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Manual de procedimientos
Unidad de Servicios Administrativos Fecha de aprobación
Junio 2016
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento
I
ÍNDICE GENERAL.
ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS. ................................................................................... IV
ÍNDICE DE APÉNDICES. ............................................................................................... VI
ÍNDICE DE ANEXOS. ................................................................................................... VII
INTRODUCCIÓN. ............................................................................................................ 1
SECCIÓN I: GENERALIDADES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS....................... 2
A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. ......................................................................... 3
B. DIAGRAMA DE FLUJO. .......................................................................................... 6
SECCIÓN II: DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS. .......................................... 8
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales. ................................................... 9
DAF-SA-PCI-001 - Compra por contratación directa. ........................................... 10
DAF-SA-PCI-002 - Licitación Abreviada. .............................................................. 19
DAF-SA-PCI-003 - Licitación Pública. ................................................................... 34
DAF-SA-PCI-004 - Recibo de bienes. ................................................................... 51
DAF-SA-PCI-005 - Registro, plaqueo y entrega de activos fijos. .......................... 59
DAF-SA-PCI-006 - Aplicación de garantía a activos fijos. ..................................... 67
DAF-SA-PCI-007 - Entrega de materiales. ........................................................... 76
DAF-SA-PCI-008 - Devolución de materiales sobrantes. ...................................... 84
DAF-SA-PCI-009 - Informe de inventario de materiales para Contabilidad. ......... 89
Proceso de Servicios Generales. .............................................................................. 97
DAF-SA-SG-001 - Atención de averías de las instalaciones centrales del
SENARA. .............................................................................................................. 98
DAF-SA-SG-002 - Control y trámite para el pago de los servicios de agua y
electricidad. ......................................................................................................... 108
DAF-SA-SG-003 - Informe para la Comisión de Gestión Ambiental Institucional.
............................................................................................................................ 115
DAF-SA-SG-004 - Trámite para la cancelación de los servicios telefónicos. ...... 121
Proceso de Asistencia Administrativa. .................................................................... 129
DAF-SA-A-001 - Gestión de pago a proveedores. .............................................. 130
Proceso de Administración de Activos. ................................................................... 139
II
DAF-SA-AA-001 - Inventario general de activos fijos. ......................................... 140
DAF-SA-AA-002 - Recepción y registro de activos fijos donados al SENARA.... 148
DAF-SA-AA-003 - Donación de activos fijos a instituciones. .............................. 156
DAF-SA-AA-004 - Desecho de activos fijos. ....................................................... 164
Actualización. .......................................................................................................... 170
DAF-SA-001 - Actualización del manual de procedimientos. .............................. 171
SECCIÓN III: APÉNDICES Y ANEXOS. ..................................................................... 179
APÉNDICES. ........................................................................................................... 180
Apéndice # 1. Orden de Compra. ........................................................................ 180
Apéndice # 2. Boleta de solicitud de materiales. ................................................. 181
Apéndice # 3. Boleta de salida de materiales. .................................................... 182
Apéndice # 4. Boleta de entrada de materiales................................................... 183
Apéndice # 5. Boleta de solicitud de bienes y servicios. ..................................... 184
Apéndice # 6. Boleta de salida de activos. .......................................................... 185
Apéndice # 7. Verificación de requisitos. ............................................................ 186
Apéndice # 8. Boleta de reporte de averías de las instalaciones. ....................... 187
Apéndice # 9. Vale de caja chica. ....................................................................... 188
Apéndice # 10. Control de servicios públicos. ..................................................... 189
Apéndice # 11. Boleta de traslado de activos. ................................................... 190
Apéndice # 12. Programación de pagos. ............................................................ 190
ANEXOS. ................................................................................................................ 192
Anexo # 1. Orden de Compra. ............................................................................ 192
Anexo # 2. Boleta de solicitud de inventario. ...................................................... 193
Anexo # 3. Boleta de salida de inventario. .......................................................... 194
Anexo # 4. Boleta de entrada de inventario. ....................................................... 195
Anexo # 5. Boleta de bienes y servicios. ............................................................. 196
Anexo # 6. Boleta de salida de activos. .............................................................. 197
Anexo # 7. Verificación de requisitos. ................................................................. 198
Anexo # 8. Solicitud de publicaciones. ................................................................ 202
Anexo # 9. Boleta de solicitud de trabajo. ........................................................... 203
Anexo # 10. Solicitud de adelanto de caja chica. ................................................ 205
III
Anexo # 11. Control mensual de deducciones presupuestarias de servicios
públicos. .............................................................................................................. 206
Anexo # 12. Boleta de traslado de activos. ......................................................... 206
Anexo # 13. Modelo de programación de pagos. ................................................ 208
IV
ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS.
ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS. ................................................................................... IV
ÍNDICE DE APÉNDICES. ............................................................................................... VI
ÍNDICE DE ANEXOS. ................................................................................................... VII
INTRODUCCIÓN. ............................................................................................................ 1
SECCIÓN I: GENERALIDADES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS....................... 2
A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. ......................................................................... 3
B. DIAGRAMA DE FLUJO. .......................................................................................... 6
SECCIÓN II: DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS. .......................................... 8
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales. ................................................... 9
DAF-SA-PCI-001 - Compra por contratación directa. ........................................... 10
DAF-SA-PCI-002 - Licitación Abreviada. .............................................................. 19
DAF-SA-PCI-003 - Licitación Pública. ................................................................... 34
DAF-SA-PCI-004 - Recibo de bienes. ................................................................... 51
DAF-SA-PCI-005 - Registro, plaqueo y entrega de activos fijos. .......................... 59
DAF-SA-PCI-006 - Aplicación de garantía a activos fijos. ..................................... 67
DAF-SA-PCI-007 - Entrega de materiales. ........................................................... 76
DAF-SA-PCI-008 - Devolución de materiales sobrantes. ...................................... 84
DAF-SA-PCI-009 - Informe de inventario de materiales para Contabilidad. ......... 89
Proceso de Servicios Generales. .............................................................................. 97
DAF-SA-SG-001 - Atención de averías de las instalaciones centrales del
SENARA. .............................................................................................................. 98
DAF-SA-SG-002 - Control y trámite para el pago de los servicios de agua y
electricidad. ......................................................................................................... 108
DAF-SA-SG-003 - Informe para la Comisión de Gestión Ambiental Institucional.
............................................................................................................................ 115
DAF-SA-SG-004 - Trámite para la cancelación de los servicios telefónicos. ...... 121
Proceso de Asistencia Administrativa. .................................................................... 129
DAF-SA-A-001 - Gestión de pago a proveedores. .............................................. 130
Proceso de Administración de Activos. ................................................................... 139
DAF-SA-AA-001 - Inventario general de activos fijos. ......................................... 140
V
DAF-SA-AA-002 - Recepción y registro de activos fijos donados al SENARA.... 148
DAF-SA-AA-003 - Donación de activos fijos a instituciones. .............................. 156
DAF-SA-AA-004 - Desecho de activos fijos. ....................................................... 164
Actualización. .......................................................................................................... 170
DAF-SA-001 - Actualización del manual de procedimientos. .............................. 171
VI
ÍNDICE DE APÉNDICES.
SECCIÓN III: APÉNDICES Y ANEXOS. ..................................................................... 179
APÉNDICES. ........................................................................................................... 180
Apéndice # 1. Orden de Compra. ........................................................................ 180
Apéndice # 2. Boleta de solicitud de materiales. ................................................. 181
Apéndice # 3. Boleta de salida de materiales. .................................................... 182
Apéndice # 4. Boleta de entrada de materiales................................................... 183
Apéndice # 5. Boleta de solicitud de bienes y servicios. ..................................... 184
Apéndice # 6. Boleta de salida de activos. .......................................................... 185
Apéndice # 7. Verificación de requisitos. ............................................................ 186
Apéndice # 8. Boleta de reporte de averías. ....................................................... 187
Apéndice # 9. Vale de caja chica. ....................................................................... 188
Apéndice # 10. Control de servicios públicos. ..................................................... 189
Apéndice # 11. Boleta de traslado de activos. ................................................... 190
Apéndice # 12. Programación de pagos. ............................................................ 190
VII
ÍNDICE DE ANEXOS.
SECCIÓN III: APÉNDICES Y ANEXOS. ..................................................................... 179
ANEXOS. ................................................................................................................ 192
Anexo # 1. Orden de Compra. ............................................................................ 192
Anexo # 2. Boleta de solicitud de inventario. ...................................................... 193
Anexo # 3. Boleta de salida de inventario. .......................................................... 194
Anexo # 4. Boleta de entrada de inventario. ....................................................... 195
Anexo # 5. Boleta de bienes y servicios. ............................................................. 196
Anexo # 6. Boleta de salida de activos. .............................................................. 197
Anexo # 7. Verificación de requisitos. ................................................................. 198
Anexo # 8. Solicitud de publicaciones. ................................................................ 202
Anexo # 9. Boleta de solicitud de trabajo. ........................................................... 203
Anexo # 10. Solicitud de adelanto de caja chica. ................................................ 205
Anexo # 11. Control mensual de deducciones presupuestarias de servicios
públicos. .............................................................................................................. 206
Anexo # 12. Boleta de traslado de activos. ......................................................... 206
Anexo # 13. Modelo de programación de pagos. ................................................ 208
1
INTRODUCCIÓN.
El presente proyecto tiene como principal finalidad mostrar la el Manual de
Procedimientos para la Unidad de Servicios Administrativos de la Dirección
Administrativa Financiera del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y
Avenamiento (SENARA).
El Manual está compuesto por tres secciones, la primera hace referencia a las
generalidades del manual, en la cual se definen que es un manual de procedimientos,
la utilidad o usos, la descripción y definición de los componentes. También detalla el
concepto de diagrama de flujo, su definición, importancia, y simbología.
Además, esta sección contiene información sobre el formato utilizado para la
elaboración de la propuesta del Manual de Procedimientos para la Unidad de Servicios
Administrativos, así mismo, algunas recomendaciones para su implementación y
actualización, incluyendo el procedimiento.
La sección dos corresponde al Manual , que contiene diecinueve procedimientos,
organizados según el proceso al que corresponde, dentro de los cuales están: recibo
de bienes, entrega de materiales, informe de inventario de materiales para
Contabilidad, Atención de averías de las instalaciones centrales del SENARA, control y
trámite para el pago de los servicios de agua y electricidad, informe para la Comisión
de Gestión Ambiental Institucional, registro, plaqueo y entrega de activos, aplicación de
garantía a activos, inventario general de activos, gestión de pago a proveedores, entre
otros.
Finamente, los apéndices y anexos referencian la sección tres, y son los
documentos propuestos para la Unidad del Servicios Administrativos y los papeles que
utilizan los funcionarios, respectivamente y los cuales respaldan el Manual.
2
SECCIÓN I: GENERALIDADES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
3
A. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
El manual de procedimientos, es un manual administrativo, y como Hernández
(2009) lo mencionó, un manual de procedimientos reúne información clasificada y
validada, con respecto a la naturaleza y finalidades de los procedimientos de una
institución; los mismos deben incluir sus respectivos algoritmos o fluxogramas, y los
formularios necesarios. Es importante que se realicen varios índices de localización.
La utilidad del manual de procedimientos según Benjamín y Fincowsky (2014),
radica principalmente en que permite determinar que recursos se utilizaran y cuánto
tiempo durará un procedimiento, de tal manera que las actividades se realicen de forma
eficiente y oportuna, permite una mejor comprensión de las actividades, favorece la
disminución de fallas, por lo que aumenta la productividad, y finalmente es un medio
para capacitar a los nuevos colaboradores.
Los principales elementos que componen el Manual de Procedimientos para la
Unidad de Servicios Administrativos, son:
Identificación del procedimiento: Corresponde al encabezado del
procedimiento, el cual está compuesto por: logotipo y nombre de la Institución,
nombre de la Unidad y proceso al que pertenece, nombre, código, número de
versión del procedimiento, número de páginas, y la fecha.
Adicionalmente, al inicio de cada procedimiento se encuentra el nombre de la
persona que elaboró, revisó y autorizó el procedimiento.
4
Objetivo del procedimiento: Se refiere al propósito que se pretende lograr
con la ejecución del procedimiento. relacionado con el bien o servicio que se
genera como parte del procedimiento.
Alcance: Comprende las actividades desde que inicia el procedimiento hasta
que termina.
Responsables: Son todos aquellos funcionarios que tienen participación en los
procedimientos, como parte de su ejecución o supervisión, para que estos se
lleven a cabo tal y como están escritos.
Riesgos: Son todos aquellos hechos que provocan la probabilidad de que
suceda un hecho peligroso en la realización del procedimiento.
Base jurídica: Se refiere a las leyes, reglamentos, directrices, o
pronunciamientos que regulan el procedimiento.
Políticas o normativas de operación: Se refiere a las normas de operación
internas necesarias para que el procedimiento se llevara a cabo de buena
manera.
Documentos o impresos: Se refiere a los formularios utilizados para obtener
información importante.
Sistemas de información o aplicaciones computacionales: Son todos
aquellos programas o software que se utilizan dentro de las actividades de los
procedimientos.
Definiciones: Definición de términos técnicos, para que los procedimientos
fueran de fácil comprensión.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha __/__/____
Proceso de _________ Página __ de __
Nombre del procedimiento DAF-SA-___-___
Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
5
Abreviaturas: Son las siglas utilizadas dentro de cada procedimiento, y las
cuales se encuentran con su respectivo significado.
Descripción de actividades: Es la descripción detallada de los pasos que se
ejecutan, así mismo se muestran los responsables de elaborar las actividades
del procedimiento.
Diagrama de flujo: Es la representación gráfica de las actividades que se
realizan en los procedimientos.
Adicionalmente, para la elaboración del manual de procedimientos se tomó como
referencia el formato dado por Benjamín y Fincowsky en su libro Organización de
Empresas, cuarta edición.
Al final de la elaboración del manual de procedimientos, y su posterior aprobación, lo
más importante y al mismo tiempo difícil es la implementación de dicho manual por
parte de los funcionarios, sin embargo el coordinador de la unidad de Servicios
Administrativos debe dar a conocer el manual por medio de la distribución del mismo,
además de motivar e incentivar a los colaboradores para que lo utilicen, y en caso de
ser necesario explicar de manera muy sencilla y rápida cómo se debe leer el manual,
ya que pueden haber funcionarios que no conozcan cómo utilizar el mismo.
No obstante, es muy importante que el manual de procedimientos que se elaboró
para la Unidad de Servicios Administrativos se encuentre actualizado; así mismo, es
recomendable que cada uno de los procedimientos documentados se revise una vez al
año, para realizar alguna modificación necesaria a las actividades descritas en el
procedimiento.
6
B. DIAGRAMA DE FLUJO.
Un diagrama de flujo como lo mencionaron Benjamín y Fincowsky (2014), es la
representación gráfica por medio de símbolos sobre los hechos, situaciones,
movimientos, relaciones o fenómenos. Esto quiere decir que, un diagrama de flujo
muestra gráficamente la secuencia de las actividades de los procedimientos, realizados
por los funcionarios.
Además, de acuerdo con Mideplan (2009) un diagrama de flujo es una herramienta
de vital importancia, esto se debe a que muestran de manera general el procedimiento,
permite identificar posibles problemas durante el desarrollo del procedimiento, muestra
gráficamente quien brinda los insumos y hacia quienes van dirigidos, y por último
permite que el procedimiento puede ser analizado para realizar sus respectivas
modificaciones.
Finalmente, para la elaboración de los diagramas de flujo se tomó como referencia la
simbología que preparó la American National Standard Institute (ANSI) para la
diagramación de procesos administrativos.
Tabla 1. Simbología ANSI. Nombre Símbolo Significado
Inicio/fin
Indica el inicio/ final del flujo.
Operación/ actividad
Indica operación o actividad realizadas en el procedimiento.
Documento Es cualquier tipo de documento que entra, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Datos Muestra la salida/entrada de datos.
7
Nombre Símbolo Significado
Almacenamiento/ archivo
Depósito permanente de un documento o información dentro de un archivo.
Decisión Indica una decisión.
Conector Conector dentro de página. Representa la continuidad del diagrama dentro de la misma página. Enlaza dos pasos no consecutivos en una misma página.
Conector de página Representa la continuidad del diagrama en otra página.
Dirección de flujo o línea de unión
Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las actividades.
Fuente: Elaboración propia a partir de Mideplan (2009).
8
SECCIÓN II: DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS.
9
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales.
10
DAF-SA-PCI-001 - Compra por contratación directa.
11
1. Objetivo.
Tramitar las solicitudes de compra de bienes o servicios a través de contratación
directa.
2. Alcance.
El procedimiento comprende las actividades que van desde que la unidad promovente
envía el oficio de apertura del expediente, hasta que el encargado de proveeduría
archiva temporalmente el expediente.
3. Responsables.
Encargado de proveeduría
La unidad promovente.
Asistente administrativa.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril 2016
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
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Compra por contratación directa DAF-SA-PCI-001
Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
12
4. Riesgos.
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en el
cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la
debilidad en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los
funcionarios involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente que
puede causar decisiones equivocadas.
5. Frecuencia.
El procedimiento se realiza cada vez que se compra un bien o servicio.
6. Base Jurídica.
Nacional.
Ley de Contratación Administrativa (Ley No.7494).
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. (Decreto No. 33411).
Propia.
Manual de Contratación y Administración de Contratos del Servicio Nacional de Aguas
Subterráneas, Riego y Avenamiento (Reglamento).
7. Políticas o normativas de operación.
La invitación a los oferentes se realiza por medio de correo o fax, y la misma
debe contener la fecha de recepción de ofertas, y el cartel o términos de
referencia.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril 2016
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
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Compra por contratación directa DAF-SA-PCI-001
Versión 01
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En la contratación de servicios y obra hidráulica se debe solicitar a la Dirección
Jurídica la elaboración del contrato, y posteriormente la emisión de la
constancia de legalidad.
La adjudicación de la compra directa puede ser realizada por el coordinador de
servicios administrativos, director del DRAT, director administrativo financiero o
el gerente del SENARA, según los límites establecidos internamente.
Se adjudica al proveedor que cumpla con los requerimientos del cartel, y
además obtenga el mayor puntaje de los factores de calificación.
El comunicado de adjudicación a los oferentes se realiza por medio de correo
electrónico o fax.
8. Documentos o impresos.
Oficio de apertura.
Verificación de los requisitos. Apéndice 7
Cartel de contratación.
Ofertas.
Orden de compra. Anexo 1
9. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Sistema Integrado Administrativo.
Word.
Excel.
Project.
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Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
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Compra por contratación directa DAF-SA-PCI-001
Versión 01
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10. Definiciones.
Cartel de contratación: Pliego de condiciones, el cual contiene los términos
técnicos, administrativos y legales de la contratación.
Oferente o licitante: Toda persona física o jurídica que presente una oferta.
Adjudicatario: Persona física o jurídica que fuere favorecida con la
adjudicación.
Acto final: Acto por el cual, el SENARA decide conferir la adquisición de los
bienes objeto de esta contratación a un oferente o bien declarar desierta o
infructuosa una contratación.
Hoja de cotización: Es el formulario que el SENARA facilita a los oferentes
para que indiquen los precios individuales y totales del bien ofertado
Administrador de la contratación: Será el funcionario por parte del SENARA,
designado como responsable de la administración de la ejecución de la
contratación. El administrador, será el encargado de la fiscalización y fiel
verificación del cumplimiento del contrato.
11. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.
CD: Compra Directa.
RLCA: Reglamento a Ley de Contratación Administrativa.
DRAT: Dirección Distrito de Riego Arenal Tempisque.
OC: Orden de Compra.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril 2016
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
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Compra por contratación directa DAF-SA-PCI-001
Versión 01
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12. Descripción de actividades.
Actividad Responsable Descripción de actividades
0 Inicio
1 Unidad promovente Envía el oficio de apertura del expediente.
2 Encargado de proveeduría Recibe el oficio de apertura y asigna un
número de CD.
3 Encargado de proveeduría Verifica los requisitos, y los anota en el
Anexo7 formulario Revisión de requisitos
4 Encargado de proveeduría ¿Está completa?
No: Pase a la actividad 5.
Si: Pase a la actividad 7.
5 Encargado de proveeduría Comunica a la unidad promovente
completar los requisitos.
6 Unidad promovente Completa los requisitos y los traslada.
7 Encargado de proveeduría Confecciona y envía la invitación al menos
a tres oferentes.
8 Encargado de proveeduría Recibe las ofertas.
9 Encargado de proveeduría ¿Se requiere análisis técnico de las
ofertas?
Si: Pase a la actividad 10.
No: Pase a la actividad 12.
10 Encargado de proveeduría Remite a la unidad promovente las ofertas
para que realice el análisis técnico.
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Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
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Compra por contratación directa DAF-SA-PCI-001
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11 Unidad promovente Analiza y envía un oficio al encargado de
proveeduría con la revisión de las ofertas.
12 Encargado de proveeduría Revisa y analiza todas las ofertas.
13 Encargado de proveeduría Confecciona y envía un informe integrado
con la revisión de las ofertas para la firma
de la adjudicación.
14 Encargado de proveeduría Recibe el informe y notifica a los oferentes
la adjudicación.
15 Encargado de proveeduría Solicita a la asistente administrativa la
elaboración de la OC.
16 Asistente Administrativa Elabora la OC, y la envía al proveedor.
17 Encargado de proveeduría Archiva temporalmente el expediente.
18 Fin
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Compra por contratación directa DAF-SA-PCI-001
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13. Diagrama de flujo.
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Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
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Compra por contratación directa DAF-SA-PCI-001
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Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
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Compra por contratación directa DAF-SA-PCI-001
Versión 01
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DAF-SA-PCI-002 - Licitación Abreviada.
20
1. Objetivo.
Realizar la compra de bienes o servicios solicitados por las Unidades del SENARA por
medio de una licitación abreviada.
2. Alcance.
El procedimiento comprende las actividades que van desde que la unidad promovente
envía el oficio de apertura, hasta que el encargado de proveeduría archiva
temporalmente el expediente de la licitación abreviada.
3. Responsables.
Encargado de proveeduría.
La unidad promovente.
Director jurídico.
Comisión de licitaciones.
Asistente administrativa.
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Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
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Licitación Abreviada DAF-SA-PCI-002
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Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
21
4. Riesgos.
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en el
cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la
debilidad en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los
funcionarios involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente que
puede causar decisiones equivocadas.
5. Frecuencia.
El procedimiento se debe realizar cada vez que se compra un bien o servicio.
6. Base Jurídica.
Nacional.
Ley de Contratación Administrativa (Ley No.7494).
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. (Decreto No. 33411).
Propia.
Manual de Contratación y Administración de Contratos del Servicio Nacional de Aguas
Subterráneas, Riego y Avenamiento (Reglamento).
7. Políticas o normativas de operación.
Debe conformarse el expediente de la licitación abreviada incorporando toda la
información requerida y debidamente foliada.
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Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril, 2016
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
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Licitación Abreviada DAF-SA-PCI-002
Versión 01
22
Los documentos que se deben enviar a la gerencia son un resumen ejecutivo
de la licitación, copia del informe técnico, legal y administrativo, copia de la
certificación de presupuesto, verificación final de requisitos, certificación de
patrono al día con la CCSS y la vigencia de ofertas y garantías.
Verificar previo a la invitación la inclusión en el cartel sobre el cumplimiento a lo
establecido en el artículo 58 en el RLCA.
La invitación a los oferentes se realiza por medio de correo electrónico
mediante oficio y publicación en la página web del SENARA, y la misma debe
contener la fecha de recepción de ofertas, y el cartel o términos de referencia
Se puede solicitar la garantía de participación a los oferentes, siempre y
cuando se considere necesario
Se adjudica al proveedor que cumpla con los requerimientos del cartel y
además obtenga el mayor puntaje de los factores de calificación.
El comunicado de la adjudicación se realiza por los mismos medios en que se
cursó la invitación.
La garantía de cumplimiento se solicita cuando el acto de adjudicación haya
quedado en firme, para lo cual el adjudicado cuenta con cinco días hábiles.
8. Documentos o impresos.
Oficio de apertura.
Revisión de requisitos. Apéndice 7
Cartel de contratación.
Ofertas.
Contratos.
Orden de compra. Anexo 1
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
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Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
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Licitación Abreviada DAF-SA-PCI-002
Versión 01
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9. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Sistema Integrado Administrativo.
Word.
Excel.
Project
10. Definiciones.
Cartel de contratación: Pliego de condiciones, el cual contiene los términos
técnicos, administrativos y legales de la contratación.
Oferente o licitante: Toda persona física o jurídica que presente una oferta.
Adjudicatario: Persona física o jurídica que fuere favorecida con la
adjudicación.
Acto final: Acto por el cual, el SENARA decide conferir la adquisición de los
bienes objeto de esta contratación a un oferente o bien declarar desierta o
infructuosa una contratación.
Hoja de cotización: Es el formulario que el SENARA facilita a los oferentes
para que indiquen los precios individuales y totales del bien ofertado.
Administrador de la contratación: Será el funcionario por parte del SENARA,
designado como responsable de la administración de la ejecución de la
contratación. El administrador, será el encargado de la fiscalización y fiel
verificación del cumplimiento del contrato.
Subsanación: Errores que presentan las ofertas y para las cuales se solicitan
los cambios respectivos.
11. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento. LA: Licitación Abreviada.
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CL: Comisión de Licitaciones.
RLCA: Reglamento a Ley de Contratación Administrativa.
SIA: Sistema Integrado Administrativo
12. Descripción de actividades.
Actividad Responsables Descripción de actividades
0 Inicio
1 Unidad promovente Envía el oficio de apertura al encargado de
proveeduría.
2 Encargado de proveeduría Recibe el oficio de apertura y asigna un
número de LA.
3 Encargado de proveeduría Verifica los requisitos, y los anota en el
Anexo7 formulario Revisión de requisitos.
4 Encargado de proveeduría ¿Están correctos? No: Pase a la actividad 5. Si: Pase a la actividad 7.
5 Encargado de proveeduría Devuelve la solicitud a la unidad
promovente para su corrección.
6 Unidad promovente Recibe la solicitud, completa y envía los
requisitos.
7 Encargado de proveeduría Traslada a la Dirección Jurídica el
expediente y el cartel para su revisión.
8 Encargado de proveeduría ¿Hay cambios? Si: Pase a la actividad 9. No: Pase a la actividad 11.
9 Encargado de proveeduría Recibe, y solicita a la unidad promovente
realizar los cambios enviados por la
Dirección Jurídica.
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10 Unidad promovente
Recibe, realiza y envía los cambios por
medio de un oficio al proceso de
proveeduría.
11 Encargado de proveeduría Recibe las modificaciones.
12 Encargado de proveeduría Elabora y envía un oficio para la CL
firmado por el coordinador de servicios
administrativos para aprobación de cartel.
13 Comisión de licitaciones Recibe y revisa cartel.
14 Comisión de licitaciones ¿Aprueba el cartel?
No: Pase al paso 15.
Si: Pase al paso 17.
15 Comisión de licitaciones Comunica al encargado de proveeduría el
rechazo del cartel.
16 Encargado de proveeduría Comunica a la unidad promovente sobre la
decisión de la CL y devuelve el cartel para
su modificación.
17 Comisión de licitaciones Comunica aprobación del cartel.
18 Encargado de proveeduría Invita a los oferentes por correo electrónico
con copia a Tesorería, Recepción y a la
unidad promovente e informa a la Unidad
de Gestión Informática publicar la
invitación en la página web del SENARA.
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19 Encargado de proveeduría Recibe las ofertas y realiza el acto de
apertura.
20 Encargado de proveeduría Saca una copia del acta, y remite las
ofertas originales a la Dirección Jurídica
con el expediente y la copia a la unidad
promovente.
21 Encargado de proveeduría ¿Hay subsanaciones?
Si: Pase a la actividad 22.
No: Pase a la actividad 24.
22 Encargado de proveeduría Elabora un oficio solicitando al oferente las
subsanaciones correspondientes.
23 Encargado de proveeduría Recibe las subsanaciones y las traslada a
la unidad promovente.
24 Encargado de proveeduría Recibe y revisa el informe técnico y el
informe legal, y confecciona el informe
administrativo.
25 Encargado de proveeduría Confecciona y envía el informe integrado a
la CL para su revisión, firmado por el
coordinador de servicios administrativos
con la recomendación de la adjudicación.
26 Comisión de licitaciones Recibe y revisa el informe
27 Comisión de licitaciones ¿Es correcto?
No: Pase al paso 28.
Si: Pase al paso 31.
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27
28 Comisión de licitaciones Comunica al encargado de proveeduría
que el informe se debe corregir.
29 Encargado de proveeduría Comunica a la unidad promovente sobre la
decisión de la CL y devuelve el cartel para
su modificación.
30 Unidad promovente Ajusta el informe de acuerdo a los
requerimientos de la CL, y lo envía al
encargado de proveeduría.
31 Comisión de licitaciones Comunica aprobación del informe.
32 Encargado de proveeduría Envía el informe integrado para firma.
33 Encargado de proveeduría Comunica adjudicación elaborando un
oficio para los oferentes.
34 Encargado de proveeduría Elabora y envía por correo electrónico un
oficio al adjudicatario solicitando el
depósito de la garantía de cumplimiento,
con copia a la Tesorería del SENARA.
35 Encargado de proveeduría Solicita y remite el expediente a la
Dirección Jurídica para la elaboración del
contrato.
36 Director jurídico Elabora el contrato y lo envía al encargado
de proveeduría.
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37 Encargado de proveeduría Recibe el contrato y coordina con el
adjudicatario para que firme el contrato y
presente los timbres correspondientes.
38 Encargado de proveeduría Solicita a la Gerencia la firma del contrato.
39 Encargado de proveeduría Solicita a la Dirección Jurídica la
constancia de legalidad del contrato.
40 Director jurídico Elabora la constancia de legalidad y la
envía al encargado de proveeduría.
41 Encargado de proveeduría Recibe la constancia de legalidad, y
traslada el expediente a la asistente
administrativa para que elabore la OC.
42 Asistente Administrativa Elabora la OC, y la remite al administrador
del contrato junto con las copias del
contrato, recibo de garantía de
cumplimiento, cartel, para que dé inicio a
la contratación.
43 Encargado de proveeduría Archiva el expediente de la licitación
abreviada.
44 Fin
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12. Diagrama de flujo.
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Licitación Abreviada DAF-SA-PCI-002
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34
DAF-SA-PCI-003 - Licitación Pública.
35
1. Objetivo.
Tramitar la adquisición de bienes o servicios para las Unidades del SENARA en las
oficinas centrales y regionales.
2. Alcance.
El procedimiento comprende las actividades que van desde que el encargado de
proveeduría recibe el oficio de apertura, hasta que archiva temporalmente el
expediente de la licitación pública.
3. Responsables.
El encargado de proveeduría es responsable de adquirir los bienes o servicios
solicitados.
La unidad promovente es responsable de presentar el oficio de apertura de
expediente ante el encargado de proveeduría.
El coordinador de servicios administrativos es responsable de velar por la
correcta elaboración de los documentos.
La asistente administrativa es responsable de elaborar la orden de compra.
La comisión de licitaciones es responsable de aprobar el cartel y el informe
integrado.
El director jurídico es responsable de elaborar la documentación solicitada.
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Licitación Pública DAF-SA-PCI-003
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Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
36
4. Riesgos
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en el
cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la debilidad
en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los funcionarios
involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente que
puede causar decisiones equivocadas.
5. Frecuencia.
El procedimiento se debe realizar cada vez que se requiera realizar una compra de un
bien o servicio.
6. Base Jurídica.
Nacional.
Ley de Contratación Administrativa (Ley No.7494).
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. (Decreto No. 33411).
Propia.
Manual de Contratación y Administración de Contratos del Servicio Nacional de Aguas
Subterráneas, Riego y Avenamiento (Reglamento).
7. Políticas o normativas de operación.
El expediente de la licitación pública debe ser foliado desde que se realiza la
apertura
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Licitación Pública DAF-SA-PCI-003
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37
Los principales requisitos que se deben revisar son: certificación del contenido
presupuestario, estimación del negocio, definición de plazos de ejecución,
responsables de la licitación, y los permisos de índole legal, técnica y
ambiental.
La publicación de la invitación en la página web del SENARA se debe realizar
inmediatamente después de la circulación en el diario oficial La Gaceta.
En el acto de apertura de ofertas, el acta debe ser firmada por todos los
presentes.
Los documentos que se deben enviar a la gerencia son un resumen ejecutivo
de la licitación, copia del informe técnico, legal y administrativo, copia de la
certificación de presupuesto, verificación final de requisitos, certificación de
patrono al día con la CCSS y la vigencia de ofertas y garantías.
Debe conformarse el expediente de la licitación pública incorporando toda la
información requerida y debidamente foliada.
El oficio para la aprobación del cartel por la comisión de licitaciones contiene
los siguientes aspectos: número de la licitación pública, objeto de contratación,
estimación, presupuesto, requisitos, ajustes realizados, y la metodología de
evaluación.
8. Documentos o impresos.
Oficio de apertura
Verificación de los requisitos. Anexo 7
Carteles de contratación.
Contratos.
Ofertas.
Orden de compra. Anexo 1
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Licitación Pública DAF-SA-PCI-003
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38
Oficios varios.
9. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Sistema Integrado Administrativo.
Word.
Project
10. Definiciones.
Cartel de contratación: Pliego de condiciones, el cual contiene los términos
técnicos, administrativos y legales de la contratación.
Oferente o licitante: Toda persona física o jurídica que presente una oferta
para los bienes a adquirir objeto de esta licitación.
Adjudicatario: Persona física o jurídica que fuere favorecida con la
adjudicación.
Acto final: Acto por el cual, el SENARA decide conferir la adquisición de los
bienes objeto de esta contratación a un oferente o bien declarar desierta o
infructuosa una contratación.
Hoja de cotización: Es el formulario que el SENARA facilita a los oferentes
para que indiquen los precios individuales y totales del bien ofertado
Administrador de la contratación: Será el funcionario por parte del SENARA,
designado como responsable de la administración de la ejecución de la
contratación. El administrador, será el encargado de la fiscalización y fiel
verificación del cumplimiento del contrato.
Subsanación: Errores que presentan las ofertas y para las cuales se solicitan
los cambios respectivos.
11. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento.
CL: Comisión de Licitaciones..
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LP: Licitación Pública.
CCSS: Caja Costarricense de Seguro Social.
CGR: Contraloría General de la Republica.
RLCA: Reglamento a Ley de Contratación Administrativa
12. Descripción de actividades.
Actividad Responsables Descripción de actividades
0 Inicio
1 Unidad promovente Envía el oficio de apertura al encargado de proveeduría.
2 Encargado de proveeduría Recibe el oficio de apertura y asigna un
número de LP.
3 Encargado de proveeduría Verifica los requisitos, y los anota en el
Anexo7 formulario Revisión de requisitos
4 Encargado de proveeduría ¿Están correctos? No: Pase a la actividad 5. Si: Pase a la actividad 7.
5 Encargado de proveeduría Devuelve la solicitud a la unidad
promovente para su corrección.
6 Unidad promovente Recibe la solicitud, completa y envía los
requisitos.
7 Encargado de proveeduría Traslada a la Dirección Jurídica el
expediente y el cartel para su revisión.
8 Encargado de proveeduría ¿Hay cambios? Si: Pase a la actividad 9. No: Pase a la actividad 12.
9 Encargado de proveeduría Recibe, y solicita a la unidad promovente realizar los cambios enviados por la Dirección Jurídica.
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40
10 Unidad promovente
Recibe, realiza y envía los cambios por
medio de un oficio al proceso de
proveeduría.
11 Encargado de proveeduría Recibe los cambios.
12 Encargado de proveeduría Elabora y envía un oficio para la CL
firmado por el coordinador de servicios
administrativos para aprobación de cartel.
13 Comisión de licitaciones Recibe y revisa cartel.
14 Comisión de licitaciones ¿Aprueba el cartel?
No: Pase al paso 15.
Si: Pase al paso 17.
15 Comisión de licitaciones Comunica al encargado de proveeduría el
rechazo del cartel.
16 Encargado de proveeduría Comunica a la unidad promovente sobre la
decisión de la CL y devuelve el cartel para
su modificación.
17 Comisión de licitaciones Comunica aprobación del cartel.
18 Encargado de proveeduría Elabora la invitación que se va a publicar y
solicita cotización para su publicación.
19 Encargado de proveeduría Recibe cotización, elabora una OC, y
remite el texto de la invitación en físico y
en digital para su firma al coordinador de
Servicios Administrativos.
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20 Coordinador de servicios
administrativos
Recibe y revisa la invitación.
21 Coordinador de servicios
administrativos
¿Es correcta?
No: Pase a la actividad 22.
Si: Pase a la actividad 24.
22 Coordinador de servicios
administrativos
Comunica encargado de proveeduría que
debe realizar modificaciones a la
invitación.
23 Coordinador de servicios
administrativos
Realiza las modificaciones y envía de
nuevo la invitación.
24 Coordinador de servicios
administrativos
Firma la invitación impresa y digital, y la
devuelve al encargado de proveeduría.
25 Encargado de proveeduría Recibe la invitación firmada, y procede a
completar la solicitud de publicaciones y la
envía al coordinador de Financiero
Contable para su firma como respaldo del
contenido presupuestario.
26 Encargado de proveeduría Remite toda la documentación a la
imprenta nacional para la publicación de la
invitación a potenciales oferentes.
27 Encargado de proveeduría Solicita a la Unidad de Gestión Informática
publicar la invitación en la página web del
SENARA.
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28 Encargado de proveeduría Remite copia de la invitación a Tesorería,
a la Recepción y a la unidad promovente
notificando sobre la fecha de la apertura
las ofertas.
29 Encargado de proveeduría Recibe las ofertas y realiza el acto de
apertura.
30 Encargado de proveeduría Saca una copia del acta, y remite las
ofertas originales a la Dirección Jurídica
con el expediente y la copia a la unidad
promovente.
31 Encargado de proveeduría ¿Hay subsanaciones?
Si: Pase a la actividad 32.
No: Pase a la actividad 34.
32 Encargado de proveeduría Elabora un oficio solicitando al oferente las
subsanaciones correspondientes.
33 Encargado de proveeduría Recibe las subsanaciones y las traslada a
la unidad promovente.
34 Encargado de proveeduría Recibe y revisa el informe técnico y el
informe legal, y confecciona el informe
administrativo.
35 Encargado de proveeduría Elabora y envía el informe integrado para
revisión y firma del coordinador de
servicios administrativos.
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36 Coordinador de servicios
administrativos
Recibe, revisa, firma y envía el informe
integrado con la recomendación de
adjudicación a la CL.
37 Comisión de licitaciones Recibe y revisa el informe.
38 Comisión de licitaciones ¿Es correcto?
No: Pase al paso 39.
Si: Pase al paso 42.
39 Comisión de licitaciones Comunica al encargado de proveeduría
que el informe se debe corregir.
40 Encargado de proveeduría Comunica a la unidad promovente sobre la
decisión de la CL y devuelve el informe
para su modificación.
41 Unidad promovente Ajusta el informe de acuerdo a los
requerimientos de la CL, y lo envía al
encargado de proveeduría.
42 Comisión de licitaciones Comunica aprobación del informe.
43 Encargado de proveeduría Prepara la documentación para la
Gerencia para la adjudicación.
44 Encargado de proveeduría Recibe la adjudicación, y la comunica a los
oferentes por medio de La Gaceta.
45 Encargado de proveeduría Elabora y envía un oficio al adjudicatario
solicitando el depósito de la garantía de
cumplimiento.
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46 Encargado de proveeduría Solicita y remite el expediente a la
Dirección Jurídica para la elaboración del
contrato.
47 Director jurídico Elabora el contrato y lo envía al encargado
de proveeduría.
48 Encargado de proveeduría Recibe el contrato y coordina con el
adjudicatario para que firme el contrato y
presente los timbres correspondientes.
49 Encargado de proveeduría Remite el contrato a la Gerencia para su
firma.
50 Encargado de proveeduría Recibe el contrato y solicita a la Dirección
Jurídica la constancia de legalidad o a la
CGR el refrendo contralor del contrato.
51 Encargado de proveeduría Recibe la constancia de legalidad o el
refrendo contralor, y traslada el expediente
a la asistente administrativa.
52 Asistente Administrativa Elabora la OC, y la remite al administrador
del contrato junto con las copias del
contrato, recibo de garantía de
cumplimiento, cartel, para que dé inicio a
la contratación.
53 Encargado de proveeduría Archiva temporalmente el expediente de la
licitación pública.
54 Fin
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13. Diagrama de flujo.
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51
DAF-SA-PCI-004 - Recibo de bienes.
52
1. Objetivo.
Recibir los bienes que se adquieren para uso de los funcionarios del SENARA.
2. Alcance.
El procedimiento comprende las actividades que van desde que el proveedor entrega el
bien y la factura, hasta la asistente administrativa recibe los documentos para tramitar
el pago de la factura.
3. Responsables.
El proveedor es responsable de entregar el bien.
El encargado de proveeduría es responsable de recibir los bienes adquiridos.
El técnico especializado es responsable de revisar y evaluar el bien recibido
según su naturaleza.
La asistente administrativa es responsable de tramitar el pago por la compra
del bien.
.
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Recibo de bienes DAF-SA-PCI-004
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Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
53
4. Riesgos
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en el
cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la debilidad
en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los funcionarios
involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente que
puede causar decisiones equivocadas.
5. Frecuencia.
El procedimiento se realiza cada vez que los proveedores llegan a entregar los bienes
comprados
6. Base Jurídica.
Nacional.
Ley de Contratación Administrativa (Ley No.7494).
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. (Decreto No. 33411).
Propia.
Manual de Contratación y Administración de Contratos del Servicio Nacional de Aguas
Subterráneas, Riego y Avenamiento (Reglamento).
7. Políticas o normativas de operación.
El encargado de proveeduría debe elaborar la boleta de recepción de activos.
El encargado de proveeduría debe solicitar la revisión del bien a un técnico
especializado cuando corresponda.
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Recibo de bienes DAF-SA-PCI-004
Versión 01
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8. Documentos o impresos.
Expediente de contratación.
Orden de compra.
Factura.
Boleta de recepción de activos.
9. Definiciones.
No es necesario definir alguna palabra.
10. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento.
RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
SIA: Sistema Integrado Administrativo.
OC: Orden de Compra
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11. Descripción de actividades.
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Recibo de bienes DAF-SA-PCI-004
Versión 01
Actividad Responsables Descripción de actividades
0 Inicio
1 Proveedor Entrega el bien y la factura al encargado
de proveeduría.
2 Encargado de proveeduría Recibe el bien junto con la factura.
3 Encargado de proveeduría Realiza una revisión preliminar del bien y
elabora la boleta de recepción de bienes.
4 Encargado de proveeduría ¿Se acepta?
No: Pase a la actividad 5.
Si: Pase a la actividad 6.
5 Encargado de proveeduría Comunica al proveedor las razones por las
que se rechaza el bien y las incluye la
boleta de recepción de bienes.
6 Encargado de proveeduría ¿Es la recepción definitiva?
No: Pase a la actividad 7.
Si: Pase a la actividad 12.
7 Encargado de proveeduría Solicita la revisión técnica del bien recibido
al técnico especializado.
8 Técnico especializado Revisa el bien y completa el acta.
9 Técnico especializado ¿Acepta el bien?
No: Pase a la actividad 10.
Si: Pase a la actividad 11.
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Recibo de bienes DAF-SA-PCI-004
Versión 01
10 Técnico especializado Comunica al encargado de proveeduría
el rechazo del bien.
11 Técnico especializado Traslada el bien al encargado de
proveeduría.
12 Encargado de proveeduría Elabora el acta de recepción definitiva.
13 Encargado de proveeduría Envía la factura y la OC original a la
asistente administrativa con una nota
notificando el recibido a satisfacción para
que realice el trámite de pago.
14 Asistente administrativa Recibe los documentos del encargado de
proveeduría para tramitar el pago de la
factura.
15 Fin
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12. Diagrama de flujo.
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Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
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Recibo de bienes DAF-SA-PCI-004
Versión 01
59
DAF-SA-PCI-005 - Registro, plaqueo y entrega de activos fijos.
60
1. Objetivo.
Realizar el registro y plaqueo de los activos que ingresan al SENARA para su debido
control.
2. Alcance.
El procedimiento inicia cuando el asistente de proveeduría registra los datos del activo
fijo, hasta que entrega la boleta original de asignación de activos.
3. Responsables.
El asistente de proveeduría es responsable de registrar, asignar una placa y
entregar los activos fijos.
Los usuarios son responsables de retirar el activo.
4. Frecuencia.
El procedimiento se debe realizar cada vez ingresa un nuevo activo a las instalaciones
del SENARA.
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Avenamiento
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Registro, plaqueo y entrega de activos fijos
DAF-SA-PCI-005 Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
61
5. Riesgos
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en el
cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la debilidad
en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los funcionarios
involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente que
puede causar decisiones equivocadas.
6. Base Jurídica.
Propia.
Reglamento para la administración y control de activos fijos para el Servicio Nacional
de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento
7. Políticas o normativas de operación.
Junto a la placa del activo, se le debe colocar una calcomanía indicando el
plazo de garantía que posee el activo.
La boleta de asignación de activos debe estar firmada por el funcionario, al cual
se le entregó el activo.
Si activo que ingresa pertenece a SENARA, el asistente de proveeduría debe
coloca sus datos en el sistema, y si son de PROGIRH o PSCIAL, u otro
proyecto su información se escribe en una boleta de Word.
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Registro, plaqueo y entrega de activos fijos
DAF-SA-PCI-005 Versión 01
62
8. Documentos o impresos.
Boleta de asignación de activos.
9. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Sistema Integrado Administrativo.
Excel.
10. Definiciones.
Activo fijo: Bien que se adquiere para ser utilizado en las operaciones de la
institución, en la realización de sus objetivos, los cuales no están destinados para su
venta.
11. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento.
SIA: Sistema Integrado Administrativo.
PROGIRH: Programa Gestión Integral de Recursos Hídricos
PSCIAL: Proyecto Sistema Control de Inundaciones área Limoncito.
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Registro, plaqueo y entrega de activos fijos
DAF-SA-PCI-005 Versión 01
63
12. Descripción de actividades.
Actividad Responsable Descripción de actividades
0 Inicio
1 Asistente de proveeduría ¿El activo pertenece propiamente a la
compañía SENARA?
No: Pase a la actividad 2.
Si: Pase a la actividad 3.
2 Asistente de proveeduría Registra en la boleta de los datos del activo
fijo.
3 Asistente de proveeduría Registra en el SIA los datos del activo fijo.
4 Asistente de proveeduría Imprime la boleta de asignación de activos,
y registra en el auxiliar de Excel la garantía
del activo fijo, y asigna un número de placa
al activo.
5 Asistente de proveeduría Procede a realizar el plaqueo del activo, ya
sea con placa metálica o calcomanía.
6 Asistente de proveeduría Llama al usuario y le informa que hay un
activo asignado para su uso.
7 Asistente de proveeduría Saca una copia, y la entrega junto con la
boleta original de asignación de activos para
su firma.
8 Usuarios Recibe y firma documentos.
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Registro, plaqueo y entrega de activos fijos
DAF-SA-PCI-005 Versión 01
64
9 Asistente de proveeduría Entrega el activo, junto con la copia de la
boleta de asignación de activos, y revisa el
activo físicamente junto con el usuario.
10 Usuarios Recibe el activo junto con la copia de la
boleta de asignación de activos.
11 Asistente de proveeduría Entrega la boleta original de asignación de
activos al encargado de control de activos
fijos.
12 Fin
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Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
Página 5 de 7
Registro, plaqueo y entrega de activos fijos
DAF-SA-PCI-005 Versión 01
65
12. Diagrama de flujo.
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Registro, plaqueo y entrega de activos fijos
DAF-SA-PCI-005 Versión 01
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Registro, plaqueo y entrega de activos fijos
DAF-SA-PCI-005 Versión 01
67
DAF-SA-PCI-006 - Aplicación de garantía a activos fijos.
68
1. Objetivo.
Aplicar las garantías de funcionamiento a los activos.
2. Alcance.
El procedimiento comprende las actividades que van desde que los usuarios envían
una solicitud de recamo de garantía, hasta que retiran el bien.
3. Responsables.
Usuarios.
Asistente de proveeduría
Proveedor.
Coordinador de servicios administrativos.
4. Frecuencia.
El procedimiento se realiza cada vez que se necesite aplicar la garantía de
funcionamiento a los activos fijos.
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Aplicación de garantía a activos fijos DAF-SA-PCI-006
Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
69
5. Riesgos
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en el
cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la debilidad
en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los funcionarios
involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente que
puede causar decisiones equivocadas.
6. Base Jurídica.
No existe ninguna base jurídica.
7. Políticas o normativas de operación.
Todo activo antes de ser entregado al asistente de proveeduría debe ser
revisado por la unidad técnica correspondiente.
Original o copia de la boleta de ingresos por reparación debe devolverse
cuando el activo fue reparado y revisado, ya que la misma funciona como un
comprobante para el proveedor.
Todo activo después de ser reparado debe ser revisado por la unidad técnica
correspondiente para certificar que el activo funcione.
8. Documentos o impresos.
Boleta de salida de activos. Anexo 6
Reporte de reparación de daño del proveedor.
Boleta de ingresos por reparación del activo del proveedor.
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Página 2 de 7
Aplicación de garantía a activos fijos DAF-SA-PCI-006
Versión 01
70
9. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Sistema Integrado Administrativo.
Excel.
10. Definiciones.
Activo fijo: Bien que se adquiere para ser utilizado en las operaciones de la institución,
en la realización de sus objetivos, los cuales no están destinados para su venta
71
11. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento.
SIA: Sistema Integrado Administrativo.
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Aplicación de garantía a activos fijos DAF-SA-PCI-006
Versión 01
72
12. Descripción de actividades.
Actividad Responsable Descripción de actividades
0 Inicio
1 Usuarios Envía al asistente de proveeduría una
solicitud de reclamo de garantía.
2 Asistente de proveeduría Recibe la solicitud de reclamo de garantía y
llama al proveedor indicando que el bien
posee un desperfecto.
3 Asistente de proveeduría ¿El activo es reparado en SENARA?
Si: Pase a la actividad 4.
No: Pase a la actividad 7.
4 Asistente de proveeduría Conduce al proveedor al lugar donde se
encuentra el activo para su reparación.
5 Proveedor Repara el activo, y lo entrega junto con el
reporte de reparación de daño.
6 Asistente de proveeduría Recibe el activo y firma el reporte de
reparación de daño del proveedor.
7 Asistente de proveeduría Prepara, imprime, y firma la boleta de salida
de activos, y remite al coordinador de
servicios administrativos.
8 Coordinador de servicios
administrativos
Recibe, firma y devuelve la boleta de salida
de activos al asistente de proveeduría.
9 Asistente de proveeduría Recibe la boleta y comunica al guarda de
seguridad sobre la salida del activo.
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Página 4 de 7
Aplicación de garantía a activos fijos DAF-SA-PCI-006
Versión 01
73
10 Proveedor Entrega al encargado de control de activos
fijos la original y copia de boleta de ingresos
por reparación del activo.
11 Asistente de proveeduría Recibe, y firma la boleta de ingresos por
reparación del activo que emite el
proveedor, y recibe la copia u original.
12 Asistente de proveeduría Solicita al proveedor firmar la boleta de
salida de activos, y entrega el activo.
13 Proveedor Recibe el activo y firma la boleta de salida
de activos.
14 Proveedor Repara y devuelve el activo.
15 Asistente de proveeduría Recibe el activo.
16 Asistente de proveeduría Revisa o solicita revisión del activo al
usuario o al técnico correspondiente,
después de la reparación, para verificar su
estado, para recibir a satisfacción.
17 Asistente de proveeduría Solicita al usuario retirar el activo.
18 Usuarios Retira el activo.
19 Fin
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Aplicación de garantía a activos fijos DAF-SA-PCI-006
Versión 01
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13. Diagrama de flujo.
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Avenamiento
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Página 6 de 7
Aplicación de garantía a activos fijos DAF-SA-PCI-006
Versión 01
75
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
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Página 7 de 7
Aplicación de garantía a activos fijos DAF-SA-PCI-006
Versión 01
76
DAF-SA-PCI-007 - Entrega de materiales.
77
1. Objetivo.
Realizar la entrega de materiales a todas las Unidades del SENARA en las oficinas
centrales y regionales.
2. Alcance.
El procedimiento comprende las actividades que van desde que los usuarios completan
y envían la boleta de solicitud de materiales, hasta que el asistente de proveeduría
archiva la boleta de salida de materiales.
3. Responsables.
Asistente de proveeduría.
Usuarios.
Coordinador de la unidad solicitante.
4. Frecuencia.
El procedimiento se realiza cada mes.
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Entrega de materiales DAF-SA-PCI-007
Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
78
5. Riesgos
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en el
cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la debilidad
en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los funcionarios
involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente que
puede causar decisiones equivocadas.
6. Base Jurídica.
No existe ninguna base jurídica.
7. Políticas o normativas de operación.
La entrega de los materiales estará condicionada a una calendarización
previamente establecida y comunicada.
Los usuarios deben solicitar las cantidades necesarias por mes.
Los usuarios que solicitan cantidades que sobrepasen el consumo deberán ser
justificadas.
Queda estrictamente prohibido la acumulación de materiales.
La boleta de solicitud de materiales debe ser revisada y aprobada por la
jefatura que según corresponda.
El asistente de proveeduría debe comenzar a tramitar la solicitud de materiales,
a partir de que la jefatura correspondiente apruebe la misma.
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Entrega de materiales DAF-SA-PCI-007
Versión 01
79
8. Documentos o impresos.
Boleta de solicitud de materiales. Apéndice 2
Boleta de salida de materiales. Apéndice 3
9. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Sistema Integrado Administrativo.
Excel.
10. Definiciones.
No es necesario definir alguna palabra.
11. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento.
SIA: Sistema Integrado Administrativo.
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Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
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Entrega de materiales DAF-SA-PCI-007
Versión 01
80
12. Descripción de actividades.
Actividad Responsables Descripción de actividades
0 Inicio
1 Usuarios Completa la boleta de solicitud de
materiales, y la envía a su respectivo
coordinador.
2 Coordinador de la unidad
solicitante
Recibe y revisa la boleta de solicitud de
materiales.
3 Coordinador de la unidad
solicitante
¿Es correcta?
No: Pase al paso 4.
Si: Pase al paso 6.
4 Coordinador de la unidad
solicitante
Solicita al usuario que se realicen cambios a
la boleta de solicitud de materiales.
5 Usuarios Realiza los cambios a la boleta, y la envía.
6 Coordinador de la unidad
solicitante
Aprueba la solicitud del requerimiento de
inventario.
7 Asistente de proveeduría Revisa e imprime las boletas de solicitud de
materiales, y compara las cantidades
solicitadas con las existencias en bodega.
8 Asistente de proveeduría ¿Se pueden atender las solicitudes?
No: Pase a la actividad 9.
Si: Pase a la actividad 10.
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Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
Página 4 de 7
Entrega de materiales DAF-SA-PCI-007
Versión 01
81
9 Asistente de proveeduría Analiza la información suministrada por el
funcionario y determina la importancia de la
solicitud.
10 Asistente de proveeduría Escribe la cantidad de materiales a
entregar, y prepara el pedido.
11 Asistente de proveeduría Ingresa al SIA y anota la cantidad de
suministros real a entregar, e imprime la
boleta de salida de materiales.
12 Asistente de proveeduría Llama e indica a los usuarios que los
materiales están listos para su entrega.
13 Asistente de proveeduría Firma la boleta de salida de materiales y
entrega el pedido.
14 Usuarios Recibe los materiales, y firma la boleta de
salida.
15 Asistente de proveeduría Recibe y archiva la boleta de salida de
materiales.
16 Fin
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Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
Página 5 de 7
Entrega de materiales DAF-SA-PCI-007
Versión 01
82
13. Diagrama de flujo.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
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Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
Página 6 de 7
Entrega de materiales DAF-SA-PCI-007
Versión 01
83
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
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Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
Página 7 de 7
Entrega de materiales DAF-SA-PCI-007
Versión 01
84
DAF-SA-PCI-008 - Devolución de materiales sobrantes.
85
1. Objetivo.
Recibir los materiales que se encuentran en desuso, mal estado, se solicitaron o
entregaron por equivocación.
2. Alcance.
El procedimiento comprende las actividades que van desde que los usuarios devuelven
los materiales, hasta que el asistente de proveeduría almacena los mismos en la
bodega.
3. Responsables.
El asistente de proveeduría es responsable de recibir y almacenar los
materiales en desuso.
Los usuarios son responsables de realizar la devolución de los materiales.
4. Frecuencia.
El procedimiento se realiza cada vez que se requiere devolver un material.
5. Base Jurídica.
No existe ninguna base jurídica.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
Página 1 de 4
Devolución de materiales sobrantes DAF-SA-PCI-008
Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
86
6. Riesgos
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en el
cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la debilidad
en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los funcionarios
involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente que
puede causar decisiones equivocadas.
7. Políticas o normativas de operación.
Los materiales como teclado, grapadoras, entre otros, que están en mal
estado, los usuarios deben entregarlos a la bodega para su cambio.
El asistente de proveeduría debe almacenar los materiales que se encuentren
en mal estado, para posteriormente darles un desecho adecuado.
8. Documentos o impresos.
Boleta de entrada de materiales.
9. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Sistema Integrado Administrativo.
Excel.
10. Definiciones.
No es necesario definir alguna palabra
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
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Devolución de materiales sobrantes DAF-SA-PCI-008
Versión 01
87
11. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento.
SIA: Sistema Integrado Administrativo.
12. Descripción de actividades.
Actividad Responsables Descripción de actividades
0 Inicio
1 Usuarios Devuelve los materiales en desuso al
encargado de existencias en suministros.
2 Asistente de proveeduría Recibe y revisa los materiales físicamente.
3 Asistente de proveeduría ¿Están en buen estado?
No: Pase a la actividad 4.
Si: Pase a la actividad 5.
4 Asistente de proveeduría Almacena provisionalmente los materiales.
5 Asistente de proveeduría Ingresa al SIA, registrando la entrada como
un reingreso de artículos, y añade una
descripción sobre la devolución del artículo.
6 Asistente de proveeduría Imprime y archiva la boleta de entrada de
materiales.
7 Asistente de proveeduría Almacena los materiales de acuerdo al
orden establecido en bodega.
8 Fin
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
Página 3 de 4
Devolución de materiales sobrantes DAF-SA-PCI-008
Versión 01
88
13. Diagrama de flujo.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
Página 4 de 4
Devolución de materiales sobrantes DAF-SA-PCI-008
Versión 01
89
DAF-SA-PCI-009 - Informe de inventario de materiales para Contabilidad.
90
1. Objetivo.
Confeccionar un informe sobre los movimientos del inventario de materiales para
Contabilidad.
2. Alcance.
El procedimiento comprende las actividades que van desde que el asistente de
proveeduría revisa el consecutivo y el mes de las boletas de entradas y salidas, hasta
que el contador recibe el informe de inventario de materiales.
3. Responsables.
Es asistente de proveeduría es responsable de confeccionar y entregar el
informe del inventario de materiales a Contabilidad.
El contador es responsable de recibir el informe de inventario de materiales.
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Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
Página 1 de 7
Informe de inventario de materiales para Contabilidad DAF-SA-PCI-009
Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
91
4. Riesgos
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en el
cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la debilidad
en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los funcionarios
involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente que
puede causar decisiones equivocadas.
5. Frecuencia.
El procedimiento se realiza una vez al mes.
6. Base Jurídica.
No existe ninguna base jurídica.
7. Políticas o normativas de operación.
El asistente de proveeduría debe mantener las boletas de entradas y salidas
del mes para elaborar el informe.
El asistente de proveeduría en el reporte generado por el BI, debe eliminar las
cuentas que poseen datos con saldo igual a cero o cuya descripción esté en
minúscula.
.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
Página 2 de 7
Informe de inventario de materiales para Contabilidad DAF-SA-PCI-009
Versión 01
92
El asistente de proveeduría debe verificar el saldo final del inventario, sumando
al saldo del mes anterior las entradas y restando las salidas del inventario del
mismo período.
El asistente de proveeduría debe elaborar el informe de inventario a
Contabilidad con: un oficio, cuadro resumen sobre las entradas y salidas, y el
reporte generado en el BI.
8. Documentos o impresos.
Boleta de salida de materiales.
Boleta de entrada de materiales.
Oficio de entradas y salidas.
9. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Sistema Integrado Administrativo.
Business Intelligent (Hoja de cálculo de Excel).
Word
10. Definiciones.
No es necesario definir ninguna palabra.
11. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento.
SIA: Sistema Integrado Administrativo.
BI: Business Intelligent.
SAL: Salidas.
ENT: Entradas.
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Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
Página 3 de 7
Informe de inventario de materiales para Contabilidad DAF-SA-PCI-009
Versión 01
93
12. Descripción de actividades.
Actividad Responsables Descripción de actividades
0 Inicio
1 Asistente de proveeduría Revisa el consecutivo y el mes de las
boletas de entradas y salidas.
2 Asistente de proveeduría ¿Falta alguna boleta?
Si: Pase a la actividad 3.
No: Pase a la actividad 4.
3 Asistente de proveeduría Ingresa y busca la boleta en el SIA.
4 Asistente de proveeduría Confecciona un cuadro resumen con las
entradas y salidas del mes.
5 Asistente de proveeduría Actualiza el BI o el reporte que genera el
sistema SIA para obtener información de la
base de datos sobre las entradas y salidas,
y en el caso del BI se depura.
6 Asistente de proveeduría Totaliza el saldo final del inventario del mes
en el BI o del reporte del SIA, verifica
manualmente el saldo final del inventario del
mes del BI o del SIA, y compara ambos
saldos.
7 Asistente de proveeduría ¿Los saldos concuerdan?
No: Pase a la actividad 8.
Si: Pase a la actividad 9.
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Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
Página 4 de 7
Informe de inventario de materiales para Contabilidad DAF-SA-PCI-009
Versión 01
94
8 Asistente de proveeduría Busca la diferencia para corregir el saldo.
9 Asistente de proveeduría Confecciona, imprime y saca copia al
informe para Contabilidad.
10 Asistente de proveeduría Entrega el informe para Contabilidad y
archiva copia.
11 Contador Recibe el informe de inventario de
materiales.
12 Fin
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
Página 5 de 7
Informe de inventario de materiales para Contabilidad DAF-SA-PCI-009
Versión 01
95
12. Diagrama de flujo.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
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Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
Página 6 de 7
Informe de inventario de materiales para Contabilidad DAF-SA-PCI-009
Versión 01
96
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Proveeduría y Compras Institucionales
Página 7 de 7
Informe de inventario de materiales para Contabilidad DAF-SA-PCI-009
Versión 01
97
Proceso de Servicios Generales.
98
DAF-SA-SG-001 - Atención de averías de las instalaciones centrales del SENARA.
99
1. Objetivo.
Atender las averías que se presentan en las instalaciones centrales del SENARA.
2. Alcance.
El procedimiento inicia cuando los usuarios completan y envían la boleta de reporte de
averías de las instalaciones, hasta que el encargado de servicios generales solicita la
reparación del desperfecto.
3. Responsables.
Usuarios.
Encargado de servicios generales
Coordinador de Servicios Administrativos.
4. Frecuencia.
El procedimiento se realiza cada vez que se presenta un problema con las
instalaciones centrales del SENARA.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Servicios Generales Página 1 de 9
Atención de averías de las instalaciones centrales del SENARA
DAF-SA-SG-001 Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
100
5. Riesgos
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en el
cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la debilidad
en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los funcionarios
involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente que
puede causar decisiones equivocadas.
6. Base Jurídica.
Propia.
Reglamento de caja chica.
7. Políticas o normativas de operación.
La boleta de reporte de averías de las instalaciones debe ser llenada por el
funcionario que reporta.
El encargado de servicios generales debe almacenar la copia de la factura en
el archivador de caja chica de Servicios Administrativos.
8. Documentos o impresos.
Boleta de reporte de averías de las instalaciones. Apéndice 7
Boleta de bienes y servicios. Anexo 5
Vale de Caja Chica. Apéndice 9
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Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
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Atención de averías de las instalaciones centrales del SENARA
DAF-SA-SG-001 Versión 01
101
9. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Sistema Integrado Administrativo.
Word.
10. Definiciones.
Vale de caja chica: Documento utilizado para realizar un adelanto para
adquisiciones de bienes y servicios, que por su limitado volumen y
trascendencia justifique su pago fuera de los trámites ordinarios aprobados por
la Institución y dentro de los montos establecidos.
Solicitud de bienes y servicios: Documento utilizado para solicitar un bien o
servicio que se requiera.
11. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento.
SIA: Sistema Integrado Administrativo.
ByS: Bienes y Servicios.
VºBº: Visto Bueno.
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Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Servicios Generales Página 3 de 9
Atención de averías de las instalaciones centrales del SENARA
DAF-SA-SG-001 Versión 01
102
12. Descripción de actividades.
Actividad Responsable Descripción de actividades
0 Inicio
1 Usuarios Completa y envía la boleta de reporte de
averías de las instalaciones.
2 Encargado de servicios
generales
Recibe la boleta de reporte de averías de las
instalaciones.
3 Encargado de servicios
generales
Pregunta al asistente de proveeduría si los
materiales necesarios se encuentran en
bodega.
4 Encargado de servicios
generales
¿Están en bodega?
Si: Pase a la actividad 5.
No: Pase a la actividad 6.
5 Encargado de servicios
generales
Realiza una solicitud para la entrega de los
materiales.
6 Encargado de servicios
generales
Solicita al proveedor enviar cotización.
7 Encargado de servicios
generales
Recibe cotización, elabora, y envía el oficio
al proveedor para la exoneración del pago de
impuesto.
8 Encargado de servicios
generales
Completa, y envía la boleta de solicitud de
bienes y servicios y el vale de caja chica.
9 Coordinador de servicios
administrativos
Recibe y revisa los documentos.
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Avenamiento
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Atención de averías de las instalaciones centrales del SENARA
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Atención de averías de las instalaciones centrales del SENARA
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10 Coordinador de servicios
administrativos
¿Son correctos?
No: Pase a la actividad 11.
Si: Pase a la actividad 13.
11 Coordinador de servicios
administrativos
Devuelve los documentos, para su
corrección.
12 Encargado de servicios
generales
Recibe, modifica, y envía los documentos.
13 Coordinador de servicios
administrativos
Firma y devuelve los documentos.
14 Encargado de servicios
generales
Recibe, imprime y firma la solicitud de
bienes y servicios, y envía el vale de caja
chica al asistente de proveeduría, contador,
director administrativo financiero y al
encargado de presupuesto para su firma.
15 Encargado de servicios
generales
Saca y archiva copia de la boleta de bienes
y servicios y el vale de la caja chica y remite
los documentos originales al funcionario
autorizado de Servicios Administrativos para
que cobre el vale de caja chica.
16 Encargado de servicios
generales
Realiza la compra, y recibe la factura y los
materiales.
17 Encargado de servicios
generales
Entrega la factura para firma de VºBº por
parte del coordinador de servicios
administrativos.
104
18 Coordinador de servicios
administrativos
Recibe, firma al dorso y devuelve la factura.
19 Encargado de servicios
generales
Recibe, saca y archiva copia de la factura, y
envía el documento original al funcionario
autorizado de Servicios Administrativos para
que la liquide el vale de caja chica en
Tesorería.
20 Encargado de servicios
generales
¿Necesita personal profesional externo?
No: Pase a la actividad 21.
Si: Pase a la actividad 22.
21 Encargado de servicios
generales
Solicita al encargado de mantenimiento
reparar el daño.
22 Encargado de servicios
generales
Contrata al personal externo para que
repare el daño.
23 Fin
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Atención de averías de las instalaciones centrales del SENARA
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13. Diagrama de flujo.
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Atención de averías de las instalaciones centrales del SENARA
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Atención de averías de las instalaciones centrales del SENARA
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Atención de averías de las instalaciones centrales del SENARA
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108
DAF-SA-SG-002 - Control y trámite para el pago de los servicios de agua y electricidad.
109
1. Objetivo.
Gestionar el trámite para la cancelación de los servicios de agua y electricidad del
SENARA.
2. Alcance.
El procedimiento comprende las actividades que van desde que el encargado de
servicios generales determina la necesidad de realizar los pagos, hasta que envía la
documentación a Tesorería o a la asistente administrativa.
3. Responsables.
Encargado de servicios generales.
Asistente administrativa.
Tesorero.
.
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Control y trámite para el pago de los servicios de agua y electricidad
DAF-SA-SG-002 Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
110
4. Riesgos
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en el
cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la debilidad
en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los funcionarios
involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente que
puede causar decisiones equivocadas.
5. Frecuencia.
El procedimiento se realiza una vez al mes
6. Base Jurídica.
No existe ninguna base jurídica.
7. Políticas o normativas de operación.
El encargado de servicios generales debe llevar un control de las facturas que
se han recibido del mes.
El encargado de Servicios Generales debe enviar la documentación original ya
sea a Tesorería o a la asistente administrativa.
El oficio que se remite a Tesorería debe contener el código presupuestario,
contable, fecha, monto del recibo, número del NIS o NISE, y el consumo de
agua o luz.
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Control y trámite para el pago de los servicios de agua y electricidad
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111
8. Documentos o impresos.
Machote de oficio de servicios públicos.
Facturas de luz y agua.
Machote del control mensual de servicios públicos.
9. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Word.
Excel.
10. Definiciones.
No es necesario definir alguna palabra.
11. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento.
AyA: Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.
ICE: Instituto Costarricense de Electricidad.
CNFL: Compañía Nacional de Fuerza y Luz.
PAR: Pago Automatizado de Recibos.
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Control y trámite para el pago de los servicios de agua y electricidad
DAF-SA-SG-002 Versión 01
112
12. Descripción de actividades.
Actividad Responsable Descripción de actividades
0 Inicio
1 Encargado de servicios
generales
Determina la correspondencia de realizar
los pagos y consulta e imprime los recibos
de agua y luz.
2 Encargado de servicios
generales
Modifica el cuadro de control mensual de
servicios públicos.
3 Encargado de servicios
generales
¿Los pagos se encuentran dentro del
sistema PAR?
Si: Pase a la actividad 4.
No: Pase a la actividad 6.
4 Encargado de servicios
generales
Confecciona, imprime y remite una nota
junto con los recibos a la asistente
administrativa para que proceda a
programar los pagos.
5 Asistente administrativa Recibe documentos para programar y
tramitar el pago de los recibos de agua y
luz.
6 Encargado de servicios
generales
Confecciona e imprime un oficio, saca copia
al documento y a los recibos, y los envía a
Tesorería.
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Proceso de Servicios Generales Página 4 de 6
Control y trámite para el pago de los servicios de agua y electricidad
DAF-SA-SG-002 Versión 01
113
7 Encargado de servicios
generales
Recibe las copias con la firma de recibido y
las archiva.
8 Tesorero Envía los comprobantes de pago al
encargado de servicios generales.
9 Encargado de servicios
generales
Recibe el comprobante de pago y lo
archiva.
10 Fin
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Proceso de Servicios Generales Página 5 de 6
Control y trámite para el pago de los servicios de agua y electricidad
DAF-SA-SG-002 Versión 01
114
12. Diagrama de flujo.
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Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Servicios Generales Página 6 de 6
Control y trámite para el pago de los servicios de agua y electricidad
DAF-SA-SG-002 Versión 01
115
DAF-SA-SG-003 - Informe para la Comisión de Gestión Ambiental Institucional.
116
1. Objetivo.
Confeccionar un informe para la Comisión de Gestión Ambiental Institucional sobre el
consumo de agua y electricidad del SENARA.
2. Alcance.
El procedimiento inicia cuando el encargado de servicios generales reúne los recibos
de agua y electricidad, hasta que archiva las copias del informe.
3. Responsables.
El encargado de servicios generales es responsable de elaborar y entregar el
informe a la Comisión de Gestión Ambiental Institucional.
El miembro de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional es responsable
de recibir el informe.
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Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Servicios Generales Página 1 de 5
Informe para la Comisión de Gestión Ambiental Institucional
DAF-SA-SG-003 Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
117
5. Riesgos
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en el
cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la debilidad
en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los funcionarios
involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente que
puede causar decisiones equivocadas.
6. Frecuencia.
El procedimiento se realiza cuatro veces al año, es decir cada trimestre.
5. Base Jurídica.
Nacional.
Ley 7447, Regulación del Uso Racional de la Energía.
Decreto Ejecutivo 25584-MINAET-H-P, Reglamento para la regulación del uso
racional de la energía.
Decreto Ejecutivo 36499-S-MINAET, Reglamento para la elaboración de
programas de gestión ambiental institucional en el Sector Público de Costa
Rica.
Propia.
POI-presupuesto.
.
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Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Servicios Generales Página 2 de 5
Informe para la Comisión de Gestión Ambiental Institucional
DAF-SA-SG-003 Versión 01
118
6. Políticas o normativas de operación.
El encargado de servicios generales debe elaborar el informe con los recibos
de los últimos tres meses, pero si no se cuenta con los mismos, se puede
realizar con las facturas de los dos meses recientes.
La copia de informe debe ser firmada por un miembro de la Comisión de
Gestión Ambiental Institucional, y almacenada en el archivador de servicios
generales
7. Documentos o impresos.
Facturas de luz y agua.
Oficio para la Comisión de Gestión Ambiental Institucional.
8. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Word.
Excel.
9. Definiciones.
No es necesario definir alguna palabra.
10. Abreviaturas.
POI: Plan Operativo Institucional.
DIGECA: Dirección de Gestión de Calidad Ambiental.
PGAI: Programa de Gestión Ambiental Institucional.
MINAET: Ministerio de Ambiente y Energía.
VºBº: Visto Bueno.
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Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Servicios Generales Página 3 de 5
Informe para la Comisión de Gestión Ambiental Institucional
DAF-SA-SG-003 Versión 01
119
11. Descripción de actividades.
Actividad Responsable Descripción de actividades
0 Inicio
1 Encargado de servicios
generales
Reúne los recibos de agua y electricidad, y
verifica que las facturas sean del trimestre
correspondiente.
2 Encargado de servicios
generales
Completa el cuadro de consumo de agua y
electricidad en Excel con los datos de los
recibos.
3 Encargado de servicios
generales
Coloca en la red de SENARA los cuadros
de consumo.
4 Encargado de servicios
generales
Elabora, imprime, firma, saca una copia y
envía el informe a un miembro de la
Comisión de Gestión Ambiental
Institucional.
5 Miembro de la Comisión
de Gestión Ambiental
Institucional
Recibe los documentos, firma y devuelve la
copia del informe.
6 Encargado de servicios
generales
Recibe copia con la firma del miembro de la
Comisión de Gestión Ambiental Institucional
y la archiva.
7 Fin
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Servicios Generales Página 4 de 5
Informe para la Comisión de Gestión Ambiental Institucional
DAF-SA-SG-003 Versión 01
120
12. Diagrama de flujo.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Servicios Generales Página 5 de 5
Informe para la Comisión de Gestión Ambiental Institucional
DAF-SA-SG-003 Versión 01
121
DAF-SA-SG-004 - Trámite para la cancelación de los servicios telefónicos.
122
1. Objetivo.
Gestionar los trámites para realizar la cancelación de los servicios telefónicos.
2. Alcance.
El procedimiento comprende las actividades que van desde que el encargado de
servicios generales ingresa al sistema para consultar el pago de los teléfonos y
celulares, hasta que archiva las copias de las facturas y el oficio.
3. Responsables.
Encargado de servicios generales
Coordinador de servicios administrativos
4. Riesgos
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en el
cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la debilidad
en el flujo de información.
.
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Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Servicios Generales Página 1 de 7
Trámite para la cancelación de los servicios telefónicos
DAF-SA-SG-004 Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
123
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los funcionarios
involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente que
puede causar decisiones equivocadas.
5. Frecuencia.
El procedimiento se realiza una vez al mes
6. Base Jurídica.
Propia.
Reglamentación para la administración y control de activos fijos para el Servicio
Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.
7. Políticas o normativas de operación.
El encargado de Servicios Generales debe verificar el monto a registrar de
cada uno de números telefónicos, de acuerdo a los cuadros impresos de
teléfono y celulares.
El oficio que el encargado de Servicios Generales remite a Tesorería y a
Administración de salarios debe contener: un número de consecutivo,
colocando la fecha, el mes de facturación, el monto facturado en números y en
letras, fecha de vencimiento, número de factura del teléfono y del celular, y el
cuadro del desglose de teléfonos por región.
El oficio que el encargado de Servicios Generales remite a Tesorería y a
Administración de salarios debe especificar
.
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Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Servicios Generales Página 2 de 7
Trámite para la cancelación de los servicios telefónicos
DAF-SA-SG-004 Versión 01
124
8. Documentos o impresos.
Facturas telefónicas.
Cuadros con el desglose de los datos de los recibos.
Oficio sobre el pago de servicios telefónicos
9. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Word.
Excel.
10. Definiciones.
No es necesario definir alguna palabra.
11. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento.
Sae: Sistema de aplicaciones empresariales.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Servicios Generales Página 3 de 7
Trámite para la cancelación de los servicios telefónicos
DAF-SA-SG-004 Versión 01
125
12. Descripción de actividades.
Actividad Responsables Descripción de actividades
0 Inicio
1 Encargado de servicios
generales
Ingresa al Sae, descarga e imprime la
factura de los celulares y teléfonos, y los
cuadros con el desglose de los datos de los
recibos.
2 Encargado de servicios
generales
Confecciona e imprime un oficio y verifica
por cada uno de los números telefónicos el
monto a registrar.
3 Encargado de servicios
generales
Suma para comprobar el monto a pagar de
los teléfonos y el monto de los celulares y
compara la sumatoria, con el monto total de
la factura de los celulares y teléfonos.
4 Encargado de servicios
generales
¿Es correcto?
No: Pase a la actividad 5.
Si: Pase a la actividad 6.
5 Encargado de servicios
generales
Revisa los montos colocados en el cuadro
con respecto a la factura de teléfonos y
celulares.
6 Encargado de servicios
generales
Envía el oficio, junto con los recibos al
Coordinador de Servicios Administrativos.
7 Coordinador de servicios
administrativos
Recibe y revisa el oficio.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Servicios Generales Página 4 de 7
Trámite para la cancelación de los servicios telefónicos
DAF-SA-SG-004 Versión 01
126
8 Coordinador de servicios
administrativos
¿Es correcto?
No: Pase a la actividad 9.
Si: Pase a la actividad 11.
9 Coordinador de servicios
administrativos
Comunica sobre el error y devuelve el oficio
para su corrección.
10 Encargado de servicios
generales
Recibe, corrige y envía el oficio.
11 Coordinador de servicios
administrativos
Firma y devuelve el oficio.
12 Encargado de servicios
generales
Recibe y saca tres copias al oficio, junto con
los recibos.
13 Encargado de servicios
generales
Remite a Tesorería y a Administración de
salarios el oficio, junto con los recibos.
14 Encargado de servicios
generales
Almacena la copia en el archivador de
servicios generales.
15 Fin
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Servicios Generales Página 5 de 7
Trámite para la cancelación de los servicios telefónicos
DAF-SA-SG-004 Versión 01
127
13. Diagrama de flujo.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Servicios Generales Página 6 de 7
Trámite para la cancelación de los servicios telefónicos
DAF-SA-SG-004 Versión 01
128
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Servicios Generales Página 7 de 7
Trámite para la cancelación de los servicios telefónicos
DAF-SA-SG-004 Versión 01
129
Proceso de Asistencia Administrativa.
130
DAF-SA-A-001 - Gestión de pago a proveedores.
131
1. Objetivo.
Gestionar los pagos a proveedores que se generen dentro de la Unidad de Servicios
Administrativos.
2. Alcance.
El procedimiento comprende las actividades que van desde que la asistente
administrativa recibe y revisa la documentación para el trámite de pago hasta que
comunica a los proveedores sobre el mismo.
3. Responsables.
Asistente administrativa
Funcionario de servicios administrativos.
Coordinador de financiero contable.
Tesorero.
4. Frecuencia.
El procedimiento se realiza una vez por semana.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Asistencia Administrativa Página 1 de 8
Gestión de pago a proveedores DAF-SA-A-001
Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
132
5. Riesgos
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en
el cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la
debilidad en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los
funcionarios involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente
que puede causar decisiones equivocadas.
6. Base Jurídica.
Nacional.
Normativa de caja única.
Propia.
Manual de Contratación Administrativa y Administración de contratos del
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.
Disposiciones internas de la unidad de Financiero Contable.
7. Políticas o normativas de operación.
Los funcionarios cuando trasladan la documentación para que se gestionen los
pagos, deben enviar una nota con el recibido a satisfacción e indicando las
órdenes de compra que deseen programar.
Si los funcionarios de la Unidad de Servicios Administrativos desean cancelar
totalmente la deuda, deben enviar la factura y la orden de compra original, de
lo contrario deben trasladar la factura original y copia de orden de compra. .
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Asistencia Administrativa Página 2 de 8
Gestión de pago a proveedores DAF-SA-A-001
Versión 01
133
La asistente administrativa debe realizar la programación verificando los plazos
de pago y las fechas de las facturas.
La asistente administrativa debe tramitar los pagos contra el recibo a
satisfacción del bien o servicio, previa entrega de la factura correspondiente.
Si se va a gestionar el pago y no se cuenta con la factura, la asistente
administrativa debe reprogramar la cancelación para el mes siguiente
La asistente administrativa debe verificar si el proveedor está al día con las
obligaciones obrero-patronales, en el sistema de la CCSS (patrono al día); de
no estarlo se le comunica que no se realizara el pago, y se le solicita informar
cuando ya no este moroso para reprogramar la cancelación de la factura.
Cuando la asistente administrativa traslada los pagos, debe enviar un oficio
adjuntando los siguientes documentos de respaldo: Órdenes de compra,
proformas, facturas, consulta de patrono al día con la CCSS, y cuenta cliente
emitida por el banco.
8. Documentos o impresos.
Modelo de programación de pagos. Anexo 13
Órdenes de compra. Anexo 1
Proformas.
Facturas.
Consulta de patrono al día de la CCSS.
Oficio de trámite.
Cuenta cliente emitida por el banco.
Otros.
.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Asistencia Administrativa Página 3 de 8
Gestión de pago a proveedores DAF-SA-A-001
Versión 01
134
9. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Word.
Excel.
10. Definiciones.
No es necesario definir alguna palabra
11. Abreviaturas.
Rec. Inv.: Recuperación de Inversión.
INDER: Instituto de Desarrollo Rural.
CCSS: Caja Costarricense de Seguro Social.
PARD: Pequeñas Áreas de Riego y Drenaje.
VºBº: Visto Bueno.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Asistencia Administrativa Página 4 de 8
Gestión de pago a proveedores DAF-SA-A-001
Versión 01
135
12. Descripción de actividades.
Actividad Responsable Descripción de actividades
0 Inicio
1 Asistente administrativa Recibe y revisa los documentos para el
trámite de pago.
2 Asistente administrativa ¿Son correctos?
No: Pase a la actividad 3.
Si: Pase a la actividad 5.
3 Asistente administrativa Solicita corregir la documentación.
4 Funcionario de servicios
administrativos
Recibe, corrige y remite los documentos.
5 Asistente administrativa Completa y envía el modelo de
programación de pagos.
6 Funcionario de servicios
administrativos
Recibe y revisa la programación.
7 Funcionario de servicios
administrativos
¿Es correcta?
No: Pase a la actividad 8.
Si: Pase a la actividad 10.
8 Funcionario de servicios
administrativos
Comunica que se realicen modificaciones a
la programación.
9 Asistente Administrativa Realiza modificaciones a la programación.
10 Funcionario de servicios
administrativos
Comunica Vº Bº de la programación.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Asistencia Administrativa Página 5 de 8
Gestión de pago a proveedores DAF-SA-A-001
Versión 01
136
11 Asistente Administrativa Envía por correo electrónico la
programación definitiva a Financiero
Contable, Tesorería, funcionarios de
servicios administrativos y coordinador de
servicios administrativos.
12 Asistente administrativa Revisa los pagos que se deben cancelar y
reúne la documentación.
13 Asistente administrativa Elabora un oficio, saca copia y archiva los
documentos de respaldo.
14 Asistente administrativa Escribe en el cuaderno de control de
entrega de documentos la información de
los recibos y el número de oficio, y envía al
coordinador de financiero contable los
documentos de respaldo.
15 Coordinador de
financiero contable
Recibe los documentos de respaldo, firma y
devuelve el cuaderno de control de entrega
de documentos.
16 Asistente administrativa Recibe el cuaderno de control de entrega de
documentos.
17 Tesorero Envía a la asistente administrativa los
comprobantes de pago.
18 Asistente administrativa Recibe, imprime y archiva los comprobantes
de pago, e informa al proveedor sobre la
cancelación de la factura.
19 Fin
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Asistencia Administrativa Página 6 de 8
Gestión de pago a proveedores DAF-SA-A-001
Versión 01
137
13. Diagrama de flujo.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
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Proceso de Asistencia Administrativa Página 7 de 8
Gestión de pago a proveedores DAF-SA-A-001
Versión 01
138
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Asistencia Administrativa Página 8 de 8
Gestión de pago a proveedores DAF-SA-A-001
Versión 01
139
Proceso de Administración de Activos.
140
DAF-SA-AA-001 - Inventario general de activos fijos.
141
1. Objetivo.
Realizar el inventario de todos los activos que son propiedad del SENARA.
2. Alcance.
El procedimiento inicia cuando el encargado de control de activos fijos programa la
toma física del inventario hasta que realiza y entrega el informe final de inventario.
3. Responsables.
Encargado de control de activos fijos
Coordinador de servicios administrativos
Director administrado financiero
4. Frecuencia.
El procedimiento se realiza una vez al año.
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Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 1 de 7
Inventario general de activos fijos DAF-SA-AA-001
Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
142
5. Riesgos
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en
el cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la
debilidad en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los
funcionarios involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente
que puede causar decisiones equivocadas.
6. Base Jurídica.
Propia.
Reglamentación para la administración y control de activos fijos para el Servicio
Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.
7. Políticas o normativas de operación.
El inventario debe realizarse al menos una vez al año ya sea total o selectivo
para tener un mayor control de los activos.
Los activos que están en préstamo en otras instituciones deben tomarse en
cuenta para la realización del inventario.
8. Documentos o impresos.
Tablas para la toma física.
Informe de resultados.
Informe de inventario.
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Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 2 de 7
Inventario general de activos fijos DAF-SA-AA-001
Versión 01
143
9. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Sistema Integrado Administrativo.
Word.
Excel.
10. Definiciones.
Proceso de inventario: Conteo de activos ubicados en las oficinas de
SENARA y en uso por los funcionarios.
Activo fijo: Bien que se adquiere para ser utilizado en las operaciones de la
institución, en la realización de sus objetivos, los cuales no están destinados
para su venta.
11. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento.
SIA: Sistema Integrado Administrativo.
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Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 3 de 7
Inventario general de activos fijos DAF-SA-AA-001
Versión 01
144
12. Descripción de actividades.
Actividad Responsable Descripción de actividades
0 Inicio
1 Encargado de control de
activos fijos
Programa la toma física del inventario de los
activos, e informa a todas las direcciones,
unidades e instituciones que tiene activos
del SENARA las fechas del levantamiento
del inventario.
2 Encargado de control de
activos fijos
Extrae del SIA la información de los activos,
e imprime las tablas para la toma física.
3 Encargado de control de
activos fijos
Realiza la toma física del inventario en las
oficinas centrales, regionales, y en las
instituciones que existan activos prestados.
4 Encargado de control de
activos fijos
Registra el conteo físico del inventario en
Excel o en el SIA.
5 Encargado de control de
activos fijos
Analiza los datos, confecciona y remite el
informe de resultados al coordinador de
servicios administrativos para su revisión.
6 Coordinador de servicios
administrativos
Recibe y revisa el informe de resultados.
7 Coordinador de servicios
administrativos
¿Es correcto?
No: Pase a la actividad 8.
Si: Pase a la actividad 10.
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Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 4 de 7
Inventario general de activos fijos DAF-SA-AA-001
Versión 01
145
8 Coordinador de servicios
administrativos
Solicita al encargado de control de activos
fijos modificar el informe.
9 Encargado de control de
activos fijos
Recibe, modifica y envía el informe al
coordinador de servicios administrativos
10 Coordinador de servicios
administrativos
Devuelve el informe con el visto bueno.
11 Encargado de control de
activos fijos
Recibe y remite el informe de resultados al
director administrativo financiero para su
aprobación.
12 Director administrativo
financiero
Recibe, revisa y aprueba el informe de
resultados.
13 Encargado de control de
activos fijos
Realiza los ajustes en el sistema y envía el
informe a Contabilidad para que realice las
conciliaciones.
14 Encargado de control de
activos fijos
¿Hay diferencias?
Si: Pase a la actividad 15.
No: Pase a la actividad 16.
15 Encargado de control de
activos fijos
Recibe las observaciones de Contabilidad y
ajusta el informe.
16 Encargado de control de
activos fijos
Elabora y entrega el informe final del
inventario.
17 Fin
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Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 5 de 7
Inventario general de activos fijos DAF-SA-AA-001
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146
13. Diagrama de flujo.
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Inventario general de activos fijos DAF-SA-AA-001
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147
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Avenamiento
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Inventario general de activos fijos DAF-SA-AA-001
Versión 01
148
DAF-SA-AA-002 - Recepción y registro de activos fijos donados al SENARA.
149
1. Objetivo.
Recibir y registrar los activos donados para el SENARA.
2. Alcance.
El procedimiento comprende las actividades que van desde que el donador envía una
solicitud para donar un activo, hasta que el encargado de control de activos fijos
entrega el bien.
3. Responsables.
Coordinador de servicios administrativos.
Encargado de control de activos fijos.
Gerente.
Donador.
4. Frecuencia.
El procedimiento se realiza cada vez que se presente una solicitud de donación de
activos para el SENARA.
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Recepción y registro de activos fijos donados al SENARA
DAF-SA-AA-002 Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
150
5. Riesgos
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en
el cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la
debilidad en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los
funcionarios involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente
que puede causar decisiones equivocadas.
6. Base Jurídica.
Propia.
Reglamentación para la administración y control de activos fijos para el Servicio
Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.
7. Políticas o normativas de operación.
El encargado de control de activos fijos debe comunicar a la Gerencia sobre el
activo que se quiere recibir en donación.
El encargado de control de activos fijos debe registrar en el sistema o en el
auxiliar de Excel los datos del activo fijo, y además debe plaquear el mismo.
8. Documentos o impresos.
Boleta de recepción de activos.
Boleta de asignación de activos.
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Proceso de Administración de Activos Página 2 de 7
Recepción y registro de activos fijos donados al SENARA
DAF-SA-AA-002 Versión 01
151
9. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Sistema Integrado Administrativo.
Word.
10. Definiciones.
Activo fijo: Bien que se adquiere para ser utilizado en las operaciones de la institución,
en la realización de sus objetivos, los cuales no están destinados para su venta.
11. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.
SIA: Sistema Integrado Administrativo.
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Proceso de Administración de Activos Página 3 de 7
Recepción y registro de activos fijos donados al SENARA
DAF-SA-AA-002 Versión 01
152
12. Descripción de actividades.
Actividad Responsable Descripción de actividades
0 Inicio
1 Donador Envía una solicitud para donar un activo.
2 Coordinador de servicios
administrativos
Recibe una solicitud de donación de activo
para el SENARA y la remite al encargado
de control de activos fijos.
3 Encargado de control de
activos fijos
Comunica al gerente sobre la solicitud de
donación para su aprobación.
4 Gerente Revisa la solicitud.
5 Gerente ¿Aprueba la donación?
No: Pase a la actividad 6.
Si: Pase a la actividad 8.
6 Gerente Comunica al encargado de control de
activos fijos el rechazo de la solicitud.
7 Encargado de control de
activos fijos
Comunica al donante el rechazo de la
solicitud de la donación del activo.
8 Gerente Comunica al encargado de control de
activos fijos la aceptación de la solicitud.
9 Encargado de control de
activos fijos
Comunica al donante la aprobación y
solicita enviar el activo junto con la factura.
10 Donador Entrega el activo con la factura.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 4 de 7
Recepción y registro de activos fijos donados al SENARA
DAF-SA-AA-002 Versión 01
153
11 Encargado de control de
activos fijos
Recibe y revisa la factura y el activo.
12 Encargado de control de
activos fijos
¿Son correctos?
No: Pase a la actividad 13.
Si: Pase a la actividad 14.
13 Encargado de control de
activos fijos
Solicita al donante corregir el error.
14 Encargado de control de
activos fijos
Recibe el activo con la boleta de recepción
de activos.
15 Encargado de control de
activos fijos
Asigna el activo a una unidad del SENARA,
da un número de placa al activo, lo registra
en el sistema o en el auxiliar de Excel, y le
coloca una placa de metal o de calcomanía.
16 Encargado de control de
activos fijos
Comunica a Contabilidad sobre la recepción
del activo donado.
17 Encargado de control de
activos fijos
Imprime la boleta de asignación de activos,
y la entrega junto con el bien a una unidad
del SENARA.
18 Fin
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 5 de 7
Recepción y registro de activos fijos donados al SENARA
DAF-SA-AA-002 Versión 01
154
13. Diagrama de flujo.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 6 de 7
Recepción y registro de activos fijos donados al SENARA
DAF-SA-AA-002 Versión 01
155
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 7 de 7
Recepción y registro de activos fijos donados al SENARA
DAF-SA-AA-002 Versión 01
156
DAF-SA-AA-003 - Donación de activos fijos a instituciones.
157
1. Objetivo.
Gestionar el trámite de donación de activos fijos que se encuentran en desuso u
obsoletos.
2. Alcance.
El procedimiento comprende las actividades que van desde que el solicitante envía una
solicitud de donación, hasta que el encargado de control de activos fijos informa a
Contabilidad sobre la salida del bien.
3. Responsables.
Solicitante.
Coordinador de Servicios Administrativos.
Encargado de control de activos fijos.
Gerente.
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Avenamiento
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Proceso de Administración de Activos Página 1 de 7
Donación de activos fijos a instituciones
DAF-SA-AA-003 Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
158
4. Riesgos
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en el
cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la debilidad
en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los funcionarios
involucrados.
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente que
puede causar decisiones equivocadas.
5. Frecuencia.
El procedimiento se realiza cada vez que se presenta una petición para donar un activo
a otra institución
6. Base Jurídica.
Nacional
Ley de la Administración Financiera y Presupuestos Públicos (Ley No. 8131).
Propia.
Reglamentación para la administración y control de activos fijos para el Servicio
Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 2 de 7
Donación de activos fijos a instituciones
DAF-SA-AA-003 Versión 01
159
7. Políticas o normativas de operación.
Se deben donar los activos fijos que no sean utilizados por los funcionarios del
SENARA.
El avalúo del activo fijo puede ser realizada por la unidad técnica
correspondiente o si se considera necesario por un perito.
El encargado de control de activos fijos debe retirar y destruir la placa del
activo fijo, antes de la entrega del bien.
Todos los funcionarios que participen en la entrega del activo deben firmar el
acta.
8. Documentos o impresos.
Acta de entrega de activos.
9. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Sistema Integrado Administrativo.
Word.
10. Definiciones.
Donación: Es la transmisión de activos fijos sin compromiso de
contraprestación por las partes.
Activo fijo: Bien que se adquiere para ser utilizado en las operaciones de la
institución, en la realización de sus objetivos, los cuales no están destinados
para su venta.
11. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.
SIA: Sistema Integrado Administrativo.
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Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 3 de 7
Donación de activos fijos a instituciones
DAF-SA-AA-003 Versión 01
160
12. Descripción de actividades.
Actividad Responsable Descripción de actividades
0 Inicio
1 Solicitante Envía una solicitud de donación al
coordinador de Servicios Administrativos.
2 Coordinador de Servicios
Administrativos
Recibe una solicitud de donación de activo y
la remite al encargado de control de activos
fijos, para que realice los trámites
correspondientes.
3 Encargado de control de
activos fijos
Verifica que el activo solicitado no está
siendo utilizado por algún funcionario.
4 Encargado de control de
activos fijos
¿Está en uso?
Si: Pase al paso 5.
No: Pase al paso 6.
5 Encargado de control de
activos fijos
Comunica a la institución solicitante las
razones por las que el trámite no procede.
6 Encargado de control de
activos fijos
Confecciona, imprime y envía un oficio para
el gerente informando sobre la solicitud de
donación.
7 Gerente Recibe y revisa el oficio sobre la solicitud de
donación.
8 Gerente ¿Aprueba la donación?
No: Regresa al paso 9.
Si: Pase al paso 10.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 4 de 7
Donación de activos fijos a instituciones
DAF-SA-AA-003 Versión 01
161
9 Gerente Comunica al encargado de control de
activos fijos el rechazo de la solicitud.
10 Gerente Comunica al encargado de control de
activos fijos la aprobación de la solicitud
11 Encargado de control de
activos fijos
Recibe la aprobación por parte de la
gerencia para la donación del activo.
12 Encargado de control de
activos fijos
Realiza una lista sobre los activos a donar y
solicita a la unidad técnica o a un perito el
avalúo de los activos.
13 Encargado de control de
activos fijos
Elabora un acta de entrega de la donación
del activo.
14 Encargado de control de
activos fijos
Retira y destruye la placa asignada al
activo, y entrega el activo.
15 Encargado de control de
activos fijos
Retira datos del activo donado del sistema,
e informa a Contabilidad sobre la salida del
bien.
16 Fin
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 5 de 7
Donación de activos fijos a instituciones
DAF-SA-AA-003 Versión 01
162
13. Diagrama de flujo.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 6 de 7
Donación de activos fijos a instituciones
DAF-SA-AA-003 Versión 01
163
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 7 de 7
Donación de activos fijos a instituciones
DAF-SA-AA-003 Versión 01
164
DAF-SA-AA-004 - Desecho de activos fijos.
165
1. Objetivo.
Gestionar la eliminación de los activos que se encuentran en mal estado.
2. Alcance.
El procedimiento comprende las actividades que van desde que los usuarios trasladan
el bien junto con la boleta de traslado de activos, hasta que el encargado de control de
activos fijos extrae del sistema la información del activo fijo.
3. Responsables.
Los usuarios son responsables de trasladar los bienes en desecho.
El encargado de control de activos fijos es responsable de tramitar el desecho
de los bienes.
4. Riesgos
Riesgo de información y comunicación de tipo operativo por la debilidad en
el cumplimiento de los procedimientos vigentes y de tipo estratégico por la
debilidad en el flujo de información.
Riesgo de cumplimiento que expone a sanciones administrativas a los
funcionarios involucrados.
.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 1 de 5
Desecho de activos fijos DAF-SA-AA-004
Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
166
Riesgo de información: por información incompleta, incorrecta e insuficiente
que puede causar decisiones equivocadas
5. Frecuencia.
El procedimiento se debe realizar cada vez que se desecha un activo fijo por su mal
estado
6. Base Jurídica.
Propia.
Reglamentación para la administración y control de activos fijos para el Servicio
Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.
7. Políticas o normativas de operación.
Se deben realizar todas las gestiones para el desecho apropiado del activo.
Debe existir un criterio técnico para verificar que el activo no funciona.
El encargado de control de activos fijos debe retirar la placa del activo.
El acta de desecho de activos debe ser firmada por los presentes al momento
de la entrega a la empresa que dará el tratamiento adecuado al activo.
El encargado de control de activos fijos junto con el contador y el coordinador
de servicios administrativos deben verificar la entrega a la empresa que dará el
tratamiento adecuado al activo.
8. Documentos o impresos.
Boleta de traslado de activos.
Acta de desecho de activos.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 2 de 5
Desecho de activos fijos DAF-SA-AA-004
Versión 01
167
9. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Sistema Integrado Administrativo.
Excel.
10. Definiciones.
Activo fijo: Son los activos tangibles que posee la Institución para su uso en la
consecución de los objetivos.
Baja de activo: Se entenderá por baja de activo, aquellos retirados de servicio
y excluidos de los registros por encontrarse de acuerdo con un criterio técnico
con daños irreparables.
11. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento.
SIA: Sistema Integrado Administrativo.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 3 de 5
Desecho de activos fijos DAF-SA-AA-004
Versión 01
168
12. Descripción de actividades.
Actividad Responsable Descripción de actividades
0 Inicio
1 Usuarios Traslada el bien junto con la boleta de
traslado de activos.
2 Encargado de control de
activos fijos
Recibe el bien junto con la boleta de
traslado de activos.
3 Encargado de control de
activos fijos
Realiza una lista sobre los bienes en
desecho, y solicita a la unidad técnica el
avalúo de los activos fijos, para determinar
su estado.
4 Encargado de control de
activos fijos
Busca y contrata a una empresa que le dará
el tratamiento adecuado al activo.
5 Encargado de control de
activos fijos
Comunica a Contabilidad y a Auditoría la
fecha y hora del desecho del activo fijo.
6 Encargado de control de
activos fijos
Elabora un acta sobre el desecho del activo
fijo.
7 Encargado de control de
activos fijos
Retira y destruye la placa asignada al activo
fijo.
8 Encargado de control de
activos fijos
Da de baja el activo en el SIA y se remite
una copia del acta a Contabilidad para que
realice los ajustes.
9 Fin
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 4 de 5
Desecho de activos fijos DAF-SA-AA-004
Versión 01
169
13. Diagrama de flujo.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Proceso de Administración de Activos Página 5 de 5
Desecho de activos fijos DAF-SA-AA-004
Versión 01
170
Actualización.
171
DAF-SA-001 - Actualización del manual de procedimientos.
172
1. Objetivo.
Actualizar los procedimientos de la Unidad de Servicios Administrativos para realizar
las actividades de forma eficaz y eficiente.
2. Alcance.
El procedimiento comprende las actividades que van desde que el encargado de
actualizar el manual de procedimientos informa sobre la actualización, hasta que envía
el manual de procedimientos a los funcionarios de Servicios Administrativos.
3. Responsables.
El encargado de actualizar el manual de procedimientos es responsable de
solicitar la revisión de los procedimientos.
Los funcionarios de Servicios Administrativos son responsables revisar y
proponer mejoras a los procedimientos.
El coordinador de Servicios Administrativos es responsable revisar los cambios
propuestos por los funcionarios.
4. Frecuencia.
El procedimiento se realiza una vez al año.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Actualización del manual de procedimientos
DAF-SA-001
Página 1 de 7
Versión 01
Elaboró Revisó Autorizó
Estefanny Romero
Lic. Juan Carlos Mora Director de Planificación
Licda. Eugenia Elizondo
Directora Administrativa Financiera
Ing. Patricia Quirós Gerente General
173
5. Base Jurídica
No existe ninguna base jurídica.
6. Políticas o normativas de operación.
Los funcionarios de Servicios Administrativos deben participar en la
actualización del manual de procedimientos además de proponer cambios.
Cada año los funcionarios de Servicios Administrativos deben revisar el manual
de procedimientos.
Los funcionarios de Servicios Administrativos deben realizar los diagramas de
flujo de acuerdo a la simbología ANSI.
La transferencia de documentos entre los funcionarios para revisar, modificar y
aprobar el manual debe realizarse de manera digital.
7. Documentos o impresos.
Manual de procedimientos de la Unidad de Servicios Administrativos.
8. Sistemas de información o aplicaciones computacionales.
Visio.
Word.
9. Definiciones.
Manual de procedimientos: Documento que incluye información sobre los
procedimientos.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Actualización del manual de procedimientos
DAF-SA-001
Página 2 de 7
Versión 01
174
10. Abreviaturas.
SENARA: Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento.
ANSI: American National Standard Institute.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Actualización del manual de procedimientos
DAF-SA-001
Página 3 de 7
Versión 01
175
11. Descripción de actividades.
Actividad Responsable Descripción de actividades
0 Inicio
1 Encargado de actualizar
el manual de
procedimientos
Informa al coordinador de servicios
administrativos sobre la actualización, y
solicita a los funcionarios de la unidad
revisar los procedimientos que realizan.
2 Funcionarios de servicios
administrativos
Elaboran y envían propuesta de cambios de
los procedimientos.
3 Encargado de actualizar
el manual de
procedimientos
Recibe las propuestas de cambios y las
envía al coordinador de servicios
administrativos para su revisión.
4 Coordinador de servicios
administrativos
Recibe y revisa las propuestas de cambio.
5 Coordinador de servicios
administrativos
Devuelve el documento de las propuestas
de cambios con observaciones o
modificaciones.
6 Encargado de actualizar
el manual de
procedimiento
Recibe las observaciones a las propuestas,
realiza los cambios al manual de
procedimientos, y envía el documento.
7 Coordinador de servicios
administrativos
Recibe el manual de procedimientos y le da
visto bueno.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Actualización del manual de procedimientos
DAF-SA-001
Página 4 de 7
Versión 01
176
8 Encargado de actualizar
el manual de
procedimiento
Envía el manual al director administrativo
financiero y al director de planificación para
su revisión, y a gerencia para su
aprobación.
9 Encargado de actualizar
el manual de
procedimiento
Recibe el manual aprobado, comunica a los
funcionarios de servicios administrativos
sobre las modificaciones realizadas y les
envía manual de procedimientos.
10 Fin
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Actualización del manual de procedimientos
DAF-SA-001
Página 5 de 7
Versión 01
177
12. Diagrama de flujo.
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Actualización del manual de procedimientos
DAF-SA-001
Página 6 de 7
Versión 01
178
Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y
Avenamiento
Unidad de Servicios Administrativos Fecha Abril,2016
Actualización del manual de procedimientos
DAF-SA-001
Página 7 de 7
Versión 01
179
SECCIÓN III: APÉNDICES Y ANEXOS.
180
APÉNDICES.
Apéndice # 1. Orden de Compra.
181
Apéndice # 2. Boleta de solicitud de materiales.
182
Apéndice # 3. Boleta de salida de materiales.
183
Apéndice # 4. Boleta de entrada de materiales.
184
Apéndice # 5. Boleta de solicitud de bienes y servicios.
185
Apéndice # 6. Boleta de salida de activos.
186
Apéndice # 7. Verificación de requisitos.
187
Apéndice # 8. Boleta de reporte de averías de las instalaciones.
188
Apéndice # 9. Vale de caja chica.
189
Apéndice # 10. Control de servicios públicos.
190
Apéndice # 11. Boleta de traslado de activos.
191
Apéndice # 12. Programación de pagos.
192
ANEXOS.
Anexo # 1. Orden de Compra.
193
Anexo # 2. Boleta de solicitud de inventario.
194
Anexo # 3. Boleta de salida de inventario.
195
Anexo # 4. Boleta de entrada de inventario.
196
Anexo # 5. Boleta de bienes y servicios.
197
Anexo # 6. Boleta de salida de activos.
198
Anexo # 7. Verificación de requisitos.
VERIFICACIÓN DE PRERREQUISITOS DE APERTURA DE CONTRATACIONES DIRECTAS Y LICITACIONES
N° PROCEDIMIENTO: 2015CD-000111-OC “CONTRATACIÓN DE LA RENOVACIÓN DEL CIELO RASO, INSTALACIÓN ELÉCTRICA Y
PINTURA DE LA OFICINA DE LA RHC.”
Prerrequisitos de contratación Cumple No cumple
Observaciones
199
A. Oficio de apertura de contratación, emitido por el funcionario con poder para ello, en el que se justifica el inicio de la contratación. Se debe adjuntar el estudio previo que determinó el inicio del procedimiento, basado en el interés institucional, indicando además que la misma se encuentra dentro de los planes anuales de ejecución.
X RHC-054-2015
B. Constancia de que el SENARA cuenta con el recurso humano técnico, e infraestructura administrativa y materiales para verificar el fiel cumplimiento del objeta de la contratación cuantitativa como cualitativa.
X RHC-054-2015
C. Objeto de la contratación claramente definido. X RHC-054-2015
D. En el oficio de apertura, indica el nombre y justificación en la asignación del responsable técnico de la contratación y administración posterior de la misma
X RHC-054-2015
E. Indica el monto de la estimación económica del objeto de la contratación que desea promover.
X RHC-054-2015
F. Presenta conforme lo establecido la certificación de contenido presupuestario, emitida por el Encargado del Proceso de Presupuesto que corresponda, o en su efecto, la nota de compromiso emitida por la Gerencia General, de gestionar los recursos correspondientes en el presupuesto del periodo presupuestario siguiente. En ambos casos se debe adjuntar, el análisis técnico que presentó la Unidad promovente, en donde especifica cantidades y costos unitarios y totales definidos según sondeo de mercado u otro tipo de referencia razonable, indicando la descripción de los procedimientos y resultados que justifican la estimación económica de la contratación
X FIN-PRES-151-2015
VERIFICACIÓN DE PRERREQUISITOS DE APERTURA DE CONTRATACIONES DIRECTAS Y LICITACIONES
N° PROCEDIMIENTO: 2015CD-000111-OC “CONTRATACIÓN DE LA RENOVACIÓN DEL CIELO RASO, INSTALACIÓN ELÉCTRICA Y
PINTURA DE LA OFICINA DE LA RHC.”
Prerrequisitos de contratación Cumple No cumple
Observaciones
200
G. Para las contrataciones donde se incluya la adquisición de Activos, adjunta el análisis técnico que justifique su asignación y distribución de los nuevos Activos.
X
H. Adjunta la propuesta del cartel o los términos de referencia
X RHC-054-2015
I. Se establecen multas o clausulas penales en aspectos tales como, monto, plazo, riesgo, repercusiones de un eventual incumplimiento para el servicio que se brinde o para el interés público y la posibilidad de incumplimientos parciales o por líneas, todo lo anterior con arreglo a criterios de proporcionalidad y razonabilidad. En caso de no solicitarse debe constar en el expediente
la debida justificación del porque no se solicita
J. Adjunta constancia de que se cuenta con todos los permisos requeridos o bien justificar que no son necesarios. La constancia debe acompañarse de copia de (permisos de paso por los sitios de construcción, propietarios, municipalidad, MOPT, permisos ambientales (SETENA) y forestales (tala de árboles si fuera necesario), y cualquier otro que se considere necesario para el cumplimiento del objeto contractual.
X RHC-054-2015
K. Adjunta copia de la concesión de agua para los proyectos de riego y los de permiso de descarga en los proyectos de drenaje o control de inundaciones, cuando así se requiere por el tipo de obra a realizar.
X
L. En contrataciones para proyectos de riego y drenaje, donde SENARA recuperará total o parcialmente la inversión, adjunta constancia emitida por el proceso Financiero Contable, de que todos los documentos de garantía de la deuda (pagarés) están firmados y en custodia.
X
M. Para proyectos de riego y drenaje, adjunta copia del X
VERIFICACIÓN DE PRERREQUISITOS DE APERTURA DE CONTRATACIONES DIRECTAS Y LICITACIONES
N° PROCEDIMIENTO: 2015CD-000111-OC “CONTRATACIÓN DE LA RENOVACIÓN DEL CIELO RASO, INSTALACIÓN ELÉCTRICA Y
PINTURA DE LA OFICINA DE LA RHC.”
Prerrequisitos de contratación Cumple No cumple
Observaciones
201
convenio firmado entre el SENARA y los agricultores para ejecución de las obras.
N. Para los proyectos de obra de infraestructura, se deben aportar copia de la resolución de la Gerencia del SENARA aprobando la inversión y ejecución del proyecto.
X
O. Adjunta cronograma de trabajo que contenga el procedimiento de contratación y el plazo de ejecución.
X
P. Cualquier otra información que se considere de interés para el procedimiento de contratación.
X
Preparado por:
Fecha:
202
Anexo # 8. Solicitud de publicaciones.
203
Anexo # 9. Boleta de solicitud de trabajo.
204
205
Anexo # 10. Solicitud de adelanto de caja chica.
206
Anexo # 11. Control mensual de deducciones presupuestarias de servicios públicos.
207
Anexo # 12. Boleta de traslado de activos.
208
Anexo # 13. Modelo de programación de pagos.