LOS INFORMES,

IMPORTACION Y

EXPORTACION DE DATOS

¿PARA QUE NOS SIRVEN LOS INFORMES?

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.

Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo Informes, en la pestaña Crear:

Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación. Si no tenemos ninguna tabla o consulta seleccionada la opción aparece deshabilitada.

Etiquetas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe para imprimir etiquetas a partir de los datos de una tabla o consulta. Si no tenemos ninguna tabla o consulta seleccionada la opción aparece deshabilitada.

Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezca en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un auto informe o utilizar el asistente y después sobre el resultado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades.

Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.

Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe. Lo veremos en detalle en el siguiente apartado.

IMPORTAR DATOSAccess te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente.

Para ello, sólo tendremos que acudir a la pestaña Datos externos, una vez allí seleccionar la opción adecuada en el grupo Importar y vincular. Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar

Si quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en el botón Access.

Se abrirá un cuadro de diálogo: pulsar el botón Aceptar.En el siguiente cuadro de diálogo tenemos que seleccionar los objetos que queremos añadir a nuestra base de datos y pulsar el botón Aceptar.

En la pestaña Datos externos, existen otros métodos de importación de datos, podrás acceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la sección Importar y Vincular.

Exportar DatosEnviar la información de nuestra base de datos a otra base de datos o a un archivo de otro tipo.

Para ello, sólo tienes que seleccionar la pestaña Datos Externos, exportar.

Estos comandos te permitirán copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra creando una copia exacta del objeto en otro lugar.

Para utilizar esta opción tendrás que seleccionar el objeto que desees, por ejemplo vamos a exportar a Access. Se abrirá el cuadro Exportar: Base de datos Access y sólo tendrás que indicaren qué base de datos quieres copiar el objeto.