Curso de MS Project 2003

Objetivo El objetivo de este curso pretende dotar al alumno de la formación necesaria que le permita elaborar un plan y un proyecto ayudado del programa Microsoft Project 2003 (o versiones anteriores) conociendo con detalle sus posibilidades de trabajo desde la base. El alumno adquirirá los siguientes conocimientos: Manejará con soltura la terminología propia de un administrador de proyectos. Conocerá las fases de que consta un proyecto. Aprenderá a crear un plan de trabajo y definir tareas. Conocerá los sistemas de asignación de duraciones a las tareas. Aprenderá a vincular tareas según los tipos existentes. Diferenciará los diferentes tipos de recursos que intervienen en un proyecto. Aprenderá a asignar recursos a las tareas. Aprenderá a optimizar los tiempos. Aprenderá a analizar los costes de los recursos. Aprenderá a elaborar informes del proyecto. Visualizará el proyecto de acuerdo a diferentes vistas. Conocerá los diferentes tipos de filtro que ofrece el programa. Será capaz de realizar un seguimiento del proyecto respecto a lo previsto inicialmente.

Dirigido a: Este curso ESTÁ DIRIGIDO a responsables de empresa y administradores de proyectos que deseen aprender a informatizar y optimizar adecuadamente mediante MS Project, toda la información relativa a tareas, recursos, fechas, asignaciones y costos de un proyecto, así como a realizar un seguimiento adecuado y certero de la toda la información que integra un proyecto de empresa. Este curso NO está dirigido a administradores de proyectos que ya se encuentren trabajando de lleno con el programa y tengan experiencia en diversos tipos de proyectos con Microsoft Project (aunque siempre se aprenden conceptos nuevos)

Requisitos: El curso parte de nivel cero, siendo necesarios conocimientos fundamentales de Windows tales como el Explorador de Windows en cuanto a control de carpetas y archivos así como manejo del ratón. El seguimiento de este curso exige tener instalado en el ordenador el programa MS Project en sus versiones 98, 2000 o bien 2003. Las diferencias estribarán en la forma de su interfaz pero no del fondo, ideas y conceptos fundamentales.

PROGRAMA DEL CURSO

1.- Gestión de proyectos. Introducción

Objetivo

Capítulo de toma de contacto. Conocer los conceptos y terminología de un administrador de proyectos e ir asimilando ciertos términos de MS Project que describen esas acciones y trabajos fundamentales.

Contenido

Capítulo 1 Gestión de proyectos. Introducción Definiciones iniciales. Fases de un proyecto. El triángulo del proyecto. Gestión de Proyectos con Microsoft Project. Demoras. Guión de trabajo con MS Project. Datos generales del proyecto. Tareas. Programación de tareas. Asignar recursos. Costos. Revisión del proyecto. Ajustes de la programación. Guardar el Plan. Conclusión. Glosario de términos. Ejercicios Ejercicio 1 (Primeros contactos con el programa)

2.- Introducción a Microsoft Project 2003

Contenido

Capítulo 2 Introducción a Microsoft Project 2003 Generalidades. El entorno de trabajo. Barra de título. Barra de menús y menús contextuales. Barras de herramientas. Gestión de barras de herramientas. Guía de proyectos. Barra de vistas. Zona de vista. Barras de desplazamiento. Barra de estado. Combinaciones de vistas. Ejercicios Ejercicio 1

3.- Creación de un Proyecto

Objetivo

En este capítulo aprenderemos a crear un archivo de proyecto, revisar sus propiedades e información asociada, a guardarlo, cerrarlo, abrirlo así como protegerlo mediante contraseña (entre otras cosas). También hablaremos de conceptos de Windows fundamentales para el correcto uso de los archivos y también de los archivos de plantilla.

Contenido

Capítulo 3 Creación de un Proyecto Creación de un archivo de proyecto. Información del proyecto. Propiedades del proyecto. Guardar un proyecto nuevo. Almacenamiento. Abrir un proyecto existente. Guardar los cambios realizados en un proyecto abierto. Crear una duplica de un proyecto. Creación de un proyecto basado en una plantilla. Guardar un proyecto como plantilla. Cerrar un proyecto. Seguridad al guardar. Guardar un área de trabajo. Ejercicios Ejercicio 1

4.- Gestión de tareas (primera parte)

Objetivo

En este capítulo organizaremos un proyecto de ejemplo (mediante el cual haremos el seguimiento del curso) en sus tareas respectivas. Las tareas, como sabemos son las partes básicas de un proyecto. Las introduciremos en el programa, estableceremos sus duraciones. Aprenderemos a editarlas, moverlas, eliminarlas... En los siguientes capítulos sobre tareas aprenderemos a organizarlas en fases y dividirlas. Veremos también como se vinculan o enlazan las tareas. También aprenderemos a fijar hitos a lo largo de la secuencia de tareas. Estos y otros conceptos deberán quedarnos claros al terminar este capítulo. Para su desarrollo nos vamos a apoyar y basar en los conceptos y conocimientos aprendidos en el capítulo 1.

Contenido

Capítulo 4 Gestión de tareas (primera parte) Toma de situación. Introducción de tareas. Calendario global del proyecto. Duraciones de las tareas. Estimación de las duraciones. Otro sistema para cálculo de duraciones (Pert). Introducción de las duraciones. La escala temporal. Operaciones básicas con las tareas. Insertar tareas.

Eliminar tareas. Mover tareas. Introducción de tareas repetitivas. Ejercicios Ejercicio 1

5.- Gestión de tareas (segunda parte)

Objetivo

En esta segunda parte sobre gestión de tareas, vamos a continuar aprendiendo las maniobras más comunes para con estos elementos fundamentales de los proyectos: Las tareas. Nos familiarizaremos definitivamente con la vista diagrama de Gantt y veremos como agrupar tareas dividiendo en fases un proyecto. Aprenderemos a vincular tareas dentro del proyecto así como a reconocer los diferentes tipos de dependencias posibles entre tareas. Fijaremos hitos en un proyecto e incluiremos elementos especiales tales como fijación de fechas que delimitan ciertos procesos, así como demoras (bien de posposición o de adelanto). Por último aprenderemos a ver y estudiar la ruta crítica de un proyecto y revisar y analizar las estadísticas del mismo.

Contenido

Capítulo 5 Gestión de tareas (segunda parte) Introducción de más tareas. Esquematización de tareas en fases. Planificación arriba-abajo y planificación abajo-arriba. Números de esquema y tareas de resumen del proyecto. Vinculación de tareas. Dependencias. Tipos de dependencias. Vincular tareas. Desvincular tareas. Posposiciones. Información de una tarea. Notas de tarea. Hipervínculos. Hitos. Tareas como hito. Formato del diagrama de Gantt. Ejercicios Ejercicio 1

6.- Gestión de tareas (tercera parte)

Objetivo

Después de los conceptos aprendidos en los dos capítulos anteriores sobre las tareas, ha llegado el momento de estudiarlas mas a fondo, ver como repercuten en la duración total del proyecto, que tareas son mas cruciales dentro del proyecto... También vamos a conocer conceptos tales como formulario de tareas, ruta crítica, ordenación, delimitaciones y división de tareas. También aprenderemos algunas pautas para optimizar tareas y tiempos dentro de un proyecto.

Contenido

Capítulo 6 Gestión de tareas (tercera parte) Formulario de tareas.

Duración del proyecto. Estadísticas. Optimización de tareas. Ordenación de tareas. Imprimir un proyecto en vista diagrama de Gantt. Optimización de tiempos. Optimización de dependencias. La ruta crítica. Tareas críticas. Formato de la ruta crítica. Delimitaciones. Categorías. Tipos. Conflictos con las delimitaciones. Fechas límite. Dividir tareas. Insertar divisiones. Modificar divisiones. Eliminar divisiones. Ejercicios Ejercicio 1 Ejercicio 2

7.- Gestión de recursos

Objetivo

Conocidas a fondo las tareas de un proyecto así como las posibles acciones que llevan asociadas, vamos a conocer los elementos sin los cuales las tareas no se podrían materializar: Los recursos. Veamos los tipos de recursos que existen y como se introducen en el programa a través de la llamada hoja de recursos.

Contenido

Capítulo 7 Gestión de recursos Primeros conceptos. Definir los recursos. Entrada de recursos. Recursos humanos. Recursos de equipamiento. Recursos materiales. Creación de campos personalizados en la tabla de recursos. Más sobre recursos. Ejercicios Ejercicio 1

8.- Asignación de recursos a las tareas

Objetivo

Llegado este punto en el trabajo de gestionar un proyecto, tenemos introducidos en el archivo de proyecto, tanto las tareas como los recursos. Es ahora momento de asociar los recursos con sus tareas respectivas y ver como esto repercute en el proyecto. Como vemos, vamos avanzando paso a paso hasta una completa gestión de la información que compone el proyecto. Asociaremos ahora, recursos humanos, de equipamiento y materiales a las tareas del proyecto. En este capítulo comprenderemos también el importantísimo concepto de programación condicionada por el esfuerzo para un recurso dado.

Contenido

Capítulo 8 Asignación de recursos a las tareas Introducción. Asignación de un recurso a una tarea. Asignación de varios recursos a una tarea. Asignación de un recurso a varias tareas. Asignación de un recurso material. Eliminación de una asignación de recurso. Reemplazar un recurso. Cambiar el número de unidades asignadas. Realizar el resto de las asociaciones. Programación condicionada por el esfuerzo. Activada. Desactivada. Introducir cantidad de trabajo a una tarea sin asignar recurso. Imprimir las cantidades de trabajo por tareas. Introducir la cantidad de trabajo por recurso. Ejercicios Ejercicio 1

9.- Programación de recursos. Sobreasignaciones.

Objetivo

Continuamos profundizando en este capítulo sobre los recursos y sus asignaciones a tareas. Conoceremos que existen tres tipos de tareas en virtud de lo cual la programación de recursos se realizará de un modo u otro. También aprenderemos a distribuir los recursos a lo largo de la duración de una tarea de diferentes formas denominadas perfiles de trabajo. Pos último, conoceremos como se detectan sobreasignaciones, como se pueden corregir y como poder estudiar la situación derivada de una redistribución de recursos.

Contenido

Capítulo 9 Programación de recursos. Sobreasignaciones Tipos de tarea. Detalles importantes sobre asignaciones. Retraso del trabajo de un recurso. Visualizar asignaciones de recursos. Visualizar asignaciones de tareas. Gestión de horas extra. Filtrar horas extra. Perfiles de trabajo. Imprimir las asignaciones de recursos. Sobreasignaciones. Ejemplos de sobreasignaciones. Solucionar problemas de sobreasignaciones. Redistribuciones. Gantt de redistribución. Borrar una redistribución. Asignación de recursos a calendarios. Disponibilidad de un recurso en diferentes horarios. Ejercicios Ejercicio 1

10.- Costos y recursos

Objetivo

Veremos en este capítulo, como las tasas de coste pueden ser variables en virtud del periodo de tiempo en el que el recurso sea utilizado (un recurso puede cambiar su precio con el tiempo), o bien como la tasa (el precio en definitiva) puede variar en función de la tarea que desarrolle un recurso. Estos aspectos son verdaderamente interesantes. Los costos constituyen como ya hemos visto uno de los lados del triángulo del proyecto y por lo tanto suele representar un factor fundamental en el alcance del proyecto. Introducidos los datos de costos en el archivo de proyecto, se podrá realizar un estudio presupuestario detallado tanto antes como después de comenzado el seguimiento del trabajo.

Contenido

Capítulo 10 Costos y recursos Costos de recursos. Introducción de un costo fijo asociado a una tarea. Introducción de costos de recursos. Estudio. Tasas variables aplicadas a los recursos. Tasas variables por cronología. Tasas variables por trabajo o actividad. Aplicación de tablas de recursos a tareas. Notas de recurso. Información adicional sobre recursos. Ver resúmenes de recursos. Ver recursos agrupados. Distribución de recursos. Imprimir flujos de caja. Gráfica de gastos por recurso. Visualizar la tabla con valores acumulados. Ejercicios Ejercicio 1

11.- Seguimiento de un proyecto (primera parte)

Objetivo

En este capítulo vamos a aprender a ubicarnos en las vistas y tablas que nos permiten tanto ver, como introducir los datos reales del proyecto asociados a trabajo, tiempos y costos (básicamente los tres lados del triángulo del proyecto). También estudiaremos como acceder a los paneles (cuadros de diálogo) que nos permiten actualizar los datos de la evolución real del proyecto.

Contenido

Capítulo 11 Seguimiento de un proyecto (primera parte) Introducción. 1º. Definir la línea de base. Seguimiento del proyecto según lo planificado. Introducción del progreso real. Introducción de un porcentaje de tarea completada.

Introducción de fecha real de inicio y final para una tarea. Introducción de duraciones reales y restantes para una tarea. Introducción del trabajo real y restante. Ejercicios Ejercicio 1

12.- Seguimiento de un proyecto (segunda parte)

Objetivo

Continuamos recorriendo las herramientas de que disponemos en MS Project para poder seguir de cerca el progreso de nuestro proyecto comparando datos reales que se introducen por parte del administrador del proyecto y los datos que inicialmente se habían planificado. Aprenderemos a hacer un seguimiento de costos, así como acceder a las diferentes vistas y paneles y diagramas que nos permiten estudiar el proyecto haciendo comparaciones.

Contenido

Capítulo 12 Seguimiento de un proyecto (segunda parte) Introducción de costos reales y costos restantes. Actualización del resto del proyecto. Almacenamiento de un plan provisional. Definición de nuevas vistas. Comparación de las líneas base respecto a datos reales. Para estudio de fechas. Para estudio de tareas. Para estudio del trabajo. Para estudio de costos. Para estudios generales. Filtros. Autofiltros. Filtros interactivos. Filtros personalizados. Detalles finales sobre filtros. Estadísticas. Gantt de seguimiento. Líneas de progreso. Ejercicios Ejercicio 1

13.- Opciones adicionales

Objetivo

Una de las posibilidades mas importante de MS Project es la de poder realizar un seguimiento de los proyectos, como se acaba de estudiar, sin embargo la posibilidad de compartir esta actividad con otros usuarios es de suma importancia cuando existen numerosos participantes que deben ser informados de como transcurre el proyecto, por ejemplo en cuanto a diagramas, recursos, tareas, asignaciones... Veamos en este capítulo estas posibilidades que abren la vía para que otros colaboradores participen de la información que MS Project genera relativa a un proyecto. Aprenderemos a diseñar vistas para informes de estado del proyecto, en las que aparecen campos personalizados que obedecen a un formato y contenido, resultado de aplicar fórmulas. También aprenderemos a crear imágenes con las vistas del programa y conoceremos también, como se confecciona una página web con la información más importante de un proyecto.

Contenido

Capítulo 13 Opciones adicionales Introducción. Informe del estado del proyecto. Creación de un archivo .GIF. Presentación de información del proyecto para página web. Proceso. Compartir información entre varios proyectos. Compartir recursos. Ejercicios Ejercicio 1

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Capítulo 1 Comenzando con Ms Project. Introducción

En este primer apartado del curso vamos a presentar una serie de términos, palabras, definiciones y conceptos que deben quedar MUY CLAROS para poder comenzar el trabajo con MS Project 2003 (Microsoft Project versión 2003) tanto si ya tenemos experiencia en administración de proyectos como si por primera vez nos iniciamos en esta actividad. Considero personalmente que este capítulo es precis o repasarlo y leerlo tantas veces como sea necesario hasta que la, quizá s, nueva terminología nos resulte familiar.

En los recuadros azules, que a medida que avanzan los capítulos irán apareciendo, presentaremos avisos, informaciones, recordatorios, notas, ejemplos, definiciones, consejos y detalles interesantes sobre los conceptos que en ese punto del curso se estén desarrollando. Es imprescindible no dejar de leerlos. Los accesos a opciones de menús (la secuencia de opciones en las que hacer clic con el ratón) los presentaremos en color verde. Así por ejemplo, desplegar el menú de Herramientas y en él, elegir el elemento Opciones quedará representado como Menú de Herramientas - Opciones. Mucho ánimo y... Comenzamos.

Definiciones iniciales. La gestión de proyectos es un trabajo reconocido desde los años 50 y que a medida que se complejizan las tareas dentro de las empresas recobra mayor peso, importancia y protagonismo. La figura el jefe de proyecto o administrador del proyecto o director de proyecto, también llamado "Project leader" es vital hoy en día en la mayoría de las medianas y grandes empresas.

Un proyecto siempre tiene una duración y un trabajo a realizar, pero, una planificación y análisis previos son fundamentales, dado que el éxito de un proyecto no es algo que sucede de modo espontáneo. Por lo tanto, lo primero y más importante es planificar: Crear un plan de proyecto.

Añadir también que un proyecto utiliza un conjunto de recursos de diferentes naturalezas que son utilizados para la consecución de una serie de tareas debidamente enlazadas, concatenadas y/o quizás solapadas en el tiempo... Al final, se obtienen los objetivos fruto del proyecto. El objetivo final de todo proyecto es un producto terminal obtenido, único y de calidad.

Tarea: Actividad que tiene un comienzo y un final. Las tareas se solapan, se enlazan, se concatenan en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la finalización del proyecto. Todo proyecto esta compuesto por tareas. A lo largo del proyecto se pueden establecer unos hitos. Hito: Tarea de duración cero que sirve para evaluar objetivos parciales dentro del proyecto antes de que éste concluya. Son como puntos de control o marcadores situados estratégicamente en momentos importantes del proyecto. Recurso: Conjunto de personas, equipamiento y materiales empleados en la realización de las tareas. Objetivo: Criterio cuantificable que debe cumplirse para que el proyecto se considere concluido. Los criterios a cumplir pueden ser la calidad del producto, medidas de costo, programación... Existen objetivos no cuantificables directamente tales como la satisfacción del cliente. Administrador de proyecto: Persona responsable de realizar un plan de acción, control, ajuste y seguimiento de todos los elementos y fases que constituyen un proyecto, así como de difundir la información necesaria entre el colectivo de personas afines a dicho proyecto.

Fases de un proyecto. Todos los proyectos constan de cuatro fases princip ales:

1. Crear el plan (planificación). 2. Administrar el proyecto (desarrollar el proyecto introduciendo correctamente todos los

datos). 3. Realizar el seguimiento del proyecto (observar como marcha). 4. Cerrar el proyecto (terminarlo).

Aunque podríamos afirmar que "un proyecto es un evento o secuencia de eventos planificados, con un objetivo marcado" , la mayoría de los textos y libros experimentados en esta materia y basados en las ideas del párrafo anterior, coinciden en que la definición de proyecto es:

"Un esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio único " .

Vamos a desgranar los conceptos fundamentales de dicha definición para irnos adentrando en qué es y en qué consiste un proyecto:

Se dice que un proyecto es Temporal porque tiene una duración determinada (una semana, dos años...). El factor tiempo es muy importante en la gestión de proyectos. Para la elaboración de un proyecto siempre se tendrá que fijar o bien una fecha de comienzo a partir de la cual desarrollar el proyecto hasta alcanzar una fecha de finalización, o bien lo contrario: Se fijará una fecha de terminación a partir de la cual y retrospectivamente (para atrás) se vayan "retrocediendo" las tareas a realizar (con sus duraciones) hasta alcanzar la fecha de comienzo. Los proyectos no son indefinidos, sino que tienen una fecha de finalización y/o de inicio. El que exista una fecha de comienzo y una fecha de finalización, es un factor que diferencia a los proyectos de las llamadas "operaciones en curso". Estas suelen transcurrir de manera indefinida. Por ejemplo las actividades cotidianas de un departamento de recursos humanos, de un departamento contable... Sin embargo el objetivo de contratar a dos expertos en ventas puede constituir un proyecto ya que dichas personas deberán estar contratadas para tal fecha.

En MS Project, la duración de las tareas se puede fijar en meses, semanas, días, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).

Un proyecto conlleva también un Esfuerzo . Esto significa que para su consecución se implican una serie de recursos (de personal, de equipamiento, de materiales generalmente) que son los encargados de llevar a buen puerto el proyecto. Los recursos mencionados (los que acabamos de nombrar) se engloban en los recursos de carácter de trabajo y/o recursos materiales.

Los recursos de TRABAJO están conformados por:

1. Las personas que participan en el proyecto, ya tengan nombre y apellidos (por ejemplo María Gil o Alberto Fernández).

2. Las personas identificadas por su puesto o cargo (por ejemplo gerente o bien jefe de personal) .

3. Grupos de profesionales identificados por su actividad (por ejemplo encofradores o instaladores eléctricos).

4. Los recursos de equipamiento (por ejemplo una pala excavadora, una grúa, un taladro...)

5. Las instalaciones (locales, salas de reunión, espacios de trabajo...) requeridas para realizar las tareas.

Los recursos MATERIALES por su parte, son artículos de consumo que se agotan a medida que avanza el proyecto. Están conformados por:

1. Los recursos materiales (por ejemplo el cemento, cable, clavos, paneles...)

En MS Project, la disponibilidad de algunos recursos debe ser considerada. Por ejemplo, duración de las jornadas laborales, periodos vacacionales, horarios de acceso a instalaciones, etc...

Cada proyecto crea un Producto o Servicio Único . Este es el objetivo de todo proyecto, la razón de ser del proyecto. Un ejemplo de proyecto, por lo tanto, sería el proyecto de creación de una película de cine, el proyecto de creación y apertura de una tienda, el proyecto de contratación de dos comerciales para una empresa, el proyecto de elaboración de una urbanización de unifamiliares, el proyecto de desarrollo de este curso, el de poner en marcha unas olimpiadas... Pues bien, en todos los casos, el resultado son productos únicos.

De los productos obtenidos, se deriva la obtención de un beneficio adecuado.

Por otro lado, la Gestión de Proyectos consiste en el Estudio y Planificación de un Proyecto en función de su alcance, así como en el Control y Seguimiento del Proyecto durante su realización. Estas gestiones van encaminadas a evitar desviaciones sobre los objetivos planteados en dicho proyecto. A esto, a esta gestión de Proyectos nos ayuda Microsoft Project.

Projectos con Project El triángulo del proyecto.

Existen 3 factores fundamentales que intervienen en todo proyecto:

- El Tiempo o duración del proyecto. - El Coste económico del proyecto. - El Ámbito en el que se desarrolla el proyecto.

Seguramente el factor mas conocido por las personas participantes en un proyecto es el del tiempo. Podrán no conocer el coste financiero. Podrán no conocer que recursos (que también integran los costes, porque al final también se traducen en gastos) se utilizan en

dicho proyecto. Pero lo que si se suele saber es para cuando el proyecto debe estar concluido.

El tiempo , es por lo tanto la delimitación mas conocida. Todo proyecto está sujeto al tiempo, a una duración. La mayoría de los proyectos tienen una fecha límite para la que el proyecto deberá estar concluido. Además, el proyecto posiblemente disponga de una serie de hitos intermedios (o puntos intermedios de control) por cumplir.

El coste , no solo es económico, puede ser humano (un electricista), de equipamiento (un ordenador o una pala excavadora), de material (ladrillos, cable, cinta de filmar...), de instalaciones (alquiler de un estudio, de una sala de reuniones...). Pero estos costes, al final y en definitiva se traducen en presupuesto económico. Para todos los proyectos, el coste supone una delimitación restrictiva. Solamente algunos proyectos no estarán sujetos a un presupuesto.

El ámbito del proyecto , también llamado alcance , es el trabajo requerido para realizarlo y conseguir el objetivo, el producto. Otra cosa bien distinta es el ámbito del producto (ámbito de proyecto frente a ámbito de producto) que es el conjunto de características, funciones, especificaciones y calidad final que tiene dicho producto una vez terminado. Los documentos (en forma de manuales) que esquematizan esta información sobre el producto, se denominan especificaciones del producto . El ámbito viene definido por las tareas a realizar.

Ambos ámbitos (el del proyecto y el del producto) están estrechamente relacionados:

Si en la elaboración de una urbanización de chalets, reducimos el número de viviendas a la mitad, el ámbito del proyecto se ve alterado por consiguiente.

Seguimos...

El ámbito del proyecto está formado por las tareas . Las tareas, a su vez se dividen en fases .

Las tareas, definen el ámbito o alcance del proyecto. Las tareas se definen en jerarquía. Unas tareas deben comenzar al terminar otras, otras pueden discurrir simultáneamente, es decir, se engarzan estratégicamente... Las tareas, a su vez, se pueden desgranar, se pueden dividir en fases. Los expertos recomiendan definir una estructura de descomposición del trabajo (Work Breakdown Structure WBS). De dicha descomposición, se derivan las duraciones de las fases y en definitiva, de las tareas.

La duración de las tareas es el periodo de tiempo que transcurre entre la fecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalización.

¿Como podemos establecer la duración de una tarea? ¿Existe alguna técnica que nos ayude a definirla? La duración de las tareas queda marcada o establecida aplicando alguno de estos factores:

• La Historia . Consiste en establecer una consultoría sobre similares proyectos realizados con anterioridad y recoger datos históricos. Como se hicieron, cuanto duraron sus tareas...

• La Participación . Consiste en contar con personas que tengan experiencia en proyectos idénticos (el mismo) aunque sean bajo otras circunstancias.

• La Intuición . Contar con personas que hayan realizado un proyecto con similares características.

• La Indeterminación . Hacer una estimación, a veces no basada en nada concreto. (a voleo, por impulsos).

Además de lo comentado, para calcular la duración de una tarea, podemos utilizar las tres duraciones siguientes: - La duración optimista (Do). - La duración pesimista (Dp). - La duración esperada (De). Pues bien, para calcular la duración media podremos aplicar la siguiente fórmula:

Duración media (Dm) = (Do + Dp + 4 * De) / 6

<duración optimista + duración pesimista + cuatro veces la duración estimada dividido entre 6>

En MS Project, la duración de las tareas se puede fijar en meses (esta duración es novedosa en MS Project 2003), semanas, días, horas o minutos.

Estos tres factores fundamentales de un proyecto (ámbito, coste y tiempo) conforman lo que se ha dado en llamar el triángulo del proyecto:

Veamos. Suponiendo que el triángulo del proyecto esté formado por esos tres lados, y que dada la magnitud del proyecto ese triángulo tiene una superficie determinada, y cada lado con un tamaño determinado, se observa que si uno de los tres factores se modifica (la longitud de uno de los lados varía), se ven afectados los otros dos para seguir manteniendo el proyecto con la misma magnitud (en el triángulo, la misma superficie o área).

• Si la duración de un proyecto disminuye, podría ser necesario aumentar el presupuesto (coste) ya que serán necesarios mas recursos para realizar el mismo trabajo en menos tiempo. Si no se puede incrementar el presupuesto, podría ser necesario reducir el alcance (o ámbito) de un proyecto puesto que no se puede hacer todo el proyecto en menos tiempo.

• Si el presupuesto del proyecto disminuye, puede sea necesario disponer de mas tiempo ya que no se puede contar con tantos recursos como es necesario con recursos tan especializados. Si no se puede incrementar el tiempo, puede que sea necesario reducir el alcance del proyecto ya que son menos recursos y no se puede realizar todo el trabajo previsto en el tiempo del que se dispone.

• Sin embargo, si el alcance del proyecto aumenta, puede ser necesario más tiempo y/o más recursos para realizar el trabajo adicional. Cuando el alcance de un proyecto aumenta una vez comenzado el proyecto, se dice que ha habido un "Incremento de Alcance " (también llamado incremento de ámbito). Ámbito y alcance es lo mismo.

Una variación de este último factor (el ámbito) puede resultar perjudicial si el Administrador de proyecto no reconoce y planifica los nuevos requerimientos

Gestión de Proyectos con Microsoft Project. Desde luego, todo proyecto se puede gestionar sin un programa informático. Sin duda, la buena experiencia y saber hacer del Administrador del proyecto es quien aporta el ingrediente más importante. La herramienta MS Project facilitará el modo de llevar a cabo de manera CONJUNTA las siguientes acciones que bien podrían realizarse, pero individualmente, con otros programas. MS Project es la solución ideal para la administración de proyectos.

Entre muchas posibilidades de trabajo, MS Project nos permite:

• Planificar y programar tareas así como asignar recursos a dichas tareas de manera adecuada y sencilla.

• Realizar un control, organización y seguimiento, así como coordinar toda la información que conlleva los requisitos del proyecto, la duración y los recursos asignados a las diferentes tareas.

• Visualizar el Plan de Proyecto en formatos estándar y con un diseño de diagramas muy apropiados y fáciles de interpretar.

• Establecer escenarios dentro del proyecto para crear análisis de hipótesis. Planteamientos del tipo "Que pasaría si..."

• Intercambiar información de proyecto con todos sus participantes a través de una red local, Internet o de una Intranet.

Con MS Project, el Administrador del proyecto posee un control total del proyecto.

Información: Con Microsoft Office Project Standard 2003, podemos dominar con rapidez el proceso de administración de proyectos mediante la Guía de proyectos. Se trata de una ayuda interactiva paso a paso que nos ayuda a configurar proyectos (mediante asistentes), administrar tareas y recursos, realizar un seguimiento de los procesos así como crear informes a partir de la información de los proyectos. .

La gestión de proyectos requiere la aplicación de una serie de técnicas, que a lo largo de los años han ido surgiendo:

En 1.917 Henry L. Gantt desarrolla un sistema de representación gráfica donde se plasman las tareas o actividades a realizar frente a una escala de tiempo (en MS Project, hoy se denomina escala temporal). Hoy esta forma de representación la utiliza MS Project en su vista denominada Diagrama de Gantt .

En 1.950 las empresas buscaban expertos capaces de coordinar las tareas y relacionarlas.

En 1.957 Surge el CPM (Critical Path Method) o método de ruta crítica que permite calcular la duración de un proyecto en virtud de las tareas que lo componen y su encadenamiento y/o simultaneidad (que varias tareas se pueden desarrollar al tiempo o bien una cuando acabe la anterior...). Ese mismo año, el gobierno americano crea el diagrama de Pert (Program Evaluation and Review Technique) que relaciona las tareas.

En 1.958, se demuestra la relación entre el diagrama de Pert y del CPM y bajo esta relación se establece que cualquier modificación en la duración en una tarea situada la ruta crítica repercute en la modificación de la fecha de terminación del proyecto. Mas tarde detallaremos que es eso de la ruta crítica.

MS Project conjuga estas tres técnicas: Gantt, Pert y CPM en su forma de trabajar.

Como ya se ha comentado y para resumir, la planificación es el paso vital para que el proyecto se desarrolle bien . Para ello, los pasos a seguir inicialmente, bien pueden ser los siguientes:

1. Definir la lista de tareas e Hitos. 2. Estimar la duración de cada tarea. 3. Determinar las relaciones entre las tareas. 4. Construir la estructura de descomposición de trabajo (WBS). 5. Evaluación de los recursos del proyecto. 6. Asignación de recursos a las tareas. 7. Optimizar la estructura.

Con esta información, Microsoft Project crea una programación:

1.- Definir la lista de tareas e hitos. Consiste en acotar los trabajos a realizar. Para realizar los trabajos se necesitan unos recursos. Las tareas habrá que definirlas como algo concreto y no como algo general. Tendrán una descripción razonable (ni demasiado general ni demasiado específica).

2.- Estimar la duración de cada tarea. . La duración de una tarea, es el periodo de tiempo entre la fecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalización. De la duración de las tareas, se derivará la duración del proyecto.

Demoras. Existen duraciones que pueden verse modificadas, es decir, que la fecha de finalización de una tarea puede verse alterada. A esa alteración en la duración y calendario de las tareas (fecha de comienzo y/o finalización de la tarea) se le denomina demora . Cuando la fecha de comienzo de una tarea se pospone respecto a la prevista, se dice que existe un retraso. Con MS Project, se pueden organizar y así como realizar un seguimiento de las tareas de forma eficaz para evitar retrasos y no salirse del presupuesto. Existen por lo tanto márgenes de demora dentro de los proyectos. Siempre debemos tener en cuenta la máxima que dice: "Todo lo que pueda pasar... Va a pasar."

Margen de demora : Es la cantidad de tiempo que una tarea se puede posponer respecto a la fecha inicial prevista, sin que ello afecte a las fechas de otra tarea o bien a la fecha final del proyecto.

- Si el margen de demora NO afecta a la duración de otras tareas, dicho margen de demora se denomina margen de demora permisible (que no pasa nada si se da, se puede permitir). Es, por lo tanto, la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea sin que ello suponga un retraso en otras tareas.

Para conseguir esto, que una tarea no se vea afectada por una demora permisible de otra tarea anterior, los plazos a los que están sujetos los vínculos, pueden ser adelantados y/o retrasados o pospuestos , es decir, una tarea que debería comenzar al terminar la predecesora, se puede adelantar y comenzar sin que haya terminado la anterior con lo cual se produce un solapamiento que no incide negativamente en el desarrollo del proyecto.

- Si el margen de demora NO afecta a la duración total del proyecto, dicho margen de demora se denomina margen de demora total . Es la diferencia entre la fecha de comienzo mas tarde y la fecha de comienzo mas pronto de una tarea. Por ejemplo, una tarea puede comenzar entre tal y tal fecha. Ese es el margen. Pero si todas o varias de las tareas comienzan en el umbral de sus fechas de mas tarde, la fecha final del proyecto se verá retrasada en consecuencia. Son demoras totales.

Existen tareas cuyo margen de demora tiene que ser cero, es decir que no admiten demoras en absoluto ya que dichos márgenes incidirían en la duración final y total del proyecto. Estas tareas definen lo que MS Project denomina RUTA CRÍTICA .

Las tareas que definen dicha ruta crítica se denominan TAREAS CRÍTICAS .

3.- Determinar las relaciones entre las tareas. Las tareas se tienen que ejecutar en un determinado orden. Las tareas de un proyecto tienen que estar vinculadas entre ellas, es decir, tienen que tener un vínculo. Los vínculos establecen relaciones de orden entre las tareas. MS Project establece cuatro posibles tipos de vínculos entre las tareas:

• FIN A COMIENZO (FC): Cuando Finaliza la tarea predecesora, la tarea actual Comienza (este tipo de vínculo es el mas común y el que MS Project establece de forma predeterminada cuando se vinculan dos tareas).

• COMIENZO A COMIENZO (CC): Cuando Comienza una tarea, Comienza la tarea actual.

Datos Del proyecto Consejo: Los siguientes apartados de este capítulo sería interesante recorrerlos sobre el propio programa MS Project para tomar contacto poquito a poquito con los conceptos, los menús, las pantallas y las opciones, aunque no es estrictamente necesario. Si algo no se comprende o no damos con ello, es normal, todavía es pronto.

A nivel de administración con el programa MS Project, el guión de trabajo y acciones a seguir bien podría ser el siguiente:

Datos generales del proyecto. - Crear un archivo nuevo de proyecto:

Tras ejecutar el programa MS Project, entraremos directamente a:

Menú de Archivo - Nuevo o bien pulsando el botón de nuevo proyecto. . Inmediatamente, para que el proyecto tenga nombre y ubicación, desde el principio conviene guardarlo. Guardarlo con un nombre de archivo (la extensión para todos los archivos de proyecto va a ser *.mpp cuyas siglas vienen de "Proyecto de Microsoft Project").

En este caso el archivo se llamará Tienda Calahorra.mpp . A continuación y desde Menú de Archivo - Propiedades (del archivo): Se introduce información acerca del proyecto, por ejemplo, las personas que lo administrarán y que se encargarán del mantenimiento del archivo de proyecto, el objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto (las que se quieran).

- Definir la fecha de comienzo o bien la fecha de f inalización: Desde el Menú de Proyecto - Información del proyecto.

- Establecer el calendario de trabajo: Especificar los días laborables (L a V) y horario laboral (de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con una hora de descanso para el almuerzo) para cada uno de los participantes. Se pueden

marcar periodos no laborables como fiestas, periodos vacacionales... Esto se hace desde el Menú Ver - Diagrama de Gantt - Herramientas - Cambiar calendario laboral.

Tareas. - Introducir las tareas y sus duraciones: Menú de Ver - Diagrama de Gantt. En la tabla izquierda, introducir las tareas en secuencia y hacia abajo. En principio la duración de cada tarea es de un día. MS Project lo representa con un 1?. Para las duraciones, escribir la cantidad de tiempo que llevará cada tarea expresándola en meses, semanas, días, horas o minutos, sin contar los períodos no laborables. Podemos utilizar las abreviaturas siguientes: meses = ms, semanas = s, días = d, horas = h, minutos = m. Si la duración es estimada (no definitiva) se acompaña del signo de interrogación (? -el derecho, el que se utiliza en inglés). Por ejemplo 3d? representa una duración estimada de 3 días.

Recordemos: La duración , es el periodo total de trabajo activo necesario para completar una tarea. Generalmente es el periodo de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el final de una tarea, según se defina en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos (a un recurso se le puede asociar un calendario diferente del general como caso excepcional). Otro concepto bien distinto es la duración transcurrida que es el periodo de tiempo necesario para completar una tarea, tomando como base una jornada de 24 horas, es decir todo el tiempo (día y noche), y una semana de 7 días, incluyendo, domingos, festivos así como otros días no laborables. Por ejemplo el tiempo de fraguado de un hormigón para el suelo de una obra puede ser considerado en sábado, domingo... Si necesita de 3 días, no es preciso que esos días sean laborables. El tiempo asignado a esa tarea será por lo tanto cifrado en un periodo de tiempo transcurrido . Las siglas utilizadas para especificar los periodos de tiempo transcurrido asociados a las tareas terminan con la letra t. Así por ejemplo si una tarea es "fraguado del suelo" su duración será de 3dt .

- Crear los hitos: Se tratan de tareas estratégicas que suponen unas marcas importantes en las fases y evolución del proyecto. Son tareas que tienen una duración cero, es decir 0d (cero días). También es posible que una tarea de duración determinada la podamos, desde sus propiedades, y la solapa de avanzado, marcar como hito (Marcar la tarea como hito). Los hitos se representan mediante rombos negros en la vista del diagrama de Gantt.

Posteriormente va a ser posible visualizar todas las tareas o bien simplemente los hitos realizando filtros que solo nos permiten ver del proyecto ciertos elementos que en un momento merecen un estudio separadas del resto.

Filtro: Mecanismo que permite visualizar solamente ciertos elementos del proyecto permitiendo al usuario hacer un estudio minucioso de ciertas partes del mismo desenfocando o no visualizando el resto. Para los usuarios que hayan manejado Microsoft Excel o Microsoft Access decir que el sistema de filtros es similar al que utilizan estos programas, solo que, ahora, aplicados a los elementos propios de un proyecto. Por ejemplo: Deseamos visualizar solamente en la ruta de tareas de un proyecto, las que constituyen los hitos.

- Crear tareas repetitivas: Una tarea repetitiva es aquella que acontece con cierta periodicidad en el proyecto, que se repite cronológicamente (en el tiempo). Por ejemplo, todos los lunes, reunión en la sala de juntas para evaluar la marcha del proyecto. Se especifica el día para dicha tarea y, o bien cuantas veces se repite o bien hasta cuando dura. Situándonos en nombre de tarea (por ejemplo en vista diagrama de Gantt) Menú de Insertar - Tarea repetitiva - Duración - Patrón de repetición (Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente) - Terminar (después de cuantas veces o bien en una fecha dada). Las tareas repetitivas se pueden desplegar desde un signo + como en el caso de las carpetas de Windows.

- Estructuración de tareas: Consiste en tabular unas tareas respecto a otras para definir una estructura de tareas y subtareas de cara a una mejor visión del trabajo. Viéndolas en jerarquía, se comprende mejor el proyecto. Es, por comparar, como una estructura de carpetas en el disco duro de un ordenador todas en el mismo nivel o bien creando unas dentro de otras y definiendo así una estructura de ordenación mas esquemática y comprensible para quien las maneja.

Desde la barra de herramientas (también llamada barra e botones) de Formato, esta estructuración de tareas y subtareas la podemos diseñar mediante los botones de

.

- Modificar la lista de tareas: En un proyecto, es posible modificar el orden de las tareas ya que los procesos de Copiar, Cortar y Pegar están admitidos para el manejo de las tareas.

Programación de tareas. - Programación de tareas. Dependencias. Vínculos en tre tareas: Cuando se tiene la lista de tareas ya debidamente estructurada, es preciso especificar los vínculos entre ellas, es decir sus dependencias entre tareas: Cuándo comienza una tarea respecto a su predecesora... Cuándo se vinculan tareas... Si la duración de una de ellas cambia, se deberán reprogramar las fechas de las demás tareas que la sucedan (tareas sucesoras).

- Establecer relaciones entre tareas: Por defecto MS Project define entre tareas el vínculo o relación de fin a comienzo FC (que es la mas habitual). Esto ya se ha comentado en este capítulo. En vista diagrama de Gantt - Seleccionar las dos tareas a relacionar - Vincular tareas. La operación de vincular tareas se realiza mediante el botón de la barra de herramientas

estándar .

Lo mismo que para establecer vínculos existe un botón, existe otro botón que permite

desvincular tareas: Desvincular tareas .

En un proyecto, es muy frecuente tener que modificar los plazos de las tareas y tener que reprogramar. En ocasiones aparecen las llamadas delimitaciones . Las delimitaciones son restricciones que se fijan respecto a cuando tiene que comenzar una tarea o bien para cuando tiene que estar concluida. (por ejemplo, la tarea estará concluida para antes de tal fecha o bien para tal fecha).

Siempre que se une una tarea a un proyecto, MS Project le asocia una delimitación por defecto. Si la fecha del proyecto ha sido programada a partir de una fecha de comienzo, la delimitación para las tareas es que comiencen lo antes posible (LAP). En el caso de que el proyecto esté programado a partir de una fecha de finalización, al insertar una tarea, de forma predeterminada, esa tarea va a tener la delimitación de que comience lo mas tarde posible (LMTP). Otras delimitaciones que se pueden adjudicar a una tarea son las siguientes:

- NFDD: No finalizar después del... - NCDD: No comenzar después del...

- Superponer tareas o agregar tiempo de posposición entre ellas. Después de especificada la secuencia de tareas, es posible que indiquemos retrasos o posposiciones en la fecha de comienzo de alguna de ellas.

Se denomina tiempo de posposición al periodo de tiempo que se define entre dos tareas vinculadas.

Por ejemplo: Si entre 2 tareas con una vinculación del tipo FC (fin a comienzo) establecemos una posposición de 2 días, esto significará que la segunda de esas dos tareas comenzará 2 días mas tarde de que finalice la primera de ellas. Estos tiempos de posposición , en principio, son valores siempre positivos. Sin embargo si la relación entre dos tareas es de FC pero la segunda tarea, la sucesora, puede comenzar unos días antes, se va a producir un solapamiento en el tiempo con la tarea predecesora. Esto se indica en MS Project como una posposición de valor negativo. A esto se le denomina tiempo de adelanto .

Los tiempos de posposición o de adelanto se pueden especificar como valores absolutos o bien como valores porcentuales de la duración de la tarea en la ficha predecesora de propiedades de la tarea.

- Establecer fechas fijas para el comienzo o final de una tarea. Cuando se desea, independientemente de las relaciones entre las tareas, que una de ellas comience en una determinada fecha, se dice que aparece una restricción o delimitación inflexible. ¿Como se indica?: Para una tarea - Información de la tarea - solapa avanzado - Tipo de delimitación - Fecha de delimitación. También desde el botón de información de la tarea.

.

- Dividir tareas. En ocasiones una tarea es preciso interrumpirla para acometer otras tareas con lo cual, queda en la primera una especie de laguna o interrupción. Queda dividida para ser continuada mas tarde. Generalmente estas divisiones de deben a causas imprevistas como por ejemplo la enfermedad de un trabajador para el que no se dispone de sustituto.

Si mediante arrastres reducimos la división hasta "cerrarla", habremos eliminado esa división.

Por lo tanto y como resumen, quedémonos con estos tres botones: .

Asignar recursos. Es interesante asignar recursos cuando se quiere controlar como intervienen las personas, el equipamiento, y/o los materiales en las diversas tareas del proyecto. Si además, a los recursos les asignamos unos costos, desde MS Project se podrá hacer un seguimiento mas detallado de todo, a niveles económicos.

Si por parte del administrador del proyecto no se introduce información de costos sobre los recursos, MS Project solo considerará las duraciones de las fases del proyecto, basadas en las dependencias entre las tareas.

Se irán introduciendo los recursos en la tabla de recursos: Menú de Ver - Hoja de recursos. Ver - Tabla - Entrada. A continuación se asigna a cada recurso su tipo según ya se ha comentado (material o trabajo).

De cara a poder filtrar (aplicar filtros) posteriormente las tareas que pertenecen a un determinado aspecto, se pueden definir grupos de recursos, aunque a las tareas se asocian recursos y no grupos de recursos.

Recordemos: Podemos definir grupos de recursos pero a las tareas se les asocian recursos.

En cuanto a los calendarios, en principio todos los recursos se acogen al calendario general establecido para todo el proyecto, sin embargo, es posible, en la información de los recursos (de cada recurso) asociar un calendario especial asociado a un recurso por si un determinado recurso no va a estar disponible unos días o bien si lo estará en festivos...

1.- En el Menú Ver - Hoja de recursos - y seleccionamos el recurso cuyo calendario deseamos modificar. 2.- En el Menú Proyecto - Información del recurso - ficha Horario del trabajo. 3.- En el calendario deberemos señalar los días que se desean modificar. 4.- Después, elegiremos o bien Predeterminadas, Periodo no laborable o bien Periodo laborable no predeterminado. (eligiendo predeterminadas, se asume el calendario estándar de MS Project que fue establecido al principio del todo).

Información: En cuanto a calendarios, es posible desde el Menú Herramientas de MS Project definir unos nuevos calendarios base con sus horarios y un nombre (diferentes calendarios cada uno con sus franjas horarias, etc. y cada uno con su nombre), de este modo, si varios recursos se acogen a uno de esos calendarios, bastará con asociar esos recursos a ese calendario base.

Para asignar los recursos a las tareas, estando en la vista de diagrama de Gantt, se selecciona una tarea y se le asignan los recursos correspondientes teniendo en cuenta que a una tarea se la puede asignar mas de un recurso. En este caso, se seleccionarían varios mediante los métodos de selección que conocemos (los propios de Windows utilizando las teclas del teclado Control y Mayús).

Para asignar recursos tenemos el botón: Asignar recursos . A los recursos se les asigna un trabajo que realizan y ese trabajo, se expresa en unidades porcentuales. Un 100% significa que ese recurso se involucra a jornada completa en el proyecto y en esa tarea concreta.

- Duración de las tareas.

Una tarea tiene una duración establecida inicialmente en la tabla de tareas. Si a una tarea se le asocian mas recursos para su ejecución, MS Project, automáticamente le reduce la duración.

Por ejemplo: Si a una tarea se le asigna un recurso que resuelve un trabajo al 100% (por ejemplo un fontanero que trabaja a jornada completa, es decir las 8 horas diarias), si la duración estipulada para la tarea es de 2 días,

y si la jornada laboral es de 8 horas diarias, al asignarle ese recurso dicha tarea se realizará en 2 días (8 horas X 2 días = 16 horas). Hasta aquí normal. Pero si además de ese recurso se le asigna después otro recurso igual (o sea 2 fontaneros a jornada completa), la tarea se llevaría a cabo en la mitad de tiempo, es decir en un día. Requeriría 2 recursos de a 8 horas: 16 horas sí, pero la duración de la tarea se reduciría a 1 día. Esto sucede porque predeterminadamente, MS Project para cada tarea, en sus propiedades, tiene marcada una casilla de verificación denominada Programación condicionada por el esfuerzo. Si se desmarca esa casilla, la duración de la tarea del ejemplo seguiría siendo de 2 días pese a tener el doble de recursos para efectuarse. Esta opción se encuentra en Información de la tarea, solapa Avanzado

. Nota: Si se desea que para todas las nuevas tareas que se definan en el proyecto a partir de un determinado momento se desea tener esa opción desactivada, desde el lugar desde donde se configuran todos los productos Microsoft, es decir, desde Menú Herramientas - Opciones, acudiremos a la solapa Programación y desactivaremos esta casilla, así, las nuevas tareas no estarán condicionadas por el esfuerzo

(inicialmente está activada).

-

Comprobación y modificación de las asignaciones de los recursos.

Desde el Menú desplegable Ver - Uso de recursos podremos ver las asignaciones de recursos a tareas así como comprobar la sobre asignación de recursos. Si el nombre del recurso aparece en rojo es que se encuentra sobre asignado. Es muy conveniente revisar esas asignaciones.

Costos con Ms Project Costos.

Si se desea hacer un seguimiento económico de cara a saber si el proyecto se ajusta a un presupuesto fijado para su ejecución, deberemos asociar costos mediante unas tasas a cada uno de los recursos implicados (a su trabajo). De esta forma, las tareas se cuantifican económicamente y en consecuencia se puede saber cuanto cuesta cada tarea y en definitiva todo el proyecto, se podrán calcular desviaciones respecto al presupuesto inicial... Desde luego, es posible no asociar costos en un proyecto, pero en ese caso no podrá hacerse, como es lógico, un seguimiento económico del mismo.

MS Project permite asociar tasas a los recursos tanto de trabajo como materiales. Las tasas pueden ser de tipo estándar, de horas extras o tasas por uso. La tasa de horas extra no está disponible para los recursos materiales. Para los recursos de trabajo, los tres tipos de tasa están disponibles.

Desde el Menú de Ver - Hoja de recursos - (para introducir un nuevo recurso, ubicarse en la columna Nombre del recurso en la fila correspondiente al nuevo recurso y escribir el nombre para ese recurso. Luego, asociar el tipo de recurso: Trabajo o material)

..

Nota: Si se desea que para todos los nuevos recursos de tipo general o de horas extra las tasas sean unas predeterminadas, desde el lugar desde donde se configuran todos los productos Microsoft, es decir desde Menú Herramientas - Opciones, acudiremos a la solapa General y desde ese lugar especificaremos las tasas (la estándar predeterminada y la predeterminada para horas extras). Para concluir las predeterminaremos desde el botón correspondiente de Predeterminar.

Para los recursos de tipo material, se deberá especificar una etiqueta (siglas que identifican ese material), una unidad de medida (Tonelada, docena, metro lineal...) así como la tasa correspondiente.

- Costos fijos.

Existen algunas tareas que presentan siempre un costo fijo, como por ejemplo los de equipamiento o una subcontrata a destajo (se paga tanto por hacer una tarea de forma cerrada y fija).

- Acumulación de costos.

En Microsoft Project, los costos de recursos se prorratean de forma predeterminada. Su acumulación se distribuye a lo largo de la duración. Sin embargo, puede cambiar el

método de acumulación para que los costos de recursos tengan efecto o bien al comienzo o bien al final de la tarea.

Menú Ver - Hoja de recursos - cuando estamos viendo los recursos en forma de tabla (Ver - Tabla) - Acumular.

Nota: Las tasas se asocian a los recursos y los costos fijos a las tareas.

- Estudio de costos.

Ver - Hoja de recursos - Tabla de costos.

Se pueden mostrar hojas de costos, costos acumulados, gráficas de recursos...

En el Menú de Proyecto - Información del proyecto - Estadísticas - Costo actual. Se pueden comparar el campo previsto y el campo real para ver las diferencias entre lo previsto y lo que realmente acontece en el aspecto económico en un determinado momento del proyecto, es decir si se ajuntan a las previsiones.

También desde ese punto, se pueden comparar los valores del campo actual y el campo restante, de ese modo se podrá comprobar si se dispone de liquidez para acometer el resto del proyecto hasta el final del mismo.

Revisión del proyecto. Después de introducidas las tareas, de haber sido relacionadas unas con otras y engarzadas en el tiempo, después de haber introducido los recursos y de haber asignado a éstos los costos correspondientes, es necesario revisar si por ejemplo los plazos están bien definidos. Revisar el proyecto para cada uno de los momentos estratégicos llamados hitos. Si la fecha final del proyecto se ajusta a la real. Recorriendo las diversas vistas que MS Project proporciona, revisaremos las tareas y los recursos desde sus tablas correspondientes. Se hará un seguimiento de la ruta crítica...

Podemos obtener información general acerca de las fechas de comienzo y final del proyecto y ver cuándo se realizarán las fases principales, acercando y alejando el Diagrama de Gantt mediante los zooms.

Menú Ver - Diagrama de Gantt // Menú Ver - Zoom.

También se puede ajustar el zoom desde los botones correspondientes de acercar o

alejar. .

Revisar, tras modificar los parámetros del proyecto, las fechas de inicio y finalización es muy conveniente.

Menú Proyecto - Información del proyecto - Estadísticas.

Aparecen las fechas de comienzo y fin del proyecto, así como el trabajo y el costo total.

- Identificar la ruta crítica.

Como ya se ha comentado, la ruta crítica es la marcada por aquellas tareas cuya modificación en su duración (recordemos que pueden existir demoras) afecta directamente sobre la fecha de finalización del proyecto. Es importante mimar el seguimiento de estas tareas y para ello MS Project cuenta con la posibilidad de realizar un filtrado de tal manera que solamente se vean como protagonistas dichas tareas:

Menú Ver - Diagrama de Gantt. La ruta crítica se manifiesta como unas tareas con un formato diferente. Dicho formato se puede modificar mediante el asistente para diagramas

de Gantt que tiene el programa MS Project. Asistente para diagramas de Gantt .

Los filtros de establecen desde el Menú de Proyecto - Filtro para - Tareas críticas.

- Utilizar las vistas diferentes.

- Personalizar las vistas.

Esto es posible desde Menú Ver - Vistas - Mas vistas así como Menú de Ver - Tabla - Mas tablas.

- Filtrado de información.

Si deseamos concentrarnos únicamente en determinadas tareas o recursos de la vista activa, podemos aplicar un filtro a dicha vista. Podemos especificar que el filtro muestre o resalte sólo aquellas tareas o recursos que cumplan los criterios que establezcamos.

Nota: No se pueden aplicar filtros de tareas a vistas de recursos o aplicar filtros de recursos a vistas de tareas. Existen Autofiltros que mediante unos triangulitos a la derecha de cada titulo de campo nos permiten establecer las condiciones o criterios "in situ" de forma cómoda. Igual que en Access o Excel (si se conocen).

- Ordenación de los datos.

Desde el Menú de Proyecto - Ordenar - Ordenar por.

Existen múltiples posibilidades de ordenación que serán estudiadas a fondo en el capítulo correspondiente de este curso.

Ajustes de la programación. Después de plasmar todos los elementos que se acaban de describir en el guión anterior (los pasos que hemos descrito), es posible que tras revisar todo, la fecha límite del proyecto no se vea cumplida. Por este u otros motivos, es posible, es frecuente tener que reconducir el proyecto: Revisar los plazos de las tareas que componen la ruta crítica, ver si es posible adelantar o marcar un tiempo de adelanto a ciertas tareas, si hay fechas que se deben cumplir de forma ineludible, es decir, establecer unas delimitaciones , si existen recursos sobre asignados, si otros recursos se pueden reasignar... Por estos u otros motivos, va a ser preciso reajustar el proyecto siempre de cara a conseguir el objetivo propuesto inicialmente en el proyecto, en el plazo y bajo el presupuesto establecidos en el plan inicial.

- Comprobar la dependencia entre tareas.

MS Project, en principio, cuando se vinculan dos tareas, el tipo de vínculo que establece es de fin a comienzo. Quizás sea preciso modificar el tipo de vínculo entre algunas tareas de cara a reducir y adelantar la fecha de fin de proyecto, es decir estructurar de nuevo los vínculos entre ciertas tareas.

Esto se realiza, estando en la vista de diagrama de Gantt y haciendo doble clic en la línea de vínculo que une las dos tareas en cuestión.

Nota: Aparecerá el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas . Si nos aparece el cuadro de diálogo Estilos de barra , probablemente esto se deba a que no hemos hecho clic exactamente en el vínculo entre tareas y tendremos que cerrar el cuadro de diálogo y hacer doble clic de nuevo en dicho vínculo.

Si revisando el diagrama de Gantt observamos que dos tareas se pueden realizar simultáneamente, la dependencia entre ellas quizás nos convenga cambiarla a de tipo comienzo - comienzo (CC), mientras que si dos tareas deben finalizar en la misma fecha, la dependencia la cambiaremos a fin - fin (FF). Estos cambios repercutirán probablemente en la ruta crítica por lo que la fecha de final del proyecto se va a ver modificada favorablemente.

- Posposiciones o adelantos de tareas. Solapamiento s de tareas.

Desde la propia ventana que aparece al hacer doble clic sobre la línea de vínculos también se pueden modificar los tiempos de posposición (en valores absolutos -tantos días- o bien en forma de porcentajes del tiempo total de las tareas). Un adelanto es, como ya hemos comentado una posposición negativa (-2 en valor absoluto o bien -20% en forma de porcentaje respecto de la duración de la tarea predecesora).

Por ejemplo: Los instaladores de las líneas telefónicas e informáticas, pueden comenzar a cablear las tomas de teléfonos y ordenadores antes de terminar de panelar en madera las paredes, podemos por lo tanto, aprovechar el tiempo de forma más eficaz empezando la tarea "Cablear tomas de telefonía e informática" a mitad del proceso de panelado de paredes que involucra las salidas para los enchufes con las tomas de línea (se pueden poner las tomas después de paneladas esas zonas, pero sin necesidad de esperar a terminar por completo el panelado y remate de todas las paredes del local). Para ello, se configura un tiempo de adelanto entre la terminación de "Panelado de paredes" y la de "Cablear tomas de telefonía e informática". Así se habrá adelantado en una pequeña parte la finalización de estas tareas y quizás también se habrá adelantado la fecha de finalización del proyecto.

Mediante estos ajustes se obtiene un modelo más exacto de la forma en la que se va a realizar el trabajo.

Asignación de más recursos a las tareas.

Esta es una forma eficaz de reducir los tiempos de programación. Si se asignan mas recursos a las tareas, como ya hemos comentado, el tiempo que se emplea para realizarlas se reduce (si se necesitan 2 días con un operario para realizar una tarea, quizás con 2 operarios, el tiempo se reduzca a un día).

Desde el Menú Ver - Recursos se pueden observar las asignaciones de recursos y tareas para ver las disponibilidades.

Recordemos: La situación de la casilla de verificación de Condicionada por el esfuerzo incide en la forma en que el proyecto es afectado por el aumento de asignaciones de recursos a una tarea.

División de tareas.

Como ya hemos comentado es posible establecer "cortes" en la realización de ciertas tareas (por ejemplo es preciso dejar 1 día antes de dar una segunda mano de pintura sintética a las columnas).

Guardar el Plan. A medida que se avanza en el proyecto es preciso almacenar el plan en un dispositivo seguro como por ejemplo el disco duro del ordenador.

Al guardar un proyecto es interesante hacerlo con lo que se ha dado en llamar la línea de base . La línea de base es como un guión con la trayectoria de todo el proyecto. Gracias a la línea de base es posible establecer comparaciones del proyecto de MS Project frente a la evolución real del mismo:

- Como marchan las tareas respecto a lo programado. - Que trabajo han realizado los recursos. - Si el presupuesto se atiene a lo previsto.

Para poder realizar estos seguimientos, MS Project se apoya en los conceptos de plan previsto (el plan original que inicialmente se estipuló -hasta 11 se pueden almacenar pro proyecto-), plan provisional (conjunto de fechas de comienzo y de fin que en un punto determinado del proyecto pueden ser guardadas -hasta 10 se pueden almacenar por proyecto-) y plan actual (es el real que tiene lugar en un momento dado).

Es posible guardar hasta 11 líneas de base diferentes. La información de línea de base se almacena en los campos Comienzo previsto, Fin previsto, Trabajo previsto, Duración prevista y Costo previsto.

La operación se hace desde el Menú de Herramientas - Seguimiento - Guardar línea de base.

Las líneas de base también se pueden borrar.

Para poder hacer las comparaciones, en determinados puntos o momentos del proyecto es posible guardar planes provisionales desde el mismo panel anterior.

Información: Un plan provisional guarda las fechas de comienzo y fin de las tareas en los campos Comienzo y Fin. Podemos mostrar estas fechas de plan provisional agregando los campos Comienzo y Fin a una tabla. Pero esto ya se verá mas adelante.

Conclusión.

Si hasta este punto de este primer capítulo, las ideas principales han sido asimiladas, es ahora el momento de repasar los conceptos mas importantes que han surgido mediante el siguiente glosario de términos, en caso contrario, recomiendo volver a estudiar de nuevo y desde el principio los conceptos que se han expuesto ya que la gestión de proyectos quizás sea algo nuevo y que, como a mi, al principio cuesta bastante comprender en su terminología y conceptos, retener y asimilar.

A la vista de todo lo anterior, el programa MS Project en definitiva, nos permite organizar nuestros proyectos, introduciendo en él lo que antes anotábamos, esquematizábamos y calculábamos a mano. Nos aporta una serie de tablas, gráficas y paneles desde los que podremos introducir todas esas informaciones recopiladas y tener una visión global de, por un lado las tareas, por otro lado los recursos y por otro los costos de los recursos. Con MS Project nos resultará fácil alterar cualquiera de los elementos que intervienen en el proyecto siendo recalculado de forma automática el proyecto completo. Las fechas se actualizan también de forma automática solo con modificar una duración, establecer una delimitación o bien una demora. De los tiempos y plazos podemos hacer sencillos seguimientos. En suma, este programa, que además mantiene la filosofía de trabajo del resto de las aplicaciones Microsoft que quizás conozcamos (Word, Excel, Access, Internet Explorer, Front Page...) es una potente herramienta que a partir del próximo capítulo vamos a desmenuzar progresivamente. Ánimo.

Glosario de términos de Ms Proyect. A lo largo de este capítulo, han aparecido términos como los siguientes. No es conveniente avanzar de capítulo sin tenerlos claros y saber, al menos, dar una definición exacta (aunque sea con nuestras palabras y "a nuestra manera") de cada uno de ellos. ¿De acuerdo? -Podemos ir tapando las definiciones antes de decirlas-

Ámbito: Conjunto de tareas necesarias para conseguir el objetivo del proyecto.

Ámbito del producto: Conjunto de características, funciones, especificaciones y calidad final que tiene dicho producto una vez terminado.

Ámbito del proyecto: Trabajo requerido para realizar el proyecto y conseguir el objetivo, el producto final.

Coste: Delimitación económica en la que se basa el desarrollo del proyecto.

Demora: Lapso de tiempo en que una tarea puede variar su fecha de comienzo respecto a la fecha fijada inicialmente para esa tarea. Las demoras pueden ser totales y permisibles dependiendo de si no alteran o afectan a la fecha final del proyecto o a la fecha de las demás tareas, respectivamente.

Hito: Punto de control de objetivo intermedio antes de que el proyecto finalice.

Incremento de ámbito: Ampliación del ámbito del proyecto que generalmente repercute en mayor coste y mayor duración.

Objetivo: Meta final objeto del proyecto. Resultado que debe obtenerse. Puede ser un producto o un servicio.

Producto o servicio: Objetivo final de todo proyecto. Será único y deberá satisfacer a un mercado.

Proyecto: Secuencia de tareas programadas y planificadas con un fin: Obtener un producto único.

Recurso: Elemento necesario para llevar a cabo una tarea.

Ruta crítica: Es la serie de tareas que no admiten márgenes de demora porque su modificación en fechas repercutiría a la fecha final del proyecto. A éstas tareas se les llama tareas críticas.

Tarea: Elemento que define el alcance o ámbito del proyecto. Se pueden dividir en fases.

Tiempo: Una de los tres componentes fundamentales del triángulo del proyecto. Semanas, días, horas y/o minutos necesarios para llevar a cabo las tareas objeto del proyecto.

Triángulo del proyecto: Representación geométrica en la que intervienen los tres elementos fundamentales de todo proyecto: Ámbito, duración y coste. En él se aprecia que cualquier modificación de tamaño en uno de los lados, repercute en uno o en los otros dos lados del triángulo.

En este apartado de ejercicios (y cada capítulo del curso tendrá el suyo), deberemos realizar TODOS los planteamientos propuestos con el fin de dejar perfectamente asentados los conceptos que a lo largo de los capítulos se van desarrollando. La práctica es la base de la asimilación ¿de acuerdo? Pues adelante.

Ejercicio 1 (Primeros contactos con el programa) 1.- Crear desde el Explorador de Windows una carpeta en el disco duro del ordenador llamada "Ejercicios Proyectos " donde iremos almacenando a lo largo de los capítulos, los archivos con los proyectos propuestos. 2.- Ejecutar Microsoft Project. 3.- Almacenar en la carpeta "Ejercicios Proyectos" (C:\Ejercicios Proyectos), el nuevo archivo con el nombre "Ejercicio1.mpp". 4.- Introducir para este proyecto, en el panel de propiedades , el nombre del autor (el del alumno) así como algunos comentarios. 5.- Establecer como fecha de comienzo para el proyecto el día 1 de septiembre de este año. 6.- Visualizar el calendario de trabajo (sin modificarlo). 7.- Ubicarse en la vista diagrama de Gantt. 8.- Introducir las siguientes tareas con sus duraciones:

9.- Seleccionar todas las tareas y vincularlas mediante el botón de vincular tareas . 10.- ¿Que fecha queda como fecha de final de proyecto por ahora? ¿Es el día 29 de octubre? 11.- Cambiar el tipo de vínculo entre la tarea-2 y la tarea-3 a tipo CC (comienzo a comienzo). 12.- ¿Que fecha queda como fecha de final de proyecto por ahora? ¿Es el día 15 de octubre? 13.- Introducir para la tarea-3, una división de tarea el martes 14 de septiembre hasta el jueves 16 de septiembre. 14.- ¿Que fecha queda como fecha de final de proyecto por ahora? ¿Es el día 19 de octubre? 15.- Guardar la línea de base del proyecto. 16.- Guardar el archivo de proyecto. 17.- Cerrar el proyecto. 18.- Abrir de nuevo el archivo de proyecto. 19.- Comprobar desde el Explorador de Windows el tamaño y extensión del archivo generado

Capítulo 2 Introducción a Microsoft Project 2003

La nueva familia de productos Microsoft Office Project 2003 incluye los programas fundamentales para cubrir necesidades de trabajo que van desde un entorno monousuario desde el que planificar los proyectos, hasta un entorno de trabajo basado en intranets donde se comparten las informaciones entre un equipo de personas colaboradoras.

Intranet: Lugar virtual (como si fuera una web o conjunto de páginas web) en Internet, o en una red local o bien en una red remota de empresa, en donde se dispone de un conjunto de información que es compartida por todos aquellos usuarios de una compañía, con un acceso restringido a la misma mediante el uso de claves y contraseñas. La empresa publica sus informaciones en la intranet y los comerciales, los delegados, los colaboradores de la empresa, acceden a esa información entrando y visitando con sus claves secretas, la intranet. Actualmente es una de las formas mas eficaces de compartir información actualizada y en tiempo real entre un colectivo de personas. (Listas de precios, ofertas puntuales, relación de comerciales, ventas en tiempo real, progreso de un proyecto...) Ejemplos de acceso a intranet son los apartados SUPERVISIÓN o bien SEGUIMIENTO de la página web www.adrformacion.com.

que desemboca en:

Los productos de Microsoft Office Project 2003, son los siguientes:

- Project Standard 2003 es la nueva versión del programa central de administración de proyectos de Microsoft. Dispone de herramientas conocidas y sencillas de utilizar. Project Standard nos permite administrar proyectos de forma independiente en el escritorio de un entorno monousuario. Con Project Standard, podemos planear, administrar y comunicar información de los proyectos, si cabe, con más eficacia que antes. - Project Professional 2003 (con el que vamos a desarrollar este curso), Project Server 2003 y Project Web Access están diseñados para trabajar conjuntamente para formar la solución de Microsoft para la Administración de proyectos empresariales (EPM, Enterprise Project Management). Esta solución permite que las organizaciones sincronicen y compartan las iniciativas empresariales, proyectos y recursos para obtener mejores resultados empresariales. Mediante las flexibles capacidades de informes y análisis de la solución EPM, las empresas disponen de información sobre la que se puede actuar para ayudar a optimizar los recursos, asignar prioridad al trabajo y alinear los proyectos como una cartera con los objetivos generales de la empresa.

En este capítulo tomaremos contacto con las principales pantallas de MS Project (a partir de ahora nos referiremos de este modo a MS Project Professional 2003), así como con sus diferentes elementos. Nos familiarizaremos con sus vistas principales y sus barras de herramientas. Aprenderemos a desenvolvernos con el entorno y tomar confianza con este, para algunos, nuevo programa.

Generalidades. Una vez conocidos los términos y posibilidades que este programa pone a nuestro alcance como administradores de proyectos, es el momento de conocer de cerca sus pantallas, su aspecto (también llamado interfaz), sus barras de botones, etc... Como ya hemos comentado, la filosofía de trabajo y ubicación de las operaciones generales a lo largo de los menús desplegables, se mantiene como en el resto de los productos Microsoft.

La versión con la que vamos a realizar este curso es la del reciente MS Project 2003 pero la compatibilidad con las versiones anteriores, de no disponer de la versión 2003, es prácticamente total. No existe, por lo tanto, inconveniente en poder seguir este curso si disponemos de otras versiones anteriores tales como MS Project 2000 o bien MS Project 98. La forma de trabajar es, afortunadamente para nosotros, idéntica. Ánimo por lo tanto.

El programa MS Project se instala desde el CD correspondiente, ahora como producto integrado en el conjunto de aplicaciones informáticas de oficina Microsoft Office Project 2003.

Es posible tener instaladas simultáneamente dos versiones diferentes del programa en el disco duro del ordenador, evidentemente en carpetas distintas. Es en el proceso de instalación donde se decide en que carpeta ubicarlo. Veamos:

En el caso de la instalación de MS Project 2003, la ubicación, por ejemplo, es la carpeta señalada en Dirección (de la siguiente imagen), y el archivo principal del programa se llama WINPROJ.EXE. Es el que aparece en segundo lugar en la siguiente pantalla (a la derecha). La vista corresponde al Explorador de Windows.

En el caso de que la instalación sea de MS Project versión 2000, la ubicación por ejemplo, es la carpeta señalada en Dirección, y el archivo principal del programa es en este caso WINPROJ.EXE que aparece en primer lugar en la lista de archivos de la siguiente pantalla (a la derecha):

Después de la instalación, aparecen en el escritorio los iconos de nos proporcionan acceso directo al programa:

Una vez cerrado el Panel de Tareas Inicio , es aconsejable visualizar en el lateral izquierdo de la pantalla de MS Project la barra de vistas . Se trata de una franja vertical en el borde izquierdo de la pantalla en la que mediante iconos es sencillo cambiar el modo en que se ven las informaciones que brinda el programa. La barra de vistas se visualiza o no visualiza cambiando el estado de la opción siguiente:

Menú Ver - Barra de vistas: . Si se encuentra marcada es que se está visualizando dicha barra.

Vamos a realizar una breve descripción de las partes principales de la pantalla inicial de MS Project. La pantalla mostrada debería ser la inicial que se recomienda tener al comienzo de una sesión de trabajo:

Barra de título. La barra de título , es como para cualquier programa, la que presenta el nombre del programa así como el nombre del archivo actual de trabajo. Cuando el usuario aún no ha guardado con ningún nombre un archivo de proyecto, el nombre por defecto que se le asigna es Project1 (recordemos que en Word es Documento1, que en Excel es Libro1...). De desear archivar el proyecto con ese u otro nombre en la carpeta deseada de la unidad de disco deseada, el propio programa le adjudica la extensión .MPP (Microsoft Project Proyecto). Así por ejemplo "Mi proyecto1.mpp" es un nombre correcto de archivo de proyecto creado con MS Project. A la derecha de la barra de titulo disponemos de los botones de minimizar, restaurar y cerrar el programa respectivamente , acciones que también podemos efectuar desde el menú de control que se despliega haciendo clic en el botón de control que está a

la izquierda del todo de la barra de título .

Información: De desear almacenar un archivo como plantilla (con la misma idea de plantillas que en el resto de las aplicaciones Microsoft), la extensión adjudicada será .MPT (Microsoft Project Template) -Template significa plantilla en inglés-. En este caso, la carpeta por defecto para archivar la plantilla de proyecto será la carpeta Plantillas de Microsoft Office y dependiendo de la versión de MS Project, la ruta en el disco duro será una u otra. En el caso de la versión 2003 la ruta para la carpeta plantillas es la siguiente para un usuario llamado Luis (sesión de

Windows iniciada para el usuario Luis):

Barra de menús y menús contextuales.

La barra de menús desplegables es desde la cual, desplegando sus menús mediante clic o doble clic, disponemos de todas las opciones y posibilidades del programa.

La sintaxis de los menús de MS Project es la siguiente:

Menú con clic de punta de flecha hacia la izquierda. Al hacer un clic sobre una opción se

desplegará el menú de Project .

Opción de menú con puntos suspensivos. Al hacer un clic sobre esta opción aparecerá un cuadro de diálogo en el que es posible llevar a cabo distintas operaciones

. (Los puntos suspensivos significan que hay algo mas...)

Opciones sin puntos suspensivos. Al hacer un clic sobre esta opción se llevará a cabo la

operación concreta. .

Opciones con una ventana izquierda sensible. En este caso el usuario puede hacer un clic en la casilla a la izquierda de la opción y activarla o desactivarla. Una opción activada

tiene un símbolo de verificado .

Opciones con triangulito por la derecha. Son opciones que al elegirlas ofrecen otro

submenú .

El método más rápido para acceder a los menús de MS Project es hacer un clic con el ratón sobre las distintas opciones. Si en algún caso se desea activar una opción del menú utilizando el teclado se deben pulsar simultáneamente las teclas ALT y la letra subrayada del menú al cual se quiere acceder. Si queremos, por ejemplo, acceder al menú de Ver bastará con pulsar simultáneamente la tecla ALT y la tecla V. Esto lo representaremos desde ahora con ALT+V.

Otro método para acceder a los menús desde el teclado es activar la barra de menús pulsando la tecla de función F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante la flechas de movimiento (también del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla ENTER cuando estemos sobre la opción.

Menús contextuales . Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón en un lugar de la pantalla. Dependiendo de la posición del puntero del ratón, el menú contendrá unas opciones u otras. Se podría decir que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos encontramos.

A la derecha de la barra de menús, aparece un pequeño panel (que muestra el mensaje: "Escriba una pregunta" en gris) que nos permite escribir alguna pregunta sobre el programa en caso de dudas. Esto enlazará con la ayuda del programa para tratar de responder a dicha pregunta. A la derecha del todo de la barra de menús, otro botón de cerrar sirve para cerrar el proyecto con el que estemos trabajando ahora (documento actual). Pero, de hacer esto, nos quedaríamos dentro del programa: Cerramos al documento pero no el programa. Es el botón de cerrar de arriba del todo a la derecha (como hemos visto) el que cierra el programa MS Project. Por lo tanto uno cierra el programa (el de arriba del todo) y el otro cierra el proyecto vigente o actual dentro del programa.

Los menús desplegables de MS Project son los siguientes:

- Menú de Archivo : Contiene las acciones a realizar con el proyecto en uso (los proyectos se almacenan en disco como archivos. Cada proyecto será un archivo). Abrir un proyecto, guardar el proyecto actual, imprimirlo, enviarlo por correo electrónico a un destinatario, propiedades del proyecto en uso... - Menú de Edición : Operaciones tales como cortar, copiar, pegar, pegados especiales, buscar, ir a, reemplazar, vincular y desvincular tareas, dividir tareas... - Menú de Ver : Permite cambiar las vistas (cosa que también se puede hacer desde la barra de vistas de la izquierda -de tenerla mostrada-), manejo y personalización de barras de herramientas, encabezados y pies de cara a imprimir, por ejemplo un diagrama de Gantt, cambiar los zooms... - Menú de Insertar : Desde él insertaremos tareas, recursos, tareas repetitivas (que se repiten a intervalos de tiempo regulares), insertaremos un proyecto dentro del actual (con

vinculación o sin vinculación ) reorganizándose todo el proyecto, permite insertar objetos varios, hipervínculos, columnas en la hoja de la vista actual... - Menú de Formato : Operaciones que tienen que ver con la forma estética (formatos) de las vistas tales como fuentes, estilos, colores... - Menú de Herramientas : Desde aquí se configura el programa como ya hemos visto en alguna acción, se configuran y asignan los recursos, se establecen los calendarios del proyecto, se establecen los seguimientos sobre el proyecto actual... - Menú de Proyecto : Sus opciones aportan informaciones sobre el proyecto, permite ordenar, establecer y aplicar filtros, esquematizar (hacer esquemas) tareas, agrupar tareas... - Menú de Colaborar : Permite trabajando con una aplicación complementaria a MS Project llamada MS Project Server, compartir la información del proyecto con otros miembros del equipo del proyecto. Estos aspectos se realizan mediante opciones de este menú. - Menú de Ventana : Simultanear la visualización de varios proyectos abiertos en mosaico, cambiar de uno a otro... (como siempre se ha actuado con este menú). - Menú de Ayuda (?) : Presenta las posibilidades para buscar ayudas sobre aspectos del programa. Trae una novedosa herramienta para detectar y reparar posibles problemas con el propio programa MS Project. Se configura y gestiona el asistente del Office (el muñequito ayudante en forma de clip que suele aparecer por pantalla ofreciéndonos sus servicios de ayuda).

Barras de herramientas. También llamadas barras de botones, permiten realizar de una forma rápida y por medio del ratón algunas de las opciones de uso mas frecuente de Word. Estos botones sirven para agilizar la realización de estas tareas mediante un simple clic con el ratón (tenerlas mas "a mano"). El número de barras de herramientas visibles en pantalla es variable, las barras de herramientas también se pueden personalizar. (agregar botones, cambiarlos de posición, eliminar botones que nosotros no utilizamos...).

Las barras de botones que se recomienda inicialmente tener debajo de la de menús desplegables son la Estándar y la de Formato (como en la imagen). La primera, la

estándar, comienza con un botón que tiene dibujado un folio en blanco y la segunda, la de formato, tiene en su zona central los botones que permiten dar forma a los textos es decir, formato a los textos: negrita: N, cursiva: K y subrayado: S.

Gestión de barras de herramientas. Visualizar una barra de herramientas. Activar la casilla izquierda (mediante clic) de la barra de herramientas elegida en el Menú desplegable de Ver - Barra de herramientas.

Ocultar una barra de herramientas. Desactivar con un clic la casilla a la izquierda de la barra de herramientas elegida en el Menú de Ver - Barra de herramientas.

También se puede ocultar una barra pulsando el botón cerrar de la misma cuando no está fusionada o "aparcada" con los bordes de la ventana de documento.

En resumen, para comprobar que barras de herramientas tenemos "sacadas", lo podemos hacer de dos formas: 1- Desde el Menú de Ver - Barras de Herramientas (las que estén marcadas son las que están visualizadas). En principio las mas normales para tener en pantalla son la Estándar y la de Formato. 2- Haciendo clic con el botón derecho del ratón en cualquier botón de cualquier barra (llegamos al mismo panel).

Mover una barra de herramientas. Cualquier barra de herramientas o botones, tiene a su izquierda del todo, un pequeño "nervio" gris o "palito" en relieve (en la versión 2003 es

una pequeña línea vertical punteada ), desde donde podemos arrastrar dicha barra de botones a otro "flanco" de la pantalla. Al sobrevolar dicho relieve, aparece una flecha cuádruple, que llamaremos cuatriflecha, lo cual manifiesta la posibilidad de arrastrar en cualquier dirección de la pantalla dicha barra de botones.

A partir de ahí, decir que podemos arrastrarlas (las barras de herramientas) a cualquier posición de la pantalla o bien dejarlas "flotantes" a modo de pequeña ventana por el medio de la pantalla. Si las dejamos flotantes, presentarán una pequeña barra de título, de color azul marino o gris (según versión de Word) con el nombre de la barra de herramientas, y desde donde como con todas las ventanas de Windows, podremos desplazarla arrastrando hacia donde queramos incluso "arrimando" a un lateral o zona de la pantalla, "aparcarlas" o fusionarlas debidamente. Comprobamos que se acoplan automáticamente. También podemos variar el tamaño vertical u horizontalmente arrastrando desde sus bordes como cualquier ventana Windows.

Guía de proyectos. Se trata de una barra de herramientas (visualizable o no) que cuando se tiene cierto rodaje con el programa nos permite acceder rápidamente a las operaciones mas habituales relativas a tareas y recursos así como las que nos posibilitan realizar un

seguimiento de los proyectos. También tener acceso a los diversos tipos de informe de que dispone el programa.

El primer botón de esta barra, nos coloca en el lateral izquierdo de la vista actual del programa el panel de Guía de proyectos . Se trata de un panel, desde el que a modo de guión y a modo de asistente nos permite seguir unos pasos en secuencia, idóneos para una buena planificación de un proyecto.

Presenta ...

Nota: El que la barra de herramientas llamada Guía de proyectos aparezca o no, inicialmente en pantalla al ejecutar el programa MS Project, depende del estado de la casilla de verificación

que se encuentra bajo la solapa Interfaz del panel accedido desde Menú de Herramientas - Opciones.

Barra de vistas. Se activa o no desde la opción correspondiente del Menú Ver. Coloca en el lateral izquierdo de la pantalla de MS Project una tira vertical de elementos (en forma de iconos) que permiten de forma rápida cambiar el aspecto, aquí llamado vistas , del programa. Podemos pasar rápidamente a ver el calendario, la vista diagrama de Gantt, el diagrama de red, las hojas de recursos... Desde luego hay usuarios que la desactivan porque a sus posibilidades tenemos acceso desde otros menús del programa y sin embargo no "les come" sitio en pantalla.

Las vistas que podemos alternar en pantalla mediante esta barra de vistas son las siguientes:

- Calendario: Calendario temporal que muestra las tareas y sus duraciones. - Diagrama de Gantt: Listado de tareas a la izquierda y diagrama de barras horizontales (de Gantt) a la derecha. Desde aquí se programan las listas de tareas. - Diagrama de red: Antes llamado diagrama de Pert. Muestra las tareas y sus dependencias en forma de rectángulos relacionados. Desde esta vista se puede apreciar la ruta crítica de un proyecto.

- Gantt de seguimiento: Muestra la línea base del proyecto. Permite comparar lo programado (línea base) con la programación actual en un proyecto en modo diagrama de Gantt. - Uso de tareas: Lista de tareas con los recursos asignados para cada tarea. Visualiza recursos frente a tareas. - Gráfico de recursos: Vista que muestra las asignaciones y costos de los recursos del proyecto. Recursos y grupos de recursos a lo largo del tiempo en forma de gráfica. - Hoja de recursos: Todo lo relativo a los recursos se gestiona desde esta vista. - Uso de recursos: Vista que muestra las tareas agrupadas bajo cada recurso. Permite estudiar los costos de los recursos, así como las cargas de trabajo para los distintos recursos. - Mas vistas: Otras vistas de las que dispone MS Project.

Nota: La vista con la desarrollaremos el trabajo inicialmente a través del programa MS Project va a ser la vista DIAGRAMA DE GANTT .

Zona de vista. El espacio de trabajo en MS Project se denomina vista . El programa dispone de numerosas vistas y cada una permite la entrada, edición de información, visualización y análisis de datos del proyecto. La vista predeterminada y mas práctica en principio es la vista de diagrama de Gantt . Las vistas las podemos también cambiar desde el las posibilidades del menú de Ver. En este menú tenemos la opción de Mas vistas... para otras vistas menos utilizadas pero que también están en el programa.

Las vistas muestran en pantalla la información en forma de tabla. En dichas tablas, la información se ubica, a modo de hoja de cálculo, en celdas, filas y columnas.

Información: Si tenemos en una hoja de Excel, una relación de tareas o recursos, por ejemplo recibida mediante e-mail, podemos desde Excel, tan sencillamente como copiando y pegando, traer datos a la tabla correspondiente de la vista actual en MS Project.

Copiar y pegar de Excel a MS Project

Las tablas de las vistas se recorren visualmente en pantalla ayudados de las barras de desplazamiento.

En resumen, primero se elige una vista (por ejemplo desde la barra de vistas), en esa vista, se decide visualizar una determinada tabla (Menú de Ver - Tabla), y una vez visualizada una tabla, dependiendo de la que sea, se puede optar por visualizar unos u otros detalles o campos en ella (Menú de Formato - Detalles).

Barras de desplazamiento. Las barras de desplazamiento horizontal son independientes para cada tabla o zona de pantalla. Por ejemplo en la vista diagrama de Gantt podemos desplazar horizontalmente la barra de desplazamiento de la tabla de las tareas (a la izquierda), mientras la gráfica de las tareas (a la derecha) permanece inmóvil.

Sin embargo, la barra de desplazamiento vertical de la derecha es común para la zona izquierda y derecha de la vista. Desplaza ambas zonas simultáneamente y de forma sincronizada.

La línea separadora entre la zona izquierda y zona derecha, la podemos arrastrar como siempre en Windows para dar mas anchura a la zona que se desee (bien zona izquierda o bien zona derecha).

Barra de estado.

En la zona inferior de la pantalla aparece esta barra indicando aspectos como si se tienen bloqueadas las teclas mayúsculas, si estamos para editar en modo insertar o en modo sobrescribir... Nada especial que mencionar.

Recorrido inicial por la pantalla

Combinaciones de vistas. Mediante la opción del Menú Ventana - Dividir , podremos dividir horizontalmente la vista actual en dos zonas: La parte superior y la zona inferior. De esta forma, mediante la barra de vistas y tras posicionarnos en una de las dos zonas (arriba o abajo) podremos visualizar, por ejemplo en la parte superior de la pantalla de nuestro proyecto la vista diagrama de Gantt mientras que en la zona inferior de la división, la hoja de recursos. Esta es una sencilla manera de mostrar mas información en pantalla para un proyecto.

Para deshacer la división (para quitarla), bastará con colocarse en la vista que se desea mantener y entrar de nuevo a Menú ventana - Quitar división

Ejercicio 1 1.- Configurar el programa, para que al ejecutarlo, inicialmente no presente el panel de tareas inicio. 2.- Visualizar la barra de vistas (de no estar activada). 3.- Personalizando, insertar un botón en la barra de herramientas de formato detrás del botón de subrayado, el botón que permite acceder a los informes de MS Project (pertenece a la categoría Ver),

4.- Desplazando, colocar en vertical en el lateral derecho de la pantalla la barra de herramientas de formato y en horizontal en la parte inferior de la pantalla la barra de herramientas estándar. 5.- Presentar la barra de herramientas de Guía de proyectos. 6.- Dejar el programa configurado para que inicialmente no se presente la Guía de proyectos. 7.- Dividir horizontalmente la pantalla. 8.- Colocar las barras de herramientas de nuevo horizontalmente en la parte superior (primero la estándar y debajo "en paralelo" la de formato. 9.- Quitar la barra de herramientas Guía de proyectos. 10.- Eliminar de la barra de herramientas de formato el botón que da paso a los informes y que fue insertado en el paso 3.

Capítulo 3 Creación de un Proyecto

Comenzamos aquí, el trabajo real con MS Project. En este capítulo aprenderemos a crear un archivo de proyecto, revisar sus propiedades e información asociada, a guardarlo, cerrarlo, abrirlo así como protegerlo mediante contraseña (entre otras cosas). También hablaremos de conceptos de Windows fundamentales para el correcto uso de los archivos y también de los archivos de plantilla. Comenzamos.

Creación de un archivo de proyecto. Tras ejecutar el programa, aparece en pantalla una vista diagrama de Gantt (la vista por defecto en MS Project) con un proyecto vacío nuevo y en blanco como base para empezar a trabajar en un nuevo proyecto (este proyecto inicial es llamado Project1.mpp inicialmente). También aparece el panel de tareas inicio que nos permite, en su parte inferior, abrir un archivo de proyecto ya existente y almacenado en disco, o bien crear un archivo de proyecto nuevo. En este segundo caso (el de crear un archivo de proyecto nuevo) podremos optar por crear un proyecto nuevo bajo dos posibilidades:

• A partir de un proyecto ya existente (archivo .MPP en disco). Muestra los nombres de los mas recientes proyectos utilizados y permite mediante la opción Mas... examinar en los discos en busca del archivo deseado que se utilizará como base de partida. ... O bien...

• A partir de la nada, es decir, crear un nuevo proyecto en blanco (Crear un proyecto nuevo...).

Si decidimos crear un nuevo proyecto en blanco (Crear un proyecto nuevo...), se creará un nuevo archivo de proyecto llamado Project2.mpp abriendo en pantalla una nueva sesión de MS Project. ¿Que significa esto? Que en la barra de tareas inferior de Windows aparecen 2 tareas de Project, una con un proyecto llamado Project1 y otra con otro proyecto en blanco llamado Project2. A continuación aparece la vista de un panel de tareas (junto al lateral izquierdo de la pantalla) donde en su parte inferior y a modo de guión de textos azules, con asistentes nos va a guiar en las fases propias de elaboración de un proyecto (desde el principio). Para comenzar, y aprender a realizar las opciones y todos los pasos por nosotros mismos, vamos a cerrar ese panel y comenzar desde cero.

Otra forma de comenzar un proyecto es cerrar mediante Menú Archivo - Cerrar el proyecto llamado Project1 inicial que aparece en pantalla (sin guardar los cambios en el caso de que sea preguntado) y desde el propio Menú de Archivo - Nuevo , crearemos un nuevo proyecto en blanco. Esto nos dejaría en la misma situación anterior de un nuevo proyecto vacío como punto de partida para trabajar, ubicándonos en la vista diagrama de

Gantt.

Información: Es posible que al crear un proyecto nuevo, aparezca de forma automática el panel (cuadro de diálogo) de información del proyecto para establecer en él, la fecha de comienzo del proyecto entre otros datos. El que inicialmente también aparezca el panel de tareas del que ya hemos hablado es algo que puede suceder o no. También podría suceder que la vista inicial con la que nos encontramos al crear un nuevo proyecto no fuera la vista diagrama de Gantt. ¿De que depende todo esto? Como todos los programas Microsoft, MS Project se configura desde Menú Herramientas - Opciones. Desde la solapa Vista, entre otros parámetros podemos establecer que la vista inicial sea diagrama de Gantt u otra. También se configura desde este panel el formato de fechas que va a utilizar el programa y algunos detalles mas que se activan o no mediante casillas de verificación:

Desde la solapa General de ese mismo panel podemos establecer que aparezca o no la vista de tareas al inicio de un nuevo proyecto y si aparecerá o no de forma automática el panel de propiedades del proyecto al crear uno nuevo. También se define el nombre de usuario del programa y el número de archivos recientes que aparecen en la parte inferior del menú desplegable de archivo para poder abrir de forma rápida proyectos recientes (entre otras cosas).

Información del proyecto. En cualquier caso, hayamos elegido el camino que hayamos elegido para crear un nuevo proyecto, lo primero que conviene especificar es la fecha de comienzo del proyecto. Para ello, abriremos el panel de información del proyecto desde Menú de Proyecto - Información del proyecto.

Por defecto MS Project propone como fecha de comienzo la fecha actual del sistema. Desplegando en el cuadro de Fecha de comienzo mediante el triangulito derecho, aparece un calendario Windows desde el cual podemos avanzar o retroceder meses (con sendos botones con triangulito negro en la parte superior), años y de este modo indicar el día de la fecha deseada como fecha de inicio del proyecto. Para nuestro ejemplo fijaremos la fecha 1 de junio de 2004.

Al señalar una fecha queda fijada como fecha de inicio del proyecto. En ese mismo panel, aparece inmediatamente debajo un cuadro donde se fija Programar a partir. Desde aquí se establece si las fechas iniciales del proyecto se fijan a partir de la fecha de comienzo o bien a partir de la fecha de finalización (ver explicación en capítulo-1). Por defecto aparece fijado este cuadro en Programar a partir de la fecha de

comienzo: . Así, la fecha de finalización por lo tanto quedará supeditada a la duración de las tareas que compongan el proyecto, y por este motivo la fecha de finalización aparece atenuada ya que no se puede fijar en este momento. Si se programa a partir de la fecha de finalización, el cuadro que aparece atenuado es el contrario, el de la fecha de comienzo.

Al aceptar el panel, el panel derecho de la vista diagrama de Gantt se desplaza hasta aparecer dicha fecha en pantalla.

Propiedades de un proyecto. Al igual que en los demás programas de la familia Office de Microsoft (Word, Excel, Access...) es posible fijar una serie de informaciones junto al archivo de proyecto. Un título, un nombre de autor o administrador del proyecto, una descripción, datos estadísticos... De este modo y gracias a estas informaciones será mas fácil localizar y buscar un archivo de proyecto en un futuro. Para acceder al cuadro de diálogo de propiedades del proyecto debemos abrir el Menú de Archivo - Propiedades...

Como vemos, la solapa activa inicialmente es la solapa Resumen. En éste panel, se recomienda introducir: Título para el proyecto: Un nombre representativo y corto. Asunto: Frase que describe brevemente de que trata el proyecto. Autor: Quien gestiona el proyecto desde MS Project. Administrador: Persona encargada de administrar el proyecto "a pie de campo". Sobre el terreno. Facilita la búsqueda de todos los proyectos con un mismo administrador. Organización: Nombre de la empresa para la que se hace el proyecto. Categoría: Podemos utilizar este cuadro para encuadrar este proyecto en una categoría. Por ejemplo: tiendas. De este modo podremos buscar mas tarde todos los proyectos de características similares, de esa categoría. Palabras clave: Podemos especificar palabras que permitan buscar mas tarde los proyectos que contengan ciertas palabras como clave. Por ejemplo las siguientes palabras clave: tienda Calahorra telefonía, permitirían bajo estos términos buscar un archivo de proyecto desde el Explorador de Windows mediante la opción Buscar. Comentarios: Texto con información interesante sobre el proyecto.

Base del hipervínculo: Es la ruta inicial que aparecerá en todos los cuadros del programa en donde el usuario pueda introducir una ruta en disco o bien un hipervínculo de Internet. Guardar vista previa: Esta casilla de verificación, si es marcada, almacena junto al archivo de proyecto una imagen con el contenido de la vista diagrama de Gantt. De este modo, desde el panel de abrir un proyecto, al seleccionar el tipo de vista bajo el cual se desean ver los archivos en esta ventana como Vista previa, podamos visualizar en la mitad derecha del panel una pequeña parte del contenido de los archivos (así sabremos mas sobre si es ese o no el proyecto que deseamos abrir). Es una opción interesante pero hace que "engorde" el tamaño de los archivos de proyecto.

Guardar un proyecto nuevo. Almacenamiento. Es ahora, después de introducir la información básica para el proyecto como es la fecha de comienzo y las propiedades mas elementales, cuando se debe, desde el principio, almacenar como cualquier archivo generado desde cualquier programa de aplicación, en

este caso el proyecto que se comienza. Para ello o bien desde el botón de guardar o bien desde el Menú de Archivo - Guardar realizaremos esta acción.

En este punto del curso, deberíamos dar por sentado que ya tenemos claros ciertos conocimientos de Windows y que conocemos a la perfección los conceptos de "unidad de disco", "carpeta", "archivo o fichero", "nombre de archivo", "extensión".

Muchos usuarios, llegado este punto, se preguntan al "asomarse" al menú de Archivo: ¿Guardar o Guardar como?. Ya se verá en otro momento la diferencia entre ambas opciones. Por ahora, elijamos Guardar.

En este caso MS Project pedirá el nombre del proyecto, ya que "Project1" es el propuesto por el programa inicialmente, así como la ubicación que queremos dar al mismo. Todo esto lo decidiremos en un panel como el que sigue:

El nombre que tendrá el archivo se escribe en el cuadro Nombre de archivo , no es preciso, como ya se ha comentado, ponerle la extensión ".MPP", Project se la añade automáticamente.

En el panel que se nos abre, cuyo título es Guardar como , en la parte superior, donde aparece el letrero: Guardar en : Como respuesta a este panel, suele aparecer de forma predeterminada por MS Project la carpeta Mis Documentos del disco duro como destinataria de todos los documentos de proyecto. De no desear almacenar los archivos en dicha carpeta, elegiremos la unidad de disco en la que vamos a archivar nuestro documento: Elegimos, por ejemplo, C: (el disco duro). Una vez seleccionado el disco duro (C:), deberemos elegir dentro de él la carpeta (también llamadas directorios) en la cual deseamos almacenar nuestro escrito. En el panel central grande, aparecen los nombres de las carpetas ya existentes en nuestro disco duro, así como los otros posibles archivos que ya pudieran existir en el disco duro y que no estén dentro de ninguna carpeta. De querer señalar alguna de esas carpetas como lugar de destino de nuestro proyecto bastaría con hacer doble clic en ella (en el propio dibujo de la carpeta amarilla) para activarla (con lo que se mostraría dicha carpeta en el panel superior de Guardar en:).

Aviso: Si no se ve la carpeta en el panelillo superior de guardar en. es que no ha sido seleccionada con la suficiente "contundencia": Insistir con dobles clic hasta ver la carpeta de ubicación en el panel de Guardar en.

Pudiera darse el caso, de que en el momento de guardar un trabajo en disco, se desee crear (en ese instante) una carpeta para su ubicación. ¿Como hacerlo?

Para crear una carpeta y una vez ubicados en C:, lo que se debe hacer el pulsar el botón que aparece en la parte superior que tiene forma de una carpeta amarilla como con una

chispa en su esquina superior derecha (si sobrevolamos dicho botón deberá aparecer el cartel de Crear nueva carpeta). Inmediatamente aparece el panel siguiente donde escribir el nombre de la carpeta a crear:

Una vez indicado el nombre para la carpeta, Access nos ubica directamente en dicha carpeta. Es ahora cuando se introduciría el nombre para el archivo en el panel inferior de nombre de archivo y tras pulsar el botón Guardar , observaremos que en la barra de título de MS Project el nombre del proyecto ya no es Project1 sino el indicado en el cuadro de Nombre de archivo .

En el caso del ejemplo de la imagen se creará un archivo en la carpeta "PROYECTOS" que se llamará "Tienda Calahorra". El título de la ventana de MS Project una vez guardado será "Microsoft Project-Tienda Calahorra.mpp".

Guardar frente a Guardar Como... : Para guardar un archivo de trabajo actual, cuando el archivo aún no tiene ni ubicación ni nombre (es decir la primera vez que se va a guardar), dará lo mismo elegir la opción Guardar (o lo que es lo mismo, pulsar sobre el botón de la barra de herramientas

) que la opción Guardar como... , ya que cualquiera de las dos opciones, deberá presentar el panel donde especificar donde se desea guardar el archivo, con que tipo (.mpp o bien otro) y con que nombre. Sin embargo, si el archivo actual ya ha sido guardado con anterioridad, o bien porque ha sido abierto desde disco para trabajar, la opción Guardar , re-Guarda el archivo con el mismo nombre y en el mismo lugar donde estaba, reemplazando la anterior versión que hubiera del archivo (sea mayor de tamaño, menor, mas antigua...). MS Project, en este caso NO pregunta si se desea reemplazar el archivo ya existente y esto puede entrañar cierto peligro (por descuido se puede "machacar" una versión del archivo que nos pudiera interesar conservar). Para el caso en que el archivo ya tenga nombre y ubicación previa, la opción Guardar como... va a presentar el panel de Guardar como. Propondrá como carpeta de destino, aquella en donde estaba guardado con anterioridad. Como nombre, el que tenía. Es en este panel, donde el usuario decide si guardarlo en otro lugar o no, y con el mismo nombre (creando de este modo una dúplica del archivo) o con otro nombre (este caso es para guardar el archivo como otro archivo. Nos basamos en un archivo guardado previamente, para modificándolo, crear y guardar como otro archivo. Guardar como... otro archivo). En este caso, si se decide guardar con el mismo nombre y en el mismo lugar (disco y carpeta) SÍ pide confirmación para reemplazar el archivo que existía previamente. En resumen, la opción que SIEMPRE presenta el panel donde decidir "las cosas" es Guardar como...

Abrir un proyecto existente. Si queremos traer a la pantalla de MS Project un proyecto previamente almacenado para poderlo modificar seguiremos los siguientes pasos:

1. Desplegar el Menú de Archivo - Abrir, o bien hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas Estándar.

2. En el cuadro Buscar en se seleccionará la carpeta en donde se encuentra el archivo que se quiere abrir, para ello se empleará el triangulito en el lateral derecho del cuadro (como siempre).

3. Una vez aparezcan en la lista los archivos de proyecto (con vista previa o no según se tenga activa o no esa vista y la vista previa guardada o no con los proyectos como

hemos visto) se seleccionará el proyecto deseado de la lista y pulsaremos el botón Abrir .

El proyecto elegido aparecerá en la ventana de MS Project y ya podemos trabajar con él.

Guardar los cambios realizados en un proyecto abier to. Todo lo que se va haciendo en un documento de Project (al igual que en otros programas) queda almacenado en la memoria RAM del ordenador. Para guardarlo en disco y preservarlo de posibles pérdidas frente a cortes imprevistos de corriente, por ejemplo, se

emplea la opción Guardar . Menú de Archivo - Guardar o bien el botón .

Nota: Es conveniente tener la precaución de ir guardando cada cierto tiempo para evitar perdidas de información. Como simple medida de seguridad ya que todo lo que pueda pasar, va a pasar.

Si el documento ya tiene nombre (un nombre dado por el usuario), al pulsar sobre la opción guardar, MS Project entiende que lo que queremos hacer es almacenar en disco el proyecto tal como se encuentra en el momento de guardar bajo el nombre actual. En este caso MS Project no pregunta nada y terminado el proceso podemos continuar con el documento. Se trata de un guardar y seguir...

Consejo: Si se tiene duda respecto a con que nombre se guardará un archivo, si reemplazaremos otro ya existente, de si ya tenemos uno creado con ese mismo nombre que estamos pensando en dar a nuestro archivo actual, la mejor opción es Guardar como , ya que es la única que SIEMPRE nos presenta el panel de Guardar como, y desde él podremos ver la situación de trabajo en la carpeta del almacenamiento en disco, los nombres de archivo, etc... y tomar la decisión adecuada.

Crear un proyecto nuevo, abrirlo, guardarlo.

Crear una duplica de un proyecto. La opción Guardar como del menú de Archivo permite crear un nuevo documento igual al que tenemos en pantalla. Para ello desplegará el cuadro de diálogo de Guardar como, indicaremos la ubicación (la misma u otra) y el nombre del archivo (que generalmente será otro distinto), y cuando pulsemos el botón Guardar tendremos en pantalla el nuevo documento y el documento que sirvió de base se habrá almacenado en disco.

Creación de un proyecto basado en una plantilla. Como base de trabajo, MS Project dispone de una serie de archivos de plantilla (.MPT) para poder crear un proyecto nuevo basándose en alguna de estas plantillas. Las hay de diversas naturalezas y con tiempo, pueden servir como material de investigación y aprendizaje además de su propio cometido de archivo de contenido a partir del cual comenzar un proyecto nuevo y así no hacerlo a partir de la nada. De cero. Para crear un proyecto nuevo a partir de una plantilla deberemos acudir al Menú de Archivo - Nuevo.

Nota: En este caso para basarnos en una plantilla, NO sirve el botón de la barra de herramientas

Nuevo . En la parte inferior del panel de Nuevo proyecto aparecen las referencias a plantillas. Lo mas usual es elegir las plantillas En mi PC.

A continuación ofrece las plantillas de usuario bajo la solapa General y bajo la solapa Plantillas de Project las siguientes posibilidades a través de una pantalla como la que sigue:

De todos modos como cada proyecto personal o de empresa es un mundo, cada proyecto se suele crear como algo único a partir, no de una plantilla, sino desde cero

Guardar un proyecto como plantilla. Cuando se vayan a crear proyectos nuevos con una estructura similar, cuando unos proyectos vayan a tener unos calendarios similares, cuando los recursos a utilizar en unos proyectos vayan a ser parecidos, lo que deberemos hacer es trabajar con plantillas.

Recordemos: Una plantilla es un archivo (generalmente la última letra de su extensión es la letra T) cuyo contenido va a servir como punto de partida para la creación de nuevos archivos, en este caso de nuevos proyectos. Son archivos .MPT que sirven de base para crear archivos .MPP.

En definitiva, para que un proyecto realizado sea almacenado como plantilla porque pensemos que puede servir de base para la creación de otros proyectos venideros, lo que debemos hacer en el panel de Guardar como para guardar un proyecto como plantilla es lo siguiente:

En la parte inferior del cuadro de diálogo (panel Guardar como), en donde se especifica el tipo de archivo Guardar como tipo (por defecto será de tipo Proyecto *.mpp), deberemos mediante el triangulito derecho elegir Plantilla de MS Project (Plantilla *.mpt ). No asustarse por ver desaparecer el resto de los archivos de proyecto. Sencillamente ahora se apunta a otra carpeta donde los proyectos no están:

Inmediatamente, el programa apunta a la ruta cuya carpeta alberga las plantillas de usuario. La ruta o carpeta de disco en donde, por defecto se almacenan los archivos de plantilla (.MPT) para un usuario definido en Windows y llamado, por ejemplo, Luis, será la siguiente:

Por lo tanto, de querer abrir para modificar, o copiar a un disco, o realizar cualquier otra operación con una plantilla de MS Project deberemos ubicarnos en esa carpeta porque es ahí donde se almacenan (si no se especifica lo contrario). Para terminar, se asigna un nombre al archivo en el panel de Nombre de archivo y surge un último panel donde se pueden marcar una serie de casillas de verificación y así especificar que elementos del proyecto actual NO se desean guardar con la plantilla.

Al aceptar este panel con Guardar, se guarda la nueva plantilla.

Trabajo con plantillas

Cerrar un proyecto. Con la opción Menú de Archivo - Cerrar o bien con la combinación de teclas ALT + F4, o bien desde el botón superior derecho de cerrar almacenamos un proyecto en disco y dejamos de trabajar con él. Al cerrar un documento Word pregunta si se desea o no salvar cambios.

En el caso de indicar Sí se guardan los cambios de la sesión actual y se cierra el proyecto.

Si se indica No no se almacenan los cambios efectuados en la última sesión y se cierra el proyecto.

Si se pulsa Cancelar se anula la orden.

En el caso de que el documento aún no tenga un nombre definido por el usuario, MS Project presentará un cuadro de diálogo para confirmar cambios y si se pulsa Sí desplegará el cuadro de diálogo de Guardar como.

En el caso de cerrar un documento que acaba de ser guardado por el usuario, MS Project no pedirá ningún tipo de confirmación y cerrará el archivo de proyecto.

Recordemos: Si se cierra un archivo con el botón de arriba del todo de la derecha se cierra el proyecto y el programa.

Si se cierra desde el botón que está inmediatamente debajo , se cierra el proyecto pero no el programa MS Project, quedándose en pantalla otro proyecto, de tener otro abierto, o la pantalla gris de MS Project.

Seguridad al guardar. Como medidas de seguridad, vamos a destacar las dos mas utilizadas por la gran mayoría de los usuarios de MS Project: 1.- Activar la configuración del programa para que se realicen copias de seguridad a intervalos de tiempo (por ejemplo cada 10 minutos). 2.- Poder cifrar el proyecto mediante una contraseña de modo que quien no la conozca no va a poder, o bien abrirlo o bien hacer modificaciones en él (contraseña de escritura).

Para configurar el programa, como siempre, se realizará desde Menú Herramientas - Opciones, pero para lo que se refiere a guardar lo realizaremos desde la solapa Guardar:

Desde este panel, también se puede especificar la carpeta cuya ruta aparecerá por defecto cada vez que se desee archivar un proyecto nuevo (Ubicación de archivos). Desde autoguardar configuraremos el intervalo de tiempo para que automáticamente se "salven" en disco duro los cambios realizados en el proyecto actual.

Por otro lado, si se desea poner contraseña a un proyecto para evitar que cualquiera pueda ver su contenido (esto a nivel profesional es muy interesante para privacidad de informaciones cuando un archivo se comparte entre varios usuarios), cuando nos encontramos en el panel de Guardar como , hay que desplegar el menú Herramientas dentro de ese mismo panel (arriba a la derecha desde su triangulito), picar sobre el elemento de Opciones generales y escribir la contraseña en el cuadro Contraseña .

Cada vez que abramos este proyecto se nos solicitará dicha contraseña, y quien no se la sepa, no lo podrá abrir. Si podrá copiar el archivo, borrarlo, llevárselo, pero jamás abrirlo para ver su contenido.

Al introducir tecleando la contraseña, se observa como siempre que estamos ante un panel de entrada de contraseñas que aparecen asteriscos para ocultar la clave secreta. Al aceptar mediante el botón de Aceptar, otro panel inmediato la vuelve a solicitar para que solo en el caso de introducirla "a ciegas" dos veces consecutivas por parte del usuario que la fija, se dé como buena y sea aceptada. Esta clave será solicitada al usuario cada vez que se desee abrir el archivo de proyecto.

Fijando la contraseña contra escritura , se permite abrir el archivo, verlo, incluso modificarlo, pero de hacer alguna modificación o variación en su contenido, no se permitirá guardarlo como el mismo archivo a no ser que se conozca esta contraseña en el momento de abrirlo. Se tendría que guardar con otro nombre, es decir, como otro archivo distinto. En resumen, si no se conoce esta contraseña en el momento de abrir el archivo, no permite modificar o escribir el archivo actual. Se puede abrir y ver, pero "no tocar". Si además, se activa la casilla de verificación de "Se recomienda guardar como de sólo lectura " aparece una recomendación en el momento de abrir el archivo que recuerda que se abre de solo lectura y que, por lo tanto, si se guarda, se deberá hacer con otro nombre distinto, es decir, como otro archivo.

Activando la casilla de "Realizar siempre una copia de seguridad ", se consigue que cada vez que se guarde un archivo de proyecto por parte del usuario, se grabe en otro archivo llamado con el mismo nombre y en la misma ubicación, pero con extensión .BAK (que viene de la palabra backup o copia de respaldo o seguridad), otro archivo con la anteúltima versión de dicho archivo. El contenido último que se tiene del archivo, en el momento de guardarlo, se almacena en el archivo .MPP como ya sabemos, pero además, la anterior versión del archivo, en el caso de existir una versión anterior que estuviera guardada, se guarda como seguridad en un archivo .BAK:

De este modo, en caso de perder por accidente la versión definitiva y última de un archivo, se podría recurrir a la versión .BAK, renombrándola y cambiando la extensión de .BAK a .MPP. No tendríamos la última versión del archivo sino la anteúltima, pero de este modo no perderíamos todo. Periódicamente, sobre proyectos concluidos, conviene eliminar los archivos .BAK, ya que con esta técnica se van "casi" duplicando los archivos en disco.

Recordemos: Siempre, antes de regresar al entorno Windows, cualquier programa permitirá guardar aquellos trabajos que aún no hayan sido guardados en disco, o bien hayan sufrido modificaciones después de la última grabación. De existir cambios, cualquier programa

SIEMPRE pregunta si éstos se desean guardar.

Seguridad al guardar

Guardar un área de trabajo. Para aquellos usuarios que con frecuencia trabajan en pantalla con varios proyectos, vistas ventanas y situaciones y al cerrar tienen que deshacerse de la situación de trabajo en pantalla para horas mas tarde, volver a abrir y disponer las mismas vistas y ventanas y continuar con el trabajo, existe en MS Project la opción de guardar una situación de trabajo. Desde Menú de Archivo - Guardar área de trabajo..., se guarda un archivo en la ubicación decidida por el usuario con extensión .MPW (Microsoft Project Work area). Al abrir en otro momento dicho archivo, se recupera en pantalla la misma situación de vistas y disposición de ventanas que se tenía cuando se guardó el área de trabajo.

Ejercicio 1 1.- Crear un nuevo archivo de proyecto. Especificar como fecha de inicio del proyecto, la fecha de dentro de un mes. 2.- Guardarlo en la carpeta PROYECTOS del disco duro (fue creada en los ejercicios del capítulo 1) con el nombre Ejemplo3-1.mpp . 3.- Cerrarlo. 4.- Abrirlo de nuevo. 5.- Insertar en sus propiedades el nombre del alumno como nombre del autor, así como el resto de datos de propiedades mas comunes. Marcar la casilla Guardar vista previa. 6.- Guardarlo como archivo de plantilla con el nombre Ejemplo3-1.mpt en la carpeta donde se ubican por defecto las plantillas. 7.- Cerrarlo. 8.- Crear un archivo de proyecto nuevo basado en la plantilla Ejemplo3-1. 9.- Modificar la fecha de comienzo del proyecto a 2 días mas tarde según el calendario. 10.- Guardarlo como el archivo de proyecto Ejemplo3-2.mpp , con la contraseña PROJECT. 11.- Cerrarlo. 12.- Abrirlo para comprobar que solicita la contraseña. Introducirla. 13.- Quitar la contraseña dejándola en blanco y guardando el archivo de nuevo. 14.- Cerrar MS Project. 15.- Comprobar mediante el Explorador de Windows que los archivos generados se encuentran "en su sitio".