La organización y el control

José Pimentel Nieto

1º de Agosto 2015

Maestría en administración de hospitales y salud pública

Proceso administrativo

Control Una vez fijadas las metas, formuladas las estrategias, delineados los

arreglos estructurales y reclutado, entrenado y motivado el personal; el director debe asegurarse que todo salga de acuerdo a lo previsto.

Para asegurarlo el administrador debe monitorear el desempeño de la organización. El desempeño real debe compararse con las metas fijadas previamente; si hay alguna desviación significativa, es tarea del administrador darse cuenta y hacer que se realicen las acciones necesarias para que la organización vuelva a su ruta prevista. Este monitoreo, comparación y corrección potencial es lo que llamamos el control.

Importancia del control Garantizar el logro de los objetivos.

Prever desviaciones en la ejecución de planes y programas.

Optimizar la utilización de los recursos.

Proponer y sugerir alternativas administrativas.

Establecer diagnósticos continuos.

Promover la creatividad e innovación

Establecer las normas de desempeño.

Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas de desempeño.

Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas. ( Indicar cuando, cuanta, como y donde debe ejecutarse la corrección)

Fases del proceso de control

Herramientas de control

Los presupuestos

El análisis de datos estadísticos

Las auditorías

El control de calidad

La observación personal

Control de pérdidas y ganancias

Control financiero

El Control Financiero es el estudio y análisis de los resultados reales de una empresa comparados con los objetivos de los planes y programas a corto, mediano y largo plazo.

Trata el proceso de retroalimentación y ajuste que se requiere, para garantizar la adherencia a los planes y la oportuna modificación de los mismos.

Permite es uso adecuado, limpio y seguro de los recursos financieros.

Evalúa la realidad de una situación y comportamiento de una entidad, mas allá de lo netamente contable y de las leyes financieras.

El control financiero garantiza: Que los ingresos y egresos se manejen de acuerdo con los procedimientos

autorizados.

Las transacciones se registren correctamente, para que la organización pueda contabilizar sus activos y preparar sus estados financieros en forma precisa y comprensible.

El acceso a los activos sea permitido solamente con la autorización del administrador responsable.

El activo (inventario) se revise físicamente a intervalos regulares y que se ejerza la acción adecuada en caso de que se presenten diferencias entre los registros y la inspección física.

Control de operaciones

Es el subsistema de control mas orientado a la realidad concreta de la empresa y se refiere al control de los procesos mediante los cuales los insumos se transforman en bienes y servicios terminados.

Es la función que permite a las organizaciones alcanzar sus metas mediante la eficiente adquisición y utilización de recursos.

Control de operacionesProcesos Determinación del proceso físico o instalación a utilizar en la

producción del bien o del servicio

Capacidad Suministro de la capacidad en cantidad, lugar y momento correcto

Inventario Que, cuanto, cuando comprar o fabricar. Administración del flujo de materiales: Materias primas, Materiales de empaque, Graneles, Semi-elaborados, Productos terminados, Otras

Mano de obra Las mas importantes de las decisiones a tomar. Coordinación con RRHH. -Selección -Contratación -Despidos -Capacitación -Supervisión -Compensaciones -Incentivos

Calidad Son los responsables finales de la calidad de bienes y servicios producidos. Estándares – Especificaciones, Diseños, Métodos – Procedimientos, Capacitación Inspecciones.

Control de la producción

El conjunto de actividades, métodos y sistemas utilizados para lograr y controlar las acciones involucradas en la operación es lo que se le denomina control de la actividad de producción.

Se encarga de vigilar la actividad real de fabricación de un producto o la prestación de un servicio:

-Lo que se ha producido (número y cantidad de las partes).

-Problemas, como fallas en cuestión de calidad o desabastos de partes.

-Información de la fuerza de trabajo, que suele emplearse para definir la eficiencia y la utilización.

-Estado del equipo.

Control de inventario

El rubro de inventarios, lo constituyen los bienes de la empresa destinados a la venta o producción para su posterior venta, tales como materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones.

Es el dominio que se tiene sobre los haberes o existencias pertenecientes a una organización.

La planeación y el control de los inventarios dependen primordialmente del tipo de empresa en el que se aplican:

Empresa de transformación Empresa de comercialización

Control de inventario

La planeación y control de los inventarios busca satisfacer en primer plano los objetivos de los departamentos que se relacionan más directamente con las operaciones de la empresa como son; ventas, producción y finanzas.

Coordina los intereses en conflicto de los departamentos de ventas, producción y finanzas para lograr que los recursos materiales estén disponibles:

-Con oportunidad. -En el lugar indicado. -En las cantidades requeridas. -Con las especificaciones señaladas. -Con el óptimo costo de inversión en inventarios

Modelo cuantitativo de orden económico

Se utiliza para minimizar el total de ordenes y el costo por mantener el inventario.

Este modelo permite conocer la demanda independiente y constante, el tiempo en que arribará, permite tener un recibo completo e instantáneo del inventario y si se ordena a tiempo se evita tener atrasos en suplir la mercancía.

Control de mantenimiento

El mantenimiento es el conjunto de acciones necesarias para conservar ó restablecer un sistema en un estado que permita garantizar su funcionamiento a un coste mínimo.

Misiones del mantenimiento Objetivos del mantenimiento

-La vigilancia permanente y/ó periódica. -Las acciones preventivas. -Las acciones correctivas (reparaciones). -El reemplazamiento de maquinaria.

-Aumentar la disponibilidad de los equipos hasta el nivel preciso.

-Reducir los costes al mínimo compatible con el nivel de disponibilidad necesario.

-Mejorar la fiabilidad de máquinas e instalaciones.

-Asistencia al departamento de ingeniería en los nuevos proyectos para facilitar la mantenibilidad de las nuevas instalaciones.

Bibliografía

Chapman, S. (2006).Planificación y control de la producción. Editorial Pearson educación. Primera edición. México. Pp. 179-189.

Goodstein, L., Nolan T. (2004)Planeación estratégica aplicada, Como desarrollar un plan que realmente funcione. Editorial McGraw Hill, Interamericana. Colombia. Pp. 367-384

Sipper, D. (1998).Planeación y control de la producción. Primera edición. Editorial Mc GraW –Hill Interamericana. México. Pp. 1-23.

Tiscareño, L. (2010). Habilidades directivas para administradores públicos. Instituto de Estudios Superiores en Administración Publica. México. Pp. 1-153.