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LEAN – SIX SIGMA - ISO
Técnicas LEAN en los procesos administrativos.
Técnicas LEAN en los procesos administrativos:
¿Por qué LEAN OFFICE?
Técnicas LEAN en los procesos administrativos:
¿Por qué LEAN OFFICE?
www.grupcief.com
Técnicas LEAN en los procesos administrativos.
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¿Por qué LEAN OFFICE?
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¿Por qué LEAN OFFICE?
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Métodos de trabajo
¿Hacemos trabajos o actividades sin saber su razón ni su utilidad?
¿Se pierde tiempo buscando informes o documentos porque no están claros los criterios para
archivarlos?
¿Archivamos documentos “porque así se ha hecho siempre” sin conocer su utilidad?
¿Nos resultan útiles los informes, comunicados, etc. que recibimos de otros departamentos?
¿Comprobamos que los informes, comunicados, etc. que emitimos tienen interés y utilidad para
todos a quienes enviamos copias?
¿Se podría reducir la distancia de los movimientos de las personas?
Métodos de trabajo
¿Hacemos trabajos o actividades sin saber su razón ni su utilidad?
¿Se pierde tiempo buscando informes o documentos porque no están claros los criterios para
archivarlos?
¿Archivamos documentos “porque así se ha hecho siempre” sin conocer su utilidad?
¿Nos resultan útiles los informes, comunicados, etc. que recibimos de otros departamentos?
¿Comprobamos que los informes, comunicados, etc. que emitimos tienen interés y utilidad para
todos a quienes enviamos copias?
¿Se podría reducir la distancia de los movimientos de las personas?
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Métodos de trabajo
¿Hacemos trabajos o actividades sin saber su razón ni su utilidad?
¿Se pierde tiempo buscando informes o documentos porque no están claros los criterios para
archivarlos?
¿Archivamos documentos “porque así se ha hecho siempre” sin conocer su utilidad?
¿Nos resultan útiles los informes, comunicados, etc. que recibimos de otros departamentos?
¿Comprobamos que los informes, comunicados, etc. que emitimos tienen interés y utilidad para
todos a quienes enviamos copias?
¿Se podría reducir la distancia de los movimientos de las personas?
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Métodos de trabajo
¿Hacemos trabajos o actividades sin saber su razón ni su utilidad?
¿Se pierde tiempo buscando informes o documentos porque no están claros los criterios para
archivarlos?
¿Archivamos documentos “porque así se ha hecho siempre” sin conocer su utilidad?
¿Nos resultan útiles los informes, comunicados, etc. que recibimos de otros departamentos?
¿Comprobamos que los informes, comunicados, etc. que emitimos tienen interés y utilidad para
todos a quienes enviamos copias?
¿Se podría reducir la distancia de los movimientos de las personas?
Métodos de trabajo
¿Hacemos trabajos o actividades sin saber su razón ni su utilidad?
¿Se pierde tiempo buscando informes o documentos porque no están claros los criterios para
archivarlos?
¿Archivamos documentos “porque así se ha hecho siempre” sin conocer su utilidad?
¿Nos resultan útiles los informes, comunicados, etc. que recibimos de otros departamentos?
¿Comprobamos que los informes, comunicados, etc. que emitimos tienen interés y utilidad para
todos a quienes enviamos copias?
¿Se podría reducir la distancia de los movimientos de las personas?
Métodos de trabajo
¿Hacemos trabajos o actividades sin saber su razón ni su utilidad?
¿Se pierde tiempo buscando informes o documentos porque no están claros los criterios para
archivarlos?
¿Archivamos documentos “porque así se ha hecho siempre” sin conocer su utilidad?
¿Nos resultan útiles los informes, comunicados, etc. que recibimos de otros departamentos?
¿Comprobamos que los informes, comunicados, etc. que emitimos tienen interés y utilidad para
todos a quienes enviamos copias?
¿Se podría reducir la distancia de los movimientos de las personas?
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Materiales
¿Perdemos tiempo buscando útiles, carpetas, etc. porque no están debidamente identificados o
no tienen una ubicación concreta conocida por todas las personas que los utilizan?
¿Se deterioran los materiales por no estar correctamente almacenados y conservados?
¿Existen por el suelo cables, cajones, piezas o elementos delicados que pueden sufrir deterioro?
¿Tenemos guardados “por si acaso” herramientas, informes, documentación u otros materiales
que en realidad no hacen más que ocupar espacio y estorbarnos?
¿Reciclamos el papel, embalajes y otros materiales?
¿Utilizamos en primer lugar los materiales más antiguos?
¿Están al alcance de la mano los materiales de mayor uso y más alejados los menos utilizados?
Materiales
¿Perdemos tiempo buscando útiles, carpetas, etc. porque no están debidamente identificados o
no tienen una ubicación concreta conocida por todas las personas que los utilizan?
¿Se deterioran los materiales por no estar correctamente almacenados y conservados?
¿Existen por el suelo cables, cajones, piezas o elementos delicados que pueden sufrir deterioro?
¿Tenemos guardados “por si acaso” herramientas, informes, documentación u otros materiales
que en realidad no hacen más que ocupar espacio y estorbarnos?
¿Reciclamos el papel, embalajes y otros materiales?
¿Utilizamos en primer lugar los materiales más antiguos?
¿Están al alcance de la mano los materiales de mayor uso y más alejados los menos utilizados?
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Materiales
¿Perdemos tiempo buscando útiles, carpetas, etc. porque no están debidamente identificados o
no tienen una ubicación concreta conocida por todas las personas que los utilizan?
¿Se deterioran los materiales por no estar correctamente almacenados y conservados?
¿Existen por el suelo cables, cajones, piezas o elementos delicados que pueden sufrir deterioro?
¿Tenemos guardados “por si acaso” herramientas, informes, documentación u otros materiales
que en realidad no hacen más que ocupar espacio y estorbarnos?
¿Reciclamos el papel, embalajes y otros materiales?
¿Utilizamos en primer lugar los materiales más antiguos?
¿Están al alcance de la mano los materiales de mayor uso y más alejados los menos utilizados?
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Materiales
¿Perdemos tiempo buscando útiles, carpetas, etc. porque no están debidamente identificados o
no tienen una ubicación concreta conocida por todas las personas que los utilizan?
¿Se deterioran los materiales por no estar correctamente almacenados y conservados?
¿Existen por el suelo cables, cajones, piezas o elementos delicados que pueden sufrir deterioro?
¿Tenemos guardados “por si acaso” herramientas, informes, documentación u otros materiales
que en realidad no hacen más que ocupar espacio y estorbarnos?
¿Reciclamos el papel, embalajes y otros materiales?
¿Utilizamos en primer lugar los materiales más antiguos?
¿Están al alcance de la mano los materiales de mayor uso y más alejados los menos utilizados?
Materiales
¿Perdemos tiempo buscando útiles, carpetas, etc. porque no están debidamente identificados o
no tienen una ubicación concreta conocida por todas las personas que los utilizan?
¿Se deterioran los materiales por no estar correctamente almacenados y conservados?
¿Existen por el suelo cables, cajones, piezas o elementos delicados que pueden sufrir deterioro?
¿Tenemos guardados “por si acaso” herramientas, informes, documentación u otros materiales
que en realidad no hacen más que ocupar espacio y estorbarnos?
¿Reciclamos el papel, embalajes y otros materiales?
¿Utilizamos en primer lugar los materiales más antiguos?
¿Están al alcance de la mano los materiales de mayor uso y más alejados los menos utilizados?
Materiales
¿Perdemos tiempo buscando útiles, carpetas, etc. porque no están debidamente identificados o
no tienen una ubicación concreta conocida por todas las personas que los utilizan?
¿Se deterioran los materiales por no estar correctamente almacenados y conservados?
¿Existen por el suelo cables, cajones, piezas o elementos delicados que pueden sufrir deterioro?
¿Tenemos guardados “por si acaso” herramientas, informes, documentación u otros materiales
que en realidad no hacen más que ocupar espacio y estorbarnos?
¿Reciclamos el papel, embalajes y otros materiales?
¿Utilizamos en primer lugar los materiales más antiguos?
¿Están al alcance de la mano los materiales de mayor uso y más alejados los menos utilizados?
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Equipos
¿Existen máquinas, ordenadores u otros equipos que no se utilizan desde hace tiempo, pero que
ocupan un espacio que podríamos dedicar a otras cosas?
¿Los equipos cuyo empleo es compartido por varias personas-ordenadores, fotocopiadoras,
máquinas de afilar, útiles de limpieza, etc.- están “a mano” para todos?
¿Apagamos las máquinas, ordenadores y otros equipos cuando no vamos a utilizarlos durante
cierto tiempo?
¿Se producen pérdidas de agua, aceite u otros fluidos por fugas, grifos mal cerrados, etc.?
¿Está bien aprovechado el espacio interior de los armarios y el de los cajones y estanterías?
Equipos
¿Existen máquinas, ordenadores u otros equipos que no se utilizan desde hace tiempo, pero que
ocupan un espacio que podríamos dedicar a otras cosas?
¿Los equipos cuyo empleo es compartido por varias personas-ordenadores, fotocopiadoras,
máquinas de afilar, útiles de limpieza, etc.- están “a mano” para todos?
¿Apagamos las máquinas, ordenadores y otros equipos cuando no vamos a utilizarlos durante
cierto tiempo?
¿Se producen pérdidas de agua, aceite u otros fluidos por fugas, grifos mal cerrados, etc.?
¿Está bien aprovechado el espacio interior de los armarios y el de los cajones y estanterías?
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Equipos
¿Existen máquinas, ordenadores u otros equipos que no se utilizan desde hace tiempo, pero que
ocupan un espacio que podríamos dedicar a otras cosas?
¿Los equipos cuyo empleo es compartido por varias personas-ordenadores, fotocopiadoras,
máquinas de afilar, útiles de limpieza, etc.- están “a mano” para todos?
¿Apagamos las máquinas, ordenadores y otros equipos cuando no vamos a utilizarlos durante
cierto tiempo?
¿Se producen pérdidas de agua, aceite u otros fluidos por fugas, grifos mal cerrados, etc.?
¿Está bien aprovechado el espacio interior de los armarios y el de los cajones y estanterías?
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Equipos
¿Existen máquinas, ordenadores u otros equipos que no se utilizan desde hace tiempo, pero que
ocupan un espacio que podríamos dedicar a otras cosas?
¿Los equipos cuyo empleo es compartido por varias personas-ordenadores, fotocopiadoras,
máquinas de afilar, útiles de limpieza, etc.- están “a mano” para todos?
¿Apagamos las máquinas, ordenadores y otros equipos cuando no vamos a utilizarlos durante
cierto tiempo?
¿Se producen pérdidas de agua, aceite u otros fluidos por fugas, grifos mal cerrados, etc.?
¿Está bien aprovechado el espacio interior de los armarios y el de los cajones y estanterías?
Equipos
¿Existen máquinas, ordenadores u otros equipos que no se utilizan desde hace tiempo, pero que
ocupan un espacio que podríamos dedicar a otras cosas?
¿Los equipos cuyo empleo es compartido por varias personas-ordenadores, fotocopiadoras,
máquinas de afilar, útiles de limpieza, etc.- están “a mano” para todos?
¿Apagamos las máquinas, ordenadores y otros equipos cuando no vamos a utilizarlos durante
cierto tiempo?
¿Se producen pérdidas de agua, aceite u otros fluidos por fugas, grifos mal cerrados, etc.?
¿Está bien aprovechado el espacio interior de los armarios y el de los cajones y estanterías?
Equipos
¿Existen máquinas, ordenadores u otros equipos que no se utilizan desde hace tiempo, pero que
ocupan un espacio que podríamos dedicar a otras cosas?
¿Los equipos cuyo empleo es compartido por varias personas-ordenadores, fotocopiadoras,
máquinas de afilar, útiles de limpieza, etc.- están “a mano” para todos?
¿Apagamos las máquinas, ordenadores y otros equipos cuando no vamos a utilizarlos durante
cierto tiempo?
¿Se producen pérdidas de agua, aceite u otros fluidos por fugas, grifos mal cerrados, etc.?
¿Está bien aprovechado el espacio interior de los armarios y el de los cajones y estanterías?
Técnicas LEAN en los procesos administrativos.
Ambiente
¿Es apropiado el nivel de iluminación en los lugares de trabajo?
¿Apagamos las luces cuando existe suficiente luz natural o nos marchamos?
¿Están limpios los equipos de iluminación?
¿Utilizamos adecuadamente el aire acondicionado y la calefacción, desconectándolos por las
noches o cuando abrimos las ventanas?
¿Tenemos sistema de aislamiento para evitar pérdidas de calor?
Ambiente
¿Es apropiado el nivel de iluminación en los lugares de trabajo?
¿Apagamos las luces cuando existe suficiente luz natural o nos marchamos?
¿Están limpios los equipos de iluminación?
¿Utilizamos adecuadamente el aire acondicionado y la calefacción, desconectándolos por las
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¿Tenemos sistema de aislamiento para evitar pérdidas de calor?
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¿Están limpios los equipos de iluminación?
¿Utilizamos adecuadamente el aire acondicionado y la calefacción, desconectándolos por las
noches o cuando abrimos las ventanas?
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Ambiente
¿Es apropiado el nivel de iluminación en los lugares de trabajo?
¿Apagamos las luces cuando existe suficiente luz natural o nos marchamos?
¿Están limpios los equipos de iluminación?
¿Utilizamos adecuadamente el aire acondicionado y la calefacción, desconectándolos por las
noches o cuando abrimos las ventanas?
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Ambiente
¿Es apropiado el nivel de iluminación en los lugares de trabajo?
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¿Utilizamos adecuadamente el aire acondicionado y la calefacción, desconectándolos por las
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¿Tenemos sistema de aislamiento para evitar pérdidas de calor?
Ambiente
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¿Apagamos las luces cuando existe suficiente luz natural o nos marchamos?
¿Están limpios los equipos de iluminación?
¿Utilizamos adecuadamente el aire acondicionado y la calefacción, desconectándolos por las
noches o cuando abrimos las ventanas?
¿Tenemos sistema de aislamiento para evitar pérdidas de calor?
Técnicas LEAN en los procesos administrativos.
Lean Office
1.Objetivo: mejora de procesos administrativos y de
gestión
2.Actividades: dirigidas a mejorar flujos de
información existentes en todas las empresas u
organizaciones
3.Áreas de la empresa: contabilidad,
administración, marketing, recursos humanos,
servicio post venta, calidad, ingeniería, etc
4.Sectores: industria y servicios
Lean Office
1.Objetivo: mejora de procesos administrativos y de
gestión
2.Actividades: dirigidas a mejorar flujos de
información existentes en todas las empresas u
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3.Áreas de la empresa: contabilidad,
administración, marketing, recursos humanos,
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gestión
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información existentes en todas las empresas u
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3.Áreas de la empresa: contabilidad,
administración, marketing, recursos humanos,
servicio post venta, calidad, ingeniería, etc
4.Sectores: industria y servicios
Técnicas LEAN en los procesos administrativos.
Lean Office
1.Objetivo: mejora de procesos administrativos y de
gestión
2.Actividades: dirigidas a mejorar flujos de
información existentes en todas las empresas u
organizaciones
3.Áreas de la empresa: contabilidad,
administración, marketing, recursos humanos,
servicio post venta, calidad, ingeniería, etc
4.Sectores: industria y servicios
Lean Office
1.Objetivo: mejora de procesos administrativos y de
gestión
2.Actividades: dirigidas a mejorar flujos de
información existentes en todas las empresas u
organizaciones
3.Áreas de la empresa: contabilidad,
administración, marketing, recursos humanos,
servicio post venta, calidad, ingeniería, etc
4.Sectores: industria y servicios
Lean Office
1.Objetivo: mejora de procesos administrativos y de
gestión
2.Actividades: dirigidas a mejorar flujos de
información existentes en todas las empresas u
organizaciones
3.Áreas de la empresa: contabilidad,
administración, marketing, recursos humanos,
servicio post venta, calidad, ingeniería, etc
4.Sectores: industria y servicios
Técnicas LEAN en los procesos administrativos.
¿LEAN en los procesos administrativos?Mucho del potencial de mejora de una organización reside fuera del ambiente de producción.
Las empresas tienden a ignorar las áreas no productivas, debido a la dificultad de identificar el
valor, el desperdicio y el flujo en estas áreas.
Si logramos incluir los procesos administrativos, podemos encontrar una mayor área de análisis,
que abarcaría desde la orden del cliente hasta el pago de la factura.
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Las empresas tienden a ignorar las áreas no productivas, debido a la dificultad de identificar el
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Si logramos incluir los procesos administrativos, podemos encontrar una mayor área de análisis,
que abarcaría desde la orden del cliente hasta el pago de la factura.
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Las empresas tienden a ignorar las áreas no productivas, debido a la dificultad de identificar el
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Si logramos incluir los procesos administrativos, podemos encontrar una mayor área de análisis,
que abarcaría desde la orden del cliente hasta el pago de la factura.
Técnicas LEAN en los procesos administrativos.
¿LEAN en los procesos administrativos?Mucho del potencial de mejora de una organización reside fuera del ambiente de producción.
Las empresas tienden a ignorar las áreas no productivas, debido a la dificultad de identificar el
valor, el desperdicio y el flujo en estas áreas.
Si logramos incluir los procesos administrativos, podemos encontrar una mayor área de análisis,
que abarcaría desde la orden del cliente hasta el pago de la factura.
¿LEAN en los procesos administrativos?Mucho del potencial de mejora de una organización reside fuera del ambiente de producción.
Las empresas tienden a ignorar las áreas no productivas, debido a la dificultad de identificar el
valor, el desperdicio y el flujo en estas áreas.
Si logramos incluir los procesos administrativos, podemos encontrar una mayor área de análisis,
que abarcaría desde la orden del cliente hasta el pago de la factura.
¿LEAN en los procesos administrativos?Mucho del potencial de mejora de una organización reside fuera del ambiente de producción.
Las empresas tienden a ignorar las áreas no productivas, debido a la dificultad de identificar el
valor, el desperdicio y el flujo en estas áreas.
Si logramos incluir los procesos administrativos, podemos encontrar una mayor área de análisis,
que abarcaría desde la orden del cliente hasta el pago de la factura.
Técnicas LEAN en los procesos administrativos.
¿LEAN en los procesos administrativos?
Más del 70% de las quejas de los clientes son debidas a problemas en los procesos
administrativos:
esperas, datos erróneos
pérdida de documentación
errores de facturación
problemas de comunicación, etc.
¿LEAN en los procesos administrativos?
Más del 70% de las quejas de los clientes son debidas a problemas en los procesos
administrativos:
esperas, datos erróneos
pérdida de documentación
errores de facturación
problemas de comunicación, etc.
¿LEAN en los procesos administrativos?
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Más del 70% de las quejas de los clientes son debidas a problemas en los procesos
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Más del 70% de las quejas de los clientes son debidas a problemas en los procesos
administrativos:
esperas, datos erróneos
pérdida de documentación
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problemas de comunicación, etc.
¿LEAN en los procesos administrativos?
Más del 70% de las quejas de los clientes son debidas a problemas en los procesos
administrativos:
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¿LEAN en los procesos administrativos?
o Detrás de esta situación nos encontramos:
tareas no estandarizadas
procedimientos complejos
burocracia excesiva
objetos confusos
Desorden
diferentes versiones del mismo documento
dificultar para encontrar la documentación adecuada en el momento preciso.
¿LEAN en los procesos administrativos?
o Detrás de esta situación nos encontramos:
tareas no estandarizadas
procedimientos complejos
burocracia excesiva
objetos confusos
Desorden
diferentes versiones del mismo documento
dificultar para encontrar la documentación adecuada en el momento preciso.
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¿Requiere su empresa LEAN OFFICE?¿Requiere su empresa LEAN OFFICE?
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BARCELONAC/ Francesc Tàrrega, 14 - 08027 Barcelona
Tel. 93 351 78 00 - [email protected]
REUSC/ Alcalde Bertran, 34-38 - 43202 ReusTel. 977 31 24 36 - [email protected]
GIRONAC/ Forn, 1 - 17300 Blanes
Tel. 972 33 29 08 [email protected]
BARCELONAC/ Francesc Tàrrega, 14 - 08027 Barcelona
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REUSC/ Alcalde Bertran, 34-38 - 43202 ReusTel. 977 31 24 36 - [email protected]
GIRONAC/ Forn, 1 - 17300 Blanes
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MADRIDC/ Campanar, 12 - 28028 Madrid
Tel. 915 02 13 40 - [email protected]
TARRAGONAC/ Marqués de Montoliu 3 - 43002 Tarragona
Tel. 977 23 32 79 - [email protected]
ZARAGOZAC/ Eduardo Ibarra, 6 - 50009 ZaragozaTel. 976 13 27 57 - [email protected]
MADRIDC/ Campanar, 12 - 28028 Madrid
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TARRAGONAC/ Marqués de Montoliu 3 - 43002 Tarragona
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ZARAGOZAC/ Eduardo Ibarra, 6 - 50009 ZaragozaTel. 976 13 27 57 - [email protected]
