADECUADA PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN DE IMPORTES DE TÍTULOS DEL MINISTERIO

DE HACIENDA ENTREGADOS EN GARANTÍA A LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA

REPÚBLICA......................................................................................................................... 16 DEFICIENTE REVELACIÓN EN NOTAS EXPLICATIVAS DE INFORMACIÓN SOBRE APORTES DE

CAPITALIZACIÓN A BANCOS PÚBLICOS .............................................................................. 17 NECESIDAD DE QUE SE ELABORE UN PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PARA EL REGISTRO

CONTABLE DE LAS DONACIONES QUE RECIBEN LOS MINISTERIOS DE GOBIERNO .............. 18 NO SE CAPITALIZAN LOS COSTOS DE DESARROLLO DE PROGRAMAS DE CÓMPUTO ........... 19


DEBILIDADES DE CONTROL Y VERIFICACIÓN PERIÓDICA DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS

DE PASIVO 2111001304 “ORDENES DE PAGO PODER JUDICIAL”, 2111005002

“DEDUCCIONES DE TERCEROS” Y 2111005005 “DEDUCCIÓN OBRERA CCSS” ................ 21 LA TESORERÍA NACIONAL CARECE DE PROCEDIMIENTOS PARA VERIFICAR LAS

COMISIONES POR SERVICIOS SINPE COBRADAS POR EL BANCO CENTRAL DE COSTA RICA

........................................................................................................................................... 26 EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PODER EJECUTIVO NO SE RECONOCE LA

PARTICIPACIÓN ECONÓMICA DEL ESTADO EN OTRAS ENTIDADES Y EMPRESAS PÚBLICAS 27 LOS SALDOS DE LAS CUENTAS DE INGRESOS TRIBUTARIOS Y DE TRANSFERENCIAS

RESULTAN RAZONABLES DE ACUERDO CON EL MARCO DE REFERENCIA UTILIZADO POR LA

CONTABILIDAD NACIONAL; NO OBSTANTE, AÚN NO SE UTILIZA POR COMPLETO EL

CRITERIO DE DEVENGADO PARA EL REGISTRO DE LOS INGRESOS ...................................... 27

3. CONCLUSIONES ................................................................................................... 28

4. DISPOSICIONES ................................................................................................... 30

AL LIC. EDGAR AYALES ESNA EN SU CALIDAD DE MINISTRO DE HACIENDA ............................... 30

A LA MÁSTER IRENE ESPINOZA ALVARADO, EN SU CALIDAD DE CONTADORA NACIONAL ....... 31

CUADROS

CUADRO NRO. 1 SALDOS DE LAS CUENTAS POR COBRAR1121002001; 1214001007; 1121002002 Y 1214001008, AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011…..….……………………….……

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CUADRO NRO. 2 TÍTULOS EN PODER DE LA TESORERÍA NACIONAL CONTABILIZADOS EN LA

CUENTA DE ACTIVO 1331001002 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011……………………....…………

CUADRO NRO. 3 DETALLE DEL COMPORTAMIENTO DEL SALDO MENSUAL ACUMULADO DE LA

CUENTA 2111001304 “ORDENES DE PAGO PODER JUDICIAL” EN EL AÑO 2011 (EN

COLONES)……………………………………………………………………………………………………….

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INFORME Nro. DFOE-SAF-IF-02-2013

RESUMEN EJECUTIVO ¿Qué examinamos?

La auditoría que origina el presente informe se realizó en cumplimiento del Plan de Trabajo del Área de Fiscalización del Sistema de Administración Financiera de la República de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa , con el objetivo de evaluar selectivamente la razonabilidad de los saldos de algunas cuentas contables del Ministerio de Hacienda al 31 de diciembre de 2011, que forman parte de los rubros de efectivo, cuentas por cobrar, adquisición de valores, otros activos financieros, cuentas por pagar de corto y largo plazo, ingresos, gastos por servicios y diferencias negativas de tipo de cambio.

¿Por qué es importante?

La disponibilidad de información financiera fiable y oportuna es imprescindible para conocer la situación financiera de la entidad, el control, la evaluación de la gestión y la toma de decisiones administrativas, así como para incrementar la transparencia y la rendición de cuentas a la sociedad. Mediante la auditoría financiera se examina la razonabilidad de la información correspondiente a las operaciones del Ministerio de Hacienda, lo cual constituye un insumo importante para elaborar y presentar a la Asamblea Legislativa el dictamen sobre el Informe del resultado contable del Poder Ejecutivo, al que se refiere el artículo 52 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.

¿Qué encontramos? El Ministerio de Hacienda, a través de la Contabilidad Nacional como órgano rector del Subsistema de Contabilidad Pública, viene realizando esfuerzos en procura de mejorar la calidad de la información contable de las operaciones y transacciones financieras; sin embargo, persisten condiciones que se consideran desfavorables para la obtención, procesamiento y presentación de información financiera que presente fielmente los recursos, obligaciones y resultados económicos del Ministerio de Hacienda.

Esas condiciones se relacionan con las debilidades del sistema contable actual que está en proceso de mejoramiento con la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad (NICSP) a partir del año 2016; debilidades en la integración de varios sistemas de información con el módulo de contabilidad del SIGAF; existencia de debilidades en la aplicación de registros contables relacionados con el proceso de cuadre diario del fondo general; inadecuada presentación y revelación contable de una inversión a corto plazo; existencia de debilidades y errores contables en las cuentas por cobrar; el reconocimiento contable improcedente como activo y pasivo de títulos del Ministerio de Hacienda mantenidos en poder de la Tesorería Nacional y dados en garantía a la Procuraduría General de la República; la deficiente revelación de información complementaria sobre aportes de capitalización a bancos públicos; la falta de un procedimiento


específico para el registro contable de las donaciones que reciben los ministerios de gobierno; la no capitalización de los costos de desarrollo de sistemas de información; la existencia de debilidades en los saldos de algunas cuentas de pasivo; la no aplicación del principio contable del devengo para el registro de todos los ingresos y la conveniencia de que la Tesorería Nacional verifique los pagos de comisiones por el uso del SINPE.

¿Qué sigue? La Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos

(LAFRPP) contiene disposiciones que obligan a las entidades y organismos cubiertos por la rectoría de la Contabilidad Nacional (CN) respecto del subsistema de contabilidad pública, a que suministren información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable conforme a lo requiera la CN para cumplir sus funciones. En ese sentido, esas entidades y organismos son responsables del mantenimiento de sistemas de registro que provean esa información con las características establecidas por la Ley, y le permitan a la Contabilidad Nacional realizar actividades de análisis y verificación de la exactitud y razonabilidad de los datos que se incorporan a los registros contables que se presentan y revelan en los estados financieros del Poder Ejecutivo de cuya elaboración es responsable.

Con el propósito de concretar las oportunidades de mejora determinadas, se giraron instrucciones al Ministro de Hacienda y a la Contadora Nacional para que realicen acciones específicas tendientes al mejoramiento de los procesos de registro, así como la corrección de los errores y las debilidades de información contables determinados en el estudio.


INFORME Nro. DFOE-SAF-IF-02-2013

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA

INFORME DE LA REVISION DE REGISTROS CONTABLES DEL MINISTERIO DE HACIENDA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

1. INTRODUCCIÓN

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. La auditoría se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a esta Contraloría General los artículos 183 y 184 de la Constitución Política; 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica No. 7428, y en cumplimiento del Plan de Trabajo del Área de Fiscalización del Sistema de Administración Financiera de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE).

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

1.2. Examinar la razonabilidad de los saldos de las cuentas contables correspondientes a las operaciones financieras del Ministerio de Hacienda al 31 de diciembre de 2011, y proponer las acciones correctivas que se estimen pertinentes.

NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA

1.3 La auditoría comprendió la verificación de la razonabilidad del saldo de las siguientes cuentas del Balance de Situación del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2011: 1111001001 “Banco general -Saldo-“; 1112001033 “Deuda Externa $.-Saldo-“; 1121002001 “Cuentas por Cobrar CCSS Enfermedad y maternidad”; 1121002002 “Cuentas por cobrar CCSS Invalidez, Vejez y Muerte”; 1121007001 “Cuentas por Cobrar Otros Entes C.P.”; 1121011001 “Cuentas por cobrar Fallos del T.F.A. C.P.”; 1131006001 “Inversiones C.P. B.N.C.R.”; 1142001003 “Intereses moratorios otros entes”; 1143001002 “Intereses corrientes otros entes”; 1214001002 “Cuentas por cobrar cobros judiciales”; 1214001007 “Cuentas por cobrar CCSS enfermedad y maternidad”; 1214001008 “Cuentas por cobrar CCSS - I.V.M.”; 1214001017 “Cuentas por cobrar otros entes L.P.”; 1215001001 “Estimación cuentas dudosas”; 1331001002 “Títulos TPM en poder de la TN”; 1341001001 “Títulos en depósito PGR”; 1341003001 “Aportes capital BCAC”; 1341003002 “Aportes capital BCR”; 1341003003 “Aportes capital”; 2111001304 “Órdenes de pago

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Poder Judicial”; 2111005002 “Deducciones de terceros”; 2111005005 “Deducción obrera CCSS”; 4111-001-001 "Ingresos Tributarios"; 4111-001-010 "Ingresos Tributarios" (Remesas al Exterior); 4111-001-020 "Ingresos Tributarios" (2% Bienes y Servicios); 4111-001-030 "Ingresos Tributarios" (Salarios y Jubilaciones); 4113-001-001 "Transferencias Corrientes y Capital"; 5112001001 “Gastos por servicios”; 5314001001 “Diferencias negativas de tipos de cambio”; 5314002001 “Diferencias negativas tipo de cambio deuda interna”; 5314003008 “Diferencias negativas tipo de cambio bonif.”; y 5317001001 “Gastos por incobrables”.1

1.4 El examen comprendió la ejecución de procedimientos de auditoría, diseñados

para obtener evidencia de auditoría sobre los montos y revelaciones de dichos saldos. Además, abarcó la evaluación del control interno relevante, para lo cual se diseñaron y aplicaron procedimientos de auditoría apropiados según las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad del control interno del ministerio; sin embargo, se presentan comentarios y disposiciones sobre aspectos de control que pueden mejorarse.

1.5. La auditoría se realizó de acuerdo con lo establecido en el Manual sobre Normas Generales de Auditoría para el Sector Público.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.6. Los principales resultados consignados en el presente informe fueron expuestos verbalmente al Lic. José Luis Araya Alpízar, Viceministro de Egresos y a los siguientes funcionarios de la Contabilidad Nacional: máster Irene Espinoza Alvarado, Directora General; licenciada Jeannette Solano García, Sub Directora General; licenciado Luigi Calvo Aguilar, Coordinador de la Unidad de Registro Patrimonial; licenciada Lizbeth Fallas Fallas, Coordinadora de la Unidad de Registro Presupuestario; licenciada Leonor Zúñiga Herrera, Coordinadora de la Unidad de Análisis Contable y licenciado Edwin Valverde Díaz, Coordinador de la Unidad de Estudios Especiales.

1.7. Asimismo, el borrador de este informe fue puesto a disposición de la Administración para que en el plazo concedido formulara las observaciones que estimara pertinentes sobre su contenido. Al respecto, mediante oficio Nro. DM-034-2013, del 18 de enero de 2013, el señor Ministro de Hacienda trasladó a esta Contraloría General copia del oficio Nro. DCN-047-2013, del 16 de enero de 2013, que le remitió la Contadora Nacional, en el cual no se contemplan

1 En otros informes se presentan los resultados del análisis de los saldos de otras cuentas, tales como: Bienes

(Propiedad, planta y equipo) y Deuda Interna y Deuda Externa.

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observaciones al contenido del informe. En ese oficio la Contadora Nacional señaló, entre otros aspectos, que esa Dirección ya está girando instrucciones para que se proceda a cumplir en los plazos señalados, las disposiciones dirigidas directamente a la Contabilidad Nacional y que considera que los comentarios y disposiciones del informe ayudarán a mejorar la calidad de la información presentada en los estados financieros del Poder Ejecutivo.

2. RESULTADOS

El sistema contable actual no satisface los requerimientos establecidos en la normativa jurídica y técnica pertinente y se presentan debilidades de integración en los sistemas de información.

2.1. La Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP), Ley Nº 8131, contiene diversas disposiciones en las que se establecen criterios, condiciones y requisitos que debe reunir el sistema de contabilidad pública y la información financiera que dicho sistema debe producir2, de las cuales se citan las siguientes: el sistema de contabilidad debe estar basado en principios y normas de contabilidad pública generalmente aceptados; estará conformado por el conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar, en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones del sector público, entre otros.

2.2. No obstante, en documentos de la Contabilidad Nacional se consignan los problemas, riesgos y situación del sistema contable vigente, y entre ellos se describe que, el sistema contable se basa en los principios de contabilidad aplicables al sector público costarricense que datan de 1998, y que fueron reactivados en el 20083; sin embargo, esa dependencia ha establecido la necesidad de actualizar el marco de referencia contable, para lo cual ha dispuesto un proceso de transición para la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) a enero de 2016.

2.3. Por otra parte, la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP) y su reglamento, contienen diversas

2 Artículos 15, 90 y 93 de la LAFRPP.

3 Plan de acción para la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público

(NICSP) elaborado en el año 2010 y Plan de Acción NICSPCR del mes de mayo de 2012.

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disposiciones que establecen la necesidad y obligatoriedad de mantener un sistema de información financiera integrado4.

2.4. Aunque se han hecho esfuerzos importantes para avanzar hacia la conexión de los sistemas, existen situaciones de retraso en el logro de la integración de sistemas de información ordenada por las normas señaladas, lo cual incide negativamente en la fiabilidad, oportunidad y utilidad de la información financiera. En el oficio No. DGI-247-2012, del 20 de marzo de 2012, la Dirección General de Informática del Ministerio de Hacienda, suministró información a esta Contraloría General sobre las acciones realizadas para el desarrollo de las interfaces de los sistemas de información de las entidades usuarias del SIGAF. En ese documento se indica que de las diecisiete interfaces que se debían desarrollar, se encuentran culminadas seis (CompraRed, TICA, Tributación Digital, ILI, SINPE, INTEGRA.Deducciones); seis interfaces no se van a desarrollar ya que son sustituidas por otros sistemas y dependen de la puesta en producción de esos sistemas (SPA. CCF.SCP, RDD, Tesoro Digital e INTEGRA2); una interfaz no ha sido definida por los poderes de la República (Poderes); dos interfaces pendientes entre la Contabilidad y el Banco Central (RDI y RDE); una interfaz que depende del organismo internacional Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo (SIGADE) y, una interfaz detenida (SIBINET).

2.5. Información adicional recabada en la Contabilidad Nacional, pone de manifiesto que luego de la implementación de algunas interfaces se han identificado ajustes o mejoras que deben realizarse, así como por la aplicación del devengo, lo cual está sujeto a la definición del requerimiento y negociación con la fuente primaria de la información, así como a contar con un contrato de mantenimiento del sistema SIGAF, con el cual no se cuenta desde enero 2012, y a las prioridades que se determinen en la Comisión de Coordinación de la Administración Financiera (CCAF), donde se consideran otros requerimientos adicionales a los de la Dirección de Contabilidad Nacional. Entre los aspectos pendientes respecto de la integración de sistemas, están requerimientos relacionados con el sistema de Tributación Digital respecto de la segregación de impuestos, retenciones, la separación de intereses y multas del principal; asimismo, se indica que aunque la interfaz con el TICA está activa, falta el requerimiento de establecer los asientos con base en devengo y separar los intereses y multas del principal, y que en el caso del sistema de Tesoro Digital, está en plan piloto para su integración con otras instituciones y que la integración con la CN sería en la última fase. En relación con el SIGADE se indicó que el requerimiento está definido y se incluyó al final del plan del contrato de

4 Artículos 15, 80, 91, 98, 105 y 125 de la LAFRPP y artículo 123 del RLAFRPP.

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6 meses que concluyó en enero, pero solamente se alcanzó a analizar la parte de Oracle. Se aclaró, también, que en cuanto a la de RDI y RDE se acordó una redefinición relacionada con un requerimiento de un campo de datos por la CN, aspecto que sería tratado por personeros del BCCR, la CN y la Dirección de Crédito Público. Para el caso de ILI se señaló que está muy avanzado y faltan algunas mejoras. Ante tal situación, es necesario que el Ministerio de Hacienda concrete las acciones correspondientes para la debida integración de los sistemas, lo cual será valorado posteriormente por esta Contraloría según proceda.

2.6. Entre las consecuencias inmediatas de la falta de integración de otros sistemas de información con el SIGAF, se encuentra que la Contabilidad Nacional debe realizar manualmente la aplicación de una cantidad importante de registros contables rutinarios y otros de forma aislada con información que reciben de diversas fuentes, incrementándose el riesgo de error y el retraso en la actualización de la información contable, ya que pueden transcurrir cantidades significativas de días entre la fecha de contabilización y la fecha de registro de los asientos contables en el SIGAF.

Debilidades en el procedimiento para la realización del “cuadre” diario del Fondo General (Cuenta contable 1111001001 que forma parte del rubro contable de Efectivo)

2.7. En las unidades de registro contable Presupuestario y Patrimonial de la Contabilidad Nacional, se llevan a cabo varios procedimientos para realizar un cuadre diario conforme a los movimientos de entrada y salida de efectivo del fondo general, mediante extractos obtenidos del Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (SINPE), a fin de comprobar la procedencia de esos flujos de efectivo y su correspondiente registro en las cuentas correspondientes. La ejecución a tiempo de esos procedimientos es muy importante, porque constituye el medio por el cual se verifica la corrección del saldo del fondo general, y se actualizan los registros contables respectivos.

2.8. El ingreso del extracto bancario en el sistema SIGAF, es un proceso manual, que requiere convertir los datos extraídos del SINPE a diversos formatos (tales como xls y xlx) y realizar sumatorias de los datos para ingresar la información a ese sistema, lo que puede derivar la posibilidad de riesgos de errores y pérdida de información, y por lo tanto la posibilidad de retrasos y errores en los

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registros contables, dado que para realizar una gran cantidad de registros se toma de base el ingreso del extracto bancario.

2.9. Los asientos de diario para aplicar los registros en las cuentas contables son realizados manualmente por algunos funcionarios encargados, determinándose casos en los que transcurrió una cantidad de días significativa, entre la fecha del movimiento en el fondo general y la fecha en que se aplicaron los registros respectivos en las cuentas contables correspondientes. Por ejemplo, se observaron casos de movimientos del fondo del día 7 de setiembre de 2012, los que dada la distribución del trabajo, correspondían ser aplicados por dos funcionarios distintos, los cuales los realizaron los días 20 y 21 de ese mes; tiempo transcurrido que impide la verificación oportuna de los movimientos del fondo general y la actualización inmediata de los registros contables.

2.10. La revisión de los procedimientos de registro contable para esos procesos, evidenció que no establecen períodos máximos dentro de los cuales deban realizarse los registros. Además, se observaron diferencias de tiempo derivadas de la aplicación específica de algunos de estos procedimientos. Por ejemplo, en cuanto al procedimiento N°1 del área de registro presupuestario, se observó que la conciliación del cierre de caja del 7 de setiembre del 2012, no se realizó sino hasta el 17 de setiembre (6 días hábiles después). Respecto del procedimiento N°37 del área de registro patrimonial, el cual indica en el punto 2, que el estado de cuenta del Banco Central se revisa en forma diaria, aunque no establece un plazo máximo para el registro del asiento de diario derivado de ese procedimiento, se determinó que los asientos 100007124 y 100007131 de la caja del día 7 de setiembre de 2012, no fueron registrados hasta el día 20 de setiembre de 2012 (9 días hábiles después). Si bien es cierto que todos los asientos de diario del mes quedan registrados para el día de cierre, esto genera algunos atrasos en las cuentas transitorias, las cuales se compensan una vez registrados o aplicados los asientos. Al respecto, el 19 de setiembre de 2012 no se había podido realizar la compensación completa del 7 de setiembre, debido a que no estaban registrados los asientos que completaban la caja de ese día.

2.11. Si bien el estudio permitió determinar que el saldo de la cuenta al 31 de diciembre de 2011 corresponde con el reportado por el Banco Central de Costa Rica a esa misma fecha, la carencia de definiciones de períodos máximos para la realización de los asientos derivados de los movimientos del fondo general, puede menoscabar el registro oportuno de las transacciones y originar un eventual riesgo de que no se detecten a tiempo errores u otras situaciones inconvenientes en relación con los movimientos del fondo general.

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2.12. Adicionalmente, se carece de un procedimiento escrito del proceso que realiza la Unidad de Registro Patrimonial para ajustar cuentas transitorias de registro de débito en tiempo real (DTR), las cuales se originan del ingreso del extracto bancario y de la interfaz de los ingresos de Tributación Digital y TICA.

Inadecuada presentación y revelación de la cuenta 1131006001 Inversiones corto plazo Banco Nacional de Costa Rica

2.13. El 21 de diciembre de 2011 la Tesorería Nacional realizó una inversión a corto plazo en el Banco Nacional de Costa Rica, por la suma de US$35.000.000, a una tasa del 1,5% y con los siguientes vencimientos: US$18.000.000 el 10 de enero de 2012 y US$17.000.000 el 17 de enero de 2012.

2.14. La transacción se registró de manera correcta en la cuenta contable 1131006001 como una inversión financiera de corto plazo en el Banco Nacional de Costa Rica; sin embargo, se presentó incorrectamente en el balance general del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2011, dentro del rubro de cuentas por cobrar de corto plazo y así se reveló en la nota explicativa No. 5 a ese informe financiero por la suma de ¢17.766.350.000.

2.15. De acuerdo con el plan contable vigente en ese entonces y con la directriz 5-2011, sobre la clasificación de los activos y pasivos corrientes, ese saldo debió presentarse en el rubro de inversiones financieras dentro del activo corriente.

2.16. La Unidad de Análisis Contable de la CN, la cual tiene a cargo la emisión de los estados financieros, señaló que fue una inversión de muy corto plazo y que por la numeración que se le asignó a la cuenta quedó clasificada dentro del rubro general de Cuentas por Cobrar.

2.17. Los intereses generados por esa transacción (US$32.852,31 correspondientes a ¢16.753.440,97), se registraron íntegramente como un ingreso del periodo 2012, de manera que no se imputó al periodo 2011 la porción de intereses por cobrar devengada al 31 de diciembre de 2011, lo cual no está acorde con los principios de devengo y periodo contable, contenidos en los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense.

La Contabilidad Nacional no realiza confirmaciones de saldos de cuentas por cobrar

2.18. La directriz CN 01-2005 “Capitalización de partidas de bienes duraderos, registro de amortización del servicio de la deuda púbica, confirmación de saldos y presentación de auxiliares”, establece en su artículo 4 la obligación de las

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instituciones del Sector Público Costarricense de realizar la confirmación de saldos de cuentas y documentos por cobrar.

2.19. No obstante, se comprobó que esta directriz no ha sido aplicada por la CN, ya que ésta no realiza confirmaciones de los saldos de las cuentas por cobrar, situación que menoscaba la fiabilidad en la información respectiva, al constituir las confirmaciones un importante mecanismo de control para corroborar la exactitud de los saldos de las mencionadas cuentas.

Improcedente registro contable de los intereses por cobrar a COOPEAGROPAL R.L.

2.20. En la cuenta por cobrar de corto plazo 1121007001 “Otros Entes” cuyo saldo al 31 de diciembre de 2011 es de ¢316.070.848,06, se incluyen, además de otros registros, los intereses a corto plazo por ¢159.388.304,18 que COOPEAGROPAL R.L. debía pagar al Ministerio de Hacienda en las fechas de amortización del año 2012. También, se determinó que en la cuenta 1143001002 “Intereses Corrientes Otros Entes” cuyo saldo al 31 de diciembre de 2011 es de ¢1.123.706.086,34, se incluyen, además de otros rubros, los intereses por cobrar a COOPEAGROPAL R.L. por la suma de ¢1.106.552.949,46, que corresponde a los intereses a partir del año 2013 y hasta el año 2026 (periodo de vigencia de dicha cuenta por cobrar). Ambas cuentas forman parte de la nota explicativa No. 5 de cuentas por cobrar a corto plazo. Consecuentemente, los saldos de las cuentas 1121007001 “Otros Entes” y 1143001002 “Intereses Corrientes Otros Entes” al 31 de diciembre de 2011 no son razonables.

2.21. Al respecto, el coordinador de la Unidad de Registro Patrimonial de la Contabilidad Nacional, indicó que para el registro de la totalidad de intereses por cobrar hasta el vencimiento, se consideró la existencia de una programación de pagos, lo cual posibilitó realizar los registros y que se tiene registrado el total de los intereses a recuperar a largo plazo porque es ahí donde corresponden estar registrados, aunque una porción debe ser reclasificada a corto plazo.

2.22. El criterio de esta Contraloría General es que el reconocimiento en los estados financieros al 31 de diciembre de 2011, del importe por intereses correspondientes al 2012 por la suma de ¢159.388.304,18 en la cuenta 1121007001, así como de la suma incluida en la cuenta 1143001002 correspondiente al periodo 2013-2026 por ¢1.106.552.949,46, es improcedente debido a que el derecho de cobro de esos intereses no se ha producido o devengado a la fecha de los estados financieros auditados, pues ese derecho surge conforme transcurre el tiempo según las fechas periódicas establecidas

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en la programación de los cobros y que lo que correspondía, era reconocer únicamente el importe por intereses devengado desde la última amortización hasta el 31 de diciembre de 2011, de acuerdo con lo dispuesto en los principios contables del devengo y periodo contable. Con el mencionado error contable también se afectó la cuenta de patrimonio 3113001001 “Ajuste a Resultados”, la cual se acreditó al registrar los incrementos patrimoniales por el reconocimiento de dichos intereses.

Acumulación de las cuentas por cobrar a la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) por Enfermedad y Maternidad y por Invalidez, Vejez y Muerte

2.23. Al 31 de diciembre de 2011 las cuentas por cobrar; 1121002001 Enfermedad y Maternidad C.P.; 1214001007 Enfermedad y Maternidad L.P.; 1121002002 Inv. Vejez y Muerte C.P. y 1214001008 Inv. Vejez y Muerte L.P., acumulan los siguientes saldos:

Cuadro No. 1

Saldos de las cuentas por cobrar 1121002001; 1214001007; 1121002002 y 1214001008, al 31 de diciembre de 2011

AÑO

Saldos 1121002001

Enfermedad y Maternidad C.P.

Saldos 1214001007

Enfermedad y Maternidad L.P.

Saldos 1121002002 Inv. Vejez y Muerte C.P.

Saldos 1214001008 Inv. Vejez y Muerte L.P.

2001 122,337,904.49 65,249,481.08

2002 30,097,980.51 4,127,097.83

2003 35,453,135.79 2,029,143.54

2004 18,854,165.23 518,902.82

2005 10,524,204.96 226,268.55

2006 13,024,004.32 552,972.05

2007 13,898,118.87 193,433.15

2008 14,347,153.45 462,450.35

2009 (236,929,213.48) 258,536,667.62 (73,214,363.91) 73,359,749.37

2010 27,537,721.30 398,349.85

2011 18,431,500.92 1,859,233.73

TOTAL 67,576,676.36 258.536.667,62 2,402,969.04 73,359,749.37 Fuente: Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera (SIGAF)

2.24. Como se observa, las cuentas 1121002001 y 1121002002 acumulan saldos desde el año 2001, mientras que en las otras dos los saldos se originaron en el año 2009, producto de una reclasificación de las cuentas por cobrar del corto plazo al largo plazo, sin que hayan variado al 31 de diciembre de 2011.

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2.25. También, se comprobó que la Comisión de Depuración de Cuentas de la Contabilidad Nacional realizó un estudio con corte al 30 de junio de 2010, producto del cual concluyó, que no era posible determinar el saldo real de la cuenta, debido a la falta de documentos que respalden los movimientos y a que no se contó con la certificación del saldo de las cuentas, por lo que no le fue posible efectuar la revisión de las mismas; la Comisión recomendó mantener el registro del saldo de las citadas cuentas en los Estados Financieros, hasta no tener la certificación de los saldos, en cuyo caso la Unidad de Registro Contable elaboraría el asiento de ajuste si corresponde.

2.26. Por otra parte, según información suministrada por la Contabilidad Nacional, el 99% del saldo de las cuentas por cobrar en comentario, se origina por transacciones del Ministerio de Educación Pública; y el otro 1% por transacciones del Poder Judicial y otros ministerios.

2.27. La situación comentada en este aparte en relación con los saldos de las cuentas por cobrar 1121002001, 1214001007, 1121002002 y 1214001008, pone de manifiesto que dichos saldos no son fiables toda vez que la citada comisión de depuración no logró verificar el derecho al cobro de los mismos, y existe la posibilidad de que estos no sean recuperables, con el agravante de que no se dispone de una estimación por incobrables que permita valuar apropiadamente esos saldos en los estados financieros.

Debilidades respecto del saldo de la Cuenta por Cobrar 1214001002 “Cuentas por Cobrar Cobros Judiciales”

2.28. Al 31 de diciembre de 2011, la cuenta por cobrar 1214001002 “Cuentas por Cobrar Cobros Judiciales”, presenta un saldo de ¢39.084.615.856,90. En esta cuenta se registran los casos en cobro judicial por conceptos tales como: cobros de impuestos y multas administrados tanto por las direcciones generales de Tributación Directa, de Hacienda y de Aduanas, así como deudas a favor del Estado que incluyen, entre otros, cobros por cursos de capacitación que no se realizaron o se perdieron, giros de más por concepto de incapacidades o vacaciones y pérdida de armas o uniformes. Según se estableció, en dicho saldo se incluyen casos que tenían arreglo de pago, casos cancelados, casos que se estimaban como incobrables, así como prescritos y duplicados, razón por la que con ocasión del desarrollo de una nueva base de datos denominada Sistema de Expedientes Digitales (SIED), que entró en funcionamiento a partir del 2012, la base de datos que sustentaba el saldo al 31 de diciembre de 2011, se sometió a un proceso de depuración en los meses de julio a octubre de 2012, producto del cual se redujo en la suma de ¢17.897.228.768,53. Por lo anterior, se

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concluye que el saldo presentado al 31 de diciembre de 2011, no era razonable pues estaba afectado significativamente por importes no realizables o recuperables.

2.29. Adicionalmente, debe indicarse que la Subdirectora General de Hacienda informó5 que el Departamento de Cobros Judiciales no suministró la información sobre la base de datos que sustentaba el saldo de la referida cuenta al 31 de diciembre de 2011, aduciendo que no era posible extraer la información de la base de datos a la fecha requerida, y que en su momento no se generó un respaldo documental de la misma. Esta situación constituye una limitación importante al alcance, pues no fue posible realizar los procedimientos de auditoría planeados sobre el saldo de la cuenta “Cuentas por Cobrar Cobros Judiciales”; sin embargo, resulta pertinente señalar que en el estudio realizado por la Contraloría General se obtuvo información que señala la existencia de expedientes de los casos contenidos en la base de datos del Departamento de Cobros Judiciales al 31 de diciembre de 2011, y de que los equipos depuradores confeccionarían reportes de avance y un informe final de resultados sobre las labores realizadas a la División de Adeudos Estatales, por lo que esta Contraloría General estima que debe reconsiderarse lo manifestado en relación con la posibilidad de reconstruir la información eliminada por diferentes razones de la base de datos en la referida depuración, y que debe llevarse a cabo un esfuerzo para tal fin.

2.30. En la revisión efectuada sobre los campos de la nueva base de datos del Sistema de Expedientes Digitales (SIED), se evidenciaron las siguientes situaciones:

Existen 369 registros por ¢481.727.906,44 cuya fecha de ingreso a Cobros Judiciales fue el 01/01/1949.

La base de datos presenta 1.082 registros de los cuales no se puede identificar el número de certificado de adeudo6 con que ingresaron al

5 Oficio DGH-553-2012 del 07 de noviembre de 2012, remitido por la Subdirectora de la Dirección General de

Hacienda. 6 Según artículo 169 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios “Artículo 169.- Créditos insolutos y

emisión de certificaciones. Las oficinas que controlen, a favor del Poder Central, ingresos o créditos de la naturaleza indicada en el artículo 166 de este Código, dentro de los nueve meses siguientes a la expiración del término legal de pago, deben preparar las certificaciones de lo pendiente de cobro y ordenar, en su caso, el retiro de los respectivos recibos de los bancos y las demás oficinas recaudadoras. […] / Si vencido el plazo señalado el deudor no regulariza su situación, dichas certificaciones deben ser enviadas de inmediato a la Oficina de Cobros para los efectos de ejercer la respectiva acción judicial o extrajudicial de cobro. / Las certificaciones de adeudo expedidas por las oficinas que indica este artículo, tienen el carácter de título ejecutivo suficiente para iniciar el cobro judicial.

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Departamento de Cobros Judiciales. Se observó que en esa columna se señala para 384 registros un número de certificado “0000-00”, para 260 registros “Dato no migrado”, 25 registros con un tipo de certificado “NA”, 310 registros con la leyenda “sin número” y 106 registros con las columnas vacías. Esta situación genera información incompleta sobre los certificados con que las Administraciones Tributarias remiten los casos a Cobro Judicial y puede que exista un riesgo en el control interno al no poderse identificar información para el respectivo cobro.

2.31. Al respecto, es importante que el Departamento de Cobros Judiciales analice los datos que se migraron a la nueva base de datos, con el fin de determinar aquellos errores que se pudieron dar en el proceso de migración, corregirlos en la base de datos e informar lo que corresponda a la Contabilidad Nacional para que esta lleve a cabo los ajustes contables, de ser procedente.

Existen cuentas por cobrar sin estimación por incobrables

2.32. En el balance de situación del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre del 2011, se incluyen, entre otras: cuentas por cobrar por fallos del Tribunal Fiscal Administrativo, por sumas pagadas de más, y cuentas por cobrar a INCOFER, a la CCSS y al Banco Popular, las que estaban expuestas a un evidente riesgo de incobrabilidad por su antigüedad y naturaleza, y sobre las cuales, no se hizo la respectiva estimación por incobrables.

2.33. De las cuentas por cobrar evaluadas en la auditoría, solamente la cuenta 1214001002 “Cuenta por Cobrar Cobros Judiciales” cuenta con esa valuación, la cual se calculó mediante la aplicación del 3,77%, sobre el saldo que presentaba dicha cuenta al 31 de diciembre de 2011. Ese porcentaje se estableció con base en la Directriz N° CN 001-2007, publicada en La Gaceta N° 93 del 16 de mayo de 2007 para la creación de la estimación para cuentas malas o incobrables.

2.34. En relación con el porcentaje de estimación aplicado, el Coordinador de la Unidad de Registro Patrimonial indicó a esta Contraloría General que el mismo no se ha modificado porque no se ha requerido; sin embargo, es importante que el Departamento de Cobros Judicial junto con la Contabilidad Nacional analicen la razonabilidad de mantener el porcentaje de incobrabilidad o variarlo, considerando lo comentado en los párrafos 2.28 a 2.31 sobre la depuración de la información contenida en la base de datos al 31 de diciembre de 2011 y en la directriz DCN-003-2012 (con la que fue derogada la Directriz Nº CN 001-2007), en el sentido de que la misma no respondía a la realidad del

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Sector Público Costarricense porque se refería a términos de entidades con fines de lucro o que se dedican a la venta de bienes y servicios, con el fin de obtener rendimientos financieros mientras que el fin de las entidades públicas es brindar servicios.

2.35. Sobre el particular, en información recabada en la Contabilidad Nacional, se observa que se han realizado reuniones con diferentes ministerios para analizar las cuentas por cobrar de cada uno de ellos y valorar la posible creación de una estimación de incobrables, lo que se encuentra en proceso.

2.36. Por lo antes expuesto, se concluye que el saldo por concepto de cuentas por cobrar que se presenta en el balance general del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2011, no está adecuadamente valuado y no presenta el importe realizable de esos saldos por recuperar, sin que sea factible determinar el importe del posible error contable.

Inadecuados registro, presentación y revelación de títulos del Ministerio de Hacienda readquiridos en canjes y mantenidos en poder de la Tesorería Nacional

2.37. La cuenta de activo 1331001002 “Títulos TPM en poder de la Tesorería Nacional”, cuyo saldo al 31 de diciembre de 2011 es de ¢29.809.950.000,00, representa el valor de títulos del Ministerio de Hacienda, que fueron readquiridos por la Tesorería Nacional producto de dos canjes realizados en los meses de octubre y noviembre de 2011, por otros títulos a un plazo más largo, como parte del manejo de la liquidez. Los títulos readquiridos que se mantuvieron formando parte de la cuenta de pasivo 2211018001 “Títulos propiedad en colones – Macro” son los siguientes:

Cuadro No. 2 Títulos en poder de la Tesorería Nacional contabilizados en la

cuenta de activo 1331001002 al 31 de diciembre de 2011

Título Monto en colones Vencimiento

G280312 8.441.600.000,00 28/03/2012

G280312 21.368.350.000,00 28/03/2012

Total 29.809.950.000,00

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2.38. Cabe señalar que dichas cuentas fueron canceladas en los meses de febrero y marzo de 2012, cuando vencieron los títulos readquiridos.

2.39. La Contabilidad Nacional suministró el criterio contable que en lo que interesa sostiene: “que desde la perspectiva contable la adquisición de la recompra de los títulos valores, que son títulos no vencidos y con posibilidad de ser nuevamente negociados, para el poseedor del título es únicamente un cambio de activo financiero por otro con mejoras en las condiciones de pago y para el emisor es el cambio de un nuevo pasivo por otro, el cual, por su traslado o cambio, se va a transformar en un activo financiero que podrá nuevamente ser negociado para la adquisición de recursos financieros y que en el caso de la recompra realizada por la Tesorería Nacional, al no estar vencidos los títulos podrían ser renegociados en el mercado pudiendo generar efectivo.”

2.40. Esta Contraloría General no comparte dicho criterio y considera inadecuada la presentación como un activo y simultáneamente como pasivo, de esos títulos adquiridos en el canje por el Ministerio de Hacienda en la cuenta 1331001002 “Títulos TPM en poder de la Tesorería Nacional” y como parte del rubro de “Endeudamiento a Corto Plazo”, por las siguientes razones:

a) La Superintendencia General de Valores (SUGEVAL) en el oficio No. G00/0 del 21 de junio de 2011, mediante el cual dio respuesta a una solicitud de la Tesorería Nacional, señaló que “…se desprende que lo requerido por la Tesorería Nacional, más que ser autorizada como entidad de custodia para adherirse al Sistema de Anotación en Cuenta, es que el sistema de Anotación en Cuenta, le permita a la Tesorería Nacional en su rol de emisor, mantener una cuenta propia, con el fin de gestionar los valores de emisiones fuera de circulación y mantenerlos depositados hasta su vencimiento” y consignó también que “…Este criterio se basa en que lo que se pretende es ejercer la custodia propia, con el fin de simplificar la gestión de sus emisiones, particularmente ante procesos de canjes o retenciones anticipadas, quedando claro que estos valores en ningún momento podrán ser recolocados en el mercado secundario de valores y que únicamente podrán ser mantenidos en esa cuenta hasta su vencimiento.”

b) El Plan Contable vigente en el periodo 2011, establece en las Normas Técnicas Relativas a la Valuación y Registro de la Información que el activo “Está integrado por un conjunto de bienes y derechos cuantificables derivados de transacciones o de hechos propios del ente capaces de producir ingresos económico-financieros de los cuales se espera derivar en el tiempo beneficios económicos o de uso”. Asimismo, en ese Plan se define que las inversiones financieras constituyen los recursos colocados en títulos valores y demás documentos financieros a cargo de otros entes, con el

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objeto de aumentar los excedentes disponibles por medio de la percepción de rendimientos, dividendos, variaciones de mercado y otros conceptos, o de adquirir o mantener el control de las entidades emisoras. De acuerdo con lo anterior, tales títulos adquiridos de terceros como parte de operaciones de canje y mantenidos en poder de la Tesorería Nacional no pueden reconocerse como activos en los estados financieros porque no satisfacen la definición contenida en el referido plan contable y porque son títulos emitidos por el mismo Ministerio de Hacienda que en tanto no estén en circulación no generan derechos que produzcan flujos de entrada de efectivo ni otros beneficios económicos.

c) También, se define en el Plan Contable que el pasivo “Agrupa las obligaciones exigibles al ente público, derivadas de hechos pasados y adquiridos en el desarrollo de sus actividades financieras, económicas y sociales, que deben ser pagadas o reembolsadas en el futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o servicios”. De acuerdo con dicha definición, los títulos en comentario tampoco constituyen un pasivo al 31 de diciembre de 2011, por cuanto los valores habían sido retirados de circulación mediante un canje, por lo que dejaron de constituir una obligación de transferir importes futuros por principal e intereses.

d) La Contabilidad Nacional aportó un criterio que hace referencia a conceptos de la norma internacional de contabilidad del sector público (NICSP) No. 15, para sustentar el reconocimiento, como un activo y pasivo, de los títulos en poder de la Tesorería Nacional, los cuales, en opinión de esta Contraloría General no resultan aplicables al caso.

2.41. El hecho de reconocer en los activos y pasivos ese tipo de títulos retirados de

circulación y mantenidos en custodia de la Tesorería Nacional sobrevalora las cifras de los activos y pasivos presentadas en el balance general del Poder Ejecutivo. Consecuentemente, los Estados Financieros del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2011, en los rubros de “Adquisición de Valores “ y de “Endeudamiento a Corto Plazo”, así como la información contenida en las correspondientes notas explicativas números 8 y 14 al balance general a esa fecha, es errónea en lo que se refiere a la revelación de esos saldos7.

7 Cabe indicar que esta situación fue reportada a la Administración por la Dirección General de Auditoría

Interna del Ministerio de Hacienda en el informe No. DGAI 009-2012, en el cual incluyeron las recomendaciones pertinentes para la corrección de la práctica contable aplicada en este caso, lo cual debe ser objeto del respectivo seguimiento por parte de esa auditoría interna. Sin embargo, es necesarios reiterar que ese error contable se comenta porque afecta los saldos reportados al 31 de diciembre de 2011.

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Inadecuada presentación y revelación de importes de títulos del Ministerio de Hacienda entregados en garantía a la Procuraduría General de la República

2.42. En la cuenta de activo 1341001001 “Títulos en Depósito Procuraduría General”, cuyo saldo al 31 de diciembre de 2011 es de ¢4.778.412.629,27, se encuentran registrados títulos emitidos por el Ministerio de Hacienda que se entregaron a la Procuraduría General de la República. El saldo de esta cuenta se presentó en el balance general del Poder Ejecutivo como parte del rubro de “Otros activos financieros”. En la nota explicativa No. 9 a ese balance general, la cual detalle el contenido de este rubro, se indica que se incluyen títulos de propiedad solicitados por la Procuraduría General de la República para garantizar el pago de indemnizaciones y costas procesales por juicios en contra del Estado.

2.43. No obstante el reconocimiento contable realizado, cabe agregar que el Decreto Ejecutivo No. 32143 “Reglamento de emisión de títulos para rendir, a nombre del Estado, garantías judiciales para efectos de embargo preventivo”, indica que el Estado debe rendir la garantía judicial para el pago de daños y perjuicios de acuerdo con lo señalado sobre el embargo preventivo en los Códigos Procesal Civil y Procesal Penal vigentes, y que en virtud de los principios presupuestarios y los principios de contabilidad aplicables al sector público y al plan general de contabilidad pública de la Contabilidad Nacional, lo correcto es registrar estos instrumentos como un pasivo contingente. Asimismo, establece ese Decreto Ejecutivo que la Tesorería Nacional informará a la Contabilidad Nacional por los medios que resulten más eficientes de cada emisión realizada, con el propósito de que realice el respectivo registro contable como parte de la deuda contingente.

2.44. De acuerdo con lo anterior, los títulos de deuda emitidos para rendir garantía judicial, constituye una operación de extensión de garantía y por lo tanto sólo da origen a la revelación de los respectivos activos y pasivos contingentes en las notas explicativas a los estados financieros8.

8 Corresponde indicar que la Dirección General de Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda comunicó

esta situación en el informe Nro. DGAI-009-2012, en el cual emitió la recomendación pertinente para que se corrigiera esa situación, lo cual se llevó a cabo por la Contabilidad Nacional en el mes de mayo de 2012. Sin embargo, es necesarios reiterar que ese error contable se comenta porque afecta los saldos reportados al 31 de diciembre de 2011.

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Deficiente revelación en notas explicativas de información sobre aportes de capitalización a bancos públicos

2.45. La Ley 8703 del 19 de diciembre de 2008, autorizó al poder ejecutivo para emitir hasta ¢65.915.150.000,00 (sesenta y cinco mil novecientos quince millones, ciento cincuenta mil colones, sin céntimos), en títulos valores de deuda interna 2008, para que fueran entregados a los bancos estatales en forma directa, quienes los deben mantener hasta su vencimiento (los títulos vencen en los años 2013, 2017, 2018 y 2019), por lo que no estarán disponibles para la venta y no estarán sujetos a valoración a precios de mercado. También estableció esa Ley que el Poder Ejecutivo definirá el plazo de estos valores, que podrá ser hasta por un máximo de doce años; el tipo de interés, que podrá fijarse en una tasa máxima de 15,5% anual en colones y un 5,0% en unidades de desarrollo (UDES) y las demás características financieras de los valores, así como que esas emisiones podrán denominarse en unidades de desarrollo (UDES) o en colones.

2.46. Los aportes realizados por la suma total de ¢64.904.650.000,00, se registraron en las cuentas contables 1341003001 “Aportes Cap. BCAC” por ¢9.666.650.000,00; 1341003002 Aportes Cap.BCR por ¢27.619.000.000,00 y 1341003003 Aportes Cap. por ¢27.619.000.000,00, las cuales se presentan en el balance general del Poder Ejecutivo como parte del rubro de “Otros Activos financieros”.

2.47. Con base en la revisión realizada se concluye que los saldos de estas cuentas son razonables al 31 de diciembre de 2011. Sin embargo, se determinó que la información revelada al respecto por la Contabilidad Nacional, no es suficiente para que los usuarios de los estados financieros cuenten con información importante relacionada con esa operación de financiamiento. Al respecto, en la nota explicativa Nro. 9 al balance general, únicamente se revela lo siguiente: “NOTA #9 / OTROS ACTIVOS FINANCIEROS./ Representa los rubros que corresponden a (…) aporte de capital que el estado efectúo a los bancos estatales el 23 de diciembre del 2008 según Ley No.8703 publicada en el alcance 55 a la gaceta No.248./ Este aporte se realizó mediante la entrega de títulos valores de la deuda interna denominados UDES (Unidades de desarrollo)”, por lo que no se incluye información importante contenida en la Ley 8703 respecto de las condiciones bajo las cuales se autorizó ese financiamiento, tales como que los títulos no están disponibles para la venta ni a la valoración de precios de mercado, y que deben ser mantenidos hasta su

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vencimiento; además, no se identifican los números y cantidad de títulos entregados a cada entidad ni la fecha de sus vencimientos.

2.48. Esta deficiencia de información se origina en el carácter general del enunciado del principio contable de Revelación Suficiente contenido en los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense, a la realización de la nota explicativa con base en criterios profesionales y a debilidades de información entre las unidades administrativas relacionadas.

Necesidad de que se elabore un procedimiento específico para el registro contable de las donaciones que reciben los ministerios de gobierno

2.49. De conformidad con las Normas de Control Interno para el Sector Público, deben establecerse actividades de control en relación con los bienes provenientes de donantes externos (norma 4.5.5), lo cual incluye los controles contables correspondientes. El control que se lleva en la Contabilidad Nacional es solo de documentación que recibe de la Tesorería Nacional, o en su defecto de la Dirección General de Presupuesto Nacional, para confeccionar certificaciones sobre las donaciones recibidas que los ministerios solicitan por medio de presupuesto nacional.

2.50. Al respecto, se determinó que aunque se cuenta con la directriz de la Contabilidad Nacional CN-003-2009 denominada "Procedimiento de Registro Contable de los Ingresos por Donaciones y Regalos en Especie y Registro de los Activos", directriz que incluye un procedimiento de registro, este procedimiento sólo contiene disposiciones de carácter general para la aplicación en todas las entidades del sector público que eventualmente reciban alguna donación. Además, aunque el Reglamento para el Control y Administración de Bienes de la Administración Central establece en su artículo 19 algunos requisitos para la recepción de bienes, esa norma está orientada a su registro en el SIBINET. Por todo lo anterior, se estima necesario y conveniente que en la Contabilidad Nacional, como unidad ejecutora de los registros contables del Poder Ejecutivo, se cuente con un procedimiento específico para la aplicación de la directriz CN-003-2009 y el artículo 19 antes referidos, en la realización del registro contable y la recopilación de información para la elaboración de notas explicativas, de las donaciones en efectivo o en especie que reciban los ministerios de gobierno, procedimiento en el cual se debe especificar la naturaleza y oportunidad de la información que debe remitirse a la CN y los registros que deben aplicarse de esas donaciones, así como el archivo de la documentación correspondiente.

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No se capitalizan los costos de desarrollo de programas de cómputo

2.51. En la circular CN-014-2009, del 4 de setiembre de 2009, dirigida a todas las instituciones del sector público costarricense, a las cuales cubre el artículo 1 de la Ley N°8131, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, la Contabilidad Nacional comunicó los criterios para el registro contable de software, en la cual se emitió el lineamiento de que “e) El pago de servicios profesionales o técnicos para el desarrollo de "software" a la medida o el desarrollo de nuevos sistemas informáticos, o mejoras a sistemas que se encuentran en funcionamiento, se clasifican en la subpartida presupuestaria 1.04.05 “Servicios de desarrollo de sistemas informáticos”./ Presupuestariamente sería un gasto, pero la afectación contable patrimonial sería “Obras en Proceso”. También, en la Directriz CN-002-2010, del 11 de junio de 2010, denominada “Obras en Proceso”, la Contabilidad Nacional establece criterios y políticas de registro contable de los sistemas informáticos en proceso. Además, en el plan contable se establece que los activos intangibles comprenden los bienes inmateriales adquiridos o desarrollados por el ente público, con el fin de facilitar, mejorar o tecnificar sus operaciones, susceptibles de ser valorados en términos económicos y dispone, como norma técnica, que los intangibles deben registrarse por el costo histórico, entendiendo como tal, el costo de adquisición o el valor de las erogaciones atribuibles a su formación o desarrollo.

2.52. En la nota explicativa No. 11.1 al balance de situación del Poder Ejecutivo, al 31 de diciembre de 2011, se consigna que el saldo de la cuenta 1241001001 “Aplicaciones informáticas”, corresponde a los registros por software adquirido, desarrollado, y recibido en donación u otros medios de adquisición, en las que incluye los programas, descripción y materiales de apoyo de los sistemas. El saldo de esa cuenta para todos los ministerios en conjunto es de ¢639.446.201,77 del cual al Ministerio de Hacienda corresponde únicamente ¢52.454.632,98. También se observó que las licencias para la utilización de aplicaciones informáticas, adquiridas por el Poder Ejecutivo, se contabilizan separadamente en la cuenta 1234001001 “Intangibles”. De acuerdo con la normativa contable, los recursos que se vayan invirtiendo en el desarrollo de sistemas informáticos deben contabilizarse en una subcuenta de “obras en proceso” y conforme se pongan en operación deben ser reclasificados en una cuenta de activos terminados. Sin embargo, al 31 de diciembre de 2011, en dicha subcuenta de obras en proceso no se incluyen importes por este concepto según se observa en la correspondiente nota explicativa y no se ha reconocido el valor de los sistemas informáticos terminados y en uso del Ministerio de Hacienda, por lo que los estados financieros no presentan

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información del valor de estos activos intangibles. Tampoco se presentan cifras del costo amortizado o depreciado de los mismos.

2.53. Conforme a las indagaciones realizadas en la Contabilidad Nacional, cuando se realizan desembolsos a nivel presupuestario correspondientes a costos de sistemas de información en desarrollo, estos se registran en la contabilidad presupuestaria como un gasto en las partidas correspondientes, pero no se registran a nivel patrimonial. De igual manera, según se indagó en la Dirección General de Informática del Ministerio de Hacienda, para el caso de los desarrollos internos de sistemas o mejoras importantes en los sistemas, la DGI no mantiene registros o control de los costos en que se ha incurrido. También, se obtuvo información que indica que en el Sistema para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central (SIBINET) no se tienen registrados los sistemas de información desarrollados. Esta omisión puede tener un impacto significativo en los registros contables del Ministerio de Hacienda y del Poder Ejecutivo si se considera la importante inversión de recursos que ha venido realizando la entidad en el desarrollo y mantenimiento de sistemas informáticos.

2.54. Producto de las indagaciones en la Dirección General de Informática (DGI), se obtuvo el documento denominado “Normativa de Costos Directos Pagados a Proyectos de la Tecnología de Información y Comunicación (TIC)”, aprobado, en el mes de junio de 2007, por el entonces Contador Nacional y la entonces Directora de la Dirección General de Informática. En ese documento se indica, en el punto 7.3 “Detalle de la Normativa”, que la DGI en forma conjunta con la CN definieron una política para el registro de costos de los proyectos informáticos y sistemas en mantenimiento y mejoras a los mismos, según las normas de control interno y los principios contables del sector público. En el punto VIII de ese punto 7.3, se establece que la Contabilidad Nacional de acuerdo con el ámbito de sus competencias, es el ente autorizado para brindar la información oficial de los costos incurridos por los proyectos y sistemas de la TIC, conforme al “Reporte de los pagos realizados” (este reporte debe ser presentado por el gerente o encargado del proyecto) por cada proyecto y sistema; para lo cual podrá implementar los medios de almacenamiento y control que estime más seguros y confiables para el manejo de esta información.

2.55. Al respecto, la Contabilidad Nacional suministró información que confirma la vigencia de la normativa citada en el párrafo anterior y señala que la normativa referida es clara en cuanto a que los responsables de la administración y control de los proyectos informáticos son los gerentes de proyecto, así como que la oficina de administración de proyectos será responsable de mantener los

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registros actualizados de los códigos de los proyectos asignados. Asimismo, manifiesta la CN que se han generado constantes variaciones desde el punto de vista de su registro presupuestario del costo de esos procesos, ya que si los desembolsos por cancelaciones de algún proyecto o bien mejora o mantenimiento del sistema es generada desde la partida 2, estos se están reconociendo como gastos y no como inversión, por lo que desde esta perspectiva la contabilidad fácilmente pierde la pista de los pagos realizados sobre todo si en la descripción de los mismos no hay un detalle suficiente, por lo que, indica la CN, los responsables de la DGI deberán contar con los controles adecuados para su correcta administración.

Debilidades de control y verificación periódica de los saldos de las cuentas de pasivo 2111001304 “Ordenes de Pago Poder Judicial”, 2111005002 “Deducciones de terceros” y 2111005005 “Deducción Obrera CCSS”

2.56. Se determinó que para estas cuentas de pasivo no se han establecido procedimientos que le permitan a la Contabilidad Nacional validar periódicamente la integridad y razonabilidad de sus saldos, mediante comparaciones con desgloses y detalles de su composición. Cabe señalar que el mantenimiento de registros auxiliares en la administración, permite verificar la información, realizar estudios y análisis de la composición y antigüedad de esos saldos de manera que se puedan adoptar las acciones oportunas para su depuración y corrección, si proceden. Al respecto, la directriz CN-01-2005 denominada “De la obligación de confirmar saldos y de presentar auxiliares” dispone que todas las instituciones del Sector Público Costarricense deben realizar la confirmación de saldos de documentos por pagar y transferencias así como presentar sus respectivos auxiliares. De igual manera, el Decreto Ejecutivo No. 35535 “Reglamento de la Organización de la Contabilidad Nacional”, establece la obligación de velar por la conciliación de cuentas patrimoniales de la Administración Central, así como llevar actualizados los auxiliares contables que sean necesarios para controlar los saldos de las operaciones contables.

2.57. Respecto de la cuenta 2111001304 “Órdenes Pago Poder Judicial”, el saldo acumulado de dicha cuenta de pasivo tuvo un comportamiento ascendente durante el año 2011 según se aprecia en el siguiente cuadro:

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2.58. En el Ministerio de Hacienda no se mantiene un registro auxiliar de esta cuenta y por lo tanto no se practican conciliaciones del saldo y tampoco se han practicado comparaciones con la información relacionada que podría obtenerse de la contabilidad del Poder Judicial. Entre las razones aludidas están que se considera que a la CN sólo le corresponde la función de registro con base en los documentos de soporte y que cada poder de la República es responsable por sus propuestas de pagos y por el control de los mismos a sus acreedores.

2.59. Información suministrada a esta Contraloría General por el Departamento Financiero Contable del Poder Judicial, confirma que el saldo de las órdenes de pago ingresadas al módulo de poderes a diciembre de cada año, corresponde a los gastos devengados que serán pagados a corto plazo o en el mes siguiente; que para los otros meses del año en el módulo de poderes se registran los datos con la propuesta de pago realmente emitida; que realiza conciliaciones mensuales de los datos del módulo de poderes mensualmente para mantener actualizada la información, aunque el sistema carece de informes o reportes de saldos acumulados por pagar en el módulo de poderes, asimismo, que al 31 de

Cuadro No. 3 Detalle del comportamiento del saldo mensual acumulado de la cuenta 2111001304 “Ordenes

de Pago Poder Judicial” en el año 2011. (En colones)

Enero 3.032.337.956,29

Febrero 3.673.909.111,47

Marzo 1.326.704.917,78

Abril 4.039.435.406,00

Mayo 5.055.200.979,47

Junio 5.949.850.634,28

Julio 6.306.187.399,13

Agosto 7.819.239.270,85

Setiembre 7.448.686.778,02

Octubre 9.966.340.439,46

Noviembre 9.195.576.435,36

Diciembre 16.104.691.996,55 Fuente de información: SIGAF, cuenta 2111001304, año 2011.

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diciembre de 2011, las obligaciones pendientes de pago, correspondiente a gastos devengados del año 2011, asciende a la suma de ¢4,683,442,272,09 y que adicionalmente existen compromisos no devengados del año 2011, o sea pedidos por pagar con presupuesto del año 2012, por la suma de ¢7.989.933.842.00. De lo anterior se desprende que el saldo al 31 de diciembre de 2011, en los registros del Poder Judicial asciende a la suma de ¢12.673.376.114,09 (¢4.683.442.272.09 de proveedores y ¢7.989.933.842.0 de compromisos no devengados o pedidos por pagar con presupuesto 2012), por lo cual se determina una diferencia de ¢3.431.315.882,46 respecto del saldo de la cuenta 2111001304 “Ordenes Pago Poder Judicial” de ¢16.104.691.996,55 presentado en el balance general del Poder Ejecutivo a la misma fecha. Esta situación requiere una inmediata revisión por parte de la Contabilidad Nacional; al respecto, la jefe del Departamento Financiero del Poder Judicial indicó que se realizará una revisión con la CN que les permita verificar sus registros.

2.60. En relación con la cuenta de pasivo 2111005002 “Deducciones de terceros” también es necesario que se efectúen revisiones periódicas de su saldo con base en detalles de deducciones realizadas a funcionarios y aún no giradas a las entidades acreedoras, con el fin de detectar situaciones que puedan estar afectando el saldo y adoptar las acciones que correspondan. Al respecto, se determinó que esta cuenta arrastraba un saldo del periodo 2010 de ¢10.216.021.746,62 y que por lo general en el año 2011 en cada mes se pagó o debitó un importe mayor al que se acreditó a pagar a terceros, excepto en los meses de enero, marzo, abril y diciembre. En este último mes se observa que se realizaron créditos por la suma de ¢73.240.467.636,15 y en ese mes se debitó, por pagos u otros movimientos, ¢58.185.970.577,59, generándose una diferencia, en ese mes, no cancelada de ¢15.054.497.058,56. Esta diferencia constituye el 99,2 % del saldo por pagar a las entidades acreedoras, según esta cuenta de pasivo, al 31 de diciembre de 2011 por ¢15.174.238.791,96.

2.61. En cuanto a la existencia o no de detalles por entidad, que pudieran servir como auxiliares para verificar el saldo por pagar a terceros al 31 de diciembre de 2011, la Tesorería Nacional indicó, en el oficio No. DPGC-2669-2011-CVP, del 26 de noviembre de 2012, que “no existe un saldo detallado por entidad de las deducciones a terceros (afiliaciones, préstamos, ahorros, etc.), ya que los mismos se pagan en el mismo mes y por lo tanto no se mantienen saldos. / (…) por otra parte, existen devoluciones de embargo y pensiones alimentarias, las cuales son rechazadas por el Sistema de Depósitos Judiciales del Poder Judicial y se mantienen en esta Tesorería en espera de que los juzgados se pronuncien. De estos casos no se lleva un saldo por fecha, ya que conforme se liberan se va

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actualizando el mismo, se adjunta el saldo al día de hoy./(…).” El detalle recibido del saldo por concepto de devoluciones de embargos y pensiones alimentarias al 26 de noviembre de 2012, asciende a la suma de ¢637.003.949,36, y contiene importes que corresponden a años desde 2003 a la fecha indicada.

2.62. Además, se comprobó que en la cuenta 2111005002 “Deducciones de terceros”, se han venido registrando indebidamente las deducciones de la cuota obrera para la Caja Costarricense de Seguro Social sobre la planilla del Ministerio de Educación Pública (corresponde contabilizarla en la cuenta 2111005005 “Deducción Obrera CCSS”). Según se indicó, ello se debe a que la CN hace los registros de esas deducciones del MEP en forma manual y no de forma automática a través de una interfaz con el sistema INTEGRA, como ocurre con los otros ministerios, pues el MEP no utiliza ese sistema, y la información con base en la cual se lleva a cabo dicho registro manual, la obtiene, por diferencia, la CN de un reporte resumen de pago según la emisión de la planilla y de un reporte de pago neto, contenidos en una carpeta compartida de la Tesorería Nacional con base en cifras globales, donde no se separan las deducciones para terceros de las deducciones de cuotas obreras realizadas para la CCSS. Este desglose o identificación no ha sido solicitado por la CN.

2.63. De acuerdo con lo expuesto anteriormente, y considerando información adicional obtenida en la Tesorería Nacional que indica que el importe de las deducciones de la cuota obrera para la Caja Costarricense de Seguro Social, realizadas sobre la planilla del Ministerio de Educación Pública del mes de diciembre de 2011, es de ¢3.657.312.269,40, el cual se encuentra contabilizado a esa fecha, indebidamente, en la cuenta contable 2111005002 “Deducciones de terceros”, descontando este importe del saldo contable de esa cuenta que es de ¢15.174.238.791,96, así como el importe por concepto de devoluciones de embargos y pensiones alimentarias de ¢637.003.949,36 antes citado, se determina una diferencia estimada en ¢10.879.922.573,20 entre el dato de la Contabilidad Nacional presentado al 31 de diciembre de 2011 en la cuenta contable 2111005002 “Deducciones de terceros” y los datos suministrados por la Tesorería Nacional, lo cual denota la urgencia de que se pongan en operación procedimientos de verificación entre ambas direcciones que permitan depurar los datos, mejorar los registros contables e incrementar la fiabilidad y razonabilidad del registro contable en comentario.

2.64. En cuanto al pasivo correspondiente a la cuenta 2111005005 “Deducción Obrera CCSS”, se observó que al 31 de diciembre de 2011 el saldo por deducciones de cuotas obreras realizadas y no transferidas a la CCSS es de

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¢6.518.549.172,78. El saldo acumulado corresponde a cuotas de planillas adicionales por concepto de pluses, horas extra, aumentos u otros conceptos, que no han sido cancelados a la CCSS debido a que la entidad aseguradora no ha realizado el cobro correspondiente a la Tesorería Nacional y a la planilla del mes de diciembre de 2011. Al respecto, funcionarios de la Tesorería Nacional y de la Unidad de Recursos Humanos del Ministerio de Hacienda manifestaron que puede transcurrir un tiempo considerable para que la CCSS realice ese cobro.

2.65. Cabe señalar que la Tesorería Nacional emitió la circular No. 777-2010, del 11 de agosto de 2010, dirigida a los directores financieros y de recursos humanos de los ministerios de gobierno y al director de pensiones, donde establece y comunica procedimientos que deben aplicar en la ejecución de pagos a la Caja Costarricense de Seguro Social. Además, de otros procedimientos de control, esa circular dispone que las unidades de recursos humanos o de pagos, una vez recibidas las facturas de la CCSS, deben verificar que el cobro correspondiente al mes esté correcto, e informar a la Unidad de Control de pagos de la Tesorería Nacional, al menos dos días antes del pago, que el mismo procede o no, y en caso de que no proceda deberá hacer los ajustes con la CCSS con el fin de que el cobro sea corregido. También, dispone dicha circular que la Tesorería Nacional procederá a conciliar el monto global retenido para cada una de las instituciones contra el monto determinado por la CCSS por concepto de cuota obrera y si lo facturado por la entidad aseguradora es mayor a lo retenido se debe proceder a cancelar únicamente el monto retenido por el sistema comunicándolo a la CCSS y al ministerio respectivo para los ajustes correspondientes; en caso de que el monto reportado por la CCSS sea menor o igual al monto retenido, se debe cancelar el importe cobrado quedando los remanentes en la cuenta de control y a disposición de futuros pagos de planillas adicionales que correspondan al periodo sobrante.

2.66. En cuanto a la aplicación de los procedimientos de control citados en el párrafo anterior, la Unidad de Control y Validación de Pagos de la Tesorería Nacional confirmó, en oficio No. DPGC-2669-2011-CVP del 26 de noviembre de 2012, y suministró evidencia respecto de que las unidades de recursos humanos, sí verificaron el cobro de la CCSS y la procedencia o no de los pagos, conforme al inciso b) de la circular No. 777-2010, del 11 de agosto de 2010, así como de que para proceder al pago, la Tesorería concilia todos los meses con la CCSS los montos y facturas cobradas para cada una de las instituciones.

2.67. Como se indicó, el saldo acumulado al 31 de diciembre de 2011, en la cuenta 2111005005 “Deducción Obrera CCSS”, por cuotas obreras retenidas para ser transferidas a la CCSS, es de ¢6.518.549.172.78, mientras que según la

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información suministrada por la Unidad de Control y Validación de Pagos de la TN es ¢4.067.877.175,00, lo cual determina una diferencia de ¢2.320.321.541,00. Según las explicaciones recibidas de la TN, la misma puede deberse a que el auxiliar de los saldos por faltantes y sobrantes en el cobro de las cargas obreras lo mantiene la TN a partir del año 2010, y pueden existir saldos antiguos de los que no se tiene detalle. Por su parte, el coordinador del área de Registro Patrimonial de la Contabilidad Nacional manifestó que puede haber registros erróneos porque en algún momento no se tenía claro el procedimiento, y que se están haciendo las revisiones necesarias. La situación descrita pone de manifiesto que deben realizarse periódicamente revisiones conjuntas entre la TN y la CN para conciliar los datos respectivos y mejorar el control administrativo y la calidad de la información contable.

La Tesorería Nacional carece de procedimientos para verificar las comisiones por servicios SINPE cobradas por el Banco Central de Costa Rica

2.68. Respecto de la cuenta de gastos 5112001001 denominada “Gastos por servicios”, correspondientes al Ministerio de Hacienda, presentada en el estado de resultados del periodo 2011, con base en la evidencia recabada y el análisis efectuado, se concluye que el saldo de esa cuenta de gasto correspondiente a las operaciones de ese ministerio es razonable.

2.69. No obstante, se determinó que se registran gastos por comisiones cobradas por el Banco Central de Costa Rica por servicios SINPE, las cuales son registradas por la Contabilidad Nacional con base en el dato respectivo que identifica en el extracto bancario que obtiene del Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (SINPE). Al respecto, se comprobó que esos registros contables no se respaldan con ningún documento de la Tesorería Nacional que avale la exactitud y razonabilidad del monto cobrado. Por lo tanto, no se ejercen controles que garanticen la fiabilidad de los gastos por ese concepto. De forma ilustrativa, se indica que se observaron selectivamente algunos cobros mensuales de comisiones que ascienden a ¢123.591.540,00 y ¢114.677.338,00.

2.70. Sobre el particular, la División de Programación y Gestión de Caja de la Tesorería Nacional, informó lo siguiente9:

… el cobro de comisiones de parte del SINPE es una gestión automatizada que se regula por el Reglamento del Sistema Nacional de Pagos y no hay intervención humana de nuestra parte. Este cobro abarca todas las áreas

9 Oficio Nro. DPGC-2772-2012- G, del 12 de diciembre de 2012, suscrito por el Gerente de la División de

Programación y Gestión de Caja.

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de la Tesorería Nacional y del Ministerio como tal, dado que las comisiones abarcan áreas de recaudación tanto a nivel tributario como aduanero por medio de los DTR´s, áreas de consulta del área de contratación administrativa, de servicios de firma digital que se usa en todo el Ministerio y toda el área de cobros y pagos de la TN. / Es por ello que no se había conceptualizado un encargado directo de la conciliación de esos cobros y no existe a esta fecha un procedimiento específico para tal fin, situación que ya fue comunicada a los señores Tesorero y Sub Tesorera Nacional, quienes indicaron al suscrito realizar las gestiones pertinentes para que sea incluido en el PAO del próximo año 2013 el elaborar dicho procedimiento y definir un encargado. En los estados financieros del Poder Ejecutivo no se reconoce la participación económica del Estado en otras entidades y empresas públicas

2.71. En los referidos estados financieros del Poder Ejecutivo no se incluye ni revela nada sobre la propiedad o participación del Estado en las entidades y empresas públicas. La Contabilidad Nacional debe realizar un estudio que contemple los ámbitos jurídico y contable, que le permita determinar en cuáles casos debe realizarse el reconocimiento de información financiera sobre dicha participación.

Los saldos de las cuentas de ingresos tributarios y de transferencias resultan razonables de acuerdo con el marco de referencia utilizado por la Contabilidad Nacional; no obstante, aún no se utiliza por completo el criterio de devengado para el registro de los ingresos

2.72. Con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de las cuentas

contables correspondientes a ingresos tributarios y transferencias, se realizó un estudio enfocado específicamente: a) Impuesto sobre la Renta, b) Impuesto sobre las Ventas, c) Impuesto Selectivo de Consumo, d) Impuesto a la Propiedad de Vehículos, e) Impuesto a los Combustibles; así como a la cuenta contable de Transferencias FODESAF. El monto de los impuestos tributarios seleccionados representa el 89% del total de ingresos tributarios y el 82% del total de ingresos corrientes; por su parte, las transferencias a FODESAF representan el 94% del total de las transferencias.

2.73. Como resultado, se obtiene que los saldos de las cuentas de ingresos tributarios y de transferencias al 31 de diciembre de 2011, resultan razonables, de acuerdo con el marco de referencia utilizado por la Contabilidad Nacional.

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2.74. No obstante, la Contabilidad Nacional aclara que en la elaboración de los respectivos estados financieros, no utiliza el criterio de devengado en su totalidad, sino que el ingreso ha sido registrado sobre la base de un criterio de registro mixto, a saber: devengado y efectivo en forma simultánea para los impuestos recaudados mediante el sistema aduanero; y efectivo con algunas excepciones para los impuestos recaudados mediante el sistema de la Dirección General de Tributación. Esta situación se presenta por no disponerse de la información previa del derecho de cobro, que permitiría el registro sobre la base del devengo.

2.75. Al respecto, la Contabilidad Nacional informó a la Contraloría que, en el marco del proceso de implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), está realizando acciones para registrar en el futuro los ingresos sobre la base de devengado. Como parte de esta implementación se ha creado el llamado “Plan de implementación del registro contable a base de devengo en el proceso contable del poder ejecutivo y su extensión a los procesos contables de las instituciones sujetas a la rectoría de la Contabilidad Nacional” el cual consiste en un plan piloto, para avanzar en el desarrollo del registro contable a base de devengo. Aparte de esto, se creó la Comisión o equipo de implementación de las NICSP.

3. CONCLUSIONES

3.1 El sistema contable del Ministerio de Hacienda a cargo de la Contabilidad Nacional, que es el mismo utilizado para el registro de las operaciones económicas y financieras de todos los ministerios de gobierno, adolece de debilidades que inciden directamente en la calidad de la información que se presenta en los estados financieros del Poder Ejecutivo. Tales debilidades y condiciones se relacionan con la falta de integración o enlace de algunos sistemas de información con el módulo de contabilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF), lo cual implica un mayor riesgo de errores y retrasos en la aplicación de los registros manuales que deben realizarse producto de esa falta de integración. Es necesario contar con mejores políticas y procedimientos para el reconocimiento, presentación y revelación de información financiera, que permitan una presentación adecuada de la situación financiera del ministerio y del Poder Ejecutivo en general, incluyendo lo concerniente a la aplicación del método contable del devengo y la definición precisa de criterios para el registro contable que reduzcan el riesgo de cometer errores contables como algunos de los comentados en este informe.

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3.2 Las condiciones del sistema contable vigente en el periodo 2011, a través del cual se generaron los registros contables del Ministerio de Hacienda, producen incertidumbre respecto de la posible existencia de eventos de naturaleza económica y financiera que no se estén reconociendo apropiadamente en los estados financieros cuyo impacto en los mismos no es factible cuantificar.

3.3 En la revisión se comprobaron errores de diversa índole que requieren la debida atención de las autoridades del Ministerio de Hacienda para que se lleven a cabo las correcciones pertinentes y para que se adopten otras acciones y medidas que impidan que se incurra en errores de similar naturaleza.

3.4 Como parte de la auditoría se realizó el examen del rubro de “Bienes” (propiedad, planta y equipo) del Ministerio de Hacienda, así como de la cuenta de endeudamiento de corto y de largo plazo, producto del cual se comprobaron diversas situaciones que afectan el saldo contable correspondiente al 31 de diciembre de 2011. Por razones prácticas, los resultados de estos exámenes se incorporan en informes por separado.

3.5 La Contabilidad Nacional, como rector del subsistema de contabilidad nacional, mantiene en ejecución el proyecto de implementación de las normas de contabilidad del sector público (NICSP), con el propósito de que su aplicación definitiva, a partir del mes de enero de 2016, permita superar las debilidades del sistema actual. El estado y avance de este proyecto será objeto de una evaluación específica posteriormente por parte de esta Contraloría General.

3.6 No obstante, esta Contraloría General es del criterio que algunas de las situaciones expuestas en este informe pueden y deben ser atendidas y corregidas de inmediato, a fin de mejorar la calidad de la información contable. Al respecto, la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP) contiene disposiciones que obligan a las entidades y organismos cubiertos por la rectoría de la Contabilidad Nacional (CN) respecto del subsistema de contabilidad pública, a que suministren información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable conforme lo requiera la CN para cumplir sus funciones. En ese sentido, esas entidades y organismos son responsables del mantenimiento de sistemas de registro que provean esa información con las características establecidas por la Ley, y le permitan a la Contabilidad Nacional realizar actividades de análisis y verificación de la exactitud y razonabilidad de los datos que se incorporan a los registros contables que se presentan y revelan en los estados financieros del Poder Ejecutivo de cuya elaboración es responsable.

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4. DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nro. 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, y sin perjuicio de otras eventuales acciones de fiscalización posterior que eventualmente pudiere realizar esta Contraloría, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo (o en el término) conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

AL LIC. EDGAR AYALES ESNA EN SU CALIDAD DE MINISTRO DE HACIENDA

4.3 Constituir el registro auxiliar de todos los derechos que conforman el saldo de la cuenta 1214001002 Cuentas por cobrar Cobros Judiciales al 31 de diciembre de 2011, por ¢39.084.615.856,90, conforme a un desglose que deberá emitir la Dirección General de Hacienda, y remitir a ese Despacho y a la Dirección General de Contabilidad.

En caso de requerirse ajustes contables al saldo de la referida cuenta, como resultado de la depuración efectuada de esa partida en el año 2012, y las que se realicen para corregir posibles inconsistencias en la base de datos respectiva, tales ajustes se deberán realizar conforme a un detalle debidamente documentado por parte de la Dirección General de Hacienda, sobre cada una de las cuentas que conforman o deben eliminarse de dicho saldo.

Esta disposición deberá ser cumplida en un plazo máximo de tres meses a partir del recibo del presente informe y su cumplimiento se acreditará mediante comunicación a esta Contraloría en la que se certifique que se constituyó el registro auxiliar requerido y el cumplimiento de lo dispuesto para la realización de los ajustes contables que correspondan. Ver párrafos 2.28 a 2.31.

4.4 Ordenar al Tesorero Nacional, el diseño y la aplicación de un procedimiento para la verificación de la exactitud de los cobros que el Banco Central de Costa Rica realiza al Ministerio de Hacienda, por concepto de las comisiones por servicios SINPE. Obsérvese lo expuesto en los párrafos 2.68 a 2.70 de este informe. Esta disposición deberá ser cumplida en un plazo máximo de tres meses a partir del recibo del presente informe, y su cumplimiento se acreditará

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mediante comunicación a esta Contraloría en que se certifique que se elaboró y puso en operación el mencionado procedimiento.

4.5 Instruir a la Dirección General de Hacienda, a la Dirección General de Informática, a la Tesorería Nacional, y a las demás dependencias del Ministerio de Hacienda que corresponda, a efectos de que presten toda la colaboración necesaria y suministren la información pertinente, según sus competencias, para lograr el correcto y oportuno cumplimiento de las disposiciones que de seguido se giran a la Contadora Nacional. Esta disposición deberá ser cumplida dentro del plazo de un (1) mes contado a partir del recibo del presente informe, y su cumplimiento se acreditará mediante el envío a la Contraloría General de la República de copia de la comunicación o comunicaciones que para tal efecto se emitan.

A LA MÁSTER IRENE ESPINOZA ALVARADO, EN SU CALIDAD DE CONTADORA

NACIONAL

4.6 Ajustar e implementar los procedimientos de registro respectivos de la Contabilidad Nacional, para que los registros contables correspondientes al cuadre de los extractos bancarios de entradas y salidas diarias de efectivo en el fondo general se realicen en todos los casos en forma inmediata. Esta disposición deberá ser cumplida a más tardar en un plazo máximo de seis meses a partir del recibo del presente informe, y su cumplimiento se acreditará mediante comunicación a esta Contraloría en la que se certifique que se ajustaron e implementaron los procedimientos correspondientes. Sobre el particular obsérvese lo expuesto en los párrafos 2.7 al 2.12.

4.7 Realizar las confirmaciones de los saldos al 31 de diciembre de 2012 de las cuentas por cobrar a favor del Ministerio de Hacienda incluidas en los estados financieros del Poder Ejecutivo conforme lo dispone la directriz CN 01-2005 (ver párrafos 2.18 y 2.19). Esta disposición deberá estar cumplida a más tardar el 1° de marzo de 2013, y su cumplimiento se acreditará mediante envío a esta Contraloría General de un informe sobre las confirmaciones realizadas. La Contabilidad Nacional deberá realizar estas confirmaciones con ocasión del cierre de los estados financieros de años sucesivos (2013 en adelante), aspecto que podrá ser objeto de fiscalización por parte de la Contraloría General de la República.

4.8 Ajustar el registro de los intereses por cobrar a COOPEAGROPAL R.L., para corregir las situaciones comentadas en los párrafos 2.20 a 2.22. Estas correcciones deben reflejarse en los estados financieros del Poder Ejecutivo del período 2012, incluyendo su revelación en las notas explicativas

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correspondientes, documentos que deben ser remitidos a esta Contraloría General a más tardar el 1° de marzo de 2013.

4.9 Confirmar y conciliar con la Caja Costarricense de Seguro Social, las cuentas por cobrar citadas en los párrafos 2.23 a 2.27, y de ser procedente, realizar los ajustes a los registros contables respectivos. Esta disposición deberá ser cumplida a más tardar en un plazo máximo de tres meses a partir del recibo del presente informe, y su cumplimiento se acreditará mediante envío a esta Contraloría de un informe por parte de la Contabilidad Nacional, en el que se consignen los resultados de la confirmación y conciliación realizadas y los ajustes efectuados a los registros contables.

4.10 Revisar el procedimiento de registro contable respectivo a fin de que el saldo de la cuenta 1214001002 Cuentas por Cobrar Cobros Judiciales, reportado en los estados financieros del Poder Ejecutivo, esté debidamente respaldado y documentado, mediante un reporte mensual que la Dirección General de Hacienda remita a la Contabilidad Nacional, sobre los derechos que conforman el saldo de esa cuenta y sus respectivos movimientos, de tal forma que la Contabilidad Nacional cuente en todo momento con el detalle completo de tales saldos y movimientos. Para estos efectos, la Contabilidad Nacional deberá comunicar a la Dirección General de Hacienda los requerimientos sobre la información que esta le remite sobre cobros judiciales, necesarios para cumplir con lo anterior. Esta disposición deberá ser cumplida a más tardar en un plazo máximo de seis meses a partir del recibo del presente informe, y su cumplimiento se acreditará mediante comunicación a esta Contraloría en la que se certifique que se llevó a cabo la revisión del procedimiento y la remisión de copia del requerimiento realizado a la Dirección General de Hacienda. Ver párrafos 2.28 a 2.31.

4.11 Reconocer y revelar en forma completa en los registros contables y en los estados financieros del Poder Ejecutivo, la información correspondiente a las estimaciones contables por el riesgo de incobrabilidad de las cuentas por cobrar. Esta disposición deberá ser cumplida con la emisión de los estados financieros del Poder Ejecutivo del período 2012, que deben ser remitidos a esta Contraloría General a más tardar el 1° de marzo de 2013. Al respecto, obsérvese lo comentado en los párrafos 2.32 a 2.36.

4.12 Ajustar la revelación de información en los estados financieros del Poder Ejecutivo, sobre los aportes de capital a los bancos públicos, para corregir las debilidades señaladas al respecto en los párrafos 2.45 a 2.48 de este informe. Esta disposición deberá ser cumplida en los estados financieros del Poder

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Ejecutivo del periodo 2012, que deben ser remitidos a esta Contraloría General a más tardar el 1 de marzo de 2013.

4.13 Implementar un procedimiento para el registro y revelación de información contable, de las donaciones en efectivo y en especie que reciban los ministerios de gobierno. Ver párrafos 2.49 y 2.50 de este informe. Esta disposición deberá ser cumplida en un plazo máximo de seis meses a partir del recibo del presente informe, y su cumplimiento se acreditará mediante comunicación a esta Contraloría en que se certifique que se elaboró y puso en operación el mencionado procedimiento.

4.14 Reconocer y revelar en los registros contables y en los estados financieros del Poder Ejecutivo, los costos que en lo sucesivo se incurran por el desarrollo y por las mejoras capitalizables de los sistemas informáticos. Ver párrafos 2.51 a 2.55 de este informe. Esta disposición deberá ser cumplida en los estados financieros del Poder Ejecutivo del periodo 2013, que deben ser remitidos a esta Contraloría General a más tardar el 1 de marzo de 2014.

4.15 Implementar procedimientos que le permitan a la Contabilidad Nacional, contar con desgloses de la conformación de los saldos de las cuentas de pasivo 2111001304 “Ordenes de Pago Poder Judicial”, 2111005002 “Deducciones de terceros” y 2111005005 “Deducción Obrera CCSS”. Ver los párrafos 2.56 a 2.67 de este informe. Esta disposición deberá ser cumplida en un plazo máximo de seis meses a partir del recibo del presente informe, y su cumplimiento se acreditará mediante comunicación a esta Contraloría en que se certifique que se elaboraron y pusieron en operación los referidos procedimientos.

4.16 Establecer un programa de trabajo, que le permita a la Contabilidad Nacional, en un plazo razonable, el reconocimiento contable de la participación del Poder Ejecutivo en el patrimonio de entidades públicas que correspondan. Ese programa de trabajo, que incluirá, al menos, objetivos, actividades, responsables y cronograma, deberá ser elaborado y puesto en ejecución en un plazo máximo de seis meses a partir del recibo del presente informe. El cumplimiento de esta disposición se acreditará mediante comunicación a esta Contraloría en que se certifique que se elaboró y puso en ejecución el mencionado programa de trabajo. Ver el párrafo 2.71 de este informe.

Lic. Federico Castro Páez Gerente de Área

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