GP usando MS Project 2003: Cierre

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GESTIÓN DE PROYECTOS USANDO MS PROJECT 2003

Sesión 9 : Cierre

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Objetivos de la sesión

1. Replanificar el proyecto en MS Project.

2. Utilizar el MS Project para cerrar fases del proyecto.

3. Utilizar el MS Project para cerrar el proyecto.



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Definiciones

Replanificación

Rolling wave planning

Rebaselining

Cierres de fase

Evaluación del proyecto

Trabajo práctico

Temas a tratar



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Replanificación



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Replanificar

El proyecto se debería replanificar si:

Se han modificado supuestos.

Se han modificado restricciones.

Los riesgos priorizados ocurren.

La realidad del proyecto demuestra que los estimados iniciales fueron demasiado optimistas o pesimistas.



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Replanificar

La decisión de replanificar un proyecto esta a cargo del Project Manager.

Los resultados de la replanificación del proyecto deben ser presentados a los stakeholders, como se hizo con la primera planificación.



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Replanificar

¿En qué momento replanificar?

Lo ideal es evaluar una replanificación al llegar al fin de una fase.

Si el proyecto se nos está yendo de las manos, es indispensable una replanificación para sincerar el estado del proyecto.



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Reprogramar actividades



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Rolling Wave Planning



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En proyectos donde hay incertidumbre sobre el detalle de entregables y actividades, la técnica de Rolling Wave Planning (RWP) permite:

• Elaborar un cronograma inicial.

• Actualizar el cronograma según tengamos mayor información, a lo largo del proyecto.



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La técnica del RWP consiste en estimar características de paquetes de trabajo.

Se debe considerar:

• Duración y costo.

• Trabajo y recursos asignados, aunque esto no es indispensable.



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Los entregables cuantificados en orden de magnitud son ingresados en la línea base.

Utilizar la técnica RWP implica tener replanificaciones previas a cada entregable RWP.

Resultado de las replanificaciones se obtiene el detalle de los entregables. Se deben ingresar los valores y grabar nueva línea base.



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No debemos olvidar que la replanificación culmina con la negociación y aprobación de los cambios.

El Project Manager debe considerar que cada replanificación, debido o no a un RWP, exige siempre la aprobación de los stakeholders y que es su responsabilidad coordinar y confirmar que las modificaciones sean entendidas en su totalidad y así sean aprobadas o rechazadas.



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Para actualizar la nueva planificación RWP se debe:

1. Borrar la línea base existente.

2. Ingresar los datos de manera que las subtareas sumaricen las tareas resumen.



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Rebaselining



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Nueva línea de base

La nueva Línea de base debe ser resultado de la replanificación.

No se debe modificar la Línea de Base durante la ejecución, a menos que existan mecanismo formales de cambios que permitan proponer cambios, evaluarlos y aprobarlos.



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Nueva línea de base



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Línea base provisional

Durante la replanificación se

pueden grabar líneas de base provisionales

para comparar escenarios con

la Línea de Base original.



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Podemos configurar la columna en la que queremos que se muestre el plan provisional.




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Debemos considerar que los planes provisionales solo conservan las fechas de inicio y fin de las tareas si es que son guardados en la opción Comienzo/Fin.

Para el trabajo y el costo se debe guardar todo el proyecto como Línea de base X.




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Borrar Línea de base

El MS Project permite borrar Línea de Base del proyecto para modificar datos que luego pueden reincluirse en la nueva Línea de Base.



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Cierres de fase



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Métricas

La métricas son valores que muestran el consumo de trabajo o el costo de realizar los entregables.

Las métricas alimentan la información histórica del proyecto que permiten estimar y planificar proyectos futuros.



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Obtener métricas del MS Project



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Evaluación del proyecto



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Evaluar el proyecto cuando ya se concluyo puede parecer una pérdida de tiempo.

Usualmente las reuniones de lecciones aprendidas tienden a hacer que aparezcan dedos acusadores si es que el proyecto tuvo problemas. Si el proyecto se desarrolló correctamente, entonces todo se hizo bien y no hay necesidad de buscar errores.

¿Por qué evaluar el proyecto?



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La evaluación del proyecto sirve solo si mantiene un enfoque hacia proyectos futuros. Solo aprendiendo del pasado se puede preparar mejor el futuro.

Las lecciones aprendidas son una manera de evaluar el proyecto y pueden guiar a encontrar mejoras en el WBS, la confiabilidad y precisión de los estimados, la eficiencia de asignación de recursos…

¿Por qué evaluar el proyecto?



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