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Gestin de ProyectosMicrosoft Project15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*

Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano

PresentacinRoberto Soriano, Ingeniero Tcnico en Informtica de GestinCISM, LA 27K, CRISC, CobiT-F, CISA.Profesor en varios Master, Postgrados y Cursos de EspecializacinImparto docencia desde 1999. Director de Sistemas en Empresa Privada.Experiencia Laboral en Sistemas desde 1995.

http://es.linkedin.com/in/robertosorianofacebook.com/robertosorianoTwitter: rosodo15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


ndicePresentacinPrueba InicialIntroduccin a la materia.Entorno del SoftwareHerramienta de Gestin de ProyectosPMPProcesos de Direccin de Proyectosreas de ConocimientoMapa de ProcesosGrupo de Procesos de Direccin de ProyectosDiagrama de Flujo de ProcesosProcesos ITTOSGestin de Procesos.Aplicacin de la MetodologaIntroduccinDocumentacin PMIProyectos y TareasAsistentesTareasTipo de TareasAsignar RecursosCalendarioArchivosEjercicioOpciones VisualesTeora de las RestriccionesProgramacinAjustes de definicin de tareasRelacin entre tareasRecursosCostesSeguimientoPuntos de controlRevisionesVistas e InformesHistricosGestin de mltiples proyectosGestin de RiesgosConclusionesCiclo de Vida de la Gestin de ProyectosPrueba final15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


Gestin de Proyectos1 PREPARACIN15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


1.1 Prueba InicialCuales son los cuatro los elementos principales que se gestionan durante un proyecto.La gestin de proyectos permite?Que no existan desviaciones en los proyectos.Poder prevenir y corregir los problemas que sucedan durante el proyecto.Que el proyecto cumpla los requisitos del cliente.Conocer en todo momento el presupuesto gastado y pendiente del proyecto.Ante una demora en un proyecto. Que posibles soluciones tenemos?, indicar al menos 3Un diagrama de Gantt permiteVisualizar la duracin de las tareasConocer el orden en el que suceden las tareasVer quien realizar las tareasTodasUn diagrama de Pert permiteVisualizar la duracin de las tareasConocer el orden en el que suceden las tareasVer quien realizar las tareasTodasEl camino critico o ruta critica esQue es un hito en un proyecto?Como se pueden vincular o relacionar dos tareasCuantos tipos de tarea existen? Nombre o descripcin.Una vez terminada la planificacin del proyecto, que partes de la gestin del proyecto quedan por realizar15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


1.2.1 ObjetivosObjetivo General: Optimizar sus tareas laborales a travs de aplicativo informtico.Adquirir los conocimientos y las habilidades en el uso de las tcnicas del programa informtico de gestin de proyectos.Objetivos especficos:Identificar y manejar con soltura la metodologa de trabajo. Definir las fases de preparacin, programacin y seguimientos de proyectos.Establecer los principios de los distintos proyectos que la herramienta permite gestionar.Aprender a realizar un plan de trabajos.Aprender a definir tareas.Generar, modificar y personalizar informes y proyectos.Establecer calendarios de elaboracin de proyectos concretos mediante Microsoft Project.Realizar actualizaciones peridicas del proyecto.15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


1.2.2 IntroduccinQu es la Gestin de Proyectos?Metodologa que permite ajustar los trabajos al mnimo necesario dependiente de las personas, recursos, tiempo y dinero disponibles, basndose en tareas como la experiencia en estimacin / histricos, previsin, gestin de recursos, Sencillo. Lista de tareas con inicio y fin en bloc de notas.Complejo. Muchas tareas y recursos, presupuesto ajustado con incidencias.Como nos ayuda una aplicacin informtica?Fases:PrevisinSeguimientoMejora Continua.Qu herramientas informticas existen?Muchsimas. Ej.:Microsoft ProjectGantt PVGanttProjectPresto15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


1.2.3 Gestor del ProyectoQu es un Proyecto?Antes del comienzo del proyecto:Objetivo.Tareas.Encargado, inicio o fin, duracin.ProyectoSecuencia bien definida de eventos con un principio y final identificados, que se centra en alcanzar un objetivo claro.15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


1.2.4 Gestin de ProyectosAplicacin del conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los REQUISITOS del proyecto

15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*TiempoAlcanceCosteCalidadRiesgoSatisfaccin ClienteOficina de ProyectosPlan EstratgicoPortfolioProgramaProyectoSubproyectos


1.2.5 Ciclo de Vida15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*Plan de NegocioProductoCiclo de Vida del ProductoCiclo de Vida de CosteCiclo de Vida del ProyectoActualizacinOperacionesCierre


1.2.6. PMIPMI: Project Management Institute (www.pmi.org)Creado en 1969265.000 miembros en 170 pasesObjetivo: Promover la excelencia en la gestin de proyectos. Impulsar la gestin de proyectos como medio para mejorar los resultados de las organizacionesMiembros del PMIEstndaresCredenciales

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1.2.6. PMIMiembrosAcceso documentacin y publicacionesProceso continuo de formacinEstablecer red de contactos (networking)Se organizan por Captulos, Grupos Especficos de Inters y CollegesEstndaresEvolucionan y crecen a medida que lo hace la actividad de gestin de proyectosIdentifican buenas prcticas en el mbito de la Direccin de Proyectos, segn los siguientes temas:ProyectosProgramasPersonasOrganizacionesLa Profesin15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


1.2.6. PMIProyectosA Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)Third Edition Identifica los conocimientos de gestin de proyectos generalmente reconocidos como buenas prcticas.Base para la certificacin PMP (Project Management ProfessionalProgramasThe standard for Program ManagementOrganizacionesOrganizational Project Management Maturity Model (OPM3) The Standard for Portfolio Management

15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*Construction Extension to the PMBOK Guide Third Edition Government Extension to the PMBOK Guide Third Edition Practice Standard for Earned Value Management Practice Standard for Project Configuration Management Practice Standard for Work Breakdown Structures Second Edition Practice Standard for Scheduling


1.2.6. PMICredencialesLas credenciales del PMI sirven de sustento para la profesin de Gestin de Proyectos, y promueven el desarrollo profesional continuo.La lista de credenciales es la siguiente:Certified Associate in Project Management (CAPM)PMI Risk Management Professional (PMI-RMP)PMI Scheduling Professional (PMI-SP)Program Management Professional (PgMP)Project Management Professional (PMP)Reconoce la capacidad de una persona para la gestin de proyectos, asumiendo la responsabilidad del mismo en todos los aspectos determinantes para llevarlo con xito.



1.2.7 DefinicionesTerminologa de administracin de proyectosAdministracin: Proceso de planeacin, organizacin, provisin, direccin, control y motivacin de recursos para alcanzar objetivo. Calendario base: calendario que especifica el horario laboral y no laboral de un proyecto y sus recursos. Costo fijo: Constante, independiente de la duracin de la tarea o trabajo realizado por el recurso. Demora permisible: tiempo que se puede posponer una tarea antes de que suponga un retraso para otra tarea. Esquema: estructura jerrquica de tareas y divisiones. Fondo de recursos: Recursos disponibles para ser asignados a las tareas de un proyecto. Puede ser para un proyecto o varios. Hito: Acontecimientos importantes en un proyecto. Tarea con duracin cero. Margen de demora: tiempo que se puede posponer una tarea antes de que afecte a otras. holgura. Margen de demora total: tiempo que se puede posponer una tarea antes de que suponga un retraso al fin del proyecto. Planeacin: proceso de asignar recursos de la manera ms efectiva posible. Posposicin: la cantidad de tiempo que se ha retrasado una tarea respecto a su planificacin prevista. Prioridad: disponibilidad de una tarea para retrasar por conflictos.. Proyecto: tareas relacionadas desempeadas en periodo finito para cumplir objetivos especficos. Recursos: personal, equipos y suministros utilizados para completar las tareas de un proyecto. Recursos esenciales: el recurso que trabaja en una tarea durante el perodo ms largo de tiempo. Redistribucin: resolucin de conflictos mediante el retraso de ciertas tareas. Ruta crtica: tareas a completar para que un proyecto finalice segn lo programado. Subproyecto: un proyecto dentro de otro. Subrea: tarea que forma parte de una tarea de resumen. Tarea crtica: debe finalizar segn lo previsto para que un proyecto pueda finalizar a tiempo. SiTarea de resumen: una tarea que se compone de subreas y que resume a esas subreas.



1.3 Entorno del SoftwareProyectoTarea, tiempo, recursos y presupuesto determinado.Caractersticas: Resultado definido Fecha de inicio y fin claras PlanificacinConjunto de tareas secuenciales y recursos para completar los objetivos. Define que, como y cuando se va a hacer y verificar. AdministracinProceso de planeacin, organizacin, direccin, control y motivacin de recursos encaminados a cumplir objetivos. Fases: Definicin, planificacin y control.Definicin Define lo que el proyecto es y no es. Define el destino del proyecto. Objetivo:Propsito del proyectoObjetivosResultadoRecursosClientesPlaneacinDefinir, distribuir y asignar objetivos del proyecto y desarrollar plan que los complete. Objetivo:Responsable de tareaCamino para completar las tareasRestricciones de tiempoRecursos necesariosControlImplantar un plan, revisar progreso del proyecto y corregir para asegurar que distribucin es eficientemente. Objetivo:Revisar que se hace lo planificadoPreparar informes de tiempo Resolver los conflictos de recursos, programacin, dinero, etc. Prevenir problemas potenciales Detectar conclusin del proyecto



1.3 Entorno del SoftwareGestin de proyectosVariables: Coste, tiempo, recursos y calidad.Trabajo extra, pagar mas, aadir recursos, turnos,Modelado

Plan de red, Diagrama de programacin, Histograma de recursos, Estimacin de costes, Flujo de dinero.



1.3 Entorno del SoftwareDiseoDefinir suposiciones, Dividir en actividades, Definir alcance, duracin, costos y recursos, Definir restricciones, Dibujar diagrama de red, Calcular ruta critica, Definir calendario de proyecto, Fechas inicio y fin y grafico de barra, Optimizar plan.Definir Restricciones:LMTP - Lo mas tarde posible. Sin retrasar tareas siguientes.LAP - Lo antes posible. Predeterminado.NFAD No finaliza antes de. Finaliza en o despus de.NFDD No finalizar despus de. Antes del limite.DFE Debe finalizar el. DCE Debe comenzar el.NCAD No comenzar antes del.NCDD No comenzar despus del.Dibujar diagramaIniciar y terminar en un hito.Actividades: Verbo + SustantivoHitos: Formato de eventosActividades: Tienen sucesor, asignables, definidas y significativasDibujar lnea a lnea.Calendario.Laborales y horario.Fechas inicio y finDiagrama de programacin, temprano, tardo y programado.Optimizar plan.Actividades, lgica suave, dividir actividades en partes, redefinir calendario, aadir recursos, cambiar alcance, redefinir duracin y redistribuir recursos15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


1.3 Entorno del SoftwareHerramientasCPM. Calcula la duracin del proyecto basado en tareas individuales y dependencias, identifica las criticas.EDT o WBS. Estructura jerrquica utilizada con fin de organizar tareas para informes y seguimiento costes.Barras o Gantt. Representa grficamente actividades a travs de escala de tiempoRed o Pert. Secuencia relativa a otras tareas en la programacin.



1.4. Herramienta de Gestin de ProyectosInstalacin.Descripcin de la pantalla principalIniciar Project. FormasBarra de mens Archivo, Edicin, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Ventana, ?. Barra de Herramientas.Estndar y Formato.Barra de Entrada.Contenido de celda, Agregar tareas.



Gestin de Proyectos2. PMP15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


2.1. Procesos de Direccin de ProyectosCinco Grupos de procesosInicio de ciclo (Initiating Process group)Planificar (Planning Process Group)Ejecutar (Executing Process Group)Monitorizar y Controlar (Monitoring and Controlling Process Group)Fin (Closing Process Group)



2.2. reas de conocimiento Gestin de nueve reas de conocimientoProject Integration ManagementProject Scope Management Project Time ManagementProject Cost ManagementProject Quality ManagementProject Human Resource ManagementProject Communication ManagementProject Risk ManagementProject Purchase Management15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


2.3. Mapa de procesos 15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*Grupos de Procesos frentereas de conocimiento

Fuente: PMBOK Guide


2.4. Grupos de procesos de Direccin de Proyectos Grupo de Procesos de INICIACION: define y autoriza el Proyecto o una fase del mismoDesarrollar el Acta de constitucin del Proyecto (rea de Integracin)Desarrollar el Enunciado Preliminar del alcance del Proyecto (rea de Integracin)Grupo de Procesos de PLANIFICACION: define y refina los objetivos, y planifica el curso de accin requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto (rea de Integracin)Planificar y definir el Alcance (rea de Alcance)Crear la EDT (Estructura de desglose del trabajo) (rea de Alcance) Definir las actividades (rea de Tiempo)



2.4. Grupos de procesos de Direccin de Proyectos Grupo de Procesos de EJECUCION: integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestin del proyecto para el proyecto. Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto (rea de Integracin)Realizar el aseguramiento de la Calidad (rea de Calidad)Adquirir el equipo del proyecto (rea de RRHH)Desarrollar el equipo del proyecto (rea de RRHH)Distribuir la informacin (rea de Comunicaciones)Solicitar respuestas de Vendedores (rea de Adquisiciones)Seleccionar Vendedores (rea de Adquisiciones)



2.4. Grupos de procesos de Direccin de ProyectosGrupo de Procesos de SEGUIMIENTO Y CONTROL: mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestin del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto. Supervisar y controlar el trabajo del Proyecto (rea de Integracin)Control Integrado de cambios (rea de Integracin)Verificacin y control del alcance (rea de alcance)Control del cronograma (rea de tiempo)Control de Costes (rea de Costes)Realizar el Control de Calidad (rea de Calidad)Gestionar el equipo del Proyecto (rea de RRHH)Informar el rendimiento y Gestionar a los interesados (rea de comunicaciones)Seguimiento y control de los riesgos (rea de Riesgos)Administracin de contratos (rea de Adquisiciones)



2.4. Grupos de procesos de Direccin de Proyectos Grupo de Procesos de CIERRE: formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo. Cerrar el proyecto (rea de Integracin)Cerrar el contrato (rea de Adquisiciones)



2.5. Diagrama de flujo de procesos15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*Interacciones Grupos de ProcesosResumen alto nivelFuente: PMBOK Guide


2.6. Descripcin de procesos: ITTOsEjemplo: Definicin de mbitoEntradas Inputs Herramientas y Tcnicas Tools & TechniquesSalidas Outputs15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*Fuente: PMBOK Guide


2.7.1. Gestin de la INTEGRACIONProcesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de direccin de proyectos dentro de los Grupos de Procesos de Direccin de Proyecto



2.7.2. Gestin del ALCANCEProcesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


2.7.3. Gestin del TIEMPOProcesos necesarios para lograr la conclusin del proyecto a tiempo15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


2.7.4. Gestin del COSTEProcesos involucrados en la planificacin, estimacin, preparacin del presupuesto y control de costes, de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


2.7.5. Gestin de la CALIDADProcesos que determinan las polticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad, de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendi.15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


2.7.6. Gestin de los RECURSOS HUMANOS Procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


2.7.7. Gestin de la COMUNICACINProcesos necesarios para asegurar la generacin, recogida, distribucin, almacenamiento, recuperacin y destino final de la informacin del proyecto, en tiempo y forma15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


2.7.8. Gestin de RIESGOSPlanificacin de la gestin de riesgos, identificacin y anlisis de riesgos, respuestas a los riesgos, y seguimiento y control de riesgos de un proyecto. (Objetivo: aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto).



2.7.9. Gestin de ADQUISICIONESProcesos para gestionar la compra o adquisicin de los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto, para realizar el trabajo15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


2.7.10. Puntos destacables de PMILecciones aprendidasActa de constitucin del proyecto Enunciado del Alcance del ProyectoPlan de Gestin del ProyectoControl Integrado de CambiosLneas Base: Alcance, Tiempo y CosteTcnica de Valor GanadoMatriz de responsabilidadesPlan de ComunicacinGestin de Riesgos Administracin y control de cambios de Contratos



Gestin de Proyectos3. APLICACIN DE LA METODOLOGA15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


3.1. IntroduccinContexto de implantacinEn el ciclo de vida de un proyecto pueden intervenir diferentes reas.Nos hemos centrado en los procesos PMI susceptibles de ser implementados por Ingeniera de Soluciones TIC



3.1. IntroduccinAnlisis del escenario actual Existen 4 grandes grupos para la implementacin de los procesos PMI:Procesos ya implementados que con ligeras variaciones pueden alinearse a procesos PMI.Procesos ya implementados que requieren cambios considerables para adaptarse a los procesos PMI.Procesos PMI no cubiertos por ningn proceso actual y su implantacin es sencilla.Procesos PMI no cubiertos por ningn proceso actual y su implantacin es compleja y requiere inversin y participacin de diferentes reas.



3.2. Documentacin PMIVisin General15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*Acta de Estatuto del Proyecto

PLAN DE GESTIONDEL ALCANCE

PLAN DE GESTINDEL TIEMPO

PLAN DE GESTINDE COSTES

PLAN DE GESTINDE RIESGOS

PLAN DE GESTINDECALIDAD

PLAN DE GESTINDERECURSOS

PLAN DE GESTINDECOMUNICACIN

PLAN DE GESTINDEADQUISICIONES

Forman parte de un documento genrico de Plan de gestin de proyecto:Descripcin del

Alcance CronogramaPresupuestoRiesgos identificados y como afrontarlos


3.2. Documentacin PMIActa de Estatuto del Proyecto Es un documento que incluye los siguientes puntos:Ttulo y descripcin del proyectoJefe de proyecto asignadoJustificacin del proyectoRecursos asignadosPartes interesadasRequisitos de las partes interesadasEntregablesLimitaciones e hiptesis

15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*Acta de Estatuto del Proyecto


3.2. Documentacin PMIDescripcin del alcance del Proyecto Este documento es la base para realizar decisiones y proporcionar una comprensin comn del proyecto.Debe incluir:Justificacin del proyectoDescripcin de los entregablesObjetivos del proyecto los criterios cuantificables que deben considerarse al menos son coste, planificacin y calidad. 15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*DescripcinDel alcance delproyecto


3.2. Documentacin PMIPlan de Gestin del ProyectoActa de Estatuto del ProyectoDescripcin de la estrategia de gestin del proyectoDocumento de base de alcanceDescomposicin de tareas al nivel en que se va a gestionar el control de proyectoEstimacin de costes, planificacin, matriz de responsabilidad.Base de medidas del rendimiento del proyecto para alcance tcnico, planificacin de tiempos y costes.Hitos Plan de gestin de riesgos incluido riesgos principales, respuestas planificadas a riesgos y planes de contingencia.Documentacin adicional:Plan de gestin del alcancePlan de gestin de tiemposPlan de gestin de costesPlan de gestin de RR.HH.Plan de gestin de comunicacinPlan de gestin de riesgosPlan de gestin de adquisiciones15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*Plan de Proyecto


3.2. Documentacin PMIPlan de gestin de Riesgos El plan de gestin de riesgos define como se identifican los riesgos del proyecto, anlisis cualitativo y cuantitativo de los mismos, planificacin de respuestas, monitorizacin y control El plan de gestin de riesgos no considera la respuesta a riesgos individuales (esto se realiza en el plan de respuesta a riesgos)Incluye:MetodologaRoles y responsabilidadesPresupuestoPlanificacinAnlisis cualitativo y cuantitativoFormatos de InformesSeguimiento

15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*Plan de gestinDe Riesgos


3.2. Documentacin PMIRegistro de Riesgos Identificacin de riesgos del proyectoAnlisis cuantitativo y cualitativo de riesgos y respuesta a los mismos. Probabilidad e impacto.El registro de riesgos incluye los siguientes datos:Lista de riesgos Lista de potenciales respuestasCausas de los riesgosCaracterizacin del riesgo total del proyectoLista de riesgos con sus prioridades, su probabilidad y su impactoAgrupacin de riesgos por categoraEstrategias de respuesta (evitar, mitigar o transferir riesgos)



3.2. Documentacin PMIPlan de comunicacin Metodologa que se va a utilizar para recoger y almacenar diferentes tipos de informacin.A quin se enva la informacin (reportes de estado, datos de planificacin, documentacin tcnica) y que mtodo (informes escritos, reuniones) Descripcin de la informacin que se va a distribuir incluyendo formato, contenido, nivel de detalle y convenciones y definiciones a utilizarPlanificacin de las entregas

15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*Plan de Comunicacin


Gestin de Proyectos4. PROYECTOS Y TAREAS15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


4.1. AsistentesNuevo proyecto.Al iniciar, Archivo/Nuevo, Ctrl+U, Icono nuevoAsistente.Fechas de inicio, fin, informacin, calendario y comentarios.Uso de Server y Web AccessGuardar.Detalles.Men Proyecto / Informacin del proyecto.Actualizacin de fecha de inicio o fecha de hoyBotn Estadsticas.Historia, base actual, fecha comienzo y fin, variacin, trabajos y costes.



4.2 TareasEditar proyecto.rea de la hoja, Insertar nueva tarea, Shift+F2, IconoVentana Informacin de la tarea.General. Nombre + duracin laboral (m,h,d,s) o (mt, ht, dt, st) real.Ocultar barra tareas. Esconde barra en grafico.Ajustar a resumen. Para subtareas.Predecesoras. Tipo y Posposicin.Recursos. Nombre y %Recursos. Herramientas/Asignar Recursos,(Alt+F10), icono.Ejemplo Asignar y reemplazar y varias tareas.Fechas disponibilidad, sobre asignacin, acumulacin costos, tasasAvanzado. Tipos de delimitacin LAP, LMTP,Hito. Duracin 0.EDT. Estructura descomposicin trabajoNotas y Campos PersonalizadosInsertar Tarea Repetitiva.Ej.. Crear Proyecto. 2 tareas con tres subtareas (3,2,4) y (3,3,6)La 1 esta 100% completa.15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


4.3. Tipo de TareasNo condicionadas por esfuerzoUnidades fijas.Ej.: Elaborar carta. 25% Meter en sobre. 25% poner sello. 50% poner direccin.Cambiamos duracin: Cambia trabajo, Uds. fijas.Cambiamos trabajo: Cambia duracin, Uds. fijas.Cambiamos Uds.: Cambia duracin, trabajo fijo.Duracin fija.Ej.: Viaje avin Valencia-Paris. 2h. Se requiere a Piloto y Copiloto.Cambiamos Uds.: Cambia Trabajo, duracin constante.Cambiamos trabajo: Cambia Uds., duracin constante.Cambiamos duracin: Cambia Trabajo, Uds. constante.Condicionada por el esfuerzo.Trabajo fijo. Ej.: Pintar una casa 50h. 40h Blanco 10h RojoCambiamos duracin: Cambia Uds., trabajo constanteCambiamos Uds.: Cambia duracin, trabajo constanteCambiamos trabajo: Cambia duracin, Uds. constante.Duracin fija. Al incrementar recursos reduce la dedicacin de ellosEj..: Viaje coche Valencia-Pekn. 4 das. 4 Conductores.Unidades fijas. Al incrementar recursos reduce la duracinEj.: Embalar 1000 cajas. 20 horas. 4 Embaladores (5 horas cada uno)15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


Asignar RecursosRealizar tareas repetitivas.Crear tarea logToma de datosReunin seguimientoEstado compaa.Asignar recursos a tareasComo afecta a cada tipo.Buscar recurso por fecha de disponibilidadVer sobre asignacin de recursoAsignar tasa15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


4.5. Calendario del ProyectoOpciones.Periodos no laborables y laborales no predeterminados. 31/12Calendario nuevoCopiar Calendario. Herramientas / Organizador / CalendariosImprimir. Ver / Informes / General / Das LaboralesUso de Asistentes para calendarios.



4.6. ArchivosAbrir archivo y Plantillas. Ctrl+A o Ctrl+F12, icono abrirPropiedades archivo, resumen, contenido y personalizarInformacin del proyecto. Fecha inicio,Guardar, guardar como, guardar plantillaArchivo / Guardar, Ctrl+G, icono.Archivo / Guardar como / Opciones GeneralesCerrar archivoArchivo cerrar, Ctrl+F4Salir de ProjectArchivo salir, Alt+F415/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


4.7 EjercicioProyecto CenaComprar comida90R1Acomodar Zona de Trabajo45R2Preparar primero30R1Preparar segundo40R1Preparar postre30R3Posicionar mesa y sillas30R2Cubiertos Mantelera30R2Revisar saln15R3Revisar platos en cocina5R3Servir platos15R2Comer90R1, R2, R3Servir postre20R1Recoger platos y cubertera25R2Champn0R1, R2, R315/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


4.8. Opciones VisualesDefinimos fecha inicio y fin, guardamos y calendarioZoom.Reducir. Ctrl+* o Lupa- Aumentar. Ctrl+/ o Lupa+. Ver/ZoomNavegacin a travs del proyecto.Edicin / Ir a o F5.Calcular Camino Critico.Men Formato/Asistente Diagramas de Gantt, icono asistente15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


4.9. Teora de las RestriccionesInclusin de un tiempo de margen para evitar demoras. OpcionesIncluir en cada tarea o por responsable una demora. Exceso de margen?

Incluir una demora general para todo el proyecto. Todos tiran del margen.

Con caminos paralelos, adems, tendremos en cuenta las restricciones por los recursos.Como DimensionarPodemos empezar incluyendo 1/3 con proteccin. Tener en cuenta los riesgos involucrados.Empezar por las tareas de mas riesgo.Recursos en mltiples proyectos: Previsin por gestin comn15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


Gestin de Proyectos5. PROGRAMACIN15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


5.1 Ajustes de Definicin de TareasLista tareas/hitos y duracin (m, h, d, s, ms)Organizar tareas / Indentar, con asistente e iconos.Subtareas , Resumen, . Mltiples nivelesAl generar subtarea la superior es resumen, tamao max subtareasMostrar subtareas. Icono +. Ocultar icono Proyecto Esquema Mostrar todas las subtareas. Icono ++Informacin adicional. Notas con archivos, hipervnculos.Crear hito, de mas de un da y proyecto filtro hitos.Tarea repetitiva. Insertar tarea repetitiva.Test. Crear tarea log, toma de datos, reunin seguimiento, estado compaa.



5.1 Ajustes de Definicin de TareasAgregar columnas, informacin del programa y personal.Actualizar completado y resto de datos.Eliminar tareas y subtareasRestricciones.Fecha limite y delimitacin.Dividir o Unir Tarea.Importar tareas desde Outlook.Iconos de informacin. Nota, delimitacin, completado, redistribuir.



5.2 Relacin entre tareas.Programar / Vincular tareas. fc, cc, ff o cf. Desde info. tarea y asistente.Seleccionar tareas a vincular. Edicin/Vincular, Ctrl+F2, iconoEdicin/Desvincular, Ctrl+Shift+F2, icono. Una la desvincula.Posposicin, negativa, antes de.Vincular tareas en diagrama de red.Herramientas/opciones/programacin. Fecha de inicio tarea.15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


5.3 RecursosBarra Administracin de Recursos.Vista asignacin de recursos. Muestra tareas de cada recurso.Vista Entrada de tarea. Muestra recursos de cada tarea.Ir a Sobre asignacin siguiente. Busca las sobre asignaciones.Asignar recursos. Permite asignar recursos.Asistente sustitucin recursos.Nuevo recurso de. Aade recursos externos. AD, mail, Project.Compartir recursos. Indica el fondo de los recursos.Actualiza fondo recursos. Actualiza la informacin en el fondo.Renovar fondo recursos. Actualiza la informacin del fondo.Libreta de direcciones. Permite aadir recursos desde libreta.Detalles del recurso.Cuenta de Usuario Windows. Que utilizan el recurso. Muestra tareas asignadas a recursos.Ayuda para redistribucin. Explica como redistribuir recursos.15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


5.3 RecursosVer/hoja de recursos.Nombre, tipo, precio / h y / h extra. Material, tipo y etiquetaMaterial, perecedero.Grupo. Agrupar recursos para luego ordenar o buscarCapacidad Mxima. Unidades de recurso disponibles.Informacin del recurso. Doble clic.Mail y disponibilidad.Horario de trabajo. Personalizado al recurso. Grupo recursos definir nuevo calendarioVincular o adjuntar mas informacin sobre recursos. Nota y link.Mostrar columnas personalizadas tipo y etiqueta material15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


5.3 RecursosVer/Grafico de recursos y uso de recursos.Asignar personas y equipamiento a tareas. Ver costes del proyecto.Ver filtros al asignar. Uso de *,?Reemplazar y eliminar recursos.Generar archivo fondo de recursos.Compartir recursos de fondo. Herramientas.Abrir solo archivo de fondo. Ver opciones de apertura.Desvincular fondo desde archivo y desde fondo.15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


5.3 RecursosRedistribucin de tareas. DCE, DFE, LMTP, LAP, ni se retrasan ni dividenPrioridad 1000, no se retrasa.Ver / hoja de recursos. Exclamacin y Rojo=sobre asignacin.Herramientas / redistribuir. 1 evita retraso proyecto2 retrasa solo un recurso en tarea3 divide en varias tareas4 Cambios como propuestos.Nota: Auto con borrar y Aceptar. Manual con redistribuir ahora.Para ver en grafico cambios por redistribucinVer / Mas vistas / Gantt de redistribucin.Para ver en tabla nmeros de retrasoVer / Tabla: Entrada / Mas Tablas / Tarea / RetrasoBorrar redistribucinHerramientas / Redistribuir recursos / Borrar redistribucin15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


5.4 CostesManejo de CostesDesde Hoja de recursos, asignamos estndar, extra y uso.Desde ficha del recurso / Costos, diferentes tasas.Fechas a partir de la que es efectiva. Uso de % en las filas.Acumulacin de costos.Personalizar horas.Ver / uso de recursos y ver / tabla / trabajoDoble clic tarea y General, Trabajo, unidades y perfil de trabajo.Horas extraordinariasVer / uso de tareas y ver / tabla / trabajoInsertar columna / trabajo horas extra.Asignar Costo a TareasVer Diagrama de Gantt y Ver / tabla / costoAsignar costo fijo independiente de recursos y de duracin.Asignar acumulacin de costos fijos.Costo total = costo fijo+(tasas recurso*horas)+costo uso recurso.15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


5.4 CostesModificar la tabla de tasa aplicadaVer / uso recursosSeleccin de tarea de recurso con varias tablas. Doble clicModificar formato y smbolo monedaHerramientas / opciones / vistaSmbolo, decimales y posicin. $1,4444Anlisis del valor acumuladoVer / Mas Vistas / Hoja de tareasVer / Tabla / Mas Tablas / Valor acumuladoCPTP. Costo previsto hasta fecha estado elegidaCPTR. Costo presupuestado del trabajo realizado.CRTR. Costo real de las tareasVP. Diferencia entre progreso actual y programado. CPTR-CPTPVC. Diferencia entre costo programado y real. CPTR-CRTR.+ indica vamos adelantados o inversin es superior a previsinAumentamos presupuesto o aceptamos beneficio.CEF. Costo estimado al finalizar. CPF. Costo total previsto de la tarea al finalizar.VAF. Variacin en finalizacin. CPF CEFCambios en calculo de valor acumuladoHerramientas / opciones / calculo / valor acumulado15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


5.4 CostesCosto total del proyecto.Ver / mas vistas / hoja de tareasHerramientas / opciones / vista / mostrar tarea de resumen de proyecto.Opciones de calculo.Herramientas / opciones / calculo.Actualizar estado actualiza trabajo y costo de recursos cuando actualiza progreso de tareaLas modificaciones progreso de costes de tarea se refleja hasta fecha de estado , sino hasta fecha fin de tarea.Calcular proyectos calcular tambin proyectos insertadosMicrosoft y siguiente calcular costos reales de forma manual y distribuir cambios en coste total uniformemente hasta fecha estadoAcumulacin predeterminadaCalcular varias Varias red de tareasTareas criticas si demora menor o igual a:15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


Gestin de Proyectos6 SEGUIMIENTO15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


6.1 Puntos de ControlPuntos de ControlAsistenteCrear lnea base. Para que?Preparar seguimiento del proyecto.Incorporar info de seguimiento. Establecer fecha y %Comprobar el progreso del proyecto. Como estn?Realizar cambios en proyecto.Duracin de tareas, horas de trabajo, Uds. asignacin.Obtener informacin de Estadsticas del proyecto.Ver Barra de Herramientas de Seguimiento. Grabar tb con otro nombre.Lnea Base. Completa y parcial.Herramientas / seguimiento / Planes provisionales.Lneas de Progreso.Ver Gantt de Seguimiento y Tabla de Variacin.Borrar lneas base y cambiar informacin del proyecto de fecha de estado.Barra de herramientas Comparar Comparar archivos.15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


6.2 RevisionesEn las revisiones del proyecto debemos de analizar la situacin actual, con la prevista o deseada.Mostrar estadsticas del proyecto:Mostrar la informacin del proyecto y ver las estadsticasMostrar el diagrama de Gantt de seguimientoMostrar la vista Gantt de seguimientoVisualizacin de los datos del proyecto en tablasMostrar la hoja de tareasMostrar la tabla de costoSe muestra la informacin del costo incluyendo las variacionesVer la informacin de costos para cada tareaValor AcumuladoVer / Mas Tablas / Valor Acumulado.Costes Mensuales por Recurso y TareaVer / Uso de Tareas. Ver / Tabla / Costo. Formato / Detalles / Costo. Formato / Detalles: Inferior Meses. Intermedio Aos.15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


6.3 Vistas e InformesVistas disponibles en Project.VerDiagrama de Gantt. Defecto. Tabla de tareas y escala temporal.Calendario. Das del mes y las tareas para cada da.Diagrama de red. Pert. Visin lgica del proyecto.Gantt de Seguimiento. Compara la previsto con lo real.Uso de tareas. Tareas con recursos asociados a ellas y horas para cumplir lo previsto. Combinar con otra vista con Shift.Otras: Diagrama de relaciones, Formulario de tareas, Grafico de recursos y uso de recursos.Tablas: Parte izquierda. Ver, Tabla yInferior. Ventana, Dividir, Ver, Ver barra de vistas.Herramientas, opciones, vista, vista predeterminada.



6.3 Vistas e InformesDiagrama de Red. Ver/diagrama de redLnea Diagonal en curso. En cruz terminada.Permite revisar, crear o editar proyectoCrear e incorporar detalles a programacin (Doble clic)Vincular tareas (Clic sobre tarea y arrastra a otra)Mostrar % de tareas completadas.Asignar personal y recursos.Crear tarea. Clic en rea vaca y seleccionar zona.Formato/Estilo de cuadroBorde de los cuadros. Fondo y trama. Plantillas y datos.Formato/DiseoColocar auto o manual.Diseo de cuadrosLneas de vinculoColor de vnculosOpciones de diagrama15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


6.3 Vistas e InformesInformes.AsistenteSeleccionar vista o informe. 1 pantalla, 2 impresora.Cambiar contenido/orden.Tareas a mostrarAgrupacinOrdenCambiar aspecto Gantt. Escala, barras, Comparar el progreso. Superior previsto, inferior real.Tareas criticas. Rojo.Asignado el tiempo de los recursos.UI. Recursos, tareas y trabajo asignado. UD. Calendario con trabajos programados. D. Gantt con diagrama de recurso.Costos del proyecto. Total, base, variacin, real, resto.Men Ver Informes.Tipos de informes disponibles.Informes Personalizados.Opciones permitidas.15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


6.4 HistricosAnlisis PertVer barra Anlisis PertHoja de entradas Pert, introducir datos.Calcular PertVer los GanttCdigos EDTInsertar columna.Proyecto / EDT



6.5 Gestin de Mltiples ProyectosConsolidar ProyectosInsertar Proyecto.Informacin avanzada de tarea resumen del subproyecto.Fondo de recursos.rea de trabajo.Proyectos de trabajo habitual pero no relacionados entre si.Archivo / Guardar rea de trabajo



6.6. Gestin de RiesgosIncluye los procesos necesarios concernientes a la identificacin, anlisis y respuestas al riesgo del Proyecto. Incluye maximizar los resultados de los hechos positivos y minimizar las consecuencias de los hechos adversos.El propsito es identificar y gestionar los riesgos del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida. Implica centrar el foco en monitorear los riesgos del proyecto, y de la organizacin involucrada.La gestin de Riesgos nos ayuda a conocer a que nos enfrentamos y a priorizar

15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*RespuestaMonitorizacinDiseo e Implementacin de ControlesMonitorizacin y Mantenimiento de ControlesRiesgosIdentificacin, Asesoramiento y Evaluacin


6.6. Gestin de RiesgosAnalizar y EstimarCualitativos : Se trata de definir para cada riesgo identificadoProbabilidad de ocurrencia si no se toman acciones correctivasPoco ProbableModeradoMuy ProbableNivel de Impacto en el cronograma, los costos, la calidad, y en lo expuesto que queda el proyecto o el negocio.NingunoBajoMedioAlto Extremo15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


Hoja1

Poco prob.ModeradaMuy Probable

Ninguno

Bajo

Medio

Alto

Extremo

Hoja1

RiesgoProbabilidadImpacto

ModeradaAlto

6.6. Gestin de RiesgosEstrategiasEvitar el riesgo.Anular el servicio o incluir controles que aseguran que no sucede.Mitigar el riesgo.Introducir controles que reducen la probabilidad de que suceda.Transferir el riesgo. Seguros. El riesgo sigue siendo nuestro pero recibimos una contraprestacin en caso de que suceda. Aceptar el riesgo. Se asume que pueda suceder y no se hace nada que lo impida. Normalmente por probabilidad baja y coste alto.15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


Gestin de Proyectos7 CONCLUSIONES15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


7.1. Ciclo de Vida de la Gestin de Proyectos

Identificar. Nuevas ideas, iniciativas, mejoras, cumplimiento legalDefine. Beneficios, Alineamiento Estratgico, Recursos, Presupuestos, Propiedad. DependenciasPriorizar. Valor estratgico, Valor Financiero, Criterio de valoracin del riesgo, priorizacin de proyectosSeleccionar. Optimizar, Limitar Riesgos de esfuerzosFases. Secuencia, Capacidad, Maximizar ROI, Lnea BasePlan. Tareas, Hitos, Planificacin, Niveles, Presupuestos, Recursos, RiesgosEjecutar. Desviacin actual de la lnea Base, Informes EVM (Earned Value Management), Trabajo, Autorizaciones, ...Cerrar. % Completado, Documentos de aprobacin final, histricosMedicin. Coste, Tiempo, ROI, Calidad, xito



7.1. Ciclo de Vida de la Gestin de Proyectos15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*Identificar.

Nuevas ideas, iniciativas, mejoras, cumplimiento legalDefine.

Beneficios, Alineamiento Estratgico, Recursos, Presupuestos, Propiedad. DependenciasPriorizar.

Valor estratgico, Valor Financiero, Criterio de valoracin del riesgo, priorizacin de proyectosSelecciona Optimizar, Limitar Riesgos de esfuerzosFases

Secuencia, Capacidad, Maximizar ROI, Lnea BasePlan

Tareas, Hitos, Planificacin, Niveles, Presupuestos, Recursos, RiesgosEjecutar

Desviacin actual de la lnea Base, Informes EVM (Earned Value Management), Trabajo, Autorizaciones, ...Cerrar

% Completado, Documentos de aprobacin final, histricosMedicin.

Coste, Tiempo, ROI, Calidad, xito


7.1. Ciclo de Vida de la Gestin de ProyectosPasos ProjectConfiguracin del ProjectOpciones, Calendario, RecursosPlanificacinFases, Tareas, Asignacin recursos, relaciones entre tareasCamino crticombito, recursos y planificacinCostesCostes fijos, recursos y materialesLnea BaseReducir tiempos. Tareas en paralelo, distintos recursos,...Seguimiento% CompletadosFechas de inicio y de finmbito, recursos y planificacinCostesDetectar sobrecargas, desviaciones, ...Informes de costesLneas baseCierreInformes, lecciones aprendidas, mejores prcticas, alineamiento.15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


7.2. Prueba Final15/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


Gestin de [email protected]/12/2011Microsoft Project - Gestin de Proyectos - Roberto Soriano*


*Modelo del CursoFase de preparacinEvaluacin inicial. S1PresentacinS1DesarrolloS2DudasS2Entrega de controles S3Revisin y cierre S3Fase de programacinPresentacinS3Desarrollo de contenidos S4, S5DudasS5Entrega de controles S6Revisin y cierre.S6La fase de seguimientoPresentacinS6Desarrollo de contenidos S7, S8DudasS8Entrega de controles S9Revisin y cierre.S9

*Tiempo, Dinero, Recursos y Calidad2Contratar recursos, demorar el final del proyecto, horas extra, replanificar el proyecto*Unidades Fijas Condicionada por Esfuerzo1p 2d. Aado 1p la tarea dura 1dUnidades Fijas No Condicionada por Esfuerzo1p 2d. Aado 1p la tarea dura 2dDuracin Fija Condicionada por Esfuerzo1p 10d. Aado 1p la tarea dura 10d, pero recursos 50% cada uno.Duracin Fija No Condicionada por Esfuerzo1p 10d. Aado 1p la tarea dura 10d, recursos 100% cada uno.Trabajo Fijo Condicionado por Esfuerzo1p 10d. Aado 1p la tarea dura 5d

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