«Innovación para lograr Exactitud en

los Registros de Inventarios: Mejora

Continua en la Gestión de Almacenes»

COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERÚ

CONFERENCIA

Generando aportes a la Ingeniería Industrial de la Región La Libertad

Del Libro « Experiencias en Almacenes en la Región La libertad, Exactitud en losinventarios y algo más…»

Expositor y autor del libro:

ING. ABELARDO JULIÁN

REMIGIOINGENIERO INDUSTRIAL TRUJILLANO

«Somos una empresa que ofrece al mercado

productos derivados de la caña de azúcar con

estándares de calidad aceptada por los clientes,

generando valor para los accionistas, bienestar a

sus trabajadores y la Comunidad».

LA ORGANIZACIÓN

MISIÓN AGROINDUSTRIAL CARTAVIO

ALMACÉN DENTRO DE LA

ORGANIZACIÓN

Relación Efectiva:Es aquella relación que nos hace interactuar con otra área entregándole lo que esta requiere de

nosotros, de forma exacta a sus necesidades, como materiales, productos, información, en la

cantidad, calidad y tiempo requerido.

PROCESOS DE ALMACÉN

PROCESO DE RECEPCIÓN

PROCESO DE

ALMACENAMIENTO

Principio de

Maximización de los

Espacios.

Principio de distancia

mínima, recorrido mínimo

y carga máxima.

Principio de Acceso

Restringido al almacén.

PROCESO DE DESPACHO

a) No lo diga con palabras ¡ESCRÍBALO!

ESCRÍBALO

No lo diga con palabras. ¡Escríbalo!

Hora solicitud:

LLENADO POR SOLICITANTE LLENADO POR ALMACÉN

Código Descripción Cantidad Lote Cantidad

Hora entrega:

Firma Almacén: ……………………………. Firma Solicitante: ……….………….

b) Tener buena memoria es bueno, consultar nuestros

registros en mucho mejor.

INVENTARIOS DIARIOS

¿Qué son las diferencias de STOCK?

Reportado - Físico = Cero Ok

Reportado - Físico ≠ Cero Diferencia de Stock

¡ PROBLEMAS !

0

20

40

60

80

100

120

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

120

80

70

60

40

120

90

80

50

30

UN

IDA

DE

S

MES

Stock Reportados y Stock Físicos

Stock Físicos Stock Reportados

¿Qué es el Método de los Inventarios Diarios?

¿Por qué hacer inventarios de solo los artículos

que han tenido movimiento?

Supuesto: Todo movimiento de ingreso o salida en

almacén es registrado.

Día 1 Día 1

Día 1

8 und. 2 und. 6 und.

a) Oportunidad de tiempo para la detección y reacción.

¿Por qué es tan importante hacer

los inventarios diarios?

ESCENARIO 1 ESCENARIO 2

¿QUÉ PASÓ?

A primera instancia es difícil saber qué pasó, aun

si se cuenta con todos los registros para

contrastar, habrá demora en saber el problema

exacto. Otras veces simplemente no se sabrá

que es lo que ocasionó la diferencia de stock.

Rápidamente se halla el problema. Ejemplos: error

en el despacho, mal conteo, error en el registro,

etc.

PROBLEMAS

Reprogramar la producción por falta de

materiales, compras de último momento para

reponer esta diferencia, reprogramar despachos

o embarques a clientes, costos de cada una de

estas acciones, etc.

Al ser detectada antes de las veinticuatro horas o

inclusive antes de las doce horas, es muy posible

que no se presenten desabastecimientos, si el

artículo no es solicitado para su despacho luego de

cierto tiempo.

RESULTADO

No se puede hacer mucho para atenuar las

consecuencias de los problemas; simplemente

elevar el informe y esperar inventario anual

general para declarar su diferencia.

Se puede actuar de manera que minimicemos las

consecuencias. Elevar informe, corregir los

movimientos con el área involucrada antes de

cerrar el día, solicitar la compra de más artículos y

evitar reprogramaciones por falta de stock. No se

tendrá diferencias en inventarios anuales generales.

b) Oportunidad de tiempo para mejora.

ESCENARIO 1 ESCENARIO 2

¿QUÉ PASÓ?

A primera instancia es difícil saber qué pasó,

aun si se cuenta con todos los registros para

contrastar, habrá demora en saber el problema

exacto. Otras veces simplemente no se sabrá

qué ocasionó la diferencia de stock. Puede

haber un cúmulo de diferencias en el tiempo.

Rápidamente se halla el problema. Ejemplo: error en el

despacho, mal conteo, error en el registro, etc.

¿CUÁNDO PASÓ?

Es difícil también saber cuándo pasó, aun si se

cuenta con todos los registros para contrastar,

habrá demora en ubicar la fecha exacta. Otras

veces simplemente no se sabrá en qué fecha

se registró la diferencia de stock.

Al ser detectada antes de las veinticuatro horas,

rápidamente se podrá saber inclusive la hora y el

momento exacto del día en el que ocurrió. Ejemplo:

Pasó a las 9:30 am. luego del cambio de turno. Pasó a

las 5:15 pm. cuando se despachó junto al vinagre, etc.

¿CÓMO OCURRIÓ?

Se hará memoria para recordar cómo ocurrieron

los hechos, no se tendrá claro cómo pasó. En la

mayoría de casos sólo se llega a hacer

suposiciones de lo que podría haber pasado.

Se sabe exactamente cómo ocurrieron los hechos,

paso a paso. Ejemplo: El operario de apoyo despachó

dos cajas mas, pensando que era lo que faltaban para

completar el pedido. El despachador contó las paletas

que aún no retiraba el área de producto terminado, etc.

¿PORQUÉ

OCURRIÓ?

También se hará memoria; en la gran mayoría

de casos no se llega a responder esta pregunta,

dado que ya se perdió el rastro por completo.

Se sabe exactamente la causa o causas que originaron

la diferencia de stock. Ejemplo: El operario de apoyo no

consultó con el despachador o con los vales si se había

terminado el despacho. El operador de montacargas

estaba en la zona de recepción y no llevó las paletas

despachadas, etc.

CICLO PARA LOS INVENTARIOS

DIARIOS

Inventarios Diarios

Detección de diferencias

(error)

Planteamientos de Mejora

(corregir causas del

error)

¿Cuándo hacer Inventarios

Diarios?

¿Los Inventarios Diarios

aumentarán los costos de

almacén?

Complementando el supuesto.

"... la caja viaja por varias bandas transportadoras que recorren más de

10 millas a través de la planta a una velocidad constante de 2.9 pies

por segundo. El código de barras de cada artículo es leído 15 veces,

tanto por máquinas como por muchos de los 600 trabajadores. La meta

es reducir los errores a cero - las devoluciones son muy costosas"

Tomado del caso Amazon.com de «Principios de Administración de operaciones» de

JAY HEIZER y BARRY RENDER, Séptima edición 2009 pag. 482.

GESTIÓN PARA LA

MINIMIZACIÓN DE LOS

ERRORES

GESTIÓN PARA LA

MINIMIZACIÓN DE LOS

ERRORES

¿Qué es un error?«Concepto equivocado o juicio falso, acción desacertada o

equivocada»

«Discrepancia entre lo que es y lo que debería ser»

RECURSOS RESULTADOESPERADO

E

RECURSOSRESULTADO

NO ESPERADO

PROCESO PROCESO

ERRORES EN ALMACÉN RESULTADOS NO

ESPERADOS

Contabilizar 100 tapas de

más.

Almacenar un artículo en

la zona de otro.

Rotular un artículo con el

código de otro.

Digitar 50000 und. en

lugar de 5000 und.

Despacho de artículos

errados.

Despacho de cantidades

erradas.

Despacho de artículos

rechazados por calidad.

Reporte de Stock errados.

No hay tarea tan simple que no pueda hacerse

mal.

RECURSOSRESULTADOS

ESPERADOS

RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO DESPACHO

E

RECURSOS

RESULTADOS

NO

ESPERADOS

EE

RECEPCIÓN ALMACENAMIENTO DESPACHO

Proceso de almacén sin error

Proceso de almacén con error

Los sucesos fortuitos tienden a suceder todos

juntos.

RECURSOSRESULTADOS

ESPERADOS

E

RECEPCIÓN

C E

ALMACENAMIENTO

C E

DESPACHO

C

C

INFORMACIÓN DE

ARTÍCULOS

RECEPCIONADOS

INFORMACIÓN DE

ARTÍCULOS

DEPACHADOS

INVENTARIOS DIARIOS

Procesos de almacén con errores y controles, incluido los inventarios diarios

Si hay más de una forma de hacer un trabajo y una de ellas

culminará en desastre, alguien lo hará de esa manera.

RECURSOSRESULTADOS

ESPERADOS

E

RECEPCIÓN

C E

ALMACENAMIENTO

C E

DESPACHO

C

CINFORMACIÓN

DE ARTÍCULOS

QUE

PRESENTARON

ERROR

UBICACIÓN DE ERRORES Y SUS CAUSAS

INFORMACIÓN

DE ARTÍCULOS

QUE

PRESENTARON

ERROR

INFORMACIÓN

DE ARTÍCULOS

QUE

PRESENTARON

ERROR

INFORMACIÓN DE

ARTÍCULOS

RECEPCIONADOS

INFORMACIÓN DE

ARTÍCULOS

DESPACHADOS

ACCIONES CORRECTIVAS

INVENTARIOS

DIARIOS

INFORMACIÓN DE

ARTÍCULOS QUE

PRESENTAN DIFERENCIAS

DE STOCK

CAUSAS DE

ERRORES

IDENTIFICACIÓN DE

RIESGOS POTENCIALES

ACCIONES PREVENTIVASMEJORA

MEJORA

PROCEDIMIENTOS DE

ALMACÉN

MEJORANDO LA REALIDAD

Situación Actual:

Indiferencia Solucionar problemas a diario

¡Lo importante es tener la firme convicción de cambiar!

MIRAR DESDE

AFUERA

No terminar de preguntarse

!Todos son Inteligentes !

Hacerlo parte de la organización

Se merecen Reconocimiento

Importancia del Factor Humano

Lograr que ponga a disposición de la organización

toda su experiencia, conocimiento y creatividad

! Es Cambio de Actitud !

Mejora Continua