Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario –INPEC– Ministerio del Interior y de Justicia...

Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario –INPEC– Ministerio del Interior y de Justicia

República de ColombiaOP 22-117-07 V01

OUTSOURCING DE CONTROL INTERNO INPECOUTSOURCING DE CONTROL INTERNO INPECJAHVMCGREGOR S.AJAHVMCGREGOR S.A

EVALUACION Y SEGUIMIENTO A LA EVALUACION Y SEGUIMIENTO A LA

IMPLEMENTACION DEL MODELO ESTANDAR IMPLEMENTACION DEL MODELO ESTANDAR

DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 Y EL DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 Y EL

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

NTCGP:1000:2004NTCGP:1000:2004

A CONTINUACION SE PRESENTAN CADA UNO DE LOS ELEMENTOS A CONTINUACION SE PRESENTAN CADA UNO DE LOS ELEMENTOS

DEL MECI IMPLEMENTADOS EN EL INSTITUTO NACIONAL DEL MECI IMPLEMENTADOS EN EL INSTITUTO NACIONAL

PENITENCIARIO –INPEC- CONFORME LO ESTABLECE LA CIRCULAR PENITENCIARIO –INPEC- CONFORME LO ESTABLECE LA CIRCULAR

DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA

DE FECHA OCTUBRE 20 DE 2008 DE FECHA OCTUBRE 20 DE 2008

PARA DESPLEGAR CADA UNO DE LOS ELEMENTOS PULSEPARA DESPLEGAR CADA UNO DE LOS ELEMENTOS PULSE

COMPONENTES ELEMENTOS•ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS.

•DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO.•ESTILO DE DIRECCIÓN.

SIS

TEM

A D

E C

ON

TR

OL I

NTER

NO

1. SUBSISTEMA DE CONTROL

ESTRATÉGICO

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE

GESTIÓN

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

1.1. AMBIENTE DE CONTROL.

1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO.

1.3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS.

2.1. ACTIVIDADES DE CONTROL.

2.2. INFORMACIÓN.

2.3. COMUNICACIÓN PÚBLICA.

3.1. AUTOEVALUACIÓN.

3.2. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.

3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO.

•PLANES Y PROGRAMAS. •MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. •ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.•CONTEXTO ESTRATÉGICO.•IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS. •ANÁLISIS DE RIESGOS.•VALORACIÓN DE RIESGOS.•POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS.•POLÍTICAS DE OPERACIÓN. •PROCEDIMIENTOS. •CONTROLES.•INDICADORES.•MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

•INFORMACIÓN PRIMARIA. •INFORMACIÓN SECUNDARIA. •SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

•COMUNICACIÓN ORGANIZCIONAL. •COMUNICACIÓN INFORMATIVA.•MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

•AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL•AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN.

•EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

•AUDITORÍA INTERNA.

•PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL. •PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL.•PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.

SUBSISTEMAS

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Manual de Implementación

ETAPA 1

ETAPA 2

ETAPA 3

ETAPA 4

Planeación al diseño e implementación del Sistema de Control Interno.

Diseño e implementación del Sistema de Control Interno.

Evaluación a la implementación del Sistema de Control Interno.

Normagrama del Sistema de Control Interno.

I.I. Compromiso de la Alta DirecciónCompromiso de la Alta Dirección

AcciónAcción

Establecer el compromiso de la Alta Dirección (acta de compromiso)

Adoptar el MECI mediante acto administrativo

Adoptar Acto Administrativo de procedimientos para la implementación del MECI en el INPEC

EntregablesEntregables

Acta de compromiso de la Alta Dirección con la implementación y mantenimiento del MECI

Acto administrativo de adopción del MECI

Acto administrativo de procedimiento para la implementación del MECI

ETAPA I ETAPA I PLANEACIÓN AL DISEÑO E PLANEACIÓN AL DISEÑO E

IMPLEMENTACIÓN DEL MECIIMPLEMENTACIÓN DEL MECI

II.II.Conocimiento del Modelo Estándar de Control InternoConocimiento del Modelo Estándar de Control Interno

AcciónAcción

Sensibilizar y socializar a las dependencias en temas de MECI


Registros que soporten las socializaciones realizadas

III.III.Roles y Responsabilidades del Representante de la Roles y Responsabilidades del Representante de la DirecciónDirección

AcciónAcciónDelegar Líder para implementación del MECI mediante resolución


Resolución de delegación del líder para la implementación del MECI



IV.IV.Roles y Responsabilidades del Equipo MECIRoles y Responsabilidades del Equipo MECI

AcciónAcción

Definir los integrantes del Equipo Directivo

Definir los integrantes del Equipo Evaluador

Definir los integrantes del Equipo Operativo


Definición del equipo directivo

Definición del equipo evaluador

Definición del equipo operativo



V.V. Mantenimiento y Mejora del ModeloMantenimiento y Mejora del Modelo


Plan de Trabajo

Estructurar el ManualEstructurar el Manual

AcciónAcción

Realizar el autodiagnóstico MECI en el INPEC y elaborar plan de trabajo


Diagnóstico



ObjetivosObjetivos

Crear una cultura organizacional fundamentada en el control a los procesos de direccionamiento estratégico, administrativos y operativos de la entidad.

Administrar el riesgo del no cumplimiento de los objetivos institucionales y legales.

1. CONTROL 1. CONTROL ESTRATÉGICOESTRATÉGICO

ETAPA II ETAPA II DE IMPLEMENTACIÓN DE IMPLEMENTACIÓN

1.1. CONTROL ESTRATÉGICOCONTROL ESTRATÉGICO

ObjetivoObjetivo

Otorgar conciencia de control en la Entidad Pública

influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión

de operaciones y en los procesos de mejoramiento

institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a

la Entidad.

1.1.1.1. AMBIENTE DE CONTROLAMBIENTE DE CONTROL


1.11.1 AMBIENTE DE CONTROLAMBIENTE DE CONTROL

1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocolos 1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocolos éticoséticos

EntregablesEntregablesDocumento con los principios y valores de la Entidad

construido participativamente. Acto administrativo que adopta el Documento con los

principios y valores de la entidad. Socialización de los principios y valores de la organización a

todos los servidores.



1.1.2 Desarrollo del Talento Humano1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

EntregablesEntregablesManual de funciones y Competencias Laborales. Plan institucional de Formación y Capacitación. Programa de Inducción realizados a los servidores vinculados

a la Entidad. Programa de reinducción realizado en respuesta a cambios

organizacionales, técnicos o Normativos.Programa de Bienestar. -En construcción-Plan de incentivos. Selección meritocráticos de cargos directivos.Sistema de evaluación de desempeño acorde con la

normatividad que rige para la entidad. -En construcción-



1.1.3 Estilo de Dirección.1.1.3 Estilo de Dirección.

EntregablesEntregablesAcuerdos de gestión suscritos y evaluados en la entidad de

conformidad con el Titulo VIII de la Ley 909 de 2004. Evidencias que soporte el compromiso de la alta dirección

con la aplicación de las herramientas y políticas que facilitan la implementación del MECI y Sistema de Gestión de la Calidad, donde se aplique.

1.1. CONTROL CONTROL ESTRATÉGICOESTRATÉGICO

1.21.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

ObjetivosObjetivos

Definir la ruta organizacional que debe seguir la Entidad para lograr su misión, visión y objetivos.

Encauzar su operación bajo parámetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por la ciudadanía y partes interesadas de la Entidad, así como los parámetros de control y evaluación a seguir.


1.21.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICODIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

1.2.1 Planes y Programas1.2.1 Planes y ProgramasEntregablesEntregablesLa planeación de la entidad contempla:

Documento diagnostico estratégico. La misión y visión institucionales adoptados y divulgados.Objetivos institucionales.Acciones, cronogramas, responsabilidades y metas.Definición de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permiten medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes y programas.Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas



1.2.2 Modelo de Operación por Procesos 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos


Modelo de la operación por procesos de la entidad que contemple procesos caracterizados (identificación de las interrelaciones proveedores, insumos, actividades, clientes, productos, indicadores, normas entre otros).

- Todas las caracterizaciones de los procesos se encuentran compartidas en el equipo planeacion 16 de la Sede Central para acceder por la red interna “Planeación 16/ Proced para consulta auditores / Procesos Definitivos/” -

Mapa de Procesos.



1.2.3 Estructura Organizacional. 1.2.3 Estructura Organizacional.


Estructura organizacional de la entidad que facilite la gestión por procesos


1.31.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

ObjetivosObjetivos

Preservar la obtención de los resultados, bienes y servicios a la comunidad y a diferentes grupos internos y externo.

Utilizar en forma efectiva y eficiente los recursos, resguardándola contra daño o perdidas.Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.

Evitar los daños al medio ambiente.

Mantener la buena imagen y las buenas relaciones de la Entidad.

1.3.1 Contexto estratégico1.3.1 Contexto estratégico


Definición de la metodología e instrumentos para adelantar el proceso de administración del riesgo adoptados por la alta dirección.

Identificación de los factores internos y externos de riesgo.

1.31.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOSADMINISTRACIÓN DE RIESGOS


1.3.2 Identificación de riesgos1.3.2 Identificación de riesgos


Riesgos identificados por procesos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.



1.3.3. Análisis de riesgos1.3.3. Análisis de riesgos


Análisis de la probabilidad de ocurrencia de los riesgos.

Análisis del impacto de las consecuencias de los riesgos.

Evaluación del riesgo frente a los procesos.



1.3.4. Valoración del Riesgo1.3.4. Valoración del Riesgo


Identificación de los controles existentes para prevenir la probabilidad o mitigar el impacto de los riesgos analizados.

Evaluación de controles existentes para valorar los riesgos analizados.

Determinación de la valoración del riesgo frente a los procesos.

Definición de acciones de control necesarias. Mapa de riesgos por procesos.



1.3.5 Políticas de administración de riesgos.1.3.5 Políticas de administración de riesgos.


Mapa de riesgos institucional. Definición por parte de la alta dirección de las políticas para

el manejo de los riesgos. Divulgación del mapa de riesgos institucional y sus

políticas.



ObjetivosObjetivos

Establecer las guías de acción que permitan la coordinación de actuaciones al interior de la entidad.

Determinar acciones preventivas y correctivas que aseguren mantener las operaciones, funciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía.

Verificar permanentemente que el registro y generación de la información cumpla con el propósito de soportar la toma de decisiones.

Diseñar los mecanismos de evaluación y verificación necesarios.

2. CONTROL DE GESTIÓN2. CONTROL DE GESTIÓN

ETAPA IIETAPA II DE IMPLEMENTACIÓNDE IMPLEMENTACIÓN

ObjetivoObjetivo

Garantizar el Control a la ejecución de la función, planes y

programas de la Entidad, haciendo efectivas las acciones

necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación

hacia la consecución de los resultados, metas y objetivos.

2.2. CONTROL DE GESTIÓNCONTROL DE GESTIÓN

2.12.1 ACTIVIDADES DE CONTROLACTIVIDADES DE CONTROL

2.1.1 Políticas de Operación2.1.1 Políticas de Operación

EntregablesEntregablesPolíticas de Operación adoptadas por proceso. -En

construcción- Divulgación de las políticas de operación. -En construcción-



2.1.2 Procedimientos2.1.2 Procedimientos

EntregablesEntregablesProcedimientos a través de los cuales se desarrollan los

procesos.- Red interna Sede Central Ver procedimientos en la carpeta Planeación 16/ Proced

para consulta auditores - Divulgación de los procedimientos.

- Red interna / Planeación 16/ Proced para consulta auditores -



2.1.3 Controles2.1.3 Controles

EntregablesEntregablesControles correctivos y preventivos definidos para cada

proceso o actividad.



-Definidos en la caracterización de los procesos-

2.1.4 Indicadores2.1.4 Indicadores

EntregablesEntregablesIndicadores definidos por proceso para medir la eficiencia,

eficacia, y efectividad de avance y cumplimiento en la ejecución de los planes y programas.



2.1.5 Manual de Procedimientos2.1.5 Manual de Procedimientos

EntregablesEntregables Manual de operaciones adoptado y divulgado.



-En Construcción – Se divulga el manual de calidad, el cual hace parte del

Manual de Operación.

ObjetivosObjetivos

Proporcionar la información requerida al entendimiento de las funciones y competencias institucionales.

Establecer vínculos permanentes y directos de la entidad con los grupos de Interés internos y externos, facilitar la rendición de cuentas y brindar las bases para la transparencia de la gestión y el compromiso.

Definir los sistemas de información acordes con las características, recursos y competencias de la entidad publica y del medio con el que Interactúa.

2.22.2 INFORMACIÓN INFORMACIÓN



Mecanismos para la recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía. Identificación de las fuentes de la información primaria. Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés para obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio. Mecanismos para la obtención de información requerida para la gestión de la entidad.

2.2.1 Información Primaria2.2.1 Información Primaria

2.22.2 INFORMACIÓN INFORMACIÓN



Mecanismos para recibir sugerencias o recomendaciones por parte de los servidores. http://intranet.inpec.net/, www.inpec.gov.co/ el inpec hoy

Tablas de retención documental de acuerdo con los previsto en la Normatividad ( Ley 594 de 2000). -En Construcción –

Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos) sistematizadas y de fácil acceso.

http://intranet.inpec.net/, www.inpec.gov.co/ el inpec hoy

2.2.1 Información Secundaria2.2.1 Información Secundaria

2.22.2 INFORMACIÓNINFORMACIÓN



Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia. Manejo organizado o sistematizado de recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos.Medios tecnológicos o electrónicos disponibles (Ley 962 de 2005) para la atención a las peticiones, quejas, reclamaciones o recursos. Sistema documental institucional. -En Construcción –

Información sistematizada y actualizada referente a recursos físicos, tecnológicos, humanos y financieros.

2.2.3 Sistemas de Información2.2.3 Sistemas de Información2.22.2 INFORMACIÓNINFORMACIÓN


ObjetivosObjetivos

Garantizar la adaptación de la entidad con su entorno

mediante procesos de interacción comunicativa que le

permitan asimilar los cambios.

Mantener adecuadas relaciones con los usuarios, garantizando que la información llegue de manera oportuna, suficiente y transparente.

Proporcionar la información y la comprensión necesaria

para que los servidores puedan desempeñar sus funciones.

Elaborar un plan de medios, de acuerdo con los recursos de

la entidad.

2.32.3 COMUNICACIÓN PÚBLICACOMUNICACIÓN PÚBLICA



Políticas de comunicación institucional definida: Proceso de comunicación entre la dirección de la entidad y los demás servidores y entre los responsables de los procesos.

2.3.1 Comunicación Organizacional 2.3.1 Comunicación Organizacional



-En Construcción –


Políticas de comunicación institucional definida: Proceso de comunicación entre la entidad y los ciudadanos, grupos de interés. Informes de resultados de gestión de la entidad.Información sobre programas, proyectos, obras, contratos y administración de los recursos.http://www.inpec.gov.co/portal/page/portal/INPEC_DISENIO/SeccionInpeccomoinstitucion/

Pagina%20-%20Inpec%20Hoy Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía. Publicación de los trámites y formularios oficiales a través de los medios tecnológicos o electrónicos.( Ley 962/05)

2.3.2 Comunicación Informativa2.3.2 Comunicación Informativa2.32.3 COMUNICACIÓN PÚBLICACOMUNICACIÓN PÚBLICA




Medios de comunicación entre la entidad, cliente, grupos de interés y Organismos de Control. Área de atención al usuario que facilite el acceso a la información sobre los servicios que ofrece la entidad. Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad. Publicación a través de medios electrónicos (página Web), de leyes, decretos, actos administrativos o documentos de interés público ( Ley 962/05)

2.3.3 Medios de Comunicación2.3.3 Medios de Comunicación



ObjetivosObjetivos Disponer de mecanismos de verificación y evaluación del SCI, que

brinde apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos institucionales.

Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión de la entidad por los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento.

Incorporar en la planificación corporativa, acciones de mejoramiento continuo de la organización, a partir de los resultados de la evaluación a la efectividad del SCI, así como de las recomendaciones producto de la vigilancia del órgano de control fiscal.

3. CONTROL DE 3. CONTROL DE EVALUACIÓNEVALUACIÓN

ETAPA II ETAPA II DE IMPLEMENTACIÓNDE IMPLEMENTACIÓN

ObjetivosObjetivos Evaluar la efectividad de los controles establecidos en los procesos y la existencia de controles informales en las áreas responsables de dichos procesos, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas.Verificar la existencia de cada uno de los elementos de control, así como evaluar su efectividad.Verificar la efectividad del sistema de control interno para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos.

3.3. CONTROL DE CONTROL DE EVALUACIÓNEVALUACIÓN

3.13.1 AUTOEVALUACIÓNAUTOEVALUACIÓN


Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de autoevaluación. Herramientas de autoevaluación de control definidos.

3.1.1 Autoevaluación del Control3.1.1 Autoevaluación del Control





Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de autoevaluación. Herramientas de autoevaluación de gestión definidos.

3.1.2 Autoevaluación de Gestión3.1.2 Autoevaluación de Gestión




ObjetivosObjetivos

Definir un proceso de evaluación independiente y objetivo del SCI, a fin de establecer el nivel de confianza que se le puede otorgar.

Proponer las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización

3.23.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTEEVALUACIÓN INDEPENDIENTE



Informe ejecutivo anual de Control Interno

3.2.1 Evaluación del Sistema de Control 3.2.1 Evaluación del Sistema de Control InternoInterno

3.23.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE



Procedimiento de auditoria interna. Programa de auditoria.

3.2.2 Auditoria Interna3.2.2 Auditoria Interna

3.23.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE


ObjetivosObjetivos

Promover que los procesos internos de la entidad se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo.Los Planes de Mejoramiento producto de la vigilancia de la gestión fiscal del Estado, ejercidas por la CGR y las Contralorías Territoriales, se regirán por los métodos y procedimientos que éstas prescriban, y operan de manera independiente respecto de los obtenidos como producto de la auditoría interna y Evaluación Independiente.

3.33.3 PLANES DE MEJORAMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO



Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento institucional.

3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional

3.33.3 PLANES DE MEJORAMIENTOPLANES DE MEJORAMIENTO



Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento por procesos.

3.3.2 Plan de Mejoramiento por Procesos3.3.2 Plan de Mejoramiento por Procesos




EntregablesEntregablesHerramientas de evaluación definidas para la elaboración

del plan de mejoramiento individual.

3.3.3 Plan de Mejoramiento Individual3.3.3 Plan de Mejoramiento Individual




NORMOGRAMANORMOGRAMA

ObjetivosObjetivos

Compendio de normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables al Departamento. Instrumento que le permite a la entidad delimitar su ámbito de responsabilidad.

EntregableEntregable Normograma.

ETAPA IVETAPA IV NORMOGRAMANORMOGRAMA

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