Manual de Procedimientos Universidad de la Sierra Rectoría€¦ · Conformidad, Acciones...

Manual de Procedimientos

Universidad de la Sierra

Rectoría

Febrero de 2008.

GOBIERNO DEL

ESTADO DE SONORA

UNIVERSIDAD DE LA

SIERRA

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN Y

CULTURA

Formuló Presentó Aprobó

Mtro. Arsenio Hibraim Vega Villa Secretario Técnico

Prof. Lic. Jesús Torres Gallegos Rector

C.P. Gilberto Inda Durán Secretario de la Contraloría General

Aprobado de acuerdo a lo establecido en el Artículo 26,

apartado B fracción XI de la Ley Órganica del Poder Ejecutivo del

Estado de Sonora.

Manual de Procedimientos


Índice

Introducción 4

I.- Objetivos del Manual 5

II.- Red de Procesos 5

III.- Lista Maestra de procesos y procedimientos 10

IV

Presentación de los Procedimientos 15

A. Rectoría 15

A.1. Sistema de Gestión de la Calidad

1. Control de Documentos 16

2. Control de Registros de Calidad 29

3. Auditorías Internas 40

4. Acciones Correctivas 50

5. Acciones Preventivas 57

6. Servicio No Conforme 63

A.2. Departamento de Telemática 70

1. Administración y Mantenimiento de la Infraestructura de Telecomunicaciones

71

2. Mantenimiento Correctivo al Equipo de Cómputo 78

3. Mantenimiento Preventivo al Equipo de Cómputo 84

4. Actualización y Mantenimiento de la Página WEB 91

Bibliografía

97


4

INTRODUCCIÓN

El propósito institucional de dar respuesta oportuna a las necesidades de sus usuarios, implica identificar, seleccionar, documentar y mejorar de manera continua los procedimientos inherentes al cumplimiento de su Misión. También implica registrar, analizar y simplificar los diferentes tramos de trabajo de cada procedimiento, generando acciones que favorezcan prácticas más eficientes y eficaces que eliminen el desperdicio de tiempo, esfuerzo y materiales, y conduzcan a la implantación y sostenimiento de una cultura de calidad y servicio.

La Universidad de la Sierra (UNISIERRA), en congruencia con lo dispuesto en el Plan Estatal de Desarrollo (PED) y el Programa Estatal de Educación (PEE) 2004-2009, incorporó en su Programa de Desarrollo Institucional (PDI) 2004-2009, el compromiso de alcanzar estándares de calidad en sus servicios, enfocando su operación en la satisfacción del educando, así como de las dependencias y entidades públicas, que en el cumplimiento de sus funciones, requieren de la Institución información respecto de su desempeño y de la aplicación y uso de sus recursos financieros y materiales.

En este cometido, la UNISIERRA elaboró este Manual, en el que se

identifican y documentan los procedimientos estratégicos de la gestión institucional que hacen posible la realización del objeto de su creación: brindar servicios educativos de calidad. En éste se analiza la operación de la Institución, se detalla cada procedimiento y su articulación; y se definen a los responsables de su realización.

El principal referente metodológico utilizado en la integración del documento, fue la Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos, desarrollada ex profeso por la Dirección General de Desarrollo Administrativo de la Secretaría de la Contraloría General (SCG) en el mes de abril de 2005.

La identificación y selección de los procedimientos fue responsabilidad de un Comité de Calidad (CC), instalado por Rectoría y conformado por personal directivo, académicos y administrativos. La documentación la realizaron por los titulares de las unidades administrativas y los responsables operativos de su realización; la codificación de procedimientos y formatos fue responsabilidad del Coordinador del mencionado CC; y la integración del Manual, por los titulares del citado Comité de Calidad y de la Unidad de Planeación Institucional.

Integran este documento, los siguientes capítulos: en el Primero se describen los Objetivos del Manual; en el Segundo, se define la Red de Procesos y procedimientos; el Tercero contiene la Lista Maestra de Documentos; y en el Cuarto, se realiza la Presentación e Integración de los Procedimientos, siempre con apego a las recomendaciones de la SCG.

En cada procedimiento se describen los elementos requeridos por la Guía, a saber: objetivos, aplicación, alcance, definiciones, referencias, políticas, productos, clientes, indicadores, formatos e instructivos, anexos, responsabilidades, la descripción de la operación del procedimiento, así como el diagrama de flujo.


5

Obviamente, el Manual es una herramienta dinámica, sujeto a los cambios

que se pudieran realizar, como consecuencia de la mejora continúa o por las modificaciones en las responsabilidades o en la estructura orgánica de la Institución, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad de la misma.

Por último, es preciso mencionar que, de acuerdo con la normatividad en la materia, este Manual, entrará en vigencia una vez que sea validado por la SCG y

autorizado por el H. Consejo Directivo.

I. OBJETIVOS DEL MANUAL

GENERAL

Promover el desarrollo administrativo y la mejora continua de los procesos y procedimientos de gestión institucional.

PARTICULARES

Compendiar y sistematizar las operaciones que, de acuerdo con el marco normativo, son responsabilidad de cada una de las Unidades Administrativas.

Uniformar y controlar el cumplimiento de rutinas de trabajo.

Coadyuvar en la inducción al puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal de nuevo ingreso, a efecto de asegurar que tanto el personal directivo como operativo, conozcan adecuadamente todos y cada uno de los tramos de las tareas bajo su responsabilidad.

Disminuir costos de operación e incrementar la eficiencia y eficacia.

Identificar requerimientos para la realización del servicio, y designar responsables de su ejecución.

Promover la coordinación y evitar duplicidades en el desarrollo de las tareas.

Promover la mejora continúa, la simplificación de los procedimientos, y la delegación de autoridad.

Facilitar las actividades de instrumentación, seguimiento y evaluación de las actividades delegadas a los responsables de los procesos.

II. RED DE PROCESOS

Marco de actuación institucional

La Universidad de la Sierra es un ente público descentralizado, creado por el Ejecutivo Estatal para ofrecer servicios de educación superior a los jóvenes egresados del nivel bachillerato. Inscribe su actuación en el Eje 3 del Plan Estatal de Desarrollo (PED), Igualdad de oportunidades, corresponsabilidad y cohesión social; específicamente en el Objetivo 3, Acceso equitativo a educación de calidad, en donde una de sus estrategias es consolidar un sistema educativo de Calidad Sonora, reconocido en el ámbito nacional e internacional, con criterios de acreditación y evaluación permanentes, a efectos de lograr formar sonorenses de carácter emprendedor, competitivo y humanista.


6

En congruencia, el Eje 1 del Programa Estatal de Educación (PEE) declara el compromiso del Ejecutivo Estatal por alcanzar estándares de calidad y el mejoramiento continuo del sistema educativo. En este propósito, exige de las instituciones educativas del estado la certificación nacional e internacional de los programas académicos. Por su parte, el Eje 3 plantea objetivos y metas encaminadas a consolidar la administración escolar del sistema educativo, a través de reorganizar la estructura técnico-administrativo-escolar para hacer más eficientes los procesos de gestión.

En el marco de estos ordenamientos, la UNISIERRA revisó y actualizó el Programa de Desarrollo Institucional (PDI) 2004-2009, a efecto de alinearlo estratégicamente con los documentos rectores. En el ámbito de la gestión, su principal reto es establecer procesos administrativos convenientemente adecuados a las exigencias de desarrollo y funcionamiento de los programas educativos. En esta perspectiva, se trazaron objetivos específicos para Mejorar la administración institucional, mediante el diseño e implantación de políticas de calidad, y para Mantener actualizado el marco normativo y los instrumentos de apoyo administrativo.

En el PDI se enuncian también los proyectos estratégicos que coadyuvarán al logro de estos objetivos, a saber: implantación y explotación de un sistema integral de información administrativa, a fin de modernizar, automatizar y simplificar trámites y procedimientos; y la certificación de los procesos estratégicos.

Por otra parte, para cumplir con el Objeto que le dio origen, la UNISIERRA opera con una estructura organizativa, cuyos componentes, funciones, atribuciones y obligaciones, se definen en su marco normativo: el Decreto de Creación, emitido por el Ejecutivo del Estado, define el objeto y las funciones de la Institución; el Reglamento Interior, define la estructura orgánica, las funciones y responsabilidades de las Unidades Administrativas que la conforman; el Reglamento de Ingreso, Permanencia y Promoción del Personal Docente, y el Reglamento Escolar, regulan, respectivamente, la relación de profesores y alumnos con la Universidad; el Manual de Organización describe las interacciones entre los elementos de la estructura de la Institución; y otras disposiciones que regulan la prestación de los servicios bibliotecarios, cómputo, laboratorios, talleres y transporte, principalmente.

Del analisis del PED y de los Programas Sectorial e Institucional, así como del marco normativo, se definieron y seleccionaron los procesos susceptibles de procedimentar y documentar, que se describen en la siguiente Red de Procesos.

7

RED DE PROCESOS

Universidad de la Sierra Rectoría

Código de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas

01REC 30/11/07 1 de 2

N° Macroproceso No. de revisión Código de Red

1 2

3 4

Sistema de Gestión Institucional Sistema de Planeación Académica

Sistema de Gestión Interna Sistema de Planeación Institucional

00 58-RP-01REC/REV/00

DIR. Facultad Macro

proceso Responsable Tipo Pr. No.

Sub proceso

Producto Indicador No. Procedimiento Producto Indicador Clientes

03-

03-23

A 01 Prof. y Lic.

Jesús Torres Gallegos

Alta Dirección

1 09 Sistema de Gestión de la Calidad

Manual de Gestión de la Calidad

Obtener y

conservar el certificado ISO 9001:2000

P01 Control de Documentos

Lista Maestra de Documentos Controlados

NA Personal involucrado en el SGC

03- 03-

23 A 01

Prof. y Lic. Jesús Torres

Gallegos

Alta

Dirección 1 09

Sistema de Gestión de

la Calidad

Manual de Gestión de la

Calidad

Obtener y conservar el

certificado ISO 9001:2000

P02 Control de Registros de

Calidad

Lista Maestra

de Registros NA

Personal involucrado en

el SGC

03-

03-23

A 01 Prof. y Lic.


Alta Dirección


Manual de Gestión de la Calidad

Obtener y conservar el certificado ISO

9001:2000

P03 Auditorías Internas

Programa de

Auditorías Internas. Reporte de

Auditorías Internas

NA

Responsables de Procedimientos

en el SGC

Elaboró Revisó Validó

Lic. Arsenio Hibrain Vega Villa

Representante de Rectoría

C. Carlos F. Galindo Duarte Jefe de la Unidad de

Planeación

Prof. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector

No. Prioridad

1 Alta

2 Normal

3 Baja

Catálogo de facultades

A Vinculación y desarrollo institucional

B Desarrollo académico

C Control y desarrollo administrativo

06-SIP-P02-F01/REV.00

8

RED DE PROCESOS Universidad de la Sierra

Rectoría

Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas

01REC 30/11/07 2 de 2

Macroproceso No. de revisión Código de Red

01. Sistema de Gestión Institucional 02. Sistema de Planeación Académica 03. Sistema de Gestión Interna

04. Sistema de Planeación Institucional

00 58-RP-01REC/REV/00

DIR. Facultad

Macro

proceso Responsable Tipo Pr. No.

Sub

proceso Producto Indicador No. Procedimiento Producto Indicador Clientes

03- 03-

23 A 01

Prof. y Lic.


Alta

Dirección 1 09

Sistema de

Gestión de la Calidad

Manual de Gestión

de la Calidad



P04 Acciones

Correctivas

Detección de No Conformidad, Acciones

Correctivas y Acciones Preventivas.

NA

Personal

involucrado en el SGC

03- 03-23

A 01 Prof. y Lic.


Alta Dirección


Manual de Gestión de la

Calidad

Obtener y conservar el certificado ISO

9001:2000

P05 Acciones Preventivas

Detección de No Conformidad, Acciones Correctivas y Acciones

Preventivas.

NA Personal involucrado en el SGC

03- 03-

23 A 01


Gallegos

Alta

Dirección 1 09

Sistema de Gestión de

la Calidad

Manual de Gestión

de la Calidad



PO6 Servicio No

Conforme

Detección de No Conformidad, Acciones

Correctivas y Acciones Preventivas.

NA Personal involucrado

en el SGC




C. Carlos F. Galindo Duarte Jefe de la Unidad de Planeación

Prof. y Lic. Jesús Torres Gallegos

Rector

No. Prioridad

1 Alta

2 Normal

3 Baja





06-SIP-P02-F01/REV.00

9

RED DE PROCESOS Universidad de la Sierra

Rectoría

Clave de la Unidad Administrativa Fecha de elaboración Hojas

01REC 30/11/07 1 de 1

Macroproceso No. de revisión Código de Red

01. Sistema de Gestión Institucional

02. Sistema de Planeación Académica 03. Sistema de Gestión Interna 04. Sistema de Planeación Institucional

00 58-RP-01REC/REV/01

Facultad

Macro proceso

Responsable Tipo Pr No Sub

proceso Producto Indicador No. Procedimiento Producto Indicador Cliente

03- 03-23 A 01


Gallegos

Apoyo 2 11 Administración

de TIC

Servicios de Información y

comunicación electrónica

Programa Anual de

Trabajo

P01

Admón y Mantenimiento de la

Infraes. De Telecomunicaciones

Reporte del estado de

funcionamiento

de la red de voz y datos.

Reportes atendidos/reportes

solicitados

UA´s y

alumnos

03- 03-23 A 01


Gallegos


de TIC

Servicios de Información y comunicación

electrónica

Programa Anual de Trabajo

P02 Mantenimiento correctivo del

equipo de cómputo

Equipo en operación

óptima

Acciones programadas/Acciones

realizadas

UA´s y alumnos

03-

03-23 A 01

Prof. y Lic.



de TIC

Servicios de

Información y comunicación

electrónica

Programa Anual de Trabajo

P03 Mantenimiento preventivo del

equipo cómputo

Reporte de mantenimiento

del equipo

Acciones programadas/Acciones

realizadas

UA´s y alumnos

03- 03-

23 A 01


Gallegos


de TIC

Servicios de Información y

comunicación electrónica

Programa

Anual de Trabajo

P04

Actualización y

mantenimiento de la pagina Web

Página

actualizada

Num de actualizaciones programadas

/num de actualizaciones realizadas

Comunidad universitaria

y sociedad en general


Ing. Aldo Juárez de Haro

Jefe del Depto. De Telemática

Lic. Arsenio Hibrain Vega Villa Secretario Técnico del Rector

Prof. y Lic. Jesús Torres Gallegos

Rector

No. Prioridad

1 Alta

2 Normal

3 Baja





06-SIP-P02-F01/REV.00

10

IV. LISTA MAESTRA

11

Fecha: 30/11/07

Hojas: 1 de 4

01REC Rectoría

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO No. DE

REVISIÓN FECHA DE

ELABORACIÓN

RED DE PROCESOS

58-RP-01REC/REV/00 Red de Procesos 00 30/11/07

PROCEDIMIENTOS

58-03-03-23-01/01REC-09-P01/REV.00

Control de documentos 00 30/11/07

58-03-03-23-01/01REC-09-P02/REV.00

Control de registros de calidad 00 30/11/07

58-03-03-23-01/01REC-09-P03/REV.00

Auditorías internas 00 30/11/07

58-03-03-23-01/01REC-09-P04/REV.00

Acciones correctivas 00 30/11/07

58-03-03-23-01/01REC-09-P05/REV.00

Acciones preventivas 00 30/11/07

58-03-03-23-01/01REC-09-P06//REV.00

Servicio no conforme 00 30/11/07

FORMATOS

58-01SGC-P01-F01/REV.00 Lista maestra de documentos controlados

00 30/11/07

58-01SGC -P01-F02/REV.00 Lista maestra de registros de calidad

00 30/11/07

58-01SGC -P03-F01/REV.00 Programa de auditorías internas

00 30/11/07

58-01SGC -P03-F02/REV.00 Reporte de auditoría interna 00 30/11/07

58-01SGC -P04-F01/REV.00 Requerimiento de acciones correctivas

00 30/11/07

ANEXOS

58-01SGC -P01 -G01/REV.00 Diagrama del Procedimiento

Control de documentos. 00 30/11/07

58-01SGC -P02-G02/REV.00 Diagrama del Procedimiento Control de Registros de Calidad

00 30/11/07

06-SIP-P02-F01/REV.00

LISTA MAESTRA

UNIVERSIDAD DE LA SIERRA

12

Fecha: 30/11/07

Hojas: 2 de 4

01REC Rectoría

58-01SGC-P03-G03/REV.00 Diagrama del Procedimiento Auditorías internas.

00 30/11/07

58-01SGC-P04-G04/REV.00 Diagrama del Procedimiento Acciones Correctivas

00 30/11/07

58-01SGC-P05-G05/REV.00 Diagrama del Procedimiento Acciones Preventivas

00 30/11/07

58-01SGC-P06-G06/REV.00 Diagrama del Procedimiento Servicio No Conforme

00 30/11/07

58-01SGC-P01-L01/REV.00

Inventario de Registro de Procedimientos

00 30/11/07

58-01SGC-P01-T01/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento

00 30/11/07

58-01SGC-P02-L02/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos.

00 30/11/07


00 30/11/07

58-01SGC-P03-L03/REV.00. Inventario de Registro de Procedimientos

00 30/11/07

58-01SGC-P03-T03/REV.00. Verificación de la ejecución del procedimiento

00 30/11/07

58-01SGC-P04-L04/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos.

00 30/11/07


00 30/11/07

58-01SGC-P05-L05/REV.00. Inventario de Registro de Procedimientos

00 30/11/07


00 30/11/07

58-01SGC-P06-L06/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos

00 30/11/07

58-01SGC-P06-T06/REV.00 Verificación de ejecución del procedimiento

00 30/11/07

PROCEDIMIENTOS: Departamento de Telemática

58-03-03-23-01/01REC-11-P01/REV.00

Administración y mantenimiento de la infraestructura de telecomunicación

00 30/11/07

58-03-03-23-01/01REC-11-P02/REV.00

Mantenimiento correctivo del equipo de cómputo

00 30/11/07

LISTA MAESTRA


13

Fecha: 30/11/07

Hojas: 3 de 4

01REC Rectoría

58-03-03-23-01/01REC-11-P03/REV.00

Mantenimiento preventivo del equipo de cómputo

00 30/11/07

58-03-03-23-01/01REC-11-P04/REV.00

Actualización y mantenimiento de la página web

00 30/11/07

FORMATOS

58-01REC-P01-F01/REV.00 Solicitud de servicios y su instructivo de llenado

00 30/11/07

58-01REC-P01-F02REV.00 Mantenimiento Preventivo 00 30/11/07

58-01REC-P01-F03REV.00 Publicación de información en la Página Web

00 30/11/07

ANEXOS

58-01REC-P01-G01REV.00

Diagrama de flujo del procedimiento Administración y mantenimiento de la infraestructura de telecomunicación.

00 30/11/07

58-01REC-P01-L01REV.00

Inventario de Registro de Procedimientos.

00 30/11/07

58-01REC-P01-T01EV.00 Verificación de ejecución del procedimiento

00 30/11/07

58-01REC-P02-G01REV.00

Diagrama de flujo del procedimiento Mantenimiento correctivo del equipo de cómputo.

00 30/11/07

58-.01REC-P02-L01REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos

00 30/11/07

58-01REC-P02-L01REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento

00 30/11/07

58-01REC-P03-G01REV.00

Diagrama de flujo del procedimiento Mantenimiento preventivo del equipo de cómputo.

00 30/11/07

58-01REC-P03-L01REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos

00 30/11/07

58-01REC-P03-L01REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento

00 30/11/07

LISTA MAESTRA


14

Fecha: 30/11/07

Hojas: 4 de 4

01REC Rectoría

58-01REC-P03-G01EV.00.

Diagrama de flujo del procedimiento Actualización y mantenimiento de la página Web

00 30/11/07

58-01REC-P03-L01EV.00 Inventario de Registro de Procedimientos

00 30/11/07

58-01REC-P03-T01EV.00 Verificación de ejecución del Procedimientos

00 30/11/07

06-SIP-P02-F01/REV.00

LISTA MAESTRA


15

IV. PRESENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1. Rectoría

Administración del Sistema de Gestión de la Calidad

16

Ente Público: 58

Direccionamiento al PED 03-03-23

Hoja No.1 de 5

Macroproceso: 01

Subproceso 09

Fecha de elaboración: 30/11/07

Unidad Administrativa: 01REC

Procedimiento P01

No. de Revisión: 00

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P01/REV.00

I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Garantizar que los documentos contenidos en el SGC de la Universidad de la Sierra se encuentran vigentes y controlados, y permitan mostrar evidencia de la operación eficaz y eficiente del Sistema.

II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica

Lo aplica el Representante de Rectoría y los Responsables de los Procesos y Procedimientos.

III. ALCANCE

Aplica a todos los documentos que soportan los Procesos que conforman el SGC de la Universidad de la Sierra.

IV. DEFINICIONES

- Registro.- Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

- Documento.- Información y su medio de soporte. - Documento Interno.- Documento generado al interior del SGC. - Documento Externo.- Documento generado por otra instancia que no sea la

Universidad de la Sierra. - Documento Obsoleto.- Documento que por modificación o inoperatividad ha sido

excluido del SGC. - Copia Controlada.- Documento que por su condición, forma parte de un determinado

número de ejemplares distribuido estratégicamente conforme a la Lista Maestra de Documentos Controlados.

V. REFERENCIAS

- Programa Estatal de Educación 2004-2009 - Programa de Desarrollo Institucional 2004-2009 - Norma ISO 9001:2000, Cláusula 4.2.3. - 58-SGC-MGC/REV.00 Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00.

- 58-03-03-23-01/01REC-09-P01/REV.00 Control de documentos VI. POLÍTICAS

- El Control de Documentos se llevará conforme a los requerimientos de la Norma ISO 9001:2000.

VII. PRODUCTOS

- Control de Documentos Externo e Interno. (58-01REC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad, para que la documentación se encuentre vigente en los lugares de uso)

VIII. CLIENTE(S)

- Todo el personal involucrado en el SGC.

IX. INDICADORES

- NA

17

X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

- 58-01SGC-P01-F01/REV.00 Lista maestra de documentos controlados - 58-01SGC-P01-F02/REV.00 Lista maestra de registros de calidad XI. ANEXOS

- 58-01SGC-P01-G01/REV.00 Diagrama del Procedimiento Control de Documentos - 58-01SGC-P01-L01/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos. - 58-01SGC-P01-T01/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento. XII. RESPONSABILIDADES

- Rector y/o Secretario Técnico (Representante de Rectoría -RR-).- Responsable del resguardo de los Procedimientos del SGC, asegura que sean revisados antes de ser publicados por los Responsables de la Unidades Administrativas correspondientes, y posteriormente aprobados por el Rector; Es responsable del registro en la Lista Maestra de Documentos y de identificarlos mediante código.

- Rector y/o Secretario Técnico (Responsable de Procedimiento -RP-).- Propone,

actualiza o modifica los Procedimientos de su responsabilidad; Se asegura que los documentos del SGC sean analizados y revisados según sea necesario, por lo menos una vez al año.

XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO

XIII.1. RR Aprobar y emitir los documentos.

Los Procedimientos del SGC son elaborados y revisados antes de ser publicados; la revisión es realizada por el Responsable de la Unidad Administrativa correspondiente, y posteriormente aprobada por el Rector.

El Procedimiento aprobado es enviado al RR quien lo incorpora al sistema y procede a su registro en la Lista Maestra de Documentos.

Los Procedimientos del SGC, se identifican con un código, el cual se compone de la forma en que se ejemplifica a continuación:

Código para el Procedimiento Control de Doctos. 58-03-03-23-01/01REC/P01/REV.00,en donde:

58-01SGC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad.

18

58.- Corresponde a la clave programática

asignada a la Universidad de la Sierra. - 03-03-23.- Indica el número de Eje Rector,

Objetivo del Programa Estatal de Desarrollo (PED) y Programa de Mediano Plazo (PMP), del Gobierno del Estado.

- 01.- Indica el número de Macroproceso del cual

se origina el Procedimiento descrito, para la Universidad de la Sierra se considera una sola red de procesos.

- 01REC.- Indica la Clave Programática ó

Presupuestal, seguida de las siglas de cada Unidad Administrativa a la cual pertenece el Procedimiento, las cuales se establecen según el apartado de Control de Documentos.

- 09.- Indica el número de Proceso del cual se origina el Procedimiento descrito.

- P01.- Indica, antecedido de la letra “P”, el número de Procedimiento que se describe en el formato.

- REV.00.- Indica el No. de revisión del

procedimiento: La primera vez que se elabora y aprueba el documento es considerada como la Revisión 00 y a partir de esta fecha cada modificación adquirirá un nuevo número de revisión: 01, 02, etc. La fecha de elaboración cambiará con cada revisión.

Los Procedimientos serán sellados dependiendo del estado en que se encuentren, de ésta forma se obtienen Documentos Controlados y Documentos Obsoletos, según sea el caso.

Nota: Está prohibida la reproducción total o parcial de los Procedimientos, así como su extracción de la Universidad sin la autorización del RR; Cuando esto suceda, según sea el caso, las copias e impresiones de Procedimientos y normas serán solo de referencia.

Todos los documentos son controlados por el RR, lo que asegura contra cualquier pérdida o daño, se realizan respaldos de la documentación electrónica y se tiene un juego original de todos los Procedimientos.

19

XIII.2. RP Propone, actualiza o modifica los Procedimientos de su responsabilidad. Las modificaciones son revisadas y aprobadas por el Titular de la Unidad Administrativa correspondiente. Después es enviada al RR para su evaluación y aprobación; Si el procedimiento cumple con los requerimientos del SGC y la Política de Calidad de la Universidad, se aprueba y procede a editarlo. Los documentos del SGC son analizados y revisados según sea necesario, por lo menos una vez al año.

XIII.3. ,RP

Cuando se distribuya una nueva edición modificada, se retira y elimina la versión anterior de todos los puntos de emisión, verificándolo en la Lista Maestra de Documentos, y en caso que deban conservarse, se sellan con la leyenda Documento Obsoleto. Cuando un documento del SGC esté fuera del Alcance (como copias e impresiones que se reproduzcan sin autorización del RR), será considerado como Documento No Controlado. (No existe ningún tipo de obligación para el control de estas copias)

XIII.4. RR Control de Documentos Externos.

El RR, recibe la documentación externa y la registra en la Lista Maestra de Documentos Controlados. La numeración o código de los documentos externos está dada por medio de las claves propias de identificación de su origen, o en su defecto por alguna abreviación adecuada para el mismo.

Una vez registrados, son sellados como Documento Externo, sobre la página de contenido o en la hoja de presentación.

El acceso a estos documentos estará sujeto al criterio establecido por cada Unidad Administrativa Responsable. El RR debe de asegurase de mantener la documentación externa vigente, por lo que requiere: - Mantenerse informado sobre los cambios

hechos en documentos del SGC.


20

- Solicitar periódicamente a las diferentes Unidades Administrativas la revisión de dichos documentos, usando los manuales o información adecuada.

- Coordinar una revisión periódica de los documentos.

Cuando el documento se convierte en Obsoleto, debe sellarse como tal y se puede mantener la edición previa a la que se este utilizando, si es necesario.

- Fin del procedimiento

ELABORÓ

REVISÓ APROBÓ




Planeación

Profr. y Lic. Jesús Torres Gallegos Rector

21

ENTE PÚBLICO: Universidad de la Sierra Hoja: 1 de 1

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Rectoría Fecha de elaboración: 30/11/07

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de documentos.

Código de Procedimiento: 58-03-03-

23-01/01REC-09-P01/REV.00

Hoja 1 de 1

36-SGC-P01-D01/REV.00

DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS


REPRESENTANTE DE

RECTORÍA

RESPONSABLE DEL

PROCEDIMIENTO

APROBACIÓN Y EMISIÓN DE DOCUMENTOS

Sella los Documentos dependiendo

del estado en que se encuentren, de

ésta forma se obtienen Documentos

Controlados y Documentos Obsoletos,

según sea el caso.

Propone, actualiza o

modifica los Procedimientos

de su responsabilidad. (Las modificaciones son revisadas

y aprobadas por el Titular de

la Unidad Administrativa

correspondiente).

CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

INICIO

Recibe el procedimiento aprobado, lo

incorpora al sistema y procede a su

registro en la Lista Maestra de

Documentos. Además, identifica cada

proceso con un código.

Controla todos los documentos para

asegurar contra cualquier pérdida o

daño, realizan respaldos de la

documentación de manera electrónica

y resguarda un juego original de todos

los Procedimientos.

Envía para su evaluación y

aprobación

RECTOR

¿El procedimiento

cumple con los

requerimientos del

SGC y la Política de

Calidad de la

Universidad?

Si

No

Aprueba y firma el

Procedimiento

Cuando se distribuya una nueva

edición modificada, se retira y elimina la versión anterior de todos los puntos

de emisión. En caso de conservarse,

se sellan con la leyenda Documento

Obsoleto.

Cuando un documento del SGC esté

fuera del Alcance (como copias e

impresiones que se reproduzcan sin

autorización del RR), será considerado

como Documento No Controlado.

FIN

Registra la documentación externa en la Lista Maestra de Documentos

Controlados, la sella como Documento

Externo en la página de contenido o

en la hoja de presentación.

El acceso a estos documentos estará

sujeto al criterio establecido por cada

Unidad Administrativa Responsable.

Se asegura de mantener la

documentación externa vigente,

22

INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO


RECTORÍA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de documentos. Hoja 1 de 1.

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P01/REV.00


N° Registro Tipo de

Resguardo Responsable/

Puesto Tiempo de Resguardo

Ubicación del Resguardo

1 58-01SGC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad.

Papel Rector y/ Secretario Técnico

1 año Archivo del Secretario Técnico

06-SIP-P01-F03/REV.00

23

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de

documentos

Hoja : 1 de 1


Fecha de la verificación: 30/11/07

No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO

1 Se registraron en la Lista Maestra de Registros de Calidad los documentos nuevos o modificados según sea el caso, una vez aprobados.

√

2 Se sellaron los documentos como documentos controlados y documentos obsoletos, según corresponda.

√

3 Se registraron en la Lista Maestra de Registros de Calidad los documentos externos y se sellaron como tales (externos).

√

4 Cuando un documento externo se convirtió en obsoleto, es sellado como tal.

√

5 Se informó periódicamente de los cambios de los documentos externos del Sistema de Gestión de la Calidad.

√

O6-SIP-P01-F04/Rev.00

_______________________________ Lic. Julio César Maytorena Valdez

Verificador

VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


RECTORÍA

24

UNIVERSIDAD DE LA SIERRA CÓDIGO:

58-01SGC-P01-F01/REV.00

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CONTROLADOS HOJA 24 DE 97

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN Interno Originales del RR

58-SGC-MGC/REV.00 Manual de Gestión de Calidad 00 Interno - Original en resguardo del RR

58-03-03-23-01/01REC-09-P01/REV.00 Control de Documentos 00 Interno - Original en resguardo del RR

58-03-03-23-01/01REC-09-P02/REV.00 Control de Registros 00 Interno - Original en resguardo del RR

58-03-03-23-01/01REC-09-P03/REV.01 Auditorías Internas 00 Interno - Original en resguardo del RR

58-03-03-23-01/01REC-09-P04/REV.01 Acciones Correctivas 00 Interno - Original en resguardo del RR

58-03-03-23-01/01REC-09-P05/REV.01 Acciones Preventivas 00 Interno - Original en resguardo del RR

58-03-03-23-01/01REC-09-P06/REV.02 Servicio No Conforme 00 Interno 14 Original en resguardo del RR; 13 copias controladas en SGA, JDCEA, JDB, JDIT, Biblioteca, Centro de Cómputo, PYD, SEE, FYC, MAN, JDRH, PLN, JUAP y JDJ.

58-03-03-23-02/02SGA-01-P01/REV.01 Evaluación del Desempeño del Personal Docente 00 Interno 4 SGA, JDCEA, JDB y JDIT

58-03-03-23-02/02SGA-01-P02/REV.02 Programación de Visitas y Prácticas de Campo 00 Interno 4 SGA, JDCEA, JDB y JDIT

58-03-03-23-02/02SGA-01-P03/REV.01 Elaboración y Actualización de Cartas Descriptivas 00 Interno 4 SGA, JDCEA, JDB y JDIT

58-03-03-23-02/02SGA-01-P04/REV.02 Elaboración de Cargas Académicas y Horarios 00 Interno 4 SGA, JDCEA, JDB y JDIT

58-03-03-23-02/02SGA-01-P05/REV.00 Diseño de Programas Educativos 00 Interno 4 SGA, JDCEA, JDB y JDIT

58-03-03-23-02/02SGA-01-P06/REV.01 Servicio Social 00 Interno 4 SGA, JDCEA, JDB y JDIT

58-03-03-23-02/02SGA-01-P07/REV.02 Estadías 00 Interno 4 SGA, JDCEA, JDB y JDIT

58-03-03-23-02/02SGA-01-P08/REV.01 Selección de Personal Académico 00 Interno 5 SGA, JDCEA, JDB, JDIT y JDRH

25


58-01SGC-P01-F01/REV.00


CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN Interno Originales del RR

58-03-03-23-02/02SGA-01-P09/REV.01 Inducción de Personal Académico 00 Interno 5 SGA, JDCEA, JDB, JDIT y JDRH

58-03-03-23-02/02SGA-01-P01/REV.01 Inscripción y Reinscripción 00 Interno 2 SGA, SEE

58-03-03-23-02/02SGA-02-P02/REV.00 Convalidación, Equivalencia y Revalidación de Estudios

00 Interno 2 SGA, SEE

58-03-03-23-02/02SGA-02-P03/REV.00 Registro de Calificaciones Final y Extraordinaria 00 Interno 2 SGA, SEE

58-03-03-23-02/02SGA-02-P04/REV.00 Certificado Parcial de Estudios 00 Interno 2 SGA, SEE

58-03-03-23-02/02SGA-02-P05/REV.00 Inscripción y Registro de Actividades Extracurriculares

00 Interno 2 SGA, SEE

58-03-03-23-02/02SGA-02-P06/REV.02 Titulación 00 Interno 2 SGA, SEE

58-03-03-23-02/02SGA-02-P07/REV.00 Servicios Bibliotecarios 00 Interno 2 Biblioteca, SGA

58-03-03-23-02/02SGA-02-P08/REV.00 Servicios Informáticos 00 Interno 2 Centro de Cómputo, SGA

58-03-03-23-01/04UFI-03-P01/REV.02 Promoción y Difusión 02 Interno 1 Coordinación de Fortalecimiento Institucional

58-03-03-23-03/03UAP-04-P01/REV.00 Control de Ingresos 00 Interno 1 Jefatura del Depto. de Finanzas y Contabilidad

58-03-03-23-03/03UAP-04-P02/REV.00 Avance Financiero y Control Presupuestal 00 Interno 1 Jefatura del Depto. de Finanzas y Contabilidad

58-03-03-23-03/03UAP-04-P03/REV.00 Elaboración de Cheques 00 Interno 1 Jefatura del Depto. de Finanzas y Contabilidad

58-03-03-23-03/03UAP-05-P01/REV.00 Reclutamiento, Selección y Contratación de

Personal 00 Interno 1 Jefatura del Depto. de Recursos Humanos

58-03-03-23-03/03UAP-05-P02/REV.00 Puntualidad y Asistencia de Personal

00 Interno 1 Jefatura del Depto. de Recursos Humanos

58-03-03-23-03/03UAP-06-P01/REV.00 Adquisición y Suministro de Recursos Materiales y

Servicios 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Administración y Promoción

58-03-03-23-03/03UAP-06-P02/REV.00 Licitaciones 00 Interno 2 Jefatura del Depto. Jurídico, Jefatura de Unidad de Administración y Promoción

26


58-01SGC-P01-F01/REV.00


58-03-03-23-03/03UAP-07-P03/REV.00 Mantenimiento y Conservación de Infraestructura y

Equipo 00 Interno 2

Coordinación de Recursos Materiales y Servicios, Jefatura

de Unidad de Administración y Promoción

58-03-03-23-04/05UPL-08-P01/REV.00 Formulación del Programa de Desarrollo Institucional

00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación

58-03-03-23-04/05UPL-08-P02/REV.00 Formulación del Programa Operativo Anual 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación

58-03-03-23-04/05UPL-08-P03/REV.00 Formulación del Presupuesto de Egresos 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación

58-03-03-23-04/05UPL-08-P04/REV.00 Reprogramación-Presupuestación 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación

58-03-03-23-04/05UPL-08-P05/REV.00 Informes de Seguimiento Financiero de Ingreso y

Egreso 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación

58-03-03-23-04/05UPL-08-P06/REV.00 Formulación y/o Actualización del Prontuario Estadístico

00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación

58-03-03-23-04/05UPL-08-P07/REV.00 Actualización del PIFI 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación

58-03-03-23-04/05UPL-08-P08/REV.00 Aplicación de Recursos del PIFI 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación

58-03-03-23-04/05UPL-08-P09/REV.00 Informe Financiero PIFI 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación

58-03-03-23-04/05UPL-08-P10/REV.00 Elaboración de la Estadística Institucional 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación

58-03-03-23-04/05UPL-08-P11/REV.00 Celebración de sesiones de Consejo Directivo 00 Interno 1 Jefatura de la Unidad de Planeación

Guías Técnicas para la formulación del presupuesto

Guías Técnicas para la formulación del presupuesto

-- Externo -- Jefatura de la Unidad de Planeación

Guías Técnicas para la formulación del

POA Guías Técnicas para la formulación del POA -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Planeación

Guías Técnicas para la formulación de la cuenta pública

Guías Técnicas para la formulación de la cuenta pública


Guías Técnicas para la formulación del PIFI

Guías Técnicas para la formulación del PIFI -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Planeación

Guías Técnicas para la formulación de

la Estadística Básica

Guías Técnicas para la formulación de la

Estadística Básica -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Planeación

Guías Técnicas para la formulación de los informes del PIFI

Guías Técnicas para la formulación de los informes del PIFI


27


58-01SGC-P01-F01/REV.00


Guías Técnicas para la formulación de los informes trimestrales de Ingresos y

Egresos

Guías Técnicas para la formulación de los

informes trimestrales de Ingresos y Egresos -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Planeación

Lineamientos del Plan Estatal de Desarrollo

Lineamientos del Plan Estatal de Desarrollo -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Planeación

Programa Estatal de Educación Programa Estatal de Educación -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Planeación

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado

Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Administración y Promoción

Decreto del Presupuesto de Egresos del

Gobierno del Estado de Sonora

Decreto del Presupuesto de Egresos del Gobierno

del Estado de Sonora -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Administración y Promoción

Derechos y Obligaciones Individuales de los Trabajadores

Derechos y Obligaciones Individuales de los Trabajadores

-- Externo -- Jefatura de la Unidad de Administración y Promoción

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los

Municipios.

Ley de Responsabilidades de los Servidores

Públicos del Estado y de los Municipios. -- Externo -- Jefatura de la Unidad de Administración y Promoción

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de

Servicios relacionados con bienes muebles de la Admón. Pública Estatal.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios

relacionados con bienes muebles de la Admón. Pública Estatal.


Ley de adquisiciones, arrendamientos y prestaciones de Servicios relacionados con bienes muebles de la Admón.

Pública Estatal.

Ley de adquisiciones, arrendamientos y prestaciones de Servicios relacionados con bienes muebles de la Admón. Pública Estatal.


Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto

Público Estatal y su Reglamento

Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal y su

Reglamento


Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los

Municipios.

Ley de Responsabilidades de los Servidores

Públicos del Estado y de los Municipios. -- Externo -- Coordinación de Recursos Materiales





-- Externo -- Coordinación de Recursos Materiales

Ley de adquisiciones, arrendamientos y

prestaciones de Servicios relacionados con bienes muebles de la Admón. Pública Estatal.


-- Externo -- Coordinación de Recursos Materiales

28


58-01SGC-P01-F01/REV.00






-- Externo -- Jefatura del Depto. Jurídico

Ley de adquisiciones, arrendamientos y

prestaciones de Servicios relacionados con bienes muebles de la Admón. Pública Estatal.


-- Externo -- Jefatura del Depto. Jurídico

Clasificador por Objeto del Gasto Clasificador por Objeto del Gasto -- Externo -- Jefatura del Depto. de Finanzas y Contabilidad

Ley de Presupuesto de Egresos,

Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal y su Reglamento

Ley de Presupuesto de Egresos, Contabilidad

Gubernamental y Gasto Público Estatal y su Reglamento

-- Externo -- Jefatura del Depto. de Finanzas y Contabilidad

Lineamientos Normativos para la Aplicación de las Tarifas aprobadas para la Afectación de las Partidas de Viáticos y Gastos de Camino

Lineamientos Normativos para la Aplicación de las Tarifas aprobadas para la Afectación de las Partidas de Viáticos y Gastos de Camino

-- Externo -- Jefatura del Depto. de Finanzas y Contabilidad

Ley del Servicio Civil para el Estado de Sonora (40)

Ley del Servicio Civil para el Estado de Sonora (40) -- Externo -- Jefatura del Depto. de Recursos Humanos

Ley del Instituto de Seguridad Social para los

Trabajadores del Estado de Sonora (38)

Ley del Instituto de Seguridad Social para los

Trabajadores del Estado de Sonora (38) -- Externo -- Jefatura del Depto. de Recursos Humanos

Ley Federal del Trabajo Ley Federal del Trabajo -- Externo -- Jefatura del Depto. de Recursos Humanos

Convenio de Prestaciones de Seguridad Social

Convenio de Prestaciones de Seguridad Social -- Externo -- Jefatura del Depto. de Recursos Humanos

29

Ente Público: 58


Hoja No.1 de 3

Macroproceso: 01

Subproceso 09



Procedimiento P02


PROCEDIMIENTO: Control de registros de calidad.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P02/REV.00


Garantizar que los Registros de Calidad se encuentren vigentes y que permitan mostrar evidencia de la operación eficaz del SGC.

II. APLICACIÓN () General (x) Específica

Lo aplica el Representante de Rectoría.

III. ALCANCE

Es aplicable a todos los Registros de Calidad declarados en el SGC.

IV. DEFINICIONES

- Registro.- Documentos en los que se guarda información que demuestra la conformidad de las actividades relacionadas con la Calidad.

- Tiempo de Retención.- El tiempo de resguardo de cada uno de los Registros.

V. REFERENCIAS

- Norma ISO 9001:2000, Cláusula 4.2.4. - Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00.

VI. POLÍTICAS

- El control de registros se realizará en conformidad con los requerimientos de la Norma ISO 9001:2000.

VII. PRODUCTOS

- 58-01SGC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad.

VIII. CLIENTE(S)


IX. INDICADORES

- NA.


- 58-01SGC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad

XI. ANEXOS

- 58-01SGC-P02-G02/REV.00 Diagrama del Procedimiento Control de Registros de Calidad

- 58-01SGC-P02-L02/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos. - 58-01SGC-P02-T02/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento. - 58-01SGC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad

XII. RESPONSABILIDADES

30

- Rector y/o Secretario Técnico (RR).- Es responsable del registro en la Lista

Maestra de Registros de Calidad. - Rector y/o Secretario Técnico (RP).- Es responsable de determinar el (los)

formato (s) (Registros) a utilizar para demostrar la conformidad del servicio. Se asegura que todos los formatos mencionados en los Procedimientos, y de los cuales se tenga información de evidencia de cumplimiento con el SGC, son Registros y cumplen con la Norma.



XIII.1 RP

Es responsable de determinar los formatos (s) (registros) a utilizar para demostrar la conformidad del servicio. Todos los formatos mencionados en los Procedimientos, y de los cuales se tenga información de evidencia de cumplimiento con el SGC, son registros y deberán cumplir las siguientes condiciones: 1. COMPLETO: que incluya toda la información

que indique el formato. 2. VIGENTE: Que el formato que se este

utilizando no sea obsoleto. 3. DISPONIBLE: Que el resguardo de los

formatos sea accesible en caso de consulta. 4. PERMANENCIA: Que se mantengan los

registros en el tiempo de retención establecido y en condiciones que eviten cualquier daño.

En las áreas donde se generen o reciban registros y que sirvan para demostrar la conformidad del Servicio, deben archivarse cronológica o numéricamente, según sea el caso, pudiendo ser resguardados física o electrónicamente.

XIII.2 RR

Codifica todos los formatos considerados por los RP, en la forma en que se ejemplifica a continuación:

Código para el Registro 58-01SGC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad, en donde:

31

- 58.- Corresponde a la clave programática

asignada a la Universidad de la Sierra. - SGC.- Corresponde a las siglas del Proceso

donde se ubica el procedimiento que incluye al registro. (en este caso Sistema de Gestión de Calidad)

- P02.- Indica, antecedido de la letra “P”, el

número de procedimiento al que pertenece el registro. REV.00.- Indica el No. de revisión del

procedimiento: La primera vez que se elabora y aprueba el documento es considerada como la revisión 00 y a partir de esta fecha cada modificación adquirirá un nuevo número de revisión: 01, 02, etc. La fecha de elaboración cambiará con cada revisión.


Posteriormente, los Registros son dados de alta en la Lista Maestra de Registros de Calidad.

XIII.3 RP

Una vez terminado el tiempo de retención, la información contenida en los Registros que se deba conservar para efectos legales o consulta, debe ser resguardada en un sitio distinto asignado por cada RP. Si no se requiere conservar, se dispondrá de los registros como se establece en la Lista Maestra de Registros de Calidad

Fin del procedimiento

ELABORÓ

REVISÓ APROBÓ




Planeación


06-SIP-P02-F01/REV.00

32



RECTORÍA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de registros de calidad Hoja 1 de 1.







1 58-01REC-P01-F02/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad.



06-SIP-P01-F03/REV.00

33


58-01SGC -P01-F02/REV.00

LISTA MAESTRA DE REGISTROS DE CALIDAD HOJA 33 DE 97

CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO TIEMPO DE RETENCIÓN

LOCALIZACIÓN DISPOSICIÓN (DESTRUIR, ARCHIVO MUERTO)

58-SGC-P01-F01/REV.00 Lista Maestra de Documentos Controlados 1 año Representante de Rectoría Destruir

58-SGC-P02-F01/REV.00 Lista Maestra de Registros de Calidad 1 año Representante de Rectoría Destruir

58-SGC-P03-F01/REV.00 Programa de Auditorías Internas 1 año Representante de Rectoría Destruir

58-SGC-P03-F02/REV.00 Reporte de Auditoría Interna 1 año Representante de Rectoría Destruir

58-SGC-P04-F01/REV.00 Detección de No Conformidad, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas

1 año Representante de Rectoría Destruir

-- Notificaciones de Auditoría (Oficio). 1 año Representante de Rectoría Destruir

-- Solicitud de Auditoría (Oficio). 1 año Representante de Rectoría Destruir

58-SGC-RPR/REV.00 Revisión por Rectoría 1 año Representante de Rectoría Destruir

58-PLA-P01-F01/REV.00 Resultados del Desempeño del Personal Docente 1 año Secretaría General Académica Destruir

58-PLA-P01-F02/REV.00 Seguimiento de Evaluación del Desempeño del Personal Docente

1 Semestre Secretaría General Académica Destruir

-- Cuestionario de evaluación del Desempeño del Personal Docente

15 días Secretaría General Académica Destruir

56-PLA-P02-F01/REV.01 Programa de Visitas y/o Prácticas de Campo 1 Semestre Secretaría General Académica Destruir

58-PLA-P02-F02/REV.00 Solicitud de Visitas y/o Prácticas de Campo 1 Semestre Secretaría General Académica Destruir

58-PLA-P03-F01/REV.00 Carta Descriptiva Cada

Actualización Secretaría General Académica Destruir

58-PLA-P03- F02/REV.00 Formato de Avance Programático de Asignaturas 1 Semestre Secretaría General Académica Destruir

-- Curricula Vigente Cada

Actualización Secretaría General Académica Destruir

58-PLA-P04-F01/REV.00 Programación de Asignaturas 1 Semestre Secretaría General Académica Destruir

58-PLA-P04-F02/REV.00 Carga Académica 1 Semestre Secretaría General Académica Destruir

58-PLA-P04-F03/REV.00 Horario 1 Semestre Secretaría General Académica Destruir

58-PLA-P06-F01-REV.00 Ficha de Asignación de Proyecto de Servicio Social 1 Semestre

posterior al egreso del alumno

Secretaría General Académica Destruir

58-PLA-P06-F02-REV.00 Informe de Actividades de Prestación de Servicio Social 1 Semestre



58-PLA-P06-F03-REV.00 Carta de Prestación de Servicio Social 1 Semestre



34


58-01SGC -P01-F02/REV.00


58-PLA-P07-F01-REV.00 Resumen General Proyecto de Estadías 1 Semestre



58-PLA-P08-F01-REV.00 Formato de Evaluación de Examen de Oposición 10 años Secretaría General Académica Destruir

58-PLA-P08-F01-REV.00 Acta de Resultados Final 10 años Secretaría General Académica Destruir

58-SEE-P01-F01-REV.00 Cédula de Inscripción 3 años posteriores

al egreso del alumno

Departamento de Servicios Escolares

Destruir

58-SEE-P01-F02-REV.00 Recibo de Documentación de Inscripción 3 años posteriores


Departamento de Servicios Escolares Destruir

-- Recibo Oficial de Pago 3 años posteriores



-- Convenio de Pago 3 años posteriores



58-SEE-P01-F03-REV.00 Cédula de Reinscripción 3 años posteriores



58-SEE-P01-F04-REV.00 Constancia de No Adeudo 3 años posteriores



58-SEE-P02-F01-REV.00 Solicitud de Convalidación de Estudios 3 años posteriores



58-SEE-P02-F02-REV.00 Solicitud de Equivalencia de Estudios 3 años posteriores



58-SEE-P02-F03-REV.00 Solicitud de Revalidación de Estudios 3 años posteriores



58-SEE-P03-F01-REV.00 Acta de Evaluación Final 3 años posteriores



58-SEE-P03-F02-REV.00 Solicitud de Examen Extraordinario 3 años posteriores



58-SEE-P03-F03-REV.00 Acta de Examen Extraordinario 3 años posteriores



58-SEE-P03-F04-REV.00 Boleta de Evaluación Semestral 3 años posteriores



58-SEE-P04-F01-REV.00 Certificado Parcial de Estudios 3 años posteriores



58-SEE-P05-F01-REV.00 Ficha de Inscripción de Actividades Extracurriculares 3 años posteriores



58-SEE-P05-F02-REV.00 Acta de Evaluación Final Extracurricular 3 años posteriores



35


58-01SGC -P01-F02/REV.00


58-SEE-P05-F03-REV.00 Boleta de Evaluación Extracurricular 3 años posteriores



58-SEE-P06-F01-REV.00 Formato de Registro de Proyecto de Titulación 3 años posteriores



58-SEE-P07-F01/REV.00 Bitácora de Préstamo Interno de Biblioteca 1 Semestre Biblioteca Destruir

58-SEE-P07-F02/REV.00 Préstamo Externo para Personal Docente 1 Semestre Biblioteca Destruir

58-SEE-P07-F03/REV.00 Préstamo Externo para Alumnos 1 Semestre Biblioteca Destruir

-- Orden de Pago de Sanciones en Biblioteca 1 Semestre Biblioteca Destruir

58-SEE-P07-F04/REV.00 Bitácora de Uso de Equipo de Cómputo 1 Semestre Centro de Cómputo Destruir

58-SEE-P08-F01/REV.00 Programa de Mantenimiento de Equipos de Cómputo Cada

Actualización Centro de Cómputo Destruir

58-SEE-P08-F01/REV.00 Bitácora de Uso de Equipo de Cómputo 1 Semestre Centro de Cómputo Destruir

58-SEE-P08-F02/REV.00 Préstamo de Centros de Cómputo 1 Semestre Centro de Cómputo Destruir

58-SEE-P08-F03/REV.00 Bitácora de Préstamo de Equipo de Cómputo 1 Semestre Centro de Cómputo Destruir

58-PYD-P01-F01/REV.00 Encuesta de Preferencias Educativas 1 mes Coord. de Fortalecimiento Institucional Destruir

58-PYD-P01-F02/REV.00 Comisión de Maestros y Alumnos 1 Semestre Coord. de Fortalecimiento Institucional Destruir

58-PYD-P01-F03/REV.00 Programa de Promoción y Difusión 1 Semestre Coord. de Fortalecimiento Institucional Destruir

58-PYD-P01-F04/REV.00 Maestros y Alumnos participantes en la Promoción de la Oferta Educativa

1 Semestre Coord. de Fortalecimiento Institucional Destruir

58-PYD-P01-F05/REV.00 Informe de Comisión de Maestros y Alumnos 1 Semestre Coord. de Fortalecimiento Institucional Destruir

58-FYC-P01-F01/REV.00 Conciliaciones Bancarias 1 Semestre Departamento de Finanzas y Contabilidad Destruir

58-FYC-P01-F02/REV.00 Auxiliar de Mayor 10 años Departamento de Finanzas y Contabilidad Destruir

58-FYC-P02-F01/REV.00 Avance Financiero del Presupuesto Ejercido 10 años Departamento de Finanzas y Contabilidad Destruir

-- Póliza de Cheque 10 años Departamento de Finanzas y Contabilidad Destruir

-- Memorando de elaboración de Cheque 10 años Departamento de Finanzas y Contabilidad Destruir

-- Oficio de requerimiento de personal 10 años Departamento de Recursos Humanos Destruir

58-REH-P01-F01/REV.00 Solicitud de empleo UNISIERRA 10 años Departamento de Recursos Humanos Destruir

58-REH-P01-F02/REV.00 Lista de Asistencia de Capacitación Interna 10 años Departamento de Recursos Humanos Destruir

36


58-01SGC -P01-F02/REV.00


Formato de alta del personal ante seguridad social (ISSSTESON)

10 años Departamento de Recursos Humanos Destruir

-- Reporte de Asistencia 10 años Departamento de Recursos Humanos Destruir

58-REH-P02-F01/REV.00 Reporte de Incidencias 10 años Departamento de Recursos Humanos Destruir

58-COM-P01-F01/REV.00 Requisición 10 años Unidad de Administración y Promoción Destruir

58-COM-P01-F02/REV.00 Orden de Compra o Servicio 10 años Unidad de Administración y Promoción Destruir

58-COM-P01-F03/REV.00 Cuadro Comparativo de Cotizaciones 10 años Coordinación de Recursos Materiales Destruir

58-MAN-P01-F01/REV.00 Actividades Diarias para el Personal de Intendencia 10 años Coordinación de Recursos Materiales Destruir

58-MAN-P01-F02/REV.00 Programa de Mantenimiento Preventivo y Conservación de Infraestructura y Equipo

Cada Actualización

Coordinación de Recursos Materiales Destruir

-- Cédula para la formulación del POA. 10 años Unidad de Planeación Destruir

EVTOP 01

Sistema Estatal de Evaluación del Desempeño, Seguimiento financiero de ingresos y egresos de organismos y entidades de la Administración Pública estatal, Reporte Trimestral.

10 años Unidad de Planeación Destruir

EVTOP 01-1

Sistema Estatal de Evaluación del Desempeño, Seguimiento financiero de ingresos y egresos de organismos y entidades de la Administración Pública estatal, Recursos estatales recibidos por trimestre.


EVTOP 02 Sistema Estatal de Evaluación, Analítico de recursos ejercidos por partida presupuestal, de organismos y entidades de la Administración Pública Estatal.


EVTOP 03 Sistema Estatal de Evaluación, Programa Operativo Anual, Informe de Avance Programático por Semestre.


EVTOP 04 Sistema Estatal de Evaluación, Resultados del análisis programático-presupuestal.


-- Prontuario Estadístico. 10 años Unidad de Planeación Destruir

-- Cuenta por Liquidar. 10 años Unidad de Planeación Destruir

-- Reporte del Fideicomiso PIFI. 10 años Unidad de Planeación Destruir

-- Concentrado de Recursos Asignados por Proyecto, Objetivo y Concepto de Gasto.


37

UNIVERSIDAD DE LA SIERRA CÓDIGO: 36-SGC-P01-F01/REV.01


-- Cédulas de Comprobación de Gasto. 10 años Unidad de Planeación Destruir

-- Clasificación de Comprobación Parcial por Proyecto, Objetivo y Concepto de Gasto


Clasificación de Comprobación Acumulada por Proyecto y Concepto de Gasto


911.9 Estadística de Educación Superior por Escuela, Inicio de Cursos. SEP, INEGI, ANUIES.


911.9A Estadística de Educación Superior por Carrera, Inicio de Cursos. SEP, INEGI, ANUIES.


911.9B Estadística de Educación Sup. de Posgrado, Inicio de Cursos. SEP, INEGI, ANUIES.


912.11 Biblioteca e inventario de bienes muebles, inmuebles y equipo. SEP, INEGI.


-- Formato del orden del día para la celebración de sesiones de órganos de gobierno (Artículo 9° del Reglamento de sesiones).


--

Guía para la presentación del informe general del estado que guarda la administración de la Universidad, en cada sesión ordinaria del Órgano de Gobierno (Artículo 24 del Reglamento de sesiones).


-- Seguimiento de acuerdos de la sesión anterior. 10 años Unidad de Planeación Destruir

-- Registro de acuerdos de cada sesión. 10 años Unidad de Planeación Destruir

38

Hoja 1 de 1

36-SGC-P02-D01/REV.00

DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE REGISTROS


REPRESENTANTE DE

RECTORÍA

RESPONSABLE DEL

PROCEDIMIENTO

Posteriormente, los Registros son dados de

alta en la Lista Maestra de Registros de

Calidad.

Determina el (los) formato (s)

(registros) a utilizar para demostrar la

conformidad del servicio. Todos los

formatos deberán tener las

condiciones siguientes: completo,

vigente, disponible y con

permanencia. condiciones:

INICIO

Codifica todos los registros considerados en

los procedimientos por todos los RP.

Una vez terminado el tiempo de retención, la

información contenida en los Registros que

se deba conservar para efectos legales o

consulta, debe ser resguardada en un sitio

distinto asignado por cada RP.

Si no se requiere conservar, se dispondrá de

los registros como se establece en la Lista

Maestra de Registros de Calidad

FIN

Archiva los formatos/registros

cronológica o numéricamente, según

sea el caso, pudiendo ser

resguardados física o

electrónicamente.

ENTE PÚBLICO: Universidad de la Sierra Hoja:1 de 1


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de registros de calidad

Código de Procedimiento: 58-03-03-23-

01/01REC-09-P02/REV.00

39

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de registros de calidad

Hoja : 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: : 58-03-03-23-01/01REC-09-P02/REV.00



1 Se determino los formatos (registros) a utizar para demostrar la conformidad del servicio de calidad.

√

2 Se archivaron cronológica o numéricamente, según sea el caso, los registros para demostrar la conformidad del servicio.

√

3 Todos los registros (formatos) fueron codificados y validados. √

4 Los registros fueron dados de alta en la Lista Maestra de Registros de Calidad.

√

5 Se designo un sitio para resguardar los registros que se deban conservar para efectos legales o de consulta.

√

O6-SIP-P01-F04/REV.00

_________________________________ Lic. Julio César Maytorena Valdez

Verificador



RECTORÍA

40

Ente Público: 58


Hoja No 1 de 5

Macroproceso: 01

Subproceso 09



Procedimiento P03


PROCEDIMIENTO: AUDITORÍAS INTERNAS.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P03/REV.00


Evaluar el desempeño del SGC y verificar la eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los requisitos de servicios de los Procedimientos del SGC de la Universidad de la Sierra.


Lo aplican el Responsable de Rectoría, Equipo Auditor (Auditor Líder y Auditores) y los Responsables de los Procedimientos.

III. ALCANCE

Aplica a las Auditorías Internas realizadas al SGC y a todos los procesos y servicios bajo su alcance.

IV. DEFINICIONES

- Auditoría.- Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la Auditoría.

- Auditoría Interna.- También denominada como Auditorías de Primera Parte, se

realizan por la propia organización, para fines internos y puede constituir la base para la auto declaración de conformidad de una organización.

- Programa de Auditoría.- Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

- Auditor.- Persona con la competencia para llevar a cabo una Auditoría. - Equipo Auditor.- Uno o más Auditores que llevan a cabo una Auditoría. Entre ellos

el Auditor Líder es el jefe del equipo. - Evidencia de la Auditoría.- Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información pertinente para los criterios de Auditoría y que son verificables. Puede ser Cualitativa o Cuantitativa.

- Hallazgos en la Auditoría.- Resultados de la evaluación de la Evidencia de la Auditoría recopilada frente a los criterios de Auditoría.

- No Conformidad.- Incumplimiento de un Requisito. - Acción Preventiva.- Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad

potencial u otra situación potencialmente indeseable. - Acción Correctiva.- Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad

detectada u otra situación indeseable. V. REFERENCIAS

Norma ISO 9001:2000, Cláusula 8.2.2. 58-SGC-MGC/REV.00Manual de Gestión de Calidad.

VI. POLÍTICAS

- Las Auditorías Internas se llevarán a cabo en intervalos planificados conforme a las disposiciones de de la Norma ISO 9001:2000 y del SGC de la Universidad de la Sierra.

41

- Las acciones tomadas a partir de las No Conformidades detectadas se realizarán sin demora injustificada por los Responsables de los Procedimientos.

VII. PRODUCTOS

- Programa de Auditorías Internas. - Reporte de Auditoría Interna.

VIII. CLIENTE(S)

- Todo el personal Responsable de Procedimientos en el SGC.

IX. INDICADORES

- NA


- 58-01SGC-P03-F01/REV.00 Programa de Auditorías Internas - 58-01SGC-P03-F02/REV.00 Reporte de Auditoría Interna.

- 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas - Notificaciones de Auditoría (Oficio). - Solicitud de Auditoría (Oficio). XI. ANEXOS

- 58-01REC-P03-G03/REV.00 Diagrama del Procedimiento Auditorías Internas. - 58-01REC-P03-L03/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos. - 58-01REC-P03-L03/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento. - 58-01SGC-P03-F01/REV.00 Programa de Auditorías Internas - 58-01SGC-P03-F02/REV.00 Reporte de Auditoría Interna. - 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas


- Equipo Auditor (EA).- Revisa la documentación del SGC, los resultados de

auditorias pasadas y las Acciones Correctivas del Proceso a auditar, antes de realizar la auditoria, según el plan establecido; Presenta los hallazgos al R y Responsables de los procesos auditados; Expone las No Conformidades y Observaciones detectadas; Verifica el cumplimiento de las Acciones Correctivas.

- Auditor Líder (AL).- Convoca al EA con el objeto de planear el desarrollo de la auditoria; Convoca a reunión del EA, una vez terminada la auditoría, para evaluar los hallazgos encontrados en el Proceso; Presenta los hallazgos al R y Responsables de los Procesos auditados; Entrega un Reporte de Auditoría Interna al RR.

- Auditor (AU).- Integrante del Equipo Auditor. - Rector y/o Secretario Técnico (RR).- Elabora el Programa de Auditorías Internas;

Notifica de la realización de la Auditoria a los Responsables de los Procesos a auditar; Hace llegar el Reporte de Auditoría Interna a los representantes de las áreas implicadas, incluyendo al Rector.

- Rector y/o Secretario Técnico (RP).- Asegura que las No Conformidades, se corrigen según lo establecido en el Procedimiento de Acciones Correctivas.



42

XIII.1 RR

Elabora un Programa de Auditorías Internas 58-SGC-P03-F01/REV.00, dando cumplimiento con lo establecido en la Norma ISO 9001:2000 y considerando lo siguiente: - Resultados de Auditorias Internas o

externas pasadas. - El estado de los Procesos, el cual es

considerado por el número de Acciones Correctivas que tengan. (Si se tienen 4 Acciones Correctivas o 2 Servicios No Conformes, se programa una Auditoria Extraordinaria).

- La importancia de los procesos que se ve reflejado en el Programa de Auditorias Internas.

Se realizan por lo menos dos Auditorias a los Procesos Principales y una Auditoria a los Procesos de Soporte y Estratégicos. Se modifica el Programa de Auditorías Internas dependiendo de los dos puntos anteriores.

Programa de Auditorias Internas 58-SGC-P03-F01/REV.00.

XIII.2 AU

Deben tener experiencia para poder realizar una auditoria interna, por lo que es necesario que lleven un curso de formación de auditores y posteriormente haber participado como observador en una Auditoria.

XIII.3 RR / AL

El AL designado convoca al EA con el objeto de planear el desarrollo de la Auditoria.

El RR o el AL notifican de la realización de la Auditoria a los RP a auditar, con una semana de anticipación.

El EA revisa la documentación del SGC, los resultados de Auditorias pasadas y las Acciones Correctivas del proceso a auditar antes de realizar la Auditoria.

Cuando el EA que va a realizar la Auditoría Interna son externos, el RR solicita que se realicen con una semana de anticipación y envía copia No Controlada de la documentación de los procesos que se auditarán.

Notificación de Auditoría (Oficio) Solicitud de Auditoría (Oficio)

43

XIII.4 AL

El EA realiza la Auditoria según el plan establecido, visitando los Procesos programados. Una vez terminada esta etapa, el AL convoca a reunión al resto del equipo para evaluar los hallazgos encontrados en el proceso, considerando los siguientes criterios: - Incumplimiento con algún requisito

de la Norma. - Omisión de los requerimientos de

los Procedimientos aplicables. Una vez evaluados los hallazgos, el EA clasifica los hallazgos como:

- Observación.- si no afecta al desempeño del SGC a ningún nivel, ni requiere proceso de Acción Correctiva; Se describe en el Reporte de Auditoría Interna 58-SGC-P03-F02/REV.00.

- No Conformidad.- cuando afecta el desempeño del SGC y requiere proceso de Acción Correctiva; Se mencionan y son mencionadas en el Reporte de Auditoría Interna.

Elabora las Acciones Correctivas utilizando 58-01REC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas

Reporte de Auditoría Interna 58-SGC-P03-F02/REV.00.

58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas

XIII.5 AL/EA

Presenta los hallazgos al R y RP de los procesos auditados.

Expone las No Conformidades y Observaciones detectadas (Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas) durante el desarrollo de la auditoria y hace las aclaraciones necesarias. Entrega un Reporte de Auditoría Interna al RR, dentro de los siguientes 2 días hábiles después de la auditoria.

58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas Reporte de Auditoría Interna 58-SGC-P03-F02/REV.00.

XIII.6 RR

Hace llegar el Reporte de Auditoría Interna a los representantes de las áreas implicadas, incluyendo al R.

XIII.7 Asegura que las No Conformidades, se

44

RP

corrigen según lo establecido en el Procedimiento de Acciones Correctivas 58-03-03-23-01/01REC-09-P04/REV.00.

XIII.8 EA

Verifica el cumplimiento de las Acciones Correctivas en el tiempo establecido bajo los lineamientos del Procedimiento de Acciones Correctivas.

XIII.9 EA

La efectividad del SGC, se plasma en Reporte de Auditoría Interna y es determinada por lo siguiente: 1. Se considera que el SGC es

efectivo si no se detectan No Conformidades durante el desarrollo de la Auditoria.

2. Se considera que el SGC necesita mejora cuando se detectan de 1 a 5 No Conformidades.

3. Se considera un SGC inadecuado si se detectan más de 5 No Conformidades.

Las acciones necesarias para corregir estas deficiencias deben ser inmediatas.

Reporte de Auditoría Interna 58-SGC-P03-F02/REV.00.


ELABORÓ

REVISÓ APROBÓ




Planeación


45



RECTORÍA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Auditorías internas. Hoja 1 de 1.







1 Programa de Auditorias Internas 58-SGC-P03-F01/REV.00.



2 Solicitud de Auditoría (Oficio)



3 Notificación de Auditoría (Oficio)



4 Reporte de Auditoría Interna 58-SGC-P03-F02/REV.00.



5 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas 58-SGC-P04-F01/REV.00



06-SIP-P01-F03/REV.00

46



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Auditorías

internas.

Código de Procedimiento: 58-03-03-23-01/01REC-09-P03/REV.00

Hoja 1 de 1

36-SGC-P03-D01/REV.00

DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: AUDITORÍAS INTERNAS


Entrega un Reporte de Auditoría

Interna al RR, dentro de los

siguientes 2 días hábiles

después de la auditoria.

REPRESENTANTE

DE RECTORÍA

Elabora el Programa de


36-SGC-P03-F01/REV.00, dando

cumplimiento con lo establecido

en la Norma ISO 9001:2000

Se realizan por lo menos dos

Auditorias a los Procesos

Principales y una Auditoria a los

Procesos de Soporte y

Estratégicos. (El mencionado

programa puede ser modificable)

INICIO

El EA realiza la Auditoria según el

plan establecido, visitando los

Procesos programados.

EQUIPO AUDITOR

FIN

Convoca al EA con el objeto de

planear el desarrollo de la

Auditoria.

AUDITOR LÍDER

Notifica de la realización de la

Auditoria a los RP a auditar, con

una semana de anticipación.

Acuerda lo correspondiente con el

Auditor Líder.

Revisa la documentación del SGC,

los resultados de Auditorias

pasadas y las Acciones Correctivas

del proceso a auditar antes de

realizar la Auditoria.

Convoca a reunión al resto del

equipo para evaluar los

hallazgos encontrados en el

proceso, considerando los

siguientes criterios:

Incumplimiento con algún

requisito de la Norma u omisión

de los requerimientos de los

Procedimientos aplicables.

Una vez evaluados los hallazgos, el

EA clasifica los hallazgos como:

Observación.- si no afecta al

desempeño del SGC a ningún nivel,

ni requiere proceso de Acción

Correctiva y se describe en el

Reporte de Auditoría Interna 36-

SGC-P03-F02/REV.00.

No Conformidad.- cuando afecta el

desempeño del SGC y requiere

proceso de Acción Correctiva; Se

menciona en el Reporte de

Auditoría Interna. Elabora las

Acciones Correctivas utilizando

Requerimiento de Acciones

Correctivas/ Preventivas 36-SGC-

P04-F01/REV.007.

Obtenidos los hallazgos de los

procesos auditados, así como las

No Conformidades y

Observaciones detectadas, hace

las aclaraciones necesarias.

Hace llegar el Reporte de Auditoría

Interna a los representantes de las

áreas implicadas, incluyendo al R.

Verifica el cumplimiento de las

Acciones Correctivas en el tiempo

establecido bajo los lineamientos

del Procedimiento de Acciones

Correctivas.

Enterado del reporte debe

asegurarse que las No

Conformidades, se corrigen según

lo establecido en el Procedimiento

de Acciones Correctivas 36-03-03-

23-01/01REC-09-P04/REV.00.

La efectividad del SGC, se plasma

en Reporte de Auditoría Interna y

es determinada por lo siguiente:

Se considera que el SGC es

efectivo si no se detectan No

Conformidades durante el desarrollo

de la Auditoria.

Se considera que el SGC necesita

mejora cuando se detectan de 1 a 5

No Conformidades.

Se considera un SGC inadecuado si

se detectan más de 5 No

Conformidades.

Las acciones necesarias para

corregir estas deficiencias deben ser

inmediatas.

RESPONSABLE DEL

PROCEDIMIENTO

Resguarda el Reporte de Auditoría

Interna

47

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Auditorías internas Hoja : 1 de 1




1 Se elaboró un programa de Auditorías Internas. √

2 Se notificó por oficio de la realización de la Auditoría a los responsables de Procesos, con una semana de anticipación.

√

3 Se realizó la Auditoría según el plan establecido, visitando los procesos programados.

√

4 Se realizó el Reporte de Auditoría Interna. √

5 Se realizó el requerimiento de acciones correctivas/preventivas. √

6 Se verificó el cumplimiento de Acciones Correctivas en el tiempo establecido bajo los lineamientos del Procedimiento de Acciones Correctivas.

√



Verificador



RECTORÍA

48

UNIVERSIDAD DE LA SIERRA RECTORÍA: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

58-01SGC-P03-F01/REV.00

PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS HOJA 48 DE 97

PROCESO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

PLANEACIÓN ACADÉMICA

Evaluación del Desempeño del Personal Docente

Programación de Visitas y Prácticas de Campo

Elaboración y Actualización de Cartas Descriptivas

Elaboración de Cargas Académicas y Horarios

Diseño de Programas Educativos

Servicio Social

Estadías

Selección de Personal Académico

Inducción de Personal Académico

SERVICIOS ESCOLARES

Inscripción y Reinscripción

Convalidación, Equivalencia y Rev. de Estudios

Registro de Calificaciones Final y Extraordinaria

Certificación Parcial de Estudios

Inscripción y Registro de Actividades Extracurriculares

Titulación

Servicios Bibliotecarios

Servicios Informáticos

Credencial Escolar * * * *

Seguridad Social (IMSS Unisierra) * * * *

Constancia de Inscripción * * * *

PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN

Promoción y Difusión FINANZAS Y CONTABILIDAD

Control de Ingresos

Avance Financiero y Control Presupuestal

Elaboración de Cheques

RECURSOS HUMANOS

Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal

Puntualidad y Asistencia de Personal

COMPRAS

Adquisición y Suministro de Recursos Mat. y Servicios

Licitaciones

MANTENIMIENTO

Mantenimiento y Conservación de Infr. y Equipo PLANEACIÓN

Formulación del Programa de Desarrollo Institucional

Formulación del Programa Operativo Anual

Formulación del Presupuesto de Egresos

Reprogramación-Presupuestación

Informes de Seguimiento Financiero de Ing. y Egreso

Formulación y/o Act. del Prontuario Estadístico

Actualización del PIFI

Aplicación de Recursos del PIFI

Informe Financiero PIFI

Elaboración de la Estadística Institucional

Celebración de sesiones de Consejo Directivo SISTEMA DEGESTIÓN DE CALIDAD

Control de Documentos

Control de Registros


Acciones Correctivas

Acciones Preventivas

Control de Servicio No Conforme

ELABORÓ 22 de enero de 2007

Auditoría Interna

Auditoría de Certificación

Primera Auditoría de Seguimiento

* El Procedimiento aún no se incluía en el SGC.

49

UNIVERSIDAD DE LA SIERRA CÓDIGO: 58-01SGC -P03-F02/REV.00

REPORTE DE AUDITORÍA INTERNA HOJA 1 de 1

No. DE AUDITORÍA: 01-2007 FECHA: 14 de febrero de 2007

1.- ALCANCE:

PLA, SEE, PYD, FYC, REH, PLN, COM, MAN. 2.- AUDITORES:

Icela Terán Rodríguez, Cristian V. López del Castillo, Arsenio Hibrain Vega Vila 3.- PERSONAL AUDITADO:

4.- DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LA AUDITORÍA:

5.- DESCRIPCIÓN DE HALLAZGOS:

6.- EFECTIVIDAD DEL SISTEMA:

7.- DOCUMENTACIÓN REVISADA:

8.- COMENTARIOS:

50


El Objetivo de este Procedimiento es describir la metodología para el seguimiento de las Acciones Correctivas e instruir a los Responsables para que lo conozcan, mantengan y apliquen.


Lo aplican el Responsable de Rectoría, Equipo Auditor (Auditor Líder y Auditores) y los Responsables de los Procedimientos.

III. ALCANCE

Aplica para todas la Acciones Correctivas a las No Conformidades que resulten del SGC de la Universidad de la Sierra.

IV. DEFINICIONES

- Acción correctiva.- Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad detectada u otra situación indeseable.

- No Conformidad.- Incumplimiento a un Requisito, incluye quejas de clientes y de partes interesadas.

- Comité de Calidad.- Integrantes o equipo con autoridad y responsabilidad dentro del SGC.

- Personal de Apoyo.- Personal que colabora dentro de un Proceso. - Responsable de Proceso.- Persona con autoridad y responsabilidad de su propio

Proceso. - Representante de Rectoría.- Representante de la Alta Dirección en el SGC de la

Universidad de la Sierra. V. REFERENCIAS

- 58-SGC-MGC/REV.00 Manual de Gestión Calidad. - Norma ISO9001-2000, Cláusula 8.5.2, Acción Correctiva.

VI. POLÍTICAS

- Establecer Acciones Correctivas apropiadas a los efectos de las No Conformidades encontradas para prevenir que vuelvan a ocurrir, conforme lo estipula la Norma ISO 9001:2000.

VII. PRODUCTOS

- 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas VIII. CLIENTE(S)


IX. INDICADORES

- NA X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

Ente Público: 58


Hoja No.1 de 3

Macroproceso: 01

Subproceso 09



Procedimiento P04


PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P04/REV.00

51

- 58-01REC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas

XI. ANEXOS

- 58-01SGC-P04-G04/REV.00 Diagrama del Procedimiento Acciones Correctivas.

- 58-01SGC-P04-L04/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos. - 58-01SGC-P04-T04/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento. - 58-01REC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas - 58-SGC-RPR/REV.00Revisión por Rectoría.


- Rector y/o Secretario Técnico (RR) Personal de Apoyo (PA).- Conforman un

equipo de trabajo que identifica la causa raíz del problema, utilizando el formato Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas.

- Auditor Líder (AL).- Revisa las Acciones tomadas junto con los resultados esperados y autoriza el Cierre de Acción Correctiva Ejecutada.

- Auditor Interno (AI).- Verifica las acciones y actividades realizadas por los RP, para implementar las Acciones Correctivas, en el plazo establecido.

- Secretario Técnico (RR).- Toma la decisión de levantar o no una Acción Correctiva y envía notificación al responsable de la acción; Lleva el control de las Acciones Correctivas, así como la evidencia de estas en caso de ser necesario; Reporta al CC las acciones correctivas, así como el estado en que se encuentran; Actualiza el registro de la Revisión por Rectoría.



XIII.1 RP

Recibe Aviso de No Conformidad detectada por cualquier integrante de la Universidad y que se refiera a las actividades de los procesos relacionados con el SGC. El área que detecta una No Conformidad notifica al RR, el cual toma la decisión, en su caso, de establecer Acciones Correctivas.

XIII.2 RR

Tomada la decisión de levantar una Acción Correctiva, notifica al RP o de la acción, el cual deberá contestar en un plazo no mayor de 5 días hábiles. En caso de que no conteste en el plazo establecido, se levantara una Acción Correctiva al superior inmediato.


52

XIII.3 RP/PA

El RP forma un equipo de trabajo, identifica la causa raíz del problema utilizando la metodología de los “5 por qué”, que se incluye en el formato 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas Las Acciones Correctivas que se tomen, deberán incluirse -cuando sea necesario- en aquellas áreas en las cuales se puede presentar este mismo problema y así evitar su recurrencia.


XIII.4 RR

Para el cierre de las Acciones Correctivas envía a uno de los AI para verificar las Acciones y Actividades realizadas en el plazo establecido por el RP en el formato 58-SGC-P04-F01/REV.00, para que sean evaluadas. El AI registra las actividades realizadas en el Formato Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas e Informa al RR de la Acción Correctiva, si ha sido implantada según lo declarado.

XIII.5 RR

En caso de que la Acción Correctiva no haya sido implementada -o se detecte la recurrencia del problema-, se levanta una nueva Acción Correctiva, mencionando que no han sido implementadas o efectivas las acciones anteriores.


XIII.6 RR

Designa a un AI para que revise la efectividad de las Acciones tomadas y los resultados esperados quedan registrados en el Formato 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas

XIII.7 AL

Revisa las Acciones tomadas junto con los resultados esperados y autoriza el Cierre de Acción Correctiva Ejecutada. En caso contrario se levanta una Acción Correctiva como se establece en el punto XIII.5

53

XIII.8 RR

Lleva el control de las Acciones Correctivas, así como la evidencia de estas en caso de ser necesario. Reporta al CC las Acciones Correctivas así como el estado en que se encuentran. Actualiza el registro de la Revisión por Rectoría.

Revisión por Rectoría 58-SGC-RPR/REV.00.


ELABORÓ

REVISÓ APROBÓ




Planeación


54



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Acciones

correctivas


Hoja 1 de 1

36-SGC-P04-D01/REV.00

DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS


REPRESENTANTE DE

RECTORÍA

AUDITOR LÍDER/

AUDITOR INTERNO

Para el cierre de las Acciones Correctivas

envía a uno de los AI para verificar las

Acciones y Actividades realizadas en el

plazo establecido por el RP en el formato

36-SGC-P04-F01/REV.00, para que sean

evaluadas.

Recibe Aviso de No Conformidad

detectada por cualquier integrante de la

Universidad y que se refiera a las

actividades de los procesos relacionados con el SGC y notifica al RR.

INICIO

En caso de que la Acción Correctiva

no haya sido implementada -o se

detecte la recurrencia del problema-,

se levanta una nueva Acción

Correctiva, mencionando que no han

sido implementadas o efectivas las

acciones anteriores.

RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO/

PERSONAL DE APOYO

FIN

Lleva el control de las Acciones Correctivas, así como la evidencia de

estas en caso de ser necesario.

Reporta al CC las Acciones

Correctivas así como el estado en que

se encuentran.

Actualiza el registro de la Revisión por

Rectoría.

Toma la decisión de levantar una Acción

Correctiva, notifica al RP de la acción, el

cual deberá contestar en un plazo no

mayor de 5 días hábiles.

(En caso de que no conteste en el plazo

establecido, levanta una Acción Correctiva

al superior inmediato.)

Forma un equipo de trabajo, identifica la

causa raíz del problema utilizando la

metodología de los “5 por qué”, que se

incluye en el formato Requerimiento de

Acciones Correctivas/Preventivas 36-

SGC-P04-F01/REV.00.

Las Acciones Correctivas que se tomen,

deberán incluirse -cuando sea necesario-

en aquellas áreas en las cuales se puede

presentar este mismo problema y así

evitar su recurrencia.

El AI registra las actividades realizadas en

el Formato Requerimiento de Acciones

Correctivas/Preventivas e Informa al RR de

la Acción Correctiva, si ha sido implantada

según lo declarado.

Designa a un AI para que revise la

efectividad de las Acciones tomadas y

los resultados esperados quedan

registrados en el Formato

Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas 36-SGC-P04-

F01/REV.00.Revisa las Acciones tomadas junto con los

resultados esperados y autoriza el Cierre de

Acción Correctiva Ejecutada.

En caso contrario se levanta una Acción

Correctiva como se establece en el punto

XIII.5

55



RECTORÍA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS. Hoja 1 de 1.

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-09-

P04/REV.00 Fecha de elaboración: 30/11/07





1 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas 58-SGC-P04-F01/REV.00.


4 años Archivo del Secretario Técnico

2 Revisión por Rectoría 58-SGC-RPR/REV.00.



06-SIP-P01-F03/REV.00



RECTORÍA

56

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Acciones correctivas Hoja : 1 de 1




1 Se envió Aviso de No Conformidad detectada de las actividades de los procesos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad.

√

2 Se levantó un Requerimiento de Acciones Correctivas/ Preventivas.

√

3 Se formó el equipo de trabajo para identificar la causa raíz del problema.

√

4 Se realizó el cierre de las Acciones Correctivas una vez verificado por un auditor que se implantó la acción que corrige el problema detectado.

√

5 Se registró en el formato correspondiente sobre la efectividad de las acciones tomadas y los resultados esperados.

√

6 Se revisó que las Acciones tomadas junto con los resultados esperados sean los adecuados y se autorizó el cierre de la Acción Correctiva Ejecutada.

√

7 Se cuenta con un control de Acciones Correctivas y del estado que guardan.

√



Verificador

Ente Público: 58


Hoja No.1 de 3

57

Macroproceso: 01

Subproceso 09



Procedimiento P05


PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P05/REV.00


Este Procedimiento describe la metodología para el seguimiento de una Acción Preventiva y menciona a los responsables para que lo conozcan, mantengan y apliquen.

II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica

Lo aplican el Responsable de Rectoría, Auditor Líder y los Responsables de los Procedimientos.

III. ALCANCE

Aplica para todas las Acciones Preventivas detectadas en el SGC de la Universidad de la Sierra.

IV. DEFINICIONES

- Acción Preventiva.- Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial detectada u otra situación indeseable.

- No Conformidad Potencial.- Incumplimiento a un Requisito que pudiera presentarse, incluye quejas de clientes y de partes interesadas.

- Comité de Calidad.- Equipo con autoridad y responsabilidad dentro del SGC. - Personal de Apoyo.- Personal que colabora dentro de un Proceso. - Responsable de Proceso.- Persona con autoridad y responsabilidad de su propio

Proceso. - Auditor Líder.- Jefe del Equipo Auditor. - Representante de Rectoría.- Representante de la Alta Dirección en el SGC de la

Universidad de la Sierra.

V. REFERENCIAS

- Norma ISO 9001:2000, Cláusula 8.5.3. - 58-SGC-MGC/REV.00 Manual de Gestión de Calidad.

VI. POLÍTICAS

- Las Acciones Preventivas serán apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.

- Los involucrados tomarán acciones para eliminar las causas de No Conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia en atención de la Norma ISO 9001:2000.

VII. PRODUCTOS

- 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas.

VIII. CLIENTE(S)

- Todo el personal involucrado en el SGC. IX. INDICADORES

- NA X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS


XI. ANEXOS

58

- 58-01SGC-P05-G05/REV.00 Diagrama del Procedimiento Acciones Preventivas. - 58-01SGC-P05-L05/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos. - 58-01SGC-P05-T05/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento - 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas


- Rector y/o Secretario Técnico (RP).- Es responsable de la No Conformidad;

Conforma equipo de trabajo con el Personal de Apoyo del área para determinar la causa raíz; Entrega la Acción Preventiva generada al RR para su resguardo y posterior verificación de las acciones planificadas en los plazos establecidos.

- Auditor Líder (AL).- Verifica la implementación y la efectividad de las Acciones

Preventivas en la fecha programada. - Rector y/o Secretario Técnico (RR).- Verifica la implementación y la efectividad de

las Acciones Preventivas en la fecha programada; Una vez verificadas las acciones implantadas, firma el Formato de Acciones Preventivas, según se determine; Comunica las Acciones Preventivas implantadas en las reuniones del Comité de Calidad y Revisiones de Rectoría.



Los problemas potenciales pueden ser detectados por cualquier miembro de la organización, durante el proceso de prestación del servicio, comunicación directa con el cliente, inspecciones de las áreas de trabajo, modificación de los procesos, así como en auditorías internas y externas del SGC.

XIII.1 RP/RR

Revisan e identifican conjuntamente el problema para evaluar la necesidad de levantar Acciones Preventivas, una vez que se han percatado o han sido notificados de alguna causa potencial de una No Conformidad.

XIII.2 RR

Registra las actividades realizadas anteriormente en el Requerimiento de58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas y entrega al RP.


XIII.3 RP

Es responsable de la No Conformidad, conforma equipo de trabajo con el personal de apoyo del área para determinar la causa raíz, utilizando los “5 ¿por qué?” incluido en Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas. Proponen la fecha de implementación para la solución de la No Conformidad.

XIII.4 RP

La Acción Preventiva generada, es entregada al RR para su resguardo y posterior verificación de las acciones planificadas en los plazos establecidos.

59

XIII.5 RR, AL

La implementación y la efectividad se verifican en la fecha programada y se registran en el Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas, anexando además, evidencia que demuestre el cumplimiento (donde corresponda). Una vez verificadas las acciones implantadas, el formato se firma de revisado por el RR, AL o el Auditor designado para el caso. El RR comunica las Acciones Preventivas implantadas en las reuniones del Comité de Calidad y Revisiones por Rectoría. Nota: Cuando la acción corresponda al SGC, la verificación de la implementación y efectividad, será delegada a un Auditor Interno, designado por el RR.



ELABORÓ

REVISÓ APROBÓ




Planeación


60



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Acciones

preventivas.


Hoja 1 de 1

36-SGC-P05-D01/REV.00

DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS


REPRESENTANTE DE

RECTORÍA

AUDITOR LÍDER/

AUDITOR INTERNO

Revisa e identifican conjuntamente el

problema para evaluar la necesidad de

levantar Acciones Preventivas, una vez

que se han percatado o han sido

notificados de alguna causa potencial de

una No Conformidad.

INICIO

Los problemas potenciales pueden ser detectados por cualquier miembro de la organización, durante el

proceso de prestación del servicio, comunicación directa con el cliente, inspecciones de las áreas de

trabajo, modificación de los procesos, así como en auditorías internas y externas del SGC.

RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO

FIN

La Acción Preventiva generada, es

entregada al RR para su resguardo y

posterior verificación de las acciones

planificadas en los plazos establecidos.

Registra las actividades realizadas

anteriormente en el Requerimiento de

Acciones Correctivas/Preventivas 36-

SGC-P04-F01/REV.00 y entrega al RP.

Es responsable de la No Conformidad,

conforma equipo de trabajo con el personal

de apoyo del área para determinar la causa

raíz, utilizando los “5 ¿por qué?” incluido en

Requerimiento de Acciones

Correctivas/Preventivas.

Proponen la fecha de implementación para

la solución de la No Conformidad.

Verifica en la fecha programada, la

implementación y la efectividad y se

registran en el Requerimiento de Acciones

Correctivas/Preventivas, anexando además,

evidencia que demuestre el cumplimiento

(donde corresponda).

Una vez verificadas las acciones

implantadas, el formato se firma de

revisado por el RR, AL o el Auditor

designado para el caso.

Nota: Cuando la acción corresponda al SGC,

la verificación de la implementación y

efectividad, será delegada a un Auditor

Interno, designado por el RR.

Comunica las Acciones Preventivas

implantadas en las Reuniones del Comité

de Calidad y revisiones por Rectoría

61



RECTORÍA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS Hoja 1 de 1.

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P05/REV.00 Fecha de elaboración: 30/11/07





1 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas



06-SIP-P01-F03/REV.00

62

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Acciones preventivas. Hoja : 1 de 1




1 Se evaluó la necesidad de levantar Acciones Preventivas una vez que se han percatado de alguna causa potencial de No Conformidad.

√

2 Se conformó el equipo de trabajo con personal de apoyo del área para determinar la causa raíz y se fijó la fecha de implementación para la solución de la No Conformidad.

√

3 Se entregó la Acción Preventiva generada, para su resguardo al Representante de Rectoria y posterior verificación de las acciones planificadas en los plazos establecidos.

√

4 Se verificó la implementación y la efectividad en la fecha programada y su registro en el Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas.

√

5 Se firmó el formato de verificación de acciones implementadas por el Representante de Rectoria, el Auditor Lider o Auditor designado.

√

6 Se comunicó de las Acciones Preventivas implantadas en las reuniones del Comité de Calidad.

√


Verificador



RECTORÍA

63

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 3

Macroproceso: 01

Subproceso 09



Procedimiento P06


PROCEDIMIENTO: SERVICIO NO CONFORME.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-09-P06/REV.00


Identificar las No Conformidades, analizar y emprender acciones para eliminar las causas que las originan con la finalidad de cumplir con los requisitos del servicio y satisfacer las necesidades de los usuarios del SGC.


Lo aplican el Responsable de Rectoría, Auditor Interno y los Responsables de los Procedimientos.

III. ALCANCE

Este proceso es aplicable a la identificación del Servicio No Conforme actual y potencial que afecta la operación de los procesos, la calidad de los servicios que ofrece el SGC, así como la determinación, planeación y ejecución de las acciones dirigidas a su prevención y su corrección.

IV. DEFINICIONES

- Servicio No Conforme.- Elemento de salida del servicio que no cumple con las

especificaciones mínimas requeridas - No Conformidad Mayor.- Incumplimiento total de los requisitos de un Proceso,

servicio con impacto directo en la operación y afectación directa al usuario. - No Conformidad Menor.- Incumplimiento parcial de los requisitos de un Proceso,

servicio que no tiene un impacto directo en la operación del SGC y/o una afectación al usuario.

- Observación.- El incumplimiento parcial de un requisito del SGC que no ha impactado en la operación y/o al usuario, pero que de convertirse en un problema recurrente puede afectar la Calidad del Servicio o degradar la eficiencia del SGC.

V. REFERENCIAS

- Norma ISO 9001:2000, Cláusula 8.3. - Manual de Gestión de Calidad 58-SGC-MGC/REV.00.

VI. POLÍTICAS

- Se asegurará que el Servicio No Conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional.

- Los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento de Servicios No Conforme se sujetarán a los requerimientos de la Norma ISO 9001:2000.

VII. PRODUCTOS

• 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas

VIII. CLIENTE(S)


IX. INDICADORES

- NA

64


- 58-01SGC-P04-F01/REV.00 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas. - 36-SGC-P04-F01/REV.01 Detección de no conformidad, acciones correctivas y acciones

preventivas

XI. ANEXOS


- 58-01SGC-P06-G06/REV.00 Diagrama de flujo del procedimiento No Conforme - 58-01SGC-P06-L06/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos - 58-01SGC-P06-T06/REV.00 Verificación de ejecución del procedimiento XII. RESPONSABILIDADES

- Rector y/o Secretario Técnico (RP).- Es responsable de la pronta solución del Servicio No Conforme.

- Auditor Interno (AI).- Responsable de efectuar la verificación de la corrección del problema y demostrar la Conformidad con los Requisitos; En caso de que el problema no haya sido eliminado, notifica al RP y al RR para su pronta solución.

- Secretario Técnico (RR).- Una vez determinado el Servicio no Conforme, toma las

Acciones Correspondientes según lo establece el Requerimiento de Acciones Correctivas o Preventivas; Solicita autorización para la utilización de un Servicio No Conforme detectado a una autoridad pertinente y registra en el Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas, así como en minuta de Reunión (en su caso); Envía al AI para que efectúe una verificación de la corrección del problema y demostrar la Conformidad con los Requisitos.


La Universidad de la Sierra asegura que el Servicio No Conforme con los Requisitos de la Norma, se identifica y se controla para prevenir su uso o entrega no intencional.

Causas de Identificación de Servicio No Conforme son considerados cuando: - La evaluación de satisfacción del cliente no sea satisfactoria. - Cuando el Alumno se queje de algún servicio que se presta en los diferentes

procesos. - Cuando no se logre cumplir con el programa de alguna asignatura establecido en las

Cartas Descriptivas. - Cuando las aulas, laboratorios, centros de cómputo, etc., no estén en condiciones

de dar el servicio.

Cuando es detectado un Servicio No Conforme señalado en el punto anterior, se notifica al RR para tomar las acciones correspondientes


XIII.1 RR

Tomar las Acciones Correspondientes según lo establece el Requerimiento de Acciones Correctivas o Preventivas.


65

XIII.2 RR

En caso de que se requiera dar un Servicio No Conforme detectado, se deberá: Autorizar su uso bajo

condiciones de aceptación por una autoridad pertinente (Rector, Secretario General Académico, Jefes de Departamento y cuando sea aplicable por el cliente) o el Comité de Calidad, quedando registrado en el Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas y en la minuta de reunión (en su caso).


XIII.3 RR

Asignar al AI para que efectúe una verificación de la corrección del problema y demostrar la Conformidad con los Requisitos.

XIII.4 AI

En caso de que el problema no haya sido eliminado, el AI: Notificar al RP y al RR para su pronta solución.

XIII.5 Personal en

General

Si por algún motivo se dio un Servicio No Conforme, la Universidad de la Sierra debe: Tomar las Acciones apropiadas respecto a los efectos que pudiera provocar, levantando las acciones pertinentes según se estipula en el Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas.


IV. MODIFICACIONES

REVISIÓN MODIFICACIÓN FECHA

00 Edición Inicial 01-11-2006

ELABORÓ

REVISÓ APROBÓ




Planeación


66



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio no conforme.


Hoja 1 de 1

36-SGC-P06-D01/REV.00

DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: SERVICIO NO CONFORME


REPRESENTANTE DE

RECTORÍA

PERSONAL EN

GENERAL

Una vez determinado el Servicio no

Conforme, toma las Acciones

Correspondientes según lo

establece el Requerimiento de

Acciones Correctivas o Preventivas,

según sea el caso.

INICIO

En caso de que se requiera dar un

Servicio No Conforme detectado, se

deberá autorizar su uso bajo

condiciones de aceptación por una

autoridad pertinente (Rector,

Secretario General Académico,

Jefes de Departamento y cuando

sea aplicable por el cliente) o el

Comité de Calidad, quedando

registrado en el Requerimiento de

Acciones Correctivas/Preventivas y

en la minuta de reunión (en su

caso).

AUDITOR INTERNO

Asigna al AI para que efectúe una

verificación de la corrección del

problema y demostrar la

Conformidad con los Requisitos.

En caso de que el problema no

haya sido eliminado, el AI notifica al

RP y al RR para su pronta solución.

FIN

Si por algún motivo se dio un

Servicio No Conforme, la

Universidad de la Sierra debe

tomar las Acciones apropiadas

respecto a los efectos que

pudiera provocar, levantando las

acciones pertinentes según se

estipula en el Requerimiento de

Acciones

Correctivas/Preventivas.

Cuando es detectado un Servicio No Conforme señalado en el punto anterior, se notifica al RR para tomar las acciones correspondientes

Causas de Identificación de Servicio No Conforme son considerados cuando:

-La evaluación de satisfacción del cliente no sea satisfactoria.

-Cuando el Alumno se queje de algún servicio que se presta en los diferentes procesos.

-Cuando no se logre cumplir con el programa de alguna asignatura establecido en las Cartas Descriptivas.

-Cuando las aulas, laboratorios, centros de cómputo, etc., no estén en condiciones de dar el servicio.

La Universidad de la Sierra asegura que el Servicio No Conforme con los Requisitos de la Norma, se identifica y se controla para prevenir su uso o entrega no

intencional.

67



RECTORÍA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio No Conforme. Hoja 1 de 1.







1 Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas 58-SGC-P04-F01/REV.00



06-SIP-P01-F03/REV.00


68

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Servicio no conforme. Hoja : 1 de 1




1 Se tomaron las acciones correspondientes de conformidad con el Requerimiento de Acciones Correctivas/Preventivas.

√

2 Se dio un Servicio No Conforme detectado y fue autorizado por la autoridad pertinente

√

3 Se registró en el Requerimiento de Acciones Correctivas/ Preventivas

√

4 Se atendió para verificar por un Auditor la corrección del problema y demostrar la Conformidad con los requisitos

√

NOTA: No se ha presentado esta situación, pero en su momento se aplicarán tal como se indican.


Verificador



RECTORÍA


69

UNIVERSIDAD DE LA SIERRA CÓDIGO: 58-01SGC -P04-F01/REV.00

DETECCIÓN DE NO CONFORMIDAD, ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS

HOJA 1 de 1

TIPO DE ACCIÓN: CORRECTIVA PREVENTIVA

CLÁUSULA AFECTADA ÁREA O PROCESO No. DE NO CONFORMIDAD

ORIGINADOR DE LA ACCIÓN FECHA DE INICIO FECHA DE RESPUESTA

ÁREAS O PROCESOS INVOLUCRADOS -RESPONSABLES-

PLANEACIÓN ACADÉMICA SERVICIOS ESCOLARES PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN

FINANZAS Y CONTABILIDAD

RECURSOS HUMANOS

COMPRAS MANTENIMIENTO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA O HALLAZGO

ANÁLISIS DE LA CAUSA RAIZ

PLAN DE ACCIÓN

Actividad PLAN DE ACCIÓN RESPONSABLE FECHA

IMPLEMENTACIÓN

EFICIENCIA DE LAS ACCIONES TOMADAS

FUÉ EFECTIVO: SI NO REVISÓ FECHA

COMENTARIOS:


70

1.2. Departamento de Telemática

71


Garantizar la óptima operación, seguridad, confiabilidad y aprovechamiento de la infraestructura de redes y telecomunicaciones.


Departamento de Telemática

III. ALCANCE

Unidades Administrativas

IV. DEFINICIONES

UNIDADES ADMINISTRATIVAS: Las que se encuentran bajo responsabilidad del Rector, Secretario General Académico y Jefes de Unidad. RED.- Disposición de equipo de cómputo y de comunicación interconectados para intercambiar información entre ellos. NODO.- Punto de empalme o conexión en una red o intranet. INTERNET.- Red extensa constituida por una cantidad de redes menores interconectadas con equipos de comunicación activos. INTRANET.-Tecnología que representa una red privada dentro de una organización. USUARIO: Es toda persona que hace uso de los servicios de red de voz y datos (personal administrativo, personal docente y alumnos). V. REFERENCIAS

Decreto de creación de la Universidad de la Sierra Reglamento Interior de la Universidad de la Sierra Manual de Organización de la Universidad de la Sierra VI. POLÍTICAS

- Monitoreo permanente del estado de los equipos de comunicación instalados. - Revisar periódicamente los equipos de comunicación de los distintos nodos de voz y

datos. - Mantener en funcionamiento permanente los equipos de telecomunicación.

VII. PRODUCTOS

Reporte del estado del funcionamiento de los distintos servicios de red (voz y datos)

VIII. CLIENTE(S)

Unidades Administrativas y alumnos de la Universidad de la Sierra.

IX. INDICADORES

No. de reportes atendidos / No. de reportes solicitados


58-01REC-P01-F01 Solicitud de servicios

Ente Público: 58 Direccionamiento al PED 03-03-23

Hoja No. 1 de 3

Macroproceso: 01 Subproceso: 11:



Procedimiento: PO1 No. de Revisión: 00

PROCEDIMIENTO: Administración y mantenimiento de la infraestructura de

telecomunicación CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-11-P01/REV.00

72

XI. ANEXOS

- 58-01REC-P01-G01/REV.00 Diagrama de flujo del procedimiento Administración y mantenimiento de la infraestructura de telecomunicación.

- 58-01REC-P01-L01/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos. - 58-01REC-P01-T01/REV.00 Verificación de ejecución del procedimiento - 58-01REC-P01-F01 Solicitud de servicios y su instructivo de llenado


Rector:

- Emite lineamientos, políticas y estrategias para la administración y mantenimiento de la infraestructura de telecomunicación.

Jefe de Departamento de Telemática: - Es el responsable de coordinar, dirigir, ejecutar y proponer las políticas para el

seguimiento y actualización de los servicios de los equipos de comunicación. - Monitorear permanentemente el desempeño de los equipos de comunicación, así como

de realizar los trabajos necesarios para la solución de fallas o problemas de comunicación.

- Promover nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación. Usuarios:

- Hacer buen uso de los servicios de telecomunicación de conformidad con los lineamientos y políticas establecidas.



Usuario Reportar el mal funcionamiento de algún servicio proporcionado por el Departamento de Telemática (telefonía, acceso a Internet, Intranet)

Solicitud de servicio

Jefe del Departamento de Telemática

Registrar reporte del mal funcionamiento de enlaces y/o líneas telefónicas Monitorea los enlaces de comunicación institucionales


SI ES FALLA INTERNA: Atender de manera directa los servicios requeridos.


SI REQUIERE REFACCIONES Y/O EQUIPO. Proponer lo que se debe solicitar por requisición

Jefes de la Unidades

Administrativas

Elaborar la requisición de refacciones y/o equipo La solicitud de servicio queda incompleta en su atención en tanto no surtan la requisición de refacciones y/o equipo emitida por la Unidad administrativa solicitante

Formato de Requisición


Al surtirse el material requisitado, proceder a la solución técnica de la solicitud de servicio

Bitácora de servicio


NO SE REQUIERE REFACCIÓN Y/O EQUIPO:

Proceder a la solución técnica de la solicitud de servicio.

Bitácora de servicios

73


NO ES FALLA INTERNA: Notificar al proveedor o prestador de servicio

Proveedor (TELMEX)

Levantar reporte de falla (vía telefónica) Otorga datos de registro del reporte


Recibir registro. Dar seguimiento de avance y reparación de la falla. Realizar pruebas con el proveedor hasta que el servicio se reestablece.

Bitácora de Reportes de Fallas Externas

Proveedor (TELMEX)

Cerrar reporte (vía telefónica)


Notificar al usuario el restablecimiento del servicio. Anotar en su bitácora de atención de los servicios realizados

Bitácora de servicios

Usuario Recibir notificación.


ELABORÓ

REVISÓ APROBÓ

Ing. Aldo José Juárez de Haro



Secretario Técnico


74

Usuario Jefe de la Unidad Administrativa Jefe del Departamento de

Telemática Proveedor

ENTE PÚBLICO: universidad de la Sierra Hoja: 1 de 1

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Rectoría Fecha de elaboración:30/11/07

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE

LA INFRAESTRUCTURA DE TELECOMUNICACIÓN

Código de Procedimiento: 58-03-03-23-01/01REC-11-

P01/REV.00

Solicitud

de Servicio

Bitácora de Fallas

Solicitud de Servicio

Reporta el mal funcionamiento de algún

servicio

Falla Intern

Monitorea los enlaces de comunicación

institucionales

Se le notifica al proveedor

o

prestador del servicio

Recibe material requisitado

Requiere

Procede a solución

técnica

Notifica al usuario reestablecimiento de

servicio

Elabora la requisición de refacción o equipo

Levanta Reporte de Falla

Cierra Reporte de Falla

Recibe notificación Firma de conformidad la


Reparación de Falla Pruebas con el proveedor

Servicio reestablecido

Si

Si

No

No

75



RECTORÍA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administración y mantenimiento de la infraestructura de Telecomunicación.

Hoja 1 de 1.






1 Solicitud de servicio Papel Jefe del Dpto. de Telemática

1 año Archivo del Dpto. de Telemática

2 Formato de Requisición

Papel Jefe del Dpto. de Telemática


3 Bitácora de servicio Papel Jefe del Dpto. de Telemática


4 Bitácora de Reportes de Fallas Externas



06-SIP-P01-F03/REV.00

76

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Administración y mantenimiento de la infraestructura de telecomunicación

Hoja : 1 de 1


P01/REV.00



1 Se reportó el mal funcionamiento de algún servicio proporcionado en la solicitud de servicio.

√

2 Se realiza una requisición cuando se requiere de refacciones y/o equipo.

√

3 Se registra en la Bitácora de servicios los trabajos realizados. √

4 Se registra en la Bitácora, los servicios solicitados a proveedores (fallas externas).

√

_______________ Lic. Julio César Maytorena Valdez

Verificador



RECTORÍA

77

FORMATO

58-01REC-P01-F01 Solicitud de servicios y su instructivo de llenado

UN

IVE

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58

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78


Proporcionar mantenimiento correctivo a los equipos de cómputo de la Universidad de la Sierra, que se encuentran dañados, con el propósito de garantizar el buen funcionamiento de dichos equipos. II. APLICACIÓN ( ) General (x) Específica


III. ALCANCE


IV. DEFINICIONES

UNIDADES ADMINISTRATIVAS: Las que se encuentran bajo responsabilidad del Rector, Secretario General Académico y Jefes de Unidad.

V. REFERENCIAS

Decreto de creación de la Universidad de la Sierra Reglamento Interior de la universidad de la Sierra Manual de Organización de la Universidad de la Sierra

VI. POLÍTICAS

- El mantenimiento correctivo de los equipos de cómputo se solicitará a través del formato “Solicitud de mantenimiento correctivo de equipo de cómputo”

- El dictamen técnico detallado para dar de baja equipo de cómputo será invariablemente realizado por el Departamento de Telemática. Igualmente para la adquisición de nuevo equipo este Departamento realizará el dictamen de las especificaciones técnicas requeridas.

- Se aplicará el programa de mantenimiento correctivo a todos los equipos del instituto siempre y cuando la garantía del equipo lo permita.

- Se contratará un servicio externo especializado cuando la dificultad de la reparación lo requiera.

- La contratación del servicio externo para la reparación de los equipos del Universidad de la Sierra, es competencia de la Unidad de Administración y Promoción.

VII. PRODUCTOS

Equipo de cómputo en operación optima

VIII. CLIENTE(S)


IX. INDICADORES

- Programa de mantenimiento correctivo programado /programa de mantenimiento correctivo realizado.


NA

Ente Público: 58


Hoja No. 1 de 3

Macroproceso: 01

Subproceso: 11




PROCEDIMIENTO: Mantenimiento correctivo del equipo de cómputo

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-11-P02/REV.00

79

XI. ANEXOS

58-01REC-P02-G02/REV.00 Diagrama de flujo del procedimiento Mantenimiento correctivo del equipo de cómputo.

58-01REC-P02-L02/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos.

58-01REC-P02-T02/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento


Rector: - Emite lineamientos, políticas y estrategias para la administración y mantenimiento y

conservación de los equipos de cómputo. Jefe de Departamento de Telemática:

- Es el responsable de coordinar, dirigir, ejecutar y proponer las políticas para la administración de los servicios de mantenimiento correctivo a los equipos de cómputo.

- Monitorear permanentemente el desempeño de los equipos de cómputo, así como de realizar los trabajos necesarios para la solución de fallas o problemas de operación.

- Realiza el dictamen técnico detallado para dar de baja equipo de cómputo y será realizado invariablemente por él.

- Realiza el dictamen de las especificaciones técnicas requeridas para la adquisición de nuevo equipo.



Usuario Reporta el mal funcionamiento de su equipo Solicitud de servicio


Evalúa la solicitud recibida, verifica contra el inventario de bienes informáticos para determinar si el bien informático reportado con fallas aún está en garantía


SI TIENE GARANTÍA: Equipo de cómputo es concentrado en el Departamento de Telemática, procede a evaluar la falla y enviar al proveedor para hacer válida la garantía.

Pase de Salida

Proveedor Recibe equipo con falla Hoja de entrada


Da seguimiento de avance y reparación del equipo

Proveedor Entrega equipo reparado.


NO TIENE GARANTÍA: Acude a la Unidad Administrativa solicitante, revisa y diagnostica el tipo de falla del bien informático para determinar las acciones de mantenimiento correctivo.


Si la falla puede corregirse in situ, se procede a ello, en caso contrario es informado el usuario y el bien informático es trasladado al Departamento de Telemática.

Jefe del Departamento

SI REQUIERE REFACCIONES Y/O EQUIPO. Propone lo que se debe solicitar por requisición

80

de Telemática

Jefe de la Unidad Administrativa

Elabora la requisición de refacciones y/o equipo La solicitud de servicio queda incompleta en su atención en tanto no surtan la requisición de refacciones y/o equipo emitida por la Unidad administrativa solicitante


Al surtirse el material requisitado, brinda el mantenimiento correctivo correspondiente.


NO SE REQUIERE REFACCIÓN Y/O EQUIPO Brinda el mantenimiento correctivo correspondiente.


Ejecuta las pruebas de operación correspondientes.

Usuario Devuelve el bien informático al usuario quien firma de conformidad la Solicitud de Servicio emitida.



ELABORÓ REVISÓ APROBÓ




Secretario Técnico


81

Usuario Jefe de la Unidad Administrativa Jefe del Departamento de

Telemática Proveedor



NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento correctivo del equipo de cómputo Código de Procedimiento: 58-03-03-23-01/01REC-11-P02/REV.00

Salida


Entrada

Solicitud

de Servicio

Reporta el mal funcionamiento de equipo

de cómputo

Garantía

Evalúa la solicitud

recibida. Verifica Garantía

de equipo

Envía a proveedor

Recibe material

requisitado

Requiere

Brinda Mantenimiento Correctivo

Ejecuta pruebas de operación

correspondientes

Elabora la requisición de

refacción o equipo

Recibe equipo con falla

Entrega

equipo

reparado

Devuelve equipo de cómputo

Firma de conformidad la Solicitud de Servicio

Seguimiento de avance hasta la reparación de

equipo

No

Si

Si

No

Evalúa falla

82



RECTORÍA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento correctivo del

equipo de cómputo Hoja 1 de 1.






1 Solicitud de servicio Papel Jefe del Dpto. de Telemática


2 Pase de Salida Papel Jefe del Dpto. de Telemática


3 Hoja de entrada Papel Jefe del Dpto. de Telemática


4

06-SIP-P01-F03/REV.00

83

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento correctivo del equipo de cómputo

Hoja : 1 de 1


P02/REV.00



1 Se reportó el mal funcionamiento del equipo de cómputo en la solicitud de servicio.

√

2 verifica contra el inventario de bienes informáticos para determinar si el bien reportado con fallas aún está en garantía

√

3 Se realizó el pase de salida del equipo dañado √

4 Se realizó por el proveedor la hoja de entrada del equipo

5 Devuelve el bien informático al usuario quien firma de conformidad la Solicitud de Servicio emitida.

√


Verificador



RECTORÍA

84


Proporcionar mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo de la Universidad de la Sierra, con el fin de mantenerlos en óptimas condiciones de uso.


Departamento de Telemática III. ALCANCE


IV. DEFINICIONES

UNIDADES ADMINISTRATIVAS.- Son las áreas bajo la responsabilidad del Rector, Secretario General Académico y de los Jefes de Unidad. SOFTWARE:

V. REFERENCIAS

Decreto de creación de la Universidad de la Sierra Reglamento Interior de la Universidad de la Sierra Manual de Organización de la Universidad de la Sierra Programa Anual de Mantenimiento a los Equipos de Cómputo VI. POLÍTICAS

- El Programa Anual de Mantenimiento a los Equipos de Cómputo, se elabora con base en el inventario de equipos de cómputo.

- El mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo se realizará de acuerdo al Programa Anual de Mantenimiento bajo la coordinación del Departamento de Telemática.

- El equipo de cómputo que recoja el Departamento de Telemática para su mantenimiento preventivo, se devolverá a las áreas respectivas, en el transcurso de dos días hábiles.

- El dictamen técnico detallado para dar de baja equipo de cómputo será invariablemente realizado por el Departamento de Telemática.

- Igualmente para la adquisición de nuevo equipo este Departamento realizará el dictamen de las especificaciones técnicas requeridas.

VII. PRODUCTOS

Reporte de equipo de cómputo con mantenimiento preventivo

VIII. CLIENTE(S)


Ente Público: 58


Hoja No.1 de 3

Macroproceso: 01

Subproceso: 11




PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL EQUIPO DE CÓMPUTO

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-11-P03/REV.00

85

IX. INDICADORES

Programa de mantenimiento preventivo programado /programa de mantenimiento preventivo realizado.


58-01REC-P03-F02/REV.00 Mantenimiento Preventivo

XI. ANEXOS

58-01REC-P03-G03/REV.00 Diagrama de flujo del procedimiento Mantenimiento preventivo del equipo de cómputo.

58-01REC-P03-L03/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos

58-01REC-P03-T03/REV.00 Verificación de la ejecución del procedimiento.

8-01REC-P03-F02/REV.00 Mantenimiento Preventivo


Rector: emite lineamientos, políticas y estrategias para la administración y mantenimiento

y conservación de los equipos de cómputo. Jefe de Departamento de Telemática:

- Es el responsable de coordinar, dirigir, ejecutar y proponer las políticas para la administración de los servicios de mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo.

- Monitorear permanentemente el desempeño de los equipos de cómputo. - Realiza el dictamen técnico detallado para dar de baja equipo de cómputo y será

realizado invariablemente por él. - Realiza el dictamen de las especificaciones técnicas requeridas para la adquisición de

nuevo equipo. -




Revisa el Programa Anual y verifica la Unidad Administrativa a la que les corresponde el mantenimiento.


Se informa con un mes de anticipación a la Unidad Administrativa correspondiente de la programación del mantenimiento de su equipo.

Memorandum

JUA Firma de enterado Memorandum


Acude a la Unidad Administrativa y retira el equipo de cómputo programado para su mantenimiento preventivo.

Formato de Mantenimiento Preventivo (salida)


Realiza el mantenimiento preventivo y depura software del equipo de cómputo.


Verifica el correcto funcionamiento del equipo de cómputo.


SI EXISTE FALLA CORRECTIVA. Procederá el mantenimiento correctivo (informa verbalmente a la Unidad Administrativa)


NO EXISTE FALLA CORRECTIVA: Envía el equipo de cómputo a la Unidad Administrativa correspondiente.

86

Jefe de la Unidad Administrativa

Recibe el equipo de cómputo, y firma de conformidad el formato de Mantenimiento Preventivo.

Formato de Mantenimiento Preventivo(entrega)

Fin de procedimiento.





Secretario Técnico


87

ENTE PÚBLICO: Universidad de la Sierra Hoja:

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Rectoría Fecha de elaboración:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento preventivo del equipo de cómputo


Jefe del Departamento de Telemática Jefe de la Unidad Administrativa

Formato de

mantenimiento correctivo

Revisa Programa Anual de Mantenimiento al Equipo de Cómputo

Falla correctiv

Si No

memorando Informa de la

programación del

mantenimiento de equipo

Memorando Firma de enterado

Acude a la unidad

Administrativa y retira

equipo programado

Realiza mantenimiento correctivo y depura

software

Verifica correcto

funcionamiento

del equipo

PROCEDIMIENTO: Mantenimiento correctivo

del equipo de cómputo.

Envía equipo con mantenimiento preventivo

satisfactorio Formato de

mantenimiento

correctivo

Recibe y firma de conformidad

88



RECTORÍA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento preventivo del

equipo de cómputo. Hoja 1 de 1.







1 Memorandum Papel Jefe del Dpto. de Telemática


2 Formato de Mantenimiento Preventivo (salida)



3 Formato de Mantenimiento Preventivo(entrega)



06-SIP-P01-F03/REV.00

89

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Mantenimiento preventivo del equipo de cómputo

Hoja : 1 de 1


P03/REV.00



1 Se informó a través de memorando del mantenimiento preventivo al equipo de cómputo de la Unidad Responsable

√

2 Se elaboró el formato para revisar el equipo que se le dará mantenimiento (salida)

√

3 Se elaboró el formato para entregar el equipo que se le dio mantenimiento

√


Verificador



RECTORÍA

90

UNIVERSIDAD DE LA SIERRA DEPARTAMENTO DE TELEMÁTICA

58-01REC-P03-F02/REV.00

Mantenimiento Preventivo

Área

Fecha

Actividades

Usuarios

91


Mantener permanentemente actualizada la página Web de la Universidad de la Sierra para difundir información veraz y oportuna de tipo académica y de interés general.



III. ALCANCE


IV. DEFINICIONES

UNIDADES ADMINISTRATIVAS. Son las áreas bajo la responsabilidad del Rector, Secretario General Académico y de los Jefes de Unidad. PÁGINA WEB. Representación de información en Internet basada en páginas. Una página puede incluir tres tipos de información: texto, gráficos e hipertexto (texto resaltado que, al archivarlo, se carga en otra página Web)

V. REFERENCIAS

Decreto de creación de la Universidad de la Sierra Reglamento Interior de la Universidad de la Sierra Manual de Organización de la Universidad de la Sierra

VI. POLÍTICAS

- La información que se quiera publicar deberá ser autorizada por el Jefe de la Unidad Administrativa correspondiente.

- Es obligación de las distintas áreas de la Universidad de la Sierra generar y entregar permanentemente la información para la actualización de la página.

- Las Unidades Administrativas generadoras de información deberán entregarla en tiempo y forma para su publicación oportuna.

- La información que se quiera publicar debe entregarse con al menos dos días de anticipación al día que se espera dar a conocer.

VII. PRODUCTOS

Página Web actualizada

VIII. CLIENTE(S)

Internos: Unidades Administrativas y comunidad estudiantil de la Universidad de la Sierra. Externos: sociedad en general IX. INDICADORES

N° de actualizaciones programadas/N° de actualizaciones realizadas


58-01REC-P04-F04/REV.00 Publicación de información en la Página Web

XI. ANEXOS

58-01REC-P03-G04/REV.00 Diagrama de flujo del procedimiento Actualización y

Ente Público: 58 Direccionamiento al PED 03-03-23

Hoja No.1 de 2

Macroproceso: 01

Subproceso: 11




PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA PÁGINA WEB.

CÓDIGO: 58-03-03-23-01/01REC-11-P04/REV.00

92

mantenimiento de la página Web. 58-01REC-P03-L04/REV.00 Inventario de Registro de Procedimientos 58-01REC-P03-T04/REV.00 Verificación de ejecución del Procedimientos 58-01REC-P04-F04/REV.00 Publicación de información en la Página Web


Rector: Emite los lineamientos y políticas de operación para la actualización y

mantenimiento de la página Web Jefe del Departamento de Telemática.

Coordina, recibe y ordena la información que incluirá en la página para su actualización. También es responsable de mantener en operación la página Web (monitoreo periódico).



Jefe de Unidades

Administrativas

Entrega en tiempo y forma la información que se pretende publicar en la página WEB, al departamento de Telemática

Formato de Publicación en la Página Web


Recibe la información y revisa que cumpla con los requisitos para su publicación.


SI CUMPLE CON LOS REQUISITOS: Se revisa si es necesaria la adecuación de la página para mostrar la información.


SI ES NECESARIO MANTENIMIENTO: Se hacen modificaciones de archivos fuentes para la presentación de la información con las herramientas necesarias.


NO ES NECESARIO MANTENIMIENTO: procede a actualizar información en la página Web de conformidad con lo solicitado.

Jefes de Unidades

Administrativas

NO CUMPLE CON REQUISITOS: Regresa la información a la UA responsable para corrección.

Memorando

Jefes de Unidades Administrativas

Realiza monitoreo para verificar se encuentre en línea la página WEB

Fin del procedimiento.





Secretario Técnico


93

ENTE PÚBLICO:Universidad de la Sierra Hoja:1 de 1


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actualización y mantenimiento de

la página web


Jefe de la Unidad Administrativa Jefe del Departamento de Telemática

Revisa que cumpla

requisitos de publicación

Cumple

Requisit

No Si

Publicación de Información en la

página Web

Entrega información para publicar

Realiza monitoreo de

verificación de página

WEB

Realiza modificaciones a

archivos fuentes de la

página web

Procede a la actualización de la

información

Memorando

Regresa la información

Necesario Mantenimient

o

No Si

94



RECTORÍA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actualización y mantenimiento

de la página Web. Hoja 1 de 1.






1 Formato de Publicación en la Página Web



2 Memorando Papel Jefe del Dpto. de Telemática


06-SIP-P01-F03/REV.00

95

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actualización y mantenimiento de la página web

Hoja : 1 de 1

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 58-01REC-P03-T10/REV.00



1 Se entregó el formato de publicación de información en la página Web.

√

2 Se entregó memorando para regresar información que no cumple los requisitos para su publicacion.

√


Verificador



RECTORÍA

96

UNIVERSIDAD DE LA SIERRA DEPARTAMENTO DE TELEMÁTICA

58-01REC-P04-F04/REV.00

Publicación de información en la Página Web

Responsable

Título

Fecha

Información

Imágenes SI NO

Firma de responsable de la información a publicar

97

BIBLIOGRAFÍA

1. Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009, Gobierno del Estado de Sonora. 2. Programa Estatal de Educación 2004-2009, Secretaría de Educación y Cultura 3. Programade Desarrollo Institucional 2004- 2009, Universidad de la Sierra. 4. Guía para la elaboración del Manual de procedimientro. Dirección General de

Desarrollo Administrativo, de la Contraloría General del Estado, abril de 2005

Manual de Procedimientos Universidad de la Sierra Rectoría€¦ · Conformidad, Acciones...

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