Manual de Project-2003

Microsoft Project 2003

INTRODUCCIÓN

Microsoft Project es un sistema para la planeación de proyectos que proporciona un cuadro de herramientas y utilidades que le ayudan a pronosticar y controlar un Proyecto.

VVENTAJASENTAJAS

• Manejo por adelantado de los elementos que intervienen en el proyecto.

• Permite el despliegue grafico de las diversas relaciones entre las tareas que dan estructura a un proyecto.

• Soporte de modificaciones al plan original con facilidad de rapidez y de actualización en un plan de Proyecto, hasta encontrar el modo en el que el desempeño sea el indicado para alcanzar el objetivo de la mejor manera.

• Permite visualizar, controlar, y modificar que exista una relación eficiente entre el tiempo que se dedica al proyecto y los costos que se desprenden de su realización.

1


GGESTIÓNESTIÓN DEDE P PROYECTOROYECTO

Microsoft Project cuenta con herramientas para la Gestión de Proyectos las cuales son capaces de:

• Calendarizar Tareas.

• Administrar Recursos.

• Revisar Costos.

• Generar Reportes para el Análisis y Presentación en Ambiente Gráfico.

Como Iniciar Project

1. Clic en el botón Start

2. All Programs

3. Microsoft Office

4. Microsoft Office Project 2003

2


Descripción de la pantalla

Guía de Proyectos. Project 2003 despliega la guía de proyectos para ayudarle a navegar a través del proceso de administración del proyecto.

• Tareas

• Recursos

• Seguimiento

• Informe

La Guía de Proyectos contiene los siguientes elementos:La Guía de Proyectos contiene los siguientes elementos:

La Barra de Herramientas Guía del Proyecto: Provee accesos a instrucciones y asistentes en cada una de las cuatro diferentes áreas.

Panel Guía de Proyecto: Contiene una lista de tareas para cada actividad y provee las instrucciones necesarias y asistentes de ayuda.

3

Guía de Proyecto

Panel guía de Proyecto

Barra de Herramienta


CCOMOOMO I INICIARNICIAR UNUN P PROYECTOROYECTO

Creando un Proyecto

Microsoft Project utiliza la fecha actual como la fecha de comienzo del proyecto, el Administrador será el encargado de especificar la fecha en la que se tiene previsto el inicio del proyecto.

Definiendo Fecha de Inicio al Proyecto

Normalmente, una de las primeras cosas que se hace al crear un nuevo plan de proyecto es especificar si se desea programar el proyecto a partir de una fecha de comienzo o de una fecha de fin y se determina dicha fecha.

De todas formas, se puede cambiar la fecha de comienzo o la fecha de fin incluso después de haber creado el plan de proyecto.

1. En el menú Project, haga clic en Project Information.

2. Selecciona cual será la forma de programar en su proyecto.

Start Date (Fecha de comienzo). Microsoft Project calcula la fecha de fin del proyecto basándose en esta fecha de comienzo. De manera predeterminada, Microsoft Project programa el proyecto a partir de la fecha de comienzo, que es la fecha en que se ha creado el proyecto.

Finish Date (Fecha de fin). Microsoft Project calculará la fecha de comienzo del proyecto según la fecha de fin.

3. De acuerdo al tipo de programación que haya seleccionado, establecerá la fecha.

Nota

Si la fecha de fin no cambia después de modificar la fecha de comienzo, una o más tareas puede que tengan aplicada una delimitación de fecha.

4


Ajustar Calendario Laboral

El calendario del proyecto designa la programación de trabajo predeterminada de todos los recursos asignados a un proyecto. El calendario Estándar es el calendario base que se utiliza como opción predeterminada para el proyecto y para los calendarios de recursos y de tareas. Este calendario refleja una programación tradicional del trabajo: de lunes a viernes, de 8:00 de la mañana a 5:00 de la tarde, con una hora de descanso.

• Puede configurar los períodos laborables del calendario del proyecto para reflejar las horas y los días que los recursos trabajan.

• Puede especificar los períodos no laborables normales (como fines de semana y noches), así como los días festivos excepcionales (como los días festivos o feriados de la organización).

• También puede indicar otros períodos no laborables para reflejar períodos en que el equipo completo esté trabajando en actividades ajenas al proyecto, como reuniones de la organización o del departamento.

• Si tiene programaciones alternativas en las que trabaja un número de recursos, como una programación a tiempo parcial, una programación de turno cambiado o una programación de 24 horas, puede configurar y aplicar un calendario base diferente.

Establecer periodos Laborables para el Proyecto.

1. En el menú Tools, haga clic en Change Working Time.

2. En el cuadro For, seleccione el calendario al cual quiere hacer modificaciones.

3. Seleccione una fecha en el calendario.

• Para cambiar un día de la semana en todo el calendario del proyecto, haga clic en la abreviatura del día que se encuentra en la parte superior del calendario.

• Para cambiar todos los días laborables, haga clic en la abreviatura del primer día en la parte superior y, a continuación, mantenga presionada la tecla SHIFT y haga clic en la abreviatura del último día en la parte superior.

4. Haga clic en Use Default, Nonworking Time o Nondefault Working Time .

• Si hace clic en Use Default, los días seleccionados adoptarán los períodos laborables predeterminados que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y el período no laborable en los fines de semana.

• Si hace clic en Nondefault Working Time, escriba las horas en las que desee que el trabajo comience en los cuadros From, y las horas en las que desee que el trabajo finalice en los cuadros To.

5


TRABAJAR CON TAREAS

¿Qué es una Tarea?

Las Tareas son actividades que tienen un Comienzo y un Fin. Describen el trabajo del proyecto en términos de secuencia, duración y requerimiento de recursos

MMANEJOANEJO CONCON T TAREASAREAS

Introducir Tareas

1. En el campo Nombre de Tarea que se encuentra localizada en la Tabla de Entrada, capture el nombre de la actividad con la que dará inicio el Proyecto.

2. Posteriormente capture la Duración la cual puede ser en Horas o Días.

De igual forma agregara las actividades que necesite.

Nota:Los campos de Comienzo, Fin, Predecesoras y Nombre de los Recursos se van

capturando automáticamente.

Insertar Tareas

1. Menú Insert

2. Opción New Task ó Oprima la tecla Ins

Eliminar Tareas

1. Seleccione la Tarea que desea eliminar

2. Menú Edit

3. Opción Delete Task ó Oprimir la tecla Delete

6


Tareas Resumen y Sub - tareas

Tarea Resumen: Es aquella que se compone de Sub – tareas y que las resume. Project determina automáticamente la información de la tarea resumen, como duración y costo utilizando la información de las subtareas.

Sub – tareas: Esta forma parte de la tarea resumen. La información de la sub – traea esta consolidada dentro de la tarea resumen.

Estructurar Tareas

1. En el menú View, haga clic Gantt Chart.

2. En el campo Task Name, haga clic en la tarea a la que desea aplicar sangría (mover a un nivel inferior de la jerarquía) o anular la sangría (mover a un nivel superior de la jerarquía).

3. Haga clic en Aplicar sangría para aplicar sangría a la tarea .

4. Haga clic en Anular sangría para anular la sangría de la tarea .

Sugerencias

• Con el Mouse (ratón), puede aplicar o anular rápidamente la sangría de una tarea. Sitúe el puntero sobre el primer carácter del nombre de la tarea. Cuando el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre hacia la derecha para aplicar sangría a la tarea o hacia la izquierda para anularla.

• Para deshacer el esquema, anule la sangría de todas las subtareas y de las tareas de resumen del nivel inferior hasta que todas se encuentren en el mismo nivel de esquema.

7


Tarea Repetitiva

Es posible que se repitan tareas a lo largo de un proyecto. Dependiendo de la naturaleza de las mismas, puede especificarlas como tareas normales o como tareas repetitivas.

Se muestra un indicador para identificar las tareas repetitivas

Crear una Tarea Repetitiva

1. Menú Insert

2. Opción Recurring Task

3. Especifique Task Name

4. Establezca Duration

5. Seleccione Recurrence pattern

6. Indique el Range of recurrence

8

Tarea Repetitiva


Tarea Milestone

Un hito es una tarea sin duración (cero días) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programación, como la finalización de una fase importante. Si se especifica una duración de cero días para una tarea, Microsoft Project mostrará el símbolo de hito en el diagrama de Gantt de ese día.

Crear un Hito

1. En el menú View, haga clic en Gantt Chart

2. Escriba 0 en el campo Duración de la tarea que desee cambiar.

3. Presione ENTER.

Nota:Algunos hitos pueden necesitar una duración. Por ejemplo, el proyecto tiene un hito de aprobación al final de una fase y sabe que el proceso de aprobación lleva una semana. Para marcar una tarea como un hito con una duración de más de 0 días, haga clic en Información de la tarea y, a continuación, haga clic en la ficha Avanzado. En el cuadro Duración, escriba la duración de la tarea y, a continuación, active la casilla de verificación Marcar la tarea como hito

9


RRELACIÓNELACIÓN ENTREENTRE T TAREASAREAS

Si la programación es sencilla, puede que sepa cuándo debe empezar y terminar cada una de las tareas y quizá desee especificar manualmente las fechas. Pero si se produce algún cambio, como el retraso de una tarea, tendrá que volver a calcular manualmente las nuevas fechas de comienzo y fin de las demás tareas.

Puede evitar esta adaptación y además modelar relaciones más complejas entre tareas mediante la especificación de duraciones y dependencias entre tareas para cada tarea.

Dependencias entre tareas

Una dependencia entre tareas es una relación entre dos tareas, según la cual una de ellas depende del comienzo o fin de la otra para empezar o terminar.

Sucesora: Tarea que depende de otra tarea.

Predecesora: Tarea de la cual ésta depende.Cuando se crea un vínculo entre dos tareas, Project calcula las fechas de comienzo y fin de la sucesora basándose en el comienzo o fin de la predecesora, el tipo de dependencia y la duración de la sucesora.

Tipos de Relación entre Tareas

Dependencia entre tareas Ejemplo Descripción

Finish to Start (FS)

La tarea (B) no puede comenzar hasta que la tarea (A) finalice. Por ejemplo, supongamos que tiene dos tareas: "Construir valla" y "Pintar valla". La tarea "Pintar valla" no puede comenzar hasta que la tarea "Construir valla" finalice. Este es el tipo más común de dependencia.

Start to Start (SS)

La tarea (B) no puede comenzar hasta que la tarea (A) empiece. Por ejemplo, supongamos que tiene dos tareas: "Poner cimientos" y "Alisar cemento". La tarea "Alisar cemento" no puede empezar hasta que comience la tarea "Poner cimientos".

Finish to Finish (FF)

La tarea (B) no puede terminar hasta que la tarea (A) finalice. Por ejemplo, supongamos que tiene dos tareas: "Agregar cableado" e "Inspeccionar instalación". La tarea "Inspeccionar instalación" no puede terminar hasta que finalice la tarea "Agregar cableado".

Start to finish (SF)

La tarea (B) no puede finalizar hasta que la tarea (A) comience. Este tipo de dependencia puede utilizarse para programación "justo a tiempo" hasta la fecha de fin de un hito o del proyecto para minimizar el riesgo de que una tarea termine tarde si sus tareas dependientes se retrasan.

10


Crear Relación Finish to Start

En la vista Gantt chart.

1. Seleccione dos o más tareas que desee vincular y en el orden en que desee vincularlas.

• Para seleccionar tareas no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las tareas que desee vincular.

• Para seleccionar tareas adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la primera y en la última tarea que desee vincular.

2. Haga clic en el botón Vincular tareas .

3. De forma predeterminada, Project crea un vínculo de tarea de fin a comienzo.

Crear otras Relaciones

1. En la vista Gantt chart.

2. Haga doble clic en la línea de vínculo de las tareas que desee cambiar.

3. Para cambiar el tipo de dependencia (vínculo) entre tareas, haga doble clic aquí.

4. En el cuadro Tipo, haga clic en el vínculo de tarea que desee.

11


Eliminar Relaciones

1. Seleccione las tareas que desee desvincular en el campo Task Name.

2. Haga clic en Unlink task.

3. Las tareas se volverán a programar según los vínculos que tengan a otras tareas o delimitaciones.

Nota:

Las relaciones también se pueden crear por medio del cuadro de dialogo Task Information .

12


EESPECIFICARSPECIFICAR T TIEMPOIEMPO DEDE P POSPOSICIÓNOSPOSICIÓN YY T TIEMPOIEMPO DEDE A ADELANTODELANTO

El tiempo de adelanto es la superposición entre tareas que tienen una dependencia.

• Por ejemplo, si una tarea puede comenzar cuando su predecesora está a medio finalizar, puede especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempo de adelanto del 50% para la tarea sucesora. El tiempo de adelanto se escribe como un valor negativo.

El tiempo de posposición es un retraso entre tareas que tienen una dependencia.

• Por ejemplo, si necesita un retraso de dos días entre el fin de una tarea y el comienzo de otra, puede establecer una dependencia de fin a comienzo y especificar dos días de posposición. El tiempo de posposición se escribe como un valor positivo.

1. En la vista Gantt Chart.

2. Seleccione la tarea en la que desea establecer un tiempo de adelanto o de posposición.

3. Haga clic en Task Information.

4. Haga clic en Predecessors.

5. En el campo Lag, escriba el tiempo de adelanto o posposición que desee.

Nota:

Puede agregar rápidamente tiempo de posposición o de adelanto a una tarea sucesora si hace doble clic en la línea de vínculo del Diagrama de Gantt y escribe la cantidad de tiempo de posposición o de adelanto en el cuadro Posposición.

1.1 Tarea con un día de retraso

1.2 Tarea con 1 día de adelanto

13


Delimitar una Tarea

Delimitación

Restricción que el usuario o Project establece en la fecha de comienzo o de fin de una tarea. Puede especificar que una tarea comience en una fecha determinada o que no finalice después de una fecha determinada.

Project asigna automáticamente la delimitación Lo antes posible a las nuevas tareas de proyectos programados a partir de la fecha de comienzo, o bien la delimitación Lo más tarde posible a las nuevas tareas de proyectos programados a partir de la fecha de fin.

Las delimitaciones pueden ser flexibles (no ligadas a una fecha concreta) o inflexibles (ligadas a una fecha concreta).

Categoría Tipo de delimitacion SignificadoFlexible Lo antes Posible

(LAP)Microsoft Project Programará una tarea para que comience lo antes posible. Este es el valor aplicado a todas las nuevas tareas cuando programa el proyecto desde la fecha de comienzo

Lo mas tarde Posible(LMTP)

Microsoft Project programara una tarea para que comience los mas tarde posible sin que para ello deba posponer las tareas sucesoras o cambiar la fecha de fin del proyecto

Semi-flexible No comenzar antes del(NCAD)

Microsoft Project programara una tarea para que comience en o después de la fecha de delimitacion que haya especificado. Utilice este tipo de delimitacion para evitar que una tarea comience antes de una determinada fecha.

No comenzar después del (NCDD)

Microsoft Project programa una tarea para que comience en o antes de la fecha de delimitacion que haya especificado. Utilice este tipo de delimitacion para evitar que una tarea comience después de determinada fecha

No finalizar Después De(NFDD)

Microsoft Project programara una tarea para que finalice en o antes de la fecha de delimitacion que haya especificado. Utilice este tipo de delimitacion para evitar que una tarea finalice después de una determinada fecha.

Inflexible Debe comenzar el(DCE)

Microsoft Project programara una tarea para que comience en la fecha de delimitacion que haya especificado.Utilice este tipo de delimitacion para asegurar que una tarea comience en determinada derechaEsta es una delimitacion Inflexible

Debe Finalizar el(DFE)

Microsoft Project programara una tarea para que finalice la fecha de delimitacion que haya especificado.Utilice este tipo de delimitacion para asegurar que una tarea finalice en una determinada fecha.

14

Microsoft Project 2003Esta es una delimitacion inflexible.

Para Delimitar una tarea

1. Doble clic en la tarea a delimitar

2. En el cuadro de dialogo Task Information

3. En la pestaña Advanced

4. Seleccionar el tipo de delimitación

5. Posteriormente la fecha de delimitación

15


Comprender Tarea y Ruta Crítica

Tarea CríticaTarea que debe ser completada según la programación para que el proyecto finalice a tiempo. Si una tarea crítica se retrasa, también se podría retrasar la finalización del proyecto.

Ruta CríticaLa ruta crítica de un proyecto se compone de una serie de tareas críticas que determinan la fecha de fin prevista del proyecto, es decir, cuando finaliza la última tarea de la ruta crítica, acaba el proyecto.

Conociendo y haciendo un seguimiento de la ruta crítica del proyecto, así como de los recursos asignados a tareas críticas, se puede determinar qué tareas pueden afectar a la fecha de fin del proyecto y si el proyecto va a terminar a tiempo.

Reducir la ruta crítica

• Reducir la duración o trabajo de una tarea de ruta crítica.

• Modificar una delimitación de tarea para permitir una mayor flexibilidad en la programación.

• Dividir una tarea crítica en tareas más pequeñas que pueden utilizar simultáneamente diferentes recursos.

• Revisar dependencias de tareas para permitir una mayor flexibilidad en la programación.

• Establecer un tiempo de adelanto entre tareas dependientes cuando resulte aplicable.

• Programar horas extra.

• Asignar recursos adicionales para que trabajen en tareas de ruta crítica.

GGUARDARUARDAR UNUN P PROYECTOROYECTO

Periódicamente, deberá guardar el proyecto para incluir los cambios realizados, crear una copia de seguridad del proyecto actual o crear una plantilla para utilizarla en otro proyecto. Project proporciona varios modos de guardar un archivo de proyecto.

1. Haga clic en Save .

2. Si ésta es la primera vez que guarda el archivo de proyecto, escriba un nombre para el proyecto en el cuadro File Name y, a continuación, haga clic en Save.

16


TRABAJAR CON RECURSOS

Recursos

Los recursos son los responsables de concluir las tareas del proyecto. Existen dos tipos de recursos: recursos de trabajo y recursos materiales.

Concretamente, utilice recursos en el proyecto cuando el objetivo sea:

• Realizar un seguimiento de la cantidad de trabajo realizado por las personas y el equipamiento, o la cantidad de material utilizado, en la realización de las tareas.

• Garantizar una gran responsabilidad y comprensión del proyecto. Cuando las responsabilidades están claras, existe un menor riesgo de pasar por alto alguna tarea.

• Ser más precisos en la programación de la duración de las tareas y de su fecha de finalización.

• Controlar los recursos con sobreasignación.

• Dar cuenta del tiempo y costos de los recursos.

Recursos de Trabajo: Recursos de trabajo son las personas y el equipamiento que completan las tareas al emplear tiempo (o trabajo) en ellas. Los recursos de trabajo son diferentes de los recursos materiales, que son material consumible utilizado para completar una tarea.

Recursos Material: Los recursos materiales son suministros, existencias u otros artículos consumibles que se utilizan para realizar las tareas del proyecto.

CCREARREAR R RECURSOSECURSOS

1. Haga clic en la vista Resource Sheet.

2. En el campo Resource Name, escriba el nombre del recurso.

3. Especifique el tipo de recurso.

• Para especificar un recurso como recurso de trabajo, en el campo Tipo, elija Trabajo.

• Para especificar un recurso como recurso material, en el campo Tipo, elija Material. En el campo Etiqueta de material, especifique la etiqueta (por ejemplo, metros, toneladas o cajas) del recurso.

4. Si desea denominar grupos de recursos, en el campo Group correspondiente al nombre del recurso, escriba el nombre del grupo.

5. En el campo Max Units del recurso, escriba el número total de unidades disponibles de este recurso.

Puede especificar la capacidad máxima en forma de porcentaje (50%, 100%, 300%) o de decimal (0,5; 1; 3).

6. En el campo Std. Rate escriba la tasa de pago por trabajo normal, no extra, realizado por un recurso.

7. En el campo Ovt. Rate muestra la tasa de pago por el trabajo de horas extra realizado.

8. En el campo Costo/Use muestra el costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso. Se suma cada vez que una unidad de un recurso se asigna a una tarea. No varía según la cantidad de tiempo que se utilice un recurso. Para un recurso material, el campo Costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez, independientemente del número de unidades.

9. El campo Accure At ofrece opciones para cómo y cuándo se deben cargar, o acumular, los costos estándar y de horas extra de un recurso al costo total de una tarea.

Las opciones son:17


• Comienzo • Fin

•Prorrateo (el predeterminado)

10. El campo Calendar indica el calendario que utilizara el recurso.

La lista siguiente enumera los tres calendarios incorporados, así como cualquier calendario base que haya creado.

Los calendarios incorporados son:

• 24 Hours

• Night Shift

• Standard (default)

11. El campo Code contiene cualquier código, abreviatura o número que desee escribir como parte de una información de recurso.

18


Cambiar Calendario Laboral

Calendario Laboral

Las horas laborables y los días no laborables definidos en el calendario del proyecto son los períodos laborables predeterminados de cada recurso o grupo de recursos. En otras palabras, el calendario de recursos es inicialmente idéntico al calendario del proyecto.

Si lo desea, puede personalizar los calendarios de recursos para recursos individuales, a fin de indicar horas de trabajo específicas, así como vacaciones, permisos y períodos planeados de asuntos personales. Esto puede ayudarle a crear una programación más precisa, especialmente si hay variaciones significativas de períodos laborables de unos recursos a otros.

Project sólo programa recursos cuando están disponibles, de acuerdo con sus calendarios de recursos.

Crear Calendarios para Grupos de Recursos

1. En el menú Tools, haga clic en Change Wirking Time

2. Haga clic en New.

3. En el cuadro Name, escriba el nombre del nuevo calendario.

4. Para comenzar con un calendario predeterminado, haga clic en Create new base calendar.

5. Para crear un nuevo calendario base a partir de un calendario existente, haga clic en Make a copy of y, a continuación, en el nombre del calendario que aparece en el cuadro calendar.

6. Haga clic en OK.

Seleccione los días que desee cambiar en el calendario.

• Para seleccionar días adyacentes, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la abreviatura del primer y último día que desee cambiar. Para seleccionar días no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las abreviaturas de los días que desee cambiar.

• Para cambiar un día de la semana en todo el calendario, haga clic en la abreviatura del día situada en la fila superior del calendario.

7. En Establecer Set selected date(s) to:, haga clic en Use Default, Nonworking time o Nondefault working time.

8. Para cambiar Nondefault working time, escriba las horas a las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas a las que desea que termine en los cuadros

19


Asignar Calendario a Recursos

1. En la Vista Resource Sheet.

2. Seleccione los recursos al cual les quiere asignar el Calendario.

3. En el campo Calendar, seleccione el calendario que creo.

Crear Calendario para Recursos Individuales

1. En la vista Resource Sheet.

2. Seleccione el recurso al que le quiere cambiar el calendario.

3. En el Menú Project, opción Resource Information.

4. Doble clic en el recurso.

5. Realice los cambios necesarios en el calendario.

20


AASIGNARSIGNAR R RECURSOSECURSOS AA T TAREASAREAS

1. En la vista Gantt Chart.

2. Seleccione la tarea de la que desee agregar un recurso.

3. Haga clic en Assign Resources .

4. En el campo Resource Name, seleccione el recurso que desee asignar.

5. Haga clic en Assign.

Programación condicionada por el esfuerzo

Cuando se asignan o eliminan personas de una tarea, Project alarga o reduce la duración de ésta basándose en el número de recursos asignados a dicha tarea, pero no cambia el trabajo total de la misma.

Este procedimiento se denomina programación condicionada por el esfuerzo y es el método predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas.

Aunque se agreguen recursos a una tarea, el trabajo total permanece inalterado. Sin embargo, sí cambia la cantidad de trabajo que se distribuirá entre los recursos asignados a la tarea.

La programación condicionada por el esfuerzo sólo tiene efecto cuando los recursos se agregan o quitan de una tarea. Las reglas de cálculo condicionadas por el esfuerzo no se aplican cuando se cambian los valores de trabajo, duración y unidad de los recursos que ya están asignados a una tarea.

Cuando se trabaja con la programación condicionada por el esfuerzo, debe tenerse en cuenta lo siguiente:

• Los cálculos condicionados por el esfuerzo sólo se aplican después de asignar el primer recurso a la tarea. Después de asignar un recurso a una tarea, el valor del trabajo no cambia con la asignación de nuevos recursos ni con la reducción de éstos.

• Los cálculos condicionados por el esfuerzo no se aplicarán a la asignación simultánea de varios recursos cuando éstos sean las primeras asignaciones de una tarea. No obstante, tras esta asignación inicial de diversos recursos, el valor del trabajo no cambia al asignar nuevos recursos ni al quitarlos.

• Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas, la asignación de recursos adicionales reduce la duración de la tarea. Obtener información adicional sobre tipos de tareas.

• Si el tipo de tarea asignado es Duración fija, la asignación de recursos adicionales reduce los valores de unidad individuales de los recursos.

• Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo, la asignación de recursos adicionales reduce la duración de la tarea.

• Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por el esfuerzo.

21


VISTAS

Las vistas son el medio que Project utiliza para comunicarse con los usuarios. Muestran en un formato concreto un subconjunto de la información especificada. Ese subconjunto se almacena en puede mostrarse en una vista que llama a la información. Por ejemplo, la duración especificada para una tarea en el Diagrama de Gantt aparecerá en la Hoja de tareas cuando se muestre la vista.

Las vistas le permiten especificar, modificar y mostrar información sobre tareas, recursos o asignaciones. Al permitir presentar información relacionada en un formato lógico y de fácil lectura, puede ver y conocer rápidamente el estado de un aspecto concreto del proyecto. Por ejemplo, una vista de gráfico de barras de la asignación de recursos muestra qué recursos están sobreasignados.

Las vistas se pueden mostrar individualmente o como una vista combinada, que contiene dos vistas. Al seleccionar una tarea o un recurso en la sección superior de una vista combinada, la vista de la sección inferior mostrará información detallada sobre la tarea o el recurso seleccionado.

Hay tres tipos de vistas:

• Las vistas de gráfico o diagrama (como Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Gráfico de recursos y Calendario) presentan la información de forma gráfica.

Una vista de gráfico o diagrama muestra la información de forma gráfica.

La vista Diagrama de Gantt consta de una tabla a la izquierda y de un diagrama a la derecha.

La vista Diagrama de red está formada por un diagrama.

• Las vistas de hoja (como Hoja de tareas y Hoja de recursos) presentan la información en filas y columnas. Las filas contienen información sobre las tareas o los recursos, y las columnas son campos en los que se puede especificar información sobre las tareas o los recursos. (En Microsoft Project, las columnas normalmente se denominan campos.)

Una vista de hoja es similar a una hoja de cálculo o una tabla de información.22


• Las vistas de formulario (como, Formulario de tareas o Formulario de recursos) presentan información detallada sobre una tarea o un recurso individualmente y en un formato estructurado.

Una vista de formulario facilita la especificación de información sobre tareas y recursos específicos.

VVISTASISTAS B BÁSICASÁSICAS

Calendar.

La vista Calendario permite crear, modificar o revisar las tareas del proyecto en un formato de calendario: las barras de tareas comprenden los días o las semanas para los que hay programadas tareas. Este sencillo formato permite ver rápidamente cuáles son las tareas programadas en días, semanas o meses concretos. Sin embargo, si tiene previsto especificar una gran cantidad de tareas, probablemente sea más conveniente registrarlas en la vista Diagrama de Gantt y luego revisarlas en la vista Calendario.

Gantt chart.

La vista Diagrama de Gantt muestra la información sobre el proyecto de dos maneras: en el lado izquierdo se muestra la información como una hoja y en el lado derecho como un gráfico.

La parte de hoja muestra la información sobre las tareas del proyecto, como las fechas de comienzo y de fin, la duración y los recursos asignados a ellas.

La parte de gráfico muestra gráficamente cada tarea, generalmente como una barra de tareas. La longitud y posición de la barra en la escala temporal indican la fecha de comienzo y de fin de la tarea. Además, la posición de una barra de tarea en relación con otra indica si las tareas van seguidas una detrás de otra o si se superponen. Si desea ver más tareas en la parte de escala

temporal de la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Alejar .

23


Networking Diagram

El uso de la vista Diagrama de red le permite revisar, crear o modificar las tareas del proyecto y las dependencias entre tareas como un diagrama de red (diagrama de flujo). Cada tarea se representa con un cuadro (también denominado nodo) y la línea que une dos cuadros representa la dependencia entre las dos tareas. Los cuadros del Diagrama de red pueden contener etiquetas para los elementos de datos. Al ser más grandes, los cuadros ocupan más espacio y, por tanto, el número de cuadros que cabe en una página impresa es menor.

De forma predeterminada, la vista Diagrama de red muestra una línea diagonal sobre las tareas en curso y líneas diagonales en cruz sobre las tareas completadas.

Traking gantt

La vista Gantt de seguimiento muestra dos barras de tareas, una sobre la otra, para cada tarea. La barra inferior muestra las fechas de comienzo y de fin previstas, y la barra superior presenta las fechas de comienzo y de fin programadas. (Si la tarea ya ha comenzado, es decir, el porcentaje completado de trabajo es mayor que cero, la barra superior muestra la fecha real y la fecha hasta la que se ha completado trabajo. Si la tarea se ha completado en un 100%, la barra superior presenta las fechas de comienzo y de fin reales.)Cuando se configura inicialmente el proyecto con tareas y fechas, y luego se guarda con una línea de base, la vista Gantt de seguimiento muestra esas tareas como se refleja en el ejemplo siguiente.

Las barras previstas y las barras reales o programadas están sincronizadas. Sin embargo, si la fecha de comienzo de la segunda tarea se pospone dos días, la barra programada de color rojo será más larga que la barra prevista inferior para reflejar estos dos días, tal como se muestra en el ejemplo siguiente.

Puesto que las tareas están vinculadas, la posposición de la segunda tarea ha creado un efecto encadenado según el cual las tareas sucesoras correspondientes se posponen también dos días.

Task UsageLa vista Uso de tareas muestra para cada tarea los recursos asignados y la cantidad de trabajo que cada recurso ha realizado durante un período (día, semana, mes y otro valor de tiempo). Si está más interesado en el costo que en el trabajo, puede utilizar la vista Uso de tareas para mostrar el costo de cada recurso asignado a una tarea durante un período. También puede mostrar varios bloques de información simultáneamente, como el trabajo y el trabajo real, para poder comparar los distintos conjuntos de información.La parte de hoja de la vista Uso de tareas muestra las tareas y debajo de cada una de ellas los recursos asignados con una sangría.

24

Microsoft Project 2003De manera predeterminada, la información mostrada en la parte de hoja está más orientada a la tarea (trabajo, duración, comienzo y fin). La parte de escala temporal de la vista está más orientada a los recursos y muestra información sobre el esfuerzo de trabajo por recurso o el costo por recurso. Sin embargo, puede personalizar la vista Uso de tareas para que muestre diversa información sobre las tareas (mediante la aplicación de una tabla diferente) o sobre los recursos (mediante el cambio de los detalles mostrados en la escala temporal).

25


Resource Graph

La vista Gráfico de recursos muestra gráficamente la información sobre la asignación, el trabajo o el costo de los recursos en el transcurso del tiempo. Al mostrar el Gráfico de recursos en una vista combinada, con una vista de recursos en la sección superior y el Gráfico de recursos en la sección inferior, puede revisar la información sobre un recurso por vez para los recursos seleccionados o para un único recurso, y los recursos seleccionados combinados simultáneamente. Si muestra una vista de tareas en la sección superior, el Gráfico de recursos presentará la información sobre recursos de cada tarea o tareas seleccionadas, y de cada recurso asignado a esas tareas.

Resource sheet

La vista Hoja de recursos muestra información sobre los recursos en un formato de hoja, que permite revisar, agregar o modificar información sobre cada recurso. Esta información incluye la tasa de pago, el número de horas de trabajo asignadas, el costo planeado (previsto) y costo real.Puede crear rápidamente una lista de recursos para el proyecto si escribe el nombre de cada recurso y la información relacionada. Un recurso puede ser una persona, una organización o un departamento, un equipo, una sala o cualquier otro recurso que se utilice en el proyecto.

Resource Usage.La vista Uso de recursos muestra para cada recurso las tareas asignadas y la cantidad total de trabajo que el recurso tiene programado realizar en cada tarea, ya sea por día, mes u otro período de tiempo. Si está más interesado en el costo que en el trabajo, puede utilizar la vista Uso de recursos para mostrar el costo de las tareas de un recurso en el transcurso del tiempo, o bien mostrar el costo y el trabajo a la vez.

26


MMOSTRAROSTRAR UNAUNA V VISTAISTA

1. En el menú View, haga clic en la vista que desee.

Para utilizar una vista que no está en el menú View, haga clic en More Views, haga clic en la vista que desee utilizar en la lista Views y, a continuación, haga clic en OK.

Aplicar Filtros

Si desea concentrarse únicamente en determinadas tareas o recursos de la vista actual, puede aplicar un filtro a dicha vista. Puede especificar que el filtro muestre o resalte sólo aquellas tareas o recursos que cumplan sus criterios.

1. En el menú Project.

2. Opción Filter for.

3. Haga clic en el filtro que desee aplicar.

Si desea aplicar un filtro que no se encuentra en la lista o aplicar un filtro para resaltar, haga clic en More filters

• Para seleccionar un filtro de tareas, haga clic en Tarea, haga clic en un nombre de filtro de la lista Filtros y, después, haga clic en Aplicar o en Resaltar para aplicar un filtro para resaltar.

• Para seleccionar un filtro de recursos, haga clic en Recurso, haga clic en un nombre de filtro de la lista Filtros y, después, haga clic en Aplicar o bien en Resaltar para aplicar un filtro para resaltar.

Si aplica un filtro interactivo, escriba los valores necesarios y haga clic en Aceptar.

Nota:

No se pueden aplicar filtros de tareas a vistas de recursos ni aplicar filtros de recursos a vistas de tareas.

27


REALZAR EL PROYECTO

DDARAR F FORMATOORMATO ALAL T TEXTOEXTO

1. Menú Format.

2. Clic en Text styles.

3. En el cuadro, haga clic en el tipo de información que desee cambiar y después seleccione las opciones de formato para esa información.

Asistente Diagrama de Gantt

Quizás desee aplicar formato al texto o a las barras de Gantt para enfatizar lo que es importante. Puede usar el Asistente para diagramas de Gantt para aplicar formato de un modo muy fácil y manual a los elementos.

1. Seleccione la Vista Gantt Chart

2. Haga clic en Gantt Chart Wizard .

3. Siga las instrucciones del Asistente para diagramas de Gantt.

28


IMPRIMIR VISTAS E INFORMES

El proceso de imprimir la información que necesita puede ser tan sencillo como hacer clic en un botón o tan complicado como crear y mostrar vistas previas de informes personalizados. Independientemente de lo sencillo o detallado que pueda ser el proceso, la impresión de una vista o un informe consta básicamente de los mismos pasos:

• Seleccionar la vista o el informe que mejor presente la información que desee. Si una vista o un informe predefinido no satisface todas sus necesidades, puede aplicar diferentes tablas o filtros, o modificar la manera de agrupar u ordenar los elementos.

• Realizar los cambios que desee para mostrar la vista o el informe de otro modo. Por ejemplo, puede que desee agregar el logotipo de la organización en la parte superior de cada página, incluir el nombre del proyecto en la parte inferior de todas las páginas o ajustar el tamaño de la información proporcionalmente en una página.

• Presentar una vista previa de una vista o un informe antes de imprimirlo. La vista previa de un informe le permite comprobar el contenido y mostrar los cambios realizados para que pueda volver a ajustarlos si procede.

• Imprimir la vista o el informe. Para que la impresión sea lo más eficaz posible, puede especificar las opciones que desee. Por ejemplo, puede imprimir un intervalo de páginas (según números de páginas o fechas), suprimir las páginas en blanco e imprimir varias copias.

IIMPRIMIRMPRIMIR UNAUNA V VISTAISTA..

1. Menú View.

2. Haga clic en la vista que desee imprimir.

3. Para utilizar una vista que no está en el menú View, haga clic en More Views, haga clic en la vista que desee utilizar en la lista Views y, a continuación, haga clic en Apply.

29


Configurar la Impresión

Cambiar Márgenes

Es posible aumentar o disminuir los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de todas las vistas e informes.

1. Menú File.

2. En Page Setup.

3. En la ficha Margins.

4. En los cuadros Top, Bottom, Right y Left, escriba o seleccione los nuevos valores de los márgenes.

30


Configurar Página

Puede especificar si desea orientar la vista o el informe vertical u horizontalmente. El cambio de orientación permite adaptar una vista o un informe a la página sin necesidad de ajustar el tamaño de la página.

1. Menú File.

2. Haga clic en Page Setup

3. Haga clic en la ficha Page.

4. Haga clic en Portrait o en Landscape.

Configurar Encabezados, Pies de Página y Leyenda

Se pueden agregar encabezados y pies de página a todas las vistas e informes, pero sólo se pueden agregar leyendas a las vistas Calendario, Diagrama de Gantt y Diagrama de red.

1. Menú File.

2. Haga clic en Page Setup.

3. En la ficha Header, Footer o Legend.

4. Haga clic en la ficha right, center o left.

5. En el cuadro de texto, escriba o pegue texto, agregue información sobre el documento o proyecto, o inserte o pegue un gráfico.

31


IIMPRIMIRMPRIMIR I INFORMESNFORMES

Project incluye informes predefinidos de tareas, recursos y generales que se pueden imprimir. Si es necesario, puede adaptar un informe para que presente exactamente la información que desee.

1. En el menú View

2. Haga clic en Reports.

3. Haga clic en el tipo de informe que desee y, a continuación, haga clic en Select.

4. Haga clic en el informe que desee imprimir y después haga clic en Select.

32


Imprimir Calendario

En la vista Calendario, puede imprimir calendarios para los meses anterior y posterior, junto con el calendario del mes actual. Por ejemplo, si se trata del mes de junio, puede imprimir los calendarios de mayo y julio.

1. Menú View.2. Haga clic en Calendar.3. En el menú File.4. Haga clic en Page Setup y, a continuación, haga clic en la ficha View.5. Active la casilla de verificación Previous/next month calendar y, a continuación, haga clic

en Ok.6. En el menú File, haga clic en Print.

33


ORDENAR Y BUSCAR TAREAS Y RECURSOS

ORDENAR TAREAS Y RECURSOS

Las tareas y los recursos se pueden ordenar en función de ciertos criterios, como el nombre de la tarea, la fecha límite o el nombre del recurso. La ordenación puede resultar útil si desea ver las tareas en secuencia. Por ejemplo, puede ver las tareas que deben comenzar o finalizar antes.

La ordenación no se mantiene cuando se cambia de vista, pero se guarda cuando se cierra un archivo de proyecto. Sin embargo, no es posible guardar una ordenación personalizada.

Haga clic en la opción de Sort que desee del menú Project

Para personalizar una ordenación, haga clic en la opción Sort ByEn el cuadro Sort by, haga clic en el campo por el que desea ordenar los datos y, a continuación, haga Seleccione entre Ascending o Descending para especificar el orden.

Notas:

Podrá especificar un Segundo y Tercer Criterio, pero solo entraran en acción en casos de empate. Para Renumerar las tareas permanentemente, active la casilla de verificación Renumerar tareas Permanentemente.Para ordenar las tareas con su estructura de esquema de forma que las subtareas permanezcan con sus tareas de resumen, active la casilla de verificación Conservar la Estructura del Esquema. Para Restablecer la ordenación con los valores predeterminados, haga clic en el botón Restablecer.

34


BUSCAR

Puede buscar un texto específico de un campo determinado que cumpla los criterios especificados.

1. Elija Find del menú Edit.

2. En el cuadro Find what, escriba el texto que desea encontrar

3. En el cuadro Look in field, haga clic en el campo donde desea buscar.

4. En el cuadro Test, haga clic en uno de los criterios de la lista para comparar el valor del cuadro Find con la información del campo.

5. Si desea que la búsqueda distinga entre mayúsculas y minúsculas, active la casilla de verificación Match case.

6. Haga clic en el botón Find Next

Notas:

Para Reemplazar texto, haga clic en el botón ReplaceMicrosoft Project busca solamente en las tareas o recursos que no se hayan filtrado en la vista actual.

35


VVISTASISTAS, T, TABLASABLAS, D, DETALLESETALLES F FILTROSILTROS Y G Y GRUPOSRUPOS

Trabajando Con Vistas

Las vistas se utilizan para introducir, modificar y mostrar información. Una vista muestra información estrechamente relacionada en un formato lógico y de fácil lectura, que permite ver y comprender rápidamente el estado de un aspecto específico del proyecto. Por ejemplo, una vista de grafico de barras de asignación de recursos muestra que recursos están sobre asignados.

Las vistas son formas de Microsoft Project de comunicarse con el usuario. Cuando introduce información en una vista, esa información se almacena en una base de datos. Una vez que se encuentra en la base de datos, la información puede mostrarse en otras vistas.

Puede mostrar información en una vista cada vez o en una vista combinada, que es una vista que contiene dos vistas. Después de seleccionar una tarea en la vista de la sección superior, la vista de la sección inferior muestra información detallada acerca de la tarea o recurso seleccionado.

Mostrar una Vista

Microsoft Project le permite trabajar en la vista que mejor se ajuste a sus necesidades. Por ejemplo, si desea crear una programación, puede utilizar el diagrama de Gantt. Si desea introducir o modificar información detallada acerca de un recurso determinado, puede utilizar el formulario de Recursos.

En el menú view, haga clic en la vista que desea utilizar

Nota: Cambiar la vista no agrega ni quita información en el proyecto, únicamente cambia la información del proyecto que se muestra en pantalla.

36


Trabajando Con Tablas

Al planear y realizar un seguimiento de la programación, puede resultar útil disponer de distintas combinaciones de información. Si cambia la tabla aplicada a la vista de hoja o al diagrama de Gantt, puede cambiar los campos de información que se muestran en esa vista, si ninguna de las tablas proporcionadas por Microsoft Project se adapta a sus necesidades, puede crear una tabla nueva o modificar una tabla existente. Cuando se guarda el proyecto, la tabla nueva o modificada se guarda con el proyecto.

No es posible aplicar tablas de tareas a vistas de recursos ni tablas de recursos a vistas de tareas.

Puede utilizar las tablas predefinidas de Microsoft Project para mostrar solamente los campos que desee o crear sus propias tablas. Existen dos clases de tablas: las tablas de tareas y las tablas de recursos.

Las Tablas de Tareas Predefinidas de Microsoft Project son las siguientes:

Tabla DescripciónCosto Muestra la información acerca del costo de las tareas del proyecto, incluidos el

costo, el costo previsto, la variación, el costo real y el costo restante.Entrada Muestra el nombre y la duración de las tareas, las fechas de comienzo y de fin,

las predecesoras y los recursos. Exportación Se utiliza para guardar un archivo en formato MPD o en otro formato de archivo

compatible con Microsoft Project.Fechas de Delimitación

Muestra las delimitaciones de las tareas, incluyendo el tipo y la fecha de la delimitación.

Hipervínculo Muestra los vínculos URL y UNC asignados a las tareas, que llevan a archivos de sitios Web y de la Intranet

Línea de Base Muestra las fechas, el trabajo y los costos previstosProgramación Muestra la información de la programación, incluyendo las fechas de comienzo

y de fin, las fechas limite de comienzo y de fin, la demora permisible y el margen de demora total.

Resumen Muestra la información básica del proyecto, incluyendo la duración de las tareas, las fechas de comienzo y fin, el porcentaje completado, el costo y el trabajo

Retraso Muestra información para la redistribución de los recursos, incluyendo el retraso, la duración, las fechas de comienzo y fin programadas, las sucesoras y los nombres de los recursos.

Seguimiento Muestra la información real, incluyendo la fecha de comienzo real, la fecha de fin real, el porcentaje completado, la duración real, la duración restante, el costo real y el trabajo real.

Tabla de Informe

Se utiliza con vistas Informe de barras, Informe de fechas de hitos e Informe de hitos para optimizar la presentación de las tareas resumidas. Podrá obtener el mejor provecho de esta tabla y de las vistas a ella asociadas, una vez que haya ejecutado la macro Formato_Resumen.

Trabajo Muestra la información del trabajo, incluyendo el trabajo planeado, la variación del trabajo, el trabajo real y el trabajo restante.

Uso Presenta las tareas del proyecto y muestra su trabajo, duración y fechas de comienzo y fin.

Valor Acumulado

Compara la información del trabajo y del costo de las tareas, incluyendo el costo presupuestado del trabajo planeado y el trabajo programado.

Variación Muestra la variación de la programación del proyecto, incluyendo las fechas de comienzo y de fin, las fechas previstas y de fin, y las variaciones de comienzo y de fin.

37


Las Tablas de Recursos Predefinidas de Microsoft Project son las siguientes:

Tabla DescripciónCosto Muestra información del costo de los recursos del proyecto, incluyendo el

costo, el costo previsto, la variación, el costo real y el costo restanteEntrada Muestra información de los recursos, incluyendo el grupo de recursos, las

unidades del recurso, la tasa, la tasa de horas extra, el costo por uso de recurso, el método de acumulación y el código del recurso.

Entrada-Recursos de Trabajo

Muestra información básica sobre los recursos humanos, incluyendo las iniciales de cada persona, el grupo, la capacidad máxima, la tasa estándar, la tasa de hora extra, el costo por uso, la acumulación, el calendario base y el código

Entrada-Recursos Materiales

Muestra información básica sobre los recursos materiales, incluyendo la etiqueta material, las iniciales, el grupo, la tasa estándar, el costo por uso, la acumulación y el código

Exportación Se utiliza para guardar un archivo en formato MPD o en otro formato de archivo compatible con Microsoft Project

Hipervínculo Muestra los vínculos URL y UNC asignados a las tareas, que llevan a archivos de sitios Web y de la Intranet

Resumen Muestra las asignaciones de recursos, incluyendo el grupo de recursos, la capacidad máxima, la utilización máxima de los recursos, la tasa estándar, la tasa de horas extra, el costo y el trabajo

Trabajo Muestra la información del trabajo, incluyendo el trabajo previsto, la variación del trabajo, el trabajo real, el trabajo de horas extra y el trabajo restante.

Uso Muestra una relación de los recursos y de la cantidad de trabajo asignada a cada uno de ellos.

Valor Acumulado Utiliza las categorías de contabilidad tradicionales para comparar la relación entre trabajo y costos de las tareas. Por ejemplo, puede comparar el costo estimado del trabajo con lo que el trabajo esta costando realmente.

38


Aplicar una Tabla a una Vista

1. En el menú View, haga clic en la vista a la que desee aplicar una tabla

2. En el menú View, elija el comando Table haga clic en el nombre de la tabla que desee aplicar

3. Para aplicar una tabla que no se encuentra en el submenú del comando Table, elija en More Tables

4. Seleccione el tipo de tabla que desea (Tarea o Recurso)

5. Haga clic en el nombre de la tabla deseada y, a continuación, en Apply

¿Que Herramientas pueden Utilizarse para Modificar la Información en una Vista?

Para que solo vea un subconjunto de la información almacenada en Microsoft Project a la vez, siempre se aplica un filtro a cada vista, y siempre se aplica un conjunto de detalles a algunas de las vistas.

Un Filtro es un conjunto de criterios para mostrar un grupo determinado de tareas o de recursos. El filtro mínimo aplicado a una vista es el filtro Todas las Tareas o el filtro Todos los Recursos.

Un conjunto de Detalles consiste en campos estrechamente relacionados que se muestran en formato de columna, como en una vista de formulario, o en formato tabular que muestra información en el transcurso del tiempo, como en una vista de uso.

Para Aplicar un Detalle Realice lo Siguiente:Para Aplicar un Detalle Realice lo Siguiente:

1. Seleccione en el menú View,

2. Seleccione la vista Task Usage o Resource Usage

3. Haga clic en el menú Format

4. Haga clic en el comando Details

5. Seleccione el detalle a visualizar

39


Trabajar Con Grupos

El proceso de agrupación (también conocido como “reunión de datos”) permite clasificar y realizar informes de tareas y recursos del proyecto de varias formas. Puede agrupar tareas o recursos en vistas de hoja para ver información resumida.

En las vistas de recursos, la aplicación del proceso de agrupación proporciona información resumida que, de lo contrario, no estaría disponible. En las vistas de tareas, la utilización de códigos de esquema junto con el proceso de agrupación proporciona la posibilidad de realizar una agrupación jerárquica basada en un único campo de codificación.

Microsoft Project proporciona grupos de tareas y de recursos predefinidos. Puede crear sus propios grupos personalizados partiendo de cero, modificando un grupo predefinido, copiando un grupo de un proyecto en otro en el Organizador y utilizando un grupo existente como base para un grupo nuevo. Puede guardar estos grupos personalizados, mostrarlos en el submenú Agrupar por (menú PROYECTO) y asociarlos a una vista concreta para que se muestre con el proceso de agrupación ya aplicado.

Agrupar Tareas o Recursos por los Criterios que seleccioneAgrupar Tareas o Recursos por los Criterios que seleccione

Agrupar tareas o recursos en una vista de hoja le permite seleccionar los criterios por los que desea organizar la información en una vista sin modificar la estructura real del proyecto. Puede seleccionar entre diferentes criterios de tareas o recursos, o crear un criterio de agrupación personalizado que pueda agregar al cuadro de lista. También puede agrupar tareas o recursos por un código de esquema personalizado.

1. Para agrupar tareas o recursos, muestre una vista de hoja que contenga las tareas o recursos que desee agrupar en el menú View – More Views.

2. Para ver tareas, seleccione una vista de hoja como la vista de Task Usage o Gantt chart

3. Para ver recursos, seleccione una vista de hoja como la vista Resource Sheet o Resource Usage.

4. En el menú Project, elija Group by y luego haga clic en un criterio para agrupar tareas o recursos

5. Para ver un criterio adicional, haga clic en More gorups. En el comando Group By del menú Project, seleccione entre Task o Resources para ver los criterios para agrupar tareas o recursos. Seleccione un criterio y haga clic en Apply.

40


Aplicar un Filtro a una Vista de HojaAplicar un Filtro a una Vista de Hoja

Si desea concentrarse únicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa, puede aplicar un filtro a dicha vista. Puede especificar que el filtro muestre o resalte solo aquellas tareas o recursos que cumplan sus criterios.

1. En el menú Project, elija Filter by, y haga clic en el filtro que desea aplicar

Para aplicar un filtro que no se encuentre en el submenú Filter By o un filtro para resaltar, haga clic en More Filters.

a. Para seleccionar un filtro de Tarea, haga clic en Task y después en uno de los nombres de la lista de filtros.

b. Para seleccionar un filtro de Recurso, haga clic en Resource y después en uno de los nombres de la lista Filtros.

c. Haga clic en Aply para aplicar el filtro o en Highlight para aplicar un filtro para resaltar

d. Si aplica un Filtro Interactivo, escriba los valores necesarios y haga clic en Aceptar

No es posible aplicar filtros de tareas a vistas de recursos ni filtros de recursos a vistas de tareas.

Para desactivar un filtro, seleccione Filter by del menú Project, haga clic en All Tasks si esta aplicando un filtro de Tareas o en All resources si se trata de un filtro de Recursos y, a continuación, haga clic en Apply.

41


PPERSONALIZARERSONALIZAR V VISTASISTAS, T, TABLASABLAS Y F Y FILTROSILTROS

Las Vistas Personalizadas

Crear una VistaCrear una Vista

Si ninguna de las vistas existentes se ajusta a sus necesidades, puede crear una nueva.

1. En el menú View, haga clic en More Views.

2. Para crear una nueva vista desde cero, haga clic en New, después en Single View y, a continuación, en OK.

3. En el cuadro Name, escriba el nombre de la vista, seleccione un Screen para una vista creada desde cero, seleccione una Table y un Filter, y especifique si desea que éste sea un filtro para resaltar.

4. Si desea que la nueva vista se muestre en el menú View, active la casilla de verificación Show in menu.

5. Haga clic en Ok.6. Haga clic en Apply para que se muestre la vista.

Las vistas nuevas o modificadas se pueden copiar en otro proyecto o se pueden convertir en una vista disponible para todos los proyectos utilizando el Organizador.

42


Vista CombinadaVista Combinada

Vista que contiene dos vistas. La vista de la selección inferior muestra información detallada de las tareas o de los recursos seleccionados por el usual en la selección superior.

Por ejemplo se puede tener la vista Gantt Chart en la selección superior y la vista Task form en la inferior. Cuando se selecciona una tarea en la Vista Gantt chart, la vista Task form mostrara información detallada de esa tarea.

1. En el menú View, haga dic en More Views

2. Para crear una nueva vista desde cero, haga clic en New, después en Combination View y, a continuación, en OK,

3. Para crear una nueva vista combinada, haga clic en uno de los nombres de vista del cuadro Top para la parte de arriba y en uno de los del cuadro Bottom para la de abajo.

4. Si desea que la nueva vista se muestre en el menú View, active la casilla de verificación Show in menu.

5. Haga clic en Ok.

6. Haga clic en Apply para que se muestre la vista.

43


Copiar una Vista Basada en otra VistaCopiar una Vista Basada en otra Vista

Si la vista que está utilizando no muestra el tipo de información que desea, puede personalizarla a su gusto. Por ejemplo, puede modificar el Diagrama de Gantt creando una copia para que siempre aparezca con el filtro Tareas completadas aplicado en vez del filtro Todas las Tareas.

1. En el menú View, haga clic en More Views

2. En la lista Views, haga clic en la vista que desea copiar y, a continuación, haga clic en Copy.

3. La vista que seleccione determinara las opciones que se encuentran disponibles en el cuadro de diálogo View Definition.

4. Proporcione el nombre a la Vista.

5. Si ha seleccionado una vista combinada (como Asignación de Recursos o Entrada de Tarea), haga clic en la vista que desee mostrar en la sección superior y en la que desee que mostrar en la sección inferior.

6. Si el cuadro Table se encuentra disponible y desea cambiar la tabla predeterminada, haga clic en la tabla que desee utilizar.

7. Si el cuadro Group se encuentra disponible y desea especificar un grupo, haga clic en el grupo que desee utilizar.

8. Si el cuadro Filter se encuentra disponible y desea cambiar el filtro predeterminado, haga clic en el filtro que desee utilizar.

9. Si la casilla de verificación Highlight filter se encuentra disponible y desea resaltar las tareas y los recursos que cumplan los criterios del filtro, selecciónela.

10. Si desea que la nueva vista se muestre en el menú View, active la casilla de verificación Show in menú.

11. Haga clic en Ok y, a continuación, en Apply.

44


Crear o Modificar una TablaCrear o Modificar una Tabla

Al planear y realizar un seguimiento de la programación, puede resultar útil disponer de distintas combinaciones de información. Si cambia la tabla aplicada a la vista de hoja o al Diagrama de Gantt, puede cambiar los campos de información que se muestran en esa vista. Si ninguna de las tablas proporcionadas por Microsoft Project se adapta a sus necesidades, puede crear una tabla nueva o modificar una tabla existente. Cuando se guarda el proyecto, la tabla nueva o modificada se guarda con el proyecto.

1. En el menú View, elija Table y, a continuación, elija More Table.

2. Para crear o modificar una tabla de tareas, haga dic en Task y después en uno de los nombres que aparece en la Lista, Para crear o modificar una tabla de recursos, haga clic en Resource y después en uno de los nombres que aparece en la Lista.

3. Para crear una tabla nueva, haga clic en New. Para modificar una tabla existente, haga clic en Edit.

4. En la lista de campos, escriba el nombre de la nueva tabla.

5. En Tabla, seleccione un nombre de campo, la alineación de los datos y el ancho de la columna.

6. Para agregar un título de columna diferente al nombre del campo, escríbalo en el campo Title y seleccione una alineación de título en el campo Align Title.

7. En el cuadro Date Format, haga clic en un formato de fecha para los campos de fecha.

8. En el cuadro Row Height, haga clic en uno de los números para cambiar el alto de fila estándar.

9. Para evitar que la primera columna se desplace, seleccione la casilla de verificación Lock first column.


Nota:No es posible aplicar tablas de tareas a vistas de recursos ni tablas de recursos a vistas de tareas.

45


Campos PersonalizadosCampos Personalizados

Es posible insertar y mostrar campos personalizados en cualquier vista de hoja, como las vistas Diagrama de Gantt, Uso de tareas y Diagrama de red. También es posible insertar y mostrar campos de recursos personalizados en las vistas Uso de recursos y Hoja de recursos. Microsoft Project incluye los siguientes campos personalizados:

• Costo1 a Costo10• Fecha1 a Fecha10• Duradón1 a Duración10• Comienzo1 a Comienzo10• Fin1 a Fin10

• Indicador1 a Indicador20• Número2 a Núniero20• Código de esquema 1 a Código de esquema

10• Texto1 a Texto30

Los Campos Personalizados pueden utilizarse en los siguientes Cuadros de Diálogo:Los Campos Personalizados pueden utilizarse en los siguientes Cuadros de Diálogo:

Cuadro de diálogo Para mostrar el cuadro de diálogoDefinición de columna Haga doble clic en el encabezado de la columnaDefinición de filtro En el menú PROYECTO, señale Filtro para y haga clic en Más

Filtros. Haga clic en un nombre de filtro y después en ModificarPersonalizar Autofiltro En la barra de herramientas Formato, haga clic en Autofiltro. En

el encabezado de una columna, haga clic en la flecha y elija Personalizado

Informe General (ficha Ordenar)

En el menú VER, haga clic en Informes y después haga doble clic en Personalizados. Haga clic en un informe general, elija Modificar y, continuación, haga clic en la ficha Ordenar

Estilos de Cuadro En el menú VER, haga clic en Diagrama de Red. En el menú FORMATO, haga clic en Estilos de Cuadro, después en Más Plantillas, elija una plantilla y, a continuación, haga dic en Modificar

Reemplazar En el menú EDICIÓN, haga clic en ReemplazarDefinición de tabla En el menú VER, señale Tabla y después elija Más Tablas. Haga

clic en un nombre de tabla y después en ModificarEstilos de barra (ficha Texto)

En el menú FORMATO, haga clic en Estilos de Barra y, a continuación, en la ficha Texto.

Estilos de barra En el menú VER, haga clic en Calendario. En el menú FORMATO, haga dic en Estilos de Barra

Ordenar En el menú PROYECTO, señale Ordenar y luego haga clic en Ordenar por

Buscar En el menú EDICIÓN, haga clic en BuscarDefinir equivalencia de campos de importación / exportación

En el menú ARCHIVO, haga clic en Guardar. En el cuadro Guardar Como Tipo, haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones). Haga clic en Guardar y después en Nueva equivalencia

46


Crear un Campo PersonalizadoCrear un Campo Personalizado

Cuando se crea un campo personalizado, en realidad se está cambiando el nombre de un campo de Microsoft Project existente. El campo personalizado se puede insertar en cualquier vista que use una tabla, insertando una columna y seleccionando el campo personalizado como nombre de campo de la columna. Puede utilizar campos personalizados como parte de una Barra de Calendario, Barra de Gantt o Cuadro de Tareas del Diagrama de Red, y como criterio de Ordenación o Búsqueda.

1. En el menú Tools, señale Customize y después haga clic en Fields.

2. Haga dic en Task o en Resource y, a continuación, haga clic en el campo que desee cambiar.

3. Haga clic en Rename, escriba un nuevo nombre para el campo y, a continuación, haga dic en Ok.

4. Personalice el campo seleccionando los atributos, método de cálculo y los valores que desee mostrar y, a continuación, haga dic en Ok,

47

Microsoft Project 2003 Crear o Modificar un FiltroCrear o Modificar un Filtro

Si necesita ver un subconjunto definido de datos del proyecto, puede aplicar un filtro a una vista de Microsoft Project para que muestre sólo la información que coincida con los criterios del filtro. Si ninguno de los filtros de Microsoft Project se adapta a sus necesidades, puede crear uno nuevo o modificar uno existente. Cuando guarde su proyecto, el filtro nuevo o modificado se guardará con el archivo del proyecto.

1. En el menú View, haga clic en cualquier vista.

2. Para utilizar una vista que no esté en el menú, haga clic en More Views; a continuación, haga dic en la vista que desee utilizar de la More Views y después en Apply.

3. En el menú Project, elija Filter by y haga clic en More Filters.

4. Para crear o modificar un filtro de tareas, haga dic en Task.

5. Para crear o modificar un filtro de recursos, haga clic en Resource.

6. Para crear un nuevo filtro, haga clic New y, a continuación, escriba un nombre nuevo para el filtro en el cuadro Name.

7. Para modificar un filtro existente, haga clic en el nombre de un filtro de la lista More filters y, a continuación, haga dic en Edit.

8. En Filter, haga clic en un Filed Name y en un test.

9. En el campo Value, haga clic en un valor o en un intervalo de valores separados por una coma (,).

10. Si el filtro contiene más de una fila de criterios, seleccione las nuevas condiciones en la fila inmediatamente debajo de la primera fila y después haga clic en un operador del campo Y/O de la misma fila.


Para agrupar los criterios de forma que se evalúen juntos y no con otros criterios, deje una línea en blanco entre el conjunto de criterios y, a continuación, seleccione un operador en el campo and/Or de la fila en blanco.

Cuando escriba un valor para un filtro con los criterios Igual a o Diferente de, puede utilizar los caracteres comodín * (cualquier cadena de caracteres) o ? (cualquier carácter). El campo especificado para Nombre de campo debe contener un valor de texto, como Nombres de los recursos, en lugar de un valor numérico, como Duración.

No es posible aplicar filtros de tareas a vistas de recursos ni filtros de recursos a vistas de tareas.

Si escribe tres o más criterios dentro de un grupo de expresiones, los argumentos “and” se evalúan antes que los argumentos “Or”. Esto es diferente a las expresiones de filtro complejas de las versiones anteriores de Microsoft Project y puede producir resultados diferentes. No obstante, en grupos de condiciones múltiples, las condiciones “And” se evalúan en el orden en que aparecen.

48


Crear un Filtro Basado en un Filtro ExistenteCrear un Filtro Basado en un Filtro Existente

Si el filtro que desea crear es similar a un filtro existente, puede ahorrar tiempo copiando y modificando el filtro existente en lugar de crear uno nuevo desde cero.

1. En el menú Project, señale Filter By y haga dic en More Filters.

2. Para copiar un filtro de tareas existente, haga clic en Task, elija un nombre de filtro y después haga dic en Copy.

3. Para copiar un filtro de recursos existente, haga clic en Rresource, elija un nombre de filtro y después haga clic en Copy.

4. En el cuadro Name, escriba el nombre del nuevo filtro.

5. En Filter, cambie el nombre del campo, el criterio, los valores y los operadores, y haga clic en Ok.

49


PROGRAMACIÓN Y RECURSOS

IIDENTIFICARDENTIFICAR P PROBLEMASROBLEMAS D DEE P PROGRAMACIÓNROGRAMACIÓN

Una vez empezado el proyecto y cuando se esta realizando el seguimiento del progreso real de las tareas, se puede revisar la programación para identificar los problemas o posibles problemas con las programaciones de tareas. La identificación o anticipación de problemas le permite tratar los asuntos que puedan afectar a la fecha de fin del proyecto según vayan surgiendo.

Antes de modificar la programación, deben analizarse e identificarse dónde pueden existir los problemas en la misma. Lo más eficaz es analizar y efectuar los cambios en las primeras fases del proceso de planeación y, mejor todavía, antes de poner en marcha el proyecto. Sin embargo, las programaciones cambian constantemente, y deberá analizar la programación cada vez que la corrija y defina.

Después de analizar la programación, puede utilizar varias estrategias para modificarla y perfeccionarla; por ejemplo, reduciendo su duración, resolviendo sobreasignaciones de recursos, y reduciendo costos.

Ajustar la Programación

Si después de ver la programación descubre que no se va a cumplir la fecha de fin del proyecto, puede ajustar tareas para reducir la programación, Preste especial atención a las tareas críticas, puesto que cualquier cambio en éstas puede afectar a la fecha de fin.

Comprobar y Ajustar Delimitaciones en TareasComprobar y Ajustar Delimitaciones en Tareas

Las delimitaciones de tareas pueden ayudarle a crear una programación más precisa asociando tareas a fechas específicas. Por ejemplo, puede especificar que una tarea No Debe Comenzar Antes de una fecha determinada o No Debe Finalizar Más Tarde De una fecha determinada. Puede cambiar la delimitación de una tarea, desde la predeterminada Lo Antes Posible a cualquiera de las otras siete delimitaciones posibles, o restablecer la opción predeterminada con el fin de reflejar mejor cuándo se realizará la tarea.

1. En el menú View, haga clic en Gantt Chart.

2. Seleccione la tarea que quiere delimitar.

3. En el menú Project. Haga clic en Task Information.

4. Clic en la pestaña Advanced

50


5. En Constrain Task seleccionar la que se requiere,

6. Para cambiar una fecha de delimitación, escriba o seleccione la fecha en el campo Constraint date.

Si escribe la fecha de comienzo de una tarea o arrastra una Barra de Gantt para cambiar esta fecha, Microsoft Project establecerá la delimitación No Comenzar Antes Del (NCAD), en función de la nueva fecha de comienzo. Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignará automáticamente una delimitación del tipo No Finalizar Antes Del (NFAD).

Si está realizando la programación del proyecto a partir de una fecha de fin, cuando escriba una fecha de comienzo para una tarea o arrastre una Barra de Gantt para cambiar una fecha de comienzo, se establecerá una delimitación No Comenzar Después Del (NCDD). Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignará automáticamente una delimitación No Finalizar Después Del (NFDD).

Dividir una Tarea en SegmentosDividir una Tarea en Segmentos

La división de tareas puede ayudar a ajustar la programación. Se puede dividir una tarea de forma que se interrumpa y se reanude más adelante en la programación.

La división de tareas resulta útil cuando se necesita interrumpir temporalmente el trabajo en una tarea para trabajar en otra. Puede dividir una tarea tantas veces como sea necesario. La división de una tarea en varias partes no es lo mismo que especificar una tarea repetitiva programada para que se repita a intervalos regulares, como puede ser una reunión de personal.


2. Haga clic en Split Task.

3. Mueva el puntero sobre la barra de tareas que va a dividir y, a continuación, haga clic en la barra de tareas donde desee que tenga lugar la división.

El botón de la barra de herramientas que desea puede estar oculto temporalmente. Quizá no aparezca por falta de espacio para mostrar todos los botones. Haga clic en Más Botones y, a

Continuación, haga clic en Split Task.

• Puede crear una división mayor haciendo clic en la barra de tareas y arrastrándola hacia la derecha.

• Puede eliminar la división arrastrando una parte de la tarea dividida hasta que entre en contacto con la otra parte.

PPROGRAMACIÓNROGRAMACIÓN C CONDICIONADAONDICIONADA PORPOR ELEL E ESFUERZOSFUERZO

Cuando se asignan o se quitan personas en una tarea, Microsoft Project amplía o reduce su duración para adaptarla al mayor o menor número de recursos, pero no cambia el trabajo total de la tarea. Este procedimiento se denomina programación condicionada por el esfuerzo y es el método predeterminado que utiliza Microsoft Project cuando se asignan recursos a tareas.

Cuando se trabaja con la programación condicionada por el esfuerzo, debe tenerse en cuenta lo siguiente:

Los cálculos condicionados por el esfuerzo sólo serán efectivos después de asignar el primer recurso a la tarea. Una vez asignado un recurso a una tarea, el valor del trabajo no cambiará con la asignación de nuevos recursos ni con la reducción de éstos.

51

Microsoft Project 2003Los cálculos condicionados por el esfuerzo no se aplican a la asignación simultánea de varios recursos cuando éstos sean las primeras asignaciones en una tarea. No obstante, tras esta asignación inicial de diversos recursos, el valor del trabajo no cambiará al asignar nuevos recursos ni al quitarlos.

La opción condicionada por el esfuerzo no puede estar activada para las tareas de resumen ni para los proyectos insertados.

52


Trabajar con Recursos Sobreasignados

Un recurso está sobreasignado cuando tiene asignado demasiado trabajo que debe terminar dentro del tiempo disponible, Puede resolver sobreasignaciones de recursos ajustando las tareas o recursos del proyecto o mediante redistribución.

Una sobreasignación de recursos puede estar ocasionada por:

• Un recurso asignado a trabajo a tiempo completo en más de una tarea al mismo tiempo. Por ejemplo, si asigna un recurso a dos tareas de ocho horas cada una para el mismo día, el recurso estará sobreasignado pues sólo puede realizarse una tarea de ocho horas en ese día.

Para ver la carga de trabajo de un recurso, en el menú view, haga clic en Resource Usage. Consulte el número de tareas asignadas durante los períodos de sobreasignación.

• Un aumento en la duración de las tareas. Si aumenta la duración de una tarea, la cantidad de trabajo asignada al recurso también aumenta y puede provocar que el recurso tenga demasiado trabajo en un momento dado.

Para ver la carga de trabajo de un recurso, en el menú View, haga clic en Resource Usage. Consulte el número de horas de trabajo asignadas cada día.

• Una reducción en la disponibilidad de unidades de recursos. Por ejemplo, un recurso se reduce de unidades al 100% a unidades al 50% porque está trabajando a tiempo parcial. O bien, se introduce un período no laborable más específico en el calendario de recursos, como de lunes a viernes, de 1:00 p.m. a 5:00 p.m.

Para averiguar si el recurso tiene una disponibilidad de unidades reducida, en el menú view, haga clic en Resource Sheet. Consulte el campo Max Units para el recurso. Si el campo Capacidad máxima muestra 100%, en el menú View, haga clic en Resource Usage. En el menú Format, haga clic en Details y, a continuación, haga clic en Disponibilidad Restante. Consulte la disponibilidad restante en cada día que el recurso tiene trabajo asignado,

Para ver si el período no laborable está introducido en el calendario de recursos, haga clic en el nombre del recurso, haga clic en Task information y, a continuación, haga clic en la ficha Horario de Trabajo. Busque disminuciones de períodos laborables en el calendario del recurso.

• Disponibilidad restringida porque se han introducido las fechas en las que el recurso está disponible.

Para averiguar si el recurso sólo está disponible entre ciertas fechas, en el menú viwe, haga clic en Resource sheet. Haga clic en el nombre del recurso, haga clic en Información del Recurso y, a continuación, en la ficha General. Consulte si las fechas introducidas en los cuadros Disponible Desde y Disponible Hasta no coinciden con las fechas para las que está programada la tarea.

• Se aplica un perfil de trabajo a la asignación. Por ejemplo, un recurso está asignado a una tarea con una duración de un día y un perfil de trabajo decreciente. El trabajo de la tarea se programa en incrementos que coinciden con el modelo del perfil de trabajo, empezando en la fecha de comienzo de la tarea, o la asignación se ha modificado para crear un perfil de trabajo personalizado.

Para ver si se ha aplicado un perfil de trabajo, en el menú view, haga clic en Task Usage. Haga clic en el recurso asignado a la tarea, haga clic en Información de la Asignación y, a continuación, en la ficha General. Observe el cuadro Perfil de Trabajo. Si una asignación no tiene perfil de trabajo, se seleccionará Uniforme en el cuadro Perfil de Trabajo.

53


• Un recurso se asigna a una tarea de resumen y a una o más subtareas. Si se asigna un recurso a tiempo completo para una tarea de resumen y después se asigna el mismo recurso a tiempo completo para subtareas individuales bajo esa tarea de resumen, el recurso estará innecesariamente sobreasignado pues tendrá asignado el resumen de todas las subtareas, así corno el trabajo de una o más subtareas.

Como regla general, debe evitarse la asignación de recursos a tareas de resumen. Pero puede hacerlo sí el tiempo del recurso en el grupo de tareas aumenta según aumenta la duración total de las subtareas,

La asignación de un recurso a una tarea de resumen es una manera eficaz de conceder al recurso responsabilidad para todas las subtareas. No obstante, sí el tiempo que el recurso dedica al grupo de tareas no varía, independientemente de los cambios en la duración total de las subtareas, el recurso debe asignarse a las subtareas individuales y no a la tarea de resumen.

Para resolver las sobreasignaciones, puede realizar los ajustes de tarea siguientes:

a. Reducir la duración de una tarea para que los recursos asignados dispongan de más tiempo para otras tareas.

b. Retrasar una tarea hasta que el recurso tenga una mayor disponibilidad utilizando el campo Retraso por redistribución.

c. Dividir una tarea para retrasar una parte de una tarea hasta que el recurso disponga de más tiempo para trabajar en ella.

O puede ajustar los recursos asignados a la tarea:

a. Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso.

b. Asignar más recursos a tareas para redistribuir el trabajo.

c. Quitar un recurso sobreasignado de una asignación.

d. Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso.

e. También puede contabilizar las sobreasignaciones, en lugar de resolverlas, agregando horas extra.

Comprobar si Existen Recursos SobreasignadosComprobar si Existen Recursos Sobreasignados

Estando en cualquier vista de tareas, en el menú View, elija Tools Bar y, a continuación, haga dic en Resource Managment,En la Barra de Herramientas Administración de Recursos, haga clic en Ir a la Sobreasignacíón Siguiente.

54


Resolver Sobreasignación de Recursos

Modificar una DuraciónModificar una Duración

Modificar la duración de la tarea es un método que puede utilizarse para ayudarle a cumplir la fecha de fin, resolver sobreasignaciones de recursos, eliminar costos, aumentar el ámbito o aumentar la calidad. Al modificar la duración de una tarea para cumplir un objetivo específico, asegúrese de que, tras el cambio, los requisitos de tiempo para la tarea siguen siendo realistas.


2. En el campo duration de la tarea que desee cambiar, escriba la duración que desee.

3. Se puede especificar la duración utilizando minutos, horas, días, semanas o meses.

4. Si la nueva duración es una estimación, escriba un signo de interrogación tras la misma.

5. Presione Enter.

Cuando cambie la duración, también debe comprobar y ajustar la correspondiente cantidad de trabajo asignada según sea necesario.

Retrasar una Asignación de Recurso a una TareaRetrasar una Asignación de Recurso a una Tarea

Un modo sencillo de resolver la sobreasignadón de un recurso es retrasar la asignación del recurso a la tarea hasta que este disponible.

1. En el menú View, haga dic en Reosource Sheet

2. Seleccione la Tarea del recurso que quiera retrasar la asignación

3. Doble clic en la tarea y en la ventana Assignment Information, en la pestaña General teclear la Fecha de Inicio.

Configurar la Disponibilidad del RecursoConfigurar la Disponibilidad del Recurso

La disponibilidad del Recurso es el periodo de tiempo de trabajo que puede programarse para trabajar en tareas.

Puede especificar la disponibilidad de unidad del recurso para el proyecto en conjunto: tiempo completo 100%, tiempo parcial 50% o múltiple.

En el cuadro de dialogo Resource information, también puede especificar que una disponibilidad de unidad de recursos varíe en diferentes periodos de tiempo durante el proyecto.

1. En el menú View, haga dic en la vista Resource Usage

2. Obtener el Panel Inferior

3. En el campo unidades, especificar las unidades deseadas

55


COSTOS

Para muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto importante de la programación y del control del proyecto. Por ejemplo, los factores relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo en que se emplean los recursos (trabajadores y equipamiento). En algunos casos, el éxito de un proyecto se puede medir por el acercamiento que se haya alcanzado entre los costos finales del proyecto y los costos presupuestados o previstos.

¿Qué son las Tablas de Tasas de Costos y Cuándo Deben Utilizarse?¿Qué son las Tablas de Tasas de Costos y Cuándo Deben Utilizarse?

Una tabla de tasa de costos es un conjunto de tasas de recursos y costos por uso para recursos materiales y de trabajo. Puede utilizar hasta 25 niveles diferentes para introducir futuros cambios de tasas, como un aumento de tasas de pago o mejoras materiales, y especificar la fecha en que deben entrar en vigor esos cambios. Por ejemplo, si sabe que un recurso va a tener un aumento en la paga dentro de seis meses, puede hacer que Microsoft Project empiece utilizando automáticamente la nueva tasa en el momento que se especifique.

Hay cinco tablas de tasas de costo (de la A a la E), por lo que puede asignar cinco grupos de diferentes tasas que puede cargar un recurso para diferentes tipos de trabajo. Por ejemplo, puede pagar a un carpintero más por hacer un acabado que por enmarcar, por lo que puede aplicar una tabla de tasas a la asignación de trabajo de acabado del carpintero y una diferente a la asignación del trabajo de enmarcar.

CCAMBIARAMBIAR LASLAS T TABLASABLAS DEDE T TASASASAS ENEN UNAUNA A ASIGNACIÓNSIGNACIÓN DEDE R RECURSOSECURSOS

Si ha introducido tasas diferentes para un recurso en las tablas de tasas de costo, puede cambiar la tasa del recurso en la asignación de una tarea aplicando una tabla de tasas de costo diferente.

1. En el menú view, haga clic en Task Usage,

2. En el campo Task Name, seleccione una asignación de recursos.

3. Si las asignaciones de recursos están ocultas, haga clic en el símbolo de esquema de la tarea para mostrarlas,

4. En el menú Insert, haga clic en Column.

5. En el cuadro Filed Name, haga dic en Tabla de Tasas de Costo y después en Aceptar.

6. En el campo Tabla de Tasas de Costo, haga clic en la tabla que contenga la tasa que desee aplicar.

56


Costo Fijo

El campo Costo Fijo muestra cualquier gasto de una tarea que no esté asociado con un costo de recurso.

Agregue el campo costo fijo a una Hoja de Tareas cuando desee revisar, escribir o modificar costos fijos de las tareas.

Por ejemplo para la tarea "Redactar propuesta", existe un costo fijo de 30 $ para la duplicación de la propuesta final. Agregue el campo Costo Fijo a la vista Hoja de Tareas y escriba 30 $ para esta tarea. Este costo fijo se agrega y se acumula a los costos del recurso para calcular el costo total de la tarea.

El campo Costo Fijo está disponible de forma predeterminada en la Tabla de Costos.

Los costos fijos se pueden agregar al comienzo de la tarea o se pueden prorratear a lo largo de la duración de una tarea. Utilice el campo Acumulación de Costos Fijos, que está disponible de forma predeterminada en la Tabla de Costos.

Establecer Costos Fijos de TareasEstablecer Costos Fijos de Tareas

Cuando conozca un costo exacto asociado a una tarea, como los costos de equipamiento, puede especificar un costo fijo.

1. En el menú View, haga clic en Gantt chart.

2. En el menú view, elija table y haga clic en cost.

3. En el campo Costo Fijo de la Tarea, escriba el costo.

4. Presione enter.

En la Tabla Costo también puede cambiar cuándo se debe acumular el costo fijo seleccionando un método de acumulación en el campo Acumulación de Costos Fijos.

57


ACTUALIZACIÓN DEL PROYECTO

Una vez configurado el proyecto e iniciado el trabajo, puede hacer un seguimiento de las fechas reales de comienzo y fin, del porcentaje de conclusión de las tareas y del trabajo real. El seguimiento de los valores reales muestra cómo los cambios afectan a otras tareas y, en última instancia, a la fecha de fin del proyecto.

AACTUALIZARCTUALIZAR ELEL P PROGRESOROGRESO DEDE UNAUNA T TAREAAREA ENEN F FORMAORMA DEDE P PORCENTAJEORCENTAJE

El progreso de una tarea se puede indicar mediante la introducción del porcentaje de la duración de la tarea que se ha completado. Para las tareas relativamente cortas, quizás no sea necesario controlar el progreso con tanto detalle; sin embargo, para las tareas largas, la información del porcentaje completado le ayudará a realizar un seguimiento del progreso con respecto al plan previsto.

1. En el menú VER, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de Tarea, haga clic en la tarea para la que desee actualizar el grado de progreso.

3. Haga clic en Información de la Tarea y, a continuación, en la ficha General.

4. En el cuadro Porcentaje Completado, escriba un número entero comprendido entre 0 y 100.

5. Haga clic en Aceptar.

Actualizar TareasActualizar Tareas

Para abrir este cuadro de diálogo, con cualquier vista de tareas en pantalla, en el menú HERRAMIENTAS, elija Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar Tareas.

Utilice este cuadro de diálogo para actualizar el progreso de la tarea seleccionada. Una vez introducida la información del progreso, Microsoft Project realiza los cálculos necesarios y cambia los valores de los campos correspondientes.

Puede:

• Establecer el porcentaje de finalización de las tareas seleccionadas.

• Especificar las duraciones restantes y reales de las tareas seleccionadas.

• Introducir las fechas reales de comienzo y de fin de las tareas seleccionadas.

• Actualizar la información de una o varias tareas seleccionadas. Algunos cuadros de este cuadro de diálogo pueden quedar en blanco si se selecciona más de una tarea. Microsoft Project actualiza todas las tareas seleccionadas con la información que se especifique.

• Para obtener información adicional sobre una opción específica

Observaciones

Si la tarea se ha completado, utilice cualquiera de los siguientes métodos para actualizar la información acerca de la misma:

• Introduzca las fechas reales de comienzo y de fin.

• Introduzca 100% en el campo % completado si la tarea se ha completado de acuerdo con la programación.

• Introduzca la duración real de la tarea.

Si la tarea ha comenzado de acuerdo con la programación, pero no se ha completado, utilice cualquiera de los siguientes métodos para actualizar la información acerca de la misma:

58


• Introduzca la fecha de comienzo real y la duración real prevista.

• Introduzca la fecha de comienzo real y el porcentaje completado hasta el momento.

• Introduzca la fecha de comienzo real, la duración real hasta el momento y la duración restante necesaria para completar la tarea.

Utilice el cuadro de diálogo Actualizar tareas para realizar un seguimiento detallado de las tareas.

Para realizar un seguimiento más amplio y rápido, en los casos en que no sea necesario un seguimiento detallado, utilice el cuadro de diálogo Actualizar Tareas.

Puede utilizar la Barra de Tareas Seguimiento para actualizar con rapidez el estado real del proyecto.

En el menú VER, elija Barras de Herramientas y haga clic en Seguimiento. Seleccione las tareas que desee y, a continuación, haga clic en el correspondiente botón de porcentaje de finalización.

Barra de Herramientas Seguimiento

Actualizar Tareas

59


60


FORMULARIOS PERSONALIZADOS.

Un formulario es un cuadro de diálogo que se usa para escribir información acerca de las tareas y los recursos de la programación. De manera predeterminada, Microsoft Project usa los cuadros de diálogo Información de la tarea e Información del recurso, que contienen las opciones que es posible especificar para una tarea o un recurso. Si desea escribir información de una tarea o recurso no incluida en los cuadros de diálogo (formularios estándar), puede utilizar formularios personalizados. Al presentar el cuadro de diálogo Formularios personalizados, puede mostrar formularios de tareas o de recursos.

Con Microsoft Project, podrá:Con Microsoft Project, podrá:

• Mostrar los formularios personalizados integrados que contengan información especializada sobre las tareas o recursos que desee escribir, controlar y ver en el proyecto.

• Crear y mostrar nuevos formularios personalizados que contengan información especializada de las tareas o los recursos, para reflejar su forma de crear, controlar y analizar los proyectos.

• Modificar los formularios personalizados existentes.• Asignar un formulario personalizado a un comando de menú o a un botón de la barra de

herramientas.

Microsoft Project incluye los siguientes formularios de tareas personalizados eMicrosoft Project incluye los siguientes formularios de tareas personalizados e integrados:integrados:

• Seguimiento de costos• Valor acumulado• Entrada• Entrada PERT• Seguimiento de la programación• Relaciones entre tareas• Seguimiento• Seguimiento del trabajo• Microsoft Project incluye los siguientes formularios de recursos personalizados e integrados:• Seguimiento de costos• Entrada• Resumen• Seguimiento del trabajo

Todos los formularios personalizados que cree o modifique en el archivo del proyecto activo se almacenarán sólo en ese archivo y no se aplicarán en otros archivos creados antes o después. No obstante, puede utilizar el Organizador para mover formularios personalizados al archivo global.

DDESPLEGARESPLEGAR UNAUNA F FORMAORMA

1. En el menú HERRAMIENTAS2. Elija Personalizar3. Clic en Formularios.4. Haga clic en Tarea o Recurso, elija el formulario

que desee mostrar y después haga clic en5. Aplicar.

61


Asignando un Acceso Directo a una Forma

Usted puede asignar una tecla de acceso a una Forma que use frecuentemente para hacer mas fácil su uso. Una vez que se haya asignado su tecla de acceso a la forma usted puede utilizar la tecla de acceso combinándola con la tecla CTRL para desplegar la forma.

1. Clic en el menú HERRAMIENTAS, Personalizar, Forma

2. Seleccionar la forma en la que se asignara la tecla de acceso

3. Clic en Cambiar Nombre

4. Seleccionar la letra a utilizar, Aceptar

5. Crear Formularios Personalizados

Todos los formularios personalizados que cree en el archivo del proyecto activo se guardarán sólo en ese archivo. No estarán disponibles automáticamente para ningún archivo del proyecto que haya creado con anterioridad o que pueda crear después. Sin embargo, es posible usar el Organizador para copiar un formulario personalizado en el archivo global si desea que esté disponible para todos los archivos de proyecto.

1. En el menú HERRAMIENTAS, elija Personalizar y, a continuación, haga clic en Formularios.

2. Haga clic en Tarea o Recurso y después elija Nuevo.

3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo formulario personalizado y luego haga clic en Aceptar.

Si lo desea, puede asignar una tecla de método abreviado en el cuadro Tecla para mostrar el formulario.

4. En Editor de Formularios Personalizados, haga clic en Texto, Cuadro de grupo, Botón o Campos en el menú Elemento.

Sí hace clic en Botón en el menú ELEMENTO, elija Aceptar o Cancelar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Si hace clic en Campos en el menú ELEMENTO, tendrá que seleccionar el campo, especificar su tamaño y posición y, a continuación, hacer clic en Aceptar.

• En el menú ARCHIVO, haga clic en Guardar.

• En el menú ARCHIVO, haga clic en Salir.

SugerenciasSugerencias

Puede modificar cualquier componente que agregue a un formulario haciendo doble clic en él para mostrar el cuadro de diálogo Información acerca del elemento. Este cuadro de diálogo permite especificar la posición del componente utilizando coordenadas X e Y, el ancho y el alto y texto.

62


• Puede mover cualquier componente de un formulario arrastrándolo dentro del formulario.

• Puede cambiar el tamaño de cualquier componente arrastrando su borde superior, inferior o lateral. Si arrastra una esquina del borde, el tamaño del componente cambia proporcionalmente.

Agregar Texto a un Formulario Personalizado

Puede agregar texto a un formulario personalizado para facilitar la identificación de los campos que haya añadido. Todos los formularios personalizados que cree en el archivo del proyecto activo se guardarán sólo en ese archivo.

1. En el menú HERRAMIENTAS, señale Personalizar y, a continuación, haga clic en Formularios.

2. Haga clic en Tarea o Recurso, elija el nombre del formulario al que desea agregar texto y, a continuación, haga clic en Modificar.

Si está creando un nuevo formulario personalizado, elija Tarea o Recurso y después haga clic en Nuevo. En el cuadro Nombre, escriba el nombre del nuevo formulario personalizado y luego haga clic en Aceptar.

1. En Editor de formularios personalizados, haga clic en Texto en el menú ELEMENTO.

2. En el menú EDICIÓN, haga clic en Información.

3. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea que aparezca en el nuevo formulario personalizado.

4. En los cuadros X e Y, especifique la posición del cuadro de texto.

También puede arrastrar el cuadro de texto para situarlo en la posición que desee, después de cerrar el cuadro de diálogo Información acerca del formulario.

• En los cuadros Ancho y Alto, especifique el tamaño del cuadro de texto.

También puede arrastrar el borde del cuadro de texto para cambiar su tamaño, después de cerrar el cuadro de diálogo Información acerca del formulario.


2. En el menú ARCHIVO, haga clic en Guardar.

3. En el menú ARCHIVO, haga clic en Salir.

Por muy alto que haga el cuadro de texto, el texto no se ajustará en una segunda línea.


• Es posible cambiar el tamaño del propio formulario personalizado. En Editor de formularios personalizados, haga clic en Seleccionar Cuadro de Diálogo en el menú EDICIÓN y, a continuación, elija Información en el menú EDICIÓN. 0 bien, una vez seleccionado el formulario personalizado, arrastre el borde de éste para cambiar su tamaño.

• Puede modificar cualquier componente que agregue a un formulario haciendo doble clic en él para mostrar el cuadro de diálogo Información acerca del elemento. Este cuadro de diálogo permite especificar la posición del componente utilizando coordenadas x e y, el ancho y el alto, y texto.

63



Agregar un Cuadro de Grupo a un Formulario Personalizado

Puede agregar un cuadro de grupo a los formularios personalizados y después agregar texto, campos o botones en el cuadro de grupo. Todos los formularios personalizados que cree en el archivo del proyecto activo se guardarán sólo en ese archivo. No estarán disponibles automáticamente para ningún archivo del proyecto que haya creado con anterioridad o que pueda crear después. Sin embargo, es posible usar el Organizador para copiar el formulario personalizado en el archivo global si desea que esté disponible para todos los archivos de proyecto.

1. En el menú Tools, señale Customaizing y, a continuación, haga clic en Forms.

2. Haga clic en Tarea o Recurso, elija el nombre del formulario al que desea agregar un cuadro de grupo y, a continuación, haga clic en Modificar.


1. En Editor de Formularios Personalizados, haga clic en Cuadro de grupo en el menú ELEMENTO.

2. En el menú EDICIÓN, haga clic en Información.

3. En el cuadro Texto, escriba el título del cuadro de grupo.

4. En los cuadros X e Y, especifique la posición del cuadro de grupo.

También puede arrastrar el cuadro de grupo para situarlo en la posición que desee, después de cerrar el cuadro de diálogo Información acerca del elemento -

• En los cuadros Ancho y Alto, especifique el tamaño del cuadro de grupo.

También puede arrastrar el borde del cuadro de grupo para cambiar su tamaño, después de cerrar el cuadro de diálogo Información acerca del elemento.





• Es posible cambiar el tamaño del propio formulario personalizado. En Editor de formularios personalizados, haga clic en Seleccionar Cuadro de Diálogo en el menú EDICIÓN y, a continuación, elija Información en el menú EDICIÓN. o, una vez seleccionado el formulario personalizado, arrastre el borde de éste para cambiar su tamaño.

• Puede modificar cualquier componente que agregue a un formulario haciendo doble clic en él para mostrar el cuadro de diálogo Información acerca del elemento. Este cuadro de diálogo permite especificar la posición del componente utilizando coordenadas X e Y, el ancho y el alto, y texto.



64


Agregar un Campo a un Formulario Personalizado

Puede agregar campos de Microsoft Project a un formulario personalizado. También puede agregar campos de tarea a formularios de tarea, y campos de recursos a formularios de recursos. Los campos pueden proporcionar la información necesaria para seguir y analizar el proyecto. Por ejemplo, si sólo desea seguir el porcentaje completado de una tarea, puede agregar el campo % completado a un formulario,


2. Haga clic en Tarea o Recurso, elija el nombre de formulario al que desea agregar un campo y, a continuación, haga clic en Modificar.

3. Si está creando un nuevo formulario personalizado, elija Tarea o Recurso y después haga clic en Nuevo. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de nuevo formulario personalizado y luego haga clic en Aceptar.

4. En Editor de formularios personalizados, haga clic en Campos en el menú ELEMENTO.

5. En el cuadro Campo, haga clic en el campo que desee agregar al formulario personalizado.

6. En los cuadros X e Y, especifique la posición del campo,

7. También puede arrastrar el campo para situado en la posición que desee, después de cerrar el cuadro de diálogo Información acerca de elemento.

8. En los cuadros Ancho y Alto, especifique el tamaño del campo.

9. También puede arrastrar el borde del campo para cambiar su tamaño, después de cerrar el cuadro de diálogo Información acerca del elemento.

10. Para mostrar el campo como texto sin que forme parte de otro elemento, active la casilla de verificación Mostrar Como Texto Estático.



65




• Es posible cambiar el tamaño de¡ propio formulario personalizado. En Editor de formularios personalizados, haga clic en Seleccionar Cuadro de Diálogo en el menú EDICIÓN y, a continuación, elija Información en el menú EDICIÓN. o bien, una vez seleccionado el formulario personalizado, arrastre el borde de éste para cambiar su tamaño.

• Puede modificar cualquier componente que agregue a un formulario haciendo doble clic en él para mostrar el cuadro de diálogo Información acerca del elemento. Este cuadro de diálogo permite especificar la posición del componente utilizando coordenadas X e Y, el ancho y el alto y texto.



Agregar un Botón a un Formulario Personalizado

Puede agregar un botón Aceptar o Cancelar a un formulario personalizado, a no ser que ya exista. Este proceso sólo tendría que utilizarlo si ha eliminado uno de los botones del formulario personalizado, puesto que ambos botones se incluyen (de manera predeterminada) en los nuevos formularios personalizados. En un formulario personalizado, sólo podrá colocar un botón de cada tipo,

Todos los formularios personalizados que cree en el archivo del proyecto activo se guardarán sólo en ese archivo. No estarán disponibles automáticamente para ningún archivo del proyecto que haya creado con anterioridad o que pueda crear después, Sin embargo, es posible usar el Organizador para copiar el formulario personalizado en el archivo global si desea que esté disponible para todos los archivos de proyecto.


2. Haga clic en Tarea o Recurso, elija el nombre del formulario al que desea agregar un botón y, a continuación, haga clic en Modificar.


1. En Editor de formularios personalizados, haga clic en Botón en el menú ELEMENTO.

2. Para agregar un Botón Aceptar, haga clic en Aceptar.

3. Para agregar un Botón Cancelar, haga clic en Cancelar.

66






• Es posible cambiar el tamaño del propio formulario personalizado. En Editor de formularios personalizados, haga clic en Seleccionar Cuadro de Diálogo en el menú EDICIÓN y, a continuación, elija Información en el menú EDICIÓN. o, una vez seleccionado el formulario personalizado, arrastre el borde de éste para cambiar su tamaño.

• Puede modificar cualquier componente que agregue a un formulario haciendo doble clic en él para mostrar el cuadro de diálogo Información acerca del elemento. Este cuadro de diálogo permite especificar la posición del componente utilizando coordenadas X e Y, el ancho y el alto y texto.


Puede cambiar el tamaño de cualquier componente arrastrando su borde superior, inferior o lateral. Si arrastra una esquina del borde, el tamaño del componente cambia proporcionalmente.

67


INFORMES PERSONALIZADOS

DDEFINIREFINIR UNUN NUEVONUEVO I INFORMENFORME

Microsoft Project incluye más de 29 tareas predefinidas, recursos e informes generales, pero no incluye informes de calendario mensual predefinidos. Estos informes deben ser creados por el usuario. Si ninguno de los informes predefinidos se adapta a las necesidades de información, puede crear un informe personalizado.

Crear un informe personalizado es similar a modificar un informe predefinido. La única diferencia es que, cuando se crea un informe personalizado, se utiliza una de las cuatro plantillas de informes en vez de un informe predefinido. Las cuatro plantillas de informes son Tarea, Recurso, Calendario Mensual y General.

También puede crear un informe personalizado haciendo una copia de un informe existente y realizando los cambios necesarios en la copia.

Crear Un Informe De Tareas Personalizado

Microsoft Project incluye informes de tareas predefinidos, como Tareas de nivel superior, Hitos, Tareas completadas, Informe presupuestario y Lista de tareas. No obstante, si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades, puede crear un informe de tareas personalizado.

Crear un informe personalizado y modificar un informe existente son tareas similares, la única diferencia es la plantilla que se utiliza. Al modificar un informe existente, está cambiando un informe que se definió previamente para proporcionar cierta información, como tareas críticas, flujo de cala o uso de recursos. Todos los informes de Microsoft Pro9ect y todos los informes personalizados creados por el usuario están basados en una de las cuatro plantillas siguientes:

• Tareas

• Recursos

• General

• Calendario mensual.

Para crear un informe de tareas personalizado se utiliza la plantilla de informes Tareas. Esta plantilla permite combinar tablas de tareas, filtros de tareas y detalles de tareas (notas, objetos, predecesoras y sucesoras) con opciones de formato y ordenación para crear un informe que responda a sus necesidades.

Una vez creado el informe de tareas personalizado, puede modificarlo del mismo modo que lo haría con un informe predefinido. Todos los informes personalizados se muestran en la lista Informes del cuadro de diálogo Informes personalizados y se guardan en el archivo del proyecto.

68


Crear un Informe de Recursos Personalizado

Microsoft Project incluye los siguientes informes de recursos predefinidos: Recursos, Recursos con presupuesto sobrepasado, Tareas y recursos humanos y Recursos sobreasignados. Si ninguno de los informes de recursos predefinidos responde a sus necesidades, puede crear un informe de recursos personalizado.

Crear un informe personalizado y modificar un informe existente son tareas similares, la única diferencia es la plantilla que se utiliza. Al modificar un informe existente, está cambiando un informe que se definió previamente para proporcionar cierta información, como tareas críticas, flujo de caja o uso de recursos. Todos los informes de Microsoft Project y todos los informes personalizados creados por el usuario están basados en una de las cuatro plantillas siguientes:

• Tareas

• Recursos

• General

• Calendario Mensual.

Para crear un informe de recursos personalizado se utiliza la plantilla de informes de Recursos. Esta plantilla permite combinar tablas de recursos, filtros de recursos y detalles de recursos (notas, objetos, calendario y tasas de costos) con opciones de formato y ordenación para crear un informe que responda a sus necesidades. Una vez creado un informe de recursos personalizado, puede modificarlo del mismo modo que lo haría con un informe predefinido. Todos los informes personalizados se muestran en la lista Informes del cuadro de diálogo Informes personalizados y se guardan en el archivo del proyecto.

Al igual que el resto de informes, un informe de recursos personalizado utiliza la información de las tablas que se aplican en las distintas vistas, Por ejemplo, la plantilla del informe de Recursos utiliza la tabla Entrada de recursos de forma predeterminada, que es la tabla predeterminada de la vista Hoja de recursos. Por lo tanto, cuando se especifican los nombres y las tasas de los recursos en la vista Hoja de recursos, la información se utiliza como contenido para el informe de recursos

69


Crear un Informe de Calendario Mensual Personalizado

Microsoft Project incluye un calendario mensual predefinido, la vista Calendario, pero no incluye informes de calendario mensual predefinidos. Puede modificar la vista Calendario o crear un informe de calendario mensual personalizado.

Al crear un informe de calendario mensual personalizado, la plantilla Calendario mensual le permite combinar filtros de tareas y calendarios de recursos con opciones de formato para crear un calendario personalizado.

Imprimir Detalles de Tareas, Recursos o AsignacionesImprimir Detalles de Tareas, Recursos o Asignaciones en un Informeen un Informe

Puede imprimir detalles en un informe, como notas, objetos insertados o información relativa a los costos.

Puede incluir las notas de tareas, los objetos de las tareas, las tareas predecesoras y las tareas sucesoras en un informe de tareas. Estos detalles de tareas se imprimen bajo la tarea asociada.

1. En el menú VER, haga dic en Informes.

2. Haga clic en el tipo de informe que desee y después haga clic en Seleccionar.

Si elige como tipo de informe Personalizados, haga clic en un informe de la lista Informes, haga clic en Modificar y, a continuación, vaya al paso 4.

1. Haga clic en el informe que desee y después haga clic en Modificar.

2. Haga clic en la ficha Detalles.

3. En el cuadro Tarea, active la casilla de verificación Notas, Objetos, Predecesoras o Sucesoras.

SugerenciaSugerencia

Para crear un informe de tareas personalizado, haga clic en Nuevo del cuadro de diálogo Informes personalizados, haga clic en Tarea y, a continuación, haga clic en Aceptar. Seleccione la ficha Detalles después active la casilla de verificación Notas, Objetos, Predecesoras o Sucesoras.

Cambiar el Orden de Clasificación de un InformePuede cambiar la prioridad de ordenación de la información en los informes de tareas, recursos y generales cambiando los criterios de ordenación primero y segundo. El primer criterio de ordenación predeterminado es Id (tarea o recurso). Por ejemplo, puede ordenar las tareas por variación de la duración y los recursos por el costo de horas extraordinarias.

1. En el menú VER, haga clic en Informes.

2. Haga clic en el tipo de informe que desee y después haga clic en Seleccionar.

3. Si elige como tipo de informe Personalizados, haga clic en un informe de la lista Informes, haga clic en Modificar y, a continuación, vaya al paso 4.

4. Haga clic en el informe que desee y después haga clic en Modificar.

5. Haga clic en la ficha Ordenar.

6. En el cuadro Primer criterio, haga clic en el campo que desee utilizar como primer criterio de clasificación.

7. Haga clic en Ascendente o Descendente.

70


8. Si desea ordenar por un segundo y tercer criterio de ordenación, haga clic en el campo que desee de los cuadros Segundo criterio y Tercer criterio, y después haga clic en Ascendente o Descendente.


Para crear un informe de tareas, de recursos o general personalizado, haga clic en Nuevo del cuadro de diálogo Informes personalizados, haga clic en Tarea, Recurso o General y, a continuación, haga clic en Aceptar. Haga clic en la ficha Ordenar, especifique el primer criterio de ordenación en el cuadro Primer Criterio y después haga clic en Ascendente o Descendente.

Cuando cambie la prioridad de ordenación en un informe general, active la casilla de verificación Conservar la estructura del esquema si seleccionó tareas y recursos para que se imprimieran como filas. Por ejemplo, si cambia la prioridad de ordenación de Id a Nombre, las relaciones entre las tareas y los recursos deben seguir siendo evidentes.

71


MACROS

Si realiza frecuentemente una misma tarea en Microsoft Project, puede automatizarla con una macro. Una macro es una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que se puede ejecutar siempre que desee realizar la tarea. Las macros se graban de la misma manera que se graba música en una cinta. Una vez grabada la macro, sólo es necesario ejecutarla para repetir o reproducir los comandos.

Antes de grabar o crear una macro, debe decidir los pasos y comandos que desea que la macro ejecute. Si se equivoca al grabar la macro, las correcciones que haga también se grabarán. Cada macro que graba se almacena en un módulo adjunto a su proyecto.

El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiar macros de un módulo a otro, copiar macros entre diferentes proyectos, cambiar el nombre de los módulos que almacenan las macros o cambiar el nombre de las macros.

GGRABARRABAR UNAUNA M MACROACRO

1. En el menú HERRAMIENTAS, señale Macro y haga clic en Grabar Nueva Macro.

2. En el cuadro Nombre de Macro, escriba un nombre para la macro.

3. El primer carácter del nombre de una macro debe ser una letra los restantes pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se puede incluir espacios en un nombre de macro; un carácter de subrayado es válido como separador de palabras.

4. Para ejecutar una macro pulsando una tecla de método abreviado, escriba una letra en el cuadro Tecla de Método Abreviado.

5. Puede utilizar la combinación CTRL+ letra (para letras minúsculas) o CTRL+MAYÚS+ letra (para letras mayúsculas), siendo letra cualquier teda de letra del teclado, pero no un número ni un carácter especial. No se puede utilizar una combinación de teclas que ya esté utilizando Microsoft Project.

6. En el cuadro Guardar Macro en, haga clic en la ubicación donde desea guardar la macro.

7. Para que la macro esté disponible siempre que utilice Microsoft Project, haga clic en Archivo Global.

8. Para incluir una descripción de la macro, escríbala en el cuadro Descripción.

9. Si selecciona celdas durante la grabación de una macro, ésta seleccionará la misma columna (campo) cada vez que se ejecute, independientemente de la celda seleccionada en primer lugar, ya que la macro graba referencias absolutas a columnas. Si desea que la macro seleccione columnas sin tener en cuenta la posición de la celda activa en el momento de ejecutar la macro, haga clic en Relativa en el cuadro Referencia de columna.

En caso contrario, la macro seleccionará filas sin tener en cuenta la posición de la celda activa al ejecutar la macro, ya que la macro graba referencias relativas a filas. Si desea que una macro seleccione siempre la misma fila, independientemente de la celda seleccionada en primer lugar, haga clic en Absoluta (identificador) en el cuadro Referencia de fila.

72


Microsoft Project continuará grabando macros con esta configuración hasta que la cambie o hasta que salga de Microsoft Project.

1. Haga clic en Aceptar y, a continuación, realice las acciones que desee grabar.

2. En el menú HERRAMIENTAS señale Macro y, a continuación, haga clic en Detener Grabación.

Ejecutar Una Macro

Después de grabar o modificar una macro, puede ejecutarla en Microsoft Project o desde el Editor de Visual Basic. Por lo general, las macros se ejecutan en Microsoft Project, aunque también se pueden ejecutar desde el Editor de Visual Basic mientras se están modificando. Para interrumpir una macro antes de que realice las acciones grabadas, presione CTRL+INTER.

1. Abra el proyecto que contiene la macro,

2. En el menú HERRAMIENTAS, señale Macro y, a continuación, haga clic en Macros.

3. Seleccione la macro que desea ejecutar de la lista Nombre de macro.

4. Haga clic en Ejecutar.

Para interrumpir una macro antes de que finalice su ejecución, presione CTRL+INTER.

Ejecutar una Macro desde un Botón de la Barra de Herramientas

Puede ejecutar una macro desde un botón de una barra de herramientas integrada o personalizado. Para obtener información sobre la creación de una barra de herramientas personalizado, haga clic en.

En el menú Herramientas, señale Personalizar y, a continuación, haga clic en Barras de herramientas.Si la barra de herramientas que contiene el botón no está visible, haga clic en la ficha Barra de herramientas y active la casilla correspondiente al nombre de la barra de herramientas.Si el botón desde el que desea ejecutar la macro no está en una barra de herramientas, haga clic en la ficha Comandos y, a continuación, haga clic en Todas las macros en la lista Categorías. En la lista Comandos, arrastre el nombre de la macro a la barra de herramientas que desee.Para asignar una macro a un botón que ya existe en una barra de herramientas, haga clic en la ficha Comandos, seleccione el botón, haga clic en Modificar selección y, a continuación, haga clic en Asignar macro.Si desea personalizar el nuevo botón cambiando su nombre o agregándole una imagen, haga clic en Modificar selección.

Personalizar la Barra de Menú

Puede crear nuevas barras de menús (personalizadas). Cuando cree una barra de menú personalizado, Microsoft Project la guardará como una barra de herramientas en el archivo global. Cualquier archivo de proyecto que abra en su PC utilizando dicho archivo global contendrá la nueva Barra de Menús.

1. En el menú VER, elija Barras de Herramientas y después elija Personalizar.

2. Haga clic en la ficha Barras de Herramientas.

3. Haga clic en Nueva.

4. En el cuadro Nombre de la barra de herramientas, escriba el nombre de la nueva barra de menús.

SugerenciaSugerencia 73

Microsoft Project 2003Puesto que las barras de menús se guardan como barras de herramientas, tal vez desee incluir las palabras menú, barra o barra de menús para distinguirlas de las barras de herramientas.

74


TRABAJAR CON MÚLTIPLES ARCHIVOS

CCOMPARTIROMPARTIR RECURSOSRECURSOS ENTREENTRE PROYECTOSPROYECTOS

La acción de compartir recursos es útil para administrar la información sobre recursos y las asignaciones en proyectos en los que se van a utilizar las mismas personas, materiales o equipamiento. Puede desconectar un archivo de un fondo de recursos en cualquier momento y conservar la información correspondiente a todos los recursos asignados en el archivo. Sin embargo, no es necesario compartir recursos si sólo desea consolidar archivos o crear un proyecto principal sin combinar la información sobre recursos en una ubicación.

Puede asignar recursos de otro archivo a las tareas de¡ archivo de¡ proyecto. Compartir recursos de otro archivo de proyecto permite ver cómo se asignan los recursos en varios archivos, así como mantener intacto el archivo que contiene la información sobre recursos.

1. Abra el proyecto que contenga los recursos que desea compartir. Si no encuentra el proyecto que desea, realice una búsqueda. ¿Cómo?

2. En el menú HERRAMIENTAS, elija RECURSOS y, a continuación, haga clic en Compartir Recursos.

3. Haga clic en Utilizar Recursos y luego, en el cuadro De, haga clic en el archivo de proyecto que contenga los recursos que desee utilizar.

4. El archivo de proyecto del que deseo tomar prestado recursos debe tener prioridad.

5. Seleccione El Fondo de Recursos tiene Prioridad.


Los recursos están ahora disponibles para utilizados en el archivo de proyecto activo. Si el proyecto ya tenía recursos, se combinarán los recursos de ambos proyectos.

El archivo de proyecto que tomará prestado los recursos debe tener prioridad.

1. Seleccione El Proyecto Compartidor tiene Prioridad.


Los recursos están ahora disponibles para utilizarlos en el archivo de proyecto activo. Si el proyecto ya tenía recursos, se combinarán los recursos de ambos proyectos.

75


UUTILIZANDOTILIZANDO Á ÁREASREAS DEDE T TRABAJORABAJO

Si usted frecuentemente trabaja con varios proyectos en una sesión de trabajo, usted puede ahorrar el arreglo de esos proyectos en un Área de Trabajo. El Área de Trabajo es un archivo separado que, cuando lo abre, abre todos los archivos del proyecto guardados en el. Los archivos se abren separadamente, no como un archivo consolidado.

Para crear un Área de Trabajo, utilice los siguientes pasos:

1. Abra solamente los proyectos que quiere utilizar

2. Clic en Menú ARCHIVO, Clic en Guardar Área de Trabajo

3. De un nombre al Área de Trabajo

4. Clic en Guardar

Combinar Archivos en una Ventana para Imprimirlos

Si desea imprimir o informar sobre datos de varios archivos, puede combinar rápidamente varios proyectos en una sola ventana. [Haga clic para obtener más información]

1. Abra los archivos que desee ver combinados en una ventana. Si es necesario, puede buscar un archivo. ¿Cómo?

2. En el menú VENTANA, haga clic en Nueva Ventana.

3. En la Lista Proyectos, haga clic en el archivo que desee que aparezca primero al combinar proyectos.

4. Presione la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en el nombre del siguiente archivo que desee que aparezca en el proyecto combinado.

5. Repita el paso 4 hasta que estén seleccionados todos los archivos que desee combinar.

6. En el cuadro Vista, haga clic en la vista en que desee que aparezcan los archivos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

7. Los proyectos se consolidan en un nuevo archivo en el orden en que los ha seleccionado.

NotasNotasSi desea utilizar de nuevo este archivo consolidado, en el menú ARCHIVO, haga clic en Guardar Como. Escriba un nuevo nombre para el archivo consolidado en el cuadro Nombre de archivo.

Si tiene que consolidar bastantes archivos, puede consolidar todos los archivos a un tiempo. En el menú INSERTAR, haga clic en Proyecto. Seleccione todos los archivos que desee consolidar en el orden en que desea que aparezcan en el archivo consolidado y, a continuación, haga clic en Insertar.

Guardando un Proyecto Consolidado

Si usted quiere Guardar el proyecto consolidado como un archivo del proyecto, de Clic en el botón Guardar de la Barra de Herramientas Estándar e indique el lugar donde se guardara. Usted puede abrirlo así como así como se abre cualquier archivo.

76


Procedimientos para Trabajar con Varios Archivos de ProyectoProcedimientos para Trabajar con Varios Archivos de Proyecto

Puede insertar varios proyectos (subproyectos o proyectos insertados) en un proyecto principal (o archivo consolidado). Si trabaja en varios proyectos, puede ser útil combinar estos archivos de subproyectos independientes en un archivo de proyecto principal para que sea más fácil organizar, ver y trabajar con los datos del proyecto.

Si necesita consolidar archivos para crear un informe o imprimir una vista de información de proyectos combinados, puede consolidados temporalmente en una vista. Estos archivos se, denominan comúnmente proyecto principal y subproyecto, puesto que los subproyectos suelen estar subordinados a los proyectos principales en los que se insertan o consolidan.

Pero también puede agregar un proyecto no relacionado a otro archivo de proyecto, razón por la cual a veces se denominan proyectos insertados o archivos consolidados.

Insertar Subproyectos en un Proyecto Principal

Mediante la consolidación de archivos relacionados en un proyecto principal puede organizar y administrar de forma más eficiente proyectos complejos o varios proyectos relacionados.

1. Abra el archivo que desee que sea el proyecto principal.

2. En el menú VER, haga clic en Diagrama de Gantt.

3. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la fila debajo de la cual desee insertar el proyecto.

4. Un proyecto se puede insertar en cualquier nivel del esquema del proyecto principal.

5. En el menú INSERTAR, haga clic en Proyecto.

6. Si es necesario, realice una búsqueda de su archivo.

7. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga el archivo de proyecto.

8. En la Lista de Carpetas, abra la carpeta o subcarpeta que contenga el archivo de proyecto que desee.

9. Haga clic en el archivo que desee insertar y después haga clic en Insertar.


Para insertar varios archivos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los archivos en el orden en que desee insertados.Para ver archivos de Microsoft Project guardados en una base de datos, haga clic en Bases de datos de Project en el cuadro Tipo de Archivo.Para insertar un archivo en formato de sólo lectura, haga clic en la flecha del botón Insertar y, a continuación, en Insertar Sólo Lectura.

• Si no desea que el subproyecto se actualice con los cambios del archivo de proyecto original, o que los cambios del subproyecto se muestren en el archivo de proyecto original, desactive la casilla de verificación Vincular al proyecto.


Si consolida archivos de proyecto que contengan recursos con el mismo nombre, y desea eliminar los nombres de recursos duplicados, desactive la casilla de verificación Vincular al Proyecto. La primera Instancia de un nombre de recurso y su correspondiente información, como tasas de pago y calendarios de recursos, sobrescribirá la segunda instancia y las instancias posteriores; y como los subproyectos no están vinculados a sus archivos de origen, no podrá actualizar el archivo de proyecto original con los cambios realizados en el subproyecto del proyecto principal.

77


1. Haga clic en Insertar.

2. Una vez insertado un subproyecto, puede hacer que aparezcan las subtareas ocultas haciendo clic en el símbolo de esquema de la subtarea.

NotasNotas

Los subproyectos se tratan como tareas de resumen en el proyecto principal. Se pueden aplicar y anular las sangrías de las tareas de resumen de un subproyecto en el esquema para cambiar su orden en la jerarquía de tareas. Sin embargo, si se aplican o anulan las sangrías de las tareas en un subproyecto, y éste está vinculado a su archivo de origen, los cambios efectuados también se mostrarán en el archivo de proyecto original.

Cuando se consolidan proyectos en un proyecto principal, los recursos permanecen en los archivos de proyecto individuales. No se puede asignar un recurso de un subproyecto a otro subproyecto. Obtener información sobre cómo combinar recursos de varios archivos en un fondo de recursos comparados.

CCREARREAR UNAUNA D DEPENDENCIAEPENDENCIA ENTREENTRE T TAREASAREAS DEDE D DIFERENTESIFERENTES P PROYECTOSROYECTOS

Puede crear una dependencia entre tareas de diferentes proyectos.

1. Abra los dos proyectos: el archivo que contiene la tarea a la que desea vincular y el que contiene la tarea desde la que desea vincular. Si es necesario, puede buscar el archivo.

2. En el campo Nombre de Tarea, haga clic en la tarea para la que desee crear una dependencia entre tareas con una predecesora externa.

3. Haga clic en Información de la Tarea y, a continuación, en la Ficha Predecesoras.

4. En el campo Id, escriba el nombre del proyecto y el número de identificación de la predecesora externa, separados por una barra diagonal inversa, por ejemplo Proyecto1\1 para indicar el identificador de tarea 1 en un archivo denominado Proyecto 1.

5. Para cambiar la dependencia a un tipo distinto de fin a comienzo, seleccione un tipo de dependencia diferente en el campo Tipo.

6. Para especificar tiempo de posposici6n para la dependencia, escriba un valor en el campo Posposición.

Para especificar tiempo de adelanto, escriba un valor negativo en el campo Posposición, como -2 para indicar dos días de tiempo de adelanto.

Finalmente, ¿desea recibir notificación de los cambios que afectan a las tareas vinculadas externamente cuando abra el archivo?

1. En el menú HERRAMIENTAS, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Vista.

2. En Opciones de Vinculación entre Proyectos, desactive la casilla de verificación Mostrar el Diálogo Vínculos entre Proyectos al Abrir.

3. Para aceptar cambios automáticamente cada vez que abre el archivo, active la casilla de verificación Aceptar Automáticamente los Datos Externos Nuevos.

78


COMPARTIR INFORMACIÓN CON OTRAS APLICACIONES

CCOPIAROPIAR I INFORMACIÓNNFORMACIÓN DEDE P PROJECTROJECT AA OTRASOTRAS APLICACIONESAPLICACIONES..

Si utiliza el comando Pegado Especial (menú EDICIÓN) y hace clic en la opción Pegar Vínculo, la información se pega como un objeto vinculado. Si selecciona las opciones Objeto tipo de objeto y Pegar, la información se pega como un objeto Incrustado. El comando Objeto (menú INSERTAR ) también inserta información como un objeto vinculado o incrustado. La diferencia principal entre los objetos vinculados y los Incrustados es el lugar donde se almacenan los datos y la forma en que se actualizan después de colocados en el archivo de destino.

Utilice la vinculación de objetos si desea que la información refleje todos los cambios que se realicen en los datos originales o si el archivo tiene un tamaño considerable. Con la vinculación de objetos, la información original permanece almacenada en el archivo de origen. El archivo de destino muestra una representación de la información vinculada pero almacena sólo la ubicación de los datos originales. La información vinculada se actualiza automáticamente si cambia los datos originales del archivo de origen. Por ejemplo, si selecciona un rango de celdas en un libro de Microsoft Excel y pega las celdas como un objeto vinculado o datos vinculados en un plan de Microsoft Project la información se actualizara en Microsoft Project si la cambia en el libro de Excel

Por el contrario, un objeto incrustado se convierte en parte del archivo de destino. Los usuarios que no tengan acceso a los datos originales podrán abrir el archivo en otro equipo y ver el objeto incrustado. Debido a que los objetos incrustados no contienen vínculos al archivo de origen, el objeto no se actualizará cuando cambie los datos originales. Para cambiar un objeto incrustado, haga doble clic en el objeto para abrirlo y modificarlo en el programa de origen. El programa de origen (u otro programa con el que se pueda modificar el objeto) debe estar instalado en su equipo. Si copia información como un objeto incrustado, el archivo de destino necesitará más espacio en disco que si la vincula.

Vincular o Incrustar Información de Microsoft Project en otro ProgramaPuede copiar información existente de Microsoft Project, incluso una vista completa, en un archivo creado en otro programa incluyendo la información como un objeto. Los objetos se pueden incrustar independientemente de su archivo de Microsoft Project original o se pueden vincular para realizar actualizaciones dinámicas desde el archivo de origen. Esto se puede llevar a cabo desde cualquier vista de Microsoft Project. Sin embargo, al incluir un formulario de tareas o de recursos como un objeto en otro programa, aparecerá representado en forma de icono.

1. En la Barra de Vistas, haga clic en la vista que contenga la información que desee copiar.

2. Seleccione la información que desee pegar en el otro programa y, a continuación, haga clic en Copiar celda.

3. Abra el programa en el que desea pegar la información de Microsoft Project.

4. Seleccione la ubicación del objeto.

5. Para incrustar el objeto, haga clic en el comando Pegado Especial del programa.

6. Para vincular el objeto, haga clic en la opción Pegar Vínculo del programa.

79


Copiar Texto de Microsoft Project en otro Programa

Puede copiar texto de una tarea o de un recurso de Microsoft Project y pegarlo en otro programa. Al copiar el texto, se copia la información del campo de la sección de hoja de una vista. También puede copiar texto de una nota de tarea, de recurso o de asignación.

1. Seleccione los campos que desea copiar y haga dic en Copiar Celda

2. Abra el documento de destino en el que va a pegar la información de Microsoft Project.

3. Seleccione el área en la que desea Insertar los campos.

4. Pegue la información utilizando el comando Pegar del programa.

Si utiliza una equivalencia de campos de exportación, podrá copiar información de Microsoft Project en un archivo de texto y en otros formatos útiles.

Copiar una Imagen de Microsoft Project en otro Programa o en una Página Web

Puede copiar información como una imagen estática en cualquier vista activa de Microsoft Project y pegarla en cualquier programa que pueda mostrar información gráfica en forma de imágenes. También puede guardar la imagen en un formato de archivo compatible con Web. Puede copiar una imagen de la hoja entera o seleccionar y copiar una parte de cualquier vista excepto de las vistas Diagrama de relaciones, Formulario de tareas y Formulario de recursos.

1. Para copiar todas las partes visibles del plan, haga clic en Copiar Imagen

2. Para copiar sólo una -parte del plan, seleccione la información que desee copiar y, a continuación, haga clic en Copiar Imagen

3. Especifique cómo desea representar la imagen.

a. Para copiar la información tal como se muestra en una pantalla, con todo el formato intacto, haga dic en Para pantalla.

b. Para copiar la información tal y como se va a imprimir, haga clic en Para impresora.

c. Para copiar la información como un archivo de imagen GIF para utilizarla en una página Web y en otros programas, haga clic en Para archivo de imagen GIF y, a continuación, especifique la ruta y el nombre del archivo.

d. Para copiar información de un intervalo de tiempo diferente del que se muestra en la escala temporal, en escala temporal escriba o seleccione una fecha de comienzo y una de fin en los cuadros Desde y Hasta.


5. Si ha hecho clic en Para pantalla o Para impresora, pase al programa en el que desea pegar la Información de Microsoft Project y pegue la imagen utilizando el comando Pegar de ese programa.

6. Si la imagen sobrepasa el tamaño de 22 por 22 pulgadas (56 por 56 centímetros), se le ofrecerán opciones para ajustar su tamaño antes de mostrarla en otro programa. El límite interno máximo para una

7. Si selecciona Para archivo de imagen GIF, y la imagen excede el tamaño de 100 por 100 pulgadas (254 por 254 centímetros), se le ofrecerán opciones para reducir su tamaño.

80


IINSERTARNSERTAR O OBJETOSBJETOS

Revisar los Tipos de Objetos que se pueden Insertar en Microsoft ProjectAl Insertar un objeto en Microsoft Project, aparece una lista de los programas y tipos de archivo que se pueden insertar. Esta lista permite determinar si un tipo de objeto concreto es compatible con Microsoft Project y puede, por tanto, ser insertado.

1. En el menú INSERTAR, haga dic en Objeto.

2. Examine los programas y los tipos de archivo de la lista Tipo de Objeto.

3. Si el nombre del programa que desea utilizar aparece en la lista, podrá copiar, vincular e incrustar información de dicho programa. También es posible que el programa pueda insertar información de Microsoft Project.

4. Si el nombre del programa que desea utilizar no aparece en la lista, probablemente solo podrá copiar imágenes de ese programa. Es posible que el programa pueda también insertar información copiada de Microsoft Project.

En los encabezados, pies de página y leyendas, el comando Insertar imagen (que inserta un archivo gráfico como una imagen estática) se sustituye por Insertar objeto.

Métodos para Compartir Información entre Microsoft Project y otro programa de Office

Si utiliza programas de Microsoft Office con Microsoft Project, puede usar la información que cree en Microsoft Project en otros programas de Office, y viceversa. Puede compartir la información de diferentes maneras, en función de cómo desea que aparezca, de si desea actualizarla o no cuando cambie el archivo original y de con quién desea compartirla.

Para obtener más información acerca del uso de las funciones o comandos identificados en la siguiente tabla de Microsoft Project, utilice el Ayudante de Office o haga clic en Contenido e índice en el menú de ayuda de Microsoft Project.Para UtiliceCopiar Información que aparece en un programa y pegarla en otro programa

Copiar y pegar

Copiar o mover información rápidamente entre dos archivos abiertos

Modificación mediante arrastrar y colocar, para arrastrar una selección a otro archivo

Utilizar en Microsoft Project un archivo creado en otro programa

El comando Abrir (menú ARCHIVO) para abrir el archivo

Utilizar un archivo de Microsoft Project en otro programa

El comando Guardar Como (menú ARCHIVO) para guardar el proyecto en un formato que el otro programa pueda utilizar

Saltar a información en otro archivo El comando Pegar como hipervínculo (menú EDICIÓN) o el comando Hipervínculo (menú INSERTAR) para pegar un hipervínculo a la información

Copiar información de otro archivo y mantener actualizada la información copiada si los datos originales cambian en el archivo de origen

la opción Pegar Vínculo (comando Pegado Especial, menú EDICIÓN) para pegar la información como un objeto vinculado

Copiar información de un archivo creado en otro programa, de modo que pueda modificar fácilmente los datos del programa origen sin necesidad de abandonar el proyecto actual

Las opciones de Tipo de objeto y Pegar (comando Pegado Especial, menú Edición) para pegar la información como un objeto incrustado

Dejar información disponible en un lugar público Enviar a una carpeta pública en Microsoft OutlookEnviar un archivo a destinatarios, uno tras otro, para Distribuir un archivo .en un mensaje de correo

81

Microsoft Project 2003que puedan avisarlo y hacer comentarios electrónicoEnviar un archivo a todos los destinatarios simultáneamente

Enviar un archivo en un mensaje de correo electrónico

IIMPORTARMPORTAR I INFORMACIÓNNFORMACIÓN U UTILIZANDOTILIZANDO U UNN F FORMATOORMATO D DEE T TEXTOEXTO

Es posible importar información en formato de texto CSV o delimitado por tabulaciones a cualquier campo introducido.

1. En la aplicación de origen, guarde la información que desee importar en formato CSV o de texto.

2. En Microsoft Project, haga clic en Abrir.

3. Para importar un archivo de texto, en el cuadro Tipo de Archivo haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o en CSV (delimitado por comas).

4. Para importar un formato de archivo que no sea de Microsoft, en el cuadro Tipo de archivo haga clic en Todos los Archivos.

5. En el cuadro Buscar en, localice y seleccione el archivo que desee importar.

6. Si es necesario, puede buscar el archivo.

7. Haga clic en Abrir.

8. Para abrir el archivo de texto como copia, haga clic en Abrir como copia en el menú desplegable del botón Abrir.

9. ¿Qué equivalencia desea utilizar para importar la información?

Para crear una equivalencia, haga clic en Nueva Equivalencia.Para crear una equivalencia, haga clic en Nueva Equivalencia.

1. Para modificar una equivalencia ya existente, selecciónela en la lista Equivalencia de Importación-exportación y, a continuación, haga clic en Modificar.

2. Si lo desea, escriba un nombre diferente para la equivalencia en el cuadro Nombre de la equivalencia.

3. Bajo Datos que incluir en la importación o exportación, seleccione una de las siguientes opciones:

• Tareas

• Recursos

• Asignaciones

4. Haga dic en la correspondiente ficha Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de asignaciones.

5. Para importar los datos de un campo de archivo de texto de Microsoft a un campo diferente de Microsoft Project, haga clic en el campo de la columna A: Campo de Microsoft Project, seleccione un campo nuevo.

6. Para quitar un campo de la equivalencia, haga clic en él y elija Eliminar Fila.

7. Para crear un proyecto nuevo a partir de los datos importados, haga clic en Colocar en un proyecto nuevo en el cuadro Método de Incorporación de los Datos Importados.

8. Para anexar los datos importados a un proyecto existente, haga clic en Anexar al Final del Proyecto Actual en el cuadro Método de incorporación de los datos importados.

9. Para fusionar los datos en un proyecto existente, haga clic en Fusionar (por claves) en el proyecto actual en el cuadro Método de incorporación de los datos importados.

Microsoft Project utiliza una columna común para ambos archivos como clave de fusión. Cuando se fusionan los datos importados en el proyecto existente, donde los campos de la clave de fusión tienen valores comunes, los datos importados en esa fila reemplazan a los existentes. Para establecer una clave de fusión, haga clic en un campo común a ambos archivos en la columna A: Campo de Microsoft Project y, a continuación, haga clic en Clave de fusión.

82


Para Asignar una Equivalencia para cada Tipo de Datos, repita los pasos 8-11.Para Asignar una Equivalencia para cada Tipo de Datos, repita los pasos 8-11.

1. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Abrir.

2. A medida que modifica la equivalencia de campos de importación o exportación, la cuadrícula de vista previa, situada en la parte inferior del cuadro de diálogo, muestra el formato de los datos tal y como aparece en el archivo de origen.

3. La columna Tipo de datos indica el tipo de datos deL campo en el formato de origen. Puede asignar cualquier tipo de campo a un campo de texto en Microsoft Project, pero los campos de fecha y los campos numéricos de Microsoft Project únicamente aceptan valores de fecha y numéricos, respectivamente, o texto (en lo que se convierte todo cuando se importa un archivo de texto).

4. Microsoft Project marca los campos que faltan en la tabla externa con la frase "FUERA DE CONTEXTO" en rojo. Si continúa con la importación de los datos, Microsoft Pro omite esas filas de la equivalencia e importa sólo los datos para los campos que existen en el archivo de texto. Para quitar una alerta de FUERA DE CONTEXTO, puede seleccionar un campo de texto existente en la columna De: Campo de archivo de texto, o puede eliminar toda la fila.

5. Microsoft Project marca los campos asignados a los campos de Microsoft Project con tipos de datos incompatibles como "CONFLICTO DE TIPO" en rojo. Si se continúa con la importación de los datos, Microsoft Project omite los datos de esos campos e importa sólo los datos donde los campos se han asignado a tipos de datos correctos. Puede asignar esos campos a cualquier campo de Microsoft Project cuyos tipos de datos sean compatibles.

Si no desea incluir una fila de encabezado en los datos que se van a importar, haga clic en la ficha Opciones y desactive la casilla de verificación Exportar fila de encabez./Incluir encabezados al importar.

83


EEXPORTARXPORTAR I INFORMACIÓNNFORMACIÓN

Exportar Información a un Formato de Base de Datos

Puede exportar información a bases de datos de Microsoft Access (*.mdb) y Microsoft Project (*.mpd), o bases de datos compatibles con ODBC que admite Microsoft Project, como Microsoft SQL Server y otros programas que proporcionan controladores con el Nivel 1 de ODBC para tener acceso a sus archivos de datos.

1. En el menú ARCHIVO, haga clic en Guardar Como.

2. En la lista Guardar Como Tipo, haga clic en Base de datos de Project o en Bases de datos de Microsoft Access.

3. Haga clic en Guardar para aceptar el nombre sugerido para el archivo exportado, o escriba un nombre nuevo en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.


Puede almacenar varios proyectos en un único archivo de base de datos de Microsoft Project o de Microsoft Access. Haga clic en Guardar como en el menú Archivo. En el cuadro Nombre de archivo, seleccione el nombre del archivo de base de datos al que desee exportar otro proyecto, haga clic en Guardar y, a continuación, haga dic en Anexar.

• Haga dic en la ficha Datos Selectivos.

Finalmente, ¿qué equivalencia desea utilizar para exportar la información?

• Para crear una equivalencia nueva, haga clic en Nueva equivalencia.

Para modificar una equivalencia existente, selecciónela en el cuadro Equivalencia de importación-exportación y haga clic en Modificar.

1. Si lo desea, escriba un nombre diferente para la equivalencia en el cuadro Nombre de la equivalencia.

2. En el cuadro Datos que incluir en la importación o exportación, active una o varias de las siguientes casillas de verificación:

• Tareas• Recursos• Asignaciones

3. Haga clic en la ficha Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de asignaciones.

4. En el cuadro Nombre de la tabla de la base de datos de destino, acepte el nombre sugerido o escriba un nombre nuevo para la tabla de la base de datos.

5. Para seleccionar sólo ciertas tareas o recursos, haga clic en el filtro que desee aplicar en el cuadro Filtro de exportación,

6. En la columna De: Campo de Microsoft Project, haga clic en el campo para el que desee crear una equivalencia y presione ENTRAR.

7. Para cambiar el nombre del campo en la tabla de base de datos, escriba un nuevo nombre en el cuadro correspondiente de la columna A: Campo de base de datos.

8. Para cambiar el orden de los campos en el archivo exportado, haga clic en uno de los campos de la columna De: Campo de Microsoft Project y después haga clic en los botones Mover para cambiar el campo a la posición que desee.

84


NotasNotas• Sólo se puede crear una equivalencia para cada campo de Microsoft Project después de

exportar los datos del proyecto.• Cada uno de los campos deberá tener un nombre exclusivo en el formato de destino cuando

defina una equivalencia de campos de importación o exportación.SugerenciasSugerencias

• La columna Tipo de datos indica el tipo de datos del campo en el formato de destino.

• Puede agregar rápidamente todos los campos de tareas, recursos o asignaciones del proyecto a la equivalencia de Importación o exportación. Haga clic en la ficha Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de asignaciones y después elija Agregar todo.

• Puede agregar rápidamente todos los campos de una tabla de tareas o de recursos de¡ proyecto a la equivalencia de importación o exportación. Haga clic en la ficha Equivalencia de tareas o Equivalencia de recursos, elija A partir de la tabla y, a continuación, seleccione una de las tablas de la lista.

• Puede quitar rápidamente todos los campos de tareas, recursos o asignaciones de la equivalencia de Importación o exportación. Haga clic en la ficha Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de asignaciones y después elija Borrar todo.

Exportar Información a un Formato de Texto

Puede exportar información en formato CSV o texto a programas que no sean de Microsoft.

1. En el menú ARCHIVO, haga dic en Guardar Como.

2. En el cuadro Guardar Como Tipo, seleccione Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por comas).

3. En el cuadro Nombre de Archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo exportado.

4. Haga clic en Guardar.

¿Qué Equivalencia deseo Utilizar para Exportar la Información?¿Qué Equivalencia deseo Utilizar para Exportar la Información?

a. Para crear una equivalencia nueva, haga clic en Nueva equivalencia.

b. Para modificar una equivalencia de campos existente, selecciónela en la lista Equivalencia de importación-exportación y, a continuación, haga clic en Modificar.

c. Si lo desea, escriba un nombre diferente para la equivalencia en el cuadro Nombre de la equivalencia.

d. Bajo el cuadro Datos que incluir en la importación o exportación, active una o varias de las siguientes casillas de verificación:

• Tareas• Recursos• Asignaciones

e. Haga clic en la correspondiente ficha Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de asignaciones.

f. Para seleccionar sólo ciertas tareas o recursos, haga clic en el filtro que desee en el cuadro Filtro de exportación.

g. Para exportar un campo adicional, haga clic en un campo de Microsoft Project para asignar una equivalencia en la columna De: Campo de Microsoft Project.

• Para quitar un campo de la equivalencia, haga clic en él y elija Eliminar fila.

• Para cambiar el nombre de¡ campo en el formato de texto, escriba un nuevo nombre en el cuadro adyacente de la columna A: Campo de archivo de texto.

85


• Para cambiar el orden de los campos en el archivo exportado, haga clic en uno de los campos de la columna De: Campo de Microsoft Project y después haga clic en los botones Mover para cambiar el campo a la posición que desee.

86


NotasNotas

• A medida que modifica la equivalencia de campos de importación o exportación, la cuadrícula de vista previa, situada en la parte inferior del cuadro de diálogo, muestra el formato de los datos tal y como aparecerá en el formato exportado.

• Sólo se puede crear una equivalencia para cada campo de Microsoft Project después de exportar los datos del proyecto.

• Cada uno de los campos deberá tener un nombre exclusivo en el formato de destino cuando modifique una equivalencia de importación o exportación.


• La columna Tipo de datos indica el tipo de datos del campo en el formato de destino.

• Puede agregar rápidamente todos los campos de tareas, recursos o asignaciones del proyecto a la equivalencia de importación o exportación. En la ficha Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de asignaciones haga clic en Agregar todo.

• Puede agregar rápidamente todos los campos de tareas, recursos o asignaciones de una tabla específica a la equivalencia de importación o exportación. En la ficha Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de asignaciones haga clic en A partir de la tabla.

• Puede quitar rápidamente todos los campos de tareas, recursos o asignaciones de una equivalencia de importación o exportación. En la ficha Equivalencia de tareas, Equivalencia de recursos o Equivalencia de asignaciones haga clic en Borrar todo.

• Si no desea incluir una fila de encabezado en los datos exportados, haga clic en la ficha Opciones y desactive la casilla de verificación Exportar fila de encabez./Incluir encabezados al importar.

• Si desea que los datos exportados se organicen de manera que las asignaciones aparezcan bajo las tareas o recursos, como ocurre en las vistas Uso de tareas y Uso de recursos, haga clic en la ficha Opciones y active la casilla de verificación Incluir datos de asignación en el resultado.

87


GRUPOS DE TRABAJO

DDISTRIBUIRISTRIBUIR UNUN A ARCHIVORCHIVO DEDE P PROYECTOROYECTO

Con Microsoft Project y cualquier sistema de correo electrónico compatible con MAPI, puede distribuir un archivo a las personas interesadas en el proyecto para su revisión y comentario. Puede distribuir un proyecto de manera secuencial (a una persona tras otra) o enviarlo simultáneamente a todas las personas que aparezcan en la lista de distribución. Para revisar la programación, los destinatarios deberán tener instalado Microsoft Project. Antes de enviar un archivo de proyecto, compruebe la configuración de Internet Explorer y asegúrese de que el sistema de correo electrónico del cliente MAPI es el programa predeterminado en la ficha Programas del cuadro de diálogo Opciones de Internet.

Nota: Deberá tener Microsoft Outlook Instalado para distribuir un proyecto.

1. En el menú ARCHIVO, señale Enviar a y, a continuación, haga clic en Destinatario de lista de distribución.

2. Haga clic en Dirección, mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic en los nombres de los destinatarios y, a continuación, haga clic en Para.

Si está distribuyendo los documentos de manera secuencial, no incluya los alias de grupo en el cuadro Para.


4. Para cambiar el orden de los destinatarios, haga clic en un nombre y, a continuación, haga clic en el botón Mover.

5. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de distribución.

6. En el cuadro Texto del Mensaje, escriba las instrucciones o cualquier otro tipo de información.

7. En Distribuir a Destinatarios, haga clic en la opción de entrega que desee utilizar.

8. Si no desea que el archivo le sea devuelto después de que el último destinatario de la lista de distribución haya terminado con él, desactive la casilla de verificación Volver al Finalizar.

9. Si no desea recibir una notificación cada vez que el archivo sea distribuido al siguiente destinatario de la lista de distribución, desactive la casilla de verificación Con Seguimiento.

10. Si no esta preparado para enviar el archivo, haga clic en Agregar Lista para guardar la lista de distribución con el archivo del proyecto.

11. Para enviar el archivo a los destinatarios, haga clic en Distribuir.

NotaNota Es posible que la distribución de un archivo a través de puertas de enlace de red no funcione.


Puede modificar una lista de distribución que haya agregado anteriormente a un archivo de proyecto. En el menú ARCHIVO, señale Enviar a, haga clic en Otro destinatario de lista de distribución y realice los cambios necesarios. Haga clic en Distribuir para distribuir el archivo o en Agregar Lista para guardar los cambios.

Para eliminar una lista de distribución del archivo del proyecto, haga clic en Quitar Todo en el cuadro de diálogo Lista de Distribución.

88


Aceptar o Rechazar una Solicitud de Asignar Equipo utilizando el Correo Electrónico

Si recibe una asignación de tarea con un mensaje Asignar Equipo, tendrá la posibilidad de consultar rápidamente la programación para determinar si está disponible y, a continuación, aceptar o rechazar la asignación. Si está utilizando Microsoft Outlook, las tareas que acepte se agregarán a la lista de tareas de Outlook.

1. En su programa de correo electrónico, abra el mensaje Asignar Equipo haciendo clic en Responder.

2. En el área de mensajes, escriba el mensaje de respuesta.

3. En el campo Comentarios de la Tarea, escriba la información adecuada.

4. Aceptar o Rechazar la solicitud:

• Para aceptar la solicitud, haga clic en Enviar

• Para rechazar la solicitud, haga doble clic en el campo ¿Aceptar?, haga clic en No y, por último, en Enviar.

Responder a un Mensaje de Actualizar equipo mediante el Correo Electrónico

Al actualizar el proyecto, el administrador del grupo de trabajo puede enviar un mensaje del tipo Actualizar equipo notificándole los cambios que pueden afectarle. De este modo, puede entonces responder al administrador del grupo de trabajo en relación al mensaje de actualización.

NotasNotas

Los mensajes de tipo Actualizar equipo indican los cambios que el administrador del grupo de trabajo ya ha realizado en la programación. Su respuesta no le permite rechazar el cambio del mismo modo en que rechaza un mensaje de Asignar equipo. No obstante, sí puede responder al administrador del grupo de trabajo y transmitirle las preocupaciones o cuestiones que pueda tener acerca de la actualización.

1. En su programa de correo electrónico, abra el mensaje Actualizar equipo haciendo clic en Responder.

2. Revise las Fechas de la Programación Modificadas y, a continuación, ejecute una de las siguientes acciones:

3. Responda al mensaje. En su programa de correo electrónico, escriba la respuesta en el cuadro Mensaje y, a continuación, haga clic en Enviar.

4. En Microsoft Outlook cambie el registro de las tareas para que refleje la actualización y, a continuación, haga clic en Actualizar Lista de Tareas.

5. Cierre el mensaje sin responder. En su programa de correo electrónico, haga clic en Cerrar.

89


90

Manual de Project-2003

Documents

Transcript of Manual de Project-2003