MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS … · En la década de los 80 y 90 el mundo experimento un...
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR PAGAR DE LA EMPRESA CARVICA C.A.
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MANUAL DE NORMAS
Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES
A LA GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO
DE CUENTAS POR PAGAR DE LA
EMPRESA CARVICA C.A.
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE CONTADÚRIA PÚBLICA CARRERA CONTADÚRIA PÚBLICA
MANUAL DE NORMAS
Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES
A LA GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO
DE CUENTAS POR PAGAR DE LA
EMPRESA CARVICA C.A.
Empresa: Carvica, C.A.
Autor: Dilson Ramírez
C.I. 18.980.755
San Diego, Mayo 2014
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES ESCUELA DE CONTADÚRIA PÚBLICA
CARRERA CONTADÚRIA PÚBLICA
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES
A LA GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR PAGAR DE LA
EMPRESA CARVICA C.A.
_________________________________________ Carmen Rincón, C.I: Tutor Académico _________________________________________ Denny Morillo, C.I: Tutor Empresarial Autor: Dilson Ramírez C.I. 18.980.755
San Diego, Mayo 2014
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INDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN
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CAPÍTULO I
LA EMPRESA
1.1 Razón Social
1.2 Actividad Económica
1.3 Reseña Histórica
1.4 Visión, Misión y Valores
1.5 Objetivos
1.6 Políticas
1.7 Estructura General de la Empresa
1.8 Organigrama del departamento de Finanzas
1.9 Actividades desarrolladas durante el periodo de pasantías
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5
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CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
2.1 Planteamiento del Problema
2.2 Formulación del Problema
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2.3 Objetivos General
2.4 Objetivos Específicos
2.5 Justificación
2.6 Alcance
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CAPÍTULO III
MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1. Antecedentes 15
3.2. Bases Teóricas
3.3 Definiciones
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CAPÍTULO IV
FASES METODOLÓGICAS
4.1 Fase I 29
4.2 Fase II
4.3 Fase III
30
30
CAPÍTULO V
RECURSOS
5.1 Recursos Humanos 32
5.2 Recursos Institucionales
5.3 Recursos Materiales
5.4 Recursos Financieros
REFERE NCIAS
32
32
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INTRODUCCIÓN
Las empresas necesitan financiamiento para llevar a cabo sus estrategias de
operación, inversión y financiamiento, dichas estrategias permiten abrir más
mercados en otros lugares geográficos, aumentar la producción, construir o adquirir
nuevas plantas, hacer alguna otra inversión que la empresa vea benéfica para sí
misma o aprovechar alguna oportunidad que presente el mercado.
La forma en que las empresas realizan el financiamiento es a través de
instrumentos de deuda o vía capital, que también es utilizable para reducir pasivos a
corto plazo que llegan al final de su tiempo de gracia.
En la década de los 80 y 90 el mundo experimento un proceso muy vigoroso de
libre comercio, intercambio de avances tecnológicos, financieros, culturales, sociales.
Esto trajo efecto en la economía de los países; las empresas no solo competían con
otras de su país, sino con las de otros países y continentes, trayendo así una
competencia más férrea en calidad, velocidad de producción, innovación de
productos, etc. A esta etapa de Globalización le podemos adjudicar el incremento en
la necesidad de las empresas de financiarse, para que lleven a cabo todos sus cambios
estratégicos como son: ser más eficientes, mejorar su rentabilidad, aumentar la
productividad, entrar en nuevos mercados, etc., para convertirse en empresas de clase
mundial, requieren realizar fuertes inversiones que originan nuevas necesidades de
financiamiento.
La fuerte crisis económica financiera que vivimos actualmente, obliga a muchas
empresas a tener que reestructurar su cartera de deuda para poder conseguir
refinanciarse.
Debido a esto, en la empresa Carvica, C.A. surge la necesidad de analizar las
principales tendencias en la gestión y reestructuración de deudas, destacando los
aspectos puramente económicos financieros en el diseño, estructuración y ejecución,
así como sus consecuencias en relación con la normativa concursal.
De tal manera, se propone en primera instancia la implementación de un manual
de normas y procedimientos para el área de cuentas por pagar en dicha empresa,
donde se especificara la información necesaria a las diferentes personas que se
encargan de sus registros y asi conozcan el proceso de pago, el cual incluirá el
procesamiento de facturas en línea, notas de credito, pagos recurrentes, y
consolidaciones de factura de proveedores.
Esta Primera Fase se encuentra distribuida en cuatro capítulos.
CAPÍTULO I La Empresa; en este primer capítulo se hace una breve reseña
Histórica de la empresa Carvica, C.A y se da una descripción sobre la misión visión,
objetivos y como esta estructuralmente organizada la empresa.
CAPÍTULO II El problema. Se platea de manera clara el problema presentado en
la empresa Carvica,C.A específicamente en el departamento de cuentas por pagar .Se
establece cuales serán los objetivos generales y específicos que se desean cubrir con
la realización del manual.
CAPÍTULO III Marco Teórico; en este capítulo se plasma el delineamiento de la
investigación con la finalidad de encontrar ayuda para resolver la Problemática en la
empresa Carvica, C.A.,y se desarrolla en tres etapas Antecedentes, bases Teóricas,
Definición de términos Básicos.
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CAPÍTULO IV Marco metodológico; se describe el método utilizado para la
realización de la investigación y resolución del problema a fin de que pueda servir de
orientación para futuras investigaciones
6
CAPÍTULO I
LA EMPRESA
1.1. Razón Social
Carvica, C, A,
Dirección: Zona Industrial Carabobo 9 Novena Transversal galpón T17-4
Valencia (Estado Carabobo)
1.2. Actividad Económica
Venta de Repuestos Automotrices, Nacionales e importados.
1.3. Reseña Histórica
Carvica, C.A. fue fundada en el año 1.963 por el grupo empresarial Sivensa,
Grupo dedicado a la fabricación y comercialización de repuestos automotrices
originales y de reposición tanto nacionales como importado. Carvica, C.A. comienza
sus funciones teniendo como primer director al Sr. Humberto Sánchez y su objeto o
actividad empresarial es comercializar los repuestos fabricados por empresas
pertenecientes al mismo grupo Sivensa como lo eran: Metalcar (Ballestas y
Espirales), Amortiguadores Gabriel(Amortiguadores), Covendisa (Válvulas y
Pistones), y Hayes Wheels(Rines), también comercializa repuestos importados de
reconocidas marca como lo son: Moog(Suspención) y Timken, siendo las líneas de
Suspensión, amortiguadores, ballestas y Espirales las más fuerte en ventas.
En el 2000 la empresa es vendida en su totalidad al grupo empresarial
colombiano Chaid Neme Hermanos quienes a su vez compra a
Amortiguadores Gabriel de Venezuela empresa que también pertenecía al grupo
Sivensa. A mediado del mismo año 2000 por la estrecha relación existente entre
Gabriel de Venezuela y Carvica, C.A. esta pasa a ser 100% de Gabriel, teniendo en
la actualidad como Director al Ing. Oswaldo Cardozo.
Hoy en día la empresa cuenta con una cartera de más de 1.500 clientes estando
activo un 80% de los mismo, con una venta promedio mensual que está entre los 700
y 900 mil dólares mensuales.
1.4. Misión, visión, valores
Misión:
Ser una empresa eficiente, con personal altamente identificado y capacitado,
que basa su estrategia en una diferenciación en servicios, incrementando el
patrimonio de los accionistas y superando las necesidades de sus clientes.
Visión:
Ser una empresa de servicios, líder en el mercado de reposición de autopartes,
focalizada en líneas especificas de productos y reconocida por la continua innovación
en la relación con sus clientes.
Valores:
- Orientación al Logro.
- Ética.
- Trabajo en Equipo.
- Honestidad.
- Compromiso.
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- Personal Multifuncional.
1.5. Objetivos
Alcanzar el más alto nivel de rotación de sus clientes, dando el más alto nivel
de servicios a sus clientes, a un precio justo que refleje la calidad del servicios y las
necesidades de crecimiento de la empresa
1.6. Política
Ser una empresa líder en el mercado de reposición de autopartes, prestando un
buen servicio a un precio justo.
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1.7. Organigrama General de la Empresa
1.9. Actividades desarrolladas por el pasante
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Durante tres (3) meses el pasante tuvo la oportunidad de realizar diferentes
actividades inherentes al cargo del analista de cuentas por pagar de la empresa
Carvica, C.A. entre las cuales se pueden mencionar las siguientes:
� Preparar y discutir el Flujo de Caja diario y proyectado con la programación de
los pagos locales e importaciones.
� Registrar en el Sistema Administrativo las Cuentas por Pagar comerciales,
accionistas, empleados, relacionadas y otras.
� Verificar que la documentación soporte de las Cuentas por Pagar cumpla con las
disposiciones legales relacionadas con el Impuesto sobre la Renta e Impuesto al
Valor Agregado.
� Registrar las órdenes de compra a proveedores nacionales de bienes y servicios.
� Procesar en el Sistema Administrativo los pagos a los proveedores de bienes,
servicios e importaciones.
� Calcular las retenciones de Impuesto sobre la Renta a los pagos que lo ameriten
de acuerdo con el decreto de retenciones vigente.
� Registrar, emitir y controlar en el Sistema las Notas de Débitos y/o Créditos a los
proveedores, empleados, relacionados y otros.
� Emitir los anticipos para la nacionalización de mercancías ante los agentes
aduanales, así como también asegurarse el uso racional de los anticipos mediante
la revisión y aprobación de la conciliación de la cuenta de anticipos.
� Coordinar la firma de los cheques con las personas autorizadas y la entrega de los
mismos a sus beneficiarios.
� Mantener un stock de talonarios de cheques para la oportuna emisión de los
mismos.
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� Solicitar los Comprobantes de Retenciones de Impuesto sobre la Renta a los
Clientes.
� Elaborar y entregar los Comprobantes de Retenciones de Impuesto sobre la Renta
a los Proveedores.
� Preparar mensualmente el libro de compra.
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CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
2.1. Planteamiento del Problema
Los cambios políticos, económicos, sociales, tecnológicos y competitivos, obligan a
las empresas a adaptarse a nuevos procedimientos administrativos y contables en pro
de salvaguardar su patrimonio.
Toda organización tiene como objetivo primordial la búsqueda continua de la
rentabilidad y productividad que le permita tener un continuo crecimiento y ser líder
en el mercado, es por ello que deben tener controles y medios que le permitan ser
eficaces y oportunos, minimizando los márgenes de errores posibles. La
productividad, en términos generales, puede definirse como la capacidad de una
empresa de producir utilidades suficientes para retribuir a sus inversionistas y
promover el desarrollo de la misma. Esta capacidad se determina mediante el estudio
de la eficiencia de las operaciones, de las relaciones entre las ventas y los gastos y de
la utilidad con la inversión del capital. Y se logra mediante la aplicación adecuada y
oportuna de mecanismos de control interno.
La Empresa Carvica, C.A., dedicada a la venta de repuestos automotrices tanto
nacionales como importados, ha fijado dentro de sus valores y creencias la
responsabilidad y mejora continua, ello implica disciplina y entrega en el
cumplimiento de las normas establecidas, las tareas asignadas y los compromisos
asumidos, además enfocándose en todo momento hacia el mejoramiento continuo de
los procesos. Sin embargo, a pesar de los esfuerzos de mejora en todas las áreas de la
empresa, actualmente en el departamento de cuentas por pagar se han evidenciado
significativos retrasos en sus operaciones, razón por la cual se consideró pertinente
iniciar un estudio de diagnóstico para identificar los posibles puntos débiles de la
gestión, con la finalidad de poder atacar oportunamente la problemática y darle
continuidad y cumplimiento a los valores de la empresa y los objetivos de la gerencia.
Después de analizar el procedimiento que aplica esta empresa en el departamento
de cuentas por pagar se pudo evidenciar que en ocasiones al momento de la emisión
de los pagos a proveedores tanto a crédito, como de contado, no tenían soporte, que
avalara el procedimiento para el pago y muchas veces no tenían la firma de
aprobación por la persona que autoriza los pagos, notándose debilidad en la
aplicación de los mecanismos de control interno establecidos. Además, se pudo
encontrar que había un retraso en la actualización de los pagos desde el mes de
diciembre del 2012, esto afectaba las conciliaciones bancarias.
Asimismo, se pudo comprobar que en varias oportunidades, el analista encargado
de este departamento no emitía los comprobantes de retención en el momento
requerido.
Sin embargo, la empresa lleva un adecuado control de las notas de crédito, debido
a las bondades que les brinda el sistema SIGE, no se observaron mayores debilidades,
salvo la acumulación de trabajo. De manera que, a pesar de los controles y
seguimiento, esta actividad era postergada continuamente, por lo que el trabajo se
acumulaba significativamente.
Adicionalmente, pese a los mecanismos de planificación y control establecidos, no
se lograba cumplir con la agenda pautada en virtud de trabajo acumulado. Un eslabón
básico en la cadena de suministro son sus proveedores y prestadores de servicios, y
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mantener relaciones cordiales con ellos es necesario para lograr el éxito. Un buen
principio para lograrlo, es el realizar sus pagos puntualmente, y a la vez, mantener un
flujo de efectivo sano en la empresa.
Finalmente, se noto la ausencia de un método de archivo adecuado, tanto para los
comprobantes de pago, como para las facturas por pagar, esto afecta la productividad
del empleado, ya que implica invertir un tiempo significativo a la hora de ubicación
de los diferentes documentos.
Por cada una de estas razones surge la necesidad de implementar un manual de
normas y procedimientos que permita la ejecución más adecuada de los procesos que
integran el departamento de cuentas por pagar además de indicar de manera detallada
las funciones a ejercer por el personal de esta área.
2.2. Formulación del Problema
¿Cuáles son los elementos que deben integrar un manual de normas y procedimientos
que facilite una buena gestión en el departamento de las cuentas por pagar en la
empresa Carvica, C.A.?
2.3. Objetivos
2.3.1. Objetivo General
Diseñar un manual de normas y procedimientos que mejore el proceso de las
iiii cuentas por pagar en la empresa Carvica, C.A.
2.3.2. Objetivos Específicos
1. Diagnosticar la situación actual en el proceso de las cuentas por pagar en la
iiiiiii empresa Carvica, C.A.
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2. Determinar las debilidades y fortalezas que presenta la gestión del departamento
iii de cuentas por pagar en la empresa Carvica, C.A.
3. Diseñar un manual de normas y procedimientos para el proceso de cuentas por
iiiiiii pagar de la empresa Carvica, C.A.
2.4. Justificación
En toda empresa es necesaria la existencia de un sistema de cuentas por pagar para la
ejecución efectiva de las actividades de la misma. Por tanto, contar con un sistema de
pago acorde con las necesidades de la organización, el cual permita hacer más
eficiente el registro de las obligaciones contraídas por la adquisición de bienes y/o
prestación de servicios es importante dentro de la misma.
Por otro lado, el proceso de cuentas por pagar, constituye un aporte relevante en el
sistema contable de la empresa Carvica, C.A. para mejorar su dinámica, la
administración financiera y la imagen de la empresa.
En consecuencia, esta brindaría a la alta gerencia de la empresa objeto de estudio
de una herramienta para mejorar la ejecución de las tareas, la reasignación de
responsabilidades, la uniformidad de criterios, la correcta utilización y el máximo
aprovechamientos de los recurso disponibles que implica el desarrollo del proceso de
cuentas por pagar. Es también instrumento mediante el cual el personal contribuye al
logro del éxito y la productividad de la organización.
En cuanto a los proveedores, será beneficioso contar con la implementación del
diseño de este manual de cuentas por pagar, ya que los pagos serán efectuados
oportunamente y según lo establecido por las leyes, ya que debido a la existencia de
la disparidad de criterios entre empleados, los cálculos de los impuestos se realizan de
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distintas maneras. Los proveedores podrán consultar el sistema de pago sin
inconvenientes, evitando malestar de los mimos en el momento de verificar los pagos
y identificándose más con la empresa, ya que podrán acceder rápida y fácilmente al
sistema.
Este informe con el propósito de diseñar un manual de normas y procedimientos
proporcionara alternativas y estrategias que permitan agilizar y mejorar el
funcionamiento, la calidad, confiabilidad y seguridad de los procesos de la unidad de
pagos de la empresa Carvica, C.A.
Asimismo, un sistema de cuentas por pagar ofrece a la empresa información
oportuna y precisa, al momento de la toma de decisiones por parte de la gerencia.
2.5. Alcance
La implementación del diseño de un manual de normas y procedimientos para
controlar las cuentas por pagar de la empresa Carvica, C.A. tendrá como finalidad
establecer lineamientos para agilizar el proceso y minimizar posibles errores, además
de asignar las funciones y responsabilidades que deberá sobrellevar el personal de
este departamento.
Por otra parte, este informe pudiera contribuir además, como punto de referencia
para otras investigaciones de naturaleza similar.
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CAPÍTULO III
MARCO TEÓRICO
Está compuesto por los Antecedentes de la Investigación y las Bases teóricas, los
cuales sirvieron de sustento en los lineamientos y aspectos que se tocaron durante el
desarrollo y culminación de este informe de pasantías. A continuación se detallarán
cada uno de ellos.
3.1. Antecedentes
Para la realización del presente estudio se analizaron una serie de investigaciones en
búsqueda de algunos trabajos desarrollados con anterioridad, cuyo contenido tiene
relación de una u otra manera con el estudio actual y por ende constituyen una base
para el momento de su realización.
Según Sabino (2001), “Los antecedentes de la investigación se refieren a los
estudios previos relacionados con el problema planteado, es decir, investigaciones
realizadas anteriormente y que guardan alguna vinculación con nuestro objeto de
estudio” (p. 23). En este sentido se citan las siguientes investigaciones.
Inicialmente Canelón (2012) en su trabajo de investigación titulado “Propuesta de
Políticas y Procedimientos para Optimizar el Control de Pago a los Proveedores
de Supermercado La Comercializadora”. El cual tuvo como finalidad proponer
política y procedimientos para optimizar el control de pago a los proveedores, la
investigación se encuentra enmarcada en la modalidad de proyecto factible basada en
una investigación de campo de nivel descriptivo. Las técnicas de recolección de datos
utilizada fue la observación directa y la encuesta utilizando como instrumentos el
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registro documental y el cuestionario, se determinó que existe debilidad en las
operaciones que afectan a las actividades, se propone políticas y procedimientos de
manera escrita para que las mismas sean infundidas a todos los miembros de la
organización. En este sentido, la investigación dio base a solucionar el problema para
el control del pago a los proveedores del Supermercado La Comercializadora
ofreciendo una propuesta de políticas y procedimientos que optimizaron los pagos.
Se relaciona con este informe de pasantía debido a que se visualizaron los
procesos administrativos que deben implementar en una organización con tantas
actividades, y se logra similar ya que las mismas causas se observaron en dicho
informe. Este trabajo de grado se relaciona con el presente por cuanto se identifican
con el mismo fin, el cual es la optimización de los procesos administrativos para el
mejor proceso de la organización.
Así mismo, Carrasco (2011), en su trabajo especial de grado titulado “ Evaluación
del Proceso de las Cuentas por Pagar del Departamento Administrativo y
Finanzas del Servicio de Mantenimiento Aeronáutico de la Aviación Militar
Venezolano Ubicada en la Base Aérea “ El Libertador”, el cual tuvo como
propósito evaluar el proceso de las cuentas por pagar del departamento administrativo
y finanzas, el objeto de investigación fue el proceso de las cuentas por pagar de dicho
departamento, para ello, se desarrolló una evaluación que se basó en circunstancia
reales en función a la problemática planteada y que presentaba deficiencia en el pago
a los proveedores. Esta investigación se desarrolló bajo una investigación de campo,
de nivel evaluativo. La población estuvo formada por trece personas, tomadas en su
totalidad por lo que se consideró un estudio de tipo censal; igualmente las técnicas
empleadas para la recolección de datos fue la observación directa y la encuesta
utilizando como instrumentos la guía de observación y el cuestionario compuesto por
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trece preguntas de tipo cerrada, es decir, sí o no que dieron a conocer las dificultades
que presenta el departamento en estudio las cuales una vez analizadas a través de
cuadros y gráficos el investigador llegó a la conclusión que existen fallas en el
proceso de las cuentas por pagar; esto permite al autor sugerir una serie de
recomendaciones que le darán a la institución un mejoramiento al proceso de las
cuentas por pagar.
Se relaciona con esta investigación debido a que se visualizaron los procesos
administrativos que se deben implementar en una organización con tantas actividades
y se logra similar ya que las mismas causas se observaron en dicha investigación.
Por otra parte el Autor, Correa (2011), realizó su trabajo especial de grado titulado
“Evaluación de los Procedimientos Administrativos con el Fin de Mejorar la
Gestión de Cuentas por Pagar del Departamento de Contabilidad y Finanzas de
la EmpresaMilfran, C.A.” el cual tuvo como propuesta evaluar los procedimientos
administrativos con el fin de mejorar la gestión de cuentas por pagar en la empresa
MILFRAN, C.A. en él se presentan demoras en los pagos por falla interna en los
procesos contables, en el departamento de administración no se establecen
supervisiones a fin de constatar que todos los procesos se realizan eficazmente
restando en cuanto a las operaciones manuales que por consiguiente se agilizan
mucho más mediante la actualización. Dentro de este proceso de investigación, se
observó que existen errores para el registro de las cuentas por pagar. En general las
cuentas por pagar bien planteadas y ejecutadas van a permitir que cada empresa,
mantenga de manera efectiva y definitiva el control de sus Estados Financieros,
además una buena relación con sus proveedores si están al día con los pagos.
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La investigación antes mencionada sirvió como base para el desarrollo de esta
investigación debido a que el autor persigue el mismo fin, el cual es solventar el
problema que actualmente presenta el departamento de administración y finanzas, con
respecto a las cuentas por pagar.
De igual manera, el autor Blanco (2009) titulo su informe de pasantías como:
“Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el Departamento
Administrativo Contable de la Empresa UNIRIMA S.A.” , donde se pudo
constatar que la información no se maneja correctamente, aun contando con la ayuda
de un costoso software. Por ende, se hizo necesario implementar un manual de
normas y procedimientos que permita orientar a los futuros y actuales empleados de
esta organización ofreciéndoles una serie de pasos para el cumplimiento de sus
actividades y evitando a su vez una duplicidad de funciones, dando como resultado
final un sistema de trabajo eficiente.
La relación existente entre este anterior informe y el presente es que ambos
coinciden en implementar un manual de normas y procedimientos en la empresa, por
consiguiente sus empleados lograran que sus tareas se hagan con un proceso lógico,
secuencial, ordenado, confiable y oportuno.
Y finalmente, León (2008) diseño un: “Manual de Normas y Procedimientos
para Optimizar el funcionamiento en el Departamento de Cuentas por Pagar,
en la empresa Omegalux, C.A.”. En este informe se pudo observar que de acuerdo
al diagnostico realizado en el departamento de Cuentas por Pagar se aprecio un
retraso en el ingreso de facturas y su debida cancelación, por lo que se notaba ciertos
inconvenientes con sus proveedores, lo que se hizo necesario reducir estos detalles a
través de la implementación de un manual de normas y procedimientos.
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Cuando se establece una relación con este informe, se observa que en ambos casos
los proveedores se encuentran incómodos debido al descontrol existente en el ingreso
de facturas, también es imprescindible en ambos casos la implementación de un
Manual para que los procesos de pago de esta empresa se agilicen.
3.2. Bases Teóricas
Las bases teóricas de una investigación representan la argumentación de éstas, A
tal efecto de acuerdo con lo expuesto por Sabino (2002) “El Marco Teórico, también
llamado Marco Referencial, tiene como propósito dar a la investigación, un sistema
coordinado y coherente de conceptos y proposiciones que permitan abordar el
problema”. (p. 15). A continuación se citan las teorías más significativas al respecto.
3.2.1 Administración
Está relacionada directamente con los objetivos deseados, siendo el centro de
todos los esfuerzos utilizados para alcanzar una meta. La administración implica
obtener resultados, es por ello que el contar con una buena administración, ayudará a
reducir la incertidumbre y el temor al cambio, además de minimizar los costos y
facilitar el control en todos los aspectos de la organización. Según Stoner y Wankel
(2001) “La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los
esfuerzos de los miembros de la organización y de aplicar los demás recursos de ella
para alcanzar las metas establecidas”. (p.4).
Esta es un área muy amplia en la que hay que abarcar a todos los factores que
intervienen en el proceso administrativo, debido a que al tomar un curso de acción es
necesario que todos estén relacionados, ya sea de forma general o específica.
3.2.2 Procesos Administrativos
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Para alcanzar una meta es necesario aplicar actividades y técnicas que
realizándose de manera consecutiva aseguran y justifican la efectividad y eficacia del
proceso administrativo de una empresa. Según Chuden y Sheman (2000) definen a los
procesos administrativos como “Los componentes o procesos en los cuales puede
dividirse un sistema administrativo son: la organización, la dirección y el control (p.
58).
En estos procesos, desde el ejecutivo en jefe hasta el supervisor de primera línea,
deben dedicarse al desempeño de sus puestos, a la efectividad con que cualquiera de
las etapas del sistema administrativo se ejecutan, afectará la manera en que todos los
demás pasos se realicen.
Planeación. En toda organización es importante decidir o estar identificado con los
objetivos que se van a alcanzar. Esto origina la pregunta de qué trabajo hacerse,
cuándo y cómo se hará, cuáles serán los compromisos necesarios del trabajo y las
contribuciones de cada uno de tales componentes y la forma de lograrlos. En esencia
se formula un plan o un patrón integrado de las futuras actividades. Esto requiere la
facultad de prever, de visualizar, y de identificarse con la misión de la organización.
En pocas palabras, es necesaria la planeación. Esta es una función fundamental de la
administración.
Según, Reyes (2001), sostiene “La planificación prevé las condiciones en que
deberán desarrollarse nuestra futura acción administrativa, con base en esas
previsiones, la administración fija ve con precisión lo que va hacerse”. (p.23). El
objetivo de la planeación es reducir los riesgos y corregir estos posibles errores, en
forma anticipadas. Este proceso permite enfrentar el futuro el cual es un ejemplo
claro de incertidumbre, además de facilitar el control anticipándose a los futuros
errores y de este modo actuando como ayuda al momento de administrar los costos.
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De esta forma la planeación reduce la incertidumbre acerca del futuro, pues
permite mostrar quién, cómo y cuándo se realizará el trabajo; con el propósito de
lograr que se presenten las condiciones que sean satisfactorias para la empresa.
Organización. La organización produce la estructura funcional de las relaciones, que
servirán para la realización de los planes futuros; es concebida como el proceso de
ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos, entre los miembros que la
componen.
De acuerdo con, Stoner y Freeman (2002), establecen que “La organización es el
proceso de disponer y estimar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los
miembros de una empresa, en una forma tal que pueda lograr los objetivos de manera
eficiente”. (p. 34).
La eficiencia de una organización está determinada por la medida en que alcance
sus objetivos. La competencia de una organización se mide por la cantidad de
recursos utilizados para hacer una unidad de producción. Además es una sociedad
dentro de la cual las personas alcanzan relaciones estables orientadas a facilitar el
logro de los objetivos.
Dirección. Este proceso implica mandar, influir y motivar a los empleados para que
realicen las tareas esenciales y es responsable del éxito o fracaso de las metas de la
empresa, ya que sin los individuos y su contribución de trabajo y una buena
ejecución, la organización no sería un sistema real.
Por consiguiente, Gómez (2002) expone que “La dirección es impulsar, coordinar
y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de una organización social, con el fin
de que el conjunto de todas ellas realice de modo más eficaz los planes señalados”.
(p.63).
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Dirigir es influir en las actividades de los componentes de un grupo o una
organización para convencerlos de que se unan para lograr el futuro que surge de los
pasos de la planificación y la organización.
Mediante esta función los gerentes colaboran en la satisfacción de las necesidades de
las personas y al utilizar sus capacidades, para los objetivos de la misma. El grado de
libertad que concede un gerente a sus subordinados, se basan en los controles que
hayan desarrollado para asegurarse de que los trabajos asignados se realicen con
eficiencia.
Control. El gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la
organización, que de hecho, la conducen hacia las metas establecidas, gracias a la
función de control, se puede mantener a la organización en el buen camino.
Al respecto, Brittar (2000), define el control como:
Un proceso muy importante de la función administrativa, se aplica por igual a
todos sus actos, a las cosas y productores, a las personas y aún al propio gobierno de
la empresa, como a sus funciones básicas. El control asegura la existencia de un
programa en función ejecutoria que significa su aplicación, y a tiempo, además puede
determinar que el personal es capaz y que está siempre utilizando. (p.699).
Las organizaciones están estableciendo, cada vez con mayor frecuencia, maneras
de incluir la calidad en la función de control. Los administradores tienen que
preocuparse por el control porque con el tiempo los efectos de las relaciones
organizadas no resultaran como se planearon.
Cabe destacar que es necesario aplicar actividades y técnicas que realizándose de
manera consecutiva aseguran y justifican la efectividad y eficacia de una
organización. Los procesos administrativos forman parte de la investigación de este
trabajo ya que se analizan los componentes administrativos que intervienen dentro de
la institución objeto de estudio.
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En consecuencia, el control es claramente consecuencia de fallas y problemas en
el desarrollo de las demás funciones administrativas, lo cual es normal en cualquier
empresa. En la medida que se complementen los procesos de planificación,
organización y ejecución, la efectividad en el manejo de las actividades de la empresa
y sus procesos de control será cada vez mejor.
Por otro lado, el control no tiene sentido en principio sino se establece
parámetros de medición, los cuales solo pueden definirse en el proceso de
planificación, ya que es aquí donde se concretan las meta de la organización. Están
estrecha esta relación entre ambas funciones administrativas, que una mala
planificación genera problema graves en los parámetros de control, lo cual incide
negativamente en el de las metas previamente planeadas.
3.2.3 Contabilidad
La contabilidad es un sistema de información que se ocupa de registrar, clasificar
y resumir los resultados financieros de los diferentes grupos interesados. Según
Goxens y Goxens (2003), define la contabilidad como “una práctica que constituye
un conjunto de trabajos e intelectuales que se reflejan a través de instrumentos
idóneos, sistemática y armónicamente estructurados y organizados para servir,
conocer, iluminar, demostrar, prever y censurar una gestión económicamente
administrativa”(p.28).
Así mismo, la contabilidad se define como la técnica utilizada para producir
información cuantitativa que sirva de base para tomar decisiones económicas a los
usuarios de la misma, implica que la información y el proceso de cuantificación debe
cumplir con una serie de requisitos para que satisfagan adecuadamente las
necesidades que mantienen vigente su utilidad.
Cuentas Nominales
43
Son aquellas que registran las modificaciones del patrimonio de la empresa por
concepto de aumentos o disminuciones de capital, durante un ejercicio económico,
tales como: ingresos, costos, pérdidas, gastos, entre otros. De este modo, Mina
(1998), establece “son cuentas de ingresos y egresos, que integran el Estado de
Pérdidas y Ganancias, y se deben cerrar en los libros de la contabilidad de la empresa
cuando un periodo contable y empieza el otro (asiento de cierre)” (P.6)
3.2.4. Cuenta
La cuenta no es otra cosa que un medio contable o instrumento de operación,
mediante el cual se puede subdividir los activos, el pasivo y el capital y agruparlos de
acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual permite graficar los aumentos o
disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación. Según Goxens
y Goxens (2003), opina que “las cuentas representan a los elementos patrimoniales
agrupados por clases, expresados los elementos y disminuciones de valor que
experimenta un periodo determinado” (p.59).
Se puede afirmar, que la forma y contenido de la cuenta va a variar de una
empresa a otra y principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se
esté utilizando para registrar las transacciones.
3.2.5. Cuentas Por Pagar
Representan las obligaciones a cargo del ente económico originadas en bienes o
servicios recibidos. Se deben registrar por separado las obligaciones de importancia,
tales como las que existan a favor de proveedores, vinculados económicos, directores,
propietarios del ente y otros acreedores.
Al respecto, Catacora, (1998), define cuentas por pagar como:
44
Un sistema de cuentas por pagar se deriva del sistema de administración y
finanzas tiene por objetivo principal el controlar todos los desembolsos realizados por
la empresa , las funciones básicas de este sistema son: registro de los pasivos de la
empresa, definición de condiciones de pago, cálculo de interés en caso de aplicarles,
manejo de cancelaciones parciales o totales , proyecciones de tipo financieros,
análisis de los pagos a realizar, envió de estados de cuentas, control de retenciones de
impuesto, emisión de órdenes de pago, generación de nota de débito y de
crédito.(P.31).
3.2.6. Registro De Cuentas Por Pagar.
Según Catacora, (1997) “a nivel de los registros contables, las cuentas por pagar
pueden clasificarse en:
1. Cuentas Y Documentos Por Pagar Comerciales: Provenientes principalmente de las
compras de inventario activo o de cualquier otro bien o servicio adquirido para las
operaciones normales de la compañía.
2. Cuentas Por Pagar A Compañías Relacionadas: Correspondiente a los pasivos que
se originan en razón de financiamiento obtenido de las compañías relacionadas,
principalmente de la casa matriz, para el caso de las compañías trasnacionales. Este
financiamiento se obtiene por compras de materiales maquinarias, asistencia técnica,
regalías en otros conceptos.
3. Otras Cuentas Por Pagar: Provenientes de operaciones no comerciales de la
compañía, pueden incluir las reposiciones de gastos de viaje a empleados, préstamos
de inventario y otras como por ejemplo las retenciones de impuestos.
La cuenta por pagar se representa por una póliza forma especial que tiene como
finalidades:
- Servir de orden de pago al cajero en todos los casos de erogación de fondos.
- Contabilizar los pagos por efectuar.
45
- Registrar oportunamente el pasivo corriente a cargo de la empresa, el cual
debe ser liquidado en breve plazo.
- Evitar en la mayoría de los casos la apertura de las cuentas personales a los
proveedores y acreedores diversos.
3.2.7 Modelo De Cuentas Por Pagar.
Las cuentas por pagar son de carácter individual, pues se expide una para cada
proveedor por cada factura presente, o a cada persona a quien deba hacerse un pago.
Los datos que debe contener son:
Denominación de la empresa, la mención de ser cuenta por pagar, fecha de sus
expedición, numero de orden, numero de asiento en caja, a favor de quien se expide,
su domicilio, la cuenta y subcuentas que deba ser cargada (indicándola generalmente
por su símbolo numérico de identificación), El concepto de pago, importe del espacio
para asentar la firma de quien la formula, revisar apruebe, registrase a diario y
registre en auxiliares, espacio para asentar la cantidad recibida y firma de quien
cobre.
En el documento se indica la cuenta de abono, pues queda sobre entendido que es
Cuenta Por Pagar, algunas empresas imprimen al reverso de este documento una lista
de cuentas que se carguen, con columna para cantidad.
3.2.8 Trámite De Cuenta Por Pagar.
♦ Las de remisión o facturas que representan los proveedores por ventas que
hagan al contado comercial (plazo máximo de 30 días).
♦ Los recibos que representan todas aquellas personas que por cualquier causa
debe efectuarse un pago.
46
♦ La relación de pagos hechos por el cajero menor, quien anexando los
comprobantes, recibe nuevas dotación por su importe.
♦ Notas de proveedores que vendieron a créditos, para hacerles pagos parciales
o totales.
♦ En caso de remesas a proveedores foráneos por cuenta de mayor cantidad, las
notas de compras de giros.
♦ Se expide por duplicado, con indicaciones de cuentas de pagos, anexando los
documentos comprobatorios al original.
♦ Se le asigna numeración consecutiva y se pasa a revisión y aprobación.
♦ El original se envía al cajero como orden de pago, quien lo guarda en archivo
cronológico – alfabético.
♦ Con el duplicado se anota el registro de cuentas por pagar (que va ser un
diario), así como los auxiliares de las cuentas por pagar y el índice de pólizas.
♦ Se archiva el duplicado por numeración consecutiva, en carpetas separadas del
original al efectuarse el pago, el cajero estampo el sello fechador de “pagado”,
tanto en la cuenta como en los comprobantes anexos, y anota la salida de
fondos en el libro de caja.
3.3 Definiciones
Aceptación: Recibir conforme lo que se da u ofrece, verifique sus condiciones en
mutuo acuerdo.
Acreedores: Entes comerciales con los cuales una empresa, compañía o firma
comercial, contrae o adquiere obligaciones de pago a corto, mediano o largo plazo.
47
Cancelación: Desde el punto de vista legal, declaración del acreedor por terminada
una obligación por haber sido cumplida la misma.
♦ Los recibos que representan todas aquellas personas que por cualquier causa
debe efectuarse un pago.
♦ La relación de pagos hechos por el cajero menor, quien anexando los
comprobantes, recibe nuevas dotación por su importe.
♦ Notas de proveedores que vendieron a créditos, para hacerles pagos parciales
o totales.
♦ En caso de remesas a proveedores foráneos por cuenta de mayor cantidad, las
notas de compras de giros.
♦ Se expide por duplicado, con indicaciones de cuentas de pagos, anexando los
documentos comprobatorios al original.
♦ Se le asigna numeración consecutiva y se pasa a revisión y aprobación.
♦ El original se envía al cajero como orden de pago, quien lo guarda en archivo
cronológico – alfabético.
♦ Con el duplicado se anota el registro de cuentas por pagar (que va ser un
diario), así como los auxiliares de las cuentas por pagar y el índice de pólizas.
♦ Se archiva el duplicado por numeración consecutiva, en carpetas separadas del
original al efectuarse el pago, el cajero estampo el sello fechador de “pagado”,
tanto en la cuenta como en los comprobantes anexos, y anota la salida de
fondos en el libro de caja.
48
♦
3.3 Definiciones
Aceptación: Recibir conforme lo que se da y ofrece, verifique sus condiciones en
mutuo acuerdo.
Acreedores: Entes comerciales con los cuales una empresa, compañía o firma
comercial, contrae o adquiere obligaciones de pago a corto, mediano o largo plazo.
Cancelación: Desde el punto de vista legal, declaración del acreedor por terminada
una obligación por haber sido cumplida la misma.
Contabilidad: Es un sistema de información que se ocupa de registrar, clasificar y
resumir los resultados financieros de los diferentes grupos interesados.
Control: Es proceso muy importante de la función administrativa, se aplica por igual
a todos sus actos, a las cosas y productores, a las personas y aún al propio gobierno de
la empresa, como a sus funciones básicas.
Cuenta: La cuenta no es otra cosa que un medio contable o instrumento de
operación, mediante el cual se puede subdividir los activos, le pasivo y el capital y
agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual permite graficar
los aumentos o disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación
Deuda: Obligación que se adquiere con terceras persona por la prestación de un bien
o un servicio a crédito.
Descuento: Rebajar cierto porcentaje de una deuda por pronto pago, es decir,
disminución de la deuda si esta es cancelada en su fecha de vencimiento.
Dirección: Consiste en impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y
grupo de una organización social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice
de modo más eficaz los planes señalados.
Evaluar: Valorar contablemente.
Factura: Son documentos que registran y comprueban operaciones cualitativamente.
49
Función: Es cada uno de los procesos con que se debe cumplir cada uno de los
individuos a quienes se delegan una responsabilidad o autoridad.
Objetivo: Finalidad de una acción.
Organización: Es el proceso de disponer y estimar el trabajo, la autoridad y los
recursos entre los miembros de una empresa, en una forma tal que pueda lograr los
objetivos de manera eficiente.
Periodo: Es el tiempo que cubre, generalmente un ejercicio económico o una
operación ordinaria.
Planificación: Prevé las condiciones en que deberán desarrollarse nuestra futura
acción administrativa, con base en esas previsiones, la administración fija ve con
precisión lo que va hacerse.
Proceso: Etapa dentro de la planeación que consiste en determinar los escenarios y
fijar objetivos.
Procedimiento: Es la sucesión o secuencia de las operaciones ordenadas y su método
de ejecución, realizado por una o varias personas que constituyen una unidad y son
necesarias para realizar una función o un aspecto de ella.
Registro: Es la anotación cronológica que se hace de los hechos o transacciones de la
empresa que tienen significado patrimonial, con el doble propósito de mantener un
registro histórico de la información y alcanzar la misma hacia la clasificación
convenida.
Gastos Acumulados: Incluyen el registro de los pasivos correspondientes a los
gastos por servicios recibidos tales como electricidad, teléfono, agua, servicios
publicitarios, honorarios profesionales y otros estimados.
Retenciones. En esta subcuenta deberán registrar las retenciones de impuestos sobre
la renta, seguridad social, formación profesional, embargos judiciales, cuotas
alimenticias y otras retenciones al personal.
50
Dividendo: En esta subcuenta se declarará los dividendos declarados, pendiente de
pagos.
Proveedores: Registrará los compromisos a favor de proveedores por adquisiciones
de bienes o servicios.
CAPÍTULO IV
FASES METODOLÓGICAS El propósito fundamental de este capítulo fue de organizar y justificar en forma
clara y sencilla los procedimientos e instrumentos que se disponen para el desarrollo
de este informe de pasantías. En este sentido, se plasmaron fases metodológicas que
se aplicaron durante el lapso de consecución de cada uno de los objetivos específicos
que orientaron al logro del objetivo general de la presente investigación.
4.1. Diagnostico de la situación actual en el proceso de cuentas por pagar en la
empresa Carvica, C.A.
Las fuentes de información que se usaron fueron las comunicaciones directas con
el personal involucrado en los diferentes procesos que se llevan a cabo en la Sección
de Contabilidad: Jefe de la Sección de Contabilidad, Auxiliares.
51
Arias (2006),define la población como: “Un conjunto finito o infinito de
elementos con características comunes, para los cuales será extensiva las
conclusiones de la investigación. Esta queda delimitada por el problema y por los
objetos en estudio”. (Pág. 81).
Se realizará en el Departamento de Cuentas por Pagar de la empresa Carvica, C.A.
una encuesta para confirmar la necesidad de implementar la propuesta que se ofrece
en este proyecto, donde se contara con una población de 6 empleados de dicho
departamento.
Además se incluirá como otra herramienta el método de la observación directa que
consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso, tomar información y
registrarla para su posterior análisis. La observación es un elemento fundamental de
34
todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor
número de datos.
4.2. Determinación de las debilidades y fortalezas que presenta la gestión del
departamento de cuentas por pagar en la empresa Carvica, C.A.
Las Cuentas por Pagar, por ser obligaciones contraídas con los proveedores o
terceros, a través del suministro de bienes o prestación de servicios, deben ser
muy tomadas en cuenta a la hora de llevar a cabo sus cancelaciones. De esta
manera se presenta la obligación de establecer las fortalezas que posee este
departamento para planificar y tratar de cubrir todas las posibles debilidades.
Para llevar a cabo esta fase se requiere tomar en cuenta los diferentes
resultados encontrados en la fase anterior. De esta manera, se podrá extraer
información relevante que permitirá establecer en forma clara y precisa un listado
indicando las actividades que fortalecen las funciones del departamento de
cuentas por pagar, así como también se podrán en evidencia las posibles
debilidades que se encontraron en dicho departamento.
4.3 Diseño del manual de normas y procedimientos para el proceso de
cuentas por pagar de la empresa Carvica, C.A.
Debido a que la empresa Carvica, C.A. no posee un manual que paute normas a
seguir en la consecución de las actividades contables, es posible que durante un
determinado estudio del área se determinen ciertas debilidades en el departamento
de cuentas por pagar.
Por esta razón, se propone diseñar y presentar un manual de normas y
procedimientos para el departamento de cuentas por pagar de dicha empresa. Este
manual mostrara una serie de pasos detallados para poder brindar la informació
necesaria alas diferentes personas que se encargan de las cuentas por pagar y así
35
conozcanel proceso de pago, el cual incluye el procesamiento de facturas en línea,
lasnotas de crédito, pagos recurrentes, y consolidaciones de facturas
deproveedores.También podrán conocer el sistema que les permitirá ver, retener y
anular facturas en cualquier momento, éstesistema crea automáticamente asientos
en el libro mayor y en libro diario, tambiénproduce remisiones de depósito directo
y cheques del proveedor.Además muestra las normas necesarias que lepermitirán
a la sección de cuentas por pagar cumplir con su funcionesresponsablemente.
CAPÍTULO V
36
RESULTADOS
Este capítulo está orientado a mostrar los resultados obtenidos; el mismo se
realizó a través de un análisis cualitativo de los datos recolectados gracias a la
observación directa y a la entrevista aplicada a los empleados que laboran en la
empresa CARVICA, C.A.
Para realizar el diagnóstico de la situación actual de la empresa, se realizó la
observación directa que para su mejor compresión se indicará a continuación una
lista de cotejo con el fin de evidenciar los factores que ocurren en el departamento
de Cuentas por Cobrar.
CUADRO CON LISTA DE COTEJO
DESCRIPCIÓN Excelente Bueno Regular Malo
Asignación de Responsabilidades X
Control de registros de las Cuentas por Cobrar
X
Eficiencia en la gestión de cobros X
Control de soportes de pagos recibidos por los clientes
X
El personal cuenta con conocimientos contables
X
Autor: A. Izquierdo (2013)
Este resultado expresa que existe una buena asignación de responsabilidades
en el departamento de Cuentas por Cobrar, sin embargo, no manejan
adecuadamente el control de los registros contables y el proceso de la cobranza se
encuentra muy atrasada. Además, los pagos no están siendo debidamente
37
soportados ni anexados a su comprobante diario, ocasionando inconvenientes al
momento de un servicio de auditoría y se determino que el personal no posee los
estudios necesarios para un análisis detallado de las cuentas que intervienen en el
proceso.
De igual forma para el diagnostico del problema, tal y como se indico en el
marco metodológico, se aplicó un cuestionario de diez (10) ítems donde se
consideraron las respuestas positivas como un indicador de cumplimiento de las
condiciones necesarias en este proceso, así mismo las respuestas negativas solo
indicaron que no se cumplen los aspectos necesarios de control en el
departamento de Cuentas por Cobrar. Este cuestionario fue dirigido al personal
del área específica que en su totalidad son cinco (5) con el propósito de verificar
la necesidad de la implementación de un manual de normas y procedimientos.
Posteriormente se presenta el proceso de tabulación y análisis de los
resultados, donde se ven reflejados la frecuencia obtenida y su relación
porcentual, seguidamente se mostraron los promedios de los ítems para así
presentar los análisis de manera clara y precisa que permita su mejor
comprensión.
La información recogida permitió conocer aspectos necesarios para sustentar el
primer objetivo; así como también parte de las necesidades del personal en
cuanto a la utilización de un manual de políticas y procedimientos; y hacer las
conclusiones y recomendaciones respectivas.
38
Ítem Nº1: ¿Existe en la organización manuales de normas y procedimientos de
las cuentas por cobrar?
Cuadro Nº1: Frecuencia de personas que indican que existe un manual de normas
y procedimientos de las cuentas por cobrar.
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 0 0%
No 5 100%
TOTAL 5 100%
Gráfico Nº1: Frecuencia de personas que indican que existe un manual de normas
y procedimientos de las cuentas por cobrar.
Autor: A. Izquierdo (2013)
Análisis:
Se puede observar que el 100% de los encuestados respondieron que no existe un
manual de normas y procedimientos en el área de las cuentas por cobrar.
39
Demostrando así que la empresa no cumple con una metodología específica que
permita la normal fluidez de sus actividades.
Ítem Nº2: ¿Las cobranzas son realizadas de acuerdo con el tiempo estipulado
por la empresa?
Cuadro Nº2: Frecuencia de personas que señalan que las cobranzas son realizadas
de acuerdo con el tiempo estipulado por la empresa
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 2 40%
No 3 60%
TOTAL 5 100%
Gráfico Nº2: Frecuencia de personas que señalan que las cobranzas son realizadas
de acuerdo con el tiempo estipulado por la empresa.
Autor: A. Izquierdo (2013)
Análisis:
40
El gráfico demuestra que el 40% de los encuestados respondió que si realizan las
cobranzas a tiempo según el lapso establecido por la empresa. Sin embargo, el 60%
restante señalo lo contrario. Este porcentaje alto indica que no existe un control
adecuado de las cobranzas. En tal sentido, la empresa está dejando de percibir dinero
dando lugar a retrasos al momento de la adquisición de productos.
Ítem Nº3: ¿El departamento de Cuentas por Cobrar verifica las condiciones de
los clientes antes de aprobar la facturación de sus pedidos?
Cuadro Nº3: Frecuencia de personas que indican que departamento de cuentas
por cobrar verificar las condiciones de los clientes antes de aprobar su facturación.
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 2 40%
No 3 60%
TOTAL 5 100%
Gráfico Nº3: Frecuencia de personas que indican que departamento de cuentas
por cobrar verificar las condiciones de los clientes antes de aprobar su facturación.
Autor: A. Izquierdo (2013)
41
Análisis:
En esta oportunidad se puede apreciar como el 60% de los entrevistados niega
verificar las condiciones de los clientes antes de aprobar su facturación. Sin embargo,
el 40% restante indica una afirmación. Quedando así, desproporcionada la posibilidad
de que se esté cumpliendo adecuadamente el proceso de facturación.
Ítem Nº4: ¿Se aplican controles internos dentro de la empresa?
Cuadro Nº4: Frecuencia de personas que señalan la aplicación de controles
internos de la empresa.
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 0 0%
No 5 100%
TOTAL 5 100%
Gráfico Nº4: Frecuencia de personas que señalan la aplicación de controles
internos de la empresa.
Autor: A. Izquierdo (2013)
42
Análisis:
En este gráfico se puede observar que el 100% de los encuestados respondieron que
no se realizan controles internos dentro de la empresa. El término del “Control
Interno” engloba las políticas, procedimientos y prácticas empleadas para administrar
las operaciones de una entidad, promoviendo así, que las responsabilidades asignadas
se estén cumpliendo efectivamente, lo cual garantiza resultados óptimos para la
empresa.
Ítem Nº5: ¿Existe un sistema computarizado que permita llevar los registros
contables de manera eficiente en la Cuentas por cobrar?
Cuadro Nº5: Frecuencia de personas que indican que existe un sistema
computarizado que permite llevar los registros contables de manera eficiente.
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 4 80%
No 1 20%
TOTAL 5 100%
43
Gráfico Nº5: Frecuencia de personas que indican que existe un sistema
computarizado que permite llevar los registros contables de manera eficiente. Autor:
A. Izquierdo (2013)
Análisis:
De las personas encuestadas el 80% respondieron que si existe un sistema
computarizado que permite llevar los registros contables de manera eficiente en las
cuentas por cobrar, puesto que estos registros son vitales a la hora de que la gerencia
pueda tomar decisiones en el momento preciso, mientras que el 20% respondió que
no.
Ítem Nº6: ¿El personal del departamento de Cuentas por cobrar están
capacitados para llevar a cabo sus funciones?
Cuadro Nº6: Frecuencia de personas que señala que el personal está altamente
capacitado para llevar las funciones del departamento de Cuentas por Cobrar.
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 3 60%
No 2 40%
TOTAL 5 100%
44
Gráfico Nº6: Frecuencia de personas que señala que el personal está altamente
capacitado para llevar las funciones del departamento de Cuentas por Cobrar.
Autor: A. Izquierdo (2013)
Análisis:
Ante este planteamiento, se evidencio que el 80% del personal que labora en el
departamento de Cuentas por Cobrar se encuentran capacitados para desarrollar el
desempeño de sus funciones. La capacitación laboral es de vital importancia porque
brinda calidad de trabajo creando de esta forma una mejor imagen de la empresa e
incrementando su productividad.
Ítem Nº7: ¿Los créditos otorgados a los clientes son analizados por el
departamento de Cuentas por Cobrar constantemente?
Cuadro Nº7: Frecuencia de personas que señalan que los créditos otorgados a los
clientes son analizados constantemente por el departamento de Cuentas por Cobrar.
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 3 60%
No 2 40%
45
TOTAL 5 100%
Gráfico Nº7: Frecuencia de personas que señalan que los créditos otorgados a los
clientes son analizados constantemente por el departamento de Cuentas por Cobrar.
Autor: A. Izquierdo (2013)
Análisis:
El 60% de las personas encuestadas en el departamento de Cuentas por Cobrar
consideran que si revisan constantemente los créditos otorgados a los clientes. No
obstante, el gráfico demuestra que el 40% respondieron lo contrario.
Ítem Nº8: ¿Al momento de que el cliente cancela su factura, ésta es registrada y
archivada con su debido soporte?
Cuadro Nº8: Frecuencia de personas que indican registrar y archivar con su
debido soporte la cancelación de una factura.
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 1 20%
No 4 80%
TOTAL 5 100%
46
Gráfico Nº8: Frecuencia de personas que indican registrar y archivar con su
debido soporte la cancelación de una factura.
Autor: A. Izquierdo (2013)
Análisis:
Este gráfico refleja que el 80% de los encuestados asegura no registrar y archivar las
cancelaciones de la facturas con su debido soporte. No obstante, el 20% manifiesta
que sí. Este resultado expresa un descontrol en el manejo de las Cuentas por Cobrar,
lo cual interferiría en un proceso de auditoría ya que no existiría evidencia de que la
cancelación del cliente haya sido realizada.
Ítem Nº9: ¿Se realizan con regularidad un análisis de saldos en las Cuentas por
Cobrar?
Cuadro Nº9: Frecuencia de personas que indican que se realiza con regularidad
un análisis de saldos en las Cuentas por Cobrar.
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
47
Si 1 20%
No 4 80%
TOTAL 5 100%
Gráfico Nº9: Frecuencia de personas que indican que se realiza con regularidad
un análisis de saldos en las Cuentas por Cobrar.
Autor: A. Izquierdo (2013)
Análisis:
En esta oportunidad, el 80% de los entrevistados expresa que no se realiza con
regularidad un análisis de saldos en las Cuentas por Cobrar, mientras que el 20%
contesto que sí. Un análisis de las cuentas por cobrar se utiliza para medir la
solvencia de una empresa. El tamaño y la composición de las cuentas por cobrar está
bajo cambio continuo, y por lo tanto se debe mirar de cerca.
Ítem Nº10: ¿Traerá beneficios a la empresa la implementación de un manual de
normas y procedimientos para las Cuentas por Cobrar en la empresa?
48
Cuadro Nº10: Frecuencia de personas que consideran beneficioso la
implementación de un manual de normas y procedimientos para las Cuentas por
Cobrar de la empresa.
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 5 100%
No 0 0%
TOTAL 5 100%
Gráfico Nº10: Frecuencia de personas que consideran beneficioso la
implementación de un manual de normas y procedimientos para las Cuentas por
Cobrar de la empresa.
Autor: A. Izquierdo (2013)
Análisis:
De las personas encuestadas, el 100% indico que están de acuerdo con la
implementación de un manual de normas y procedimientos de las cuentas por cobrar.
De tal manera, reconocen que existen debilidades y que desean mejorarlo.
49
Identificación de las debilidades y fortalezas del proceso en el departamento de
las cuentas por Cobrar.
Los resultados obtenidos anteriormente, dejan una evidencia clara donde hacen
constar e identificar las fortalezas y debilidades que ocurren durante el proceso de la
cobranza en la empresa CARVICA, C.A.
Debilidades
� Carecen de normas, políticas y procedimientos.
� Poca inducción al personal nuevo para el manejo de los procesos.
� Los límites de crédito no son analizados constantemente.
� Los responsables en el área no llevan un seguimiento de las facturas
pendientes por cobrar.
� No anexan soportes de pago al momento de la cancelación de una factura y no
llevan un control adecuado en el archivo.
� No se realiza con regularidad un análisis de saldos en las Cuentas por Cobrar.
Fortalezas
� Excelente atención al cliente.
� Personal altamente motivado a realizar sus funciones de manera optima.
� Poseen un sistema computarizado que permite el adecuado control de sus
registros.
� Realizan reuniones mensuales para comunicarle a la alta gerencia
inconvenientes en el proceso.
50
� Cuentan con una gama extensa de clientes.
� El personal del área está de acuerdo con la implementación de una manual de
normas y procedimientos.
A raíz de todos estos acontecimientos se procede a diseñar la propuesta para el
mejoramiento de estos procesos.
5.2 Presentación de la Propuesta
De acuerdo con los resultados obtenidos anteriormente, se tomo la iniciativa de
realizar una propuesta totalmente dirigida a la Empresa CARVICA, C.A., la cual
consiste en diseñar un manual de normas y procedimientos que permita optimizar el
manejo de las cuentas por cobrar.
Por tal motivo, se constato que dicha empresa no cuenta con la existencia de una
manual que establezca el procedimiento adecuado para el departamento de cuentas
por cobrar, ocasionando que las funciones laborales en esta área no se encuentre
realizando de manera eficaz y eficiente.
La aplicación de esta propuesta, además de brindar confiabilidad y exactitud a los
registros contables y estados financieros, permitirá optimizar el proceso de cobro a
los clientes. De esta manera se podrá llegar a solventar la problemática existente
debido al retraso de los cobros, lo cual afecta a la liquidez de la empresa.
5.3 Justificación de la Propuesta
El diseño de la propuesta es de gran importancia ya que un manual de nomas y
procedimientos constituye una herramienta indispensable para optimizar las
51
operaciones contables específicamente en el área de las cuentas por cobrar, además de
lograr economizar el tiempo y esfuerzo durante la ejecución de sus actividades.
En la elaboración de este manual de normas y procedimientos, se plasmaran las
políticas, normas y optimización de los procedimientos del área para que la
información fluya de manera precisa.
Dicho manual establecerá una serie de normas que sirvan de guía para la ejecución
de los procedimientos que contribuirá al mejoramiento de las operaciones diarias en
el departamento de las cuentas por cobrar.
5.4 Objetivos de la Propuesta
5.4.1 Objetivo General
Mejorar el cumplimiento de las funciones y procesos que se deben llevar a cabo
diariamente en el área de las cuentas por cobrar en la empresa CARVICA, C.A.
5.4.2 Objetivos Específicos
a) Implementar en la empresa las normas y procedimientos necesarios para las
funciones de facturación y cuentas por cobrar.
b) Establecer un control interno eficiente para que manejen y apliquen
instrucciones adecuadamente en departamento de cobranza.
c) Coordinar las actividades del personal dentro del área de las cuentas por
cobrar, para evitar duplicidades.
A continuación se presenta el manual de normas y procedimientos para la
optimización del manejo de las Cuentas por Cobrar en la empresa CARVICA, C.A.
52
J- J-00044049-4
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LA GESTIÓN DEL DEPARTAMENTODE CUENTAS POR PAGAR
53
J-
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos metodológicos para la recepción de los documentos
necesarios para la generación de pagos a terceros, con la finalidad de establecer
claramente el control y manejo de dichos documentos por la sección de Cuentas
por Pagar. Además muestra las normas necesarias que le permitirá al
Departamento de Cuentas por Pagar cumplir con su función de controlar los
pasivos de la empresa Carvica, C.A.
NORMAS:
1) Solo se creara una cuenta por pagar cuando se evidencie la existencia de
un movimiento que involucre dinero en efectivo.
2) La Cuenta por Pagar podrá ser creada por aquellos colaboradores que
tengan acceso a dicho modulo, el cual será determinado por la contraloría
de Finanzas.
3) Toda Cuenta por Pagar debe estar debidamente respaldada con
documentos probatorios.
4) Para que una Cuenta por Pagar sea válida, debe aparecer en el reporte
como “Cuenta por Pagar Confirmada”.
Realizado por: Revisado por: Aprobado por: Dilson Ramírez Denny Morillo Máximo Rodríguez Manual de Normas y
Procedimientos aplicables a la gestión del Departamento de Cuentas por Pagar
Código: Página: Emisión: Revisión: Vigencia:
1 de 24 03/03/2014
UNIDAD A LA QUE PERTENECE: DEPARTAMENTO DE CUENTAS POR PAGAR Descripción:
Normas para la gestión del Departamento de Cuentas por Pagar
54
Realizado por: Revisado por: Aprobado por: Dilson Ramírez Denny Morillo Máximo Rodríguez
55
6) El contralor de Finanzas, el encargado de cobros y el asistente de esta unidad,
tienen la autorización de anular una Cuenta por Pagar, para lo cual deben
adjuntar los Comprobantes necesarios que respalden dicho proceder y
adjuntarlos con el correspondiente sello de anulado.
7) Las Cuentas por Pagar llevaran numeración consecutiva y es responsabilidad
de la Unidad de Cobros de los proveedores trasladarlas mediante un
memorando, a la Unidad de Contabilidad, en los primeros tres (3) días hábiles
de cada mes.
8) El Administrador de Cuentas por Pagar informará a los beneficiarios de los
pagos, basado en los reportes de pagos correspondientes suministrados por el
Departamento de Tesorería, de la siguiente manera:
a) Prestaciones Sociales, enviará al Departamento de Nómina el listado de
beneficiarios, indicando el numero de cheque, nombre del beneficiario y
monto.
b) Proveedores de Bienes y Servicios, informarán a las respectivas unidades
ejecutoras para sean éstas las que contacten a los mismos.
c) Aportes y Retenciones a Organismos, informarán a través de oficio y por
medio de correo electrónico a los organismos internos.
d) Aportes y Retenciones Externos, informarán a la unidad responsable para
retire el cheque y proceda a enviar el pago al organismo correspondiente.
9) El Administrador de Cuentas por Pagar aplicara mensualmente un inventario
físico de las facturas adeudadas y realizara conciliación con el Libro Auxiliar.
Normas para la gestión del Departamento de Cuentas por Pagar
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10) La Sección de Cuentas por Pagar deberá emitir mensualmente un listado
mostrando la situación de las Cuentas por Pagar al cierre del mes, para el
Departamento de Contabilidad para su conciliación.
11) Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual estarán sujetos al
Control Posterior de la Unidad de Auditoría Interna y al control previo por parte de
las Unidades involucradas.
12) Es responsabilidad de las Unidades involucradas en el procedimiento, asignar
a la persona encargada de realizar el Control Previo correspondiente a su Unidad.
Normas para la gestión del Departamento de Cuentas por Pagar
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RESPONSABLE ACCIÓN
Analista de Cuentas por Pagar
5) Con respecto a los documentos sin
detalles, el analista de Cuentas por
Pagar los recibe y procederá a ingresar
en el sistema SIGE el asiento contable,
donde el sistema genera la información
contable y crea el pasivo, la retención y
luego genera el gasto. También se
imprime el comprobante del asiento
contable y se archiva.
Analista de Cuentas por Pagar
7) El analista de Cuentas por Pagar
verifica las fechas de vencimiento de las
facturas y pasa la Factura que tengan
cumplimiento de la Fecha de
Vencimiento para elaborar el Cheque y
los Comprobantes de Retención
emitidas por el sistema electrónico.
Procedimiento del Departamento de Cuentas por Pagar
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RESPONSABLE ACCIÓN
Analista de Cuentas por Pagar
8) Para realizar el pago el analista de
Contabilidad y Cuentas por Pagar
entregara el cheque al proveedor, este
debe firmar el documento soporte del
cheque; además firma la original de las
retenciones de IVA.
Procedimiento del Departamento de Cuentas por Pagar
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RESPONSABLE ACCIÓN
Asistente de Cuentas por Pagar
1) Recibe documentos: Orden de
Compras, Solicitud de Pago, Reporte de
Recepción, Solicitud de Reposición de
Fondos y Solicitud de Transferencia con
sus soportes.
2) Revisa la documentación recibida y
lo archiva en orden según el número de
control.
3) Si el pago corresponde a un material
no productivo el Asistente de Cuentas
por Pagar recibe la orden de Compras,
Factura y verifica la información.
4) Si los Documentos recibidos no son
de conformidad se procede a notificar al
proveedor el tipo de problema y se
espera respuesta hasta lograr la
solución.
Procedimiento del Departamento de Cuentas por Pagar
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RESPONSABLE ACCIÓN
Asistente de Cuentas por Pagar
6) La factura original es resguardda en
un archivo de facturas pendientes por
pagar hasta el tiempo correspondiente
de la fecha de pago.
Asistente de Cuentas por Pagar
7) El Proveedor viene a retirar el pago.
El asistente de Cuentas por Pagar les
envía el cheque a planta para los casos
de Empresas Intercompañias. Para el
caso de los servicios el pago se envía
con el mensajero.
9) Luego de esto, se le entregara al
proveedor el cheque y las copias de
retenciones; luego se archivan los
Documentos de Soporte del pago
realizado y finaliza el proceso.
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REFERENCIAS
Bibliográficas
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Edición, México, McGraw Hill Interamericana.
Contreras, E., (2009) “La Importancia de la Gestión Financiera en la Creación de
Valor”.
James, A y F. Stoner, (s/f) Administration. Primera Parte. Quinta Edición.
Mejía, R., (2006) Administración de Riesgos. Un Enfoque Empresarial. Primera
Edición, Fondo Editorial Universidad EAFIT.
Pons, H. et al., (2006) Planificación. Cuba, Editorial Pueblo y Educación.
Weston, T., (2006) Fundamentos de Administración Financiera. Vol. II y III, La
Habana, Editorial Félix Varela.
Electrónicas
Barriga L., (2009). “La Planificación”. disponible en:
http://www.geocities.com/luibar.geo/Planificacion.htm [Accesado el día 15 de
febrero de 2009]
http://www.mitecnologico.com/Main/CuentasPorPagar
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_información
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http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacioncontable/sistema-
informacion-contable.shtml
http://www.wordreference.com/definicion/conciliar
http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal/a.InformacionInstitucional/a.Quiene
sSomos/D.
