Instrucciones para la toma de inventarios

Objetivo Impartir las instrucciones para la toma de inventario de los bienes que conforma el rubro de Existencias que se realizará el 30 y 31 de diciembre del 2013

Procedimientos – Instrucciones

Tareas Previas 1. La Gerencia General dispone que durante los días 30 y 31 de diciembre del 2013

los almacenes de materias primas, productos terminados y suministros, permanecerán paralizados en cuanto las entradas y salidas de los almacenes.

2. Con la debida anticipación se clasificarán y reunirán los productos terminados, materiales y suministros diversos en sus respectivos estantes, rumas o lotes.

3. La Gerencia de Producción, adopatará las medidas precautorias para poner al día las tarjetas de control físico y control valorizado antes de la toma de inventarios.

4. Igualmente, en su debida oportunidad se emitirán los listados de los bienes que conforman el rubro de Existencias.

5. El Departamento de Contabilidad, efectuaría el corte de existencias de las últimas tres entradas y salidas de materia prima, productos terminados y suministros, considerando el número de documentos de entradas y salidas, fecha y detalle de los bienes.

Tareas durante la Toma de Inventarios

6. Para la toma de inventarios se formará equipos de dos personas para el conteo y anotaciones en los formatos de inventario.

7. Previamente se deberá distribuir a los equipos inventariadotes los formatos de inventario (original y copia) debidamente numeradas en forma correlativa, llevándose un estricto control de las hojas utilizadas y no utilizadas.

8. El inventario físico en cada almacén deberá ser tomado al “barrer”(al 100%) o sea comenzar de una determinada zona o sector hasta su término.

9. El conteo en cada ruma o lote consistirá: a. Verifica el código del listado proporcionado por la entidad y la característica

del bien cruzándose con la tarjeta de control b. Realizar el conteo físico y comparación con la tarjeta control. c. Anotar las cantidades físicas inventariadas en la tarjeta de control

consignándose a la cantidad inventariada. Además el inventariador firmará las hojas de inventario y finalmente los Jefes de Equipo los listados del inventariado físico.

d. En los casos que existan diferencias entre las cantidades contadas y los saldos de la tarjeta de control, deberá procederse a un nuevo recuento.

e. La envoltura de las rumas o lotes inventariados deberán ser marcados con una señal visible, a fin de evitar confusiones y/o duplicidad en la toma física.

f. En los casos que se detecten suministros y otros en estado obsoleo y/o artículos malogrados, deteriorados o dañados se deberá consignar en las hojas de inventario físico mediante una anotación en la columna respectiva.

g. En cuanto a los productos en Proceso el Departamento e Costos en coordinación con la Planta de Producción proporcionará la información de los productos en proceso de fabricación y el grado de avance que se encuentra al momento del inventario, lo cual será verificado por la Comisión de Inventario con el apoyo de los técnicos.

Labores posteriores 10. Después se efectuará las conciliaciones del inventario físico con el control

valorizado (computarizado) de cada producto proporcionado por la entidad, cuya cantidad física debe coincidir también con las tarjetas de control de almacén.

11. Concluida la conciliación del inventario físico con los kárdex de control físico y valorizado, así como las investigaciones pos las diferencias, la Comisión de Inventarios presentará un informe del resultado del inventario y de las investigaciones a la Gerencia de Administración y Finanzas para que previa aprobación se proceda a efectuar los asientos de ajustes contable si los hubiere.

Observancia de la toma de inventarios

Los auditores externos: Lazo de la Vega Bernales y Asociados, estarán presentar para observar la comprobación de la toma de inventarios.

Lima 15 de diciembre de 2013

Gerencia General