Curso Taller de MS Project 2010 - Planificación del Proyecto (II)

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Sesión 02:

Planificación del Proyecto (II)

Definición de los recursos y costos del proyecto

CURSO TALLER DE

MS PROJECT 2010

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Objetivo de la sesión

Continuar con la planificación del proyecto

en el entorno de MS Project 2010.





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Contenido de la Sesión 02

2. Planificación del Proyecto.

2.1 Definir recursos y costos.

2.2 Asignar propiedades a las tareas.

2.3 Secuenciar tareas.





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Pasos para crear el proyecto…

1. CREACIÓN DEL

PROYECTO

2. REVISIÓN Y

AJUSTE DEL

PROYECTO

3. CONFIGURACIÓN

DE LÍNEA BASE

1. Crear el proyecto. 2. Ingresar entregables. 3. Ingresar tareas. 4. Ingresar tareas repetitivas. 5. Ingresar hitos. 6. Crear calendarios.

7. Definir recursos y costos. 8. Asignar propiedades a las tareas. 9. Secuenciar tareas.

Sesión Actual





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2.1 DEFINIR

RECURSOS Y COSTOS





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RECURSOS Los recursos desempeñan el trabajo de un proyecto, es por ello, que con las tareas definidas y planificadas, es necesario especificar recursos reales en el Plan del Proyecto. Los recursos son personas, materiales consumibles y costo de los elementos que permiten realizar las tareas del proyecto.





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A) Tipos de Recursos





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Tipos de Recursos…

MS Project 2010 distingue 3 tipos de recursos: • Recursos Tipo Trabajo.

• Recursos Tipo Material.

• Recursos Tipo Costo.





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Recurso Tipo Trabajo

Los recursos tipo trabajo se refieren al personal o equipo de trabajo que utilizan el TIEMPO (horas o días) como medida de su esfuerzo y están limitados por su disponibilidad asociada con el calendario del proyecto. Algunos ejemplos de este recurso pueden ser: jefe de proyecto, arquitecto, programador, etc.





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Recurso Tipo Material

Los recursos tipo material son suministros, existencias u otros artículos consumibles, que utilizan la CANTIDAD como medida del esfuerzo de una tarea. Algunos ejemplos de estos recursos pueden ser: acero, tejas, ladrillos, etc.





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Los recursos tipo costo son elementos que contribuyen a completar una tarea, pero no afectan la duración o trabajo de la misma. Asimismo, no se tiene en cuenta los períodos laborales para cumplir sus tareas y tampoco están asociados a capacidades máximas, calendarios base o fechas de disponibilidad. Algunos ejemplos de este recurso pueden ser: tarifa aérea, alquiler de vehículo, compra de software, etc.

Recurso Tipo Costo





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Cómo agregar recursos en MS Project 2010

Primera forma de agregar recursos es por la Cinta de opciones.

Otra forma de agregar recursos es por la Barra de accesos directos.





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Cómo agregar recursos en MS Project 2010

Para agregar un recurso tipo trabajo, tipo material o tipo costo debe estar en la Hoja de recursos y siga estos pasos: 1. En la columna “Nombre del recurso”, escriba el nombre del recurso. 2. En la columna “Tipo” elija la opción que desee.

En la Hoja de recursos, en la columna “Tipo”, se elige el tipo de recurso que se considere conveniente.





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B) Costo de los Recursos





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Costo de los Recursos Tipo Trabajo

Para especificar valores de costos para el recurso tipo trabajo se utilizan las columnas Tasa estándar y Tasa horas extra. Otra columna disponible es Costo/uso, que puede ser utilizada en vez de o como complemento de la Tasa estándar.





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Costos de Recursos Tipo Material

Para especificar valores de costo para el recurso tipo material se utiliza la columna Tasa estándar. Otra columna disponible es Costo/uso, en el cual se ingresan valores como la cuota inicial o cuota de alquiler de equipos. Este tipo de costo se acumula cada vez que se utiliza un recurso tipo material.





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Costo de los Recursos Tipo Costo

Los recursos tipo costo son asignados a diferentes tareas en las que los costos son distintos de una asignación a otra. La información del costo para el recurso tipo costo se introduce en el cuadro de diálogo Información de la asignación dentro de la vista Uso de tareas o Uso de recursos.





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Acumulación de Costos

Comienzo: El costo del recurso siempre se carga al inicio de la tarea. Este tipo acumulado de costo no es común, se utiliza cuando la participación del recurso no afecta al término de la tarea. Prorrateo: El costo del recurso es distribuido según su carga de trabajo. Por ejemplo: Si el recurso trabaja 10 horas, el costo se distribuye uniformemente en cada hora trabajada. Fin: El costo del recurso siempre se carga al término de la tarea. Este tipo acumulado de costo se utiliza cuando al recurso se le paga solamente al finalizar la tarea.





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Múltiples Tasas de Costo para un Recurso

Para especificar diversas tasas de costo en diferentes períodos de tiempo a un recurso (tipo trabajo o material) se usará la “Tabla de tasas de costo”. Esta tabla se encuentra en el cuadro de diálogo Información del Recurso.





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2.2 ASIGNAR

PROPIEDADES A LAS

TAREAS





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Propiedades de las tareas.

Duraciones de cada tarea.

Recursos para cada tarea.

Indicador de tarea condicionada por el esfuerzo.

Fecha límite (de ser el caso).

Tipo de restricción.

Tipo de tarea.

Información para asignar propiedades a las tareas





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A) Ingresar duraciones a

las tareas





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Agregar Duración a las Tareas

Una vez que se ha completado la lista de tareas, se debe realizar la estimación de la duración (horas o días). Existen varias formas de agregar duraciones a las tareas: Utilizando la Vista Diagrama de Gantt.

Duración estimada

Duración confirmada





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Utilizando el Cuadro de Diálogo Información de la tarea.





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Utilizando el Formulario de tareas.





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B) Asignar recursos a las

tareas





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Asignar Recursos a las Tareas

En la planificación de un proyecto, es necesario asignar recursos a las tareas, con el fin de indicar la disponibilidad del recurso para realizar esa tarea. Existen varias formas de asignar recursos a las tareas: Utilizando la Vista Diagrama de Gantt.





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Utilizando el Cuadro de Diálogo Asignar recursos.






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Utilizando el Cuadro de Diálogo Información de la tarea.






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Cuadro de diálogo Información de la tarea

En el cuadro de diálogo Información de la tarea se encuentran las siguientes pestañas:

General. Predecesoras. Recursos. Avanzado. Notas Campos personalizados.





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Fecha Límite

Registra la Fecha Límite como señal de control, pero no influye en la programación.

El campo Fecha límite muestra una fecha objetivo que indica cuándo se desea completar una tarea. Si se supera fecha límite y la tarea no se ha completado, MS Project muestra un indicador.





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Restricciones Flexibles permiten a las tareas ser programadas o reprogramadas sin más limitaciones que sus relaciones

de predecesoras y sucesoras. No se imponen fechas de inicio o fin.

Se debe usar este tipo de restricciones lo más que sea posible.

Tipo de Restricción

TIPO DE RESTRICCIÓN

Lo antes posible

Lo más tarde posible

FECHA DE

RESTRICCIÓN CATEGORÍA

Flexible -----

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No finalizar antes del

No finalizar después del

No comenzar antes del

No comenzar después del

FECHA DE

RESTRICCIÓN

Fecha Límite

Fecha Límite

Fecha Límite

Fecha Límite

CATEGORÍA

Semi-Flexible

Restricciones Semi-Flexibles limitan la reprogramación de las tareas dentro de un límite establecido.






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Debe comenzar el

Debe finalizar el

FECHA DE

RESTRICCIÓN

Fecha de comienzo

Fecha de fin

CATEGORÍA

Inflexible

Restricciones Inflexibles evitan totalmente la reprogramación de las tareas.

Sólo se deben usar cuando sea absolutamente necesario.






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Pestaña Avanzado: Tipo de Restricción





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Tipo de Tarea

El tipo de tarea define en qué manera MS Project utilizará la fórmula de programación: Trabajo = Duración x Unidades. Existen 3 tipos de tarea: - Duración Fija

- Unidades Fijas

- Trabajo Fijo





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Cuadro del Cálculo de Programación

Está basado en la fórmula fundamental de programación de MS Project: Trabajo = Duración x Unidades.

Unidades

Trabajo

Duración

Duración

Trabajo

Unidades

Duración

Duración

Duración

Trabajo

Trabajo

Unidades

Duración Fija

Unidades Fijas

Trabajo Fijo

Tipo de Tarea

Si cambiamos...

MS Project recalcula...





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Duración Fija

Trabajo = Duración x Unidades

Estado inicial: Trabajo = 24 horas-hombre Duración = 8 horas o un día de duración Unidades = 3 hombres al 100% en un horario de 8 horas/día

Si modifico Unidades=> cambia de 3 hombres asignados a 1 sólo MS Project recalcula Trabajo => Trabajo = 8 horas x 1 hombre Trabajo = 8 horas-hombre

Si modifico Trabajo => cambia de 24 horas-hombre a 16 h-h MS Project recalcula Unidades => 16 h-h = 8 horas x Unidades Unidades = 2 hombres

Opción: Tipo de Tarea





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Unidades Fijas



Si modifico Duración => cambia de 8 horas a 4 horas MS Project recalcula Trabajo => Trabajo = 4 horas x 3 hombres Trabajo = 12 horas-hombre

Si modifico Trabajo => cambia de 24 horas-hombre a 18 h-h MS Project recalcula Duración => 18 h-h = Duración x 3 hombres Duración = 6 horas






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Trabajo Fijo



Si modifico Duración => cambia de 8 horas a 4 horas MS Project recalcula Unidades => 24 h-h = 4 horas x Unidades Unidades = 6 hombres

Modifico Unidades => cambia de 3 hombres a 4 hombres MS Project recalcula Duración => 24 h-h = Duración x 4 hombres Duración = 6 horas






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Condicionada por el Esfuerzo

Cuando una tarea está condicionada por el esfuerzo, MS Project mantiene el trabajo total de la tarea en su valor actual, independientemente del número de recursos que se asignen a ella. Cuando se asignan nuevos recursos, el trabajo restante se distribuye entre ellos. Por Ejemplo: La tarea Crear dibujos arquitectónicos dura 4 días con un recurso asignado y esta tarea no está condicionada por el esfuerzo. A dicha tarea, se le asignan tres recursos más, entonces MS Project programará que la tarea se complete en 1 día.





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Toma los valores: Si (√) o No

Condicionada por el Esfuerzo = Si : Cuando se añaden recursos adicionales a la tarea: La duración de la tarea decrece, es decir, el esfuerzo o trabajo permanece constante. Trabajo = Cte., Recursos = , Duración =

Condicionada por el Esfuerzo = No : Cuando se añaden recursos adicionales a la tarea: La duración de la tarea permanece constante y el esfuerzo o trabajo se incrementa. Trabajo = , Recursos = , Duración = Cte.

IMPORTANTE : Esta opción sólo se activa cuando se incrementan recursos y no cuando se reducen.





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Ejemplo: Condicionada por el Esfuerzo

Situación inicial

Antes de incrementar o reducir recursos





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Tarea 1: Condicionada por el Esfuerzo y cuando se incrementan los

recursos de R1 a R1+R2: Reduce duración

Tarea 2: No Condicionada por el Esfuerzo y cuando se incrementan

los recursos de R1 a R1+R2: No reduce duración


Tarea 1

Tarea 2

Al incrementar recursos





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Tarea 3: Condicionada por el Esfuerzo y cuando se reducen los

recursos de R2 a 50%R2: Aumenta duración

Tarea 4: No Condicionada por el Esfuerzo y cuando se reducen los recursos de R2 a 50%R2:

Aumenta duración


Al Reducir recursos

Tarea 3

Tarea 4





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Situación final

El campo Condicionada por el Esfuerzo no funciona

cuando se reducen recursos, sólo funciona cuando se incrementan recursos.





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2.3 SECUENCIAR

TAREAS





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Secuenciamiento de actividades

Secuenciar tareas es el orden en que cada tarea debe ser ejecutada y qué dependencia hay entre una tarea y el resto. Existen varias formas para secuenciar actividades, entre ellas tenemos: Utilizando el ícono Vincular tareas.

Use el ícono “Vincular Tareas” para crear relaciones Fin a Comienzo (FC).

Use el ícono “Desvincular Tareas” para quitar las relaciones.





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Secuenciamiento de actividades

Utilizando el Formulario de Detalles de la Tarea.





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Tipos de Vínculo

Los tipos de vínculo de las tareas predecesoras son: - Vínculo FC o Fin a Comienzo

Tarea A

Tarea B

- Vínculo FF o Fin a Fin

Tarea A

Tarea B





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Tipos de Vínculo

- Vínculo CC o Comienzo a Comienzo

Tarea A

Tarea B

- Vínculo CF o Comienzo a Fin

Tarea A

Tarea B





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Caso Práctico Nº 02





Curso Taller de MS Project 2010 - Planificación del Proyecto (II)

Marketing

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