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Manual de procedimientos

MTRA. GABRIELA SANTIAGO GOMEZ

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Manual de procedimientos

• Un manual de

procedimientos es eldocumento que contiene ladescripcin de acti!idadesque de"en se#uirse en lareali$acin de las

%unciones de una unidadadministrati!a& o de dos 'mas de ellas.

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Manual de procedimientos

• El manual inclu(e adem)s lospuestos o unidadesadministrati!as que inter!ienenprecisando su responsa"ilidad (participacin.

• Suelen contener in%ormacin (e*emplos de %ormularios&autori$aciones o documentosnecesarios& m)quinas o equipo deo+cina a utili$ar ( cualquier otro

dato que pueda au,iliar alcorrecto desarrollo de las

acti!idades dentro de la empresa.

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Manual de procedimientos

• En el se encuentra re#istrada( transmitida sin distorsin lain%ormacin ")sica re%erenteal %uncionamiento de todas

las unidades administrati!as.

• -acilita las la"ores deauditoria& la e!aluacin (control interno ( su!i#ilancia& la conciencia en losempleados ( en sus *e%es deque el tra"a*o se est)reali$ando o noadecuadamente

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Utilidad• ermite conocer el

%uncionamiento interno por loque respecta a descripcin detareas& u"icacin&requerimientos ( a los puestos

responsa"les de su e*ecucin.

• Au,ilian en la induccin delpuesto ( al adiestramiento( capacitacin del personal

(a que descri"en en %ormadetallada las acti!idadesde cada puesto.

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Utilidad

Sir!e para el an)lisis o re!isinde los

procedimientos de un sistema.

Inter!iene en la consulta de todo

elpersonal.

/ue se desee emprender tareasde

simpli+cacin de tra"a*o comoan)lisis de tiempos& dele#acinde

Autoridad& etc.

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Utilidad

• ara esta"lecer unsistema dein%ormacin o "ienmodi+car el (ae,istente.

• ara uni%ormar (controlar elcumplimiento de lasrutinas de tra"a*o (

e!itar su alteracin

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Utilidad

• 0etermina en %orma massencilla lasresponsa"ilidades por %allaso errores.

• -acilita las la"ores deauditoria& e!aluacin delcontrol interno ( sue!aluacin.

•

Aumenta la e+ciencia de losempleados& indic)ndoles loque de"en 1acer ( cmode"en 1acerlo..

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Utilidad

• A(uda a la coordinacin deacti!idades ( e!itarduplicidades.

• 2onstru(e una "ase parael an)lisis posterior deltra"a*o ( el me*oramientode los sistemas&procedimientos ( m3todos.

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A4.5 2ONTENI0O 0EL MANUAL• Lo#otipo de la or#ani$acin.

• Nom"re o+cial de la or#ani$acin.

• 0enominacin ( e,tensin.

•

 0e corresponder a una unidad enparticular de"e anotarse elnom"re de la misma.

• Lu#ar ( %ec1a de ela"oracin.

•

N6mero de re!isin 7en su caso4.

• Unidades responsa"les de suela"oracin& re!isin (8oautori$acin.

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B4 9N0I2E O 2ONTENI0O

Relacin de los cap:tulos ( p)#inascorrespondientes que %orman parte

del documento.

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24 R;LOGO <8O INTRO0U22I=N

E,posicin so"re eldocumento& su contenido&o"*eto& )reas de aplicacin

e importancia de sure!isin ( actuali$acin.

uede incluir un mensa*ede la m),ima autoridad de

las )reas comprendidas enel manual.

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04 OB>ETI?OS 0E LOS RO2E0IMIENTOS

E,plicacin del propsito que se pretende cumplir con losprocedimientos.

Los o"*eti!os son uni%ormar ( controlar el cumplimiento de las rutinas detra"a*o ( e!itar su alteracin ar"itraria@ simpli+car la responsa"ilidad

por%allas o errores@ %acilitar las la"ores de auditoria@ %acilitar las la"ores de

auditoria& la e!aluacin del control interno ( su !i#ilancia@ que tanto losempleados como sus *e%es cono$can si el tra"a*o se est) reali$andoadecuadamente@ reducir los costos al aumentar la e+ciencia #enera

adem)sde otras !enta*as adicionales.

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E4 AREAS 0E ALI2A2I=N <8O AL2AN2E 0ELOS RO2E0IMIENTOS

• Es%era de accin  que cu"ren los procedimientos.0entro de la administracin  p6"lica %ederal losprocedimientos 1an sido clasi+cados& atendiendo al )m"itode aplicacin ( a sus alcances& en procedimientos macroadministrati!os ( procedimientos meso administrati!os osectoriales.

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-4 RESONSABLES

Unidades administrati!as (8o puestosque inter!ienen en los

procedimientos en cualquiera de sus%ases

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G4 OL9TI2AS O NORMAS 0E OERA2I=N

En esta seccin se inclu(en los criterios o lineamientos#enerales de accin que se determinan en %ormae,pl:cita para %acilitar la co"ertura de responsa"ilidad de

las distintas instancias que participa"an en losprocedimientos.

  Adem)s de"er)n contemplarse todas las normas deoperacin que precisan las situaciones alterati!as que

pudiesen presentarse en la operacin de losprocedimientos.

A continuacin se mencionan al#unos lineamientosque de"en considerarse en su planteamiento

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G) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN

Se de+nir)n per%ectamente las pol:ticas (8o normas quecircunscri"en el marco #eneral de actuacin del personal& ae%ecto de que est3 no incurra en %allas.

Los lineamientos se ela"oran clara ( concisamente& a +n de

que sean comprendidos incluso por personas no%amiliari$adas con los aspectos administrati!os o con elprocedimiento mismo.

0e"er)n ser lo su+cientemente e,pl:citas para e!itar la

continua consulta a los ni!eles *er)rquicos superiores.

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4 2ON2ETO 7S4

ala"ras o t3rminos de car)cter  t3cnico quese emplean en el procedimiento& las cuales&

por su si#ni+cado o #rado de especiali$acinrequieren de ma(or in%ormacin o ampliacinde su si#ni+cado& para 1acer m)s accesi"le alusuario la consulta del manual.

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I4RO2E0IMIENTO 7descripcin de lasoperaciones4.

• resentacin por escrito& en %orma narrati!a (secuencial& de cada una de las operaciones quese reali$an en un procedimiento& e,plicando enqu3 consisten& cu)ndo& cmo& dnde& con qu3& (

cu)nto tiempo  se 1acen& seCalando losresponsa"les de lle!arlas a ca"o.

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I4RO2E0IMIENTO 7descripcin de las operaciones

• 2uando la descripcin del procedimiento es #eneral& ( por lomismo comprende !arias )reas& de"e anotarse la unidadadministrati!a que tiene a su car#o cada operacin. Si se trata deuna descripcin detallada dentro de una unidad administrati!a&tiene que indicarse el puesto responsa"le de cada operacin.

• Es con!eniente codi+car las operaciones para simpli+car sucomprensin e identi+cacin& aun en los casos de !arias opcionesen una misma operacin.

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Se reci"e (toma elpedido

Se en!:a acocina

Seleccionarmateriaprima

latillos%rescos

latilloscocinados

Ordenar

in#redientes

Ordenar los

in#redientes

Limpiar (cortar losmariscos

Limpiarmariscos

A#re#ar almarisco

in#rediente

s

Marinar conlimn&

condimento

s-re:r losmariscos

A#re#ar elresto de loin#rediente

s

emplatar

Ser!ir olle!ar adomicilio

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-ORMULARIO 0E IMRESOS

  -ormas impresas que se utili$an en un procedimiento& las cualesse intercalan dentro del mismo o se ad*untan como ap3ndices. Enla descripcin de las operaciones que impliquen su uso& de"e1acerse re%erencia espec:+ca de 3stas& empleando para ellon6meros indicadores que permitan asociarlas en %orma concreta. Tam"i3n se pueden adicionar instructi!os para su llenado.

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D4 0IAGRAMAS 0E -LU>O

• . Representacin #r)+ca de la sucesin en que se reali$an lasoperaciones de un procedimiento (8o el recorrido de %ormas omateriales& en donde se muestran las unidades administrati!as7procedimiento #eneral4& o los puestos que inter!ienen

7procedimiento detallado4& en cada operacin descrita.

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D4 0IAGRAMAS 0E -LU>O

  Adem)s& suelen 1acer mencin del equipo o recursos utili$ados en cada caso. Los dia#ramas representadosen %orma sencilla ( accesi"le en el manual& "rinda unadescripcin clara de las operaciones& lo que %acilita su

comprensin. ara este e%ecto& es aconse*a"le elempleo de s:m"olos (8o #r)+cos simpli+cados

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GLOSARIO 0E TRMINOS.

• L Lista de conceptos de car)ctert3cnico relacionados con el contenido( t3cnicas de ela"oracin de los

manuales de procedimientos& quesir!en de apo(o para su uso oconsulta. rocedimiento #eneral para

la ela"oracin de manualesadministrati!os

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0ISEFO 0EL RO<E2TO

• La tarea de preparar manuales administrati!osrequiere de muc1a precisin & toda !e$ que losdatos tienen que asentarse con la ma(or e,actitudposi"le para no #enerar con%usin en la

interpretacin  de su contenido por parte de quienlos consulta.

• Es por ello que se de"e poner muc1a atencin en

todas ( cada una de sus etapas de inte#racin&delineando un pro(ecto en el que se consi#uentodos los requerimientos& %ases ( procedimientosque %undamentan la e*ecucin del tra"a*o

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A4 RESONSABLES•

ara iniciar los tra"a*os que conducen a la inte#racin de un manual& esindispensa"le pre!er que no queda diluida la responsa"ilidad de la conduccinde las acciones  en di!ersas personas& sino que de"e desi#narse a uncoordinador& au,iliado por un equipo t3cnico& al que se le de"e encomendar laconduccin del pro(ecto en sus %ases de diseCo& implantacin ( actuali$acin.

0e esta manera se lo#ra 1omo#eneidad en el contenido ( presentacin de lain%ormacin.

• or lo que respecta a las caracter:sticas del equipo t3cnico& es con!eniente quesea personal con un "uen mane*o de las relaciones 1umanas ( que cono$ca ala or#ani$acin en lo que concierne a sus o"*eti!os& estructura& %unciones (

personal. ara este tipo de tra"a*o& una or#ani$acin puede nom"rar a lapersona que ten#a los conocimientos ( la e,periencia necesarios para lle!arloa ca"o. or la naturale$a  de sus %unciones puede encar#arlo al titular de launidad de me*oramiento administrati!o 7en caso de contar con estemecanismo4. Asimismo& puede contratar los ser!icios de consultores e,ternos.

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B4 0ELIMITA2I=N 0EL UNI?ERSO 0EESTU0IO

Los responsa"les de e%ectuar los manualesadministrati!os de una or#ani$acin tienen quede+nir ( delimitar su uni!erso de tra"a*o paraestar en posi"ilidad de actuar en 3l@ para ello&de"en reali$ar

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ESTU0IO RELIMINAR

Este paso es indispensa"le para conocer en %orma#lo"al las %unciones ( acti!idades que se reali$an enel )rea o )reas donde se !a a actuar.

2on "ase en 3l se puede de+nir la estrate#ia #lo"al para el le!antamiento de in%ormacin&identi+cando las %uentes  de la misma& acti!idades

por reali$ar& ma#nitud ( alcances del pro(ecto&instrumentos requeridos para el tra"a*o ( en#eneral& pre!er las acciones ( estimar los recursosnecesarios para e%ectuar el estudio.

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4. Fuentes DeIn!"#a$i%n

• Re%erencia de las instituciones& )reas de tra"a*o& documentos&personas ( mecanismos de in%ormacin de donde se puedeno"tener datos para la in!esti#acin. Entre las m)srepresentati!as se pueden mencionarInstituciones

5Or#ani$aciones que tra"a*an coordinadamente o %orman partedel mismo #rupo o sector de la que es o"*eto de estudio.5Or#ani$aciones l:deres en el mismo campo de tra"a*o.5Or#ani$aciones normati!as que dictan lineamientos de car)ctero"li#atorio.5Or#ani$aciones que prestan ser!icios o suministran insumosnecesarios para el %uncionamiento de la or#ani$acin que seestudia.Arc1i!os de la or#ani$acin5

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• General.50e las )reas de estudio.0irecti!os ( empleados

5ersonal del ni!el directi!o que mane*a in%ormacin !aliosa& (a queconocen si el con*unto de arc1i!os responde a la realidad.5ersonal operati!o cu(as opiniones ( comentarios son de #rana(uda& puesto que ellos tienen a su car#o las acti!idades rutinarias&por lo que pueden detectar limitaciones o di!er#encias en relacincon otros puntos de !ista o contenido de documentos.

• Hreas de tra"a*o5Ni!eles de la or#ani$acin que ree*an las condiciones reales de%uncionamiento& medios ( personal.2lientes (8 o usuarios Receptores de los productos (8 o ser!icios

que #enera la or#ani$acin.•

Mecanismos de in%ormacin Recursos computacionales quepermiten el acceso a in%ormacin interna o e,terna a laor#ani$acin que sir!en como soporte al estudio.

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&. P"e'a"a$i%n DelP"!(e$t!

• Reca"ados los elementos preliminares para lle!ar a ca"o elmanual& se de"e preparar el documento de partida paraconcretarlo& el cual de"e quedar inte#rado porropuesta t3cnica& 7que de"e de incluir45Antecedentes recuento de todos los manuales o es%uer$os

an)lo#os preparados con anterioridad.5Naturale$a tipo de manual que se pretende reali$ar.5>usti+cacin demostracin de la necesidad de e%ectuarlo en%uncin de las !enta*as que ello reportar) a la or#ani$acin.O"*eti!os lo#ros que se pretenden alcan$ar.5Acciones iniciati!as o acti!idades necesarias para su

consecucin.5Resultados "ene+cios que se esperan o"tener en cuanto ame*orar el %uncionamiento de la or#ani$acin& sus productos (8 oser!icios& clima or#ani$acional ( relaciones con el entorno.

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• 5Alcance )rea de aplicacin que cu"re el estudio en t3rminosde u"icacin en la estructura or#)nica (8 o territorial.5Recursos requerimientos 1umanos& materiales (tecnol#icos necesarios para desarrollarlo.

•

52osto estimacin #lo"al ( espec:+ca de recursos +nancierosque demanda su e*ecucin.

•

5Estrate#ia ruta %undamental necesaria para orientar losrecursos de accin ( asi#nacin de recursos.

•

5In%ormacin complementaria material e in!esti#aciones quepueden ser!ir como elementos de apo(o.

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c4 ROGRAMA 0E TRABA>O

• Identi+cacin nom"re del manual.5Responsa"le7s4 unidad o #rupo que tendr) a su car#ola implantacin del manual.5Hrea7s4 uni!erso "a*o estudio.

52la!e n6mero pro#resi!o de las acti!idades estimadas.5Acti!idades pasos espec:+cos que tienen que darsepara captar la in%ormacin.5-ases de+nicin del orden secuencial para reali$ar lasacti!idades.

52alendario %ec1as asi#nadas para el inicio (terminacin de cada %ase.5Representacin #r)+ca descripcin del pro#rama encuadros e.

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im)#enes.

5-ormato presentacin ( res#uardodel pro#rama de tra"a*o.

5Reportes de a!ance se#uimiento delas acciones.5eriodicidad espacio de tiempo

dispuesto para in%ormar a!ances

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B4 RESENTA2I=N 0EL RO<E2TO ALAS AUTORI0A0ES 2OMETENTES

a4 ARTI2IANTESara depurar el contenido del pro(ecto& a+nar sus par)metros( determinar su !ia"ilidad operati!a& es recomenda"lepresentarlo aHrea 7s4 que inter!endr) directamente en su aplicacin& porlo cual tienen la o"li#acin de conocer el pro(ecto en %ormadetallada.

Hreas a%ectadas por la implantacin del pro(ecto& (a que

tendr)n que cam"iar o adecuarse.

Hrea responsa"le del mane*o de los recursos econmicos&para cuanti+car el costo del pro(ecto en %orma m)s espec:+ca.

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"4 RESONSABLE 0E SUAUTORIZA2I=N

Asimismo& el pro(ecto de"e presentarse al titular dela or#ani$acin o de la unidad administrati!aresponsa"le de su e*ecucin& para su apro"acin.

  Una !e$ autori$ado& el responsa"le de"e 1acer delconocimiento  de todos los ni!eles *er)rquicos la

intencin que tiene la or#ani$acin de ela"orar elmanual& resaltando los "ene+cios que de estees%uer$o se o"tendr)n& a +n de que todos "rinden suapo(o durante el desarrollo del tra"a*o.

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24 2ATA2I=N 0E LA IN-ORMA2I=N

2omo primer paso de esta etapa se de"e o"tener una lista del personal que!a a participar en el le!antamiento de la misma& considerando la ma#nitud( especi+caciones del tra"a*o.a4 2apacitacin del personal

  Una !e$ inte#rado el #rupo de tra"a*o& se de"e capacitarlo& no slo en loque respecta al mane*o de medios de in!esti#acin que se utili$ar)n para elle!antamiento de la in%ormacin& sino tam"i3n en todo el proceso que sese#uir) para preparar el manual.

  or ello& se de"e dar a conocer a los participantes el o"*eti!o que sepersi#ue& as: como los m3todos de tra"a*o adoptados& calendari$acin deacti!idades& documentos que se emplear)n.7cuestionarios& %ormatos&etc3tera4& responsa"les del pro(ecto& unidades administrati!asin!olucradas& in!entario de in%ormacin a captar ( distri"ucin del tra"a*o acada persona.

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"4 Le!antamiento de la in%ormacin• Los es%uer$os de recopilacin de"en en%ocarse en el re#istr de 1ec1os que

permitan conocer ( anali$ar in%ormacin espec:+ca ( !erdaderamente 6til para elmanual& pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones errneas& locual #enera retraso ( desperdicio de recursos. Asimismo& de"e aplicarse uncriterio de discriminacin& "asado en el o"*eti!o del estudio& ( procedercontinuamente a su re!isin ( e!aluacin para mantener una l:nea de accinuni%orme.

• Esta acti!idad e,i#e mantener una relacin constante con las %uentes internasemisoras de la in%ormacin& as: como con las )reas u or#ani$aciones con otrau"icacin %:sica.

• ara reca"ar la in%ormacin en %orma )#il ( ordenada se puede utili$ar al#una ouna com"inacin de las si#uientes t3cnicas de recopilacinIn!esti#acin documental

• Esta t3cnica permite la seleccin ( an)lisis de aquellos escritos que contienendatos de inter3s relacionados con el manual. ara ello se estudian documentostales como "ases *ur:dico5administrati!as& diarios o+ciales& actas de reuniones&circulares& o+cios ( todos aquellos que conten#an in%ormacin rele!ante para elestudio.

2 l i d

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2onsulta a sistemas dein%ormacin

• Acceso a sistemas computacionales que contienen in%ormacin (recursos de apo(o para estructurar el manual. Este mecanismo permitereca"ar in%ormacin interna (8o de sistemas e,ternos a la or#ani$acinenla$ados a tra!3s de redes.EncuestaEste m3todo implica la reali$acin de entre!istas personales con "ase

en una #u:a de pre#untas ela"orada con anticipacin. Tam"i3n sepuede utili$ar un cuestionario& a +n de que las entre!istas ten#an uncontenido 1omo#3neo.Esta t3cnica se considera de #ran utilidad para reunir in%ormacinpreliminar al an)lisis o para e%ecto de plantear cam"ios omodi+caciones a la estructura actual de la in%ormacin. La encuesta

puede reali$arse en %orma indi!idual o reuniendo a directi!os (empleados de una misma )rea o que inter!ienen en la misma clase detareas.

 Tam"i3n se puede reca"ar in%ormacin de clientes (8o usuarios&prestadores de ser!icios (

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• ro!eedores  que interact6an con la or#ani$acin.Los cuestionarios que se utili$an en la encuesta& ( que sir!en

para o"tener la in%ormacin deseada& est)n constituidos porseries de pre#untas escritas& prede+nidas& secuenciadas (separadas por cap:tulos o tem)tica espec:+cos.

• Este medio permite a1orrar recursos ( tiempo@ sin em"ar#o&

la calidad  de la in%ormacin que se o"tiene depende de suestructuracin ( %orma de presentacin.

• En t3rminos #enerales& todo cuestionario de"e e,presar elmoti!o de su preparacin& procurar que las pre#untas sean

claras ( concisas& con un orden l#ico& redaccin comprensi"le& %acilidad de respuesta ( e!itar demasiadaspre#untas. Asimismo& se puede incluir un instructi!o dellenado para indicar cmo contestarlo.

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La entre!ista•

2onsiste ")sicamente en cele"rar reuniones indi!iduales o#rupales en las cuales se cuestiona orientadamente a losparticipantes para o"tener in%ormacin. Este medio esposi"lemente el m)s usado ( el que puede "rindarin%ormacin m)s completa ( precisa& puesto que elentre!istador& al tener contacto con el entre!istado&adem)s de o"tener respuestas& puede perci"ir actitudes (reci"ir comentarios.

• ara que una entre!ista se desarrolle positi!amente& escon!eniente o"ser!ar estos aspectos

•  Tener claro el o"*eti!o para cu"rir este aspecto& serecomienda preparar pre!iamente un cuestionario o #u:ade entre!ista que conten#a los principales puntos que sedesea captar. Esta #u:a puede operar a manera de marco

de tra"a*o para que& al t3rmino de la misma& se pueda

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• Esta"lecer anticipadamente la distri"ucin del tra"a*oesta etapa consiste en asi#nar responsa"ilidades (determinar las )reas a in!esti#ar.

•

2oncretar pre!iamente la cita es importante que elentre!istado est3 preparado para proporcionar lain%ormacin con el tiempo ( tranquilidad necesariospara disminuir el mar#en de error ( e!itarinterrupciones.

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• 2lasi+car la in%ormacin que se o"ten#a esta %ase implicadi%erenciar la situacin real de la relati!a a su#erenciaspara me*orarla& procurando no con%undir am"os aspectos.ara apo(ar (8o a#ili$ar la captura de in%ormacin se puedeemplear el muestreo& que es una t3cnica estad:stica au,iliar

que sir!e para in%erir in%ormacin acerca del uni!erso quese in!esti#a& a partir del estudio parcial del mismo.

• 2uando el uni!erso de estudio es de #ran ma#nitud& pero lain%ormacin sea 1omo#3nea en !irtud de normas de

operacin ( requisitos uni%ormes& se esta"lece la posi"ilidadde conocer sus caracter:sticas sin necesidad de encuestar oin!esti#ar a todas las unidades& ni de entre!istar a cadauno de los empleados.

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• E,isten ta"las de muestreo que& de acuerdo con las caracter:sticas ( !olumen dela in%ormacin& esta"lecen cu)l es la m:nima cantidad de in%ormacinrepresentati!a del todo 5muestra5 que es necesario reca"ar para que losresultados que se o"ten#an a partir de 3sta ten#an !alide$.

• O"ser!acin directaEste recurso puede ser empleado por los t3cnicos o analistas en el )rea %:sicadonde se desarrolla el tra"a*o de la or#ani$acin. A partir del an)lisis de lain%ormacin reca"ada se de"en sostener pl)ticas con al#unas de las personasque prestan sus ser!icios en estas )reas para complementarla o a+narla.

• Otra %orma consiste en que el *e%e del )rea de tra"a*o realice la o"ser!acin directa& comente ( discuta al#unos de los puntos con sus su"ordinados (presente los resultados de su an)lisis al in!esti#ador. La !enta*a de esteprocedimiento radica en que de"ido a la %amiliaridad entre *e%e ( su"ordinados&la in%ormacin puede ser m)s completa& pero 1a"r) ocasiones en que losresultados no ser)n los deseados& de"ido a in1i"iciones o pro"lemas internos& oque pueda plantearse una situacin que no corresponde a la realidad operati!o.

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04 Inte#racin de la in%ormacin

Una !e$ que se cuenta con la in%ormacin de las )reas in!olucradas en el estudio& se de"e ordenar( sistemati$ar los datos a e%ecto de poder preparar su an)lisis.a4 2mo clasi+car la in%ormacinara %acilitar la tarea de inte#racin& es recomenda"le que la in%ormacin o"tenida se !a(aaccesando a equipos de cmputo para sal!a#uardar:a ( %acilitar su mane*o. 2on este propsito sepueden

• 2rear directorios& su"directorios ( arc1i!os para desa#re#arla en %uncin de la di!isin del tra"a*o.• 2rear "ases de datos o pro#ramas espec:+cos.

• Utili$ar paquetes acordes con las necesidades espec:+cas del pro(ecto.• 2om"inar los puntos anteriores para optimi$ar resultados.

• En %orma paralela de"en a"rirse carpetas con apartados espec:+cos con los documentos %uente

del estudio& en las que se de"e compendiar la in%ormacin por )rea& sistema& procedimiento&equipos& pol:ticas& etc3tera. Es con!eniente que los documentos que se reca"en conten#an el!isto "ueno de la persona que suministra la in%ormacin.

•

 Tam"i3n es recomenda"le que con%orme se reca"en datos so"re al#6n aspecto& se concentren enun documento de tra"a*o que pueda ser!ir de memoria en el diseCo posterior del pro(ecto.

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"4 HREAS ARA AGRUAR LA IN-ORMA2I;N

• Antecedentes.

Se de"e tomar en cuenta la re#lamentacin *ur:dico5administrati!a quere#ula la reali$acin del tra"a*o& como se 1a atendido por parte de lasunidades responsa"les de 1acerlo ( qu3 e%ecto 1a tenido so"re otrasunidades& or#ani$aciones& clientes (8o usuarios.

 Tam"i3n es oportuno& en su caso& considerar la e!olucin o desarrollo delas estructuras or#ani$acionales anteriores ( los resultados que seo"tu!ieron& lo cual permite contar con un marco de re%erencia 1istricopara comprender me*or la situacin actual.

• Situacin actual.Se toma en cuenta los si#uientes aspectos

• O"*eti!os• Estructura or#)nica Normas ( pol:ticas administrati!as• -unciones• rocedimientos• Instrumentos *ur:dico5administrati!os• Equipo• 2ondiciones de tra"a*o• Am"iente la"oral

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E4 ANHLISIS 0E LA IN-ORMA2I;N

• En esta etapa se de"e reali$ar un estudio o e,amen cr:tico de

cada uno de los elementos de in%ormacin o #rupos de datosque se inte#raron con el propsito de conocer su naturale$a&caracter:sticas ( comportamiento& sin perder de !ista surelacin& interdependencia o interaccin interna ( con elam"iente& para o"tener un dia#nstico que ree*e la realidad

operati!a.Esta mec)nica de estudio puede se#uir la si#uiente secuencia• 2onocer• 0escri"ir• 0escomponer•

E,aminar cr:ticamente• Ordenar cada elemento• 0e+nir las relaciones• Identi+car ( e,plicar su comportamiento

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• Un en%oque mu( e+ca$ en el momento del an)lisis de losdatos consiste en adoptar una actitud  interro#ati!a (

%ormular de manera sistem)tica seis cuestionarios%undamentales• J/u3 tra"a*o se 1aceK• Jara qu3 se 1aceK• J/ui3n lo 1aceK• J2mo se 1aceK• J2on qu3 se 1aceK• J2u)ndo se 1aceK• 0espu3s de o"tener respuestas claras ( precisas para cada

una de las pre#untas anteriores& las mismas de"ensometerse& a su !e$& a un nue!o interro#atorio planteandola pre#unta Jpor qu3K. Las nue!as respuestas que seo"ten#an dar)n la pauta para %ormular el manual ( lasmedidas de me*oramiento administrati!o.

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a4 T2NI2AS 0E AO<O ARA EL ANLISIS

• En esta %ase comprende los recursos t3cnicos que se empleanpara estudiar la in%ormacin o"tenida con el +n de conocerla en%orma detallada t determinar alternati!as de accin espec:+casque permitan deri!ar soluciones ptimas para lo#rar los resultadosdeseados.

• Las t3cnicas de an)lisis que se pueden utili$ar en esta %ase est)ndirectamente relacionadas con el ori#en del pro(ecto& as: comocon la in%ormacin t3cnica del l:der o responsa"le en %uncin deltipo de manual& %acti"ilidad para su aplicacin& disponi"ilidad detiempo& asi#nacin de recursos ( ni!el t3cnico del #rupo de

tra"a*o.

• Este tipo de instrumentos se puede utili$ar como respaldo para elpro(ecto o en sentido in!erso& a ra:$ de la implantacin de unproceso de cam"io or#ani$acional que de"e culminar con laedicin de un manual administrati!o.

Entre las t3cnicas que #eneralmente se utili$an para au,iliar el

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• Or#ani$acionales.•

Administracin por o"*eti!os• An)lisis de sistemas• An)lisis de costo5"ene+cio• An)lisis de estructuras• Hr"ol de decisiones•

Auditor:a administrati!a• Autoe!aluacin• 2ontrol total de calidad• Estudio de %acti"ilidad• Estudio de !ia"ilidad

• Benc1marin#• 0esarrollo or#ani$acional• Rein#enier:a or#ani$acional• Reor#ani$acin

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2uantitati!as.

• An)lisis de series de tiempos• 2orrelacin• Modelos de in!entario• Modelos inte#rados de produccin• Muestreo• N6meros• N6meros :ndices• ro#ramacin din)mica• ro#ramacin lineal•

Simulacin•  Teor:a de colas o de l:neas de espera•  Teor:a de los #ra%os•  Teor:a de las decisiones