Lineamiento Para Auditorias Efectivas

Versión 2.0 1(19)

LINEAMIENTOS A.E.

Fecha Descripción Autor Versión Revisado por

15 Junio, 2007 Creación JN 1.0 JS, AQ

11 Julio, 2007 Modificación JN 2.0 JS, AQ

Versión 2.0 2(19)

Contenido

1 INTRODUCCIÓN..............................................................................................................3 2 ALCANCE........................................................................................................................3 3 OBJETIVOS ......................................................................................................................3 4 REFERENCIAS ..................................................................................................................3 5 FLUJO DE TRABAJO.........................................................................................................4

5.1 Estructura del Flujo de Trabajo ........................................................................... 5 5.2 Matriz de Responsabilidades. ............................................................................. 6

5.2.1 Matriz de Responsabilidades de las AE Realizadas por la Línea de mando....... 6 5.2.2 Matriz de Responsabilidades de las AE realizadas por la Gerencia.................. 7 5.2.3 Matriz de Responsabilidades de las AE realizadas por SIPAC........................... 8 5.2.4 Matriz de Responsabilidades de las AE realizadas por Externos PEP............... 9

5.3 Procedimiento. ........................................................................................................ 9 5.3.1 Programación de una Auditoria Efectiva............................................................ 9 5.3.2 Planeación y ejecución de la Auditoria Efectiva............................................... 13 5.3.3 Planes de Acción................................................................................................ 16 5.3.4 Revisión y Aprobación del Plan de Acción........................................................ 17 5.3.5 Revisión y Aprobación de la Auditoria.............................................................. 18

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1 INTRODUCCIÓN

El presente lineamiento constituye una guía para las partes involucradas en el flujo de trabajo de Auditorias Efectivas. En este documento se definen los roles y responsabilidades en cada etapa del flujo, dejando claras la responsabilidades en la gestión de la Auditoria Efectiva; Programador de la Auditoria Efectiva, Agregar Resultados, Definición de los Planes de Acción hasta su cierre y Aprobación de la Auditoria Efectiva. De igual forma se presenta el reflejo de este flujo de trabajo en RECIO, describiendo paso a paso los puntos principales a cubrir en el sistema.

2 ALCANCE

Subequipo de Auditorias Efectivas.

3 OBJETIVOS

Definir los lineamientos para la gobernabilidad del sistema RECIO en las Auditorias Efectivas, estableciendo las actividades a realizar dentro del flujo de Auditorias Efectivas y los responsables de llevarlas a cabo.

4 REFERENCIAS

Manual de RECIO.

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5 FLUJO DE TRABAJO

1) El proceso inicia con el Programador de la Auditoria Efectiva quien da de alta la

Auditoria Efectiva determinando el equipo a auditar, fecha y auditor responsable. Aquí también se asigna al aprobador de la auditoria.

2) El Auditor revisa, planea y ejecuta la Auditoria Efectiva conforme a lo planeado y

asigna al auditor secundario. 3) El Auditor Secundario planea la visita junto con el Auditor Primario y da soporte

durante la Auditoria Efectiva. 4) En el módulo de Resultados el Auditor documenta los Resultados y genera los

Planes de Acción, asignando a los responsables de su seguimiento. 5) Los Responsables del Seguimiento a los Planes de Acción revisan, planean y

ejecutan los planes documentando los resultados y los envían para su aprobación al Auditor.

6) El Auditor revisa los resultados de los planes de acción, los aprueba y envía la

auditoria para aprobación al aprobador de la AE. 7) Finalmente el Aprobador de la Auditoria, revisa la calidad y efectividad de los

planes de acción y aprueba la auditoria. Los responsables de cada elemento del flujo se listan en el apartado 5.2 de “Matriz

de Responsabilidades”.

A continuación se ilustra gráficamente el flujo de la Auditoria Efectiva.

Versión 2.0 5(19)

Proceso completo de la Auditoria Efectiva

5.1 Estructura del Flujo de Trabajo

A continuación se detalla la estructura utilizada en el flujo de trabajo:

MODULO EN RECIO

ROL – Describe quién realiza las actividades de gestión de la Auditoria Efectiva, de acuerdo a la matriz de responsabilidades. • ACTIVIDADES – Son las tareas principales a realizar para

la gestión de la Auditoria Efectiva.

Versión 2.0 6(19)

5.2 Matriz de Responsabilidades.

5.2.1 Matriz de Responsabilidades de las AE Realizadas por la Línea de mando

Roles Actividades PrincipalesPerforacion/ Reparacion

Int.S/ Equipo

SERAP Talleres OFICINASContratos Integrales

Programador de la Auditoria

1) Captura/Alta de AE/AsignaAuditor/Evaluador/Inspector, Fecha yEquipo a Auditar, Notas para AuditorAsigna al Aprobador de la Auditoria

SuperintendenteIng. De Pozo / Coordinador Operación

Jefatura de Int. S/Equipo

Jefe de Seccion

Jefe de Seccion

Jefe de AreaSupervisor de Contrato

Auditor AE

2)

Revisa sistema, planea y Ejecuta AE

de Acuerdo a lo programado

4)

Agrega/Documenta Resultados (Num.

Pers. Obs./Numero de Actos

Inseguros, Recom. Inmediatas)

Genera PdA si es necesario y asigna

Responsable de Seguimiento

6)

Revisa ejecucion de PdA

Rechaza o aprueba PdA

ING. De Pozo / ITP/ ITR

ITP/ITRSupervisor

de Operación

Supervisor de

Operacion

Jefe de Taller

Jefe de Seccion

ITP/ITR

Responsables de seguimiento de PdA

5) Revisa y acepta plan de acciónasignadoPlanea y ejecuta plan de acciónDocumenta, Evidencia y envia paraaprobación

Jefe de Seccion Operación

Jefe de SeccionSupervisor

de Operación

Supervisor de

Operacion

Jefe de Taller

Jefe de Area donde

compete PdA

Jefe de Seccion de

AE

Aprobador de Auditoria Efectiva

7)Verifica CalidadRevisa Efectividad del PdA deacuerdo a lo observadoRevisa cierre y evidencia del PdARechaza o Aprueba la AE

Jefe de OperaciónJefe de

OperaciónJefe de Diseño

Jefe de Area SERAP

Jefe de Seccion

Lider de Subequipo de

AE

Residente de Contratos

Operación Marina

RECIOResponsables

Operacion Terrestre

Versión 2.0 7(19)

5.2.2 Matriz de Responsabilidades de las AE realizadas por la Gerencia


Int.S/ Equipo SERAP Talleres OFICINASContratos Integrales


1)

Captura/Alta de AE/Asigna

Auditor/Evaluador/Inspector, Fecha y

Equipo a Auditar, Notas para Auditor

Asigna al Aprobador de la Auditoria

Gerencia de DivisionGerencia de

DivisionGerencia de

DivisionGerencia de

DivisionGerencia de

DivisionGerencia de

DivisionGerencia de

Division

Auditor AE

2)



4)






6)



Subgerencia/Jefe de Unidad Operativa

Subgerencia/Jefe de Unidad Operativa

Subgerencia/Jefe de Unidad

Operativa


Operativa


Operativa


Operativa


Operativa




Jefe de SeccionSupervisor de

OperaciónSupervisor de

OperacionJefe de Taller

Jefe de Area donde

compete PdA

Jefe de Seccion de

AE





Jefe de Area SERAP

Jefe de Seccion


AE


Operación Marina

RECIOResponsables

Operacion Terrestre

Versión 2.0 8(19)

5.2.3 Matriz de Responsabilidades de las AE realizadas por SIPAC


Int.S/ Equipo



1)





Jefe Area SIPAC de UO

Jefe Area SIPAC de UO

Jefe Area SIPAC de

UO

Jefe Area SIPAC de

UO

Jefe Area SIPAC de

UO

Jefe Area SIPAC de

UO

Jefe Area SIPAC de

UO

Auditor AE

2)



4)






6)



SIPAC SIPAC SIPAC SIPAC SIPAC SIPAC SIPAC




Jefe de SeccionSupervisor

de Operación

Supervisor de

Operacion

Jefe de Taller

Jefe de Area donde

compete PdA

Jefe de Seccion de

AE





Jefe de Area SERAP

Jefe de Seccion

Lider de Subequipo

de AE


Marina

RECIOResponsables

Operacion Terrestre

Versión 2.0 9(19)

5.2.4 Matriz de Responsabilidades de las AE realizadas por Externos PEP

5.3 Procedimiento.

5.3.1 Programación de una Auditoria Efectiva. Programador de la Auditoria Efectiva – Roles y Responsabilidades


Int.S/ Equipo SERAP Talleres OFICINASContratos Integrales


1)





Jefatura de SIPACJefatura de

SIPACJefatura de

SIPACJefatura de SIPAC

Jefatura de SIPAC

Jefatura de SIPAC

Jefatura de SIPAC

Auditor AE

2)



4)






6)



Auditor Externo (DCO; Subdireccion

de SIPAC)

Auditor Externo (DCO;

Subdireccion de SIPAC)














Jefe de SeccionSupervisor de

OperaciónSupervisor de

OperacionJefe de Taller

Jefe de Area donde compete

PdA

Jefe de Seccion de

AE





Jefe de Area SERAP

Jefe de Seccion


AE


Marina

RECIOResponsables

Operacion Terrestre


Int.S/ Equipo



1)



Equipo a Auditar, Notas para Auditor.

Asigna al Aprobador de la Auditoria en

RECIO.

SuperintendenteIng. Proyecto u

OperaciónJefatura de

Int. S/EquipoJefe de Seccion

Jefe de Seccion

SubgerenteSupervisor de Contrato

Marina

RECIOResponsables

Operacion Terrestre

Versión 2.0 10(19)

Las Auditorias son elementos centrales del programa de seguridad proactivo de su compañía. Un registro de Auditoria es un evento planeado en el cual un asesor u observador observa y/o examina algún aspecto de la instalación, equipo, procedimientos, o trabajo que se está llevando a cabo y califica los aspectos observados de acuerdo con protocolos de calificación ya establecidos. Normalmente el asesor tiene un formato preimpreso que, por ejemplo, tiene una lista de puntos que el asesor tiene que revisar y calificar al terminar su observación. Programar una auditoria permite informar al auditor cuando, donde y que aspectos de seguridad puede tomar en cuenta al momento de la inspección. El flujo de trabajo se determina desde que se programa hasta su cierre. Este flujo de trabajo depende de la asignación de las Partes Responsables, quienes harán avanzar el evento de una etapa del flujo de trabajo a la siguiente.

Registro de la Auditoria Efectiva

Antes de iniciar la Auditoria Efectiva recordar que daremos clic en el menú prevención y seleccionaremos el tipo de Auditoria Efectiva a crear. Para este ejemplo se tomó la Auditoria Efectiva de SIPAC. Una vez que le damos clic aparece la pantalla de Búsqueda

Versión 2.0 11(19)

En esta pantalla daremos click en el botón “Agregar Nuevo” para programar la Auditoria Efectiva La sección Encabezado en la ventana Auditoria Efectiva presenta información de alto nivel acerca del registro de Auditoria y su estado actual. Es la parte de la ventana que captura información general acerca del registro Auditoria Efectiva, como el departamento responsable y el estado de la Evaluación. Si usted está creando un registro nuevo, todos los campos estarán en blanco y usted tendrá que llenar los campos requerido.

A continuación se presenta la descripción de los campos que aparecen en la pestaña General de una ventana de Auditoria Efectiva tipo:

Versión 2.0 12(19)

◊ Pozo – Escribir el nombre del pozo ◊ Fecha – Es la fecha programada para la realización de la auditoria. La

fecha y hora se capturan seleccionándolas de los campos lista o haciendo click en el botón para seleccionar la fecha.

◊ Nota: – Le permite capturar una descripción más extensa del evento o capturar una descripción en otro idioma. Esto se logra haciendo click en el botón Mas. Cuando se ha capturado más información, se muestra una abreviación de idioma (lenguaje) junto al botón Mas.

Pestaña Responsabilidades

En la pestaña de “Responsabilidades” se establecen los responsables de los roles de “Auditor” (1) y del “Aprobador” (2) de la auditoria conforme a lo establecido en la Matriz de Responsabilidades. (Ver Abajo).

Conforme progresa un registro den el proceso del flujo de trabajo, diferentes personas tienen diferentes funciones y responsabilidades que deben realizar. A continuación se presenta una descripción de las columnas que aparecen en la pestaña Responsabilidades.

◊ Nombre del Auditor / Inspector – El nombre de la persona asignada para realizar la Evaluación. Para buscar un nombre, haga click en el botón

◊ Nombre Aprobador de la Auditoria – Seleccionar a la persona que dará visto bueno una vez realizada y capturada la auditoria en RECIO.

1

2

Versión 2.0 13(19)

5.3.2 Planeación y ejecución de la Auditoria Efectiva. Auditor - Roles y Responsabilidades

El Registro de los Resultados de la Auditoria Efectiva

La pestaña Hallazgo, muestra las diversas áreas junto con los puntos a evaluar en cada una de ellas.

3


Int.S/ Equipo


Auditor AE

2)

Revisa, planea y Ejecuta AE de

Acuerdo a lo programado

4)






ING. DE PROYECTO/ ITP/ ITR

ITP/ITRSupervisor

de Operación

Supervisor de

Operacion

Jefe de Taller

Superintendente/Jefe de

AreaITP/ITR

Marina

RECIOResponsables

Operacion Terrestre

Versión 2.0 14(19)

Una vez hecho clic en “Agregar/Editar Resultados” (3), aparecerá la siguiente imagen:

Es necesario que se carguen todos los datos resultados de la AE en cada uno de los campos y después hacer clic en “Guardar” (4) Pestaña Acciones Inmediatas tomadas La pestaña “Acciones Inmediatas Tomadas” (5) te permite registra el numero y detalle de las acciones recomendadas durante las observaciones al personal que se detecto y se le concientizó respecto a la actitud.

4

5

Versión 2.0 15(19)

Registro de Planes de Acción

El Auditor, de acuerdo a su criterio de aplicación y el de otros criterios que revisan y analizan los resultados de las Auditorias Efectivas realizadas, agregan uno o varios Planes de Acción si se requieren. Para esto se tiene que hacer clic en el icono “Agregar Planes de Acción” (6)

El auditor observara la siguiente pantalla que requiere información importante para el responsable de seguimiento del mismo.

Una vez llenado la información requerida para documentar el Plan de Acción, en la pestaña de “Personas” se asigna al Responsable de Seguimiento (7) alineado a las definiciones de la Matriz de Responsabilidades y se lo envía a través del icono “Enviar” (8).

6

Versión 2.0 16(19)

5.3.3 Planes de Acción. Responsable de Seguimiento Plan de Accion – Roles y Responsabilidades El Responsable de Seguimiento recibe el Plan de Acción, lo revisa y aclara cualquier dudad al respecto (alcance, fecha objetiva, etc.) con el Generador del Plan de Acción (Auditor de AE). Una vez que el Responsable de Seguimiento del Plan de Acción aceptó el Plan de Acción, planea su atención y lo ejecuta. Una vez que el Plan de Acción haya sido ejecutado, el Responsable de Seguimiento del Plan de Acción documenta la resolución en RECIO (9) y en cuanto esté listo para

8

7


Int.S/ Equipo



5)Revisa y acepta plan de acciónasignadoPlanea y ejecuta plan de acciónDocumenta, evidencia y envía paraaprobación

Jefe de Seccion Jefe de SeccionSupervisor

de Operación

Supervisor de

Operacion

Jefe de Taller

Jefe de Area donde

compete PdA

Jefe de Seccion

Marina

RECIOResponsables

Operacion Terrestre

Versión 2.0 17(19)

ser revisado lo envía al Generador del Plan de Acción. “Enviar para la aprobación” (10) 5.3.4 Revisión y Aprobación del Plan de Acción.

Auditor – Roles y Responsabilidades

COMENTARIO DE CONLUSION Y DOCUENTACIÓN DE CIERRE

15 06 2007

9

10


Int.S/ Equipo


Auditor AE

6)Revisa ejecución de PdARechaza o aprueba los PdAEnvía Auditoria a aprobación

ING. DE PROYECTO/ ITP/ ITR

ITP/ITRSupervisor

de Operación

Supervisor de

Operacion

Jefe de Taller

Superintendente/Jefe de

AreaITP/ITR

Marina

RECIOResponsables

Operacion Terrestre

Versión 2.0 18(19)

El Auditor recibe el Plan de Acción, lo revisa y lo aprueba (11a) en caso de que el Plan de Acción haya sido, atendido, implementado, ejecutado y resuelto. En caso que el Plan de Acción no haya sido ejecutado a plena satisfacción del Auditor, este documenta la razón de la no-aceptación y “Rechaza” (11b) el Plan de Acción para que el Responsable de Seguimiento del Plan de Acción implemente las mejoras necesarias. Este ciclo de revisión se repite hasta que el Plan de Acción haya sido aceptado y aprobado pro el Auditor. Una vez que el Plan de Acción (o los Planes de Acción) haya sido atendido y aceptado, el Auditor envía la AE al Aprobador.

5.3.5 Revisión y Aprobación de la Auditoria.

Aprobador de la Auditoria – Roles y Responsabilidades

11a 11b

Versión 2.0 19(19)

El Aprobador de la Auditoria recibe la documentación completa de la Auditoria Efectiva (incluyendo Planes de Acción), lo revisa y lo “Aprueba” (12) en caso que la Auditoria haya sido atendida a su plena satisfacción. En caso que existiera alguna falta de seguimiento y/o documentación de la Auditoria, el Aprobador de la Auditoria definirá con el Auditor los pasos a seguir y agregará Planes de acción adicionales para su atención si es necesario.

12


Int.S/ Equipo



7)Da Visto Bueno a la AEVerifica CalidadRevisa Efectividad del PdA deacuerdo a lo observadoRevisa cierre y evidencia del PdARechaza o Aprueba la AE



Jefe de Area SERAP

Jefe de Seccion

Jefe de la UO


Marina

RECIOResponsables

Operacion Terrestre

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