LOGISTICALOGISTICA

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Compras y Fuentes de Suministros

CICLO DEL ABASTECIMIENTO Clculo de necesidades. Catalogacin. Gestin de Stocks Control de Inventarios. Compra o Adquisicin. Recepcin. Almacenamiento/Distribucin. Despacho o Entrega. Disposicin Final.

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Compras y Fuentes de Suministros

Concepto:Es un proceso tcnico por el cual se obtiene la propiedad de los bienes y/o la prestacin de servicios

Definicin:Consiste en la adquisicin de materia prima, materiales, suministros, herramientas, tiles, maquinarias, equipos, vehculos de la calidad adecuada, en el momento y lugar preciso, en la cantidad necesaria y el precio ms conveniente.

Actividades y Funciones:- Proceso de compra/contratacin.- Seguimiento.- Registros y archivos.- Trmite de facturas.- Investigacin.09/03/2014 3

Requisitos Proceso de Compras

* Requisicin - Objeto: bienes, servicio u obra. - Cantidad - Otros: presupuesto, rea, etc. * Catalogacin: - Cdigo - Especificaciones tcnicas.

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Fases del Proceso de Compras

Seleccionar proveedores. Solicitar cotizaciones (carta, fax, e-mail, telf.) Recibir cotizaciones hasta plazo lmite. Aperturar sobres de cotizaciones. Elaborar cuadro comparativo. Analizar cuadro comparativo. Seleccionar propuesta ms conveniente. Emitir Orden de Compra.09/03/2014 5

Proveedores/Contratistas/SubcontratistasSon personas jurdicas(empresas) o naturales de quienes se obtienen oproporcionan los bienes y/o servicios.

Autoridad y Responsabilidad- Autoridad: segn los niveles de aprobacin establecidos por la empresa.- Responsabilidad: es compartida entre el usuario y Compras.

- Usuario: le corresponde definir las caractersticas tcnicas.- Compras: le corresponde definir la modalidad de compra y seleccin

del proveedor, considerando la propuesta ms conveniente Normas:

Se relacionan con los conceptos siguientes:- Calidad.- Cantidad.- Condiciones de entrega(plazo/lugar).- Precio.

Compras y Fuentes de Suministros

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Alternativas niveles autorizacin de compras (Soles)

Autoridad A B C

Comprador

Principios

Como normas, requisitos o principios existen cuatro aspectosbsicos que rigen las compras segn se expone acontinuacin:

1. Calidad- Establecer descripciones o especificaciones tcnicas- No se mide por el precio- Calidad conveniente- Disponible

2. Cantidad- Se debe basar en el control de existencias (consumo).- Atender necesidades especficas.09/03/2014 8

- No relacionada al precio- Considerar tiempo de reabastecimiento.- Transporte econmico.- Capacidad de almacenamiento.

3. Condiciones - Momento. oportunidad o plazo.- Lugar donde se requiere.

4. Precio- Cumplimiento de los requisitos anteriores.- Incluye el valor de las compras y todos losconceptos de gasto hasta su entrega enalmacn.- Es el precio ms conveniente.09/03/2014 9

Clasificacin de las Compras

1. Por la Forma de Efectuarlasa) Centralizadasb) Descentralizadasc) Mixtas

2. Por el tipo de materiala) Materias Primasb) Suministrosc) Piezas o partesd) Maquinarias o Equipo

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Caractersticas de las ComprasA. Materias Primas

1. Consumo constante.2. Grandes cantidades.3. Informacin fcil de obtener.4. Precios internacionales o segn acuerdo.5. Ocupan mucho espacio.6. Transporte y manipulacin costosos.

B. Suministros1. Consumo en pequeas partidas.2. Precios y descuentos segn lista.3. Ocupan poco espacio.4. Mucho trabajo de oficina.5. Gran variedad.6. Especificaciones estndar(generalmente normalizadas).09/03/2014 11

C. Piezas o Partes1. Consumo no constante.2. Normalizados(Activos: Maquinarias/Equipos).3. Variedad de Proveedores o nicos.4. Precios segn lista de fabrica.5. Susceptibles de cotizaciones.6. Dejan margen para utilidad(comercio)

D. Maquinaria y Equipos1. Requieren aprobacin.2. Caractersticas tcnicas definidas.3. Especificaciones minuciosas.4. Decisin compartida5. No deben stoquearse6. Generan adquisiciones de piezas y partes.7. Requieren estudio de piezas criticas.

Caractersticas de las Compras

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Mtodo para Comprar segn Factores Cuando Comprar

1. Ajustadas a la necesidadesa) Hacerlas cuando se necesita el artculo.b) Comprar slo lo necesario.c) Poca frecuencia de consumo o urgencia.d) No mantener inventarios.e) Acudir a proveedores de confianza.OBJETIVO: Contar con el artculo solo cuando se necesita.

2. Para Perodos Especficos Futuros.a) Artculos de consumo constante y regular.b) Poca variacin en precios No en inflacin.c) Periodo fijado por Consumo Plan Programa.d) Economa afectada por Precio de Compra y Costo de Posesin.e) Reposicin segn control del inventario.OBJETIVO: Comprar cantidades econmicas.09/03/2014 13

3. Segn Situacin del Mercadoa) Aprovechar fluctuacin de precios=Previsin.b) Realizar estudios del Mercado.c) Tener presente el Plan de Necesidades de los Usuarios.d) Adquirir segn tendencia del Mercado Informacin.e) Contratar sus entregas parciales.f) Artculos de consumo estable.g) Requieren espacio en almacn.h) Prever y estudiar el riesgo de deterioro y obsolescencia.i) Obtiene economas y mayor utilidad.OBJETIVO: Buscar economas y reducir costos.

Mtodo para Comprar segn Factores Cuando Comprar

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4. Especulativasa) No tienen en cuenta programa, plan o consumo.b) Basada en obtener mayores utilidades no en Demanda.c) Mucho riesgo: Factor Principal >>> Tendencia de Precios.d) No es funcin normal de COMPRAS.e) Requiere autorizacin superior.f) Compras debe informar sobre ventajas y riesgos.g) Emitir Opinin a favor o en contra.h) Requiere anlisis minucioso por inversin capital.i) Necesita espacio en almacn.j) Puede deteriorarse el articulo = Prdida.k) Tener en cuenta Costo de Posesin.

OBJETIVO: Comprar para reventa y lograr mayores utilidades.

Mtodo para Comprar segn Factores Cuando Comprar

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Formas de Comprar

1. Compras por Contrato- Prefija precio y cantidad (Estable).- Entregas escalonadas.- Requiere Plan o Programa de Uso.- Necesita Asesora Legal.

2. Compras por Partidas Agrupadas- Agrupa artculos afines.- Poco consumo por artculos.- Poco valor por partida o familia.- Finalidad hacer atractiva al Proveedor la atencin del pedido.09/03/2014 16

Formas de Comprar

3. Compras segn programa- Para artculos de mucho consumo.- Prev consumo futuro y solicita cotizar.- Se obtienen precios bajos.- No ocupa mucho espacio (Se programan entregas).- Proveedor se convierte en almacn (JIT).- Mantiene continuidad en abastecimiento.- Es atractivo para Proveedores.09/03/2014 17

Formas de Comprar4. Compras por consignacin - Se aplica en el caso de materiales y suministros

de consumo regular. - Se determina el consumo por perodos

generalmente mensuales. - Consiste en que el proveedor abastece al inicio

de cada perodo las cantidades solicitadas y factura a su finalizacin al precio pactado entre las partes.

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LogsticaLa Bsqueda del Proveedor

Investigar fuentes en funcin de Productos. Anlisis de las fuentes:

- Calificacin.- Ventajas.

Seleccin Prueba Negociacin.Pedido Inicial

Experimentacin Conclusin: Calificar para el futuro.

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1. Tipo de Actuacin: Experiencia2. Tipo de Proveedor:

Fabricante Representante Distribuidor Autorizado Intermediario : mayorista/ minorista/detallista.

3. Situacin y estabilidad financiera.4. Resultados tcnicos de artculos.5. Resultados de servicio: Cumplimiento.6. Conclusiones sobre:

Calidad. Precio. Servicio.

LogsticaEvaluacin de Proveedores

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Evaluacin de Compras

Las actividades del rea de Compras se pueden evaluar analizando: El nmero de las Ordenes de Compra efectivas, en comparacin

con las Requisiciones o Pedidos recibidos, en cada periodo mensual, trimestral, semestral o anual.

El valor de las Ordenes de Compra efectivas en cada periodo mensual, trimestral, semestral o anual.

El valor acumulado de las Ordenes de Compra efectivas por clase de material y en cada periodo.

El nmero de Ordenes de Compra efectivas, clasificados segn los niveles de autorizacin.

Adicionalmente se pueden establecer los indicadores siguientes:

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1. Valor Promedio x Orden de Compra (VP) Compras Anuales, en soles o dlares, sin I.G.V. Nmero de Ordenes de Compra anuales, vlidas

o efectivas.

CONalesComprasAnuVP

/

2. Valor Comprado por Empleado(VCE) Compras anuales, en soles o dlares, sin I.G.V. Nmero de empleados del rea de Compras.

eadosNmeroEmplalesComprasAnuVCE

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3. Compras Diarias por Empleado(CDE) Nmero de Ordenes de Compra anuales, vlidas o

efectivas. Nmero de empleados del rea de Compras. Das tiles durante el ao.

DastileseComprasEmpleadosdN

CanualesON

CDE /

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EJEMPLO

Compras anuales: $ 16 200 000 (c/IGV) N O/C anuales : 1240 N O/C anuladas : 10 N empleados rea de Compras: 8 N das trabajados : 300 das/ao.

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4. Costo Neto de ComprasSe realiza en base a informes sustentados sobre :

A. Economas probadas :- Precios.- Mtodos y sistemas.- Sustitucin de artculos.

B. Gastos de Funcionamiento.C. Gastos incurridos por errores :

- Prdidas o errores en las compras.- Retrasos o falta de materiales.- Devoluciones.

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Se basan en Informes de: Compras

- Economas(Registros) .- Pedidos: recibidos, atendidos, pendientes.- Actividades propias.

Control de existencias: monto almacenado. Contabilidad: gastos y prdidas.

100xdeComprasValorTotalEconomasGastosCNC

Costo Neto de Compras09/03/2014 26

COMPRAS. Ejemplo 1 En los registros del ao 2007 una empresa cuenta

con la siguiente informacin: - Compras anuales (c/IGV) : US m$ 27 400 - Venta de chatarra : 680 - Gastos Dp. Compras : 412 - Inventario Prom. Mensual: 8 500 - Costo de oportunidad : 20% anual - Devoluciones y errores : 0,1% Compras Anual Determinar la Eficiencia de las Compras.

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COMPRAS. Ejemplo 2

En los registros del ao 2005 una empresa cuenta con la siguiente informacin:

- Compras anuales (c/IGV) : US m$ 25 400 - Venta de chatarra : 480 - Gastos Dp. Compras : 312 - Inventario Prom. Mensual: 6 500 - Costo de oportunidad : 15% anual - Devoluciones y errores : 0,3% Compras Anuales. Determinar la Eficiencia de las Compras.

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COMPRAS. Ejemplo 3

En los registros del ao 2004 una empresa cuenta con la siguiente informacin:

- Compras anuales (c/IGV) : US m$ 28 400 - Venta de chatarra : 450 - Gastos Dp. Compras : 300 - Inventario Prom. Mensual : 6 400 - Costo de oportunidad : 15% anuales. - Descuentos y rebajas : 0,5% Compras Anual Determinar la Eficiencia de las Compras.

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Adquisicin de Equipos para elAlmacn CentralLa Atarjea

Especificaciones TcnicasEl Sistema de solicitado cumplir con las siguientes especificaciones tcnicas:

Partida N01: Sistema de Acceso a ArchivoConsidere nado las caractersticas del archivo, ser necesario dotarle de sistemas de elevacin

(especialmente para los niveles superiores), que permitan el acceso y manipulacin de las cajas, libros, documentos, etc., sin que exista peligro de accidentes para los operarios del mismo.

Tales sistemas pueden ser plataformas elevadoras en las que el operario es elevado a la altura deseada, o cualquier otro mecanismo de elevacin que garantice la seguridad del acceso y manipulacin.

Caractersticas tcnicas:-Capacidad extendida: >300 Kg.-Altura de trabajo: 6 m.-Longitud:

LOGICORP PRECISIN PER UNIN QUICKPACK S.P. HNOS. S.R.L. ALPAMAYO S.A.1 Declaracin Jurada Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple2 Promesa de Consorcio No Si No No No No3 D.J. Aceptacin de Bases Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple4 D.J. (Mediana o Microempresa) No No No Si Si Si5 Especificaciones Tcnicas Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple6 Carta de Compromiso(entrega, plazos) Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple7 Red de Reparacin y Mantenimiento Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple8 D.J. Mantener Calidad de Bienes Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple9 D.J. Cumplir Especificaciones Tcnicas Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple

10 D.J. Plazo Garanta de Fabrica ofertado Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple11 D.J. Respetar la Garanta Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple12 D.J. Cumplir plazo de Entrega Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple13 Constancia (oferta emana del Fabricante) Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple Cumple14 D.J. Obtener el 15% calificacin adicional Si No No No Si No15 Folletos y Catalogos Cumple Cumple Cumple No Cumple Cumple16 Tiempo que labora en el Mercado 3 aos 6 aos(parte final) 51 aos 7 1/2 6 aos 6 aos17 Facturas o contratos de 5 mejores Ventas Cumple Cumple No cumple No cumple Cumple No cumple18 Calidadde Servicio(Certificados) Cumple Cumple(*) No cumple No cumple Cumple No cumple

D.J. : Declaracin Jurada(*): No Corresponde a las Facturas presentadas

DocumentoNPostores

Adquisicin de Equipos para el Almacn Central La AtarjeaVerificacin de Documentos del Sobre N1

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Descripcin Especif. BasesPuntaje Bases

Especif. Postor

Puntaje Postor

Especif. Postor

Puntaje Postor

Especif. Postor

Puntaje Postor

Especif. Postor

Puntaje Postor

Especif. Postor

Puntaje Postor

Especif. Postor

Puntaje Postor

1. ESPECIFICACIONES TCNICAS 15.00 14.40 14.24 9.14N N N

Capacidad de carga extendida >300 Kg. 3.00 1000 Kg. 3.00 227 Kg. 2.27 227 Kg. 2.27Altura de trabajo 6 m. 3.00 6.30 m 3.00 O 6.4 m 3.00 O O 7.62 m 3.00Longitud

LOGSTICA

FIN DEL CAPITULO.

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