Instructivo Renovacion de Fomulas de Medicamentos · Instructivo Renovación de Formulas de...

Instructivo Renovación de Formulas de

Medicamentos

CONTENIDO

Alcance..............................................................................................................2

1.¿QUE ES EL RAF?........................................................................................................22.COMPROBACIÓN DEL SISTEMA.............................................................................3

2.1Activación de Ventanas Emergentes.........................................................................32.2Versión de Acrobat Reader.......................................................................................5

3.INGRESO PAGINA INTERNET EPS SURA...............................................................74.RENOVACION DE FORMULAS DE MEDICAMENTOS..........................................8

4.1Ingreso y Renovación de Formulas..........................................................................84.2Visualización Codigo de Tratamiento en la Formula Mensual.................................94.3Visualización de Tratamientos................................................................................104.3.1Historial de Medicamentos - Filtro de Búsqueda................................................104.3.2Glosario Campos Historial De Medicamentos....................................................114.3.3Glosario Mensajes Del Campo Observaciones...................................................12

5.RENOVACIÓN DE FORMULAS...............................................................................136.IMPRESIÓN ORDENES DE MEDICAMENTOS......................................................157.BOTON REIMPRIMIR................................................................................................168.OTRAS FÓRMULAS..................................................................................................179.INSTRUCTIVO Y DEMO...........................................................................................18

Realizado por: Coordinación de Acceso y Beneficio- Dirección de Atención en SaludFecha Actualización: 27 de Mayo 2014 Versión 4


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ObjetivoPermitir al afiliado de EPS Sura la generación e impresión de Formulas (RAF:renovación automática de fórmulas) a través de Internet

AlcanceEste instructivo aplica para Afiliados y personal de contacto con el afiliado

1. ¿QUE ES EL RAF?

Como sigla significa: renovación automática de fórmulas el cual es un proceso en EPSSura que permite a los médicos tratantes enviar medicamentos por periodos mayores a1 mes. Por ejemplo: la paciente Maria Antonia Casas ha ingresado al programa deriesgo cardiovascular de EPS Sura por lo tanto requiere un tratamiento de 6 meses queindica tomar Enalapril 1 tableta diaria durante 3 meses consecutivos, los cuales seránentregados mes a mes con el fin de velar por el uso adecuado del medicamento y quesi se requieren modificaciones de dosificación puedan ser efectuadas durante eltratamiento. La primera fórmula (1 de 3) será entregada por el médico al terminar laconsulta, las siguientes 2 entregas las realizara a través de los canales que EPS Suradispone: plataforma de punto de servicio IPS básica y/o a través de internet.

Cuando el afiliado tiene una renovación automática de fórmula se visualiza en elformato impreso de la siguiente manera:

Por lo tanto es importante tener presentes la fecha próxima entrega para acceder ainternet e imprimirla, como también la fecha fin de tratamiento.



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2. COMPROBACIÓN DEL SISTEMAPara la correcta renovación de las formulas se deben tener en cuenta los siguientes aspectos Activación de Ventanas Emergentes e instalación del programa Acrobat Reader, para ello se debe hacer lo siguiente:

2.1 Activación de Ventanas EmergentesPara verificar la activación de ventanas emergentes basta con dar clic en punto uno link “Aquí”.

Si se tiene configurado correctamente al dar clic en “Aquí” retornara el siguientemensaje de confirmación:

En caso tal de que no esté configurada se debe hacer el siguiente proceso, en la parte superior donde se indica: Elemento emergente Bloqueado



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Se debe dar clic en la barra y pulsar la segunda opción de la lista llamada “Permitir siempre elementos emergentes de este sitio”

Al dar clic esta opción el sistema retorna una ventana donde es indispensable dar clic en SI, para la activación de ventanas emergentes.



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2.2 Versión de Acrobat ReaderPara verificar si se tiene instalado correctamente el programa Acrobat Reader encargado de mostrar las formulas, basta con dar clic en punto uno link “Aquí”.

SI se tiene correctamente instalado el programa el sistema realiza una prueba en la cual genera un pdf.



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En caso de NO tenerlo instalado debes dar clic en el link “Descargar Aquí” ubicado en la parte inferior de la pantalla



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3. INGRESO PAGINA INTERNET EPS SURAPara acceder a la página de EPS Sura, se debe ingresar en la barra de direccioneswww.epssura.com.co, en la parte inferior derecha se encuentra un cuadro llamadoServicios para afiliados.

Afiliados | Tramites a un ClicBotón que permite visualizar los servicios virtuales que ofrece EPS Sura una forma fácily ágil para la comodidad de sus afiliados, dentro de este listado se encuentra la opción llamada “Renovación de Formulas de Medicamentos”, el cual le ofrece a nuestrosafiliados la Renovación e impresión de fórmulas.



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4. RENOVACION DE FORMULAS DE MEDICAMENTOSEsta opción permite a los afiliados de EPS Sura contar con un canal alterno para larenovación de formulas de uso crónico y así evitar el desplazamiento a las IPS Básicas.

Importante:Esta aplicación funciona correctamente en el navegador Internet Explorer, Google Chrome y Mozilla Firefox.

4.1 Ingreso y Renovación de FormulasSe debe pulsar el Icono Llamado “Renovación de Formulas de Medicamentos”, elsitio web nos abrirá una nueva ventana donde es indispensable ingresar los siguientes datos, para efectos de seguridad en la información suministrada:

• Tipo y Numero de Identificación del Afiliado• Fecha de Nacimiento• Control de Seguridad: Este debe digitase tal como se ilustra en la imagen.

Clic en Aceptar



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• Al pulsar el boton Aceptar, el sistema solicita el código PIN el cual puede servisualizado en la parte inferior de la formula impresa de la anterior entrega.

IMPORTANTE: Señor Afiliado, en caso de que su código de tratamiento médico para larenovación de su fórmula se encuentre bloqueado o presente inconvenientes,por favor comuníquese con las líneas de atención en Medellín 448 61 15, o enel resto del país 01 8000 519 519.

4.2 Visualización Codigo de Tratamiento en la Formula Mensual

En caso de no saber el codigo de No ubicar el codigo de tratamiento utilice laherramienta ubicada al lado derecho de la ventana:

Este código de tratamiento es suministrado desde la impresión de formulas, y podráser visualizado en la parte inferior de la formula impresa.

El sistema validara la información ingresada de identificación del Paciente, fecha denacimiento, código de Seguridad y retornara la siguiente página donde debe seringresado el Código del tratamiento generado en la Formula Impresa. Clic en Aceptar



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4.3 Visualización de TratamientosAl ingresar el código de tratamiento, el sistema retornara una ventana de ENTREGA DERENOVACIÓN DE FÓRMULAS, donde se podrá visualizar los siguientes campos:

4.3.1 Historial de Medicamentos - Filtro de BúsquedaEste campo mostrara los tratamientos RAF que tiene el usuario, adicionalmente sepodrá filtrar por Tiempo:

• Últimos 3 mesesAl elegir esta opción el sistema realizara la búsqueda basándose en lostratamientos vigentes y no vigentes de los últimos 3 meses del afiliado

• Vigentes Últimos 3 MesesMuestra los tratamientos vigentes de los últimos 3 meses del afiliado

• No Vigentes Últimos 3 MesesRetorna los tratamientos No vigentes de los últimos 3 meses del afiliado

• Últimos 6 MesesOpción que carga automáticamente los tratamientos vigentes y No vigentes de losúltimos 6 meses del afiliado

• Ultimo AñoMuestra los tratamientos vigentes y no vigentes comprendidos en él ultimo año

él ultimo año



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4.3.2 Glosario Campos Historial De Medicamentos

Nombre Descripción Mensaje

Descripción

Hace referencia a la descripción del medicamento, al ubicar el cursor encima del nombre del medicamento se activa un mensaje indicando la dosis recetada por él medico tratante

Cantidad

Corresponde a la cantidad de medicamento prescrita por él medico de acuerdo a la dosis indicada.

PróximaEntrega

Muestra la fecha en la cual puede ser reclamada la próxima formula, esta información esta basada en la fecha en la cual él medico realizo la formula al paciente.

UltimaEntrega

Hace referencia a la ultima fecha en la cual el paciente reclamo la formula

RAF

Corresponde al numero de entregas pendiente que tiene el paciente

Nro.Formula

En este campo se observa el nro de la formula correspondiente al o los medicamentos recetados



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Tratamiento

Hace referencia a los tratamientos vigentes y no vigentes del afiliado, estos contemplan medicamentos agrupados en un solo tratamiento, se identifican con las Letras (A, B, C etc.)

4.3.3 Glosario Mensajes Del Campo ObservacionesEn el campo Observaciones se ilustran diferentes mensajes los cuales son muyimportantes para brindarle una buena información al usuario.

DescripciónMensaje Significado

Ilustración

El medicamento finalizo automáticamente, debido a que la fecha de Fin de tratamiento esta Vencida

Indica que lafecha en que séintenta generarla entrega demedicamentos yasupero la fechafin detratamiento

El medicamento esta finalizado

Indica que ya fueronrealizadas todas las entregas del medicamento

No se puede renovar este medicamento porque no es tiempo de renovarlo, debe sermínimo cinco días antes de la fecha de próxima entregaque es:

Quiere decir que el medicamento no puede ser renovado debido que todavía no es la fecha de renovación, indicando la fecha en la cual corresponde la próxima entrega

Este medicamento esta pendiente de impresión en la orden:

Indica que ya hay una orden generadapara el medicamento y muestra él numero de la orden pendiente por impresión



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Medicamento Suspendido por el Medico

Este mensaje indica el nombre del medico que suspendió el medicamento, además al ubicar el cursor sobre la observación se podrá observar la justificación de la suspensión

Medicamento adicionado para esta renovación.

Quiere decir que él medico adiciono un medicamento al tratamiento actual

5. RENOVACIÓN DE FORMULAS

Los medicamentos que pueden ser renovados se identifican porque tiene un colordiferente a los inactivos para el caso, Los activos color verde y los inactivos en colorgris

Para la realizar la renovación del medicamento basta con seleccionar la casilla detratamiento y dar clic en el link Renovar Formulas ubicado al final de la lista demedicamentos o encima del campo Tratamiento

IMPORTANTE:Para la impresión de las formulas se requiere tener instalado el programa AdobeAcrobat el cual permite visualizar las ordenes de medicamentos, en caso de no contar



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con este instalador se debe pulsar el link Descargar Aquí ubicado en la parte inferiorde la ventana Entrega de Renovación de fórmulas.

Al seleccionar los medicamentos que se requieren renovar el sistema realiza el proceso de renovación, por lo tanto se debe esperar que cargue la información



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6. IMPRESIÓN ORDENES DE MEDICAMENTOSAl finalizar la renovación de la formula el sistema automáticamente retorna lasfórmulas de los medicamentos y un mensaje indicando lo siguiente:

Las formulas renovadas se imprimirán en formato de hoja carta, por lo tanto se debe tener en cuenta imprimir la totalidad de las formulas, órdenes del proveedor y orden del afiliado.

Para identificar que formula es la del proveedor y cuál es el soporte del afiliado, esta marca se encuentra en el lado derecho de la formula. Así:

Formula Proveedor:



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Formula Afiliado:

7. BOTON REIMPRIMIRBotón que permite la reimprimir una copia idéntica a la generadaanteriormente, este botón solamente se encontrara activo 3 días después de lafecha de generación de la formula.

Este botón se utiliza cuando se tienen dificultades con la impresión de laformula.



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8. OTRAS FÓRMULAS

Al momento de hacer una renovación de fórmulas de medicamentos, se implantó una funcionalidad que permite visualizar también, las formulas que no son de renovación periódica, verificar su estado, y permitir su impresión en caso de que no se haya realizado aún, para que el paciente no tenga que dirigirse hasta el punto de servicio.

Para utilizar esta funcionalidad debemos tener en cuenta las siguientes consideraciones:

− Esta funcionalidad mostrará las formulas generadas en el rango definido desde un mes atrás, hasta la fecha en que se va a realizar esa renovación.

− La funcionalidad principal de la pantalla sigue siendo la renovación de fórmulas de medicamentos, por esta razón vemos que el link de “Imprimir formulas” se encuentra debajo de este panel.

− Si el usuario/paciente que entra a hacer su renovación, tiene formulas deun mes atrás, y éstas están pendientes de impresión, podrá seleccionarlas y estás se imprimirán, junto con los documentos de la renovación.



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− Si el usuario/paciente no tiene fórmulas por renovar, no le saldrá el panelde otras fórmulas.

− Si el usuario/paciente tiene fórmulas por renovar, y además tiene formulas de un mes atrás, pero estás han sido impresas, les saldrá el botón reimprimir en esta columna del panel. Deben haber sido impresas 3 días atrás para poder visualizar este botón.

− Se podrán encontrar pendientes de impresión fórmulas de medicamentoscontrolados o normales.



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9. INSTRUCTIVO Y DEMOEn la parte superior de la ventana de Entrega de Renovación de formulas, sevisualizara un Link Llamado “Ver Instructivo Internet”, el cual indicara pasoa paso como realizar la gestión para la renovación de fórmulas. Adicionalmenteal dar clic en “Ver Demo” se desplegara un video el cual explica paso a paso larenovación de fórmulas de medicamentos.


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