Manual de Calidad UISEK

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SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Manual de Calidad

Universidad SEK

Código:001

Fecha de Creación: 28-12-2012

Fecha de Actualización: 28-12-2012

Manual de Calidad Revisión 00

Elaborado por: Dirección de Planificación y Desarrollo

Revisado por: Dirección de Aseguramiento de la Calidad

Aprobado por: Comité de Autoevaluación

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Contenido

Capítulo I: Presentación del Manual

1. Introducción ................................................................................................................................ 1

2. Propósito del manual .................................................................................................................. 1

3. Alcance del Sistema de Gestión de Calidad ................................................................................ 2

4. Control de cambios ..................................................................................................................... 2

5. Estructura funcional del manual ................................................................................................. 2

6. Objetivos ..................................................................................................................................... 2

6.1 Objetivo principal ...................................................................................................................... 2

6.2 Objetivos específicos ................................................................................................................. 3

Capítulo II: Organización

1. Universidad SEK ........................................................................................................................... 4

2. Misión .......................................................................................................................................... 5

3. Visión ........................................................................................................................................... 5

4. Estructura organizativa ............................................................................................................... 5

5. Responsabilidades de los participantes en el sistema ................................................................ 6

Capítulo III: Sistema de Gestión de Calidad

1. Misión Dirección de Aseguramiento de la Calidad ..................................................................... 9

2. Visión Dirección de Aseguramiento de la Calidad ....................................................................... 9

3. Alcances del Sistema de Calidad ................................................................................................. 9

4. Política de Calidad ..................................................................................................................... 10

5. Enfoque basado en procesos .................................................................................................... 10

6. Términos y definiciones ............................................................................................................ 11

7. Estructura del sistema de calidad ............................................................................................. 13

7.1 Procesos estratégicos ........................................................................................................ 15

7.2 Procesos de Núcleo ........................................................................................................... 15

7.3 Procesos de Soporte .......................................................................................................... 16

Anexos

Procesos estratégicos ....................................................................................................................... 17

1. Gestión estratégica ................................................................................................................... 17

1.1 Proceso de Planificación ...................................................................................................... 17

2. Gestión de calidad ..................................................................................................................... 22

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2.1 Proceso de Autoevaluación ................................................................................................. 22

3. Gestión Financiera ..................................................................................................................... 26

3.1 Proceso de elaboración del presupuesto ............................................................................ 26

3.2 Proceso de control presupuestario ..................................................................................... 30

Procesos de Núcleo........................................................................................................................... 33

1. Ciclo de vida de los Programas Académicos ............................................................................. 33

1.1 Proceso de creación de programa académico .................................................................... 33

1.2 Proceso de Implementación de programa académico ....................................................... 37

1.3 Proceso de cierre programa académico.............................................................................. 39

2. Ciclo de vida del cuerpo académico .......................................................................................... 40

2.1 Proceso de evaluación docente .......................................................................................... 40

2.2 Proceso de jerarquización de académicos .......................................................................... 46

2.3 Proceso de Perfeccionamiento de académicos .................................................................. 49

2.4 Proceso de Salida del académico honorarios ...................................................................... 52

2.5 Proceso de salida del académico de planta ........................................................................ 54

3. Ciclo de vida del Estudiante ...................................................................................................... 56

3.1 Proceso de incorporación del estudiante ........................................................................... 56

3.2 Proceso de cambio de carrera y/o jornada ......................................................................... 59

3.3 Proceso de convalidación de estudios ................................................................................ 61

3.4 Proceso de formación del estudiante ................................................................................. 64

3.5 Proceso de Homologación de estudios ............................................................................... 67

3.6 Proceso de Postergación de estudios.................................................................................. 69

3.7 Proceso de Reincorporación del estudiante ....................................................................... 72

Procesos de Soporte ......................................................................................................................... 75

1. Gestión académica .................................................................................................................... 75

1.1 Proceso CAE ......................................................................................................................... 75

2. Gestión de infraestructura ........................................................................................................ 80

2.1 Proceso de mantención ....................................................................................................... 80

2.2 Proceso de habilitación de espacios ................................................................................... 83

3. Gestión de administración ........................................................................................................ 85

3.1 Proceso de inventario físico ................................................................................................ 85

3.2 Proceso de adquisiciones .................................................................................................... 87

4. Gestión contable ....................................................................................................................... 89

4.1 Proceso de contabilidad de boletas de honorarios ............................................................. 89

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4.2 Proceso de contabilidad de remuneraciones ...................................................................... 90

4.3 Proceso de contabilidad de compras y servicios ................................................................. 91

4.4 Proceso de contabilidad de ingresos por venta .................................................................. 93

4.5 Proceso de contabilidad general ......................................................................................... 94

5. Gestión de recursos humanos ................................................................................................... 96

5.1 Proceso de selección y contratación de recursos humanos …………………………………………….96

5.2 Proceso de capacitación ...................................................................................................... 98

5.3 Proceso de solicitud de vacaciones ................................................................................... 100

5.4 Proceso de evaluación de desempeño .............................................................................. 103

5.5 Proceso de accidente laboral ............................................................................................ 108

5.6 Proceso de licencia médica ............................................................................................... 112

5.7 Proceso de desvinculación ................................................................................................ 113

5.8 Proceso de inducción de recursos humanos ..................................................................... 115

5.9 Proceso de accidente trabajadores externos .................................................................... 118

6. Gestión de cobranza y recaudación ........................................................................................ 121

6.1 Proceso de formulación plan de cobranza año vigente .................................................... 121

6.2 Proceso de cobranza año vigente ..................................................................................... 123

6.3 Proceso de cobranza año anterior .................................................................................... 127

6.4 Proceso de formulación plan de cobranza año vigente periodo extraordinario .............. 129

6.5 Proceso de recaudación .................................................................................................... 132

7. Gestión de pagos ..................................................................................................................... 134

7.1 Proceso de remuneración a trabajadores de planta ......................................................... 134

7.2 Proceso de pago de remuneraciones trabajadores a honorarios ..................................... 140

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Tablas

Tabla 1 Procesos estratégicos ........................................................................................................... 15

Tabla 2 Procesos de núcleo ............................................................................................................... 15

Tabla 3 Procesos de soporte ............................................................................................................. 16

Ilustraciones

Ilustración 1 Estructura organizativa USEK ......................................................................................... 5

Ilustración 2 Tipo de procesos USEK ................................................................................................. 14

Ilustración 3 Mapa de Macro Procesos USEK.................................................................................... 14

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Registro de modificaciones

Edición Descripción de actualizaciones y modificaciones capítulo

Fecha Capítulo

1 Elaboración del Manual conforme al Sistema de Gestión de Calidad

01/12/12 Todos

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1. Introducción

Este manual, desarrollado por la Dirección de Planificación y Desarrollo en conjunto con la

Dirección de Aseguramiento de la Calidad, surge de la necesidad de documentar los

procesos más relevantes que tiene la Universidad SEK, con el fin de facilitar su acceso y

uso tanto por parte de los usuarios internos como externos que estén involucrados con la

institución.

La Universidad SEK entrega servicios académicos que permiten una adecuada formación

profesional de calidad a los estudiantes para desempeñarse de manera óptima en el

mundo laboral. Estos servicios cuentan con una impronta de calidad a través de un

modelo de gestión por procesos que la organización incorporó, por medio de la

implementación eficaz del sistema de gestión de calidad, permitiendo una mejora

continua, sistemática y permanente en todos los ámbitos del quehacer universitario y

buscando, con ello, incrementar los niveles de autorregulación institucional.

Así, este manual de calidad prestará utilidad a todos los usuarios que tengan una

participación directa e indirecta en los procesos identificados, desde las más altas

autoridades –unipersonales y colegiadas– hasta los usuarios de los niveles operacionales

de la organización, permitiendo apoyar y promover los propósitos institucionales y las

políticas fijadas por la USEK en su Plan Estratégico Institucional (2013-2018) y en su

Modelo Formativo.

2. Propósito del manual

El manual busca establecer los criterios para elaborar, diseñar, documentar y mantener el

control de los procesos relacionados con la USEK, y está estructurado en procesos

estratégicos, de núcleo y de soporte, con el fin de que sean ejecutados de manera

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oportuna, eficiente y eficaz, mediante la Normativa ISO – 9001:2000 “Sistemas de Gestión

de Calidad - Requisitos”.

3. Alcance del Sistema de Gestión de Calidad

El procedimiento descrito se aplica para todos los actores de la Universidad SEK que

participen en la elaboración, documentación, evaluación y revisión de los procesos

estratégicos, de núcleo y de soporte de la organización.

4. Control de cambios

En el presente documento se realizan correcciones o mejoras con el objeto de optimizar el

funcionamiento y la comprensión del documento. Estos cambios van quedando

registrados en la documentación correspondiente, de manera tal que se pueda mantener

una evidencia de la conformidad de los requisitos, la protección y recuperación de los

datos y la operación eficaz de los distintos procesos.

5. Estructura funcional del manual

El manual consta de los siguientes puntos:

Política, objetivos, planificación del sistema de calidad.

Descripción de la organización.

Procedimientos desarrollados en los distintos procesos de la USEK.

Responsabilidades y autoridades.

6. Objetivos

6.1 Objetivo principal

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Describir y documentar el Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad SEK, en

concordancia con la Norma ISO 9001:2000.

6.2 Objetivos específicos

Ser una guía de referencia a los procesos que forman parte del Sistema de

Gestión de Calidad.

Comunicar y socializar la Política de Calidad en la comunidad universitaria.

Mostrar la interacción entre los distintos procesos que forman parte del

Sistema de Gestión de Calidad.

Establecer los lineamientos de las funciones de los diferentes usuarios del

proceso.

Conseguir la mejora continua del proceso al interior de la universidad,

optimizando las ejecuciones de todas las tareas asociadas y la forma de

llevarlas a cabo por los usuarios.

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1. Universidad SEK

La Universidad SEK es el resultado de la culminación de un proyecto pedagógico iniciado

en Madrid hace más de 100 años y que hoy se ve avalado por el prestigio de centros

educativos existentes en Europa, América, África y Asia.

El 8 de agosto de 1988 se constituyó la primera Universidad SEK, en Santiago de Chile,

como una Corporación de Derecho Privado sin fines de lucro, al amparo del Decreto con

Fuerza de Ley Nº 1, del 30 de diciembre de 1980, del Ministerio de Educación de Chile.

La Universidad SEK es, por tanto, una universidad joven, que inició sus actividades

académicas en el año 1990, y que trabaja constantemente en la creación de las

condiciones adecuadas para la transmisión de los conocimientos, el estudio, la

investigación, el desarrollo personal y los intercambios humanos, científicos y culturales.

En la actualidad, la Universidad SEK desarrolla su trabajo en la ciudad de Santiago de Chile,

contando con cuatro campus –Arrieta, Providencia, Santiago Centro y Santa Ana–. Desde

estos espacios, nuestra Casa de Estudios aporta a sus alumnos la tradición y valor

patrimonial del Parque Arrieta, Monumento Histórico Nacional, que desde Peñalolén

fuera escenario de episodios fundamentales para la vida cultural, política y social de

nuestro país. En este maravilloso lugar patrimonial, de cerca de 40 mil metros cuadrados,

se agrupan las carreras de la Facultad de Estudios del Patrimonio Cultural, única en

Sudamérica.

Al mismo tiempo, el Campus Providencia, instalado en un moderno edificio enclavado en

el corazón de dicha comuna, contribuye con la funcionalidad necesaria para el desarrollo

de carreras en jornada diurna y vespertina, al igual que en nuestros nuevos campus Santa

Ana, que acoge las carreras de la Facultad de Salud y Ciencias de la Actividad Física, y de

Santiago Centro, que, con cerca de tres mil metros cuadrados, permite a los estudiantes

de Kinesiología, Enfermería y Nutrición y Dietética acceder a modernos laboratorios de

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anatomía, física y computación, proyectándose al futuro en la tarea de aportar

profesionales a la comunidad nacional e internacional.

2. Misión

Acoger las aspiraciones de formación profesional de personas con capacidades diversas,

sobre la base de procesos formativos de calidad, en un ambiente de respeto, orientado al

aprendizaje y la calidad de vida.

3. Visión

Universidad reconocida como referente de la educación superior del país por su

compromiso con una formación de calidad, integral y pluralista, que respeta la diversidad

como parte de su proyecto educativo.

4. Estructura organizativa

En la figura 1 se describe la estructura organizativa que presenta en la actualidad la Universidad

SEK.

Figura 1. Estructura organizativa USEK

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5. Responsabilidades de los participantes en el sistema

El personal responsable de los procesos llevados a cabo en la Universidad SEK cuenta con

funciones específicas que se detallan en cada uno de los documentos asociados al Sistema

de Gestión de Calidad.

La autoridad y responsabilidad general de los usuarios en el Sistema de Gestión de calidad

está definida de la siguiente forma:

a) Rector.

Definir la Política y los Objetivos de Calidad y asegurar que dicha información

sea difundida y conocida por todo el personal de la USEK.

Evaluar las revisiones realizadas por la Dirección de Aseguramiento de la

Calidad, en términos de implementación del Sistema de Gestión de Calidad y

del cumplimento de los Objetivos de Calidad.

Mantener contacto con los distintos usuarios de la universidad con el fin de

mantener actualizados los requerimientos, la valoración de los servicios y sus

características adicionales.

Asegurar los recursos necesarios para la mantención y mejoramiento continuo

del Sistema de Gestión de Calidad.

Desarrollar acciones –en conjunto con los directivos superiores, intermedios,

jefes de carrera y administrativos– para el mejoramiento continuo del Sistema

de Gestión de Calidad.

b) Dirección de Aseguramiento de Calidad.

Asegurar el desarrollo, implementación, control y mantención de los procesos

pertenecientes al Sistema de Gestión de Calidad, y el logro de los Objetivos de

Calidad definidos en las Políticas de Calidad.

Informar al Rector sobre los resultados obtenidos por el Sistema de Gestión de

Calidad.

Coordinar reuniones con el Comité de Autoevaluación y entregar la

información necesaria para ellas.

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Asesorar a los directivos superiores, intermedios, jefes de carrera y

administrativos para asegurar la correcta operación y funcionamiento del

Sistema de Calidad.

Coordinar el seguimiento de acciones correctivas y preventivas que se deriven

del resultado de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

Planificar la realización de auditorías internas y gestionar la correcta ejecución

del equipo auditor.

c) Directivos superiores e intermedios, jefes de Carrera y administrativos.

Difundir la Política de Calidad y las directrices de Gestión de Calidad a los

equipos de trabajo y el personal en general.

Facilitar el trabajo de los auditores al interior de su área, dirección o unidad.

Asegurar la realización de las acciones correctivas y preventivas a ser

desarrolladas en el área, dirección o unidad a su cargo.

Ejecutar las acciones necesarias para el logro de los Objetivos de Calidad.

Revisar y asegurar que la documentación descrita en el Sistema de Calidad su

represente las actividades relacionadas con su área, dirección o unidad.

Velar por la integridad y protección de los registros definidos en la

documentación del Sistema de Gestión de calidad.

d) Personal académico y administrativo.

Conocer la Política de Calidad y los Objetivos de Calidad de la Universidad SEK.

Analizar la documentación del Sistema de Gestión de Calidad en relación con la

ejecución de las tareas que les corresponden y proponer acciones o medidas

de corrección y mejora, cuando corresponda.

Comunicar al encargado de la dirección, área o unidad correspondiente

cualquier dificultad en la ejecución de actividades descritas en el Sistema de


Desarrollar las actividades descritas según se indique en el Sistema de Gestión

de Calidad.

Administrar los recursos disponibles de manera eficiente.

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Comunicar a la Dirección de Aseguramiento de la Calidad cualquier anomalía o

problema que afecte el normal funcionamiento del Sistema de Gestión de

Calidad.

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1. Misión de la Dirección de Aseguramiento de la Calidad

La Dirección de Aseguramiento de la Calidad (DAC) es la unidad responsable de promover

y coordinar los procesos de autoevaluación al interior de la organización, velando por el

desarrollo de procesos de aseguramiento de la calidad a nivel tanto institucional como en

las carreras de pregrado.

2. Visión Dirección de Aseguramiento de la Calidad

Aportar para que la Universidad SEK sea reconocida por su compromiso con una

formación de calidad acreditada.

3. Alcances del Sistema de Calidad

La Universidad SEK se compromete a mantener documentado, implementado y en

funcionamiento un Sistema de Gestión de la Calidad con el fin de mantener el

mejoramiento continuo de los procesos de la organización.

Para ello, los procesos han sido identificados y analizados, y se ha determinado su

secuencia e interacción con el fin de contar con los criterios y métodos necesarios para

asegurar que su funcionamiento y control pueda realizarse de forma eficaz y permanente.

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4. Política de Calidad

La Universidad SEK entiende la calidad como el resultado de la aplicación sistemática y

permanente de acciones tendientes a la mejora continua de los procesos, tanto en el

ámbito académico como en el de gestión institucional, que permitan garantizar la

satisfacción de las necesidades de los estudiantes y otros usuarios, así como los

requerimientos de los sistemas de aseguramiento de calidad de carácter público. Para

ello, promueve la participación e involucramiento de toda la comunidad universitaria.

5. Enfoque basado en procesos

Se define como enfoque basado en procesos a la identificación y gestión de los procesos

de forma metódica, y en especial de sus interacciones.

En la Universidad SEK fluye una enorme cantidad de procesos, los cuales deben ser

identificados y gestionados para el funcionamiento eficiente y eficaz de la organización.

Mediante la siguiente figura se ilustra el Sistema de Gestión de Calidad (descrito en la

Norma ISO 9000) basado en procesos y el rol que cumplen los participantes para el logro

de los objetivos planteados.

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Figura 2. Modelo de Sistema de Gestión de Calidad1

6. Términos y definiciones

Con el objeto de manejar un lenguaje común y facilitar el entendimiento del manual, a

continuación se definen los principales términos utilizados en el documento, relativos a

calidad, gestión, organización, procesos y servicios y productos pertenecientes a la Norma

ISO 9000:2000, así como aquellos pertenecientes a los procesos propios de la Universidad

SEK.

a. Términos relativos a calidad.

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con

los requisitos.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman entradas en salidas.

1 Extraído de la Norma ISO 9000 aplicable a la Norma ISO 9001:2000

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Satisfacción del cliente: Percepción del usuario sobre el grado en que se han

cumplido sus requisitos.

Capacidad: Aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un

producto que cumple los requisitos para ese producto.

b. Términos relativos a gestión.

Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos, y

para lograr dichos objetivos.

Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y

controlar una organización con respecto a la calidad.

Política de la calidad: Intenciones globales de una organización relativas a

la calidad tal como se expresa formalmente por la alta dirección.

Objetivos de la calidad: Algo deseable o pretendido, relacionado con la

calidad.

Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para

cumplir las exigencias.

Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se

alcanzan los resultados planificados.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos.

c. Términos relativos a la organización.

Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de

responsabilidades, autoridades y relaciones.

Estructura de la organización: Disposición de responsabilidades,

autoridades y relaciones entre el personal.

Usuario: Organización o persona que recibe un producto.

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.

d. Términos relativos al proceso y producto.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

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Producto: Resultado de un proceso.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso.

e. Términos relativos a la documentación.

Información: Datos que poseen significado.

Especificación: Documento que posee requisitos.

Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de

calidad de una organización.

7. Estructura del sistema de calidad

En toda organización existen tres tipos de procesos:

a) Procesos gerenciales o estratégicos: Son los que determinan la dirección de la

organización, como la planificación estratégica, la gestión de calidad y la

planificación financiera.

b) Procesos de realización o misionales o de núcleo: Son los procesos a partir de los

cuales se elaboran los productos y/o servicios que son orientados al usuario. En

este punto encontramos los procesos de la docencia, relacionados con los ciclos de

vida del estudiante, del cuerpo académico y del programa académico.

c) Procesos de soporte: Son los encargados de apoyar a los procesos gerenciales y de

núcleo realizados por la institución. Entre ellos destacan la gestión académica,

financiera, de recursos humanos, de sistemas informáticos.

En la figura 3 se describe la estructura de los procesos en torno a la Universidad

SEK

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Figura 3. Tipo de procesos USEK

A continuación, en la figura 4, se detalla el Mapa de Macroprocesos perteneciente a la

Universidad SEK, en el cual se desglosan los procesos que se detallarán en el Sistema de


Figura 4. Mapa de Macroprocesos USEK

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El sistema de gestión de calidad se estructurará del siguiente modo:

7.1 Procesos estratégicos

Los procesos estratégicos se detallan en la siguiente tabla.

Tipo de Proceso Proceso subproceso

Procesos estratégicos

Gestión estratégica Proceso de planificación

Gestión de calidad Proceso de autoevaluación

Gestión financiera

Proceso de elaboración del presupuesto

Proceso de control presupuestario

Tabla 1. Procesos estratégicos

7.2 Procesos de núcleo

Los procesos de núcleo se detallan en la siguiente tabla.

Tipo de Proceso Proceso subproceso

Procesos de

núcleo

Ciclo de vida del programa

académico

Creación de programa académico

Implementación programa académico

Cierre de programa académico

Ciclo de vida del cuerpo Académico

Jerarquización de académicos

Evaluación docente

Salida de académico a honorarios

Salida de académico de planta

Perfeccionamiento de académicos

Ciclo de vida del estudiante

Incorporación del estudiante

Cambio de carrera y/o jornada

Convalidación de estudios

Formación del estudiante

Homologación de estudios

Postergación de estudios

Reincorporación del estudiante

Retiro del estudiante

Seguimiento a titulados

Titulación del estudiante

Tabla 2. Procesos de núcleo

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7.3 Procesos de soporte

Los procesos de soporte se detallan en la siguiente tabla.

Tipo de Proceso Proceso Subproceso

Procesos de

soporte

Gestión académica CAE

Gestión de infraestructura Proceso de mantención

Proceso de habilitación de espacios

Gestión de administración Proceso de inventario físico

Proceso de adquisiciones

Gestión contable

Contabilidad de boletas de honorarios

Contabilidad de remuneraciones

Contabilidad de compras y servicios

Contabilidad de ingresos por venta

Contabilidad general

Gestión de recursos humanos

Proceso de selección y contratación de RR.HH.

Proceso de Capacitación

Solicitud de vacaciones

Evaluación de desempeño

Accidente laboral

Licencia médica

Desvinculación

Inducción de recursos humanos

Gestión de cobranzas y recaudación

Formulación de plan de cobranza año vigente

Cobranza año vigente

Cobranza año anterior

Formulación plan de cobranza año vigente periodo extraordinario

Proceso de recaudación

Gestión de pagos Remuneración a planta

Remuneración a honorarios

Tabla 3. Procesos de soporte

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Procesos estratégicos

1. Gestión estratégica

1.1 Proceso de Planificación

A continuación se adjunta el diagrama del Proceso de Planificación:

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Descripción del proceso:

Nombre Proceso: Proceso de Planificación

Nº Nombre Medio Descripción Rol

1 Elaboración de acta de inicio del proceso de Planificación

La Junta Directiva, presidida por el Rector, es la encargada de iniciar el proceso de planificación de la

Universidad SEK.

Junta Directiva

2 Comunicación al director de Planificación y Desarrollo la

decisión acordada

El Rector le comunica al director de Planificación y Desarrollo la decisión adoptada con el fin de que este pueda reunir al equipo directivo para la ejecución del

proceso

Rectoría

3 Reunión de equipo directivo

Correo electrónico,

llamadas telefónicas, reuniones.

El Director de Planificación y Desarrollo reúne al equipo

necesario para efectuar las tareas encomendadas.

Dirección de Planificación y

Desarrollo

4 Proposición de la metodología,

etapas y cronología de la aplicación

Elaboración de la metodología a utilizar, las etapas necesarias para la ejecución y de la forma en que se llevarán a cabo, así como una

cronología de actividades.


Desarrollo

5 ¿Aprobación?

Las propuestas de la Dirección de Planificación y Desarrollo son

aprobadas o rechazadas y vueltas a solicitar para alcanzar el común

acuerdo de las partes involucradas.

Equipo directivo superior

6

Solicitud a la junta directiva definir o redefinir la visión,

misión y los valores institucionales

El director de Planificación y Desarrollo solicita a la Junta

Directiva una definición o redefinición de la misión, visión y

valores institucionales, para contar con los principios de la

USEK actualizados.


Desarrollo

7 Rectificación o redefinición la

misión, visión y valores institucionales

La Junta Directiva se reúne para redefinir o rectificar la misión, visión y valores institucionales.

Junta Directiva

8 Envío de la información a la Dirección de Planificación

Correo electrónico.

El resultado de la etapa anterior, se envía a la Dirección de

Planificación y Desarrollo para efectuar los análisis pertinentes.

Junta Directiva

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9

Convocatoria a los directivos superiores e intermedios de la

USEK para hacer el Análisis FODA Institucional



Se realiza un análisis FODA junto a los directivos superiores de la

USEK.


Desarrollo

10 Priorización del FODA de la

comunidad universitaria

Se optimizan los recursos necesarios para maximizar las

potencialidades y minimizar las limitantes.

Equipo directivo superior e intermedio

11 Recepción de los resultados de

la priorización



Los resultados de priorización son recibidos por la Dirección de

Planificación Y Desarrollo.


Desarrollo

12

Convocatoria al equipo directivo para establecer los

lineamientos estratégicos preliminares



La Dirección de Planificación y Desarrollo junto al equipo

directivo establecen los lineamientos estratégicos

preliminares que luego serán enviados al Consejo Universitario

para su análisis.


Desarrollo

13 Recepción de los lineamientos

estratégicos Correo

electrónico

El Consejo Universitario recibe los lineamientos para su análisis y

certificación de que están acordes con lo requerido.

Consejo Universitario

14 Modificación de los

lineamientos estratégicos

Rectificar, cuando sea necesario, los lineamientos estratégicos para

su correcto funcionamiento.


15 Recepción de los lineamientos

estratégicos

La Dirección de Planificación y Desarrollo recibe los lineamientos

estratégicos visados por las entidades involucradas.


Desarrollo

16

Definición de los planes de acción que estarán alineados a la estrategia, con consulta a la


El Equipo Directivo Superior define los planes de acción, previa

consulta a la comunidad universitaria.

Equipo Directivo Superior

17 Trabajo en los planes de acción

en conjunto a las unidades

La Dirección de Planificación y Desarrollo trabaja en conjunto con

las unidades con el fin de poder lograr los objetivos y metas

necesarias para el cumplimiento del o los proyectos.


Desarrollo

18 Recepción de los planes de

acción

Las Unidades responsables reciben los planes de acción para

preparar su ejecución. Unidad responsable

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19 Trabajo en los planes de acción

Las Unidades trabajan en los planes de acción asignados para

lograr los objetivos y metas previstas por la USEK

Unidad responsable

20 Ejecución de los planes de

acción Se ejecutan los planes de acción Unidad responsable

21 Realización de seguimiento y

control de los planes de acción

La Dirección de Planificación y Desarrollo realiza un seguimiento y control de los planes de acción

para verificar su correcta ejecución


Desarrollo

Código:001



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2. Gestión de calidad

2.1 Proceso de Autoevaluación

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Autoevaluación:

Código:001



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Nombre Proceso: Proceso de Autoevaluación USEK

Nº Nombre Descripción Rol

1 Diseño y organización del proceso

de autoevaluación

La fase de diseño da inicio al proceso continuo de

autoevaluación, el cual se realiza de forma cíclica para el

mejoramiento continuo de los procesos de la USEK. En esta fase

se establecen las etapas del proceso –las que se identifican de

acuerdo en un cronograma de trabajo– y los canales de

participación de la comunidad universitaria.

Dirección de Aseguramiento de la Calidad

2 Realización de levantamiento de

información

Los miembros del Comité de Autoevaluación identifican el tipo y

las fuentes de información. Comité de Autoevaluación

3 Recopilación de información

cualitativa y cuantitativa e indicadores

Al interior de las subcomisiones de Docencia de Pregrado y de Gestión Institucional, u otra que se designe

para cubrir algún proceso específico, se recopila información relacionada con datos cualitativos,

cuantitativos e indicadores asociados, para tener una visión

más amplia de las fortalezas y debilidades presentadas.

Subcomisiones de Autoevaluación

4 Consulta a informantes internos y

externos

Se realiza una consulta a informantes claves (profesores,

estudiantes, egresados y empleadores) para la formación de

juicios evaluativos que generen antecedentes, con la diversidad de

fuentes de información cuantitativa, y con análisis y reflexión cualitativa sobre la

efectividad de los mecanismos de aseguramiento de la calidad.


5 Procesamiento del análisis de la

información

Las subcomisiones extraen información relevante a partir de la

información recopilada.


Código:001



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6

Análisis diagnóstico de Fortalezas y Debilidades en Docencia de

Pregrado con los cuerpos colegiados y otras instancias de la


Se realiza un análisis de la información del área de Docencia

de Pregrado para verificar los grados de avance y priorizar las

fortalezas y debilidades del área. Con esta información es posible

disponer de un análisis de la eficiencia y eficacia de los

mecanismos de aseguramiento de la calidad en la USEK.

Vicerrectoría Académica

7 Análisis diagnóstico de Fortalezas

y Debilidades en Gestión Institucional

Se realiza un análisis de la información del área de Gestión

Institucional para verificar los grados de avance y priorizar las

fortalezas y debilidades en el área. Con esta información es posible

disponer de un análisis de la eficiencia y eficacia de los

mecanismos de aseguramiento de la calidad existentes en la USEK.

Dirección de Planificación y Desarrollo

8 Diseño de los planes con indicadores de calidad

Se diseñan los planes de mejoramiento con el fin de perfeccionar las políticas y

mecanismos de aseguramiento de la calidad (Identificando las acciones previstas, áreas,

mecanismos que servirán para verificar la eficacia y eficiencia de

las acciones y los resultados obtenidos)


9 Implementación delos planes de

acción

Se implementan los planes de mejoramiento con el fin de

materializar el mejoramiento continuo al interior de la USEK.

Unidades de Gestión

10 Elaboración del Informe de

Evaluación Institucional

Se elabora el Informe de Evaluación Institucional, que

deberá contar con un marco de referencia institucional, un análisis

crítico del proceso de autoevaluación llevado a cabo por

la comunidad universitaria, la información de la ejecución de los

planes de mejoramiento y los documentos anexos que respalden

dicha información.


11 Envío de informe a los órganos

correspondientes

La información se envía a los diferentes órganos para la toma de

conocimiento.


Código:001



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12 Socialización del informe de

Evaluación Institucional

Se socializa el Informe de Evaluación Institucional a la

comunidad universitaria.

Dirección de Extensión y Comunicaciones

13 Realización de seguimiento y

evaluación de los planes a través de los indicadores

Se mide el grado de avance que poseen los mecanismos aplicados de aseguramiento de la calidad.


14 Adecuación del Plan Estratégico Institucional a los resultados del

proceso

Con lo obtenido en las fases anteriores, se diseñan y llevan a cabo las tareas necesarias para adecuar el PEI de la USEK a los

resultados del proceso


15 Adecuación de los planes

operativos de cada unidad de gestión

De ser necesario, se realiza una adecuación de los planes

operativos, conforme al PEI, con el fin de que cada unidad trabaje en

un plan acorde a los requerimientos de la universidad

Unidades de gestión

Código:001



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3. Gestión Financiera

3.1 Proceso de elaboración del presupuesto

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de elaboración del presupuesto:

Código:001



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Nombre Proceso: Elaboración del Presupuesto


1 Establecimiento de criterios

generales para la formulación del presupuesto

La Junta Directiva establece los criterios necesarios para la

elaboración del presupuesto por parte de la Vicerrectoría de

Administración y Finanzas, VRAF.

Junta Directiva

2 Difusión de los criterios

generales a las áreas interesadas

Correo electrónico, reuniones, llamadas

telefónicas.

La Rectoría difunde la información relacionada con los criterios

generales a las áreas relacionadas de la USEK para la toma de

conocimiento.

Rectoría

3

Solicitud del envío de presupuesto de costos de

docencia, gastos e inversiones para el año siguiente

La VRAF solicita el envío de los presupuestos a todos los centros de

costo de su dependencia y a la Vicerrectoría Académica (VRA) para que se encargue de las direcciones

que dependen de ella.

VRAF

4 Identificación y planificación de

las necesidades de costos, gastos e inversiones del periodo

Las direcciones calculan y planifican las necesidades de costos, gastos e

inversiones que van a ser necesarios para el periodo.

Otras direcciones

5 Preparación de la información

necesaria Planilla Excel

Se prepara la información necesaria para ser enviada a la VRAF, en donde

es revisada.

Otras direcciones

6 Instrucción a los centros de

costos sobre el envío de presupuestos

La VRA solicita a los centros de costos dependientes de ella la formulación

de sus presupuestos en base a las necesidades requeridas.

VRA

7 Identificación y planificación de

las necesidades de costos, gastos e inversiones del periodo

Las direcciones calculan y planifican las necesidades de costos, gastos e

inversiones que van a ser necesarios para el periodo.

Decanatos y direcciones de

VRA

8 Preparación de la información

necesaria Planilla Excel

La información necesaria se prepara para luego enviarla a la VRA.

Decanatos y direcciones de

VRA

9 Consolidación de la información Luego de recopilar toda la

información de los centros de costo, se envía a la VRAF para su revisión.

VRA

10 Tabulación de los datos de

presupuesto de cada centro de costo

Planilla Excel La información se consolida en un

archivo único para mantener la información centralizada

VRAF

11 Preparación del Informe

Presupuestario

Con la información de los presupuestos de cada centro de costos, se prepara un informe preliminar que contendrá un

estimativo del presupuesto del año siguiente.

VRAF

Código:001



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12 Revisión del informe preliminar

La Rectoría revisa el informe preliminar para verificar que el presupuesto sea acorde a las

necesidades de la USEK y cumpla con las metas y objetivos planteados.

Rectoría

13 Envío del informe de

presupuesto provisional

Con las observaciones del Rector al informe preliminar, se construye un

presupuesto provisorio, que es nuevamente enviado al Rector para

su conocimiento.

VRAF

14 Análisis del informe

presupuestario provisional

La Rectoría realiza un análisis del presupuesto provisorio para

aprobarlo o solicitar las modificaciones necesarias.

Rectoría

15 Revisión del presupuesto de

acuerdo a los criterios generales

La Junta Directiva realiza un análisis del presupuesto provisorio para

aprobarlo o solicitar las modificaciones necesarias.

Junta Directiva

16

Envío al Rector del presupuesto provisional con las

observaciones de la Junta Directiva, si las hubiere

Correo electrónico

Se envía el presupuesto provisional al Rector para su aprobación o para que solicite las modificaciones necesarias.

Junta Directiva

17 Envío las observaciones del

presupuesto Correo

electrónico

El Rector envía las observaciones a la VRAF para su conocimiento y realización de correcciones

necesarias.

Rectoría

18 Preparación del informe presupuestario definitivo

La VRAF inicia la elaboración del informe presupuestario definitivo

VRAF

19 Revisión del informe preliminar

La rectoría revisa el informe preliminar para para verificar que el

presupuesto sea acorde a las necesidades de la USEK y cumpla con

las metas y objetivos planteados.

Rectoría

20 Envío del informe de

presupuesto definitivo Correo

electrónico

El presupuesto definitivo es enviado al Rector para su conocimiento y

aprobación. VRAF

21 Análisis del informe

presupuestario

La Rectoría realiza un análisis del presupuesto final para poder

aprobarlo o solicitar las modificaciones necesarias para el

caso.

Rectoría

22 Presentación del informe de

presupuesto final

La VRAF incorpora las correcciones de la Rectoría, de existir, y prepara el

presupuesto final para su presentación a las distintas áreas de

la Universidad

VRAF

23 Envío del presupuesto final

completo a las áreas pertinentes Correo

electrónico El presupuesto completo de la USEK se envía a Rectoría y Junta Directiva.

VRAF

Código:001



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24 Recepción del presupuesto final

de su área Planilla Excel

Finalmente las distintas áreas de la Universidad reciben el presupuesto.

Otras direcciones, decanatos y

direcciones de VRA

Código:001



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3.2 Proceso de control presupuestario

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de control presupuestario:


Nombre Proceso: Control Presupuestario


1 Carga de presupuesto en sistema

Navision por centro de costo Sistema Navision

El presupuesto se carga en el sistema Navision, para mantener la información estructurada.

VRAF

2 Verificación de que las

asignaciones de centro de costo sean correctas

Sistema Navision

El encargado de contabilidad realiza las verificaciones para asegurar que las asignaciones sean correctas en el

sistema.

Contabilidad

3 Recopilación de información

contable

Subproceso que indica la información que será recolectada para realizar los

análisis correspondientes. VRAF

4 Incorporación a informe de las

desviaciones presentadas

Posterior a la recopilación de antecedentes, al informe de control

presupuestario se le adjuntan las desviaciones observadas.

VRAF

Código:001



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Nombre Proceso: Control Presupuestario


5 Generación de informe

presupuestario

Se realiza el informe presupuestario con el fin de controlar la gestión con

respecto al presupuesto anual autorizado. En concreto, ingresos, gastos, inversiones en activos fijos, flujos de caja (que incluyen notas explicativas de las desviaciones

presentadas).

VRAF

6 Recepción y toma de

conocimiento del informe de control presupuestal de la fecha

Correo electrónico

La Rectoría toma conocimiento del informe de control presupuestario de

la fecha, lo que se realiza cuatro veces en el año (abril, agosto,

octubre y diciembre).

Rectoría

Código:001



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3.2.1 Subproceso recopilación de información contable

A continuación se adjunta el diagrama del subproceso recopilación de antecedentes contables,

perteneciente al proceso de control presupuestario:

Descripción del subproceso:

Nombre Subproceso: Recopilación de información contable


1 Verificación de gastos realizados

por las distintas áreas

Los gastos realizados por los distintos centros de costo de la universidad se

verifican para ver su consistencia. VRAF

2 Realización de estimación del gasto

del año

La VRAF realiza una estimación de los gastos en que se va a incurrir en el resto del

año. VRAF

3

Realización de ajustes en la proyección de resultados a realizar desde la fecha del control hasta fin

del año

Se realizan ajustes para poder alinearse al presupuesto de la universidad y mantener un presupuesto acorde a las necesidades.

VRAF

4 Cálculo del presupuesto previsto

para las distintas áreas Se calcula el presupuesto previsto para las

distintas áreas. VRAF

5 Cálculo de las desviaciones para los

gastos, ingresos y flujos varios

Se calcula el nivel de desviaciones presentados por los distintos centros de costos para los gastos, ingresos y flujos

varios, los cuales, en el caso de presentar desviaciones mayores, deben ser

justificados en el debido informe de Control Presupuestario.

VRAF

Código:001



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Procesos de Núcleo

1. Ciclo de vida de los Programas Académicos

1.1 Proceso de creación de programa académico

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de creación de programa académico:

Código:001



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Nombre Proceso: Creación de Programa Académico


1 Creación de propuesta de un programa académico

Una entidad, sea interna o externa a la universidad, presenta una propuesta

de programa académico para implementar.

Órgano colegiado o unipersonal de la

universidad o experto externo

2 Recepción de propuesta de

creación de programa académico

La propuesta es recepcionada por el

Concejo de Facultad correspondiente. Consejo de Facultad

3 Recepción de la propuesta Medio físico,

correo electrónico

La propuesta es enviada a la VRA para su estudio y análisis.

VRA

4 Visación de factibilidad

académica.

La VRA verifica si se cumplen los requisitos impuestos para la creación

de un programa académico, el que tendrá que estar alineado con el

modelo educativo de la USEK, debiendo estar confeccionado

teniendo en cuenta insumos de la Dirección de Admisión, información de órganos oficiales del Gobierno de Chile en las materias pertinentes, estudios de mercado, las tendencias globales

en la educación superior u otros.

VRA

5 Visación de factibilidad

económica

La VRAF verifica si la propuesta de programa académico es viable

económicamente, es decir, que cuente con el estado de resultados del

programa académico presentado.

VRAF

6 Motivo de rechazo

correo electrónico,

llamada telefónica

En ciertos casos, la propuesta es rechazada por no ser viable para la

USEK. VRA

7 Recepción motivo de

rechazo

En el caso de ser rechazado el programa, los motivos del mismo son recibidos con el fin de que la entidad que creó la propuesta pueda efectuar las acciones necesarias para corregir

las falencias presentadas.



8 Toma de conocimiento de la propuesta del programa

académico

La Rectoría toma conocimiento del programa académico propuesto.

Rectoría

9 Aprobación de la propuesta

de programa académico

La propuesta llega al Consejo Universitario para efectuar el análisis

del programa académico.


Código:001



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Nombre Proceso: Creación de Programa Académico


10 Envío motivo de rechazo

programa académico

Llamada telefónica,

correo electrónico,

reunión.

En caso de ser rechazado el programa académico, se envían las razones por

las que el plan no cumple con los requisitos requeridos por la USEK.


11 Motivo de rechazo de la

denominación del programa.

La Junta Directiva puede rechazar la denominación del programa

académico en el caso de considerarlo no adecuado.

Junta Directiva

12 Inscripción en el acta y

toma de acuerdo

En el caso de ser aprobado el programa, se procede a inscribir en el acta y a realizar la toma de acuerdo

por parte de la Junta Directiva.

Junta Directiva

13 Adjuntar expediente con el

proyecto de carrera

Se agrega el expediente del proyecto de carrera.

Junta Directiva

14 Emisión de decreto de creación del programa

académico

Se tramita el decreto de Rectoría por parte del Secretario General y se visa el plan de estudios, los que quedan

registrados de manera oficial.

Rectoría

15 Acción de mejora o

corrección

El órgano colegiado o unipersonal de la universidad o el experto externo

puede realizar una acción de mejora o una corrección del programa

académico propuesto, con el fin de volver a presentar los antecedentes al

Consejo de Facultad.



Código:001



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1.1.1 Subproceso Creación de una propuesta de un programa académico

A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Creación de una propuesta de Programa

Académico, perteneciente al proceso de creación de un programa académico:


Nombre Subproceso: Creación de una propuesta de Programa Académico


1 Estudio de factibilidad

académica

Se debe realizar un estudio de factibilidad académica para

validar que el proyecto sea viable académicamente.

Órgano colegiado o unipersonal de la universidad o experto

externo

2 Estudio de factibilidad

económica

Se debe realizar un estudio de factibilidad económica para

validar que el proyecto sea viable financieramente.


externo

3 Creación de la

documentación necesaria

Con posterioridad a los estudios de factibilidad académica y

económica, es necesario crear la documentación requerida por la USEK para la presentación de la

propuesta.


externo

Código:001



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1.2 Proceso de Implementación de programa académico

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Implementación de programa académico:

Código:001



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Nombre Proceso: Implementación de Programa Académico


1 Emisión de Decreto

de Rectoría

El proceso de implementación de una carrera se inicia con la

emisión de un Decreto de Rectoría

Rectoría

2 Creación del

programa en medio digital y físico

Sistema U+ y documentación física

Se crea el programa en medio físico y también en el sistema digital de registro académico

U+

Dirección de Registro Académico

3 Parametrización del

plan de estudios

La Dirección de Registro Académico se encarga de parametrizar el plan de

estudios para su correcta ejecución.


4 Carga de aranceles

La Tesorería carga los aranceles en el sistema para poder

comenzar a ofertar el programa académico.

Tesorería

5 Planificación de las

asignaturas

La Secretaría General se encarga de planificar las

asignaturas que deberán estar contempladas en el plan de

estudios.

Secretaría Académica

6 Solicitud de matrícula

a la Dirección de Admisión

Los alumnos interesados solicitan matrícula a la

Dirección de Admisión para ingresar al plan de estudios.

Estudiante

Código:001



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1.3 Proceso de Cierre de programa académico

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso Cierre de programa académico:


Nombre Proceso: Cierre de Programa Académico


1 Elaboración del plan de cierre a

propuesta de la Dirección de Planificación y desarrollo

La Rectoría elabora el plan de cierre solicitado por la Dirección de Planificación

y Desarrollo. Rectoría

2 Proposición del cierre de un

programa académico

La Rectoría propone el cierre de un programa académico a la Junta Directiva

de la Universidad SEK. Rectoría

3 Toma de acuerdo La Junta Directiva toma acuerdo de la

propuesta enviada por la Rectoría. Junta Directiva

4 Recepción del acuerdo de la Junta

Directiva

El acuerdo es recepcionado nuevamente por la Rectoría para poder comunicar de

la resolución acordada. Rectoría

5 Comunicación del acuerdo de cierre

a los interesados Se comunica el acuerdo a las entidades

interesadas. Rectoría

6 Información al MINEDUC del cierre

del programa académico Se informa al MINEDUC de la decisión

acordada para los efectos legales. Secretaría General

Código:001



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2. Ciclo de vida del cuerpo académico

2.1 Proceso de Evaluación docente

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Evaluación docente:

Código:001



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Nombre Proceso: Evaluación docente

Nº Nombre Sistema Descripción Rol

1 Generación de los instrumentos de

evaluación

Se generan instrumentos de evaluación para los evaluadores de los docentes

(Jefe de carrera, alumnos y docentes), en base a las variables establecidas, con el fin de evaluar a través de parámetros previamente establecidos y que sirva

como insumo para la gestión humana y académica de la unidad respectiva y la

universidad.

Dirección de Aseguramiento de

la Calidad

2 Sanción de los

instrumentos de evaluación

La Vicerrectoría Académica se encarga de sancionar los instrumentos para que los

medios de evaluación estén acordes a las necesidades de la USEK.

VRA

3 Envío de los instrumentos

para tenerlos en los diversos portales

Correo electrónico

Tras ser sancionados por la VRA, se envían los instrumentos para ser subidos

a los distintos portales y que estos puedan ser contestados por los diversos

usuarios de la USEK.


la Calidad

4 Puesta a disposición de las distintas encuestas en los

portales indicados

Portal del estudiante,

Portal Docente,

Portal Jefe de Carrera.

La Dirección de Recursos Tecnológicos se encarga de agregar las encuestas en los

distintos portales.

Dirección de Recursos

Tecnológicos

5 Realización de la evaluación de los

docentes a su cargo

Portal Jefe de Carrera

El Jefe de Carrera realiza la evaluación de los docentes de su área.

Unidad Académica

6 Realización de la

evaluación del docente Portal del estudiante

El estudiante responde la encuesta de evaluación de los docentes con los que

tuvo inscritos ramos. Estudiante

7 Realización de la

autoevaluación docente Portal

Docente El docente realiza una autoevaluación de

su propio desempeño en la docencia. Docente

8 Procesamiento de la

información

Al finalizar el periodo de las evaluaciones, la Dirección de Aseguramiento de la

Calidad procesa la información y genera insumos para las distintas áreas de la

USEK.


la Calidad

9 Análisis de la información

La VRA analiza el resultado enviado por la Dirección de Aseguramiento de la Calidad

para verificar que se ha utilizado un instrumento de gestión que mida de forma correcta el desempeño de los

docentes.

VRA

Código:001



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Nombre Proceso: Evaluación docente


10 Envío de la información al

decanato

La información se envía a los decanatos para su conocimiento y su difusión a las

unidades académicas. VRA

11 Análisis de la Información

Los decanatos analizan y segmentan la información en unidades académicas para enviar la información que está

relacionada con su propia área.

Decanato

12 Envío de la información a las unidades académicas

Correo electrónico

Se envía la información pertinente a los docentes de la propia unidad académica.

Decanato

13 Análisis de la información La unidad académica analiza la información del resultado de la

evaluación de los distintos docentes. Unidad académica

14 Envío del informe

cualitativo Correo

electrónico

Posteriormente se envía a la VRA un informe cualitativo del resultado que se obtiene del análisis de la información de

la evaluación docente.

Unidad académica

15 Recepción del informe

cualitativo.

La VRA recibe el informe de la unidad académica.

VRA

16 Asesoramiento y comunicación del

resultado al docente

La unidad académica comunica el resultado de las evaluaciones efectuadas

a los docentes de su dependencia. Unidad Académica

17

Publicación del resultado general de la evaluación docente en el portal del

estudiante

Se publican los resultados generales de cada unidad académica y facultad de la

USEK.


la Calidad

18 Toma de conocimiento de la evaluación docente por

parte del estudiante

Portal del estudiante

El alumno verifica en su propio portal el resultado general de las evaluaciones

realizadas. Estudiante

19 Información del resultado

de la evaluación

El docente se informa del resultado de su evaluación por parte de la Unidad

Académica. Docente

Código:001



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2.1.1 Subproceso Evaluación docente

A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Evaluación docente, perteneciente al

proceso de Evaluación docente:


Nombre Subproceso: Evaluación docente


1 Ingreso al portal docente Portal

Docente

El docente ingresa a su portal para poder efectuar su

autoevaluación. Docente

2 Realización de la autoevaluación de

las asignaturas que impartió Portal

Docente

Se realizan las autoevaluaciones para todas

las asignaturas que el docente dictó.

Docente

Código:001



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2.1.2 Subproceso Evaluación del estudiante

A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Evaluación del estudiante, perteneciente al

proceso de Evaluación docente:


Nombre Subproceso: Evaluación del estudiante


1 Ingreso al portal del

estudiante Portal del Estudiante

El estudiante ingresa a su portal para poder efectuar la evaluación de los docentes

con los que tuvo clases.

Estudiante

2 Realización de evaluación de

los docentes en las asignaturas realizadas

Portal del Estudiante

Se realizan las evaluaciones de los docentes con los que

tuvo ramos. Estudiante

Código:001



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2.1.3 Subproceso Evaluación del Jefe de Carrera

A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Evaluación del Jefe de Carrera,

perteneciente al proceso de evaluación docente:


Nombre Subproceso: Evaluación del Jefe de Carrera


1 Ingreso al portal de

Evaluación Portal Jefe de Carrera

El jefe de Carrera ingresa a su portal para poder

efectuar la evaluación de los docentes que están

dentro de su Unidad Académica.

Unidad Académica

2 Realización de la evaluación

de los docentes pertenecientes a su carrera

Portal Jefe de Carrera

Realiza la evaluación de los docentes de su Unidad

Académica. Unidad Académica

Código:001



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2.2 Proceso de Jerarquización de académicos

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Jerarquización académica:

Código:001



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Nombre Proceso: Jerarquización de académicos


1 Solicitud de jerarquización El proceso se inicia con una

solicitud de jerarquización de un académico

Unidad Académica

2 Solicitud de antecedentes

curriculares al docente

La Unidad Académica solicita todos los antecedentes curriculares en formato

original para verificar los antecedentes del docente.

Unidad Académica

3 Recopilación de la información

El docente recopila toda la información curricular para

tener la jerarquización acorde a lo establecido por la

universidad.

Docente

4 Adjuntar antecedentes

curriculares

Los antecedentes se adjuntan y se envían al decanato.

Docente

5 Convocatoria al consejo de

facultad

El decanato convoca a un consejo de facultad con el fin

de poder efectuar la jerarquización de los

académicos que lo requieran.

Decanato

6 Realización de la jerarquización

Se realiza la jerarquización con el fin de determinar la

categoría de los académicos, de acuerdo a los requisitos

establecidos en el reglamento de carrera académica vigente.

Consejo de Facultad

7 Registro en acta SE registra en acta para poder

establecer las jerarquías válidas.

Consejo de Facultad

8 Adjuntar antecedentes

curriculares

Se adjuntan todos los antecedentes para ser

remitidos a la Secretaría General.

Consejo de Facultad

9 Visación de la documentación

El Secretario General visa toda la documentación

relacionada con las jerarquizaciones.

Secretaría General

10 Recepción de observaciones que

impiden visado

La unidad académica recibe las observaciones que

impiden el visado de forma correcta, en caso de existir.

Unidad Académica

11 Información mediante correo a

unidades respectivas Correo

electrónico

Se informa a las áreas, mediante correo electrónico,

el resultado de las jerarquizaciones.

Secretaría General

12 Recepción de la información de

jerarquización

La VRA recibe el resultado de las jerarquizaciones para poder efectuar el análisis

correspondiente.

Vicerrectoría Académica

Código:001



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Nombre Proceso: Jerarquización de académicos


13 Recepción de la información de

jerarquización de su Unidad

La unidad académica recibe las jerarquizaciones visadas

por la Secretaría General Unidad académica

14 Recepción de información de su

jerarquización

El docente genera la información

Docente

15 Actualización de listado de jerarquización en intranet

Intranet

La Secretaría General actualiza en la intranet el

listado de las jerarquizaciones realizadas, para que la

información se encuentre de forma transparente y sea

conocida por los miembros de la universidad.

Secretaría General

16 Envío de documentación

necesaria a administración y finanzas

Toda la información relacionada con las

jerarquizaciones es enviada a la VRAF para que pueda

actualizar todos los asuntos financieros relacionados con las nuevas jerarquizaciones

de los docentes.

Secretaría General

17 Recepción de los antecedentes

Recibe los antecedentes y realiza todos los trámites

administrativos y financieros para efectuar la actualización

de la jerarquía de los docentes.

VRAF

Código:001



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2.3 Proceso de Perfeccionamiento de académicos

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Perfeccionamiento de académicos:

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Nombre Proceso: Perfeccionamiento de académicos


1 Ofrecimiento de

perfeccionamiento a los académicos.

Correo electrónico, afiches, portales webs,

entre otros medios.

La Dirección de Docencia ofrece a todo el cuerpo

académico, la posibilidad de efectuar una serie de perfeccionamiento en el

área que se interese.

Dirección de Docencia

2 Información a los académicos

sobre los cursos de perfeccionamiento vigentes

Correo electrónico, afiches, portales webs,

entre otros medios.

A medida que surgen los cursos, son informados a los propios docentes para su toma de conocimiento.

Unidad Académica

3 Recepción de información de

cursos ofrecidos

El académico se informa de los cursos que pueden

ser realizados como perfeccionamiento.

Académico

4 Postulación a programa de

perfeccionamiento

EL académico postula a un programa en específico.

Académico

5 Realización de perfeccionamiento

pedagógico

El perfeccionamiento pedagógico, tiene como

fin actualizar permanentemente a los docentes, con el fin de

poder brindar apoyo en el desempeño de sus labores

docentes.


6 EpC

La enseñanza para la comprensión (EpC) es ofrecida a los Jefes de

carrera y a los académicos, con el fin de explicar a

grandes rasgos, y capacitar acerca del

sistema de trabajo de la EpC en la Universidad.


7 Realización de la capacitación de

EpC

La capacitación de Enseñanza para la

Comprensión se realiza en conjunto con académicos

especializados, para el personal que se estime

conveniente.


8 Realización de capacitación TIC's

La capacitación en el área de las TIC's se realiza para capacitar en los recursos

tecnológicos a los docentes, con el fin de que su labor docente

pueda ser llevada a cabo de manera más dinámica


Código:001



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Nombre Proceso: Perfeccionamiento de académicos


9 Dictado del curso de

perfeccionamiento en el ámbito del área que estime conveniente

La VRA propone al área informática la realización

del perfeccionamiento necesario al académico en base al uso software, con el fin de facilitar o ayudar el proceso de enseñanza,

o de sus labores específicas.

Dirección de Recursos

Tecnológicos

10 Disciplinario

El perfeccionamiento disciplinario se realiza a

través del apoyo en base a la realización de magister

y/o doctorados.


11 Apoyo en la realización de

magister y/o doctorado u otro perfeccionamiento

La forma de apoyo consta de los siguientes puntos:

- Flexibilidad horaria en el caso de que sea necesario

para la realización del perfeccionamiento, sea

interno o externo. - Descuentos en el arancel

en el caso de realizar el magister y/o doctorado en

la Universidad SEK.


12

Apoyo en la realización de magister y/o doctorado u otro

perfeccionamiento de acuerdo a la partida de presupuesto

aprobada

EL decanato puede apoyar en la realización del

perfeccionamiento de acuerdo a su partida de

presupuesto.

Decanato

13 Recepción de información sobre el apoyo realizado a lo docentes

La Dirección de Docencia se informa sobre el apoyo

recibido a los docentes.


14 Realización del perfeccionamiento Se realiza con el fin de

poder fortalecer el proceso de enseñanza.

Académico

Código:001



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2.4 Proceso de Salida del académico a honorarios

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Salida de académicos a honorarios:

Código:001



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Nombre Proceso: Salida de académico honorario


1 Espera a fin de semestre o

año según caso

Para efectuar la salida del académico es necesario esperar hasta fin de año o hasta el final

de semestre

Jefe de carrera

2 Análisis del desempeño de

los docentes

Se analiza el desempeño de los docentes teniendo en cuenta

múltiples factores, que incidirán en el resultado final.

Jefe de carrera

3 Verificación de la

continuidad de funciones

Se verifica la continuidad de funciones de cada uno de los docentes pertenecientes a la

unidad académica y se genera una lista de los docentes a

honorarios que no se volverá a contratar para el periodo

siguiente.

Jefe de carrera

4 Validación de la decisión de

docentes a honorarios a desvincular

El decanato realiza una validación

de la información de todos los docentes a desvincular.

Decanato

5 Toma de decisión

Y finalmente el jefe de carrera valida la información del

decanato para poder tomar la decisión final.

Jefe de carrera

6 Información al docente

sobre su caso en particular

En el caso de aceptarse la desvinculación de funciones, se le

comunica al docente que sus servicios no van a volver a ser requeridos por la universidad

para el o los periodos siguientes.

Jefe de carrera

7 Información del motivo de

discontinuidad de funciones

Reunión, correo electrónico,

llamada telefónica.

Se entrega al docente todas las razones por las que sus servicios

no serán requeridos nuevamente. Jefe de carrera

Código:001



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2.5 Proceso de Salida del académico de planta

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Salida de académicos de planta:

Código:001



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Nombre Proceso: Salida de académico de planta


1 Recopilación de

información sobre los docentes a desvincular

Se recopila información de los distintos docentes que se van a desvincular

teniendo en cuenta todas las variables para la toma de decisión.

Jefe de carrera

2 Validación de la

información de los docentes de planta

El decanato realiza una validación de la

información de todos los docentes a desvincular.

Decanato

3 Cálculo de finiquito sin

indemnización

El área de RR.HH. realiza el cálculo del finiquito sin indemnización, para el

caso de que la desvinculación sea en base a los artículos 159 y 160 del

Código del Trabajo.

Área de Recursos Humanos

4

Autorización mediante firma la desvinculación a través del art. 159 o

160

El Rector autoriza la desvinculación del académico para el caso de los artículos

señalados en el Código del Trabajo. Rector

5 Cálculo de finiquito e

indemnizaciones

Cuando la desvinculación se realice en base al artículo 161 del Código del Trabajo, se calcula el finiquito y las

indemnizaciones requeridas.


6 Autorización mediante firma la desvinculación

a través del art. 161

El Rector autoriza la desvinculación del académico para el caso de los artículos

señalados en el Código del Trabajo. Rector

7 Indemnización última

remuneración devengada

Si la remoción es de forma inmediata, se procede a realizar una

indemnización de su última remuneración que fue devengada.


8 Aviso con 30 días de

anticipación

Debe existir un periodo de 30 días en el que se da aviso de forma anticipada

sobre la desvinculación.


9 Comunicación por

escrito al trabajador

Se comunica al trabajador de su desvinculación.


10 Envío de copia del

aviso a la Inspección del Trabajo

Se envía una copia del aviso de

desvinculación a la Inspección del Trabajo.


Código:001



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3. Ciclo de vida del Estudiante

3.1 Proceso de incorporación del estudiante

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de incorporación del estudiante:

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Nombre Proceso: Incorporación del estudiante


1 Difusión y publicidad de los

planes de estudio de la USEK

Esta tarea se realiza conforme a planes que se adoptan año tras

año, para asegurar la actualización de lo ofertado por la

Dirección de Admisión.

Dirección de Admisión

2 Postulación a la Universidad SEK El estudiante efectúa la

postulación a la Universidad Estudiante

3 Entrega de información

complementaria

La unidad académica brinda información complementaria que

servirá para que el estudiante pueda realizar una decisión más

informada.

Unidad Académica

4 Verificación de los datos del

ingreso del postulante

De forma posterior a la verificación de los requisitos, se verifica los datos de ingreso del

postulante.


5 Tipo de ingreso Se verifica el tipo de ingreso que

puede ser ordinaria o extraordinaria.


6 Ingreso por vía ordinaria (Art. 21 del Regla. Aca. Gral. de Pregrado)

El ingreso de los alumnos será considerado por vía ordinaria,

cuando los postulantes cumplan con los requisitos establecidos en

el artículo precedente.


7 Solicitud de matricula El postulante solicita la matricula. Estudiante

8 Revisión de información

financiera y firma de contrato

En la VRAF se revisa la información financiera del

estudiante y la firma del contrato de servicios educacionales.

VRAF

9 Matrícula del estudiante La Dirección de Admisión se

encarga de efectuar la matricula del estudiante.


10

Generación del expediente académico del estudiante e

inscripción automática de las asignaturas del semestre de

ingreso

Se encarga de asignar el plan correspondiente al primer año en régimen anual o primer semestre

régimen semestral.


11

Cumplimiento del plan de estudio (Art. 37 del Regla. Aca. Gral. De Pregrado) al ingresar a primer

año o semestre, dependiendo del régimen de la carrera.

Al ingresar, los alumnos de primer año o semestre –en dependencia

del régimen de la carrera–deberán cursar la totalidad de las

asignaturas establecidas para primer año o primer semestre, respectivamente, en el plan de

estudios de que se trate.

Estudiante

12 Ingreso por vía extraordinaria

(Art. 22 del Regla. Aca. Gral. de Pregrado)

El ingreso de los alumnos será por vía extraordinaria en las

siguientes situaciones: Ingreso Directo y/o Ingreso Especial.


Código:001



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Nombre Proceso: Incorporación del estudiante


13 Verificación del cumplimiento del

artículo 23 del Reg. Gral. de Pregrado

El ingreso Directo es aquel establecido para los alumnos

egresados de enseñanza media, o su equivalente, de cualquiera de

los colegios y universidades pertenecientes a la Institución

SEK, o a los alumnos que estén en posesión del Diploma de

Bachillerato Internacional.


14 Verificación del cumplimiento del

artículo 24 del Reg. Gral. de Pregrado

El Ingreso Especial está destinado a los postulantes que se

encuentren en alguno de los siguientes casos:

a) Postulantes chilenos o extranjeros que hayan realizado sus últimos años de Enseñanza

Media en el Extranjero. b) Postulantes que hayan cursado, a lo menos, un año de una carrera

en alguna universidad chilena o extranjera, y no

hubieren obtenido en dicha carrera grado o título alguno. c) Postulantes egresados o en

posesión de grado o título obtenido en universidades

chilenas o extranjeras. d) Postulantes que se caractericen

por haberse destacado en el campo de las artes, las ciencias, el

deporte o la cultura, y cuyos méritos tengan

reconocimiento público. e) Estudiantes con estudios

universitarios que soliciten cursar actividades académicas en calidad

de Alumno-visitante o bien por efecto de los

programas de intercambio que la universidad realice. Estos

estudiantes podrán permanecer en la universidad por un período no superior a un año y

no podrán optar a título profesional ni grado

académico. f) Personas que no hayan rendido

prueba alguna de selección universitaria y que tengan

antecedentes que respalden su postulación.


Código:001



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3.2 Proceso de Cambio de carrera y/o jornada

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Cambio de carrera y/o jornada:


Nombre Proceso: Cambio de carrera y/o jornada


1 Manifestación de inquietud

de cambio de carrera y/o jornada

EL estudiante se acerca con la inquietud de un cambio de carrera y/o jornada a la jefatura de

carrera. Estudiante

2 Orientación al estudiante

El jefe de carrera orienta al estudiante para que tome una correcta decisión y, de estimarlo

necesario, le presta asesoría para encontrar una vía alternativa a su planteamiento inicial.

Jefatura de carrera

Código:001



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Nombre Proceso: Cambio de carrera y/o jornada


3 Solicitud de cambio de

carrera y/o jornada

Al adoptar la decisión definitiva respecto al cambio de carrera y/o jornada, el estudiante se dirige al decanato de la carrera de destino

para formalizar dicha solicitud.

Estudiante

4

Revisión de la solicitud de cambio de carrera y/o

jornada por el decano de la facultad de destino

El decano revisa la solicitud presentada para velar por el cumplimiento con los requisitos establecidos por la carrera y/o jornada de

destino mediante el artículo 56 del reglamento académico general de pregrado.

Decanato


rechazo

En caso de que el estudiante no cumpla con el artículo 56 del reglamento académico general de pregrado, se le informa de la decisión de

rechazo.

Estudiante

6 Revisión de la situación

financiera del estudiante

La VRAF revisa la situación financiera del estudiante, y verifica si se encuentra al día en

sus compromisos financieros con la USEK. VRAF

7 Baja en registro académico La Dirección de Registro Académico se encarga de dar de baja al estudiante de la carrera y/o

jornada de origen.


8 Otorgamiento de vigencia en la nueva carrera y/o jornada

Luego de proceder con la baja de la carrera y/o jornada antigua, se procede a inscribir al

estudiante en la carrera y/o jornada nueva.


Código:001



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3.3 Proceso de Convalidación de estudios

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Convalidación de estudios:

Código:001



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Nombre Proceso: Convalidación de estudios


1 Solicitud de formulario de

convalidación

El estudiante debe solicitar el formulario de solicitud de convalidación a la

Secretaría Académica o al Jefe de carrera según corresponda.

Estudiante

2 Entrega de formulario de

convalidación

Se entrega el formulario de convalidación al estudiante para realizar la solicitud.


3 Llenado de datos y entrega de

antecedentes

El estudiante se encarga de reunir la documentación necesaria para realizar los trámites pertinentes y además de

llevar el formulario para posteriormente presentarlo.

Estudiante

4 Validación de datos del

estudiante

Secretaría Académica se encarga de verificar que la documentación

presentada por el estudiante (formulario + documentación) cumpla con los

parámetros establecidos.


5 Distribución de los programas

a convalidar

Si los datos son válidos, la documentación es enviada a los distintos

jefes de carrera involucrados, en el proceso de convalidación del estudiante.


6 Recepción de los programas a

convalidar

Se reciben los programas a convalidar del estudiante, para posteriormente realizar

un análisis, sobre el presente caso.

Jefe de carrera

7 Solicitud de refuerzo

En algunos casos el jefe de carrera solicita ayuda a profesores especialistas para poder efectuar el análisis del caso.

Jefe de carrera

8 Realización del análisis

correspondiente

El análisis consiste en determinar que se convalida por asignatura y cuáles

contenidos se convalidan a través del examen de conocimientos relevantes.

Jefe de carrera

9 Participación en el análisis

El jefe de carrera solicita ayuda al profesor, para realizar el análisis

necesario.

Profesor especialista

10 Verificación de asignaturas en las que es factible realizar ECR

Se determina las asignaturas que el estudiante convalida mediante el examen

de conocimientos relevantes correspondiente.

Jefe de carrera

11 ¿Requiere ECR?

Se realiza una verificación para conocer si el estudiante necesita el examen de

conocimientos relevantes. En base al reglamento de convalidación y

los artículos 23, 24, 25, 26, 27, 28 de dicho reglamento.

Jefe de carrera

Código:001



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Nombre Proceso: Convalidación de estudios


12 Rendimiento de ECR

El examen de conocimientos relevantes es tomado, con el fin de determinar si el estudiante cumple con los requisitos de

la asignatura que desea convalidar

Estudiante

13 Emisión de acta de ECR

Si el estudiante aprueba el examen, se genera un acta de las asignaturas

aprobadas mediante ECR.


14 Llenado de informe de

convalidación

EL jefe de carrera y en el caso de que se necesiten los profesores especialistas,

llenan el formulario de convalidación del estudiante.

Jefe de carrera

15 Realización de las

equivalencias Las equivalencias son determinadas por

el equipo de especialistas asignados. Jefe de carrera

16 Reenvío de la información

El jefe de carrera procede enviar la información a la secretaría académica.

Jefe de carrera


información

Se recibe la información del jefe de carrera, y se chequea que la información

esta correcta.


18 Envío de información

Se envía la información (que se constituye en el informe, el acta, la

concentración de notas, certificado de no impedimento académico y los programas

convalidados al decano).


19 Validación de información

El decano procede a validar la información, a través de su firma.

Decano


información

Se recibe la información proporcionada por el decano y se vuelve a revisar la

información.

Dirección de Registro

Académico

21 Validación de información

El Secretario general procede a validar la información, a través de su firma.

Secretaría General

22 Preparación de decreto de

Rectoría

El secretario general prepara el decreto de rectoría que autoriza el proceso de

convalidación.

Secretaría General

23 Firma de decreto

El Rector firma el decreto de la Rectoría que autoriza dicha solicitud.

Rectoría

24 Comunicación al estudiante

autorización

Se le comunica al estudiante sobre la autorización del proceso de

convalidación. Rectoría

25 Inscripción en el sistema U+ Sistema U+ Se inscribe los datos del estudiante en el

sistema U+.


Académico

Código:001



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3.4 Proceso de Formación del estudiante

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Formación del estudiante:

Código:001



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Nombre Proceso: Formación del estudiante


1 Semestre Se verifica el semestre del que forma

parte el estudiante Estudiante

2 Verificación de antecedentes de

inscripción de asignaturas del estudiante Se procede a verificar los antecedentes

de inscripción de asignaturas.


Académico

3 Realización la carga académica conforme al Art 38, 39, 40, 41, 42 del Reglamento

Académico General de Pregrado

La carga se realiza en base a los artículos señalados en el Reglamento Académico General de Pregrado, previa realización de la encuesta de evaluación docente.

Estudiante

4 Entrega de orientación para la

inscripción de asignaturas

La Unidad Académica proporciona ayuda al estudiante en la carga académica que

tiene que efectuar.

Unidad Académica

5 Recepción de la información de la carga

académica efectuada Se recepciona la carga académica

efectuada por el estudiante


Académico

6 Cambio y retiro de asignaturas El estudiante puede eventualmente

retirar o cambiar las asignaturas inscritas. Estudiante

7 Participación y cumplimiento en las

actividades académicas necesarias para el cumplimiento del plan de estudios

Las actividades señaladas son las que el estudiante debe participar en su proceso

formativo. Estudiante

8 Apoyo y orientación al estudiante en su

trayectoria formativa

La Unidad Académica debe mantener un apoyo constante a través de todo el

proceso formativo con el fin de que el estudiante sienta reflejado su esfuerzo

participando en la trayectoria formativa.

Unidad Académica

9 Prestación de asistencia social En caso de requerir apoyo social extra, la

DAE se encarga de aconsejar al estudiante en las materias requeridas.

DAE

10 Prestación de asistencia psicológica En caso de requerir apoyo psicológico extra, el CAPS se encarga de apoyar al

estudiante. CAPS

11 Participación en actividades culturales,

deportivas, investigativas, de extensión y de apoyo

El estudiante debe participar en actividades extra programáticas para complementar su proceso formativo.

Estudiante

12 Evaluación y calificación de las actividades académicas de los

estudiantes

Las actividades realizadas por el estudiante deben ser evaluadas y

calificadas conforme a los criterios que se encuentras en la USEK.

Unidad Académica

13 Reprobar asignaturas que no cumplen

con el artículo 44

El estudiante reprueba las asignaturas que no cumplan con lo estipulado en el artículo 44 del reglamento académico

general de pregrado.

Unidad Académica

14 Eliminación por causal académica Si el alumno reprobó una o más

asignaturas por segunda vez o más, queda eliminado por causal académica.

Estudiante

Código:001



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Nombre Proceso: Formación del estudiante


15 Procesamiento de solicitud Si 2 o más asignaturas son por 3 o 4

oportunidad el Rector procesa la solicitud.

Rector

16 Envío del decreto a Registro Académico

de resolución de reconsideración

De ser acogida la solicitud, se envía a la Dirección de Registro Académico el

decreto de autorización. Rector

17 Recepción de la solicitud de

reconsideración del estudiante con causal de eliminación

Si una de las asignaturas es por 3 oportunidades, el decano recibe la

solicitud y autoriza o rechaza la petición del estudiante.

Decano

18 Envío a Registro Académico de resolución de reconsideración

De ser acogida la solicitud, se envía la resolución a la Dirección de Registro

Académico. Decano

19 Carga de asignaturas autorizadas en el

expediente académico

La Dirección de Registro Académico se encarga de cargar las asignaturas

autorizadas en el expediente académico del estudiante.


Académico

20 Comunicación de la resolución Finalmente el estudiante recibe la

información de su caso en particular. Estudiante

Código:001



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3.5 Proceso de Homologación de estudios

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Homologación de estudios:


Nombre Proceso: Homologación de estudios

Nº Nombre Sistema

Descripción Rol

1 Solicitud homologación de

estudios

El estudiante solicita la homologación de estudios por los motivos que

estime pertinentes. Estudiante

2 Revisión de expediente

académico

La Secretaría Académica revisa el expediente del estudiante con el fin

de verificar si cumple con los requisitos para efectuar con la

homologación.


3 Participación en el análisis

de los antecedentes académicos

El jefe de carrera participa en el análisis de los antecedentes

requeridos, con el fin de verificar el caso y determinar el cumplimiento de

los requisitos.

Jefe de Carrera

4 Proposición de

homologación de estudios

La Secretaría Académica se encarga de solicitar al decano la homologación de estudios solicitada por del estudiante.


5 Recepción de propuesta de

homologación

Luego de recibir la propuesta de homologación, el decano recopila los

Decano

Código:001



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Nombre Proceso: Homologación de estudios

Nº Nombre Sistema

Descripción Rol

antecedentes necesarios para la resolución.

6 Resolución de la homologación

La homologación de estudios será resuelta por el decano de facultad, en cuya resolución deberán especificarse

las actividades académicas que se homologan, la cantidad y tipo de créditos, y la calificación con que

realiza la homologación.

Decano

7 Comunicación de la

resolución

Obtiene el resultado de la resolución dictada por el decano.

Estudiante

8 Ingreso en el sistema U+ los

estudios Sistema

U+

La dirección de Registro Académico será la encargada de ingresar los datos

al sistema U+


9

Archivo de los antecedentes de estudios

en el expediente del estudiante

Crea el expediente físico de los

antecedentes del alumno. Dirección de Registro

Académico

Código:001



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3.6 Proceso de Postergación de estudios

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Postergación de estudios:

Código:001



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Nombre Proceso: Postergación del estudios


1

Solicitud de Postergación de la carrera por escrito

(Art. 50 Regla. Aca. Gral. De Pregrado

Podrá solicitarse postergación de estudios por causales

debidamente justificadas. En cualquier caso, la solicitud del

estudiante deberá realizarse hasta con quince días de anticipación al

inicio de los exámenes finales.

Estudiante

2 Orientación al estudiante

El jefe de carrera orienta y trata de encontrar una solución al

problema o dificultad que presenta en particular el

estudiante, con el fin de que prosiga en su proceso formativo.

Jefe de Carrera

3 Llenado del formulario de

Postergación

En caso de que la decisión de postergación siga en curso, el

estudiante procede a completar el formulario de postergación.

Estudiante

4 Firma del formulario de

postergación

EL formulario una vez completado se finaliza con la firma del

estudiante. Estudiante

5 Recepción de petición de

postergación

El decanato recibe el formulario de postergación del estudiante,

para efectuar su análisis correspondiente.

Decanato

6 Verificación de cantidad de solicitudes de postergación solicitadas por el estudiante

Se verifica la cantidad de veces

solicitada la postergación de estudios.

Decanato

7 Resolución de la petición

(Art. 48 Regla Aca. Gral. de Pregrado)

Se entenderá por postergación de estudios la suspensión autorizada

del año académico en que un alumno se encuentre matriculado,

para reincorporarse en el año siguiente. Esta podrá ser

solicitada en un máximo de 2 ocasiones. A efectos de cómputo,

el periodo postergado no será contabilizado para el caso de los

años de permanencia en la carrera. Las solicitudes de

Postergación deberán presentarse por escrito, dirigidas al Decano de Facultad quien resolverá al efecto.

Decanato

Código:001



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Nombre Proceso: Postergación del estudios


8

Afección del cumplimiento de las obligaciones

económicas del alumno (Art. 49 Regla. Aca. Gral. de

Pregrado)

En modo alguno la postergación de estudios afectará el

cumplimiento de las obligaciones económicas del alumno

establecidas en el contrato de Prestación de Servicios

educacionales. Será facultad de la VRAF de la Universidad, el

efectuar devoluciones parciales o totales en casos graves y

excepcionales cuya evaluación así lo justifiquen y que cuenten con el

visto bueno de la Rectoría de la Universidad.

VRAF

9 Validación de la devolución

de los montos

Se efectúa la validación por parte de la Rectoría sobre los montos

que habría que devolverle al estudiante, en caso de que se

demuestre tal situación.

Rectoría

10 Recepción de resolución

En caso de que la devolución sea correcta, la Rectoría informa de

dicha situación para que posteriormente se efectúen los

cambios.

VRAF

11 Devolución de los montos

La VRAF efectúa la devolución de los montos previa validación de los antecedentes por parte de

Rectoría.

VRAF

12 Recepción de resultado de

solicitud

Se informan sobre el resultado de la solicitud.

Dirección de Registro Curricular, Decanato,

Estudiante


rechazo

Para el caso de que el estudiante haya solicitado más de dos veces

la solicitud, se rechaza y se le informa de tal decisión al

estudiante.

Estudiante

Código:001



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3.7 Proceso de Reincorporación del estudiante

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Reincorporación del estudiante:

Código:001



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Nombre Proceso: Reincorporación del estudiante


1 Solicitud reincorporación

(Art. 52 Regla. Gral. de Pregrado)

Se entenderá por reincorporación el acto por el cual un alumno que

hubiere interrumpido sus estudios en la USEK, solicita la incorporación a la misma carrera con el fin de continuar

su formación universitaria.

Estudiante

2 Recepción de la solicitud de

reincorporación

Las solicitudes de reincorporación deberán presentarse por escrito,

dirigidas al Secretario General quien resolverá al efecto, previa consulta a

la unidad académica respectiva.

Secretaría General

3 Verificación de los

antecedentes proporcionados

El secretario general verifica que el

estudiante cumpla con toda la documentación requerida

Secretaría General

4 Verificación de existencia de

financiamiento estatal u otros beneficios

La DAE verifica si el estudiante posee algún beneficio interno o externo a la

USEK DAE

5 Verificación de eliminaciones

anteriores (Art. 55)

Los alumnos que hubieren sido eliminados por causales académicas no podrán matricularse de nuevo en

la misma carrera en la USEK. Los estudios correspondientes a

asignaturas aprobadas sólo serán reconocidos en caso de que sean

comunes a otras carreras o cumplan con los requisitos de convalidación

establecidos.

Secretaría General

6 Verificación de

modificaciones a la malla curricular

Se verifica si la malla actual presenta modificaciones con la malla de la que

provenía el alumno. Secretaría General

7 Revisión de plazos de

postergación

Se revisa la fecha de postergación para saber si la solicitud fue recibida

en una fecha menor a 5 años para aceptarla, sino, en el caso que sea

mayor, enviarle al estudiante el motivo de rechazo por no cumplir el

requisito.

Secretaría General

8 Mantención de notas

obtenidas con anterioridad

Las notas obtenidas con anterioridad son mantenidas conforme a la

normativa establecida. Secretaría General

9 Revisión de consulta

La unidad académica recibe la consulta de parte del secretario

general con el fin de poder validar que el solicitante de la

reincorporación cumple con las demás condiciones necesarias.


10 Establecimiento de las

condiciones de reincorporación (Art. 54)

La facultad se reserva el derecho de establecer las condiciones de

reincorporación en el caso de que los contenidos, características y


Código:001



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Nombre Proceso: Reincorporación del estudiante


exigencias del Plan de Estudios hubiesen variado desde la fecha de

postergación de estudios.

11

Aprobación de solicitud y autorización o rechazo de la

matricula mediante resolución

El Secretario General finalmente aprobará o rechazará los

antecedentes finales, y estos quedaran zanjados en una resolución

de Secretaría General.

Secretaría General

12 Recepción de información

resolución

Las distintas partes reciben información relacionada con la reincorporación del estudiante.

Jefe de Carrera, Estudiante, Secretaría

Académica.

13 Verificación de aprobación

de matrícula

El estudiante verifica si se le otorgo la reincorporación.

Estudiante

14 Solicitud de matricula

Finalmente el estudiante está en condiciones de solicitar la matrícula y

seguir su proceso formativo, como tal.

Estudiante

15 Notificación del motivo de

rechazo

Para el caso de que la solicitud haya sido mayor a 5 años desde la

postergación de estudios, la solicitud es rechazada.

Estudiante

16

Comparación del plan de estudios realizado

anteriormente con los actuales

La jefatura de carrera compara el plan de estudios actual con el

realizado anteriormente por el estudiante.

Jefe de Carrera

17 Proposición de ingreso a un

plan de estudios vigente

Posterior a la verificación de planes, el jefe de Carrera propone el ingreso

al plan de estudios vigente en la USEK.

Jefe de Carrera

Código:001



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Procesos de Soporte

1. Gestión Académica

1.1 Proceso CAE

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Crédito con Aval del Estado:

Código:001



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Nombre Proceso: CAE


1 Fijación de cupos de CAE para el año de operación siguiente en conjunto con VRA y Rectoría

Los cupos son fijados teniendo en cuenta las garantías, tasas de

deserción interna y potenciales desertores. USEK controla los cupos

destinados al CAE para los postulantes nuevos, internos y

renovantes internos, externos (OIES).

VRAF

2 Verificación de tipo de postulante

Se verifica el tipo de postulante, ya sea postulante nuevo con PSU, postulante interno de la USEK, renovante interno de la USEK y

renovante externo de otras instituciones de educación superior

(OIES).

VRAF

3 Matricula en la USEK con

preselección de CAE

Cuando es un postulante nuevo con PSU, el estudiante realiza la matricula

en la USEK con la preselección del CAE.

Estudiante

4 Verificación de la documentación

este acorde al proceso

La DAE se encarga de realizar la verificaciones necesarias para que la

documentación este acorde al proceso.

DAE

5 Información de matrícula a la

comisión INGRESA Portal

INGRESA

Se informa mediante el portal INGRESA la matricula 1 de los

estudiantes. DAE

6 Ratificación de matrícula final Se ratifica la matricula final de los

estudiantes de la USEK DAE

7 Postulación al CAE a través de becas

y créditos Portal becas

y créditos

Cuando es un postulante interno estudiante de la USEK se postula

mediante el portal de becas y créditos.

Estudiante

8 Verificación del cumplimiento de

los requisitos internos para respaldar los datos del alumno

Se realiza una verificación de los

requisitos internos de los estudiantes. DAE

9

Información a INGRESA de los alumnos que cumplen con el

requisito y son sujeto de seguir en el proceso de selección

Portal INGRESA

Se informa mediante el portal INGRESA los estudiantes que cumplen

con el requisito y son sujeto de continuar en la selección de CAE.

DAE

10 Matriculación con CAE El estudiante realiza la matricula con

CAE. Estudiante

11 Información de matrícula final a la

comisión INGRESA Portal

INGRESA

Luego que el estudiante se ha matriculado con el CAE se informa de la matricula final al portal INGRESA.

DAE

12 Control de firma en el banco

licitador

La VRAF controla la firma de los estudiantes en el banco licitador.

VRAF

Código:001



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Nombre Proceso: CAE


13 Solicitud de monto a través del

portal INGRESA Portal

INGRESA

Cuando el estudiante es un renovante interno, el estudiante solicita un

monto a través del portal INGRESA. Estudiante

14 Verificación de respaldo académico La DAE verifica si el estudiante tiene

respaldo académico o no. DAE

15 Matrícula con recursos propios

Cuando el estudiante no posee respaldo académico se debe

matricular y pagar el arancel con recursos propios

Estudiante

16 Matrícula con monto otorgado

Cuando el estudiante presenta respaldo académico, se debe

matricular y pagar el arancel con el monto otorgado

Estudiante

17 Matriculación dentro del plazo informado por INGRESA y USEK

Portal INGRESA y

USEK

La matrícula tiene que ser efectuada dentro de los plazos indicados en los portales de INGRESA y USEK para que los beneficios puedan ser aplicados.

Estudiante

18 Notificación a INGRESA de la

matrícula de los alumnos con o sin respaldo académico

Portal INGRESA

Se informa al portal INGRESA la totalidad de alumnos que presentan

respaldo académico y los que no. DAE

19 Solicitud para matricula con

respaldo académico

Cuando el estudiante es un renovante proveniente de otras instituciones de educación superior, tiene que realizar

la solicitud en el portal INGRESA.

20 Verificación de respaldo académico La DAE verifica si el estudiante tiene

respaldo académico o no. DAE

21 Matriculación con recursos propios

solicitando al año siguiente respaldo académico

Cuando no se presenta respaldo académico, el estudiante se matricula

con recursos propios, solicitando al siguiente año respaldo económico.

Estudiante

22 Solicitud de monto a través del

portal INGRESA Portal

INGRESA

Cuando el estudiante posee respaldo económico, ingresa al portal INGRESA

y solicita un monto de CAE. Estudiante

23 Matriculación con CAE El estudiante realiza la matricula con

CAE. Estudiante

24 Notificación a INGRESA de la

matrícula de los alumnos con o sin respaldo académico

Portal INGRESA

Se informa al portal INGRESA la totalidad de alumnos que presentan

respaldo académico y los que no. DAE

25 Realización de trámites financieros Subproceso que indica todos los

trámites necesarios que realiza la VRAF.

VRAF

26 Gestión del seguimiento Subproceso que indica el Seguimiento

que se le realiza al estudiante. DAE,VRAF

Código:001



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1.1.1 Subproceso trámites financieros

A continuación se adjunta el diagrama del subproceso trámites financieros, perteneciente al

proceso CAE:


Nombre Subproceso: Trámites financieros


1 Revisión del cálculo de garantías por alumno

Se revisa el cálculo de las garantías que presenta

cada uno de los estudiantes de la USEK VRAF

2 Tramitación de la compra de

pólizas de garantías

Se realizan los trámites para poder comprar las pólizas de garantías necesarias por la USEK.

VRAF

3 Tramitación de la firma de las pólizas de garantías en notaría

La VRAF tramita la firma de las pólizas de

garantías en la notaría. VRAF

4

Revisión de los pagos del banco y se informan a

tesorería para ajustes y aplicación de pagos en U+

Sistema U+

Se realiza una revisión de los pagos del banco, y posteriormente se le informa de dicha revisión a

tesorería para que se realicen los ajustes necesarios y la aplicación de pagos en sistema

U+.

VRAF

5 Revisión de la aplicación de

pagos en U+ Sistema U+

La VRAF revisa la aplicación de pagos realizaos en U+

VRAF

6 Cálculo y realización de pago de garantías por deserción

Se realiza el cálculo y pago de las garantías por

alumno. VRAF

Código:001



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1.1.2 Subproceso gestión del seguimiento

A continuación se adjunta el diagrama del subproceso gestión del seguimiento,

perteneciente al proceso CAE:


Nombre Subproceso: Gestión de seguimiento


1 Realización de gestión de

revisión de avance académico

Por un lado la DAE realiza la gestión de

avance académico del estudiante. DAE

2

Realización de gestión de revisión financiera

alumnos que no renovaron CAE

Cuando los alumnos no renuevan CAE, la

VRAF realiza una gestión de revisión de los antecedentes financieros.

VRAF

3 Realización de gestión de

seguimiento de morosidad de desertores

Se realiza además una gestión del

seguimiento de las morosidades de los desertores de la USEK.

VRAF

4

Realización de gestión de seguimiento de renovación

de CAE de potenciales desertores

Se realiza una gestión de seguimiento de renovación de los eventuales desertores.

VRAF

5 Cálculo y pago de aportes

a INGRESA Portal INGRESA

Se calculan los aportes que se tienen que disponer a INGRESA

VRAF

Código:001



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2. Gestión de Infraestructura

2.1 Proceso de Mantención

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Mantención:


Nombre Proceso: Mantención


1 Coordinación de mantención

de equipos

La Dirección de Infraestructura y Servicios efectúa una

coordinación previa con el fin de poder realizar una mantención

correctiva o preventiva según el caso.

Dirección de Infraestructura y

Servicios

Código:001



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2 Verificación de presupuesto del

centro de costo

Para el caso de efectuar una mantención preventiva, la

Dirección verifica si el centro de costo presenta presupuesto para

la realización de las labores de mantenimiento.


Servicios

3 Ejecución de actividades

programadas de mantenimiento

Cuando el presupuesto es suficiente, la Dirección se encarga

de ejecutar las actividades programadas de mantenimiento


Servicios

4 Solicitud de mantenimiento


llamadas telefónicas o

de forma personal

Cuando el tipo de mantención es de carácter correctiva y de modo normal, un solicitante, que puede

ser cualquier persona perteneciente a la USEK se dirige a la Dirección de Infraestructura y Servicios para solicitar las labores de mantenimiento demandadas.

Solicitante

5 Procesamiento de solicitud de

mantenimiento

La Dirección procesa el tipo de mantenimiento a realizar para poder ejecutar las tareas de la

forma más efectiva y eficaz posible.


Servicios

6 Realización de inspección física

El Director de Infraestructura y Servicios verifica el lugar físico, con el fin de poder visualizar el

problema de forma directa y determinar las actividades y

recursos humanos necesarios para la tarea a realizar.


Servicios

7 Verificación de presupuesto del

centro de costo

Para el caso de que sea necesario efectuar una mantención de

carácter urgente, es necesario verificar el presupuesto del

centro de costo, para alinearse al presupuesto disponible.


Servicios

8 Verificación de necesidad de

compra de materiales

La Dirección de Infraestructura y Servicios se encarga de verificar si es necesario efectuar una compra

de materiales, con el fin de efectuar las labores de

mantenimiento, necesarias.


Servicios

Código:001



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9 Solicitud de autorización para

comprar materiales para el mantenimiento

Si es necesario efectuar la compra de materiales, el Director

de Infraestructura y Servicios, tiene que dirigirse a la VRAF para

su previa autorización.


Servicios

10 Cotización de los materiales

para la mantención

El área de adquisiciones se encarga de cotizar la compra de

los materiales. Adquisiciones

11 Generación de órdenes de

compra

La VRAF genera las órdenes de compras de los materiales

previamente cotizados. VRAF

12 Despacho de productos a sede

de destino

El proveedor despacha los productos a la sede de destino en

donde es necesario efectuar la mantención.

Proveedor

13 Asignación del personal

adecuado

El Director asigna al personal que estará a cargo de efectuar la

mantención.


Servicios

14 Realización de la mantención El personal efectúa las labores

para corregir o realizar las labores de mantención preventivas.

Personal de mantenimiento

15 Verificación de necesidad de

firma

En ciertos casos será necesidad que la persona solicitante de los trabajos, o la persona a cargo del

área firme un documento que valide la conformidad de los

trabajos solicitados y realizados.


16 Firma de documento de conformidad de trabajos

realizados

La persona que solicito la mantención se encarga de firmar,

y con eso autorizar que la realización de trabajos se realizó

de manera conforme.

Solicitante

17 Ingreso de datos en planilla

sobre el mantenimiento realizado

El Director de Infraestructura y Servicios se encarga de ingresar los trabajos realizados en una

planilla, para mantener un historial de mantenimientos al

interior de la USEK.


Servicios

Código:001



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2.2 Proceso de habilitación de espacios

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de habilitación de espacios:


Nombre Proceso: Habilitación de espacios


1 Solicitud de habilitación

de espacio

El proceso se inicia con una solicitud de habilitación de espacios, para los fines

que se tengan considerados.

Jefaturas de unidades de gestión

académicas y administrativas

2 Evaluación de las condiciones de la

solicitud

La Dirección de Infraestructura y Servicios evalúa las condiciones de la

solicitud.


Servicios

3 Creación y construcción

del proyecto

El Director de Infraestructura y Servicios genera el proyecto para la Unidad de

Gestión que lo solicitó.


Servicios

4 Asignación de recursos

al proyecto

Se le asigna un monto a dicho proyecto para que posteriormente la propia

Jefatura pueda efectuar el análisis en base al proyecto generado y su respectivo monto de inversión.


Servicios

Código:001



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Nombre Proceso: Habilitación de espacios


5 Recepción y análisis del

proyecto

Se recibe el proyecto y se analiza su factibilidad de ejecución dentro del

periodo actual.



6 Asignación de

presupuesto del año actual

Se verifica si existe presupuesto suficiente dentro del periodo para poder ejecutar el proyecto, para lo cual en caso de ser suficiente, se le asigna el monto al

presupuesto del año actual.



7 Solicitud de cotización

de materiales o mobiliario

La Dirección de Infraestructura y Servicios solicita la cotización de materiales para la habilitación de

espacios previa autorización de la VRAF.


Servicios

8 Cotización de

materiales para la habilitación de espacios

El área de adquisiciones se encarga de

cotizar la compra de los materiales. VRAF

9 Generación de órdenes

de compra

La VRAF genera las órdenes de compras de los materiales previamente cotizados.

VRAF

10 Despacho de productos

a sede de destino

El proveedor despacha los productos a la sede de destino en donde es necesario

efectuar la mantención. Proveedor

11 Realización de trabajos

de habilitación de espacios

El Personal de mantenimiento realiza los

trabajos para habilitar los espacios requeridos.


12 Visación de los trabajos

realizados

El Director de Infraestructura y Servicios se encarga de controlar de que los trabajos se realicen conforme a la

planificación establecida, teniendo en cuenta los estándares internos y de

calidad.


Servicios

13 Recepción conforme de

los trabajos

Finalmente la jefatura realiza la recepción conforme de los trabajos

realizados.



Código:001



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3. Gestión de Administración

3.1 Proceso de inventario físico

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Inventario físico:

Código:001



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Nombre Proceso: Inventario físico


1 Solicitud de realización del

inventario

La VRAF solicita a la Dirección de Infraestructura y Servicios la realización

de un inventario de los activos de la USEK.

VRAF

2 Adjuntado de tipo de inventario

a realizar

Se adjunta el tipo de inventario a realizar el cual puede ser general o selectivo.

VRAF

3 Toma de responsabilidad del

inventario de la USEK

La Dirección de Infraestructura y Servicios toma la responsabilidad de la

realización del inventario.


Servicios

4 Solicitud de autorización de toma

de inventario

Se solicita autorización a las Jefaturas de Unidades de Gestión académicas y

administrativas para la realización del inventario.


Servicios

5 Asignación de lugar y fecha para

la toma de inventario

Se asigna un lugar y fecha para la realización del inventario para que todas las personas dedicadas, puedan realizar su trabajo de manera eficaz y eficiente,

con la colaboración del personal administrativo y académico.

Jefaturas de Unidades de

Gestión académicas y

administrativas

6 Prestación de colaboración en la

realización del inventario

El personal académico y administrativo presta la colaboración para que el

inventario se realice de la mejor forma posible.

Personal Académico y

Administrativo

7 Espera hasta la fecha y lugar a

ejecutar el inventario

Se espera para realizar el inventario en la USEK.


Servicios

8 Asignar personal a cargo Se reúne al personal que realizara el

inventario en la Universidad.


Servicios

9 Conteo de todos los activos fijos

de la USEK

Se realiza el conteo de todos los activos, en cada una de las salas de clases y

oficinas de la USEK.


Servicios

10 Comparación de inventario físico

con sistema Navision Sistema Navision

Se realiza una comparación de los activos inventariados con los que el sistema contable NAVISION arroja.


Servicios

11 Resolución de problemas

En caso de encontrar diferencias, la Dirección de Infraestructura y Servicios

tiene que resolver los problemas presentados.


Servicios

12 Entrega de reporte a la VRAF de

forma periódica.

Es necesario entregar un reporte a la VRAF de forma periódica para que esta

tome conocimiento de los activos físicos en la USEK.


Servicios

Código:001



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3.2 Proceso de Adquisiciones

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Adquisiciones:


Nombre Proceso: Adquisiciones


1 Solicitud


llamada telefónica, reunión.

EL proceso se inicia con una solicitud de equipamiento de un centro de costo de la USEK, para lo cual se

verifica el tipo de solicitud que se requiere, el cual puede ser para

equipamiento propio, general o de docencia.

VRA

2 Entrega de solicitud al área

de Adquisiciones



Cuando la solicitud es de equipamiento general o para la

docencia, va dirigida directamente a la VRAF quien valida los

antecedentes.

VRA

3 Realización de solicitud al

área de Adquisiciones



Para el caso de que se necesite equipamiento propio, las solicitudes van dirigidas a la VRAF quien valida

los antecedentes.

Unidad académica o Administrativa

4 Autorización de la orden La VRAF visa la solicitud de

adquisición de equipamientos VRAF

Código:001



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Nombre Proceso: Adquisiciones


5 Verificación de presupuesto Se verifica si existe presupuesto para

la solicitud realizada. Adquisiciones

6 Cotización de los materiales

requeridos

El área de adquisiciones se encarga de cotizar la compra de los

materiales. Adquisiciones

7 Elaboración de la orden de

compra

Se generan las órdenes de compras de las adquisiciones a realizar.

Adquisiciones

8 Compra Se procede con la generación de la

compra. Adquisiciones

9 Recepción de los

equipamientos solicitados

El equipamiento llega para ser utilizado en las áreas que se

necesiten. Unidad Académica

Código:001



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4. Gestión Contable

4.1 Proceso de contabilidad de boletas de honorarios

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de contabilidad de boletas de honorarios:


Nombre Proceso: Contabilidad de boletas de honorarios


1 Contabilización de boletas de

honorarios en sistema NAVISION

NAVISION

Se registran a través del costo de los honorarios y del registro de

los pasivos de las boletas de honorarios que son enviadas por los centros de costo de la USEK.

Encargado de honorarios

2 Contabilización de los pagos

efectuados con Transferencias y Cheques

Se realiza actualizando las cuentas corrientes de los

docentes y acreedores (cancelando los pasivos).


3 Generación en el sistema

NAVISION el libro de retenciones de honorario

NAVISION El sistema NAVISION genera el

libro de las retenciones de honorarios.


4 Análisis de cuentas auxiliares de

Docentes y Acreedores

El encargado de los honorarios se encarga de realizar un análisis de las cuentas corrientes de los

Docentes y Acreedores.


Código:001



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4.2 Proceso de contabilidad de remuneraciones

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de contabilidad de remuneraciones:


Nombre Proceso: Contabilidad de remuneraciones


1 Centralización de sueldos NAVISION

Se realiza mediante el registro de costos de sueldos y

obligaciones por concepto de sueldo líquido, cotizaciones

previsionales y retenciones de acuerdo a las condiciones

estipuladas en los contratos laborales respectivos.

Encargado de remuneraciones

2 Pagos efectuados

Los pagos efectuados se realizan con Transferencias y

Cheques, pagos de cotizaciones previsionales y retenciones.


3 Generación de libro de

remuneraciones a través del sistema FLEXWIN

FLEXWIN

Se genera el libro de remuneraciones para mantener

un historial de las remuneraciones realizadas.


4 Análisis de cuentas de

cotizaciones previsionales y retenciones de sueldos

El encargado de remuneraciones efectúa un análisis de las cotizaciones y

retenciones de sueldos de los trabajadores de la USEK.


Código:001



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4.3 Proceso de contabilidad de compras y servicios

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de contabilidad de compras y servicios:


Nombre Proceso: Contabilidad de compras y servicios


1 Contabilización de facturas

en sistema NAVISION NAVISION

Se realiza un registro de compras de materiales e insumos, inversiones

en activo fijo, servicios de terceros, y el respectivo registro del pasivo en cuentas corrientes de proveedores.

Encargado de proveedores

2

Contabilización de pagos efectuados con cheques

según procedimiento vigente

Se realiza actualizando las cuentas

corrientes de proveedores cancelando los pasivos.


3

Contabilización de pagos según contrato, rendiciones

de gastos y otros no documentados con facturas

Se registran los costos de estos

conceptos y el egreso asociado al pago.


4 Contabilización de ingresos por facturas y su cobranza

Se emiten las facturas de ventas afectas por contratos de arriendo,

asesorías y otras ventas no vinculadas a servicios educacionales

y exentos por servicios educacionales y otros servicios

exentos.



ventas por facturas

El encargado de proveedores genera el libro de ventas por

facturas.


Código:001



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Nombre Proceso: Contabilidad de compras y servicios



compras NAVISION

El encargado de proveedores genera el libro de compras.


7

Análisis de cuentas auxiliares de Proveedores, fondos por rendir, cuadros

de activo fijo

Se realiza un exhaustivo análisis de las diversas cuentas relacionadas

con ventas y servicios.


Código:001



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4.4 Proceso de contabilidad de ingresos por venta

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de contabilidad de ingresos por venta:


Nombre Proceso: Contabilidad de ingresos por venta


1

Registro de datos de ingresos por venta de servicios

educacionales y por otro lado la recaudación de pagos

según las distintas modalidades

Tesorería realiza un registro de todos los ingresos por ventas que ocurren al interior

de la USEK por servicios educacionales y por recaudaciones de pagos.

Tesorería

2 Generación de archivo de

centralización de movimiento diario de caja en U+

Sistema U+, Sistema

NAVISION

Estos archivos son importados por el sistema NAVISION y permiten registrar

movimiento de venta que se genera básicamente en el periodo de Admisión y de recaudación de tesorería generada durante

todo el año.

Tesorería

3 Reconciliación de

recaudación de pagos de alumnos

Se realiza en base a la comparación de valores contabilizados del proceso de centralización diaria de cajas versus

depósitos efectivos en banco.

Tesorería

4 Análisis de cuentas de

deudores

Sistema U+, Sistema

NAVISION

Se elabora según la información registrada en Sistema contable Navision versus

información de respaldo del Analítico del Sistema U+.

Tesorería

Código:001



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4.5 Proceso de contabilidad general

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de contabilidad general:


Nombre Proceso: Contabilidad general


1 Registro de devengamiento

de ingresos anticipados.

Se registran los devengamientos registrados en el periodo que corresponden de los ingresos

anticipados.

Encargado de Contabilidad

2 Registro de devengamiento

de gastos anticipados.

Se registran los devengamientos registrados en el periodo que corresponden de los gastos

anticipados.


3

Revisión de la codificación de cuentas de gastos y

asignaciones de centros de costo.

El encargado de contabilidad realiza una revisión de todas las cuentas de

gastos de los distintos centros de costo de la USEK.


4 Establecimiento de cuentas en la que se debe registrar

provisiones de gastos

A través de la revisión de las cuentas se establecen las cuentas en las que se

deben registrar las provisiones de gastos.


5

Contabilización de provisiones de ingresos y gastos

financieros, provisiones de incobrabilidad, otras

provisiones, efectos de corrección monetaria y diferencias de cambio

Se realiza una contabilización general

con el fin de tener una corrección monetaria y diferencias de cambio.


Código:001



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Nombre Proceso: Contabilidad general


6 Generación de balances e informes desde el sistema

NAVISION

Sistema NAVISION

Se generan los distintos reportes para el análisis de la información mediante

la utilización del sistema contable NAVISION.


7 Preparación de informes de

control presupuestario según calendario institucional

Se generan los distintos informes de control presupuestario según el

calendario de la USEK, el cual se realiza 4 veces al año.


Código:001



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5. Gestión de Recursos Humanos

5.1 Proceso de selección y contratación RRHH

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de selección y contratación de RRHH:

Código:001



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Nombre Proceso: Proceso de selección y contratación RRHH


1 Requerimiento de

Contratación

El jefe directo confecciona un documento con el requerimiento de

un nuevo trabajador. Jefe Directo

2 Recepción Documento de

Requerimiento

Se da acuso de recibo del requerimiento para luego ser enviado

a la VRAF Director RRHH

3 Análisis de Factibilidad de

presupuesto

Evaluar factibilidad presupuestaria de la nueva contratación

VRAF

4 Notificación Presupuesto

Insuficiente

Generar el aviso de presupuesto insuficiente para la contratación

VRAF

5 Recepción Rechazo

Requerimiento

Dar acuse del rechazo al requerimiento

Jefe Directo

6 Selección Terna - Quina El Jefe Directo selecciona un grupo de

3 o 5 postulantes Jefe Directo

7 Publicación de solicitud en

Portales de Empleo Masificar el aviso en portales web de

trabajo, inscribiendo la solicitud. Director RRHH

8 Selección Terna- Quina De los postulantes el director de RRHH selecciona un grupo de 3 o 5 personas

Director RRHH

9 Realización de entrevistas

Entrevista a cada uno de los seleccionados, realizando distintas

pruebas de tipo sicológica, batería de test, informes Sico labórales y

definición del postulante.

Psicóloga

10 Envío de Lista Priorizada Se prioriza la lista de postulantes, desde el mejor evaluado al peor.

Psicóloga

11 Selección Final Seleccionar al postulante que

ingresará a la institución. Jefe Directo

12 Solicitud de Ficha de

Contratación

Pedir ficha de contratación para el llenado por el seleccionado

Jefe Directo

13 Envío de Ficha de

Contratación Enviar la ficha al jefe directo

Encargado de Remuneraciones

14 Entrega de ficha de

contratación al seleccionado

Se entrega la ficha al trabajador y este la llena con sus datos. Además de

adjuntan el currículum e Informe de sicóloga.

Jefe Directo

15 Confección de Contrato

Se entregará Contrato según el cargo a desempeñar. Este contrato está

basado en modelos hechos previamente y aprobados legalmente.


16 Contratación a plazo fijo En caso de no ser Directivo, su

contrato es a plazo fijo. Encargado de

Remuneraciones

17 Contratación a plazo

indefinido

Si es Directivo, su contrato es a plazo indefinido


Código:001



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5.2 Proceso de capacitación

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de capacitación:


Nombre Proceso: Proceso de Capacitación


1

Detección Necesidades de

Capacitación (DNC)

Para nuestros efectos entenderemos como Detección de Necesidades de Capacitación al

proceso de análisis de las brechas de competencias, reflejadas por déficit de

conocimientos, habilidades o actitudes que se observen en los funcionarios y que afectan el

cabal cumplimiento de las funciones que están bajo su ámbito de responsabilidades laborales. (Manual de Recursos Humanos

Cap. XI, 2011)

OTIC

2 Estudio de

Informe DNC

El área de Recursos Humanos recibe el informe DNC lo estudia para priorizar las

habilidades a capacitar. RRHH

3 Priorización

Requerimientos Capacitación

La OTIC entrega un resumen con las áreas o habilidades con más carencias. RRHH prioriza

para cuales de éstas se realizarán las capacitaciones respectivas.

RRHH

Código:001



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Nombre Proceso: Proceso de Capacitación


4 Compromiso de

capacitación

Será obligación del trabajador firmar el formulario Compromiso de Capacitación,

cuando el área de RRHH resuelva y le indique asistir a estas actividades. (Manual RRHH,

Cap. XII , 2011) Este compromiso puede ser enviado de manera masiva mediante e-mail

interno, y validado con la respuesta del trabajador en ese mismo medio.

Trabajador

5 Selección de

OTEC

Se busca una OTEC para que capacite en las áreas seleccionadas

RRHH

6 Inscripción del

Curso en sitio web OTIC

Se inscribe el curso en la página de la OTIC,

adjuntando los datos de la OTEC seleccionada.

RRHH

7 Generación de

Orden de Compra

La OTIC genera orden de compra que es enviada a RRHH

OTIC

8

Notificación a OTEC de

aprobación del curso

Se le notifica a la OTEC que el curso está

aprobado para que sea impartido OTIC

9 Implementación

del Curso Capacita a los trabajadores OTEC

10 Evaluación del

Proceso

Se realizan análisis de cómo se realizó el proceso, se incluye datos como la cantidad de

gente que participó, el gasto por persona, etc.

RRHH

Código:001



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5.3 Proceso de solicitud de vacaciones

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de capacitación:


Nombre Proceso: Solicitud de Vacaciones


1 Solicitud de vacaciones

El trabajador solicita formalmente a su

jefe vacaciones Trabajador

2 Revisión de solicitud

de vacaciones

El jefe revisa la disponibilidad, y si es factible que la persona se pueda tomar

vacaciones Jefe Directo

3 Aprobación de

solicitud

El jefe directo puede aprobar o rechazar la solicitud de vacaciones.

Jefe Directo

4 Verificación de

cumplimiento de requisitos

Subproceso que indica el cumplimiento

de requisitos. Encargado de

Remuneraciones

5 Cumplimiento de

requisitos

Se verifica si cumple con los requisitos previos.


6 Llenado de solicitud El trabajador llena la solicitud

estipulando los días solicitados y firmando el documento.

Trabajador

7 Autorización Se recibe la autorización timbrada o

firmada por RRHH para vacaciones con copia al su jefe directo.

Trabajador

Código:001



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5.3.1 Subproceso verificar cumplimiento de requisitos

A continuación se adjunta el diagrama del subproceso verificar cumplimiento de requisitos,

perteneciente al proceso solicitud de vacaciones:

Código:001



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Nombre Subproceso: Verificar cumplimiento de requisitos


1 Verificación de días

libres en haberes

Se evalúa si la persona tiene o no tiene días de vacaciones a su haber. Esto depende del

tiempo que lleve en la empresa.


2 Verificación de

derechos a días libres

Evaluación del tiempo trabajando en la institución para asignar días libres.


3 Verificación de

cantidad de días solicitados

Una persona puede pedir más o menos días de

los que le corresponde al llevar un año de trabajo.


4 Verificación de

períodos acumulados

Si la cantidad de días solicitados es <=15 el encargado verifica los periodos acumulados.


5 Resultado de verificación

Se realiza una verificación para determinar si es

necesario asignar días o no. Encargado de

Remuneraciones

6 Suma de días del primer período

acumulado

Cuando el trabajador posee días se le suman al primer periodo acumulado.


7 Asignación de días Se le asigna el total de días conforme a los

pasos anteriores. Encargado de

Remuneraciones

8 Verificación de días

acumulados

Se revisa si tiene más días acumulados que lo que corresponde al llevar un año laboral. Esto puede deberse a que la persona no se tomó

total o parcialmente sus vacaciones en períodos anteriores.


9 Modificación de

propuesta

Se modifica la propuesta para que cumpla con los días que el trabajador tiene a su haber.


10

Aceptación por parte del trabajador de la

modificación de propuesta

El trabajador puede aceptar la nueva propuesta, proponer una nueva o rechazarla. Con esta última opción se rechaza totalmente

la solicitud de vacaciones.


11 Suma de días Se suman los días extra a su haber para

completar los días de vacaciones solicitados.

12 Evaluación de

cantidad de días solicitados

Se evalúa si la cantidad de días supera o no a los que ha ganado proporcionalmente por su

tiempo de trabajo.


13 Asignación

proporcional a meses trabajados

Se asignan los días ganados en proporción a los

meses que lleva trabajando. Encargado de

Remuneraciones

14 Causal de Solicitud

Se evalúa la razón de la solicitud de vacaciones. Encargado de

Remuneraciones

15 Balance Negativo de

Días

Si es por motivos de fuerza mayor la persona queda con saldo negativo de días de

vacaciones. Esto se aplica sólo a casos excepcionales.


Código:001



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5.4 Proceso de evaluación de desempeño

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de evaluación de desempeño:


Nombre Proceso: Evaluación de Desempeño


1 Realización de Log-

In en sistema

El usuario ingresa su usuario y contraseña para ingresar al sistema

Usuario

2 Chequeo de privilegios

Se verifican los privilegios en el sistema

ya sea administrador, superior o usuario.

Usuario

3 Menú de

Administrador (Nivel 1)

El usuario ingresa al sistema en modo

de administrador. Usuario

4 Menú de Jefe o

Superior (Nivel 2)

El usuario ingresa al sistema en modo de jefe o superior

Usuario

5 Menú de Usuario

(Nivel 3)

El usuario ingresa al sistema en modo de usuario.

Usuario

Código:001



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5.4.1 Subproceso menú de administrador (nivel1)

A continuación se adjunta el diagrama del subproceso menú de administrador (nivel1),

perteneciente al proceso de evaluación de desempeño:


Nombre Subproceso: Menú de administrador (nivel 1)


1 Selección de módulo El usuario comienza con la página de inicio

que da la bienvenida e invita a elegir alguna opción del menú.

Administrador

2 Edición de perfil Aquí el usuario puede editar los distintos

atributos de su perfil, como cambiar la contraseña, datos personales, etc.

Administrador

3 Selección de otro módulo Selecciona el mismo u otro módulo que

abrir. Administrador

4 Gestión de usuarios Se realiza la gestión de usuarios Administrador

Código:001



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Nombre Subproceso: Menú de administrador (nivel 1)


5 Creación de usuarios

El administrador puede crear un usuario presionando el botón insertar usuario. Debe especificar Nombre de usuario, contraseña, Nombre, Apellidos, Cargo y Nivel (1,2 o 3)

Administrador

6 Eliminación de usuarios

Al presionar el botón de eliminar correspondiente a la fila del usuario en la

tabla en que salen todos los usuarios registrados, se procede a eliminar el

respectivo previa confirmación mediante un cuadro de diálogo.

Administrador

7 Modificación de usuarios

Al presionar el botón editar en la fila correspondiente al usuario al cual se quieren

realizar modificaciones, los campos que antes eran estáticos se vuelven editables. Para guardar los cambios se presiona el

botón update de la fila respectiva.

Administrador

8 Evaluaciones Se realizan las evaluaciones pertinentes. Administrador

9 Empleados por evaluar Se pueden ver todos los empleados a los que

no se les han realizado evaluaciones. Administrador

10 Evaluados Ver los empleados a quienes el usuario ha

evaluado. Administrador

11 Revisión de evaluación Revisar las evaluaciones que otros han hecho al usuario, aceptarla y enviar un comentario

opcionalmente. Administrador

12 Jerarquización Se modifican las jerarquías. Administrador

13 Agregar jerarquías Se pueden agregar trabajadores a un usuario

para que éste los evalúe. Administrador

14 Eliminar jerarquías En esta opción se pueden quitar trabajadores

susceptibles a evaluación a un usuario determinado.

Administrador

Código:001



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5.4.2 Subproceso Menú de Jefe o superior (Nivel 2)

A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Menú de Jefe o superior (Nivel 2)

perteneciente al proceso de evaluación de desempeño:


Nombre Subproceso: Menú de Jefe o superior (Nivel 2)


1 Edición de perfil

Aquí el usuario puede editar los distintos atributos de su perfil,

como cambiar la contraseña, datos personales, etc.

Jefe o superior

2 Empleados por evaluar Se pueden ver todos los empleados

a los que no se les han realizado evaluaciones.

Jefe o superior

3 Evaluados Ver los empleados a quienes el

usuario ha evaluado. Jefe o

superior

4 Revisión de evaluación

Revisar las evaluaciones que otros han hecho al usuario, aceptarla y

enviar un comentario opcionalmente.

Jefe o superior

5 Selección de otro módulo Selecciona el mismo u otro módulo

que abrir. Jefe o

superior

Código:001



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5.4.3 Subproceso Menú de usuario (Nivel 3)

A continuación se adjunta el diagrama del subproceso Menú de usuario (Nivel 3) perteneciente al

proceso de evaluación de desempeño:


Nombre Subproceso: Menú de usuario (Nivel 3)


1 Selección de otro módulo Selecciona el mismo u otro módulo

que abrir. Usuario

2 Edición de perfil

Aquí el usuario puede editar los distintos atributos de su perfil,

como cambiar la contraseña, datos personales, etc.

Usuario

3 Revisión de evaluación

Revisar las evaluaciones que otros han hecho al usuario, aceptarla y

enviar un comentario opcionalmente.

Usuario

Código:001



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5.5 Proceso de accidente laboral

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de accidente laboral:

Código:001



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Nombre Proceso: Accidente Laboral


1 Accidente El proceso se gatilla por un accidente

ocurrido. Trabajador

2 Tipo de Accidente Se verifica si el accidente fue laboral o

de trayecto. Trabajador

3 Verificación de

tiempo de contrato

Se verifica si el trabajador fue recién contratado o no.

RRHH

4 Entrega de copia de Contrato de Trabajo

al accidentado

Se le entrega una copia del contrato de trabajo para presentar en la

mutualidad. RRHH

5 Designación de acompañante

El área de Recursos Humanos designa al

acompañante del trabajador accidentado.

RRHH

6 Envío del trabajador a

la mutualidad

El traslado se hará directamente desde la sede donde ocurra el accidente vía

taxi o vehículo particular, si el accidentado puede moverse. De lo

contrario, se debe solicitar una ambulancia a la Mutualidad respectiva.

RRHH

7 Notificación a la

mutualidad sobre el accidente

Se le da aviso a la mutualidad sobre el

accidente. RRHH

8 Emisión de DIAT

Se completa en la página web de la mutualidad la Declaración Individual de Accidentes de Trabajo con los detalles

del accidente laboral.

RRHH

9 Aviso a familiares o

persona de contacto

Se debe avisar telefónicamente a los familiares o la persona de contacto que

el trabajador señale. RRHH

10 Presentación de

certificado de alta

Para regresar a trabajar es obligatorio que el empleado presente su

certificado de alta. Sin éste no puede retomar sus actividades.

Trabajador

11 Notificación al jefe

directo

El accidentado, no podrá regresar a la Universidad mientras no reciba su alta médica, documento que entregará en

RR.HH. Quien informará al jefe directo.

RRHH

12 Reincorporación El trabajador ya recuperado, retorna a

sus actividades de trabajo. Trabajador

13 Traslado a la

mutualidad más cercana

Tras recibir atenciones primarias, el trabajador debe ir a la mutualidad más cercana o en su defecto ser trasladado,

para su posterior tratamiento.

Trabajador

14 Anexo de medios

probatorios

El trabajador debe solicitar Certificado de atención en posta pública, el parte o informe policial y también si es que los

hay declaraciones de testigos.

Trabajador

15 Investigación del

accidente

Subproceso que indica la realización de las investigaciones necesarias.

Comité Paritario

Código:001



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Nombre Proceso: Accidente Laboral


16 Calificación del tipo

de accidente

La mutualidad respectiva o la Superintendencia de Seguridad Social,

son los organismos validados para calificar un accidente, determinando si corresponde a laboral o común. Para el primer caso, el accidentado recibe las

prestaciones del seguro, para el segundo caso el accidentado deberá

seguir tratamiento a través de su sistema de salud común (Isapres o

Fonasa).

Mutualidad

17 Atención protegida

por el seguro

Para hacer uso del seguro, se deben considerar las siguientes variables:

• Existencia de una lesión. • Producida a causa o con ocasión del

trabajo • Produzca incapacidad o muerte.

Con la presencia de estos componentes, se concreta lo que señala la Ley como ACCIDENTE DEL TRABAJO y

la persona afectada, recibirá las prestaciones establecidas en la Ley

16.744. Todo colaborador que crea que su dolencia se encuadra con lo antes indicado, tiene el derecho de ser

atendido en la mutualidad respectiva. Del mismo modo, toda persona que

tome conocimiento de la ocurrencia de un accidente laboral, debe denunciarlo

a la mutualidad respectiva. (Se debe seguir lo indicado en el Reglamento

Interno).

Mutualidad

18 Completa DIAT

conforme declaración del trabajador

El trabajador es atendido conforme al

seguro y la Mutualidad completa la DIAT con la declaración del trabajador.

Mutualidad

19 Recepción de Licencia

Médica

En el caso que corresponda se le entrega la licencia médica al trabajador.

Trabajador

20 Atención como

particular

Si la primera atención es recibida de parte de la mutualidad respectiva y la

calificación determina que es un accidente común, los costos incurridos en dicha atención, serán cobrados al

accidentado a través de su sistema de salud común.

Mutualidad

21 Apelación a

Superintendencia

De no existir conformidad por parte del accidentado o empresa sobre la

calificación otorgada al accidente, se puede apelar a la Superintendencia de

Seguridad Social.

Mutualidad

Código:001



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5.5.1 Subproceso investigación del accidente

A continuación se adjunta el diagrama del subproceso investigación del accidente perteneciente

al proceso de accidente laboral:


Nombre Subproceso: Investigación del accidente


1 Resultado Investigación Se verifica si el resultado de las

investigaciones es por una acción subestandar o condición subestandar.

Comité paritario

2 Re inducción

Se entrevista al trabajador, relatándole las causas del accidente y

cómo prevenirlas en una nueva ocasión.

Comité paritario

3 Firma acta de Re inducción El trabajador debe firmar un registro

del proceso de re inducción. Comité

paritario

4 Realizar correcciones o

reparaciones

Una vez identificado que la causa fue una condición subestandar, se

realizan correcciones y/o reparaciones de las instalaciones de la

Universidad.

Comité paritario

Código:001



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5.6 Proceso de licencia médica

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de licencia médica:


Nombre Proceso: Licencia Médica


1 Presentación de Licencia Médica

La licencia médica es enviada de manera electrónica por internet desde el lugar donde se atendió a RRHH. En

casos particulares el trabajador lleva la licencia en persona.

Trabajador

2 Duración de la Licencia Se verifica el tiempo de duración de la

licencia. Trabajador

3 Descuento de tres días

Los primeros 3 días no son remunerados. El resto de la licencia es

cubierta por la institución correspondiente al caso.

RRHH

4 No descontar La institución correspondiente al caso cubre el sueldo del empleado durante

la licencia. RRHH

5

Completar antecedentes e ingresar

a organismo que corresponda

Puede ser la ISAPRE o Mutualidad. RRHH

6 Registro en Flexwin y

planilla manual Sistema

FLEXWIN

Se ingresa al sistema Flexwin y se actualiza la planilla con los días de

licencia. RRHH

Código:001



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5.7 Proceso de desvinculación

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de desvinculación:


Nombre Proceso: Desvinculación


1 Motivo de

Desvinculación

Dependiendo del motivo de la desvinculación será el procedimiento para calcular el finiquito y respectivas

indemnizaciones. RRHH

2 Cálculo de

finiquito sin indemnización

Se calcula el finiquito sin indemnización del trabajador. RRHH

3 Comunicación por


Art. 162 - Código del Trabajo "Si el contrato de trabajo termina de acuerdo con los

números 4, 5 o 6 del artículo 159, o si el empleador le pusiere término por aplicación de

una o más de las causales señaladas en el artículo 160, deberá comunicarlo por escrito al trabajador,

personalmente o por carta certificada enviada al domicilio señalado en el contrato, expresando la o

las causales invocadas y los hechos en que se funda.

Esta comunicación se entregará o deberá enviarse, dentro de los tres días hábiles siguientes al de

la separación del trabajador. Si se tratare de la causal señalada en el número 6 del artículo 159, el plazo

será de seis días hábiles."

RRHH

Código:001



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Nombre Proceso: Desvinculación


4

Envío copia del aviso a la

Inspección del Trabajo

Art. 162 - Código del Trabajo "Deberá enviarse copia del aviso mencionado en el

inciso anterior a la respectiva Inspección del Trabajo, dentro del mismo plazo. Las Inspecciones del

Trabajo, tendrán un registro de las comunicaciones de terminación de contrato que se les envíen, el que se

mantendrá actualizado con los avisos recibidos en los últimos treinta días hábiles."

RRHH

5 Cálculo de finiquito e

indemnizaciones

Se paga el finiquito agregando las indemnizaciones que correspondan.

RRHH

6

Indemnización última

remuneración devengada

Art.162 - Código del trabajo "Cuando el empleador invoque la causal señalada en el

inciso primero del artículo 161, el aviso deberá darse al trabajador, con copia a la Inspección

del Trabajo respectiva, a lo menos con treinta días de anticipación. Sin embargo, no se requerirá esta

anticipación cuando el empleador pagare al trabajador una indemnización en dinero efectivo

sustitutiva del aviso previo, equivalente a la última remuneración mensual devengada."

RRHH

7 30 días de

anticipación

Art. 162 - Código del Trabajo "Cuando el empleador invoque la causal señalada en el

inciso primero del artículo 161, el aviso deberá darse al trabajador, con copia a la Inspección

del Trabajo respectiva, a lo menos con treinta días de anticipación."

RRHH

8 Comunicación por


Si el contrato de trabajo termina de acuerdo con los números 4, 5 o 6 del artículo 159, o

si el empleador le pusiere término por aplicación de una o más de las causales señaladas en el artículo 160, deberá comunicarlo por escrito al trabajador,

personalmente o por carta certificada enviada al domicilio señalado en el contrato, expresando la o

las causales invocadas y los hechos en que se funda.

Esta comunicación se entregará o deberá enviarse, dentro de los tres días hábiles siguientes al de

la separación del trabajador. Si se tratare de la causal señalada en el número 6 del artículo 159, el plazo

será de seis días hábiles

RRHH

9

Envío de copia del aviso a la

Inspección del Trabajo

Art. 162 - Código del Trabajo "Deberá enviarse copia del aviso mencionado en el

inciso anterior a la respectiva Inspección del Trabajo, dentro del mismo plazo. Las Inspecciones del

Trabajo, tendrán un registro de las comunicaciones de terminación de contrato que se les envíen, el que se

mantendrá actualizado con los avisos recibidos en los últimos treinta días hábiles"

RRHH

Código:001



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5.8 Proceso de Inducción de Recursos Humanos

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de inducción de Recursos Humanos:

Código:001



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Nombre Proceso: Inducción del Recurso Humano


1

Recepción del trabajador y facilitación de ficha

contratación, contrato y reglamento Orden Higiene y

Seguridad.

Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL

PERSONAL (Julio 2011) Área de RRHH

2 Informar la finalidad del

Proceso de Inducción

Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011)

Área de RRHH

3 Dirigir al trabajador a su

lugar de trabajo

Cap. V - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011)

Área de RRHH

4 Suministrar Información

General sobre la Organización


PERSONAL (Julio 2011) Jefe Directo

5 ¿Es Directivo? Se verifica si el trabajador es directivo o no. Jefe Directo

6 Entregar Manual de

Confección de presupuesto de VRAF



7 Entrenar y Orientar al trabajador en el cargo



8 Instruir sobre los estándares de calidad de la Institución



9 ¿Es Directivo? Se verifica si el personal es directivo o no. Jefe Directo

10 Capacitación en Normativa Los trabajadores con cargos directivos reciben

una capacitación en normativa de la universidad

Secretaría General

11

Preguntar al trabajador lo que ya sabe de la operación y

presentar los objetivos específicos de la

organización.

Cap. V ; 4a - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN

DEL PERSONAL (Julio 2011) Jefe Directo

12 Explicar paso a paso las tareas que componen la

operación

Cap. V ; 4b- NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011)

Jefe Directo

13

Explicar los puntos claves, reforzar los aciertos y

corregir los errores cometidos

Cap. V ; 4c - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN

DEL PERSONAL (Julio 2011) Jefe Directo

14 Evaluar la efectividad del

entrenamiento

Cap. V ; 4d - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011)

Jefe Directo

15 Estimular al trabajador en su

mejoramiento continuo

Cap. V ; 4e - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011)

Jefe Directo

16 Entregar Ficha de Evaluación de Proceso de Inducción al

Trabajador

Cap. V ; 4f- NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011)

Área de RRHH

Código:001



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Nombre Proceso: Inducción del Recurso Humano


17 Coordinar con Área de RRPP

la visita al Campus

Cap. V ; - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL PERSONAL (Julio 2011)

"QUINTA ETAPA: VISITA CAMPUS Finalizado el proceso de inducción

administrativo, el Jefe Directo se comunicará con el área

de Relaciones Públicas, con el propósito que desde allí se le organice al nuevo funcionario las visitas por los departamentos y campus

inherentes a su trabajo."

Jefe Directo

18

Llevar al nuevo funcionario por los departamentos y campus inherentes a su

trabajo

Cap. V ; - NORMAS PARA LA INDUCCIÓN DEL

PERSONAL (Julio 2011)

Área de Relaciones

Públicas

Código:001



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5.9 Proceso de accidente trabajadores externos

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de accidente trabajadores externos:


Nombre Proceso: Accidente Trabajadores Externos


1 Dar aviso al Jefe de

Área

Todo trabajador externo que sufra un accidente al interior de nuestras instalaciones, deberá dar aviso

en forma inmediata al jefe del área, donde desempeña sus funciones.

Trabajador

2

Enviar al trabajador a su

organismo administrador del

seguro

La persona lesionada, deberá ser enviada al organismo administrador del seguro contra

accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, de su empleador. No puede ni debe

ser enviado a otro recinto, a no ser que sea un centro médico de urgencia, por la magnitud de la

lesión. El medio de transporte, será el más adecuado según la lesión.

RRHH

Código:001



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Nombre Proceso: Accidente Trabajadores Externos


3

Comunicar lo sucedido a persona

a cargo de la empresa

El responsable de la sede donde ocurrió el accidente, deberá comunicar lo sucedido a la persona a cargo de la empresa, tomando conocimiento además, el

Comité Paritario y Prevencionista Asesor. La persona a cargo de la empresa, designará a

alguien para que dé aviso al empleador.

Encargado Sede

4 Emitir DIAT a la

Mutualidad respectiva

El empleador deberá emitir la DIAT a la mutualidad respectiva y copia del documento lo deberá hacer

llegar dentro de las 24 horas siguientes a la ocurrencia del accidente a nuestra empresa donde

ocurrió el accidente. Dicha copia deberá ser recepcionada y archivada por RR.HH.

Empleador

5 Enviar copia DIAT a

RRHH El empleador envía la copia de DIAT al RRHH. Empleador

6 Recepción y archivo DIAT

Se recibe y se archiva la DIAT enviada por el

empleador del externo. RRHH

7 Reunión análisis

accidente

Ocurrido el accidente y avisadas las partes respectivas, se deberá realizar una reunión, donde se

analizarán las circunstancias, causas y medidas correctivas. De dicha reunión y contenido, se dejará un acta, con la identificación y firmas de todos los

participantes.

RRHH

8 Investigación del

Accidente (Reunión Técnica)

Se deberá programar una reunión técnica donde participen el Prevencionista Asesor, el Comité

Paritario de la empresa donde ocurrió el accidente, el Prevencionista Asesor del empleador del accidentado, el Prevencionista Asesor de la

mutualidad (empresa y empleador). De dicha reunión se levantará un acta y se entregará a la

Gerencia de la empresa, para que tome conocimiento de lo tratado, de las medidas

correctivas a aplicar y plazos de cumplimiento. En este subproceso se investiga cuáles fueron las causas

del accidente, y se aplican medidas correctivas en caso de que se requieran.

Comité Paritario

Código:001



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5.9.1 Subproceso investigación del accidente (reunión técnica)

A continuación se adjunta el diagrama del subproceso investigación del accidente (reunión

técnica) perteneciente al proceso de accidente trabajadores externos:


Nombre Subproceso: Investigación del Accidente (reunión Técnica)


1 Resultado Investigación Se verifica si el resultado de las

investigaciones es por una acción subestandar o condición subestandar.

Comité paritario

2 Reinducción Se entrevista al trabajador, relatándole las causas del accidente y cómo prevenirlas en

una nueva ocasión.

Comité paritario

3 Firma acta de Reinducción El trabajador debe firmar un registro del

proceso de Reinducción. Comité

paritario

4 Realizar correcciones o

reparaciones

Una vez identificado que la causa fue una condición subestandar, se realizan

correcciones y/o reparaciones de las instalaciones de la Universidad.

Comité paritario

5 Notificar a Gerencia

De dicha reunión se levantará un acta y se entregará a la Gerencia de la empresa, para que tome conocimiento de lo tratado, de las

medidas correctivas a aplicar y plazos de cumplimiento.

Comité paritario

Código:001



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6. Gestión de Cobranza y Recaudación

6.1 Proceso de formulación plan de cobranza año vigente

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de formulación plan de cobranza año vigente:

Código:001



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Nombre Proceso: Formulación plan de cobranza año vigente


1 Primer día hábil del mes Existe una espera hasta el primer

día hábil del mes. Tesorería

2 Emitir informe de morosidad Tesorería emite el informe de

morosidad mediante una query. Tesorería

3 Recibir informe de

morosidad


informe físico

La VRAF y Cobranzas, reciben el informe de morosidad para su conocimiento y análisis de la

información correspondiente.

VRAF, Cobranzas

4 Revisar archivo de año

vigente

Se revisa el archivo con las morosidades del año vigente.

Cobranzas

5 Segmentar cartera de

estudiantes

Se segmenta en: ubicables (no ubicables/cobrables) y por facultad (carrera a la que

corresponde).

Cobranzas

6 Analizar informe de

morosidad

Se analiza el informe para posteriormente determinar la

estrategia a seguir. Cobranzas

7 Determinar estrategia de cobranza para nuevo mes

Se determina la forma en la que

se va a realizar la gestión de cobranza para el nuevo mes.

Cobranzas

8 Presentar y revisar con VRAF

propuestas de trabajo

Se revisa en conjunto con la VRAF las propuestas a seguir de

trabajo. Cobranzas

9 Presentar a VRAF bitácora de actividades del mes anterior

Se presenta la bitácora de actividades realizadas en el mes

anterior para la toma de conocimiento del Vicerrector de

Administración y Finanzas.

Cobranzas

10 Analizar resultados del mes

anterior

Se analizan los resultados realizados en el mes anterior

Cobranzas

11 Generar carta Gantt de la

actividades a realizar

Se genera una carta Gantt para efectuar una planificación

mensual. Cobranzas

Código:001



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Revisión 00

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6.2 Proceso de cobranza año vigente

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de cobranza año vigente:

Código:001



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Nombre Proceso: Cobranza año vigente


1 Bloquear alumno en

sistema U+ Sistema U+

SI el estudiante presenta un tiempo demora mayor o igual a 10 días, se

bloquea en el sistema U+. Cobranzas

2 Retirar alumno de la

cobranza

Se realiza las actividades necesarias para retirar el alumno de la cobranza.

Cobranzas

3 Contactar alumno Llamada

telefónica

Se procede a realizar la gestión telefónica con el estudiante para que

concurra a la USEK a regularizar su situación

Cobranzas

4 ¿Ubicable? Se verifica si el estudiante es ubicable o

no Cobranzas

5 Solicitar datos de contacto

actualizados a través de mails

Correo electrónico

En caso de no ser ubicable el estudiante, se solicitan antecedentes mediante los

correos registrados en el sistema U+ Cobranzas

6

Registrar actualización de datos en cuaderno de visitas y en sistema U+

(correo y teléfono)

Sistema U+ y cuaderno de

visitas

Al obtener los datos actualizados se registran en el sistema U+ y cuaderno de visitas para mantener la información al

día.

Cobranzas

7 Informar de compromisos

al estudiante Llamada

telefónica

Se informa los compromisos al estudiante para mantener la gestión de

la información. Cobranzas

8 Contactar telefónicamente Llamada

telefónica

En caso de ser ubicable el estudiante se le contacta telefónicamente para que se

informe de sus compromisos con la USEK.

Cobranzas

9 Acordar fecha de

compromiso de pago Llamada

telefónica

Se establece un compromiso con el alumno para que efectúe sus

compromisos financieros con la USEK. Cobranzas

10 Espera a la fecha de

compromiso

Se espera a la fecha comprometida para verificar si el estudiante ha realizado sus compromisos arancelarios con la USEK.

Cobranzas

11 ¿Canceló? Se verifica si el estudiante canceló su

deuda con la USEK. Cobranzas


cobranza


Cobranzas

13 Solicitar query a Tesorería

Forma personal,

correo electrónico.

Se solicita la query a tesorería para calcular a los alumnos que no se

encuentran al día en sus compromisos arancelarios.

Cobranzas

14 Verificar caso por caso las

morosidades

Se verifican las morosidades una por una para validar la información de los

morosos, y así dar aviso solo a los que presentan morosidad vigente.

Cobranzas

15 Generar Excel con alumnos

a publicar en boletín Microsoft

Excel Se genera un archivo Excel para publicar

los alumnos en el boletín comercial. Cobranzas

16 Enviar archivo Excel a

boletín comercial Correo

electrónico

Se envía el archivo Excel al ejecutivo de Dicom para que este, transforme el

archivo y pueda efectuar la carga masiva en el boletín comercial

Cobranzas

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Nombre Proceso: Cobranza año vigente


17 Enviar carta de notificación

a los alumnos y a los apoderados

Se les notifica a los distintos alumnos y apoderados para que tomen

conocimiento y puedan realizar las medidas paliativas que estimen

conveniente para cancelar la deuda con la USEK.

Cobranzas

18 ¿Alumno cancelo? Se verifica si el alumno cancelo o no, o

también si renegocio la deuda. Cobranzas

19 ¿Tipo? Si el estudiante realiza una renegociación de la deuda, se verifica el tipo que puede ser: deuda morosa y deuda protestada.

Cobranzas


cobranza


Cobranzas

21 Devolver documento original de la deuda

Para el caso de la deuda protestada, previo retiro del alumno de cobranza, se

procede a devolver el documento original de la deuda.

Cobranzas


cobranza

Para el caso de deuda morosa se realiza las actividades necesarias para retirar el

alumno de la cobranza. Cobranzas

23 Generar deuda nueva

vigente

Para el caso de deuda protestada y deuda morosa, se genera una nueva

deuda vigente. Cobranzas

24 Identificar los casos por

días de mora

Se identifican los casos de mora cuando es mayor a 120 días.

Cobranzas

25 Generar el pagaré de

deuda

Se genera el pagaré de la deuda del estudiante.

Cobranzas

26 Firmar pagaré

Se firma el pagaré, para lo cual la persona firmante tiene que tener

registrada la firma en la notaría con la que la USEK tiene convenio.

VRAF

27 Enviar documentos a

notaría para generar el protesto

Se envían los documentos a la notaría para que esta envíe una notificación al

deudor, genere el protesto de los documentos y posteriormente pueda

enviar los documentos protestados con el acta física a la USEK.

Cobranzas

28 Recibir documentos

protestados con acta física del protesto

Se reciben los documentos protestados de la notaría.

Cobranzas

29 Cargar en sistema como

pagaré protestado

Se procede a realizar la carga para que se visualice el pagaré protestado.

Cobranzas

30 Cargar a la deuda el monto

del protesto

Se agregan los montos de haber protestado los documentos.

Cobranzas

31 ¿Alumno canceló?

Se verifica si el alumno cancelo (se retira al alumno de cobranza) o no (sigue el

proceso de cobro). Cobranzas

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6.2.1 Subproceso Retirar alumno de cobranza

A continuación se adjunta el diagrama del subproceso retirar alumno de cobranza

perteneciente al proceso de cobranza año vigente:


Nombre Subproceso: Retirar alumno de cobranza


1 Desbloquear de sistema U+ Sistema U+

Se desbloquea el alumno del sistema U+ automáticamente cuando el estudiante paga en

tesorería.

Cobranzas

2 Quitar alumno de cobranza Llamada

telefónica Se quita al alumno de cobranzas

de la USEK. Cobranzas

3 Quitar alumno de boletín

comercial Boletín

comercial

Se quita al alumno del boletín comercial, al estar al día en sus

compromisos con la USEK. Cobranzas

4 Quitar protesto de pagaré del

sistema

Se le quita el protesto al estudiante, al poner se al día en sus compromisos con la USEK.

Cobranzas

Código:001



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6.3 Proceso de cobranza año anterior

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de cobranza año anterior:

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Nombre Proceso: Cobranza año anterior


1 Primer día hábil del mes Se espera hasta el primer día hábil de

cada mes. Tesorería

2 Enviar lista de alumnos morosos año anterior a

Cobranza externa

Correo electrónico

Se envía la lista de morosos a Cobranza externa, para que ubiquen al estudiante y

le soliciten concurrir a la Universidad, para efectuar sus compromisos.

Cobranzas

3 Espera Existe un periodo de espera para que el

estudiante pueda asistir a la Universidad. Cobranzas

4 ¿Asistir? Cuaderno de registro de asistencias.

Se verifica si el estudiante asistió o no a la Universidad.

Alumno

5 Asistir a cobranza a regularizar situación

Si el alumno se dirige a la USEK,

regulariza su situación. Alumno

6 Generar lista actualizada

de los alumnos que asistieron

Microsoft Excel

Se realiza una lista de alumnos que asistieron para establecer compromisos

de pago, pagos, consultas y renegociaciones.

Cobranzas

7 Actualizar datos de

contactabilidad Microsoft Excel

Se actualizan los datos de contactabilidad de los alumnos que asistieron a la USEK a

regularizar su situación. Cobranzas

8 Enviar datos de contactabilidad

actualizados

Correo electrónico

Se envían los datos a Cobranza externa para que cuenten con información

actualizada de contactabilidad. Cobranzas

9

Recibir informe de compromisos obtenidos

en el seguimiento de cobranza

Correo electrónico

Se recibe el informe de los compromisos obtenidos por Cobranza externa en su

gestión de cobranzas. Cobranzas

10 Espera fin de mes Se espera a fin de mes para poder

generar los antecedentes necesarios. Cobranzas

11 Emitir informe de

consolidado de pagos de honorarios

Se emite el informe de consolidado de

pagos de honorarios a través de la generación de una factura exenta.

Cobranzas

12 Recibir de Cobranza

externa el reporte de gestión

Correo electrónico

Cobranza externa envía el reporte de gestión realizado a la fecha.

Cobranzas

13 Analizar reporte y generar propuestas de estrategias

Se analiza el reporte y se generan propuestas de estrategias, en donde

internamente se conversa con la VRAF, la cual autoriza o modifica las estrategias para la gestión de cobranza externa de

forma bimestral.

Cobranzas

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6.4 Proceso de formulación plan de cobranza año vigente periodo extraordinario

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de cobranza año vigente periodo

extraordinario:

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Nombre Proceso: Formulación plan de cobranza año vigente periodo extraordinario


1

Realiza una simulación de la cantidad de

alumnos que estarían imposibilitados de rendir

examen

El periodo extraordinario existe al final de cada semestre, en la que se realiza

una simulación por fechas de los alumnos que estarían imposibilitados

de rendir examen por bloqueo de sistema U+.

Cobranzas

2 Se presenta la simulación

de la cantidad de alumnos a la VRAF

Cobranzas entrega la simulación a la

VRAF para su análisis y decidir la fecha de corte.

Cobranzas

3 Analiza junto a la

Dirección Superior

La simulación es realizada en conjunto con la Dirección Superior para

determinar la fecha más factible de realizar el corte de los alumnos que

estarían bloqueados en el sistema U+.

VRAF

4 ¿Realizar un rango de

corte?

La VRAF determina si es necesario realizar un rango de corte de alumnos que estarán bloqueados en el sistema

U+.

VRAF

5 Seguir con la formulación de plan de cobranza año

vigente normal

Para el caso de que la VRAF decida no realizar un rango de corte de alumnos

se sigue con la formulación correspondiente a un periodo normal.

VRAF

6

Instruir a tesorería y cobranza sobre la fecha

de corte para la rendición de examen

Para el caso de que la VRAF decida realizar un rango de corte, le instruye a tesorería y cobranza la fecha de corte

para la rendición de exámenes.

VRAF

7 Parametrizar U+ según

rango de corte Sistema

U+

Tesorería se encarga de parametrizar el sistema U+ en la fecha de corte para

el bloqueo de los alumnos en el sistema U+ en periodo de exámenes.

Tesorería

8 Solicita fecha de

exámenes a la VRA

Cobranza solicita a la VRA las fechas para el periodo de exámenes al interior

de la USEK. Cobranzas

9 Segmenta cartera Se segmenta la cartera de estudiantes

por facultad y por carrera. Cobranzas

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Nombre Proceso: Formulación plan de cobranza año vigente periodo extraordinario


10 Prioriza la cantidad de alumnos y fechas de

exámenes

Se establece una priorización de los estudiantes que deberán rendir

exámenes. Cobranzas

11

Trabajar de forma focalizada entre la fecha de instrucción de rango de corte y la fecha de inicio de los exámenes

Durante el periodo extraordinario, el área de cobranzas y recaudación

focaliza los esfuerzos, con el fin de hacer la gestión de forma más

eficiente.

Cobranzas

12 Enviar informes a

decanos

Se envía la información a todos los decanos de la USEK para que le

comuniquen a sus jefes de carrera e informen a los estudiantes que deben

acercarse a regularizar sus compromisos financieros con la USEK.

Cobranzas

13 Retomar cobranza de

toda la mora

Se retoma la cobranza de toda la mora de la USEK, en el cual el sistema U+ sigue estando parametrizado según

rango de exámenes.

Cobranzas

14

Enviar informes diarios a Decanos sobre alumnos imposibilitados de rendir

exámenes

Se envían informes a los decanos, para que tengan una visión sobre cada una de las carreras de su propia facultad.

VRAF

Código:001



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6.5 Proceso de Recaudación

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de Recaudación:

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Nombre Proceso: Proceso de Recaudación


1 ¿Tipo de alumno? Se verifica el tipo de alumno que puede

ser nuevo o antiguo. Estudiante

2 Ingresar datos personales

del alumno

Para el caso de que sea nuevo, se registran sus datos personales.


3 Imprimir ficha del alumno La Dirección de Admisión posteriormente

imprime una ficha del alumno. Dirección de

Admisión

4 Actualizar datos personales

del alumno

Para el caso de que sea antiguo, se actualizan los datos personales.


5 Espera Existe un periodo de espera, para

verificar la asignación de beneficios. DAE

6 Verificar beneficios

estudiante

Se verifica si el alumno presenta beneficios de CAE y becas externas.

DAE

7 Verificar Renovación o

postulación de becas del estudiante

Se verifica si el alumno realizó una

renovación o alguna postulación a alguna de las becas externas.

DAE

8 Verificar ramos aprobados Para el caso del CAE se verifica si el

alumno cumple con los requisitos de ramos aprobados.

DAE

9 Verificar renovación de CAE Si cumple con los requisitos de ramos aprobados se verifica si presenta CAE

aprobado. DAE

10 No presenta beneficio de

CAE

Para este caso el estudiante no presenta beneficios de CAE.

DAE

11 Se presenta en caja Para los casos en que presenta beneficios y no, el estudiante tiene que presentarse en caja para realizar trámites financieros.

Estudiante

12 Pagar la matricula En caja el estudiante paga su matrícula. Estudiante

13 Comunicar beneficio (s) En caja además, comunica los beneficios

que posee el estudiante, puede ser ninguno, CAE y alguna beca externa.

Estudiante

14 Comunicar que es

renovante CAE

El estudiante comunica que es renovante CAE.

Estudiante

15 Firmar documento Para el caso de que posea alguna beca

externa, el estudiante firma un documento.

Estudiante

16 Pactar la diferencia del

copago

En tesorería se pacta la diferencia del copago para efectuar los pagos a la USEK.

Tesorería

17 Pactar forma de pago El estudiante comunica la forma de pago la cual puede ser PAT, pagaré, cheques o

contado. Estudiante

18 Cierre de matrícula

contable

Finalmente se cierra la matricula contable.

Tesorería

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7. Gestión de pagos

7.1 Proceso de remuneración a trabajadores de planta

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de remuneración a trabajadores de

planta:

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Nombre Proceso: Proceso de Remuneraciones


1 Ingresar al trabajador en

Sistema FLEXWIN Sistema

FLEXWIN Se ingresa al trabajador al sistema

FLEXWIN. Área de RRHH

2 ¿Trabajador solicita

anticipo?

Se verifica si el trabajador solicita anticipo.

Área de RRHH

3 Realizar solicitud de

anticipo

El trabajador solicita por escrito el anticipo.

Trabajador

4 ¿Está dentro de los

primeros 10 días hábiles?

El trabajador solicita por escrito el anticipo.

Trabajador

5 Autorizar Anticipo

Los anticipos, que no podrán exceder del 40% de las remuneraciones, no

deberán ser otorgados en forma habitual.

Área de RRHH

6 ¿Autoriza? El área de RRHH puede autorizar o no la

solicitud de anticipo. Área de RRHH

7 Firma y Aprobación Final Si se autoriza, visa el anticipo para su

entrega. VRAF

8 Pagar Anticipo

Se realiza el pago en el medio acordado y se actualizan los registros

correspondientes (Se pagarán los días 15 o día hábil anterior del mes

correspondiente al del requerimiento).

Área de RRHH

9 ¿Está dentro de los

primeros 10 días hábiles?

Se verifica si el trabajador está dentro de los 10 días hábiles para el requerimiento de anticipo.

Trabajador

10 Firma y Aprobación Final Visa el anticipo para su entrega VRAF

11 Pagar Anticipo

Se realiza el pago en el medio acordado y se actualizan los registros

correspondientes (Se pagarán los días 156 o día hábil anterior del mes

correspondiente del requerimiento).

Área de RRHH

12 Último día hábil del mes Se realiza el pago en el medio acordado

y se actualizan los registros correspondientes.

Área de RRHH

13 Pago de Remuneración Subproceso que indica el pago de

remuneraciones. Área de RRHH

14 Generar Libro de Remuneraciones

Se genera un archivo con todas las

remuneraciones correspondientes al período.

Área de RRHH

15 Tipo de Remuneración

Puede haber 2 tipos de remuneraciones, la Masiva que involucra todos los pagos a los

trabajadores dentro de un período y la excepcional, que sería un pago

individual.

Área de RRHH

16 Validación Se valida la planilla de remuneraciones analizando la factibilidad económica.

VRAF

17 Analizar Factibilidad

Financiera

El área de contabilidad revisa la factibilidad financiera.

Área de Contabilidad

Código:001



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Nombre Proceso: Proceso de Remuneraciones


18 Enviar Liquidaciones de

Sueldo vía E-Mail

Se envía al correo institucional de cada empleado su correspondiente

liquidación de sueldo con el detalle de esta misma.

Área de RRHH

19 Se genera archivo para

transferencia

Documento con el total empresa de las remuneraciones

Área de RRHH

20 Autoriza la Transferencia Se visa la transferencia firmando los

documentos respectivos. VRAF

21 Generar cheques físicos Se crean los cheques con el monto a

pagar al trabajador Área de RRHH

22 Visa los cheques El área de contabilidad revisa los

cheques. Área de

Contabilidad

23 Firmar Cheques Se deben firmar los cheques para poder

ser entregados al trabajador para su cobro posterior

VRAF

24 Acuse Recibo Se debe registrar por escrito que el

trabajador ha recibido el cheque con el pago

Área de RRHH

25 Entregar Liquidación de

Sueldo al Trabajador

Se pasa la liquidación de sueldo impresa al trabajador.

Área de RRHH

Código:001



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7.1.1 Subproceso pago de remuneraciones

A continuación se adjunta el diagrama del subproceso pago de remuneraciones perteneciente al

proceso pago de remuneraciones de trabajadores de planta:

Código:001



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Nombre Subproceso: Pago de Remuneraciones


1 Pagar Asignaciones de Colación Se pagan las asignaciones de

colación. Área de RRHH

2 Verificar Asignaciones Opcionales Se verifica el tipo de asignación

adicional que tenga el trabajador. Área de RRHH

3 Asignación Familiar El trabajador puede poseer una

asignación familiar Área de RRHH

4 Asignación de Pérdida de Caja El trabajador puede poseer una asignación de perdida de caja.

Área de RRHH

5 Horas Extraordinarias El trabajador puede poseer una bonificación por horas extras.

Área de RRHH

6 Bonos Se verifica la disponibilidad de

bonos extras. Área de RRHH

7 Comisiones por Venta y Cobranzas Se verifica si posee además

comisiones por ventas y cobranzas.

Área de RRHH

8 ¿Anticipos en el período? Se verifica si el trabajador solicito

anticipos en el periodo. Área de RRHH

9 Deducción de Anticipos Si solicito anticipos, se descuentan

los anticipos que ha pedido el trabajador

Área de RRHH

10 Descuentos Legales Se descuenta AFP, ISAPRE, entre

otros descuentos legales. Área de RRHH

11 ¿Retenciones Judiciales? Se verifica si se poseen retenciones judiciales.

Área de RRHH

12 Descontar Retenciones Judiciales Si posee, se realiza el descuento

de las retenciones judiciales. Área de RRHH

13 Descuentos Voluntarios Se verifica si se poseen descuentos

voluntarios. Área de RRHH

14 Aplicar descuentos voluntarios

Se aplican descuentos voluntarios en la remuneración (Sujeto a

artículo 58º del Código del Trabajo).

Área de RRHH

Código:001



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7.1.2 Subproceso ingresar a trabajador en sistema FLEXWIN

A continuación se adjunta el diagrama del subproceso ingresar a trabajador en sistema FLEXWIN

perteneciente al proceso pago de remuneraciones de trabajadores de planta:


Nombre Subproceso: Ingresar a trabajador en sistema FLEXWIN


1 Ingresar fecha de ingreso Se introduce la fecha en que el trabajador comenzó sus

labores Área de RRHH

2 Ingresar Remuneración

Pactada

Remuneración previamente estipulada en el contrato

Área de RRHH

Código:001



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7.2 Proceso de pago de remuneraciones trabajadores a honorarios

A continuación se adjunta el diagrama de Proceso de remuneración trabajadores a

honorarios:

Código:001



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Nombre Proceso: Remuneración a Honorarios


1 Recibir las boletas de

honorarios de los docentes

EL coordinador docente recibe las boletas

de honorarios de todos los docentes a honorarios de la USEK.

Coordinador Docente

2 Consolidar la Información

Se consolida la información realizando un control para verificar la asistencia de los

docentes. Coordinador Docente

3 Enviar información física, en un archivo

Se envía la información física en un

archivo al encargado de las remuneraciones a honorarios de la VRAF.

Coordinador Docente

4 Recibir las boletas de

honorarios

El encargado recibe las boletas de honorarios de los docentes.

E. de remuneraciones a honorarios

5 Procesar las boletas de

los docentes

Se procesan la boletas de honorarios de los docentes.


6 Verificar datos de planilla Excel con

boletas físicas Planilla Excel

Se realiza una verificación de la boletas de honorarios con los datos de una

planilla Excel.


7 Ingresar las boletas en

el sistema contable NAVISION

Sistema NAVISION

Se ingresan en el sistema contable con el fin de generar el libro de retenciones que es el registro de los pagos de honorarios

y con eso queda amarrado para los certificados de honorarios del año

siguiente.


8

Generar la información para

trasferir los montos por office banking

Office banking

El encargado de sueldos y analista de tesorería genera la información para ser

transferida por office banking.

Encargado de sueldos y analista de tesorería

9 Generar nóminas de

pago

Se generan las nóminas de pago para efectuar las transferencias.


10 Verificar las

trasferencias a realizar

La VRAF verifica las transferencias a realizar.

VRAF

11 ¿Autorizar Pagos? La VRAF puede aceptar como rechazar

algunas transferencias que no considere correctas.

VRAF

12 5 día hábil del mes

siguiente

Se espera al quinto día hábil del siguiente mes.


13 Disponer firmas para

transferencias

Dispone la firma para efectuar las transferencias.

VRAF

14 Disponer firmas para

transferencias

Dispone la firma para efectuar las transferencias.

Rector

15 Recibir la boletas de los administrativos

El encargado de remuneraciones a honorarios recibe las boletas de los

administrativos.


16 Procesar las boletas de

los administrativos Se procesan las boletas de honorarios.


17 Generar las

trasferencias Se generan las transferencias. VRAF

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