UNIVERSIDAD CÁTOLICA LOS ÁNGELES DE CHIMBOTE

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTABILIDAD

ASIGNATURA : CONTABILIDAD GERENCIAL

CICLO : X – A

DOCENTE : CPCC ACUÑA SUAREZ HECTOR

ALUMNA : YEISY MAGUIÑA RUIZ

CHIMBOTE – PERÚ

2012

Introducción

El presente trabajo titulado “Uso y las formas de administración y control del dinero en las

empresas”, la cual trata sobre la administración del efectivo y cuán importante es para cualquier negocio su adecuado uso, sabiendo que los gastos son abundantes y que el dinero es escaso, por lo tanto, es imprescindible que el gerente de toda empresa sepa cómo utilizarlo, cómo controlarlo, supervigilar cada unidad monetaria que entra y cada unidad monetaria que entra, y para ello se tendrá que valer ciertos medios y/o instrumentos para su control, como cuaderno de control denominado “cuaderno de ingresos y de gastos”, otro cuaderno para supervigilar su movimiento bancario o financiero, además de tener un file o archivador para ordenar sus extractos o estados de cuentas bancarias o de instituciones financieras. Cuando hablamos de “manejo del efectivo” hay que siempre poner mucha atención sobre este principal rubro económico contable, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Poniéndose énfasis a tener una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad.

La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoría de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio.

En pocas palabras, un negocio es negocio sólo cuando genera una cantidad relativamente suficiente de dinero.

Las empresas necesitan contar con efectivo suficiente para mantener la solvencia, pero no tanto como para que pertenezca “ocioso” en el banco, ganando poco. Una forma atractiva para guardar el efectivo ocioso es la inversión en valores negociables.

Este trabajo tiene como objetivo presentar algunas ideas y prácticas que actualmente están manejando algunas empresas para lograr una administración efectiva de su efectivo.

Esta función es una de las más importantes, sobre todo si se tiene la visión periférica que se debe tener ¿Qué significa esta área y para qué sirve?

Esta función se encarga de administrar todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y entregar bajo un programa de pagos a las áreas de pagos a proveedores o cuentas por pagar.

Sus funciones son detectar a la brevedad posible, el origen de todo el dinero que ingresa a la empresa y programar todo lo que se debe pagar, no le corresponde hacer juicios de las compras, pero si estar conscientes que conviene pagar primero y que pagar más tarde.

Hablábamos de la visión periférica de esta área y eso se refiere a dos cosas:

a) Primero, que mientras mejor conozca cuánto dinero va a ingresar, desde los presupuestos, después los pronósticos de ventas, las ventas realizadas, la cobranza por realizar y finalmente la cobranza realizada.

b) Enseguida, mientras mejor conozca lo que va a gastar: primero los gastos fijos; después a partir de los presupuestos de ventas, cuánto va a costar teóricamente la producción de esos productos; después el monto de los pedidos que ya se han fincado; más adelante los insumos que ya ingresaron a la empresa; después la facturación del proveedor. Cada uno de estos pasos va dando al tesorero una visión más concreta cada vez, de los compromisos de pago, le permite manejar mejor sus inversiones y programar sus pagos.

El buen desarrollo de esta área dará confianza a proveedores y clientes y, si siempre se cumple lo que se promete, seguramente los créditos estarán abiertos y se podrán conseguir mejores descuentos, en fin respuestas a la confianza.

Contenido

1.1.Administración del Efectivo

La administración del efectivo, involucra el cobro y desembolso eficiente del efectivo y su inversión temporal mientras este se encuentra dentro de la empresa. El presupuesto de efectivo, indica que cantidad de efectivo es necesario tener, cuando y durante cuánto tiempo, es decir sirve como base para la planeación y el control del efectivo, además de este presupuesto la empresa necesita información sistemática sobre el efectivo (1).

Los flujos de efectivos actualmente constituyen una herramienta indispensable para la toma de decisiones en la empresa moderna. Rara es la decisión empresarial que no requiera conocer la situación financiera de la empresa, es decir si la misma cuenta con dinero líquido para hacerle frente a determinada obligación.

El administrador financiero juega un papel dentro del sistema empresarial, depende en gran medida de su desempeño los resultados que se obtengan, ya que tiene la función de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los fondos en las operaciones. Cuba a partir de la década del 90 fue escenario de grandes transformaciones económicas como resultado de las medidas adoptadas por la dirección del país para lograr la salida de la crisis, el país abrió sus puertas a la inversión extranjera insertándose y adaptándose a las nuevas condiciones del mundo unipolar.

Para administrar el efectivo es necesario conocer la forma en que se genera, la manera que se aplica y el destino que se la da.

1.2. Criterios para la determinación de las necesidades de efectivo

Primero establecer un horizonte de planeación de acuerdo con el cual se estimen las entradas y salidas de caja. Para lograr esto se hace un pronóstico de los más acertado posible se debe estudiar el comportamiento de los cobros y pagos; al respecto opinan Cañibano y Bueno”. “el análisis de las referidas corrientes de cobros y pagos tienen una gran importancia, primero, porque la liquidez existente en la empresa es una pieza clave para el desenvolvimiento de todas sus actividades y por tanto, su conocimiento no puede ni posponerse ni mucho menos obviarse, y segundo, porque los referidos flujos constituyen un elemento básico para la predicción.”. Precisamente la posición de la tesorería muchos la denominan como la masa de capitales que queda en la empresa como consecuencia del proceso financiero de cobros y pagos (2).

El referido autor plantea que existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica conducen a una administración correcta del flujo de efectivo, Estos principios están dirigidos a lograr un equilibrio entre las entradas y salidas de dinero de tal manera

que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo provecho, los cuales se enuncian a continuación:

1. Siempre que sea posible se debe incrementar las entradas de efectivo mediante el incremento del volumen de ventas o el incremento del precio de venta

2. Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo por medio del Incremento de las ventas al contado o pidiendo anticipos a clientes

3. Siempre que sea posible se debe disminuir las salidas de efectivo mediante la negociación de reducción de precios con los proveedores y logrando reducir los desperdicios en el proceso productivo.

4. Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de efectivo adquiriendo las materias primas cuando se vayan a emplear en el proceso productivo.

Los principios 1 y 2 se refieren a las entradas de efectivo y el 3 y el 4 a las salidas de efectivo y todos en su conjunto deciden la posición financiera de la empresa.

Sobre la necesidad de estudiar los flujos de caja con fines provisorios afirma Bolten: “…un pronóstico preciso por parte del director de finanzas significa que la incertidumbre se ha reducido y que la empresa habrá de mantener poco dinero en saldos precautorios. También debe señalar los meses en que tendrá efectivo excedente para invertirlo temporalmente en valores negociables y aquellos en que se presenten faltantes de efectivo. Sabiéndolo con anticipación se pueden hacer los arreglos necesarios para obtener préstamos temporales…” (3).

Para otros autores como F. Weston, R. Brealy, S. Ross y J.Van Horne, el costo total de la tenencia de efectivo es producto de la suma de dos grupos de costos: el costo de oportunidad de la tenencia de efectivo y el costo de transacción para reaprovisionarse de tesorería; y precisamente al punto en que las curvas de ambos costos se cortan le corresponde gráficamente el punto mínimo de la curva de costo total (4).

1.3.Determinación del efectivo óptimo.

El objetivo de la gerencia está encaminado a mantener saldos de efectivo para las transacciones e inversiones en valores negociables que contribuyan a mejorar el valor de la empresa (5).

Si los niveles de efectivo o de valores negociables son demasiado altos, la rentabilidad de la empresa será menor que si se mantienen en niveles óptimos. Las empresas pueden establecer cálculos cuantitativos o procedimientos subjetivos con el fin de determinar los saldos adecuados de efectivo para transacciones.

Además de ganar un rendimiento sobre fondos ociosos temporalmente, la cartera de valores negociables sirve como una reserva de seguridad de efectivo, que se puede usar para satisfacer las demandas inesperadas de fondos. El nivel de la reserva de seguridad es la diferencia entre el nivel de liquidez que desea la gerencia y el saldo de efectivo para transacciones que determina la empresa

La capacidad para generar efectivo por medio de la operación, permite determinar, entre otras cosas, el crecimiento potencial de la empresa y su salud financiera.

La determinación de la cantidad óptima de efectivo que el negocio debe mantener constituye una de las decisiones más importantes que se debe enfrentar el directivo financiero, toda vez que la tenencia de efectivo tiene como beneficio la conveniencia de poder liquidar las deudas, y por otro lado, el mantenimiento del efectivo tiene un costo (de oportunidad) referido al ingreso por interés que se puede recibir por la inversión en valores negociables u otro tipo de colocación.

La elaboración de modelos sobre las decisiones de efectivo resulta de gran interés por lo que aportan de racionalidad en la gestión y objetividad en el análisis de los problemas; según Cañibano y Bueno “…este interés se puede apoyar en dos aspectos: uno instrumental y otro finalista. El primero porque en los más recientes años comienzan a aparecer trabajos importes en torno a estas cuestiones y segundo, porque ante la actual situación económica, el control y la programación de la liquidez ha de ser uno de los objetivos prioritarios de la empresa…”.

La empresa actual ha de ser capaz de aplicar técnicas eficientes y capaces que le permitan enfrentarse a la búsqueda de la solución más conveniente, siendo objetivo de este trabajo exponer las vías más interesantes y sus aplicaciones prácticas.

1.4.Técnicas de administración del efectivo

El objetivo que persiguen estas técnicas es el de disminuir o minimizar las necesidades de financiamiento negociado de la empresa, aprovechando ciertos defectos de los sistemas de cobros y pagos, a continuación haremos referencias a algunas de ellas (6):

1. Flotación: Son fondos enviados por un pagador, pero que aún están en una forma en que el beneficiario pueda gastar, es decir que aun no se ha efectuado el débito por el banco. Entre ellas tenemos

Flotación de cobro: El retraso entre el momento en que un pagador deduce un pago de su libro mayor de cuentas de cheques y el momento en que el beneficiario recibe realmente este fondo en una forma en que lo pueda pagar.

Flotación de desembolso: El tiempo que existe entre el momento que un pagador deduce un pago de su libro mayor de cuentas de cheques y el momento en que este fondo realmente se retira de la cuenta

2. Aceleración de Cobro: La empresa no solo desea impulsar a sus clientes a pagar pronto, sino también a poder convertirlo lo más pronto posible en dinero para poder gastar e invertir, en otras palabras minimiza la flotación de cobro.

3. Demora en los desembolsos: En relación con las cuentas por pagar, la empresa no solo desea pagar sus cuentas tan tarde como sea posible, sino también demorar la disponibilidad de fondo para los proveedores y empleados, una vez expedido el pago, es decir maximizar la flotación de desembolso.

1.5.Control de Contabilidad

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de todos los activos de la empresa (7).

El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:

-Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.

-Promover la contabilización adecuada de los datos.

-Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.

- Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.

La administración del efectivo es una de las áreas mas importantes de la administración del capital de trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgos de una "crisis de solvencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.

La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques.

El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc.

1.6. Recomendaciones para administrar correctamente el dinero de tu empresa

Hoy en día muchas empresas se van a la quiebra por no saber administrar correctamente el dinero. En sí, el manejo eficiente de la economía para asegurar un flujo de dinero importante para solventar gastos propios de la organización constituye un proceso de negocios infaltable si es que se quiere conseguir un crecimiento y desarrollo sostenibles o constantes. Es una obligación la buena administración del dinero para garantizar el avance de cualquier organización (8).

A partir de ese criterio empresarial, es que se debería empezar a trabajar para conseguir la armonía en los procesos destinados al crecimiento de las empresas. En pocas palabras el “Cash Flow” o flujo de caja no es una cosa con la que podamos jugar y por eso aquí les recomendamos una serie de consejos de negocios destinados a manejar adecuadamente el dinero:

• Hacer proyecciones financieras: Tener pleno conocimiento de nuestros ingresos y egresos en un tiempo razonable y debidamente especificado, permitirá saber cómo ha ido creciendo nuestra empresa y en qué áreas ha fallado. Lo recomendable sería un plazo de un año, el balance final hará que se tomen las medidas oportunas para corregir errores y mejorar procesos ya existentes. Estas proyecciones financieras son sencillas de hacer, por ejemplo con el programa Excel de Microsoft, lo que nos ayudará mucho pues nos dirá cuanta liquidez vamos a tener en el futuro.

• Tener planes de contingencia: Después de haber hecho las debidas proyecciones financieras y con los resultados en mano, se bebe pasar al siguiente punto, pues estas herramientas empresariales no son suficientes para hacer que una empresa sea verdaderamente exitosa. El paso a seguir es crear planes de contingencia destinados a ser soportes de seguridad a los malos resultados que podrían originarse en el camino. Otra vez Excel se convierte en una aplicación de negocios fundamental para administrar las finanzas de la empresa. Aquí lo más aconsejable es hacer simulaciones de situaciones críticas para la empresa hasta llegar al peor escenario posible para de esa manera poder adelantarnos a situaciones adversas que podrían llegar en algún momento, luego hacer uso de los diferentes planes de contingencia diseñados para aquellas posibles situaciones.

• Ser cauteloso en los gastos: Generalmente los negocios que recién empiezan suelen hacer gastos muchas veces innecesarios perjudicando la liquidez de los

mismos. Hacer una remodelación total de oficinas para ejecutivos sería algo superfluo y nada pertinente si es que la idea de negocios principal es ganar dinero. Una proyección financiera hará ver a esos nóveles empresarios cuán acertados o equivocados han sido esos tipos de gastos.

• Tener pocos inventarios: El hecho de hacer un inventario es ya algo engorroso, así que si quieres tener una saludable economía es mejor no hacer stocks muy a menudo porque ello degenerará en más inventarios de los que necesitas, y como se dice en el mundo de los negocios, harás que tu dinero se “duerma” en vez de invertirlo en proyectos que sí son necesarios o urgentes.

• Alquilar en vez de comprar: Para un negocio que recién empieza lo más aconsejable es optar por alquilar, por ejemplo un local, en vez de comprar. De esa manera tendrá más flujo de caja disponible para afrontar esos gastos típicos que devienen después de haber constituido la empresa. Ya con el tiempo y viendo el progreso del negocio, entonces ya se procedería a hacer la compra de dicho inmueble. Conocemos de muchas personas que han hecho este tipo de estrategias, pero lamentablemente no se animaron a comprar cuando era el tiempo oportuno y ahora se lamentan. Tampoco la idea es comprar por comprar, sino hacerlo conscientemente de que se va a obtener una ganancia con ello.

• No se apresure en la contratación de personal: Es obvio que cuanto más se demore en contratar personal menos salarios y menos impuestos tendrá que pagar, esto si tu negocio está en pleno desarrollo. La idea es ver la posibilidad de hacer alguna contratación en función del crecimiento económico del negocio, pues si hay crecimiento será obligatorio hacer algunas contrataciones requeridas específicamente para esas áreas de producción nuevas o para abastecer a las existentes.

• Evite pagar salarios altos: Algunos empresarios toman la equivocada decisión de hacerse ellos mismo pagos que son demasiados altos dejando en una situación comprometedora a sus negocios, lo mismo pasa cuando dan sueldos parecidos a sus ejecutivos o mandos medios. Sin embargo, hay buenos empresarios que sugieren que no se haga pago alguno a ellos mismos beneficiando sobremanera a dicha organización. Eso dependerá de muchos factores, buenos ingresos, calidad del personal, etc., quizás están aplicando la técnica china de “invertir todo para ganar más, si es posible para doblar o triplicar dicha inversión”.

• Demorar pagos y agilizar las cobranzas: No está de más decir que la cobranza de los productos y servicios debe ser lo más rápido posible para asegurar los ingresos planteados como meta. De la misma manera, los pagos a los proveedores deben esperar un poco, al menos hasta que los ingresos que queríamos tener estén asegurados y después de hacer los debidos gastos correspondientes como los

sueldos por ejemplo; después de toda esa labor se pasa a cumplir con el compromiso con los proveedores.

• Sea ahorrativo: Un consejo muy importante de los grandes empresarios es tratar de hacer las cosas lo más económicamente posible, es decir, siempre hay una manera más creativa por hacer que genere más utilidades a la empresa como reciclar papel usado, reusar bolsas plásticas o de papel, reusar botellas de vidrio, etc., siempre que todo ello esté bajo las normas de salubridad y legales correspondientes. Paradójicamente en este sector es donde se pierde mucho dinero, por ello la mención en este artículo, también para concientizar a las personas del verdadero problema climático por el que pasamos.

1.7. Estrategias para el manejo del efectivo en la empresa

Bienaventurado el que tiene talento y dinero, porque empleará bien este último. Menandro de Atenas

¿Hasta cuándo las empresas siguen perdiendo dinero? , estas y muchas otras preguntas han quedado sin respuesta, debido a la incertidumbre que invade el futuro empresarial por la crisis en el entorno del mercado en que se desarrollan los negocios, por lo cual los accionistas ahora exigen que las empresas requieran de sus administradores actuaciones racionales y practicas acordes a los eventos del presente y preventivos para el futuro de los riesgos de iliquidez en que se podría incurrir, ya que correr en el sentido de la corriente sin tener una transformación en el interior de la gestión empresarial sería casi imposible seguir compitiendo, si no se cuenta con personal capacitado, y proactivos, identificados con su desempeño laboral, en el cumplimiento de metas y objetivos (9).

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios, se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido, la administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad. El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados, la administración es responsable del control interno es decir de la y protección de todos los activos de la empresa, ya que el efectivo es el activo más líquido de un negocio y se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal, los

propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:

- Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.

- Promover la contabilización adecuada de los datos.

- Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.

- Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes, algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad, un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco, todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.

La mayoría de los empresarios piensan más sobre ventas y mercadeo que sobre la gerencia de efectivo, pero nadie puede culparlos, porque el término es tan amplio que puede incluir muchas cosas y ser mal interpretado, pero, según los expertos, no es más que eso, efectivo, acumulado o por cobrar, suena simple, pero tal vez por ello muchos dueños de empresa asumen que todo está hecho, puede haber sorpresas, para minimizarlas, se debe asumir que el efectivo no es tan básico

la administración del efectivo es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo, ya que son los activos mas liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento, en forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgos de una “crisis de solvencia”, dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.

La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía, se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques, los saldos de efectivo y las reservas de efectivo dependen en forma significativa de la producción y las técnicas de venta de la empresa y de los procedimientos que la misma efectúa para los cobros de ingresos por ventas y pagar las compras, estas influencias se comprenden mejor por medio del análisis del ciclo operativo y del ciclo de

conversión del efectivo de la empresa, por medio de la administración eficiente de estos ciclos, la gerencia mantiene un nivel bajo de inversión en efectivo y así ayuda a maximizar el valor de las acciones, para ello hay que tomar en cuenta lo siguiente:

1. Sepa dónde está y a dónde va, toda buena gerencia de efectivo comienza con una valoración completa de la situación actual del efectivo de su negocio y el desarrollo de un pronóstico con base en ello.

2. Analice las cuentas por pagar y por cobrar, si el análisis del efectivo muestra que hay más efectivo que sale del que entra, el mejor lugar para empezar son las cuentas por cobrar, una evaluación de éstas puede mostrar que se ha sido algo tímido en cobrar, por ejemplo, por otra parte, un análisis de las cuentas por pagar podría decir si se está pagando a los distribuidores muy temprano.

3. Use las herramientas de su banco, con todo un mundo de posibilidades en cuanto a gerencia de efectivo, no se debería estar en la oscuridad en materia de efectivo, para algunos, el error más grande de los dueños de pequeños negocios es usar sólo una cuenta corriente para manejar efectivo, algunos recomiendan limitar el número de cuentas en diferentes bancos, consolidar las cuentas en una sola institución financiera, puede brindar mayores ventajas de negociación de créditos.

4. Desarrollar proyecciones de tesorería que se han convertido en una herramienta de timbre de alarma de gran poder para prever la escasez y aprovechamiento del excedente de dinero; de allí que la elaboración del flujo de caja no es un mero ejercicio de cálculos numéricos sino más bien un plan estratégico que engloba descripciones de acciones comprometidas con objetivos concretos, responsabilidad de sus actores, sinergia en sus procesos departamentales y con indicadores medibles, en beneficio de la consecución de la rentabilidad, eficiencia y seguridad de la inversión.

Entre los elementos que inciden en la generación de ingresos podríamos mencionar: el margen de ganancia del producto, el volumen de ventas, el nivel de inventario, el grado de demanda, el volumen de producción, el aprovechamiento de la capacidad instalada, el nivel de liquidez con que cuente la empresa, las condiciones económicas del país y el nivel de percepción del administrador para distinguir entre los gastos e inversiones productiva e improductivas; por lo expuesto tenemos como resultado todo un accionar de metas y propuestas de participaciones de cada uno de los miembros de la organización en los procesos operativos ya que los costos y beneficios son dos caras de una misma moneda con diferente retribución.

Para evaluar las entradas y salidas del dinero es necesario tener presente:

1) Entradas de efectivo.- Analizar todo los ajustes necesarios de acuerdo a las tendencias cíclicas de ventas e ingresos extras que se puedan generar, por lo que es preferible incluir notas explicativas de las proyecciones y fluctuaciones que se pudieran dar.

2) Salida de efectivo.- La previsión de los gastos por categoría ayuda a priorizar los desembolsos, y visualizar aquellos que tiene que realizarse en efectivo, como aquellas compras que se realizaran a crédito y que se tengan que liquidar en un periodo dado, recordando que el índice de inflación, y las tasas de interés por financiamiento, son factores preponderante a la hora de tomar decisiones en los desembolsos, por el costo del dinero.

3) Determinación del flujo de efectivo.- Los ingresos menos los egresos de cada semana, mes o año han de influenciar para el saldo inicial del siguiente periodo, no obstante, de la habilidad con la que se cuente para generar ingreso y desembolso efectivo impactara en su saldo de efectivo para generar liquidez sin costo, la velocidad y cantidad en el manejo de dinero, son principios que actúan como dispositivos a la hora de tomar decisiones, por lo cual se requiere de conocimiento y habilidades para su administración, hay que tener en cuenta lo siguiente:

1.- Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo:

•Incremente el volumen de ventas, con relación a su costo beneficio

•Incremente el precio de ventas con relación al grado de elasticidad de su demanda

•Mejorar la mezcla de ventas (impulsando las de mayor margen de contribución)

•Eliminar descuentos que podrían no contribuir en su rentabilidad

•Establecer una estratificación de la cartera de clientes y control permanente.

2.-Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero:

•Pagar comisiones sobre cobros no sobre ventas.

•Negocie mejores condiciones (reducción de precios) con los proveedores,

•Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.

•Rente en lugar de comprar

•Crea en negocio, invirtiendo en activos productivos

•Concentrarse en sus clientes actuales objetivos.

3.- Siempre que sea posible se debe acelerar las entradas de efectivo:

•Solicite anticipos a clientes

•Acorte plazos de crédito proporcionar descuentos por pronto pago

•Ofrezca ventaja a clientes habituales.

•Persiga cuando se retrasan los pagos

•Venda de Contado

•El buscar una máxima rotación de inventarios, aunque el margen de utilidad sea más bajo.

4.-Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero:

•Negocie con los proveedores los mayores plazos posibles.

•Adquiera los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar, realice canje con sus productos, recuerde que el flujo de efectivo es el resultado de sus decisiones empresariales, por lo que las inversiones en activos en clientes cuentas por cobrar, inventario, activo fijo es dinero almacenado.

Antes de que vaya a solicitar un préstamo al banco busca el dinero que tienes amarrado en cartera, en inventarios o en otros activos improductivos.

En resumen el área de tesorería que maneja el efectivo de la empresa se constituye en un área importante de la empresa como una unidad de negocios al financiar todo el ciclo productivo empresarial contribuyendo a la rentabilidad, y al éxito de la empresa.

Conclusiones

1. La administración del efectivo es el manejo adecuado del dinero en el desarrollo de las actividades de la empresa y esto implica contar con ciertas herramientas y técnicas que nos permitan controlar ese movimiento, o el flujo del dinero, dando en dos grandes grupos los ingresos y los egresos y determinando el saldo del día, semana, mes.

2. Para determinar un uso adecuado del dinero hay que planificar sus ingresos y sus egresos y esto significa establecer un horizonte de planeación de acuerdo con el cual se estimen las entradas y salidas de caja. Para lograr esto se hace un pronóstico de los más acertado posible se debe estudiar el comportamiento de los cobros y pagos. Teniendo como objetivo el de mantener saldos de efectivo para las transacciones e inversiones en valores negociables que contribuyan a mejorar el valor de la empresa.

3. Para manejar adecuadamente el dinero hay que hacer proyecciones financieras, tener planes de contingencia, ser cauteloso en los gastos, tener pocos inventarios, alquilar en vez de comprar, no se apresure en la contratación de personal, evite pagar salarios altos, demorar pagos y agilizar las cobranzas, sea ahorrativo.

4. Para una administración eficiente del efectivo se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques, los saldos de efectivo y las reservas de efectivo dependen en forma significativa de la producción y las técnicas de venta de la empresa y de los procedimientos que la misma efectúa para los cobros de ingresos por ventas y pagar las compras, estas influencias se comprenden mejor por medio del análisis del ciclo operativo y del ciclo de conversión del efectivo de la empresa, por medio de la administración eficiente de estos ciclos, la gerencia mantiene un nivel bajo de inversión en efectivo y así ayuda a maximizar el valor de las acciones.

5. Para usar el dinero se debe utilizar las herramientas de su banco, además de desarrollar proyecciones de tesorería que se han convertido en una herramienta de timbre de alarma de gran poder para prever la escasez y aprovechamiento del excedente de dinero; de allí que la elaboración del flujo de caja no es un mero ejercicio de cálculos numéricos sino más bien un plan estratégico que engloba descripciones de acciones comprometidas con objetivos concretos, responsabilidad de sus actores, sinergia en sus procesos departamentales y con indicadores medibles, en beneficio de la consecución de la rentabilidad, eficiencia y seguridad de la inversión.

6. En la administración del dinero se debe tomar en cuenta la existencia de elementos que inciden en la generación de ingresos podríamos mencionar: el

margen de ganancia del producto, el volumen de ventas, el nivel de inventario, el grado de demanda, el volumen de producción, el aprovechamiento de la capacidad instalada, el nivel de liquidez con que cuente la empresa, las condiciones económicas del país y el nivel de percepción del administrador para distinguir entre los gastos e inversiones productiva e improductivas; por lo expuesto tenemos como resultado todo un accionar de metas y propuestas de participaciones de cada uno de los miembros de la organización en los procesos operativos ya que los costos y beneficios son dos caras de una misma moneda con diferente retribución.

7. Se debe determinar el flujo de efectivo tomando en consideración los ingresos menos los egresos de cada semana, mes o año han de influenciar para el saldo inicial del siguiente periodo, no obstante, de la habilidad con la que se cuente para generar ingreso y desembolso efectivo impactara en su saldo de efectivo para generar liquidez sin costo, la velocidad y cantidad en el manejo de dinero, son principios que actúan como dispositivos a la hora de tomar decisiones, por lo cual se requiere de conocimiento y habilidades para su administración, hay que tener en cuenta que en la medida que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo, se deben disminuir las salidas de dinero, se debe acelerar las entradas de efectivo y se deben demorar las salidas de dinero.

Bibliografía

(1) Niulvis Barrero Maury, Marisol Ávila Gómez Universidad de Las Tunas, Cuba, niulvis@edilt.ltunas.inf.cu;web:ttp://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2011/bmag.htm

(2) Maria José Sosa Solorzano La administración del efectivo (marijososa@hotmail.com)www.monografias.com

(3) Bolten “Necesidad de Contar con un Presupuesto de Caja”.

(4) F. Weston, R. Brealy, S. Ross y J.Van Horne, “Administración del Efectivo”.

(5) Roberto Ivan Campos, “Consejospar a administrar su dinero”, http://americapublicaciones.com/consejos-para-administrar-correctamente-el-dinero-de-tu-empresa.html

(6) Freddy R. Reyes, Consultor de Gerencia y de Finanzas, freyes@entmi.com, ww.entmi.com http://freyes1142.wordpress.com/2010/09/13/estrategias-para-el-manejo-del-efectivo-en-la-empresa/

(7) J. Fred Weston Y Thomas Copeland, Manual De Administración Financiera. Tomo 3

(8) Gitman, Lawrence: Fundamentos de Administración Financiera, Tomo I; Editorial MES.

(9) Suárez Suárez, Andrés: Decisiones óptimas de inversión y financiación de la empresa; Editorial Pirámide S.A.:- 1993.