UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO DE SAN MARCOS TÉCNICO EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ADMINISTRACIÓN II QUINTO SEMESTRE

LA PLANEACIÓN

ALUMNOS: CARNÉ No.

KAREN BEATRIZ OROZCO OROZCO 200731454 EDGAR MOISÉS GARCÍA CUC 201243618

CRISTIAN FERNANDO LÓPEZ SANDOVAL 201440448 NAHUM ALEJANDRO GODINEZ VELASQUEZ 201442232 JOSÉ DANIEL CARDONA MIRANDA 201442438 LEONEL STUARDO IXMAY MEJÍA 201442484

San Marcos, febrero de 2016

ÍNDICE

Contenido INTRODUCCIÓN .................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

OBJETIVOS ............................................................................................ ¡Error! Marcador no definido.

MARCO TEÓRICO .................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

APLICACIÓN EFICAZ DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ......................... ¡Error! Marcador no definido.

LA PLANIFICACIÓN ............................................................................ ¡Error! Marcador no definido.

TIPOS DE PLANIFICACIÓN. .................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

PLANIFICACIÓN OPERATIVA ............................................................. ¡Error! Marcador no definido.

LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN ......................................................... ¡Error! Marcador no definido.

HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN ........................... ¡Error! Marcador no definido.

PASOS PRELIMINARES .......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

LOS PASOS DE LA PLANEACIÓN ........................................................ ¡Error! Marcador no definido.

ETAPA PREVIA: DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN PRESENTE. .............. ¡Error! Marcador no definido.

Paso A.1: Identificación de elementos externos y determinación de sus demandas. ........ ¡Error!

Marcador no definido.

Paso A.2: Identificación de elementos internos y determinación de sus demandas. ........ ¡Error!

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Paso A.3 (análisis del entorno) y Paso A.4 (análisis organizacional). ¡Error! Marcador no definido.

Paso 3: (O,A) Análisis del entorno .................................................... ¡Error! Marcador no definido.

Paso 4: (F,D) Análisis organizacional ................................................ ¡Error! Marcador no definido.

TOMA DE DECISIONES .......................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE LA PLANEACIÓN ......................... ¡Error! Marcador no definido.

¿Quién debería participar? .............................................................. ¡Error! Marcador no definido.

TIPOS DE PLANES .................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

TIPOS DE PLANIFICACIÓN ..................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

Otros enfoques de los tipos de planificación ....................................... ¡Error! Marcador no definido.

ANEXOS .............................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.7

RECOMENDACIONES……………………………………………………………………………………………………………………35

CONCLUSION………………………………………………………………………………………………………………………………36

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 37

INTRODUCCIÓN

Como parte del pensum de estudios del 5 semestre de la carrera de administración

de empresas del centro universitario de San Marcos CUSAM-USAC, Está integrado

el curso Administración II, que tiene como requerimientos académicos la

investigación bibliográfica y de campo sobre los siguientes temas: Planificación y

Plan Estratégico. A través de este proceso sistemático se planean y toman

decisiones futuras que ayudaran al éxito de la empresa u organización, en este

estudio de Planificación es donde se va a prever el futuro de la empresa, así como

el desarrollo de las actividades para el buen funcionamiento de la misma.

El contenido del trabajo desarrolla las tipos de planificación, función de la

planeación, función y herramientas de la planeación, pasos preliminares, etapas

previas y diagnóstico de la situación presente de la planeación, pasos de la

planeación, toma de decisiones, participación en el proceso de la planeación, tipos

de planes y planificación.

A través de la presente investigación analizamos que dentro del funcionamiento de

una empresa es importante que se cuente con una planificación operativa o

estratégica a corto, mediano, largo plazo; de manera que esto permitirá que sus

objetivos y metas sean alcanzables de acuerdo al tiempo establecido, esto se podrá

evidenciar mediante un proceso de evaluación utilizando herramientas de análisis,

como por ejemplo el FODA; que permitirá poseer una análisis de una realidad

determinada ya sea social o institucional.

La investigación de dichos temas se realizó para poder conocer el adecuado

funcionamiento de una empresa, a través de las investigaciones de campo verificar

si existen empresas que cuentan con una planificación operativa o estratégica,

conocer de sus logros y desafíos; para realizar un análisis y confrontamiento de la

teoría y la práctica. Este proceso de aprendizaje ha enriquecido nuestros

conocimientos debido a que durante las visitas de campo hemos evidenciado que

en la mayoría de empresas a nivel local están siendo lideradas de manera empírica,

siendo esto un impedimento para llevar un control económico así como también el

logro de sus objetivos.

OBJETIVOS OBJETIVOS GENERALES:

Ampliar nuestros conocimientos con respecto a la aplicación y ejecución de la planeación dentro de la empresa.

Mejorar métodos y estrategias para desarrollar lo mejor posible una planeación en una empresa.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Poseer un fin adecuado con el que podamos aplicar la planeación en el momento propicio.

Mejorar la capacidad de la planeación al adaptarse con los cambios de nuestro entorno.

Hacer cambios sobre los comportamientos de los empleados a través de una organización.

Buscar de manera deliberada un plan de acción que pueda desarrollar ventajas en la competencia.

MARCO TEÓRICO 1. APLICACIÓN EFICAZ DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

1.1 LA PLANIFICACIÓN Definición: Todas las organizaciones, ya sea con fines de lucro o sin estos, se crean en pos de un objetivo, el cual es importante definir de manera muy clara para que cada parte de la organización sepa que rumbo tiene la organización. Además se debe intentar lograr este objetivo de la manera más eficiente y eficaz. En este proceso es fundamental el proceso de planificación ya que este nos permite anticiparnos a todos los posibles escenarios a los que se podría ver expuesta la organización y ayudarnos a lograr que nuestra organización logre el correcto funcionamiento para lograr de la mejor manera posible los objetivos de la empresa. En todo sentido, se debe planear lo que se quiere realizar. Esto quiere decir, que en una organización debemos decidir anticipadamente lo que pretendemos y cual va a ser el procedimiento para lograr nuestros objetivos. En el día a día, una persona tiene la necesidad de planificar una enormidad de situaciones tales como eventos, comidas vacaciones, el tiempo en general., mientras mejor se planifique su tiempo una persona mejor será la calidad de este mismo, por lo que podemos decir que la planificación es un suceso natural en nuestro comportamiento. Reflejado esto en una organización, se concluye que la planificación pasa ser una necesidad imperiosa. La planificación es la primera etapa en el proceso administrativo. “Planificar es la función administrativa que determina anticipadamente cuales son los objetivos deseados y lo que debe hacerse para alcanzarlos de manera adecuada” esto quiere decir que uno debe definir lo que uno quiere hacer, como lo voy a hacer y cuando lo voy a hacer. Al planificar nosotros nos estamos anticipando a una acción futura. Para el resto de las funciones tales como la organización, dirección y control la planificación es vital. Finalmente, podemos decir que mediante la planificación, las acciones se tornan racionales, por lo tanto más adecuadas a los fines pretendidos.

2. TIPOS DE PLANIFICACIÓN. Es importante que todas las organizaciones cuenten con dos tipos de planificación, la planificación estratégica y la planificación operativa. La planificación estratégica es la que nos ayuda a determinar los planes más importantes a seguir en el largo plazo, nos ayuda a prever posibles amenazas y aprovechar oportunidades que se presenten al exterior de la empresa y a determinar los puntos fuertes y los débiles que hay al interior de la empresa.

2.1 PLANIFICACIÓN OPERATIVA. Esta consiste en determinar los planes de una manera más específica, para lograr concretar la planificación estratégica. Aquí se involucran los administradores de nivel medio, y se analizan los planes de mediano y corto plazo. Dentro de este tipo de planes se encuentran El Procedimiento, Los Programas, Los Presupuestos y Las Reglas.

3. LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN La planeación es la función administrativa básica que implica:

1. el establecimiento de objetivos y 2. el planteamiento de las acciones necesarias para cumplirlos, 3. apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado de los

recursos organizacionales. La administración sin planeación no tiene razón de ser, sin objetivos específicos que lograr y estrategias para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico. La planeación es la función administrativa básica que implica el establecimiento de objetivos y el planteamiento de las acciones necesarias para cumplirlos, apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el manejo adecuado de los recursos organizacionales. La planeación incluye determinar las misiones globales, identificar los resultados claves y fijar objetivos específicos, así como políticas para el desarrollo, programas y procedimientos para alcanzarlos. La planeación es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos. Establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación.

4. HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN 1. Propósito y misión estratégicos 2. Visión 3. Premisas 4. Objetivos y metas 5. Estrategias 6. Reglas y Políticas 7. Procedimientos 8. Programas 9. Presupuestos

5. PASOS PRELIMINARES

5.1 LOS PASOS DE LA PLANEACIÓN: Para que algo se lleve a cabo, es necesario tener en cuenta una serie de pasos, y más si se está tratando de planear algo. Ya se había mencionado que la planeación es la formulación, selección y visualización de actividades futuras, que se cree sean

necesarias para alcanzar los resultados deseados, es muy importante porque permite una eficiencia en las acciones de las personas y las organizaciones produciendo un adecuado funcionamiento de todo el proceso administrativo, donde se puede aplicar el control e ir corrigiendo en el camino para reducir la incertidumbre y dar tranquilidad al funcionamiento de la organización. Con una buena planeación se puede responder oportunamente a los compromisos adquiridos con los demás. Por ejemplo, cuando en una empresa comercial un cliente solicita un pedido grande, para ser entregado en quince días, si en esta empresa existe una buena planeación probablemente se podrá entregar el pedido a tiempo de lo contrario se incurrirá en incumplimiento al cliente, hecho que desacredita enormemente la imagen de la empresa, como ocurrió en un caso citado en la Revista de Gerentes "Un empresario tenía un negocio de encuadernación, con posibilidad de crecer en el futuro, pero en su etapa más importante empezó a decaer porque el dueño no tuvo en cuenta que el negocio iba a progresar en tan corto tiempo; uno de los clientes le ofreció buenas retribuciones si él aceptaba unos pedidos extras, el encuadernador aceptó la propuesta, le entregaron un anticipo y empezó a trabajar en ese pedido, pero sus otros clientes comenzaron a reclamar por retrasos en la entrega de sus pedidos. El encuadernador empleó más personas y abrió otro turno de trabajo, pero esto no fue suficiente porque los retrasos e incumplimientos se seguían presentando, dado que en algunas ocasiones el segundo turno se detenía por falta de insumos por lo cual los costos se aumentaban y el anticipo de dinero empezó a ser insuficiente, se atrasaron los pagos al personal y esto produjo descontento general, algunos empleados renunciaron y otros no cumplían su labor con eficiencia, el resultado final: un negocio en quiebra debido al retiro de sus clientes. Lo anterior nos demuestra que la carencia de planeación es catastrófica, en este caso se debía dar respuesta a muchas cuestiones como: ¿qué costos nos ocasionará en nuevo contrato?, ¿Qué cantidad de personal y de materia prima serán necesarias para cumplir este nuevo compromiso?, ¿Podemos cumplir demanda sin afectar la existente? Los pasos de la planeación constituyen un proceso racional para el logro de los objetivos y su seguimiento se puede realizar en cualquier planeación. Los pasos pueden ser más simples y de mayor aplicabilidad dependiendo del tipo de plan, pero generalmente los ocho pasos son de aplicación general. Las etapas de la planeación son importantes tanto para programas importantes y de gran envergadura como para programas pequeños debido a su importante contenido.

Figura. Pasos en la planeación.

1. CONCIENCIA DE OPORTUNIDADES No es estrictamente parte del proceso de planeación, advertir una oportunidad, es el punto inicial real de la planeación, "Se debe conocer la posición en la que nos encontraremos a la luz de los puntos fuertes y las debilidades, comprender porque se desea reducir la incertidumbre y saber cuáles son las expectativas de ganancias. La fijación de objetivos realista depende de este conocimiento, la planeación exige un diagnóstico realista de la situación de las oportunidades".

Por esto es conveniente hacer un estudio preliminar de las oportunidades futuras y la capacidad de verlas con claridad y por completo, un conocimiento de dónde estamos y de nuestras fuerzas y debilidades y comprender los problemas que se quieran resolver, así como saber lo que se desea lograr, buscando establecer objetivos posibles. Como ejemplo, podemos citar a IBM, cuando esta empresa empezó a incursionar en el medio, existía mucha competencia y la empresa no tenía mucha experiencia y la amenaza provenía de poderosas compañías, los colaboradores de IBM decidieron hacer de esta empresa una ganadora en el mercado comercial, por lo cual trabajaron duro en la fuerza de ventas, de esta manera la satisfacción del cliente se tomó como pilar básico para la compañía, hecho que le generó su posterior éxito en el mercado. 2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Consiste en establecer objetivos para la empresa en general y luego para cada área de esta, realizando lo anterior para el corto y largo plazo. Los objetivos explican los resultados esperados, señalan los pasos a seguir así como su prioridad, y que se debe lograr con las estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas con los que se cuenta. Los objetivos de la empresa determinan la dirección de los planes principales y definen los objetivos de cada departamento que a su vez controlan los departamentos subordinados y así sucesivamente, reflejando la jerarquía organizacional. 3. CONSIDERACIÓN O DESARROLLO DE PREMISAS Premisas son suposiciones sobre el ambiente en el que el plan ha de ejecutarse, de hecho el principio básico de las premisas de planeación es "cuanto mayor sea el número de personas encargadas de la planeación que entiendan y estén de acuerdo en utilizar las premisas congruentes del proceso, tanto más coordinada será la planeación de la empresa". Desarrollar, divulgar y obtener acuerdos para utilizar premisas críticas de planeación, estas son: pronósticos, políticas aplicables básicas y planes existentes en la compañía. Son supuestos a cerca del medio ambiente en el que debe ejecutarse el plan. Para el desarrollo de estas premisas es importante tener en cuenta preguntas como: ¿Cuál será el mercado?, ¿Qué volumen de ventas manejaré?, ¿Qué precios?, ¿Qué avances tecnológicos debo conseguir?, ¿Qué costos?, ¿Cómo financiaré la expansión?, ¿Cuáles son las tendencias a largo plazo?, entre otras preguntas globales que debemos hacer. No es rentable ni realista hacer suposiciones sobre cada detalle del ambiente futuro de un plan debido a que el futuro es muy complejo. Por consiguiente las premisas están limitadas a suposiciones que aparentan ser críticas o estrategias para un plan, es decir aquellas que influyen más en su operación. 4. DETERMINACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN Consiste en buscar y examinar cursos alternativos de acción, especialmente los que no son muy evidentes, ya que en muchas ocasiones la alternativa razonable que no

es muy obvia puede ser la mejor. El problema no radica en encontrar alternativas sino en reducir su número para analizar las más prometedoras. 5. EVALUACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus fortalezas y debilidades, el siguiente paso es evaluarlos mediante una comparación entre estos y las metas antes fijadas. Ya que existe gran cantidad de cursos para todas las situaciones y son muchas las variables que se deben analizar, en este paso de la planeación la investigación de operaciones y las técnicas matemáticas y de computación tienen su principal aplicación en la administración. 6. SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN En este paso se adopta el plan de punto real de la toma de decisiones, ya que el administrador debe decidir si seguir varios cursos en lugar del mejor. 7. FORMACIÓN DE PLANES DERIVADOS Se aconseja este séptimo paso ya que muchas veces cuando se toma una decisión, la planeación está completa, por tal motivo se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico. 8. EXPRESIÓN NUMÉRICA DE LOS PLANES A TRAVÉS DEL PRESUPUESTO En este paso se le da significado a la toma de decisiones y al establecimiento del plan, mediante una expresión numérica convirtiéndolos en presupuestos. Los presupuestos globales de una empresa son la suma total de los ingresos y los gastos, con las utilidades, presupuestos de las principales partidas del balance general (efectivo y gastos de capital). Si los presupuestos son bien elaborados sirven de medio para sumar los diversos planes y fijar estándares importantes contra los que se pueda medir el avance de la planeación.

6. ETAPA PREVIA: DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN PRESENTE. Etapa 1: Identificación de elementos externos y determinación de sus demandas.

Se llaman “elementos externos” a aquellas personas, organizaciones, grupos o sectores de gran importancia para la institución. Este análisis permitirá a la institución disponer de valiosa información para diseñar y entregar servicios de calidad que satisfagan sus expectativas.

Pasos: 1. Identificar quiénes son nuestros elementos externos:

Beneficiarios, organismos donantes, gobierno, otras OSC,…

2. Identificar sus demandas. Realizar entrevistas, encuestas o grupos de enfoque a personas representativas de los elementos externos identificados.

ETAPA 2: Identificación de elementos internos y determinación de sus demandas.

Por “elementos internos” se entienden personas, grupos, áreas o departamentos vinculados directa y permanentemente con la gestión de la institución.

Si se logra satisfacer la demanda de los elementos internos se incrementará el grado de motivación y compromiso, que redundará en la eficacia y eficiencia institucional.

Pasos: 1. Identificar elementos internos: Directores, jefes de área, personal

profesional, personal administrativo y operativo … 2. Identificar las demandas de cada elemento. Qué necesita cada uno

de ellos de la organización. Lo que espera de la OSC. Sus expectativas. Qué puede aportarle a la OSC.

Etapa 3 (análisis del entorno) y Paso A.4 (análisis organizacional).

Análisis FODA. Como complemento de los análisis del entorno (paso 3) y del análisis de la organización (paso 4) disponemos de uno de los esquemas clásicos más usados en el análisis de una realidad determinada, es el llamado FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). Su reconocida validez como herramienta para hacer un análisis de una realidad determinada ya sea social y/o institucional lo hacen pertinente para el desarrollo de los análisis necesarios en esta etapa.

Ejemplo:

Elemento externo: Donantes

Demandas:

Cumplimiento de acuerdos.

Incremento de niveles de productividad.

Administración transparente.

Entrega puntual y en forma de reporte de gastos de los

donativos.

Ejemplo:

Elemento: Director de la OSC.

Demandas:

- Logro de objetivos institucionales.

- Capacidad y colaboración del personal.

- Trabajo en equipo.

- Compromiso del equipo.

Paso 3: (O,A) Análisis del entorno Identificar las oportunidades más sobresalientes para desarrollarlas- explotarlas; y capitalizar las amenazas que están afectando a la institución

Paso 4: (F,D) Análisis organizacional

No olvidemos que las instituciones están conformadas por personas y, por lo tanto, no hay institución perfecta, todas tienen fortalezas y debilidades.

Para este paso usaremos el apartado de Fortalezas y Debilidades de la herramienta FODA:

Fortalezas

Debilidades Las fortalezas son fuerzas

impulsoras que contribuyen positivamente al desarrollo institucional.

Las debilidades son situaciones obstaculizantes o problemas que impiden el adecuado desempeño de la gestión.

El análisis organizacional se puede clasificar según:

Niveles Nivel directivo, nivel de mandos medios, nivel profesional, nivel operativo, ...

Áreas funcionales

Departamentos financiero, departamento administrativo, departamento de proyectos, …

Recursos

Humanos, materiales y financieros

Posteriormente se jerarquizarán de acuerdo a la valoración del impacto en la gestión institucional.

7. PASOS DE LA PLANEACIÓN:

1. Estar consciente de las oportunidades. 2. Establecimiento de objetivos. 3. Planteamiento de premisas. 4. Determinación de alternativas. 5. Evaluación de cursos alternativos. 6. Selección de una línea de acción.

”La evaluación del entorno permite identificar y analizar

las tendencias, fuerzas o fenómenos claves de carácter

económico, político, social, tecnológico, laboral, etc. que

tienen un impacto potencial en la formulación de

objetivos y estrategias y su posterior implantación”

(Paredes y Pérez, 1994: 20).

7. Formulación de planes derivados. 8. Expresión numérica de los planes mediante presupuestos

8. TOMA DE DECISIONES:

Importancia de la toma racional de decisiones: La toma de decisiones es la parte más importante del proceso de planeación. El proceso dirigido a la toma de una decisión puede concebirse como:

1. Establecimiento de premisas 2. Identificación de alternativas 3. Evaluación de las alternativas 4. Elección de una alternativa

9. PASOS DE LA PLANEACIÓN:

9.1 Análisis situacional: 1. Ambiente interno:

1.1 Fortalezas. 1.2 Debilidades

2. Ambiente externo: 2.1. Oportunidades 2.2. Amenazas

9.2. Establecimiento de objetivos y metas: 9.2.1.1. Responder a preguntas como: 9.2.1.2. ¿Dónde se quiere estar? 9.2.1.3. ¿Qué se desea hacer y cuándo? 9.2.1.4. Jerarquizar objetivos: 9.2.1.5. plantear objetivos clave 9.2.1.6. Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos,

operacionales, generales, individuales, etc. 9.3. Desarrollo de premisas:

9.3.1. Pronosticar condiciones internas y externas en que se operará. 9.3.2. Volumen de ventas, Precios, Productos, Adelantos técnicos, Costos,

Salarios, Políticas fiscales, Condiciones sociales, Etc. 9.4. Identificación de cursos de acción alternativos:

9.4.1. Es necesario identificar las mejores alternativas de acción 9.4.2. Examinar sus ventajas y desventajas

9.5. Evaluación de las alternativas:

9.5.1. Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)

9.6. Selección de un curso de acción:

9.6.1. Se toma una decisión 9.6.2. Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de acción

9.7. Formulación de planes de apoyo:

9.7.1. Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico

9.7.2. Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitación, etc.

9.8. Presupuestario: 9.8.1. Los planes se trasladan a cifras a través de los presupuestos: 9.8.2. Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de efectivo, estados

financieros, inversiones de capital, entre otros

10. PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE LA PLANEACIÓN ¿Quién debería participar? La planeación, debe de comenzar en la alta dirección, sin embargo es primordial involucrar, comunicar y responsabilizar a todos los miembros dependiendo de cada una de las fases de planeación.

Fase de la planeación

¿Quién debería participar?

Planeación del proceso

El equipo de planeación de la organización o del proyecto.

Análisis del contexto -Análisis elementos externos y elementos internos-

Todos los miembros del personal y de la Junta Directiva: el personal administrativo debería participar si es importante para ellos entender los asuntos de la organización y los problemas.

Visión, misión y valores

Todos los miembros del personal y de la Junta Directiva: es muy importante que todo el personal participe, incluyendo el personal administrativo en la discusión ya que es probable que proporcione principios funcionales, es decir, aclarar por qué se espera que las persona que colaboran en la organización o proyecto trabajen o se comporten de cierta manera.

Proceso de la planeación estratégica Desarrollar misiones y propósitos comerciales básicos El conjunto de las metas comerciales Los propósitos y las misiones comerciales básicas son la base para el conjunto de metas en un negocio. No existe uniformidad en la estructura del mismo en el mundo de los negocios, sino lo que se incluye o excluye, la manera en que se ordenan y se relacionan las metas varía de una compañía a otra, y de un momento a otro dentro de la misma empresa. Tipos de metas: Los planes estratégicos, son diseñados por los altos ejecutivos y los administradores de mandos medios para lograr las metas generales de la organización.

Revisión FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

-Análisis del entorno y organizacional-

Personal profesional o del programa de todo el proceso; incluye al personal administrativo en las discusiones sobre los puntos fuertes y débiles internos.

Discusión de objetivos y opciones estratégicas.

-Objetivos y planeación estratégica-

Miembros del personal y de la Junta Directiva.

Estructura de la

organización

El equipo de administración con aportaciones del resto del personal.

Los planes operacionales. Son aquellos que indican cómo serán implantados los planes estratégicos mediante las actividades diarias. Doctrinas o Filosofías de una Empresa En años recientes ha habido un rápido aumento en las premisas de propósitos y misiones publicados de la compañía. Estos documentos son denominados: doctrinas, políticas, estrategias, propósitos de la empresa, filosofías y los observadores más críticos los llaman relaciones públicas engañosas. Estas premisas generalmente expresan los propósitos básicos de una compañía y las creencias de los ejecutivos en jefe. Por esto un propósito básico para cualquier negocio es buscar la utilidad mediante el uso efectivo y eficaz de recursos. La meta de utilidad puede tomar varias formas: "Nuestro propósito es crear suficientes utilidades para mantener el bienestar y crecimiento de la compañía". "La meta es optimizar las utilidades". "Un propósito básico (de nuestra compañía) es proporcionar un alto nivel de crecimiento de las ganancias por acciones". "Nuestro objetivo básico es obtener y pagar dividendos a nuestros accionistas y cuidar su inversión". Misiones Básicas Las premisas de las misiones identifican el diseño, meta o empuje implícitos de una compañía. Pueden ser expresadas a diferentes niveles de abstracción. Importancia de las Premisas de Misiones Las premisas además de proporcionar guías generales para la planeación estratégica, son importantes para la creación de estrategias programadas y la naturaleza de un negocio; determinan el área de competencia donde opera el mismo; establecen la forma en que serán distribuidos los recursos de acuerdo las diferentes solicitudes; determinan el tamaño de la compañía; facilitan la identificación de oportunidades y peligros que deben ser tratados en el proceso de planeación; ofrecen nuevas oportunidades al igual que peligros y evitan que la gente "pierda su tiempo" trabajando con estrategias y planes que puedan ser considerados inapropiados por la alta dirección.

11. TIPOS DE PLANES

1. Planes por su ámbito de influencia 2. Planes por su horizonte temporal 3. Planes por especificidad

11.1 PLANES POR SU ÁMBITO DE INFLUENCIA SE DIVIDEN EN: 11.1.1. Planes estratégicos: buscan lograr las metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales.

11.1.2. Planes operacionales. Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos.

11.2. PLANES POR SU HORIZONTE TEMPORAL SE ENCUENTRAN LA SIGUIENTE DIVISIÓN: 11.2.1. Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año. 11.2.2. Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre uno y tres años. 11.2.3. Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años. 11.2.4. Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.

11.3. PLANES POR ESPECIFICIDAD SE TIENEN LAS SIGUIENTES

DIVISONES: 11.3.1. Planes específicos. Son aquellos que están claramente definidos y

no dan lugar a interpretaciones. 11.3.2. Planes direccionales. Son flexibles y se establecen como patrones

generales. Proporcionan un enfoque, pero dan libertad de acción.

12. TIPOS DE PLANIFICACIÓN

Según Stoner hay dos tipos: Planificación Estratégica y Planificación. Ambos están vinculados a la definición de la misión de una organización, la meta general que justifica la existencia de una organización. Los planes estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle.

a. Planificación Estratégica: Está diseñada para satisfacer las metas generales de la organización. La planificación estratégica es planificación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo. Muy vinculados al concepto de planificación estratégica se encuentran los siguientes conceptos:

Estrategia: Es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas estratégicas de una firma con los desafíos del ambiente y se le diseña para alcanzar los objetivos de la organización a largo plazo; es la respuesta de la organización a su entorno en el transcurso del tiempo, además es el resultado final de la planificación estratégica. Asimismo, para que una estrategia sea útil debe ser consistente con los objetivos organizacionales. Formular una estrategia: Es un proceso que consiste en responder cuatro preguntas básicas. Estas preguntas son las siguientes: ¿Cuáles son el propósito y los objetivos de la organización?, ¿A dónde se dirige actualmente la organización?, ¿En que tipo de ambiente está la organización?, ¿Qué puede hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos organizacionales en el futuro?

b. Planificación Operativa: Muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el qué hacer diario. La planificación operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las diversas partes de la organización. Se utiliza para describir lo que las diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito a corto plazo. Según Wilburg Jiménez Castro la planificación puede clasificarse, según sus propósitos en tres tipos fundamentales no excluyentes, que son:

- Planificación Operativa o Administrativa: Se ha definido como el diseño de un estado futuro deseado para una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo (R. Ackoff, 1970).

- Planificación Económica y Social:

Puede definirse como el inventario de recursos y necesidades y la determinación de metas y de programas que han de ordenar esos recursos para atender dichas necesidades, atinentes al desarrollo económico y al mejoramiento social del país.

- Planificación Física o Territorial:

Podría ser definida como la adopción de programas y normas adecuadas, para el desarrollo de los recursos naturales, dentro de los cuales se incluyen los agropecuarios, minerales y la energía eléctrica, etc., y además para el crecimiento de ciudades y colonizaciones o desarrollo regional rural.

- Planificación de corto plazo:

El período que cubre es de un año. - Planificación de mediano plazo:

El período que cubre es más de un año y menos de cinco. - Planificación de largo plazo:

El período que cubre es de más de cinco años" (W. Jiménez C., 1982).

c. Otros enfoques de los tipos de planificación:

A) PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA/MARCO ESTRATÉGICO La planificación estratégica o el desarrollo de un marco estratégico representan un «cuadro» de mayor envergadura. Las organizaciones a menudo se ven tan envueltas en los problemas cotidianos que se olvidan de este «cuadro» de mayor envergadura. Están siempre tan ocupados planificando «asuntos», que fracasan en la planificación funcional, empresarial o de acción. Una organización desarrolla un marco estratégico a través de una planificación estratégica. Este marco le permite determinar sus prioridades y las estrategias que podrían ayudar en la consecución de su visión de futuro. La planificación estratégica le permite a una organización de desarrollo:

- Analizar la situación o contexto en el que funciona (social, político y económico), de modo que se entienda el contexto y se pueda formular una visión

- Identificar el problema o problemas, dentro de una situación en la que la organización cree que está bien ubicada para tratarlo

- Reflexionar sobre su sistema de valores para crear parámetros (un marco) para sus actividades

- Establecer metas por sí misma - Formular una declaración sobre la visión y la misión, basada en un análisis e - Identificación de sus problemas - Analizar sus puntos fuertes y débiles a la hora de enfrentarse a los problemas

identificados - Identificar oportunidades y amenazas del entorno que pudieran afectar a su

trabajo (un Análisis FADO y PEST serán de gran ayuda—ver los apartados adecuados)

- Dar prioridad a las necesidades - Revisar opciones estratégicas para alcanzar sus metas y seleccionar las más

apropiadas - Estructurarse adecuadamente.

El plan estratégico te mantiene en el camino y te proporciona una piedra de toque para encontrar respuestas a preguntas tales como

¿Es éste el tipo de trabajo que deberíamos estar desempeñando? ¿Alcanzaremos nuestros objetivos con estas actividades? Teniendo en cuenta que contamos con pocos recursos, ¿es ésta la manera

más estratégica de actuar? ¿Tendrá el máximo impacto para la inversión de recursos realizada? ¿Es ésta nuestra mejor manera de conseguir nuestros objetivos?

Toda nueva organización, proyecto o programa necesita una planificación estratégica para desarrollar un marco estratégico en el que trabajar. Sin embargo, otras organizaciones, proyectos o programas ya existentes también necesitan revisar su proceso de planificación estratégica de vez en cuando, pues las situaciones cambian, las estrategias no funcionan, aparecen otras oportunidades disponibles… Tampoco se recomienda una planificación estratégica anual, ya que los continuos cambios en las opciones estratégicas podrían dar lugar a que no dieran oportunidad real para que llegue a funcionar del todo. No obstante, sí funcionaría una revisión de la estrategia cada dos años y un proceso de planificación estratégica a gran escala en un intervalo de tres a cinco años. B) PLANIFICACIÓN EMPRESARIAL, FUNCIONAL Y DE ACCIÓN.

¿Qué ocurre si se actúa directamente sin realizar en primer lugar una estrategia? Ahora es el momento en el que se pasa a funcionar. La mayoría de las organizaciones encuentra más sencillo ponerse manos la obra de inmediato que llevar a cabo una «estrategia». « ¿Planificar un taller o lanzar una campaña?

¡Vamos a trabajar de una vez!» No obstante, sin el trabajo estratégico preliminar, no hay manera de evaluar si el taller, la campaña o el enfoque son adecuados.

¿Qué es un plan empresarial, funcional y de acción? Éstas son palabras diferentes para referirse a un proceso muy similar. Cada una de ellas se refiere a un plan de aplicación para conseguir tus metas y objetivos. Por motivos de simplificación, en general nos referimos a este proceso como planificación de acción y al propio plan como plan de acción. Una vez se tiene el plan estratégico, el plan de acción responde a las siguientes preguntas:

¿Qué hace falta hacer? ¿Cómo se va a hacer? ¿Quién lo va a hacer? ¿Cuándo tiene que estar acabado? ¿Qué recurso se requiere para hacerlo?

Después surgieron otros conceptos de planificación, algunos que se iban derrumbando.

a) Planificación Normativa

La planificación normativa inicialmente calificada de “planificación del desarrollo” ha sido utilizada desde los comienzos de los sistemas nacionales de planificación, en esta los planes describen las acciones a seguir para el logro de los objetivos, los ejecutantes deben seguir de manera rigurosa por las acciones previstas y en la visión del planificador.

Al parecer, todavía los países subdesarrollados se guían institucionalmente bajo el prisma de la planificación normativa o tradicional; donde el que planifica es también el mismo ente que ejecuta. La rigidez de las acciones es direccionada desde la planificación normativa. Este tipo de esquema responde a una estructura piramidal, en donde la autoridad es ejercida casi de modo paternal. Verdaderamente este sistema poco ayuda al desarrollo de las naciones. El caso típico de la planificación normativa cuando seco harta la libertad de expresión del pueblo sopretexto de salvaguardar el orden público

El principal representante de este enfoque es Carlos Matus, es el enfoque de planeación de mayor trayectoria, se reconoce por su carácter prescriptivo y normalizado en cuanto a los instrumentos, técnicas y medios, para alcanzar metas y objetivos basado en decisiones, establecidas generalmente por niveles centrales del Estado, como el caso de los planes y programas sectoriales que establecen los ministerios y entidades gubernamentales (plan nacional de desarrollo, plan de salud, plan educativo, plan agropecuario)

A través del tiempo se ha venido rechazando el supuesto de que el actor que planifica esta fuera o sobre la realidad y esta realidad es el objeto planificable, estas teorías se derrumban:

b) Planificación Social

La planificación social se conduce a partir del uso de métodos de planificación con el objetivo de alterar algún componente del sistema social. Los objetivos de la planificación así como la capacidad de llevarla a cabo son delimitados por el sistema social.

Planificar es una de las características del mundo contemporáneo, por lo que tanto gobiernos como particulares destinan buena parte de sus energías y recursos a planear, la planificación sigue siendo en esencia un ejercicio de sentido común, no se trata solo de prever un camino en el que debemos transitar sino que se espera anticipar su rumbo y cambiar el destino a través de ella. Planificación Situacional Este tipo de planificación fue desarrollada por el ingeniero comercial, profesor y especialista chileno en Alta Dirección y Planificación Estratégica, Carlos Matus, graduado con post grado en la hoy Kennedy School of Government, introduce la Planificación Estratégica Situacional (PES) como método de planificación de las políticas públicas durante el gobierno de Salvador Allende, tiene como base inicial el concepto de situación que de acuerdo con el autor es definido como “la realidad explicada por un autor que vive en ella en función de su acción”. Luis Lira en “Revalorización de la planificación del desarrollo” (Área de Gestión del Desarrollo Local y Regional del Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social (ILPES), serie gestión pública 59, CEPAL, Santiago de Chile, agosto de 2006), nos dice: “La planificación situacional es el nombre dado (por el ex funcionario de ILPES) Carlos Matus a una temprana reformulación de la planificación que en su versión tradicional allá desde los 60’s y hasta a inicios de los 80s era catalogada como normativa, restringida a los actores gubernamentales, formalista y muy centrada en la etapa de diseño y poco en la etapa de ejecución. Las ideas principales de su crítica a la tradicional planificación del desarrollo se encuentran en su libro Estrategia y Plan [1] publicado en 1972 en el que analiza con amplitud los problemas que suscita tanto la introducción como el funcionamiento de la planificación en América Latina.” Castellano Hercilio Bohórquez en su obra “planificación: herramienta para enfrentar la complejidad, la incertidumbre y el conflicto” (CENDES, 2a edición Ampliada, Caracas, Venezuela, 2010) nos dice: “planificar significa «calcular, presidir y preceder las acciones para llevar una situación inicial a otras, hasta llegar a la situación que el actor pretende alcanzar». [2] A tal fin, se distinguen cuatro fases o momentos: explicativo, normativo, estratégico y operacional, que hemos resumido antes de la manera siguiente: [3] El momento explicativo se basa en flujo gramas de causa-efecto para cada problema considerado; las manifestaciones más visibles de dichos problemas se anotan como fenoproducción. Sus causas más inmediatas, resultado de la acumulación e institucionalización de ciertos hechos, como fenoestructura; y las causas más profundas, en la raíz misma de la sociedad, como genoestructura. En el momento normativo se establece el «deber ser» y en el estratégico, mediante un análisis de viabilidad económica, técnica, política e institucional, el «poder ser».

Finalmente, en el momento operacional se pone en funcionamiento la voluntad de hacer, lo cual tradicionalmente ocurre a través de la práctica diaria de los gobiernos y en el situacionismo a través de la Sala de Situaciones, donde están juntos políticos y técnicos, apoyados por un banco de datos, analizando el cambio diario de la realidad y tomando decisiones al respecto. Como puede verse, los tres primeros momentos no difieren en lo fundamental de lo que tradicionalmente se supone que se hace: hay un diagnóstico, una imagen objetivo y una selección y evaluación de acciones para transformar la realidad existente en otra más deseable y posible; la gran diferencia, aparte de la forma que toma el diagnóstico (plan libro revisable muy de vez en cuando o flujograma en permanente revisión), estriba en el ideal deseable-difícil de la planificación como un juego permanente entre fuerzas sociales, a fin de definir continuamente equilibrios dinámicos entre ellas.” Por otro lado Amarista y Camacho en su obra “Planificación Instruccional” (Fondo Editorial UNELLEZ. Barinas, Venezuela, 2004) nos dicen: “es aquella que se genera por instancias de discusión, cálculos y análisis de los actores de una organización que construyen una situación objetiva de un determinado acto social” Definitivamente, en concordancia con su origen, es una excelente herramienta para el cambio social (articula lo político con lo económico), de hecho, nació y se caracteriza por ser un proceso social. A diferencia de la Normativa, asume supuestos más realistas, ya que quién planifica está dentro de la realidad y coexiste con otros actores que también planifican.

RECOMENDACIONES Una de las principales bases del proceso administrativo es la planeación ya que de ahí se derivan los demás principios, no solo es un proceso se puede decir que es una técnica, nos permite ver hacia donde nos dirigimos y hacia dónde vamos a llegar a través de secuencias operacionales y así controlar el tiempo que las actividades tardaran en ejecutarse. Esto a su vez nos llevara a concentrarnos en las metas y objetivos colectivos siguiendo estrategias para poderlas alcanzar; la planeación es una herramienta la cual podemos considerar como el primer paso del proceso administrativo por lo cual lo demás no se puede seguir sin una buena planeación, no solo a corto plazo sino a un mediano y largo plazo y darle seguimiento, ya que en cada organismo social y administrativo surge la necesidad de adaptarse a los cambios que dejan de ser tradicionales en lo tecnológico, económico, político, social y cultural, ya que vivimos en un mundo donde el desarrollo tecnológico avanza de manera acelerada, la vida moderna no solo individual sino colectiva es sumamente dinámica y el cambio es inminente además de necesario, así mismo nos ayuda a poder asimilar estos cambios de una mejor manera. La planeación como tal nos ayuda a reducir los riesgos en un mínimo y aprovechar al máximo las oportunidades que se van presentando tomando en cuenta que es esta la que nos suministrara las bases de cómo va a operar la empresa a nivel colectivo y que de modo particular ésta logrando un alto rendimiento siguiendo las políticas y prácticas con las que ha de alcanzarse los objetivos y metas; tomándose en cuenta que es un sistema y que a su vez está dividida en subsistemas lo que significa que esta debe abarcar totalidad de la empresa sin omitir nada. La eficacia va de la mano con la planeación ya que esta se encuentra ligada con el logro de los objetivos y las metas, esto nos permite una mejor coordinación e integración, el tener un propósito dentro de la empresa nos permite estar más conscientes y comprometidos de hacia dónde vamos para poder lograr el fin colectivo que se quiere alcanzar.

CONCLUSIÓN Al realizar este trabajo de investigación se logró apreciar lo importante que es la planificación dentro de una empresa y las distintas escalas en las que se encuentra presente. Es tan significativa dentro de la empresa a nivel directivo como a nivel de cada proyecto. La empresa no toma ninguna decisión relevante sobre qué rumbo o acciones tomar sin antes planificar, fijando objetivos, metas, estrategias, presupuestos etc., siendo cada uno de estas partes de la planificación de gran valor. De nada sirve fijar un objetivo si no se posee un buen programa, o un buen presupuesto, entre otros, es además un instrumento para afrontar la inseguridad, por cuanto, en ocasiones suceden imprevistos que por la vía de la planificación se pueden cubrir, en alguna proporción. Aun cuando es muy útil la planificación, muchas veces no es exacta debido a problemas de recolección de datos, interpretación de condiciones, el constante cambio del mundo empresarial, etc. Hoy día las posibilidades de realizar un buen planeamiento se han visto favorecidas por el desarrollo, la capacidad para generar, almacenar, procesar y transportar información. Por ello la planificación es necesaria en una empresa como diariamente en nuestras vidas ya que en todo necesitamos organización, control se dirigidos en algún aspecto, ya que toda acción tiene su consecuencias y que la falta de la planificación nos complicaría nuestro trabajo. Al obtener la conclusión final destacamos que dado a lo analizado se cuenta con una definición integral de la planificación por lo que presenta una elevada trascendencia y origina implicaciones para el estado actual de la teoría y la práctica de la administración II.

BIBLIOGRAFÍA

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