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Elaboró: Unidad de Planeación, Evaluación y Control EducativoFecha: Diciembre 2008

Secretaría de Educación de Veracruz

Criterios para la Elaboración y

Actualización de Manuales Administrativos

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Criterios para la Elaboración y Actualización de Manuales Administrativos

Contenido

Pág.

Introducción................................................................... 2

1. Tipografía....................................................................... 3

2. Portada.......................................................................... 5

3. Paleta de color................................................................ 6

4. Funciones....................................................................... 7

5. Descripción de puestos................................................... 8

6. Coordinación................................................................... 9

7. Simbología...................................................................... 10

8. Descripción narrativa...................................................... 11

9. Diagrama de flujo............................................................ 12

10. Glosario......................................................................... 14

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Criterios para la Elaboración y Actualización de Manuales Administrativos

Introducción

Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social la constituye la documentación de sus sistemas a través de Manuales Administrativos; mismos que dan a conocer al personal de la dependencia la estructura orgánica, las funciones, los procedimientos y los servicios que se ofertan a los usuarios.

El Manual de Organización debe describir los puestos autorizados en la Estructura Orgánica de cada unidad administrativa; por su parte el Manual de Procedimientos debe contener los procedimientos a cargo de cada área.

Por lo anterior, de acuerdo a la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos emitida por la Contraloría General del Estado, la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo (UPECE), con base en las atribuciones conferidas en el Reglamento Interior de la Secretaría de Educación de Veracruz, se dio a la tarea de definir los formatos para homogenizar la presentación y contenido de los manuales administrativos. Dichos formatos están disponibles en el micrositio de la UPECE de la página web de la Secretaría.

El presente documento tiene como objetivo establecer los criterios generales y específicos a los que deberán sujetarse todas las áreas de la Secretaría, para la elaboración o actualización de los manuales administrativos, el cual estandarizará la presentación de los Manuales de la dependencia.

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1. Tipografía

Con base en el Manual de Identidad del Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave; la tipografía es el elemento gráfico exclusivo para los mensajes. El uso de una fuente específica le da personalidad y uniformidad a la imagen institucional.

Tipografía Principal:Para el primer y segundo nivel de lectura: mensajes principales, títulos y frases debe utilizarse Requiem, su estilo clásico, le da autoridad y elegancia a la comunicación; tal es el caso de los títulos de los apartados de los Manuales Administrativos que se proponen a 14 puntos y el resto de los textos a 12 puntos; a fin de combinarse perfectamente para lograr dinamismo, claridad y jerarquía en la composición editorial de los mismos.

Requiem Display HTF: Roman, SmallCaps, Italic.Requiem Fine HTF: Roman, SmallCaps, Italic.Requiem Text HTF: Roman, SmallCaps, Italic. Tipografía Secundaria:

Para situaciones donde se requiere de textos adicionales, es decir, como auxiliar en contenidos y mensajes de tercer nivel: textos explicativos, leyendas, pies de fotos, entre otros; por su legibilidad clara y dinámica se utiliza Amplitude, la cual permite economía y rendimiento en contenidos informativos. Esta tipografía secundaria contrasta con Requiem de forma armónica, sirviéndole como descanso visual. Por ninguna circunstancia se deben utilizar o acompañar por otros tipos, mucho menos ser sustituidas por tipografías parecidas.

Amplitude: Light, Regular, Medium, Bold, Black.Amplitude Wide: Light, Regular, Medium, Bold, Black. Consideraciones al elaborar y/o actualizar los manuales:

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El texto debe estar redactado en párrafos interlineado sencillo.Utilizar letras mayúsculas y minúsculas.Los documentos enlistados en el Marco jurídico deben identificarse con viñetas. Las atribuciones deben respetar el numeral en romanos asignado en el Reglamento Interior de la SEV.Las funciones debe enumerarse usando números indo arábigos.

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2. Portada

El entorno gráfico es el único elemento que acompaña al logotipo y constituye parte importante de la imagen institucional. En esta página se muestra el ejemplo de portada para los Manuales Administrativos; tomando como base la proporción de una hoja carta (21.5 x 28 cm) en posición vertical se utiliza blanco en la parte superior y rojo en la parte inferior, con un cintillo en beige que divide ambas. Es importante saber que el logotipo siempre debe estar colocado al centro del espacio o en la mitad derecha.

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3. Paleta de Color

El color es un componente esencial de la imagen estatal, enriquece la imagen institucional.

Rojo: Representa la fuerza de la filosofía de gobierno, es nuestra bandera de identidad. C 0 M 100 Y 100 K 6 R 223 G 26 B 34 PANTONE 1797 C

Guinda: Es el color base para distinguir el logotipo. C 30 M 100 Y 100 K 15 R 160 G 34 B 37 PANTONE 194 C

Beige: Equilibra la saturación de color rojo, acentuando con sobriedad la personalidad. C 0 M 0 Y 35 K 20 R 213 G 207 B 154 PANTONE 4535 C

Blanco: Para textos sobre color rojo, organiza áreas de color, contribuye al impacto y contraste visual de la identidad. En la mayoría de los casos es el color del material impreso. C 0 M 0 Y 0 K 0 R 255 G 255 B 255

Negro: Como punto de partida en la composición editorial, la tipografía para formatos de texto es negro al 100% sobre fondos en blanco. C 100 M 100 Y 100 K 100 R 0 G 0 B 0 PANTONE Process Black

Separación de espacios de color:

Los colores siempre deben estar separados por una línea blanca, nunca deben “tocarse” directamente. Como principal referencia, en los formatos tamaño carta, la línea es de .75 puntos, proporcional al tamaño del formato.

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En el formato de Manuales Administrativos los títulos de los apartados deben ser sobre fondo beige letras guindas y en el cuerpo del documento sobre fondo blanco letras negras.

4. Funciones

A partir de la estructura orgánica autorizada y con la finalidad de dejar la plataforma para elaborar manuales enfocados a procesos, se deberán incluir en el Manual de Organización las siguientes funciones hasta el nivel de jefatura de oficina, ajustando la redacción al nivel jerárquico que corresponda:

1. Definir propuestas en materia de simplificación, modernización y desconcentración para la consecución de los objetivos que determine tanto el Plan Nacional de Desarrollo, Programa Nacional de Educación, Plan Veracruzano de Desarrollo, Programa Sectorial y el Programa Integral de Reingeniería y demás disposiciones legales aplicables.

2. Evaluar periódicamente los procedimientos a fin de realizar una innovación y reingeniería enfocada a articular y alinear sus acciones con los procesos que se ejecutan en la Secretaría, con el propósito de ofrecer una respuesta integral a los usuarios, para evitar procedimientos aislados y fracturados.

3. Implementar estrategias de mejora continua de la calidad en los procesos y servicios, que permitan el ahorro, la transparencia y el combate a la corrupción, de conformidad con la normatividad aplicable.

4. Evaluar en forma integral las acciones, programas y proyectos, con el propósito de verificar su realineación y generar propuestas en función de políticas innovadoras y líneas de acción estratégicas.

5. Dirigir acciones coordinadas y estratégicas con las áreas sustantivas y adjetivas para la consecución de los objetivos institucionales para que los alumnos como usuarios finales, tengan una atención de calidad.

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5. Descripción de puestos

En la descripción de puestos del Manual de Organización sólo deben describirse los puestos mencionados en la Estructura Orgánica autorizada; asimismo en el apartado ubicación en la estructura orgánica, en el Organigrama deben registrarse los nombres de las áreas con letras mayúsculas acentuadas sombreando el área que se describe; además deben anotarse los nombres, firmas y puestos en el recuadro de elaboró, revisó y autorizó respectivamente.

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La descripción de puestos debe realizarse únicamente hasta el nivel de oficina, considerando la estructura orgánica autorizada para cada una de las áreas.

5. Coordinación

En este apartado del formato de Manual de Organización se debe anotar con que puestos se coordina y para qué. En el apartado de Coordinación Interna deben anotarse los nombres de los puestos con que se coordina al interior de la Secretaría, iniciando con un artículo (el, la, los las). Por lo que respecta al apartado de Coordinación Externa deben anotarse todos los puestos de otras dependencias con los que se coordine. En ambos casos en el apartado Para debe iniciarse con un verbo en infinitivo describiendo cuál es el motivo de esa relación de coordinación.

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6. Simbología

De acuerdo a la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos emitida por la Contraloría General del Estado, se debe utilizar para el diseño de los diagramas de flujo la simbología ANSI; sin embargo, cabe resaltar que ésta no es limitativa, si se requeriré mencionar algún objeto en la diagramación de un procedimiento que no esté identificado con esta simbología es posible diseñar un símbolo para éste e incluirlo en el apartado Simbología del Manual de Procedimientos respectivo. Ejemplos: (Cajas de seguridad, Equipos de cómputo, base de datos, etc.)

Es importante resaltar que al utilizar el símbolo de Documento se debe anotar el nombre del documento de que se trate.Asimismo cuando se utiliza el símbolo Pasa el tiempo se debe anotar entre las líneas el tiempo que transcurre.

También cabe hacer la aclaración que el símbolo se utiliza para un procedimiento intermedio; es decir sirve para

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identificar cuando el procedimiento del área se conecta a otro procedimiento de otra área.

7. Descripción narrativa

Como lo señala la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, esta descripción es la explicación secuencial de cada una de las actividades que integran un procedimiento, señalando a los responsables de la ejecución. En la Descripción Narrativa se deben resaltar los documentos que se mencionan con negritas, a fin de que facilite la elaboración del diagrama de flujo.

La descripción debe realizarse sólo de los procedimientos a cargo del área que se trate; sin embargo, debe mencionarse con que procedimiento(s) se conecta de las otras áreas o unidades administrativas.

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8. Diagrama de flujo

Los diagramas de flujo deben realizarse por área de acuerdo a lo señalado en la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos emitida por la contraloría General del Estado.

Los procedimientos deben describir de principio a fin todas las acciones que se realizan como parte del mismo; en los cuadros de actividad del diagrama de flujo sólo se escribirán los verbos que se mencionen en la Descripción Narrativa del Procedimiento.

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8. Glosario

El Manual de Procedimientos incluye el apartado Glosario, el cual debe integrarse por el Catálogo de palabras, glosas o comentarios utilizados en la descripción de los procedimientos incluidos en el manual; y la definición o explicación de cada uno de ellos; con el fin de ayudar al lector a comprender mejor los significados de algunas palabras.

En la dirección electrónica http://dgece.sev.gob.mx/. Puede desacargarse el ejemplo de Glosario.

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Por último, es conveniente resaltar que lo no resuelto por los presentes criterios y la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos emitida por la Contraloría General del Estado, será aclarado por la Subdirección de Planeación, dependiente de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo, a través de:

Mesas de atención ubicadas en la Avenida Araucarias # 82 Esq. Camineros de la Colonia SAHOP, en esta ciudad capital.Telefónos: (01228) 812-50-14, 812-87-03 y 812-87-66 ext. 107.Correo Electrónico dlino@sev.gob.mx; marmoreno71@hotmail.com y raulrealpozo@hotmail.comAsesorías programadas en el Cronograma que podrá descargarse en la dirección electrónica http://dgece.sev.gob.mx/.

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