Unidad 1. Empezar a trabajar con Project. (I)1.1. IntroduccinLas personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo escolar, personal, negocios, construccin, arte lo principal en ellos es tener un objetivo lo suficientemente claro como para tener la certeza de donde va a concluir el mismo. Cuando emprendemos un proyecto debemos tener en cuenta tres puntos muy importantes que son la base de cualquier tipo de proyecto.OBJETIVO, COSTO y DURACIN.Objetivo: Es el resultado que queremos lograr al finalizar el proyecto.Costo: Todo lo que costar llevar el proyecto a cabo (gastos, sueldos, alquileres).Duracin: Este es un punto muy importante ya que con este se determinar cuanto tiempo tardara en realizarse el proyecto.1.2. Microsoft Office Project 2007Es una aplicacin que nos ofrece las herramientas necesarias para la administracin de proyectos, nos brinda la posibilidad de llevar un control y dar seguimiento a todas las actividades que antes anotbamos en un papel.Podemos introducir toda la informacin en tablas y tener una visin general de las tareas, recursos y costos tanto juntos como por separado. Si necesitamos hacer una modificacin en los datos ingresados todo se recalcular de forma automtica.En cuanto a la interfaz, a diferencia del resto de los programas de Microsoft Office 2007, Project no tiene la cinta de opciones ni el botn MO (Microsoft Office Boton, el botn redondo en la parte superior izquierda) sino que sigue manteniendo los mens caractersticos de las versiones anteriores.1.3. Acceder al programaSe accede siguiendo laruta bsicade todos los programas de la familia Microsoft.La ruta es:Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office Project 2007

1.4. Entorno de trabajo

1.5. Algunas funciones que deberamos saber antes de comenzar...1.6. Visualizar cambiosCuando modificamos algn dato en el proyecto, por ejemplo la fecha de comienzo de una tarea y las tareas que dependen de esta se ven afectadas y modificadas, Project sombrea en color celeste las celdas de la tabla que se ven afectadas por dicho cambio. Esto permite un mayor control visual de las repercusiones de los cambios que efectuamos.Por defecto, esta funcin est activa pero podemos activarla/desactivarla desde es menVerOcultar/Mostrar Cambiar resaltado.

1.7. Vistas y tablas.Para un mejor manejo de la informacin Project nos ofrece diversas vistas. La vista predeterminada esDiagrama de Gantt, pero podemos ver los datos en otras vistas comoHoja de recursos, Uso de tareas, Uso de recursosy otras ms que iremos utilizando a lo largo del curso.Cada vista a su vez tiene distintas tablas donde nos muestra informacin, la tabla predeterminada esEntrada.Cambiar vistas y tablas.Las vistas las podemos cambiar desde labarra de vistaso desde el menVer.

La opcinMs vistasabre un cuadro de dilogo en el cul tenemos mayor cantidad de vistas.El botnNuevanos da la opcin de crear unaVista nicao unaVista combinada.

La vista nica nos permite definir varios criterios a nuestro gusto.

La vista combinada es muy til por que nos permite ver de una vez informacin que tendramos cambiado de vistas.

Nota:Cuando creamos una vista nueva, de cualquiera de las dos formas, esta se sumar a las ya existentes en el cuadro de dilogo Ms vistas para estar disponible cuando la necesitemos en el proyecto en que fue creada.1.8. Mostrar y/u ocultar columnasEn Project las hojas del proyecto tienen una cantidad de columnas por defecto, pero podemos ocultar (sin perder los datos) o insertar nuevas columnas. Esto es muy til ya que nos permite trabajar cmodamente teniendo los datos cuando los necesitemos.Mostrar columnas.1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos que quede a la derecha de la columna a insertar y hacer clic con el botn derecho.2. En el men desplegable seleccionarInsertar columna.

O1. En el menInsertarhacer clic enColumna.

En ambos casos aparecer el cuadro de dilogoDefinicin de columna.

1. Campo Nombre de campo:Al desplegar las opciones aparecern todas las columnas que podemos insertar. Hacemos clic sobre la que deseemos.2. Campo ttulo:Si queremos ponerle un nombre diferente en el encabezado debemos escribirlo en este campo.3. Campos Alinear ttulos y Alinear datos:En el men desplegable aparecen las opciones de alineacin izquierda, centro y derecha.4. Campos Ancho y Ajuste perfecto:Anchome permite personalizar el ancho de columna yAjuste perfectoestablece el ancho de acuerdo con la columna ms ancha.Si est tildada la opcinAjustar texto al encabezadose ajusta el texto a la lnea siguiente.Ocultar columnas1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos ocultar y hacer clic con el botn derecho.2. En el men desplegable seleccionarOcultar columna.O1. Seleccionar la columna a ocultar.2.En el menEdicinhacer clic enOcultar columna.En ambos casos si las columnas a ocultar contienen algn dato stos no se perdern, lo que si se perder es el ttulo si es que lo hemos puesto.1.9. Programar a partir de una fecha de comienzo o fin el proyecto.Por defecto, Project empieza la programacin del proyecto a partir de una fecha de comienzo, pero puede suceder que necesitemos que el proyecto se programe a partir de una fecha de fin.Para ello, antes de comenzar:1. Ir al menProyectoInformacin del proyecto

2. En el cuadro de dilogoInformacin del proyecto, en el recuadroProgramar a partir decambiar porFecha de fin del proyecto.

1.10. Comencemos...Podemos comenzar a crear nuestro proyecto utilizando la gua del proyecto o hacindolo a travs de las funciones que se encuentran dentro de los mens. En este curso utilizaremos la gua ya que esto nos permitir comenzar de manera ms organizada.

Definir la fecha de comienzo del proyecto.Haciendo clic enDefinir el proyectodel panel de la izquierda ingresaremos la fecha en la cul comenzar nuestro proyecto, este paso es muy importante ya que todas las tareas se programaran a partir de la fecha ingresada.

*1. Al hacer clic en la flecha del cuadro desplegable se abrir un calendario donde marcaremos el da en que comenzar el proyecto, ntese que encerrada en un crculo rojo se encuentra la fecha en la cul estamos al momento de empezar la programacn del proyecto.Una vez seleccionada iremos alpaso 2del asistente. En este paso es donde debemos especificar si el proyecto va a ser colaborativo, para ello debemos tener el Project Server y el Project Web, en este curso no nos dedicaremos a stos as que optaremos por la opcin No y seguiremos adelante con el asistente.

En el ltimo pasoguardamos y finalizamos.Definir perodos laborables.Siguiendo con el panel de la Gua del proyecto iremos al segundo linkDefinir perodos laborables generales.Lo que aqu definiremos sern los das que trabajaremos en el proyecto, por ejemplo que das sern laborables y en que horarios. En base a ste calendario se definir el proyecto.Nota:Ms adelante veremos que podremos definir calendarios ms especficos, por ejemplo definir un calendario para un recurso una tarea en particular.

Podremos elegir entre tres tipos de calendarios predeterminados:(Ntese que segn por el calendario que optemos la vista previa del calendario cambiar; en azul se marcan los das y horas laborables y en amarillo las de descanso).Estndar:ste calendario muestra los das y horarios de trabajo tradicionales. De lunes a viernes de 8 AM a 5 PM con una hora de descanso.24 horas:en este calendario no hay tiempo de descanso.Turno noche:ste muestra una programacin desde el lunes por la noche hasta el sbado por la maana de 11 PM hasta las 8 AM con una hora de descanso.Una vez elegido el calendario pasaremos alpaso 2.

En este paso elegimos los das que vamos a trabajar tildando o destildando los das laborables. Tambin elegiremos si vamos a dejar el horario predefinido por Project o si lo cambiaremos. En este ltimo caso se abrir (ms abajo) una serie de opciones para poder cambiar las horas laborables a cada da.

Vayamos ahora alpaso 3.En este paso podremos cambiar el calendario pero para un da o un perodo especfico del calendario estndar. Por ejemplo establecer un feriado y/o un da en el cul trabajaremos en un horario diferente.

Al hacer clic se abre el cuadro de dilogoCambiar calendario laboral.

Una vez que hayamos marcado el da en el calendario y le hayamos puesto un nombre en la grilla de excepciones podemos hacer clic en el botnDetallespara especificar los detalles de dicha excepcin.

Ahora pasemos alpaso 4.En este paso definimos la cantidad de horas que tendr cada da, cada semana y la cantidad de das por mes. Podemos dejar los datos predefinidos aunque stos no sean exactos.En elpaso 5podemos definir calendarios adicionales, por ejemplo para un grupo de recursos. Los pasos son los mismos que para el calendario que acabamos de definir.Si no vamos a definir calendarios adicionales haremos clic enGuardar y finalizar.

Unidad 2. Tareas (I)Una vez ingresados los datos de base para nuestros proyectos ya podemos comenzar a ingresar las tareas o eventos. Para esto ya no nos ser de utilidad el panel as que lo cerraremos.2.1. Ingresar tareasEn el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o eventos, slo completaremos las celdasNombre de tareayDuracin.La duracin de las tareas puede ser endas (d), horas (h), minutos (m), semanas (s), meses (me o ms)pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5 das.Observar que en el sector delDiagrama de Ganttla duracin se representa por medio de una barra y comienza el da en que definimos como fecha de comienzo del proyecto (observar la escala temporal). Si por ejemplo, tenemos una tarea que dura tres das pero justo comienza un viernes y nosotros nos basamos en el calendario estndar, la barra marcar una duracin de cinco das. Hay que tener en cuenta que el da laboral es de 8 hs. de lunes a viernes por lo que al sbado y al domingo no los cuenta, esto se debe al tipo de tarea lo cul veremos ms adelante.

2.2. Duracin estimada y duracin real.Cuando creamos una tarea, Project asigna a sta una duracin estimada de 1 da, se identifica con un signo de interrogacin cerrado. Cuando modificamos ese valor el signo de interrogacin desaparece, con ello estamos diciendo que esa duracin es de tiempo real, a no ser que agreguemos dicho signo. Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cul va a ser la duracin de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha duracin sacamos el signo y listo.2.3. Duracin transcurridaSi necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad de recursos que influyan en ella, debemos definir su duracin como transcurrida. Por ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2 das de secado.Tan slo debemos agregar la't'al final de la duracin. Quedar de esta manera:2dt2.4. HitosCuando necesitamos marcar un punto de referencia en algn lugar de nuestro proyecto podemos ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con unaduracin cero, esto har que la tarea se muestre automticamente como hito.

2.5. Tareas repetitivasA lo largo del proyecto hay tareas que se repiten, como por ejemplo reuniones. Project nos permite ingresar tareas repetitivas, hay que tener en cuenta que si estas no se repiten a intervalos regulares nos va a convenir ingresar tareas regulares en el momento adecuado.Ingresar una tarea repetitiva.1.Ir al menInsertar Tarea repetitiva.2.Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde especificaremos nombre e intervalos de repeticin.

En la imagen se ve una tarea repetitiva,reunin con una duracin de 4 hs., la misma se repite cada dos das laborales. Observar elindicador(figura de la columna i), el+de la tarea a la izquierda, lo cul quiere decir que si se despliega muestra cada una de las tareas (como podemos observar en las siguientes imgenes).

2.6. Modificar datos de tareasPara modificar el nombre de una tarea podemos: Situarnos sobre ella y escribir. En la barra de funcin modificar lo que deseemos.Para modificar la duracin podemos: Situarnos sobre ella y escribir. Utilizar los botones arriba y abajo que se encuentran en la celda.Tambin podemos hacer todo esto desde el cuadro de dilogoInformacin de la tarea.Podemos acceder a el desde: Situndonos sobre la tarea y yendo al menProyecto Informacin de la tarea. Haciendo doble clic sobre la tarea. Clic derecho sobre la tarea y eligiendo del men la opcinInformacin de la tarea.

Nota:A medida que avancemos con el curso iremos viendo las dems funciones de este cuadro.2.7. Eliminar una tarea.Para ello debemos seleccionar la tarea desde elindicador de fila(columna numerada), cliquear con el botn derecho y elegir la opcinEliminar tarea.El resto se reacomoda.

2.8. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas.Nos debemos situar en la tarea que quedara debajo de la nueva, clic con el botn derecho y luegoNueva tarea ir al menInsertar Nueva tarea.Se crear la fila para ingresar el nombre y dems datos de la misma.2.9. Tareas de resumen y subtareas.Con el fin de que el proyecto est ms organizado podemos agrupar las tareas que compartan las mismas caractersticas o estn dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen.Unatarea de resumenes una tarea que est compuesta por lassubtareas.La informacin de sta; duracin, fecha de inicio y fin, etc se obtendr de sus subtareas.

En el listado de tareas las subtareas aparecen con sangra, pudindose establecer varios niveles. En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color negro y la barra con un formato diferente.En la siguiente imagen se muestra un proyecto con dos niveles:

Aplicar sangras.Para ello debemos:1. Seleccionar las tareas que pasarn a ser subtareas.2. En la barra de herramientas hacer clic enAplicar Sangra.Automticamente se le aplica una sangra a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen.Sacar sangras.Para ello debemos:1. Seleccionar las subtareas.2. En la barra de herramientas hacer clic enAnular Sangra.

Si nos situamos sobre una tarea de resumen podemos mostrar u ocultar las subtareas, tanto desde el signo+-que se encuentra a la izquierda del nombre como desde los signos+-de la barra de herramientas.2.10. Tarea de resumen del proyectoLa tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra oculta.Para mostrarla debemos ir al menHerramientas Opcionesen la pestaaVistatildar la opcinMostrar tarea de resumen de proyecto.Nuestro proyecto se ver as:

Ntese que se aplica una sangra a todo el proyecto, el indicador de fila es el nmero 0 y la barra en el diagrama de Gantt es de color gris.Tener activa esta tarea de resumen es de gran utilidad ya que ella contendr los datos generales de todo el proyecto.2.11. Vincular tareasCuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por ejemplo, hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen. Para ello Project nos permite vincular las tareas. Es muy importante en este paso marcar cul es latarea antecesoray cul lapredecesora.Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes segn lo necesitemos:Fin ComienzoCuando finaliza una tarea recin ah puede comenzar la tarea predecesora.

Comienzo FinEl comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora.

Comienzo ComienzoAmbas tareas deben comienzan juntas.

Fin FinAmbas tareas finalizan juntas.

Ntese que en todas las imgenes desde la primer tarea sale la flecha para terminar en la segunda. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quin la predecesora, en este caso la primera es la antecesora y la segunda la predecesora.Como vincular tareas.1. Seleccionar la tarea antecesora.2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras.3. En la barra de Herramientas hacer clic en el botnVincular tareas.

4. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la lnea que une las tareas.5. En el cuadro que aparece enTipoelegir el tipo de vinculacin yAceptar.

Desvincular tareas.1. Seleccionar las tareas a desvincular.2. En la barra de Herramientas hacer clic en el botnDesvincular tareas.2.12. Tiempo de posposicin y tiempo de adelanto.Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos establecer un tiempo de posposicin o adelanto segn necesitemos. Esto har que la tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido.Por ejemplo: Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar cuadro, no podremos hacer la segunda inmediatamente porque nuestro cuadro se manchara con la pintura fresca, necesitaramos un tiempo antes de colgar el cuadro.Como establecer el tiempo de posposicin o adelanto.1.Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic sobre la lnea que une las tareas.2.En el cuadro de dilogo que aparece establecer el tiempo, si es de posposicin el valor del mismo debe ser positivo y si es de adelanto negativo. Podemos escribirlo directamente o utilizar los botones arriba y abajo. La unidad de tiempo es la misma que utilizamos para el campo Duracin.

2.13. Dividir tareasHay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puede dividirse, la tarea va a tener la misma duracin pera va a ejecutarse en diferentes etapas.Como dividir una tarea.1.En la barra de Herramientas activar elbotn Dividir tarea.

2. Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobre la tarea en la fecha que se quiere dividir. Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea.La tarea quedar de esta forma.

2.14. Tareas crticasUna tarea crtica es la tarea que si se retrasara hara que el proyecto en general se retrase.A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de ser crticas.

2.15. Ruta crticaLa ruta crtica es el conjunto de las tareas crticas que retrasaran la finalizacin del proyecto. Podramos decir que la ruta est formada por las tareas ms importantes o a las que deberamos prestarle ms atencin.Para visualizar la ruta crtica debemos abrir lavista Gantt de seguimiento,desde labarra de vistaso desde elmen Ver.En la siguiente imagen podemos ver las tareas que componen la ruta critica en color rojo.

2.16. Tipos de tareasProject nos permite definir tres tipos de tareas:Tareas de unidades fijas, tareas de duracin fija y tareas de trabajo fijo, depende de lo que necesitemos podemos cambiar el tipo de tarea para que se ajuste a nuestras necesidades.Tarea de unidades fijas:Este es el tipo de tarea predeterminado en Project. Cuando se define una tarea como de unidad fija los recursos son un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la duracin o en el trabajo de la tarea no afecta a la cantidad de recursos asignados.Tarea de duracin fija:Cuando se define una tarea como de duracin fija la duracin de la tarea es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a la duracin de la misma.Tarea de trabajo fijo:Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de trabajo (total de horas que consta la tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en la duracin de la tarea no afecta al trabajo de la misma.El tipo de tarea se calcula por medio de esta formula:TRABAJO = DURACIN * UNIDADES2.17. Cambiar el tipo de tarea.1. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo.2. En el cuadro de dilogoInformacin de la tareair a la pestaaAvanzado.3. EnTipo de tareadesplegar el men y seleccionar el tipo que queramos.

2.18. Tareas condicionadas por el esfuerzo.Una tarea que est condicionada por el esfuerzo mantiene el total de trabajo, esta opcin esta activa de manera predeterminada.Activar o desactivar la opcin condicionada por el esfuerzo.1. Hacer doble clic sobre la tarea.2. En el cuadro de dilogoInformacin de la tareair a la pestaaAvanzado.3. Tildar o destildar la casilla de verificacinCondicionada por el esfuerzo.

2.19. Delimitaciones de tarea.Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restriccin ya sea en la fecha de comienzo o fin. Podemos establecer que una tarea comience o que no finalice despus de una fecha determinada.Las delimitaciones pueden serflexibles, no ligadas a una fecha determinada oinflexiblesligadas a una fecha determinada. Esta flexibilidad depende del tipo de proyecto en que estemos trabajando, o sea si es un proyecto con fecha de comienzo o fecha de fin.Fecha lmite:Ponemos una fecha lmite cuando una tarea debe completarse si o si en un determinado tiempo. Establecer esta fecha no afecta a la programacin de la tarea y tampoco es una delimitacin. Si nos pasamos de la fecha y todava la tarea no est completa, un indicador nos avisar.2.20. Tipos de delimitacinLo ms tarde posible:Esta es una delimitacin flexible, Project programa las fechas de comienzo y de fin lmite, de acuerdo a los dems parmetros de programacin que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitacin predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de fin del proyecto.Lo antes posible: Esta es una delimitacin flexible, Project programa las fechas de comienzo y de fin lmite, de acuerdo a los dems parmetros de programacin que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitacin predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de comienzo del proyecto.No finalizar antes del: Esta delimitacin moderada indica la fecha ms cercana posible en la que debe completarse esta tarea. No puede finalizar antes de la fecha indicada.No finalizar despus del: Esta delimitacin moderada indica que la tarea no puede finalizar durante o antes de la fecha indicada.Debe finalizar el: Esta es una delimitacin inflexible e indica la fecha exacta en la que debe finalizar una tarea.Debe comenzar el: Esta es una delimitacin inflexible e indica la fecha exacta en la que debe comenzar una tarea.No comenzar antes del: Esta delimitacin moderada indica que la tarea no puede comenzar antes de la fecha indicada.No comenzar despus del: Esta delimitacin moderada indica que la tarea no puede comenzar durante o antes de la fecha especificada.Introducir una fecha lmite y/o una delimitacin a una tarea1. Doble clic sobre la tarea2. En el cuadro de dilogoInformacin de la tareair a la pestaaAvanzado.3. En los camposFecha lmiteyTipo de delimitacinintroducir los datos necesarios.

Nota 1:Las delimitaciones afectan a la programacin del proyecto, por eso es recomendable delimitar (con flechas inflexibles) lo menos posible las tareas.Nota 2:Tener en cuenta que si trabajamos con un proyecto programado con fecha de fin las delimitaciones flexibles sern las inflexibles para un proyecto programado con fecha de comienzo. Lo mismo para las delimitaciones inflexibles.2.21. Prioridad.Podemos establecer mediante un nmero la prioridad de una tarea ante las dems tareas del proyecto. La prioridad abarca de 0 a 1000, siendo una tarea con prioridad 0 la menos importante y 1000 la ms importante.Por defecto todas las tareas tienen una prioridad de 500, o sea que son todas iguales, no es recomendable cambiar esta prioridad si no es estrictamente necesario. Esta funcin es muy til para resolver las sobreasignaciones que veremos ms adelante.Como cambiar la prioridad a una tarea.1. Doble clic en la tarea, se abre el cuadroInformacin de la tarea.2. En la pestaaGeneral, en el recuadroPrioridad:ingresar el nuevo valor.

Unidad 3. Recursos (I)En este captulo vamos a tratar el tema de losRECURSOS.Los recursos son quienes llevan acabo las tareas. Ellos son lasPersonas, equipos y materiales.3.1. Tipos de recursosProject 2007 divide los recursos en tres categoras:Recursos de tipo trabajo:son recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Consumen tiempo (horas o das) que es el que se utilizar para llevar a cabo la tarea. Por ejemplo: personas y alquileres de maquinas.Recursos de tipo material:vveres y otros elementos consumibles que se utilizan para llevar a cabo una tarea. Por ejemplo: ladrillos, cemento, papel, CDs, etc.Recursos de tipo costo:son recursos que tienen un costo final como por ejemplo: una comida, un viaje, etc.3.2. Hoja de recursosLa hoja de recursos es donde iremos ingresando los recursos que usaremos en el proyecto.La podemos activar desde el menVer Hoja de recursoso desde la barra de vistas.

3.3. Ingresar recursos.

1. Nombre del recurso:Ingresamos el nombre del recurso.2. Tipo:Desplegamos la lista y marcamos el tipo de recurso.3. Etiqueta de material:Aqu especificamos la unidad de medida del recurso. Slo podemos escribir en esta celda si el recurso es de tipo material, sirve para tener un mejor control a la hora de asignar este tipo de recursos a una tarea.4. Iniciales:Muestra la abreviatura del nombre de un recurso. Podemos utilizar la iniciales del recurso en vez de los nombres para ajustar ms columnas en una vista. Por defecto Project pone la primer letra del nombre pero podemos cambiarlas.5. Grupo:Se pueden agrupar los recursos bajo un nombre de grupo, por ejemplo: albailes, torneros.6. Capacidad mxima:Aqu se establece la disponibilidad del recurso para el proyecto en el que estamos trabajando. Por defecto la disponibilidad es del 100% pero por ejemplo, si Juan va a trabajar en este proyecto la mitad del tiempo deberamos bajar a 50% la capacidad mxima de dicho recurso.Modificar datos de recursosPara modificar los datos de un recurso nos situamos en la celda correspondiente y hacemos el cambio que deseemos.Tambin podemos hacer todo esto desde el cuadro de dilogoInformacin del recurso.Podemos acceder a ella desde:Situndonos sobre el recurso y yendo al menProyecto Informacin del recurso.Haciendo doble clic sobre el recurso.Clic derecho sobre el recurso y eligiendo del men la opcinInformacin del recurso.

Nota:A medida que avancemos con el curso iremos viendo las dems funciones de este cuadro de dilogo.Eliminar un recurso.Para ello debemos seleccionar el recurso desde el indicador de fila (columna numerada), cliquear con el botn derecho y elegir la opcinEliminar recurso.El resto se reacomoda.

Insertar un nuevo recurso entre los ya insertados.Nos debemos situar en el recurso que quedara debajo del nuevo, clic con el botn derecho y luegoNuevo recurso ir al menInsertar Nuevo recurso.Se crear la fila para ingresar el nombre y dems datos del mismo.3.4. Tipo de reserva.Un recurso puede estar confirmado, o sea ya comprometido con el proyecto, o propuesto, la incorporacin al proyecto es una tentativa. Por defecto los recursos son confirmados pero podemos cambiar su estado de reserva.Para ello:1. En laHoja de recurso, doble clic sobre el recurso.2. En el cuadro de dilogoInformacin del recurso, cambiar el estado mediante el recuadroTipo de reserva:.

3.5. Disponibilidad de recursosPuede suceder que un recurso no est disponible de igual forma a lo largo de todo el proyecto. Por ejemplo, que est disponible a partir de una fecha determinada hasta una fecha, tambin que entre un perodo determinado tenga una capacidad de trabajo menor o mayor cualquier combinacin (de este tipo) posible.Para ingresar estos datos, debemos:1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar la disponibilidad. Se abrir el cuadro de dilogoInformacin del recurso.2. En la primer lnea del cuadroDisponibilidad de recursosse encuentra por defecto:NODenDisponible desde, esto significa que est disponible desde la fecha de comienzo del proyecto yNODenDisponible hastaque est disponible hasta el final del proyecto y tambin enUnidadesel valor que ingresamos en la hoja de recursos. En esas lneas cambiaremos las fechas y si es necesario el porcentaje de unidades.

En la imagen, el recurso Pedro estar disponible desde el comienzo del proyecto hasta el 29/04/2011 al 100% de su capacidad. Luego volver a estar disponible desde el 02/05/2011 hasta la finalizacin del proyecto, pero al 50% de su capacidad mxima.Nota:Slo podemos cambiar la disponibilidad de recursos detipo trabajo.3.6. Calendario de recursos.De la misma manera que hemos definido un calendario laboral para nuestro proyecto podemos definir un calendario para un recurso en particular. Un ejemplo de ello sera si tenemos un recurso que tenga sus feriados independientemente del calendario del proyecto (motivos religiosos, personales, etc).Como establecer un calendario para un recurso en particular:1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar el calendario. Se abrir el cuadro de dilogoInformacin del recurso.2. Hacer clic en el botnCambiar el calendario laboral.

3. Se abrir el mismo cuadro de dilogo que cuando modificamos el calendario para el proyecto. Notar que en este caso es para el recurso solamente y tambin que podemos cambiar elcalendario base, por ejemplo uno de nuestros recursos es el sereno por lo cual le correspondera el calendario Turno de noche.

Unidad 4. Asignacin (I)En esta unidad veremos como asignar recursos a las tareas.4.1. Asignar recursos a una tareaUna vez que hayamos definido los recursos en la hoja de recursos podemos asignrselo a las tareas.Para ello en la vistaDiagrama de Gantt, debemos:1. Pararnos sobre la tarea a la cul le asignaremos el/los recursos.2. En la barra de herramientas hacer clic enAsignar recursos.

3. Aparecer el siguiente cuadro, donde elegiremos el/los recursos.

Podemos asignar de una vez todos los recursos que necesitemos para llevar a cabo la tarea.Observen que al asignar ms de un recurso detipo trabajoa una tarea,la duracin de sta cambia,esto se debe a la programacin que le asignemos y al tipo de tarea. Tambin puede suceder que si vamos a la hoja de recursos algunos de estos se encuentren en color rojo, esto es, por que esos recursos estn sobreasignados. Estos temas los veremos ms adelante.Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duracin de las tareas, pero s en los costos.En la siguiente imagen veremos como se ven las tareas en el diagrama de Gantt cuando le hemos asignado recursos:

4.2. El campo unidades del cuadro de dilogo Asignar recurso.Cuando asignamos recursos podemos, desde la columnaUnidadesdel cuadro de dilogoAsignar recurso,definir cuanto tiempo (en porcentaje) o cuantas unidades (para los recursos de tipo material) vamos a asignar a la tarea.Los recursos de tipo Costo no tienen unidades.Por ejemplo, en la siguiente imagen para la tarea 1 se le asigna: 4 unidades de cemento, Juan trabajar el 65% de su capacidad mxima en esa tarea y Pedro lo har al 100%.(Dicho porcentaje es por defecto)

4.3. El cuadro de dilogo Asignar recursoSi quisiramos podramos ingresar recursos directamente desde este cuadro de dilogo, stos aparecern en la hoja de recursos.En la siguiente imagen se describen las dems funciones de este cuadro de dilogo:

NOTA:Al momento de asignar recursos a las tareas es necesario tener en cuenta los recursos a los que hemos cambiado la disponibilidad y/o el calendario, ya que stos pueden demorar la finalizacin de la tarea asignada.

Unidad 5. Costos (I)En este capitulo vamos a tratar el tema de los costos, los costos son un factor muy importante en un proyecto, sobre todo si nuestro proyecto depende del factor econmico.5.1. Tipos de costoTenemos tres tipos de costos:Determinado por Tasa:Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo, existe laTasa Estndar y la Tasa Hora Extra.Ambas son el costo que tiene el recurso por hora.Determinado por Uso:Es decir que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se utilice el recurso.Costo Fijo:Esta enfocado a las tareas que, sin importar la duracin o el trabajo elaborado se establece un costo en el que el recurso no interviene.5.2. Ingresar costosIngresar un costo fijo:1.Cambiar a la tablaCostosmediante el menVer Tabla:---- Costo.

2. Ingresar el valor correspondiente en la celda que se relaciona a la tarea que queramos ingresar un costo fijo.

3. Observar la columnaAcumulacin de costos fijosque veremos ms adelante en este captulo.Ingresar un costo de tasa estndar y hora extra.En la vistaHoja de recursos:1. En la columnaTasa estndaren la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta que el valor que ingresemos es por hora.2. En la columnaTasa horas extraen la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta al igual que en la tasa estndar que el valor que ingresemos es por hora.3. Para los recursos de tipo material slo ingresaremos el valor en el campoTasa estndar.En este caso el valor es por unidad, no por hora.

Ingresar un costo por uso:En la vistaHoja de recursos:1. En la columnaCosto/Usoingresar el valor correspondiente.

Ingresar un costo a un recurso de tipo costo:Los recursos de tipo costo adquieren valores diferentes; por ejemplo, una cena puede haber salido para 'X' tarea un determinado valor y en otra tarea otro. Por eso el costo se ingresa una vez asignado el recurso a una tarea.Para ello debemos:1. Asignar el recurso a una tarea.2. Abrir la vistaUso de tareasdesde labarra de vistaso desde elmen Ver.3. Estando en dicha vista buscar la tarea. Debajo de la tarea se encuentran los recursos que componen la tarea.

4. Hacer doble clic sobre el recurso tipo costo, se abrir el cuadro de dilogoInformacin de la asignacin.5. En laficha general, ingresar el valor en el recuadroCosto.

5.3. Acumulacin de costos.La acumulacin de costos es determinar como se pagaran los mismos, esto es, si al comenzar a trabajar, al finalizar o a medida que transcurra la tarea (prorrateo). Tener en cuenta que esto influir en el seguimiento econmico del proyecto.Para ello:En la vistaHoja de recursoen la columnaAcumularelegir el tipo de acumulacin que necesitemos. Por defecto todos los recursos se prorratean.

5.4. Diferentes tasas de costo.Un recurso puede tener diferentes tasas de costo, stas pueden ser de dos maneras: Diferentes tasa de costo en perodos diferentes. Diferentes tasa de costo para trabajos diferentes.Establecer diferentes tasas de costo en perodos diferentes:1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar las tasas de costo. Se abrir el cuadro de dilogoInformacin del recurso.2. La pestaaCostostiene una tabla donde la primer fila est reservada para los valores que hemos ingresado en laHoja de recursos(Si es que lo hemos hecho).3. En la segunda fila de la columnaFecha efectivase despliega un calendario para que marquemos la fecha a partir de la cul este recurso se va a regir por una tasa diferente.4. Para ingresar el nuevo costo de cualquiera de los tres tipos, podemos ingresar el nmero directamente un porcentaje del costo de la fila de arriba. Por ejemplo, si a partir de esa fecha el recurso va a tener un costo de un 15% ms, slo deberemos escribir +15% (si fuera menos escribiramos -15%), Project har los clculos correspondientes, siempre basndose en la fila superior.

Establecer diferentes tasas de costo para trabajos diferentes:1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a aplicar nuevas tasas de costo. Se abrir el cuadro de dilogoInformacin del recurso.2. En la pestaaCostostenemos 5 tablas de costos, la predeterminada es la pestaaA, pero podemos definir otras tasas en las pestaasB, C, D y E. Observar que tambin podemos definir en cada una distintos costos para distintas fechas.

3. Por defecto, cuando asignamos un recurso a una tarea, este se rige por la tabla A. Para cambiar la tabla de tasas de costo cuando lo asignamos a una tarea en particular debemos ir a la vistaUso de tareas.4. Buscar la tarea en la cul queremos cambiar la tasa para el recurso y sobre el recurso hacer doble clic para que se abra el cuadroInformacin de la asignacin.5. En el cuadro de dilogo, en el campoTabla de tasas de costo, desplegar el men y elegir la tabla por la cul se regirn los costos de este recurso en esta tarea.

5.5. Horas extras.El hecho de haber puesto un valor para las horas extras de un recurso no hace que estas se rijan, sino que debemos decidir nosotros cules horas de un recurso asignado a una tarea son horas extras.Aplicar horas extras.1. Abrir la vistaUso de recursos.2. Agregar la columnaTrabajo de horas extras.3. Buscar el recurso al cul le tenemos que asignar horas extras, en la fila de la columnaTrabajo de horas extrasde la tarea que queramos, escribir que cantidad de las horas que nos muestra la columnaTrabajoson horas extras. Es decir, no estamos agregando ms horas a la tarea sino que estamos diciendo que del total de horas de la tarea, X cantidad son horas extras. Obviamente esto va a influir en los costos del proyecto.

Unidad 6. Sobreasignacin y redistribucin (I)6.1. Sobreasignacin y redistribucin de recursos.La sobreasignacin de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas mas tareas de las que puede llevar acabo dentro de su periodo laborable, tanto, das que le correspondan trabajar como el horario que tenga asignado.Cuando esto sucede, Project nos avisa colocndonos una advertencia en la columnaIndicadores en laHoja de recursosaparecer el/los recursos sobreasignados en color rojo.6.2. Como resolver las sobreasignaciones. La vistaUso de recursosnos muestra por cada recurso las tareas a la cul est asignado. Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las sobreasignaciones. Tambin en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros recursos con el fin de no sobreasignarlos. Tambin Project nos ofrece una funcin para redistribuir los recursos ajustando a gusto ciertos parmetros.Vista Uso de recursos.En la imagen vemos que Pedro, el recurso que est en rojo (sobreasignado), trabaja, no slo ms horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada dos tareas en los mismos das. Podemos resolver la sobreasignacin colocando horas extras, cambiando la fecha de inicio de la tarea, sacando a Pedro y poniendo un recurso que est disponible, etc.

Filtrar antes de asignar.Mediante el cuadroAsignar recursospodemos, antes de asignarlos, filtrar aquellos que estn disponibles para la tarea que tengamos seleccionada.Para ello:1. DesplegarOpciones de lista de recursosdel cuadro de dilogoAsignar recurso.

2. EnFiltrar por: podemos elegir entre varias opciones de filtro, tener en cuenta que no estamos eliminando recursos de la lista, sino que estamos eligiendo que recursos ver segn el criterio elegido.3. Si tildamos la opcinDisponible para trabajare ingresamos las horas, nos mostrar los recursos que estarn disponibles para la tarea seleccionada.Nota:Podemos aplicar un filtro y restringirlo todava ms tildando esta opcin, por lo cul tener cuidado en el momento de filtrar. En caso de no aplicar un filtro y s marcar esta opcin procurar destildarFiltrar por:

4. El botnMs filtrosnos abre un cuadro de dilogo con ms criterios de filtrado, el botnNuevode este cuadro de dilogo nos permite, mediante instrucciones lgicas, crear nuestros propios filtros.

Redistribuir recursos.Project nos ofrece una herramienta para la redistribucin de recursos.Para activarla debemos ir aHerramientas Redistribuir recursos

Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando y dividiendo tareas, segn los criterios que establezcamos en este cuadro de dilogo.

*1Redistribucin:Automtica:Project redistribuye los recursos apenas se produzca una sobreasignacin (no lo recomiendo) segn los criterios que determinemos ms abajo.Manual:Slo se redistribuyen los recursos cuando presionemos el botnRedistribuir ahora.Buscar sobreasignaciones con el criterio:Si desplegamos el recuadro aparecen las opciones minutos, horas, das, semanas y meses. Este es un punto muy importante por que aqu definimos el criterio de la sobreasignacin. Por ejemplo, elegimos como criterio Por semanas y tenemos un recurso que est sobrepasado en horas uno o ms das pero el total de horas no pasa de las horas que establecimos como semanales (en el cuarto paso del asistente cuando comenzamos), entonces Project no lo toma como un recurso sobreasignado.Borrar valores de redistribucin antes de redistribuir:Si ya hemos redistribuido antes y queremos seguir manteniendo estos valores, destildar la opcin.*2mbito de la redistribucin de Nombre del proyecto:Podemos elegir redistribuir en todo el proyecto en un intervalo de fechas determinadas.*3Resolver sobreasignaciones:Orden de redistribucin:Segn la opcin seleccionada Project va a redistribuir los recursos.Slo identificadorProject retrasa las tareas a partir de los nmeros de identificador ms altos antes de considerar otros criterios.EstndarEs la opcin predeterminada. Una tarea con ms tiempo de demora se retrasa primero, lo mismo que una tarea con una fecha de comienzo posterior, tambin tiene en cuenta las prioridades y delimitaciones que hayamos definido a las tareas.Prioridad, estndarProject busca primero prioridades y luego los criterios del orden estndar.Redistribuir slo conforme al margen de demora disponibleSi tildamos esta opcin evitamos que se retrase la fecha de fin del proyecto. Pero, a no ser que las tareas tengan mucho margen de demora no se ver un cambio significativo despus de la redistribucin.La redistribucin puede ajustar asignaciones individualesEsta opcin permite que la redistribucin haga ajustes cundo un recurso trabaja en una tarea sin tener en cuenta los dems recursos que trabajan en la misma tarea. Es una configuracin general para todas las tareas. Si deseamos esta opcin para no todas las tareas podemos agregar la columnaRedistribuir asignacionesa una hoja de tareas y elegirsi/nopara las tareas que deseemos.

La redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restantePermite que la redistribucin divida el trabajo restante en tareas o asignaciones. Si deseamos esta opcin para no todas las tareas podemos agregar la columnaDividir al redistribuira una hoja de tareas y elegirsi/nopara las tareas que deseemos.

Redistribuir tareas con recursos propuestosSi esta opcin est tildada, Project puede utilizar para la redistribucin un recurso que est propuesto, no confirmado.Una vez establecida la configuracin de la redistribucin a nuestras necesidades, si establecimos el tipoManualal principio para que Project redistribuya, deberemos hacer clic en el botnRedistribuir ahora, si elegimos el modoAutomticocada vez que tengamos algn recurso sobreasignado Project redistribuir teniendo en cuenta estos criterios.Nota:No siempre se pueden redistribuir los recursos todos los recursos, pero Project nos avisar por medio de un cuadro de dilogo los recursos que no pudo redistribuir para que lo hagamos nosotros manualmente.

6.3. Vista Gantt de redistribucinPodemos activar la vistaGantt de redistribucinpara ver de manera grfica como Proyect redistribuy las tareas. En color verde se ven las tareas antes de redistribuir. Para aplicar la vista debemos ir al menVer Mas vistas Buscar la vista Gantt de seguimiento y Aplicar.

Unidad 7. Seguimiento (I)Una vez que hayamos capturados los datos para llevar a cabo el proyecto, (tareas recursos, costos, etc.) conforme transcurre el tiempo, el progreso del proyecto genera informacin de lo que en realidad est pasando; cuanto se estn completando las tareas como habamos previsto, cunto nos est costando el proyecto, si hubo gastos extras, el consumo de los materiales, etc.La regularidad en que capturemos los datos reales depender del seguimiento que queramos darle.7.1. Lnea de base y plan provisionalLa lnea de base (plan previsto)me permite capturar toda la informacin del proyecto con el fin de poderla comparar con el avance real del mismo. Guarda duracin, costos, fechas de inicio y finalizacin, asignaciones y recurso del proyecto de cada una de las tareas antes de que inicie el proyecto, todos estos datos servirn como punto de referencia para los cambios que se irn dando conforme el proyecto avanza.Elplan provisionales como una lnea de base pero ms resumido, slo guarda fechas de comienzo y de fin de tareas.Guardar una lnea base y/o plan provisional.Para abrir el cuadro de dilogo debemos ir al menHerramientasSeguimientoEstablecer lnea base

Se abrir el cuadro de dilogoEstablecer lnea de base.

1*Lnea de base:Para guardar una lnea de base esta opcin debe estar tildada. Podemos guardar hasta 11 lneas de base por cada proyecto.Plan provisional:Para guardar un plan provisional debe estar tildada esta opcin. Al igual que la lnea base podemos guardar hasta 11 planes provisionales.2* Podemos guardar tanto lneas de base como planes provisionales para todo el proyecto para las tareas que hayamos seleccionado previamente. Al tildar esta opcin se habilitan otras opciones adicionales.Resumir lneas de base.En estas opciones definimos si los cambios en las tareas seleccionadas se resumen en tareas de resumen del proyecto. Podemos optar por:Para todas las tareas de resumen, los cambios en las tareas seleccionadas se reflejan en todas las tareas de resumen de antecesores de la lnea de base oDe subtareas a tareas de resumen seleccionadas, los cambios en subtareas inmediatas se reflejan en la tarea de resumen de la lnea de base seleccionada.Nota:Una vez guardada la lnea de base los datos guardados pasan a serdatos previstosson los datos en el momento en el que se guard la lnea de base Ydatos reales, son los datos con la informacin real del progreso segn la informacin de seguimiento que vayamos incorporando.

7.2. Borrar una lnea de base y/o plan provisional.Nos puede ser til borrar un plan lnea base para tener disponibilidad en caso de que se hayan ocupado los once o simplemente para limpiar informacin que ya no se utilizar.Para ello debemos ir al menHerramientasSeguimientoBorrar lnea de base

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

En la opcinBorrar plan previstopodemos desplegar el men y elegir que lnea de base deseamos borrar (si es que hemos guardado ms de una).En la opcinBorrar plan provisional, lo mismo pero para borrar un plan provisional.Y en el campoParapodemos elegir si para todo el proyecto o para tareas que hayamos seleccionado previamente.7.3. Agregar datos a una lnea de base y/o plan previstoSi luego de guardar la lnea de base o plan provisional hemos hecho algn cambio que deseamos que estn dentro del plan previsto slo tenemos que repetir los pasos que dimos al guardar la lnea o el plan y cuando nos pregunte si deseamos reemplazar los datos diremos que s.7.4. Comparar el plan previsto con el plan realPara ver la informacin que se guard en la lnea de base y la informacin real, debemos ir al menProyectoInformacin del proyecto hacer clic en el botnEstadisticas.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo que nos muestra los datos guardados (datos previstos) y los datos reales del avance del proyecto.

7.5. Gantt de seguimientoTambin podemos ver estos datos de manera grfica activando la vistaGantt de seguimiento, desde labarra de vistao desde el menVer.

Las barras negras son las lneas de base y las que estn sobre ellas son las tareas reales. En la imagen, stas coinciden por que el proyecto en tiempo real todava no ha comenzado.7.6. Gantt de varias lneas de base.Si hemos guardado ms de una lnea de base y queremos verlas de manera grfica, debemos activar la vistaGantt de varias lneas de base, para ello debemos ir al menVerMs vistas en el cuadro de dilogo buscar la vista yAplicar.Las barras se muestran como una lnea, la primer lnea de base guardada ser la barra superior, la que sigue la segunda y as sucesivamente. Si nos situamos con el mouse sobre las lneas aparece un cartel con la informacin de la lnea de base a la que pertenece.

7.7. Tareas con margen de demora.La demora indica cuanto tiempo puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto.Para saber que tareas tienen un margen de demora debemos abrir la vistaGantt detallado, la misma se encuentra dentro del cuadro de dilogoMs vistasdel menVer. Abrir la tablaProgramacin.

La tabla nos muestra en las columnasDemora permisibleyMargen de demora total, la demora de las tareas, si es que la tienen, sino muestra el valor 0. En el diagrama lo marca con una lnea delgada al final de la barra de tarea, tambin nos indica cul es el margen, como por ejemplo, el de la tarea 9.

Unidad 8. Actualizacin del progreso de las tareas (I)Cuando estamos creando el proyecto, lo hacemos con anticipacin por lo cul cuando guardamos la lnea de base ste todava no ha comenzado, es por ello que lo llamamos"plan previsto".Project calcula automticamente la programacin (duracin, dependencias entre tareas, limitaciones, etc.) y los costos. Pero otros datos que vamos introduciendo a lo largo del proyecto, Project no los calcula sino que debemos darle nosotros la orden.8.1. Actualizar el proyecto segn la programacin.Para ver el progreso real del proyecto tenemos que actualizarlo.Para ello debemos:Abrir el menHerramientasSeguimientoActualizar proyecto

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

1*Actualizar trabajo completado al: Aqu escribiremos la fecha con respecto a la cul actualicemos el proyecto. Por defecto se muestra la fecha actual.Project calcula: las tareas con fecha de finalizacin menor a la ingresada son tareas ya finalizadas, si la fecha de comienzo es posterior stas todava no comenzaron y las tareas con fecha de comienzo anterior y fecha de finalizacin posterior son tareas en curso.2*Por porcentaje completadooSlo al 0% o al 100%: La primer opcin mostrar el porcentaje exacto en que se haya completado la tarea, por ejemplo, 0% , 22%, 33%, 100% y la segunda opcin si no se complet mostrar 0%, sin importar cuanto se haya completado y si est completa mostrar 100%.3*Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de: Suponiendo que por alguna razn el proyecto se ha detenido, podemos marcar este suceso en este recuadro, todo lo que debemos hacer es ingresar la fecha en que recomenzar el mismo.Project recalcula el avance de la siguiente manera:* La tareas que no hayan comenzado sern reprogramadas con la fecha de comienzo que hayamos ingresado pero se les aplicar a dichas tareas una delimitacin "No comenzar antes del".* A las tareas que se encuentren en progreso Project les programa la duracin restante para que empiecen en la fecha especificada. Cuando se reprograman estas tareas Project establece los campos "Detener" y "Reanudar".4*Para: Proyecto completooTareas seleccionadas. Al igual para otras funciones podemos actualizar las tareas para todo el proyecto o para aquellas que hayan sido seleccionadas previamente.

8.2. Ver en forma grfica el progreso de las tareasAs es como se ve eldiagrama de Ganttluego de actualizar el proyecto. Observar que las tareas que ya han comenzado tienen una barra negra dentro que indica el progreso de las mismas.

ElGantt de de seguimientonos muestra el progreso de las tareas siempre con las barras de la lnea de base por debajo. Al final de cada barra nos muestra el porcentaje completado. Observar que las tareas que ya estn completas tienen un tilde en la columna deIndicadores.

8.3. Otros mtodos para actualizar el progreso de las tareas.Actualizar tareasSi necesitamos hacer un seguimiento ms detallado del progreso de las tareas podemos hacerlo mediante el cuadro de dilogoActualizar tareas.Para abrirla debemos desplegar el menHerramientasSeguimientoActualizar tareas

Tener en cuenta que no van ser las mismas opciones las que estn habilitadas si la actualizacin va a ser para una tarea sin comenzar, una tarea en curso o un grupo de tareas.1*% completado:Aqu podremos introducir el porcentaje completado de la tarea o las tareas seleccionadas. Esta misma informacin la podemos introducir desde el cuadro de dilogoInformacin de la tareaen la pestaaGeneral.Duracin realyDuracin restante: Aqu podemos introducir el tiempo real que necesita la tarea para completarse. Si la tarea ya se complet debemos ingresar las horas o das que se necesitaron para completarse y si an no est completa ingresar las horas o das ya trabajadas, tambin podemos introducir lo que resta para completarse en el cuadroDuracin restante. Project actualizar la duracin programada y la duracin restante para que coincida con la duracin real que hemos ingresado.2*Seccin Estado realComienzo y Fin: Si ingresamos una fecha en cualquiera de los dos campos, stas tienen prioridad sobre los datos que hayamos ingresado en los recuadros anteriores. Por ejemplo, si ingresamos que una tarea se ha completado el 65% e ingresamos una fecha de fin real Project establecer que la tarea ya se ha completado al 100%.3*Seccin Estado actualComienzo y Fin: Muestra la fecha en que se ha programado la tarea, si estamos actualizando varias tareas a la vez, estos cuadros se mostrarn vacos.BotnNotas: Podemos ingresar una nota de tarea, si la tarea ya tuviera una nota desde aqu podemos modificarla o leerla.Actualizar el progreso de las tareas mediante el trabajo de recursos.Para introducir el porcentaje completado del trabajo de una tarea, debemos abrir la tablaTrabajoen la vistaDiagrama de Gantt.Para ello ir al menVerTabla:Trabajo.

En la columna% de trabajo compl.introducir el porcentaje.

Introducir el porcentaje completado del trabajo de una asignacin.Para ello, debemos ir a la vistaUso de tarea, abrir el cuadroInformacin de la asignacindel recurso asignado a la tarea y en la pestaaSeguimientointroducir el valor en el recuadro% de trabajo completado.

Nota:Observar que las dems opciones son similares a las del cuadro de dilogo "Actualizar tarea".Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real y el trabajo restante completado.Para ello debemos abrir la tablaTrabajoen la vistaDiagrama de Gantt.Ir al menVerMs tablasTrabajo.En la columnaRealintroducir la cantidad de horas reales que se han completado de la tarea. Si lo que deseamos es introducir el valor restante lo haremos en la columnaRestante.Observar que segn la columna en la que introducimos un valor Project calcular nuevamente las dems columnas.Si en la tarea hay varios recursos asignados, el valor introducido se repartir de manera uniforme entre los recursos.

Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real y el trabajo restante completado de una asignacin.Para ello debemos ir a la vistaUso de tareay abrir la tablaTrabajo

En la columnaRealintroducir la cantidad de horas reales que ha completado el recurso en esa tarea. Si lo que deseamos es introducir el valor restante lo haremos en la columnaRestante.Observar que segn la columna en la que introducimos un valor Project calcular nuevamente las dems columnas.

Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real completado de una asignacin por perodos de tiempo.Supongamos que un recurso cumple horas de trabajo pero no en los das asignados sino que por alguna razn lo hace en otro perodo de tiempo, para establecer ese cambio en el proyecto debemos:En la vistaUso de tarea, teniendo abierta la tablaTrabajoir aFormatoDetallesTrabajo Real.

Observar que la fase temporal ahora nos muestra cada fila dividida en dos camposTrab.yTrab. real.El recurso Felipe de la tarea 9 ha cumplido 2hs. de trabajo un da antes de lo estipulado, al ingresar dicho dato las columnas correspondientes se han recalculado.

Si actualizamos el proyecto y vamos a la vistaGantt de seguimientovemos el cambio en la tarea. En este caso no trajo ningn problema pero podra haber pasado que se retrase el proyecto, se sobreasigne algn recurso, etc.

Unidad 9. Filtrar, agrupar y ordenar (I)En este captulo vamos a ver como podemos trabajar de manera ms cmoda y eficiente.9.1. Filtros.Al igual que en otras utilidades del paquete Office, podemos filtrar la informacin con el objeto de ver slo aquella que nos interesa.Segn en la vista en que estemos estas opciones van a ser diferentes.Para aplicar un filtro ir al menProyectoFiltro para:podemos elegir entre las distintas opciones de filtro segn nos convenga.

Si aplicamos algn filtro y queremos volver a ver todos los datos, observar que hay una opcin de filtro que diceTodas las tareas, Todos los recursos, etcsegn en la vista en que estemos.Ms filtrosEn este cuadro de dilogo tenemos ms opciones para el filtrado.

Slo tenemos que elegir uno yAplicar.Si en vez de Aplicar presionamos el botnResaltar, se mostrarn todos los datos pero los que cumplan el criterio elegido se mostrarn de otro color.Si presionamos el botnNuevovamos a poder crear un filtro con criterios personalizados.

En este cuadro de dilogo debemos especificar las instrucciones que deberan mostrarse cuando se aplica el filtro creado.

9.2. OrdenarEsta funcin nos permite ver todos los datos de la vista en que estemos pero ordenados segn un criterio. Para ello desde el menProyectoOrdenarse mostrarn criterios para el orden de los datos. El orden por defecto esPor identificador.

La opcinOrdenar pornos abre el siguiente cuadro de dilogo.

Por medio de este cuadro de dilogo podemos seleccionar hasta tres niveles de orden, decidir si la lista la queremos en orden ascendente o descendente e indicar si los datos se deben volver a enumerar segn el nuevo orden que estemos definiendo.

9.3. AgruparPor ltimo, podemos ver los datos agrupados por ciertos criterios. Para ello debemos elegir una opcin desde el menProyectoAgrupar por:

La opcinMs gruposme permite elegir entre otros criterios que no estn en el men.

Al igual que en las opciones que vimos anteriormente el botnNuevome permite crear grupos personalizados.

La opcinPersonalizar Agrupar por:nos permite revisar o modificar un grupo existente, crear un grupo nuevo, crear grupos dentro de grupos y elegir el color, el tipo de fuente y la trama de los grupos.

Unidad 10. Informes (I)En este capitulo veremos las distintas posibilidades que nos ofrece Project cuando queramos ver o imprimir los informes que nos proporciona.10.1. Informes visuales.Los informes visuales muestran los datos del proyecto en informes de tabla dinmica de M. O. Excel y en vistas de diagrama dinmico de M. O. Visio Professional. Este tipo de informes ofrecen una solucin ms gil que los informes bsicos.Para ver los informes debemos ir al menInformeInformes visuales

Se abrir el siguiente cuadro de dilogoInformes visuales: Crear informe.

Por medio de este cuadro de dilogo podemos ver, crear y guardar un informe.SeccinMostrar plantillas de informe creadas en:Segn la opcin que tengamos tildada y si tenemos ambos o alguno de los programas instalados, se mostrarn las plantillas predefinidas.Pestaas de plantillas de informe:Cada pestaa muestra la plantilla de informe de la categora seleccionada para la aplicacin seleccionada (Excel y/o Visio). Haciendo un solo clic sobre el nombre de una plantilla podemos ver en el cuadroMuestra.Seleccione el nivel de datos de uso que desea incluir en el informe:Si desplegamos el men encontraremos los diferentes niveles de datos (das, semanas, meses, trimestres y aos) en que podemos ver la informacin de los informes.Incluir plantillas de informe desde:Si tildamos esta opcin se activar el botnModificarque nos permite buscar la ubicacin en donde tengamos las plantillas.BotnPlantilla nuevaMe permite crear una nueva plantilla, debo elegir que aplicacin utilizar (Excel o Visio) al igual que los tipos de datos y los campos.

BotnEditar plantillaMe permite editar una plantilla ya creada.BotnAdministrar plantillaSe abre un cuadro de dilogo del Explorador de Windows que muestra todas las plantillas. stas estn de forma predeterminada en la carpeta Microsoft Office\Templates\1033. Podemos abrirlas, eliminarlas, cambiarles el nombre, etc.El botnGuardar datosabre el cuadro de dilogoInformes visuales: Guardar datos de informes, por medio de ste podemos guardar los datos de informe del proyecto, personalizar los campos utilizados como parte de los datos y guardar la base de datos de informes.

El botnVerabre la aplicacin que contiene el informe.

10.2. Informes bsicos.Los informes, al igual que los informes visuales, muestran los datos del proyecto.Para acceder a ellos debemos ir al menInformeInformes

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

En la misma vemos las seis categoras en que se dividen los informes que nos ofrece Project. Cuando abrimos una categora se abre un cuadro de dilogo que nos muestra los informes de dicha categora.

Con el botnSeleccionarabrimos la plantilla que hayamos marcado y con el botnModificarse abre un cuadro de dilogo en el que podemos modificar el formato del texto del informe.

10.3. Copiar imagenEsta opcin me permite capturar la imagen que estamos viendo en pantalla.Para abrirla debemos ir aInformesCopiar imagen

Se abre el siguiente cuadro de dilogo:

Por medio de este cuadro podemos elegir que parte o para que es la imagen que queremos capturar.

Unidad 11. Configurar Project (I)En este captulo vamos a ver y/o cambiar las preferencias que controlan la apariencia y el funcionamiento de Project. Slo vamos a detallar las que tienen que ver con lo visto a lo largo del curso.Tener en cuenta que algunas opciones son globales y otras slo para el proyecto activo.11.1. Opciones de ProjectPara configurar Project a nuestras necesidades debemos abrir el cuadro de dilogoOpcionesque se encuentra dentro del menHerramientas.

1.1. Pestaa General

1*Opciones generales de Microsoft Office Project.Abrir ltimo archivo al inicio:si tildamos esta opcin cuando abramos Project se va a abrir el ltimo archivo que hayamos estado utilizando, si dejamos la opcin destildada se abrir un nuevo proyecto en blanco.Solicitar informacin de proyecto al crear nuevos proyectos:Si tildamos esta opcin cada vez que abramos un nuevo proyecto aparecer el cuadro de dilogoInformacin del proyecto.Activar autofiltro en los proyectos nuevos:Si tildamos est opcin cuando empecemos un nuevo proyecto, cada columna va a tener de forma predeterminada el autofiltro.Archivos usados recientemente:Segn el nmero que ingresemos en el cuadro van a ser los la cantidad de archivos que se mostrarn al final del men "Archivo".Nombre de usuario:Aparece por defecto el que ingresamos al instalar Project, pero podemos cambiarlo desde este recuadro.Deshacer niveles:Segn el nmero ingresado en este recuadro es la cantidad de veces que podremos volver atrs con el botn "Deshacer".BotnOpciones de servicio:En este curso no vemos ningn tema que tenga relacin con los cambios que podemos hacer con el cuadro de dilogo que se abre al presionar este botn.2*Asistente para planeamiento.En sta seccin podemos configurar el asistente para planeamiento.Consejos del asistente para el planeamiento:Si desactivamos esta opcin el asistente no aparecer en ningn proyecto.Las tres opciones que siguen me permiten elegir que tipo de consejos deseo recibir activando o desactivando la casilla de verificacin.3*Opciones generales para [Nombre del proyecto].Lo que configuremos aqu slo ser aplicado en el proyecto en el que estemos.Agregar recursos y tareas de forma automtica:Si esta casilla est desactivada y por ejemplo, desde el cuadro de dilogo Informacin de la tarea queremos asignar un recurso, que no hemos ingresado previamente en la hoja de recurso, Project nos avisar de que ste no est en el fondo de recursos (hoja de recursos) y nos dar opciones para solucionarlo; si la casilla est tildada directamente los agrega. Cuidado! Por que puede pasar que ingresemos un nombre mal escrito, si esta casilla est activa lo tomar como un nuevo recurso.Tasa estndar predeterminada y Tasa predeterminada para horas extras:Si desea cambiar la tasa, lo puede hacer desde estos recuadros.BotnPredeterminar:Los cambios que hagamos en esta seccin slo sern para el proyecto abierto, si deseamos mantener estos cambios para todos los proyectos debemos presionar este botn.

1.2. Pestaa Vista

1* En la primer seccin podemos elegir la vista predeterminada al abrir el proyecto, el tipo de calendario, por defecto tenemos el calendario Gregoriano (12 meses) si deseramos otros calendarios debemos instalarlos y el formato de fecha que utilizaremos para todos los proyectos.2*Seccin Mostrar.En esta seccin podemos elegir que elementos de la interfaz de Project 2007 deseamos mostrar u ocultar.3*Seccin Opciones de vinculacin entre proyectos para [Nombre del proyecto].Estas opciones son para cuando vinculamos nuestro proyecto con otro externo, tema que no est dentro del curso.4*Seccin Opciones de moneda para [Nombre del proyecto]En esta seccin definiremos que moneda utilizaremos en el proyecto, como as tambin en que posicin, cuantos decimales mostraremos y a que pas pertenece la misma.5*Seccin Opciones de esquema para [Nombre del proyecto].En esta seccin podemos configurar como se mostrarn las tareas. Podemos elegir entre mostrar o no las tareas de resumen, si cuando definimos una tarea como subtarea sta se muestre con sangra (Aplicar sangra al nombre), si mostraremos los smbolos + y cuando tenemos tareas de resumen (Mostrar smbolos de esquema), si mostraremos todas las tareas con nmeros de esquema y si mostraremos o no la tarea de resumen del proyecto.1.3. Pestaa Edicin

De esta pestaa slo prestaremos atencin a la seccinOpciones de vista de las unidades de tiempo para [Nombre del proyecto].Desde aqu podemos cambiar las etiquetas para los valores de tiempo si es que no nos resultan cmodas las ya definidas por Project.Presionando el botnPredeterminarlos cambios se aplicarn a todos los proyectos.1.4. Pestaa Calendario.

Desde esta pestaa podemos configurar las opciones de calendario para el proyecto en que estamos trabajando. Que da comienza la semana, que mes el ao fiscal, el horario de entrada y salida de la jornada laboral y el ltimo conjunto de opciones se refiere a la cantidad de hs. laborales por da, cantidad de horas semanales y de das laborales por mes. Estas opciones son las que hay que tener en cuenta en la "redistribucin".1.5. Pestaa Programacin.

En esta pestaa podemos establecer entre otras cosas, en que formato mostrar las asignaciones de recursos. Que tipo de tarea es el predeterminado, cuando comienzan las nuevas tareas, y en que formato de tiempo las mostraremos y otras opciones de cmo sern las nuevas tareas que ingresemos. La opcinDividir tareas en cursoes muy importante que est tildada si deseamos que cuando redistribuyamos los recursos sobreasignados con la herramienta que nos ofrece Project sta pueda dividir las tareas necesarias.1.6. Pestaa Clculo.

1*Seccin Opciones de clculo para Microsoft Office Project.En esta seccin podemos definir si el clculo va a ser automtico o manual. Project calcula automticamente costos y fechas, si no queremos que esto suceda debemos elegir la opcinManualy cuando queramos hacer los clculos debemos abrir esta pestaa y presionar el botnCalcular ahora.Tambin podemos elegir si queremos calcular slo el proyecto en el que estamos trabajando o si todos los proyectos abiertos.2*Seccin Opciones de clculo para [Nombre del proyecto].Actualizar el estado de las tareas actualiza el estado del recurso:Si esta opcin est tildada cuando estamos haciendo el seguimiento del proyecto y actualizamos el progreso de las tareas automticamente se actualiza el estado de los recursos asignados a dicha tarea. Lo mismo viceversa, si actualizamos el estado de un recurso se actualiza el estado de la/las tarea/s a la cul est asignado.Retrasar el fin de las partes completadas despus de la fecha de estado a la fecha de estado:Cuando una tarea, por alguna razn, comienza antes de lo programado y justo ingresamos una fecha de estado (fecha a la cul queremos ver el progreso del proyecto) y la tarea estaba programada para empezar despus de dicha fecha, si esta opcin est tildada, la parte completada de la tarea se retrasa el fin a la fecha de estado. Si la opcin est destildada, la parte completada finaliza como se ha programado.Y retrasar el comienzo de las partes restantes a la fecha de estado:Cuando tildamos la opcin anterior tambin podemos elegir entre activar o no esta opcin. Si esta activa la parte restante de la tarea se retrasa el comienzo a la fecha de estado, y si est desactivada, la parte restante de la tarea se establece que finalice como lo hemos programado.Adelantar el comienzo de las partes restantes antes de la fecha de estado a la fecha de estado:Esta opcin es la contraria a la anterior, o sea que es para las tareas que han comenzado luego de la fecha de estado pero estaban programadas para que lo hagan antes. Si la casilla est activa la parte restante se adelanta al inicio de la fecha de estado. Si est desactiva se inicia como la hemos programado.Y adelantar el fin de las partes completadas a la fecha de estado:Cuando tildamos la opcin anterior tambin podemos elegir entre activar o no esta opcin. Si esta activa, la parte completa de la tarea se adelanta para finalizar en la fecha de estado, si no, la parte completada de la tarea finaliza como la hemos programado.Las modificaciones de los costos totales se extienden a la fecha de estado:Si esta tildada esta opcin Project distribuye uniformemente los costos a la fecha de estado. Por ejemplo: Por ejemplo, si tenemos una tarea de 4 das, el costo total de la misma es de $400 a la fecha de estado se han completado dos das de dicha tarea, Project calcula un valor de $100 por cada da de la tarea.Calcular los proyectos insertados como tareas de resumen:Si la opcin est tildada cuando insertamos un proyecto ste se toma como una tarea de resumen.Microsoft Office siempre calcula los costos reales:Esta opcin est tildada de manera predeterminada y establece que Project calcule automticamente los costos en funcin de las tasas de recursos, los costos por uso y los costos fijos.Acumulacin predeterminada de costos fijos:desde aqu podemos cambiar el mtodo de acumulacin predeterminado.Las tareas son crticas si la demora es igual o menos a XX das:Podemos establecer cul es el tiempo de demora mximo que puede tener una tarea para que sea crtica.El botnPredeterminarpermite que los cambios hechos en esta seccin sean efectivos para todos los proyectos.1.7. Pestaa Guardar

En esta pestaa podemos elegir con que extensin se van a guardar de manera predeterminada los archivos, al igual que la ubicacin.En laseccin Autoguardarpodemos activar la opcinGuardar cada XXpara que se vayan guardando automticamente los cambios en un determinado tiempo. Con esta opcin se activan otras opciones de guardado.1.8. Pestaa Interfaz

En esta pestaa tenemos varias opciones para activar o desactivar funciones que queremos ver o no en la interfaz del proyecto.1.9. Pestaa Seguridad

En laseccin Opciones de privacidad de [Nombre del proyecto]podemos elegir si queremos que al guardar el archivo se eliminen todos los datos del cuadro "Propiedades" del archivo. Esto ayudara a proteger nuestra privacidad.En laseccin Formato heredadopodemos elegir entre como debe reaccionar Project al encontrarse con extensiones de archivo que no sean las predeterminadas para Project.