Manual de Procedimientos -...

Manual de Procedimientos INSECO MPI0509 Versin 1.0 Actualizacin 05/09

Manual de Procedimientos


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Introduccin

En cumplimiento del Artculo 25 y articulo 26 de la Ley 8653 Ley Reguladora del Mercado de Seguros, se elabor el presente documento en coordinacin con la Gerencia Administrativa de Inversiones D & E CHA Sociedad Agencia de Seguros S.A, el cual se le denomina Manual de Procedimientos INSECO con objeto de coordinar y armonizar la ejecucin de funciones, as como la distribucin del trabajo encomendado. El presente Manual de Procedimientos tiene como propsito dar a conocer de una manera clara y objetiva la estructura orgnica, los diferentes niveles jerrquicos que conforman esta Sociedad de Seguros, permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las reas que la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las lneas de comunicacin y de mando, y proporcionar los elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones, elementos indispensables que le permitirn la actualizacin administrativa. El presente manual, deber revisarse anualmente con respecto a la fecha de actualizacin, o bien cada vez que exista una modificacin a la estructura orgnica autorizada por la Superintendencia correspondiente, con objeto de mantenerlo actualizado.


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Contenido

Introduccin ........................................................................................ 1 Contenido ............................................................................................. 2 Objetivos del Manual .......................................................................... 3 Marco Jurdico ..................................................................................... 4 Misin y Visin ..................................................................................... 5 Estructura Orgnica ............................................................................ 6 Organigrama ........................................................................................ 7 Junta Directiva .................................................................................... 8 GERENTE GENERAL ............................................................................. 9 a. AUDITOR INTERNO ........................................................ 11 b. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO ........................................... 13 GERENTE DE VENTAS ....................................................................... 15 a. AGENTES DE SEGUROS ................................................... 16 GERENTE DE OPERACIONES............................................................ 18 a. TRAMITES ...................................................................... 19 b. SERVICIO AL CLIENTE .................................................... 20 c. RECLAMOS ..................................................................... 21 GERENTE DE FINANZAS ................................................................... 22 a. CONTABILIDAD .............................................................. 23 b. TESORERIA .................................................................... 24 c. COBROS ......................................................................... 25 i. MENSAJERIA .................................................................. 26 PROCEDIMIENTOS DE INSECO ....................................................... 27 1.

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UNA POLIZA DE PRIMER INGRESO ........... 27

2.

COMO DEBE LLENARSE Y ENTREGAR EL FORMULARIO DEL SEGURO. ............ 29 3.

PROCEDIMIENTOS PARA RECEPCION. ............................................. 29

4.

PROCEDIMIENTOS PARA TRAMITADOR DE DOCUMENTOS. ........................ 30 5.

PROCEDIMIENTOS PARA COBROS TELEFONICOS. ................................. 30

6.

PROCEDIMIENTOS PARA COBROS DE DINEROS. ................................... 31 7.

PROCEDIMIENTOS CMO PRESENTAR LOS PAGOS AL INS. ....................... 31

8.

USO DE VEHICULOS DE INSECO .................................................... 32 9.

PROCEDIMIENTOS PARA TESORERA. .............................................. 32

10.

CMO MANEJAR EL ARCHIVO DE ASEGURADOS. .................................. 33 11.

COMO MANEJAR LOS OFICIOS O DOCUMENTOS REMITIDOS. ...................... 33

12.

PROCEDIMIENTOS PARA POLIZAS COLECTIVAS. ................................... 33


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Objetivos del Manual

Presentar una visin de Inversiones D & E CHA Sociedad Agencia de Seguros S.A. Proporcionar la informacin necesaria a los interesados en conocer los antecedentes, la forma de organizacin, los objetivos, las atribuciones, el marco jurdico, las funciones y niveles de responsabilidad de las distintas reas, as como los procedimientos que realiza INSECO. Servir de base para la ejecucin de las polticas administrativas de INSECO, en lo que corresponde a recursos humanos, tcnicos, materiales y financieros. Ser un instrumento de apoyo para la planeacin y el diseo de medidas de reorganizacin o actualizacin administrativa. Fungir como medio para orientar al personal de nuevo ingreso a fin de facilitar su incorporacin al rea.


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Marco Jurdico

Constitucin poltica Republica de Costa Rica Del 7 de noviembre de 1949 y sus reformas Ley 7983 Ley de Proteccin al Trabajador Del 18 de febrero del 2000 y sus reformas Ley 7786 Ley de Estupefacientes, Sustancias Psicotrpicas, Drogas de uso no autorizado, Legitimacin de Capitales y Actividades Conexas y su Reglamento General Del 15 de mayo de 1998 y sus reformas Ley 8204 Reforma integral de la Ley de Estupefacientes, Sustancias Psicotrpicas, Drogas de uso no autorizado, Legitimacin de Capitales y Actividades Conexas y su Reglamento General Del 11 de enero del 2002 y sus reformas Ley 8653 Ley Reguladora del Mercado de Seguros Del 17 de agosto del 2008 y sus reformas


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Misin y Visin

Misin

Somos una Agencia de Seguros, especializada en Administracin de Carteras, enfocada en Asesoramiento de Inversiones y Servicios de Consultora, lo que nos diferencia en el Mercado Administrativo-Financiero con el fin de ofrecer un Servicio Globalizado a nuestros Clientes.

Visin Convertirnos en la mejor Agencia de Seguros, siendo la primera opcin de proteccin en el mercado para nuestros clientes.


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Estructura Orgnica

1.0 Junta Directiva

1.1 Gerencia General

1.1.1.1 Auditora Interna

1.1.1.2 Oficial de Cumplimiento

1.1.2 Gerencia de Ventas

1.1.2.1 Agentes de Seguros

1.1.3 Gerencia de Operaciones

1.1.3.1 Tramites

1.1.3.2 Servicio al Cliente

1.1.3.3 Reclamos

1.1.4 Gerencia de Finanzas

1.1.4.1 Contabilidad

1.1.4.2 Tesorera

1.1.4.2.1 Cobros

1.1.4.2.1.1 Mensajera


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Organigrama


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Junta Directiva

Objetivos

Fijar las estrategias con las cuales trabajar INSECO, controlar la ejecucin de la misma, supervisa actividades y decisiones de lata gerencia, protegiendo los intereses de los accionistas

Funciones

1. En la Junta Directiva se entiende delegado el ms amplio mandato para administrar la Compaa y, por consiguiente, ella tendr atribuciones suficientes para autorizar al Representante Legal para comprar, vender o gravar bienes muebles o inmuebles, as como para celebrar los actos y contratos.

2. Le corresponde a la Junta Directiva en su calidad de administradores, definir las polticas y

disear los procedimientos de control interno que deban implementarse en base a los informes que presente el Auditor Interno, as como ordenar y vigilar porque los mismos se ajusten a las necesidades de la entidad, permitindole realizar adecuadamente su objeto social y alcanzar sus objetivos.

3. En un trabajo conjunto con el Auditor Interno, la Junta Directiva deber implementar y velar por el fiel cumplimiento de las medidas y procedimientos de control interno adoptados, de forma tal, que le permita a la Compaa negociar competitivamente en ambientes econmicos cambiantes y ajustarse a las necesidades del mercado y de sus clientes.

4. Pronunciarse sobre los informes que en materia de revelacin de riesgos le presente la

Compaa y tomar las medidas necesarias para su mitigacin.

5. Revisar peridicamente los balances y estados financieros de la Compaa, vigilando que la Compaa cumpla con los requerimientos de encaje, posicin propia, capitales mnimos, relacin de solvencia, inversiones obligatorias, entre otros.

6. Supervisar conjuntamente con el Oficial de Cumplimiento el Manual de Cumplimiento

INSECO, adems de la identificacin, estimacin, administracin y control de los riesgos inherentes a las diferentes reas de la compaa y en general todos aquellos documentos, procesos y procedimientos que requieran una vigilancia especial, de acuerdo con lo sealado en la ley y en los estatutos sociales.

7. Evaluar, aprobar o improbar todos aquellos proyectos, planes o actividades que la Compaa pretenda implementar y que impliquen un cambio significativo en los procesos y procedimientos internos. Adems de todos los que considere pertinente conocer y supervisar.

8. Autorizar la constitucin de apropiaciones y reservas necesarias para el fortalecimiento patrimonial del INSECO.

9. Aprobar el presupuesto anual y los contratos que determinen los estatutos.

10. Aprobar los estados financieros anuales.


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GERENTE GENERAL

Objetivos: Dirigir y administrar INSECO, con los ms altos valores morales, planeando estrategia funcionales en conjunto con los gerentes a cargo para as cumplir las metas de corto, mediano y largo plazo haciendo que la Visin y Misin sean los baluartes y fundamentos del buen crecimiento y permanencia en el mercado.

Perfil requerido del puesto de Gerente General:

Edad: entre 35 45 aos. Nacionalidad: indiferente aproximado 10 de residir, como preferencia Costarricense. Sexo: indiferente. Disponibilidad: especial dedicacin. Procedencia Geogrfica: Local a la ubicacin de la Agencia. Formacin bsica requerida: Naturaleza y alcance de los conocimientos generales requeridos para el correcto desempeo del puesto. Tipo de formacin general que se precisa como base, para que el ocupante sea capaz de dar un rendimiento completo. Como Mnimo Licenciatura Administrativa con nfasis en Finanzas. Formacin tcnica requerida: Naturaleza y alcance de los conocimientos tcnicos requeridos por el puesto. Conocimientos concretos de tipo profesional que deben ser del dominio del ocupante y sin los cuales es imposible el rendimiento eficaz: Paquete de Office Bsico; adems de un conocimiento de la aplicacin y utilizacin de sistemas informticos de alto nivel. Idiomas requeridos : Aquellos que son imprescindibles para el correcto desempeo del puesto. Nivel de dominio necesario: Ingles. Experiencia previa requerida por el puesto de trabajo: Tanto especfica como de otros puestos de trabajo. Se trata de aprendizaje cuantitativo y cualitativo adquirido por la prctica profesional y no por el tiempo transcurrido, que garantizan la resolucin de situaciones especiales que pueden presentarse en el ejercicio del puesto: Se indican orden de puestos con experiencia.

Mnimo 5 aos como Gerente General acostumbrado a trabajar por resultados y reportar a una Junta Directiva

Con experiencia previa en la Gerencia de Mercadeo y Ventas de Consumo masivo

Conocimientos en el rea financiera Experiencia en empresas de Manufactura Acostumbrado a trabajar en empresas familiares

Relaciones : Tipo, frecuencia y alcance de las relaciones interpersonales que el candidato debe haber desarrollado o debe tener aptitudes para desarrollar : Describir :

Excelentes relaciones humanas (interpersonales) Relaciones con organismos gubernamentales y privados del sector Relaciones excelentes con los socios de la empresa ( empresas familiares y

multinacionales) Actitudes: Proactivo, siempre actualizndose, negociacin, liderazgo participativo, integridad, consistencia, visionario, confianza en si mismo, sensibilidad social, comparta conocimientos (capacitar), trabajo en equipo, orientado al cliente. Resumen de conclusiones sobre el perfil del candidato idneo: Una persona que desee hacer crecer el negocio, Altamente motivadora y agresiva con carcter y sin temor al riesgo pero analtico un mentalidad estratgica con implementacin y seguimiento de lo propuesto, excelente comunicador creyente de la tecnologa acostumbrado a ser evaluado por resultados acostumbrado a trabajar bajo presin.


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Funciones

1. La creacin un grupo de trabajo armnico donde el todo sea ms que la suma de sus partes. Una entidad productiva que rinda ms que la suma de los recursos incorporados a la misma.

2. Ser proactivo, es decir, armonizar en todas las decisiones y todos los actos los requerimientos del futuro inmediato y a largo plazo.

3. Ejecutar seis tareas bsicas: fijar objetivos; derivar metas en cada rea de objetivos; organizar tareas, actividades y personas; motivar y comunicar, controlar y evaluar; y, desarrollar a la gente y a s mismo.

4. Dirigir, administrar y fiscalizar las actividades de INSECO ya sea directamente o mediante sus funcionarios.

5. Asistir a las sesiones de Junta Directiva, con voz pero sin voto. 6. Proponer a la Junta Directiva, las medidas que juzgue necesarias para el mejor desarrollo de

las actividades del INSECO. 7. Mantener permanentemente informado a la Junta Directiva de todos los asuntos relacionados

con la marcha del INSECO. 8. Informar a Presidente Ejecutivo de las operaciones que haya aprobado directamente la

Administracin y que deben ser de conocimiento de ste. 9. Suscribir, conjuntamente con el Presidente Ejecutivo y dems funcionarios autorizados: el

Balance General del INSECO y los dems Estados Financieros. Asimismo, proponer al Directorio el Proyecto de Memoria Anual.

10. Nombrar, trasladar o remover al personal, salvo aquellos cuyo nombramiento corresponda a la Junta Directiva, coordinando con el Presidente de la Junta.

11. Conceder licencias al personal. 12. Aplicar, de acuerdo al reglamento interno de trabajo y a las disposiciones legales sobre la

materia, las sanciones disciplinarias que correspondan. 13. Proponer a la Junta Directiva la poltica de remuneraciones. 14. Dictar las disposiciones complementarias que sean necesarias con relacin a la estructura,

organizacin y reglamentos aprobados por Junta de INSECO. 15. Representar al INSECO ante toda clase de autoridades judiciales, polticas y administrativas,

con las facultades que le confiere la Ley y aquellas que le seale la Junta Directiva. 16. Ejercer las dems atribuciones que le concede la Junta mediante poder especial.


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AUDITOR INTERNO

Objetivos

Apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para ello el Auditor les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas. Los miembros de la organizacin a quien Auditoria apoya, incluye a la Junta Directiva y las Gerencias.

Perfil requerido del puesto de Auditor(a) Interno (a):

Edad: entre 30 45 aos. Nacionalidad: indiferente aproximado 10 de residir, como preferencia Costarricense. Sexo: indiferente. Disponibilidad: especial dedicacin. Procedencia Geogrfica: Local a la ubicacin de la Agencia. Formacin bsica requerida: Naturaleza y alcance de los conocimientos generales requeridos para el correcto desempeo del puesto. Tipo de formacin general que se precisa como base, para que el ocupante sea capaz de dar un rendimiento completo. Como Mnimo dos aos universitarios cursando carrera dirigida a la administracin o a las finanzas. Formacin tcnica requerida: Naturaleza y alcance de los conocimientos tcnicos requeridos por el puesto. Conocimientos concretos de tipo profesional que deben ser del dominio del ocupante y sin los cuales es imposible el rendimiento eficaz: Paquete de Office Bsico; adems de un conocimiento de la aplicacin y utilizacin de sistemas informticos de alto nivel. Experiencia previa requerida por el puesto de trabajo: Tanto especfica como de otros puestos de trabajo. Se trata de aprendizaje cuantitativo y cualitativo adquirido por la prctica profesional y no por el tiempo transcurrido, que garantizan la resolucin de situaciones especiales que pueden presentarse en el ejercicio del puesto:

Mnimo un ao como auditora de un departamento. Dos aos como minino encargada de un departamento. Manejo de procedimientos de reglamentos internos de una empresa. Conocimientos en el rea financiera Acostumbrado a trabajar en empresas familiares

Actitudes: Liderazgo participativo, integridad, consistencia, visionario, confianza en si mismo, comparta conocimientos (capacitar), trabajo en equipo, orientado al orden y organizacin de trabajo. Resumen de conclusiones sobre el perfil del candidato idneo: Una persona que desee hacer crecer el negocio ordenadamente, Altamente motivadora y agresiva con carcter y sin temor al riesgo pero analtico un mentalidad estratgica con implementacin y seguimiento de lo propuesto, excelente comunicador creyente de la tecnologa acostumbrado a ser evaluado por resultados acostumbrado a trabajar bajo presin y en Equipo.


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Funciones

1. Revisar la fiabilidad e integridad de la informacin financiera y operativa, y los medios utilizados para identificar, medir, dosificar y divulgar dicha informacin

2. Velar por el cumplimiento de poltica, planes, procedimientos, normas y reglamentos. a. Revisar los sistemas establecidos para verificar el cumplimiento de lo indicado y pueden

tener un impacto significativo en las operaciones e informes y determinar si la organizacin los cumple.

3. Revisar los medios de salvaguarda de los activos y en caso necesario verificar la existencia de dichos activos.

4. Velar por la utilizacin econmica y eficiente de los recursos. Se trata de valorar la economa y la eficiencia con la que se emplean los recursos.

5. Revisar el cumplimiento de los objetivos y fines establecidos para las operaciones o programas. a. Revisar las operaciones o programas para determinar si los resultados estn en

consonancia con los objetivos y si las operaciones o programas se estn llenando a efecto en la forma prevista.

6. Indagar y dar determinaciones sobre el estado patrimonial 7. Indagar y dar determinaciones sobre los estados financieros. 8. Indagar y dar determinaciones sobre el estado reditual. 9. Descubrir errores y fraudes. 10. Prevenir los errores y fraudes.


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OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

Objetivos

Velar por las el cumplimiento de las medidas tendientes a la prevencin y deteccin de actividades tipificadas en la Ley 8204, reportndolas directamente al gerente general o a la Junta Directiva.

Perfil requerido del puesto de Oficial de Cumplimiento:

Edad: entre 27 - 40 aos. Nacionalidad: indiferente aproximado 10 de residir, como preferencia Costarricense. Sexo: indiferente. Disponibilidad: especial dedicacin. Procedencia Geogrfica: Local a la ubicacin de la Agencia. Formacin bsica requerida: Naturaleza y alcance de los conocimientos generales requeridos para el correcto desempeo del puesto. Tipo de formacin general que se precisa como base, para que el ocupante sea capaz de dar un rendimiento completo. Como Mnimo dos aos universitarios cursando carrera dirigida a la administracin o a las finanzas. Formacin tcnica requerida: Naturaleza y alcance de los conocimientos tcnicos requeridos por el puesto. Conocimientos concretos de tipo profesional que deben ser del dominio del ocupante y sin los cuales es imposible el rendimiento eficaz: Paquete de Office Bsico; adems de un conocimiento de la aplicacin y utilizacin de sistemas informticos de alto nivel. Experiencia previa requerida por el puesto de trabajo: Tanto especfica como de otros puestos de trabajo. Se trata de aprendizaje cuantitativo y cualitativo adquirido por la prctica profesional y no por el tiempo transcurrido, que garantizan la resolucin de situaciones especiales que pueden presentarse en el ejercicio del puesto:

Mnimo dos aos de conocimiento y experiencia en empresas Financieras. Conocimientos sobre las Leyes: 8204 (Reforma integral de la Ley de Estupefacientes,

Sustancias Psicotrpicas, Drogas de uso no autorizado, Legitimacin de Capitales y Actividades Conexas y su Reglamento General) y la Ley 7786 (Ley de Estupefacientes, Sustancias Psicotrpicas, Drogas de uso no autorizado, Legitimacin de Capitales y Actividades Conexas y su Reglamento General)

Capacidad de llevar la supervisin segn las Leyes. Acostumbrado a trabajar en empresas familiares.

Actitudes: Liderazgo participativo, integridad, consistencia, visionario, confianza en si mismo, comparta conocimientos (capacitar), trabajo en equipo, orientado al orden y organizacin de trabajo, preocupacin por informarse continuamente e informar a toda la Agencia. Resumen de conclusiones sobre el perfil del candidato idneo: Una persona que desee hacer crecer el negocio ordenadamente, Altamente motivadora y agresiva con carcter y sin temor al riesgo pero analtico una mentalidad estratgica con implementacin y seguimiento de lo propuesto, excelente comunicador creyente de la tecnologa acostumbrado a ser evaluado por resultados acostumbrado a trabajar bajo presin y en Equipo.


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Funciones

1. Prevenir, detectar y reportar internamente cualquier actividad sospechosa, inusual o ilcita de las tipificadas en la Ley 8204.

2. Promover el diseo de los procedimientos especficos y adecuados para prevenir y controlar el lavado de activos.

3. Evaluar su idoneidad y conformidad con las exigencias legales. 4. Procurar la formulacin de las estrategias de la entidad para establecer los controles necesarios,

con base en el grado de exposicin al riesgo de lavado de activos. 5. Verificar la aplicacin de los procedimientos especficos para la prevencin del lavado de

activos, por parte de los empleados. Para este efecto conviene que el oficial de cumplimiento disee y ponga en funcionamiento un manual de inspeccin.

6. Verificar la observancia de la conducta en las actuaciones del personal de la entidad. 7. Realizar, directamente o por interpuesta persona programas de sensibilizacin dirigido a

funcionarios nuevos y programas de capacitacin contina sobre prevencin del lavado de activos para los dems funcionarios.

8. Efectuar revisiones peridicas documentales sobre el conocimiento del mercado a travs de los diferentes segmentos en que se encuentra dividido.

9. Presentar informes peridicos a la SUGESE sobre lo adecuado, efectivo y la calidad de los procedimientos especficos para la prevencin del lavado de activos, sugerir acciones de mejoramiento.

10. Reportar las faltas o errores que implique la responsabilidad de los funcionarios al estamento interno que corresponda.

11. Efectuar anlisis de operaciones no usuales. 12. Velar por el adecuado reporte de operaciones sospechosas a la Unidad competente en los

pases en que sea obligatorio dicho reporte. 13. Orientar la conservacin de los documentos relativos a la prevencin del lavado de activos, de

modo que estos se archiven y custodien debidamente. 14. Velar por la actualizacin del manual de procedimientos especficos para la prevencin del

lavado de activos y el cdigo de conducta, de acuerdo con los cambios normativos y del entorno de negocio.

15. Cumplir con el rol de enlace con las autoridades. 16. Coordinar con la administracin la formulacin del Plan Anual de Cumplimiento y seguimiento

como parte integrante de la funcin de planeacin general de la entidad. 17. Elaborar estadsticas con base en los siguientes criterios: Concentracin de operaciones por

cada segmento de mercado, movimiento consolidado por cliente, clasificacin de operaciones por montos, movimiento registrado por monedas, clasificacin de clientes por direcciones, etc.

18. Efectuar seguimiento a los compromisos adquiridos por los directores de dependencias y oficinas de emprender acciones correctivas por fallas detectadas en la aplicacin de los mecanismos de prevencin y control.

19. Velar por el arraigo de una cultura de cumplimiento de la entidad.


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GERENTE DE VENTAS (no se va a incluir)

Objetivos

Encargarse de dirigir, organizar y controlar las ventas.

Funciones

1. Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes.

2. Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son ms idealistas, es como decir que la meta puede llegar a ser el nmero uno en un mercado determinado, mientras que los objetivos son ms precisos y a plazos ms cortos.

3. Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando nuestra participacin en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas.

4. Determinar el tamao y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe tratar el mismo, es quien est llamado a estructurar el departamento.

5. Reclutamiento, seleccin y capacitacin de los vendedores.

6. Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estndares de desempeo. Esto es as, porque al gerente se le entregan sus responsabilidades como cuotas generales de ventas y territorios amplios. Para cumplir estas cuotas el gerente debe dividir el total de las ventas entre su equipo de vendedores, tomando en cuenta las posibilidades de cierre de cada vendedor en sus zonas geogrficas, de modo tal, que cada representante conozca sus cuotas y la sumatoria de estas, den como resultado el objetivo de venta al gerente.

7. Compensa, motiva y gua las fuerzas de venta. La compensacin y la motivacin, son dos prcticas similares porque lleva satisfaccin al vendedor, la cual es transmitida por el mismo, a sus clientes, con una sensacin de confianza.

8. Conducir el anlisis de costo de ventas. Toda planificacin debe tener incluida un anlisis de costos. Dentro de esos anlisis debe estar definida cual sera el costo para alcanzar las ventas deseadas y como es el gerente quien conoce las estrategias para alcanzar los objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrir la compaa en el desarrollo de su plan.

9. Evaluacin del desempeo de la fuerza de ventas. El gerente debe de calificar el desempeo de sus vendedores bsicamente comparando el perodo actual con los anteriores y a los vendedores uno con otros.

10. Monitorear el departamento. Es misin del gerente velar porque todo el procedimiento de ventas, se est llevando cabo de la forma idnea y que sus representantes sean buenos ciudadanos corporativos.


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AGENTES DE SEGUROS

Objetivos

Alimentar la cartera de clientes de INSECO.

Perfil requerido para Agentes de Seguros:

Edad: entre 25 indefinido. Nacionalidad: indiferente aproximado 10 de residir, como preferencia Costarricense. Sexo: indiferente. Disponibilidad: Total con los clientes adquiridos. Procedencia Geogrfica: Indiferente. Formacin bsica requerida: Naturaleza y alcance de los conocimientos generales requeridos para el correcto desempeo del puesto. Tipo de formacin general que se precisa como base, para que el ocupante sea capaz de dar un rendimiento completo. Preparacin Universitaria completa y todos los cursos requeridos para ejercer como corredor de Seguros segn Superintendencia. Formacin tcnica requerida: Naturaleza y alcance de los conocimientos tcnicos requeridos por el puesto. Conocimientos concretos de tipo profesional que deben ser del dominio del ocupante y sin los cuales es imposible el rendimiento eficaz: Paquetes de cursos impartidos para la acreditacin, conocimiento 100% de los seguros acreditados, excelentes relaciones personales, Paquete de Office Bsico. Experiencia previa requerida: Tanto especfica como de otros puestos de trabajo. Se trata de aprendizaje cuantitativo y cualitativo adquirido por la prctica profesional y no por el tiempo transcurrido, que garantizan la resolucin de situaciones especiales que pueden presentarse en el ejercicio del puesto:

Mayor de 25 aos. Vehculo Propio. Mnimo Bachiller Universitario. Licencia de la Sugese. Licencia acreditada por alguna Aseguradora. No haber sido suspendido los ltimos cuatro aos. Excelente presentacin personal. Orientado(a) al servicio al cliente.

Actitudes: Liderazgo participativo, integridad, consistencia, visionario, confianza en si mismo, comparta conocimientos (capacitar), trabajo en equipo, orientado al orden y organizacin de trabajo, preocupacin por informarse continuamente e informar a todos los dems colegas. Resumen de conclusiones sobre el perfil del candidato idneo: Una persona que desee hacer crecer el negocio ordenadamente, Altamente motivadora y agresiva con carcter y sin temor al riesgo pero analtico una mentalidad estratgica con implementacin y seguimiento de lo propuesto, excelente comunicador creyente de la tecnologa acostumbrado a ser evaluado por resultados acostumbrado a trabajar bajo presin y en Equipo.


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Funciones

1. Atraer nuevos clientes a INSECO

2. Darle seguimiento a clientes destacados

3. Promover y asegurar negocios que beneficien a el cliente y a INSECO

4. Los agentes de seguros deben informar por escrito y de manera amplia y detallada a quien pretenda contratar un seguro, sobre el alcance real de su cobertura y forma de conservarla o darla por terminada.

5. Asimismo, los agentes de seguros deben proporcionar a INSECO, la informacin autntica que sea de su conocimiento relativa al riesgo cuya cobertura se proponga, a fin de que la misma pueda formar un juicio correcto sobre sus caractersticas y fijar conforme a las normas respectivas, las condiciones y primas adecuadas.

6. En el ejercicio de sus actividades, los agentes de seguros deben apegarse a las tarifas, plizas, endosos, planes de seguros y dems elementos tcnicos y contractuales utilizados y registrados por las instituciones de seguros.

7. Los agentes de seguros no pueden intervenir en la contratacin de seguros cuando su intervencin pueda significar situacin de coaccin o falta a las prcticas profesionales generalmente aceptadas en el desarrollo de la actividad.

8. Es importante sealar que, en su afn de colocar negocios, los agentes de seguros no deben proporcionar datos falsos acerca de las instituciones de seguros, ni detrimentos o adversos en cualquier forma para las mismas.

9. Respetar las normas y especificaciones del contrato laboral con INSECO.


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GERENTE DE OPERACIONES

Objetivos Desarrollo y control de las reas de servicio al cliente y manejo de la cartera de clientes, tanto en trmites, servicio al cliente y reclamos

Funciones

1. Planificar, coordinar, ejecutar y supervisar las acciones referidas a la administracin, registro y control de la cartera de clientes de INSECO.

2. Absolver consultas y brindar la asesora necesaria en los aspectos relacionados con los actos de disposicin, adquisicin y recuperacin de cartera.

3. Proponer la capacitacin necesaria en los temas relacionados con la administracin de la cartera de INSECO.

4. Resolver los conflictos pertinentes a el manejo de la cartera de clientes.

5. Proponer a la Alta Direccin, la suscripcin de convenios interinstitucionales que permitan una mejor administracin de la cartera y/o contribuyan al perfeccionamiento del Sistema de informacin.

6. Proponer a la Gerencia General la implementacin de las medidas que permitan generar una mayor rentabilidad de la cartera de clientes.

7. Firmar los documentos que contengan actos de adquisicin y disposicin de la cartera de clientes.

8. Dictar las disposiciones y disponer las acciones necesarias para la tutela y conservacin de los expedientes que sustentan las Resoluciones de la Gerencia de Operaciones.

9. Resolver como segunda instancia respecto de los actos administrativos de adquisicin, disposicin y administracin sobre los bienes de propiedad de INSECO.

10. Requerir a las entidades pblicas la informacin relativa a los bienes de propiedad de los clientes.

11. Solicitar a la Gerencia General la aprobacin de los procesos de seleccin y contratacin de los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades operativas.

12. Proponer las directivas o normas legales que tengan relacin con los actos de disposicin, adquisicin y recuperacin de la cartera de clientes.

13. Delegar sus funciones y facultades, o parte de ellas, a los funcionarios de las reas bajo su cargo.

14. Mantener informado al Gerente General sobre el cumplimiento de las acciones programadas.

15. Emitir las Resoluciones de su competencia.


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a. TRAMITES

Objetivos

Agilidad y eficiencia en los procedimientos en cuanto al manejo de los seguros y los requerimientos de los mismos, dando soluciones rpidas y efectivas para dar fluidez al proceso.

Funciones

1. Tramitar las plizas de seguros de la cartera de clientes de INSECO, velando por que la documentacin y recibos estn correctos.

2. Ingresar en el sistema toda la informacin concerniente al cliente y al tipo de seguro que adquiere.

3. Dar el seguimiento debido a los diversos trmites que demanda cada una de las plizas de la cartera de clientes.

4. Responsabilizarse por el manejo de los documentos y la confidencialidad de estos hacia terceras personas.

5. Redactar los documentos ya sean cartas u otros que demande la pliza que se est manejando.

6. Presentarse como representante de INSECO, como tramitador, en las instituciones que requieran su presencia ya sea para realizar algn tipo de trmite concerniente a su labor o para solicitar documentacin necesaria en el proceso debido.

7. Depositar de manera inmediata a las cuentas pre-establecidas los dineros concernientes a las primas dadas por los clientes al adquirir o renovar una pliza, entregando los recibos concernientes ligados a las plizas del cliente.

8. Apoyar al depto. De ventas en la adquisicin de nuevos clientes por lo cual se le reconocer un porcentaje en la comisin.

9. Apoyar al sector de cobros cuando alguna de las diligencias sea cerca de algn cobro o por llamada telefnica. En el caso de recibir dinero en cualquier forma y denominacin aplicar el punto 7 de este apartado.

10. Apoyar a la seccin de servicio al cliente cuando en algn caso el cliente quiera realizar por el mismo algn trmite y quisiera saber cmo y dnde poder realizarlo.


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b. SERVICIO AL CLIENTE

Objetivos Brindar un servicio de excelencia, al orientar, guiar y llenar los deseos de nuestros clientes, dentro de las normas y objetivos establecidos.

Funciones 11. Dar un servicio de excelencia manejando los diversos productos que ofrecemos en INSECO.

12. Orientar al cliente en cuanto a los servicios y productos que brindamos para que el cliente pueda escoger el que ms se apegue a sus necesidades.

13. Guiar al cliente por los diferentes procesos que deben de realizarse a la hora de atender un reclamo y mantenerle al tanto del caso.

14. Llevar los diferentes casos de los clientes para saber cundo poder llamarles para coordinar con ellos la visita de un agente de seguros o bien el cobro de la pliza pronto a vencer teniendo conocimiento del producto para ofrecer y responder a cualquier inquietud del cliente.

15. Dar una calificacin para cada cliente de acuerdo a las plizas que tienen con INSECO para poder enfocar y mejorar el servicio brindado.

16. Buscar soluciones y alternativas para los diferentes casos en materia de seguros a fin de llenar y sobrepasar las expectativas de nuestros clientes.

17. Atraer nuevos clientes mediante llamadas telefnicas estratgicas para ofrecer los servicios de INSECO.

18. Preocuparse por que los compromisos adquiridos con el cliente se cumplan en su totalidad.

19. Plantear estrategias para mantener la cartera de clientes de INSECO saludable y satisfecha con el servicio brindado, haciendo entrevistas que puedan calificar dicho servicio.

20. Establecer y plantear los alcances del servicio de acuerdo al tipo de cliente que se maneje.


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c. RECLAMOS

Objetivos

Hacer valer la proteccin adquirida por el cliente a travs del seguro de una manera rpida y eficiente en el proceso del reclamo teniendo una plataforma de servicios dispuesta para este tipo de acciones.

Funciones

1. Actuar de acuerdo al tipo de cliente que est haciendo el reclamo.

2. Pedir toda la documentacin pertinente para realizar el reclamo.

3. Guiar al cliente sobre los pasos a seguir para el pago del reclamo.

4. Mantener informado al cliente sobre cada paso que se da en el proceso de pago del reclamo.

5. Coordinar con las dems reas de INSECO a fin de facilitar y agilizar el proceso del reclamo.

6. Asesorar al cliente cuando se presentan opciones de pago u otras ternas.

7. Ingresar toda la informacin necesaria al sistema de INSECO para el debido historial y seguimiento del proceso.

8. Hacerse cargo del reclamo hasta que este llegue a su fin quitacin.

9. Realizar el enlace para crear una nueva pliza segn sea la necesidad del cliente.


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GERENTE DE FINANZAS

Objetivos

Medir el desempeo de INSECO, determinando cuales son las consecuencias financieras si esta mantiene su curso actual o lo modifica, recomendando la mejor opcin. Localizar fuentes externas de financiamiento y recomienda la mas benfica combinacin de fuentes financieras, para de esta manera, determinar las expectativas financieras de la Junta Directiva.

Funciones

1. El anlisis de datos financieros.

2. La determinacin de la estructura de activos de la empresa.

3. La fijacin de la estructura de capital.

4. Asignar eficientemente los fondos dentro de la empresa.

a. La determinacin de las necesidades de recursos financieros: planteamiento de las necesidades, descripcin de los recursos disponibles, previsin de los recursos liberados y clculo de las necesidades de la financiacin externa.

5. La consecucin de financiacin segn su forma ms beneficiosa: teniendo en cuenta los costes, plazos y otras condiciones contractuales, las condiciones fiscales y la estructura financiera de la empresa.

6. La aplicacin juiciosa de los recursos financieros, incluyendo los excedentes de tesorera: de manera a obtener una estructura financiera equilibrada y adecuados niveles de eficiencia y rentabilidad.

7. El anlisis financiero: incluyendo la recoleccin, el estudio de la informacin de manera a obtener respuestas seguras sobre la situacin financiera de la empresa.

8. El anlisis con respecto a la viabilidad econmica y financiera de las inversiones.


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a. CONTABILIDAD

Objetivos

Custodiar e invertir el total de valores de INSECO, mantener los sistemas de informacin adecuados para el control de los activos y operaciones adems de proteger el capital invertido.

Funciones

1. Las aperturas de los libros de contabilidad.

2. Establecimiento de sistema de contabilidad.

3. Estudios de estados financieros y sus anlisis.

4. Certificacin de planillas para pago de impuestos.

5. Aplicacin de beneficios y reportes de dividendos.

6. La elaboracin de reportes financieros para la toma de decisiones.


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b. TESORERIA

Objetivos

Revisin y control de las conciliaciones bancarias

Funciones

1. El tesorero como primera funcin del da, debe de revisar la conciliacin bancaria preparada por el cajero y de esta manera toma conocimiento de los movimientos habidos el da anterior, as como de los saldos de apertura del da (Bancarios contable, disponible y libros) Asimismo controla y verifica, si las diferentes operaciones comprometidas se han efectivizado.

2. Autorizar del giro de cheques en base a los saldos disponibles y el flujo de caja diaria, semanal, mensual y anual.

3. Controlar y darle seguimiento de los cargos y abonos no identificados, registrados en las cuentas corrientes bancarias.

4. Coordinar con el rea de ventas y cobranzas, recomendando que estas sean por escrito. 5. Coordinar con los bancos, en los cuales se registran las operaciones no identificadas,

remitindoles carta con el detalle de las mismas. 6. Comunicar en forma directa con clientes y proveedores, cuando tengamos alguna evidencia

especfica. 7. Las cobranzas, cuya posibilidad de ejecucin depende de la gestin previa que realicemos, pero

con ciertas limitaciones por no ser decisin nuestra. 8. Prestamos concertados con bancos (adelantos en cuenta, pagares u otras) cuya ejecucin es

prcticamente segura. 9. Efectuar una proyeccin minuciosa y a conciencia de todos los egresos de la empresa. 10. Ser estricto en el cumplimiento de los egresos programados. 11. No debe incluir partidas de ingresos no consideradas. Salvo que sea inesperadas y urgentes. 12. Control y seguimiento al cumplimiento de las cobranzas proyectadas comits de crditos y

cobranzas. 13. Gestin de facilidades crediticias en plazos y tasas, ante entidades, financieras (pagares,

adelantos en cuenta, financiamiento de importaciones exportaciones, cartas de crdito, cartas fianzas, leasings etc.)


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c. COBROS

Objetivos

Revisin y control de la Cartera de clientes, para brindar un servicio preventivo del vencimiento de las plizas.

Funciones

1. Realizar un esquema de cobros mensuales, semanales y diarios.

2. Avisar de manera preventiva el vencimiento de la o las plizas que estn por vencer en un plazo no menor de una semana, para poder coordinar con el cliente el pago de la misma sin ocasionarle insatisfaccin en el servicio.

3. Llevar un control detallado de los pagos diarios de los clientes as como de las plizas a las que pertenecen dichos pagos junto con la documentacin necesaria ya sean depsitos, recibos etc.

4. Coordinar con el mensajero los cobros pertinentes de manera diaria elaborndole una ruta, de acuerdo a la ubicacin y las prioridades que se presenten.

5. Proveer de la informacin y documentacin necesaria al mensajero, para evitar malentendidos e insatisfacciones.

6. Prevenir al cliente de las consecuencias que traera el no pago de las plizas y la posicin de la empresa ante un siniestro si se da bajo estas condiciones.

7. Agotar todos los medios de comunicacin con el cliente, para que a este le llegue la informacin del cobro en el tiempo determinado.

8. Coordinar con el depto. De Ventas cualquier visita a un cliente que se encuentre interesado en adquirir un producto de seguros.

9. Realizar un anlisis mensual del comportamiento de los cobros con respecto a la efectividad y eficiencia de los mismos.

10. Liquidar de manera diaria las operaciones que se realizan, cotejando los recibos y documentos con la ruta sealada en el da.


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i. MENSAJERIA

Objetivos

Dar un excelente servicio al cliente en la entrega y recepcin de documentos, as como una eficiente y confiable gestin en los cobros a realizar.

Funciones

1. Cumplir con el esquema de cobros mensuales, semanales y diarios.

2. Avisar ante cualquier situacin referente al cobro de la pliza del cliente para llamarlo y reprogramar el pago o analizar la situacin pertinente.

3. Llevar un control detallado de los cobros diarios a los clientes as como de las plizas a las que pertenecen dichos cobros junto con la documentacin necesaria ya sean depsitos, recibos etc.

4. Coordinar con cobros la ruta a seguir, de acuerdo a la ubicacin y las prioridades que se presenten.

5. Pedir a cobros la informacin y documentacin necesaria, para evitar malentendidos e insatisfacciones al cliente.

6. Prevenir al cliente de las consecuencias que traera el no pago de las plizas y la posicin de la empresa ante un siniestro si se da bajo estas condiciones.

7. Agotar todos los medios de cobro con el cliente, para que a este pueda realizar el pago pertinente o entregar los documentos requeridos.

8. Coordinar con el depto. De Ventas cualquier visita a un cliente que se encuentre interesado en adquirir un producto de seguros.

9. Liquidar de manera diaria las operaciones que se realizan, cotejando los recibos y documentos con la ruta sealada en el da.


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PROCEDIMIENTOS DE INSECO

Objetivos

Los siguientes procedimientos tienen el objetivo de ser una gua certera de los movimientos y procederes de las diferentes dependencias y sus funciones.

1. PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR UNA POLIZA DE PRIMER INGRESO

2. El Agente de Seguros hace la venta del seguro que quiere adquirir el cliente.

3. Llena el formulario respectivo de dicha Pliza.

4. Adjunta requisitos que corresponden al formulario la Pliza a adquirir.(Firmas, Fotografas y documentos)

5. Cobrar la prima del seguro.

6. Dar al cliente el recibo del pago de la prima.(se hace deposito inmediato a la cuenta del INS)

7. Presentar todos los requisitos del seguro adquirido por el cliente de forma completa e inmediata a la Agencia de Seguros.

8. Dichos requisitos se verifican, que estos venga completos.(Formulario debidamente lleno, firmas, fotos y deposito de la prima)

9. Entregar a tesorera las copias del recibo del pago de la prima del seguro.

10. Despus de la verificacin de documentos se procede a la digitacin en lnea, si esta no es para digitar se alimenta el sistema de administracin de cartera con la informacin del cliente y el tipo de pliza.

11. Despus de la digitacin en lnea se entrega al INS para su respectiva revisin y aceptacin de riesgo.

12. Despus de aceptado por el INS se alimenta el programa de administracin de cartera debidamente.

13. Despus de este procedimiento se saca un duplicado o copia legible para dejar en archivo y entregar original al cliente.

14. Se hace la entrega de la pliza original al cliente con las condiciones generales y particularidades de cada pliza.


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a.1 Flujo grama de una pliza de primer ingreso


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2. COMO DEBE LLENARSE Y ENTREGAR EL FORMULARIO DEL

SEGURO.

1. Debe de ir con un solo tipo de letra y legible.

2. La tinta debe de ser de un solo color, azul o negro.

3. Limpio y ordenado, sin manchones, dedazos marcados, arrugas o dobleces.

4. La fecha en que se confecciona tiene que corresponder con el mismo da en que se emite la Pliza, mximo veinticuatro horas de diferencia.

3. PROCEDIMIENTOS PARA RECEPCION.

1. Opera una central telefnica pequea, haciendo y recibiendo llamadas telefnicas, conectando

las mismas con las diferentes extensiones.

2. Encargada del Fax y Copias.

3. Atiende al pblico que solicita informacin dndole la orientacin requerida, clara y con cortesa.

4. Manejo del sistema operativo, para informacin de fechas de vencimientos, datos personales de los clientes, nmeros de plizas. (bsico)

5. Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado.

6. Verificar la ruta del tramitador, control de tiempo.

7. Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la Agencia.

8. Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la unidad en una bitcora.

9. Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y secciones, as como tambin los mensajes recibidos.

10. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.

11. Hacer cobros diarios de clientes.

12. Elabora informes del cobro segn el acuerdo con el cliente, para control del mismo.

13. Archivar.

14. Llevar el control de orden del archivo.

15. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada


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4. PROCEDIMIENTOS PARA MENSAJERO O TRAMITADOR.

1. Recoger documentos a primera hora con encargado de ruta.

2. Verificar Bitcora Encomienda de Ruta contra documentacin.

3. Firmar la bitcora.

4. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

5. PROCEDIMIENTOS PARA COBROS TELEFONICOS.

Antes de proceder hacer el cobro a los clientes, se debe de hacer una revisin al programa de administracin de cartera en este programa vamos a encontrar los vencimientos de los mismos, para as verificar las fechas de vencimientos. Se debe tener a mano la informacin del cliente, para que este sea bien asesorado.

1. Se llama al nmero telefnico correspondiente.

2. Se saluda cordialmente.

3. Se indica de donde se est llamando, hace una presentacin de la persona.

4. Se informa el vencimiento de la pliza la cual debe cancelar.

5. Se pregunta de qu forma va cancelar la Pliza. (efectivo cheque transaccin electrnica tarjeta)

6. Preguntar la hora, lugar y fecha donde se debe ir a recoger el cobro.

7. Este dato se anota en bitcora de cobros.

8. Si el asegurado indica que se le puede ir a cobrar se anota en la bitcora de Tramite de cobro.

9. Se imprime el recibo correspondiente el da antes del cobro (este no debe de tener ms de veinticuatro horas, segn la normativa vigente para agencias de seguro.


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6. PROCEDIMIENTOS PARA COBROS DE DINEROS. 1. Una vez que el encargado de cobros y avisos de vencimientos de Plizas se ha puesto de

acuerdo con el cliente, se designa la ruta de cobro.

2. El cobrador debe de verificar bien la ruta.

3. Llevar los recibos correspondientes del cobro, con el sello de cancelado y firmado por el encargado de cobros y su respectiva copia.

4. Recoger el efectivo, cheque, Boucher, transaccin electrnica.

5. Adjuntar copia del recibo firmada por el cliente con fecha y hora, este como respaldo del trmite efectivo.

6. El efectivo, cheque, Boucher se debe depositar inmediatamente, no debe de tenerse ms de veinticuatro horas.

7. El encargado del cobro de la ruta debe de verificar que la ruta se hizo completa contra bitcora.

7. PROCEDIMIENTOS CMO PRESENTAR LOS PAGOS AL INS. 1. Esta se basa de la bitcora de cobros.

2. Se hace un detalle de cada colilla de pago con su respectivo, deposito, efectivo o cheque.

3. El detalle debe llevar las siguientes descripciones:

4. N de colilla correspondiente al recibo.

5. N de Pliza.

6. Nombre del cliente.

7. Monto a cancelar.

8. Efectivo, cheque o depsito.

9. A este detalle se le indica la fecha, lugar, hora, encargado y revisado.

10. Se le entrega el documento al INS con los respectivos anexos:

a. Colilla del recibo.(esta sellada por detrs e indicando el comprobante con el que paga)

b. Efectivo.

c. Depsito, cheque o Boucher.(este sellado y especificar cual pliza es la que esta pagando)

11. Este documento se nos devuelve sellado.

12. Se archiva para control interno.

13. Se alimenta el Sistema con el pago efectuado.

14. Este no debe de ir con tachones o correcciones a mano, pierde credibilidad.


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8. USO DE VEHICULOS DE INSECO 1. Este se utilizare nicamente para requerimientos de trabajo.

2. El vehculo se entrega limpio y en buen estado; el mismo debe de mantenerse en el mismo estado, ya que el uso es solamente del tramitador. Si ocurriese un fallo, se debe se reportar de inmediato al Gerente de Operaciones, si est es ocurriera fuera de lo laboral queda a responsabilidad del tramitador.

3. Se debe de llevar un control de km y mantenimiento por pare del usuario a fin de rendir cuentas cada mes del uso que se le ha dado al vehculo.

4. Se debe de llenar una boleta de requisicin a fin de poder suplir de gasolina o el mantenimiento que la unidad requiera.

5. La unidad siempre debe de estar en el lugar de trabajo al terminar el da, caso contrario debe de haber una autorizacin escrita por parte de la gerencia, que detalle el responsable, la fecha, el detalle y km de la unidad.

6. No se permiten terceros manejando las unidades, ni siendo trasportadas en las a menos que se tenga una justificacin de la misma.

9. PROCEDIMIENTOS PARA TESORERA.

1. Alimentar el sistema operativo con cada cliente de la Agencia.

2. Alistar Bitcora Encomienda de Ruta.

3. Coordinar con Recepcin el cobro diario.

4. Llevar control del consecutivo de los talonarios de recibos.

5. Recibir los recibos de cobros de primas.

6. Alistar recibos de clientes.

7. Llevar el consecutivo de facturas de gastos de la Sociedad.

8. Coordinar con Recepcin y Tramitador los depsitos diarios.

9. Atender los pagos de los clientes que se presenten en la oficina.

10. Confeccionar el recibo del cliente que se presenta en la oficina.

11. Conciliar todos los trmites y rutas al final del da.


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10. CMO MANEJAR EL ARCHIVO DE ASEGURADOS. La documentacin que se encuentra dentro de este son las carpetas de los seguros que adquiere cada persona. El archivo se maneja con llave, donde solamente el encargado tendr acceso a la documentacin que se encuentra dentro del mismo. La forma de documentar estas carpetas es de la siguiente forma:

1. Antes de entregar la documentacin del seguro adquirido al cliente, se le saca una copia legible.

2. Esta copia es la que se va archivar en una carpeta individual.

3. Del lado izquierdo, abriendo la carpeta, se pondr los datos de la Pliza.

4. Del lado derecho se pondr los formularios y requisitos de la Pliza,

5. Seguido por las copias de los recibos que cancela el cliente, este tiene que venir como recibido por el cliente y sellado como cancelado.

6. Siempre debe quedar de primero el ltimo recibo pagado

11. COMO MANEJAR LOS OFICIOS O DOCUMENTOS REMITIDOS. El manejo de estos documentos deben de ser consecutivos, para control interno. Esta carpeta se va mantener en la carpeta con el nombre general que se va mantener dentro de la red de la oficina.

12. PROCEDIMIENTOS PARA POLIZAS COLECTIVAS. Para hacer la inclusin a una Pliza, debe de existir una Pliza madre con su nmero respectivo. Hay diferentes tipos de Plizas por lo que citaremos las ms utilizadas para detallar los procedimientos de inclusin.

1. Para Pliza de Vida Colectiva:

Se elabora una nota por el cliente donde solicite la inclusin y especifique los siguientes datos del cliente:

a. Nombre Completo del cliente.

b. Nmero de Cedula.

c. Fecha de Nacimiento.

d. Fecha de inclusin.


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e. Monto Asegurado.

2. Para Pliza de Incendio Colectiva:

a. Formulario de inclusin debidamente cumplimentado.

b. Fotocopia del avalu.

c. Fotografa de la fachada de la casa o edificio.

3. Para Pliza de Automvil Colectiva:


b. Gua de inspeccin.

c. Fotografas.

d. Copia de la Revisin Tcnica.

4. Para Pliza de Equipo Contratista Colectiva:


b. Gua de inspeccin.

c. Fotografas de la Maquinara.

d. Ubicacin del equipo.

5. Para Pliza de Equipo Electrnico Colectiva:

a. Nota del cliente con el detalle del equipo a asegurar con las siguientes especificaciones:

b. Tipo de Equipo.

c. Marca.

d. Modelo.

e. Nmero de Serie.

f. Valor.

g. Fotografas del equipo.

h. Ubicacin del equipo.

6. Para Pliza de Gastos Mdicos Colectiva:

a. Formulario de inclusin.

b. Declaracin de Salud.

*Para exclusiones que no se necesita o no existe un formulario correspondiente al tipo de Pliza correspondiente, se debe hacer una nota o memo donde indique la razn de la exclusin, con los datos completos del asegurado y el acreedor.


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13. PROCEDIMIENTOS PARA DIGITACION EN LINEA.

1. Cuando se recibe el formulario debidamente cumplimentado y verificado, se pasa a el encargado(a) de digitar en lnea.

2. Esta se digita inmediatamente en el sistema del INS AS400. 3. Seguidamente se pasa a verificar la Pliza con el revisor(a). 4. Se imprimen tres documentos de la emisin:

1. Cliente. 2. INS 3. Recibido para el archivo interno.

5. Se anota en la bitcora de digitacin con la fecha, nmero de Pliza, nombre del asegurado y nombre de digitador(a).

6. Si el cliente se encuentra fsico en la oficina y va cancelar la misma, se imprime el recibo correspondiente, este tambin se anota la bitcora de control de recibos impresos.

7. Despus de que la Pliza paso por el proceso de verificacin, se le da al Aceptador para la revisin y la firma de aceptacin del riesgo.

8. Despus del aceptador se devuelve al digitador(a) para que se incluya en el sistema operativo

9. El digitador(a) pasar los documentos a recepcin para que se enven al INS con el tramitador y sean sellados como recibidos por el INS.

10. El INS se dejar un documento y devolver uno que pertenece al Archivo interno de la Agencia y se archivara inmediatamente con los documentos correspondientes.

1. Copia del formulario. 2. Copia I.D. 3. Copia de Conozca a su cliente. 4. Copia Orden Patronal-constancia de

ingresos-declaracin de renta. 5. Copia recibo publico o constancia de

domicilio. 6. Copia de Fotografas del activo si lo

requiere.

14. PROCEDIMIENTOS PARA LLENAR DOCUMENTO CONOZCA A SU CLIENTE.

1- Llenar el formulario denominado Informacin del Cliente el cual debe ser llenado por el

cliente para la apertura de plizas nuevas. Si el cliente es atendido en la oficina del intermediario de

seguros no es necesario llenar el formulario, pero se deben ingresar los datos del cliente al BUC (Base

Unificada de Clientes) e imprimirlos.

2- El cliente debe firmar el formulario indicado o la impresin del BUC, segn corresponda.

3- Los clientes que sean personas fsicas, deben aportar:

a. Copia del documento de identidad (cdula de identidad, de residencia, o, pasaporte, segn corresponda).

b. Copia de recibo de algn servicio pblico u otro donde se indique la direccin (por ejemplo de compaas de televisin por cable o de seguridad, RACSA). El INS aceptar recibos a nombre


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de terceras personas (algn familiar o en caso de alquiler del dueo de la casa) siempre y cuando la direccin de dichos recibos, sea la aportada por el cliente en el formulario Informacin del Cliente.

En aquellos casos donde el agente de seguros se presenta directamente en la casa de habitacin del cliente que toma una pliza, y el cliente no posee algn recibo, se podr sustituir por la formula Constancia de Domicilio. 4- Los clientes que sean personas jurdicas, deben aportar:

c. Original y copia de la Personera jurdica (la copia debe ser confrontada para poder devolver el original al cliente), o, Certificacin de Personera jurdica emitida por el Registro Nacional de la Propiedad, en ambos casos con NO ms de tres mes de emitida.

d. Copia del documento de identidad de la persona fsica que se registra como apoderado de la compaa segn personera jurdica.

e. En aquellos casos donde el agente de seguros se presenta directamente en la direccin de la empresa tomadora del seguro, y el cliente no posee algn recibo, se podr sustituir por la frmula Constancia de Domicilio. / Archivos Compartidos (Archivos Generales)

5- Las Sedes o los intermediarios de seguros deben solicitar documentos que respalden los ingresos de los clientes (fsicos o jurdicos), en los siguientes casos excepcionales:

f. Plizas de vida con inversin. g. Bienes inmuebles cuyo valor a asegurar sea superior a $100.000,00 (cien mil dlares) o su

equivalente en moneda nacional. h. Bienes muebles y dems seguros cuyo valor a asegurar sea superior a los $20.000,00 (veinte

mil dlares).

El INS aceptar como documento probatorio de ingresos, al menos uno de los siguientes:

i. Constancia salarial, orden patronal, Declaracin de Renta, constancia de pensin, o, Certificacin de Contador Publico Autorizado (CPA) (Deben traer el original y una copia para proceder a confrontarlo).

NOTA: segn lo indicado y atendiendo el parmetro establecido, NO se requiere documentar los ingresos para aquellas plizas cuyo valor asegurado bienes inmuebles sea inferior a los $100.000,00 (cien mil dlares o equivalente en colones) o en bienes muebles inferior a los $20.000.00 (veinte mil dlares o su equivalente en colones). SI se requiere documentar ingresos para plizas de vida con inversiones, indistintamente del valor o suma de la inversin. Si el cliente esta asegurado, en Riesgos de Trabajo, se imprime pantalla y se adjunta al expediente Para extranjeros: En caso de extranjeros que no radican en el pas, se solicitara una Declaracin Jurada protocolarizada por notario nacional que contenga el origen y el monto de los ingresos, as como su domicilio internacional permanente y el ocasional de Costa Rica. 7- En aquellos casos donde se indique que la empresa no tiene actividad econmica y por lo


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tanto no genera ingresos, o bien, que es de recin constitucin, y a la fecha de tomar la pliza no pueden demostrar sus ingresos, se debe requerir adems de la certificacin de persona jurdica y copia de la cdula del apoderado, la aportacin de los requisitos como si se tratar de persona fsica (del apoderado), y adicionalmente debern llenar el formulario diseado para tal efecto denominado Justificacin de NO ingreso econmico para persona jurdica, cuando proceda segn parmetro establecido en punto 5 de este manual. / Archivos Compartidos (Archivos Generales) 8- En el caso que el tomador del seguro sea una persona fsica que no tiene ingresos como por ejemplo por ser estudiante o administradora del hogar, deber llenar un formulario denominado Justificacin de NO ingreso econmico para persona fsica. cuando proceda segn parmetro establecido en punto 5 de este manual. / Archivos Compartidos (Archivos Generales) 9- Las Sedes, sern las responsables de conformar el expediente del cliente, de su archivo y custodia, para lo cual en el BUC debern indicar a donde se encuentra el expediente, por si un cliente aporta un documento en otra Sede de manera interna puede hacerse llegar a la Sede donde se encuentra el expediente fsico. 10- Para las seguros autoexpedibles, el INS nicamente estar solicitando el nombre y nmero de identificacin de los titulares o tomador de la pliza. 11- En los seguros que existan beneficiarios, el INS nicamente solicitar del beneficiario, el nombre y nmero de identificacin.. 12- En las plizas colectivas donde se abran plizas hijas y los datos de cada una de ellas debe de ingresar al BUC, necesariamente se debe llenar el formulario para cada una de las plizas hijas (datos completos y requisitos). 13- En las plizas colectivas tipo VIC-ACC se aplicar el formulario Informacin del Cliente al tomador principal (pliza madre).

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