Guia para la Programacion en MS Project 2010
36
-
Upload
jorge-angel -
Category
Technology
-
view
38.856 -
download
2
description
Transcript of Guia para la Programacion en MS Project 2010
Inicio del Proyecto Inicio de la
aplicación Al iniciar la
aplicación aparece la página principal de Microsoft Project
Se abre un proyecto nuevo
En el se definen los datos del proyecto
2
Menús y botones
Definición de
Tareas
Gráfica de Gantt
- Por omisión -
Vistas
3
Inicio del Proyecto – Datos críticos del proyecto -
En el menú Proyecto, seleccionar Información del Proyecto Proporcionar los datos solicitados:
Fecha de inicio (Start date) Fecha de terminación (Finish date) Programar según (Schedule from)
Fecha de inicio (Project Start date) Fecha de terminación (Project finish date)
Un proyecto puede programarse de acuerdo a la fecha de inicio o de terminación y el sistema calcula automáticamente la fecha en que debe iniciar o terminar
Fecha actual (Current date) Fecha de Status (Status date) Tipo de calendario (Calendar)
Estándar, 24 horas, Turnos Prioridad del proyecto (Priority)
4
Inicio del Proyecto - Estadísticas del proyecto -
En la ventana de Información del Proyecto, seleccionar Aparecerá una ventana con las estadísticas resultantes del avance del proyecto:
Inicio / terminación Duración, trabajo y costo
5
Inicio del Proyecto – Propiedades del proyecto -
Para definir las propiedades del proyecto se selecciona la opción Propiedades del menú Archivo.
En esta ventana se introducen los datos relacionados con el proyecto y su administrador:
Nombre del proyecto (Title) Materia o tópico (Subject) Autor (Author) Administrador (Manager) Compañía (Company) Categoría (Category) Claves (Keywords) Comentarios (Comments)
6
Inicio del Proyecto – Vistas del Proyecto -
Una vista es un formato para analizar la información del proyecto o para introducir datos
Existen tres formatos de vistas: Hojas Gráficas y diagramas Formularios Las vistas pueden combinarse mostrando dos
vistas individuales Las vistas se seleccionan desde la barra de
desplazamiento que muestra las vistas más usadas o mediante la opción clic derecho sobre la barra lateral izquierda en la que aparece una ventana como aparece en la imagen y seleccione Barra de vistas
La vista por omisión es la Diagrama de Gantt
Inicio del Proyecto – Gráfica de Gantt -
Muestra el avance del proyecto Permite evaluar el estado individual de cada tarea Cada tarea se representa en una barra relacionada con la escala
de tiempo Las líneas que conectan las tareas reflejan sus relaciones,
llamadas dependencias Muestra el recurso asignado a una tarea 7
Es un diagrama de red Permite enfocar la atención a las relaciones entre tareas más que
al plan en sí Cada tarea es un rectángulo llamado nodo que contiene información
sobre la tarea Usos del diagrama Pert:
Crear y afinar el calendario Ligar las tareas y definir tiempos de inicio y terminación Mostrar tareas no iniciadas, en avance y terminadas Asignar personal y otros recursos 8
Inicio del Proyecto – Gráfica de Pert -
Representa el tiempo en el que se realizan las tareas
Incluye una escala principal y una secundaria Ajuste:
En la vista Gantt, seleccionar el botón para reducir o aumentar la escala
O seleccionar la opción Zoom Del menú Vista:
9
Escala de tiempo – Ajuste -
También en la parte inferior derecha podrá encontrar diferentes tipos de vista.
Diagrama de Gantt
Uso de Tareas Organizador de
Equipo Hoja de
Recursos
Para imprimir la información de la vista se selecciona la opción Imprimir del menú Archivo
Es conveniente analizar el número de páginas y la forma en que se hará la impresión, seleccionando la opción Previo del menú Archivo
Ms Project genera diversos tipos de reportes mediante la opción Informes del menú Proyecto
Tipos de informes
Informes Generales
Resumen del proyecto
10
Impresión de informes
La introducción de tareas se puede hacer en forma global o detallada Global directamente en la
vista Gantt Detallada mediante la vista
Hoja de Tareas de Mas vistas
Cada tarea es asociada con un número de identificación EDT
Si no aparece de clic derecho sobre la barra superior y agregue una columna ubique “EDT”
Se hace clic en un campo de la columna Nombre de la Tarea y automáticamente se asigna una duración a la tarea de 1 día. Puede introducirse la duración en este momento o posteriormente.
La tarea puede ser una actividad o un resumen de un grupo de tareas que genera un esquema.
Para indicar que una tarea es parte de un grupo se utiliza el botón de Sangría a la derecha.
La Sangría a la izquierda genera un grupo o tarea nueva
Las tareas se apreciarán en forma de grupos:
11
Creación del Plan – Introducción de tareas -
Para ver las tareas de un grupo: Se hace clic en el signo (+)
de la tarea, para cerrar el grupo, se hace clic en el signo (-):
O se seleccionan los botones teniendo el cursor sobre la tarea deseada
Para abrir todas las tareas o niveles determinados de ellas, se selecciona el botón Mostrar Subtareas.
12
Creación del Plan – Vista, edición y desplazamiento de tareas -
Para insertar una nueva tarea: Se coloca el cursor en el nombre de la
tarea en donde se insertará la nueva tarea
Oprimir la tecla Ins o seleccionar la opción Nueva Tarea del menú Tarea
Para eliminar una tarea Se coloca el cursor en el nombre de la tarea en donde se eliminará Oprimir la tecla Del o seleccionar la
opción Borrar Tarea del menú Tarea Para desplazar una tarea de una
posición a otra: Seleccionar el identificador de la
tarea o de varias tareas Desplazarla(s) a la posición deseada
(No se requiere insertar un renglón)
Las tareas repetitivas se presentan consistentemente en un proyecto
Pueden representar juntas, reuniones o revisiones del plan
Para introducirlas, se selecciona la opción Tarea Periódica del menú Tarea
Las notas de las tareas contienen información sobre la planeación de la misma
Para introducir una nota se coloca el cursor en la tarea y se selecciona la opción Notas de Tarea del menú Tarea, o el botón
13
Creación del Plan – Tareas repetitivas y notas -
Una EDT contiene la información de las tareas en forma estructurada
Para crear la secuenciación de tareas: Se abre la vista Hoja de
Tareas del menú Mas Vistas…
Se inserta una nueva columna en la que se colocará la secuenciación en Configuración de Campo menú Formato:
Se selecciona la opción EDT-Definir Código del menú Proyecto:
Para asignar una nueva numeración, se selecciona la opción EDT- Volver a Numerar del menú Proyecto
14
Creación del Plan – Información de la WBS - EDT
Un Hito es una tarea que no tiene duración pero que identifica eventos importantes del calendario, por ejemplo, la terminación de una fase mayor
Para colocar un hito, se ingresa una tarea con duración cero
Si se quiere ingresar un Hito con duración que represente un evento especial como por ejemplo una aprobación, se realiza lo siguiente: Se ingresa la tarea con
duración
Seleccionar Información de tarea y la etiqueta Avanzado
Ingresar la duración Marcar la celda Marcar
la tarea como hito
15
Creación del Plan – Asignación de Hitos -
Para asignar recursos y representarlos, es necesario indicar el calendario que será usado Seleccionar Opciones del
menú Archivo Ingrese los datos en la
ventana de la etiqueta Programación y Calendario
Para definir el calendario estándar del proyecto que representa las horas de trabajo: Se selecciona la opción
Cambiar Calendario Laboral del menú Proyecto
16
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Calendario y Jornadas de Trabajo -
La duración de las tareas puede introducirse de la siguiente manera: En la columna Duración
correspondiente de la gráfica de Gantt
Colocando el cursor sobre la tarea y seleccionando la opción Información de la Tarea del menú Proyecto o mediante el botón.
Se introduce el tiempo estimado en horas, días, semanas o meses
La duración se introduce en tareas individuales.
Información de Tarea:
Cuando se tiene poca experiencia o dudas en la estimación, puede utilizarse la vista Pert – Diagrama de Red
17
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Duración de las tareas -
18
La duración de las tareas puede asignarse a nivel de grupos de tareas:
Esto queda representado en la gráfica:
Cuando sea necesario establecer la fecha de inicio de una actividad, sin depender de otra, sólo se indica la fecha
Fecha de inicio sin dependencia:
Una tarea puede tener restricciones para su duración:
Una restricción para finalizar en una fecha límite se representa en el diagrama:
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Duración de las tareas -
19
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Duración de las tareas -
Uno de los recursos para realizar una tarea, es el responsable de realizarla
Cuando se asigna un recurso, por su capacidad máxima para realizarla es de 100% (omisión)
Es posible asignar dos o más recursos a una tarea, colocando el porcentaje de participación, por ejemplo, 50%
Existen dos niveles de asignación La definición del recurso
una sola vez La asignación del recurso a
las tareas del proyecto Si no se conoce el nombre
del recurso, puede colocarse la especialidad
Definición del recurso: Opciones:
Opción Asignar Recursos del menú Recursos
O el botón
Aparecerá el cuadro de diálogo para ingresar los nombres o la especialidad:
20
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Definición del recurso -
21
Hoja de recursos Permite introducir mayor
información de cada recursos Para definir la información, se
utiliza la vista Hoja de Recursos: El tipo de recurso puede ser
Trabajo o Material
Si se introduce un Material se coloca la etiqueta del mismo en la columna Tipo de la Etiqueta
Automáticamente se coloca la inicial de cada recurso en la columna Inicial
En la columna Grupos se indica si el recurso es un equipo de trabajo
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Definición del recurso -
Capacidad Máxima: indica el número máximo de unidades de tiempo en el que el recurso puede ser asignado.
En Tasa Estantar se coloca el pago por hora para el recurso
Tasa de Hora Extra significa el pago por hora extra del recurso
En Costo/uso se coloca el costo por usar el recurso, normalmente se aplica a materiales
En Acumular se indica la forma de aplicar el recurso: Inicio, final o prorrateado
Calendario base se escoge el calendario modificado inicialmente.
Para asignar un recurso a una tarea se tienen varias opciones: Columna Nombre del Recurso de la vista Gantt Doble clic en la tarea para visualizar la información de la tarea
En ambos casos, se hace clic en la lista de desplegado para seleccionar el nombre y se le asigna el porcentaje de participación:
22
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Asignación del recurso -
En el caso de utilizar la columna Nombre del Recurso, solo se ingresará el nombre del responsable y las unidades de asignación serán en un 100% por omisión
Detalles de los miembros del equipo (Responsables) Abrir la ventana de
asignación de recursos:
Hacer doble clic en el nombre del responsable al que se le actualizarán los datos
Ingresar los datos en la ventana de información.
En el caso de asignar dos recursos a una misma tarea, se ingresa el porcentaje de participación de cada uno:
23
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Definición del recurso -
24
Asignación de recursos y estimación del tiempo/costo por tarea- Asignación del recurso -
Asignación de dependencias Por omisión, las dependencias
entre dos tareas es de fin a inicio
Es conveniente iniciar la vinculación entre tareas con esta definición y posteriormente identificar y modificar las excepciones
Para definir una dependencia: Se seleccionan las tareas
que dependerán entre sí Se oprime el botón
Otra opción es describirla en la ventana Información de Tareas
También pueden introducirse las dependencias en la columna Predecesora de la vista Gantt
Para eliminar una dependencia: Se seleccionan las tareas
que dependerán entre sí Se oprime el botón
Si las tareas no están contiguas, se selecciona la primera tarea y oprimiendo la tecla Ctrl se selecciona la segunda
Pueden seleccionarse varias tareas a la vez
25
26
Asignación de dependencias
Cuando se crea el calendario, MS Project calcula la duración del proyecto a través de las dependencias entre las tareas predecesoras y sucesoras
Cuando se han definido las dependencias de las tareas, éstas se representan en la gráfica a través de líneas de unión Para cambiar el tipo de dependencia, se
hace doble clic en la línea y se selecciona la deseada:
Existen tareas que dependen de otras pero que requieren un tiempo adicional adicional para su inicio. El tiempo necesario se introduce en el cuadro de demora –Posposición-
En el caso de requerir un adelanto en el tiempo, el número introducido deberá ser negativo
27
Asignación de dependencias - Diagrama del Calendario -
Calendario de trabajo –
Trabajo = Duración * Unidades - La duración de una
tarea depende de los recursos asignados y al tipo de tarea, Por omisión la
programación se condiciona al esfuerzo
Se incrementa o disminuye la duración de acuerdo a los cambios en los recursos pero no se modifica la duración de la tarea
El trabajo es la cantidad de esfuerzo o numero de horas dedicados por un recurso a una tarea
Métodos de ProgramaciónArchivo –Opciones –
Programación
28
Calendario de trabajo –
Trabajo = Duración * Unidades -
El tipo de la tarea influye en su programación. Hay tres tipos de tareas: Unidades fijas Duración fija Trabajo fijo
Para consultar o modificar el tipo de la tareas se utiliza la vista Formulario de Tareas en Mas Vistas
Unidades fijas: Es el tipo por omisión Se modifica su duración
si se incrementan o reducen recursos
Unidades fijas
Si se agrega un nuevo recurso, la duración de la tarea se reduce:
29
30
Duración fija: La duración de la tarea siempre es la
misma aún si se incrementan o reducen recursos:
La tarea representa la impartición de un curso en 24 horas, si se agrega un recurso de apoyo, la duración del curso será la misma:
Trabajo fijo El trabajo total de la tarea será el
mismo y los cambios en recursos modifican la duración y las unidades:
Si se agrega un nuevo recurso, la duración de la tarea se reduce:
Calendario de trabajo – Trabajo = Duración * Unidades -
31
Calendario de trabajo – Vista Uso de recursos -
32
Calendario de trabajo – Vista Uso de tareas -
La vista Hoja de recursos –Resource Sheet- permite la redistribución en caso de ser necesario Un recurso está
sobrecargado cuando tiene asignado más trabajo del que puede realizar en un horario laboral
Cuando un recurso está sobreasignado el texto se muestra en rojo y contiene un indicador:
Se puede utilizar la gráfica de recursos – Grafica de Recursos- para apreciar el porcentaje de uso de recursos:
33
Calendario de trabajo – Cargas de trabajo -
Para el balance de las cargas en forma manual se utiliza la opción Administración de Recursos de Detalles sub-menú Vista en dos paneles en el Menú Vista
34
Calendario de trabajo – Cargas de trabajo -
Se divide la pantalla y se señala el recurso que se quiere administrar
En Ms Project, existen dos tipos de calendario: Calendario Estándar Calendario por recurso El calendario estándar es
el calendario por omisión para cada recurso
Pueden crearse calendarios especiales para controlar la disponibilidad del recurso
Otros dos tipos de calendario pueden asignarse a un recurso: Calendario 24 horas Calendario turno de
noche
El calendario estándar se accesa mediante la opción Archivo -Opciones y la etiqueta Programación Calendario:
35
Calendario de trabajo – Calendarios por recurso -
