Manual Ms Project 2010 (3).pdf

MS PROJECT APLICADO A LA PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE

PROYECTOS

�INSTITUTO PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y CAPACITACIÓN SRL

JR. GABINO URIBE 646 – BELÉN – HUARAZ TELEFONO: 043-631935

E-MAIL: [email protected]

MS PROJECT, APLICADO A LA

PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE

PROYECTOS

MANUAL DEL PARTICIPANTE


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BIENVENIDOS,

Muchas Gracias por elegir IMCC para capacitarse en Ms Project, este curso está orientado a brindarle al participante conocimientos básicos que le permitan:

• Entender el entorno de Ms Project • Crear proyectos y el WBS del proyecto • Adicionar actividades al proyecto y programarlas • Adicionar recursos a las actividades del proyecto • Crear la Línea Base de Tiempos y Costo del Proyecto • Hacer seguimiento en Tiempo y Costos al Proyecto • Presentar algunos informes y reportes de Status del Proyecto

En IMCC contamos con instructores calificados y venimos dictado cursos de software y capacitación en Gerencia de Proyectos, desde hace más de 1 año. IMCC es una empresa Huaracina, formada por profesionales de las diversas ramas de la Ingeniería, cuyo objetivo es brindar cursos de capacitación, con los más altos estándares de calidad y con precios accesibles a la mayor parte de profesionales.

Para conocer más sobre nosotros visite: www.imcc.org.pe, o envíenos un correo a: [email protected], gustosos los atenderemos.

Esperamos que este curso sea de mucha utilidad para ustedes, y les ayude a cumplir con sus objetivos profesionales.

IMCC, Tu mejor Alternativa en Capacitación y Desarrollo Profesional!!!

Atte

Equipo IMCC


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1. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS

1.1. GESTIÓN DE PROYECTOS Y LA GUÍA DEL PMBOK

Cuando hablamos de proyectos, es inevitable hacer referencia a la Guía del PMBOK y a sus principales conceptos y definiciones: Proyecto: Esfuerzo temporal que se emprende con la finalidad del obtener un producto,

resultado, o servicio único.

Gerencia de Proyectos: Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas a las actividades de un proyecto, con el propósito de alcanzar los objetivos del

mismo.

Dentro de la actividad actual de muchos profesionales, la gerencia de proyectos se ha vuelto una necesidad cada vez más recurrente, este curso ha sido preparado para brindarles a los participantes conocimientos sobre algunas herramientas que tiene el software Ms Project 2010, las mismas que pueden ser usadas por los profesionales que trabajan en proyectos para mejorar la planificación y control de estos. La Guía del PMBOK contiene una serie de fundamentos de la hoy conocida profesión de Gerente de Proyectos, estos fundamentos son generalmente reconocidos como buenas prácticas, es decir son usadas en la mayor parte de proyectos (varios tipos de proyectos, construcción, software, medio ambiente) y existe un consenso de que su correcta aplicación aumenta la probabilidad de éxito del proyecto. En la guía del PMBOK se identifican 9 áreas del conocimiento:

• Integración, se encarga de la dirección de la ejecución del trabajo del proyecto. Es la labor fundamental de los directores o gerentes de proyectos.

• Alcance, en esta área encontramos los procesos de gestión de proyectos orientados a que el proyecto realice todo el trabajo y solamente el trabajo requerido para alcanzar los objetivos del proyecto.

• Tiempo, incluye los procesos necesarios para lograr que el proyecto sea culminado dentro del Plazo previsto.

• Costo, incluye los procesos necesarios para lograr que el proyecto sea culminado dentro del presupuesto aprobado para el proyecto.

• Calidad, incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto cumpla con los requisitos establecidos.

• Recursos Humanos, incluye los procesos necesarios para planificar, adquirir, desarrollar y monitorear los recursos humanos que participan en el proyecto.


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• Comunicaciones, incluye los procesos necesarios para recopilar, almacenar,

distribuir y gestionar la información del proyecto. • Riesgos, incluye los procesos necesarios para identificar, evaluar, hacer

seguimiento e implementar acciones que prevengan el impacto sobre los objetivos del proyecto de eventos no deseados.

• Adquisiciones, incluye los procesos necesarios para comprar o contratar todos los productos, servicios o resultados requeridos para la ejecución del proyecto.

La guía del PMBOK además, clasifica a los procesos de gestión de proyectos (42 procesos n total), en 5 grupos de procesos:

• Procesos de Iniciación del proyecto, son los procesos necesarios para dar inicio a un proyecto.

• Procesos de Planificación, son los procesos necesarios para la elaboración del Plan de Dirección del Proyecto. La mayor parte de procesos de la guía del PMBOK se encuentran en esta categoría. Es decir el mensaje del PMBOK es claro, debemos invertir tiempo y dar la debida importancia a la planificación de nuestros proyectos.

• Procesos de Ejecución, involucra los procesos necesarios para dirigir la ejecución del proyecto.

• Procesos de Monitoreo y Control, involucra los procesos necesarios para garantizar que el proyecto se ejecute según lo planificado.

• Procesos de Cierre, involucra los procesos necesarios para cerrar el proyecto o fases del proyecto.

En esta sección hemos hecho referencia a la guía del PMBOK (Project Management Body of Knowledge), debido a que en el entorno de Ms Project se usan muchos términos y definiciones de esta publicación. Si usted quiere asociarse al PMI (Project Management Institute), que es la asociación que pública el PMBOK, puede hacerlo a través de www.pmi.org o puede consultar con IMCC para orientarlo al respecto. Hoy en día los profesionales requerimos tener habilidades de dirección o gestión de proyectos, como complemento fundamental a nuestra profesión o carrera universitaria. Este curso le servirá como introducción a la profesión de Gerente de Proyectos.


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1.2. PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS La planificación del proyecto es el proceso mediante el cual se define la forma en la que el proyecto se llevará acabo, la planificación del proyecto contempla acciones tales como:

• Desarrollar el Plan de Recursos Humanos del Proyecto • Desarrollar el Plan de Calidad del Proyecto • Desarrollar el Plan de Adquisiciones del Proyecto • Desarrollar el Plan de Comunicaciones del Proyecto • Desarrollar planes para la gestión de riesgos, tiempos y costos del proyecto, así

como la gestión del alcance. En nuestro medio, confundimos la planificación del proyecto, con la elaboración del cronograma, el cronograma del proyecto es una parte muy importante de la planificación del proyecto, pero no es el Plan en si mismo. La elaboración del cronograma, obedece a la programación del proyecto, la cual normalmente se hace en tres etapas:

• Selección del Método de Programación, consiste en seleccionar una forma de programar el proyecto, normalmente usamos la metodología del Camino Crítico o CPM, pero existen otras alternativas como por ejemplo el método de la cadena crítica o CCM.

• Selección de la Herramienta de Programación, consiste en seleccionar una herramienta de programación o software de programación, como lo son por ejemplo Ms Project, Primavera P3 o Primavera P6. Todas estas herramientas mencionadas usan el método CPM, por lo que son las más conocidas.

• Finalmente se procede a elaborar el Modelo de Cronograma, que consiste en introducir la data de planificación a la herramienta, esta data está dada por: nombres de actividades, duraciones, relaciones entre actividades, recursos previstos. Finalmente se obtiene un modelo de programación o cronograma, el cual usamos como referencia para la ejecución del proyecto.

El control de proyecto por su parte, es la aplicación sistemática de monitoreros y seguimientos, con la finalidad de que el proyecto sea culminado según la planificación del proyecto. Para el Control de Proyectos es tan importante el uso de una herramienta, como para la planificación, pues nos permite hacer un mejor seguimiento y hacer una detección temprana de las desviaciones, que nos permita tomar acciones oportunas para recobrar el rumbo original que se establecía en el Plan del Proyecto.


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En los últimos años, la demanda de profesionales especializados en planificación y control de proyectos ha sido elevada, debido principalmente a que se ha tomado como buena práctica en nuestro medio, destinar el personal en la cantidad y con la calificación necesaria para este tipo de labores.


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2. CONOCIENDO EL ENTORNO DE MS PROJECT 2010 Ms Project 2010 es la última versión de este conocido software de programación y control de proyectos, este software ha tenido muchas variaciones en su entorno y forma de uso con respecto a su predecesor Ms Project 2007. Sin embargo la esencia de funcionamiento es la misma. Una vez que abrimos el programa, se muestra la siguiente pantalla:

En ella encontramos las siguientes zonas: La Zona 1, es conocida como Ribbon, en esta opción encontramos 5 Menús:

• Menú Archivo, contiene los comandos típicos de cualquier programa de office, abrir, guardar, guardar como, Imprimir, Salir. Esta opción es importante porque ahí se ubica el acceso al Menú de Opciones, que usaremos más adelante para configurar algunos parámetros de cálculo en el programa.

• Menú Tarea, se encuentran todas las opciones de Ms Project 2010 que nos permiten manejar, ingresar información y configurar propiedades de las tareas del proyecto. Con las herramientas de esta opción podemos ordenar y crear el WBS de nuestro proyecto.

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• Menú Recurso, en esta opción están la mayor parte de herramientas para trabajar con recursos. Para nuestro curso sólo usaremos las opciones de asignación, nivelación y estilos de visualización. Las demás opciones se han incorporado para el uso de Ms Project en Red, materia que no es parte de este curso.

• Menú Proyecto, en esta opción tenemos opciones clave de proyecto, como la definición de calendario de trabajo, códigos de EDT, informes y actualización de proyecto.

• Menú Vista, agrupa todas las opciones de visualización tablas, filtros, ventanas, barras, ordenamiento y opciones para la creación de macros.

• Menú Formato, permite dar formatos especiales a la mayor parte de elementos de Ms Project 2010.

MENÚ TAREA:

MENÚ RECURSO:

MENÚ PROYECTO:


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MENÚ VISTA:

MENÚ FORMATO:

La Zona 2, es conocida como Tabla de Datos. En esta zona se hace el ingreso de información al proyecto. Las columnas que se muestran en esta vista se configuran en la opción Vista / Tablas. Esta zona es muy importante y en esta nueva versión de Ms Project se permite que el usuario personalice y guarde sus vistas con mayor facilidad que en versiones anteriores. La Zona 3, es conocida como área gráfica, en esta zona se muestran los resultados según la data que ingresamos en la tabla. Lo único que se puede representar en esta zona son diagramas de Gantt, Diagramas de Red, etiquetas y algunos títulos. No es posible en Ms Project ver en esta zona curvas u otro tipo de gráficos. Además en esta versión de Ms Project, entre el Ribbon y las zonas 2 y 3, se ha creado una zona llamada escala de tiempo, que nos gráfica la línea de tiempo del proyecto. Esta opción nos será útil una vez tengamos definido el cronograma del proyecto.


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3. EL ESQUEMA GENERAL DE USO DE MS PROJECT Para la Planificación y Control de Proyectos se sugiere el uso de la siguiente secuencia con Ms Project: PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO:

• Definición del Proyecto (Guardar el Archivo con Nombre del Proyecto). • Creación del Calendario del Proyecto (Definición de Periodos Laborables del

Proyecto). • Definición de la fecha de inicio del proyecto (o fin) y de la forma en que el mismo

será programado. • Creación del WBS del Proyecto (Primero fuera de Ms Project, luego en Ms

Project). • Creación del Listado de Actividades del Proyecto con atributos (duraciones

esencialmente). • Creación de las relaciones entre actividades. • Creación y Asignación de recursos a las actividades del proyecto. • Creación de la Línea Base del Proyecto.

CONTROL DEL PROYECTO:

• En Campo: Toma de datos de fechas de inicio y fin reales de actividades, medición del avance físico del proyecto (valor ganado), computo de los costos reales del proyecto a la fecha de corte prevista.

• Definición de la fecha de corte, en el programa. • Actualización de fechas en actividades del cronograma. • Actualización de avances físicos de actividades. • Actualización de los costos reales del proyecto. • Seguimiento, Control y Proyecciones. • Emitir informes de estado y recomendaciones.

Este curso, estará orientado a cubrir todos estos aspectos.


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4. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

4.1. CREACIÓN DEL PROYECTO

En Ms Project, la creación del proyecto consiste en guardar un archivo con el nombre del mismo. Para ello, después de abrir el programa, vamos al Menú Archivo, seleccionamos Guardar Como y definimos la ubicación y nombre de archivo, así:

4.2. DEFINICIÓN DEL CALENDARIO DEL PROYECTO El calendario del proyecto define los periodos laborables generales del proyecto, es decir los días que serán utilizados para completar las labores del proyecto. Por ejemplo, si una actividad dura 7 días, e inicia el Lunes 02/05/2011, ¿cuál sería su fecha de término?. Esta pregunta parece sencilla, pero debemos tener en cuenta que en Ms Project, la duración de la actividad está referida a días efectivamente trabajados. Eso quiere decir por ejemplo que si la actividad se desarrolla con un calendario de trabajo de Lunes a Viernes (usual en entidades del Estado, por ejemplo), la misma acabaría el Martes 10/05/2011. Si la actividad se realizará con un calendario de Lunes a Sábado, terminaría el día Lunes 09/05/2011. Es decir la fecha de finalización, depende del calendario asignado al proyecto.


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El calendario del proyecto en Ms Project, se define en el Menú Proyecto, Cambiar Tiempo de Trabajo:

Después de elegir esta opción, se mostrará la siguiente ventana:

En esta ventana (cambiar calendario laboral), se tienen las siguientes opciones: Botón Crear Calendario: Permite crear un calendario nuevo. El Ms Project trae por defecto 3 calendarios (Se pueden visualizar desplegando la lista Para Calendario). El calendario por defecto es Estándar. NO ES RECOMENDABLE crear un nuevo calendario, normalmente es mejor usar el Calendario Estándar y modificarlo según se requiera. Si creamos un nuevo calendario vamos a tener que asignarlo en muchos lugares y eso podría traernos problemas de cálculo, el calendario estándar está asignado por defecto, por ello es mejor utilizarlo siempre.


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Pestaña Excepciones: Se usa para definir feriados o periodos no laborables dentro del calendario. Una excepción se define con un nombre y un intervalo de fechas en los que no se realizará labor.

Por Ejemplo, para definir la Excepción Fiestas Patrias, ingresaríamos la data que se muestra en la figura de al lado.

Pestaña Semanas Laborales: En esta opción, definimos los días de la semana que serán laborables. La definición de la semana laboral consiste en:

• Definir qué días de la semana serán laborables. • Definir los horarios de trabajo en esos días de la semana.

La definición de esta data es muy importante, debido a que la cantidad de horas de los recursos tipo trabajo asignados en Ms Project, será igual al número de recursos (cantidad), por el número de días, por el número de horas trabajadas por día y este número de horas se define en el Calendario del Proyecto.


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Para definir los periodos laborables, nos situamos en la pestaña semanas laborales y picamos el botón Detalles, que se muestra al lado derecho, así:

Se abre la siguiente ventana: En esta ventana debemos seleccionar el día o días de la semana (tabla del lado izquierdo) y usar una de las tres opciones del lado derecho.

• Utilizar los Periodos Predeterminados del Proyecto, se usa para que las horas trabajadas en esos días sean las mismas del calendario actual.

• Establecer días como período no laborables, se usa para definir in día de la semana como laborable (recurrentemente), es decir si elijo jueves, todos los jueves serán no laborables.

• Establecer días en estos periodos laborables específicos, se usa para definir el horario de labor para un día o grupo de días seleccionados, esta opción es lq vamos a usar.


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Finalmente y después de haber definido las Semanas Laborales, procedemos a acceder al botón opciones, que se muestra en la parte inferior de la pantalla, luego de presionar esta opción se mostrará la siguiente pantalla:

En la pantalla mostrada líneas arriba, modificaremos la sección: Opciones de Calendario para este Proyecto (sale el nombre del proyecto), de la siguiente forma: La semana comienza en : Lunes (es lo usual en nuestro medio). El año fiscal comienza en : Enero (es lo usual en nuestro medio). Hora de Comienzo : Hora de inicio de labores, según calendario. Hora de Fin : Hora de salida, según calendario. Jornada Laboral : Número de horas trabajadas por día, según calendario. Semana Laboral : Número de horas trabajadas por semana, según calendario. Días por mes : Número de días trabajados por mes.


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Con esta información, queda definido el Calendario del Proyecto. EJERCICIO 1: Crear una actividad llamada Nivelación de Terreno con duración 12 días, y asignarle los siguientes calendarios: Calendario 1 : Lunes a Sábado de 08:00 am a 12:00 pm y de 13:00 pm a 17:00 pm. Calendario 2 : Lunes a Jueves de 07:00 am a 12:00 pm y de 13:00 pm a 18:00 pm. Calendario 3 : Lunes a Jueves, de 07:00 am a 12:00 pm y de 13:00 pm a 20:00 pm. ¿Cuál es la fecha de fin de cada actividad, con cada calendario? CALENDARIO 1 : CALENDARIO 2 : CALENDARIO 3 :

4.3. DEFINICIÓN DE LA FECHA DE INICIO (O FIN) Y LA FORMA DE PROGRAMAR EL PROYECTO En Ms Project, es posible programar el proyecto de dos formas:

• A partir de la fecha de inicio del proyecto, para calcular cuando va a terminar. • A partir de la fecha de fin del proyecto, para calcular cuando debería iniciarse.

Si bien en la práctica es más usual la primera forma, la segunda forma nos puede ser de utilidad para analizar situaciones, condiciones y riesgos de iniciar determinados proyectos, cuando tenemos fechas límite de finalización, ya sea por contratos, condiciones de clima (lluvias, avenidas) u otras que sean de relevancia para nuestro proyecto.


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La fecha de inicio del proyecto, se define en el Menú Proyecto / Información del Proyecto:

Luego de elegir esta opción se abrirá la siguiente ventana:

En esta ventana podemos definir:

• Fecha de Comienzo • Fecha de Fin • Fecha de Hoy • Fecha de Estado (Esta fecha será importante cuando hagamos el seguimiento al

proyecto). • Programar a partir de, existen las dos opciones indicadas al inicio de esta sección. • Calendario, este sería uno de los lugares donde tendríamos que asignar un

calendario si creamos uno nuevo. • Prioridad, no se debe modificar.


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4.4. CREACIÓN DEL WBS DEL PROYECTO El WBS del proyecto, es la descomposición de los entregables del proyecto, hasta un nivel que nos permita un mejor planeamiento y control, a este último nivel del WBS le llamamos paquetes de trabajo. El WBS (Work Breakdown Structure) debe ser elaborado con el equipo del proyecto, y es parte esencial de la gestión de proyectos. Veamos un ejemplo de WBS, imaginemos nos han contratado para construir una Planta de Bombeo de Agua, esta planta constituye el entregable principal del proyecto, y puede ser descompuesta por tipos de obra:

GRAFICO 1, Muestra el WBS del Proyecto por Tipo de Obras a ejecutar.

Tambien es posible que las obras civiles, sean subdivididas aún más, como se muestra debajo:

GRÁFICO 2, WBS del mismo proyecto descompuesto a Nivel 3.

Planta de Bombeo

Obras Civiles Obras Electricas Obras Mecánicas

Planta de Bombeo

Obras Civiles

Cimentación

Losa de Piso

Obras Electricas Obras Mecánicas


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El nivel de descomposición depende del proyecto y de la forma en la que se hace más sencillo planificar y controlar el proyecto, en nuestro caso por ejemplo con el segundo WBS bastaría.

En gestión de proyectos el WBS se usa para elaborar el presupuesto, cronograma, organigrama del proyecto, asignar responsabilidades y para definir de forma sencilla el alcance del proyecto.

En Ms Project el WBS se define como códigos o valores numéricos que se pueden usar para crear jerarquías o niveles en la descomposición de entregables del proyecto. Para crear el WBS o EDT del Proyecto (ambos términos son sinónimos), vamos al Menú Proyecto / EDT / Definir Código…, se mostrará la siguiente ventana:

En esta ventana podemos definir el PREFIJO y luego otras características como la longitud de la cadena permitida (número de caracteres) o el separador a utilizar. Ms Project, no permite visualizar el WBS o EDT de forma gráfica.


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4.5. CREACIÓN DEL LISTADO DE ACTIVIDADES Las actividades del proyecto, representan el trabajo necesario para completar los entregables del proyecto. En general según la guía del PMBOK es recomendable que primero se haga el cronograma del proyecto, y después el presupuesto del mismo, por ello el presupuesto del proyecto que normalmente es la primera entrada para determinar las actividades de un proyecto (por lo menos para los contratistas), debe ser complementado con otras fuentes, como planos, contrato, memorias descriptivas, alcance del proyecto, etc. Para que el cronograma sea una herramienta de gestión del proyecto útil, debe de incorporarse en ella por lo menos los siguientes aspectos: • Hitos de inicio y fin de proyecto, por definición un proyecto es un esfuerzo temporal que se emprende con la finalidad de crear un resultado, producto o servicio único, por esa característica de temporal es necesario siempre tener por lo menos 2 hitos (inicio y fin). • Actividades de adquisiciones o compras para el proyecto. • Permisos necesarios para la ejecución del proyecto, conexiones a instalaciones existentes, etc. • Otras actividades previas, EIA, Licencia de construcción, etc. • Toda información que resulte de importancia para el seguimiento adecuado y anticipo a los eventos que pueden ocasionar atraso al proyecto. En Ms Project, podemos crear 4 tipos de actividades: Hitos, se usan para representar puntos notables dentro de la programación del proyecto, en Ms Project se crean dando a la tarea duración de 0 días. Duración Fija, en este tipo de tareas la duración insertada se mantiene fija, asi cambien los recursos asignados. Es el tipo de tarea que debemos usar para nuestros proyectos. Unidades Fijas, en este tipo de tareas las unidades asignadas de recurso se mantienen fijas, es decir en caso varie la duración, se ajusta el trabajo pero las unidades son constantes. Trabajo Fijo, en este tipo de tareas el trabajo asignado se mantiene fijo, pueden variar las unidades o el tiempo de la tarea. La ecuación general para manejar tareas es: Trabajo = Unidades x Duración.


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En Ms Project, creamos las tareas digitando las mismas sobre la tabla de entrada o apertura del programa:

Para crear el WBS del Proyecto, usamos las flechas verdes mostradas arriba en círculo, con ellas damos jerarquía a los diversos niveles del WBS o agrupamos las actividades. Por ejemplo, si queremos colocar las actividades ACT1, ACT2, ACT3, ACT,4 Y ACT 5, por debajo del nivel de PROYECTO 1, seleccionamos estas actividades en conjunto hacemos click en la flecha verde a la derecha, así:


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Para crear los hitos de inicio y fin de proyecto, creamos dos actividades, una antes de ACT 1 (nos ponemos en ACT 1, hacemos click derecho y seleccionamos insertar tarea) y otra al final, despúes de ACT 5, así:

Luego, colocamos a estas tareas duración 0 días (cero días), con lo que convierten en Hitos:

A continuación, vamos a crear un proyecto con todas sus actividades.


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EJERCICIO 2:

Crear el Proyecto:

Crear un proyecto llamado: Construcción de Estación Bombas Booster, la fecha planificada de inicio es 23/05/2011. El calendario de trabajo debe ser de Lunes a Sabado, 8 horas por día.

Crear el WBS:

El WBS del Proyecto, se muestra en la siguiente página.

WBS DEL PROYECTO

Las actividades del proyecto, por WBS son:

Movimiento de Tierras:

Activity Id Activity Name Original Duration

MVT100 Nivelación de Terreno 8 días MVT101 Excavación para Zapatas 12 días MVT102 Relleno Compactado 12 días

Estación Bombas Booster

Obras CivilesMovimiento de

Tierras

Cimentación

Losa de PisoEstructura Metálica


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Cimentación:


CIM100 Colocación de Solado 12 días CIM101 Colocación de Acero 12 días CIM102 Colocación de Concreto en Zapatas 12 días CIM103 Encofrado de Pedestales 12 días CIM104 Concreto en Pedestales 12 días

Losa de Piso:


LOS100 Colocación de Acero de Refuerzo 18 días LOS101 Colocación de Concreto 18 días LOS102 Sellado de Juntas 9 días

Estructura Metálica:


EST100 Fabricación de Estructura en Taller 30 días EST101 Traslado Lima - Trujillo 4 días EST102 Montaje de Estructura 15 días

Estas actividades, deben ser ordenadas por WBS, y el cronograma debe incluir los hitos de inicio y fin correspondientes.

4.6. PROGRAMANDO LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO En Ms Project, existen cuatro tipos de relaciones entre actividades. La selección del tipo de relación entre actividades a utilizar está determinada por la naturaleza de los procedimientos constructivos utilizados, de la tecnología disponible, así como por los recursos disponibles para realizar las tareas.


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Relación FC (Fin – Comienzo) El comienzo de la actividad, depende de la finalización de la predecesora.

Este tipo de relación entre actividades, se puede asignar de forma rápida haciendo uso del icono en forma de eslabón de cadena (vincular tareas):

Relación CF (Comienzo – Fin) El fin de la actividad depende del comienzo de su predecesora. Este tipo de relación no se usa mucho en la práctica.

Relación CC (Comienzo – Comienzo) El comienzo de la actividad, depende del comienzo de su predecesora.


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Relación FF (Fin-Fin) El Fin de la actividad, depende del Fin de su predecesora.

En Ms Project, también podemos usar un parámetro llamado posposición, el cual nos permite modelar esperas técnicas, por ejemplo: Después de vaciar el concreto en una losa de Techo, sigue la actividad de desencofrado, sin embargo entre una actividad y otra la relación es FC, pero hay que agregar un tiempo de espera técnica, si “t” es dicho tiempo, la relación sería del tipo FC+t.

Existen varias formas de relacionar actividades en Ms Project, comenzaremos con las más complejas. Relacionando Actividades con la Ventana Detalles de Actividad: La ventana de detalles de actividad, se encuentra ubicada en el Menú Tarea, en el sub menú llamado Propiedades:


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El icono mostrado debajo, habilita esta opción:

Después de seleccionar esta opción, la pantalla de Ms Project se mostrará de la siguiente forma:

Desde esta ventana podemos definir las predecesoras de cada actividad (seleccionamos en la partición superior de la pantalla la actividad que queremos programar) y en la parte inferior derecha, asigno la predecesora, tipo de relación y posposición. Esta misma ventana nos permite asignar recursos, para ello seleccionamos la actividad y adicionamos los recursos en la ventana de la parte inferior izquierda de la pantalla.

RECURSOS RELACIONES


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Relacionando Actividades, desde la Tabla de Entrada de Datos (Recomendada): Podemos también adicionar las actividades del proyecto, directamente desde la Tabla de Entrada de Datos (Tabla inicial de Ms Project), esta tabla muestra por defecto al iniciar el programa.

Las columnas por defecto de esta tabla son: Identificador de Actividad (Columna Ploma, con numeración correlativa autogenerada), esta columna representa el código que usa Ms Project para identificar la tarea, por ejemplo, en la vista de arriba la actividad ACT 1 tiene identificador 2, para Ms Project esta actividad es la actividad 2, y para cualquier fin vale esta identificador por encima del nombre que le hubiésemos asignado. Duración, corresponde a la cantidad de unidades de tiempo asignadas a la tarea inicialmente. Comienzo, representa el inicio temprano de la tarea. Fin, representa el fin temprano de la tarea. Predecesoras, se usa para definir las predecesoras. Por ejemplo en la vista superior la predecesora de la Actividad 3 (ACT 2), es la actividad 2, con relación FC + 10 días, lo que se escribe como 2FC+10. Si quisiéramos relacionar la actividad 3 con la actividad 2 con una relación CC, usaríamos la columna Predecesoras, en la Fila 3, para colocar: 2CC. Si queremos además una posposición de 5 días, usamos 2CC+5. Nombre de los Recursos, esta columna se usa para asignar los recursos a la actividad, usaremos esta columna mas adelante.


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Relacionando Actividades por la Ventana Información de la Tarea: La ventana información de la Tarea, también puede ser utilizada para relacionar tareas. Para acceder a esta opción podemos hacer click derecho en cualquier actividad y seleccionar la opción Información…

O Seleccionar en el Menú Tarea / Propiedades / Información. Se mostrará la siguiente ventana, debemos posicionarnos en el TAB Predecesoras:


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La determinación de las relaciones entre actividades nos permite calcular la duración del proyecto, la ruta crítica de proyecto y los parámetros del método CPM: Inicio Temprano Fin Temprano Inicio Tardio Fin Tardio Holgura Total Holgura Libre En Ms Project, estos parámetros usan nombres diferentes, la equivalencia es la mostrada en la tabla siguiente:

Nombre del Parámetro Nombre en Ms Project Inicio Temprano (Early Start) Comienzo Fin Temprano (Early Finish) Fin Inicio Tardio (Late Start) Limite de Comienzo Fin Tardio (Late Finish) Limite de Finalización Holgura Libre (Free Float) Margen de la Demora Total Holgura Total (Total Float) Demora Permisible

Y la visualización de estos valores se puede hacer en la tabla mostrada debajo, con filtros o agrupamientos de actividades:

EJERCICIO 3: Archivo de Trabajo: Ejercicio 3.xls Completar el ejercicio planteado en el archivo de trabajo y responder las preguntas ahí planteadas.


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4.7. CREACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RECURSOS EN MS PROJECT

Los recursos son los insumos, mano de obra, subcontratos, equipos o herramientas que necesitamos para completar las labores del proyecto. Por ejemplo, para realizar la preparación y colocación de 1 m3 de concreto de 20 MPa, requerimos: Mano de Obra : 2 Operarios + 2Oficiales + 8 Peones Materiales : 9 bls de cemento, 0.80 m3 de arena, 0.80 m3 de Piedra, agua, aditivos, etc. Equipos y Herramientas : 0.10 HM de Mezcladora, Herramientas Manuales Sub Contratos : No se necesita. Algunas personas creen que para hacer un “Mejor Control”, es necesario colocar todos los insumos por cada actividad dentro del cronograma de obra, esto no siempre es cierto. En general podemos hablar de 2 tipos de proyectos (en construcción), aquellos proyectos donde el recurso a controlar es la mano de obra, y otros cuyo recurso a controlar es la hora máquina. Corresponden al primer tipo la mayor parte de proyecto, excepto los de movimiento de tierras, por ejemplo: construcción de canales (revestimiento de caja), edificios, obras de saneamiento normales (tuberías hasta de 12”). Corresponden al segundo tipo aquellos proyectos en los cuales predomina el uso de equipo de construcción, como por ejemplo: obras de movimiento masivo de tierras, construcción de pozas de lixiviación, botaderos, recrecimiento de presas de tierra, etc. En este tipo de proyecto lo más importante es controlar el uso de los equipos de movimiento de tierras, seguidamente la mano de obra (dependiendo de la incidencia de labores de esta naturaleza). En algunas obras podríamos tener dos fases bien marcadas, una en la que se hace grandes movimientos de tierras y otra en la que se hacen obras de concreto, montaje u obras eléctricas, en estos casos podríamos tener inicialmente un control basado en horas máquinas y luego un control basado en horas hombre. Tengamos en cuenta que debemos hacer del control de proyectos una disciplina sencilla, práctica y capaz de obtener información útil de la obra y de manera oportuna. Para modelar todos los recursos que existen en un proyecto, Ms Project nos brinda tres tipos de recursos: Recursos Tipo Trabajo, todos aquellos que se expresan en horas, pueden ser horas hombre u horas máquina. Recursos Tipo Material, se usan para modelar los materiales e insumo a utilizarse en la ejecución del proyecto.


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Recursos Tipo Costo, se usan para adicionar a las actividades montos dinerarios, que no pueden ser representados por los dos tipos anteriores de recursos, permisos, trámites, licencias, etc. En Ms Project, el proceso de asignación de recursos a las actividades del proyecto, se hace en dos etapas bien definidas.

• Creación del Recurso o Lista de Recursos • Asignación del Recurso

CREACIÓN DE UN RECURSO TIPO TRABAJO: Los recursos en general se crean desde la vista llamada, Hoja de Recursos, para acceder a ella hacemos lo siguiente: Menú Tarea / Ver / Hoja de Recursos:

Se mostrará la tabla de la página siguiente:


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De izquierda a derecha, las columnas que tenemos son: Identificador de Recurso (autogenerado), se muestra en la columna ploma del lado izquierdo de la pantalla. Cumple la misma función del identificador de actividades. Indicador de Estado (letra i en círculo azul), también se le conoce como columna de información, se usa para brindar datos o información sobre el recurso. Es sólo informativa y no puede ser modificada por nosotros. Nombre del Recurso, se usa para definir el nombre de nuestro recurso. Tipo, se usa para definir si el recurso es Trabajo, Material o Costo. Etiqueta de Material, se usa para definir unidades de medición, sólo se usa con recursos del tipo material. Iniciales, se usa para definir las iniciales o nombre corto del recurso. Grupo, se usa para definir un grupo al cual pertenece el recurso. Capacidad Máxima, se usa para definir la capacidad máxima disponible de un recurso, sólo sirve con recursos tipo trabajo. Por ejemplo si tengo sólo 2 excavadoras, deberé colocar ese número en este campo, eso me ayudara a identificar si he programado usando más de 2 recursos. Tasa, es el precio por hora o unidad del recurso. Tasa de horas extras, es el precio de la hora extra de recursos tipo trabajo. Costo de Uso, es el costo total que se paga por el uso de un recurso, por ejemplo si usar el recurso “Consultor” involucra además de su valor por hora hombre, un costo de pasajes, alojamiento, este costo puede representarse como costo de Uso.


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Acumular, se usa para definir si el costo del recurso se acumula (se computa), al comienzo, al fin o durante toda la actividad (prorrateo), este tema será discutido en clase. Calendario, se usa para definir el calendario del recurso. Código, se puede usar para asignar códigos a los recursos. Vamos a crear el recurso Obrero de CC, con la siguiente información: Nombre de Recurso : Obrero CC Tipo : Trabajo Capacidad Máxima : 100 Und Tasa : S/. 16.00 / hora Acumular : Prorrateo En la ventana procedemos de la siguiente forma:

Con este sencillo paso se ha creado el recurso y está listo para ser asignado. CREACIÓN DE UN RECURSO TIPO MATERIAL: En esencia se hace de la misma forma que un recurso tipo trabajo, pero en vez de trabajo, consignamos tipo material y asignamos etiqueta de material o unidad. Vamos a crear el recurso Cemento, con unidad bolsa y precio S/. 16.00 /bls, en la tabla colocaríamos lo siguiente:


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CREACIÓN DE UN RECURSO TIPO COSTO: Los recursos tipo costo, sólo se define con su nombre y tipo. En la tabla de consignaría la siguiente información.

ASIGNACIÓN DE RECURSOS EN MS PROJECT: En general los recursos se asignan desde las mismas ventanas en las que asignamos relaciones y se mostraron en la sección 4.6. Además de ello podemos asignar recursos desde el Menú Recursos, Opción Asignar Recursos:

Se muestra la siguiente ventana:


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EJERCICIO 4: Archivo de Trabajo: Ejercicio 4.xls Desarrollar el cronograma y asignar recursos según se indica en el archivo xls.

4.8. LÍNEA BASE DEL PROYECTO La línea base del proyecto, es la copia del Plan del Proyecto que se hace una vez este se ha terminado, con la finalidad de controlar la ejecución del proyecto contrastando los resultados contra esta línea base. La línea base del proyecto, normalmente está constituida por:

• Duraciones de las actividades. • Relaciones entre las actividades del proyecto. • Horas de trabajo previstas. • Costos previstos de las actividades. • Hitos.

En Ms Project, la creación de la línea base es un procedimiento muy sencillo, por eso previo a este paso en si mismo, vamos a ver dónde visualizar información que va a ser parte de esta línea base. VISUALIZANDO LOS COSTOS Y TRABAJO PREVISTO DEL PROYECTO:

En el Menú Vista, opción Datos, se encuentra el icono que nos permite ver las Tablas que por defecto trae el programa:


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Si seleccionamos la Tabla Costo, podemos visualizar información de costos del proyecto:

Si seleccionamos la Tabla Trabajo, podemos visualizar información sobre las horas previstas para el proyecto:


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CREACIÓN DE LA LÍNEA BASE DEL PROYECTO: La Línea base del proyecto, se crea en el Menú Proyecto, opción Programación, Establecer Línea Base:

Si hacemos click en esta opción, se mostrarán las siguientes opciones:

Seleccionamos Establecer Línea Base… se abre la siguiente ventana: En Ms Project, es posible crear hasta 11 líneas de base, la línea base por defecto es la línea base 0 (no se muestra el cero en el nombre). Y esta es la línea que se gráfica o puede ser visualizada en el Gantt de seguimiento de Ms Project. Para establecer la Línea Base, hacemos click en ACEPTAR, y listo ya se tiene creada nuestra línea base.

Manual Ms Project 2010 (3).pdf

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