Manual de Procedimientos

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Fecha 19 de abril de 2011

Manual de Procedimientos del Área de Administración de Operaciones

ÍNDICE

- Introducción

- Misión, Visión, Filosofía y Valores de la Empresa

- Organigrama de la Empresa

- Objetivo del manual

- Objetivo de la empresa

- Alcance del Manual

- Políticas de Calidad y Operación

- Procedimientos

- Atribuciones

- Glosario

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Introducción

El manual de procedimientos del Área de Administración de Operaciones es un instrumento que orientara y estandariza el trabajo que se lleva a efecto en esta Área. A la vez es un elemento de comunicación entre el personal que aplican cada uno de los procesos que se desarrollan en el área.

La descripción de los procesos que aquí se especifican es el producto del trabajo del diario quehacer de los procesos de la supervisión, diseño, análisis y evaluación de proyectos.

El contenido de la guía comprende los antecedentes de la empresa, la misión, visión, filosofía y valores bajo los cuales se rige la empresa, así como los objetivos que se desean y la metodología la cual es aplicada para llegar a cada uno de ellos y los lineamientos para su actualización, presentación y aprobación.

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Misión“Grupo COSAP S.A. de C.V.”

Somos una empresa constructora que se dedica a la planeación, desarrollo, construcción,

mantenimiento, aplicación de proyectos de obra de infraestructura básica urbana, brindando

al cliente la mejor calidad y el mejor servicio, siguiendo los lineamientos y estándares de

calidad, estando siempre comprometidos y siendo honestos en todo momento con nuestros

clientes a fin de satisfacer sus necesidades y logrando nuestros objetivos como empresa.

Visión“Grupo COSAP S.A. de C.V.”

Ser una de las empresas de construcción más importantes y reconocidas en México y

posteriormente América Latina, tratando de ser una empresa siempre comprometida con

sus clientes y dar el mejor servicio día a día.

Filosofía“Grupo COSAP S.A. de C.V.”

Tener como objetivo principal a nuestros clientes para lograr satisfacer sus necesidades,

ofreciéndoles servicios de calidad, e innovándonos día con día en nuestro servicio, y así

poder lograr un reconocimiento social y crecimiento económico.

Valores“Grupo COSAP S.A. de C.V.”

Para Grupo COSAP S.A. de C.V., los valores son una parte fundamental para poder ofrecer

servicios de calidad y que son de suma importancia para la organización, son los siguientes:

- Trabajo en equipo - Responsabilidad Social

- Innovación - Lealtad

- Calidad - Compromiso con los resultados

- Compañerismo

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Organigrama de la Empresa

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Objetivo del Manual

Establecer la políticas, normas y lineamientos para el desarrollo de las actividades del Área

de Administración de Operaciones, bajo los criterios establecidos por lo marcos, además de

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tener una guía para la inducción del personal en el puesto designado en cuanto a las

obligaciones y actividades a realizar. Así como permitir que se pueda evaluar la

productividad y efectividad del empleado en el puesto y determinar las actividades que se

deben realizar dentro de la Empresa para llegar a los objetivos para los cuales fue creado y

además detectar cuales actividades se requieren implementar, modificar o eliminar.

Objeto de la Empresa

Consolidarnos como una de las empresas más importantes en México en el ramo de la

construcción, integrada por socios mexicanos, así lograr promover la creación de empleos

en la Zona Metropolitana, además de tratando de satisfacer una de las necesidades básicas

de toda sociedad, que es la vivienda.

Alcance del Manual

El presente manual está destinado para las actividades siguientes:

Compra de materiales para construcción.

Análisis y Evaluación de Proyectos Externos

Algunas de las Áreas involucradas dentro de las actividades descritas son:

Departamento de Análisis y Evaluación de Proyectos

Departamento de Compra de Materiales

Departamento de Diseño y Construcción

Departamento de Control de Calidad

Departamento de Contraloría

Departamento de Tesorería

Departamento de Crédito y Cobranzas

Políticas de Operación y Calidad

Procurar una alta participación de todo el personal en el desarrollo del Sistema de

Gestión de la Calidad.

Formar, motivar y aprovechar las capacidades del personal.

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Identificar los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad y

asegurar la eficacia de su funcionamiento y control. Determinar su secuencia,

interacción, criterios, métodos, recursos e información.

Establecer acciones y programas orientados a la mejora continua y a la prevención y

disminución de fallos, y no sólo a la detección de desviaciones.

Mantener contacto permanente con los Clientes para comprender sus necesidades

actuales y futuras, colaborando en la mejora del resultado final con el objeto de

cumplir sus requisitos y satisfacer sus expectativas.

Alcanzar una relación mutuamente beneficiosa con los Proveedores con el fin de

crear valor conjuntamente.

Mantener una posición de liderazgo en cuanto a las prestaciones del producto,

servicio e imagen de marca.

PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN Objetivo: Proporcionar información de la compra de materiales de construcción

Actividad Responsable Descripción01 Departamento de Diseño y

ConstrucciónSe realizan los presupuestos en cuanto a materiales necesarios para llevar a cabo la obra.

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02 Departamento de Diseño y Construcción

Se llena el formulario llamado “Solicitud de Materiales”, el cual se envía al Departamento de Compras, para su pronta solución.

03 Departamento de Compras

Recibe del original del formulario “Solicitud de Material”.


Llena en el formulario llamado “Solicitud de Cotizaciones”, con base en el formato de “Solicitud de Material”, y se envía a los proveedores para obtener los precios de los materiales solicitados

05 Proveedores Recibe la requisición, cotiza los materiales solicitados y regresa la requisición con las cotizaciones correspondientes solicitadas.


Recibe las cotizaciones y se selecciona al proveedor con los mejores precios de los materiales, y se envía una copia de las cotizaciones al Departamento de Diseño y Construcción, para que verifique que los materiales cotizados son los correctos.

07 Departamento de Diseño y Construcción

Recibe copia de cotizaciones y verifica que sean las correctas, si son correctas se manda la ubicación a donde deben ser entregados los materiales para comenzar la obra, en caso contrario se envían las anotaciones de las cotizaciones, para su corrección con el proveedor, ambos casos serán para el Departamento de Compras


Se finca el pedido con el proveedor y se le da la dirección a donde debe llevar el material, y envía una copia del pedido al Departamento de Contraloría para que se registren los movimientos contables.

09 Departamento de Contraloría

Recibe la copia del pedido y envía al Departamento de Tesorería para que se genere el pago.

10 Departamento de Tesorería

Recibe la copia y genera el pago a los proveedores.

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PROCEDIMIENTO DE ANALISIS Y EVALUACION DE PROYECTOS EXTERNOS Objetivo: proporcionar la metodología de evaluación de los proyectos externos a la empresa y su posible aprobación.

Actividad Responsable Descripción01 Departamento de

Análisis y Evaluación de Proyectos

Estudios PreliminaresSe debe presentar los primeros informes del proyecto, para poder conocer el concepto del proyecto.

02 Departamento de Análisis y Evaluación de Proyectos

AnteproyectoSe deberá presentar una versión más amplia del proyecto donde se proyecte la rentabilidad y viabilidad del mismo, para poder determinar si es viable su análisis.


Constitución del ComitéSe debe formar un grupo de trabajo que se encargue de llevar a cabo todos los estudios concernientes al proyecto.


Estudio de FactibilidadEn esta etapa se realizará un estudio completo y final con en el nivel más profundo en el análisis, para conocer lo planteado en el anteproyecto, y determinar si es realmente rentable el proyecto.


Estudio de MercadoSe deberá realizar un estudio de mercado para poder conocer si el proyecto realmente va a cumplir con las necesidades de los clientes.


Análisis de Ingeniería o estudio técnicoSe debe determinar todo lo necesario que va a ser requerido para llevar a cabo el proyecto


Factibilidad de UbicaciónSe analizaran las ubicaciones para poder definir la ubicación más rentable y viable.


Estudio Económico-FinancieroSe estudia que se cuenten con los recursos y la manera en que podría financiarse el proyecto.


Dictamen finalSe da el Vo. Bo., al proyecto, en caso de que sea viable y aprobado por el Comité, y en caso contrario, el proyecto deberá replantearse corrigiéndose las desviaciones que se presentaron.

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Atribuciones o Bases Legales

La constructora se rige bajo varias leyes y estatutos las cuales son las siguientes:

- Ley Federal del Trabajo

- Leu del Instituto Mexicano del Seguro Social

- Ley del Instituto Del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores

- Ley General de Sociedades Mercantiles

- Ley General de Sociedades Cooperativas

- Ley de Vivienda

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Glosario

Construcción: Es el arte o técnica de fabricar edificios e infraestructuras. En un sentido más amplio, se denomina construcción a todo aquello que exige, antes de hacerse, tener o disponer de un proyecto y una planificación predeterminada, la cual se realiza uniendo diversos componentes según un orden determinado.

Planeación: determinación del conjunto objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos, a través de técnicas y procedimientos definidos.

Proyecto: Es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definidos.

Evaluación: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas.

Análisis: El examen exhaustivo de los planos organizativo, dinámico, funcional, estructural y comportamental en una empresa u organización, para detectar situaciones anómalas y proponer las soluciones que sean necesarias.

Factibilidad: Se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados. Generalmente la factibilidad se determina sobre un proyecto.

Rentabilidad: Es la relación que existe entre la utilidad y la inversión necesaria para lograrla.

Viabilidad: Condición que evalúa la conveniencia de un sistema, proyecto o idea al que califica, atendiendo a la relación que existe entre los recursos empleados para obtenerlo y aquellos de los que se dispone.

Requisición de Compra: Es una autorización del Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el Departamento que requiere los bienes o servicios.

Manual de Procedimientos: Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.

Objetivo: Es una meta o finalidad a cumplir para la que se disponen medios determinados.

http://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema

http://www.monografias.com/trabajos14/soluciones/soluciones.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

http://es.wikipedia.org/wiki/Orden

http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto

http://es.wikipedia.org/wiki/Infraestructura_urbana

http://es.wikipedia.org/wiki/Edificio

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