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LABORATORIO 3: Sobreasignación de recursos y ruta crítica

Ejercicio 3 – Sobreasignación de recursos y ruta crítica

Al asignar recursos en un proyecto se pretende asegurar el desarrollo de cada una de las actividades del proyecto. El proceso normal de asignación de recursos empieza por programar las actividades y sus secuencias, después se asignan recursos, ya sea personal, maquinaria y/o equipo.

Después que se ha realizado la asignación de recursos a las actividades, los administradores de proyectos deben asegurarse que los recursos se apliquen de manera uniforme a lo largo del proyecto, lo que se conoce como nivelación de recursos o redistribución de recursos.

La nivelación o redistribución de recursos permite un uso más eficiente de éstos, evitando que en determinadas fechas se tenga una utilización excesiva y en otras fechas una subutilización de los recursos.

Es importante analizar también si la fecha de terminación del proyecto se recorre por el hecho de nivelar los recursos, y si este retraso es económicamente viable, en función de posibles multas o exceso de gastos indirectos, o sencillamente si el cliente lo acepta.

Habrá que hacer entonces ensayos de nivelación o redistribución de recursos con algunas variantes y revisar el flujo de efectivo, para determinar el uso más adecuado de los recursos considerando la liquidez del proyecto, de manera que los flujos de caja o efectivo sean uniformes.

De acuerdo a la información anterior, habrá que utilizar las opciones de asignación y redistribución de recursos.

Actividades:

1. A partir del proyecto definido en las sesiones anteriores, que ya tiene una serie de recursos asignados, procederemos a revisar el histograma, las horas – hombre asignadas a cada recurso, el costo correspondiente por recurso y verificar si existen recursos sobre-asignados o subutilizados.

2. Realizar la nivelación o redistribución de recursos con las diferentes opciones del MS Project hasta obtener la mejor opción desde dos puntos de vista diferentes:

a) La opción que elimine la sobre-asignación de recursos sin que varíe la fecha de terminación del proyecto.

b) La opción que optimiza el uso uniforme de los recursos, permitiendo un flujo de caja uniforme.

3. Obtener los diagramas de flujo de caja (en Microsoft Excel) para las dos opciones de nivelación (a y b) mencionadas en el ítem anterior.

4. Tareas repetitivas

5. Definir la ruta crítica

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Desarrollo de las actividades:

1. Información sobre el uso de recursos

Abrir el archivo creado en la sesión anterior.

Para ver las horas hombre asignadas a cada recurso para cada actividad se utiliza la vista Resource Usage que se encuentra en la pestaña View. Aparecen en color rojo los recursos que están sobre-asignados. Para este ejemplo sólo se dispone de una cantidad máxima de uno para cada recurso definido (como aparece en la vista Resource Sheet). La Figura 4.1 corresponde a la información que muestra la vista Resource Usage.

1.1. Abrir la vista de “Uso de recursos”

Elegir la opción de la ficha Vista Vista de recursos Uso de recursos

A continuación se observa que existe sobre asignación de recursos para el recursos “Analista”

En el recuadro derecho se observa por ejemplo que los días Miércoles, Jueves y Viernes se requieren 24 horas del recurso “Analista” cuando en realidad para el proyecto solo se cuenta con 2 Analistas los cuales trabajando 8 horas por día hace un total de 16 horas como máximo, para cubrir las 24 horas serían necesarios 3 “Analistas” (3 x 8 = 24 horas), pero esto incrementaría el costo del proyecto.

2. Redistribución de recursos

2.1. Opciones de Redistribución de recursos

Veremos qué posibilidades tenemos en función a las herramientas disponibles en MS Project para intentar resolver la sobreasignación

Elija la opción de la ficha Recurso Redistribuir Opciones de redistribución

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Configure las opciones de la ventana “Redistribuir recursos” clic en el botón “Aceptar”

Para aplicar la redistribución con las opciones anteriores. Clic en la herramienta “Recurso” “Redistribuir” “Redistribuir todo”

Observe el resultado generado en el diagrama de GANTT

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En nuestro caso no nos conviene este tipo de redistribución porque se está incrementando el tiempo y nosotros necesitamos que se respeten los 29 días

Para deshacer la redistribución anterior. Clic en la opción “Recurso” “Redistribuir” “Borrar redistribución”

Observe que se restaura la distribución original manteniéndose la sobreasignación inicial

Elija nuevamente la opción de la ficha “Recurso” “Redistribuir” “Opciones de redistribución”

Configure nuevamente las opciones de la ventana “Redistribuir recursos” clic en el botón “Aceptar”

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Aplique nuevamente la opción “Recurso” “Redistribuir” “Redistribuir todo”

Clic en “Omitir todo” en la siguiente ventana

A continuación se muestra el resultado obtenido

Note que la tarea señalada en el recuadro ha sido desplazada en el tiempo para evitar la sobreasignación, pero se mantiene el recurso “Analista” sobreasignado el día Mie 12/02/14 como lo indicó el aviso emitido en el paso anterior, el cual también puede ser verificado en la “hoja uso de recursos”:

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Deshacer nuevamente la redistribución anterior. Clic en la opción “Recurso” “Redistribuir” “Borrar redistribución”

Observe que se restaura la distribución original manteniéndose la sobreasignación inicial

2.2. Redistribución de recursos

Revisando la información original nos damos cuenta que en la actividad 1.1.2 “Identificar la audiencia” se consideró originalmente un solo Analista y se tiene registrado dos unidades en el documento en Project

Desde el Diagrama de Gantt. Modifique la tarea 1.1.2. Doble clic en dicha tarea. Seleccione la ficha Recursos. Modifique las Unidades del Analista a 1. Clic en Aceptar

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Verifique que la tarea “1.1.2” tiene asignado un solo Analista

Active la vista “Uso de recursos”. Verificamos que aún se mantiene una sobreasignación de recursos para el “Analista”

Active la vista del diagrama de GANTT y proceda a redistribuir los recursos. Utilizando las siguientes opciones de redistribución

Observe que el resultado de la redistribución no ha generado ningún aviso como en el caso anterior. Únicamente se ha desplazado la actividad “1.2.2” (Seleccionar salas de exposición) para solucionar la sobreasignación como se indica en la siguiente figura:

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Active la hoja “Uso de recursos” y verifique que ya no se muestra ninguna sobreasignación de recursos

3. Obtener el diagrama de flujo de caja (en Microsoft Excel)

3.1. Visualizar información de flujo de caja

Elegir la opción de la ficha Vista Vista de tareas Uso de tareas

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A continuación se muestra loa información en la vista “Uso de tareas” los flujos de caja

En la ficha “Formato” “Detalles”, marque la casilla “Costo”, desmarque las restantes casillas de opción de dicho grupo de opciones

Doble clic en la escala temporal para mostrar valores resumidos por semana de trabajo como se ve en la figura anterior

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3.2. Visualizar de flujo de caja en un gráfico en Excel

Copie la fila de valores correspondientes a la fila de la “Actividad sumaria” de la programación del proyecto

Abrir la herramienta Microsoft Excel

Pegar dichos datos en la fila 2 del nuevo libro, mientras que en la fila 1 coloque las semanas de la 1 a la 6 como se indica en la siguiente figura. Aplique formato básico para visualizar mejor dichos valores en Excel

Seleccione los datos anteriores e inserte un gráfico de líneas en Excel como se muestra en la siguiente figura:

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4. Tareas repetitivas

Una tarea repetitiva es aquella que se repite cada cierto tiempo.

En nuestro caso adicionaremos una tarea repetitiva que será ejecutada por el Líder del Proyecto. Dicha tarea será realizada todos los viernes durante 2 horas en el cual el Líder del proyecto deberá informar a la gerencia sobre los avances del proyecto

4.1. Adicionar la tarea repetitiva

Adicione una “tarea resumen” denominada “Tarea repetitiva” al final de la programación actual. Haga uso de la herramienta de “indentación” para ubicar correctamente la tarea resumen

Debajo de la nueva tarea resumen adicione una tarea periódica (repetitiva) usando la herramienta: “Tarea” “Insertar” “Tarea” “Tarea periódica”

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A continuación se muestra la ventana “Información de tarea repetitiva” con los datos requeridos:

A continuación se muestra el aspecto de la tarea repetitiva creada

4.2. Asignar recurso a tarea repetitiva

Asignaremos como único recurso a “Líder de proyecto” a la tarea repetitiva. Para ello seleccione las cinco tareas “1.4.1.1 .. 1.4.1.5” y elija la opción de la ficha “Tarea” “Propiedades” “Información” y asigne el recurso “Líder de proyecto”

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Observe que se muestra una indicación de sobreasignación de recurso

Podemos notar que se ha producido una sobreasignación en las tareas “Seleccionar salas de exposición” e “Informe de avance a Gerencia 3”. Para conocer un poco más a detalle este caso abriremos la vista “Uso de recursos”

Otra forma de ver las sobreasignaciones es a través de la vista “Organizador de equipo”

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En el panel izquierdo se resalta en rojo el recurso sobreasignado y en el panel derecho podemos encontrar el detalle de la sobreasignación. Si coloca el curso del mouse sobre una tarea se visualizará mayor información de dicha tarea

El encargado del proyecto nos indica que se modifique el número de horas del recurso “Lider del proyecto” en la actividad “Seleccionar salas de exposición” para que invierta únicamente 6 horas de trabajo diario en dicha actividad. Para ello, desde la vista “Diagrama de GANTT”, doble clic a la tarea “Seleccionar salas de exposición” y elija la ficha “Recursos”. Modifique las “Unidades” del recurso “Líder del proyecto” como se indica. Para finalizar clic en el botón Aceptar (8hrs 1, entonces 6hrs = 6 x 1 / 8 = 0.75)

Verifique que ya no se muestren indicaciones de sobreasignaciones

Visualice la vista “Uso de recursos” y verifique que no haya más sobreasignaciones

4.3. Volver a visualizar el flujo de caja

Abrir la vista “Uso de tareas”

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A continuación se muestra la información sobre el flujo de caja

5. Ruta crítica

La ruta crítica es un conjunto de tareas (o a veces una sola tarea) que controla las fechas de comienzo y fin calculadas para el proyecto. Al concluir la última tarea de la ruta crítica, concluye también el proyecto.

Las tareas que componen la ruta crítica suelen estar interrelacionadas mediante dependencias entre tareas. Es probable que haya muchas de estas redes de tareas en todo el plan del proyecto.

De manera predeterminada, Microsoft Office Project sólo muestra una única ruta crítica general, que es la única que controla la fecha de fin del proyecto. Puede definir el plan de forma que se incluya también una ruta crítica adicional para cada red independiente o para cada conjunto de tareas. Esto puede resultar útil para realizar un seguimiento de cada uno de los subproyectos de un proyecto principal o de cada fase o hito de un proyecto dividido en varias fases.

Si conoce y controla la ruta crítica del proyecto, así como los recursos asignados a cada tarea crítica, será capaz de identificar las tareas que pueden afectar a la fecha de fin del proyecto y, de este modo, saber si el proyecto terminará en la fecha prevista.

Si es importante que el proyecto termine en la fecha prevista, preste especial atención a las tareas de la ruta crítica y a los recursos asignados a esas tareas. De estos elementos dependerá que el proyecto termine puntualmente.

Tenga en cuenta que la ruta crítica puede pasar de estar formada por una serie de tareas a estar formada por otras tareas conforme avance la programación del proyecto. La ruta crítica puede cambiar cuando finalicen las tareas críticas o cuando se retrasen las tareas de otro conjunto. Inmediatamente, se creará una nueva ruta crítica con el conjunto de tareas que debe vigilar de cerca para garantizar la finalización del proyecto en la fecha prevista o antes de esta fecha.

5.1. Visualizar la ruta crítica

Elegir la opción “Vista” “Vista de tareas” “Diagrama de Gantt” “Gantt Detallado”

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A continuación se muestra la ruta crítica con trazos de color rojo

Se puede observar que la tarea “Seleccionar salas de exposición” no figura como parte de la ruta crítica.

Modifique la duración de la tarea a 8 días como se indica en la siguiente figura:

Observe como se extiende la fecha de fin de la tarea modificada pero no se ve afectado la fecha de fin del proyecto

Restaure nuevamente la duración de la tarea “Seleccionar salas de exposición” a su duración original es decir a “5 días”.

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Modifique ahora la duración de la tarea “1.2.1 Contratar expositores” a 5 días como se indica en la siguiente figura:

Verifique como se ha incrementado el tiempo de fin del proyecto de 29 días a 31 días, equivalente a los 2 días adicionales que se han incrementado en la tarea

Restaure nuevamente la duración de la tarea “1.2.1 Contratar expositores” a su duración original es decir a “3 días”.

5.2. Visualizar el diagrama de red

De la barra de vistas elija “Diagrama de Red”

A continuación se muestra el diagrama de Red

Es posible contraer el formato de visualización de los cuadros del diagrama de red

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Observe como se reduce la representación de las tareas del proyecto, se visualiza un recuadro por tarea con du Id de tarea correspondiente

Para visualizar además el tipo de dependencia entre tareas active la opción:

Observe como se visualiza la información en el diagrama de red

Nota: Identificación de los tipos de símbolos usados en el diagrama de red:

Símbolo Descripción

Tarea resumen

Tarea

Hito

Los símbolos se pintan de color rojo si forman parte de la ruta crítica, en caso contrario se pintan de color azul

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Ubique el mouse sobre una tarea para visualizar información de la misma:

Para obtener información completa de una tarea presione doble clic sobre dicha tarea

Indique la diferencia de las opciones de formato “Tareas de resumen” y “Tarea resumen del proyecto”

5.3. Insertar / eliminar tareas desde el diagrama de red

Para adicionar una tarea. Seleccione la tarea predecesora a la nueva tarea y proceder a arrastrar ligeramente la tarea predecesora y luego soltar, observe como se crea automáticamente una nueva tarea

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Observe la nueva tarea

Puede editar directamente los campos principales de la nueva tarea

Puede también dar doble clic sobre la nueva tarea para visualizar la ventana de información de la tarea y realizar el ingreso de datos de dicha tarea desde esa ventana

Para eliminar una tarea basta seleccionar dicha tarea y presionar el botón “Suprimir”. Aplicando dicho procedimiento elimine la “Tarea nueva”

Verifique que ya no exista la tarea anterior.