MANUAL DE MS PROJECTHenry G. Aquise Espinoza

UNIDAD 1

El Proceso De Planificación De Proyectos

Administración de un proyecto con Microsoft Project 2003

La administración de proyectos es simplemente la planificación, organización yadministración de tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivodefinido, normalmente con limitación de tiempo y costos. Un plan puede ser tansimple como escribir en un bloc de notas una lista de tareas con sus fechasprevistas de comienzo y fin. Un plan complejo, por otro lado, puede constar demiles de tareas y recursos, y de un presupuesto de millones. La mayoría de losplanes de proyectos comparten elementos comunes, incluyendo la división delproyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas y losseguimientos del progreso del trabajo.

Normalmente, la Administración de proyectos está compuesta por tres fases:

Planificación del proyecto y creación de una programación: es la fase másimportante. Incluye la definición de las tareas y sus duraciones, el establecimientode relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de recursos,la asignación de los mismos. Todas las fases posteriores del proyecto se basandirectamente en la información que se les proporciona cuando se planifica elproyecto.

Adaptación a los cambios: esta fase es un proceso en constante desarrollo quecomienza una vez que se halla creado una planificación, y concluye cuando elproyecto está terminado. La administración de un proyecto incluye el seguimiento yajuste de la programación para que refleje los cambios que se hayan producido a lolargo del desarrollo del proyecto.

Comunicación de la información del proyecto: en esta fase se comunica lainformación del proyecto a los clientes, al personal y a la administración. Una de lasventajas de usar Microsoft Project es la posibilidad de crear informes atractivos. Elusuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y elcontenido de los informes, a fin de que muestren la información deseada en unformato conveniente para el usuario

Modelos Tra/dicionales de Administración de Proyectos

Método De Ruta Crítica (MRC)

El proceso de informatización de la administración de proyectos se inició en losaños 50. DuPont Corporación y Rémington Rand, en un esfuerzo por mejorar lastécnicas de programación de proyectos, desarrollaron un sistema de programaciónllamado Método de Ruta Crítica: un modelo matemático que calcula la duracióntotal de un proyecto basándose en la duración de cada tarea en particular y en susdependencias, y que identifica qué tareas son críticas. Este modelo es el método deprogramación utilizado fundamentalmente en el software para la administración deproyectos actualmente, incluido Microsoft Project.

Durante los años 50, la Marina de EE.UU. desarrolló el proyecto de los misilesPolaris, un sistema de armamentos basado en submarinos. Lockheed, el contratistaprincipal del proyecto, creó el sistema de programación PERT (Programmeevaluation and review technique) que utiliza probabilidades estadísticas paracalcular las duraciones previstas. Hoy en día, un diagrama PERT (también llamadodiagrama de red) hace referencia a la representación gráfica de las relaciones entretareas.

El método del camino crítico, llamado también con la sigla PERT aplica principios dela teoría de los gráficos. Esta teoría realiza el estudio de procesos, estructuras ysistemas mediante gráficos. Se denomina "gráfico" a un conjunto de puntosllamados "nodos" y a un conjunto de arcos que vinculan esos puntos. Los procesoso proyectos a programar se representan mediante estos gráficos; cada tarea essimbolizada por un nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que correspondena las tareas, el método busca determinar la secuencia de arcos adyacentes(denominada camino) que, yendo desde el principio al final del proceso o proyecto,tenga mayor duración. Este es denominado "camino crítico" e interesa conocerlo,pues condicionará la duración total del proceso o proyecto: por ello, las tareascomprendidas en ese camino ("tareas críticas") deben ser las más controladas y encaso de desear acelerarlo, habrá que comenzar por ellas. Este método es utilizado,por lo tanto, para aquellos procesos o proyectos que tienen un comienzo y unaterminación (es decir que no son continuos) y que presentan cierta complejidad enla interrelación de las tareas que los forman.

Diagrama De Gantt

En un desarrollo independiente de sistemas de administración de proyectos, HenryL. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades a lo largode una escala de tiempo.

El gráfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignación derecursos y determinación de la secuencia y cronología. A pesar de su sencillezconstituye uno de los métodos de programación más completos y, sin duda, el másusado. El gráfico se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo(en horas, días, semanas, etc.); en la vertical, se ordenan los elementos queintervienen en la programación: máquinas, hombres, tareas, órdenes de trabajo,etc... El gráfico establece, de tal forma, una relación cronológica entre cadaelemento productor o tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el gráficorepresentan a la vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajoprogramado para ese intervalo y trabajo realizado efectivamente en ese lapso. Lainclusión simultánea de estos dos últimos aspectos (generalmente se lo hacemediante segmentos trazados en distintos colores o de diferente contextura oforma) implica cotejar lo programado con lo realizado, es decir controlar loprogramado.

Podrá utilizar el Diagrama de Gantt de Microsoft Project para crear unaprogramación así como hacer el seguimiento e imprimir informes.

La Administración de Proyectos

La administración de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrartareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente condelimitaciones de tiempo, recursos o costo. La mayoría de los proyectos compartenactividades comunes, como la división del proyecto en tareas de fácil manejo, laprogramación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y elseguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.

Microsoft Project

Microsoft Project es un programa o software para la gestión de proyectos. Estaaplicación permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos a lastareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, delproyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto yconseguir así los objetivos planteados.

Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz yflexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudaráa programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar suprogreso.

Triángulo del Proyecto

En Microsoft Project 2003 los tres factores que conforman cada proyecto son:

Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programacióndel mismo.

Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos;personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario pararealizarlos.

Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustaruno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementosson importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto.

La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina laclase de problemas que encontrará y las soluciones que puede implementar. Si

sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácilplanear y administrar el proyecto.

Base de Datos de Microsoft Project

Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos.Utiliza esa información para calcular y controlar la programación, los costos y otroselementos del proyecto, mediante la creación de un plan. Cuanta más informaciónse proporcione, más preciso será el plan.

Como si se tratara de una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra los resultadosde los cálculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no seintroduce la información esencial acerca de todas las tareas. Sólo entonces se verácuándo finalizará el proyecto o las fechas en las que están programadas las tareas.

Microsoft Project coloca la información que se introduce y la que calcula en camposque contienen tipos de información específicos, como nombres o duraciones detareas. En Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna.

Ver los datos necesarios

La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de información, pero en unmomento dado sólo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a lainformación, se utilizan las herramientas siguientes:

Vistas, que presentan un subconjunto de información del proyecto en un formatofácil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra información básicade tareas en columnas y un gráfico de barras.

Tablas, que definen las columnas mostradas. Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursos específicos. Cada vista presenta una clase de información diferente. Las tablas y los

filtros ajustan la información. El cambio de vistas, tablas o filtros puedeocultar información, pero no la elimina. Seguirá estando en la base de datosy seguirá actualizándose.

Vistas, Son las combinación de una o más vistas (Diagrama de Gantt, Hoja derecursos, etc.) y, si procede, una tabla y un filtro. Las vistas permiten especificar,organizar y examinar la información en diversos formatos. Existen tres tipos devistas: Los diagramas o los gráficos representan la información gráficamente. Lasvistas Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Gráfico de recursos y Calendario sondiagramas o gráficos.

Las hojas representan la información en filas y columnas. Cada fila contieneinformación acerca de tareas o recursos específicos. Cada columna contiene uncampo en el que se especifica información concreta sobre las tareas o los recursos.En Microsoft Project, las columnas se denominan normalmente campos.

Los formularios representan la información en un formato similar al de unformulario de papel. Los formularios muestran la información de una tarea o de unrecurso individual.

Tablas Son el conjunto de columnas que muestra información específica de tareas,recursos y asignaciones en una vista de hoja.

Filtros Especifican la información de una tarea o de un recurso que se debemostrar o resaltar en una vista. Por ejemplo, cuando se aplica el filtro Tareascríticas, sólo se muestran las tareas críticas.

Cómo programa Microsoft Project

Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuentamuchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y lasinterrupciones, como días festivos y vacaciones. Lo que es más importante,Microsoft Project programa cada tarea utilizando la fórmula duración = trabajo /esfuerzo de recurso, donde:

Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea estérealizada.

Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar unatarea.

Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a latarea y su asignación.

Por ejemplo:

Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias,el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 días * 8 horas).

El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores * 8 horas).

El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3 pintores).

La duración es 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8 horas). La comprensión de estafórmula es importante para saber en qué forma los cambios que realiza en lastareas afectan a la programación del proyecto.

Seguimiento y Cierre

Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la información de programación,se genera el plan. Se podrá ver un modelo completo del proyecto, con su fecha definalización y las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Los siguientes pasos son:

Revisar el camino crítico para detectar posibles problemas. Un camino crítico esuna serie de tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyectofinalice en la fecha programada. Si se retrasa cualquier tarea de un camino crítico,puede retrasarse la fecha de finalización del proyecto.

Evaluar y optimizar el plan. Antes de iniciar el proyecto y de forma periódicadurante su ejecución, se deberá evaluar y ajustar el plan del proyecto considerandoel ámbito, los recursos y la programación.

Actualizar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas. A cambio, mostraráel plan del proyecto actualizado. Se puede actualizar el plan personalmente, opuede hacerlo el equipo con Microsoft Project Server o mediante correo electrónico.Una vez que el plan ha sido actualizado, se revisa para comprobar el efecto de loscambios. ¿Está el proyecto por encima del presupuesto? ¿Está programado quealgún miembro del equipo trabaje horas extra? ¿Va a finalizar tarde el proyecto?

Cierre del proyecto. Evaluar las lecciones que se han aprendido y las mejoresprácticas.

Definir un proyecto

Durante la fase de planificación de proyectos que tienen una duración significativa orequieren los servicios de muchas personas, es importante definir los objetivos,las suposiciones y las delimitaciones del proyecto.

Definir los objetivos del proyecto

Unos objetivos de proyecto claros son cruciales pues el éxito del proyecto vendrádeterminado por el grado de cumplimiento de los mismos. Un objetivo de proyectoclaro es específico y mensurable. Deben evitarse objetivos imprecisos como "Crearresultados modernos". Los objetivos de un proyecto pueden incluir: Una lista deresultados del proyecto.

Fechas de cumplimiento específicas, tanto para la finalización del proyectocomo para los hitos intermedios.

Criterios de calidad específicos que deben cumplir los resultados. Límites de costo que no debe sobrepasar el proyecto.

Para que los objetivos resulten eficaces, es importante que todos los participantesdel proyecto estén oficialmente de acuerdo con ellos. A menudo, el administradordel proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una partepermanente del proyecto. Tras crear un documento de objetivos en un programadiferente de

Microsoft Project, puede adjuntarlo al archivo de proyecto para tener acceso a él deforma sencilla.

Definir las suposiciones del proyecto

Durante la etapa de planificación de un proyecto, probablemente surgirán muchascuestiones importantes sin respuesta; por ejemplo, cuándo estarán disponibles losrecursos clave para iniciar el trabajo, y cuánto tiempo llevará un nuevo proceso.Para comenzar la planificación, se hacen conjeturas hipotéticas y a continuación, seutilizan esas estimaciones para crear la programación. Es importante hacer unseguimiento de las suposiciones que se hacen de manera que:

Los participantes del proyecto puedan criticarlas y después, apoyar formalmente unconjunto de suposiciones del proyecto.

Se pueda actualizar la programación cuando se disponga de información adicionalsobre esos factores.

Hay que tener en cuenta las siguientes áreas del proyecto para identificarsuposiciones subyacentes:

Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a dependerdel trabajo de otras personas, ¿son conscientes dichas personas de estadependencia y están de acuerdo con las fechas de entrega establecidas?

Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales yequipamiento): Si algunas de las personas que van a trabajar en el proyectoestán bajo otro cargo, ¿a cargo de quién están? Y, ¿ha aprobado esapersona la utilización de estos recursos?

Duraciones de las tareas: ¿Están fundamentadas las estimaciones de tareasen una información sólida o en conjeturas?

Costos del proyecto: ¿Qué importancia tiene el costo en el proyecto? ¿Quiéndebe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario?

Tiempo disponible: Si se está trabajando teniendo presente una fecha límiteconocida, ¿se puede completar de forma realista todas las tareas con unnivel aceptable de calidad?

Resultados: ¿Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y deotros participantes? Si se deben hacer concesiones en el resultado, ¿estánde acuerdo los participantes sobre los aspectos del resultado en que se hande hacer las concesiones en primer lugar?

Estos son unos pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar unproyecto complejo. El éxito del proyecto depende en último término de laidentificación de suposiciones y de la realización de planes alternativos deseguridad, así como de llevar a cabo el proyecto tal como fue planeado.

Definir las delimitaciones del proyecto

Las delimitaciones en un proyecto son factores que pueden restringir las opcionesdel administrador del proyecto. Normalmente, las tres delimitaciones principalesson:

Programación, como una fecha de fin fija o una fecha límite para un hitoprincipal.

Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, así como loscostos asociados), como un presupuesto preestablecido.

Ámbito, como un requisito de realización de tres modelos del producto.

Un cambio en una de estas delimitaciones afecta normalmente a las otras dos, ytambién afecta a la calidad total. Por ejemplo, si decrece la duración del proyecto(programación), puede aumentar el número de trabajadores necesarios (recursos)y reducirse el número de características que pueden incluirse en el producto(ámbito). El administrador del proyecto determina entonces si este ajuste esaceptable. Este concepto se denomina "delimitaciones triples de administración delproyecto" o "triángulo del proyecto".

Durante el proceso de planificación, se deben enumerar las delimitaciones delproyecto para asegurarse de que todos los participantes del proyecto las conocen ytienen la oportunidad de hacer observaciones acerca de las mismas.

También es importante que los participantes se pongan de acuerdo sobre la formaen que se ha de responder a delimitaciones inesperadas que puedan surgir duranteel proyecto. Por ejemplo, si los costos laborales resultan superiores a los previstos,los participantes pueden desear reducir el ámbito del proyecto de ciertas manerasespecíficas predefinidas.

Preparar un plan de administración del ámbito

Una vez identificados los objetivos, suposiciones y delimitaciones del proyecto, estáen condiciones de preparar un plan de administración del ámbito. El ámbito delproyecto es la combinación de todos los objetivos y tareas del proyecto con eltrabajo necesario para su ejecución, y el plan de administración del ámbitoestablece un procedimiento para el tratamiento de los cambios que se efectúen enel proyecto. El plan de administración del ámbito es útil porque los equipos delproyecto deben ajustar a menudo sus objetivos durante el mismo, y todos losparticipantes del proyecto tienen que estar informados puntualmente de loscambios que se introduzcan. El plan de administración del ámbito puede incluir:

Una evaluación de la probabilidad de que haya que cambiar el ámbito, con quéfrecuencia y en qué medida. Una descripción de cómo se identificarán y clasificaránlos cambios del ámbito. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, puedeestablecer que si el cliente solicita cambios del diseño con un costo inferior a $550.000, el capataz puede aprobarlos, pero si el costo es superior, el administradordel proyecto y el cliente deben evaluar de nuevo el ámbito del proyecto en términosde costo, recursos y otros factores.

Un plan para determinar las acciones a emprender cuando se identifique un cambiodel ámbito (por ejemplo, informar del mismo al patrocinador e impartir una ordende cambio del contrato).

Un plan de administración del ámbito bien preparado puede servir de base paraconfeccionar el plan de emergencia del proyecto.

Crear un plan de proyecto

Cuando se hayan definido los objetivos del proyecto y decidido sus fasesprincipales, se puede comenzar a crear el plan. Primero se especifica y organiza lalista de tareas que se deben realizar, así como la duración de cada tarea. Acontinuación, se agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos.Después se asignan estos recursos a las tareas. Con esta información, MicrosoftProject crea una programación. Se puede comprobar la programación y ajustarlasegún sea necesario.

Los primeros pasos en la creación de una programación consisten en iniciar unnuevo archivo, designar una fecha de comienzo o fin del proyecto e introducirinformación general del proyecto.

UNIDAD 2Iniciando Microsoft Project 2003

Al abrir Microsoft Project aparecerá un documento nuevo en la vista del Diagramade Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco.

Para iniciar Microsoft Project siga estos pasos:

Seleccione en la barra de tareas de Windows el botón Inicio, Programas, Microsoft

Project.

1. Haga clic sobre el botón Cerrar para salir de la ventana de Ayuda y mostrar laventana de Project.

Crear un proyecto nuevo

Cuando inicie un nuevo archivo de proyecto en Microsoft Project, puede especificarla fecha de comienzo o de fin del mismo, pero no ambas. Se recomienda especificarúnicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que Microsoft Project calculela fecha de fin, una vez introducidas y programadas las tareas. Los proyectos se

Con formato: Fuente:(Predeterminado) Verdana, 10 pto,Color de fuente: Negro

suelen programar de este modo. Al introducir información relativa al proyecto,como duraciones y dependencias de tareas, Microsoft Project programa el trabajo ycalcula la fecha más temprana de fin del proyecto.

Si el proyecto debe finalizar en una fecha concreta, escriba sólo la fecha de fin. Laacción de programar a partir de la fecha de fin del proyecto permite a MicrosoftProject programar desde una fecha concreta hacia atrás, terminando cada tarea lomás tarde posible sin retrasar la fecha de fin.

Haga clic en Nuevo.

En el cuadro de diálogo Información del proyecto, escriba o seleccione una fecha decomienzo o fecha de fin para el proyecto.

Si desea programar a partir de la fecha de comienzo del proyecto en el cuadroFecha de comienzo, escriba o seleccione la fecha en que desee comenzar elproyecto.

Si desea programar a partir de la fecha de fin del proyecto en el cuadro Programara partir de, haga clic en Fecha de fin del proyecto, luego en el cuadro Fecha defin, escriba o seleccione la fecha de fin a partir de la cual desee programar elproyecto.

Haga clic en Aceptar Haga clic en Guardar En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el proyecto y, a

continuación, haga clic en Guardar.

Con formato: Fuente:(Predeterminado) Verdana, 10 pto,Color de fuente: Negro

Sugerencia: Puede cambiar la información del proyecto en cualquier momentohaciendo clic en Información del proyecto en el menú Proyecto.

Abrir una plantilla o un archivo existente

Un archivo nuevo permite empezar partiendo de cero, elegir las fechas de comienzoo de fin del proyecto, y agregar las tareas y recursos necesarios para el proyecto.

Pero también se puede utilizar un archivo de proyecto existente que contengainformación similar a la que necesita para el proyecto actual. También se puedeutilizar una plantilla para comenzar el proyecto. La utilización de una plantilla o deun archivo existente elimina la necesidad de volver a introducir información comúna la de proyectos similares.

Basar el proyecto nuevo en un archivo existente

Haga clic en Abrir

Localice y abra la carpeta que contenga el proyecto y a continuación, haga clic en elproyecto

Si no lo encuentra, realice una búsqueda

Haga clic en Abrir

Basar el proyecto nuevo en una plantilla

Para abrir una plantilla desde Microsoft Project, en el menú Archivo, haga clic enNuevo y después haga clic en la ficha que contenga la plantilla.

Haga clic en la plantilla que desee abrir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Las plantillas se pueden guardar en cualquier carpeta. Para abrir unaplantilla guardada, en el menú Archivo, haga clic en Abrir, seleccione la carpeta y elarchivo de la plantilla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Introducir información clave del proyecto

Cada proyecto se compone de un conjunto único de elementos: las tareas queconlleva, las personas que las realizan y los objetivos del proyecto. Como ayudapara recordar y comunicar los detalles importantes, introduzca información sobre elproyecto y consúltela cuando sea necesario.

En el menú Archivo, haga clic en Propiedades y a continuación, en la fichaResumen.

Escriba la información que desee acerca del proyecto, por ejemplo, las personasque lo administrarán y que se encargarán del mantenimiento del archivo deproyecto, el objetivo del proyecto, las limitaciones que pueden dificultar el logro deese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto.

Haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Para buscar un comando de menú que no aparece, haga clic en lasflechas situadas al final del menú. El menú se expande para mostrar máscomandos. También puede expandir un menú haciendo doble clic en él.

Configurar el calendario del proyecto

Puede cambiar el calendario del proyecto para que refleje los días y horaslaborables de cada persona que participa en el proyecto. Los valorespredeterminados del calendario son lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., conuna hora de descanso para el almuerzo.

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Puede especificar los períodos no laborables, como fines de semana y tardes, asícomo días festivos excepcionales, como las vacaciones.

En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral

1. Seleccione una fecha en el calendario.

2. Para cambiar un día de la semana en la totalidad del calendario, porejemplo, para que la jornada de los viernes finalice a las 4:00 p.m., hagaclic en la abreviatura de ese día en la parte superior del calendario.

3. Para cambiar todos los días laborables, por ejemplo, para comenzar los díaslaborables de martes a viernes a las 9:00 a.m., haga clic en la abreviaturacorrespondiente al primer día laborable de la semana y arrastre el ratónhasta la abreviatura correspondiente al último día laborable de la semana.

4. Haga clic en Período no laborable para indicar los días libres, o en Períodolaborable no predet. Para cambiar las horas de trabajo.

5. Si en el paso anterior hizo clic en Período laborable no predet., escriba lashoras en las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y lashoras en las que desea que termine el trabajo en los cuadros Hasta.

6. Haga clic en Aceptar.

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Las estadísticas del proyecto

Para obtener una visión general de la fecha de inicio y fin, duración, costos y demásinformación del proyecto se accesan las estadísticas del mismo que proporcionaMicrosoft Project.

En el menú Proyecto, haga clic en Información del Proyecto

En el cuadro de diálogo Información del Proyecto, Haga clic en Estadísticas

Guardar un proyecto

1. Haga clic en Guardar2. Si es la primera vez que guarda el archivo del proyecto, escriba un nombre

en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

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Nota: Si no ha establecido un plan previsto para el proyecto, cuando vaya aguardarlo el programa le preguntará si desea guardar una línea de base.

Abrir un proyecto existente

1. Haga clic en Abrir.2. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga el

proyecto. En la lista de carpetas, abra la carpeta que contenga el proyectoque desea. Si no encuentra el proyecto en la lista de carpetas, realice unabúsqueda.

3. Haga doble clic en el proyecto que desea abrir.

Sugerencias:

Para abrir un proyecto creado en otro programa, haga clic en el formato de archivoque desea en el cuadro Tipo de archivo y, a continuación, haga doble clic en elnombre del archivo en la lista de carpetas. También puede escribir la extensión enel cuadro Nombre de archivo (por ejemplo, escriba *.mpt para encontrar losarchivos de las plantillas de Microsoft Project).

Para abrir un proyecto que haya utilizado recientemente, haga clic en el nombre delarchivo en la parte inferior del menú Archivo. Si la lista de archivos utilizadosrecientemente no aparece, haga clic en Opciones en el menú Herramientas,

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seleccione la ficha General y marque la casilla de verificación Archivos usadosrecientemente.

Cerrar un proyecto

1. En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.

Nota: Si ha realizado cambios en un proyecto y no los ha guardado, el programa lepreguntará si desea guardarlos.

EJERCICIO GUIADO

1) Imaginemos que el proyecto es el siguiente:

Desarrollar nuevo merchandising con el objetivo de expandir el mercado objetivo.

Desde un punto de vista macro, las tareas son tres:

- Diseño conceptual

- Desarrollo e impresión

- Distribución

2) Condiciones iniciales

* Ingrese a Project

* Defina un nuevo proyecto (plantilla: proyecto en blanco)

* Especifique la fecha de comienzo en “Información del proyecto” (Menú proyecto)

- ¿En qué consiste el calendario estándar?

- ¿Qué implica el hecho de programar a partir de la fecha de fin del proyecto?

- ¿Cuál es la utilidad de “Fecha de hoy”?

3) Definición de tareas

En la tabla de Entrada (Vista Diagrama de Gantt) ingrese las tareas:

- ¿Por qué en duración dice “1 día?” ?

- ¿Para qué se utiliza la columna “indicadores”?

4) Vinculación

Las tareas se realizan consecutivamente (“FC”)

- ¿Por qué?

Vincúlelas con el botón “Vincular Tareas”

NOTA: Para seleccionar varias filas consecutivas puede arrastrar el mouse o utilizar

la tecla shift

5) Ingreso de los recursos

En este caso los recursos sólo son seres humanos. Escoja la Tabla de Entrada en la

Vista Hoja de Recursos e ingrese lo siguiente:

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- ¿Cuál es la diferencia entre trabajo y material?

- ¿Qué significa tasa estándar?

- ¿Qué significa costo por uso?

- ¿Qué significa Prorrateo?

6) Asignación de recursos a las tareas

Dé clic en la primera tarea y presione el botón Asignar recursos.

EDT = 1: 1 Diseñador y 1 Técnico

EDT = 2: 1 Ayudante y 1 Diseñador

EDT = 3: 1 Técnico y 1 Ayudante

Presione Cerrar y obtendrá el siguiente resultado:

7) Definición de las duraciones

Ingrese las siguientes duraciones en la tabla de entrada en la vista diagrama de

Gantt:

EDT = 1: 4 d; EDT = 2: 1 s; EDT = 3: 2 d

8) Guardar el proyecto

Nombre: marketing.mpp; Sin Línea de Base

9) Guardar la Línea de Base

El plan actual se convertirá en la Línea de Base:

- Dé clic en Herramientas Seguimiento Guardar línea de base

- ¿En qué consiste un programa y un presupuesto?

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10) Estadísticas

Un Directivo sugirió que la duración de la segunda tarea debía ser de 3 d. Despuésde realizar el cambio, revise las Estadísticas (Menú Proyecto)

- Explique la información proporcionada

- Active la Barra de Seguimiento (botón Estadísticas)

11) Guardar el Plan Provisional

Guarde el Plan Provisional sugerido por el Directivo.

Vaya a Herramientas Seguimiento Guardar línea de base guardar plan

provisional

Copiar [comienzo/fin] actuales en [comienzo1/fin1] para el proyecto completo.

Guarde los cambios y salga de Project.

12) Visualizar el plan provisional (extraoficial)

Active el proyecto y verifique que la segunda tarea continúa durando una semana.

Sin embargo, el plan provisional está disponible:

- Colóquese en la columna Fin e inserte la columna Comienzo1

- Colóquese en la columna Predecesoras e inserte la columna Fin1

- Verifique que estos dos nuevos campos no influyen en las Estadísticas.

Con formato: Fuente:(Predeterminado) Times New Roman,12 pto

Con formato: Fuente:(Predeterminado) Verdana, 10 pto,Color de fuente: Negro

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