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Entendemos todos lo mismo cuando decimos Jefe de Proyecto o Project Manager o Director

de Proyectos?

Realmente conocemos que es un Jefe de Proyecto? Nos referimos a lo mismo cuando

usamos el concepto?

Me he encontrado en muchas ocasiones que los comentarios sobre mis artculos iban dirigidos

ms a la definicin de Jefe de Proyecto que al propio tema del artculo.

Por ejemplo, alguien me indicaba quela palabra Jefe no le gustaba que prefera Lder porque

una persona que no lidere a su equipo no puede ejercer su funcin correctamente y porque jefe

slo es el que da rdenes pero los dems no tienen porque seguirle.

El Jefe de Proyecto

Creo que la utilizacin de la palabra Jefe de Proyecto tiene un uso muy extendido en Espaa:

Jefe de Proyecto, Jefe del Servicio, etc.

Tambin creo que la palabraJefe est empleada en un sentido muy diferente del sentido

de cacique, que parece que recuerda a algunas personas cuando la escuchan nombrar, casi

un dictador que hace y deshace a su antojo, con mayor o menor criterio.

El Responsable de Proyecto

Para m el significado se acerca ms bien aun concepto relativo al Responsable:quin

tiene la mxima responsabilidad de lo que se realiza en el proyecto? Quin es el que da el

visto bueno a las cosas?

Tener la mxima responsabilidad, ser un Project Manager no significa que todo lo hagamos

nosotros ni que todo tenga que ser revisado por nosotros.

Podemos, mejor dicho,debemos apoyarnos en nuestro equipo y delegar tareas en ellos

segn sea su capacidady a la vezdebemos intentar desarrollar al equipo para que sean

capaces de soportar cada vez la delegacin de tareas ms importantes.

Cuando un equipo puede auto gestionarse slo, la labor del Jefe de Proyecto es perfecta y

puede dedicarse a otras tareas grandes consumidoras de tiempo.

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The Project Manager

En ingls, el concepto queda ms claro que en espaol o al menos no suscita tantas disputas,

Project Manager, Gestor de Proyecto. Es el que gestiona, no se alude a la Jefatura que

sustenta aunque va implcito en ella.

El Director de Proyecto

Para Project Manager hay una traduccin que se utiliza habitualmente y me parece acertada ya

que en espaol (al menos en Espaa) Gestor puede tener otras connotaciones y es la

traduccin por Director de Proyecto.

Con la palabra Director de Proyecto rpidamente se tiene una idea en mente de que es el que

encamina los esfuerzos a la consecucin de los objetivos del Proyecto,es el que dirige al

equipo y a los implicados para que tengan xito en las metas marcadas por el proyecto.

Para algunos el Jefe de Proyecto es slo la persona que lleva traje de chaqueta pero lo ms

importante:

Qu es para ti un Jefe de Proyecto / Project Manager / Director de Proyecto?

Deja un comentario con lo que t entiendes por Jefe de Proyecto!

P.D.: Todos los el/un estn utilizados en forma neutra. Me refiero de forma indistinta a hombres

y mujeres dentro de la direccin de proyectos.

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EL JEFE DE PROYECTO

Si quieres que algo funcione, designa a un responsable.

El Jefe de Proyecto se destaca como la figura clave en la planificacin, ejecucin y controldel proyectoy es el motor que ha de impulsar el avance del mismo mediante la toma de

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decisiones tendentes a la consecucin de los objetivos. El Jefe de Proyecto es un verdaderojefe, es decir, tiene poder ejecutivo y autoridad para mandar y tomar decisiones dentro delmbito y objetivos del proyecto. No es un mero coordinador o animador, como en algunasocasiones se piensa. e la misma forma, tampoco ser!a correcto pensar que el Jefe deProyecto tiene un poder absoluto y dictatorial sobre el mismo, ya que se encuentra inmerso enla estructura y organi"acin de la empresa.

#as relaciones bsicas del irector de Proyecto con otras unidades o personas dependen, engran medida, de la estructura organi"ativa que posea la organi"acin. $ continuacin semuestra el caso de una empresa que sigue una estructura orientada a proyectos, donde seobserva la importancia del irector de Proyecto.

Es necesario hacer mencin a una caracter!stica importante como es el carcter transitorio detodo proyecto, lo que hace que la misin de un Jefe de Proyecto tenga la misma naturale"atemporal. $l t%rmino de un proyecto, el Jefe del mismo puede pasar a dirigir otro o a formarparte de su equipo, pero tambi%n puede pasar a desarrollar alguna actividad de tipopermanente dentro de la organi"acin. &acilitar esa integracin a la estructura habitual debe seruna tarea no despreciada por la empresa, evitando as! el 'hacer pasillos' al que se vensometidos muchos directores de proyecto entre una operacin y otra.

DE QU SE OCUPA

#a misin del irector de Proyecto podr!a resumirse en( dirigir el equipo de que dipone paraalcan!ar lo o"jetivo del proyecto. )s concretamente, podemos destacar las siguientesfunciones especficas(

*olaboracin con el cliente en la definicin y concrecin de los objetivos del

proyecto.

Planificacin del proyecto en todos sus aspectos, identificando las actividades a

reali"ar, los recursos a poner en juego, los pla"os y los costos previstos.

ireccin y coordinacin de todos los recursos empleados en el proyecto.

)antenimiento permanente de las relaciones e+ternas del proyecto( clientes,

proveedores, subcontratistas, otras direcciones, etc.

oma de decisiones necesarias para conocer en todo momento la situacin en

relacin con los objetivos establecidos.

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$dopcin de las medidas correctoras pertinentes para poner remedio a las

desviaciones que se hubieran detectado.

-esponder ante clientes y superiores de la consecucin de los objetivos del

proyecto.

Proponer, en su caso, modificaciones a los l!mites u objetivos bsicos del proyecto

cuando concurran circunstancias que as! lo aconsejen.

Esta definicin de funciones no puede considerarse e+haustiva. En cada entidad ser!anecesario hacer una definicin de funciones ms concreta y adaptada a las caracter!sticasparticulares de cada proyecto.

E# PE$% DE U' (E%E DE P$O)EC*O

El Jefe de Proyecto debe tener una perspectiva mucho ms amplia que el conocimiento de lasimplicaciones t%cnicas relativas al proyecto. e trata de un gestor que necesita un triple perfil(

A. *+cnico

El dominio de la tecnolog!a principal del proyecto es el punto de partida necesario paraque el Jefe de Proyecto pueda comprender los puntos clave del mismo, planificar losrecursos, generar ideas y soluciones eficaces, controlar la calidad, etc.

B. etor

Pero el Jefe de Proyecto tambi%n debe poseer una notable aptitud gestora, pues no slose encarga de una dimensin t%cnica, sino que debe controlar y conseguir todos losobjetivos del proyecto, incluyendo los financieros y de pla"o, que suelen ser los ms

cr!ticos y ms frecuentemente incumplidos.

C. $elacione peronale

El Jefe de Proyecto debe poseer una capacidad destacada para las relacionespersonales, puesto por un lado, es el representante principal del proyecto ante clientes,proveedores, subcontratistas, otras direcciones funcionales, la propia empresa..., y porotro, debe dirigir a un conjunto de personas sobre los que normalmente no tiene poderjerrquico, y por lo tanto, es necesario hacerlo con grandes dosis de autoridad personal,tacto, habilidad y capacidad de conviccin.

ES*O D&$EC*&-OS

#a habilidad de un Jefe de Proyecto para ganar el apoyo de otros depende de su manera dedirigir. i bien el estilo de influencia se compone de una parte de autoridad personal y unapol!tica de recompensas o castigos, el Jefe de Proyecto no tiene capacidad directa de influirsobre las segundas /s! podrn hacerlo indirectamente a trav%s de informes formales oinformales0 pues son competencia de los responsables funcionales.

$ continuacin se muestra una relacin donde se identifican nueve bases de influencia sobre elestilo directivo, datos1recogidos durante una serie de seminarios sobre direccin de proyectos.Estn ordenados en orden de mayor a menor importancia para los propios directivos(

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Conoci.iento( *apacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del proyectoposee una e+periencia o conocimiento especiales2 es decir, se considera que poseeconocimientos que ellos estiman importantes.

Autoridad( *apacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del proyecto

percibe que el jefe de proyecto tiene poder para dar rdenes..

Deaf/o del tra"ajo( *apacidad para ganar apoyo, basado en el disfrute personalmientras se reali"a un tipo particular de trabajo2 orientado a la motivacin intr!nsecadel personal.

A.itad( *apacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del proyecto sesiente atra!do personalmente hacia el jefe de proyecto, al proyecto o ambos. Estepoder de la amistad o poder referente y el de conocimiento, a diferencia del deautoridad, no es otorgado por la ireccin de la organi"acin, sino que se gana atrav%s de su relacin con los integrantes del equipo.

Aignacin de futura tarea( *apacidad para ganar apoyo, debido a que elpersonal percibe que el jefe de proyecto es capa" de influir en la asignacin de sustareas futuras.

Ditri"ucin de recuro( *apacidad para ganar apoyo, debido a que el personalpercibe que el jefe de proyecto tiene el poder de asignar recursos financieros/presupuesto0.

Pro.ocin( *apacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del proyectopiensa que el jefe de proyecto puede otorgar recompensas organi"ativas.

Salario( *apacidad para ganar apoyo, debido a que el personal del proyectopercibe al jefe de proyecto como capa" de dispensar directamente recompensaseconmicas.

Penali!acin( *apacidad para ganar apoyo, debido a que el personal siente que eljefe de proyecto puede aplicar penali"aciones que desean evitar. El poder basadoen penali"acin est ine+orablemente unido al poder basado en recompensa,siendo uno una condicin necesaria para el otro.

E+iste una estrecha relacinentre el estilo de influenciay el estilo de reolucin deconflicto, encontrando que ciertos modos de influencia tienden a usarse junto con ciertosmodos de resolucin de conflictos. e esta forma, resultados al respecto indican que los jefesde proyecto que ponen %nfasis en sus conocimientos y en el reto del trabajo como bases deinfluencia, tienden a resolver los conflictos por confrontacin y a evitar la retirada, lo que parecelgico puesto que cuanto ms e+perto es un jefe de proyecto, ms capacidad tiene paraevaluar y cuestionar el progreso y la calidad del trabajo. Por otro lado, aquellos jefes deproyecto que se basan en la amistad para obtener una mejor colaboracin con lossubordinados, tienden ms a los modos de resolucin de conflictos de compromiso,conciliacin y retirada.

C01O AC*2A'

i se relaciona el estilo de influencia del jefe de proyecto, los modos que utili"a para resolverlos conflictos y el nivel de resultado global del proyecto, se llega a cuatro conclusiones globalesen relacin con las prcticas reales de direccin.

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1. Parece que los jefes de proyecto no adoptan un estilo de direccin que minimice laconflictividad global de sus proyectos.#as bases de influencia que los jefes de proyecto piensan que son ms importantes,como e+periencia, autoridad y reto en el trabajo, no estn asociadas a menoresgrados de conflicto que las dems. Es decir, en proyectos complejos los conflictosson inevitables, y la buena reali"acin de los trabajos depende a menudo del acierto

con que el jefe de proyecto pueda resolver una cantidad de cuestiones conflictivasdelicadas , sin poner en peligro el calendario acordado, el presupuesto o losparmetros acordados.

3. #a eficacia de los modos de resolucin de conflictos est determinada en granmedida por la situacin.$ menudo, la conflictividad sobre diferentes cuestiones, como fechas, prioridades orecursos humanos, se origina debido a las interacciones del jefe de proyecto condiferentes elementos de la empresa. Por ello, gestionar diversas situaciones deconflicto requiere por su parte un alto grado de adaptabilidad a diferentessituaciones para encontrar el modo ms apropiado de resolucin de los conflictos.

4. #os jefes de proyecto presentan generalmente mayor fle+ibilidad para alterar susmodos de resolucin de conflictos que para modificar sus estilos de influencia.$lgunos modos de resolucin de conflictos pueden funcionar mejor que otros alaplicarlos sobre una cuestin dada, o sobre unos integrantes del grupo u otros. inembargo, alterar el estilo de direccin parece que les resulta ms dif!cil. $unque unjefe de proyecto puede intentar tratar con sus diferentes interlocutores de formadiferente, lo ms probable es que en sus relaciones con una interfa" espec!ficautilice siempre el mismo estilo. El cambio continuo podr!a conducir a confusin ydesconfian"a por parte de sus interlocutores.

5. *uanto menos utili"an los jefes de proyecto las bases de influencia derivadas de laorgani"acin como autoridad, salario y penali"acin, y ms se basan en el reto deltrabajo y en el conocimiento, reciben una valoracin ms alta de su habilidad pararesolver de forma efica" los conflictos y para dirigir proyectos.El reto del trabajo est ms relacionado con la integracinde los objetivospersonales de los componentes del equipo en los objetivos del proyecto que otrosmodos de influencia, que parecen ms proclives a adaptarlos. El reto del trabajoest principalmente orientado hacia la motivacin intrnsecadel personal, mientrasque los otros m%todos estn ms dirigidos hacia las recompensas extrnsecas. 6 nose puede olvidar que cuando se piensa que la autoridad es inmerecida, su usopuede aumentar la conflictividad.

C01O 1E(O$A$ #A E%&CAC&A DE# (E%E DE P$O)EC*O

$ continuacin se muestra un conjunto de sugerencias que pueden incrementar potencialmentela eficacia del jefe de proyecto para resolver conflictos y, en 7ltimo lugar, para mejorar elresultado global del programa.

La gestin eficaz de la comunicacines unode los principales factores que determinan lacalidad del entorno organizativo. Al tener quecrear el jefe de proyecto equipos a variosniveles de la empresa, es importante que lasdecisiones clave del proyecto, como losobjetivos o las tareas de cada uno, seancomunicadas de forma apropiada a todo el

personal relacionado con el proyecto. Lasreuniones de revisin pueden ser un buenmedio.

Siempre, deben mantener y desarrollar susconocimientos tcnicosen el campo detrabajo, ya que sin entender la tecnologa queestn manejando no se ganarn la confianzade los miembros del equipo , ni crearncredibilidad en los clientes.

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l jefe de proyecto debe buscar un estilo deliderazoque le permita adaptarse a lasenfrentadas demandas de clientes, miembrosdel equipo y organizacin, sin tener miedo devariarlo si es preciso para estar enconsonancia con lo que se e!ige en cadamomento.

Sus propias acciones influyen decisivamenteen el clima de tra!a"odel equipo. Supreocupacin por los miembros del equipo, su"abilidad de integrar los objetivos ynecesidades personales de los componentescon los objetivos de #ste y su capacidad paracrear entusiasmo por el trabajo estimulan unambiente de gran motivacin, involucracin

en el trabajo, comunicacin abierta y unmejor resultado final del proyecto.

n cuanto a su "abilidad para manejar loscon#lictos, deben conocer las principalescausas que los determinan en su entorno y losmomentos ms probables en que ocurren enla vida de los proyectos, deben considerar laefectividad de los modos de resolucin deconflictos que "an utilizado en el pasado ye!perimentar con modos alternativos sisienten que se precisa una actuacin mejor.

Los jefes de proyecto deberan tratar deacomodar los intereses y deseos profesionalesde los integrantes del proyecto, cuando se lesasigna sus tareas. l resultado del mismotambi#n depende de lo bien que se lesproporcionen trabajos desafiantes paramoti$arlesy de lo bien que se encajen susobjetivos personales en los del proyecto..

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