Manual de MS Project 2010.pdf

7/24/2019 Manual de MS Project 2010.pdf

1/108

MANUAL DE MSPROJECT 2010

MBA Ing. Danny Daniel Antn Asanza


2/108

MS PROJECT 2010

1


INDICE

INDICE........................................................................................................................... 1

1. CONCEPTOS BASICOS ................................................................................................ 4

1.1 DESCRPCION DE LA GESTION DE PROYECTOS................................................................... 4

1.2 QUE ES UN PROYECTO .................................................................................................... 4

1.3 DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO.............................................................. 5

1.4 GESTIN DE PROYECTOS................................................................................................ 6

2. EJECUCION DEL PROGRAMA..................................................................................... 8

3. CREAR UN NUEVO ARCHIVO..................................................................................... 9

4. CALENDARIO DEL PROYECTO.................................................................................. 11

4.1 MODIFICAR UN CALENDARIO BASE .............................................................................. 12

4.2 CREAR UN CALENDARIO NUEVO................................................................................... 13

4.3 APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO ............................................................. 16

5. TAREAS.................................................................................................................. 17

5.1 AGREGAR TAREAS AL PROYECTO.................................................................................. 17

5.2 ORGANIZACIN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA........................................................ 19

5.2.1 CONVERTIR UNA TAREA EN UNA SUBTAREA: ...............................................................................19

5.2.2 INSERTAR LA TAREA RESUMEN DEL PROYECTO ............................................................................20

6. ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO .......................................................... 22

7. ESCALAS TEMPORALES ........................................................................................... 24

8. TABLAS .................................................................................................................. 26

9. ORDENAR LA INFORMACIN EL PROYECTO ............................................................ 28

10. DURACIN DE LAS TAREAS ................................................................................... 29

11. DEPENDENCIA DE TAREAS .................................................................................... 30

12. HITOS................................................................................................................... 32

12.1 HITOS EN UN ESQUEMA............................................................................................. 32

13. RECURSOS ............................................................................................................. 34


3/108

MS PROJECT 2010

2


13.1 ASIGNAR RECURSOS MANUALMENTE......................................................................... 34

13.2 DISPONIBILIDAD DE RECURSOS .................................................................................. 41

13.3 ENCONTRAR EL RECURSO CORRECTO PARA EL TRABAJO ............................................. 42

13.4 VERIFICACIN DE LOS RECURSOS ............................................................................... 44

14. RUTAS Y TAREAS CRTICAS.................................................................................... 46

15. VISUALIZACION DE TAREAS CRTICAS.................................................................... 49

16. DIVISIN DE TAREAS.............................................................................................. 53

17. CAMBIOS EN LA PROGRAMACIN .......................................................................... 54

18. DEFINIR PRIORIDADES DE REDISTRIBUCIN.......................................................... 57

19. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO .............................................................................. 58

20. ESTABLECER UNA LNEA BASE............................................................................... 59

20.1 INFORMACIN DE RESUMEN PREVISTA Y REAL........................................................... 62

20.2 BORRAR UNA LNEA DE BASE ..................................................................................... 63

21. ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS .................................................. 64

21.1 ACTUALIZAR EL PROYECTO SEGN LA PROGRAMACIN.............................................. 64

21.2 INTRODUCIR EL PORCENTAJE COMPLETADO............................................................... 66

21.3 INTRODUCIR LA DURACIN REAL ............................................................................... 68

21.4 FECHAS DE COMIENZO Y FINALIZACIN DE LAS TAREAS.............................................. 69

22. ACTUALIZACIN DEL PROGRESO MEDIANTE EL TRABAJO DE RECURSOS ............... 71

22.1 PORCENTAJE DE TRABAJO COMPLETADO ................................................................... 71

22.2 TRABAJO REAL Y EL TRABAJO RESTANTE COMPLETADO.............................................. 72

22.3 TRABAJO REAL COMPLETADO POR PERODO DE TIEMPO ............................................ 74

23. VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO ................................................................. 76

24. PLANEAMIENTO DE COSTOS DE LOS RECURSOS Y TAREAS..................................... 77

25. PLANEAMIENTO DE COSTOS DE RECURSOS ........................................................... 78

25.1 ESPECIFICAR COSTOS VARIABLES PARA LOS RECURSOS DE TRABAJO........................... 78

25.2 COSTOS FIJOS PARA LOS RECURSOS DE TRABAJO........................................................ 79

25.3 ESTABLECER LOS COSTOS PARA LOS RECURSOS DEL MATERIAL ................................... 80

25.4 COMO ESTABLECER VARIOS COSTOS PARA UN RECURSO: ........................................... 81


4/108

MS PROJECT 2010

3


26. CAMBIO DE LAS ASIGNACIONES DE RECURSOS...................................................... 83

27. ESTABLECER LA ACUMULACIN DE COSTOS.......................................................... 85

28. PLANEAMIENTO DE COSTOS FIJOS DE TAREAS ...................................................... 87

29. REVISIN DE LOS COSTOS PLANEADOS ................................................................. 89

30. SUPERVISIN DEL PROYECTO ............................................................................... 94

31. INFORMES SOBRE EL PROYECTO ........................................................................... 99

32. EJEMPLOS DE INFORMES .................................................................................... 102

33. INFORMES PERSONALIZADOS............................................................................. 105

FIN ............................................................................................................................ 108


5/108

MS PROJECT 2010

4


1. CONCEPTOS BASICOS

1.1 DESCRPCION DE LA GESTION DE PROYECTOSMicrosoft Project es una aplicacin de gestin de proyectos, que ayuda a organizar un proyecto en

diferentes tareas y en un tiempo determinado.

1.2 QUE ES UN PROYECTOUn proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un final establecidos, que tiende a

alcanzar un objetivo claro. A la hora de crear un proyecto hay que tener en cuenta algunos

aspectos antes, durante y al final del mismo:

Antes del proyecto:

Definir el proyecto, determinando cules son las tareas que hay que realizar para

conseguirlo.

Identificar quin se encargar de cada tarea.

Detallar cundo se va a comenzar cada una de esas tareas y cunto se va a tardar en

realizarlas.

Determinar el coste total del proyecto.

Durante el proyecto:

Anotar cundo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea.

Indicar qu problemas van surgiendo.

Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas, informando de los

mismos a las personas implicadas en el proyecto.

Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto.

Al finalizar el proyecto:

Evaluarlo para realizar proyectos ms efectivos en el futuro, teniendo en cuenta las

sugerencias de las personas participantes.


6/108

MS PROJECT 2010

5


1.3 DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO

Una vez que hemos definido nuestro proyecto slo nos queda decidir cmo y cundo se alcanzar

el objetivo previsto en el mismo. Un proyecto est formado por las partes siguientes:

Tareas: Tambin se les llama pasos y definen el mbito del objetivo del proyecto. Tras definir el

proyecto, se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos

elementos qu tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las

vacaciones, los elementos seran: lugar de vacaciones, medio de transporte, personas que van,... Y

las tareas por ejemplo para el lugar de vacaciones seran: visitar agencias de viajes, ver qu lugares

estn disponibles en una fecha, reservar hotel,...

Al identificar las tareas hay que organizarlas jerrquicamente, en la llamada Estructura de

descomposicin del trabajo. Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya

que hasta que no se hagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden

realizar simultneamente.

Tambin tenemos que detallar la duracin, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea.

Project permite especificar la duracin en semanas, das, horas o minutos. Normalmente, para

estimar la duracin de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos:

1. Informacin histrica, recogida de otros proyectos similares.

2. Participacin de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras circunstancias.

3. Intuicin de alguien que la ha realizado anteriormente.

4. Indeterminacin. Cuando no se tiene otra informacin.


7/108

MS PROJECT 2010

6


Hitos: Representan la finalizacin de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En Project, los

hitos suelen tener como duracin cero ya que marcan la finalizacin de un plan. Cada vez que se

concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querr decir

que el proyecto se ha concluido.

Recursos: En los recursos estn incluidos las personas, herramientas, instalaciones o equipos

necesarios para realizar las tareas. Adems de detallar los recursos necesarios debemos tener en

cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento.

1.4 GESTIN DE PROYECTOS

Con Microsoft Project se pueden mantener bajo control todos los elementos anteriormente

mencionados. Gracias a este software de gestin de proyectos podemos:

Ver cmo algn cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto.

Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienen que hacer y cundo

tienen que hacerlo.

Cmo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar:

Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de Planificacin, una vez que

se han establecido las tareas a desarrollar y los recursos con los que se cuenta, se puede

aumentar la efectividad del proyecto basndonos en sugerencias y trucos que estos

ofrecen.

Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto lleva consigo el seguimiento de

las tareas, si se van realizando como se esperaban, si hay algn retraso en su finalizacin,...

y tambin se tiene en cuenta los imprevistos que puede haber.

Comunicacin de los resultados del proyecto: Como generalmente son muchas

las personas que participan en un proyecto, stas tienen que estar informadas para que

puedan trabajar efectivamente. Mediante el uso de los informes, se puede presentar la

informacin necesaria en cada caso.


8/108

MS PROJECT 2010

7


Evaluacin del proyecto: Project almacena toda la informacin relacionada con las tareas,

los costes,... y esta informacin ayuda a realizar la evaluacin final del proyecto. Tambin

permite hacer sugerencias para proyectos futuros.

Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden ayudar en diversos

momentos del planteamiento y la ejecucin de un proyecto, quizs las dos ms tiles son el

Diagrama de Gantt, que se encarga del tiempo en el que se programan las tareas, y el Diagrama

Pert, que aclara la relacin entre las mismas.

Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea est representada por una barra horizontal, y se

sitan a lo largo de un perodo de tiempo llamado escala temporal, de forma que la longitud de

cada barra corresponde al tiempo que se tiene estimado para cada tarea. Tambin a travs del

diagrama de Gantt podemos ver la relacin entre tareas, cuando varias barras horizontales se

unen entre s indicando que una tarea es inmediatamente posterior a otra y se tiene que realizar

cuando haya terminado la anterior.

Diagrama Pert: Este diagrama nos interesa en el caso de que queramos comprobar las relaciones

de las tareas y no tanto su duracin. En el diagrama Pert las tareas estn representadas por

recuadros, llamados nodos, que contienen informacin de las mismas, y cuando varias tareas

estn relacionadas, bien porque una vaya inmediatamente despus de otra bien porque una

dependa de otra, se unen por lneas.


9/108

MS PROJECT 2010

8


2. EJECUCION DEL PROGRAMA

Una vez aclarados varios puntos tericos vamos a ver como se ejecuta el programa MS PROJECT

2010

1. Clic en Inicio

2. Clic en todos los programas

3. Ubicamos Microsoft Office

4. Seleccionamos Microsoft Project 2010


10/108

MS PROJECT 2010

9


3. CREAR UN NUEVO ARCHIVO

1. Inicie el programa

2. En el men archivo haga clic en nuevo

3. Clic en proyecto en blanco y posteriormente encrear

Ahora se debe definir si la programacin se har a partir de la fecha de finalizacin o de la fecha de

inicio del proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha de finalizacin, las Tareas que no

requieran una fecha especfica de programacin se programaran lo ms tarde posible, en lugar de

hacerlo lo antes posible).

Cuando ya se tenga esta informacin clara:

H aga clic en la fichaproyecto informacin del proyecto

En el cuadro de dialogo que aparecer escriba:Fecha de comienzo(fecha de inicio de

proyecto, la fecha de fin se programara automticamente),Programar a partir de(escoja si

utilizara programacin desde el comienzo o desde el final del proyecto)


11/108

MS PROJECT 2010

10


Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que se pone es enFecha de finy

dejar constante la fecha de Comienzo

Por defecto se tomara la fecha del da que aparece en el recuadrofecha de hoypara

iniciar la programacin, usted puede modificar la fecha de inicio si lo desea.

Al terminar dar clic enaceptarpara cerrar el cuadro de dialogo.


12/108

MS PROJECT 2010

11


4. CALENDARIO DEL PROYECTO

Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos Calendarios son plantillas de

calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en general

estndar lunes a viernes de 9 am a 7 pm con una hora libre a medio da. (Este el

calendario predeterminado que utiliza el programa)

turno de noche de 11pm a 8 am con una hora de descanso de 3 a 4 am, 5 das a la

semana

24 horas 24 hrs. Diarias los 7 dias de la semana

Para modificar cualquiera de estos calendarios segn la necesidad del proyecto:

Haga clic en la fichaProyecto cambiar tiempo de trabajo

Para hacer el cambio en el calendario es necesario saber cules son los das de descanso que

afectan la programacin y las horas de trabajo que se vayan a implementar.

Recordar que el calendario de proyecto es diferente al de recursos y tareas.

Aparecer entonces un cuadro de dialogo donde deber decidir si modificara un

calendario base o creara uno nuevo.


13/108

MS PROJECT 2010

12


4.1 MODIFICAR UN CALENDARIO BASE

En el cuadroPara calendario, seleccione el calendario base a modificar

Si solo desea modificar un da, en la casillaexcepcionesescriba el nombre con que

identificara el cambio, en las casillas decomienzoyfinescriba las fechas donde realizara

el cambio

Clic endetalles, en el cuadro que aparecer escriba la informacin sobre la excepcin.

Si usted marca la excepcin como da laborable, se activaran la opcin Desde y Hasta.


14/108

MS PROJECT 2010

13


Para terminar de clic en aceptar.

4.2 CREAR UN CALENDARIO NUEVO

Es recomendable que cada que se cree un proyecto nuevo sea creado un calendario donde se

definan los das laborales, das que tiene un mes, horas a la semana, etc.

Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:

Clic enarchivo opciones

Clic enprogramacin. En la seccinopciones de calendario para este proyecto,realiza los

cambios necesarios para el nuevo calendario


15/108

MS PROJECT 2010

14


Al terminar da clic en aceptar

Abra de nuevo la fichaproyecto cambiar tiempo de trabajo

Haga clic encrear calendario

En el cuadronombreescriba el nombre con que va a identificar el calendario

Seleccione la opcincrear nuevo calendario base

Clic en aceptar


16/108

MS PROJECT 2010

15


En la pestaasemanas laboralesescriba un nombre que identifique el calendario y

duracin

Clic endetalles

Defina el calendario a utilizar en todo el proyecto

Se debe de tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un da debe dar clic enaceptar

para que Project vaya almacenando la informacin

Cuando toda la informacin haya sido ingresada el calendario aparecer con otro color.

Se debe tener cuidado de cambiar todo el calendario del proyecto, el error ms frecuente es

generar los cambios en una sola semana


17/108

MS PROJECT 2010

16


4.3 APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO

Clic enproyecto informacin del proyecto

En el cuadrocalendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicara al

proyecto

Clic enaceptar


18/108

MS PROJECT 2010

17


5. TAREAS

Tambin se les llama pasos y definen el mbito del objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto,

se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos elementos qu

tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las vacaciones, los

elementos seran: lugar de vacaciones, medio de transporte, personas que van,... Y las tareas por

ejemplo para el lugar de vacaciones seran: visitar agencias de viajes, ver qu lugares estn

disponibles en una fecha, reservar hotel,...

Al identificar las tareas hay que organizarlas jerrquicamente, en la llamada Estructura de

descomposicin del trabajo. Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya

que hasta que no se hagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden

realizar simultneamente.

Tambin tenemos que detallar la duracin, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea.

Project permite especificar la duracin en semanas, das, horas o minutos. Normalmente, para

estimar la duracin de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos:

1. Informacin histrica, recogida de otros proyectos similares.

2. Participacin de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras circunstancias.

3. Intuicin de alguien que la ha realizado anteriormente.

4. Indeterminacin. Cuando no se tiene otra informacin.

5.1 AGREGAR TAREAS AL PROYECTO

Por defecto, cuando se abre Microsoft Project 2010 aparece el Diagrama de Gantt. Si esto no

ocurre haga clic enTarea Ver - Diagrama de Gantt


19/108

MS PROJECT 2010

18


Al identificar las tareas podemos trabajar directamente en Project. Para ello primero abrimos el

archivo de trabajo y realizamos el siguiente procedimiento:

1. Decide si Project 2010 programa las tareas automticamente o manualmente:

o Automticamente: Project 2010 programa las tareas con duracin estimada y

fechas de acuerdo a la fecha de inicio del proyecto.

o Manualmente: Project 2010 programa las tareas sin duracin ni fechas. Se las

ingresa manualmente.

2. Escribe la tarea y presiona Enter.

3. Si escogiste automticamente, observa que la fecha de comienzo es la establecida en ladefinicin del proyecto.

4. Escribe la siguiente tarea y presiona Enter.

5. Observa que se asigna automticamente un nmero a cada tarea.


20/108

MS PROJECT 2010

19


Repite el proceso hasta ingresar todas las tareas del proyecto.

5.2 ORGANIZACIN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA

En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el

programa est preparado para organizar las tareas con una estructura jerrquica desde la

perspectiva ms amplia a la ms detallada.

Las tareas se dividen en dos tipos:

Tarea de Resumen:Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente

estas tareas representan los captulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo:

preliminares, concretos, etc.

Subtareas:Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas

reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de

otras subtareas. Ejemplo: Excavacin de 0 2 m, instalacin de mesn de acero

inoxidable.

5.2.1 CONVERTIR UNA TAREA EN UNA SUBTAREA:

Seala la tarea que vaya a modificar

En la fichaTarea,en el grupo lgicoProgramacinhaga clic enAplica Sangra a la tarea


21/108

MS PROJECT 2010

20


Se aplicar Sangra a la tarea sealada. La tarea superior se convertir en una tarea de resumen.

Las tareas de resumen aparecen en Negrilla y se muestran en el rea del grfico como una barra

negra. Para aplicar y quitar sangras ya deben estar escritas todos los captulos (tareas resumen de

actividades).

Para anular la sangra simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior procedimiento

pero al final haga clic enAnula la Sangra a la tarea.

Al generar tareas y subtareas aparecen los signos ms y menos que permiten mostrar y ocultar las

subtareas.

5.2.2 INSERTAR LA TAREA RESUMEN DEL PROYECTO

Haga clic en la fichaArchivo, Opciones, Avanzado

En la seccinMostrar opciones para este proyecto

Active la opcinMostrar Tarea de Resumen del Proyecto


22/108

MS PROJECT 2010

21


Tambin se la puede mostrar de la siguiente manera:

Clic en la fichaFormato

En el grupo lgicoMostrar u Ocultar

Activar la casillaMostrar tarea de resumen del Proyecto


23/108

MS PROJECT 2010

22


6. ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO

Existen ms de 20 vistas integradas en Microsoft Project 2010, unas asociadas con tareas, otras

con recursos y otras con asignaciones.

Para acceder a ellas, Project 2010 ha incrementado una ficha llamadaVISTA.

Dentro de ella, podemos acceder a los siguientes grupos lgicos segn la necesidad.

- Vista de tareas

- Vista de recursos

- Datos

- Zoom

- Vista en dos Paneles

- Ventana

- Macros

Para cambiar a una vista diferente a la que se muestra en la pantalla:

1. Clic en Diagrama de Gantt u Organizador de Equipo

2. Escoger ms vistas


24/108

MS PROJECT 2010

23


Cambiar de una vista a otra no modificar los datos, simplemente reemplazara la anterior forma

de ver los datos.

Si desea cambiar la configuracin del men:

EnMs Vistas

Seleccione la Vista que desea mostrar y haga clic enModificar.

Aparecer el cuadro de dialogoDefinicin de una vista en el cual debe activar la casilla

Mostrar en el Men.

Para eliminarlas de men Ver se hace el mismo procedimiento y se quita la verificacin de

Mostrar en el Men.


25/108

MS PROJECT 2010

24


7. ESCALAS TEMPORALES

La escala temporal aparece en el rea del grfico de un proyecto. Project puede mostrar hasta tres

escalas de tiempo cada una de ellas llamadas nivel. Por ejemplo: Ao Mes Semana, Ao

Semana - Da.

El nivel superior muestra el periodo de tiempo ms extenso y el nivel inferior muestra el perodo

de tiempo ms detallado. La escala temporal predeterminada muestra dos niveles: das dentro

semanas

Para definir las opciones de la escala temporal, siga estos pasos:

Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal. (El ms conveniente

es utilizar el Diagrama de Gantt)

Clic en la ficha Vista

En el grupo lgico Zoom escogerEscala temporal


26/108

MS PROJECT 2010

25


Aparecer el cuadro de dilogo Escala Temporal que tiene cuatro fichas: Nivel Superior, Nivel

Intermedio, Nivel Inferior y Periodo No Laborable.

El nivel intermedio es el que generalmente se modifica segn los requerimientos de la

programacin, lo ms comn es mostrar la programacin en semanas y das.


27/108

MS PROJECT 2010

26


8. TABLAS

Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por defecto. El programa Project

2010 permite cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que estn relacionados o modificar una

tabla existente para agregar, cambiar o quitar las columnas.

Para cambiar la tabla de una vista:

Haga Clic en la ficha Vista

En el grupo lgico Datos clic enTablas

Si la tabla aparece en el submen, haga clic en el nombre. Si no aparece haga clic en Ms

Tablas.

En el cuadro de dialogo que aparece, haga clic en la tabla que desee.


28/108

MS PROJECT 2010

27


La tabla se puede modificar con los datos que se necesiten. Para esto se lleva a cabo el mismo

procedimiento explicado anteriormente y en el cuadro de dialogo Mas Tablas haga clic en

Modificar.

Usted puede insertar o eliminar toda la informacin que quiera. Recuerde que esta informacin no

se perder sino que quedar oculta en la base de datos del archivo.

Si desea eliminar una columna desde el escritorio, haga clic sobre el Encabezado de la columnay

pulse la teclaSuprimir. La columna desaparecer, pero seguir existiendo en la base de datos y

puede recuperarse en cualquier momento.


29/108

MS PROJECT 2010

28


9. ORDENAR LA INFORMACIN EL PROYECTO

Cuando se vaya a ordenar una tabla lo podemos hacer en orden alfabtico o numrico basndose

en un campo en particular. Por Ejemplo: Se podra organizar las tareas por Fecha de Inicio, por

Duracin, por Predecesoras, etc.

Los pasos para ordenar la informacin de un proyecto son:

Muestre la vista donde aparezca la informacin que va a ordenar.

Haga clic enProyectoOrdenar

En el submen que aparece se muestran los campos ms utilizados. Si desea ordenar por otro

campo que no se muestre en el submen haga clic en Ordenar por.

Aparecer el cuadro de dilogoOrdenary las opciones que tiene para ordenar la informacin.

Si no est seguro de querer cambiar la numeracin de las actividades del proyecto, asegrese que

la casillaReenumerar Tareas Permanentementeeste desactivada.


30/108

MS PROJECT 2010

29


10. DURACIN DE LAS TAREAS

Si usted ha escogido una programacin automtica de las tareas, en el momento en que escriba

una tarea, Project le asignar una duracin estimada de 1 da, simplemente para tener algo que

mostrar en el Diagrama de Gantt.

Todos los valores del campo Duracin que vayan acompaados de un signo de interrogacin se

consideran como duraciones estimadas.

Las duraciones pueden ser escritas en:

Minutos (m o min)

Horas (h o hr)

Das (d o d)

Semanas (S o sem)

Meses (me o ms)

Para escribir la duracin de las tareas:

Muestre el Diagrama de Gantt

En el campo duracin de cada tarea, escriba el perodo estimado que se demorar para

ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de interrogacin para indicar que es la

duracin estimada)

PulseEnter.

Con este procedimiento se irn creando las barras del diagrama de Gantt. Las fechas del diagrama

se calcularn automticamente, segn las fechas que se definieron en la informacin del proyecto.

Mientras no se hayan configurado las dependencias de tareas vinculando predecesoras y

sucesoras, la fecha de todas las tareas ser la misma que la fecha desde la que se va a programar

el proyecto

Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo especfica, independiente de los das

laborales, se puede escribir una duracin transcurrida. Este tipo de tareas es utilizado

generalmente en actividades que despus de iniciadas no pueden detenerse o que son

independientes de las programaciones del proyecto, Por ejemplo: Fraguado de Concreto, Secar

Pintura, etc. Las duraciones transcurridas se programan 24 horas al da, 7 das a la semana, hasta

que finalicen. Para especificar una duracin transcurrida se debe escribir una t despus de la

unidad de duracin, por ejemplo: 3dt para tres das transcurridos


31/108

MS PROJECT 2010

30


11. DEPENDENCIA DE TAREAS

Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta

estas cuatro relaciones:

Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea

predecesora

Fin a Fin (FF):La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora.

Comienzo a Comienzo (CC):La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la

tarea predecesora.

Comienzo a Fin (CF):La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea

predecesora. Este tipo de vnculo no se utiliza normalmente, aunque est disponible.

Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:

Muestre el Diagrama de Gantt (La dependencia de tareas puede generarse en cualquiera

de las hojas de tareas, pero en el Diagrama de Gantt es donde mejor se observa el efecto

de los vnculos)

En la tabla de este grfico por defecto aparece la opcin de tareas predecesoras.

Para definir estas relaciones existen dos mtodos: Escribir directamente la identificacin

numrica de la actividad predecesora en la sucesora o resaltar la tarea sucesora y

predecesora, luego entrar en el la fichaTareay dar clic en el botnVincular Tareas.

Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se sealan todas y se realiza el mismo

procedimiento enumerado anteriormente o se escriben todas las identificaciones

numricas de las actividades predecesoras separadas por comas.


32/108

MS PROJECT 2010

31


Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se expresa como un valor

negativo, que puede ser un porcentaje de la actividad predecesora (-25%) o un perodo detiempo especfico (-4d). Para escribir esta programacin directamente sobre la hoja del

Diagrama, en la casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo de vnculo existente y

el tiempo de adelanto. Ejemplo: 3FC 2

Haciendo doble clic sobre el vnculo de las tareas y aparecer la informacin de dependencias. En

este cuadro se puede cambiar automticamente las relaciones entre actividades.


33/108

MS PROJECT 2010

32


12. HITOS

Representan la finalizacin de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En Project, los hitos

suelen tener como duracin cero ya que marcan la finalizacin de un plan. Cada vez que se

concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querr decir

que el proyecto se ha concluido.

12.1 HITOS EN UN ESQUEMA

Los hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de entregas del proyecto.

Para crear hitos hay dos formas. La ms fcil es escribir el hito como una tarea (Por ejemplo:

construccin primer piso completo) y ponerle una duracin de cero (0), por ejemplo: Entrega de

Planos. Sin embargo el hito no tiene duracin cero, por lo tanto la otra forma es convertir una

tarea un hito, de la siguiente forma:

Sobre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que aparezca el recuadro con la

informacin de la tarea

En la pestaaAvanzado, se activa la casillaMarcar la tarea como un Hito


34/108

MS PROJECT 2010

33


Los hitos aparecern en la fecha lmite de la tarea, aunque las fechas de inicio y fin permanecern

en la base de datos del programa sin sufrir alteraciones.

Se debe tener en cuenta que una tarea con subtareas (o sea, cuando se le haya aplicado sangra),

aunque se seale como hito no aparecer en la pantalla con la convencin de hito.


35/108


36/108

MS PROJECT 2010

35


Las unidades de asignacin se escriben en porcentaje o en nmeros enteros segn la configuracin

establecida por el programador y significan la proporcin del recurso que se aplica a la actividad

(Por ejemplo: Se tiene una concretera para realizar columnas y vigas, si la concretera estar

ocupada por la maana en las columnas y por la tarde en vigas, entonces se utilizar 50% o 0.5 en

cada una de las actividades).

Si los recursos que se estn asignando son materiales la unidad de asignacin ya no es en

porcentaje sino en las unidades como se paga las actividades, Por ejemplo: Para hierro la unidad

es el quintal.

Segunda Forma:

Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en la ficha Vista, grupo lgico Vistas de

recursos, clic en Hoja de Recursos

En la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizar en la ejecucin del

proyecto.


37/108

MS PROJECT 2010

36


Al terminar de llenar esta tabla vuelva al Diagrama de Gantt

Seale la actividad a la que le vaya asignar los recursos

Haga clic en la ficha Recursos, grupo lgico asignaciones, clic en Asignar Recursos

Aparece un cuadro donde estn todos los recursos que usted ha escrito.


38/108

MS PROJECT 2010

37


Para asignar los recursos, seale los que se apliquen a la actividad y haga clic enAsignar

Todos los recursos que se asignen a la actividad aparecen sealados por medio de un visto

en la parte izquierda y en la parte superior de la lista.

Para continuar asignando recursos solo seale la siguiente actividad, sin cerrar el cuadro

de dilogo y repita el procedimiento.

Tercera Forma:


39/108

MS PROJECT 2010

38


En el diagrama de Gantt desplcese hasta la columnaNombre de los Recursos

All puede escribir los recursos directamente a la actividad. Para asignar la cantidad de

recursos, es decir, la capacidad mxima se escriben los nmeros dentro de un corchete y

un recurso se separa de otro por medio de punto y coma.

Si escribe una lista con varios recursos, es recomendable ordenarla alfabticamente para

evitar que un recurso se encuentre varias veces en la lista. Para esto:

Vaya a la vista hoja de recursos y seleccione la fichaVista-Ordenar

Haga clic enOrdenar Por

En el cuadro de dilogo que aparece, escriba como primer criterioNOMBREy luego de clic

enOrdenar


40/108

MS PROJECT 2010

39


Teniendo la lista organizada por nombres podr identificar cuales estn repetidos y borrarlos.

Despus de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobreasignaciones.

Una sobreasignacin significa que el recurso est trabajando en un solo da, mas horas de las que

puede.

Para esto hay dos mtodos.

Primer Mtodo:

Seale todas las actividades

Clic en el botnAsignar Recursosde la fichaRecurso

En el cuadro de dilogo que aparece haga clic enGrficos


41/108

MS PROJECT 2010

40


Aparecern tres tipos de grficos:

o Trabajo

o Disponibilidad Restante

o Trabajo de Asignacin

Segundo mtodo

Enla vista Uso de Recursos todos los recursos que estn sobre asignados aparecern de

color rojo.


42/108

MS PROJECT 2010

41


Las celdas grises muestran cuantas horas trabaja el recurso en una actividad especfica. Las celdas

blancas muestran cuantas horas trabaja el recurso diariamente.

13.2 DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

Para los proyectos siempre hay recursos que estn disponibles en determinadas fechas y en otras

no. Si usted quiere considerar esto desde el inicio de la programacin puede hacer lo siguiente:

Estando en el Diagrama de Gantt

Haga clic enRecursoAsignar Recursos

Aparecer el cuadro de dilogo con todos los recursos. Ubquese sobre un recurso y de doble

clic para que aparezca la informacin del recurso.

En el cuadro de la parte inferior puede ingresar los perodos de tiempo que el recurso estar

disponible, tambin podr agregar diferente informacin como el costo de los recursos, las

horas que trabaja diariamente el recurso, etc.

Cuando termine de ingresar clic haga clic enEnter


43/108

MS PROJECT 2010

42


13.3 ENCONTRAR EL RECURSO CORRECTO PARA EL TRABAJO

Estando en el Diagrama de Gantt haga clic enRecursoAsignar Recursos

En el cuadro de dilogoAsignar recursos, active la casilla de verificacin que hay junto al

cuadroFiltrar por:. Si no aparece esta opcin, asegrese que el cuadro que hay en la parte

superior al lado de Opciones de lista de Recursos tenga un signo menos, si no lo tiene

haga clic sobre el cuadro.

Luego escoja el criterio por el que quiere asignar los recursos. Si el filtro que est

buscando no aparece en la lista, haga clic enMs Filtros

Cuando haya seleccionado un filtro, la lista de la Tabla de Recursos solo mostrar los

recursos que cumplen los criterios seleccionados.


44/108

MS PROJECT 2010

43


Para asignar estos recursos, se realizar el proceso de la forma que se explic

anteriormente

Si quiere volver a ver todos los recursos, haga clic enTodos los Recursoso simplemente

desactive la casillaFiltrar por

Para ver aquellos recursos que tienen tiempo libre dentro de la programacin del proyecto, siga

estos pasos:

En el Diagrama de Gantt, seale todas las tareas y haga clic enRecursoAsignar Recursos

Active la casilla de verificacinDisponible para trabajar y escriba las horas que necesite

estar disponible.

Inmediatamente desaparecern de la lista los recursos que no cumplan con esta condicin


45/108

MS PROJECT 2010

44


13.4 VERIFICACIN DE LOS RECURSOS

Cuando haya terminado de asignar los recursos, usted debe revisar como afectaron la

programacin, es decir si la duracin inicial del proyecto varo.

Si esto ocurre, se deber evaluar que solucin se le puede dar asignar ms recursos o cambiar la

duracin de las tareas. Esta decisin siempre debe ir acompaada de un anlisis econmico y de

espacio pues son los dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de proyectos.

Cuando ya tenga la solucin puede redistribuir los recursos de forma manual o seguir el siguienteprocedimiento:

En la fichaRecurso,grupo lgico Redistribuir, usted puede escoger: Redistribuir seleccin,

redistribuir recurso, redistribuir todo.

Usted puede definir las opciones que desee que se apliquen en la redistribucin en: Opciones de

redistribucin


46/108

MS PROJECT 2010

45


Recuerde por defecto, los recursos estn asignados por trabajo en horas, entonces en el cuadro de

verificacinBuscar sobre asignaciones con el criterio:se debe ponerhoras.


47/108

MS PROJECT 2010

46


14. RUTAS Y TAREAS CRTICAS

En la fase de planeacin del proyecto se identifica una ruta crtica particular. Despus de comenzar

la fase de ejecucin y de comunicar el progreso real, la ruta crtica puede cambiar de un grupo de

tareas vinculadas a otro.

Microsoft Project calcula automticamente la ruta crtica por medio de las demoras permisibles de

las tareas. Una tarea que tenga definida una demora permisible igual a cero ser crtica.

Si quiere cambiar la definicin de las tareas crticas:

En la fichaArchivoOpcionesAvanzado

Escriba su preferencia para una tarea crtica en el cuadro Las Tareas son crticas si la

demora es menor o igual a:


48/108

MS PROJECT 2010

47


Para ver la cantidad de demora permisible y total de cada tarea, puede aplicar la tabla

Programacin.

Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic enVistaTablasProgramacin

En esta tabla aparecer la demora permisible que Project ha calculado para cada tarea. El

clculo se hace segn las tareas sucesoras y la fecha final del proyecto. Si usted quiere

cambiar est demora permisible puede hacerlo directamente sobre esta tabla.

Recuerde que Microsoft Project es una herramienta que facilita el control de la programacin en

un proyecto, por eso se debe revisar muy bien los clculos que hace sobre las tareas crticas. Al

terminar de asignar las tareas es necesario revisar la ruta crtica del proyecto y analizar si la que

est calculando el programa es la que se debera aplicar realmente.


49/108

MS PROJECT 2010

48


Si esto no est ocurriendo, haga las correcciones manualmente para acomodar el proyecto a la

realidad


50/108

MS PROJECT 2010

49


15. VISUALIZACION DE TAREAS CRTICAS

Para ver la ruta crtica del proyecto existen varias formas.

EnTarea,Verseleccione elDiagrama de Gantt de Seguimiento

Aparecer un diagrama de Gantt con dos barras diferentes. Una de color azul o rojo y la otra de

color negro.

La de color rojo o azul me muestra la programacin inicial del proyecto, el color rojo son las tareas

de las rutas crticas y el color azul las que no se encuentran en esta ruta. Las barras de color negro

mostrarn el porcentaje de avance del proyecto cuando se le haga el seguimiento

Otra forma para ver la ruta crtica del proyecto es aplicando un informe.

Haga clic enProyectoInformes


51/108

MS PROJECT 2010

50


Haga doble clic enGenerales

Haga doble clic enTareas Crticas

Se puede agrupar el proyecto por Tareas Crticas y No Crticas, para esto:

Ficha VistaAgrupar PorCrtica.


52/108

MS PROJECT 2010

51


Cada lnea Amarilla significa un grupo diferente de actividad y dentro de esta lnea amarilla

aparecer el nombre del grupo por el que est agrupada la hoja

Las tareas crticas aparecern agrupadas segn el orden de ejecucin.

Para volver a la configuracin inicial de la tabla. Ficha VistaAgrupar PorSin grupo.


53/108

MS PROJECT 2010

52


Igualmente se pueden filtrar las tareas crticas:

Haga Clic en Vista Filtro Para: - Tareas Crticas. Con esta opcin solo aparecern en la tabla

las tareas crticas.

Para quitar el Filtro, se hace el mismo procedimiento pero se seleccionaSin filtro


54/108

MS PROJECT 2010

53


16. DIVISIN DE TAREAS

Una de las ventajas de la divisin de tareas es que los recursos trabajan

cuando tienen tiempo de hacerlo.

Igualmente, cuando se est creando un proyecto con repeticin de tareas en

diferentes periodos, no se tiene que programar varias veces la actividad, sino

dividir la tarea en los tiempos que se realizar cada una de sus fases.

Para dividir una tarea:

Abra el diagrama de Gantt.

En Tarea haga clic en Dividir Tareas

En la barra de la tarea a dividir y en la fecha que desea que ocurra la

divisin, haga clic, sin soltar arrastre hasta la nueva fecha de reinicio dela tarea.

Para quitar la divisin de una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt

hasta que toque otra parte


55/108

MS PROJECT 2010

54


17. CAMBIOS EN LA PROGRAMACIN

Si por algn motivo se tiene que realizar redistribuciones en la programacin de tareas, recursos o

costos se tienen dos opciones. La primera es que Project calcule automticamente las cargas de

trabajo cuando se presente sobreasignaciones, la otra forma es que la calcule cuando usted

quiera.

Para que Project calcule automticamente estas redistribuciones:

Clic enRecursoOpciones de redistribucin

SeleccioneAutomtico

Si quiere que la redistribucin de recursos se haga cuando usted quiera, siga el procedimiento

anterior pero seleccione la casillaManual.Cuando termine deEnter.Igualmente se puede hundir

la teclaMayscula + F9.


56/108

MS PROJECT 2010

55


En cualquiera de los dos casos usted podr verificar que cambios por medio del Diagrama de Gantt

de Redistribucin.

En la ficha tarea, clic enVerMs Vistas

En el cuadro de dilogo que aparece a continuacin, busque Diagrama de Gantt de

Redistribucin. Seleccinelo y de clic enAplicar.

Aparecer un Diagrama de Gantt con dos barras para cada tarea. La primera nos muestra

la programacin anterior a la redistribucin y la segunda nos muestra como quedo la tarea

despus de la redistribucin.


57/108

MS PROJECT 2010

5656



58/108

MS PROJECT 2010

5757


18. DEFINIR PRIORIDADES DE REDISTRIBUCIN

Los niveles de prioridad comprenden de 0 prioridad ms baja a 1.000 prioridad ms alta. Todas

las tareas comienzan con una prioridad predeterminada de 500, es decir son iguales en prioridad.

Project utiliza la configuracin de prioridad de tareas como un criterio de redistribucin. Las tareas

que no quiere que sean redistribuidas se deben asignar con una prioridad de 1.000.

Para cambiar la prioridad de las tareas:

En el Diagrama de Gantt haga doble clic en la tarea con la prioridad para la que deseacambiar el valor predeterminado de 500.

En el cuadro de dilogoInformacin de la Tarea, haga clic en la fichaGeneral

En el cuadro dePrioridadescriba el nmero que represente la prioridad deseada de esa tarea


59/108

MS PROJECT 2010

5858


19. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

En la fase de ejecucin del proyecto Microsoft Project puede ayudarlo a almacn la informacin

del progreso, analizar el rendimiento y generar informes de estado. Supervisando el progreso y el

rendimiento, puede ajustar el plan del proyecto para asegurarse de que el mbito, la

programacin, los costos y los recursos estn equilibrados de forma necesaria.

Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer dos cosas: guardar la informacin prevista

del proyecto y escribir la informacin de progreso cuando los recursos comiencen a completar

tareas.


60/108

MS PROJECT 2010

5959


20. ESTABLECER UNA LNEA BASE

Una lnea base nos permite comparar la informacin con que se plane el proyecto y la forma

como se est ejecutando.

Al guardar una lnea base se estar almacenando informacin inicial del proyecto en un momento

concreto. La informacin que se almacena es:

Costo

Duracin

Fin

Comienzo

Trabajo

Para guardar una lnea base para el plan del proyecto siga estos pasos:

Haga Clic enProyectoGrupo lgico ProgramacinEstablecer lnea de Base En este mismo cuadro de dilogo enParaseleccioneProyecto Completo

Haga clic enAceptar

Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya haya guardado la lnea de base

puede continuar agregndole tareas. Siga estos pasos:

En el Diagrama de Gantt seleccione las tareas que desea agregar a la lnea de base.


61/108

MS PROJECT 2010

6060


Haga clic enProyecto- Establecer Lnea de Base para mostrar el cuadro de dilogo Lnea

de Base. Asegrese de que la opcin Guardar Lnea de Base est activada

En el cuadro Lnea de Base aparee la fecha en que guard por ltima vez la lnea de base.

Si desea agregar tareas a otras lneas de base, por ejemplo Lnea de Base 1, haga clic en la

Lnea de Basecorrespondiente en la lista.

En Para, active las tareas seleccionadas.

De manera predeterminada despus de que se guarda una lnea de base, una tarea de

resumen no se actualiza al modificar, agregar o eliminar una subtarea. Para evitar esto

seleccione la casillaDe Subtareas a Tareas de Resumen.

Para ver la lnea de base puede utilizar dos formas:

En Tarea, Ver haga clic sobre Diagrama de Gantt de Seguimiento. En el grfico que

aparece usted podr comparar la informacin inicial (barras azules y rojas) y la ingresada

durante la ejecucin del proyecto (negra).


62/108

MS PROJECT 2010

6161


Igualmente puede utilizar las tablas:

Clic enVistaTablasMas Tablas

En el cuadro de dilogo que aparece seleccioneLnea de Basey haga clicAplicar


63/108

MS PROJECT 2010

6262


Lo ms comn es que las lneas de base no se modifiquen, por lo tanto cuando tenga que asignar

nuevas tareas al proyecto cree una lnea de base completamente nueva. Para esto se sigue el

procedimiento anterior pero siempre se selecciona la opcinPara: Proyecto Completo

20.1 INFORMACIN DE RESUMEN PREVISTA Y REAL

En la fichaProyectohaga clic enInformacin del Proyecto.

En el cuadro de dilogo que aparece seleccione la opcin Estadsticas. Aparecer lainformacin del proyecto en forma comparativa


64/108

MS PROJECT 2010

6363


20.2 BORRAR UNA LNEA DE BASE

Haga clic enProyecto Establecer lnea de base Borrar Lnea de Base

Aparecer el cuadro de dilogo Borrar Lnea de Base. Active Plan Previsto o Plan

Provisionalsegn el caso y seleccione el nombre de la lnea de base que desea borrar.

Active la opcinProyecto CompletooTareas Seleccionadas

Clic enAceptar


65/108

MS PROJECT 2010

6464


21. ACTUALIZACION DEL PROGRESO DE LAS TAREAS

Al introducir una parte de informacin de estado, normalmente, Microsoft Project calcula otras

partes. La programacin y los costos se calculan automticamente.

Existen varios mtodos para actualizar el proceso de las tareas, usted puede utilizar el que le

parezca ms conveniente mientras que utilice siempre el mismo, pues esto le permite obtener

resultados ms coherentes.

21.1 ACTUALIZAR EL PROYECTO SEGN LA PROGRAMACIN

El mtodo ms sencillo de introducir informacin de seguimiento es proporcionar informacin a

Project que muestre que el proyecto funciona exactamente de acuerdo con el plan. Puede usar la

fecha de hoy u otra distinta como fecha de referencia de Trabajo Completado. Con este mtodo,

las tareas se actualizan de la siguiente manera:

Todas las tareas con una fecha de finalizacin programada antes de la fecha de trabajo

completado aparecen completadas en la fecha programada. En otras palabras, las fechas

programadas de finalizacin se convierten en las fechas de finalizacin reales hasta la

fecha.

Todas las tareas con una fecha de comienzo programada antes de la fecha de trabajo

completado (y una fecha de finalizacin despus de su fecha) estn en curso durante esa

fecha.

Todas las tareas con una fecha de comienzo programada despus de la fecha de trabajo

completado quedan intactas.

Para actualizar el proyecto segn la programacin:

Haga clic enProyectoActualizar Proyecto. Aparecer el cuadro de dilogo Actualizar el

proyecto


66/108

MS PROJECT 2010

6565


Asegrese de que est activada la opcinActualizar trabajo completado al

Escriba la fecha de trabajo completado en el cuadro. De manera predeterminada

aparecer la fecha de hoy

Active la opcin Solo al 0% o al 100% si desea que Project calcule si la tarea no ha

comenzado o si se ha completado al 100%, o si est en curso, tambin puede activar la

opcinPor Porcentaje Activado

Si la fecha programada de comienzo es posterior a la fecha de trabajo completado, la tarea seguir

con 0%. Si la fecha programada de finalizacin de una tarea es anterior a la fecha de trabajo

completado, la tarea se configurar con el 100% completado.


67/108

MS PROJECT 2010

6666


Si la fecha programada de comienzo de una tarea es anterior y la fecha programada de finalizacin

de una tarea es posterior a la fecha de trabajo completado, el programa calcular un porcentaje

de valor completo.

Active la casilla Solo de 0% al 100% si desea que las tareas en curso continen al 0%. Es decir,

todas las tareas con fechas de finalizaciones programadas posterior a la fecha de trabajo

completado para las que no se haya introducido un valor aparecern en cero

Puede usar este mtodo para actualizar todo el proyecto o slo las tareas seleccionadas. Para esto

active la opcinTodo el ProyectooTareas Seleccionadas

21.2 INTRODUCIR EL PORCENTAJE COMPLETADO

Al introducir el porcentaje completado, Project calcula la duracin restante y real.

Para escribir el porcentaje completado a una o ms tareas:

En el Diagrama de Gantt, seleccione las tareas que desea actualizar.

En la fichaTarea Grupo lgicoProgramacinActualizar Tareas

En el cuadro de dilogo Actualizar Tareas introduzca el porcentaje completado de las

tareas.

En el Diagrama de Gantt el porcentaje completado se representa como una lnea negra dentro de

las barras.


68/108

MS PROJECT 2010

6767


Esta actualizacin tambin puede hacerse por la Informacin de la Tarea

Seleccione la Tarea que desea actualizar

Haga doble clic sobre ella. Aparecer el cuadro de dilogoInformacin de la Tarea

En la pestaaGeneral escribael porcentaje completado.


69/108

MS PROJECT 2010

6868


21.3 INTRODUCIR LA DURACIN REAL

Si escribe la duracin real de una tarea, Project calcular el porcentaje completado. Puede cambiar

la duracin restante si es necesario.

Para introducir la duracin real de las tareas:

En el Diagrama de Gantt, seleccione la tarea que desea actualizar.

En la fichaTarea Grupo lgicoProgramacinActualizar Tareas

En el cuadro Duracin realescriba el valor.

Si espera que la tarea dure ms o menos tiempo del programado, actualice la duracin

restante el respectivo cuadro.

NOTA: De manera predeterminada Microsoft Project calcular automticamente el trabajo y el

costo real y restante para los recursos asignados al actualizar el porcentaje completado, la

duracin real o la duracin restante de tareas o asignaciones. Si quiere que el programa no lo haga

automticamente sin que usted pueda controlarlos haga clic en Archivo Opciones

Programaciny quita la verificacin de las casillas Actualizar el estado de las tareas actualiza el

estado del recurso


70/108

MS PROJECT 2010

6969


21.4 FECHAS DE COMIENZO Y FINALIZACINDE LAS TAREAS

Al escribir fechas de comienzo y finalizacin para tareas, puede supervisar mejor la fecha de

finalizacin de todo el proyecto, especialmente al trabajar con tareas crticas. Si escribe una fecha

de comienzo real, la fecha de comienzo programada cambiar para adaptarse a la fecha real.

Igualmente, al escribir una fecha de finalizacin real, la fecha de finalizacin programada har lo

mismo.

Para introducir una fecha de comienzo o finalizacin real para una o ms tareas, haga lo siguiente:

En el Diagrama de Gantt, selecciones las tareas con fecha de comienzo o finalizacin que

desea actualizar.

Haga clic enTareaProgramacinActualizar tareas


71/108

MS PROJECT 2010

7070


EnEstado Real,escriba la fecha real de comienzo o final segn sea el caso.

Al escribir fechas reales de comienzo y finalizacin, las fechas programadas cambian para

adaptarse a ellas, con el fin de mostrar que efecto tienen estas fechas en la programacin

establecida inicialmente.


72/108

MS PROJECT 2010

7171


22. ACTUALIZACIN DEL PROGRESO MEDIANTE EL

TRABAJO DE RECURSOS

22.1 PORCENTAJE DE TRABAJO COMPLETADO

Si ha asignado recursos, puede introducir los informes del porcentaje que han completado hasta el

momento.

Para escribir el porcentaje de trabajo completado para una tarea, siga estos pasos:

En el Diagrama de Gantt y aplique la tabla de Trabajo. Haga clic enVista Tablas

Trabajo

En el campo % trabajo compl. de la tarea que desea actualizar, escriba el valor del

porcentaje de trabajo completado


73/108

MS PROJECT 2010

7272


Siga estos pasos para introducir el porcentaje de trabajo completado de una asignacin:

Abra la vistaUso de Tareas

Haga Doble clic en el nombre del recurso situado debajo de la tarea (esto se llama

Asignacin) con el porcentaje de trabajo que desea actualizar.

En el cuadro de dilogoInformacin de la Asignacin, haga clic en la fichaSeguimiento.

En el cuadro% trabajo completado,escriba el valor.

22.2 TRABAJO REAL Y EL TRABAJO RESTANTECOMPLETADO

Si ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el trabajo real completado para la tarea, la

cantidad de trabajo se distribuir uniformemente entre los recursos asignados.

Para introducir la cantidad total de trabajo real completado en una tarea, haga lo siguiente:

Desde el Diagrama de Gantt, haga clic enVerTablaTrabajo

Arrastre la barra divisoria hasta ver la columnaReal.

En el campoRealde la tarea que desea actualizar, escriba el valor de trabajo real.


74/108

MS PROJECT 2010

7373


Los valores de los campos Restante y % trabajo compl. se calcularn de nuevo.

Para escribir la cantidad total de trabajo real completado en una asignacin, haga lo siguiente:

Abra la VistaUso de Tareas

Haga clic enVista Tablas - Trabajo

En el campoRealde la asignacin que desea actualizar, escriba el valor del trabajo real.


75/108

MS PROJECT 2010

7474


Los valores de los campos Restante y % trabajo

22.3 TRABAJO REAL COMPLETADOPOR PERODO DE TIEMPO

El mtodo ms comn de actualizar la informacin real de progreso es introducir el trabajo real de

las asignaciones por perodos de tiempo. Ejemplo: por horas

Con este mtodo, se utiliza el parte de horas de la vista Uso de tareas para introducir datos reales.

Para hacerlo siga los siguientes pasos:

Abra la Vista Uso de Tareas

Haga clic enFormatoDetallesActive Trabajo Real. El parte de horas de la vista incluir

la filaTrab. Realcomo una fila debajo deTrab.


76/108

MS PROJECT 2010

7575


Si desea mostrar los totales resumidos de trabajo real de las asignaciones, aplique la Tabla

trabajo al parte de horas de la vista. Haga Clic enVerTablaTrabajo


77/108

MS PROJECT 2010

7676


23. VOLVER A PROGRAMAR EL PROYECTO

Despus de actualizar la informacin del proyecto, se debe volver a programar las tareas

incompletas a la fecha actual. Microsoft Project calcular automticamente estas actividades hasta

la fecha que usted desee.

En este momento es recomendable guardar una nueva lnea de base.

Para volver a programar tareas incompletas, siga estos pasos:

Haga clic enProyectoEstadoActualizar proyecto

Active la opcinReprogramar trabajo restante para que empiece despus de y asigne la

fecha desde la que quiera que se vuelva a programar

Puede utilizar este proceso para reprogramar Todo el proyecto o solo las Tareas

seleccionadas. Para esto active la opcin que ms se acomode a su necesidad.

IMPORTANTE:Las tareas que tengan restricciones no se reprograman de nuevo


78/108

MS PROJECT 2010

7777


24. PLANEAMIENTO DE COSTOS DE LOS RECURSOS Y

TAREAS

Normalmente sern los recursos asignados a las tareas los que generen la mayor parte de

los costos. Pero tambin existen costos asociados directamente con las tareas.

El punto inicial es agregar los costos de los recursos y los costos fijos para las tareas,

Microsoft Project utiliza calcula los costos del proyecto en general con base en estos.

Si est en la fase de evaluacin de proyectos, puede utilizar esta informacin para calcular

el presupuesto y si est en la parte de planeacin del proyecto puede comprobar si el plan

de trabajo est de acuerdo con el presupuesto asignado.


79/108

MS PROJECT 2010

7878


25. PLANEAMIENTO DE COSTOS DE RECURSOS

Una forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos de recursos. Al escribir tasas

de costos y asignar recursos a tareas, esas tasas de costos de recursos se multiplican por el trabajo

de las asignaciones. El resultado es el costo de la asignacin.

Microsoft Project le permite escribir distintos costos para un recurso.

25.1 ESPECIFICAR COSTOS VARIABLES PARA LOS RECURSOS DE

TRABAJO

Para establecer los costos de los recursos siga estos pasos:

Asegrese que est en la tablaEntrada

Clic enVistaHoja de Recursos

Aparecer la tabla con todos los recursos. En esta tabla solo se permitir asignar recursos

a quienes sean delTipo Trabajo.

En el campoTasa Estndardel primer recurso de trabajo, escriba el costo del recurso. Este

costo debe escribirse sobre unidades de tiempo. Por ejemplo $ 200/da

Si el recurso puede llegar a generar horas extras, asigne en la casillaTasa de Horas Extras

el valor de las mismas. Por ejemplo: $ 8/hora

Microsoft Project no asigna automticamente la tasa de horas extras cuando un recurso excede las

10 horas diarias o las 48 horas semanales. Si lo hiciera, podra acabar con costos superiores a los

reales.

Para utilizar la tasa de horas extra, usted debe especificar el trabajo de horas extras y el trabajo

normal para el recurso

Para asignar el trabajo extra, simplemente inserte una columna


80/108

MS PROJECT 2010

7979


Llamada Trabajo de Horas Extra

25.2 COSTOS FIJOS PARA LOS RECURSOS DE TRABAJO

Cuando los costos de un recurso no dependen de la cantidad de trabajo que realicen, Por ejemplo:

Alquiler de campamento, trabajan con este tipo de costos.

Para especificarlos:

Haga clic enVistaHoja de Recursos

Asegrese que est en la tabla Entrada

En el campo Costo/Uso del recurso de trabajo, escriba el costo por uso del recurso.

Ejemplo: $ 1000


81/108

MS PROJECT 2010

8080


25.3 ESTABLECER LOS COSTOS PARA LOS RECURSOS DEL MATERIAL

Para definir los costos de los recursos, siga estos pasos:

Estando en la Tabla de Entrada. Haga clic enVistaHoja de Recursos

Asegrese que los recursos materiales deben designarse en el campo Etiqueta del

Materialcon las unidades de medida. Ejemplo: quintal, m2, unidades, etc

En el campoTasa Estndar, escriba el costo por unidad. Por ejemplo: Un ladrillo vale $

0.35, Un quintal de cemento vale $ 7


82/108

MS PROJECT 2010

8181


Si hay un costo por uso del material, escrbalo en campo Costo/Uso. Ejemplo: Para los

materiales de cantera, el derecho de explotacin de las canteras podra ser por ejemplo: $

1000/m3

25.4 COMO ESTABLECER VARIOS COSTOS PARA UN RECURSO

Si usted cuenta con informacin sobre aumento de precios de materiales en determinada fechaque afectar los costos del proyecto, o tiene descuentos a partir de una cantidad de consumo

puede especificar diferentes costos en diferentes momentos utilizando las Tablas de Tasa de

Costos.Para especificar diferentes costos, siga estos pasos:

En laHoja de Recursos,haga doble clic en el recurso para el que desea especificar varios

costos.

En el cuadro de dilogoInformacin del Recurso,haga clic en la ficha deCostos


83/108

MS PROJECT 2010

8282


En la ficha A (predet.), puede ver la tasa estndar, la tasa de horas extras y el costo por uso

escritos en la Hoja de Recursos

Para especificar un cambio en las tasas despus de un cierto periodo de tiempo, haga clic

enFecha Efectivay escriba la fecha modificada. Tenga en cuenta que la primera celda no

se dejar modificar pues Project calcular los cambios con respecto a esta.

Cuando haya escrito la fecha, puede escribir los otros datos que se deben modificar.

Para especificar diferentes costos basados en diferentes tipos de actividades, escriba los

costos en otro ficha, como B o C. Por ejemplo: Un ayudante tiene salarios diferentes

dependiendo de la actividad que realiza, entonces despus de asignar el costo de la

primera actividad en A se escribe el costo de la otra actividad en B.


84/108

MS PROJECT 2010

8383


26. CAMBIO DE LAS ASIGNACIONES DE RECURSOS

Cuando se asignen varios precios, se puede escribir los porcentajes que varan con respecto al

primer precio. Para esto se escribe la fecha y luego en la tasa estndar el porcentaje. La tasa real

que representa el cambio se calcular inmediatamente y aparecer en el cuadro.

La tabla A se asigna de manera predeterminada a las actividades segn el valor del recurso. Si por

algn motivo ha definida otra tabla de costos, como la B o C, se debe especificar que tabla desea

utilizar para la asignacin. Para hacerlo, siga estos pasos:

Cuando ya tenga asignado los recursos a las tareas, haga clic en Vista Uso de Tareas

(Tambin puede utilizarVer Uso de Recursos). Aparecer una tabla donde se muestra

los recursos asignados a las actividades

Luego, hagadoble clic en el recurso al cual se le asignar una tabla diferente a la A.

Aparecer el cuadro de dilogoInformacin de la Asignacin

Seale la pestaaGeneral

En laTabla de Tasas de Costos, situada en la parte inferior, seleccin la tabla que desee

aplicar a esta asignacin


85/108

MS PROJECT 2010

8484



86/108

MS PROJECT 2010

8585


27. ESTABLECER LA ACUMULACIN DE COSTOS

El mtodo que utiliza Microsoft predeterminado es el Prorrateo. Pero usted puede especificar el

mtodo que ms se ajuste a sus gustos.

Es importante especificar el mtodo de acumulacin de costos para el planeamiento del flujo de

costos. Para esto siga los siguientes pasos:

Haga Clic enVista Hoja de Recursos(Asegrese que est ubicado en la Tabla de Entrada)

En el campo Acumular del recurso haga clic en uno de los mtodos: Comienzo, Prorrateo,

Fin

Los mtodos consisten en:

Comienzo:calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al inicio

del proyecto

Final:calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al final del

proyecto

Prorrateo:Se hace un promedio entre el precio inicial y el precio final de las actividades o

recursos.

Tambin puede especificar el mtodo deacumulacin de costosen la fichaCostosdel cuadro de

dilogoInformacin del Recurso.


87/108

MS PROJECT 2010

8686



88/108

MS PROJECT 2010

8787


28. PLANEAMIENTO DE COSTOS FIJOS DE TAREAS

Cuando se tienen los costos asociados a las actividades, sin importar si tienen recursos o no, puede

escribir un costo fijo para una tarea.

Para escribir un costo fijo para una tarea, siga estos pasos:

Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic enVistaTablaCosto

Aparecer la tabla Costo con los camposCosto FijoyAcumulacin de Costos Fijos

En el campoCosto Fijode la tarea, escriba el Costo

En el campoAcumulacin de Costos Fijosespecifique cuando debera acumularse el costo

de la tarea. El costo fijo planeado para la tarea se agregar a otros costos calculados para

asignaciones y tareas durante el proyecto. El total aparecer en el campo Costo Total de la

tarea de resumen del proyecto.


89/108

MS PROJECT 2010

8888



90/108

MS PROJECT 2010

8989


29. REVISIN DE LOS COSTOS PLANEADOS

1. Revisin de los costos de asignacin

Puede revisar los costos de asignaciones aplicando la tablaCostoa la vistaUso de TareasoUso de

Recursos. Para hacerlo siga estos pasos:

Haga clic enVista Uso de Tareaso Vista Uso de Recursos, para mostrar una de las

vistas de asignaciones.

Haga clic enVistaTablaCosto

En la vistaUso de Tareas,puede ver los costos de cada asignacin y el costo total de cada tarea.

En la vista Uso de Recursos, puede ver los costos de cada asignacin y el costo total de cada

recurso.


91/108

MS PROJECT 2010

9090


2. Revisin de los costos de recursos:

Puede revisar los costos de recursos para ver cunto cuesta a cada recurso llevar a cabo las tareas

asignadas. Para obtener los costos totales de las asignaciones de un recurso, agregue el Costo a la

Hoja de recursos de la siguiente manera:

Haga clic enVistaHoja de Recursos

Haga clic en el encabezado de columna situado a la derecha del lugar en el que desea

insertar el campo Costo

Haga clic enFormatoInsertar Columna

En la lista, haga clic en Costo y. Se agregar el campo Costo a la tabla, mostrando los

costos totales planeados para todas las asignaciones de cada recurso


92/108

MS PROJECT 2010

9191


3. Revisin de costo de tareas:

Puede revisar los costos de tareas para ver cunto cuesta realizar cada tarea. Este costo es la suma

de todos los costos de los recursos asignados a esta tarea, adems de los costos fijos adicionales.

Para ver los costos totales de las tareas, haga lo siguiente:

Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic enVistaTablaCosto

Revise el campoCosto Totalpara ver el costo de cada tarea

4. Revisin del costo total planeado del proyecto

Puede ver el costo total planeado del proyecto. Este costo es la suma de todos los costos de

tareas, y de los costos fijos adicionales del proyecto. Para ver el costo total del proyecto, siga estos

pasos:

En el Diagrama de Gantt, agregue la tarea de resumen al proyecto. EnArchivoOpciones

AvanzadoMostrar Tarea de Resumen del Proyecto


93/108

MS PROJECT 2010

9292


Haga clic enTabla Costo.

Frente a la barra de resumen del proyecto, aparecer el costo total del proyecto. Ejemplo: $

309.980.800


94/108

MS PROJECT 2010

9393


Otra forma de ver el costo total del proyecto es:

Haga clic enProyecto Informacin del proyecto.

En el botnEstadsticas,aparecer el costo total del proyecto


95/108

MS PROJECT 2010

9494


30. SUPERVISIN DEL PROYECTO

Usted puede observar cmo se est realizando la ejecucin de su proyecto y compararlo con la

programacin inicial.

Para esto existen varias formas:

1. Primera Forma

Haga clic enproyecto Informacin del Proyecto Estadsticas

2. Segunda Forma

EnArchivoOpcionesAvanzadoMostrar Tarea de Resumen del Proyecto


96/108

MS PROJECT 2010

9595


3. Tercera forma:

En el Diagrama de Gantt, haga clic enVistaTablaVariacin

4. Cuarta forma:

En el diagrama de Gantt, seleccioneVerGantt de Seguimiento.


97/108

MS PROJECT 2010

9696


5. Lneas de Progreso

Las lneas de progreso crean un grfico en el Diagrama de Gantt que proporciona valiosa

informacin de progreso, de la siguiente manera:

Los picos dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con respecto a la

programacin

Los picos dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con respecto a la

programacin

Las lneas verticales de una barra de Gantt indican una tarea ajustada a la programacin.

Para agregar lneas de progreso, siga estos pasos:

En el Diagrama de Gantt, haga clic secundario en las barras del diagramaLneas de

Progreso


98/108

MS PROJECT 2010

9797


En la fichaFechas e intervalos, active la casilla de verificacinMostrar siempre la lnea de

progreso actual. A continuacin seleccione si desea mostrar la lnea de progreso con la

fecha de estado del proyecto o con la fecha actual.

EnMostrar lneas de progreso en relacin con el , seleccione si desea que las lneas de

progreso reflejen el Plan Real o el Plan Previsto.

Puede definir varias formas de representar las fechas e intervalos de fechas con las lneas de

progreso. Puede introducir fechas de lneas de progreso especficas, mostrar lneas de progreso en

relacin con intervalos de fechas seleccionados, etc.


99/108

MS PROJECT 2010

9898


Haga clic en la fichaEstilos de Lnea y defina sus preferencias para mostrar lneas de

progreso en el Diagrama de Gantt. Puede especificar el tipo y el color de la lnea, y la

forma y el color del progreso para la lnea de progreso actual y para otros diferentes.

Para quitar las lneas de progreso, siga estos pasos:

Clic secundario en las barras del diagrama Lnea de Progreso

En la fichaFechas e Intervalos, desactive la casilla de verificacinMostrar siempre la lnea

de progreso actual


100/108

MS PROJECT 2010

9999


31. INFORMES SOBRE EL PROYECTO

Para que esta opcin est activada es necesario que el computador tenga configurada alguna

impresora, ya que los informes se generan por Vistas Preliminares.

Existen seis categoras de informes disponibles:

Generales

Actividades Actuales

Costos

Asignaciones

Carga de Trabajo

Personalizados

Para ver los informes integrados disponibles:

Haga clic en Ver Informes. Aparecer el cuadro de dilogo Informes, mostrando las

categoras disponibles.

En el cuadro de dilogoInformes, haga doble clic en la categora que desea mostrar


101/108

MS PROJECT 2010

10010


Haga doble clic en el informe que deseever

Si al seleccionar el informe, aparece otro cuadro pidindole informacin, introdzcala y

haga clic enEnter

El informe aparecer en una ventana de Vista Preliminar. Haga clic en una parte del informe para

ampliarla. Haga clic otra vez para volver al estado anterior.


102/108

MS PROJECT 2010

10110


Puede configurar la pgina del informe como le parezca ms conveniente. Para esto de clic en

Configurar Pgina. Cuando ya est listo para imprimir de clic enImprimir


103/108

MS PROJECT 2010

10210


32. EJEMPLOS DE INFORMES

1. INFORMES DE COSTOS

El informe presupuesto enumera todas las tareas del presupuesto ordenadas por costo total. El

informe refleja los costos reales, el costo previsto (programado), la variacin, el costo fijo, el

mtodo de acumulacin y el costo restante. Las tareas se enumeran de mayor a menor costo. Para

crear el informePresupuesto, haga lo siguiente:

El informe de flujo de caja es un informe que muestra los costos totales programados y reales de

cada tarea, divididos en periodos semanales. Para generar un informe de Flujo de Caja


104/108

MS PROJECT 2010

10310


Existe un Informe que resume toda la informacin del proyecto. Este informe se centra en la

informacin ms importante y es particularmente til para las directivas por la concisa

presentacin de los datos generales del proyecto. Para generar el Informe Resumen del proyecto

El informe deTareas, Recursos Humanos y Fechas es una muestra los recursos asignados a cada

actividad divididos en horas diarias de trabajo asignado. Para generarlo


105/108

MS PROJECT 2010

10410



106/108

MS PROJECT 2010

10510


33. INFORMES PERSONALIZADOS

Para comenzar el proceso de crear el informe personalizado, siga estos pasos:

Haga clic enProyectoInformesy doble clic enPersonalizados

En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en el informe que desea crear en la lista de

Informes.

Haga clic enNuevo,ModificaroCopiardependiendo como desee el informe.

Project permite personalizar los informes tomando datos de las tablas del proyecto. Al

cambiar un informe debe especificar el contenido en las categoras de Definicin, Detalles

y Ordenar


107/108

MS PROJECT 2010

10610


IMPORTANTE: la versin Microsoft Project 2010 cuenta con otro tipo de Informes llamados

Informes Visuales. Al seleccionar alguno de ellos se crea un grfico en Excel como resultado de una

Tabla dinmica.

Para crear un Informe Visual siga estos pasos:

En la ficha Proyecto haga clic sobreInformes Visuales.Aparecer un cuadro de dilogo

donde usted podr escoger el tipo de Informe


108/108

MS PROJECT 2010

Por ejemplo, al seleccionarInforme de Resumen de Costos

Manual de MS Project 2010.pdf

Documents

Transcript of Manual de MS Project 2010.pdf