Informe XXVI Erbopech

INFORME DE TRABAJOCOMITÉ ORGANIZADOR

XXVI ERBOPECH

ÍNDICE1. PRESENTACIÓN 03

Antecedentes 04 Planificación 05 Lanzamiento 12 Erbotour 13

2. EL EVENTO 14

Objetivos 16 El Hotel 17 Inaguración y cambio de mando 18 Actividad social 19 Asamblea de directorio 21 Capacitaciones 22 Noche de talentos 24 Actividades de integración 26 Feria Internacional 28 Clausura 30 3. INFORME ECONÓMICO 32

Ingresos 33 Egresos 35 Balance general 37

Desde 1988, los Clubes Rotaract de Bolivia, Perú, Ecuador y Chile, se reúnen en un encuentro deno-minado ERBOPECH, evento de la Agencia Informativa Rotaractiana Andina Centro (AIRAC), con el pro-pósito común de fomentar los lazos de amistad y compañerismo como mecanismo para facilitar el conocimiento y compresión de las

necesidades y problemas que se presentan en cada país.

El XXVI ERBOPECH se realizó en Mompiche - Ecuador, del 23 al 26 de octubre de 2014, bajo la organi-zación de los clubes Rotaract Ambato Cosmopolita y Latacunga patrocinados por el Club Rotario Ambato Cosmopolita.

1.PRESENTACIÓN

Informe de trabajo XXVI ERBOPECH MOMPICHE 2014

04

El evento se lo realiza año a año de forma rotativa entre los países par-ticipantes con la finalidad de que todos los distritos puedan ser anfi-triones del mismo. Ecuador organi-zó este encuentro en los años 2002, 2006 y 2010 en las ciudades de Salinas, Ibarra y Bahía de Cara-quez, respectivamente.

En la Asamblea de la AIRAC lleva-da a cabo durante el XXV ER-BOPECH realizado en Lunahuaná – Perú en noviembre de 2013, se aprobó al Club Rotaract Ambato Cosmopolita del distrito 4400

como organizador del siguiente evento multidistrital de la agencia a desarrollarse en el Hotel Royal Decameron de Mompiche ubicado en la provincia de Esmeraldas – Ecuador en el mes de octubre de 2014, con un costo de USD 180 acorde al reglamento vigente.

En el mes de marzo de 2014, el Club Rotaract Ambato Cosmopoli-ta solicita la colaboración del Club Rotaract Latacunga y, desde entonces, ambos constan como organizadores del evento.

Antecedentes

Promoción del XXVI ERBOPECH durante la conferencia distrital 2014 (Canoa - Manabí)


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El comité organizador lo conformaron rotarac-tianos pertenecientes a distintos clubes del distrito anfitrión, quienes trabajaron ardua-mente durante varios meses en la organización del evento.

El comité estuvo integrado de la siguiente manera:

Comite Organizador

Durante los primeros meses de trabajo, se conforma el comité organizador del evento, se realizan visitas de ins-pección al hotel y se recolecta la información necesaria para la elabo-ración del presupuesto del evento. Francisco Lanas

PresidenteRAC Latacunga

Raquel Bravo A.TesoreraRAC Portoviejo

Viviana FaríasRedes socialesRAC Portoviejo

Dennis ManchenoDiseño y WebRAC Quito Sin Límites

David SánchezErbotourRAC Ambato Cosmopolita

Christian TorresAttachésRAC U Católica Visión

María José Herrera V.Secretaria

RAC Latacunga

Esteban ManchenoLogística

RAC Quito Sin Límites

Pamela BetancourtRelaciones Públicas

RAC Machala Moderno

Oswaldo MuñozMasería y Protocolo

RAC Latacunga

Macarena RoggieroAttachés

RAC Quito Sin Límites


06

En el mes de abril se realizó la pri-mera visita de inspección al hotel Royal Decameron Mompiche con el objetivo de conocer las locacio-nes que se utilizarían para las diversas actividades a realizarse en el evento así como establecer los requerimientos de logística y defi-nir el presupuesto necesario para la realización del encuentro.

Gracias a un acercamiento con la comunidad de Mompiche, se esta-

bleció como lugar para realizar la actividad de servicio del evento, la Escuela Maximino Intriago, unidad educativa del sector a la que acuden más de 300 niños de esca-sos recursos.

En los meses siguientes se realiza-ron tres visitas más tanto al hotel como a la Escuela antes menciona-da para definir detalles previos al evento.

Visitas de Inspección

Visita de inspección realizada en el mes de abril


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Luego de varias negociaciones con Royal Decameron, se consiguió una tarifa preferencial para los asistentes al evento tanto en hos-pedaje y programa todo incluido, como en el uso de las instalaciones para llevar a cabo las actividades programadas. Dado que el lugar del evento se encontraba distante de las ciudades a las que llegarían los asistentes, se estableció un solo medio de transporte que los movilizaría desde las ciudades sede (Quito y Guayaquil) hasta el hotel y viceversa.

Dentro del presupuesto del evento se contemplaron también los materiales necesarios para rea-lizar la actividad social así como el kit de bienvenida que se entrega a

cada asistente al inicio del encuen-tro; esto incluye bolso, camiseta, pin del evento, identificador, tags para las maletas, cronograma, im-presos, entre otros.

Con todos estos gastos contem-plados se presupuestó un costo del evento de USD306 por perso-na. Teniendo en cuenta que, de acuerdo al reglamento de la AIRAC, el costo máximo del evento era de USD180 con lo que se cubría únicamente el 60% del costo real, el comité organizador asumió la responsabilidad de financiar el 40% restante mediante auspicios y donaciones.

Los cuadros siguientes detallan el presupuesto del evento:

Presupuesto

Hotel Royal Decameron MompicheDescripción Detalle Costo Costo Total

Hospedaje / Programa todo incluido

Jueves 23/Octubre USD56.00

USD250.00Viernes 24/Octubre USD97.00

Sábado 25/Octubre USD97.00

Sala de conferencias / Servicios adicionales

Decameron

Jueves 23/Octubre

USD20.90 USD20.90Viernes 24/Octubre

Sábado 25/Octubre

Costo por persona USD270.90

Costo total evento (300 personas) USD81270.00


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PresupuestoTransporte

Descripción Detalle Costo Costo Total

Transporte desde ciudades sede hacia

Mompiche

Quito / Guayaquil - Mompiche (23-Oct)

USD7.00 USD7.00

Mompiche - Quito / Guayaquil (26-Oct)

USD7.00 USD7.00



Kit de bienvenida y materialesDescripción Detalle Costo Costo Total

Kit de bienvenida

Camiseta USD5.00

USD11.25

Pulsera USD0.20

Bolso USD1.00

Pin USD1.50

Identificadores USD1.00

Magnetos USD1.00

Esferos USD0.25

Bloc de notas USD1.00

Adhesivo USD0.05

Cronograma USD0.15

Tags de maletas USD0.10

Materiales evento

Certificados USD0.50

USD4.35

Cintas USD0.20

Fichas de actividades USD0.20

Señaletica USD1.50

Globos USD0.20

Premios USD0.50

Cintas Miss. Mr Erbopech USD0.25

Material Capacitaciones USD1.00




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PresupuestoActividad Social

Descripción Detalle Costo Costo Total

Actividad social Escuela Maximino Intriago

Break USD1.00 USD1.00

Almuerzo USD2.50 USD2.50

Pintura y materiales USD2.00 USD2.00



Costo Total XXVI ERBOPECH

Descripción Costo por persona Participantes estimados Costo Total

Hospedaje $270.90 300 USD81270.00

Transporte $14.00 300 USD4200.00

Kit de bienvenida $15.60 300 USD4680.00

Obra Social $5.50 300 USD1650.00

Costo por persona $306.00 Costo Total USD91800.00


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Las inscripciones para el evento estuvieron habilitadas entre el 08 de abril y el 30 de septiembre del 2014 a través de Eventbrite, plata-forma digital especializada en la organización de eventos.

Desde el lanzamiento del mismo se realizaron campañas informati-vas y promocionales permanentes a través de los distintos medios de comunicación empleados por el comité. Un conjunto de imágenes, boletines y comunicados circularon en el sitio web, las redes sociales y correos electrónicos.

La recaudación del valor corres-pondiente a la inscripción se la rea-lizó a través de la cuenta bancaria del Club Rotario Ambato Cosmo-polita para ecuatorianos y, a través de Money Gram a nombre de Raquel Bravo, tesorera del comité organizador, para extranjeros.

De forma oficial, la información del evento fue enviada a través de la secretaría de la agencia hacia los Representantes Distritales de los Distritos pertenecientes a la AIRAC para ser socializada a sus membresías.

Lanzamiento del Evento

Costos de inscripción XXVI ERBOPECH


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Se desarrollaron planes de pagos con el objetivo de agilizar el proce-so de inscripción y facilitar a los participantes el desembolso del dinero para confirmar su participa-ción en el evento.

Incentivos

Con el objetivo de reconocer el apoyo y entusiasmo de los prime-ros inscritos, tanto a extranjeros como nacionales, se estableció que quienes confirmaron el 100% de su pago hasta el 05 de mayo del 2014, participarían de lo siguiente:

Extranjeros: Se sortearon ERBO-TOURS Pre Erbopech gratis bene-ficiando a dos socios de cada país que integran la AIRAC (Bolivia, Perú y Chile) y dos cupos para no

AIRAC, total de 8 cupos, siendo el ERBOTOUR del 18 al 22 de Octu-bre.

Los ganadores fueron:• Diana Torrecilla y Mauricio Delta - Perú• Helga Hinojosa y María Luisa Na-tusch - Bolivia• Yasmin Donaire - Chile• María Fernanda Vecino - UruguayNacionales: Se sortearon 2 cupos para la Conferencia Distrital 2014-2015 entre los inscritos que confirmaron el 100% de su pago hasta el 15 de junio.

Los ganadores fueron:• Verónica de la Parra • Jorge Luis Armijos

Facilidades de Pago

Formas de pago XXVI ERBOPECH


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Las inscripciones se cerraron el día 30 de septiembre de 2014 con 298 inscritos distribuidos de la siguien-te manera:

Bolivia: 32 asistentes

Perú: 88 asistentes

Ecuador: 110 asistentes

Chile: 32 asistentes

Uruguay: 1 asistente

México: 3 asistentes

Colombia: 32 asistentes

El día del evento se cancelaron cupos adicionales

Perú: 2 asistentes

Ecuador 2 asistentes

Colombia: 1 asistente

El número total de participantes del XXVI ERBOPECH fue de 303

Cierre de Inscripciones

Participantes XXVI ERBOPECH


13

El ERBOTOUR brindó la oportuni-dad de conocer nuestro hermoso país días antes del encuentro. Es por ello que sus cupos fueron ganados por sorteo.

David Sánchez, socio del club Ro-taract Ambato Cosmopolita, fue el encargado de guiar a la delegación

ganadora durante estos cinco días mágicos en los que los participan-tes se maravillaron con los paisajes que nuestro país ofrece y conocie-ron un poco más de la cultura ecuatoriana.

A continuación se detalla el crono-grama del ERBOTOUR.

ERBOTOUR

Delegación ganadora del ERBOTOUR durarante el viaje

Día 1 - 18 de octubre de 2014

Mitad del Mundo

Turismo en la ciudad de Quito

La ronda y centro histórico

Quito nocturno


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Pailón del Diablo

Tour ciudad de Baños

Riobamba Nocturno


Paseo en tren - Nariz del Diablo

Alausí y alrededores

Guayaquil Nocturno


Tour ciudad de Guayaquil

Concentración de delegaciones

Partida hacia Mompiche


Parque Nacional Cotopaxi

Tour Ciudad de Ambato

Baños nocturno

El evento se desarrolló durante 4 días en el Hotel Royal Decameron de Mompiche. Las delegaciones participantes comenzaron a llegar a nuestro país unos días antes del evento, aprovechando esta opor-tunidad para conocer un poco más de nuestra cultura y paisajes turís-ticos.

La noche del 22 de octubre, partie-ron 3 buses desde Guayaquil, 4 desde Quito y 1 de Portoviejo, todos llegaron a la Escuela Maxi-mino Intriago ubicada en la comu-nidad de Mompiche, en la cual se dio inicio a una serie de activida-des enfocadas a cumplir varios ob-jetivos del evento.

2. El Evento


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Objetivos• Fomentar los lazos de amistad y com-pañerismo.

• Brindar la oportunidad para el inter-cambio de experiencias, conocimientos, comprensión de necesidades y proble-mas de los países participantes.

• Promover la comprensión internacio-nal y la voluntad entre los pueblos de todo el mundo.

• Incentivar el turismo por medio del intercambio rotaractiano de los diferen-tes clubes del distrito 4400.

• Ofrecer a los participantes la oportuni-dad de conocer las costumbres, geogra-fía y cultura del Ecuador.

• Ayudar a la comunidad a través de actividades de servicio.

• Identificar problemáticas comunes entre los países para plantear solucio-nes desde una perspectiva rotaractiana.

• Instruir y capacitar a los asistentes.

• Elegir el próximo presidente de la AIRAC.

• Realizar la Asamblea Oficial de la AIRAC.


17

El hotel sede del evento fue el Royal Decameron Mompiche. Ubi-cado a 90 minutos de la ciudad de Esmeraldas, al extremo sur de una bahía grande.

El Hotel cuenta con un diseño tro-pical moderno mezclándose con el entorno natural del área, 282 habi-taciones, 3 restaurantes especiali-zados y 1 tipo buffet, 6 bares, dis-coteca, 5 piscinas, y un centro de convenciones con capacidad para 600 personas, dotado de la mejor tecnología y Bussiness Center.

El hotel cuenta con todos los servi-cios e instalaciones necesarios para una estadía inolvidable.

Siguiendo el cronograma estable-cido del evento se utilizaron diver-sos sectores del hotel para las capacitaciones, las fiestas temáti-cas, las actividades recreativas, teambuilding, entre otras.

El Hotel

Hotel Royal Decameron de Mompiche


18

Una vez en el hotel, durante de la inauguración del evento, se realizó también el cambio de mando de las directivas de la AIRAC en la que Jorge Pablo Mariaca, Presidente del período 2013-2014, dio un informe de las actividades realizadas en su período y, Andrea Gavilánez socia del club Rotaract Ambato Cosmopolita del Distrito 4400 de Ecuador, asumió la presiden-cia para el período 2014-2015.

Inauguración - Cambio de Mando AIRAC

Andrea Gavilánez, Presidenta AIRAC 2014 - 2015

1) Jorge Pablo Mariaca, Presidente AIRAC 2013 - 20142) Toma de Juramento llevada a cabo durante la inagu-ración del evento


19

En la mañana del jueves 23 de octubre, se realizó la concentra-ción de los asistentes en la Escuela Maximino Intriago en la que, tanto el Comité Organizador como la Directiva AIRAC dieron la bienve-nida a las delegaciones presentes.

Luego de eso, los Rotaractianos y Rotarios compartieron un peque-ño refrigerio con los niños de la unidad educativa y realizaron juegos de integración con ellos. El punto principal de la obra social del evento fue el restaurar la fachada de la institución mediante la pintura de murales en el cerra-miento de la misma. Fue una activi-dad muy bonita en la que la creati-

vidad y la imaginación de los asis-tentes fluyeron llenando de vida las paredes de esta escuelita.

Durante las visitas de inspección realizadas por el comité organiza-dor en los meses previos al evento, se realizó un trabajo de restaura-ción y preparación de las paredes en las que se pintaron los murales, de forma conjunta con los padres de familia y profesores de la insti-tución educativa.

Además, la Representación Distri-tal del país anfitrión, realizó la do-nación de basureros para promo-ver la cultura de reciclaje en los alumnos.

Actividad Social

Niños de la Escuela Maximino Intriago disfrutando de un refrigerio durante la actividad


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Minga conjunta con los profesores y padres de familia de la Escuela Maximino Intriago

Niños de la escuela compartiendo un refrigerio con los rotaractianos

Murales pintados por el comité organizador sema-nas antes del evento

Organizados en varios grupos, los rotaractianos pintaron los murales ilustrados.

Asistentes felices después de haber cumplido con una jornada de servicio

Entrega de basureros donados por la Representa-ción Distrital de Rotaract Distrito 4400


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Una de las actividades relevantes que se realiza durante el ER-BOPECH cada año es la asamblea anual del directorio de la AIRAC.

En esta ocasión asistieron los Representantes Distritales de Ro-taract de los siete distritos perte-necientes a la agencia:Israel Contreras (4320 - Chile)Diego Valenzuela (4340 - Chile)Lucía Oñat (4355 - Chile)Fernando Molina (4400 - Ecuador)César Dávila (4455 - Perú)José Cruzalegui (4465 - Perú)Vanesa Cuellar (4690 - Bolivia)

En esta reunión se hablaron temas de importancia en beneficio de la agencia, se discutieron reformas en el reglamento vigente y se ana-lizó la postulación para presiden-te/a de la agencia del siguiente período.

La asamblea se la llevó a cabo durante los días viernes 24 y sábado 25 de octubre de 2014.

Asamblea de directorio

Representantes Distritales y Presidenta AIRAC 2014-2015


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Rotary para Rotaract

Karin Schneewind, delegada de Rotary para Rotaract del distrito 4400, lideró la primera capacita-ción en la que, a partir de un punto de vista rotario, se debatieron inquietudes comunes entre los clubes de los diferentes países asistentes.

AIRAC

Andrea Gavilánez, Presidenta 2014-2015 de la AIRAC y Fernando Pinto, secretario, también dictaron

una conferencia en la que se expli-có la importancia de pertenecer a la agencia, sus responsabilidades y beneficios, cuál es la realidad de la misma y aclararon dudas existen-tes entre los participantes.

Capacitaciones

Karin Schneewind (delegada de Rotary para Rotaract D4400) durante su capacitación

Karin Schneewind (delegada de Rotary para Rotaract D4400) durante su capacitación


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Una de las actividades realizadas durante el evento fue la creación de un espacio de debate, en el cual los asistentes de los siete países participantes dialogaron entre sí para encontrar una proble-mática en común. Esto se realizó con el objetivo de crear un proyec-to que sea aplicable a dichos países, especialmente a las zonas más vulnerables de los mismos.

El debate realizado durante el XXVI ERBOPECH duró aproxima-damente dos horas y participaron rotaractianos de Ecuador, Perú, Chile, Bolivia, Colombia, México y Uruguay.

Dentro de las problemáticas plan-teadas se trataron temas como la intolerancia cultural que se vive en Perú, los problemas políticos que impiden la realización de proyec-

tos en Bolivia, la falta de educación ambiental en Chile, entre otros.

Luego de la participación de un delegado de cada país, se llegó a la conclusión que la mayoría de problemas que se viven en la sociedad a nivel mundial, es la falta de educación. Esto se ve reflejado en varios ámbitos como son la salud, el medio ambiente, la cultu-ra y la economía. Por ello, se deci-dió crear un proyecto dirigido a un campo de educación cada año, en cada ERBOPECH.

Como fruto del ERBOPECH 2014 se realizará un proyecto de Educa-ción Ambiental para ser replicado por los clubes Rotaract de los países que participaron del mismo, con apertura a cualquier otro club que desee unirse a esta causa.

Debate - Proyecto ERBOPECH

Rotaractianos participantes del debate, una de las actividades desarrolladas en el evento


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La noche de talentos es una opor-tunidad para que las delegaciones de los países participantes en el encuentro compartan su cultura y tradiciones con los demás asisten-tes demostrando su talento en baile, actuación, canto, etc.

Las presentaciones fueron de 20 minutos por país y fueron evalua-dos en los siguientes parámetros:• Vestuario • Originalidad • Representación Cultural • Acogida del público • Coordinación / Sincronización Por ser Ecuador el país anfitrión se presentó primero, inmediatamen-

te después se realizó el sorteo para saber el orden de presenta-ción de las diferentes delegacio-nes.

A pesar de que todas las delega-ciones tuvieron la oportunidad de participar en la noche de talentos, solo aquellas delegaciones perte-necientes a la AIRAC entraron en el concurso a excepción del país anfitrión.El jurado estuvo conformado por: • Juan Prinz (delegado del Gobernador D4400) • Karin Schneewind (delegada de Rotary para Rotaract del D4400) • Fernando Molina (RDR D4400 – Ecuador) • Andrea Gavilánez (Presidenta de la AIRAC) • Francisco Lanas (Presidente Comité Organiza-dor ERBOPECH 2014)

Noche de Talentos

Delegación de Perú, ganadora de la noche de talentos


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Delegación boliviana Delegación peruana

Delegación ecuatoriana Delegación chilena


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Teambuilding

Otra de las actividades realizadas durante el evento fue una dinámi-ca de resolución de conflictos con el tema: LOS PLANETAS.

Fue desarrollada en la playa donde se dividieron a los participantes en tres grupos. Cada grupo represen-taba a los habitantes de un plane-ta. Cada planeta tiene una mentali-dad diferente y, cuando se produ-ce el encuentro entre ellos, surgen conflictos que debían solucionar de una manera pacífica.

Al final se realizó una evaluación acerca de los sentimientos experi-mentados y comprobando las dis-tintas actitudes y valores.

Fiestas de Integración

Dado que uno de los principales objetivos de este encuentro es fomentar los lazos de amistad entre los asistentes, se desarrolla-ron fiestas de integración durante las noches del evento.

La noche del 24 de octubre se llevó a cabo una fiesta temática pirata, con el objetivo de desarro-llar la creatividad de los participan-tes y demostrarla en sus disfraces y atuendos alusivos a la temática.

Actividades de Integración y recreación

Momentos de compañerismo y amistad durante el evento


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Los participantes pudieron disfrutar de varias actividades ofrecidas por el hotel

Algunos aprovecharon para practicar deportes y otras actividades

Momentos de compañerismo y resolución de conflictos

Grupos trabajando durante la actividad de TEAM BUILDING en una de las playas del hotel

Fiesta pirata. Fiesta temática llevada a cabo el 24 de octubre del 2014

Fiesta pirata. Fiesta temática llevada a cabo el 24 de octubre del 2014


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La feria internacional es un espacio dentro del cronograma del evento, destinado a la exposición de stands organizados y decorados por cada uno de los países partici-pantes en el que exponen acerca de sus costumbres, gastronomía, cultura, entre otros.

En esta feria se destina un lugar específico del auditorio para cada delegación y, los asistentes, son los encargados de decorar su stand de la mejor manera, con banderolas, afiches, globos, etc.

Durante la feria, los expositores visten trajes típicos de sus países y deleitan a los asistentes con dulces, licores y souvenirs típicos

de su región a la vez que dan una pequeña charla sobre lo antes mencionado y entregan folletos y postales turísticas.

Al término de la feria se da un espacio de 5 minutos a cada repre-sentante distrital para realizar una presentación ante todos de su dis-trito, indicando así: su ubicación, antigüedad, clubes que lo confor-man, cantidad de rotaractianos e información adicional. También presentan el mejor proyecto de Servicio Internacional que su distri-to haya seleccionado a fin de buscar distritos o clubes interesa-dos en unirse.

Feria Internacional

Recuerdos compartidos durante la feria internacional


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Algo característico de este evento es el intercambio de pines, bande-rines, souvenirs, entre otros recuerdos, entre todos los partici-pantes antes de dar por clausura-da la feria.

Como recompensa por su esfuer-zo, se premia al mejor stand de la feria teniendo en cuenta acepta-ción por parte del público, origina-lidad, vestimenta, creatividad y la calidad de la información brinda-da.

El país ganador del mejor stand en la Feria Internacional fue Chile por su creatividad y gran cantidad y calidad de artículos utilizados para compartir la cultura y tradiciones de su país.

Los miembros del jurado fueron:Juan Prinz (delegado del Gobernador D4400) Karin Schneewind (delegada de Rotary para Rotaract del D4400) Fernando Molina (RDR D4400 – Ecuador) Andrea Gavilánez (Presidenta de la AIRAC) Francisco Lanas (Presidente Comité Organizador ERBOPECH 2014)

Participantes de la Feria Internacional

Recuerdos preparados por clubes de Manabí fueron compartidos durante la Feria Internacional


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Algo característico de este evento La noche de clausura es muy emo-tiva ya que demuestra que el evento tan esperado cada año está por terminar. Se realizó la ceremo-nia oficial de clausura en la que participaron en la mesa imperial los siete representantes distritales de la AIRAC, su presidenta Andrea Gavilánez, el presidente del comité organizador del evento Francisco Lanas, Juan Prinz, Dele-gado de la Gobernación Rotaria y Karin Schneewind, delegada de Rotary para Rotaract del D4400.

En esta ceremonia se contó con la participación de Andrea Gavilánez que dio su discurso como Presi-denta de la AIRAC 2014-2015, de Juan Prinz felicitando a nombre del

Gobernador Rotario del Distrito 4400 por la realización de este gran evento y Francisco Lanas compartiendo unas palabras sobre su experiencia como presidente del comité organizador.

También se premió a las delegacio-nes ganadoras de la noche de talentos y feria internacional, así como a la delegación más numero-sa que recayó en la delegación de Perú y a la más lejana que fue Chile.

Clausura y Fiesta de Gala

Mesa directiva durante el evento de clausura


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Patricia Gavilanes, presidenta del Club Rotario Ambato Cosmopoli-ta, entregó un reconocimiento a los miembros del comité organiza-dor por el duro trabajo realizado para la ejecución de este evento.

Con esta noche culminó una gran experiencia en la que se compar-tieron grandes vivencias, se hicie-ron nuevas amistades y sobretodo se reforzaron los lazos de amistad y compañerismo que son la base de Rotaract a nivel internacional.

Comité Organizador XXVI ERBOPECH

Oswaldo Muñoz y Pamela Betancourt, maestros de ceremonia de las distintas actividades desarrolladas.

La realización del evento fue posi-ble gracias a un esfuerzo y trabajo conjunto de varios clubes, empre-sas y personas que de una u otra forma apoyaron al comité organi-zador para llevar a cabo tan impor-tante evento internacional.

3. Informe económico


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Ingresos

La principal fuente de ingreso fueron las inscripciones recibidas tanto a nivel nacional como inter-nacional, esta recaudación repre-senta el 65% del costo total; el 35% restante se lo gestionó princi-palmente a través de auspicios de empresas privadas y aportes eco-nómicos personales.

La Gobernación Rotaria en conjun-to con la colaboración de los clubes del distrito 4400 realizaron un aporte significativo para el desarrollo del XXVI ERBOPECH.

Resumen Ingresos

Auspicios y colaboraciones

Colaboraciones y Auspicios $10616.0

Aporte Gobernación Rotaria D4400 $6100.00

Inscripciones regulares $59978.23

Inscripciones adicionales $1245.00

Transporte $5580.00

TOTAL INGRESOS $83519.23

A continuación un resumen de los ingresos:

Los siguientes cuadros detallan los ingresos:

Detalle ingresos

Auspicios y colaboraciones

Donación Sr. Bonarges Pereira $8000.00

Auspicio Gasolinera Masgas $1000.00

Auspicio Constructora Gavilanez $508.00

Auspicio Cafetería El Pasaje $500.00

Auspicio Sr. Dennis Mancheno $100.00

Auspicio Estación de Servicios Gavilanez $508.00

Aporte Gobernación Rotaria D4400 $6100.00

TOTAL AUSPICIOS $16716.00


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Detalle ingresos

Inscripciones

Rotaractianos extranjeros AIRAC

$59978.23

Rotaractianos extranjeros NO AIRAC

Rotaractianos ecuatorianos AIRAC

Rotaractianos ecuatorianos NO AIRAC

Aspirantes, rotarios y cónyuges

TOTAL INSCRIPCIONES $59978.23

Ingresos

El valor de las inscripciones recibidas a través de la cuenta bancaria del Club Rotario Ambato Cosmopolita y la cuenta de Money Gram gestiona-da por la tesorería del evento suman un total de $59978.23.

Los participantes cancelaron $20 ($10 ida y $10 vuelta) por concepto de transporte desde las ciudades sede hacia Mompiche, algunos compañe-ros rotarios optaron por asistir al evento en auto particular, y otros asis-tentes tuvieron que optar por gestionar transporte desde el hotel debido a los itinerarios de sus vuelos.

El día del evento se recibieron inscripciones adicionales que cubrieron cupos adicionales no contemplados en el contrato con el hotel.

Detalle ingresos

Adicionales

5 adicionales 23 - 26 octubre ($249 c/u) $1245.00

TOTAL ADICIONALES $1245.00

Detalle ingresos

Transporte

Transporte Quito/Guayaquil - Mompiche (285 PAX) $2850.00

Transporte Mompiche - Quito/Guayaquil (273 PAX) $2730.00

TOTAL TRANSPORTE $5580.00


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A continuación un resumen de los egresos:

Los siguientes cuadros detallan los ingresos:

Egresos

El evento tuvo un costo de USD 88280.71 al albergar a 303 personas, siendo el mayor gasto el del Hotel Royal Decameron de Mompiche, lugar en el que se llevo a cabo el encuentro rotaractiano.

Se firmó un convenio con el Hotel Royal Decameron de Mompiche para 298 personas, el mismo que hacía referencia al programa todo incluido y servicios adicionales del evento.

Se cancelaron 5 cupos adicionales directamente en el hotel.

Resumen Egresos

Transporte $5840.00

Hotel Royal Decameron de Mompiche $80873.16

Adicionales $1245.00

Actividad Social $967.55

Kit de Bienvenida y materiales $280.46

COSTO TOTAL DEL EVENTO $89206.17

Detalle egresos

Adicionales

5 adicionales 23 - 26 octubre ($249 c/u) $1245.00

TOTAL ADICIONALES $1245.00

Detalle egresos

Hotel Royal Decameron de Mompiche

Programa Todo Incluido (298 pax) $74637.00

Alquiler sala de recepciones Noche de Talento $2670.08

Alquiler sala de recepciones Feria Internacional $896.00

Alquiler sala de recepciones Fiesta de Gala $2670.08

TOTAL HOTEL DECAMERON $80873.16


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Egresos

Se entregaron kits de bienvenida a cada uno de los asistentes los cuales contemplaban materiales básicos para las actividades del evento, infor-mación y souvenirs.

Detalle egresos

Materiales evento

Camisetas participantes $650.00

Fundas kits de bienvenida $105.55

Sellos ERBOPECH $22.00

Placas premios $110.00

Cintas Miss y Mr ERBOPECH (Donación Club Rotario Latacunga) $0.00

Cronogramas, certificados y hojas (Auspicio Poligráfica Sr. Luis Chonillo) $0.00

Carpetas (Donación Representación Distrital de Rotaract D4400) $0.00

Esferos (Donación RAC Latacunga) $0.00

TOTAL MATERIALES $887.55

Detalle egresos

Transporte

1 Bus de Portoviejo - Mompiche $800.00

3 buses Guayaquil Mompiche $2100.00

4 Buses Quito - Mompiche $2800.00

Servicio adicional de espera y movilización de los asistentes desde la escuela de Mompiche hacia el

Hotel Royal Decameron$140.00

TOTAL TRANSPORTE $5840.00


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Egresos

Balance General

Detalle egresos

Actividad social

450 panes para sánduches $54.00

450 jugos $157.50

450 rodajas de mortadela (donación) $0.00

Desechables $12.50

Pintura (donación de 3 canecas de pintura blanca y negra) $0.00

Pintura (donación de 3 galones de azul, 3 galones de caramelo y 3 galones y lila) $0.00

Pintura (1 galón de pintura roja, 1 galón de verde, 1 galón de negro y 1 galón de amarillo) $51.96

Pinceles $4.50

3 basureros industriales (Donación Representación Distrital de Rotaract D4400) $0.00

TOTAL ACTIVIDAD SOCIAL $280.46

Balance general

Total Ingresos $83519.23

Total egresos $89206.17

DEFICIT -$5686.94

Cuentas por cobrarPendiente

Juan Prinz (delegado Gobernación Rotaria) $249.00

Karin Schnewind (delegada de Rotary para Rotaract) $600

PENDIENTE $849.00


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En nombre del comité y los clubes organizadores, el distrito 4400, sus clubes y membresías, extendemos nuestro más sincero agradecimiento por hacer del XXVI ERBOPECH MOMPICHE 2014 una oportunidad de vivir una experiencia inolvidable.

Estamos ansiosos de juntarnos nuevamente para compartir nuevas vivencias y proyectos, y formar nuevas amistades bajo los principios que nos unen en esta gran familia rotaractiana.

¡Nos vemos en Santa Cruz - Bolivia!

Agradecimiento

Comité y clubes organizadores trabajando en el XXVI ERBOPECH

Francisco LanasPRESIDENTE

COMITÉ ORGANIZADOR

María José HerreraSECRETARIA

COMITÉ ORGANIZADOR

Informe XXVI Erbopech

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