ESCUELA POLITCNICA NACIONALFACULTAD DE INGENIERA MECNICAGESTIN DE LA CALIDAD

MANUAL DE CALIDADFBRICA DE MERMELADASENDUL-QUITO S.A.

REALIZADO POR: ALFREDO OA

QUITO-ECUADOR

2015NDICE1.OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN4Generalidades4Aplicacin42.REFENCIAS NORMATIVAS53.TERMINOS Y DEFINICIONES53.1.OBJETIVO DEL MANUAL DE CALIDAD53.2. GLOSARIO DE TERMINOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD54.SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD64.1. Requisitos generales64.2. Requisitos De La Documentacin74.2.1.Declaracin De La Poltica De Calidad74.2.2.Objetivos De Calidad74.2.3.Control de documentos74.2.4.Control de registros85.RESPOSABLIDAD DE LA DIRECCIN85.1. Compromiso de la direccin85.2. Enfoque Al Cliente85.3 Poltica De Calidad95.4. Planificacin95.4.1. Objetivos de la calidad95.4.2. Planificacin del sistema de gestin de la calidad95.5. Responsabilidad, autoridad y comunicacin115.5.1. Responsabilidad y autoridad115.5.2 Representante de la direccin125.5.3 Comunicacin interna125.6. Revisin por la direccin136. GESTIN DE RECURSOS136.1. Provisin de recursos136.2. RECURSOS HUMANOS.136.2.1. Generalidades136.2.2. Competencia, toma de conciencia y formacin146.3. Infraestructura.146.4. Ambiente de trabajo147. REALIZACIN DEL PRODUCTO157.1. Planificacin de la realizacin del producto157.2. Procesos relacionados con el cliente157.2.1. Determinacin de los requisitos relacionados con el producto.157.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto.167.2.3 Comunicacin con el cliente167.3. Diseo y desarrollo167.3.1. Planificacin del diseo y desarrollo167.3.2. Elementos de entrada en el diseo y desarrollo.167.3.3. Resultados del diseo y desarrollo167.3.4. Revisin del diseo y desarrollo177.3.5. Verificacin del diseo y desarrollo177.3.6. Validacin del diseo y desarrollo177.3.7. Control de cambios del diseo y desarrollo.177.4. Compras177.4.1 Proceso de compras177.4.2 Informacin de las compras187.4.3 Verificacin de los productos comprados187.5 Produccin187.5.1 Control de la Produccin187.5.2 Validacin de los procesos de produccin y la prestacin de servicios187.5.3 Identificacin y trazabilidad197.5.4 Propiedad del cliente197.5.5 Preservacin del producto197.6 Control de los equipos de seguimiento y medicin198 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA198.1 Generalidades198.2 Seguimiento y medicin208.2.1 Satisfaccin del cliente208.2.2 Auditora Interna208.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos208.2.4 Seguimiento y medicin del producto208.3 Control de producto no conforme218.4 Anlisis De Datos218.5 Mejora218.5.1 Mejora continua218.5.2 Acciones correctivas228.5.3 Acciones Preventivas22

1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACINGeneralidadesEl presente manual tiene por objetivo demostrar el compromiso de la empresa por satisfacer las necesidades de nuestros clientes, mediante la introduccin apropiada de un sistema de gestin de calidad, el cual incluye los procesos para la mejora continua y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los reglamentos aplicables. La fbrica de mermeladas ENDUL-QUITO S.A. mantiene un sistema de calidad basado en los requerimientos de la norma ISO 9001:2008

Aplicacin El presente documento aplica a toda la organizacin y en especial al producto elaborado en las instalaciones ubicadas en Sangolqu. El sistema aplica desde la recepcin la materia prima como es la fruta, endulzante, frascos etc. Durante su procesamiento y el despacho como producto terminado. La planta est ubicada en Sangolqu, su nica lneas de produccin es la elaboracin de mermeladas. 2. REFENCIAS NORMATIVAS

ISO 9001:2008; ISO 9000:20053. TERMINOS Y DEFINICIONES

3.1.OBJETIVO DEL MANUAL DE CALIDAD

El objetivo de este Manual de Calidad es dar a conocer a ENDUL-QUITO como un Sistema de Gestin basado en la norma ISO 9001:2008 y en cuya estructura se identifican claramente los procesos productivos y administrativos en constante interaccin y como base fundamental de la realizacin del producto.

3.2. GLOSARIO DE TERMINOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Los trminos y definiciones que se han usado, se los ha extrado de la norma ISO 9000:2005.

Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas de inters cumple con los requisitos.Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.Satisfaccin del Cliente: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.Estructura de la organizacin: Disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal.Dependencia: Entidades Acadmicas, Administrativas y de Servicio que conforman la UCSG.Cliente: Organizacin o persona que recibe un producto o servicio.Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto o servicio.Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman entradas en salidas.Diseo y Desarrollo: Conjunto de procesos que transforma los requisitos en caractersticas especificadas o en la especificacin de un producto o servicio, proceso o sistema.Conformidad: Cumplimiento de un requisito.No conformidad: Incumplimiento de un requisito.Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no Conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no Conformidad detectada u otra situacin indeseable.Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.Liberacin: Autorizacin para proseguir con la siguiente etapa de un proceso. Informacin: Datos que poseen significado.Especificacin: Documento que establece requisitos.Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestin de calidad de una organizacin.Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas.Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.Documentos: Regla que define como se debe realizar una actividad o trabajo.Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados.Validacin: Confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista.Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin, y eficacia de tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos.Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.Programa de Auditoria: conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.Criterio de Auditoria: conjunto de polticas, procedimientos requisitos utilizados como referencia.Evidencia de la Auditoria: registro, declaraciones de hechos cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificados.Hallazgo de la Auditoria: resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditora.

Conclusiones de la auditoria: resultados de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los hallazgos de la auditoria.Auditado: Organizacin que se audita.Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.Equipo Auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditoria.Procesos de Medicin: Conjunto de operaciones que permiten determinar el valor de una magnitud.

EL alcance deseado por ENDUL-QUITO S.A.al implantar el sistema de gestin de la calidad ser el siguiente:

Produccin y comercializacin de mermeladas4. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

4.1. Requisitos generales

La Fbrica de mermeladas ENDUL-QUITO S.A. ha establecido, documentado, implementado y mantenido al da, un sistema de gestin de calidad, mejorando continuamente su eficacia, de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2008.

La organizacin ha implantado este sistema de gestin de calidad para:

Identificar los procesos necesarios en el sistema y su aplicacin a travs de toda la organizacin. Determinar la secuencia e interaccin de los procesos. Determinar los criterios y mtodos necesarios que aseguren que los procesos son eficaces. Proveer a la organizacin de los recursos e informacin necesaria para apoyar la operacin y el seguimiento de los procesos. Realizar el seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.

4.2. Requisitos De La Documentacin

4.2.1. Declaracin De La Poltica De Calidad

ENDUL-QUITO a travs de una estructura industrial moderna y alineada con las ltimas tcnicas de calidad basadas en la norma ISO 9001:2008, procesa mermelada para el mercado nacional y de exportacin.

Para mantener calidad en nuestros productos y la satisfaccin de nuestros clientes aplicamos en nuestra lnea de proceso sistemas de control basados en los requisitos de nuestros clientes, regulaciones locales e internacionales.

- Como parte de los objetivos y metas de calidad, nuestros procesos de manufactura, envasado, empaque y transporte son continuamente supervisados. - El trabajo en equipo y capacitacin constante a nuestros empleados garantiza un producto de calidad para la satisfaccin total de nuestros clientes.

Gerente General

4.2.2. Objetivos De Calidad

a) Mantener al da el sistema de gestin de calidad (mnimo una revisin anual del mismo).b) Cumplir con los requerimientos de nuestros clientes (Bajo ndice de quejas de clientes e incremento en el porcentaje de ventas) c) Cumplir con un plan de capacitacin interno para empleados y externo para proveedores de los distintos materiales necesarios para la planta (Cumplimiento de programa de capacitaciones en forma continua).d) Mejorar continuamente el nivel de calidad de proveedores de materia prima (Evaluacin del producto al ingreso % en peso de producto rechazado por falta de calidad) e) Evaluar y calificar continuamente a los proveedores de insumos y aditivos que tienen alto impacto en la calidad de nuestros productos y as establecer prioridades.f) Implementar un sistema de trazabilidad desde la recepcin de la materia prima hasta el despacho del producto terminado de la planta de procesos (% de productos a los que se les puede realizar trazabilidad)

4.2.3. Control de documentos

ENDUL-QUITO dispone de un procedimiento documentado P-01 Control de documentos y registros para el control de todos los documentos del sistema de gestin de la calidad (Anexo 1). Todos los documentos en ENDUL-QUITO son identificados por nombre y la fecha de la ltima revisin, esta metodologa permite a los usuarios reconocer de forma rpida si existen cambios en la documentacin, en caso de haberlos, stos quedan registrados en el mismo documento. En este documento van indicados los controles que se deben con el fin de que las ediciones vigentes se hallen disponibles en los puntos de uso, as mismo, quienes son las autoridades responsables de revisar y aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin, antes de su emisin. Para controlar toda la documentacin ENDUL-QUITO dispone de listados maestros, uno para controlar los documentos de origen interno y otro para los de origen externo.

4.2.4. Control de registros

ENDUL-QUITO dispone de un procedimiento documentado para controlar los registros de calidad con el fin de demostrar: que los productos como: frutas, azcar, y dems aditivos cumplen con los requisitos especificados, la operacin eficaz del sistema de gestin de calidad, y que adems proveen la base de medicin y respuesta, para la mejora continua.En ENDUL-QUITO cada uno de los empleados es responsable de mantener de manera ordenada y actualizada sus propios registros, as tambin los registros que se reciben por parte de otro(s) departamento(s). Esta responsabilidad abarca la proteccin de dichos documentos. ENDUL-QUITO cuenta con un listado maestro de registros, en el que se especifican los controles para el almacenamiento, tiempo de retencin, disposicin y responsable del manejo del registro.

5. RESPOSABLIDAD DE LA DIRECCIN

La Gerencia General de ENDUL-QUITO consiente de la responsabilidad que involucra la implementacin, mantenimiento y mejora continua de un sistema de gestin de calidad, se compromete a:

5.1. Compromiso de la direccin

La direccin de ENDUL-QUITO es la principal responsable en el desarrollo e implementacin de nuestro sistema de gestin de la calidad, as como de la mejora continua del mismo.Para asegurar esto, la direccin comunica a todos los empleados, mediante los canales establecidos, la necesidad de satisfacer, determinar y cumplir las necesidades del cliente.La direccin es responsable de asignar los recursos necesarios para implantar este sistema de gestin de la calidad y de revisarlo peridicamente para verificar si se estn alcanzando los objetivos y el buen funcionamiento del sistema.

5.2. Enfoque Al Cliente

ENDUL-QUITO cuenta con el departamento de comercializacin que es el encargado de establecer las negociaciones y se asegura que los requisitos del cliente sean correctamente especificados mediante la recepcin de las especificaciones dadas por cliente o el envo y aceptacin de las especificaciones de los productos ofertados. Adems cuenta con el departamento de aseguramiento de calidad que realiza la liberacin del producto nicamente cuando este cumple con las especificaciones establecidas o aceptadas por el cliente. Para una mejor comunicacin con los clientes en el exterior se dispone de especificaciones tanto en ingls como en espaol as tambin el personal que est en contacto con el cliente est capacitado y dentro de sus habilidades cuenta mucho el manejo del ingls como requisito especfico para este cargo

5.3 Poltica De Calidad

La poltica de la calidad es definida por la alta direccin de la organizacin, documentada y archivada como documento del sistema de gestin de la calidad. La poltica de la calidad es adecuada a la naturaleza de la organizacin y a las expectativas y necesidades de los clientes.La poltica establece como principales directrices la mejora continua de los procesos, el cumplimiento de los requisitos y la bsqueda de la satisfaccin del cliente.La poltica de la calidad es comunicada a todos los miembros de la organizacin y revisada peridicamente, al menos durante el proceso de revisin del sistema por la direccin.La Poltica de calidad ha servido como marco de referencia para establecer los Objetivos de Calidad, por tanto es revisada junto con los objetivos al menos una vez por ao para determinar si siguen siendo convenientes, adecuados y eficaces para la naturaleza de la empresa.

5.4. Planificacin

5.4.1. Objetivos de la calidad

Los objetivos de la calidad estn documentados, son coherentes con poltica, medibles y se encuentran establecidos en niveles relevantes de la organizacin. Los objetivos de calidad son renovados anualmente y se encuentran archivados como documento del sistema.

5.4.2. Planificacin del sistema de gestin de la calidad

La direccin de ENDUL-QUITO tiene planificado el sistema de gestin de la calidad para asegurar el logro de los objetivos propuestos y el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y los de nuestros clientes. En el siguiente grfico se detallan los procesos llevados a cabo en ENDUL-QUITO y su interaccin en el mbito del sistema de gestin de la calidad.

5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicacin

5.5.1. Responsabilidad y autoridad

La direccin ha establecido las relaciones entre el personal de ENDUL-QUITO en el siguiente organigrama:

Las responsabilidades y autoridades se encuentran definidas en las fichas de perfiles, funciones y responsabilidades presentes en Recursos humanos.

5.5.2 Representante de la direccin

El Gerente General de ENDUL-QUITO, ha designado como Lder del Equipo de Calidad al Jefe de Produccin, con las siguientes Funciones y Responsabilidades:

Dirigir el equipo de calidad y organizar su trabajo. Asegurar la formacin y educacin de cada integrante del equipo. Asegurar que se establezca, implemente, mantenga y actualiza el SGC de acuerdo con la norma ISO 9001:2008 Informar a la alta direccin acerca de la eficacia y adecuacin del SGC Coordinar las actividades internas para un desarrollo homogneo del SGC Dirigir las reuniones internas del equipo para acordar los delineamientos de las acciones que aseguren la calidad de los productos Asegurar que se promueva en todos los niveles de la organizacin la toma de conciencia del cumplimiento de leyes, reglamento y dems requisitos del cliente relacionados a la calidad de los productos elaborados por la empresa

5.5.3 Comunicacin interna

La Gerencia General ENDUL-QUITO es responsable de asegurar y definir los canales de comunicacin que permitan el conocimiento y funcionamiento del SGC y la correcta comunicacin entre los diferentes niveles de la organizacin:

Los mecanismos de comunicacin establecidos son: Correo Electrnico (e-mail) Telefnica, Fax Reuniones conducidas por los integrantes del Equipo de Inocuidad., dirigidas a difundir, comunicar y/o capacitar al personal involucrado acerca del desarrollo, implementacin y actualizacin del SGC. Reuniones de revisin del SGC, dirigida a gerentes de reas y jefes departamentales involucrados en el SGC para evaluar el cumplimiento de poltica y objetivos de calidad, definir y/o evaluar planes de accin, emitir resoluciones y cualquier otra actividad que conlleve al funcionamiento del SGC. Pizarras Acrlicas.- Difusin de rdenes de trabajo, tareas pendientes, entre otros. Documentacin Escrita.- Incluyen Procedimientos, instructivos, gua y mtodos que describen la manera de realizar la(s) actividad(es) del SGC.

Es responsabilidad del equipo de calidad mantenerse informado de los cambios concernientes a: productos, materias primas, ingredientes, servicios, equipos de produccin, programas de limpiezas, leyes, reglamentos, calificacin del personal, entre otros, mientras que es responsabilidad del Lder del equipo informar dichos cambios en las reuniones de las revisiones del sistema por parte de la direccin y asegurarse que la informacin sea incluida para la actualizacin del SGC.

5.6. Revisin por la direccin

Para una continua revisin del SGC el Gerente General se rene con el Lder del Equipo de calidad mnimo una vez al mes para ver cuadro de objetivos, para verificar la conveniencia, adecuacin, requerimientos de maquinaria, infraestructura, personal, eficacia del sistema entre otros. Sin embrago la direccin solicitar mensualmente informes a los responsables de rea, en donde conste el resultados de los objetivos y otros temas, con el fin de evaluar las oportunidades de mejora y las necesidades de efectuar cambios en el SGC. De cada reunin de las revisiones por la Direccin, se genera el Acta de revisin Gerencial.As tambin la direccin con su equipo de Calidad realiza mnimo una vez al ao una revisin integral del SGC la que incluye identificar oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios ya sea en la Poltica de Calidad y Objetivos de Calidad conforme a su cumplimiento, as como todos los elementos indicados en la norma ISO 9001:2008. Las decisiones y acciones relacionadas de estas revisiones anuales quedan registrados en Acta de revisin del SGC en beneficio del SGC.

6. GESTIN DE RECURSOS

6.1. Provisin de recursos

La Gerencia General junto con la gerencia Financiera determina y proporciona los recursos necesarios para el desarrollo y la implementacin del SGC de acuerdo a las necesidades planteadas por el Equipo de calidad, y los responsables de las reas involucradas.

6.2. RECURSOS HUMANOS.

6.2.1. Generalidades

Para garantizar que el Equipo de calidad y personal que realiza actividades que afectan la Calidad de los productos la empresa dispone de la siguiente documentacin: Instructivo de seleccin de personal, induccin al persona, capacitacin al personal y calificacin de competencias, organigramas y perfiles para cada cargo, en donde se establecen las caractersticas de educacin, formacin, habilidades y experiencia, ya que es responsabilidad de la empresa otorgarle el entrenamiento en caso de el personal contratado no disponga de ese tipo de entrenamiento. El Equipo de Calidad tiene la responsabilidad de capacitar y entrenar al personal involucrado en la calidad de los productos por medio de programas de difusin como parte de la comunicacin interna como se lo indica en el numeral 5.5.3 de este manual.

6.2.2. Competencia, toma de conciencia y formacin

El Jefe de rea evala la Competencia del personal, tomando como base el perfil del cargo versus el responsable de la actividad, identificndose de esta evaluacin las necesidades de capacitacin y entrenamiento. Esto no excluye que los responsables de rea determinen las necesidades de entrenamiento del personal cuando se detecten fallas en el SGC originadas por falta de conocimiento y/o entrenamiento del personal involucrado en la calidad del producto Una vez detectadas las necesidades de capacitacin, el responsable de Recursos Humanos realiza un Plan Anual de Capacitacin, en el cual se encuentran claramente descritas cada una de las charlas, seminarios, o cursos que se consideren necesarios y oportunos dictar durante el ao. El equipo de calidad y el jefe de rea son responsables de asegurar que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades individuales y de cmo contribuyen a la calidad del producto, para la cual el equipo de calidad dispone de programas de capacitacin y entrenamiento, y para aquel personal que recin ingresa a la empresa el responsable de Recursos Humanos junto con los responsables indicados anteriormente definirn el programa de induccin a fin de asegurar el entrenamiento y capacitacin necesaria para dicho cargo. Utilizando como gua la Lista de Verificacin para Induccin. La eficacia de la capacitacin y entrenamiento otorgadas son evaluadas por el jefe inmediato en el desempeo de las funciones encomendadas y/o por los responsables de la capacitacin. En la planta de Sangoqui se mantienen las Carpetas del Personal cuyo lugar de trabajo es Sangolqui, donde se conserva la informacin relacionada con la educacin, formacin, entrenamiento, habilidades y experiencia de todo el personal que trabaja en la empresa. Para los empleados cuyo lugar de trabajo es Quito, las carpetas con esta informacin permanecen en la oficina que la empresa mantiene en la ciudad de Quito.

6.3. Infraestructura.

Como parte fundamental de la Infraestructura y para asegurar la calidad de los productos EDUL-QUITO cumple con el decreto de 3253 de Buenas prcticas de Manufactura, y para garantizar el mantenimiento de la infraestructura dispone de programas de mantenimiento preventivo y programas de limpieza y saneamiento de equipos y reas circundantes, establecidos en los procedimientos

6.4. Ambiente de trabajo

Para lograr un Ambiente de Trabajo adecuado dentro de empresa y asegurar la calidad de los productos, se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos: Las necesidades de uniformes y elementos de proteccin y seguridad, de cada empleado en su puesto de trabajo. La disposicin de cada empleado frente a su entorno. Los requisitos establecidos en el decreto 3253 de Buenas Prcticas de Manufactura. Para asegurarse que los empleados conocen las circunstancias en las que se hace uso de los elementos de proteccin, la empresa ha elaborado un Matriz de Uniforme y Elementos de Proteccin y Seguridad Adems se mantiene constante comunicacin para trabajar en un ambiente de trabajo en equipo donde cada persona apoya a su compaero, logrando de esta manera un trabajo en u ambiente de amistad.

7. REALIZACIN DEL PRODUCTO

7.1. Planificacin de la realizacin del producto

ENDUL-QUITO S.A. planifica la realizacin de sus productos basado en las proyecciones de ventas anuales, acorde a los pedidos de los clientes regulares, potenciales clientes y tendencias de mercado, de los cuales salen los requerimientos de materias primas, insumos, materiales y dems elementos necesarios para la elaboracin del producto de esta manera se planifican las siembras, contratos del productores de frutas, y se proyectan las cantidades mensuales requeridas por la empresa, de cada uno de los productos ofertados y si es el caso se planifica el desarrollo de nuevos productos por pedidos especficos de los clientes. La planificacin de la realizacin del producto tiene como entrada los siguientes documentos: Proyecciones anuales de ventas Proyecciones de siembras, posibles zonas de incremento de siembra y sus costos operativos Especificaciones de materias primas, insumos y materiales de embalajes Procedimiento de diseo y desarrollo de nuevos productos Aprobacin de productos piloto Planificacin de la produccin Procedimiento de elaboracin de productos terminados y muestras gratis Plan de mantenimiento de equipos

7.2. Procesos relacionados con el cliente

7.2.1. Determinacin de los requisitos relacionados con el producto.

La empresa dispone de especificaciones que describen las caractersticas de los productos terminados y su uso previsto, es responsabilidad de ENDUL-QUITO que antes de establecer los limites aceptables para estos productos se consultaron las normas y documentos legales, los requisitos de cliente, leyes o reglamentos que son los del Instituto Nacional de Higiene (INH), Ministerio de Salud Pblica (MSP), entre otros, que regulan su aplicacin, y adems se consideraron aspectos como tiempo en estantera y condiciones de almacenamiento de los productos, para asegurar que el producto sea utilizado adecuadamente. Se establecen los requerimientos en cuanto a condiciones de entrega, mediante las rdenes de compra que llegan al departamento de ventas. Se determinan las especificaciones de presentacin, diseo de etiqueta y cualquier otro que la organizacin considere pertinente. Todas estas especificaciones deben ser comunicadas al cliente para su aprobacin acorde al numeral 5.2

7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto.

El departamento de mercadeo es el encargado de comunicar al cliente las especificaciones del producto mediante un correo electrnico en el que el cliente acepta las especificaciones y da a conocer la presentacin requerida, en caso de haber alguna diferencia la persona que recepta el pedido es el encargado de la negociacin y la aprobacin por parte del cliente. Una vez establecidos los requerimientos del cliente, estos son comunicados al personal responsable de produccin los cuales realizan los ajustes necesarios para la realizacin del producto esto se realiza va correo electrnico. En caso de que existan cambios en los requerimientos el departamento de mercadeo es el encargado de comunicar oportunamente a los departamentos involucrados para cambiar la documentacin que sea pertinente

7.2.3 Comunicacin con el cliente

La comunicacin con el cliente se realiza segn sea oportuno de la siguiente manera: Va telefnica, correo electrnico (clientes extranjeros), reuniones con el personal de mercadeo y en ferias. El departamento de mercadeo es el encargado de recibir las ordenes de pedido, las quejas, sugerencia y cometarios, por les medios antes mencionados

7.3. Diseo y desarrollo

7.3.1. Planificacin del diseo y desarrollo

El diseo y desarrollo de nuevos productos surgen del anlisis de tendencias de mercado realizado por el departamento de mercadeo, de pedidos especficos de clientes fijos o clientes nuevos que se comprometen a la compra total del producto El plan de diseo de nuevos productos es elaborado por el departamento de investigacin y desarrollo y el departamento de mercadeo y se siguen los siguientes lineamientos:

7.3.2. Elementos de entrada en el diseo y desarrollo.

Los elementos de entrada para el diseo y desarrollo del producto son los siguientes

Planificacin de elaboracin de un producto piloto Identificacin de materia prima y materiales necesarios Elaboracin de pruebas Piloto Revisin, verificacin y validacin del producto Piloto Aprobacin del producto. Planificacin de recursos Establecimiento de procesos de elaboracin del producto Requisitos de uso y aplicacin Requisitos legales y reglamentarios

7.3.3. Resultados del diseo y desarrollo

Los resultados del diseo y desarrollo incluyen los siguientes:

Establecimiento de especificaciones fsico qumicas, microbiolgicas, y sensoriales del producto, empaque, etiqueta, y usos previstos Tiempo de vida til y condiciones de almacenamiento Requerimiento de materia prima, equipos, y espacios fsicos Elementos de entrada para la produccin en grandes cantidades.

7.3.4. Revisin del diseo y desarrollo

El departamento de diseo y desarrollo junto con el departamento de produccin revisan las siguientes etapas recompilan informacin determinan los requerimientos, hacen ensayos de repetitividad. Adems mantienen el resultado de las revisiones y de cualquier accin necesaria.

7.3.5. Verificacin del diseo y desarrollo

Se verifica que el producto obtenido es acorde a lo planificado al inicio del desarrollo del producto, si se usaron los ingredientes previstos y se obtuvo lo que se esperaba.

7.3.6. Validacin del diseo y desarrollo

La validacin del diseo se realiza mediante pruebas sucesivas que garantizan la repetitividad de las caractersticas, fsico qumicas, microbiolgicas, ensayos de empaques y embalajes, pruebas de vida til y condiciones de almacenamiento adems las pruebas sensoriales y de uso previsto. Aprobacin de muestras por parte del cliente

7.3.7. Control de cambios del diseo y desarrollo.

Los cambios realizados en el diseo se son responsabilidad del jefe del departamento de diseo y desarrollos con aprobacin de la gerencia y el encargado de produccin estos se realizan mediante un acta en el que se especifica el cambio y los motivos.

7.4. Compras

ENDUL-QUITO ha documentado el procedimiento P-07 Compras y subcontrataciones con la finalidad de definir la metodologa para:

Asegurarse de que los productos y servicios adquiridos cumplen con los requisitos de compra especificados. Evaluar, seleccionar y reevaluar a los proveedores o subcontratistas. Determinar la informacin necesaria a comunicar para la realizacin de las compras. Verificar los productos comprados y servicios subcontratados.

7.4.1 Proceso de compras

ENDUL-QUITO. Ha establecido un procedimiento de compra de materias primas que incluyen la compra de fruta de los puntos de acopio, as como tambin para las compras de materiales e insumos Para la compra de materias primas, la empresa contrata anualmente la compra de la materia prima a los a los productores directos los cuales se compromete a entregar producto de calidad y a la vez ENDUL-QUITO se compromete a comprar el total de la produccin Para la compra de ingredientes y materiales (empaque, embalaje, y otros) debe efectuarse a proveedores calificados y deben ser de la lista de proveedores calificados por la empresa Antes de efectuar la compra ENDUL-QUITO enva las especificaciones del producto requerido, as tambin para los productores de materias primas frescas y mermeladas cumplen con un plan de capacitacin en cuanto a la calidad requerida del producto fresco y en pasta. Para la calificacin de proveedores ENDUL-QUITO ha creado el procedimiento de seleccin, calificacin y evaluacin de proveedores, mediante el cual evala constantemente a sus proveedores

7.4.2 Informacin de las compras

La informacin solicitada, en cada orden de compra es la siguiente:

Especificaciones tcnicas y de uso Certificado de conformidad del producto, en el que se describan los lotes a despacharse Hoja de seguridad De aplicar tambin se pedir especificaciones legales y reglamentarias

7.4.3 Verificacin de los productos comprados

El auxiliar de planta encargado de la recepcin del producto, debe verificar que el producto recibido concuerde con el producto pedido en la orden de compra, tanto en especificaciones fsicas, cantidad, y calidad, verificar el buen estado del empaque, el modo del transporte, y recibir los documentos solicitados: gua de remisin, y certificado de anlisis con el cual se comprobar si el lote recibido corresponde al lote certificado. Adicional a esto el jefe de control de calidad realiza el procedimiento de muestreo para este producto para verificar las caractersticas que apliquen acorde al procedimiento de muestreo.

7.5 Produccin

7.5.1 Control de la Produccin

El jefe de planta Junto con el jefe agrcola planifica la produccin mensual acorde a las proyecciones mensuales facilitadas por el departamento de ventas, en esta planificacin se establecen los das de entrega de producto fresco y el ingreso de materiales acorde a las necesidades, para la correcta produccin se utilizan los siguientes procedimientos:

Descripcin de procesos de elaboracin de producto, este incluye desde la recepcin de materias primas, proceso de elaboracin, envasado y despacho del producto. Control de producto no conforme Procedimiento de ventas.

7.5.2 Validacin de los procesos de produccin y la prestacin de servicios

Esta clusula no aplica ya que ENDUL-QUITO no realiza actividades de validacin posteriores a la comercializacin del producto.

7.5.3 Identificacin y trazabilidad

Empresa cuenta con un sistema de identificacin alfa numrico para cada lote de producto, este sistema permite identificar el producto, tipo de producto, esta codificacin permite internamente determinar desde la actividades de recepcin de las materias primas, insumos; materiales aplicados, equipos, personal comprendido en las actividades de produccin y control; y, las actividades de entrega del producto. Para agilizar el rastreo en caso de detectarse un reclamo, devolucin o una no conformidad interna la empresa cuenta con el Procedimiento de Trazabilidad y Etiquetado. El periodo de permanencia de los registros que permiten hacer la trazabilidad ha sido establecido en funcin del tiempo de permanencia del producto en el mercado, necesidades de clientes y de acuerdo a los organismos legales que controlan las actividades de las industrias de alimentos como MSP e INH.

7.5.4 Propiedad del cliente

ENDUL-QUITO ha establecido un procedimiento y sus registros para elaborar productos maquilados, en el cual se compromete a hacerse responsable del producto entregado por el cliente y a seguir los procedimientos y especificaciones entregados por el cliente.

7.5.5 Preservacin del producto

ENDUL-QUITO. Mantiene las condiciones de almacenamiento, embalaje y entrega especificados para cada producto, para mantener y prolongar la vida til del mismo, as tambin describe las condiciones de entrega y transporte, estas estn especificadas en las hojas de especificacin de Producto terminado para conocimiento del cliente. A dems como parte del cumplimiento de este Item de la norma tiene un procedimiento de manejo de contra muestras que son almacenadas en las condiciones recomendadas

7.6 Control de los equipos de seguimiento y medicin

Las actividades de calibracin, verificacin y mantenimiento de los equipos que monitorean y miden las medidas de control establecidas son contratadas a proveedores calificados. Y se manejan a travs del procedimiento de Gestin Metrolgica La empresa cuenta tambin con un laboratorio de anlisis fsico-qumico y microbiolgico en los que se utiliza equipos calibrados y debidamente mantenidos En caso de detectarse equipos que no cumple, si el lote an se encuentra en la planta de produccin, el jefe de control de calidad tomara la muestra representativa y la enviar a un laboratorio externo para confirmar los datos, si el lote ha sido despachado tomar como referencia las muestras testigos. El departamento de control de calidad es responsable de mantener los registros de calibracin, verificacin y mantenimiento de los equipos del laboratorio de control de calidad, mientras que los registros de calibracin de los equipos del rea de produccin los controla el jefe de planta y procesos.

8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

8.1 Generalidades

El equipo de Calidad es el responsable del seguimiento, anlisis y mejora para demostrar la conformidad con los requisitos del producto Asegurarse de la conformidad del SGC Mejorar continuamente la eficacia del SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD4

8.2 Seguimiento y medicin

El seguimiento y medicin del SGC se basa bsicamente en: Evaluacin del resultado de la efectividad del SGC por las auditoras internas Confirmar que el desempeo total del sistema, si cumple con las disposiciones planificadas y con los requisitos del sistema de gestin de calidad establecidos por empresa. Identificar la necesidad de actualizacin o mejora del SGC.. Identificar tendencias que indiquen una mayor incidencia de productos no conformes Establecer informacin para la planificacin del programa de auditoria interna concerniente a la categora e importancia de las reas por auditar, y Proporcionar evidencia de que las correcciones y las acciones correctivas que se han realizado son eficaces. Los resultados del anlisis y las actividades resultantes son informados a la gerencia General por el lder del equipo a travs del Informe de Resultados de Verificacin en las reuniones de revisin del SGC, y tambin son usados como elemento de entrada para la actualizacin de dicho sistema.

8.2.1 Satisfaccin del cliente

ENDUL-QUITO ha establecido un procedimiento para la evaluacin de la satisfaccin del cliente mediante encuestas y el uso del procedimiento de reclamos, en este se describe el uso de estos datos para enfocarlos como mejora continua.

8.2.2 Auditora Interna

La planificacin, realizacin y seguimiento de las auditoras internas se describe en el Procedimiento de Auditoria Interna, adems se han documentado el Instructivo para calificacin de Auditores Internos. Y en las carpetas del personal consta cuando aplica el Registro de Evaluacin de Competencia de Auditor Interno Las auditoras internas son realizadas con el fin de verificar si las actividades y los resultados cumplen con las disposiciones preestablecidas. Las actividades de seguimiento de la auditoria verifican y registran la implementacin y eficacia de la accin correctiva emprendida.

8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos

El seguimiento y control de los procesos se realiza a travs del uso de los indicadores de gestin y tcnicas estadsticas. Cuando no cumplen los resultados planificados se llevan a cabo correcciones y acciones correctivas

8.2.4 Seguimiento y medicin del producto

Mediante el uso del procedimiento de muestreo y aceptacin de producto, se controla la calidad de del producto desde la recepcin misma hasta la liberacin para el despacho, en este procedimiento se describen el tipo de muestreo y en el plan de control de calidad se describen los mtodos de anlisis y las frecuencia de medicin as como las condiciones de liberacin del producto.

8.3 Control de producto no conforme

Cuando un proceso ha generado un producto no conforme ENDUL-QUITO a establecido los siguientes procedimientos: Procedimiento de Control de No Conformidades Manipulacin Interna de Producto no conforme Recuperacin de producto no conforme Devoluciones Reproceso, y Acciones Correctivas Este ltimo procedimiento indicado en el prrafo anterior, le permite a la empresa analizar pedida de control en sus procedimientos, las tendencias de los resultados de los controles aplicados, reclamos y cualquier desviacin detectada en el SGC determinar las causas que originaron la no conformidad, evaluar la necesidad de determinar e implementar las acciones necesarias, registrar sus resultados y verificar la eficacia de las acciones tomadas.

8.4 Anlisis De Datos

El equipo de calidad revisa y analiza los resultados y solicita y/o, determina junto con los responsables acciones necesarias para corregir la desviacin. Las acciones emprendidas para corregir las no conformidades pueden incluir la revisin de: Los procedimientos existentes y los canales de comunicacin. La eficacia de la gestin de recursos humanos y de las actividades de formacin El equipo de calidad analiza los resultados de las auditoras internas y externas con el objeto de: Confirmar que el desempeo total del sistema, si cumple con las disposiciones planificadas y con los requisitos del sistema de gestin de calidad establecidos por empresa. Identificar la necesidad de actualizacin o mejora del SGC.

Identificar tendencias que indiquen una mayor incidencia de productos no conformes Establecer informacin para la planificacin del programa de auditora interna concerniente a la categora e importancia de las reas por auditar, y Proporcionar evidencia de que las correcciones y las acciones correctivas que se han realizado son eficaces. Los resultados del anlisis y las actividades resultantes son informados a la gerencia General por el lder del equipo a travs del Informe de Resultados de Verificacin en las reuniones de revisin del SGC, y tambin son usados como elemento de entrada para la actualizacin de dicho sistema.

8.5 Mejora

8.5.1 Mejora continua

La gerencia asegura que el SGC mejora continuamente llevando a cabo:

Las reuniones peridicas de revisin de sistemas Las auditoras internas conforme a lo planificado La evaluacin y anlisis de los resultados individales de verificacin La validacin de las medidas de control Tomando acciones correctivas a las no conformidades reportadas Actualizando el SGC

El cumplimiento de estas actividades permiten identificar oportunidades de mejora en funcin de los reclamos de los clientes, sugerencias, anlisis de no conformidades, auditorias de calidad, acciones correctivas y preventivas, evaluacin y seguimiento de los indicadores de la calidad y su desempeo. A partir de estas fuentes de informacin el Comit de Calidad establece y monitorea los programas de mejoramiento.

8.5.2 Acciones correctivas

ENDUL-QUITO ha establecido un procedimiento para tratar las no conformidades con acciones correctivas, en este documento se definen los requisitos para:

La revisin de las no conformidades La determinacin de las causas de las no conformidades La evaluacin, determinacin e implantacin de acciones que aseguren que la no conformidad vuelva a ocurrir. Revisin y registro de las acciones tomadas

8.5.3 Acciones Preventivas

Al igual que en el caso anterior se estableci un procedimiento que permita detectar lo siguiente:

No conformidades potenciales y sus causas La evaluacin, determinacin e implantacin de acciones que aseguren que la no conformidad vuelva a ocurrir. Revisin y registro de las acciones tomadas

ANEXOS

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE DISTRIBUCIN Los documentos del Sistema de Gestin de calidad de la organizacin, sern distribuidos por medios electrnicos e impresos y distribuidos con sello de Copia Controlada a los usuarios. Los documentos originales del SGC estarn a cargo de la Lder del Equipo de Calidad Todos los documentos del SGC sern controlados a travs de los Listados Maestros de Documentos: Listado de documentos de origen interno y los documentos de origen externo. Todos los documentos aprobados y vigentes del Sistema de Gestin de Calidad, se identificarn por el nombre y la fecha de su emisin y/o revisin. Sin embargo cuando se haga alusin a ellos, est fecha no ser mencionada.

RESPONSABILIDADES En todos los documentos del Sistema de Gestin de Calidad se utilizar una nomenclatura para designar responsabilidades en el Sistema, la cual se detalla a continuacin.

ABREVIATURA SIGNIFICADO

LEC Lder de Equipo de Calidad

GG Gerencia General

JCC Jefe de Control de Calidad

JP Jefe de Produccin

JPA Jefe de Produccin Agrcola

RA Responsable de Actividad

EC Equipo de Calidad

Cont. Contabilidad

CD Control de Documentos

CR Control de Registros

AC Accin Correctiva

AI Auditoria Interna

CONTROL DE CAMBIOS

# FECHA CAMBIO RESPONSABLE

1 16-08-2014Original LEC

2 25-09-2014Revisado LEC

3 20-11-2014 Revisado LEC

4 30-12-2014Se cambia por incomprensin del prrafo LEC

5 30-01-2015 Revisin general del documento LEC

METODOLOGIA Control de Documentos Internos del Sistema de Gestin de Inocuidad

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS ASOCIADOS

1 Definir documentos del SGC y proponer al LEC y al responsable del proceso, su creacin. Usuarios Email del solicitante

2 Presentar borrador del documento, el que debe estar en archivo electrnico, y lo revisan en conjunto con el responsable del proceso. Analizar que los documentos sean aplicables y estn en conformidad con los requisitos de la norma de Sistema de Gestin de calidad ISO 9001:2008 y con los requisitos del Sistema de Gestin de calidad de la Organizacin. RP y LEC Borrador del documento

Los documentos se identifican a travs del nombre, (por ejemplo: Procedimiento para Manejo de Reclamos) y fecha de elaboracin y/o actualizacin. La misma que se encuentra en el pie de pgina

3 Determinan la distribucin del documento. RA/ LEC

4 La distribucin ser por MEDIO DE DOCUMENTOS IMPRESOS, LOS QUE tendrn el sello de COPIA CONTROLADA, cuidando que este sello no oculte informacin. El, LEC junto con el jefe de rea identifican las copias a distribuir. RA y LEC Listado Maestro de Documentos Internos

5 Todos los documentos que se consideran aprobados se encuentran en el computador del LEC, en el archivo ISO 9001/Ao. Los documentos para su proteccin estarn en el computador del LEC, el cual posee clave, y nicamente el LEC la conoce Para identificar los documentos originales que se encuentran en el archivo electrnico, el documento tendr el nombre, ms la fecha de ltima actualizacin y/o creacin (por ejemplo: Procedimiento Manejo de Reclamos 140708). Lo que significa que el 14 de julio del 2008 fue la ltima fecha de actualizacin.

6 La forma de aprobacin de la documentacin es por medio de mail o acta de aprobacin. Los responsables de la aprobacin es el ECy/o el GG. Ver numeral 12

EC Mail de aprobacin y/o Acta de Aprobacin

7LEC respalda trimestralmente la documentacin del SGC en un disco de almacenamiento externo

LEC/Cont

8LEC respalda trimestralmente la documentacin del SGC en un disco de almacenamiento externo

9Registrar las modificaciones en el documento, marcando con negrillas el ltimo cambio de texto, la razn del cambio se registrar en el cuadro de cambios que debe poseer cada documento.

Usuarios

Cuadro de control de cambios

10Si es un cambio de documentacin, retirar el documento obsoleto y triturar y desechar como basura y si se requiere conservar que sea con sello de Documento Obsoleto

LEC

11Ingresar el documento al Listado Maestro de Documentos

LEC

Listados Maestros de Documentos Internos y Externos

12Aprueban los siguientes documentos Alta Gerencia: Poltica de Calidad y Objetivos d

GG

Equipo de calidad Procedimientos documentados exigidos por la norma Otros procedimientos/Instructivos Ejemplo: procedimiento de seleccin del personal, evaluacin de competencias, etc.

EC JCC

13Si se requiere mantener el documento antiguo u obsoleto impreso. Se puede mantener en los puntos de uso siempre y cuando se mantenga con sello de DOCUMENTO OBSOLETO. Para la destruccin de un documento obsoleto impreso se utiliza el esquema de rayar la cara del papel impresa y se coloca en la canasta de reciclaje de papel. De no poder reutilizar el papel, se desecha como basura, o tritura

LEC

14Revisar al menos semestralmente la documentacin del SGC, si se necesita modificacin se vuelve al punto 3, y si no necesita se registra la revisin del documento con la nueva fecha del documento.

LEC

Cuadro de control de cambios

15Se consideran COPIAS NO CONTROLADAS aquellos documentos que no requieren ser actualizados cuando son modificados, generalmente son entregados a organizaciones externas. Para la entrega de copias no controladas se registrar mediante un acta entrega-recepcin en la que se indique que el documento entregado es una COPIA NO CONTROLADA

LEC

Acta entrega-recepcin

Control de Documentos Externos del Sistema de Gestin de Inocuidad

NUMEROACTIVIDADRESPONSABLEDOCUMENTO ASOCIADO

1Definir los documentos externos del Sistema de Gestin de calidad

EC

Listado Maestro de Documentos

2Los documentos externos se identifican con el nombre y la fecha de incorporacin al sistema para su control.

LEC

3los documentos externos Se colocan en la carpeta ISO 9001:2008, subcarpeta Documentos Externos

LEC

4En caso de que el documento sea modificado, reemplazar el documento en la carpeta ISO 9001:2008. Subcarpeta Documentos Externos. Si se necesita mantener el documento antiguo, se guarda dicho documento en la carpeta identificada como obsoletos. si no es necesario mantener el documento se elimina.

LEC

El responsable del documento mantendr el documento original en su custodia, en caso de que algn usuario necesite copia del documento externo. Lo solicitara al custodio, cada vez que requiera consultarlo. A fin de asegurar que se utilicen las ltimas versiones vigentes. Tambin es responsabilidad del custodio del documento notificar al LEC cuando haya un cambio en el documento de origen externo para que este actualice en la carpeta ISO 9001:2008

RA

Listado de documentos externos

TABLA RESUMEN

SECTORESTODOS, EN GENERALTIPOLOGA DEL PROCESOGENERALPROCESOGESTIN DE COMPRAS Y EVALUACIN DE PROVEEDORESRESPONSABLE PROCESORESPONSABLE DE ADMINISTRACIN/GERENTEPROCESOS RELACIONADOS CONTROL DE ALMACENESENTRADAS: NECESIDAD DE COMPRADE MATERIAL O CONTRATACIN DE SERVICIOS Y NECESIDAD DE ASEGURAR LA CALIDAD DEL PRODUCTO/SERVICIO SUMINISTRADORESPONSABLE: PERSONAL DE LA EMPRESA/RESPONSABLE DE ADMINISTRACINSALIDAS: PRODUCTOS/SERVICIOS ADQUIRIDOS E INSPECCIONADOS Y MANTENIMIENTO REGULAR EN LA CALIDAD DEL PRODUCTO/SERVICIO SUMINISTRADORESPONSABLE: RESPONSABLE DE REA DE RECEPCIN DE LA EMPRESA

OBJETOEn este procedimiento se describe la sistemtica a seguir para llevar a cabo la formalizacin de las solicitudes de necesidades de material, equipos o servicios, as como de la posterior tramitacin de los pedidos, teniendo como resultado final la entrada de productos/servicios que cumplen todo lo requerido por la organizacin. Tambin se establecern las pautas a seguir para la seleccin y evaluacin de proveedores de productos y servicios con incidencia en el Sistema de Gestin de Calidad.

ALCANCEEl proceso engloba todas las actividades asociadas a la identificacin y definicin de necesidades de compras de materiales, equipos y/o contratacin de servicios, as como la tramitacin de los pedidos/contratos a los proveedores, finalizando con la recepcin de los mismos en la organizacin y la seleccin y evaluacin de aquellos proveedores de productos y servicios que incidan en la calidad de los servicios prestados por la organizacin.

ACTIVIDADES A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO

Todas las actividades.

RESPONSABILIDADES

Personal de la empresa

Deteccin de necesidades de material, equipos y/o servicios Comunicacin de las necesidades al responsable de administracin Revisin de las coincidencias de parmetros tcnicos definidos en el pedido

Responsable administracin Registro de la informacin del solicitante Solicitud de aprobacin de presupuestos Aprobacin y realizacin del pedido Revisin de las coincidencias de parmetros econmicos definidos en el pedido Responsable del rea de Recepcin

Realizar el seguimiento a proveedores Comunicar al Responsable de Calidad las posibles incidencias detectadas durante la inspeccin en recepcin de productos comprados o servicios contratados, y la catalogacin de los mismos.

Responsable de Calidad Realizar la evaluacin de los proveedores en relacin con el Gerente y recoger los resultados de la evaluacin en la ficha de proveedor Conservar los registros relativos a la evaluacin de los proveedores Realizar el anlisis anual de los resultados de calidad de los proveedores recogidos en las correspondientes hojas de seguimiento Emitir los informes correspondientes a la evaluacin y seguimiento de proveedores

Gerencia

Aprobacin de pedidos Aprobar, evaluar y aceptar a los proveedores Rechazar, en su caso, a los proveedores

ENTRADAS

Necesidad de compra de un material, equipo o contratacin de un servicio por parte de cualquier persona de la organizacin, y comprobacin de que el proveedor es capaz de suministrar los materiales o servicios solicitados conforme a unos requisitos que son previamente definidos por la organizacin.

SALIDAS

Recepcin de los materiales, equipos o servicios por parte del personal de almacn y/o persona de la organizacin que solicit el mismo y mantenimiento por parte del proveedor de una regularidad en la calidad de los productos y servicios solicitados.

PROCESOS RELACIONADOS

Control de almacenes.

DIAGRAMA DE FLUJO

NOTA: El nmero que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento, DESARROLLO al que pertenece

DESARROLLO

EVALUACIN PROVEEDOR

El proceso de evaluacin de proveedores es realizado conjuntamente por la Gerencia y el Responsable de Calidad. Se divide en dos fases diferenciadas, cada una con su correspondiente finalidad: Evaluacin inicial. Se da la aprobacin inicial a un proveedor o la continuidad en la compra de suministros a proveedores habituales. Seguimiento continuo de proveedores. Se desarrolla una comprobacin efectiva de que el proveedor mantiene regularmente la calidad de los productos y servicios solicitados.Para la aprobacin de los nuevos proveedores se realiza un seguimiento en los tres primeros pedidos (en el caso de material), o del primer pedido (en el caso de servicios), indicando los nmeros de las rdenes de compra o servicios contratados en el formato "Lista de proveedores". Si en este seguimiento no hay ninguna incidencia, se pasar al formato "Lista de proveedores aceptados".

CLASIFICACIN DE PROVEEDORES

Los criterios de seleccin y valoracin que se han expuesto se utilizarn para catalogar al proveedor como aceptado o rechazado. Los proveedores aceptados, es decir, a los que se puede comprar, se incluirn en el formato "Lista de proveedores aceptados", que ser firmada por el Responsable de Calidad.Adems, para cada Proveedor aceptado, se abrir una ficha de Proveedor, segn el formato "Ficha de Proveedor" (aprobada por la Gerencia) donde vendrn indicados: Datos del proveedor Producto/servicio suministrado Observaciones Requisitos exigibles Tipo de proveedor Perodo de validez de evaluacin Forma de evaluacin Visto Bueno del Gerente Reclasificacin del ProveedorEn caso de rechazo del proveedor se indicar en la Ficha del Proveedor el motivo y alcance del rechazo.El criterio a seguir por parte del Responsable de Calidad para rechazar a un proveedor ser que se hayan abierto 10 partes de no conformidad, en caso de incidencias graves o 1 parte de no conformidad, en caso de incidencias inaceptables, habiendo determinado previamente qu se considera incidencia grave y qu inaceptable, segn el procedimiento.

COMPRAS

COMPRA DE MATERIAL

A. Deteccin de necesidades

EXISTENCIAS DE ALMACN

Tras la deteccin de necesidades de material, el personal demandante del mismo comprobar si se dispone de stock en almacn.

B. Comunicacin al responsable de administracin

El personal que detecte la necesidad de compra comunicar, a travs de la va estipulada, al responsable de administracin las necesidades de material, especificando la cantidad y referencia a pedir.

C. Elaboracin del pedido

El responsable de administracin introduce toda la informacin del solicitante en el programa de gestin de pedidos de almacn y genera la hoja de "Pedido de Compra", segn el formato, que revisar.

D. Aprobacin del pedido En caso de que el importe supere los 600 DOLARES, requiere la aprobacin de la Gerencia, en caso contrario se limita a la aprobacin del Responsable de administracin.

E. Envo del pedido

Siempre se transmite el pedido al proveedor mediante va e-mail o fax.

9.2.2. COMPRA DE EQUIPOS/SERVICIOS

A. Deteccin de necesidades

El personal demandante de un equipo/servicio comunicar va e-mail al responsable de administracin todas las caractersticas del mismo.B. Solicitud de presupuesto

Se requerirn la solicitud de ofertas a por lo menos tres proveedores aprobados, previo envo por fax o e-mail de las especificaciones del equipo/servicio requerido.

C. Aprobacin del presupuesto

Una vez recibidos los presupuestos, sern analizados desde dos puntos de vista: Por parte del demandante, quien revisar el cumplimiento de los requisitos tcnicos. Por parte del responsable de administracin, quien revisar los requisitos econmicos.En funcin del anlisis realizado por ambas partes, el responsable de administracin decidir la aprobacin o rechazo del presupuesto.

D. Comunicacin al proveedor

La aceptacin del presupuesto se llevar a cabo, bien emitiendo una "Hoja de servicios contratados" o bien remitiendo el presupuesto firmado por parte del responsable de administracin.

9.3. VERIFICACIN DE MATERIALES/EQUIPOS

EN RECEPCIN, DEL SERVICIO PRESTADO Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES

A. Recepcin material/equipo/servicio

En el momento de entrega se proceder a revisar la coincidencia de los parmetros definidos en el pedido con el producto/servicio recibido: Material: El personal del almacn comprueba la coincidencia entre la cantidad, referencias, plazos y estado del producto. Servicios: El usuario comprueba que la ejecucin del servicio se realiza segn las condiciones pactadas.El albarn/nota de entrega siempre estar firmado, indicando la fecha de recepcin.

INCIDENCIAS DETECTADAS

En caso de existir algn tipo de incidencia, sta ser registrada en el albarn, que se remitir al responsable de administracin, quien proceder a tramitarlo como no conformidad y a resolverlo con el proveedor. Asimismo, se seguir lo establecido en el Apdo. 9.3 Evaluacin y Seguimiento de Proveedores.

B. Evaluacin y Seguimiento de Proveedores

Esta etapa se lleva a cabo con el fin de comprobar que el proveedor mantiene regularmente la calidad de sus suministros. Para esto, el Responsable de Calidad recopilar todas las "Hojas de Seguimiento de Proveedores" registradas mediante la aplicacin informtica de Gestin, anualmente, para analizar y estudiar todos los problemas existentes con los proveedores utilizando la siguiente informacin: Las incidencias reflejadas por el responsable de recepcin del material en las rdenes de compra segn lo descrito en el Apdo. 9.3A de este procedimiento "Recepcin del Material/Producto/Servicio". Las desviaciones recogidas en los partes de no conformidad segn lo descrito en el procedimiento "Gestin de incidencias, acciones correctivas y acciones preventivas".

ACEPTACIN/RECHAZO DEL PROVEEDOR

Cada ao la Gerencia y el Responsable de Calidad analizarn y estudiarn las incidencias detectadas a travs del seguimiento de proveedores realizado por el Responsable de Calidad, teniendo en cuenta todos los registros anteriormente citados. La Gerencia ser quien aprube o rechace a los proveedores, mediante su firma en el apartado observaciones del formato "Seguimiento de proveedores". Proveedor Aprobado: cuando las desviaciones detectadas, en su mayora, son leves o poco importantes, por lo que no se escalifica al proveedor para compras futuras. Proveedor Rechazado: Cuando se hayan abierto 10 partes de no conformidad, en el caso de incidencias graves, o 1 parte de no conformidad, en el caso de incidencias inaceptables.

C. Comunicacin de rechazo al Proveedor

Cuando el resultado de esta evaluacin sea rechazado, el Responsable de Calidad podr informar al Proveedor de la necesidad de corregir y/o mejorar ciertos aspectos del servicio o, en casos extremos, de la suspensin de acciones comerciales en un futuro prximo, si no acta correctamente (Plan de acciones correctivas, etc.).En este sentido, si el Proveedor resultase rechazado y fuera imprescindible, por diversos motivos, que continuara suministrando, la Gerencia deber cumplimentar la "Ficha de Proveedor" aprobando las compras al proveedor para el siguiente perodo e indicando elmotivo de tal aprobacin.Cualquier consideracin acerca de los proveedores de la organizacin se ver reflejada en el informe anual que realizar el Responsable de Calidad para su revisin y aprobacin por la Gerencia. Este informe se llevar a "Revisin del Sistema de Gestin y Calidad", segn el procedimiento.

ARCHIVO

Toda la documentacin generada: pedido de compra, hoja de servicios contratados, presupuestos, contratos, ofertas, albaranes/notas de entrega, facturas; sern archivadas por el rea de Administracin. En cuanto a los proveedores, las hojas de seguimiento y la lista de proveedores aceptados se archivarn en las reas de Recepcin y Administracin; el cuestionario de evaluacin inicial y los informes de evaluacin, sern archivados por el Responsable de Calidad.

DEFINICIONES

Proveedor habitual: Proveedor del que existe un conocimiento justificado derivado de un histrico de compras. Proveedor nuevo: Proveedor del que no existen referencias puesto que no ha efectuado suministros previos.

12. FORMATOS Y REFERENCIAS

"Lista de Proveedores" "Lista de Proveedores Aceptados" "Ficha de Proveedor" "Pedido de Compra" "Hoja de Servicios Contratados" "Hoja de Seguimiento Proveedores" Procedimiento "Gestin de incidencias, acciones correctivas y preventivas"

LIATA DE PROVEEDORESPROVEEDORESSUMINISTRON ORDEN DE COMPRA

FICHA DEL PROVEEDORPROVEEDORESPRODUCTOOBSERVACIONESEVALUACIONRECLASIFICACION

DATOSTIPO

ESTE ES EL PEDIDO DE COMPRAHOJA DE SERVICIOS CONTRATADOS

Y EL HOJA DE PEDIDO DE COMPRA