“La Administración y la Responsabilidad Social Empresarial”

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LOS SISTEMAS ERP, OPORTUNIDAD PARA LAS PYMES DE LA REGIÓN DE XALAPA, VERACRUZ.

MTE. María Luisa Velasco Ramírez, M.E Patricia Arieta Melgarejo MTE. Guillermo L. Sánchez Hernández

Facultad de Contaduría y Administración, Xalapa. Universidad Veracruzana

Lomas del Estadio s/n, Col. Zona Universitaria. CP. 91000. Xalapa, Ver. Teléfonos: Oficina: 228- 8421742,43,44 fax: 228- 8421742

Correo-electrónico: mluisavel@hotmail.com; paty_arieta@hotmail.com

Abstract Hoy en día la organización que no se alinee con la tecnología va perdiendo clientes, va saliendo lentamente del mercado o se obliga a innovar en diferentes ámbitos que le permitan competir eficientando los recursos para beneficio de la misma. Una muestra de lo anterior es el manejo de los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales o Sistemas ERP´s (Enterprise Resources Planning), es decir un programa de software integrado, que permite a las organizaciones evaluar, controlar y gestionar más fácilmente sus recursos en todos los ámbitos, cubriendo las exigencias de las áreas funcionales yagilizando diferentes tipos de actividades con el objetivo de reducir en tiempo real las tareas repetitivas, y permitiendo además el aumento de la comunicación entre todas las áreas que integran la organización. Por lo anterior, uno de los primeros pasos para cumplir con el sueño de toda empresa es el conocimiento y la correcta implantación de los ERP´s. Es así como la presente investigación se avoca a analizarsi las PYMES de la zona de Xalapa, Veracruz, conocen estos sistemas de planificación empresarial, si han utilizado este tipo de sistemas y la oportunidad que existe de implementarlos para crear nuevas alternativas como una ventaja competitiva sobre otras organizaciones. Palabras clave: Cultura organizacional, Sistemas de planificación de recursos empresariales, Pymes Introducción El nuevo entorno económico competitivo que surge en la década de los noventa, cuyas características son la globalización y la transformación de las economías industriales, impuso a las empresas y a sus administradores nuevos desafíos. En este contexto, tanto para participar en forma eficiente y eficaz en los mercados internacionales, como para mejorar la calidad de los sistemas productivos, las organizaciones necesitan sistemas de información eficientes (Benjamin et al. 1984; Laudon y Laudon, 2001). Si bien este reto ha sido enfrentado con éxito por muchas organizaciones, las tecnologías de la información, y en especial los sistemas de información, han brindado a grandes y pequeñas organizaciones enormes recompensas en un mundo de competencia global con complejas practicas de negocio (Rashid et al.,2002), en muchos casos la obtención de un sistema de información eficiente se ha transformado en una tarea compleja y con múltiples dificultades.

La utilización y desarrollo de sistemas de información pueden mejorar la productividad aumentando el volumen de trabajo realizado y la velocidad con la que se ejecutan las transacciones. También se pueden reducir errores y aumentar la precisión.

Capítulo 11 – Ingeniería y gestión de sistemas

A pesar de todas las ventajas, los sistemas de información también producen costos. Debido a la importancia de la información, se deben tomar medidas para administrarla de la misma forma en que se controlan otros recursos. Para ello se debe asegurar que la información esté disponible cuando se requiera y que sea exacta y precisa.

En específico, los antecedentes indican que los sistemas de información durante los últimos años han sufrido un cambio en su rol. En los primeros años de la informática aplicada a la empresa los sistemas de información poseían un rol operativo,en la actualidad, en cambio, los sistemas de información juegan un papel estratégico para la empresa, ya que ellos afectan directamente como deciden los directivos de una empresa, como planean y producen productos y servicios.

Tal como lo mencionan los autores Laudon y Laudon (2001) y Rashid et al. (2002), las últimas dos décadas se han distinguido, primero, por el crecimiento sin precedentes de las tecnologías de la información, y segundo, por el grado progresivo de influencia de estas nuevas tecnologías en las organizaciones. La relevante influencia de las tecnologías de la información en las organizaciones se deriva de la masiva adopción de sistemas de información para apoyar la gestión técnica y administrativa en ellas.

Por lo anterior en esta investigación se presenta un análisis de la situación actual y el papel de los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales o Sistemas ERP´s (Enterprise Resources Planning) en las PYMES de la región Xalapa, Veracruz; la cualaportará información útil para aquellas empresas que en un futuro pretendan implantar un sistema integral en su organización, así como la pauta para que los especialistas en Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC´s) definan las estrategias que permitan a las pequeñas y medianas empresas incursionar en este tipo de sistemas de información.

1. Evolución histórica de los ERP´s Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales), es un sistema de planificación de los recursos y de gestión de la información que, de una forma estructurada satisface la demanda de necesidades de la gestión empresarial (Muñiz, 2004). Se trata de un programa de software integrado que permite a las empresas evaluar, controlar y gestionar más fácilmente su negocio en todos los ámbitos.

Los sistemas ERP´s se caracterizan por su gran capacidad de adaptación, modularidad, de integración de la información (introducir los datos una sola vez), de universalidad, de estandarización, además de contar con interfaces con otro tipo de programas. Son sistemas abiertos y multiplataforma.

Hoy en día, el mundo gradualmente se ha vuelto un gran escenario agresivamente competitivo, con el paso del tiempo cada vez existe un mayor número de empresas, los competidores del juego son cada vez más, y los clientes tienen un sin fin de opciones entre las cuales pueden escoger, es por ello que para las empresas, es necesario contar con ventajas competitivas, algo que las diferencie de las demás y les proporcione un beneficio para que dichas empresas sean impulsadas por encima de la competencia, garantizándoles un lugar en el mercado.

Algo que hasta hace pocos años era una gran ventaja y pocas organizaciones podían darse el lujo de contar con ella, hoy se ha convertido indudablemente en una herramienta imprescindible y básica para presentarse y subsistir en el mundo de los negocios.

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Si bien los sistemas ERP como tal son una tecnología reciente, su origen se remonta a otras tecnologías que le preceden históricamente.

Tal como lo indican distintos autores – entre otros Rashid et al. (2002), Klaus et al.(2000), Chung y Snyder (1999), Ptak y Schragenheim (2000) y Ruiz Framiñan (2002) – los sistemas ERP han evolucionado históricamente desde los sistemas de inventario y los MRP (Material Requirements Planning – Planificación de Requerimientos Materiales) hasta los ERP extendidos o de segunda generación que hoy se comercializan.

En la década del sesenta muchas organizaciones diseñaron, desarrollaron e implantaron sistemas computacionales del tipo centralizado, la función que más se automatizó fue control de inventario (Rashid et al., 2002). Estos sistemas computacionales fueron construidos utilizando lenguajes de tercera generación de tipo general como Cobol, Algol y Fortran.

Los sistemas MRP fueron introducidos por Orlicky a mediados de los años setenta con el propósito de construir un sistema de información basado en computadoras que permitiese la planificación y control de producción (Ruiz y Framiñan, 2002). El libro “Material Requirements Planning” publicado por Orlicky en 1975 avala a este autor como el padre moderno de MRP (Berry y Whybark, 1997). Inicialmente los MRP suponían disponibilidad limitada de recursos de producción, lo que generaba planificaciones no admisibles con los recursos que contaba la empresa.

En los años ochenta fue introducida una segunda generación de sistemas, los llamados MRP II. La American Production and Inventory Control Society (APICS) apoyo fuertemente el uso de estos sistemas (Chung y Snyder, 1999), que suponen un salto conceptual importante con respecto a los MRP, ya que no se limitan a apoyar solo al subsistema productivo de las empresas, sino que incorporan aspectos de apoyo a las decisiones tanto a nivel medio como directivo (Ruiz y Framiñan, 2002). Los MRP ll enfatizaron la optimización de los procesos de manufactura sincronizando los materiales con los requerimientos de producción (Rashid et al., 2002). Además, los MRP II incluían apoyo a áreas tales como gestión de zonas de trabajo y distribución, gestión de proyectos, finanzas, recursos humanos e ingeniería.

En los noventa y como evolución de los sistemas MRP II surgen los sistemas ERP (Ruiz y Framiñan, 2002; Rashid et al., 2002; Chung y Snyder, 1999) . Los ERP integran todos los procesos de negocio de la empresa y no solo aquellos relacionados con la producción.

En la actualidad los sistemas ERP han adicionado características a sus funciones más tradicionales orientadas hacia el interior de la organización, como lo son, por un lado, el apoyo al servicio del cliente con aplicaciones CRM (Customer Relationship Managment – Gestión de la relación con el cliente), y por otro, el soporte a la gestión de la cadena de abastecimiento con aplicaciones SCM (Supply Chain Management – Gestión de la cadena de abastecimiento). Esta última evolución de los sistemas ERP se conoce como sistemas ERP ll (Ruiz y Framiñan, 2002).

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Figura 1.1: Evolución de los sistemas ERP Fuente de Información (Ruiz y Framiñan 2002 )

2. Perspectiva funcionalde los Sistemas ERP y las PYMES Los elementos que componen la arquitectura de un sistema ERP (Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales) se basan en dos perspectivas, la primera asociada a la funcionalidad del sistema y la segunda a las características técnicas de ellos.

Desde una perspectiva funcional, se debe indicar que los sistemas ERP están diseñados de forma modular. Cada uno de estos módulos o aplicaciones - conjunto de programas computacionales – tienen una función específica (Rashid et al , 2002)

El concepto de modularidad de un sistema ERP se puede apreciar en la parte central del mismo, ya que cuenta con una base de datos que capta la información que proviene de distintas aplicaciones, así como también genera la información que estas aplicaciones necesitan para apoyar a las diversas funciones de la empresa.

En relación con los módulos o aplicaciones financieras, de manufactura, de inventario y abastecimiento, son de gran utilidad para los trabajadores y administradores de tipo back- office.

Más cercana a los clientes un segundo grupo de aplicaciones de ventas, entrega y servicio apoyan tanto a las fuerzas de venta como a los representantes del servicio al cliente.

Adicionalmente, los dos grupos de aplicaciones nombradas se integran con las aplicaciones de gestión de recursos humanos y las aplicaciones de reportes a directivos y grupos de poder.

La integración entre todas las aplicaciones se realiza por medio de los datos contenidos en los archivos de la base de datos. Esta integración permite que los datos sean ingresados en un solo lugar y toda la información relacionada con estos sea actualizada automáticamente.

En específico, y siguiendo a Laudon y Laudon (2001), las funciones de los sistemas ERP se pueden clasificar en cuatro grandes grupos, dependiendo del proceso del proceso de negocios que apoyen: procesos de manufactura, procesos financieros y contables, procesos de ventas y marketing, y procesos de recursos humanos. A continuación se describe cada uno de ellos.

El grupo procesos de manufactura incluye aplicaciones que apoyan gestión de inventario, compras, despacho, planificación de producción, y manutención de planta y equipamiento.

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El grupo de procesos financieros y contables incluyen aplicaciones que apoyan las actividades asociadas tanto a cuentas por pagar como cuentas por cobrar, y además las relacionadas con gestión y presupuesto de flujos financieros, contabilidad de costos de producción, contabilidad del activo fijo o inmovilizado, contabilidad general y generación de informes financieros.

El grupo de procesos de ventas y marketing incluye aplicaciones para procesamiento de órdenes de venta, generación de listas de precios, distribución, y facturación de productos y servicios, además incorpora las herramientas para gestión y planificación de ventas.

Por último, el grupo de procesos de recursos humanos incluye aplicaciones que apoyan registro de personal, control de tiempos, calculo de remuneraciones, planificación y desarrollo del personal, contabilización de beneficios, seguimiento de aplicaciones en los procesos de reclutamiento, e informes de gastos de viajes.

El mercado de las PYMES ha tomado mucho tiempo en adoptar esta tecnología. Los principales proveedores de ERP´S habían centrado su atención hasta hace unos meses en las grandes corporaciones únicamente y sus soluciones resultaban demasiado costosas para las pequeñas y medianas empresas.

Las pequeñas y medianas empresas se están convirtiendo hoy en el ámbito al que apuntan muchos de los grandes proveedores de tecnología de la información, y es que se trata de un sector doblemente atractivo: la mayor parte de estas empresas se encuentran subequipadas en materia de informática, al tiempo que el número de PYMES establecidas representa más del 90% de todas las empresas en México (Ueki ,2005), mientras que el 99.8% de las empresas en el país son micro, pequeñas y medianasempresas (PYMES), mismas que generan el 52 por ciento del producto interno bruto y el72 por ciento del empleo en el país (Secretaría de Economía, 2008).

Por lo anterior, si el primer paso para que una PYMES crezca, es ser eficiente, productiva y rentable, la incorporación de un ERP le asegurará un futuro previsible y exitoso, por lo que las empresas están empezando a comprender que para alcanzar esta meta, la implementación de una plataforma sólida y de uso global, un ERP de última generación, les permitirá acceder a las mejores prácticas de negocio para las tareas que realiza, por lo que se requiere ir de la mano con una reingeniería en la empresa.

Una de las estrategias apremiantes para lograr lo anterior es brindar a las PYMES el conocimiento del contexto y funcionalidad de los sistemas ERP´s, por lo que la presente investigación proyecta información importante, para fortalecer el desarrollo y crecimiento de las PYMES.

3. Metodología La investigación es de tipo descriptiva ya que se especifican los rasgos y características de las PYMES en relación con los Sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (ERP´s), considerando a este último como el objeto de estudio. Adicionalmente se examinó la posibilidad de implementar los ERP´s en las PYMES en el contexto de de la región de Xalapa en el estado de Veracruz, a través de un estudio exploratorio con la aplicación de encuestas a una muestra que comprende alrededor de 59 pequeñas y medianas empresas de tipo comercial, industrial y de servicios.

Esta investigación se realizó en apego a la siguiente metodología:

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1) Revisión bibliográfica y acopio de información, para edición del marco teórico,

2) Identificación y recopilación de la información de las PYMES tendientes a ser encuestadas,

3) Aplicación de encuesta,

4) Procesamiento y análisis de los datos,

5) Presentación de resultados y

6) Conclusiones.

Objetivos de la investigación Determinar el impacto de los Sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (ERP´s) en las PYMES de Xalapa, Veracruz.

Objetivos de la encuesta Conocer y determinar el por qué las PYMES de la zona Xalapa, Veracruz no utilizan Sistemas ERP´s .

Objetivos específicos

• Identificar la situación actual de los ERP´s en las PYMES de la región de Xalapa.

• Conocer los obstáculos para la implantación de ERP en las PYMES

• Identificar las oportunidades que los empresarios tienen para decidir utilizar ERP´s dentro de su organización.

Preguntas de investigación a) ¿Las Pymes conocen realmente que es un ERP (Enterprise Resource Planning ) o Sistema

de Planificación de Recursos Empresariales?

b) ¿Cuáles son los obstáculos por lo que las PYMES no pudieran implantar un ERP en su organización?

c) ¿Son los ERP una ventaja competitiva para las PYMES?

4. Resultados Para lograr el objetivo de esta investigación, se recurrió a la base de datos del SUME (Sistema Universitario de Mejora Empresarial) y Brigadas Universitarias de la Facultad de Contaduría y Administración Xalapa, de donde se obtuvo el número total de empresas, así como el directorio de datos confidenciales de cada empresario con la finalidad de contactarlos y así mismo aplicar encuestas. Una vez que se identificó la población y sus características, se determinó el tamaño de la muestra a través del método de muestreo aleatorio para poblaciones finitas, el cual se da cuando el proceso de extracción es tal, que se garantiza que cada uno de los elementos de la población tiene la misma oportunidad de ser incluidos en dicha muestra, y no contempla la inclusión de elementos previamente elegidos para conformar la muestra.

Para la determinación de la muestra se utilizó la formula que se muestra a continuación:

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En donde:

n= Tamaño de muestra

Z= Valor Z curva normal (1.96)

P= Probabilidad de éxito (0.95)

Q= Probabilidad de fracaso (0.05)

N= Población (304)

E= Error muestral (0.05) Sustituyendo los valores y realizando las operaciones, se obtuvo como resultado una muestra de 59PYMES, las cuales fueron elegidas de toda la población en estudio.

Giro de las pymes

Gráfica 1. Giro de las PYMES encuestadas Fuente: Elaboración propia basada en el cálculo directo del instrumento de evaluación.

En la grafica anterior se pueden apreciar los porcentajes correspondientes al número de instrumentos aplicados a cada una de las PYMES inscritas al SUME, todo esto considerando la distribución de la muestra mencionada con anterioridad.

Como se puede observar el mayor número de las organizaciones son “Comerciales” (60%), el giro de servicios con un (33%), mientras que el industrial tiene un (7%).

Utilización de Software en las Pymes En esta grafica se refleja los porcentajes correspondientes, en cuanto a la utilización de algún software en las PYMES. Los porcentajes respecto a la utilización de software en las PYMES son: el 80% de las PYMES utilizan un software en su negocio y el 20% de las PYMES no utilizan un software en específico.

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Gráfica 2. Utilización de software en las PYMES Fuente: Elaboración propia basada en el cálculo directo del instrumento de evaluación.

Considerando los porcentajes respecto a las áreas a las cuales está destinado el software en las PYMES, se tiene que el 44% se refiere al área de ventas, 29% finanzas, 16% producción y 11% recursos humanos.

Gráfica 3. Áreas en la que se destina el software en las PYMES. Fuente: Elaboración propia basada en el cálculo directo del instrumento de evaluación.

Conocimiento de ERP´s Los porcentajes respecto al conocimiento que tienen las PYMES acerca de los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, representan que el 80% de las PYMES encuestadas desconocen estos sistemas y solo el 20% de las PYMES los conocen.

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Gráfica 4. Conocimiento de los sistemas ERP. Fuente: Elaboración propia basada en el cálculo directo del instrumento de evaluación.

Por otro lado, de ese total de PYMES que conocen sobre los sistemas ERP´s, la siguiente grafica 5 muestra que el 78% tienen claros los beneficios de estos sistemas, permitiendo la efectiva planificación y control de todos los recursos, es decir se pueden integrar varias áreas en un solo sistema, mientras que el 22% desconocen estas ventajas.

Gráfica 5. Conocimiento de los beneficios de un ERP. Fuente: Elaboración propia basada en el cálculo directo del instrumento de evaluación.

Disposición para la utilización de ERP´s La grafica siguiente muestra la disposición que tiene las PYMES para utilizar un sistema ERP, donde el resultado es favorable considerando que el 70% está dispuesto a utilizarlos y el 30% se niega a utilizar dicho sistema, ya que no encuentra beneficios inmediatos.

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Gráfica 4.Disposición en el uso de un ERP. Fuente: Elaboración propia basada en el cálculo directo del instrumento de evaluación.

Por otro lado, se encontró que de ese 70% que esta dispuesto a utilizar un Sistema ERP, tiene la disposición para brindar mantenimiento al sistema aunque implique un pago.

En relación a los obstáculos que le impedirían a una PYME utilizar un ERP, el 44% consideró que el desconocimiento que tienen de este tipo de sistemas, el 25% la desconfianza en su uso, el 13% la falta de equipo necesario, el 8% falta de interés en utilizarlo y el 10% juzgó no necesitarlo, ver resultados en la gráfica 6.

Gráfica6. Obstáculos para utilizar un ERP en las PYMES. Fuente Cálculo directo del instrumento de evaluación.

Como se puede observar, los principales obstáculos para que las PYMES implanten un ERP son el desconocimiento y la desconfianza, con estos resultados se da respuesta a la pregunta número dos del presente trabajo de investigación.

Una alternativa de las PYMES son los ERP libres, es por ello que aunque no tiene un costo como los propietarios, si requieren del pago de soporte para mantenimiento del software, el cual el 58% de las empresas encuestadas están dispuestas a pagarlo, como se indica en la gráfica 7.

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Gráfica 7. Disposición de las PYMES a pagar el pago de soporte para mantenimiento del software ERP Fuente: Cálculo directo del instrumento de evaluación.

Con respecto a la tercera pregunta de investigación, ésta no se pudo contestar, debido a que ninguna PYME encuestada utiliza un sistema ERP; sin embargo si se conoció su opinión sobre si consideraban favorable su uso. El 22% de las pymes contestaron estar totalmente de acuerdo en obtener beneficios, 45% de acuerdo, 32% fueron indiferentes y el 1% respondió totalmente en desacuerdo en obtener beneficios, como se observa en la gráfica 8.

Gráfica 8. Opinión de las PYMES sobre si un ERP produce beneficios en ellas. Fuente Cálculo directo del instrumento de evaluación.

5. Conclusiones Los avances tecnológicos continúan cambiando el estilo de vida de la gente, desde la manera de adquirir productos y servicios, hasta la manera de comunicárselo a la empresa. Dicho cambio ha sido un acercamiento a los consumidores para conocer sus necesidades, sin embargo, las empresas que no adopten la tecnología como una parte importante de su estrategia y toma de decisiones, estarán fuera de la economía.

En estos momentos, se podría decir que solo las grandes empresas nacionales y globales hacen uso extenso de las plataformas tecnológicas como parte de su arquitectura y base para que operen sus procesos. En cuanto a la toma de decisiones, son otro grupo selecto las que hacen uso de ella. Sin embargo, cada día más empresas están adoptando estas formas nuevas de trabajo e

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integración de las empresas con sus proveedores y clientes, incluso con la misma competencia, pero a cierto nivel.

Además, para tener información real y oportuna para cuando sea requerida es necesario estar enlazado a otras sucursales o entidades que den soporte de lo que se requiere.

Es claro que el 80% de las PYMES de la ciudad de Xalapa, ya utilizan un software para administrar su negocio y que aún a pesar del desconocimiento sobre los sistemas ERP´s, existen muchos puntos a favor para poder implementarlos.

De acuerdo con la primera pregunta de investigación, es un hecho que en la actualidad, la mayoría de los empresarios desconocen que es un sistema ERP, es decir se debe incrementar la cultura tecnológica en todas las áreas de la empresa, existiendo un nicho de oportunidades para los desarrolladores o consultores que orienten al empresario a obtener provecho de estos sistemas, existiendo muchas posibilidades de implementarlos a través del Software libre; por otro lado el obstáculo mayor en las PYMES del municipio de Xalapa, es el desconocimiento de las bondades y beneficios que se generan al momento de implantar y operar un sistema de este tipo, así como el temor de invertir en un sistema que no aplique para una PYME, por su estructura y caracterización, sin tomar en cuenta que existen sistemas accesibles.

Es importante señalar que en el caso del municipio de Xalapa las soluciones tipo ERP´s no están lejos de las necesidades de las pequeñas y medianas empresas, por lo que en éste sentido las PYMES deben de considerar la posibilidad de adoptar la gestión empresarial como un catalizador importante en la búsqueda de ventajas competitivas y de sobrevivencia en comparación con empresas de su mismo ramo.

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